14/09/2017
Contenidos
SISTEMAS
CONTABLES
Unidad 11
Subsistema Fondos
2016
SC U 11 - Guia de Estudio 2017 1 SC U 11 - Guia de Estudio 2017
CONCEPTO de FONDOS:
Consideramos fondos a la existencia de dinero en
efectivo en caja y bancos del país y del exterior y otros
valores de poder cancelatorio y liquidez similar.
a) ¿qué significa PODER CANCELATORIO?
b) ¿qué significa LIQUIDEZ? irrestricta
c) ¿en que parte del Plan de Cuentas puede
identificarse la función de Fondos?.
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1.- Administración de fondos. Función Fondos – Contenidos
subsistema – departamentalización. Tesorería; normas
internas. Cobranzas, depósitos y pagos: instrumentación
y circuitos administrativos. Vinculación con el sistema de
b) Egreso de fondos: pagos: concepto de la función
pagos; medios y modalidades de pagos.
contabilidad general. Ley anti-evasión. Aspectos a tener
en cuenta.
Retenciones impositivas a practicar. Depósitos
bancarios; colocaciones de fondos. Cuentas y
2.-Procesamiento contable. Modalidades. Circuitos documentación especificas.
documentales.
c) Planilla de caja. Concepto, diseño y utilización.
a) Ingreso de fondos: cobranzas: efectivo, Cheque
T. de C. y debito; Transferencias bancarias. Prestamos:
Diferenciación con planilla de cobranzas.
clases, docum. crédito y garantía; documentación 3.- Políticas contables del subsistema: de
registrable y no registrable. Dto. documentos y reconocimiento contable, de control interno y
Cheques propios y de 3ros. Cuentas y documentación documentación respiratoria
especificas.
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FUNCION FONDOS Función Fondos (Tesorería)
La función de la Tesorería es reflejar todas las
Se encuentra presente en todo tipo de organización.
entradas y salidas de dinero o cheques sin excepción ,
los importes deberán ir acompañados con un detalle La Función Tesorería es una área clave para el control
preciso y breve para su rápida identificación y del interno en general, por cuanto a través de sus
comprobante correspondiente ( ordenes de pago y actividades fluye todo el dinero de la empresa.
partes de cobranzas y/o acreditaciones bancarias) De allí que sus normas de control interno operativo y
INCLUYE todas las actividades vinculadas a también contables sean mas extensas
la administración y custodia de las fondos de una
organización.
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Función Fondos: Actividades Secuenciales
Las actividades que surgen en la secuencia de
procesamiento de la Tesorería son
a- Cobranzas
b- Pagos
c- Depósitos en cuentas Corrientes Bancarias
d- Emisión de cheques
e- Planificación de Recursos y necesidades financieras
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SUBSISTEMA FONDOS
• Es la representación teórica (mediante un enfoque
sistémico) de la función fondos, fluye SOLO la
información contable, NO la meramente Operativa
• Refiere a la PORCION de las actividades de la función
fondos, con impacto en ALGUNO de los ELEMENTOS
del SIC.
• NO SIEMPRE genera registración contable
• Es una función que se vincula en forma directa de DOS
funciones del ciclo operativa básico: Pagos y Cobranzas.
• Gran partes de sus procedimientos de Control
Operativo también son Contables.
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Actividades Función Fondos (tesorería)
La amplitud de esta función hace que este a cargo de
distintas personas y (también el ciclo operativo). Se
subdivide en:
1. a- Función ingreso de fondos (Cobranzas – obtención
de fondos de otras fuentes)
2. b- Función Egreso de Fondos (Pagos - Depósitos -
transferencias –
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DEPARTAMENTO FONDOS
• Existencia; según tamano de la organizacion. Existe
con frecuencia.
• Se vincula estrechamente a la estructura
organizativa de la empresa. En empresas medianas
esta formalizada en forma separada ingresos y
egresos.
• Con frecuencia por su trascendencia esta departa
mentalizada
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Actividades de la Función Fondos
• Administrar los fondos de un ente
• Custodiar los fondos de un ente
• Guardar documentación vinculada al movimiento de
fondos (Ej. Chequeras en blanco)
• Efectuar pagos y depósitos
• Recibir cobranzas por cualquier motivo
• Administrar Fondos Fijos
• PLANIFICAR la actividad financiera
• Selección de personal
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Normas internas Operativas de tesorería.
• Procedimientos para pagos, cobros y depósitos
• Asignación de responsabilidades
• Distribución de funciones
• Medidas de autorización
• Procedimientos de autorización
• Custodia chequeras, docum. a cob. y similares
• Fijación del perfil del personal
• Determinación de los circuitos documentales
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Circuito Administrativo Tesorería
Operaciones relacionadas con FONDOS
Se vinculan con el SIC, porque exteriorizan y
documentan las variaciones patrimoniales que surgen
por la Administración de Fondos.
• Circuito de cobranzas
• Circuito de recepción de valores
• Circuito de pagos mayores
• Circuito de pagos menores.
• Circuito de depósitos y transferencias.
• Procedimientos para pagos, cobros y depósitos
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Restricciones a los pagos en efectivo
El contexto económico .- financiero afecta a este
subsistema. Identificamos:
• Ley Antievasión: - Restricciones legales de la ley para
Pagos superiores a $ 10.000.- Decreto 434/00 del
1/06/2000.
• Ley de Cheques: Pagos superiores a $ 1.000.-
• Normas impositivas, imponen el depósito
con cheque a cifras superiores a $ 1.000.-
• Normas del ente. Normas internas de funcionamiento.
Importantes para el control interno y la seguridad de los
fondos.
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Circuito Tesorería y el SIC VINCULACIÓN con Contabilidad General
Circuito de cobranzas: Minutas para registrar movimientos de fondos: Pllas
de Caja, Cobranzas, Fondo Fijo, con documentacion, y
1. Forma de vinculación minutas.
2. Doc. Vinculada: Recibos - Planilla de Cobranzas – Con Registracion Indirecta Asiento Resumen de los
3. Variación Aumento de ACTIVO subdiarios pertienentes.
4. Banco / Recaudaciones a Depositar / Efectivo El Resultado de controles (arqueos, conciliaciones).
5. Clientes – Anticipos de Clientes. Informacion documentada s/prestamos obtenidos
Otros: Medios de financiación, préstamos,
intereses, colocaciones temporarias de fondos, etc.
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Comprobantes Ingresos de Fondos
Ingresos de Fondos
• Facturas de Ventas de contado
• Representan ingresos de dinero en efectivo,
• Recibos de Cobro
cheques de terceros, moneda extranjera a la caja o
a las cuentas bancarias • Rendiciones de Cobradores
• Origen: cobranzas, transferencias bancarias, prest. • Boletas de depósitos bancarios de los clientes
obtenidos, descuentos de documentos, integración • Cheques propios cobrados
de aportes a la tesorería o en las cuentas bancarias • Documentos a cobrar
• La lógica empresarial implica que estos ingresos • Extractos Bancarios
de fondos deben superar los egresos para • Prestamos bancarios.
obtener rentabilidad. • Depósitos de cuentas recaudadora de s cobradores
• Podemos diferenciar ingresos ordinarios o • Comprobantes de Cajeros automáticos
extraordinarios de fondos. • Planilla de caja Ingresos y Egresos
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Procesamiento Contable Ingresos de Fondos
• Efectos Contables: aumento de las disponibilidades,
contrapartida una disminución de activo (crédito),
asumir un pasivo (préstamo) o incluso reconocer un
resultado (donación).
• Procesamiento de los ingresos de Fondos. Varían
según el sistema de registración, el medio de
procesamiento,, tocando planes de cuentas para la
información analítica
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Procesamiento Contable Egresos de Fondos
• Efectos contables: Debe reflejar las variaciones de
activos y de pasivos, incluso reconocer un resultado
• Egresos: salidas por pagos, por depósitos bancarios
en cta. cte., plazo fijos, compra de inversiones
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Egresos de Fondos
• Reflejan salida de fondos de la caja o de las cuentas
bancarias de la organización.
• Incluyen los gastos y las inversiones, aunque sus
efectos patrimoniales son opuestos.
• También los depósitos en bancos.
• Elementos: efectivo, cheques de terceros en cartera,
cheques propios, reducción saldos en cuentas
bancarias por debito.
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Movimientos de Fondos
• Los ingresos y egresos de fondos se vinculan con el
llamado flujo de efectivo el cual podrá ser negativo o
positivo
• La gestión implicar conocer y supervisar cuánto
dinero egresa/ingresa, para su planificación.
• Una organización necesita controlar sus egresos para
poder hacer frente en forma oportuna a sus
obligaciones operativas.ectua a lo largo del ejercicio
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Comprobantes EGRESOS Fondos
• Facturas de Proveedores de contado
• Recibos de Pago.
• Cheques: en todas sus modalidades
• Recibos de Liquidación de haberes
• Documentos a pagar
• Boletas de Depósitos Bancarios
• Extractos Bancarios
• Constancia de pagos de Impuestos Aportes
• Planilla de Caja de Ingresos y Egresos
• Resumen bancario de débitos automáticos
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Planilla de caja
• Registra los movimientos de fondos ocurridos durante
el día –semana-. Se subdivide en dos secciones:
INGRESOS de Fondos y EGRESOS de Fondos
• Funcionamiento: Mas simple, pero similar a un sub-
diario de ingresos y egresos.
• Inicio: saldo del día anterior (o dinero asignado por
tesorería). Se adicionan los ingresos de fondos, y se
deducen los egresos, ambos documentados. La suma
algebraica debería ser el dinero al final de día.
• Controles: Arqueos en el momento de su rendición y
entrega del dinero.
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Planilla de caja
• Documentación respaldatoria: toda la documentación
que justifique ingresos/egresos de fondos indicados en
la planilla.
• Rendición. Periodicidad . Estará fijada por las políticas
operativas que la pusieron en funcionamiento.
Participa el responsable y supervisor
• Minuta contable: Se efectuará una minuta contable,
pudiendo la misma planilla de Caja funcionar como
minutas para la registración contable
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Cuenta corriente bancaria
• La cuenta corriente bancaria es un contrato
mediante la cual una persona deposita en una
cuenta corriente bancaria sumas de dinero
(metálico), y que podrá ir retirando por medio de
cheques, extracciones en cajero automáticos,
autorizando débitos automáticos por conceptos
diversos.
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Planilla de caja. Aspectos a considerar
• UTILIDAD de su implementación
• La planilla de caja transmite información contable al
SIC?
• Implicaría una descentralización del Diario General?
• Que la respalda la planilla de caja?
• Qué sistema de Archivo sería de utilidad para la
documentación involucrada?
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Cheques
• Es una orden de pago, pura y simple, librada
contra un Banco en el cual el librador tiene fondos
suficientes depositados a su orden en cuenta
corriente o posee una autorización para girar en
descubierto.
• Tres son las personas que intervienen en la
emisión y/o cobranza de un cheque:
– El Librador
– El Banco Librado
– Beneficiario
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Planilla COBRANZAS
Registra ingresos de fondos por cobranzas
realizadas a terceros en determinadas organizaciones.
Contiene exclusivamente información de ingresos de
fondos, origina la emisión de un recibo:
Funcionamiento simple: parte de un saldo inicial
cero. Al final del día el saldo estará dado por el total de
cobranzas respaldados por recibos.
Control: siempre con un arqueo hecho por el
supervisor que recibe el dinero.
Conexión con el SIC: Minuta contable registrable.
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Cheques de pago Diferido
Es una orden de pago librado a una fecha
determinada, contra una entidad autorizada, en la
cual el librador – a la fecha de vencimiento – debe
tener los fondos suficientes para hacer frente o
autorización para girar en descubierto.
Constituyen fuente de financiación.
Para el adecuado control interno deberían registrase
en una cuenta especifica.
Cuentas a utilizar: Especificas a la situación.
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Descuento de documentos
Funcionan como una fuente de financiación.
Procedimiento: el banco ANTICIPA, a la
organización el importe de los créditos antes de su
vencimiento y cobrando gastos administrativos e
intereses por el periodo deduciéndolo del importe
total a acreditar
• Existen dos tipos de descuentos bancarios
 Descuento de documentos propios
 Descuento de documentos de terceros en cartera.
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Políticas contables Particulares
• Normas contable sobre documentación del
Subsistema Fondos: Minutas, Recibos, O. de P. Pago,
Boletas de Depósito, contratos etc.
• CIRCUITOS: del flujo de información contable.
• ARCHIVOS:Toda la documental se archiva en la
empresa y por funciones. Dentro del subsistema
fondos la documentación emitida PODRÁ será
archivada siguiendo los siguientes criterios:
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Préstamos
o Dentro de las modalidades para conseguir fondos
podemos nombrar a los:
o Descubiertos en cuenta corriente
o Descuentos de documentos a sola firma
o Documentados con pagares de terceros endosados
y • CONTROLES contables vinculados a la función fondo
o Prestamos con garantía Real.
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Control Interno de la función Fondos
La actividad operativa de control interno es
profunda e importante (algunos de esos serán
operativo contables.) El control es importante
siempre trae involucrado el desvío de fondos.
 Separación de funciones entre el manejo de fondos
y la registración de las operaciones
 Concentración de responsabilidades de la custodia
de fondos
 Separación de los fondos proveniente de Cobranzas
con los destinados a pagos
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Políticas contables Particulares
• PLAN DE CUENTAS. Referidas principalmente al Rubro
Caja y Bancos, y vinculadas con medios de
financiación otorgados y recibidos (Créditos y Deudas)
• ASIENTOS TIPOS: operaciones repetitivas de Cobros,
Pagos y Depósitos, Asientos Resúmenes de
integración.
que impactan en el SIC.
• COMPROBANTES aquellos que den origen a
resgistraciones originadas por movimientos de fondos
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Control Interno de la función Fondos
 Rotación del personal que interviene en el manejo de
fondos
Control de autorizaciones de los Descuentos concedidos
y aceptados por algún nivel decisorio.
Controlará las Retenciones de Impuestos al
I.V.A./GANANCIAS/INGR. BRUTOS.
Controles cruzados con Ordenes de Pago.
Control de talonarios de cheques.
Control y custodio de los talonarios de recibos de
cobranzas.
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Normas de control interno operativas y

Procedimientos de control interno Procedimientos de control interno
contables
operativas y contables operativas y contables
• Normas contable sobre documentación del Sub- • Arqueo. • Conciliación bancaria.
sistema Fondos: Minutas, Recibos, O. de P. Pago, • Objetivo. • Objetivo.
Boletas de Depósito, contratos etc. • Periodicidad. • Periodicidad.
• Arqueos y conciliaciones bancarias. • Quiénes participan en el arqueo. • Quienes participan en la conciliación.
• Documentación generada por este • Documentación generada por este
• CIRCUITOS: del flujo de información contable.
procedimiento. procedimiento.
• ARCHIVOS: Toda la documental se archiva en la • Quiénes deben firmar o suscribir la • Quiénes deben firmar o suscribir la
empresa y por funciones. Dentro del subsistema documental que surge en dicho proceso de documental que surge en dicho proceso de
fondos la documentación emitida PODRÁ será control. control.
archivada siguiendo los siguientes criterios:
• Qué ajustes contables habituales genera? • Qué ajustes contables habituales genera?

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