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1.

1 Le processus achats
On ne peut définir clairement notre problématique sans décrire le processus achats. En effet,
celui-ci représente le chemin que doit parcourir la demande d’achat depuis sa création jusqu’à
sa conversion en un bon de commande et/ou un contrat. De ce fait, il nous semble important
avant toute tentative d’amélioration des délais de traitement des demandes d’achats de
commencer par expliquer les différentes étapes qui constituent ce processus.

Généralement, ce dernier se décompose en six étapes chronologiques. Selon Roger Perrotin et


al. , le nombre d’étapes permettant de couvrir la démarche achats depuis l’expression des
besoins jusqu’à la satisfaction des clients internes ou externes peut différer quelque peu, en
fonction des secteurs d’activité, la taille des entreprises, leur impact national ou international.1

Philippe Petit indique que la schématisation ci-après est celle qui se veut la plus universelle
possible et que celle-ci concerne tout type d’entreprise et tout type d’achat.2

Figure 1: Présentation du processus achats19

Les étapes du processus achats sont :

1.1.1 Analyse des besoins/marché – stratégie 


Cette étape importante représente la démarche du marketing d’achats stratégique. Il s’agit
d’une démarche structurée comprenant :

•Une segmentation des achats par famille technologique ;

1
PERROTIN R. et al. (2007), Le manuel des achats, Editions d’Organisation, Paris.
2
PETIT P. (2016), Toute la fonction Achats, Dunod, Paris.
•Une mesure des enjeux quantitatifs par segment ainsi que de la position concurrentielle
(fournisseurs utilisés) ;

•Une étude de marché : offre/demande :

-Pré évaluation de fournisseurs potentiels,

-Mesure des concurrents à l’achat tant directs qu’indirects

•Une analyse des contraintes (techniques/commerciales, internes/ externes) ;

•Un positionnement des segments dans une matrice risques/profit d’où découle une
déclinaison des stratégies possibles.3

1.1.2 Présélection des fournisseurs 


Appelée également « sourcing », il s’agit de qualifier des fournisseurs à partir de critères
globaux les rendant aptes à être consultés formellement par la suite, dans le cadre d’un achat
ponctuel (constitution d’une « long list ») ou bien de la gestion habituelle du panel
fournisseurs travaillant régulièrement avec l’entreprise. 4

1.1.3 Consultation formelle


Un acheteur obtient du client interne (qui peut être lui-même comme c’est souvent le cas dans
la distribution) la description détaillée du besoin à servir (cahier des charges). Ce qui permet
de lancer un appel d’offres consistant à interroger des fournisseurs présélectionnés. Cette mise
en concurrence donne lieu à une sélection réduite de fournisseurs (« short list ») auprès de qui
l’acheteur négociera. Cette liste doit recevoir l’agrément direct ou délégué du client interne.21

1.1.4 Choix et contractualisation


Pour les entreprises ayant peu de culture achats, c’est le seul domaine d’intervention d’un
acheteur. En effet, c’est à ce moment que se déroulent les négociations éventuelles. Quel que
soit le contexte, cette étape consiste à améliorer les offres des fournisseurs retenus
précédemment. La transparence sur les critères de choix est la règle, facilitée par l’usage de
supports ad hoc

La contractualisation formalise l’accord obtenu avec le fournisseur, qu’il s’agisse d’un acte
ponctuel ou bien l’accord cadre, point de départ de transactions répétées par la suite.5

3
PERROTIN R. et al. (2007), Le manuel des achats, Editions d’Organisation, Paris.
4
PETIT P. (2016), Toute la fonction Achats, Dunod, Paris.
5
PETIT P. (2016), Toute la fonction Achats, Dunod, Paris.
1.1.5 Exécution des contrats
Etape quasiment sans objet pour les achats standard, elle concerne des projets comportant des
interventions multiples de la part du fournisseur et de son donneur d’ordre :

 développements comportant des prestations préalables (tests, échantillons, protocoles,


prototypes...) ;
 industrialisation, qualification spécifique des ressources du fournisseur, puis de son
produit ;
 montée en puissance de la solution proposée...22