LES RENCONTRES THEMATIQUES DE LA CCI-CI

THEME

Du diagnostic des besoins en formation au

plan de formation

Mercredi 10 mai 2017

Rencontre Thématique CCI-CI -10 mai 2017

DU DIAGNOSTIC DES BESOINS EN FORMATION AU
PLAN DE FORMATION

PLAN

I. LE DIAGNOSTIC DES BESOINS EN FORMATION

II. LE MONTAGE DU PLAN DE FORMATION

III. LE FINANCEMENT DU PLAN DE FORMATION

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Rencontre Thématique CCI-CI -10 mai 2017
 I. LE DIAGNOSTIC DES BESOINS DE FORMATION

1. Définition du besoin en formation

• Le besoin en formation est l’expression d’un manque de compétence

ressenti par les acteurs de l’entreprise à un moment donné.

MERCI
• Il se positionne comme résultant d’un accord entre salariés, hiérarchie et
responsable formation.

• Le besoin en formation est définit par Alain MEIGNANT dans son ouvrage
« Manager la formation », comme la résultante d’un processus associant les
différents acteurs concernés et traduisant un accord entre eux sur des
manques à combler par le moyen de la formation.

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 I. LE DIAGNOSTIC DES BESOINS EN FORMATION

2. Les facteurs inducteurs de besoins en formation

Les facteurs à l’origine des besoins en formation sont liés à l’environnement

externe et interne de l’entreprise :

• Orientations et projets stratégiques MERCI

• Projet de changements techniques et organisationnels
• Politique Ressources Humaines
• Objectifs et performance des services
• Objectifs et performance des individus
• Projets individuels

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 I. LE DIAGNOSTIC DES BESOINS EN FORMATION

3. La typologie des besoins en formation

En fonction de l’urgence des problèmes posés et au regard de la politique

formation de l’entreprise les besoins en formation sont hiérarchisés comme
suit :

•
MERCI
A court terme, il s’agit de satisfaire les demandes de perfectionnement
individuel et collectif visant une constante adaptation des individus à leur
poste de travail
• A moyen terme, ce sont les besoins de formation liés à l’accompagnement
de changement organisationnel, à l’évolution des métiers de l’entreprise
• A long terme, il s’agit de préparer l’avenir et d’envisager des solutions
formation pour accompagner un changement de culture, s’approprier une
nouvelle stratégie et permettre sa déclinaison sur le terrain.

Source : « optimiser ses achats de formation » de Ali El Makki et Philippe Joffre

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 I. LE DIAGNOSTIC DES BESOINS EN FORMATION

4. Le recueil des besoins en formation

Le recueil des besoins en formation peut se faire par :

• un questionnaire adressé aux différents services

MERCI
• un entretien avec les responsables des services

• une combinaison des deux premières méthodes

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 I. LE DIAGNOSTIC DES BESOINS EN FORMATION

4. Le recueil des besoins en formation

Le Responsable formation pour amener les responsables hiérarchiques à

s’impliquer davantage dans la démarche peuvent procéder comme suit :

MERCI
• adresser à l’ensemble des responsables les axes prioritaires signés par la
Direction Générale

• leur adresser une « note d’information »avec proposition des dates de

rencontre
• leur envoyer avant l’entretien un guide d’entretien ou un support qui les
aide à réfléchir en termes d’objectifs de formation

• rencontrer les responsables dans leur service et se situer dans leur logique

• prendre en compte les contraintes de service

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 I. LE DIAGNOSTIC DES BESOINS EN FORMATION

5. Analyse des besoins en formation

Quelle que soit la méthode d’identification utilisée, les données recueillies

permettent d’observer les écarts entre la situation actuelle et la situation visée.

MERCI
En définitive, l’ensemble des besoins en formation ainsi obtenus, sera un
regroupement des besoins de formation par postes.

La bonne connaissance de l’entreprise est un préalable :

• son organisation
• son fonctionnement
• et surtout ses objectifs et ses orientations.

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 I. LE DIAGNOSTIC DES BESOINS EN FORMATION

5. Analyse des besoins en formation

Identifier les forces et les faiblesses de l’entreprise. Il s’agit ici de faire une
photographie de toute l’entreprise.

Ces données porteront en général sur :

MERCI
• la définition des fonctions et ses dérivés ; les compétences requises, les
compétences disponibles, les tâches, les responsabilités ;

• les cursus de formation initiale ou professionnelle en rapport avec les postes

occupés et la formation nécessaire à ces postes ;

• les différents tableaux de bord de l’entreprise,

Ces informations recueillies seront classées en points faibles et en points forts

en fonction des objectifs des différentes directions et de l’entreprise.
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 II. LE MONTAGE DU PLAN DE FORMATION

1. La classification des besoins en formation

Elle consiste :
• d’une part à classer les besoins en formation par nature,
• d’autre part, à déterminer les thèmes de formation relatifs à ces demandes.
MERCI
Une fois enregistrées, toutes les demandes font l’objet d’un examen détaillé.

La construction du plan de formation va ainsi partir d’une concertation entre

Responsables de l’entreprise, Responsable en charge de la formation et Acteurs
sociaux. Ce qui est à la base « du management participatif ».

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 II. LE MONTAGE DU PLAN DE FORMATION

2. L’élaboration du cahier des charges

L’élaboration du cahier des charges doit répondre aux préoccupations
suivantes :
• Qui assurera les stages ?
• Quelle sera la durée des stages ?
• Combien coûteront les stages eux - mêmes ? MERCI
• Où se dérouleront les stages ?

Les réponses à ces questions permettront de rédiger un cahier de charges qui

va traduire la demande sous forme d’un contrat, qui servira de base à la
proposition d’intervention du prestataire de formation.

Si l’on se réfère à la norme AFNOR X 50-756, le cahier des charges est un

document contractuel fixant les modalités d’exécution d’une action de
formation ; il contient les éléments administratifs, pédagogiques, financiers et
organisationnels pour atteindre des objectifs déterminés. (Marc DENNERY,
Piloter un projet de formation, 1999)
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 II. LE MONTAGE DU PLAN DE FORMATION

2. L’élaboration du cahier des charges

Les dix rubriques d’un cahier des charges de formation sont :

• Contexte du projet : présentation de l’entreprise, du service, de l’organisation

• Finalité du projet : objectifs stratégiques et opérationnels du projet
• MERCI
Objectif de formation : notamment les compétences à acquérir
• Public cible : profil des apprenants
• Contraintes : matériel, temps, et éventuellement budget
• Processus pédagogique : si cahier des charges « technique »
• Messages clés de la formation : philosophie, valeur, contexte culturel dans
lequel s’inscrit la formation
• Profil de l’organisme de formation et des formateurs : critère et objectifs sur
lesquels portera la sélection
• Volume de formation et planification : nombre de jours, de stagiaires, périodes
de réalisation de la formation
• Dispositif d’évaluation : processus et contenu de l’évaluation
• Processus de sélection : date de remise des propositions, modalité de sélection
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 II. LE MONTAGE DU PLAN DE FORMATION

3. L’appel d’offres
Le marché de la formation est un marché bien particulier.
Il est donc important que l’acheteur de formation le connaisse bien pour sélectionner les
fournisseurs les plus à même de répondre à ses attentes.

MERCI
Il est conseillé de privilégier un appel d’offre restreint.

Il est important de rencontrer les organismes de formation à inviter pour :

• Créer les conditions pour avoir des offres adaptées à ses besoins ;
• Recueillir des idées nouvelles pour son projet ;
• Apprécier les capacités de l’organisme ;
• Se faire une idée de sa disponibilité à collaborer pour le projet.

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 II. LE MONTAGE DU PLAN DE FORMATION

4. La sélection de l’opérateur de formation

Pour la sélection des opérateur de formation, il est souhaitable que :

• Le responsable formation se fasse aider par un comité.

• MERCI
chaque organisme à tour de rôle présente sa proposition et réponde aux
questions du comité.

L’on procède à une négociation sur le coût global de la formation au besoin, en vue de
rester dans les limites du budget prévu.

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 II. LE MONTAGE DU PLAN DE FORMATION

5. La finalisation du plan de formation

Faire des choix et déterminer un ordre de priorité des formations par rapport au budget
disponible et en fonction de l’urgence ou de l’importance des thèmes.

MERCI
Présenter son plan de formation dans un document de synthèse qui pourra ensuite être
vulgarisé au sein de l’entreprise.

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 II. LE MONTAGE DU PLAN DE FORMATION

6. La planification des actions de formation

Il est important que :

• Les formations soient réalisées au moment où les personnes en ont le plus

besoin.
MERCI
• La diffusion des formation tienne compte des contraintes de production de
l’entreprise.

• Un comité de pilotage de l’exécution des formations soit mis en place.

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 III. LE FINANCEMENT DU PLAN DE FORMATION
7. conditions d’accès aux financements du plan de formation par le FDFP

Le dossier soumis par l’entreprise est composé de:

• Une fiche cartonnée correctement renseignée
• Une fiche de demande d’agrément (fiche A) pour chaque action du plan
• Une facture pro forma
MERCI
L’accès au financement du FDFP est soumis aux conditions suivantes :
• L’entreprise est à jour de ses cotisations
• Les bénéficiaires sont les salariés déclarés de l’entreprise
• Les opérateurs de formation retenus sont habilités dans les domaines de
formation
• L’entreprise dépose son dossiers dans les délais

NB : La date limite de dépôt de la demande de financement auprès du FDFP est fixée au

30 Novembre de l’année du plan de formation

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 III. LE FINANCEMENT DU PLAN DE FORMATION
8. Les étapes de traitement de la demande de financement du plan de
formation au FDFP

• La recevabilité du plan de formation

• L’instruction du plan de formation

MERCI
• La validation des résultats de l’instruction par le Comité Technique

• L’ agrément des demandes de financement par la Commission Permanente

• Le dépôt de la Fiche B ou Fiche de demande de remboursement

• Le contrôle de la réalisation

• Le remboursement ou paiement de la prestation

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 CONCLUSION

La Formation Professionnelle Continue (FPC) est un outil d’accompagnement des

changements. Elle fait partie des outils stratégiques de développement de l’entreprise. Il
faut la prévoir, la financer, l’amortir, la comptabiliser.
MERCI
Le plan de formation est la traduction des choix de l’entreprise en terme de formation
professionnelle du personnel.

Pour se doter de Ressources Humaines Compétentes, l’entreprise doit donner des bases
solides a son plan de formation.

Le FDFP en sa qualité d’institution de développement de la formation professionnelle

joue un rôle d’accompagnement de l’entreprise dans la gestion de la formation.

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 MERCI

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