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PRÉSENTATION GÉNÉRALE

Gestion d’horaires pour médecins

Automatisez la création et la diffusion


des horaires de votre service médical

Utilisée par plus de 40 000 professionnels de la santé


dans plus de 200 établissements de santé

Petal Scheduling est une solution développée par PetalMD. 1 888 949-8601 | petalmd.com
Les médecins responsables de créer l’horaire de leur
service médical doivent tenir compte d’une multitude
de facteurs : absences, ententes contractuelles, exigences
de recherche, compétences, contraintes personnelles, etc.

Petal Scheduling adresse la complexité qui caractérise


la création des horaires des médecins avec une procédure
automatisée et flexible qui fait gagner un temps précieux
au responsable de l’horaire tout en lui laissant le plein
contrôle via des ajustements manuels.

L’horaire est produit rapidement, partagé instantanément,


accessible à partir de n’importe quel appareil et mis à jour
en temps réel lors des échanges de tâches de travail.

Gestion d’horaires pour médecins


La solution Petal Scheduling

Composée de 4 modules qui agissent en complémentarité, la solution de gestion d’horaires


Petal Scheduling simplifie considérablement la création, la diffusion et la gestion des horaires.
Les horaires sont générés à l’aide d’une procédure automatisée qui respecte à la fois les absences
des médecins et les règles du service médical. Une fois créés, les horaires sont maintenus à jour
en temps réel et sont accessibles en tout lieu grâce aux applications mobiles iOS et Android.
Les médecins peuvent envoyer directement leurs demandes d’absence et d’échanges de tâches
de travail à partir de n’importe quel appareil. Toutes ces fonctionnalités représentent un gain
de temps significatif pour l’équipe médicale et pour le responsable de l’horaire, qui garde
un contrôle en tout temps sur les modifications demandées.

Gestion d’horaires pour médecins

Module 1 Module 2
Digitalisation de l’horaire Gestion des absences

Module 3 Module 4
Échanges des tâches de travail Planification des horaires

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Module 1

Digitalisation de l’horaire
Dites adieu aux pertes de temps et aux erreurs causées par les horaires papier.

Le module Digitalisation de l’horaire garantit un


horaire à jour en tout temps et accessible à partir Fonctionnalités clés
de n’importe quel appareil (téléphone intelligent, ·· Accès 24/7 aux horaires individuels
et du service médical
tablette électronique et ordinateur). Les médecins
peuvent recevoir des notifications par courriel ·· Applications mobiles iOS et Android
ou sur leurs appareils mobiles chaque fois qu’un ·· Notifications instantanées
changement est apporté. ·· Modifications aux horaires appliquées
en temps réel

·· Synchronisation avec les calendriers externes


(Google, Outlook, etc.)

4 Gestion d’horaires pour médecins


Fonctionnement

Le module Digitalisation de l’horaire permet aux services médicaux de passer d’un horaire papier ou d’un agenda
informatique non spécialisé (comme Outlook) à une interface pensée spécifiquement pour les médecins.
Les médecins ont tous accès à leur horaire personnel et à l’horaire du service médical à partir de n’importe quel
appareil grâce aux applications iOS et Android. Ils peuvent recevoir des notifications instantanées pour toute
modification ou demande, selon les préférences choisies dans leur profil.

Chaque modification de tâche de travail est appliquée en temps réel, ce qui évite aux médecins de communiquer
les changements manuellement et au responsable de générer une nouvelle version de l’horaire. Le module
Digitalisation de l’horaire assure ainsi un horaire valide en tout temps et accessible en tout lieu, éliminant plusieurs
étapes et erreurs de communication.

Notifications instantanées personnalisables


À partir de leur profil, les médecins peuvent choisir
dans quelles circonstances ils préfèrent recevoir des
notifications. Par exemple, un médecin peut choisir
de recevoir des notifications par courriel lorsqu’une
tâche de travail lui est proposée, mais des notifications
mobiles pour tout ce qui concerne les événements.

Synchronisation avec les calendriers externes


L’horaire généré dans Petal Scheduling peut être
synchronisé avec les autres calendriers utilisés par
les médecins, comme Google Agenda, Outlook ou iCal.
De cette façon, les médecins consultent un seul
calendrier pour avoir une vision globale de leur emploi
du temps.

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Avantages pour le responsable de l’horaire

·· Partage l’horaire à tous les médecins du service médical ·· Utilise un calendrier conçu spécialement pour
simultanément une fois la planification terminée les médecins

·· N’est plus contraint de communiquer manuellement ·· Est toujours au fait des modifications à apporter
les changements apportés à l’horaire à l’horaire grâce aux notifications instantanées

Avantages pour les médecins du service médical

·· Ont accès à un horaire à jour et facile à consulter ·· Sont informés en temps réel des modifications
à partir de n’importe quel appareil à l’horaire

·· Évitent les risques d’erreur liés à la consultation ·· Peuvent répondre rapidement aux différentes
d’un horaire désuet demandes de changement d’horaire

Saviez-vous que… ?
Petal Scheduling est hébergée sur les serveurs
infonuagiques réputés de Microsoft Azure
pour un maximum de sécurité et de
confidentialité. La solution est conforme aux
normes de sécurité canadiennes PIPEDA et
à plusieurs normes internationales telles que
ISO 27001, HIPAA, FedRAMP, SOC 1 et SOC 2.

6 Gestion d’horaires pour médecins


Module 2

Gestion des absences


Gagnez du temps en centralisant les demandes d’absence des médecins.

Le module Gestion des absences permet aux


médecins de saisir leurs demandes d’absence Fonctionnalités clés
de manière autonome à partir de n’importe quel ·· Saisie des demandes d’absence par les médecins
appareil. Cette opération représente un gain ·· Approbation des demandes d’absence
de temps important pour le responsable de ·· Rapports d’absences
l’horaire, qui n’est plus contraint de coordonner des
·· Limitation du nombre d’absences
demandes provenant de plusieurs outils (papier,
courriel, téléphone, document électronique, etc.).

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Fonctionnement

Le module Gestion des absences profite non seulement au responsable de l’horaire, mais également à tous les
médecins du service médical. Les médecins saisissent eux-mêmes leurs demandes d’absence à partir de n’importe
quel appareil, ce qui signifie qu’ils gagnent en autonomie tout en s’assurant que le responsable de l’horaire a les
bonnes données en main. Quant au responsable de l’horaire, il obtient facilement les demandes d’absence de
tous les médecins sans devoir les regrouper manuellement.

La centralisation des demandes d’absence représente un gain de temps significatif au moment de la planification
des horaires. Les demandes d’absence ne sont pas éparpillées sur de multiples supports (message vocaux, papiers,
courriels, documents électroniques, etc.) au moment de planifier l’horaire. La saisie des absences par les médecins
se fait directement à partir du calendrier pour un ou plusieurs départements. Les absences peuvent être saisies non
seulement pour la période en cours, mais également pour les périodes futures. Par exemple, un médecin peut saisir
une absence cinq mois à l’avance, même si son service médical fonctionne avec des périodes de trois mois.

Approbation des demandes d’absence

Le responsable de l’horaire peut choisir s’il souhaite ou non approuver les demandes d’absence des médecins
avant que celles-ci deviennent effectives. Il peut choisir quel type d’absence nécessite ou non une approbation.
Dans tous les cas, il peut recevoir des notifications afin d’être informé des changements apportés à l’horaire.

8 Gestion d’horaires pour médecins


Rapports d’absences

Le module Gestion des absences offre également la possibilité de produire des rapports d’absences
personnalisés selon les types d’absence et la période de temps choisie. Le responsable de l’horaire peut
générer un fichier sommaire pour tout le service médical, tandis que les médecins peuvent produire
des rapports de leurs propres absences.

Avantages pour le responsable de l’horaire

·· N’est plus contraint de saisir manuellement ·· Reçoit des notifications instantanées lors
les demandes d’absence des médecins des demandes d’absence

·· Centralise les données d’absence à même l’outil


de planification d’horaires

Avantages pour les médecins du service médical

·· Peuvent soumettre leurs demandes d’absence ·· Sont assurés que le responsable de l’horaire travaille
rapidement à partir de n’importe quel appareil, pour avec les bonnes données d’absence
tous les départements auxquels ils sont rattachés
·· Reçoivent des notifications instantanées lors de
l’approbation ou du refus d’une demande d’absence

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Module 3

Échanges des tâches de travail


Simplifiez le processus d’échanges de tâches de travail entre médecins.

Le module Échanges des tâches de travail facilite


la coordination liée aux échanges de tâches Fonctionnalités clés
de travail entre les médecins du service médical. ·· Échanges de tâches de travail entre médecins
Selon les permissions octroyées par le responsable ·· Espace virtuel pour proposer des tâches de travail
à tous les médecins du service médical
de l’horaire, les médecins peuvent échanger leurs
tâches de travail entre eux de façon autonome, ·· Historique complet des échanges de tâches
de travail
ou encore les proposer à l’ensemble des médecins
du service médical. ·· Personnalisation des droits accordés aux
médecins pour les échanges de tâches de travail

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Fonctionnement

Le module Échanges des tâches de travail permet d’offrir une tâche de travail à un médecin ou à l’ensemble
du service médical sans que le responsable de l’horaire soit obligé de coordonner l’échange. Le responsable
de l’horaire peut toutefois déterminer le niveau d’autonomie octroyé aux médecins lors des échanges. Il peut
par exemple configurer Petal Scheduling de façon à ce que certaines tâches de travail nécessitent son approbation
avant d’être échangées.

Les demandes d’échanges de tâches de travail peuvent être envoyées directement à partir du calendrier personnel
des médecins. Les médecins peuvent suivre l’état de leurs demandes à partir de n’importe quel appareil et recevoir
des notifications lorsqu’elles sont approuvées ou refusées. Quelles que soient les modalités d’approbation
choisies par le responsable de l’horaire, ce module accélère et facilite le traitement des échanges de tâches de travail
pour l’ensemble du service médical.

Espace virtuel pour proposer des tâches de travail

En plus d’offrir aux médecins la possibilité d’échanger des tâches de travail de façon autonome, ce module permet
d’afficher une tâche de travail sur un espace virtuel afin de la proposer à l’ensemble du service médical. Dès qu’un
médecin accepte la tâche de travail offerte, l’horaire se met automatiquement à jour et une notification est envoyée
aux personnes concernées. Comme pour toute demande de modification à l’horaire, le responsable peut choisir
d’approuver ou non l’échange avant qu’il devienne effectif.

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Avantages pour le responsable de l’horaire

·· Gagne du temps en déléguant les échanges de tâches ·· Est avisé de tous les échanges de tâches de travail
de travail grâce aux notifications

·· Garde un contrôle sur l’horaire en tout temps grâce


aux critères d’approbation flexibles

Avantages pour les médecins du service médical

·· Sont plus autonomes dans la gestion de leurs tâches ·· Ont accès à un espace virtuel leur permettant d’offrir
de travail des tâches de travail à l’ensemble du service médical

12 Gestion d’horaires pour médecins


Module 4

Planification des horaires


Générez un horaire optimal et gagnez du temps grâce à une procédure automatisée.

Le module Planification des horaires est le module Fonctionnalités clés


le plus complet de la solution de gestion d’horaires ·· Procédure automatisée de création d’horaires
Petal Scheduling. À l’aide d’un algorithme complexe ·· Règles de groupe et personnelles
qui tient compte des règles du service médical,
·· Comptabilisation des tâches de travail avec
des règles personnelles des médecins, des absences gestion de la distribution
et de la distribution souhaitée des tâches de travail, ·· Variables de planification flexibles
ce module génère automatiquement un horaire (absences, blocages, et compétences)
optimal pouvant être ajusté manuellement au besoin. ·· Suivi des assignations des tâches de travail
pour chaque médecin

·· Rapports d’équité exportables (Excel)


·· Gabarits d’horaires par semaine type
·· Modification manuelle des tâches de travail

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Fonctionnement

Le module Planification des horaires fait gagner un temps significatif au responsable de l’horaire en proposant
rapidement une distribution optimale des tâches de travail. La procédure automatisée de Petal Scheduling
produit un horaire qui tient compte de variables de planification propres à la réalité du service médical telles
que les indisponibilités des médecins, les règles personnelles et de groupe, la distribution souhaitée des tâches
de travail, les ententes contractuelles des médecins, les exigences de recherche et les compétences. En tout
temps, le responsable de l’horaire peut apporter des modifications manuellement à l’horaire suggéré par
la procédure automatisée.

Ce module permet également de produire des gabarits d’horaires par semaine type de médecin. Ces gabarits sont
flexibles et peuvent être utilisés pour certains médecins ou certaines tâches de travail exclusivement. La procédure
automatisée propose alors une distribution des tâches de travail en s’appuyant à la fois sur les gabarits et sur les
autres composantes de planification.

Règles de groupe et personnelles

Les règles de groupe et personnelles sont l’une des composantes prises en compte lors de la distribution automatique
des tâches de travail. Elles permettent par exemple de limiter le nombre de tâches de travail assignées sur une
période précise, d’éviter que deux médecins travaillent simultanément ou encore d’imposer un espace de temps
minimum entre deux types de tâches de travail.

Les règles de groupe et personnelles peuvent être configurées selon deux niveaux de rigidité. Elles peuvent être
fortes, ce qui signifie que le système n’outrepassera jamais ces règles, ou souples, ce qui signifie que le système
tentera de respecter ces règles au mieux.

Exemples de règles de groupe et personnelles

·· Pas plus de 13 affectations par mois pour Dr A ·· Aucune affectation les lundis et les vendredis
·· Pas plus de 3 jours consécutifs d’affectation pour Dr B pour Dr E

·· Aucun médecin ne peut travailler 2 fins de semaine ·· Minimum de 2 jours d’espacement entre deux
de suite tâches de travail X

·· Dr C ne peut pas travailler en même temps que Dr D ·· Seulement un membre d’une équipe X peut faire
les tâches X, Y et Z à la fois

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Comptabilisation des tâches de travail et gestion de la distribution

Le module Planification des horaires affiche la comptabilisation des différents types de tâches de travail en temps
réel lors de leur assignation. Il permet également d’établir des objectifs de distribution des tâches de travail pour
chaque médecin en fonction de leurs compétences, de leurs contrats ou des règles établies par le service médical.

Par exemple, le responsable de l’horaire peut fixer l’objectif suivant : tous les médecins du service médical devraient
se voir assigner un minimum de 10 tâches de travail spécifiques (ex. : tâche de garde), à l’exception d’un médecin
en particulier, qui doit en faire 5 en raison de sa spécialité ou de son entente contractuelle. Pendant la création
de l’horaire, le responsable pourra voir où en sont les différents médecins par rapport à cet objectif et ajuster
la distribution des tâches de travail au besoin.

Rapports d’équité exportables (Excel)

Le responsable de l’horaire peut extraire un fichier sommaire indiquant combien de tâches de travail étaient
assignées à chaque médecin au moment où l’horaire a été publié. Il peut également produire un rapport qui reflète
la distribution actuelle des tâches de travail, c’est-à-dire qui tient compte des échanges de tâches de travail
effectués depuis la publication de l’horaire. Au besoin, le responsable de l’horaire peut comparer ces deux rapports
afin de voir dans quelle mesure la distribution actuelle est différente de la distribution initiale.

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Avantages pour le responsable de l’horaire

·· Gagne du temps en automatisant la planification ·· Assure la bonne transmission des règles du service
des horaires médical lors d’un changement de responsable
de l’horaire
·· Produit un horaire optimal dans le respect des règles
de groupe et personnelles ·· Adresse les enjeux de l’horaire au fur et à mesure
de sa construction grâce à la procédure automatisée
par étape

Avantages pour les médecins du service médical

·· Sont assurés de recevoir des tâches de travail ·· S’assurent de la pérennité des règles du service
conformes aux règles définies et aux demandes médical et du processus de planification lors d’un
envoyées changement de responsable d’horaire
·· Profitent d’une distribution équitable des tâches
de travail spécifiques au sein de leur service médical

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6 raisons de choisir Petal Scheduling

1. Une expérience d’utilisation adaptée à la réalité des médecins

Les détails de chacune des fonctionnalités ont été minutieusement pensés en collaboration avec des médecins
et des responsables d’horaires afin de répondre efficacement aux défis quotidiens des services médicaux.

2. Un service d’accompagnement clé en main

Un consultant expérimenté procède à la collecte d’information sur le groupe de médecins, crée les règles
du service médical et produit le premier horaire en collaboration avec le responsable.

3. Une satisfaction garantie

L’expérience générale des médecins se reflète par un taux de satisfaction de 98 % pour l’entièreté du processus
d’implémentation, c’est-à-dire de la première rencontre jusqu’à la mise en ligne de la solution.

4. Une expertise de haut niveau

La solution Petal Scheduling fait partie de la grande famille des outils de productivité développés par PetalMD,
une entreprise comptant plus de 60 employés incluant une équipe de service et de soutien technique vouée
à améliorer l’efficacité des établissements de santé.

5. Des standards élevés

Toutes les solutions développées par PetalMD sont hébergées sur des serveurs canadiens du « Cloud » privé
Microsoft et respectent les normes de sécurité PIPEDA. Les améliorations du système sont incluses dans
la maintenance effectuée par PetalMD.

6. Un soutien technique post-implémentation

Une fois l’implémentation terminée, les utilisateurs de Petal Scheduling ont accès à un soutien technique via notre
système de demandes en ligne et par téléphone. De plus, un centre d’aide en ligne est disponible en tout temps.

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Des utilisateurs satisfaits

« Avant, le responsable de l’horaire de chaque service médical imprimait l’emploi du temps


de son équipe et le donnait au personnel administratif chargé de l’inscrire dans l’intranet.
Le moindre changement apporté à l’horaire obligeait les responsables à refaire tout
le processus de divulgation. Avec Petal Scheduling, les médecins des chaque service médical
effectuent eux-mêmes les modifications à leurs horaires à partir de l’interface de l’outil
accessible au personnel administratif, ce qui évite de refaire tous les processus. »
Médecin-chef d’un département d’urgence, utilisateur de Petal Scheduling

« Le logiciel crée automatiquement un horaire avec des quarts qui sont mieux répartis,
ce qui a un effet positif sur l’équilibre travail-vie personnelle des médecins de notre
département car ils ont plus de temps pour se reposer entre leurs quarts de travail. »
Médecin responsable de l’horaire d’un département d’urgence, utilisateur de Petal Scheduling

« J’ai travaillé avec d’autres solutions et ce qui me plaît de Petal Scheduling est que le
responsable de l’horaire garde le plein contrôle de la création et de la gestion des horaires. »
Responsable de l’horaire d’un département d’urgence, utilisateur de Petal Scheduling

40 000 1 400 200


professionnels de la santé départements hospitaliers établissements de santé

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Solution complémentaire
à Petal Scheduling

Plateforme hospitalière PetalMD

Conçue pour optimiser la performance des hôpitaux, cette solution centralise les horaires des médecins de tous
les services médicaux afin de consolider et de faciliter la communication des listes de garde et des tâches cliniques.

Le personnel a accès à une liste de garde à jour à partir de leur appareil mobile ainsi qu’à une messagerie sécurisée
qui assure la confidentialité des échanges entre les différents membres du personnel. La Plateforme hospitalière PetalMD
permet également d’offrir la prise de rendez-vous en ligne et les rappels automatisés aux patients.

Employés
DSP/Médecins Téléphonistes (Personnel infirmier,
techniciens, etc.)

Console hospitalière

Petal Scheduling - Gestion d’horaires pour médecins

Soins intensifs Urgence Obstétrique Cardiologie …

Messagerie sécurisée

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Découvrez Petal Scheduling avec
une démonstration personnalisée

Vous verrez les fonctionnalités de Petal Scheduling en action et pourrez poser


vos questions à l’un de nos conseillers spécialisés afin de mieux comprendre
comment l’outil s’adapte à la réalité et à la spécialité de votre service médical.

Appelez-nous au 1 888 949-8601 pour demander une démonstration !

Pour plus d’information, communiquez avec


un conseiller spécialisé au 1 888 949-8601.

petalmd.com
Leader canadien dans le domaine de la santé numérique,
PetalMD développe des solutions Web innovantes
pour simplifier le quotidien des médecins et améliorer
l’efficacité des établissements de la santé.
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