Matéria – Contabilidade

CONCILIAÇÕES – ASPECTOS GERAIS

SUMÁRIO
1. Introdução
2. O Papel do Contador
3. Sistemas de Informação
4. Antecedentes ao Registro Contábil
5. Função da Conciliação
6. Correção de Lançamentos
7. Controles Internos e Externos
8. Balancete e Razão
9. Posição de Contas
9.1. Pendências de conciliação
10. Roteiro Básico para Conciliação

1. Introdução
A conciliação de conta em muitas empresas tem deixado de ser uma tarefa exclusiva da contabilidade. A
descentralização dos registros e do controle dos diversos itens do patrimônio faz com que praticamente toda a
empresa esteja envolvida no processo de conciliação.
A utilização de controle de gastos por centros de custos também gera a conferência das despesas,
registradas pelo próprio setor em que elas incorreram por meio da aferição da exatidão dos gastos constantes
do relatório pelos gerentes responsáveis.
Os sistemas integrados de informação normalmente agilizam o processo de entrada de dados e eliminam
tarefas paralelas como, por exemplo, a integração dos sistemas de controles de estoques com os livros de
Registro de Entradas, de Inventário e de Apuração do ICMS e do IPI, que normalmente são alimentados uma
única vez, não havendo dupla inserção de dados no sistema de estoque e no sistema fiscal.
Os setores financeiros e de tesouraria também utilizam sistemas integrados. Os códigos de barras
possibilitam a liberação eletrônica de pagamentos. Em muitas empresas, eliminou-se inclusive a emissão de
cheques, que deram lugar a borderôs e autorizações de débitos on-line com o banco.
Os sistemas de tesouraria e fluxo de caixa permitem o confronto automático dos registros feitos pelo
banco e pela tesouraria. É a conhecida conciliação bancária eletrônica.
Em meio a todo esse avanço tecnológico e agilização dos processos, poderíamos tranquilizar-nos em
relação às conciliações, pois estariam eliminados gargalos operacionais que necessitavam de dupla
conferência. Todavia, na prática, vemos que nem tudo funciona como o planejado. Alguns desenhos de
sistemas acabam criando dificuldades que, em razão da não existência de controles paralelos para
confrontação, deixam vulnerável todo o sistema de informações da empresa. A conciliação que adotava
técnicas de confronto entre sistemas alimentados independentemente, hoje, necessita utilizar meios de
conferência por amostragem ou até mesmo que cubram todos os itens de determinadas operações ou
processos para que seja possível sanar os problemas identificados. Em muitos casos, a conciliação virou
praticamente uma auditoria.

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2. O Papel do Contador
Nesse ambiente, o contador necessita que todos os setores e departamentos da empresa estejam
empenhados na solução das pendências identificadas pela contabilidade ou por eles próprios.
Transitar entre os interesses particulares de cada setor e convencer as pessoas envolvidas de que não é
possível obter relatórios contábeis confiáveis se a conciliação não for bem executada e, ainda, que há
necessidade de agilidade na solução de pendências é, sem dúvida, uma das tarefas mais árduas do contador.
Verifica-se em muitas empresas que os setores entendem que a tarefa da conciliação cabe à
Contabilidade, pois necessitam dedicar o tempo e o pessoal, normalmente escassos, às suas próprias
operações.
Outra dificuldade muito comum, via de regra, é o não conhecimento de técnicas contábeis aliado à falta
de afinidade para a execução de procedimentos necessários à conciliação natural dos profissionais de outras
áreas e formação que não a contábil.
O convencimento da necessidade da conciliação deve ser feito de modo que os conflitos sejam
minimizados. A Contabilidade deve procurar treinar o pessoal envolvido na conciliação e, principalmente,
proporcionar condições para que todo o ciclo de operações seja visualizado por quem tem a responsabilidade
de buscar as informações para solucionar as pendências, pois, sem essa visão, a solução fica mais dificultosa
por não se compreender o caminho da informação dentro de um sistema operacional.
Cada etapa, cada função e responsabilidades devem estar bem definidas e compreendidas, de modo
que, havendo qualquer fato que mereça verificação, já se saiba de antemão onde procurar a solução e quem
deve fornecer a informação necessária.
Não podemos nos esquecer de que quem tem a responsabilidade oficial sobre a escrituração e
demonstrações financeiras, podendo ser, inclusive, responsabilizado civil e criminalmente por erros, vícios e
fraudes, é o contador. Logo, a vigilância cabe a quem tem a responsabilidade, até pelo interesse pessoal
envolvido nessa questão.
3. Sistemas de Informação
Dentro das empresas, normalmente, os sistemas de informação acompanham o ciclo natural das
operações necessárias ao desempenho das atividades fabris, comerciais e de prestação de serviços.
Em alguns ambientes, não há efetivamente um estudo que tenha permitido a implantação de um sistema
de informação. Tudo o que existe foi criado naturalmente. O mesmo ocorre com as atividades e funções
desenvolvidas dentro da empresa.
O desenvolvimento das atividades e, consequentemente, o caminho da informação dentro de um sistema
natural pode apresentar entraves e até mesmo conflitos e confusões operacionais. Muitas tarefas e atividades
criadas podem não ser mais neces-sárias ou não estar numa ordem adequada para a melhor fluência das
operações.
A seguir, observamos como poderia ser desenhado um sistema natural de informações:

Na figura, não é possível identificar a sequência das operações e das atividades desenvolvidas em cada
setor, sequer o início e o final do sistema. Há linhas cruzadas em diversos setores.

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Vejamos agora o desenho de um sistema de informação planejado:

Observe que no sistema planejado podemos identificar melhor o fluxo de tarefas e de informações,
assim como a origem e o destino em cada etapa. No sistema planejado, o conciliador terá maior facilidade para
identificar onde buscar as informações necessárias para a solução das pendências.
O nosso trabalho visa mostrar procedimentos para a conciliação, de modo que não entraremos em
detalhes sobre estrutura organizacional e elaboração de fluxos de informação, mas apenas ilustraremos os
processos naturais e planejados para dar ao leitor uma visão mais clara da necessidade de organização e de
definições de função e tarefas. Os fluxogramas dos diversos sistemas de informação da empresa devem estar
bem claros e acessíveis para que o trabalho do conciliador seja facilitado.
4. Antecedentes ao Registro Contábil
Um fator muito importante para que o trabalho de conciliação seja minimizado é a correta classificação e
o registro dos fatos contábeis. Portanto, quando estamos diante de problemas de conciliação, muitas vezes não
basta treinarmos o pessoal para “fazer conciliação”, mas sim treinarmos o pessoal responsável pela
alimentação dos sistemas a fim de que sejam minimizados os casos que necessitam de correções.
Para que um registro contábil seja feito de maneira adequada, mesmo num sistema de informações
integrado em meio eletrônico, é necessário que alguns requisitos básicos sejam cumpridos, tais como:
a) identificação da entidade a que se refere o patrimônio – esta questão pode parecer até absurda para
alguns, mas em grupos de empresas é muito comum a confusão de documentos, ocorrendo até mesmo de
fornecedores utilizarem CNPJ de outra empresa do grupo em suas notas fiscais, que sequer utilizou o item
faturado;
b) conhecimento do fato a ser registrado – conhecer o fato que está sendo registrado é saber qual sua
função nas operações da empresa;
c) identificação e interpretação da natureza do fato – este item diz respeito ao domínio técnico para a
interpretação do fato. Muitos profissionais conhecem muito bem o fato, mas não têm a informação sobre as
implicações na estrutura patrimonial e de resultado contábil. Na maioria dos casos, os sistemas já têm campos
específicos para preenchimento em suas telas de lançamentos, mas é preciso saber identificar corretamente o
que deve constar desses campos;
d) conhecer os elementos do patrimônio ou resultado envolvidos – este conhecimento pode ser traduzido
por dominar o plano de contas da empresa. Mesmo nos sistemas em que existe a pré-classificação, quando os
documentos específicos sob a responsabilidade de cada setor já têm identificação definida, é importante
conhecer bem os códigos e nomes de contas a serem utilizados para que o lançamento não seja feito em conta
indevida;
e) documento suporte – fica muito difícil identificar os itens de “a” a “c” se não houver o documento
suporte. Mesmo que esse documento não seja original e se tratar de formulário criado pela empresa, ele deve
dar respaldo ao lançamento, de modo que nele sejam identificados valor, data, contas a serem debitadas e
creditadas e outras informações básicas para a redação do histórico da operação.
Vê-se, portanto, que a boa classificação e o registro correto dos fatos contábeis com base em
documentos idôneos e ade-quados irão garantir melhor qualidade no processamento das informações e,
consequentemente, menor volume de pendências a serem sanadas nas conciliações.

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5. Função da Conciliação
O lançamento contábil compreende a data do fato, as contas debitadas e creditadas, os valores a débito
e a crédito e o histórico.
A função da conciliação é identificar se todos os elementos do lançamento estão corretos e proporcionar
meios para correção.
Por meio da conciliação devem ser verificados:
a) em nível de conta ou grupo de contas:
a.1) se a conta apresenta saldo e movimento compatíveis com sua natureza devedora ou credora e com
o item do patrimônio ou do resultado que a conta representa, inclusive em relação aos montantes lançados a
débito e a crédito;
a.2) se todos os registros efetuados na conta são próprios dela, ou seja, se estão alocados
adequadamente;
b) em nível de lançamento ou registro se:
b.1) está alocado na conta correta;
b.2) foi efetuado na data correta;
b.3) o valor está correto;
b.4) foi utilizado histórico adequado, que evidencie o fato de forma clara e concisa.
A seguir, apresentamos um quadro que identifica alguns erros comuns e indica quais os prováveis itens
do lançamento que devem ser alterados para que seja proce-dida a correção:
Análise e conciliação Tipos comuns de erros Elementos do lançamento que normalmente devem ser corrigidos
Contas Data Valor Histórico
Correções de erros Interpretação do fato/classificação x — — x
Digitação x x x x
Inversões x x x x
Divergências de sistemas integrados x x x x
Identificação de omissões Falta de lançamento x x x x
Identificação de excessos Duplicidade de registros x x x x
Certificação de saldos Saldo em desacordo com a natureza da conta x — x —
Certificação de apropriações Não observação do regime de competência x x x x

6. Correção de Lançamentos
As técnicas de correções de lançamentos contábeis pres-critos pela NBC T 2.4, aprovadas pela
Resolução CFC nº 596/85, são:
a) o estorno, que anula total ou parcialmente o lançamento errado;
b) a transferência, que transpõe o valor para a conta correta;
c) a complementação, que altera o valor do lançamento.
Alertamos para o fato de que as técnicas de correção de lançamento pressupõem a escrituração do Livro
Diário. Alguns procedimentos utilizados para a correção de lançamentos em meio eletrônico como, por
exemplo, a anulação ou exclusão do registro ou, ainda, a alteração de valor, de contas, de data e de histórico,
como permitem a maioria dos softwares de contabilidade, são feitos antes da impressão do Livro Diário e não
estão previstos por norma contábil.
7. Controles Internos e Externos
Os documentos gerados dentro ou fora da empresa, oficiais ou não, além de servirem como suporte para
o registro contábil, também são utilizados para a conciliação dos saldos e lançamentos das contas.
Podem ser entendidos como documentos internos que servirão de base para as conciliações:
a) contratos de fornecimento, direito de uso ou de prestação de serviços, etc.;

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b) controle de ativo-fixo (ou de patrimônio);

c) diários auxiliares de clientes e de fornecedores;
d) fichas de controle de estoque e livro de inventário;
e) livros fiscais – Registro de Entradas, Registro de Saídas, Apuração do ICMS, Apuração do IPI, LALUR,
etc.;
f) planilhas de cálculo de contribuições sociais (CSLL, COFINS, PIS/PASEP);
g) orçamentos;
h) ordens de serviço ou ordens de produção, etc.
Os documentos externos aos quais normalmente a empresa tem acesso, utilizados na conciliação,
basicamente se resumem a extratos e posições das diversas contas correntes e de aplicações, carteiras de
cobrança e contratos de financiamento mantidos em instituições financeiras.
Os registros feitos na contabilidade devem ter o apontamento correspondente nos documentos auxiliares,
de modo que a contabilidade reflita a exatidão dos controles utilizados pela empresa e vice-versa.
Evidentemente, os controles devem ser confiáveis.
8. Balancete e Razão
O Balancete e o Livro Razão são a base para os trabalhos da conciliação contábil. Normalmente, após
ter-se toda a movimen-tação do mês inserida no sistema contábil, emite-se o balancete e o Livro Razão para
que o trabalho de conciliação seja iniciado.
Uma leitura rápida do Balancete permite ao conciliador observar quais são as contas que apresentam
situação mais crítica, cujos saldos estejam inversos ao de sua natureza, ou que os movimentos e saldos não
sejam compatíveis com as suas características normais. Feita essa identificação, selecionam-se as contas e
emite-se o Razão de cada uma para que uma verificação mais minuciosa possa ser feita.
O Razão, que também é conhecido como “extrato”, traz toda a movimentação da conta. É nele que será
feita a leitura da exatidão dos lançamentos que proporcionará a identificação de cada valor registrado a débito
ou a crédito. O histórico identificará o documento suporte que deu origem ao lançamento e, ainda, alguns
modelos de razão trazem identificada a contrapartida do lançamento. Todos esses elementos auxiliarão o
conciliador a detectar possíveis equívocos.
9. Posição de Contas
A “posição de conta” é feita para compor o saldo contábil em relação ao saldo dos documentos auxiliares
utilizados para confrontação.
Na contabilidade, uma conta pode ser geral e reunir vários fatos de mesma natureza. A posição da conta
irá identificar, resumidamente, a origem desses fatos.
Quando a empresa utiliza cheques para efetuar seus pagamentos, a posição das contas na conciliação
bancária irá relacionar os cheques emitidos pela empresa que ainda não foram compensados, conhecidos por
“cheques pendentes” e demais itens que irão cotejar o saldo contábil com o saldo do extrato bancário.
Por exemplo, a conta empréstimos e financiamentos, na contabilidade, pode estar identificada apenas
pelo nome do banco, já a posição da conta indicará quais os contratos que compõem a respectiva conta.
• Contabilidade:
Passivo
Circulante
Financiamentos

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Banco “X”........................................................................................................................ R$ 1.125.350,00

• Posição da conta:
Financiamentos
Banco “X”
– contrato nº 12.345.......................................................................................................... R$ 435.250,00
– contrato nº 12.789.......................................................................................................... R$ 256.789,00
– contrato nº 13.123.......................................................................................................... R$ 433.311,00
R$ 1.125.350,00
9.1. Pendências de conciliação
Um fato bastante comum de ser observado nas posições de contas é o acúmulo de pendências não
solucionadas, que vão se transformando num “amontoado” de dados que em nada ajudam ao conciliador, muito
menos à contabilidade.
As pendências devem ser solucionadas, não simplesmente relacionadas. Quando a conciliação se presta
apenas a relacionar pendências, melhor teria sido não fazê-la, ao menos pouparia tempo.
Escusas pela dureza da expressão, mas essa é a realidade. Quanto maior for o número de pendências
relacionadas, mais clara é a indicação de que a conciliação não atingiu seu objetivo, pois a contabilidade
continua com saldos incorretos e não são apresentadas soluções para regularizar os lançamentos. Portanto,
fazer conciliação não é relacionar pendências e sim solucioná-las. Lembrem-se, ainda, de que quanto mais
antiga ficar uma pendência, menor será a chance de regularizá-la adequadamente.
Evidentemente, sabemos que sempre haverá um número de pendências a serem regularizadas, mas isso
deve ocorrer em níveis razoáveis, que não comprometam a qualidade das demonstrações contábeis.
10. Roteiro Básico para Conciliação
Para fecharmos este trabalho sobre conciliação, elaboramos um roteiro básico de procedimentos que
podem auxiliar o conciliador na realização de seus trabalhos:
1. levantar o balancete de verificação e analisar os saldos quanto à natureza devedora ou credora, ao
montante, etc., para que sejam selecionadas as contas que apresentam situação crítica e iniciar a conciliação
por elas;
2. gerar a ficha de razão (ou extrato) das contas selecionadas para confrontação dos lançamentos com
os meios de controle apropriados, tais como: extratos bancários, contratos, planilhas de apuração, etc.;
3. anotar as pendências e checar os documentos suportes dos registros para constatar a exatidão ou não
do lançamento e efetuar imediatamente as correções dos casos já identificados;
4. relacionar as pendências remanescentes, identificar as origens dos lançamentos dentro do sistema de
informações da empresa e comprometer, formalmente, por meio de circular, e-mail, etc., os responsáveis em
prover as soluções em data preestabelecida, não se esquecendo de cobrar a solução dentro do prazo
combinado;
5. efetuar os lançamentos de regularização das pendências, elaborar as posições finais das contas e
conferi-las com um novo balancete;
6. após a confrontação das posições das contas com o Balancete, estando os saldos confirmados,
autorizar a geração dos relatórios contábeis.