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Procédure

d’archivage

2012
Département logistique
Action Contre la Faim
Historique des révisions du document :
Date de révision Auteur Résumé des modifications
2010 Département logistique Conception initiale
2011 Département logistique Corrections
2012 Département logistique Correction
Précisions sur l’archivage physique
2017 Département logistique Mise à jour identité visuelle Action Contre la Faim
2019 Département logistique Changement durée de conservation

Remarques :

Table des matières :


1. Introduction.........................................................................................................................4
2. Outils de normalisation de l’archivage...............................................................................4
2.1. Codification des documents........................................................................................4
2.2. Catégories d’articles....................................................................................................5
2.3. Identification des bases...............................................................................................5
2.4. Etiquetage...................................................................................................................6
3. Archivage papier.................................................................................................................6
3.1. Responsabilités...........................................................................................................6
3.2. Comment organiser les archives.................................................................................6
3.3. Fréquence des mouvements d’archives......................................................................8
4. Archivage numérique..........................................................................................................8
4.1. Organisation des dossiers dans les ordinateurs logistiques.........................................8
4.2. Règles simples pour l’archivage numérique :.............................................................8
4.3. Scanner les archives logistiques..................................................................................9
4.4. Sauvegarde..................................................................................................................9
5. Différents domaines d’archivage (voir le Tableau d’archivage)......................................10
5.1. Gestion de la sécurité................................................................................................10
5.2. Financement de projet...............................................................................................10
5.3. Signature autorisée....................................................................................................11
5.4. Gestion de la Chaîne d'approvisionnement...............................................................12
5.5. Achat.........................................................................................................................14
5.6. Transport...................................................................................................................16
5.7. Gestion du stockage..................................................................................................18
5.8. Equipements..............................................................................................................19
5.9. Véhicules...................................................................................................................19
5.10. Gestion logistique.....................................................................................................20
6. Liens entre LOG et ADMIN.............................................................................................21
6.1. Informations financières...........................................................................................21
6.2. Original du Dossier d’Achat.....................................................................................21
6.3. Originaux des Contrats.............................................................................................21
6.4. SAGA........................................................................................................................22
7. Audit.................................................................................................................................22
7.1. Audit interne.............................................................................................................22
7.2. Audit du bailleur.......................................................................................................22
8. Capitalisation des informations.........................................................................................23
8.1. Différents types d’informations................................................................................23
8.2. Passation...................................................................................................................24

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8.3. Organisation standard des dossiers dans les ordinateurs..........................................24

1. Introduction
L’archivage peut se définir comme les procédures et moyens nécessaires pour s’assurer que
les données sauvegardées sont correctement conservées pendant la période déterminée pour
leur utilisation en interne comme en externe. Les employés du Département Logistique sont
donc responsables des principales activités relatives à l’archivage.

L’archivage est le processus de conservation de données ou d’ensembles de données pour


une utilisation ultérieure.

L’archivage est un thème important pour Action Contre la Faim :


- D’un point de vue interne, un système d’archivage performant nous rend plus
efficaces et réduit les pertes de temps pendant la préparation des rapports et des
audits. Un archivage adéquat reflète également les principes de Professionnalisme
et de Transparence d’Action Contre la Faim.
- D’un point de vue externe, Action Contre la Faim s’engage auprès des bailleurs à
justifier l’achat, l’utilisation et la destruction des matériaux, services et
équipements, etc.

Le respect des règles de classement et d’organisation n’a aucune valeur si les documents
ne sont pas complets (dûment complétés et signés). Par conséquent, seuls les employés
auxquels on a confié une telle responsabilité sont autorisés à signer les documents. Ces
employés doivent comprendre ce que signifie leur signature en termes de responsabilité
personnelle et de conséquence pour Action Contre la Faim.
Se référer au Formulaire de signatures autorisées.
Se référer aux responsabilités des signatures dans le processus de validation de la
chaîne d’approvisionnement.

Les archives doivent être conservées 12 ans

2. Outils de normalisation de l’archivage


2.1. Codification des documents

La plupart des formulaires d’Action Contre la Faim ont des codes bien spécifiques (des
références) qui nous permettent de les lier entre eux et de les retrouver plus tard. Un
formulaire contient systématiquement sa « propre » référence pour l’identifier facilement,
ainsi qu’une ou plusieurs références servant à le relier aux autres documents. Voir le Guide
d’utilisation de chaque formulaire pour savoir comment créer une référence correcte et où la
spécifier. Les formulaires sont archivés selon leurs références. Par conséquent, l’utilisation
correcte des références a un impact direct sur l’archivage. Lorsqu’une personne – en interne

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ou en externe – a besoin d’en savoir plus sur l’historique de nos opérations, une utilisation
correcte des références (de la codification) rend cet accès plus facile.

Exemple avec le Schéma de Traçabilité et d’Archivage

2.2. Catégories d’articles

TABLEAU DES CATEGORIES


Code Désignation Exemple
AGR AGRICULTURE Bêches, semences, engrais …
BUI BUILDING Ciment, briques, outils, matières premières, engins de
construction, outils tels que les pioches, les pelles …
Couverts, assiettes, verres, tasses, poêles, casseroles, four
COO COOKING traditionnel …
EDU EDUCATION Tableau à feuilles mobiles, tableau blanc, matériel pour
tricoter et coudre, jouets, matériel de loisirs
FOO FOOD Tous les produits alimentaires, frais ou secs
FUE FUEL Gazole, kérosène, charbon, bois, fumier…
FUR FURNITURES Lits, matelas, chaises, bancs, bureaux, tables, placards,
étagères, caisses…
HYG HYGIEN Serviettes, savon, brosses, HTH …
Barils, jerrycans, tonneaux, seaux, bassines, paniers, cordes,
LOG LOGISTICS chaînes, draps, abris, vêtements, gants, couvertures, sacs en
plastique...
MED MEDICAL Médicaments et matériel médical
NUT NUTRITION F100, F75, graphiques, thermomètres, balances …
OFF OFFICE Lampes, ventilateurs, calculatrices, Clefs USB
STA STATIONERY Stylos, papier A4, cartouches …
VEH VEHICLE Toutes les pièces de rechange, les outils …
VIS VISIBILITY Autocollants, tee-shirts, drapeaux
WAT WATSAN Tuyaux, robinets, forets …
De nouvelles codifications peuvent être créées, telles que :
Tous les articles concernant le domaine vétérinaire
VET VETERINARY (médicaments, outils vétérinaires …)
ENE GENERATOR Générateurs, pièces de rechange pour générateurs
Ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, souris,
CPU COMPUTER imprimantes …
ELE ELECTRIC Ampoules, fils électriques, interrupteurs…
Si vous désirez créer une catégorie, vous devez obtenir la validation de votre
coordinateur logistique, car il est nécessaire d’harmoniser la codification au niveau de la
mission.

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2.3. Identification des bases

Les codes des bases ou des missions sont définis par l’Administration puis entrés dans SAGA.
Si vous voulez connaître le code d’une base/d’un pays, contactez le Département
Administration / Finances.

2.4. Etiquetage

Les étiquettes des classeurs standards et les étiquettes des boîtes standard doivent être
utilisées pour tous les documents logistiques.
Cette technique d’archivage permettra une meilleure traçabilité des documents et aidera à
mieux identifier les informations sensibles en cas d’urgence.

Tous les classeurs relatifs à la sécurité doivent être étiquetés de manière claire. Une couleur,
un numéro ou motif doivent être établis afin de pouvoir rapidement déterminer quoi faire de
ces classeurs en fonction du niveau de sécurité. Cette mesure doit également être appliquée
par les autres départements, en particulier les Finances et les RH.

3. Archivage papier

3.1. Responsabilités

Le Département Logistique est responsable de :


- L’archivage de tous les dossiers logistiques
- La manipulation et le stockage des boîtes d’archivage des autres départements.

Chaque département est responsable de :


 Identifier quelles informations / quels documents doivent être archivés
 Ranger ces documents / ces informations dans des boîtes en carton
 Etiqueter ces archives selon les standards mis en place.

3.2. Comment organiser les archives

Le département Logistique est responsable de fournir des cartons / boites d’archives


nécessaires, ainsi que des stickers pour les cartons, à tous les départements.
NB : les cartons doivent être adaptés au stockage d’archives et leur taille limitée. Ils ne
doivent pas contenir plus de 5 ou 6 boites d’archives/classeurs, de façon à éviter d’éventuelles
blessures ou douleurs de dos des staffs qui les manipulent.

Cependant, chaque département conserve la responsabilité de :


- de préparer chaque carton avec les boites/classeurs
- s’assurer que chaque classeur / boite est correctement étiqueté
- remplir le détail des étiquettes des cartons et des boites avec un marqueur permanent

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Exemple d’une étiquette remplie, pour un carton d’archives (contenant plusieurs boites /
classeurs):

UGANDA DPT : FSL


YEAR : 2011 PROJECT CODE: J3B

MONTH FROM: Jan TO: Dec BASE : LIRA

Code for the box: UG/LI/FSL/00001


CONTENT

Box 1: Beneficiary list Otuke

Box 2: Beneficiary list Adwari

Box 3: CVs for PM assistant

Box 4: Commubication on J3B

Box 5:

Box 6:
Name & signature of the person responsible for packing Date

Le département Logistique doit enregistrer chaque boite reçue, dans le tableau excel de suivi
des archives, au niveau de la base.
A.Standard_Tools\06.Base_de_données_archives_V3_2.xls

Le Département Logistique centralisera esnuite tous les documents archivés, au niveau de la


capitale et/ou du siège .Pour ce faire, un espace de stockage dédié devra être identifié,
sécurisé (verrou) et à l’abri d’éventuels incendies, inondations, rats, etc… Les cartons devront
être correctement empilés sur les étagères, identifiés avec les étiquettes standard et
régulièrement inventoriés.

Quand un carton ou classeur est envoyé en capitale, la base de données excel est mise à jour
sur la base avec les informations liées au transfert, et la nouvelle version est envoyée au
logisticien de capitale par mail , qui fera un copier/coller des informations dans sa propre base
de données de suivi des archives et remplira les informations manquantes relative au lieu du
stockage.

Vous trouverez le Modèle à coller sur les boîtes d’archivage dans les outils du chapitre.
La Logistique devrait refuser d’envoyer des archives à la capitale ou au siège si celles-ci
ne sont pas bien identifiées et organisées convenablement.

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Une livraison de dossiers d’archives doit être accompagnée d’un Bon de Livraison,
qui doit être conservé dans la salle d’archives (base/capitale/siège) afin de tracer le
transfert des archives.

Il est probable que chaque département / siège ait sa propre codification pour les archives,
mais il faut qu’il y en ait une !

3.3. Fréquence des mouvements d’archives

Différents facteurs devant être pris en considération (sécurité, volume d’archives,


logistique…), il est difficile de définir une règle stricte pour le transfert des archives de la
base à la capitale.

En règle générale, des fréquences standard sont définies pour chaque document /catégorie
de document. Le Coordinateur Logistique est responsable de la mise en place de la
fréquence adéquate, mais seulement pour les archives logistiques.

La fréquence de transfert des archives des autres départements de la base à la capitale


doit être définie par ces départements et non par la Logistique.

La fréquence de transfert des archives de la capitale au siège est définie par le siège
concerné. Chaque siège définit quelles archives sont conservées en capitale / sur la base
régionale et lesquelles sont transférées au siège.

Les archives devraient être conservées 12 ans, car certains bailleurs tels que Europaid
peuvent soumettre un programme à un audit dix ans après le Rapport Final d’un projet de trois
ans).

4. Archivage numérique

4.1. Organisation des dossiers dans les ordinateurs logistiques

Une organisation standard des dossiers logistiques facilitant l’accès aux documents a été
définie.
Elle doit être mise en place dans tous les ordinateurs logistiques.
S’il y a un dossier que vous n’utilisez jamais, vous avez le droit de le supprimer de votre
ordinateur.
Par exemple, le dossier Équipement n’est pas nécessaire dans l’ordinateur du Magasinier.

Un programme a été développé afin de faciliter ce processus. Il est disponible dans les Outils
standards du Chapitre Archivage. Cet outil installera automatiquement sur votre ordinateur
une organisation standard des dossiers.

4.2. Règles simples pour l’archivage numérique :

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1. Les formulaires doivent être nommés selon leur référence. Par exemple, la 3e DA
des WASH dans la base Alpha (AL) du pays Bravo (BR) sera enregistré sous « BR
-AL -WASH-003.xls », et non comme « Grosse commande WASH Déc 2009 ».

2. Tous les exemplaires numériques d’un groupe de documents (dossier d’achat,


donation, etc.) doivent être archivés ensemble dans un sous-dossier nommé par la
référence de ce groupe de documents. L’archivage papier et l’archivage numérique
doivent être cohérents. Il est fortement recommandé de scanner les documents et de
les placer dans le dossier.

3. Un fichier contenant des informations actuelles ne devrait pas comporter de date


dans son titre. S’il est daté, cela signifie que c’est une ancienne version. Par exemple,
le fichier intitulé « Suivi des Achats Alpha.xls » est l’outil actuel de Suivi des Achats
pour la base Alpha, alors que le fichier intitulé « Suivi des Achats Alpha 16-01-
10.xls » est une ancienne version enregistrée (pour capitalisation ou sauvegarde) le 16
janvier 2010.

4. Assurez-vous que vous suivez bien les codes de pays, les codes de bases, les codes
des bailleurs, les codes des contrats et les lignes financières normalisés par le
Coordinateur Administratif.

4.3. Scanner les archives logistiques

Il est fortement recommandé de scanner les archives papier car :


 Les archives électroniques prennent peu de place
 La plupart des bailleurs acceptent les documents scannés
 C’est plus écologique
 Cela nous fournit des sauvegardes additionnelles de dossiers, facilement
transférables et sauvegardées à plusieurs endroits si nécessaire.

Veuillez vous référer à chaque type de document pour les règles d’archivage
électronique par document.

4.4. Sauvegarde

Sur un ordinateur, vous ne devriez pas conserver plus de 2 ans d’archives, sauf si vous
contribuez, par exemple, à un projet de 3 ans. Tous les documents devraient être archivés sur
un support externe (DVD, disque dur externe, CD, etc.). Par exemple, si vous êtes en 2010,
votre ordinateur ne devrait plus contenir de données remontant à 2006, 2005, etc.

La sauvegarde doit être faite au moins deux fois par mois. Lorsque vous effectuez une
sauvegarde, vous devez remplacer la version précédente plutôt que d’en ajouter une nouvelle
à chaque fois. Vous trouverez ici les procédures TIC pour la sauvegarde.

Lorsque vous effectuez la sauvegarde d’un ordinateur, celle-ci doit être enregistrée sous
votre titre, avec la date de la sauvegarde, et à l’intérieur vous devez respecter l’organisation
standard des dossiers.

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Il y a une différence importante entre une sauvegarde de données et un archivage des données.
La sauvegarde n’est pas une méthode d’archivage. Elle sert à récupérer des données en cas
de problème informatique (panne de matériel, problème de logiciel, virus …).

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5. Différents domaines d’archivage (voir le Tableau d’archivage)
5.1. Gestion de la sécurité
Copie Papier Copie informatique
Acronym Copie papier
Chapitre Formulaire Référence Remarques Copies Qui Phase détails Lieu d'archivage N om du classeur Dossier Scan
es expédié en capitale
1 Management de la
Plan de sécurité pays &
- - - 1/ 1 Logistique - Bureau Logistique Classeur sécurité - sécurité / 2 Plan de -
annexes
sécurité pays
1 Management de la
Plan de sécurité local &
- - - 1/ 1 Logistique - Bureau Logistique Classeur sécurité - sécurité / 3 Plan de -
annexes
1 Management de la sécurité local
sécurité 1 Management de la
Suivi des incidents - - - 1/ 1 Logistique - - - - sécurité / 4 Suivi et -
rapports d'incidents
1 Management de la
Rapport d'incident - - - 1/ 1 Logistique - - - - sécurité / 4 Suivi et -
rapports d'incidents

5.2. Financement de projet


Copie Papier Copie informatique
Acronym Copie papier
Chapitre Formulaire Référence Remarques Copies Qui Phase détails Lieu d'archivage N om du classeur Dossier Scan
es expédié en capitale

1/ 3 Technique - - - - -
2.1 Financement de
Planning d'Achat par Après validation Tech-
PAP - - 2/ 3 Logistique Bureau Logistique Classeur PAP Défini par le Log Co Projet / 1 Planning -
Projet Log-Admin
d'Achats par Projet
3/ 3 Admin - - - - -
2.1 Financement de
1/ 3 Technique - - - - -
Projet
2.1 Financement de
Planning des Après validation Tech- Projet / 2 Planning
PA - - 2/ 3 Logistique Bureau Logistique Classeur SP Défini par le Log Co -
Approvisionnements Log-Admin des
Approvisionnements

3/ 3 Admin - - - - -

5.3. Signature autorisée


Copie Papier Copie informatique
Acronym Copie papier
Chapitre Formulaire Référence Remarques Copies Qui Phase détails Lieu d'archivage N om du classeur Dossier Scan
es expédié en capitale
Mise à jour à chaque archiver seulement les
3.1 Signatures Classeur Signatures 3.1 Signatures
Signatures Autorisées - - - 1/ 1 Logistique modification de Bureau Logistique Défini par le Log Co scans des copies
Autorisées autorisées Autorisées
l'organigramme signées

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5.4. Gestion de la Chaîne d'approvisionnement
1/ 3 Demandeur - Classeur DA - - -
Réf DA: 3.2 Gestion de la
Archiver seulement les
Demande d'Achat Code Pays-Code Base Après validation Log- chaine d'appro/ 1
DA - 2/ 3 Logistique Bureau Logistique Classeur DA Défini par le Log Co scans des DA signées
(Base) Demandeur-Code Admin-Demandeur DA / 1 dossier par
par tous
Demandeur-3 chiffres Demandeur
3/ 3 Admin - Classeur DA - - -

3.2 Gestion de la
Suivi des Achats SA - - 1/ 1 Logistique - - - - -
chaine d'appro / 2 SA
3.2 Gestion de la
Suivi des Achats pour Logistique
- - - 1/ 1 - - - - chaine d'appro / 2 -
validation (Demandeur)
SA / SA Validation
Version électronique de la DA à ajouter Logistique
Réf DA: 1/ 3 - - - - -
à la DA base supérieure (Demandeur)
Code Pays-Code Base
Demande d'Achat
DA Demandeur-Code Classeur DA 3.2 Supply Chain
(Base Supérieure) Version électronique de la DA à ajouter Logistique Après les validations
Base Receveur-3 2/ 3 Bureau logistique + Copie dans le - Management/ 1 PR / -
à la DA base supérieure (Receveur) log-admin-demandeur
chiffres Dossier d'Achat 1 folder per requester
Version électronique de la DA à ajouter Admin (base
3/ 3 Bureau Admin PR file
à la DA base supérieure de l'achat)
3.2 Gestion de la
Réf DAS: Archiver seulement les
Demande d'Achat Après validation Log- chaine d'appro / 2
DAS Code Pays-Année- - 1/ 1 Logistique Bureau Logistique Classeur DAS scans des DAS signées
Siège Admin DAS / 1 dossier par
Mois-Numéro filant par tous
3.2 Gestion de la DAS
chaine d'appro
1/ 3 Demandeur Après validation Log - - - - -
Réf DSS:
2/ 3 Magasinier - Stock Classeur DSS - - -
Demande de Sortie de Code Pays-Code Base
DSS -
Stock (Base) Demandeur-Code 3.2 Gestion de la
Archiver seulement les
Demandeur-3 chiffres Après mise à jour du chaine d'appro / 4
3/ 3 Logistique Bureau Logistique Classeur DSS Défini par le Log Co scans des SRO signées
Magasinier DSS / 1 dossier par
par tous
Demandeur
Logistique
Réf DSS: 1/ 2 - Bureau Logistique Classeur DSS - -
(Demandeur)
Demande de Sortie de Code Pays-Code Base
3.2 Gestion de la
Stock (Base DSS Demandeur-Code -
Logistique chaine d'appro / 4
Supérieure) Base Receveur-3 2/ 2 - Bureau Logistique Classeur DSS - -
(Receveur) DSS / 1 dossier par
chiffres
Demandeur
3.2 Gestion de la
Suivi de Stock SS - - 1/ 1 Logistique - - - - -
chaine d'appro / 3 SS
3.2 Gestion de la
Suivi de Stock Fermé SS Fermé - - 1/ 1 Logistique - - - - chaine d'appro / 3 SS -
/ SS Fermé
1/ 3 Expéditeur - Lieu de création Classeur BL - - -
- Entre bases ACF
Réf BL:
- Depuis la zone de Transit vers le
Bon de Livraison Code Pays-Code Base- 2/ 3 Destinataire Après réception Lieu de réception Classeur BL - - -
BL Demandeur
sortie Lieu d'émission-
- Depuis le Stock vers le Demandeur Après réception et
Numéro filant Lieu de création Classeur BL attaché à la
- Depuis ACF vers un Receveur externe 3/ 3 Expéditeur validation du - - -
initiale page 1/ 3
destinataire

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5.5. Achat
Le système de traçabilité des Achats se fonde sur la Référence de Dossier d’Achat. Ainsi, TOUS les documents (depuis la cotation jusqu’à la livraison
par le fournisseur) relatifs au Dossier d’Achat doivent porter la référence du Dossier d’Achat (voir 4.1 Codification des documents).Afin de faciliter
l’archivage, tous les documents relatifs à un achat sont classés et archivés ensemble.
Les Dossiers d’Achat sont classés par pays, par base, et par ordre chronologique de référence, sans se soucier du projet, du bailleur ou du
département demandeur…

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Nous archivons
Chaque mois pour uniquement les
Après toutes les
Demande d'Achat DA Logistique Bureau logistique Dossier d'Achat les Dossiers d'Achat 3.2 Gestion de la versions scannées des
validations
cloturés Chaine d'appro/ 1 DA officielles signées
DA / 1 dossier par par tous
Chaque mois pour demandeur
Demande d'Acaht base DA base Après toutes les
Logistique Bureau logistique Dossier d'Achat les Dossiers d'Achat -
supérieure supérieure validations
cloturés

Demande de Cotation DC 1/ 1 Logistique -

Cotation - - 1/ 1 Logistique -
Après validation Tech-
Grille d'Evaluation GE Quand applicable 1/ 1 Logistique Archiver seulement les
Log Tous les mois pour
3.3 Achats / 1 scans des dossiers
Après validation Bureau Logistique Classeur Dossier Achat les Dossiers Achats
Bon pour Accord BA Quand applicable 1/ 1 Logistique Dossier Achat d'achats originaux
associée(s) clôturés
fermés
Demande de
Quand applicable 1/ 1 Logistique Après validation siège
Dérogation

Dans le cas : Après validation


1/ 3 Logistique
• D’un contrat cadre contenant associée(s)
plusieurs BCF Receveur
• D’un DA avec plusieurs Fournisseurs 1/ 3 (Acheteur,
- - - - - -
• D’un DA avec un fournisseur et copy Magasinier,
Bon de Commande Référence Dossier plusieurs livraisons
BCF Demandeur)
Fournisseur Achat: La référence du DA peut être complète
Code Pays - code base - avec -01,-02,-03. ex NG-AB-00005-01, 2/ 3 Fournisseur - - - - - -
numéro filant NG-AB-00005-02, G38Cette référence
3.3 Achats
est utilisé pour le BCF et dans SAGA. avec l'original de la
(chaque siège peut 3/ 3 Admin - - - - -
facture
avoir une structure de
référence différente) Archiver seulement les
Tous les mois pour
Après validation 3.3 Achats / 1 scans des dossiers
1/ 3 Logistique Bureau Logistique Classeur Dossier Achat les Dossiers Achats
associée(s) Dossier Achat d'achats originaux
Contrat - Quand applicable clôturés
fermés
2/ 3 Admin - - - - -
3/ 3 Fournisseur - - - - -
Archiver seulement les
Tous les mois pour
Après validation 3.3 Achats / 1 scans des dossiers
Appel d'Offres - Quand applicable 1/ 1 Logistique Bureau Logistique Classeur Dossier Achat les Dossiers Achats
associée(s) Dossier Achat d'achats originaux
clôturés
fermés
1/ 1 Logistique - - - - -
Après validation
Contrat Cadre Quand applicable 2/ 3 Admin - - - - -
associée(s)
3/ 3 Fournisseur - - - - -
Archiver seulement les
Tous les mois pour
3.3 Achats / 1 scans des dossiers
Contrôle Qualité - - 1/ 1 Logistique - Bureau Logistique Classeur Dossier Achat les Dossiers Achats
Dossier Achat d'achats originaux
clôturés
fermés

Si la réception n'est pas


effectuée par le Archiver seulement les
Bon de Livraison Tous les mois pour
quand le fournisseur dispose de son logisticien, le Receveur 3.3 Achats / 1 scans des dossiers
Fournisseur (autre que BL 1/ 1 Logistique Bureau Logistique Classeur Dossier Achat les Dossiers Achats
propre bon de livraison doit remettre le BL au Dossier Achat d'achats originaux
le format ACF) clôturés
Logisticien après fermés
réception

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Receveur
(Acheteur,
1/ 3 Après réception Bureau Receveur Classeur BR - - -
Magasinier,
Référence Dossier Demandeur)
Bon de Réception Achat: Quand aucun document officiel n'est Expéditeur/ Fo
BR 2/ 3 - - - - - -
(Fournisseur -> ACF) Code Pays - code base - donné à la réception urnisseur
numéro filant Archiver seulement les
Tous les mois pour
3.3 Achats / 1 scans des dossiers
3/ 3 Logistique - Bureau Logistique Classeur Dossier Achat les Dossiers Achats
3.3 Achats (chaque siège peut Dossier Achat d'achats originaux
clôturés
avoir une structure de fermés
référence différente) Archiver seulement les
Tous les mois pour
3.3 Achats / 1 scans des dossiers
Copie de Facture - - 1/ 1 Logistique - Bureau Logistique Classeur Dossier Achat les Dossiers Achats
Dossier Achat d'achats originaux
clôturés
fermés
3.3 Achats / 3 Liste
Liste de Fournisseurs - - - 1/ 1 Logistique - - - - -
Fournisseur
Suivi des Contrats - - - 1/ 1 Logistique - - - - 2.2 Archivage / -

Les Dossiers d’Achats ne devraient pas rester sur les bases une fois qu’ils sont clos (toutes les livraisons prévues ont été effectuées, tous les paiements ont
été faits). Les Dossiers d’Achat (PD) devraient être envoyés chaque mois (tout comme la comptabilité) au Département Logistique en capitale. La capitale
centralisera alors les Dossiers d’Achat des différentes bases et les archivera par base et par ordre chronologique de référence.
Si les Fiches de Stock sont classées dans le Dossier d’Achat, celui-ci n’est transféré à la capitale qu’une fois tous les documents relatifs sont archives, y
compris les Fiches de Stock

Dons en nature :
Les règles de gestion des dons en nature sont définies par siège. Se référer au chapitre 3.2 Gestion des appros / C IKD pour obtenir les informations
relatives à votre siège.

3.2 Gestion de la
chaine d'Appro / Se référer au chapitre "3.2 Gestion de la chaine d'appro / C. IKD" pour les régles spécifiques relatives à chaque siège
C. IKD

5.6. Transport
Copie Papier Copie informatique
Acronym Copie papier
Chapitre Formulaire Référence Remarques Copies Qui Phase détails Lieu d'archivage N om du classeur Dossier Scan
es expédié en capitale
3.4 Transport / Plan
Plan de Transport PT - Quand applicable 1/ 1 Logistique - - - - -
Transport
Les documents de
3.4 Transport douane peuvent être
Classeur documents
Documents de Douane - - Quand applicable 1/ 1 Logistique - Bureau Logistique Défini par le Log Co - scannés et archivés
douane
avec le scan du Dossier
d'Achat correspondant

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5.7. Gestion du stockage
Copie Papier Copie informatique
Acronym Copie papier
Chapitre Formulaire Référence Remarques Copies Qui Phase détails Lieu d'archivage N om du classeur Dossier Scan
es expédié en capitale

Quand la balance est


Ligne d'Achat (Réf à zéro:
LA): - à consolider dans le
Archiver seulement les
Code Pays-Code Base Pour le mode manuel de gestion de 1 fiche de stock par Dossier Achat 3.5 Stockage / Fiche
Fiche de Stock FS 1/ 1 Magasinier Stock Classeur FS versions scannées des
Demandeur-Code stock ligne d'achat correspondant de stock
FS fermées
Demandeur-3 chiffres- - ou à archiver dans
Numéro de Ligne le classeur des FS
fermées

Quand la balance est


Ligne d'Achat (Réf à zéro:
LA): - à consolider dans le
Archiver seulement les
Code Pays-Code Base 1 fiche de stock par Dossier Achat 3.5 Stockage / Fiche
1/ 1 Magasinier Stock Classeur FS versions scannées des
Demandeur-Code ligne d'achat correspondant de stock
FS fermées
Demandeur-3 chiffres- Pour le mode automatique de gestion de - ou à archiver dans
Numéro de Ligne stock le classeur des FS
Fiche de Stock FS fermées
(2 possibilité d'utilisation de la fiche de
stock)
Possibilité de plusieurs
Quand la balance est
référence de LA sur 1 Archiver seulement les
à zéro, à archiver
Désignation 1/ 1 Magasinier fiche de stock, donc Stock Classeur FS - versions scannées des
dans le classeur des
création d'une fiche de FS fermées
FS fermées
3.5 Stockage stock par désignation
Management

Ligne d'Achat (Réf


LA):
Code Pays-Code Base Classeur FS, attaché à
Rapport de Perte RP 1 RP / Perte sur une Réf LA 1/ 1 Magasinier Après validation Log Stock - - -
Demandeur-Code la FS correspondante
Demandeur-3 chiffres-
Numéro de Ligne
- Entre bases ACF 1/ 3 Expéditeur - Lieu de création Classeur BL Défini par le Log Co - -
Réf BL:
- Depuis la zone de Transit vers le 2/ 3 Destinataire Après réception Lieu de réception Classeur BL - - -
Bon de Livraison (Reçu Code Pays-Code Base-
BL Demandeur Après réception et
/ Sortie) Lieu d'émission- Lieu de création Classeur BL attaché à
- Depuis le Stock vers le Demandeur 3/ 3 Expéditeur validation par le Défini par le Log Co - -
Numéro filant initiale la page 1/ 3
- Depuis ACF vers un Receveur externe destinataire
Réf BL: 1/ 3 Expéditeur - - - - - -
Bon de Livraison Depuis le Demandeur pour retour au
BL Code Pays-Code Base- 2/ 3 Magasinier Après réception Lieu de réception Classeur BL Reçu Défini par le Log Co - -
retour au Stock Stock
Lieu d'émission- 3/ 3 Expéditeur - - - - - -
Au moins 1 fois par
Magasinier -
mois
7.3 Rapports
Au moins 1 fois par
Logistique / 1
Rapport de Stock RS - - 1/ 1 trimestre, le Log doit Stock Classeur RS Défini par le Log Co
Rapport Mensuel /
Logistique effectuer un inventaire -
Mois
complet et signer le
rapport de stock

Action Contre la Faim - Kit Log V 3_7 Page 16 / 22


5.8. Equipements
Copie Papier Copie informatique
Acronym Copie papier
Chapitre Formulaire Référence Remarques Copies Qui Phase détails Lieu d'archivage N om du classeur Dossier Scan
es expédié en capitale
Liste d'Equipement
- - - 1/ 1 Logistique - - - - -
(Base) 4.2 Equipement / 1
Liste d'équipement et
Liste
- - - 1/ 1 Logistique - - - - d'inventaire -
d'Equipement(Mission)

Carte d'identification
Copie de la facture
Les dossier originaux
4.2 Equipement Documents Douaniers (si applicable) Archiver seulement les
Réf Equipement: complets sont
Certificat de don (si applicable) versions scannées des
Type-Famille-Code centralisés en capitale 4.2 Equipement / 1
Garantie (si applicable) dossiers fermés (après
Dossier d'Equipement - Pays-Code Base-Réf 1/ 1 Logistique Bureau Logistique Classeur Equipement Tous les mois Liste d'équipement et
Information techniques (guide le transfert
Dossier Achat ou Réf Les dossiers simplifiés d'inventaire
d'utilisation…) d'équipement ou fin de
DEN-Numéro filant restent avec les
Autorisation spéciale (si besoin) vie)
équipements
Autre information (carte de réparation
…)

Lorsqu’un équipement est vendu ou donné : Action Contre la Faim transfère l’original du Dossier d’Equipement à l’adresse finale, mais dans tous les cas, une copie du dossier d’équipement doit être conservée par Action
Contre la Faim avec un exemplaire original de la demande de transfert d’équipement + l’original du contrat de vente, ou l’original du Certificat de don, ou l’accord cadre, et l’exemplaire original du Bon de Livraison.

5.9. Véhicules
Copie Papier Copie informatique
Acronym Copie papier
Chapitre Formulaire Référence Remarques Copies Qui Phase détails Lieu d'archivage N om du classeur Dossier Scan
es expédié en capitale
7.3 Rapports
Suivi des
Logistique / 1
consommation des - - - 1/ 1 Logistique - Bureau Logistique - - -
Rapport Mensuel /
véhicules
Mois
Code d'identification Quand le logbook est
Logbook - - 1/ 1 Logistique Bureau Logistique Classeur Véhicule - - -
véhicule plein
4.3 Véhicule
Reste sur la base Archiver seulement les
- Carte d'identification d'utilisation du véhicule versions scannées des
Code d'identification - Contrat de Location (copie) et est archivé en dossiers fermés (après
Dossier Véhicule - 1/ 1 Logistique Bureau Logistique Classeur Véhicule Défini par le Log Co -
véhicule - Assurance capitale quand le le transfert
-… véhicule n'est plus d'équipement ou fin de
utilisé vie)

5.10. Gestion logistique


Copie Papier Copie informatique
Acronym Copie papier
Chapitre Formulaire Référence Remarques Copies Qui Phase détails Lieu d'archivage N om du classeur Dossier Scan
es expédié en capitale
7.1 Evaluation
Logistics Assessment Logistique / 1
LAT - - 1/ 1 Logistique - - - - -
Tool Logistique Assement
7.1 Evaluation Tool
Logistique 7.1 Evaluation
Logistics Capacities Logistique / 2
LCA - - 1/ 1 Logistique - - - - -
Assessment Logistique Capacity
Assessment

Action Contre la Faim - Kit Log V 3_7 Page 17 / 22


Rapport
7.3 Rapports
d'Avancement - - - 1/ 1 Logistique - - - - -
Logistique /
Logistique

7.3 Rapports
Toutes les annexes des
Rapport Mensuel Logistique / 1
- - - 1/ 1 Logistique - - - - rapports mensuels
(Base) Rapport Mensuel /
sont archivées
Mois
ensembles avec le
rapport mensuel
correspondant, pas
7.3 Rapports
besoin d'effectuer de
Rapport Mensuel Logistique / 1
- - - 1/ 1 Logistique - - - - double archivage dans
7.3 Rapports (Capitale) Rapport Mensuel /
les dossiers d'activité.
Logistique Mois

7.3 Rapports
Rapport de Passation - - - 1/ 1 Logistique - - - - Logistique / 2 -
Rapport de passation
7.3 Rapports
Rapport de visite Logistique / 3
- - - 1/ 1 Logistique - - - - -
terrain Rapport de visite
terrain
7.3 Rapports
Suivi des Dons en
- - 1/ 1 Logistique - - - - Logistique / 4 Dons -
Nature
en Nature

Veuillez garder à l’esprit que la procédure de Donation en nature est différente dans chaque siège. Assurez-vous d’utiliser la bonne.

Action Contre la Faim - Kit Log V 3_7 Page 18 / 22


6. Liens entre LOG et ADMIN

6.1. Informations financières

Un grand nombre de documents logistiques contiennent des informations financières.


La terminologie utilisée et les informations mentionnées doivent être celles qui ont été
établies par le Département Administration / Finances.

Ne dites pas Dites Exemple


Budget Contrat Echo, USAID, Coopération Espagnole …
Code budget Code contrat A1B, Z1M, D3G…
Ligne budgétaire Ligne financière BB10; AA20…

Le code projet identifie à quel projet devrait être destiné le produit. Les codes projets sont
définis par l’Administrateur selon le format suivant :

BB P NN
BB 2 lettres pour la base
P 1 lettre pour le programme
N: Nutrition, H: Hydro (Eau et assainissement) F: Food security (sécurité
alimentaire), M: médical, C: Coordination
NN 2 chiffres pour le projet

6.2. Original du Dossier d’Achat

Le Dossier d’Achat ne contient qu’un seul exemplaire original de chaque document, et il est
conservé et archivé au Département Logistique, alors que l’original de la facture est classé au
Département Administration/Finances. L’archivage du Département Logistique reste à la
charge de la Logistique, alors que l’archivage des factures relève de la responsabilité de
l’Administration. Une copie de la facture doit être archivée dans le Dossier d’Achat. Il n’est
pas nécessaire de faire des copies (autres que des copies scannées) du Dossier d’Achat.

Dans certains contextes particuliers, le Dossier d’Achat peut être classé avec la facture et
conservé dans des archives communes à la Logistique et à l’Administration. Ce mode
d’archivage est mis en place uniquement avec l’accord du Responsable Logistique Missions
du siège et du Contrôleur Financier du siège.

6.3. Originaux des Contrats

Le Département Logistique est généralement chargé d’évaluer et d’engager les fournisseurs,


alors que le Département Administration/Finances est typiquement responsable du suivi
administratif, qui inclut la période du contrat, les délais de paiement, etc.

Il est conseillé de dispatcher les contrats entre la Logistique et l’Administration selon leur
nature et selon la personne qui effectuera le suivi. Les contrats de structure (location de
bureaux, logement, stockage, électricité …) sont gérés par le Département Administration, qui

Action Contre la Faim - Kit Log V 3_7 Page 19 / 22


devrait donc les conserver. Les contrats logistiques (location de véhicules, maintenance des
TIC …) devraient être centralisés au Département Logistique. Lorsqu’un contrat d’achat
(produits, travail ou service) est créé à travers un Dossier d’Achat, il doit être classé à
l’intérieur du Dossier d’Achat.

Aussi, il est obligatoire d’effectuer un suivi rigoureux de tous les contrats de services, et
en particulier les contrats de location de voitures, pour ne jamais se retrouver dans la
situation d’avoir un service payé sans contrat en cours de validité.

Voir la Grille de Suivi de Contrat

6.4. SAGA

Dans SAGA, il y a un champ dans lequel la référence logistique (Référence de Dossier


d’Achat ou de Donation En Nature) doit être entrée.
De plus, la référence de Dossier d’Achat doit être inscrite sur la facture ou sur le papier sur
lequel est collé l’original de la facture.

SAGA est l’outil qui fait le lien entre les systèmes Financier et Logistique de traçabilité.
Voir les Schémas de Traçabilité et d’Archivage

7. Audit
Les audits peuvent être conduits au début ou au cours d’un projet.

Un respect total de nos règles & procédures est une manière pour Action Contre la Faim de
montrer son Professionnalisme et sa Transparence et d’éviter tout risque financier.

Pendant un audit, il est très facile de voir si les documents d’Action Contre la Faim peuvent
être facilement tracés et si Action Contre la Faim respecte ses propres procédures.

7.1. Audit interne

L’Outil Logistics Assessment Tool est un outil logistique interne. Il est généralement utilisé
par le personnel logistique du siège visitant des missions pour s’assurer de l’amélioration
continue de la qualité du support logistique sur les missions d’Action Contre la Faim.

Il est également possible de programmer des audits externes au niveau du développement des
propositions et de les inclure dans le budget. La plupart des bailleurs sont favorables à ce type
d’initiatives.

L’audit interne est le meilleur moyen de nous préparer à l’audit d’un bailleur.

7.2. Audit du bailleur

Action Contre la Faim - Kit Log V 3_7 Page 20 / 22


Les audits des bailleurs peuvent avoir un impact important sur Action Contre la Faim si leurs
résultats ne sont pas positifs.
Cela porte atteinte à notre crédibilité et cela peut aussi avoir un impact financier, puisque les
dépenses que nous ne pouvons pas justifier par un document ne sont pas acceptées (ni donc
remboursées) par le bailleur.

En général, les bailleurs sélectionnent une liste de dépenses ou une ligne budgétaire qu’ils
veulent vérifier. La Logistique a la responsabilité de leur fournir rapidement tous les
documents justifiant l’achat du matériel ou l’utilisation de l’équipement.

Tous les paiements étant enregistrés dans SAGA avec la référence de Dossier d’Achat, il est
facile de les retrouver dans les Classeurs d’Achats. Le processus permettant de retrouver ces
documents est le suivant :
1. L’administration extrait les transactions de SAGA concernées et les soumet à la
Logistique.
2. La Logistique vérifie les références de Dossier d’Achat et extrait les Dossiers
d’Achats concernés de la salle d’archives et les enregistre dans le Bon de Livraison.
3. La Logistique réalise un emballage adéquat en utilisant l’étiquetage standard et
archive le Bon de Livraison avec l’extraction SAGA jointe dans la salle d’archives.
4. Une fois l’audit terminé, les originaux des Dossiers d’Achats sont renvoyé à la
Logistique et le Logisticien archive les documents à leur place d’origine.

Une fois encore, l’application conforme des procédures du Kit Log permettra :
- D’améliorer la fiabilité de la mise en oeuvre de nos programmes,
- De gagner du temps lors de la préparation d’un audit,
- D’éviter au maximum les risques financiers,
- De gagner la confiance du bailleur.

8. Capitalisation des informations

Notre environnement de travail est particulièrement soumis au roulement du personnel


international et national ainsi qu’à l’instabilité de l’environnement. Il nous est très difficile
d’avoir une influence sur ces facteurs, mais nous pouvons quand même réduire leurs
répercussions en adoptant un processus clair de capitalisation de l’information.

La capitalisation est un processus à long terme.

8.1. Différents types d’informations

Une étape importante consiste à définir quelles informations doivent être conservées et à
quelle fréquence il est nécessaire de les mettre à jour.
 Informations courantes (avez-vous besoin de les rassembler et de conserver leur
historique ou les informations mises à jour en dernier sont-elles suffisantes ?)
 Informations quotidiennes (assurez-vous de ne pas surcharger le processus avec
des informations secondaires)
 Informations qui n’évolueront pas (rapports, rapports d’évaluation, audits…).

Action Contre la Faim - Kit Log V 3_7 Page 21 / 22


Il est inutile d’archiver tous les documents. Demandez-vous si les informations en question
seront utiles dans deux ou trois ans et si un nouvel arrivant sera en mesure de comprendre la
situation du moment en faisant des recherches dans les dossiers d’archives.
Les informations devant vraiment être capitalisées concernent :
 Les dossiers du personnel
 La description du contexte (format électronique seulement)
 Les relations avec les autorités locales ou d’autres acteurs locaux (réunions de
coordination, communications officielles ou autorisations, partenariats …)
 Le marché local (spécificités, autorisations, infrastructures, prix …) et les
fournisseurs (y compris les propriétaires de bureaux, de logements …)

Dans cette optique, le Rapport de Passation est un élément-clé.


Des outils supplémentaires tels que le Rapport Mensuel et la Liste de
Fournisseurs peuvent vous aider à capitaliser des informations tout au long de
votre mission.
8.2. Passation

Un Rapport de Passation est obligatoire pour tous les postes de Responsables. Il devrait
l’être également pour les postes comme Acheteur, Mécanicien, Assistant Logisticien …
La préparation d’un tel document ne peut pas commencer une semaine avant la période de
passation. Elle doit se faire au moins un mois à l’avance pour s’assurer que toutes les
informations importantes sont couvertes, et pour avoir le temps de revérifier les informations.

Les Rapports de Passation doivent être archivés pour permettre une meilleure capitalisation de
l’information.
Référez-vous au document Passation du Chapitre Gestion Logistique

8.3. Organisation standard des dossiers dans les ordinateurs

La manière officielle d’archiver les documents logistiques en numérique peut vous sembler
illogique ou inadéquate. Le but est de capitaliser des informations via la mise en place de
standards. Une telle manière de travailler vous permet, à vous ou à vos successeurs, de trouver
facilement des informations. L’utilisation de cette arborescence et de ce classement de
documents numériques est obligatoire pour toute information logistique.

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