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Association des Œuvres Sociales de l’Office National

Interprofessionnel des céréales et des légumineuses

RAPPORT D’AUDIT
INTERNE
-EXCERCICE 2013-
Version définitive

RAPPORT D’AUDIT INTERNE DE L’AOS


RAPPORT D’AUDIT INTERNE DE
L’AOS EXCERCICE 2013

TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION 4

I. PRESENTATION DE LA MISSION 4

1. CONTEXTE DE LA MISSION 4
2. OBJECTIF DE LA MISSION 5
3. OBJET DE LA MISSION D’AUDIT 5
4. REFERENCES REGLEMENTAIRES DE LA MISSION 6
5. METHODOLOGIE DE TRAVAIL 6

II. SYNTHESE DES TRAVAUX 8

1. PRESENTATION DES MARCHES ET DES BONS DE COMMANDES 8


2.ANALYSE GRAPHIQUE DES DEPENSES ET DES RECETTES 10
3. POINTS FORTS SOULEVES 12
4.MATRICE DE RECOMMANDATION 14

CONCLUSION 21

PLAN D’ACTION PROPOSÉ


22

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RAPPORT D’AUDIT INTERNE DE
L’AOS EXCERCICE 2013

RAPPORT DES CHARGES DE MISSION D’AUDIT INTERNE

EXERCICE DU

1 ER JANVIER AU 31 DECEMBRE 2013

Conformément à la mission qui nous a été confiée par l’Association des œuvres sociales de l’ONICL
(AOS-ONICL), nous avons procédé à l’Audit interne du système de contrôle interne au titre de
l’exercice 2013 selon les normes de la Profession.

Nous attirons votre attention sur le fait que cette mission a été effectuée dans un délai insuffisant,
mais nous estimons que nous avons abordé l’ensemble des points liés au fonctionnement du
processus de gestion des dépenses et des recettes.

Nous tenons à apprécier la forte collaboration du bureau de l’association, qui n’a pas hésité à
consacrer son temps pour répondre à nos interrogations et les entretiens menés nous ont permis de
mieux appréhender l’activité audité de l’AOS et de mieux identifier les risques y associés .

On a pu également accéder à tous les documents demandés. La mission s’est déroulé dans un climat
de confiance entre les auditeurs et les audités.

Nous estimons que ce rapport répond aux attentes des organes administratifs et des adhérents de
l’Association, apporte les propositions et recommandations nécessaires à valider par les structures
concernées et contribue à l’efficacité continue du système de contrôle interne de l’Association des
œuvres sociales de l’ONICL.

Al Mostafa RAJALI Khalifa HMIDDOUCHE


Chargé de la mission d’Audit Chargé de la mission d’Audit
Interne AOS ONICL Interne AOS ONICL

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RAPPORT D’AUDIT INTERNE DE
L’AOS EXCERCICE 2013

INTRODUCTION

Dans le cadre de l’exécution de la mission d’audit interne de l’association de l’ONICL, l’équipe des
auditeurs a élaboré le présent rapport pour récapituler les différentes étapes de la mission,
rassembler les divers constats relevés et dégager un ensemble de recommandations ciblées visant à
améliorer le fonctionnement du système de contrôle interne.

Cette mission a été effectuée conformément aux normes d’Audit Interne qui garantissent l’intégrité
et l’objectivité des travaux.

I. PRESENTATION DE LA MISSION

1. CONTEXTE DE LA MISSION

Conscient des enjeux financiers, opérationnels et réglementaires auxquels l’association est confronté,
l’AOS ONICL nous a été proposé de faire un audit interne afin d’évaluer le cadre organisationnel,
d’examiner le niveau de sécurité du contrôle interne et d’assurer le respect de la réglementation en
vigueur.

Il est à rappeler que L’Association des Œuvres Sociales « AOS  » de l’ONICL a été créée en Septembre
2009, et s’est fixée comme objectifs de:
1. Représenter et défendre les intérêts sociaux de ses adhérents ;
2. Créer un climat social et culturel propice à la consolidation des liens de solidarité, d’amitié et
de fraternité entre ses adhérents ;
3. Organiser des activités socioculturelles et sportives pour les adhérents et leurs enfants
(conférences, colloques, séminaires, voyages, excursions, tournois sportifs, colonie de
vacances, fête d’achoura…)
4. Réaliser des projets et œuvres sociales à l’instar de : centres d’estivage, infirmerie, club de
sport;
5. Agir en vue de tisser des liens de coopération avec d’autres associations et organismes à
même vocation

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2. OBJECTIF DE LA MISSION
L’objectif de cette mission d’audit est double :

a- évaluer et apprécier le degré : -La régularité et la conformité du processus de gestion


de maîtrise des risques de la des recettes et des dépenses par rapport aux lois et
structure à travers sa politique règlements en vigueur ;
de contrôle interne et ce, en -La séparation des fonctions des membres du bureau
vérifiant : de l’AOS;
-l’utilisation efficiente des ressources.

-b Proposer des mesures : -l’élaboration d’une matrice des recommandations


d’amélioration réalistes et renseignée par les constats et problèmes soulevés,
opérationnelles à travers les risques encourus et le plan d’action de la
structure concernée pour atténuer les risques.

3. OBJET DE LA MISSION D’AUDIT

Type d’audit : Audit de régularité et de conformité

Domaine : : Exercice 2013.

Date de début de la mission : 15 Aout 2014

Date de fin de la mission : 28 Septembre 2014.

Sujets audités : les dépenses et recettes relatives à l’exercice 2013

Entité auditée : L’Association des Œuvres Sociales (AOS)

But : évaluer les risques juridiques et opérationnels liés au


contrôle interne.
Moyen : Analyser le processus de gestion de l’AOS.

Equipe d’audit : - M. Al Mostafa RAJALI


- M. Khalifa HMIDDOUCH.
Destinataires : - Direction générale
- Le bureau de l’AOS.
- Adhérents de l’AOS

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4. REFERENCES REGLEMENTAIRES 

1- Convention cadre entre l’AOS et l’ONICL


2- LOI 75-00, modifiant et complétant le dahir n°158-376 du 03 joumada I 1378(15 novembre
1958) règlementant le droit des associations
3- LOI 62-99 , formant le code de juridiction comptable et financiére
4- Circulaire n°07/2003, du 27/06/2003, partenariat entre l’Etat et les Associations
5- Arrêté du ministre chargé des finances du 31 Janvier 1959 portant sur les conditions
d’organisation financière et comptable des associations subventionnées périodiquement
par une collectivité publique
6- Règlement du 20 mars 2009 des marchés de l’ONICL fixant les conditions et les formes de
passation des marchés de l’ONICL ainsi que certaines regles relatives à leur gestions
7- Plan comptable des associations au Maroc, Conseil national de la comptabilité marocaine
8- Code général de normalisation comptable
9- Les procedures internes: Gestion des deplacements, gestion des courriers, gestion des
engagement liquidation et paiement, gestion des aides secours, gestions des opérations de
l’estivage, gestion OMRA, gestion des prets immobiliers, gestion des immobilisations, mise à
jours du site web, gestion assurance maladie complementaire, aide funerailles, frais
scolaires, aide pelerinage
10- Fiche d’organisation de travail au niveau du bureau de l’AOS
11- Statut et Reglement interne de l’Association
12- Budget de l’Association 2013

5. METHODOLOGIE DE TRAVAIL

a- Documents examinés lors de l’audit interne


1- La situation des paiements des depenses budgétaire et comptable de l’exercice 2013
2- Les pièces justificatives des dépenses et des recettes de l’excercice 2013
3- PV des réunions du bureau de l’Association
4- Procedures internes de gestion des depenses et des recettes
5- PV des reunions de l’Assemblée general de l’AOS ONICL
6- Situation des recettes du régisseur des recettes du centre socio éducatif d’Ifrane
7- Situation des cotisations des adherents de l’excercice 2013

b- Travaux effectués :
1- Prise de connaissance du cadre réglementaire des associations et de la procédure de
gestion des dépenses et des recettes budgetaires .
2- Tenue de la réunion d’ouverture des travaux de la mission et de présentation de l’équipe
d’audit ;
3- Identification du référentiel de base servant au fonctionnement de l’Association et
l’établissement du plan d’approche ;
4- Détermination des points forts et des points faibles du processus ;
5- vérification des documents relatifs aux dossiers audités selon le programme de
vérification;

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6- interviews du personnel concerné par le processus de gestion des dépenses et des


recettes ;
7- Constitution d’une base de données propre à l’equipe d’audit pour délimiter les zones à
risques habituels ou éventuels du contrôle interne ;
8- Elaboration d’une matrice de vérification de la régularité et de la conformité des
documents ;
9- Elaboration des tests de conformité  des documents au règlement des marchés;
10- Elaboration les FRAP pour les dysfonctionnements détectés;
11- Appréciation du niveau du risque pour chaque dysfonctionnement ;
12- Rédaction du rapport de synthèse et proposition des recommandations

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II. SYNTHESE DES TRAVAUX

1. Présentation des marchés et des bons de commandes

a- Opérations passées par voie de bon de commande  :

Les bons de commandes passés au titre de l’exercice 2013 sont au nombre de vingt dont le détail est
comme suit :

BC N° DATE FOURNISSEUR OBJET MONTANT D_PAIEMENT


N°1 09/01/13 RELAIS RAS EL MAA Gasoil et gaz Butane 14 110,00 05/02/13
N°2 07/03/13 AU FOURS Réception du 08 mars 6 600,00 08/03/13
N°3 07/03/13 KHAOULA FLEURS Fleurs du 08 mars 3 450,00 08/03/13
N°4 14/03/13 LOCAMED Matériel médical 18 105,59 Bon
Pharmaceutique
N°5 21/03/13 BOUTAYNA TRAITEUR Réception AG 22_03_2013 1 600,00 12/04/13
N°6 21/03/13 CARREFFOUR TECHNOLOGIE Achat rubans pour cartes 3 840,00 01/07/13
adhérents
N°7 21/03/13 ISO EDIT Totem 19 800,00 07/08/13
N°8 02/05/13 DEVALCOM Site Web 19 000,00 07/08/13
N°9 06/06/13 L.G.D.S Réfection piscine Ifrane 18 200,00 12/11/13
N°10 06/06/13 NAHDI HAMID Réfection centre Ifrane 108 455,28 12/09/13
N°11 14/06/13 Ets EL MESSOUAB Réception retraités 9 750,00 12/07/13
(cadeaux)
N°12 15/06/13 Sté AFRAH MABROUK Réception retraités 10 800,00 09/07/13
N°13 21/06/13 RELAIS RAS EL MAA Gasoil Ifrane 24 900,00 09/07/13
N°14 01/07/13 DESERT MULTISERVICES Entretien et gardiennage 13 920,00 03/02/14
d'Ifrane
N°15 19/07/13 RELAIS RAS EL MAA Gaz Butane 1 660,00 11/09/13
N°16 07/11/13 BOUTAYNA TRAITEUR Réception AG 08_11_2013 3 000,00 12/11/13
N°17 08/11/13 GUERICH HAMID bois chauffage Ifrane 28 080,00 03/12/13
N°18 21/11/13 ASSOCIATION NAHDAT LHAY Achoura 2013 14 570,00 10/12/13
N°19 17/12/13 FRIG CHOK EQUIPEMENT Hotte extraction 100 200,00 10/04/14
      429 730,87  

 Deux bons de commande (2) qui dépassent le seuil de 100 000 dhs, ont été engagés au titre
de l’exercice 2013 , concernent essentiellement l’agencement et aménagement du cafeteria
qui a été réglé au titre de l’exercice 2014 pour un montant de 100 200 ,00 DH et du centre
socio éducatif d’Ifrane qui a été réglé au titre de l’exercice 2013 pour un montant de
108 455,28 DH ;
 Deux bons de commande (2) qui dépassent le seuil de 20 000 dhs, ont été engagé et réglé au
titre de l’exercice 2013, concernent essentiellement le Gasoil pour un montant de
24 900,00dhs et le bois pour chauffage du centre d’Ifrane ;

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 L’engagement de quinze bons de commande pour un seuil qui ne dépassent pas 20 000, DH,
quatorze bons de commande qui sont réglés dans le même exercice et un seul bon de
commande qu’est réglé au titre de l’exercice 2014 ;
b- Opérations passées par voie d’appel d’offre

 les marchés engagés au titre de l’exercice 2013 :

Il s’agit de trois (3) marchés conclus pour un montant de 879 516,00 Dhs suite au lancement de 3
appels d’offres dont un seul marché qui a été achevé partiellement et réglé dans le même exercice
et pour le premier paiement des autres marchés a été effectué au titre de l’exercice 2014 :

Marche n°01/2013 Marche n°02/2013 Marche n°03/2013


Objet PRESTATIONS D'ACCUEIL, DE L'ACQUISITION DES TRAVAUX DE NETTOYAGE,
GARDINAGE DE EQUIPEMENTS POUR LE DE PROPRETE ET D'HYGIENE
SURVEILLANCE ET DE COMPTE DE L'ASSOCIATION ET D'ENTRETIEN DES
SECURITE DES LOCAUX DU DES ESPACES VERTS ET DE LA
CENTRE SOCIOEDUCATIF ET ŒUVRES SOCIALES DE L'ONICL PISCINE DES LOCAUX DU
DES ANCIENS CHALETS A (AOS-ONICL) CENTRE SOCIOEDUCATIF ET
IFRANE DES ANCIENS CHALETS A
IFRANE

Montant (412.128,00) (233 868,00) (233.520,00)


Type de marché LOT UNIQUE LOT UNIQUE LOT UNIQUE
Mode de passation appel d'offres ouvert appel d'offres ouvert appel d'offres ouvert
Soumissionnaires - SOGESMI NET - Sté GEKA EQUIPEMENT - SOGESMI NET
- SNJH - COMPTOIR DARY EQUIPEMENT - NEWVERA
- ACTIVEILLE
- VIP BLADI
- MARJANE NET
- SOGEGAR
Date d’ouverture 24/06/2013 02/07/2013 31/07/2013
des plis
Date de jugement 26/06/2013 09/07/2013 31/07/2013
Attributaire La SOCIETE SERVICES La société COMPTOIR DARY La Société SOGESMI NET,
NOUVEAUX J H «NJH » SARL. EQUIPEMENT, au capital de ayant le siège social au 253
au capital de 700.000,00Dhs 100.000,00 Dhs ayant le siège bis, Guich LOUDAYA, Témara
ayant le siège social à MaJ!ka social à 190, Avenue Hassan II,
KM 14 Route de KENITRA- Rabat,
SALE,
1ier paiement 103 032,00 217 497,24 DH 52 680,00
le 12/11/2013 LE 03/02/2014 le 11/03/2014

2ième paiement 103 032,00 Non encore réglé 39 960,00


le 05/05/2014 le 26/03/2014

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 les marchés antérieurs à 2013, mais achevés et réglés au titre du même exercice :

DATE Rubriqu N° Montant BENEFICIAIRE Nature Prestations EMARGEMEN


e règlement T
8/04/2013 612631 VIR 26 128 880,00 SOGESMI GARDIENNAGE 1 9/04/2013
TR/2013
18/03/2013 612631 VIR 24 128 880,00 SOGESMI GARDIENNAGE 4 20/03/2013
TR/2012
12/11/2013 612631 VIR 78 128 880,00 SOGESMI GARDIENNAGE 13/11/2013
2TR/2013
2. Analyse graphique des dépenses et des recettes 2013

a- Les dépenses réalisées en 2013

Le graphique ci-dessus, représente les principaux indicateurs budgétaires de l’exercice 2013 :

L’analyse graphique des dépenses budgétaires exécutées au titre de l’exercice 2013 qui s’élèvent à
2 814 246,23 DH, montre que les postes budgétaires qui consomment plus de fonds, se présentent
comme suit :

 les dépenses de gardiennages représentent 17% du total des dépenses exécutés (soit un
montant de 489 672 DH) ;
 la location des chalets d’estivage représente 17 % du total des dépenses exécutés (soit un
montant de 473 120,00 DH) ;
 l’eau et l’électricité représentent 14% du total des dépenses exécutées (soit un montant
392 793 DH) ;
 Equipement du centre socio éducatif et des anciens chalets, représentent 9% du total des
dépenses exécutées (soit un montant de 258 603,08 );

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la variation entre la situation des dépenses exécutées au titre de l’exercice 2012 et 2013 comme le
montre le tableau ci-dessus, marque une baisse de 10% sur le total des dépenses exécutées, pour la
colonie des vacances, marque également une baisse de 6% sur le total des dépenses exécutées et
une augmentation de 7% pour l’équipement du centre et les anciens chalets d’estivage.

Tableau n° 1 : Variations des dépenses exécutées entre l’exercice 2012 et 2013

LIBELLE 2012 structure 2013 structure Variation


12 % 13%
GARDIENNAGE 684 720,00 28% 489 672,00 17% -10%
COLONIE DES VACANCES 291 030,24 12% 167 520,00 6% -6%
RECEPTION 79 220,60 3,19% 50 570,00 2% -1%
PÉLÉRINAGE 180 000,00 7% 175 600,00 6% -1%
AIDE AID AL ADHA 88 600,00 4% 78 000,00 3% -1%
ACTIONS MEDICALES 14 120,00 1% 834,92 0% -1%
AVANCE OMRA 12 000,00 0% - 0% 0%
INDEMNITE KILOMETRIQUE 18 416,00 1% 9 656,00 0% 0%
AIDE SCOLAIRE 128 400,00 5% 137 200,00 5% 0%
ACHOURA 18 200,00 1% 16 800,00 1% 0%
FRAIS DE DEPLACEMENT 9 550,00 0% 9 100,00 0% 0%
FRAIS DE TRANSPORT 575,00 0% 260,00 0% 0%
SERVICES BANCAIRES 10,00 0% 29,00 0% 0%
ANNONCES ET INSERTIONS 7 800,00 0% 9 600,00 0% 0%
FOURNITURE DE BUREAU ET   0% 3 840,00 0% 0%
D'INFORMATIQUE
AUTRES CHARGES A   0% 19 000,00 1% 1%
REPARTIR
PUBL.PUBLICATION ET - 0% 19 800,00 1% 1%
RELAT.PUBLIQ
OMRA - 0% 20 000,00 1% 1%
REMUNERATION 91 357,13 4% 125 142,84 4% 1%
D'INTERMEDIAIRES ET
HONORAIRES
CHAUFFAGE ET 41 090,00 2% 68 750,00 2% 1%
COMBUSTIBLES
AIDES AUX FUNÉRAILLES 60 000,00 2% 97 000,00 3% 1%
LOCATIONS DES CHALETS 391 600,00 16% 473 120,00 17% 1%
D'ESTIVAGE
ASSURANCES 1 529,80 0% 64 699,40 2% 2%
EAU ET ELECTRICITE 271 590,60 11% 392 793,71 14% 3%
ENTRETIEN ET REPARATION 33 152,00 1% 126 655,28 5% 3%
DES CHALETS D'ESTIVAGE
EQUIPEMENT DU CENTRE ET 63 828,00 3% 258 603,08 9% 7%
DES ANCIENS CHALETS
2 486 789,37   2 814 246,23    

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 Les recettes réalisées en 2013 :

L’examen des recettes de l’exercice 2013, montre que la principale ressource financière se trouve au
niveau de la contribution accordée par l’ONICL à l’Association des Œuvres sociales soit un taux de
86% en 2012 et 55% en 2013 et en contre partie une augmentation de 24% des locations divers
reçus et également une augmentation de 7 % des cotisations des adhérents, le tableau ci dessus
présente de manière détaillé les recettes réalisées:

LIBELLE RECETTE 13 %13 RECETTE 12 %12 Var 13/12


COTISATION RETRAITE 24 009,00 1,32% 22 350,00 0,63% 0,69%
COTISATION PERSONNEL 263 052,00* 14,49% 269 758,00 7,59% 6,90%
PERMANANT
LOCATIONS DIVERSES RECUES 528 758,81 29,12% 184 350,00 5,18% 23,94%
CONTRIBUTION ONICL 1 000 000,00 55,07% 3 080 000,00 86,60% -31,53%
TOTAL 1 815 819,81 100% 3 556 458,00  100%  
(*) Cotisations de 259 adhérents au lieu de 270 employés au sein l’ONICL

Le total des cotisations des adhérents représente la sommation des versements mensuels effectués
par l’ONICL au profil de l’association pour la période allant du 01/01/2013 au 31/12/2013 :

 Cotisations mensuelles de l’année 2013 sont totalement versées, pour deux cent
quarante quatre (244) adhérents ;
 Cotisations mensuelles de l’année 2013 sont partiellement versées, pour quinze
(15) adhérents, et que cette situation s’explique par le départ à la retraite, (11
adhérents) le décès (1 adhérent), la mise en disponibilité (1 adhérent) et la
démission (2 adhérents)

3. Points forts soulevés

 AU NIVEAU STRATÉGIQUE   : APPRÉCIATION GÉNÉRALE

cette mission nous : - Le respect de l’objet social ;


a permis de
- La présence des procédures internes claire et transparente ;
relever un
ensemble de point - l’existence des documents justificatifs des dépenses et des recettes;
fort dont les plus - La collaboration des membres avec l’équipe des auditeurs ;
importants sont
Au niveau de la - Respect du principe de la séparation des fonctions d’exécution, de
séparation des contrôle et d’autorisation 
fonctions on a
constaté le

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RAPPORT D’AUDIT INTERNE DE
L’AOS EXCERCICE 2013

 AU NIVEAU OPÉRATIONNEL   : CYCLE DE GESTION DES DÉPENSES ET DES RECETTES

Cycle Structure auditée Points forts


Gestion Service des - Le service des œuvres sociales de l’ONICL porte
administrative œuvres sociales un grand intérêt à l’amélioration du processus du
contrôle interne et fait preuve d’une forte
implication ;
Engagement Bureau de l’AOS - L’existence des pièces justificatives attestant
l’engagement de la dépense
- L’existence de tous les PV de réunion du bureau
de l’AOS
Liquidation Secrétariat - Absence d’une double liquidation
générale - Suivi rigoureux dans le traitement des dossiers
Paiement Trésorerie - Le suivi de la situation de trésorerie est assuré
- L’existence d’un rapprochement bancaire
mensuelle
- Les paiements examinés n’excèdent pas les
crédits engagés
- Les dépenses ont été engagées dans la limite des
crédits autorisés globalement
- L’existence des pièces justificatives attestant le
paiement des dépenses

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RAPPORT D’AUDIT INTERNE DE
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4- Matrice de recommandation

Objet Faits Risques Recommandation Réponses


1* Passation des  Certains bons de commandes ne  Risque de non-  Concevoir un modèle standard  L’AOS a déjà prévu un
marchés (Bon de déterminent pas le cas échéant le conformité lié aux qui prévoit le délai d'exécution modèle de bon de
commande) délai d'exécution ou la date de dispositions ou la date de livraison et les commande qui prendra
livraison et les conditions de réglementaires du conditions de garanties compte des mentions
garanties nécessaires règlement et passation nécessaires obligatoires et nécessaires.
des marchés de l’ONICL  L’AOS a effectivement
(l’article 75)  Concevoir un règlement de inclut parmi ses projets les
passation qui décrit les règles plus urgent : la conception
de gestion des marchés propres d’un règlement des
à l’AOS marchés propre à l’AOS.
2* La discipline  l’autorisation budgétaire n’est pas  Non respect de la Etablir une fiche d’imputation
comptable et matérialisée par une fiche procédure interne budgétaire pour l’ensemble des
budgétaire d’engagement pour l’ensemble des d’engagement des d’engagements budgétaires et
(Procédure opérations passées dépenses comptables.
d’engagement)
Observation retenue pour
 Risque d’engager une
2013, mais mise déjà en
 la case réservée pour le visa dépense sur un compte
application depuis janvier 2014.
trésorier (montant, compte non autorisé
budgétaire, visa) n’est pas établie de
manière régulière sur l’ensemble des
opérations passées par voie de bon
de commande
3* Passation des Les bons ou PV de réceptions des Non conformité avec la Designer des membres habilités à Conformément à la procédure
marchés opérations passées par voie de bon de nomenclature des pièces signer les PV ou bons de réceptions de dépenses de l’AOS, la
(nomenclature des commande ne sont signés que par des justificatives des dépenses de au nom du président de l’AOS et par commission de réception est
pièces justificatives membres de la commission désignée par l'Etat (arrêté 2012) délégation désigné par le bureau de l’AOS.
le bureau de l’AOS, sachant que les bons
et PV de réception doivent être signés
par le représentant légal ou de son
délégataire
RAPPORT D’AUDIT INTERNE DE L’AOS EXCERCICE 2013

4* Passation des Pour les opérations passées par voie de Non conformité avec la Désigner le président de la Observation retenue. Le
marches bon de commande, le président au sein procédure interne commission et de son suppléant en président sera désigné dans les
(commission des la commission n’est pas nommé, sachant d'engagement, liquidation et cas d’absence PV du bureau de l’AOS
bons de commande) que la procédure interne prévoit la paiement dorénavant.
nomination du président de la
commission pour prononcer la réception
et en cas de son absence, il y a lieu de
désigner le suppléant
5* Passation des  paiement d’une opération de bon Non respect de l'article 75 du Etablissement d’une note de - comme dans les autres cas
marches (Bon de de commande, qui dépasse le seuil règlement des marchés de présentation qui démontre les d’achat par marché ou bons de
commande) de 20 000DH, sans faire appel à la l'ONICL 2009 raisons de passation des BC sans commande, l’AOS fait toujours
concurrence (Réf. dossier : STE faire appel à la concurrence appel à la concurrence. Or, la
RELAIS RAS AL MA, VB N° 50 DU spécificité pour ce Bon de
09/07/2013, Montant 29400, Commande c’est qu’ il n’y a pas
compte budgétaire 612513) de concurrents pour la
marchandise demandée dans le
lieu demandé. Ceci est
démontré dans une note
explicative qui est jointe au
dossier de paiement.

- le PV de la commission
 Liquidation et paiement d’une d’ouverture des plis explique
opération passée par voie de bon de bien que la procédure
commande, qui dépasse 20 000 dhs réglementaire a été respectée
avec deux devis contradictoires et que la demande de prix a été
(Réf. dossier : STE GUERRICH, VB 97 envoyée à tous les fournisseurs
DU 31122013, Montant 28080 dhs, de la ville et qui sont au
compte budgétaire : 612513) nombre de 3, mais 2
concurrents seulement, ont
répondu.
6* Organisation le compte budgétaire saisie au niveau du l'exécution d'un virement sur Mettre en place une fiche Observation retenue. Il s’agit
comptable et bon de commande n°10, MT 19 800 dhs un compte non-conforme au d’imputation pour éviter le risque d’une erreur.
financière (situation (2358001) et le compte de la situation compte d'engagement d’une dépense sur un compte non
budgétaire des budgétaire au 31-12-2013 (6144001) ne autorisé
recettes du trésorier sont pas conformes (Réf. dossier : STE :

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et du régisseur) IZO EDIT, VB 56 DU 07/08/2013, Mt


19 800 dhs, compte budgétaire :
614400)
7* Passation des un support en langue arabe prévu au Non respect des Respect des spécifications Observation retenue. On va
marchés (Bon de niveau des spécifications techniques d’un spécifications techniques techniques du bon de commande demander au fournisseur une
commande) bon de commande et ne figure pas au formulées dans l’objet du version en langue arabe.
niveau des livrables (Réf dossier : STE bon de commande
DEVALICOM, VB 57 DU 07082013, Mt 19
000, compte budgétaire 212800)
8* Nomenclature l'ensemble des bons de réception ne Risque opérationnel lié au Mettre en place un carnet réservé Observation retenue. A intégrer
des pièces retrace pas le suivi chronologique des suivi chronologique des pour le suivi des réceptions dans la procédure de dépenses.
justificatives (Bon réceptions effectuées. réceptions
de réception)
9* Organisation On remarque que le budget de Non respect de la discipline Respect des dispositions Observation retenue. A prévoir
comptable et l'association est arrête par rubrique budgétaire et comptable réglementaires dans la procédure d’élaboration
financière budgétaire à 6 chiffres et que la (l’arrête 1959 portant du budget .
(Présentation des réglementation budgétaire précise que organisation comptable et
comptes les comptes budgétaires sont arrêtés par financière des associations
budgétaires ) compte, chapitre et par article subventionnées)
10*L’organisation  La comptabilité est non tenue selon  Non respect de la Respect des dispositions La comptabilité de l’AOS a été
comptable et le principe de la partie double, et les nomenclature comptable réglementaires externalisé à un comptable
financière (la opérations ne sont pas inscrites au des associations et de la agrée. Les livrables de la dite
comptabilisation jour le jour d'une part dans un réglementation en mission sont en cours de
des opérations) journal, d'autre part dans le compte vigueur validation par l’AOS.

 L’absence des états financiers,


conformément à la réglementation
comptable des associations
 11* Procédures l'absence de la mention du service fait : La certification du service fait, Respect de la procédure interne Observation retenue. A intégrer
internes les factures ne portent pas la mention du Le paiement ne peut d’engagement, qui stipule que le dans la procédure de dépense.
(Attestation du service fait du secrétaire général. intervenir avant l’exécution secrétaire général atteste le service
service fait) de service fait fait sur les factures
 12* Procédures  Pour la liquidation des autres  L'absence de l'acte de  Respect des dispositions A intégrer dans la procédure de
interne (gestion des dépenses (aides aux funérailles, liquidation réglementaires dépenses quoique que l’AOS
aides, avance OMRA, pèlerinage,…..) autres que juge que la décision fait place a
OMRA,…) les marchés et les bons de cet état du fait qu’elle est

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RAPPORT D’AUDIT INTERNE DE L’AOS EXCERCICE 2013

commandes, on trouve que le individuelle et arrête le


paiement est fait au vu de montant et le bénéficiaire.
l'engagement (décision),  non respect de la  révision de la procédure interne
 la procédure interne de procédure interne de liquidation des dépenses
l’engagement, liquidation et
paiement prévoit l’établissement de
l’état de liquidation comme pièce
nécessaire.
13* La procédure La procédure interne ne prévoit pas la la procédure de liquidation Révision de la procédure de gestion Il s’agit d’un plus. La procédure
interne (Signature signature du président et du secrétaire ne prévoit pas la signature du des déplacements sera amendée pour tenir
du président) général sur les PV des déplacements, président sur les mémoires compte de cette disposition.
stipule « que les mémoires sont signés ou PV des déplacements
par les bénéficiaire et envoyés au
secrétaire général pour établissement de
l’état de liquidation »
14* La procédure l'absence de la copie du certificat de La procédure interne prévoit Révision de la procédure interne de les dossiers de liquidation
interne (pièces décès ascendant /descendant (des aides le certificat de décès gestion des aides aux funérailles d’aide aux funérailles ne
justificatives) aux funérailles) ascendant ou descendant comportent pas l’attestation de
décès des défunts, puisque
l’objectif de cette aide est de
mettre à la disposition des
bénéficiaires en temps
opportun le montant concerné
pour faire face aux dépenses
liées à cette opération
ponctuelle. Les pièces
justificatives qui ne sont pas
disponibles au moment du
décès sont remises par les
bénéficiaires au SOS dans les
mois qui suivent, sachant que
l’avis de décès est diffusé aussi
bien par l’AOS que par l’ONICL.
 15* La procédure S'assurer de l'existence d'un registre  La procédure interne de  Révision de la procédure interne de Observation retenue
interne (Registre spécial reportant toutes les indications gestion des déplacements gestion des déplacements
spécial des mentionnées des déplacements avec un prévoit un registre spécial

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déplacements) ordre d'enregistrement chronologique qui reporte toutes les


indications mentionnées des
déplacements avec un ordre
d'enregistrement
chronologique
 16* La procédure  le maque du passeport d'entrée et Non respect de la procédure Respect des dispositions Les pièces justificatives de tous
interne (Prise en de sortie a l'Arabie Saoudite pour interne de gestion des réglementaires les dossiers de paiement sont
charge OMRA, aides les aides au pèlerinage, avance ou avances ou prise en charge disponibles dans le service des
pèlerinage) prise en charge OMRA) OMRA et aide pèlerinage œuvres sociales. Toutefois ces
pièces peuvent être enlevées
provisoirement du dossier pour
une autre fin utile.
17* Situation  L'existence d'une différence entre la  L'existence des écarts le rapprochement doit être Il s’agit de recettes non
budgétaires des situation délivrée par le régisseur entre le régisseur des systématiquement effectué et identifiées. Des
recettes des recettes 90 267,50 et la situation recettes et le trésorier, matérialisé entre le régisseur et le rapprochements seront établi
du trésorier pour le compte client ainsi des recettes non trésorier pour identifier ces recettes.
"régisseur" (100452) soit une identifiée
différence de 10 184 dhs

 il reste un montant de 3930 dhs non


identifié dans la situation budgétaire

 Le rapprochement entre le trésorier


et le régisseur n’est pas formalisé
 18* La discipline L'absence d'un PV ou une note Non respect de l'article 12 de Mettre en place un PV ou une note Lors de l’externalisation de la
comptable et expliquant et autorisant les modifications la convention ONICL AOS, qui expliquant et autorisant les comptabilité, il a été demandé
budgétaire apportées sur le passage des comptes stipule «qu’un plan modifications apportées sur le au comptable d’établir les
(comptes budgétaires de l'exercice 2012 à comptable des opérations de passage des comptes budgétaires comptes budgétaires en tenant
budgétaires) l'exercice 2013 , ( X2012-612270 au lieu recettes et de dépenses est compte de la comptabilité
2013-612631 X2012-614313 au lieu arrêté entre les deux parties budgétaire des associations.
2013-614310 X2012-614311au lieu conformément à la
2013-614200 X2012-235800 au lieu réglementation en vigueur »).
2013-235000 X2012-617633 au lieu
2013-614621 X2012-617634 au lieu
2013-614622 X2012-617635 au lieu
2013-614623 X2012-617636au lieu 2013-

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RAPPORT D’AUDIT INTERNE DE L’AOS EXCERCICE 2013

614624 X2012-617637 au lieu 2013-


614625 X2012-617631 au lieu 2013-
613121 X2012-617632 au lieu 2013-
612630 )
19*  Discipline Non publication des marchés de l'AOS Non respect des dispositions  Conception d’un règlement de  L’AOS n’est pas autorisée à
comptable et sur le portail publique des marches et de la dématérialisation des passation qui décrit les règles publier les AO dans le
budgétaire sur le site de l’ONICL, respect de l'art 76 procédures de passation des de gestion des marchés de portail des marchés
(Publication des du règlement des marchés de l’ONICL) marchés (art 76 du règlement l’AOS publics.
comptes) de l'ONICL)
20* Sécurisation du  La situation budgétaire et comptable  L’absence d’un outil  Mettre en place une conception  L’AOS juge que cette action
système est tenue sur fichier Excel, à ce informatique sécurisé informatique ou un logiciel n’est pas encore
d’information niveau le risque de perte des pour le traitement et le d’exploitation budgétaire et prioritaire.
données, de changement des suivi des opérations comptable
chiffres est élevé engagées, liquidées et
payées

 Le fichier Excel ne
permet pas d’assurer
l’information pertinente
et fiable

21.Passation des Le mode de passation n’est pas  Non respect des règles  Respect des dispositions  Cette opération a fait
marchés (Bon de énoncé pour le cas la dépense de gestions des dépenses réglementaires l’objet d’une lettre de
commande) relative au transport des parents de commande
la colonie des vacances, Mt 9690, CB
030981

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RAPPORT D’AUDIT INTERNE DE L’AOS EXCERCICE 2013

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CONCLUSION

Nous estimons que le présent rapport d’audit interne donne une vision en général sur la santé du
fonctionnement des opérations budgétaires, le niveau de la sécurité du système de contrôle interne
et également la nature et le nombre des opérations passées au titre de l’exercice 2013.

Afin de garantir une assurance raisonnable sur le degré de maitrise des risques juridiques et
opérationnels, l’équipe des auditeurs a fait ressortir sur la base de l’examen de l’activité, une matrice
qui récapitule les constats et les principales recommandations nécessaires à l’amélioration des axes
à valider par les structures concernés  (voir plan d’action proposé ci-dessus).
RAPPORT D’AUDIT INTERNE DE
L’AOS EXCERCICE 2013

PLAN D’ACTION PROPOSE POUR L’EXCERCICE 2015

Objet Recommandations Objectifs Délai


/Constats
passation des  Concevoir un règlement de  Assurer un cadre Court terme
marchés de passation des marchés réglementaire
l’AOS
 identifier les règles de gestion qui
permet de mieux identifier la
procédure à suivre pour passer les
différents types de marchés
Procédures
internes  Production de l’acte de liquidation  Identifier les dépenses qui Urgent
pour le cas des autres dépenses peuvent être liquidées sans
l’état de liquidation

 L’établissement de la fiche  Assurer le suivi des Urgent


d’engagement engagements budgétaires

 L’attestation du service fait sur les  Détermination de la nature Urgent


factures des dépenses qui nécessite
l’attestation du service

 Revoir la nomenclature des pièces  Révision de la procédure Urgent


justificatives de la gestion des aides interne de gestion des
aux funérailles, prise en charge ou prestations sociales
avance OMRA et pèlerinage
Organisation  L’organisation budgétaire  Mettre en place un arrête
et
comptable et comptable n’est pas formalisée portant organisation
financière budgétaire et comptable de Court terme
l’AOS
Support  Comptabilisation des opérations  Supprimer le risque de
d’information budgétaires et comptable seulement modification des données et
interne (SIG) que sur un fichier Excel des informations et renforcer la Urgent
rapidité du reporting

 Traitement et exploitation des  La sécurité, la


opérations exécutées sur un support disponibilité, l’exhaustivité des
sécurisé données

 Se conformer à la
réglementation comptable des
associations

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