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COMPARATIF LOGICIELS DE

La Gestion Electronique de Documents (G.E.D.) fait référence


aux solutions logicielles permettant de gérer l’ensemble du cycle

G.E.D.
de vie des documents de la création à la suppression.

Les fonctions suivantes sont au coeur de la G.E.D. :


• Création et édition de documents
• Organisation et classement de documents

USAGES
• Recherche plein texte et plein document
• Partage nominatif ou groupé de documents
• Sauvegarde des documents avec historique des versions
• Suppression et restauration de documents

Parmi les tendances lourdes qui tracteront la G.E.D. dans les 5


prochaines années on note les fonctions suivantes :
• Accès en édition aux documents depuis tout type de terminal
via une connexion internet
• Co-édition simultanée de documents entre plusieurs inter-
venants
• Intégration de fonctions sociales pour créer ou valoriser l’in-
formation
Acquisition Création Edition Partage Suppression Archivage
En revanche, les fonctions d’acquisition de documents sont plus
Réversibilité marginales dans les demandes de solutions de G.E.D. En ef-
Dématérialisation Sauvegarde Recherche Organisation Versioning Workflow fet, de moins en moins de documents physiques sont créés au
profit des documents numériques. L’archivage est également
une fonction de moins en moins demandée car les fonctions de
sauvegarde des solutions de G.E.D. sont de plus en plus perfor-
BENEFICES mantes avec des espaces de stockage volumineux et la gestion
des versions des fichiers. L’archivage est principalement utilisé
à des fin légales pour les professions réglementées. Bien que la
réversibilité des données soit un critère majeur pour les clients,
elle est néanmoins peu sollicitée du fait de la fidélité des utilisa-
Gain de temps teurs aux applications SaaS (avec plus de 90% de renouvelle-
ment en 2015).
Collaboration
Bénéfices Les fonctionnalités de workflow sont peu utilisées par les TPE et
Mobilité
majeurs PME bien que le SaaS offre des perspectives intéressantes sur
Procédures et traçabilité ce sujet. Grâce aux A.P.I. et aux passerelles natives il est relati-
vement simple de créer, modifier, ou transférer des documents.
Sauvegarde
En 2015, le marché de la G.E.D. progresse de 4% par rapport à
Bénéfices Rentabilité l’année précédente pour atteindre un volume d’affaires estimé à
secondaires 1,5 Mds.
Ecologie
SELECTION

Ftopia est un acteur fort et spé- Jalios Document System est NetExplorer est une autre so- La solution iExtranet de Oo- Google Drive est connu comme
cialisé de la gestion documen- une solution qui aborde la ges- lution française qui brille sur le drive ajoute une couche colla- faisant partie de la suite Goo-
taire. Sa récente alliance avec le tion documentaire d’abord par marché de la G.E.D. borative sur un environnement gle Apps for Work. Depuis
fournisseur de cloud souverain le levier social. Jalios est une classique existant. Les fonc- Juin 2014, Google propose ce
Cloudwatt renforce sa présence société française qui a fait sa NetExplorer se positionne tions de base de la G.E.D. sont service pour les entreprises
sur le marché à long terme. réputation sur le succès de son comme un expert du partage de toutes présentes : partage, ver- pour concurrencer Microsoft et
réseau social d’entreprise. fichiers, du stockage en ligne sioning, traçabilité, notifications, DropBox.
L’ADN de ftopia repose sur la et du travail collaboratif 100% moteur de recherche, et édition
simplicité, l’ergonomie, et l’éco- Jalios offre un environnement made in France. de documents. En plus de ces L’ADN de Google dont profitent
système professionnel. C’est collaboratif et social essentiel fonctions, iExtranet offre un en- des milliers d’utilisateurs est le
sur ce dernier point que l’édi- à toute entreprise souhaitant La solution dispose de bonnes vironnement très rigoureux qui Full Web. Quasiment 100% des
teur français s’oppose à des offrir les meilleurs outils à ses performances et d’un niveau de permettra aux utilisateurs les fonctionnalités sont disponibles
solutions comme DropBox ou équipes dans le but de créer sécurité à la hauteur des meil- plus exigeants d’évoluer dans via un navigateur Web mo-
GoogleDrive qui sont à l’origine de l’intelligence à travers les leurs standards. NetExplorer est un environnement au niveau de derne. La compatibilité entre les
créées pour les particuliers. procédures et les logiciels. Do- par ailleurs ouvert et accessible leurs attentes. différents systèmes d’exploita-
Ftopia met donc un point d’hon- cument System fait partie d’un via des applications ou des ser- tion est totale à l’exception de la
neur sur la sécurisation de ses ensemble plus important (Digital vices sécurisés. L’ADN de Oodrive est la gestion Synchronisation des documents
infrastructures, des données, et Platform). La suite permet de des espaces de sauvegarde, sur un poste linux qui devrait ar-
des usages. gérer ses documents en ligne La solution dispose de fonctions et de partage de documents. river en 2016.
de manière souple grâce aux asticieuses comme les conver- Cette société française bénéfi-
Son environnement très mo- fonctions d’organisation en dos- sations autour des versions cie d’une infrastructure robuste Google Drive for work gère re-
derne vous permet de créer fa- siers et de partage entre colla- des documents ou la gestion entièrement sur le sol Fran- marquablement bien les conver-
cilement vos dossiers, fichiers, borateurs. La suite respecte les intuitive des meta-données des çais. Oodrive est un acteur de sions de fichiers entre formats
partager vos documents, puis y standards de la gestion docu- documents qui permettent une confiance sur lequel utilisateurs, Google, Microsoft, et OpenOf-
accéder depuis n’importe quel mentaire et offre par ailleurs une meilleure traçabilité et une re- revendeurs, et intégrateurs fice.
terminal. compatibilité totale avec la suite cherche plus efficace. peuvent se reposer.
Microsoft Office. Voici les avantages de la solu-
FTOPIA héberge les données Les points forts de NetExplorer Les fonctions différenciatrices tion :
aux Etats-Unis chez Amazon Les atouts de Jalios Document sont avant tout : d’Oodrive sont les suivantes : • Stockage illimité
Web Services. System sont les suivants : • Gestion astucieuse des ver- • Double-authentification • Rapports d’audit
• Respect des standards sions • Workflow de validation • Administration ultra précise
FTOPIA se distingue sur les • Evolution vers un réseau • Visionneuse de fichiers er- • Signature électronique • Chiffrement des fichiers
points suivants : social d’entreprise gonomique • Archivage à valeur légale stockés et en transit
• L’ergonomie • Intranet • Gestion des meta données • SLA de 99,99%
• L’ouverture (API RESTful) • Support 24h/24, 7j/7
• La sécurité

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COMPARATIF FONCTIONNEL

Gestion documentaire Collaboration


Meta Données éditables OUI OUI OUI OUI NON Intranet & Communauté NON option NON NON option
Synchonisation multi-terminaux OUI OUI OUI OUI OUI Extranet NON option NON NON option
Envoi de liens de téléchargement OUI OUI OUI OUI OUI Base de savoir, wiki NON option NON NON option
Coediter un document en temps réel NON option NON NON OUI Conversations et commentaires NON OUI OUI NON OUI
Vérouillage de documents OUI OUI OUI OUI OUI Gestion de groupes OUI OUI OUI NON OUI
Dossiers partagés OUI OUI OUI OUI OUI Gestionnaire de tâches NON option NON NON option
Documents partagés OUI OUI OUI OUI OUI Fil d’actualités OUI OUI OUI NON OUI
Versions des documents OUI OUI OUI OUI OUI Elections et votes NON option NON NON NON
Revisions et versions OUI OUI OUI OUI OUI Publication et partage de contenu NON option NON NON NON
Import en masse OUI OUI OUI OUI OUI Notes NON option NON NON NON
Modèles de documents NON NON NON NON OUI
Libellés / Tags OUI OUI OUI OUI OUI Administration
Visionneuse photos et vidéos OUI OUI OUI OUI OUI Backup OUI OUI NON OUI option
Editeur de documents textes NON NON NON NON OUI Duplication des données NON NON NON OUI option
Editeur de tableurs NON NON NON NON OUI Gestion des utilisateurs OUI OUI OUI OUI OUI
Editeur de présentations NON NON NON NON OUI Gestion des droits OUI OUI OUI OUI OUI
Librairie de documents OUI OUI OUI OUI OUI Règles de partage des données OUI OUI OUI OUI OUI
Visionneuse de documents OUI OUI OUI OUI OUI Groupes OUI OUI OUI OUI OUI
Synchronisation de documents OUI OUI OUI OUI OUI Gestion des territoires NON NON NON OUI OUI
Recherche simple OUI OUI OUI OUI OUI Tableau de bord OUI OUI OUI OUI OUI
Recherche plein texte NON OUI NON OUI OUI Multi-oragnisations NON NON NON OUI OUI
OCR (Reconnaissance de caractères) NON OUI NON NON OUI Import et export de données OUI OUI OUI OUI OUI
Import de document via email NON OUI NON NON OUI Personnalisation de l’interface OUI NON OUI NON OUI
Horodateur de documents OUI OUI OUI OUI OUI
Envoi de documents par email NON OUI NON NON NON