REDACTION ADMINISTRATIVE AFRIQUE

NOUVELLE EDITION.

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 PREFACE
De la première édition
Les progrès des sciences et techniques, comme le développement qui en résulte, imposent
dans tous les pays, une multiplication des interventions de l’Etat, donc de l’Administration,
dans tous les secteurs de la vie nationale en même temps qu’un accroissement considérable
des rapports entre Administration et administré.
A l’élargissement du champ d’action des services publics, qui couvrent les divers aspects de
la vie sociale, correspond une augmentation des effectifs de fonctionnaires. La tâche de ces
derniers consiste à prendre, ou à préparer, des décisions, précédées d’études, d’enquêtes, de
concertations entre les divers services.
Cette activité multiforme ne saurait se concevoir sans l’utilisation de documents écrits, qui
permettent soit des liaisons, soit des transferts d’information, soit la conservation d’éléments
des multiples procédures.
Or, l’action administrative ne peut être utile, parce qu’efficace, que si elle s’exerce dans la
clarté, la précision et la cohérence. C’est la raison pour laquelle la rédaction des documents
administratifs revêt une telle importance.
Il est donc heureux que, dans la quasi-totalité des écoles nationales d’administration de
l’Afrique francophone, les élèves puissent apprendre à s’exprimer par écrit. Sans doute,
auront-ils à se perfectionner dans ce domaine pendant toute leur vie professionnelle. Mai cela
leur sera difficile, voire impossible, s’ils n’ont acquis, dès avant leur entrée dans la vie active,
les connaissances de base indispensables.
C’est dire que nous accueillons avec une grande satisfaction l’ouvrage que nous présente la
Librairie Armand Colin, car ce manuel de rédaction administrative pour l’Afrique
francophone répond, incontestablement, à un besoin. Ses auteurs, praticiens de
l’Administration et pédagogues avertis, étaient particulièrement qualifiés pour offrir aux
professeurs, aux étudiants, aux élèves et aux fonctionnaires, un instrument de travail simple et
didactique.
M. le Préfet Jacques Gandouin, professeur associé de droit public à la Sorbonne et professeur
à l’Institut international d’Administration publique, se penche, depuis le longues années, sur
l’apprentissage de la rédaction administrative. Son livre Correspondance et Rédaction
administratives, publié dans la collection U de la Librairie Armand Colin et dont une récente
édition, considérablement augment, vient de sortir, à connu un très vif succès tant auprès des
administrations publiques et privées que des membres du corps enseignant, des étudiants et du
public en général.
Quand à M. Jean-Marie Roussignol, ancien directeur des études de l’Ecole nationale
d’Administration du Niger, directeur depuis plusieurs années du Centre de Formation
continue des cadres de l’ENA de Côte-d’Ivoire, où il est également professeur, dix ans
d’expérience de la formation administrative dans plusieurs pays d’Afrique au nord et au sud
du Sahara lui confèrent une parfaite connaissance des rouages et des besoins des
administrations des Etats africains.
Le livre que ces deux éminents auteurs nous proposent sera, nous en sommes certain, un
guide précieux pour tous ceux qui veulent acquérir ou améliorer leur aptitude à la rédaction.
Nous exprimons notre très vive gratitude à chacun d’eux pour leur utile contribution à
l’amélioration du travail administratif dans nos pays respectifs.

DAKAR, le 6 juillet 1979.

Léopold Séda Senghor,
Président de la République du Sénégal

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INTRODUCTION

Le présent ouvrage se propose d’être à la fois un manuel d’initiation à la rédaction

administrative et le recueil de références qui permettent aux utilisateurs de se perfectionner
tout au long de leur carrière.

Le succès remporté par les trois premiers tirages nous a incités à augmenter considérablement
cette nouvelle édition. Les lecteurs y trouveront un nombre encore plus important de
documents. Non pas bien évidemment, pour qu’ils constituent des exemples servilement
recopiés ou transposés, mais pour qu’ils suscitent la réflexion et des exercices personnels.

Notre souci a été de mettre à la disposition des élites africaines des textes rédigés dans une
langue claire et précise. Car si le langage administratif a recours à un vocabulaire qui lui est
propre – termes juridiques et financiers notamment – il n’en doit pas moins être compris de
tous, et s’attacher à la plus grande simplicité.

Pour enrichir leur vocabulaire, et rafraîchir leurs connaissances grammaticales, nous

conseillons à nos lecteurs quelques ouvrages dont ils auront constamment besoin.

IL faut d’abord un dictionnaire français comme le Petit Larousse en couleur ou le Petit

Robert.

Il serait utile d’y adjoindre le Dictionnaire des difficultés de la langue française1, petit manuel
facile à consulter quand on hésite sur un cas « douteux ».

Puis un ouvrage qui répondra plus directement aux problèmes que peuvent se poser étudiants
et fonctionnaires : Correspondance et rédaction administratives² où ils trouveront un lexique
des principaux termes employés dans l’Administration et qui donne également de bonnes
définitions de vocabulaire administratif et juridique.

Enfin les étudiants et les élèves des Ecoles nationales d’Administration de l’Afrique
francophone se reporteront avec profit aux excellents cours rédigés à leur intention dans ces
établissements et notamment aux manuels ci-après qui ont formé l’ébauche du présent
ouvrage :

Jean-Marie Roussignol : Elaboration des actes normatifs (50 pages polycopiées), Ecole
nationale d’Administration et de Magistrature du Congo, Brazzaville 1983, ENA du Togo,
C.P.F. du Burundi, 1984.

Jean-Marie Roussignol : Eléments de rédaction administrative et de techniques légistiques,

C.P.A. de Conakry (Guinée), novembre 1989.

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 AVERTISSEMNTS

Les appellations des autorités, services, circonscription ou collectivités figurant dans les
exemples proposés sont, le plus souvent, des appellations exactes, correspondant à la réalité
administrative actuelle ou récente des Etats africains.

En revanche les noms de personnes sont fictifs, C’est en particulier le cas des noms propres
attribués aux diverses autorités administratives signataires. Il en est de même des mentions
circonstancielles et d’identification ainsi que du contenu des documents présentés.

Ainsi, dans le document N°8, il va de soi que le « Eboko » attribué au secrétaire général du
gouvernement de la province Centre-Sud du Cameroun est de pure convention : il en est de
même de la question traitée ; mais le titre de cette autorité, ainsi que l’en-tête du document,
sont ceux réellement utilisés dans le pays où le document est censé avoir été rédigé.

Toutefois certains exemples sont inspirés de textes réels et, dans ce cas, le nom des signataires
est réduit à leurs seules initiales. Dans ces documents, les lecteurs constateront parfois qu’il y
a contradiction avec les prescriptions que nous leur donnons par ailleurs. C’est que, s’agissant
de textes réels, nous avons choisi de leur publier sans y apporter de modifications et en
respectant les pratiques locales.

Les auteurs prient les hauts fonctionnaires auxquels des emprunts ont été fait de ne pas leur en
vouloir d’avoir cherché à ménager leur modestie et leur en remercient à l’avance.

Ils expriment leur gratitude à ceux qui ont bien voulu leur communiquer des documents ou
des indications lors de la préparation des éditions antérieures.

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5
 COMMENT SE PREPARER A LA REDATION ADMINISTRATIVE

0.1 DE LA REDACTION EN GENERAL

Comme nous l’avons indiqué dans l’introduction, la rédaction administrative ne diffère de la

rédaction en général que par l’emploi de certaines expressions, de certaines formules, de
certaines règles de présentation.

Pour rédiger correctement les documents administratifs, il faut donc acquérir d’abord une
bonne habitude d’exprimer par écrit sa pensée, de développer ou de résumer celle des autres,
de narrer un événement, d’analyser une situation, de transmettre un message, etc.

Cet apprentissage, déjà assumé par l’enseignement primaire, puis secondaire, devra être
poursuivi régulièrement, selon une méthode dont nous donnons ci-après les principes.

Pour s’exprimer, il est indispensable d’avoir une connaissance suffisante de la langue que
l’on emploie, c’est-à-dire de son orthographe, de sa syntaxe et de son vocabulaire.

Ces notions de base ne suffisent pas. Elles ne sont que des matériaux mis au service du style.
Le style c’est la manière dont on s’exprime avec plus ou moins de clarté, d’élégance, de
rigueur et de concision.

Il s’acquiert et s’améliore par l’exercice et par la lecture.

a. L’exercice

L’aptitude à écrire facilement se développera si l’on s’astreint à rédiger des textes courts que
l’on relira en se corrigeant, notamment en cherchant les termes propres, en supprimant les
vocables inutiles, en éliminant les répétitions de mots, de phrases ou d’idées, en améliorant la
ponctuation. On se rappellera les vers de Boileau que nous conseillons d’apprendre par cœur :

Cent fois sur le métier remettez votre ouvrage

Polissez-le sans cesse et le repolissez
Ajoutez quelquefois et souvent effacez.

Les étudiants s’y efforceront sous la direction de leurs professeurs et les fonctionnaires en
trouveront l’occasion dans leur activité quotidienne.

b. La lecture

Il faut lire souvent, beaucoup, et de bons auteurs. Mais il faut aussi lire « activement »,
intelligemment, si l’on veut retirer de la lecture le plus grand profit. On lira donc
lentement, au lieu de dévorer les ouvrage pour arriver le plus vite possible à la fin ; on
notera les mots nouveaux ou ceux dont le sens est encore imprécis dans l’esprit ; on
s’attachera à étudier quelques tournures de phrases et à apprendre par cœur certains
passages qui auront particulièrement frappé par leur élégance ou par leur force.

On a coutume de dire qu’il faut lire le crayon à la main, afin de pouvoir souligner les mots
ou les passages que l’on souhaite se rappeler ou retrouver facilement, à condition, bien

6
 entendu, d’avoir la propriété du livre, sinon, on portera ces mots ou ces passages sur un
feuillet ou mieux sur un cahier.

On choisira quelques phrases particulièrement intéressantes, tant du point de vue de leur

signification que de leur expression et on essaiera de traduire sous une autre forme les
idées qu’elles contiennent.

Par exemple, essayez de dire en peu de mots que lorsque l’on a une idée à exprimer, il faut
dire juste ce qu’il faut et pas plus. Il ne faut pas « tourner autour du pot », ni user de
périphrases. Quand vous aurez ainsi mis au point quelques rédactions possibles,
comparez-les avec cette simple phrase de Pascal qui est plus chargée de sens q’un long
commentaire

« Quand vous voulez dire : « il pleut », dites « il pleut ! »

Le plus souvent possible, essayez d’imiter un auteur dont le style est caractéristique et
présente une originalité particulière (ce sont ces auteurs-là qui sont les plus faciles à
imiter). L’imitation peut être tantôt celle de l’idée que l’on retient et que l’on cherche à
exprimer sous une forme différente, tantôt celle de la forme.

Après avoir lu un livre et l’avoir annoté, on fera bien d’établir une fiche de lecteur » qui
permettra de fixer le souvenir et de faciliter les reports à l’ouvrage lorsqu’on en aura
besoin.

La rédaction suppose :
a. Qu’on ait quelque chose à dire.
b. Qu’on sache l’exprimer clairement dans un ordre logique.

Cela implique cinq opérations :

- Connaître, reconnaître, comprendre.
- Rassembler les éléments, faits, idées…
- Mettre en ordre, établir un plan.
- Rédiger.
- Relire et corriger.

0.1.1 Préparation de la rédaction

On ne se lance pas dans une rédaction sans une préparation minutieuse, sans réflexion, sans
revenir souvent sur ce que l’on a écrit. Les meilleures improvisations sont, sans paradoxe,
celles que l’on a longuement préparées.

0.1.1.1 Connaître, reconnaître, comprendre

La première condition pour bien écrire est d’abord, comme l’affirmait Goethe, d’avoir
quelque chose à dire. Cela semble une évidence. Pourtant, bien des rédacteurs commencent
une lettre ou un rapport sans avoir ce qu’ils vont y mettre. Il s’agit donc au départ, d’avoir une
parfaite connaissance du dossier, une idée nette des réponses à y apporter, ou, plus
généralement, de la suite à y donner.

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0.1.1.2 Rassembler les éléments

Le plus souvent les lectures et les recherches porteront sur des événements, sur des articles
doctrinaux, sur des décisions de jurisprudence, sur des textes législatifs ou réglementaires, sur
des statistiques, sur des exemples choisis à l’étranger, etc. Au fur et à mesure des
investigations, le problème que l’on se propose de traiter prendra une forme plus précise à la
fois dans son ensemble et dans ses particularités.

On s’aidera de notes prises au fur et à mesure des recherches, en mentionnant à la fois les
idées ou les faits, et les sources de chaque document. Ainsi, ayant accumulé les matériaux, il
faudra que se précisent nettement l’utilisation que l’on veut en faire, le parti que l’on va
prendre, la solution à laquelle on entend aboutir. On sera alors prêt à aborder la troisième
opération, l’établissement du plan.

01.1.3 Etablir le plan

C’est un travail essentiel, car c’est de lui que découlent en grande partie la valeur et la portée
de la rédaction.

Le plan comprend obligatoirement une introduction, le corps du sujet et une conclusion. Ceci,
on ne le répétera jamais assez, est valable même pour une simple lettre, même courte.

a. L’introduction
Elle a pour objet de préparer, de prévenir le lecteur, de la mettre au fait de ce qui va suivre,
en une ou deux phrases. Dans la rédaction administration, l’introduction a une importance
particulière, car elle doit comporter un certain nombre d’éléments indispensables (dates des
correspondances antérieures, objet de ces correspondances, etc.).

Cependant si l’introduction doit être substantielle, elle doit en même temps être brève, claire,
précise. Il faut sans cesse se répéter que ce qui n’est pas utile à la bonne compréhension doit
être éliminé ;

b. Le corps du sujet
Sans prétendre, comme on le fait dans certaines institutions, que l’on ne peut penser –
donc exposer – qu’en deux parties, il est certain que le corps du sujet doit se diviser en
deux, trois ou quatre parties (maximum), afin que le plan s’impose facilement et
clairement à l’esprit du lecteur. Il faut également, dans la rédaction du corps du sujet,
mettre en application les deux principes suivants :
- L’équilibre entre les diverses parties ;
- La loi de l’intérêt croissant, en présentant d’abord les faits ou arguments les
moins importants, pour terminer par ceux qui sont décisifs.

c. la conclusion
Comme l’introduction, elle doit être brève. Elle doit tirer les conséquences de ce qui est
dit dans le corps du sujet : décision, attente, etc. Cette conclusion doit être soignée tant
dans le fond que dans la forme car le lecteur reste toujours sous l’impression des dernières
phrases.

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0.1.2 La rédaction proprement dite

0.1.2.1 Le choix du ton

Ayan établi le plan, il faudra encore, avant d’aborder la rédaction proprement dite, réfléchir au
ton qu’il convient d’employer selon le sujet traité, les personnes à qui l’on s’adresse, les
circonstances.

Suivant qu’on a choisi d’être léger ou sérieux, on adoptera le vocabulaire, le rythme, le style
qui conviennent. La grammaire aussi joue son rôle : c’est grâce à elle que l’on déterminera le
« temps » le mieux approprié ; ce sera soit le présent de narration, soi le passé composé. Le
passé simple est de moins en moins employé, sauf dans le style littéraire ; il a l’inconvénient
de paraître quelque peu prétentieux et d’offrir des sonorités insolites. On s’abstiendra donc
d’y recourir.

Il faudra également choisir entre le style direct et le style indirect. Les deux formes peuvent
d’ailleurs être mélangées, sans inconvénient et même avantage. Il en est de même pour la
forme personnelle et la forme impersonnelle.

Le pluriel de majesté ne sera employé que dans les actes solennels ou dans des ouvrages
dogmatiques.

Certains procédés faciliteront parfois l’exposé, par exemple, la prétérition : c’est le fait de
parler d’une chose en déclarant qu’on ne veut pas en parler. C’est un procédé surtout employé
dans l’art oratoire.

01.2.2 Le rythme de la phrase

Après avoir déterminé le ton qu’il convient d’adopter, et qui est intimement lié à l’expression
du texte, il faudra s’efforcer de choisir un rythme de phrase correspondant aux intentions de la
pensée que l’on veut développer. Si à chaque nuance de sentiment doit correspondre le ton
juste, à ce ton correspondra le rythme approprié. Ce rythme sera lent pour exprimer le calme,
la quiétude, la sérénité, voire la grandeur ; rapide pour exprimer la joie, l’émotion ; nerveux,
elliptique pour exprimer l’exaltation, l’ardeur.

0.1.3 Relecture et correction

La rédaction d’un texte étant achevée, le travail n’est pas pour autant terminé. Il est rare,
même chez de grands écrivains, que le « premier jet » puisse constituer un texte définitif.

Il faudra donc relire lentement, et souvent à haute voix, pour déceler les cacophonies qui ne
peuvent se révéler qu’à l’oreille. Il faudra aussi, dans la mesure du possible, ne reprendre son
texte qu’après un certain temps qui permet à l’esprit de se « décanter » et de juger plus
impartialement.

Souvent effacez, ce conseil de Boileau est la règle d’or de la rédaction. IL peut, à la relecture,
apparaître nécessaire d’ajouter un mot, une phrase, un paragraphe qu’on avait omis et qui
apporte au texte un appoint utile ; il peut aussi être souhaitable de modifier l’ordre de la
rédaction pour lui donner plus de clarté ou de force persuasive, mais les corrections les plus
fréquentes et les plus indispensables aboutiront à des ratures, à des suppressions, pour éviter
soit des répétitions, soit des redondances, c’est-à-dire l’emploi de plusieurs mots pour
exprimer une idée ou un fait qui n’en nécessiterait qu’un seul.

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0.2 LES CARACTERES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

Nous avons rappelé que le langage de l’Administration doit être le langage commun à tous les
citoyens d’un pays, la langue véhiculaire comme on l’appelle. Mais parce qu’elle représente
l’Etat, l’Administration a le devoir de s’exprimer correctement.

Correctement du point de vue grammatical,

Correctement du point de vue de la précision, pour éviter les graves inconvénients qui
pourraient résulter d’un mauvais choix des termes ou d’une syntaxe fautive, voire d’une
simple erreur de ponctuation.

Correctement du point de vue de la clarté puisqu’elle doit être comprise de tous,

Correctement du point de vue de la courtoisie car les services administratifs sont non
seulement au service de l’Etat, mais au service des citoyens.

L’Administration est une vaste fabrique de documents qui traduisent ses projets, ses études,
ses décisions.

Ces documents sont extrêmement nombreux et il serait fastidieux de les énumérer. La lecture
de la table des matières du présent ouvrage donnera une idée de leur diversité et de leur
classification.

Les principales qualités que l’on peut dégager de la lecture des documents administratifs sont
les suivantes :

La dignité, le respect de la hiérarchie, le sens des responsabilités, l’objectivité, la

courtoisie, la prudence, la précision et l’exactitude, la clarté et la concision, l’efficacité.

Ces caractéristiques conduisent à la nécessaire homogénéité du style des écrits administratifs.

Elles se traduisent par un choix de mots, de tournures et de formules consacrées par un long
usage. Nous allons les reprendre de façon détaillée.

0.2.1 La dignité
La nature de l’Administration, sa mission de service public qui la place au-dessus des intérêts
particuliers, les attributions de puissance publique dont elle est revêtue, lui impose de
manifester cette dignité particulière de l’Etat dont elle émane dans toutes ses actions et
notamment par la qualité de ces écrits.

Ce souci de dignité se traduira par la politesse et la courtoisie dont nous reparlerons, mais
également par une langue respectueuse des règles grammaticales ; des mots seront choisis
parmi ceux que le dictionnaire a consacrés. Ainsi :
- pas de vulgarité, d’expressions triviales, de formules reprises du langage
familier ou populaire ;
- pas de tournures grammaticalement douteuses ;
- pas d’à peu près et de laisser-aller ;
- pas de négligence.

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La dignité se traduit également par la considération que l’on manifeste à son interlocuteur
dans la façon de s’adresser à lui.

0.2.2 Le respect de la hiérarchie

L’Administration est une vaste structure pyramidale organisée hiérarchiquement. De la base

de la pyramide jusqu’au ministre, autorité suprême, il existe un ensemble complexe de
rapports de subordination.

Au-delà du ministre, qui est la charnière entre le pouvoir politique et l’Administration, une
hiérarchie s’établit jusqu’au chef de l’Etat entre les institutions et organes politiques.

Au sein de l’Administration il y a donc :

- une autorité hiérarchique, qui s’exerce du haut vers le bas ;
- une subordination hiérarchique, du bas vers le haut.

Le respect de la hiérarchie crée une discipline sans laquelle règnerait l’anarchie la plus
complète dans les services de l’Etat. Ce respect des positions hiérarchiques se traduit
constamment dans les écrits administratif (et dans la manière de les transmettre) par des
tournures et des nuances dans la formulation qui ont valeur de symbole, même si la marque de
respect n’apparaît pas de façon évidente au profane.

Les initiés, eux, y reconnaissent les marques du respect nécessaire au maintien de la

hiérarchie entre les agents des services publics.

Ainsi, certaines expressions, certains termes se sont utilisés que par le supérieur s’adressant
au subordonné, d’autres sont réservés au subordonné s’adressant à son supérieur.

Certaines tournures seront également employées entre égaux ou par le supérieur lorsque celui-
ci ne veut pas faire ressentir la supériorité de sa position.

Voici quelques exemples précis des tournures et nuances exprimant le respect de la hiérarchie
dans la correspondance.

Transmission hiérarchique : formule « Sous Couvert »

Choix des mots et expressions : trois hypothèses

1) Pas de connotation hiérarchique (relation entre égaux ou avec les tiers, ou

bien désir du supérieur d’atténuer par courtoisie la relation hiérarchique).

Formulations utilisables :
- Je vous serais très obligé de …
- J’ai l’honneur de vous informer, faire connaître, adresser, faire parvenir,
demander de bien vouloir …
- Entre égaux ou à un tiers : suggérer, proposer.

2) De supérieur à subordonné, avec connotation hiérarchique

Exemples de tournures :

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 - J’ai l’honneur de vous faire connaître (faire savoir), qu’une réunion aura lieu le
… à laquelle vous êtes convié (je vous prie d’assister).
- Je tiens à (je crois devoir) vous faire observer (vous faire remarquer) que…
- Je vous demande de me donner votre avis (de régler cette affaire) dans les
meilleurs délais.
- Je vous envoie ci-joint pour étude…
- Je vous engage à faire preuve de plus de circonspection à l’avenir.
- Je vous prie de veiller à la parfaite exécution de cette tâche.
- Je vous prie de bien vouloir me transmettre…
- J’attache du prix (un grand prix, le plus grand prix) à la réalisation rapide de ce
projet.
- J’attache de l’intérêt (un grand intérêt, le plus grand intérêt) aux résultats de
cette campagne.
- Je vous ordonne d’être dorénavant présent à 7 h 30 à votre poste.

3) De subordonné à supérieur (subordination hiérarchique)

Expressions
- J’ai l’honneur de vous rendre compte des résultats de ma mission, de vous
exposer les motifs de …, de solliciter l’autorisation de …, de vous faire
parvenir ci-joint le rapport, de soumettre à votre (bienveillance attention)…
- Je vous suis (serais) très obligé de la bienveillance attention que vous voudrez
bien porter à ma demande (à ma requête).
- Je vous serais gré de bien vouloir m’accorder l’autorisation de … Il me semble
qu’il conviendrait de …

Remarques :
Vouloir bien et bien vouloir :
Bien, placé avant, atténue l’expression de la volonté (bienveillance, bonne volonté, bon
vouloir).
Bien, placé après, la renforce (lorsque ces deux constructions sont possibles.

Attention à l’orthographe de ces formules voisines : « savoir gré » et « être obligé de »

0.2.3 Le sens des responsabilités

Les écrits de l’Administration l’engagent aux yeux du public. L’autorité signataire d’un
document endosse la responsabilité de son contenu même si elle n’en est pas l’auteur.

Ce souci de la responsabilité se manifeste par le refus de l’anonymat. Toute signature sera

suivie de sa transcription dactylographique et précédée de la mention de la qualité du
signataire, éventuellement, de la délégation qui l’habilite.

La correspondance est signée en principe par la plus haute autorité du service (dans la
pratique la délégation de signature conduit à un assouplissement du principe).

La correspondance sera rédigée à la première personne du singulier : le Je marque la

responsabilité de celui qui s’exprime.

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Alors que le « Nous » est habituellement employé dans la correspondance des sociétés
commerciales qui sont constituées de plusieurs associées, il n’est pas d’usage dans
l’Administration. On le trouve cependant parfois dans certains textes réglementaires ou dans
les procès-verbaux. C’est un pluriel de majesté ; l’autorité signataire représente le souverain,
et le roi dit : « Nous voulons ». Dans le deuxième cas, ce serait un pluriel de modestie,
l’identité de l’agent verbalisateur s’effaçant derrière sa fonction de représentant de l’Etat.

Par exemple :

Nous, Sous-Préfet de … arrêtons,

Nous, x… y…, commissaire de police de…, soussigné, nous étant transporté sur
les lieux, avons constaté les faits suivant…

La troisième personne du singulier est employée dans les actes réglementaires (décrets,
arrêtés, décisions) :

Le Ministre de la Fonction publique DECIDE.

Autre exception : le style diplomatique où, comme dans la note verbale, on s’adresse, à la
troisième personne du singulier, de service à service et non d’autorité à autorité.

Exemple de note verbale :

L’Ambassade de la République de Côte-d’Ivoire présente ses compliments au

Ministère des Affaires étrangères de la République de Tunisie et a l’honneur de lui
faire connaître que…

Le prénom impersonnel « on » est à proscrire, comme incompatible avec l’esprit de précision

et de la clarté qui doit caractériser la rédaction administrative.

En revanche, la responsabilité du signataire implique la prudence, car en s’engageant lui-

même, il engage aussi l’Administration tout entière ; il devra donc s’exprimer au conditionnel
chaque fois qu’une décision dépend d’une autorité que la sienne, (il doit également éviter de
sortir de ses attributions et compétences) ou bien lorsqu’il rapporte des faits ou des
déclarations qu’il n’a pu lui-même vérifier et dont il n’a été qu’indirectement informé.

De même quand les déclarations d’un tiers seront rapportées, son identité ne ra pas
mentionnée. Le signataire en endosse lui-même (avec prudence, lorsqu’il n’a pu vérifier le
fait) la responsabilité. C’est également une règle de courtoisie pour les tiers que l’on ne
saurait mettre en cause et auquel on doit éviter les désagréments liés à son intervention. Le
schéma ci-après vient éclairer notre propos.

13
 Le souci de la responsabilité se manifeste par :

Autorité REFUS DE L’ANONYMAT

supérieure

Par l’autorité compétente

Signature avec attache et nom du
signataire pourvoir
JE NOUS ON particulier (délégation)
Public
Autorité Service
responsable rédacteur
s Mais aussi : le Préfet de … arrête

Les écrits de l’Administration l’engagent aux yeux du public

Le signataire d’un document en endosse la responsabilité PRUDENCE

Pas d’engagement ou d’affirmation inconsidérée

Conditionnel

Pas de citation de tiers informateurs :

Tournures indirectes

Exemples :

On n’écrira pas : Mais on écrira

On dit que… Il me revient que …

On m’a signalé que … Il m’a été signalé que…

Nous avons bien reçu votre lettre J’ai bien reçu votre lettre relative à …
relative à …

Nous estimons que cette situation doit J’estime que cette situation doit être …
être suivie de près

J’ai appris par M. Belkacem que vous J’ai appris que vous vous seriez …
vous êtes rendus coupable de malversation.

M. Kacou m’a signalé le cas d’un dossier Mon attention a été appelée sur le
que vous n’avez pas traité dans les délais convenus dossier de.. que vous n’auriez pas
traité...

Le docteur Thiam m’a signalé que vous Il m’a été signalé que vous auriez lui avez
demandé un certificat de complaisance. sollicité…

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Pour affirmer la responsabilité, les formules directes s’imposent chaque fois : j’ai été saisi
de…, il m’a été indiqué que…, il m’a été rendu compte de … sans toutefois nommer la
personne qui vous a transmis l’information.

02.4 L’objectivité

L’Administration est au service de tous, elle représente l’intérêt général et non des intérêts
particuliers. Elle se doit en conséquence d’être impartiale, objective et sans passion et de ne
pas exprimer de sentiments personnels. Le rédacteur est rarement le signataire du document ;
il s’abstiendra de manifester des sentiments qui ne sont pas forcément éprouvés par le
signataire.

Par ailleurs le signataire n’écrit pas en son nom, mais au nom de l’Administration et en raison
des fonctions qu’il exerce au sein de la structure administrative. Ces fonctions sont
indépendantes de la personne du titulaire. Elles sont antérieures et seront postérieures à celle-
ci.

Le texte signé doit pouvoir être accepté par n’importe quel autre agent investi des mêmes
fonctions.

Le rédacteur évitera donc les expressions présentant un caractère trop personnel, arbitraire,
émotionnel ou sentimental : souhaits, espoir, admiration, joie, tristesse, impatience, bonne ou
mauvaise humeur.

L’Administration
IMPARTIALE, OBJECTIVE ?
SANS PASSION
Elle ne favorise personne
Elle évite d’exprimer ses sentiments
-Elle représente l’intérêt général
-Elle est au service de tous
-Elle applique des critères légaux
ou réglementaires

RAISONS Déontologique
s

-Le rédacteur est rarement le

Matérielles signataire
-Le signataire agit es-qualité
et non pour lui-même

MOYENS
Pas d’expressions à caractère trop personnel, arbitraire,
émotionnel ou sentimental : souhaits, espoir, admiration, joie,
tristesse, impatience, bonne ou mauvaise humeur sont bannis
du langage administratif.

L’OBJECTIVITE GARANTIT L’UNITE ET LA CONTINUITE DE L’ACTION

ADMINISTRATIVE EN DEPIT DU CHANGEMENT DES AGENTS

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Exemples :

On n’écrira pas Mais on écrira

Je vous annonce que …(évoque idée de J’ai l’honneur de vous faire connaître que..
surprise ou de soudaineté)

Dans l’espoir d’une réponse favorable, Je vous prie d’agréer (supprimer ce qui
je vous prie d’agréer… précède).

Souhaitant recevoir rapidement votre Je vous saurais gré de me faire parvenir

réponse, je vous assure de mon indéfec- votre réponse dans les meilleurs délais et
tible attachement je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression
de ma considération distingué (de mes
sentiments dévoués).

Je vous serais très reconnaissant si vous Je vous serai (s)* obligé (ou je vous sau
pouviez me renvoyer ce dossier avant rai(s) gré) de me renvoyer ce dossier
le… avant le…

Je serais heureux que vous preniez ma Je vous serai très obligé de bien vouloir
requête en considération prendre ma requête…

Je suis vraiment désolé de ne pouvoir j’ai le regret ** de vous faire connaître

prendre votre requête en considération qu’il ne m’est pas possible de… (ou :
je suis au regret de ne pouvoir prendre
votre…

Remarques :
* Future ou conditionnel : la demande change de ton.
** « J’ai le regret » est admis à la place de « J’ai l’honneur de » pour atténuer (humaniser)
une réponse négative
« J’ai le plaisir de » peut être employé dans la correspondance à forme personnel pour
annoncer à un interlocuteur connu du signataire un événement agréable, une décision
favorable (promotion, distinction honorifique, succès à un concours, et.).

02.5 La courtoisie

L’objectivité a pour conséquence la courtoisie. Cette courtoisie est due aux administrés, qui
sont également des citoyens, tous également dignes de respect. Elle s’applique aussi entre les
services où elle se manifeste déjà par le respect des nuances hiérarchiques. L’écrit
administratif évitera les expressions désobligeantes, injurieuses ou péjoratives, les
appréciations trop sévères, blessantes pour la dignité ou l’amour-propre de celui qui en est
l’objet. On se gardera des refus brutaux qui rendraient choquantes les réponses négatives que
l’on est amené à formuler, ainsi que des ordres trop secs ou trop impératifs, sauf nécessité
absolue. Enfin, on ne mentionnera pas les noms de tiers informateurs lorsque cela est
susceptible de leur attirer des ennuis. Toutes ces recommandations sont valables aussi bien
pour l’expression orale que pour la correspondance.

16
Exemples :

On n’écrira pas : Mais on écrira :

Votre rapport est un tissus de sottises Votre rapport manque de réalisme ( me

paraît comporter beaucoup d’erreurs)

Votre demande est ridicule. Votre demande me paraît peu fondée.

Comment avez-vous pu présenter une Je ne comprends pas comment vous avez

requête aussi stupide ? pu présenter une telle requête (une requête
aussi mal venue).

Je refuse votre demande. Il ne m’est pas possible de donner une

Suite favorable à votre demande.

Je rejette catégoriquement votre dossier. J’ai le regret de vous faire connaître qu’il..

Je ne peux pas vous répondre maintenant, J’ai pris bonne note de votre demande que
veuillez reformuler votre demande plus tard j’ai soumise à l’étude de mes services. Je
ne manquerai pas de vous informer dans
les meilleurs délais de ….

Transmettez-moi ce dossier. Je vous prie de me transmettre…

Tâchez d’apporter plus de soin Je vous serai obligé d’apporter… (ou

aux affaires qui vous sont confiées. « J’attacherai du prix à ce que vous
apportiez »…).

Le Docteur Paul Kaci m’a signalé que Il m’a été signalé que…
vous avez fait une fausse déclaration
relative votre état de santé

0.2.6 La prudence

Cette qualité est inséparable du sens des responsabilités, de l’objectivité et de la courtoisie.

L’écrit administratif doit toujours être imprégné de prudence car :
- il engage la responsabilité de toute l’Administration ;
- toute faute, erreur ou négligence révélée par un écrit sera imputée par le public
à l’ensemble de l’Administration, voire au gouvernement ;
- la mesure prise par un fonctionnaire doit pouvoir être acceptée par son
successeur dans l’optique de la continuité de l’action administrative ;
- tout jugement mal fondé peut porter un préjudice grave et injustifié à la
personne qui en est l’objet.

17
Par conséquent, les affirmations, les appréciations et les souhaits seront nuancés et le plus
souvent exprimés au conditionnel.
Enfin il est parfois nécessaire de ne pas trop engager l’avenir et de se ménager la possibilité
de revoir les décisions en fonction de données nouvelles.
Exemples :
On n’écrira pas
Je rejette définitivement votre demande
Il faut réviser à tout prix cette position.
D’après les rumeurs qui me sont parvenues
vous vous êtes rendu coupable d’abus
de pouvoir.
Il faut que nous présentions immédiate-
ment une contre-proposition.
Vous avez complètement oublié les dis-
positions de la circulaire n°… du … que
pourtant vous devriez bien connaître.
D’après mes informations la situation
s’est améliorée mais elle n’est pas
encore bien fameuse.
Je n’ai pas encore vu votre dossier ni reçu
le rapport de… mais je vous donnerai une
réponse après-demain sans faute.
M. Ouattara m’a dit que vous étiez partie
en voyage touristique dans le Nord pendant
votre congé de maladie.
Mais on écrira
Il ne m’est pas possible de donner une
Suite favorable à votre demande. (ou
« dans les circonstances actuelles/dans
l’état actuel du dossier, il ne m’a pas paru
possible de… »).
J’estime qu’il conviendra de réviser… (ou
« je pense pour ma part qu’il serait
souhaitable de revoir cette position. »)
D’après les rumeurs… vous vous sériez
rendu coupable de…
Il me semble qu’il conviendrait que nous
présentions une contre-proposition dans
les plus brefs délai.
Vous n’ignorez pas les dispositions de la c
circulaire n°… du… qui précise notam-
ment que…
Il semblerait que la situation se soit
améliorée mais je pense pour ma part
qu’il reste encore beaucoup à faire.
Il me manque encore certains éléments
(qui doivent m’être fournis incessamment)
Pour apprécier votre dossier mais soyez
assuré que je m’efforcerai de vous donner
une réponse dans les meilleurs délais.
Il m’a été signalé que vous seriez parti…
18
0.2.7 La précision et l’exactitude

Ces qualités sont nécessaires à un document qui est un document de travail : il doit être
compris de la même manière par tous les lecteurs éventuels, qui ne doivent pas avoir
d’hésitations pour en appliquer les dispositions ou en tirer les conséquences.

Ce document doit pouvoir être identifié et classé de façon identique par les utilisateurs
différents. Les documents insérés dans un dossier doivent permettre à tout fonctionnaire de
reprendre une affaire instruite par son prédécesseur. Aussi, si tout ce qui comporte des aléas
doit être exprimé avec prudence, tout ce qui est certain et vérité doit être exposé avec
exactitude et précision, et dans un langage uniforme dans le pays tout entier.

Sont obligatoires toutes les mentions permettant d’identifier le document et de retrouver ses
antécédents (date, n° d’enregistrement, objet, références, identité des signataires et du
destinataire) :

- la date sera portée de façon claire et précise, et en entier : quantième en

chiffres, mois en lettres, années en chiffres sauf dans les procès-verbaux ;
- les références seront complètes, tant lorsqu’il s’agit de correspondances
antérieures que de textes réglementaires ;
- on évitera les sigles, obscurs pour le non-initié. On n’y aura recours qu’après,
avoir utilisé une première fois l’appellation complète en toutes lettres dans le
même document (sauf dans le n° d’enregistrement et la référence) ;
- lorsqu’on se réfère à un texte réglementaire, on en exposera succinctement la
partie utile, celle sur laquelle on fonde son argumentation.

UN DOCUMENT ADMINISTRATIF EST UN INSTRUMENT DE TRAVAIL

Exigences Moyens exclusions

Compréhension rapide et identique Obligation de faire : Date abrégées ou

Pour tous les utilisateurs - mention d’identification du approximatives
document lui-même
Identification et classement facile - de ses antécédents Références
- du signataire incomplètes ou
L’instrument d’une affaire doit - du destinataire imprécise
Pouvoir être faite par plusieurs de l’affaire traitée Abréviations
Agents successifs Présentation précise Sigles non explicités
Mise en page uniforme d’abord par
l’appellation
complètes

19
Exemples :

On n’écrira pas Mais on écrira

Abidjan, 10.12.92 Abidjan, le 10 décembre 1992

Suite à votre lettre du 10 courant Comme suite à votre lettre du 10

décembre 1992.

En réponse à votre lettre sus référencée En réponse à votre lettre n°…/… du 10

décembre 1992 ou : En réponse à votre
lettre citée en référence (ou : dont la
référence figure ci-dessus).

N°MFP/ENA/852 N°852/MFP/ENA (le n° en premier puis

N°852/ENA/MFP les services dans l’ordre hiérarchique :
ministère, direction, service).

Référence : dossier de l’intéressé Référence : dossier X… (Nom de

l’intéressé, grade… matricule n°…).

Votre référence … Référence : votre lettre n°852/MFP/ENA

Notre référence… du 10 décembre 1992.
(style commercial)

Référence : votre dernière visite, votre Référence votre visite du…

appel téléphonique, notre dernier entretien Référence : notre entretien du 5 mai
dernier
Référence : votre appel téléphonique du…

Le CFCC organise une session Le Centre de Formation continue des

cadres (CFCC organise…

Conformément au décret 78-53 vous Conformément aux dispositions de

devriez… l’article du 5 du décret n°78-53 du 15 avril
1978 portant…, vous devriez…

La formule : « Notre référence » est à proscrire. Dans l’Administration c’est le

n°d’enregistrement et la date de la lettre envoyée qui en constituent la référence.

0.2.8 La clarté, la concision, l’efficacité

Ces qualités découlent des précédentes. Un texte sera claire s’il est précis et exact. Mais il le
sera d’autant plus que l’on utilisera le mot juste et bien à sa place, en s’interdisant les
digressions inutiles, les phrases et les formules trop complexes.

20
S’il faut éviter le style bâclé que donne une succession de phrases trop courtes et mal liées
entre elles, si parfois une phrase longue mais bien charpentée exprime mieux la pensée que
plusieurs phrases courtes, dans l’ensemble on gagnera en clarté en évitant les longueurs.

Par ailleurs, il faut dire seulement le nécessaire, en utilisant la formule exprimant exactement
les faits ou la pensée, et écarter l’accessoire ou le superflu.

La concision s’impose en outre si l’on n’oublie pas que l’écrit administratif est un instrument
de travail : le lecteur ne doit pas perdre de temps à sa lecture, mais doit y trouver rapidement
tous les éléments qui lui sont utiles.

On rejoint ici une dernière qualité, qui doit résulter de la bonne pratique des précédentes :
l’efficacité.

Chaque document doit faire avancer le problème traité vers la solution la meilleure, ou
permettre de l’atteindre dans le meilleur délai.

Le rédacteur s’efforcer de résoudre les problèmes qui sont de la compétence du signataire. Di

le correspondant s’est trompé de service, le rédacteur transmettra directement et rapidement sa
lettre au service compétent tout en avisant l’expéditeur de ce transfert. Si l’on doit donner des
explications à un correspondant on le fera clairement et complètement.

En résumé on mettra tout en œuvre pour éviter les pertes de temps, aussi bien pour les
administrés que pour l’Administration.

0.2.9 L’homogénéité

L’homogénéité du style administratif est le résultat de l’observation, par tous les rédacteur, à
quelque service qu’ils appartiennent et quel que soit leur lieu d’affectation, des règles
exprimées ci-dessus.

Par elles, le rédacteur s’efface derrière l’Administration qu’il représente. L’homogénéité du

style exprime ainsi la prééminence et la permanence de l’Administration.

En conclusion on peut dire que chacune des qualités de l’écrit administratif que vous venez de
présenter a une justification précise. Elle sont nées des nécessités du service et se sont
affirmées par une longue pratique. Elles deviennent donc des normes de rédaction qui
s’imposent à tout rédacteur administratif.

0.3 DU BON USAGE DES MAJUSCULES

Nous tenons à appeler l’attention du lecteur sur l’usage des majuscules et des minuscules. La
majuscule est un signe orthographique dont l’emploi obéit à des règles précises trop souvent
oubliées ou délibérément transgressées.

Certains ont tendance à abuser de la majuscule, à l’inverse on constate, depuis quelques

années, chez certains imprimeurs, graphistes, affichistes, la tendance à supprimer
systématique les majuscules. Cette tendance, provoquées par une certaine recherche
maladroite de l’originalité, est encore plus fâcheuse que la précédente et dénote un mépris des

21
valeurs culturelles, mépris auquel les fonctionnaires ont le devoir de rester étrangers. C’est la
raison pour laquelle nous avons cru utile de reproduire ici le décret du 10 octobre 1975 que le
Président de la République du Sénégal, Léopold Senghor, homme de haute culture a
promulgué sur l’usage des majuscules.

? … Il ne faut pas
abuser des majuscules

Dieu, le Créateur, le Christ, Allah, Kouassi, Paul, Boubacar, Abdallah, la

Bouddah, Mercure, le Ciel, le Fontaine, mais Jean de la Fontaine,
Messie, le Saint-Esprit, mais les
dieux de la Gèces Charles de Gaule, les Mérinides, les
Borgia, les Bamilékés

O.N.U., U.N.E.S.C.O., Le Mali, l’Aïr, le Nil, la

C.E.D.E.A.O région des Grands Lacs

La République, l’Etat, la Nation, la Patrie, la

Liberté, le Progrès, l’Administration,
l’Eglise, la Nature

Noël, Tabaski, l’Aïd el Kébir, le Mouloud, La Révolution, le Grand Siècle, la

Pâques, l’Ascension Renaissance, l’Empire romain, le Moyen
Age

Les Etats-Unis, le Saint-Siège, la

Comédie-Française, la Croix-Rouge

Monsieur, Madame, Maître, Sire, Le Président de la République, le

Monsieur le Ministre, Monsieur le Préfet, Ministre de l’Intérieur, le Gouverneur
Monsieur le Consul général, Monsieur le de Gabès, le Secrétaire général, le
Secrétaire général Président de la Cour suprême

Les ministres, les administrations, Ministère des Finances, Wilaya de

le wilaya de Ourgla, le ministère
des Finances, le Conseil des
ministres, l’Ecole nationale
d’Administration, l’Académie
française, la Préfecture
Ouargla, Gouvernorat de Gabès,
Préfecture de Korhogo (en-têtes
officiels)

DECRET

Le Président de la République du Sénégal,

Vue la Constitution, notamment en ses articles 37 et 65 ;
La Cour suprême entendue en sa séance du vendredi 18 juillet 1975 ;
Sur le rapport du ministre d’Etat, chargé de l’Education nationale,

Décrète :

Article 1er. – l’emploi des majuscules dans les textes administratifs de toute nature est
réglementé par les dispositions suivantes :

22
Article 2. – Adjectif. L’adjectif prend la majuscule quand il est joint intimement au nom et
fait corps avec lui : les Etats-Unis, le Cap-Vert, la Comédie-Française, le Saint-Père.

S’agissant de ce dernier adjectif, il existe de nombreuses exceptions, mais il faut savoir que
lorsque l’adjectif désigne le saint lui-même, il ne prend pas de majuscule : le supplice de saint
Pierre.

L’adjectif prend seul la majuscule quand il qualifie un terme géographique auquel il n’est pas
rattaché par un trait d’union : la mer Méditerranée, l’océan Atlantique, le cap Bon, mais le
Cap-Vert ; le mont blanc, mais le massif du Mont-Blanc. Employé isolément, « océan » prend
la majuscule : il traverse l’Océan.

Article 3. – Administrations, corps de l’Etat, assemblées, écoles, universités, juridictions,

institutions. Lorsque l’institution désignée est unique, les substantifs prennent la majuscule
ainsi que le premier mot, quelle que soit la nature : Assemblée nationale : Conseil des
Ministres ; Contributions directes ; Direction des Douanes ; Inspection des Finances ;
Enregistrement ; Service des Eaux et Forêts ; Trésor ; Cour suprême ; Etat.

Dans un établissement public comme dans une administration, les différentes cellules
administratives suivent la même règle : Division des Statistiques, Section de la Solde.

Mais, lorsque l’institution n’est pas unique, qu’elle est l’émanation d’une catégorie
d’organismes semblables, la minuscule est de rigueur. Seul le nom qui détermine l’institution
prend une majuscule : ministère des Finances et des Affaires économiques ; palais de Justice
de Rouen ; cour d’Appel d’Amiens, Cour suprême du Sénégal, musée du Louvre, mais Musée
dynamique, faculté de Médecine et de Pharmacie de Dakar, lycée Van Vollenhoven, institut
Pasteur de Dakar.

Article 4. – Débuts des phrases et alinéas. On met la majuscule :

- après le point et après les points d’interrogation, d’exclamation ou de
suspension quand ils terminent une phrase : Ah ! mon Dieu miséricorde !
Qu’est-ce que c’est donc cela !
- au premier mot de toute phrase citée, de tout vers : Un homme dit : « Je
passerai l mer… » (La Bruyère).

Article 5. – Rues, édifices, monuments, musées, navires, avions. Les noms de rue prennent la
majuscule : la Corniche, rue du Port, route des Grand-Moulins (adjectif placé devant le nom).

Le nom (ou les noms) qui caractérise l’édifice, le monument, le musée, prend la majuscule
ainsi que l’adjectif si celui-ci est placé avant le nom : monument de l’Indépendance, Musée
dynamique, musée du Louvre, la Grande Pyramide, la Croix du Sud.

Article 6. – Fêtes. Les noms de fête prennent une majuscule ; Quatre Avril ; Premier Mai,
Journée du Maouloud ; Journée de la Karité, Journée de Tabaski ; Lundi de Pâques ; Jeudi de
l’Ascension ; Lundi de la Pentecôte ; Journée du 15 Août ; Journée de la Toussaint ; Vingt-
cinq Décembre.

Article 7. – Mois et jours de la semaine. Sauf pour les fêtes légales, les mois ou les jours de la
semaine ne prennent pas de majuscule : lundi, dimanche, février, avril.

23
Article 8. – Noms propres. On met une majuscule aux noms propres. Il n’est pas nécessaire de
donner des exemples de noms propres : seuls les cas particuliers seront retenus. Dynasties :
les César, les Borgia…
Marques : Un Cinzano, une fermeture Eclair, des Frigidaires, une Peugeot…

Cependant, beaucoup de noms propres sont devenus des noms communs : camembert, une
jeep, un lebel.

Toutefois lorsque ces noms communs sont précédés d’un nom d’espèce, ils reviennent noms
propres : un fusil Lebel.

Style : Un ensemble Empire. Toutefois, si le nom propre est considéré comme adjectif, il ne
prend pas de majuscule : un ensemble pompadour, le style de renaissance.

Œuvres artistiques : Un Renoir.

Particules : La particule nobiliaire ou patronymique, si elle est incluse entre le prénom (ou le
titre) et le nom, conserve la minuscule : Alfred de Vigny. Les particules étrangères prennent
généralement la majuscule Rembrandt Van Rijin, mais Erik von Stroheim.

Les articles contractés, du et des, faisant partie intégrante du nom, prennent la majuscule : la
mort de Du Guesclin.

Cependant, si la particule nobiliaire devait se trouver à côté de la préposition « de », il ne faut

pas distinguer la particule de la préposition en mettant une majuscule (les discours de De
Gaulle), mais tourner la difficulté en écrivant : les discours du général de Gaulle.

Article : L’article inclus dans le nom propre prend une majuscule : le Nôtre, La Fontaine

Article 9. – Ordres et décorations. Les noms des ordres civils, militaires ou religieux et les
distinctions civiles et militaires comportant une hiérarchie prennent une majuscule au mot
caractéristique : l’ordre de la Libération, la médaille de la Résistance. Telle est la règle, mais
il est d’usage d’écrire au Journal officiel, l’Ordre national du Lion. En tout état de cause, la
majuscule à l’adjectif doit être proscrite.

Article 10. – Partis politiques, syndicats, associations. Le nom qui entre dans le libellé d’un
parti, d’un syndicat ou d’une association aux statut déposés prend une majuscule : l’Union
progressiste sénégalaise, la Confédération nationale des Travailleurs du Sénégal, le Parti
démocratique sénégalais.

Article 11. – Pays. Les mots confédération, empire, république s’écrivent avec une majuscule
s’ils sont suivis d’un adjectif : Empire britannique, mais empire des Indes.

Article 12. – Peuples et races. Les noms de peuples et de races prennent la majuscule :
Sénégalais, Français, Sarakolés, Polonais, Indiens, Brésiliens.

Cependant, ces noms, pris adjectivement, ont la minuscule : le peuple sénégalais.

24
Article 13. – Points cardinaux. Les noms de points cardinaux sans complément de lieu
prennent la majuscule : les plus belles fourrures viennent du Nord, mais au nord de l’Alaska.
Il a une propriété dans le midi de la France.

Cependant, les points cardinaux employés dans le sens de direction ne prennent pas de
majuscule : Se tourner vers le midi. Le vent souffle du nord.

Les noms composés de points cardinaux ne prennent pas de majuscule : Le sud-est.

Article 14. – Sigles. Les initiales d’organismes créent parfois des mots nouveaux : Le
Benelux, l’Unesco. La règle usuelle est de composer les initiales en lettres majuscules
séparées par des points : l’O.C.A.M.

Cependant, la tendance est de supprimer les points : l’OMVS.

Article 15. – Sociétés. On met majuscule aux noms ainsi qu’au premier mot quelle que soit sa
nature : la Société générale, la Compagnie Air France, l’Office des Postes et
Télécommunications, la Régie des Chemins de fer du Sénégal.

Article 16. – Symboles d’unités. Les symboles d’unités ne prennent une majuscule que s’ils
dérivent d’un nom propre : 1 m (mètre), 1 A (Ampère).

Article 17. – Titres, personnalités, grades. Les titres honorifiques ou professionnels prennent
la majuscule : Sa Majesté, Son Excellence, Monsieur le Président, Monsieur le Préfet,
Monsieur l’Inspecteur, Monsieur le Directeur, le Révérend Père Boureiaux, El Hadji Abdoul
Aziz Sy, Cheick Abdoul Ahad Mbacké.

Les grades et les fonctions prennent la minuscule : le général de Gaulle, le préfet, le

gouverneur. Cependant, employés en tant que titres honorifiques, ils prennent une majuscule :
Monsieur le Gouverneur.

Le mot ministre s’écrit avec une minuscule. L’usage toutefois s’est établi d’écrire Premier
Ministre. L’usage s’est établi, au Sénégal, de mettre aussi une majuscule au mot Ministre
lorsque le titulaire du département est visé en tant que tel mais sans référence à son
département : le ministre de l’Education nationale demande la parole. Le Ministre déclare…

Président prend une minuscule quand le mot a valeur de désignation commune : le président
du Sénat, le président du Tribunal, le président Coty, le président-directeur général. Mais il
prend une majuscule dans une acceptation honorifique : Monsieur Ndiaye, Président de
section.

Article 18. – Titres d’ouvrage. Le mot initial prend toujours la majuscule : le Figaro, A la
Recherche du Temps perdu, Le Canard enchaîné. Pour les titres d’ouvrages comme, d’une
façon générale, pour les autres titres et outre le mot initial, les substantifs seuls prennent la
majuscule.

Article 19. – Le ministre d’Etat, chargé de l’Education nationale, est chargé de l’exécution du
présent décret qui sera publié au Journal officiel.

Fait à Dakar, le 10 octobre 1975.

25
Par le Président de la République Léopold Sédar Senghor
(signé)

Le Premier ministre
Abdou Diouf

Le ministre d’Etat
Chargé de l’Education national
Doudou Ngom

Note
Telle sont les règles les plus généralement admises parles grammairiens sur le bon usage des
majuscules. Il convient cependant, dans certains cas, de tenir compte des usages particuliers
admis dans certains pays lorsqu’une pratique officielle constante les fait apparaître comme
une norme difficile à transgresser.

26
PREMIERE PARTIE

LA LETTRE

27
L’administration utilise deux types de lettres

LA LETTRE A FORME PERSONNEL

LETTRE ENTRE SERVICE
Ou « Lettre personnelle » Ou « lettre administrative »

De fonctionnaire à supérieur pour Correspondance entre deux

motif personnel service publics du même pays

De supérieur à
subordonné pour motif
personnel

De service administratif à
personne privée

Lettres à des personnalités en

marge de l’activité du service
(invitations, interventions, etc.) Correspondance adressée à un
service public étranger ou
international

La complexité croissante des problèmes auxquels les administrations ont à faire face, la
multiplication des rapports entre les administrés et les services publics entraînent un
accroissement de la correspondance dont la lettre est l’élément prépondérant.

L’Administration utilise deux types de lettres : la lettre personnelle et la lettre entre services.

La lettre personnelle
Elle est utilisée :

1) Par les fonctionnaires et agents s’adressant à un supérieur hiérarchique pour lui

exposer un problème personnel et par les supérieurs hiérarchiques répondant à un
subordonné ou lui écrivant à propos d’un problème personnel.
Dans la correspondance entre un agent et ses supérieurs hiérarchiques, c’est le caractère
personnel du motif de cette correspondance, sortant de l’activité ordinaire du service, qui
justifie l’emploi de la forme personnelle.

2) Par les représentants de l’Administration lorsque ceux-ci s’adressent à une personne

privée ou au représentant d’un organisme privé.

Lorsqu’elle s’adresse aux personnes privées, l’Administration se doit d’exprimer les marques
de courtoisie et de politesse auxquelles ces personnes sont elles-mêmes accoutumées dans
leurs propres correspondances. Elles ne comprendraient pas que l’Administration s’adresse à
elles de façon sèche, anonyme et impersonnelle. Cette sensation d’anonymat trop souvent
ressentie par l’administré dans ses contacts avec les services est, en effet particulièrement
néfaste aux relations entre administrés et Administration.

3) Par les représentants de l’Administration lorsqu’il s’adressent aux représentants d’une

administration étrangère ou internationale.

28
La lettre entre services

Comme son nom l’indique, elle est utilisée pour les correspondances entre deux services
publics d’un même pays.

Etant l’une et l’autre des documents de la correspondance administrative, ces deux formes de
lettres présentent de nombreuses ressemblances, notamment en ce qui concerne la plupart des
mentions d’identification. En dehors de la formule d’appel et de la formule de courtoisie qu i
distinguent la lettre à forme personnelle et qui sont absentes de la lettre entre services, les
autres différences sont surtout de détail.

Une étude plus approfondie de ces documents fera mieux apparaître ces ressemblances et
dissemblances.

I. LA LETTRE A FORME PERSONNELLE

1.1 LETTRES ENTRE FONCTIONNAIRES DE NIVEAU HIERARCHIQUES

DIFFERENTS

1.1.1 Lettre manuscrite d’un fonctionnaire à un supérieur (document n°1)

1.1.1.1 Choix du papier

Dans la correspondance privée, le format, la couleur, la qualité du papier dépendent du goût

de chacun. Dans la correspondance officielle, au contraire, on respectera les règles suivantes :

a. Couleur et poids
On utilisera que du papier blanc suffisamment épais pour ne pas laisser apparaître par
transparence au verso le texte écrit au recto.

b. Format

Le format du papier sera de 210 mm x 297 mm correspondant à la norme internationale

maintenant la plus répandue. Il est souhaitable qu’il remplace définitivement l’ancien format
210 x 270 mm qu’emploient encore certaines administrations.

1.1.1.2 Ecriture manuscrite ou dactylographiée

L’envoi de lettres dactylographiées à des supérieurs hiérarchiques est parfaitement amis et

offre aux destinataires une lecture plus facile et donc plus rapide que des textes manuscrits
parfois difficiles à lire.

Cependant, parce que la lettre manuscrite exige du rédacteur un effort personnel

supplémentaire, elle est considérée comme plus déférente. Il faut donc l’employer chaque
fois que l’on désire marquer sa gratitude à un supérieur (ce qui est le cas dans l’exemple n°1)
ou sa sympathie (condoléances, félicitations, etc.). Dans ce cas on soignera particulièrement
son écriture pour qu’elle soit lisible. Il est très discourtois d’obliger un correspondant à des
efforts de déchiffrement.

29
La courtoisie la plus élémentaire exige que la présentation de la lettre soit soigné

Il faut essayer d’éviter les ratures, les taches ; il est discourtois d’écrire dans les marques ou
de continuer sa lettre au-dessus de la formule d’appel. On n’écrira pas sur du papier trop
mince qui rend la lecture difficile, on n’oubliera pas que la présentation crée une impression –
bonne ou mauvaise – auprès du destinataire du document, impression qui peut avoir des
conséquences importantes.

1.1.1.3 Structure d’une lettre

Une lettre personnelle, dans sa formule la plus simple comporte cinq éléments :

- La date

- La formule d’appel

- Le corps de la lettre

- La formule de courtoisie

- La signature

30
Document n° 1

31
La date
La date est inscrite en haut et à droite de la feuille à environ 15 mm du bord supérieur ; elle
est précédée de l’indication du lieu où la lettre est écrite :

Bouaké, le 16 janvier 1993.

En français, les noms de mis ne prennent pas de majuscule. On peut aussi indiquer le jour :

Bouaké, lundi 16 janvier 1993.

La formule d’appel
La formule d’appel est la manière dont on appelle le destinataire de la lettre, Mon cher Pierre,
Mon cher Ami, Monsieur le Préfet, Monsieur le Ministre. (Notons qu’en français on ne met
pas de majuscule aux titres et fonctions sauf pour le Président de la République ou lorsqu’on
s’adresse aux personnes qui en sont titulaires : un préfet, le ministre de l’Intérieur, mais
Monsieur le Préfet, Monsieur le Ministre).

On trouvera page 50 la liste des principales formules d’appel utilisées dans la correspondance
administrative.

C’est une marque de considération de laisser un espace assez grand entre le haut de la feuille
et la formule d’appel. On placera donc celle-ci un peu au-dessus de la moitié de la feuille à
110 mm environ du bord supérieur.

La formule d’appel sera décalée vers la droite de 30 à 50 mm.

Le corps de la lettre n’appelle pas de remarque particulière sauf en ce qui concerne le

« traitement ».

IL est de bon ton de ne pas commencer une lettre par je, sauf lorsqu’on la formule : « j’ai
l’honneur » - Mais dans certains Etats cette formule est déconseillée comme formelle et sans
intérêt.

La formule de courtoisie
La formule de courtoisie est la phrase finale de la lettre dans laquelle on exprime ses
sentiments au destinataire. Elle doit correspondre à la formule d’appel. L’une et l’autre sont
fonction de l’attention, de l’amitié, de la considération ou du respect que le rédacteur de la
lettre éprouve à l’égard de son correspondant.

On distinguera « l’expression » de « l’assurance ». Le premier terme est obligatoire lorsqu’on

s’adresse à une autorité d’un rang supérieur pour qui la considération, le dévouement, le
respect doivent être tenus pour acquis (c’est le cas dans l’exemple n°1) et que l’on n’a donc
pas à « assurer de ses sentiments ». Le terme « assurance » ne s’emploie qu’à l’égard des
personnes d’un rang égal ou inférieur au signataire de la lettre (voir page 53).

Dans l’exemple n°1 le signataire est un proche collaborateur du préfet, c’est la raison pour
laquelle la formule de courtoisie comporte une allusion à l’épouse de ce haut fonctionnaire.

Nous notons que Monsieur, Madame ou mademoiselle suivis d’un nom de famille s’écrivent
en abrégé quand la personne en question est étrangère au destinataire de la lettre : M. x, Mme

32
Y, Mlle Z, et en toutes lettres quand il s’agit d’un parent du destinataire (c’est le cas dans
notre exemple).

Si l’on fait allusion à sa propre épouse ou à son propre époux on écrit, « ma femme, mon
mari » et non : « Madame x, Monsieur x ».

La signature

Une signature est souvent peu lisible, aussi est-il impératif d’écrire en dessous et en caractères
d’imprimerie, s’il s’agit d’une lettre manuscrite, à la machine, s’il s’agit d’une lettre
dactylographiée, le prénom et le nom du signataire (le prénom en minuscule suivi du nom en
majuscules).

La signature se place immédiatement après la formule de courtoisie et, au minimum, à 50 mm

du bord inférieur de la feuille.

1.1.2 Lettre dactylographiée d’un fonctionnaire à un autorité supérieur (voir document

n°2)

Bien qu’ayant un caractère plus administratif que la précédente, cette lettre est relative à une
question personnelle. L’agent ne saurait donc utiliser un papier à en-tête de son service. A la
place du timbre et par souci de précision, il portera ses nom et prénoms, son grade et

33
Document n°2
Antoine KADIE
Attaché administratif Abidjan, le 20 septembre 199-
Chef du bureau des pensions
Direction de la Prévoyance
sociale et des Pensions

Matricule n°001587 R à Monsieur le Ministre de la Fonction

Publique
Sous couvert de Monsieur le Directeur de la prévoyance sociale et des Pensions

Objet : Autorisation d’absence en vue d’un concours

Réf. : Décret n° 65-16 du 14 janvier 1975 portant
Modalité d’application du Statut Général
De la Fonction Publique, article 26.

Monsieur le Ministre,

J’ai l’honneur de solliciter de votre haute bienveillance une autorisation spéciale

d’absence de trois jours pour me permettre de me présenter aux épreuves écrites du concours
d’accès au cycle supérieur de l’Ecole Nationale d’Administration qui se dérouleront les 3, 4 et
5 octobre prochains.

Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de mon

profond respect.

Antoine KADIE

34
Document n°2 bis
David SOUKONDZA
Attaché des SAF – 2ème échelon Brazzaville, le 5 janvier 199-
Chef du Service des Achats
Direction du Matériel
Secrétariat général à
l’Administration du Territoire

A Monsieur le Secrétaire général

à l’Administration du territoire

Sous couvert de Monsieur le

Directeur du Matériel.

Objet : Candidature à un stage de formation

aux achats publics à l’Université de
paris IX – Dauphine.

P.J. : 1 curriculum vitae

Monsieur le Secrétaire général,

J’ail l’honneur de vous soumettre ma candidature au stage de formation aux

achats publics organisé par l’Université de Paris IX – Dauphine du 15 septembre 199- au 15
juin 199-.

Je suis depuis un an responsable des achats à la Direction du Matériel sans

avoir reçu de formation particulière à cet effet. Je crois que ce stage, qui comporte une partie
de formation théorique et un stage de trois mois dans un service d’achat d’une administration
française, me permettrait d’acquérir une spécialisation et une compétence qui me paraissent
nécessaires au bon accomplissement des missions qui me sont confiées. C’est pourquoi je
souhaiterais être autorisé à me rendre à Paris, accompagné de ma famille pour suivre ce stage
de formation.

Je vous prie d’agréer, Monsieur le Secrétaire général, l’expression de ma

déférente considération.

Vu et transmis avec
Avis favorable, le 7 janvier 199-
Le Directeur du Matériel

(signature) (Signature)

Laurent MAKOSSO David SOUKONDZA

35
 sa fonction, son lieu d’affectation et son numéro matricule et, éventuellement,
l’adresse de son service si elle est peu
connue.

Kouassi . Kouamé
Attaché d’administration
Secrétaire général de la sous-préfecture de Tiébissou
Matricule n°8804

Ou bien :

Pierre M’bolo
Stagiaire à l’I.I.A.P.
2aévenue de l’Observatoire
75006 PARIS

L’adresse indiquée par l’expéditeur sera son adresse’ de service, et non son adresse privée, car
même si le motif de sa lettre est personnel, il a généralement un rapport avec son activité de
fonctionnaire (demande de congé, autorisation d’absence, etc., et une incidence sur celle-ci.

L’Intéressé, en indiquant son identité, a écrit son prénom avant son nom, prenant le contre-
pied de cette habitude administrative assez déplaisante qui fait énoncer le nom patronymique
avant le prénom (Kadie Antoine). Il a fait de même pour la signature, et dans les deux cas il a
eu raison de procéder ainsi.

Lorsque l’on parle de soi-même on ne fait jamais précéder son nom du mot « Monsieur » que
ce soit dans le timbre, dans la suscription ou au-dessous de la signature.

Nous remarquerons que la désignation de l’autorité destinataire se trouve placée sous la date,
en haut et à droite de la feuille. Cette disposition se retrouvera dans les lettres entre services.
Cette mention porte le nom de « souscription » ou « réclame ».

La voie hiérarchique

Nous avons précédemment indiqué qu’une administration est constituée par une succession
d’échelons subordonnées les uns aux autres, c’est ce qu’on appelle la hiérarchie. Le respect de
cette hiérarchie et le bon fonctionnement des services exige qu’un fonctionnaire ne
corresponde pas directement avec une autorité supérieure sans passer (pour quelles soient
informées et d’accord) par les autorités intermédiaires auxquelles il est subordonné.
Réciproquement une autorité ne correspond pas avec un fonctionnaire sans passer par les
autorités intermédiaires.

Un sous-préfet n’écrit pas au ministre sans passer par le préfet et de même le ministre n’écrira
pasa au sous-préfet sans passer parle préfet. Dans notre exemple, Antoine Kafie, chef de
bureau, écrit au ministre qui détient le pouvoir d’accorder les autorisations exceptionnelles
d’absence, mais il le fait par l’intermédiaire de son directeur afin que celui-ci :

1. soit informé,

36
 2. puisse éventuellement faire des observations dans un sens
favorable ou défavorable et donc fournir au ministre des
éléments appréciation.

Cette voie hiérarchique se traduit par l’indication : « sous couvert de ».

Nous ferons incidemment observer qu’une autorisation d’absence d’un fonctionnaire pour
passer un concours ne devrait pas relever du ministre, mais du directeur.

Objet, références, pièces jointes

Dans le document n°2, nous voyons apparaître deux mentions :

Objet : C’est le résumé très succinct de la lettre.

Référence : (en abrégé Réf.) : C’est l’indication soit d’une correspondance précédente, soit
d’un texte dont le rappel peut être utile à la compréhension de la lettre.

Dans notre document la référence indiquée par l’agent est celle du texte qui ouvre droit à
congé pour le motif invoqué. La demande de l’agent est ainsi appuyée sur une base légale ou
réglementaire.

37
Document N°3

RB/SA
REPUBLIQUE TUNISIENNE

MINISTERE DE L’EDUCATION
DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR Tunis, le 28 juin 199-
ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE

DIRECTION DE L’ENSEIGNEMENT
SECONDAIRE

N° 3226/MESRS/DES/SP Le Ministre de l’Education Nationale

A
Monsieur Ali BOUHAOUEL
Professeur au lycée de Bizerte

Sous couvert de Monsieur le Proviseur du

lycée de Bizerte

Objet : Changement d’affectation

Référence : Votre lettre du 8 mars 199-

Monsieur,

Par lettre citée en référence ci-dessus vous avez sollicité, pour des motifs
d’ordre familial et de santé, votre affectation dans un lycée du Gouvernorat de Sousse, et de
préférence au lycée de Ksar Hellal.

J’ai l’honneur de vous faire connaître que, par le jeu des vacances de postes,
seul le lycée de Mahdia disposera à la prochaine rentrée d’un poste correspondant à votre
qualification et qui pourrait vous être attribué.

En conséquence, vous voudrez bien me faire connaître dans les meilleurs

délais, et au plus tard le 15 juillet 199-, votre acceptation de cette affectation éventuelle.

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de ma considération distinguée.

Pour le Ministre et par délégation

le Directeur de l’Enseignement
secondaire

Abdelouahab YACOUB

38
Pièces jointes (en abrégé P.J.) : est mentionné quand des pièces diverses, correspondances,
dossieurs, plans, photographies, etc. sont jointes à la lettre.

On indique par exemple :

P.J. 2.

Ou

P.J. Copie de la lettre n°5120 du 6 juillet 199- du ministre de l’Intérieur.

Ou

P.J. Un dossier

Ces trois mentions, lorsque leur emploi se justifie, sont toujours portées dans les « lettres
entre services », comme nous le verrons plus loin. Elles répondent au souci de clarté et de
précision de l’Administration.

Cette habitude de mentionner l’objet de la lettre en tête de celle-ci remonte à une prescription
de Lucien Bonaparte, ministre de l’Intérieur en France, et portant la date du 29 avril 1800.

Dernière observation
On notera la brièveté de la lettre.

Le texte est réduit à l’essentiel, avec toutes les précisions utiles mais sans considérations
oiseuses.

1.1.3 Lettre à forme personnelle d’une autorité à un fonctionnaire subordonné

(document N°3)

Une autorité peut adresser à un agent subordonné une réponse, une notification, une demande
de renseignement, etc.

Cette lettre se présente comme une administrative entre services, quand aux diverses mentions
qu’elle contient, et à leur disposition. C’est cependant une lettre à forme personnelle car, bien
que liée au service, son objet concerne personnellement d’agent destinataire.

Elle comporte une suscription répondant aux mêmes règles de présentation :

L’autorité expéditrice
A
Monsieur X… Y…
qualité…
Poste…

Sous couvert de Monsieur le …

La suscription devra obligatoirement mentionner la transmission par la voie hiérarchique

intermédiaire (s’il y a lieu évidemment, mais c’est souvent le cas). C’est pourquoi cette lettre
ne saurait indiquer l’adresse du destinataire en bas de page, de même qu’elle ne peut être

39
adressée à l’intéressé à son adresse privée (à moins qu’elle ne soit totalement étrangère au
service et n’intéresse que les relations strictement privées entre les correspondants, ce qui
n’est pas l’hypothèse envisagée ici).

Les seules différences avec la lettre services seront donc la formule d’appel et la formule de
courtoisie.

1.2 LETTRES A DES PERSONNALITES

1.2.1 Réponses à des invitations

Voici trois lettres, document 4, 5, 6, qui ont un caractère plus personnel que les précédentes.
Nous allons les examiner sur le fond et sur la forme.

Sur le fond

Ce sont trois réponses à des invitations adressées à des autorités. Les deux premières sont
négatives, la troisième positive.

40
Document N°4 : Réponse négative à une invitation

Le Chef de la Daïra d’Annaba Annaba, le 28 août 199-

Mon Cher Président,

Vous avez bien voulu m’inviter à l’inauguration de la 31ème Quinzaine

commercial et au traditionnel banquet qui réunit chaque année autour de vous de nombreuses
personnalités.

Vous savez combien il m’aurait été agréable de participer à cette brillante

manifestation qui remporte toujours le plus vif succès et dont vous êtes l’infatigable
animateur. Malheureusement, je serais absent d’Annaba du 15 au 30 septembre et ne pourrai
donc être des vôtres comme les années précédentes.

Je vous en exprime mes regrets et vous adresse, Mon Cher Président, avec mes
vœux très chaleureux pour la parfaite réussite de cet événement commercial, l’assurance de
mes sentiments très cordialement dévoués.

Signature
Slimane KHELIL

Monsieur le Président
de l’Assemblée Populaire Communale
d’Annaba

41
Document n°5
REPUBLIQUE RWANDAISE

Le Préfet de Ruhengeri Ruhengeri, le 20 mars 199-

Monsieur le Président,

Par lettre du 10 mars, vous avez bien voulu m’inviter à assister à la réunion du
Comité local de la Croix-Rouge de Gitare, le mercredi 11 avril, à partir de 10 heures, à Gitare,
et je vous en remercie.

Il m’aurait été très agréable de participer à vos travaux et au déjeuner qui les
suivra. Malheureusement, j’ai déjà pris un autre engagement ce jour-là et je serai donc
empêché de me trouver parmi vous.

Je demande à M. Juvenal NZETILLAYO, directeur de l’Administration et de la

Police générales, de me représenter tant à la séance du matin qu’au déjeuner. Il vous redira
mes regrets et les vœux que je forme pour la très utile activité de votre organisme.

Veuillez agréer, Monsieur le Président, l’assurance de ma considération

distinguée.

(signature)

Sylvère RUHAMANA

Monsieur le Docteur Augustin NZIYOREKA

Président du Comité local de la Croix-Rouge
De Gitare
B.P. 26
Gitare

42
Document n°6

REPUBLIQUE GABONAISE

MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE

ET DE LA REFORME ADMINISTRATIVE
Libreville, le 18 octobre 199-
Le Ministre

Monsieur le Président,

Vous avez bien voulu me demander de présider le bal annuel de l’amicale des
anciens élèves de l’Ecole nationale d’Administration, le 26 novembre 199-

Vous savez l’intérêt que je porte à votre association qui vise à perpétuer entre
anciens condisciples l’esprit de camaraderie né au sein de l’Ecole et à établir un lien avec les
nouvelles promotions. Aussi est- ce avec plaisir que j’accepte votre aimable invitation.

Je ne doute pas que, comme les années précédentes. Cette soirée soit une
réussite.

Veuillez agréer, Monsieur le Président, l’assurance de ma considération

distinguée et de mes sentiments les meilleurs et les plus cordiaux.

(signature)

Jacqies LOBANGO

Monsieur Paul Mouélé

Président de l’amicale des anciens
élèves de l’Ecole national d’Administration
Directeur de l’Administration générale
Ministère de l’Administration du Territoire
et des collectivités locales

B.P. – Libreville –

43
a. Quand la réponse est négative, on peut se contenter d’indiquer qu’ « un engagement
antérieur » ne permet pas d’accepter, l’invitation, mais si l’empêchement résulte d’un
engagement qui est public, on a tout intérêt à l’indiquer.

Dans cette sorte de lettre, il est souvent judicieux de demander au destinataire de la lettre
d’exprimer à la collectivité qu’il représente des sentiments de cordialité. On peut, par
exemple, employer la formule suivante :

« vous voudrez bien transmettre au comité d’organisation (ou à vos camarades, ou aux
membres de votre société) l’expression de mes très cordiaux sentiments ou bien l’expression
de ma gratitude pour la tâche qu’ils accomplissent (ou bien encore mes très amicales pensées,
ou l’intérêt que je porte à l’activité de votre société) » etc.

c. L’autorité qui répond négativement à une invitation peut ou non se faire représenter et,
dans l’affirmative, elle indiquera d’une manière précise le prénom, le nom et la qualité
de la personne qu’elle aura désignée pour la représenter.

Sur la forme

a. On constatera qu’il doit y avoir corrélation entre la formule d’appel et la formule de

courtoisie. Dans la lettre n°4, le chef de la Daïra est très proche du Président de
l’assemblée populaire communale, il l’appelle donc familièrement « Mon Cher
Président » et, bien qu’il lui soit supérieur dans l’ordre des préséances, il n’hésite pas à
l’assurer de ses « sentiments dévoués » mais en y ajoutant « cordialement » ce qui est
à la fois une marque de familiarité et de bienveillance correspondant à la formule
d’appel.
b. Le timbre est la mention pré imprimée placée en haut et à gauche de la feuille et
précisant la qualité du signataire de la lettre ou la désignation de l’administration à
laquelle il appartient. Le document n°3 en donne un premier exemple.

Dans les lettres à forme personnelle des hautes autorités, cette mention est, le plus souvent
réduite à l’essentiel, comme c’est le cas dans les documents n°4, 5 et 6.

Le Ministre de la Fonction publique ou Ministre de la fonction

publique
Le Ministre
Le Gouverneur de Sousse ou Gouvernorat de Sousse
Le Gouverneur
Le Maire d’Abidjan ou Ville d’Abidjan
Le Maire

Rien n’interdit cependant, comme c’est l’usage dans « la lettre entre services », de compléter
cette mention pour l’indication de la direction et même du service ou du bureau compétents,
de l’adresse et du numéro de téléphone. Cela se pratique surtout dans les lettre dont l’objet est
plus administratif que dans les trois documents cités ci-dessus, comme par exemple dans les
documents n°3, 58, 10 et 11.

On notera aussi que dans ces exemples où l’aspect de relation personnelle l’emporte sur
l’aspect administratif, on n’a pas fait figurer les initiales du rédacteur et de la dactylographe

44
ou-dessus du timbre. La lettre apparaît ainsi comme rédigée par le signataire lui-même ( voir
P. 75). De même, bien que cela soit facultatif, la lettre ne comporte pas de numéro
d’enregistrement.

c. La lettre à forme personnelle surtout lorsqu’elle est destinée à une personne privée, ne
comporte pas de souscription en haut de page mais l’adresse du destinataire, qui se
place en bas de la première page, à gauche, en marge et en dessous du texte, ou
légèrement plus bas que la signature si la lettre se réduit à une page (cf. document 4, 5
et 6). Lorsque la lettre comporte plusieurs pages, il doit en être de même. Il n’est pas
souhaitable que cette adresse figure sur la dernière page.

On utilisera également cette présentation pour la lettre à forme personnelle adressée au

responsable d’un service ou organisme public étranger ou international.

Cette position de l’adresse ne peut s’utiliser que lorsqu’elle ne prend pas la place des
ampliations. Mais la mention « ampliations », ne s’utilise pas en principe dans les lettres à
forme personnelle, surtout lorsqu’elles sont adressées à des personnes privées.

Il est à remarquer toutefois que si cette position de l’adresse n’est pas gênante pour le
destinataire lorsque celui- ci est une personne privée, elle l’est pour les besoins du classement
dans les services pour lesquels la position en suscription facilite les manipulations.

Il semble préférable, du moins pour les lettres à forme personnelle échangées de service à
service ou à caractère administratif, sinon pour toutes les lettres à forme personnelle, d’utiliser
la formule de la suscription, placée en haut et à droite au-dessus du texte et sous la date,
comme pour une lettre à forme strictement administrative.

Cette suscription peut être à deux volets ou à un seul, comme pour la lettre administrative, ou
n’être que l’adresse postale du destinataire précédée de ses nom et qualités.

1.2.2 Réponse à une intervention

Ce document répond à une intervention d’une personnalité politique en faveur d’un

administrée. Ce genre d’intervention de personnalités, politiques ou administratives, qui sont
elles-mêmes sollicitées d’intervenir par les citoyens, est parfaitement normal quant il s’agit
d’attirer l’attention sur un cas particulier légitime, de faire prendre en considération par
l’Administration ce qu’un administré estime être son droit.

Ce genre d’intervention, orale ou écrite, est très fréquent en Europe ; il l’est peut-être plus
encore en Afrique où interviennent les liens de solidarité coutumière encore très forts dans la
plupart des Etats. La réponse à ces sollicitations occupe une place importante dans la
correspondance administrative, encore que dans beaucoup de cas la demande soit exprimée
oralement . Cette réponse est toujours délicate, en fonction des positions respectives du
fonctionnaire qui répond et de la personnalité intervenante, plus ou moins haut placée et
influente dans le contexte national.

Lorsque, comme c’est le cas pour l’exemple présenté ici, il s’agit de répondre à une demande
normale, faisant jouer les règles normales de fonctionnement du service, sans aucune entorse
aux principes ni irrégularité, la réponse ne pose pas de problème particulier. On marquera

45
cependant que l’on a fait diligence pour étudier l’affaire au fond et pour donner satisfaction à
l’intéressé dans la mesure du possible.

La réponse est, dans l’exemple qui nous occupe, positive bien que son effet ne soit pas
immédiat ; l’intéressé devra attendre la prochaine rentrée scolaire, ce qui montre bien que si
l’on donne satisfaction à sa requête, c’est cependant sans aucun passe-droit.

La réponse pourrait être négative s’il n’était pas possible, sans commettre d’irrégularité, de
prendre la décision souhaitée par l’intéressé. La lettre adressée en ce cas à l’intervenant n’en
serait que plus courtoise et exposerait les raisons qui empêchent de lui donner satisfaction ;
elle devrait d’autant plus clairement faire sentir quel e cas a été longuement examiné dans un
esprit favorable et que seules les circonstances, et non la mauvaise volonté, ont conduit à la
réponse négative. Dans ce cas la réponse peut se terminer par une formule ménageant l’avenir
et laissant entendre que le cas a été noté et ne sera pas perdu de vue.

J’ai le regret de vous faire connaître que, malgré les recherches que j’ai fait effectuer
par mes services, il ne m’est pas possible de satisfaire, ainsi que j’aurais voulu le
faire, le bienveillant intérêt que vous portez à ce fonctionnaire.

En effet aucun mouvement de poste, aucune création nouvelle, n’ont été arrêtés pour
la prochaine année scolaire dans la région qu’il a demandée.

Soyez assuré toutefois que j’ai pris bonne note du cas de M. Khenani et qu’il sera
réexaminé dans l’esprit le plus favorable dès que les circonstances le permettront.

Je ne manquerai pas, le moment venu, de vous tenir informé de la décision qui pourra
alors être prise.

La réponse, en revanche ne saurait être que négative toute les fois que l’intervention viserait à
obtenir une faveur indue, un passe-droit constituant une entorse aux règlements, et tendrait
ainsi à faire commettre une injustice envers les autres administrés en contrevenant au
principe de l’égalité des citoyens devant la loi.

Ce genre d’intervention ne devrait d’ailleurs jamais se rencontrer si les autorité sou

personnalités qui les présentent prenaient davantage conscience que cette utilisation abusive
de leur prestige tend plutôt à les déconsidérer et à desservir les réputation.

Selon le niveau de l’intervenant, la réponse sera brève et sèche mais courtoise, et marquera le
caractère déplacé de la démarche.

Elle sera plus délicate si l’intervenant est très haut placé, et devra être formulée en termes plus
diplomatiques. Il est hélas des cas où le fonctionnaire peut craindre qu’une réponse négative
mette en jeu sa carrière. C’es l’à une situation tout à fait anormale et très regrettable.

1.3 LETTRES COURANTES

1.3.1 Lettre d’une autorité administrative à une personne privée

C’est sans doute le cas le plus fréquent de lettres administratives à forme personnelle, que le
destinataire soit une personne physique ou une personne morale. Deux éventualités peuvent se

46
présenter : ou bien l’Administration répond à une précédente demande d’un administré, ou
bien elle prend l’initiative de la correspondance, pour une demande ou une notification.

d. Le premier cas, réponse à une demande, est illustré par les document N°s 8 et 8 bis.
On notera la position de l’adresse en bas à gauche selon les normes de
« personnalisation » indiquées plus haut, ainsi que les différentes mentions à caractère
plus administratif. On en trouvera un autre exemple au document n°9, où cette fois
l’adresse du destinataire figure en suscription, sur papier à en-tête imprimé. On
comparera aussi la rédaction et la mise en page de ces documents et des suivants ;
e. Ce type de lettre, hors le n° d’enregistrement, ne comporte aucune des mentions
administratives d’identification (objet, référence). Il s’agit en même temps d’un cas de
correspondance avec un interlocuteur étranger comme au document n°10. La
correspondance paraît ainsi moins administrative ;
f. La présentation de la lettre aurait été la même si au lieu d’un professeur ayant écrit à
titre personnel, c’était par exemple au doyen de la faculté ayant écrit ès qualités que
l’on répondait ;
g. Dans le cas d’une correspondance dont l’initiative revient à l’Administration
(demande ou notification), la lettre, tout en gardant la forme personnelle, présente
généralement une allure administrative plus nettement marquée (document n°8, 8bis,
11 et 12).

1.3.2 Réclamation. Demande d’audience (document n°s 13, 14 et 15)

Le document n°13 est une réponse à une réclamation. Il s’agit en l’espèce d’une réclamation
justifiée. La réponse donnée à un usager légitimement insatisfait des services de
l’Administration doit être rapide et montrer que l’on a fait diligence pour corriger l’erreur et
lui donner satisfaction. Cette marque de considération envers l’interlocuteur tendra à rétablir,
par l’impression d’efficacité qui s’y ajoute, la bonne image de l’Administration qu’à pu tenir
la mauvaise qualité du service qui a motivé la réclamation. L’expression : « Je m’empresse de
vous répondre », n’est justifiée que si la réponse suit la demande dans un délai rapproché
(une semaine au plus). (Voir doc. N°15)

Il arrive aussi parfois que la réclamation de l‘administré soit injustifiée et due à une
méconnaissance des règles administratives ou des droits qu’il invoque. La réponse qu’on lui
adressera n’en sera pas moins courtoise et lui expliquera clairement pourquoi l’affaire, objet
de sa réclamation, n’a pas été traitée dans le sens qu’il souhaitait.

Le document n°14 répond à une demande d’audience. Les autorités ne doivent pas refuser de
recevoir ceux qui le leur demandent. Elles peuvent cependant, pour éviter d’être débordées,
fixer des jours réservés aux réceptions, ce qui ne les empêchera pas de recevoir à d’autres
moments les personnalités qui en feraient la demande et auxquelles sont dus des égards
particuliers.

La lettre donnée ici comme exemple répond donc positivement à la demande d’audience
d’une personne privée, mais elle fixe à ce rendez-vous une date plus lointaine que celle que
l’interlocuteur aurait souhaité. Il est courtois de lui en indiquer la raison, sans pour autant
rentrer dans des détails qu’il n’a pas à connaître. L’autorité n’a pas à rendre compte à une
personne privée des motifs de ses déplacements. Fixant unilatéralement un rendez-vous, il est
également courtois de laisser à l’interlocuteur la possibilité de faire modifier la date retenue si
celle-ci ne lui convenait pas.

47
On le renvoie pour cela au secrétariat, dont c’est le rôle normal, pour éviter d’être importuné
soi-même par des questions secondaires.

Le document n°15 est une réponse à une demande de renseignements. Cette réponse étant
adressée à un particulier, il n’est pas indispensable de mentionner la référence de sa lettre ; on
peut supposer qu’il se rappellera sa demande de renseignements.

La formule « Je m’empresse de » est séduisante, mais elle ne doit être employée que si l’on
veut mettre une certaine affectivité dans la rédaction. L’Office des céréales est un organisme
créé pour être à la disposition de tous ceux qui pratiquent la culture des céréales : il sera donc
particulièrement aimable avec ses correspondants.

Le titre de cet office donnera l’occasion de revoir ce qui a été dit au sujet des majuscules,
p.20.

Il est toujours courtois d’inviter un correspondant à vous écrire à nouveau s’il en éprouve le
besoin : on lui montre par là que l’Administration est à la disposition des administrés.

Le titre du signataire figurera au-dessus de la signature, à moins qu’il n’ait déjà été mentionné
dans le timbre, ce qui n’est pas le cas dans la présente lettre.

1.4 LES FORMULE S D’APPEL

D’une manière générale, la formule d’appel est : Monsieur, Madame, ou Mademoiselle.

Pour les personnes privées comme pour l’Administration, il est cependant d’usage de donner
à ses correspondants leur titre quand ils en ont un. Soulignons toutefois que les titres
nobiliaires ne doivent pas être mentionnés dans les formules d’appel sauf pour les ducs et
duchesses, les princes et princesses ou s’ils sont précédés des adjectifs « Mon Cher » pour les
hommes exclusivement.

Ainsi on écrira

Monsieur le Duc, Madame la Duchesse, Prince, Princesse,

Monseigneur (pour les altesses royales) Mon Cher Baron,
Mon Cher Comte, Mon Cher Marquis, jamais : Monsieur le Baron,
Monsieur le Comte, Monsieur le Marquis.

Quelles que soient les circonstances, les appellations : Monsieur, Madame (formule d’appel
pour les épouses des souverains) ne sont jamais déplacées, mais elles peuvent heurter la
susceptibilité de personnes mal informées et qui tiennent à leur titre.

Nous allons étudier successivement les principales formules d’appel.

1.4.1 Les personnes privées

a) Présidents et secrétaires généraux de sociétés, de syndicats, d’associations :

Monsieur le Président,

48
Madame la Présidente,
Monsieur le Secrétaire général,
Madame la secrétaire générale.*

b) Directeurs et directeurs généraux des établissements scolaires, industriel, commerciaux

Monsieur le Directeur général,

Monsieur le Directeur,
Madame la Directrice générale,
Madame la Directrice.

On trouve aussi d’autres titres tels que :

Monsieur l’Intendant, Monsieur l’Econome

Monsieur le censeur, Monsieur le Surveillant général, etc.

c) Membres des professions judiciaires (avocats, avoués, huissiers, notaires) :

Maître,

L’appellation « Maître » est également employée à l’égard des membres des académies
nationales ou des artistes réputés (écrivains, peintres, sculpteurs, musiciens.

d) Titulaire d’un Doctorat d’Etat :

Monsieur le Docteur,
Docteur,
Toutefois, en France et dans la plupart des pays francophones, le titre de Docteur n’est
accordé qu’aux docteurs en médecine, en biologie, en art dentaire ou vétérinaire.

1.4.2 Les autorités religieuses

a. Cultes catholique :

Le Pape, Très Saint Père,

Monsieur le Nonce, Monsieur le Cardinal,
Monsieur l’Archevêque, Monsieur l’Evêque ou Monseigneur,
Monsieur le Chanoine, Monsieur l’Archiprêtre,
Monsieur le Curé, Monsieur l’Abbé.

Les membres des ordres religieux :

Monsieur le Supérieur, Madame la Supérieure,

Mon Révérend Père, Mon Père,
Ma Révérende Mère, Ma Mère,
Mon Frère, Ma Sœur.

b) Culte protestant :

Président d’un consistoire : Monsieur le Président.

49
Pasteur, Monsieur le Pasteur.
c) Culte islamique :

Monsieur le Grand Iman, Monsieur l’Iman

Monsieur l’Ayatollah

d) Culte israélite :
Monsieur le Grand Rabbin, Monsieur le Rabbin

e) Culte orthodoxe :
Monsieur l’Archimandrite, Monsieur l’Archiprêtre

1.4.3 Les autorités politiques

h. le Roi, l’Empereur : Sire ;

i. le Président de la République : Monsieur le Président de la République ;
j. les ministres et secrétaires d’Etat : Monsieur le Ministre, Madame le Ministre ;
k. le ministre de la justice : Monsieur le Garde des Sceaux ;
l. les présidents, vice-présidents de l’Assemblée nationale, du Conseil économique et
social et de la Cour suprême : Monsieur le Président, Madame la Présidente.

1.4.4 Les autorités diplomatiques et consulaires

Monsieur l’Ambassadeur, Monsieur le Ministre,

(pour les envoyés extraordinaires et les ministres plénipotentiaires)
Monsieur le Chargé d’Affaires,
Monsieur le Consul général, Monsieur le Consul.

1.4.5 Les autorités judiciaires et administratives

Les autorités judiciaires et administratives sont appelées par leur titre :

Monsieur le Président ou Monsieur le Premier Président (pour le président d’une juridiction),

Monsieur l’Avocat général, Le Procureur général, le Procureur, le Substitut, le Juge, etc.

Monsieur le Commissaire général, le Gouverneur, le Préfet, le Sous-préfet, le Chef de canton,

le Chef de village, le Directeur général, le Directeur (y compris les chefs de service et sous-
directeurs).

1.4.6 Les autorités militaires

m. Les maréchaux : Monsieur le Maréchal ;

n. Les officiers généraux et supérieurs : Mon Général, Mon Colonel, (y compris les
lieutenants-colonels), Mon Commandant ; les femmes disent : Général, Colonel,
Commandant ;
o. Les officiers subalternes : Monsieur ;
p. Les officiers généraux de la marine : Amiral ;
q. Les capitaines de vaisseau, frégate, corvette, Commandant.

50
Les possessif est exclusivement employé par les rédacteurs du sexe masculin ; les femmes ne
l’emploient pas et disent simplement :

Monsieur le Maréchal, Général, Colonel, Commandant.

1.4.7 Remarques :

a. Le féminin des titres et fonctions

Il donne lieu à controverse : le bon sens consisterait à adopter, comme cela se fait au Québec,
la forme féminine du titre ou de la fonction lorsque cette forme existe et , faute de mieux, le
masculin lorsqu’un titre ou une fonction ne comporte pas de forme féminine.

Madame la Présidente, Madame la Directrice, Madame le Maire, Madame le Ministre.

b. L’extension du titre ou de la fonction au conjoint

Il est un vieux principe, c’est que les honneurs ne se délèguent pas et que le titre dû à une
fonction ne s’étend pas du mari à la femme et vice-versa.

Bien sûr, il arrive, en parlant de la femme de certains magistrats officiers ou élus, que l’on
féminise le titre de leur mari :

La Préfète, La Générale, La Présidente.

Mais c’et un style familier comportant même une pointe d’ironie et ces appellations sont à
proscrire du langage administratif.

Seules les épouses des maréchaux ont le droit de bénéficier du titre de leur mari : Madame la
Maréchale.

c. Usage du titre après la cessation des fonctions

L’usage est généralement de continuer à donner leur titre aux autorités, même après que
celles-ci aient cessé leurs fonctions, mais il n’est pas observé dans tous les Etats africains.

1.5 LES FORMES DE COURTOISIE ET DE POLITESSE

Les lettres à forme personnelle commencent par une formule d’appel que nous venons
d’étudier et se terminent par ne formule de politesse ou de courtoisie dans laquelle est reprise
la formule d’appel et qui doit lui correspondre comme nous le verrons plus loin.
La formule de politesse doit traduire l’affection, l’amitié, la considération, le dévouement, la
déférence, que le signataire veut exprimer au destinataire et commence le plus souvent par
l’expression « je vous prie de croire »… ou « Je vous prie d’agréer »…
Ces sentiments sont, bien entendu, à nuancer selon la situation, les rapports hiérarchiques,
l’âge, le sexe, le degré d’intimité des correspondants.
Les formules de politesse peuvent varier à l’infini ; cependant, un certain nombre de règles
doivent être respectées.

51
Elles contiennent le plus souvent soit « l’assurance » soit « l’expression de ». Les deux
formules ne sont pas équivalentes, comme nous l’avons indiqué dans le commentaire du
document n°1.

Par exemple :

1) Je vous prie d’agréer, Cher Ami, l’expression de mes très cordiaux

sentiments (ou de mon fidèle souvenir).
2) Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’assurance de ma considération
distinguée.
3) Je vous prie d’agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de mes
sentiments déférents et dévoués.
4) Je vous prie d’agréer, Monsieur le Président, l’expression de ma
haute considération.

1.5.1 Corrélation entre la formule d’appel et la formule de courtoisie

Il doit y avoir corrélation entre la formule de courtoisie et la formule d’appel, on n’assure pas
un camarade ou un collègue de sa considération ou de son respect, une personne d’un rang
moindre que le sien de ses sentiments respectueux.

Formule d’appel Formule de courtoisie correspondantes

Madame, Monsieur, Hommage – Respectueux hommages

Monsieur Salutations distinguées
Familier : Sentiments les meilleurs
Cher Monsieur, Char Ami, Cher Camarade
Personnalités : Considération distinguée
Monsieur le Président
Monsieur le Député

Autorité supérieures Respectueux sentiments

Monsieur le Préfet Sentiments déférents et dévoués
Monsieur l’Ambassadeur haute considération
Monsieur le Ministre Très haute considération.

Les salutations, les hommage « s’expriment », on n’en donne pas l’assurance.

On écrira, par exemple :

r. Veuillez agréer, Madame, l’expression des mes hommages.

s. Veuillez agréer, Cher Monsieur (ou Cher Collègue), l’expression de mes sentiments
les meilleurs et les plus cordiaux. (Ces trois derniers mots peuvent être rajoutés à la
main.)

Mais on pourra dire :

t. je vous prie de croire, Cher Monsieur, à l’assurance de ma considération distinguée.

1. La formule « les assurances de… » est propre au corps

diplomatique et n’est utilisée que dans la correspondance

52
 officielle entre agent diplomatiques ; elle nous paraît assez
critiquable , mais elle est traditionnelle.
2. Cette formule est réservée aux très haute personnalités,
ministres, anciens ministres, présidents et vice-présidents de
l’Assemblée nationale, de la Cour suprême, Ambassadeurs, et
bien sûr aux chefs d’Etats. L’usage établi entre Etat africains
veut que des chefs d’Etats amis ou membres d’une même
organisation s’adressent leur « haute et fraternelle
considération ».
3. La formulation « croire à l’assurance » est moins déférente que
« agréer l’expression ». On la réservera donc aux
correspondants envers lesquels on n’est tenu à aucune marque
de courtoisie allant au-delà de la politesse normale.

u. Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de mon

profond respect.
v. Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Président de la République,
l’expression de ma haute considération et de mes sentiments déférents et très
fidèlement dévoués.

Les formules :

Bien à vous,
Cordialement vôtre,
Sincèrement vôtre,
Fidèlement vôtre,

Très employées par les Anglo-Saxons sont relativement rares dans la rédaction française qui
est plus cérémonieuse. Elles peuvent cependant être parfaitement utilisées mais elles
impliquent une certaine familiarité entre l’auteur de la lettre et le destinataire.

1.6 LE TRAITEMENT (documents n°s 16 et 17)

Le traitement, c’est la manière dont on traite, dans le corps d’une lettre ou d’un discours, la
personne à qui l’on s’adresse par écrit ou oralement. Le traitement est habituellement la
seconde personne du singulier « tu » ou du pluriel « vous ».

S’agissant de très hautes personnalités, chefs d’Etat, dignitaires de l’Eglise, ministre,

ambassadeurs, les formules de traitement les plus usuelles sont :

Votre Majesté pour un souverain,

Votre Altesse pour un prince,
Votre altesse sérénissime, pur un prince de sang royal,
Votre sainteté pour le Pape,
Votre Eminence pour un cardinal,
Votre Excellence pour un chef d’Etat, un ministre, un ambassadeur, un évêque.

Bien que l’usage en soit fort répandu en Afrique et ailleurs, il ne faut pas confondre l’appel et
le traitement.

53
Il paraît souvent très difficile d’aller contre un usage établi, mais il est bon de connaître la
règle.

Celle-ci est que le traitement ne doit être employé que dans le corps de la lettre ou du discours
et non en formule d’appel.

Ainsi s’adressant :

w. à un souverain, on dira :

Sire,
Votre Majesté a bien voulu honorer de son auguste présence…

x. à un prince souverain :

Monseigneur,
Il m’est agréable d’adresser à votre Altesse Sérénissime les vœux respectueux…

y. à une princesse :

Madame, Monsieur,
Au nom du Gouvernement de la Côte d’Ivoire, j’ai le très grand honneur d’accueillir
Votre Altesse…

z. à un cardinal :

Monsieur le Cardinal,
Les bienfaits que Votre Eminence a bien voulu nous prodiguer ont profondément émula
population de notre région.

1. « Je vous prie de bien vouloir agréer »

est une formule beaucoup plus déférente
que : « Veuillez agréer ».
2. Cette dernière formule montre que l’on
peut nuancer sa pensée ou ses sentiments
par la combinaison de plusieurs marques
de courtoisie.

Qu’elle soit assurée (votre Eminence) de notre très vive reconnaissance et de notre profond
respect.

aa. à un Ambassadeur :

Monsieur l’Ambassadeur,
Il m’est agréable de porter à la connaissance de Votre Excellence la promulgation dans les
jours prochains du traité de coopération économique entre…

1.6.1 Appellation de l’Etat , devise

54
Dans les correspondance importantes par leur objet et la qualité de leur signataire et de leur
destinataire et, le plus souvent adressées à des personnalités étrangères, le papier utilisé
comporte deux mentions pré imprimées, en plus du timbre, l’appellation officielle de l’Etat et
sa devise.

Ex. :

REPUBLIQUE RWANDAISE ETAT INDEPENDANT DE MAURICE

Liberté – Coopération – Progrès Stalla Clavis Indici

Ces mentions figurent en haut de la première page de la lettre, centrée au milieu à égale
distance des deux bords latéraux et à trois interlignes du bord supérieur de la feuille, donc au-
dessus de toutes les autres mentions, soit à droite au-dessus de la date, soit à gauche au-dessus
du timbre, soit au milieu de la page.

Pour des raisons de simplification, l’appellation et devise de l’Etat figurent de moins en moins
dans les lettres entres services comme nous le verrons plus loin et la devise est souvent
supprimée même dans les lettres à caractère diplomatique.

1.6.2 Traitement dans les lettres diplomatiques

1) Chaque pays a ses habitudes. On constatera dans le document n° 16 que l’ambassadeur

de Grande-Bretagne n’observe pas les règles que nous venons d’indiquer
précédemment puisqu’il utilise comme formule d’appel une formule que nous
considérons comme réservée au traitement. En revanche la lettre du secrétaire d’Etat
aux Affaires étrangères est parfaitement conforme à ce que nous préconisons.
2) Le rappel des traités et conventions avec leurs dates répond au souci de précision dont
tout document diplomatique doit faire preuve. De même, la réponse reprend
l’intégralité du document de l’ambassadeur britannique, pour qu’il n’y ait aucune
ambiguïté sur l’accord que constitue cet échange de lettres.
3) Remarquer l’habitude des diplomates de mettre des majuscules à des noms communs
lorsque ces noms expriment un concept qui leur paraît important.
4) Noter l’usage du mot « assurances » au pluriel, qui est propre aux diplomates et que
nous avons déjà signalé dans la note 1

Noter également, dans la formule de courtoisie, l’expression « très haute considération »

réservée aux personnalités et autorités les plus importantes.

1.7 LA NOTE VERBALE

La note verbale de la correspondance diplomatique échappe à notre propos qui est celui de la
rédaction administrative ordinaire c’est donc à titre anecdotique et pour satisfaire la curiosité
du lecteur que nous en traiterons sommairement ici.

La note verbale diplomatique est, contrairement à ce que laisse croire son titre, un document
écrit, document qui échappe sur beaucoup de points aux règles de la correspondance
administrative telles que nous les avons définies.

De manière générale, l’appellation « NOTE » est donnée à l’ensemble des correspondances

échangées avec les missions diplomatiques.

55
Sans entrer dans les détails de la « NOTE officielle » et ses aspects particuliers (note
collective, note identique, etc.) nous indiquerons seulement les particularités de la note
verbale, qui est le document le plus courant et qui suit les règles de présentation de la note
officielle.

La note verbale sert à éclaircir points de discussion, ou à résumer une conversation

importante, ou à communiquer certaines informations.

Elle est rédigées à la troisième personne et s’échange de service à service : par exemple d’une
ambassade au ministre des Affaires étrangères du pays d’accueil, ou vice-versa, et non
d’autorité à autorité désignée ès-qualités.

Rédigée sur papier à en-tête, sans objet ou référence ni formule d’appel détachés du texte, elle
commence et finit par une formule de courtoisie. Elle porte au-dessus du texte, au milieu de la
ligne, le titre dactylographié en majuscule : « NOTE VERBALE ». Elle porte également un
numéro d’enregistrement sous le timbre.

bb. Exemple de formule d’introduction :

« L’Ambassade de France présente ses compliments au ministère des Affaires Etrangères

de la République de Djibouti et à l’honneur de lui communiquer que … »

cc. Exemple de formule de conclusion :

« L’Ambassade de France saisit cette occasion pour renouveler au ministère des Affaires
Etrangères les assurances de sa très haute considération ».

On notera la tournure particulière de ces formules de courtoisie.

La date, avec indication du lieu d’origine, est placée sur la ligne qui suit la dernière ligne du
texte. L’usage veut que cet emplacement marque une plus grande considération que la
position classique en haut à droite de la première page.

La note n’est pas signée seulement paraphée1 et porte le sceau de l’ambassade.

Il n’y a pas de « réclame » en suscription, mais l’adresse du ministère, de l’ambassade ou du

service destinataire est placée, comme pour une lettre à forme personnelle, en bas à gauche de
la première page.

1.8 SCHEMA DE MISE EN PAGE D’UNE LETTRE A FORME PERSONNEL

(document n°19)

Le document n°19 est un aide-mémoire des règles de mise en page des lettres à forme
personnelle qu’illustrent, avec diverses variantes liées aux circonstances de leur rédaction et à
la nature de leur contenu, les documents que nous avons vus jusque-là :

dd. Une lettre émanant d’un service et dont l’objet serait très administratif ne se
distinguerait souvent de la « lettre entre services » que nous étudierons plus loin que

56
 par l’emploi de formules d’appel et de courtoisie. On y trouverait une suscription
semblable à celle signalée ici par le chiffre 1, et aussi les mentions objet et référence.
ee. La lettre d’un fonctionnaire à une autorité ne comporterait ni timbre, ni n°
d’enregistrement, ni bien sûr la désignation de l’Etat et sa devise. De la suscription en
position 1 serait effacée la mention de la fonction de l’expéditeur, celui-ci ayant porté
son nom et sa qualité à la place du timbre.
ff. La lettre d’une autorité à une personne privée et dont on voudrait atténuer le caractère
administratif serait conforme au schéma ci-joint - la suscription, portée en position 2
ne mentionnerait que le destinataire et son adresse. La suscription de la position 1
serait donc dans ce cas éliminée.
gg. Enfin dans une lettre émanant d’une autorité et effectivement signée par elle, le timbre
serait réduit à la désignation de cette autorité.

1.9 LA REDACTION DES ENVELOPPES (document n°20)

La « suscription ou la « formule de suscription », c’est également l’extérieur d’une lettre

missive, d’une enveloppe. Tout expéditeur d’une lettre a le légitime désir qu’elle parvienne à
son destinataire dans les meilleurs délais. Or l’administration des postes doit faire face chaque
année à une tâche immense et toujours plus lourde. La présentation d’une enveloppe comme
la présentation d’une lettre est significative de la personnalité de l’expéditeur. Les enveloppes
doivent de préférence être assorties au papier à lettre, c’est à dire de la même couleur, ne pas
laisser apparaître par transparence les textes qu’elles contiennent, être doublées pour les
correspondances à caractères personnel ou qui son adressées à des destinataires auxquels on
veut marquer de la considération. Si l’on est en deuil, le papier à lettre comme l’enveloppe
peuvent être de couleur blanche et bordés d’un filet noir. De tels papiers et de telles
enveloppes ne doivent toutefois être utilisés que pour des correspondances strictement privées
et jamais lorsqu’on écrit à une autorité religieuse, administrative ou politique. La lettre doit
être glissée dans l’enveloppe de telle sorte que la feuille ait le pli au fond pour éviter qu’elle
ne soit coupée en feux au moment de l’ouverture. La signature est placée du côté de la
fermeture de l’enveloppe ; le haut de la lettre, c’est à dire la date, du côté qui reçoit l’adresse.
On peut inscrire au verso de l’enveloppe son nom et son adresse, si l’on craint que le
destinataire puisse ne plus être à l’adresse à laquelle on lui écrit, mais cela n’est pas
obligatoire. Il convient d’affranchir convenablement les correspondances. Lorsque celles-ci
dépassent apparemment 20g, il est souhaitable de les peser, ou de les faire peser, pour
connaître exactement la valeur de l’affranchissement nécessaire. Il est en effet discourtois
d’obliger le destinataire d’une lettre à acquitter une surtaxe. Le timbre doit être collé dans
l’angle de l’enveloppe, en haut et à droite, l’effigie ou le dessin dans le sens qui convient,
donc pas à l’envers.

On prendra soi que l’adresse soit parfaitement lisible si elles est écrite à la main et dans ce
cas, comme dans le cas où l’adresse est dactylographiée, on disposera les lignes avec
élégance, bien au milieu de l’enveloppe sans omettre aucune mention essentielle. On vérifiera,
si besoin est, l’orthographe exacte du nom de son correspondant, car rien n’est plus impoli
que d’estropier un nom propre. C’est une marque de négligence et de désinvolture qu’il faut à
tout prix éviter.

Monsieur, Madame ou Mademoiselle doivent être écrits ainsi que le nom de famille et le
prénom en entier et non en abrégé. Lorsqu’on écrit à un couple « Monsieur » vient toujours
en premier. La suscription doit être : « Monsieur et Madame Z » et non pas « Madame et

57
Monsieur Z » les titres nobiliaires ne doivent être précédés de « Monsieur » ou de
« Madame », sauf s’il s’agit d’un duc ou d’un prince, d’une duchesse ou d’une princesse.

Pour les ambassadeurs, les archevêques, et évêques, on fait précéder le nom de l’expression
« Son excellence » et pour un cardinal de « Son Eminence », qui peuvent être écrits en
abrégé : S.E.

Si l’adresse ne porte mention que de la qualité du destinataire, l’enveloppe sera ouverte par le
bureau du courrier du service récepteur. Si la lettre est personnelle, l’adresse doit porter ou
bien la mention « PERSONNEL » ou bien le nom propre du destinataire précédant sa qualité.
Dans ce cas l’enveloppe sera remise en mains propres sans avoir été ouverte.

2. LA LETTRE ENTRE SERVICES

Nous venons d’étudier « la lettre à forme personnelle » qui émane d’une autorité
administrative et qui est adressée le plus souvent à un particulier, parfois à une autre autorité,
pour des raisons de convenance ou de référence. Nous avons constaté que, sur le plan formel,
elle se caractériserait par l’appel, le traitement et la formule de courtoisie. Sur le fond elle
répond généralement à une demande de renseignements, à des remerciements, à l’acceptation
d’une proposition, à des interrogations, permettant la création d’un dossier, la notification
d’une décision, etc.

« La lettre entre service » est, comme son nom l’indique, la lettre adressée par un service
administratif à un autre service administratif relevant d’une même Etat et d’une même
structure gouvernementale. Certains auteurs l’appellent aussi « lettre administrative ».

Comme la lettre à forme personnel, elle doit tenir compte de la hiérarchie, être objective,
courtoise et prudente, mais elle doit s’attacher avec un soin tout particulier à la précision et
recherche la plus grande efficacité possible. Cette lettre entre service comprend les lettres
échangées soit entre service publics relevant de département ministériels distincts, soit entre
services relevant d’une même administration, entre services centraux et services
départementaux par exemple.

La lettre entre services a une présentation particulière qui est pratiquement toujours la même.

Elle comporte un certain nombre de mentions spécifiques qui renforcent son caractère
officiel : l’appellation de l’Etat, le timbre du service notamment.

D’autres sont indispensables pour assurer la clarté de la correspondance dans son cadre
hiérarchique : la suscription, la signature, le sous-couver t.

D’autres encore servent à l’identification du document lui-même : le numéro d’enregistrement

, le lieu et la date, l’objet, la référence par exemple.

Ces diverses mentions, dont beaucoup ont déjà été rencontrées au chapitre premier, son
obligatoires dans la lettre entre services alors qu’elles ne l’étaient pas toutes dans la lettre à
forme personnelle.

D’autre mentions sont circonstancielles et donc facultatives : lorsqu’elles ne présentent

aucune utilité pour le document considéré ou sont sans objet en la circonstance, elles ne

58
figureront pas sur la lettre : pièces jointes, ampliations, mentions relatives à l’urgence, ou au
caractère confidentiel de la correspondance, à son acheminement.

Nous allons voir successivement les principales mentions de la lettre administrative, dont
l’exemple de lettre (document n°21) et le modèle de mise en page (document n°22) donneront
un aperçu plus concret.

2.1 LES MENTIONS SPECIFIQUES ET D’IDENTIFICATION HIERARCHIQUE

2.1.1 L’appellation officielle de l’Etat ( document n°22 cadre A)

L’appellation officielle de l’Etat sur une seule ligne et en majuscules, souvent suivie de la
devis nationale placée en dessous, figure sur la plupart des documents administratifs. C’est
surtout le cas pour les documents, et notamment les lettres, émanant des autorités
administratives, dont elle renforce le caractère officiel. Mais son absence n’enlève pas sa
qualité à la lettre. Dans la plupart des Etats africains, l’habitude est prise de mentionner
systématiquement la devise nationale sous la désignation de l’Etat.

REPUBLIQUE ALGERIENNE DEMOCRATIQUE POPULAIRE

REPUBLIQUE DE CÔTE-D’IVOIRE REPUBLIQUE ISLAMIQUE DE MAUTITANIE

Union – Discipline – Travail Honneur – Fraternité – Justice

Comme nous l’avons dit plus haut, P. 60, cette mention figure en haut de la première page de
la lettre, soit centrée au milieu de la ligne, à égale distance des deux bords latéraux et à trois
interlignes du bord supérieur de la feuille, et donc au-dessus de toutes les autres mentions, soit
à gauche au-dessus du timbre, soit à droite au-dessus de la date. Intervient ici une question
d’équilibre graphique de la page. Mais le choix de l’emplacement décidé par le service sera
respecté une fois pour toutes pour chaque lettre.

Sur un document émanant des plus hautes autorités de l’Etat, elle est le plus souvent centrée
sur le milieu de la ligne.

2.1.2 Le timbre (document n°22 cadre B)

Le timbre, qui est l’essentiel de l’en-tête imprimé (mais qui peut être également
dactylographié), est la mention d’identification du service émetteur du document. Il figure en
haut et à gauche de la page.

Le timbre doit indiquer cette origine avec précision, et en respectant la hiérarchie des services.
Il sera donc plus ou moins complexe selon la position dans la hiérarchie du servie émetteur

hh. Très bref si le document émane des plus hautes instances hiérarchiques et s’il est
signée par la plus haute autorité responsable ;

Exemple :

Ministère de la Fonction Publique

Le Ministre

59
 Préfecture de Bouaké Mairie de Lomé
Le Préfet Le Maire

Wilaya de OUARGLA Gouvernorat de Marrakech

Le Wali Le Gouverneur

Ou bien , plus simplement :

Le Ministre de la Fonction Publique, le Wali de OUARGLA.

ii. Plus complexe si le document émane d’un service subordonné, le timbre comprendra
généralement trois parties :

1) le nom du ministère ou de la préfecture ;

2) l’appellation de la direction ou du service principal ;

3) l’appellation du service ou du bureau subordonné émetteur du document.

Ministère de la Fonction Publique

Ecole nationale d’Administration
Centre de Formation continue des Cadres

jj. Plus complexe encore si l’origine se situe à un niveau encore plus bas, le timbre est
alors le reflet de l’organigramme de l’administration émettrice.

Ministère de l’Economie et des Finances Sous-direction du Personnel et du Matériel

Service du Matériel
Direction de la Comptabilité publique
et du Trésor
Bureau B4

Le timbre peut aussi mentionner l’adresse du service et son numéro de téléphone

2.1.3 La suscription ou réclame (document n°22, cadre C)

Nous l’avons déjà vu cette mention (p.53) et nous avons dit que le nom de suscription se
donnait également à l’adresse du destinataire d’une lettre, portée sur la lettre elle-même et sur
l’enveloppe.

Dans la lettre entre services, cette mention est obligatoirement portée en haut, à droite sous la
date, à 3cm environ de celle-ci.

C’est la formule d’envoi au destinataire, manifestant le respect des principes de l’hiérarchie et

d’autorité, éventuellement complétée par l’indication de la transmission hiérarchique
intermédiaire (sous couvert de …).

Elle est composée de deux parties reliées par la préposition « à » :

kk. la première indique la qualité de l’expéditeur (toujours représenté par la plus haute
autorité du service) ;

60
 ll. la seconde indique la qualité du destinataire (également la plus haute autorité du
service) (voir document n°21).

Exemple inverse Le Sous-Préfet d’Arlit

(la réponse du Sous-Préfet à
au ministre)
Monsieur le Ministre de l’Intérieur

Les lettres sont censées être toujours échangées entre les plus hautes autorités des services,
même si dans la réalité elles vont d’un service subordonné à un autre service subordonné.
Mais cela est conforme à la notion de responsabilité hiérarchique.

Le mot « Monsieur » ou « Madame », manifestation de politesse, est toujours écrit en toutes

lettres. Il ne peut précéder que le nom ou la qualité du ou des destinataires. Il ne doit pas être
utilisé pour désigner l’expéditeur (se donner à soi-même des marques de courtoisie serait
prétentieux).

Cependant la première partie de la suscription sera supprimée, car elle serait une répétition
inutile, lorsque l’autorité signataire est déjà nommée dans le timbre.

Ministère de la Fonction Publique

Le Ministre

Timbre

Suscription A Monsieur le Préfet de Bouaké

Par contre la deuxième partie de la suscription peut être plus développée.

Par exemple, pour indiquer, à travers l’autorité responsable et en respectant l’ordre

hiérarchique, quelle est la direction, ou le service, ou le bureau auquel est destiné, en fait, le
document.

Le Directeur de l’Ecole nationale d’Administration

à

Monsieur le Ministre de l’Economie et des Finances

Direction de la Comptabilité publique et du Trésor
Sous-direction du Crédit et des Finances extérieures
Service du Crédit.

Pour la suscription on pourra même ajouter une autre mention, en caractères minuscules : « A
l’attention de Monsieur X… » lorsque l’agent chargé de traiter l’affaire est nominativement
connu.
Cette mention accélérera la transmission du courrier dans le service destinataire.

61
2.1.4 Le « sous couvert »

Cette mention « sous couvert de « ou « sous le couvert de « , parfois abrégée en « S/C »

viendra s’ajouter sous la suscription, lorsque le document doit suivre la voie hiérarchique
intermédiaire entre l’expéditeur et le destinataire, que cette voie soit montante ou
descendante.

Le Sous-Préfet de Tiébissous Le Ministre de…

à à
Monsieur le Ministre de … Monsieur le Sous-Préfet de Tiébissous
Sous couvert de Monsieur le Préfet de Bouaké Sous couvert de Monsieur le Préfet de Bouaké

Cette mention sera également utilisée dans les lettres personnelles émanant d’un
fonctionnaire, qui est tenu de respecter la voie hiérarchique (voir pages 32 et 34 et les
documents n°s 2 et 3). Lorsque la voie doit comporter plusieurs étapes, au lieu de répéter
« sous couvert de… » on pourra remplacer cette formule par la formule plus générale de :

« Sous (le) couvert de la voie hiérarchique ».

NOTA : la mention S/c, plus expéditive, est également moins correcte que la mention « sous
couvert de » ou « sous le couvert de » en toutes lettres. On évitera donc de l’utiliser pour les
lettres à forme personnelle sinon pour toutes les lettres.

2.1.5 La signature (document n°22, cadre L)

C’est l’apposition manuscrite du nom de celui qui assume la responsabilité de la lettre. La

signature d’une même personne doit donc avoir une forme constante pour pouvoir être
reconnue comme authentique par tous.

La signature gagne à être simple et aussi lisible que possible. On évitera les signatures au
graphisme compliqué de multiples courbes savamment entrelacées. Elles n’impressionnent
personne, ne sont qu’un signe de prétention. Elle n’empêchent pas vraiment les falsifications.

La signature est l’élément fondamental d’un document administratif, en ce sens qu’un

document non signé peut être considéré en droit comme inexistant et n’a donc aucune
autorité : la signature est la condition de validité de actes administratifs.

Encore faut-il que cette signature soit bien celle de l’autorité compétente ou de la personne
habilitée par elle. Il importe donc tout particulièrement que le signataire puisse être identifié
sans ambiguïté.

C’est pourquoi la signature proprement dite sera précédée de l’attache, c’est-à-dire de

l’indication de la qualité du signataire et éventuellement du pouvoir l’autorisant à signer. Elle
sera suivie en outre par la mention dactylographiée du nom propre du signataire.

mm. Cette signature ainsi complétée se place au bas de la lettre sur la partie droite de la
page, quelques lignes en dessous du texte.

62
Exemple l :

Le cachet du service sera apposé par le secrétariat Le Préfet

à côté de la signature

Albert KALONGO

Cependant lorsque l’autorité effectivement signataire est déjà désignée dans le timbre, de
même qu’il était inutile de répéter sa qualité en tête de la suscription, il est inutile de la répéter
au niveau de la signature. Celle-ci ne mentionnera pas l’attache et ne comportera donc que la
signature manuscrite suivie du nom dactylographié.

Il est d’usage dans certains services d’utiliser, pour signer les documents, une « griffe » c’est-
à-dire un tampon reproduisant par impression la signature manuscrite de l’autorité
responsable. Cet usage est à réglementer très strictement, sinon à proscrire, car il peut donner
lieu à des signatures abusives par usage de la griffe à des fins malhonnêtes. L’usage de la
signature risque ainsi d’échapper à l’autorité habilitée, ce qui peut entraîner de graves
conséquences.

Indépendamment de la fonction qu’il occupe, le signataire peut aussi indiquer sa qualité

administrative ou son corps de rattachement. Il peut aussi – il doit lorsqu’il est investi de
diverses mentions seront reprises sous son nom, dans la signature (voir exemples ci-dessous).
Les titres honorifiques peuvent aussi parfois figurer en suscription sous la mention de
l’autorité émettrice du document. Quelle que soit la solution choisie, ces qualités spécifiques
ne devront apparaître qu’une seule fois sur le document.

Note sur le pouvoir de signature

Dans l’Administration, le pouvoir de signer n’appartient qu’aux autorités administratives

c’est-à-dire aux chefs de départements ministériels, aux chefs de circonscriptions
administratives déconcentrées et aux chefs des collectivités décentralisées, territoriales ou par
service.

Ce sont les ministres, les préfets et sous-préfets, les maires, les chefs d’établissements publics
et, accessoirement, certains chefs de services publics extérieurs ou spécialisés. Ce pouvoir
appartient également de droit au chef de l’Etat, chef de l’Administration.

Pour ces autorités le pouvoir de signature intervient à l’occasion de l’exercice des

compétences qui leur sont dévolues par la loi ou les textes réglementaires. Dans le souci de
rapprocher l’Administration des administrés et d’en accélérer le fonctionnement, il peut être
procédé à des délégations de compétences, de l’autorité supérieure à une autorité
subordonnée, désignée ès-qualités : ces délégations sont partielles, permanentes et
impersonnelles. Le délégant perd la compétence déléguée et ne peut plus l’exercer : il y a
donc transfert de responsabilité. La compétence déléguée ne peut plus, en principe, être su-
déléguée.

Toutefois dans la pratique, le volume des affaires à traiter a conduit à un assouplissement du

principe.

63
Au sein d’un service administratif placé sous la responsabilité d’une autorité compétente,
peut être utilisé le procédé de la délégation de signature : l’autorité compétente peut déléguer
sa signature à certains de ses collaborateurs à l’effet de traiter certaines affaires. Cette
délégation doit faire l’objet d’un texte officiel qui en fixe le cadre et les limites et doit être
publié. Elle est permanente, mais partielle et personnelle. Elle ne dessaisit pas l’autorité
délégante qui reste responsable à l’égard des tiers de ses subordonnés et conserve le droit de
signer : le délégataire n’est en quelque sorte que le fondé de pouvoir du délégant, sous son
contrôle et sa responsabilité (voir aussi le commentaire du document n°62, p ? 179).

Parce qu’elle est personnelle, la délégation de signature disparaît lorsque le délégué ou le

délégant change, contrairement à la délégation de pouvoir ou de compétence (qui, elle, est
impersonnelle). Dans la pratique, cette délégation doit apparaître dans la signature des
documents. Elle sera signalée dans l’attache.

Le Ministre Pour le Préfet et par délégation

Pour les Ministres et par délégation le Secrétaire général
le directeur du cabinet

Antoine KOUADIO Harouna COULIBALY

Administrateur civil officier du mérite national

Ou bien

le Préfet
par délégation le Secrétaire général

Harouna COULIBALY

Dans certains cas, et en l’absence de toute délégation, certains documents peuvent être signés
par ordre (p.o.).

Cette signature ne peut porter que sur des correspondances courantes lorsque le titulaire est
momentanément empêché, et en vertu d’instructions verbales de celui-ci.

Elle est donc normalement limitée à un objet précis et un temps très court.

Pour le Directeur empêché

et par ordre
le Secrétaire général

64
 Ahmed CHERKAOUI

Mais la signature par ordre est également utilisée en pratique dans les services manipulant un
volume important de documents standardisés et d’importance secondaire. Dans ce cas
l’apposition de la signature ainsi précisée est accélérée par l’emploi d’un tampon humide.

Il existe également la signature par délégation ou par ordre lorsqu’un subordonné a reçu
l’autorisation expresse ou tacite de signer une catégorie limitée d’actes administratifs. La
portée de cette signature est donc plus large que pour la signature par ordre.

Il existe enfin la signature par intérim (p.i.) utilisée lorsqu’en l’absence prolongée d’un
responsable, une personne a été désignée (par arrêté ou note de service) pour assurer
l’expédition des affaires courantes. Cette personne signera donc p.i.

La présentation sera la même que pour la signature par délégation.

Le Ministre de l’Intérieur Pour le Préfet et par ordre

Président de la commission le chef de la première Division
de réforme
par ordre le Secrétaire exécutif Pour le Préfet et par délégation
le chef de la première division

Pour le Préfet
p.i le Secrétaire général

Issa MANGANA Le Directeur des Etudes par intérim

Directeur de la Réglementation

Michel KAMPAORE

L’usage de la simple mention pour ou encore la seule p. ou P/. sans autre indication, bien que
fréquent, est à éviter parce que trop vague sinon désinvolte.

2.2 LES MENTIONS D’IDENTIFICATION DU DOCUMENT

Ce sont les mentions qui servent à individualiser le document pour le distinguer des autres
documents de même origine, pour en faciliter le contrôle, le traitement, le classement et la
recherche ultérieure. Leur utilité vaut aussi bien pour le service émetteur, qui en conserve les
doubles, que pour le destinataire qui classe l’original.

Elles sont également au nombre de cinq que nous présenteront en numérotation continue
après les précédentes pour faciliter leur repérage sur le document n°22.

2.2.1 Le numéro d’enregistrement (document n°22) (cadre D)

Il s’agit du numéro d’enregistrement du document au registre du courrier « Départ » dans le

service émetteur. (Le service destinataire apposera, lui, un numéro supplémentaire enregistré
au courrier « Arrivée ».)

65
Le numéro d’enregistrement est suivi du sigle du service émetteur et éventuellement de celui
de sa subdivision lorsque c’est de celle-ci qu’émanent effectivement les documents. Ces
éléments sont séparés par des barres obliques, et se succèdent dans l’ordre hiérarchique, à
moins que les sigles et leur ordre de présentation n’aient fait l’objet d’une définition codée
particulière en fonction des nécessités du classement (comme par exemple dans le document
n°12 présenté au chapitre 1).

Ex. : n°329/FP/ENA/CFCC.

Le numéro d’enregistrement se place normalement sous le timbre. Il arrive parfois qu’on le

trouve sous la date.

Ministère de la Fonction Publique Ministère de la Fonction Publique

Ecole nationale d’Administration Ecole nationale d’Administration
Le directeur Centre de Formation continue des Cadres
N°324/ENA/DIR N°329/ENA/CFCC

Mais on n’écrit pas : MFP/ENA/CFCC/N°329 ; le numéro se place avant le sigle du service.

Cette mention constitue la référence de l’expéditeur, qui n’écrira donc pas, comme dans la
correspondance commerciale : « Notre référence »…

C’est donc également cette mention, avec la date, que reprendra en référence le correspondant
dans la réponse qu’il fera à cette lettre.

Référence : Votre lettre n° 329/MFP/ENA/CFCC du 20 décembre 1989.

On préférera parfois la formulation : « Votre lettre n°… en date du … » qui tient compte de
l’écart existant souvent dans la correspondance administrative entre le document de la
rédaction, celui de la signature et celui de l’enregistrement avant expédition.

Le numéro d’enregistrement est un numéro chronologique : dans l’exemple ci-dessus, la lettre

est donc le 329ème document expédié par le service depuis le début de l’année en cours.

Le sigle qui le suit, étant un résumé du timbre, permet, à partir d’une telle référence, une
identification facile du service émetteur au sein d’un ensemble administratif plus large.

Cette pratique, courante en Afrique, de porter le sigle du service après le numéro

d’enregistrement nous paraît ainsi meilleure que celle suivie par certaines administration, en
France notamment, consistant à placer là les initiales du rédacteur et de la dactylographe dont
nous parlons plus loin. Celles-ci sont en effet sans signification pour tout autre que le
signataire, et elles ne sont d’aucun secours à un étranger au service pour l’aider à situer
l’origine du document dans les structures administratives.

2.2.2 Le lieu d’expédition et la date (document n°22, cadre E)

Exemple : Antananarivo, le 30 juin 1994.

66
Cette mention est placée en haut à droite de la feuille, sous l’appellation et la devise de l’Etat.

Elle doit comporter :

nn. le nom de la ville, en toutes lettres ;
oo. le quantième en chiffre (et non le jour de la semaine) ;
pp. le mois en toutes lettres ;
qq. l’année, en quatre chiffres.

Ainsi la formulation : Antananarivo, le 30-6-94 serait incorrecte.

Plutôt que sous le timbre, l’adresse du service et son numéro de téléphone peuvent être portés
sous la date, ce qui est une présentation plus élégante.

Abidjan, le ……………….. 19…

Boulevard André-Latrille Cocody-les-Deux plateaux
B.P. : V20 TEL. : 41-52-25 + 41-52-31

2.2.3 Les initiales du rédacteur et de la dactylographe (document n°22, cadre F)

Cette mention n’a qu’un intérêt limité pour le destinataire, pour qui elle ne sera
compréhensible que s’il connaît nominativement le personnel du service émetteur.

Son utilité est plus grande pour le service émetteur ou l’autorité responsable pourra savoir qui
est l’auteur du document que l’on présente à sa signature et quelle est la secrétaire ou
dactylographe qui a dactylographié le document.

Si des corrections doivent être apportées soit sur e fond, soit sur la mise en page, il sera dès
lors facile de les faire apporter par le responsable de l’erreur.

Intervient donc ici la notion de responsabilité des agents vis-à-vis de leur supérieur
hiérarchique, responsabilité à l’usage interne du service seulement, puisque pour les tiers
seule l’autorité signataire engage sa responsabilité. C’est également, pour le chef, un moyen
permettant d’apprécier la qualité du travail de ses collaborateurs.

Cette mention se place au-dessus du timbre, dans l’axe de celui-ci par souci d’équilibre et de
symétrie. (On la trouve aussi parfois sous le timbre.)

Elle se présente ainsi : JK/MD

Dans cet exemple le rédacteur est Jean Kaci et la dactylographe Mariam Dossou.

Nous avons dit plus haut que cette pratique nous semblait préférable à celle qui consiste à
associer ces initiales au numéro d’enregistrement : elles restent ici plus discrètes mais
suffisamment présentes pour l’intérêt limité qui est le leur ; elles n’apporteraient rien de
vraiment utile dans une mention d’identification à vocation plus large.

Avec le timbre complet ou aura donc, par exemple, l’ensemble suivant :

67
 JK/MD
MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE
ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION

Toutefois on ne fera pas figurer ces initiales sur les lettres à forme personnelle lorsque l’on
veut, par courtoisie, éviter de montrer qu’elles n’ont pas été rédigées par le signataire lui-
même, ou, au contraire, lorsqu’il les a effectivement rédigées (voir document n°s 4, 5, 6, 7, 13
et 14).
En revanche, elles devraient être exigées par tout supérieur de ses collaborateurs dans les
lettres entre services.

2.2.4 L’objet (document n°22, cadre G)

C’est la mention aussi brève que possible de la matière traitée dans la lettre (ou tout autre
document).

Dans une lettre administrative, cette mention se place au-dessus du corps de la lettre, donc
sous le timbre et le numéro d’enregistrement, mais également quelques lignes plus bas que la
suscription, surtout lorsque la définition de l’objet doit occuper toute la ligne (lorsqu’il y a
lieu de mentionner l’objet dans une lettre à forme personnelle, on le place au-dessus de la
formule d’appel) (voir document n°s 2 et 3).

L’appellation « Objet », soulignée et en toutes lettres, est portée sur le côté gauche de la
feuille en respectant la marge normale prévue pour le corps de la lettre, ou légèrement à
gauche de celle-ci.

Elle est suivie d’une formule précisant la question traitée dans la lettre et qui peut occuper la
valeur d’une ligne normale ou davantage (voir mise en page, document n°22).

L’objet a pour but de permettre au destinataire de situer d’un coup d’œil le contenu de la lettre
et de faciliter la ventilation du courrier et son classement.

La formule utilisée ne devrait donc jamais couvrir plus d’une ligne et demie sinon elle perd
toute utilité.

2.2.5 La référence ( document n°22, cadre H)

La présence de cette mention ne se justifie que si l’on se réfère à un document ou un

événement antérieur ; elle permet d’en faciliter la recherche et relie la lettre à ses antécédents.
C’est presque toujours le cas pour une lettre administrative.

Ce peut être : une lettre ou tout autre document de correspondance ou d’information, un texte
législatif ou réglementaire, une décision administrative ou judiciaire, une visite, un entretien
ou une communication téléphonique.

La référence comportera donc selon le cas :

rr. le numéro d’enregistrement et la date de la correspondance ;
ss. la date de la conversation ou de la communication ;
tt. le numéro du dossier cité ;

68
 uu. le numéro et la date du texte législatif ou réglementaire cité et éventuellement la
référence du Journal Officiel dans lequel le texte aura été publié.

Référence : votre lettre du 15 décembre 199-

(émanant d’un particulier)

ou bien :

votre lettre n°329/ENA/CFCC du 15 décembre 199-

votre appel téléphonique du 15 décembre 199-
arrêté n°26/MFP/DA du 12 avril 199-

Lorsqu’on se réfère à une correspondance, la référence à citer est donc le numéro

d’enregistrement et la date de cette correspondance.

Lorsque la lettre que l’on envoie constitue une initiative nouvelle et sans antécédent
particulier, il n’y aura donc pas à citer de référence. Ceci est assez rare dans les lettres
administratives, plus fréquent dans les lettres à forme personnelle pour lesquelles nous avons
d’ailleurs vu que l’emploi de cette mention, comme de l’objet, n’était pas aussi systématique.

La référence se place immédiatement en dessous de l’objet, disposée de la même façon en

partant de la marge gauche.

2.3 LES MENTIONS OCCASIONNELLES

Ces mentions se rencontrent moins souvent tout au moins dans les lettres, mais il est
indispensable qu’elles y figurent lorsque se présente le cas particulier auquel chacune d’elles
correspond.

2.3.1 La mention « pièces jointes » ou « P.J. » (document n°22 cadre I)

Dactylographiée, soit sous la référence avec la même marge, soit en bas à gauche de la page
avec la même marge que le timbre, cette mention attire l’attention du destinataire sur les
documents annexes transmis avec la lettre. On préférera donc la porter sous le timbre où elle
sera plus visible.

La mention comportera, soit uniquement le nombre de pièces, soit également leur désignation
succincte.

Pièces jointes : 3 ou P.J. : 3

Ou bien : Pièces jointes : 3 attestations de fonction.

Remarque : Lorsque la mention figure sous la référence, il est préférable de la porter en toutes
lettres. Les initiales « P.J. » seront plutôt réservées au bas de la page. Mais là encore la
formulation en toutes lettres est à l’évidence plus courtoise et donc plus correcte que
l’abréviation par les initiales.

2.3.2 Les ampliations (document n°22, cadre K)

69
Lorsque des copies signées et conformes à l’original sont adressées à d’autres services ou
personnes que le destinataire principal du document, mention de ces destinataires particuliers
(de ces ampliataires) doit être faite sur la lettre. (Voir aussi document n°21)

C’est d’une part une question de courtoisie pour le destinataire principal indiqué par le
suscription, qui doit savoir que la lettre qui lui est destinée sera connue également d’autres
personnes.

C’est également une mesure de commodité à l’intention du service chargé de l’expédition du

courrier : la mention des ampliations fixe en quelque sorte son programme de répartition du
document.

Cette mention se porte en bas à gauche de la dernière page – si le document en comporte

plusieurs – en respectant la même marge que le timbre et à la hauteur de la signature. Elle
peut se présenter sous la forme d’une liste indiquant les noms des différents ampliataires :

AMPLIATIONS :
Directeur
Secrétaire général
Bureau d’ordre

Ou sous la forme d’un tableau, utilisant éventuellement les sigles des services, lorsque ceux-ci
ont fait l’objet d’une codification, et portant l’indication du nombre d’exemplaires à répartir :

AMPLIATIONS
DIR-ENA……………..3
S-GL …………… …….3
CFCC…………………..3
EPFP……………………2
Bur d’ordre …………….3
J.O.R.C.I………………..3

Il va de soi que lorsque le nombre d’ampliations est élevé le document fait l’objet d’un tirage
au duplicateur. Mais il s’agit alors rarement d’une lettre.

Dans ce cas les exemplaires réservés aux divers classements figurent parfois, par commodité
pour le service répartiteur, parmi les ampliations. Toutefois les copies non signées destines au
classement ne sont pas des ampliations et ne devraient pas normalement figurer sous cette
mention. C’est principalement le cas pour les copies au carbone d’un document
dactylographié.

Remarque : Il convient de noter que la mention « ampliations » ne doit pas nécessairement

figurer sur tous les documents. Elle est en effet sans objet si aucune ampliation n’est réalisée.
C’est notamment le cas de la plupart des lettres administratives qui n’ont qu’un seul
destinataire.

Enfin, la mention « ampliation » ne figure pas, en principe, dans une lettre personnelle (voir p.
71).

70
Nota : La mention « pour ampliation » suivie de la signature du fonctionnaire habilité, et
placée en bas à gauche du document, en regard de la signature de l’autorité responsable, sert à
certifier la conformité de la copie à l’original (la copie portant mention de la qualité et du nom
de l’autorité signataire, mais pas sa signature proprement dite).

C’est le cas par exemple des actes législatifs et réglementaires dont les copies destinées au
tirage sont généralement certifiées par le secrétaire général du Gouvernement.

Pour ampliation
Le Secrétaire général du Gouvernement

(signature)

Amadou Konaté

2.3.3 Les mentions circonstancielles à caractère exceptionnel

Ces mentions sont utilisées sur certaines lettres en fonction de circonstances particulières. On
peut les classer en trois groupes :

vv. les mentions destinées à attirer l’attention du destinataire sur des aspects particuliers
du document ;
ww. les mentions relatives au secret de la correspondance ;
xx. les mentions relatives à l’acheminement postal du courrier.

2.3.3.1 les mentions destinées à attirer l’attention du destinataire

a. la mention « URGENT »

Dactylographiée en toutes lettres majuscules sous le timbre (ou apposée au tampon) signalé
au destinataire que l’affaire doit être traitée sans retard.

b. la mention « RAPPEL »

En majuscule sous le timbre (dactylographiée ou au tampon), cette mention rappelle au

destinataire que l’expéditeur attend encore la réponse à une lettre précédente.

Le corps de la lettre de rappel reprendra l’essentiel des termes de la première lettre.

On est malheureusement parfois obligé, face à la négligence de certains fonctionnaires, de

multiplier les rappels. La mention pourra être alors ainsi complétée :

2ème RAPPEL ou DERNIER RAPPEL.

Les services utilisant des documents standardisés envoient dans ce cas au correspondant
négligent un nouvel exemplaire du premier document avec le tampon « RAPPEL ».

La lettre de rappel est préférable lorsque le correspondant mérite – malgré sa négligence – une
considération particulier eu égard à son rang (voir p. 83).

71
 c. La mention « A l’attention de Monsieur »…

Dactylographiée en caractères minuscules sous la suscription. Nous l’avons déjà mentionnée à

propos de celle-ci.

d. la mention « Vu et transmis le … »

Cette mention répond à la mention « sous couvert » présentée page 32 et 70. Elle est portée
soit en caractères dactylographiés, soit au tampon, soit manuscrite, ce qui accélère la
transmission dans la marge gauche de la lettre en regard du corps de celle-ci. Le responsable
date et appose sa signature ou son paraphe.

Cette mention indique donc que l’autorité ou les autorités concernées par la transmission
hiérarchique ont pris connaissance du document transitant sous leur couvert. Ces autorités
peuvent y ajouter un avis, favorable ou défavorable, mais ne peuvent en aucun cas arrêter la
correspondance.

On peut aussi utiliser dans le même but un bordereau de transmission.

e. La mention « VISE LE » le… ou « VISA »

En majuscule, dactylographiée ou portée au tampon, cette mention est apposée dans la

marque de la lettre. Elle est utilisée lorsque le document doit obtenir l’approbation d’une
autorité extérieure avant son expédition. C’est le cas notamment lorsque la lettre doit avoir
des incidences dans un domaine relevant de l’autorité dont le visa est requis.

Visa du ministre des Finances pour les mesures à incidences budgétaire.

Le visa paraphé de cette autorité extérieure sera donc apposé avant signature du document par
l’autorité signataire. Le document ne peut donc être adressé au destinataire sans avoir obtenu
le visa.

Nota : On utilise parfois le procédé du visa dans un cas tout différent : lorsque, à l’intérieur
d’un service, on veut faire connaître à plusieurs personnes le contenu d’un document sans
avoir à leur en adresser une copie. Chaque personne est invitée à parapher son nom sous la
mention VISA portée en bas de la page ou sur une feuille annexée. La mention sera complétée
par la liste nominative des destinataires. Il s’agit donc plutôt ici d’un émargement que d’un
visa.

2.3.3.2 Les mentions relatives au caractère confidentiel de la correspondance

Le propre de toute correspondance est d’être par essence confidentiel. Si cela est vrai pour la
correspondance privée, cela le reste pour la correspondance administrative, au moins en ce qui
concerne les personnes étrangères au service. Toutefois les conditions même du travail
administratif font que la discrétion de la correspondance n’est pas aussi bien garantie que pour
la correspondance privée : le rédacteur n’est pas toujours le signataire, et plusieurs services
interviennent dans l’acheminement du courrier tant au niveau de l’expéditeur que du
destinataire.

72
Aussi les agents des services sont-ils tenus à une stricte discrétion à l’égard du courrier qui
passe entre leurs mains, et celui-ci ne doit pas s’égarer dans des bureaux qui n’ont pas à en
connaître.

Il est toujours discourtois par ailleurs de communiquer à un tiers copie d’une lettre sans que le
destinataire en soit informé. D’où l’obligation de mentionner sur l’original les diverses
ampliations qu en auront été faites. Dans les lettres à forme personnelle, on mentionnera
également, s’il y a lieu, l’envoi de copies à des tiers, soit dans le corps du texte, soit en bas de
page après la signature, sous la forme suivante :

Copie pour information à Monsieur …

Mais il peut arriver qu’en dehors de ces conditions générales, certains documents appellent
une discrétion particulière. Dans ce cas le signataire de la lettre fera usage de l’une des
mentions suivantes pour signaler que le contenu de sa correspondance ne doit pas être
divulgué. Ces mentions seront dactylographiées à la fois sur la lettre et sur l’enveloppe. Leur
usage doit faire l’objet d’une réglementation très stricte pour éviter les abus.

a. la mention « PERSONNEL »

Sur l’enveloppe, éventuellement sur la première page en dessous du timbre, dactylographiée

en majuscule ou au tampon, elle est utilisée uniquement pour les lettres personnelles, chaque
fois que le nom du destinataire n’est pas connu ou qu’on désire l’avertir que l’on ne souhaite
pas que le contenu de la lettre soit communiqué à des tiers.

Cette mention, comme la suivante indique également au secrétariat récepteur d’avoir à

remettre immédiatement la lettre au destinataire sans ouvrir l’enveloppe.

b. la mention « CONFIDENTIEL »

Equivalent de la mention précédente, elle est utilisée seulement pour les lettres
administratives. Elle s’applique sur tous les documents administratifs dont le contenu pourrait
causer un préjudice ou provoquer des embarras administratifs s’il était divulgué. Ces
documents doivent faire l’objet d’un classement particulier et être conservés sous clef.

Les documents liés à la défense nationale portent dans le même cas le cachet
« CONFIDENTIEL DEFENSE ».

c. la mention « DIFFUSION RESTREINTE »

Cette mention s’applique sur tous les documents administratifs contenant des informations qui
ne doivent être communiquées qu’aux personnes particulièrement qualifiées pour en
connaître. Elle leur signale qu’elles ne doivent pas communiquer ce document aux personnes
qui ne sont pas mentionnées parmi les destinataires.

d. la mention «SECRET »

Cette mention figure sur tout document administratif dont la teneur pourrait, en cas de
divulgation, compromettre la sécurité nationale, le prestige, les intérêts ou l’activité du
gouvernement.

73
Par exemple : document relatifs à la défense nationale ; document relatif à des mesures
économiques impopulaires mais indispensables et dont l’effet de surprise conditionne le
succès informations politiques.

yy. Les documents relevant du secret de défense nationale portent le cachet

« CONFIDENTIEL DEFENSE », « SECRET DEFENSE », ou « TRES SECRET ».
zz. Des précaution spéciales sont prises pour assurer efficacement la protection du secret
aaa. Chaque exemplaire du document portera un numéro différent.
bbb. La copie classée en archives portera la liste des destinataires avec les numéros de
leur exemplaires respectifs.
ccc. Il est strictement interdit aux destinataires de tirer des copies, totales ou partielles,
de ce document sans autorisation spéciale préalable et écrite de l’autorité qui l’a établi.
Cette autorisation indiquera les numéros à donner aux reproductions, dont mention
devra être faite sur la copie conservées en archives.

Les infractions aux règles du secret de défense nationale dont l’objet de sanctions pénales
propres à la législation de chaque Etat et qui peuvent être très sévères.

Les documents portant la mention « SECRET » doivent être conservés dès réception dans un
coffre-fort et régulièrement vérifiés.

2.3.3.3 les mentions relatives à l’acheminement postal

Identiques pour les lettres personnelles et les lettres administratives, elles sont portées en
majuscules sous le timbre de la lettre et sur l’enveloppe.

Ces mentions sont au nombre de trois :

a. La mention « RECOMMANDE »

Elle est utilisée lorsque l’on veut que la lettre soit remise au destinataire en mains propres par
les services postaux qui devront prendre un soin particulier de son acheminement.

Par les formalités qu’il entraîne, l’envoi recommandé est le moyen le plus simple de prouver
qu’une lettre a réellement été expédiée puis reçue.

Les lettes est enregistrée par le service postal contre paiement d’une taxe ; un bordereau
tenant lieu de récépissé est remis à l’expéditeur, portant le cachet de la poste, daté, qui est
également apposé sur la lettre. La date d’enregistrement à la poste fait foi de l’expédition.

L’envoi recommandé sera donc utilisé chaque fois qu’il y a lieu de notifier une mesure
importante à quelqu’un, afin d’éviter toute contestation ultérieure.

Lorsque l’on peut craindre la mauvaise foi du destinataire, qui peut toujours prétendre avoir
reçu une enveloppe vide, on utilise la formule du PLI RECOMMANDE. C’est la lettre elle-
même, pliée et fermée sur trois côtés par des agrafes, qui sera envoyée SANS enveloppe en
recommandé.

On peut également employer dans ce cas une enveloppe fenêtre, qui laisse voire l’adresse du
destinataire portée sur la lettre elle-même à travers la partie transparente.

74
 b. La mention « RECOMMANDE AVEC ACCUSE DE RECEPTION »

On emploie cette formule lorsque l’on veut que le service des postes renvoie à l’expéditeur la
carte d’accompagnement de la lettre, signée et datée par le destinataire à la réception. On a
ainsi la preuve irréfutable de la réception.

c. La mention « EXPRESS » ou « Par porteur spécial »

Cette mention est utilisée lorsqu’il y a urgence particulière dans l’acheminement de la lettre.
Celle-ci sera portée au destinataire dès réception par le service postal du lieu d’arrivée, en
dehors des heures de distribution habituelles.

2.4 LE CORPS DE LA LETTRE

Le corps de la lettre, constitué par le texte, est soumis aux règles de composition et de
présentation et aux normes qualitatives qui ont fait l’objet du chapitre préliminaire de cet
ouvrage.

On ne traitera qu’une affaire par lettre, on respectera le plan : introduction, développement,

conclusion – chaque idée différente fera l’objet d’un paragraphe distinct. Le texte sera
suffisamment aéré pour aider à la clarté de son argumentation.

Une seule particularité est à rappeler en ce qui concerne les tournures utilisées : la lettre
administrative ne comporte pas de formule d’appel (Monsieur,) avant le corps du texte, ni de
formule de politesse (Je vous prie d’agréer Monsieur…) après le texte.

C’est ce qui distingue la présentation de la lettre administrative de la lettre personnelle. Par

contre, le respect de la règle de courtoisie fait que l’on compense l’absence de ces formules
par l’emploi de l’expression : « J’ai l’honneur de … », qui doit figurer une fois dans le corps
de la lettre, et que l’on place le plus souvent (mais pas obligatoirement) en tête du premier
paragraphe. Cette expression facilite en effet par la même occasion l’introduction du
problème traité.

Elle peut être remplacée, lorsque l’on veut atténuer une réponse défavorable, par l’expression
« J’ai le regret de… ».

Nous avons examiné au chapitre 1 différents cas particuliers de lettres à forme personnelle.

Il est également possible d’établir une classification des lettres administratives entre services
en fonction de leur objectifs et des circonstances qui les ont motivées.

On distinguerait alors :
- des lettres d’information : « J’ai l’honneur de vous faire connaître », ou « de vous
signaler », « de vous faire savoir », « de porter à votre connaissance », etc. ;
- des lettre d’exposition ou de compte rendu : « J’ai l’honneur de vous rendre compte » ;
- des lettres sollicitant un avis ou des instructions : « J’ai l’honneur de vous demander
(ou de vous prier) de bien vouloir me donner vos instructions… » ;
- des lettres formulant une proposition : celles- ci sont particulièrement importantes
puisqu’elles peuvent déboucher sur des décisions engageant l’Administration ;

75
 - des lettres demandant des éléments de réponse et qui transmettent un document ou sa
copie en communication. On utilise plus souvent dans ce cas bordereau de
transmission.
En demandant des éléments de réponse, l’autorité demanderesse souhaite en fait recevoir
du service compétant un projet de lettre de réponse à présenter à sa signature.
- Peuvent se rencontrer aussi les cas de lettre administratives semblables aux lettres à
forme personnelles ayant le même objet (voir$ 1.2.3) : réponse à une demande de
renseignements, à une réclamation, etc.…

Les indications données à propos des lettres à forme personnelle correspondantes doivent
également être prises en considération pour la rédaction de ces lettres entre services. Seules
les normes de présentation seront différentes en fonction de ce qui a été dit à ce sujet.

Nous ne détaillerons ici que cinq types de lettres dont l’usage appelle quelques explications
particulières : la lettre d’accusé de réception, la lettre de transmission, la lettre der appel, la
lettre d’accompagnement, la lettre circulaire.

2.4.1 La lettre d’accusé de réception

Normalement l’Administration, dans un souci d’économie de temps et d’argent, n’envoie pas

d’accusé de réception pour la correspondance entre services. Le même résultat est plus
simplement obtenu par l’usage du cahier ou registre de transmission, lorsque le courrier est
plus directement de service à service par un agent de transmission. La signature du service
destinataire sur le registre vaut décharge pour l’expéditeur et accusé de réception.

Toutefois, dans certains cas, il sera nécessaire ou utile d’envoyer une lettre d’accusé de
réception, notamment :

lorsque l’instruction de la demande ou de l’affaire présentée parle correspondant nécessite

un délai de réponse important en raison des recherches ou études qu’elle entraîne ;
l’accusé de réception fera patienter le correspondant en lui montrant que son affaire n’est
pas négligée. Il constitue alors également une lettre d’attente apportant une réponse
provisoire à la question posée ;
lorsque des documents demandés par le correspondant lui ont déjà été envoyés ;
lorsque l’Administration reçoit une réclamation ;
lorsqu’une disposition légale ou réglementaire le prévoit. Dans ce cas comme pour le
précédent, certains services utilisent des formulaires pré-imprimés qu’il ne reste qu’à
compléter par la date de réception et les éléments particuliers à l’affaire traitée ;
lorsque la lettre reçue concerne un autre service et qu’il convient d’aviser l’expéditeur que
sa lettre a été transmise au service compétent.

On trouvera ci-après quelques exemples de formules les plus fréquemment employés dans ces
divers circonstances.

Pour un simple accusé de réception :

J’ai l’honneur d’accuser réception de votre lettre n°… du … relative à…

Elle a été enregistrée sous le n°… et fera l’objet d’un examen dans les meilleurs délai.

Pour un accusé de réception constituant également une lettre d’attente :

76
 J’ai pris bonne note de votre demande du … relative à … J’ai soumis la question que vous
m’avez posée à l’étude de mes services et je ne manquerai pas de vous informer de la suite
qui pourra lui être donnée.

Ou bien

Par lettre n°… en date du … vous avez bien voulu attirer mon attention sur… Je ne
manquerai pas de vous tenir informé de la suite qui sera donnée à cette affaire après étude
par mes services.

Ou bien

Par lettre n°… en date du… vous m’avez soumis (ou présenté)… J’ai l’honneur de vous
faire connaître qu’en raison de la complexité de cette affaire, il ne m’apparaît pas possible
d’y apporter une réponse immédiate. En effet… Je ne manquerai pas toutefois de vous
communiquer, après étude, les conclusions (les dispositions) qu’il y aura lieu de retenir
(de prendre).

Pour préciser que les documents demandés ont déjà été envoyés :

Par lettre n°… du… vous m’avez demandé… J’ai l’honneur de vous faire connaître que
ces pièces vous ont été adressées sous bordereau (sous pli) n°… du … Elles devraient
donc vous parvenir incessamment.

Pour répondre à une réclamation :

J’ai pris bonne note de votre réclamation en date du… relative à… Cette affaire a retenu
toute mon attention et recevra après étude la suite qu’elle mérite dont je ne manquerai pas
de vous faire part dans les meilleurs délais.

Pour signaler que la demande a été transmise à un autre service normalement compétent :

Par lettre n°… du … vous m’avez adressé (par erreur)… J’ai l’honneur de vous faire
connaître que votre demande a été transmise à (l’autorité ou service) compétent pour
traiter cette affaire, sous bordereau n°… en date du…Vous voudrez bien prendre contact
avec ce service pour toute information complémentaire.

Note :
La formulation de l’objet d’une lettre d’accusé de réception reprendra l’objet de la lettre
reçue, et non la simple mention « accusé de réception », qui n’apporte aucune information
utile à l’imputation du courrier ou à son classement.

2.4.2 La lettre de transmission

Entre services on n’envoie généralement pas une lettre de transmission, mais un simple
bordereau, beaucoup plus expéditif ; cependant lorsqu l’on adresse un document à une hatue
autorité ou à une personne étrangère à l’administration, lal ettre de transmission doit être
préférée au bordereau.

77
La transmission peut être faite « pour attribution », « pour information », « pour avis » ou
pour solliciter des instructions.

J’ai l’honneur de vous transmettre ci-joint pour information…

Ou bien

Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint…

On utilisera également la lettre de transmission entre services lorsque le document transmis

appelle un commentaire ou des annotations explicatives importantes (vois 2.4.3 ci-après).
Cependant, dans la plupart des cas, la lettre de transmission sera une lettre à forme
personnelle et l’on utilisera le bordereau pur les envois entre services.

Note sur l’emploi de l’expression « ci-joint »

Ci-joint placé avant le nom du document désigné reste invariable quel que soit le genre ou le
nombre de celui-ci :

Veuillez trouver ci-joint copie.

Veuillez trouver ci-joint les exemplaires demandés.

Par contre il s’accorde comme un adjectif lorsqu’il est placé après.

Les documents ci-joints.

Les copies ci-jointes.

2.4.3 La lettre d’accompagnement ou de présentation

Lorsque l’on transmet à une autre autorité un document complexe ou volumineux (dossier,
rapport, étude, etc.), il est souvent utile (surtout si l’on attend un examen rapide de l’affaire
par cette autorité) de lui présenter ou de lui commenter sous forme de lettre
d’accompagnement les principaux aspects du document transmis, afin de lui en faciliter la
lecture et la compréhension.

2.4.4 La lettre de rappel (document n°24)

La lettre der appel a pour objet d’inviter le destinataire à répondre à une lettre précédemment
envoyée, lorsqu’il a omis de le faire dans un délai raisonnable (vois aussi p. 70).

Ce délai raisonnable doit être estimé en tenant compte des circonstances locales (distances)
susceptibles de l’allonger. La lettre der appel sera, selon le cas, une lettre restée sans réponse
signalée par la mention « RAPPEL », comme cela se pratique parfois (cette dernière façon de
procéder a pour elle l’avantage de la rapidité d’exécution. Elle est utiliser avec discernement,
en fonction de la qualité du destinataire).

Le ton de la lettre sera lui-même courtois pour le premier rappel. Tout en restant courtois, il
deviendra plus pressant et impératif s’il s’agit d’un deuxième, voire d’un troisième rappel.

Le procédé dit du « rappel automatique »

78
Les services qui sont à l’origine d’un volumineux courrier soumis à échéances, et qui on par
là-même souvent à adresser des lettres de rappel à des correspondants négligents,
simplifieront de beaucoup cette tâche en utilisant ce procédé :

Les lettres expédiées donneront lieu à l’établissement d’une pelure supplémentaire (ou d’une
fiche) sur laquelle on portera la date limite à laquelle on souhaite avoir reçu une réponse.
Cette pelure (ou cette fiche) sera placée dans un échéancier (classeur ou fichier) comportant
selon les besoins du service, soit un certain nombre de fractions de mois (décades : les 10, 20,
30 du mois, ou quinzaines : les 15 et 30 du mois), soit des date du calendrier pour les durées
plus longues échelonnées sur l’année (pour les opérations de longue haleine).

Ces dates constitueront les échéances matérialisées par des chemises (dans le classeur) ou des
cavaliers-repères (dans le fichier) sous lesquelles seront classées les pelures (ou les fiches).

Il suffira aux dates retenues de prendre toutes les pelures (ou fiches) contenues dans la
chemise (ou la partie de fichier) pour savoir quels sont les rappels nécessaires.

Il faut bien sûr supprimer la pelure (ou la fiche) correspondante au fur et à mesure de la
réception de réponses.

Lorsqu’il y a lieu d’expédier une lettre de rappel, la pelure (ou la fiche) assortie de cette
mention supplémentaire sera classée dans la chemise (ou la partie de fichier) correspondant à
l’échéance suivante.

L’exploitation du courrier en cas de rappels nécessaires prend ainsi une certaine automaticité
qui facilite grandement cette tâche et évite les oublis.

2.4.5 La lettre circulaire

La circulaire au sens strict, définie juridiquement comme faisant partie des mesures d’ordre
intérieur fait l’objet d’une étude détaillée au chapitre 6 de ce manuel. Cette circulaire, qui
s’écarte souvent dans sa présentation de la forme d’une lettre, émane toujours d’une autorité
hiérarchique s’adressant à des autorités ou agents subordonnés. La mention
« CIRCULAIRE » qui peut être suivie d’un numéro d’enregistrement et d’un titre, y figure
généralement en toutes lettres.

79
La circulaire est cependant parfois mise en page comme une lettre et ne s’en distingue que
parla mention en suscription de plusieurs destinataires au lieu d’un seul.

Mais on trouve aussi dans la pratique africaine des lettres-circulaires de ministre à ministre,
donc hors de tout cadre hiérarchique.

Cette pratique, qui s’appuie sur la compétence fonctionnelle et la commodité, est néanmoins
contraire au bon usage et appelle beaucoup de réserve (voir document n°60 et page 171).

80
DEUXIEME PARTIE

LES DOCUMENTS DE LIAISON

81
3. LES DOCUMENTS DE CORRESPONDANCE AUTRES QUE LA LETTRE

3.1 LE BORDEREAU D’ENVOI

On appelle encore bordereau de transmission. Il s’agit d’un document, sommaire dans sa

rédaction, utilisé pour la transmission de pièces de service chaque fois que cette transmission
n’implique pas de commentaires qui justifieraient la rédaction d’une lettre. Chaque fois aussi
que, en raison du rang hiérarchique du destinataire, la forme déférente de la lettre ne s’impose
pas.

Nous distinguerons deux sortes de bordereaux :

- le bordereau d’envoi entre services ;
- le bordereau de transmission interne au service, dont nous traiterons pour
mémoire car il ne correspond pas à une catégorie répertoriée de documents
administratifs.

3.1.1 Le bordereau d’envoi entre services

3.1.1.1 Présentation

Il se présente soit sous la forme d’une chemise de format 210 x 297 mm ou 210 x 270 mm ou
encore 210 x 148 mm (les premier et troisième formats correspondent aux normes
internationales de dimensions des papiers à lettre), soit sous la forme d’une feuille de même
format.

Le bordereau comporte généralement, dans sa partie imprimée, les éléments suivants :

- l’en-tête du service expéditeur (timbre du service, désignation de l’Etat et

devise, mention en blanc du numéro d’enregistrement) ;
- la mention en blanc de la date, avec le lieu d’expédition ;
- le titre du document : BORDEREAU D’ENVOI ou de TRANSMISSION en
majuscules, au milieu de la ligne, ou bien « BORDEREAU RECAPITULATIF
DES PIECES ADRESSEES à … » ;
- accompagné à droite et en-dessous de la préposition « à » définissant la place
de la suscription ;
- en dessous un cadre divisé en trois colonnes occupe le reste de la page.

La colonne de gauche porte le tire « Désignation des pièces » ou « Nature des pièces », ou
toute autre formule équivalente.

La colonne centrale : « Nombre des pièces » ou seulement « Nombre »,

La colonne de droite : « Observations ».

Le bordereau peut parfois comporter une quatrième colonne, dans ce cas la première en
partant de la gauche, intitulé : « Numéro d’ordre », qui permet d’identifier par un numéro
(d’ordre croissant) les pièces transmises (cas d’un envoi comportant de nombreux éléments
distincts).

82
Nota :
Le bordereau prend le titre de « SOIT TRANSMIS » pour les transmissions au sein d’une
même administration. Il s’emploie normalement de supérieur à subordonné pour transmettre,
avec les pièces, les instructions relatives à leur traitement. Le texte peut donc en être moins
sommaire que celui du bordereau d’envoi.

Certains services emploient le soit-transmis dans le sens subordonné – supérieur, parfois

même pour les transmissions à des services relevant d’une autre administration. Ces usages
sont à déconseiller.

3.1.1.2 Utilisation

L’utilisation complétera les mentions « N0 d’enregistrement » et « Date », et portera en

suscription l’indication du destinataire. Ces suscription peut être faite à deux volets
(l’expéditeur au destinataire) ou réduite au second. Il portera ensuite dans le cadre inférieur
les indications utiles à la transmission.

- Si le bordereau comprend 3 colonnes :

Dans la colonne « Désignation des pièces » chaque document transmis sera identifié
sommairement avec précision, surtout lorsque plusieurs documents différents sont transmis
ensemble, afin que chacun puisse être identifié sans erreur (on donnera notamment le numéro
d’enregistrement de chaque pièce s’il y en a un).

Dans la colonne « Nombre des pièces la ou les mentions sommaires relatives à l’objet de la
transmission (ces indications seront généralement plus détaillées pour un soit-transmis car
elles correspondent aux instructions données par le supérieur à un subordonné).

Les formules de transmission les plus courantes sont les suivantes :

Pour information : la pièce est envoyée à titre indicatif. Elle peut présenter un intérêt pour le
destinataire.

Pour attribution : la pièce est envoyée à titre définitif car elle relève de la compétence du
destinataire. Celui-ci en fera l’usage qui lui paraîtra convenir.

A toutes fin utiles : l’expéditeur suppose que la pièce peut intéresser le destinataire. Il la lui
transmet à titre définitif. Le destinataire en fera l’usage éventuel qu’il jugera utile.

Ces trois formules sont très proches l’une de l’autre.

Comme suite à votre demande : la pièce est transmise à la suite d’une demande du
destinataire. Ce pourra être selon le cas à titre définitif (pour attribution) ou à charge de
retour (en communication).

En communication : le destinataire devra renvoyer la pièce à l’expéditeur après usage. Cette

communication est généralement faite « pour étude » ou « pour avis ». Ces dernières formules
peuvent d’ailleurs se trouver seules.

83
Pour suite à donner : le document est transmis au destinataire pour que celui- ci traite
l’affaire ou la question portée par ce document. C’est généralement une réponse à l’auteur du
document.

Pour éléments de réponse : Le supérieur transmet à un subordonné une pièce pour étude et lui
demande en fait de lui soumettre un projet de réponse.

Pour exécution : le supérieur transmet la pièce à son subordonné avec ordre de faire le
nécessaire pour traiter l’affaire. Ce qui implique qu’il lui sera rendu compte de
l’accomplissement de cette tâche.

Pour décision : le subordonné demande à son supérieur une décision sur l’affaire transmise.

Pour signature : le document est transmis au supérieur pour être signé (ce qui implique
examen et approbation du projet présenté).

Cette mention est parfois complétée comme suit : « Pour signature et retour à… »,
l’expéditeur devant donc assurer, lorsque le document signé lui reviendra, la diffusion
ultérieure ou le traitement qui convient. Le signataire renverra la pièce avec la mention « En
retour ».

D’autres formules de transmission sont également possibles et cette liste des plus couramment
utilisées n’est pas limitative. Autres exemples fréquents : à titre de renseignement, à titre de
compte rendu, pour émargement, pour vérification et mis à jour, etc.

- Si le bordereau comprend une 4ème colonne « Numéro d’ordre » (en fait la

première à gauche, nous l’avons vu), l’expéditeur y portera dans l’ordre de
l’expédition le numéro des pièce à transmettre. Cette numérotation est continue
dans un ordre croissant. Le numéro correspondant sera également porté sur
chaque document.

Si le bordereau est constitué par une chemise, les pièces transmises y seront insérées ; s’il
n’est fait que d’une simple feuille, celle-ci est agrafée aux pièces réunies en liasse. Lorsque le
nombre et le volume des pièces oblige à en faire plusieurs paquets, chaque paquet sera
numéroté en fraction du nombre total de paquets : 1/5, 2/5, 3/5 etc. Le bordereau est alors
joint au paquet n°1.

De même si le document envoyé est constitué par un dossier, chaque pièce du dossier sera
numérotée dans l’ordre de sa présentation (généralement l’ordre chronologique). Le bordereau
indiquera le nombre de ces pièces.

Enfin le bordereau sera signé selon les règles normales d’apposition de la signature. La
signature et le cachet du service seront portés au bas de la colonne « Observations ». Si les
lieu et date d’expédition ne sont pas prévus en haut de page, cette mention peut trouver place
au-dessus de la signature.

Le bordereau peut également servir d’accusé de réception. Dans ce cas il sera envoyé en
double exemplaire et portera en bas de page la mention « Reçu le… » ou bien pour plus de
précision : « Reçu les pièces énoncées au présent bordereau le… ». Le destinataire complétera
cette mention sur le second exemplaire du bordereau et le renverra signé à l’expéditeur. On

84
procédera de même lorsque les pièces transmises doivent être réexpédiées à l’envoyeur. Dans
ce cas le double du bordereau qui accompagnera les pièces renvoyées sera complété dans la
partie « Observation » par la mention « En retour », puis daté et signé par le réexpéditeur.

Les documents n°s 25 et 26 illustreront ces modes d’emploi du bordereau. Le document n°27
est un cas particulier de soit-transmis pour VISA à plusieurs destinataires successifs. Le
nombre des destinataires a conduit pour plus de clarté à la présentation sous forme de grille.

3.1.2 Le bordereau de transmission interne

Ainsi que nous l’avons dit plus haut, ce document ne constitue pas une catégorie reconnue et
définie dans l’ensemble des documents administratifs, en ce sens que son existence et son
usage comme sa présentation sont laissés à l’appréciation et au libre choix des services. Il n’a
donc pas d’existence ni d’usage officiels. Si nous le proposons ici c’est à titre de suggestion
d’ordre pratique, le lecteur restant libre de décider si l’adoption de ce procédé est utile ou
inutile dans son cas particulier.

Ce bordereau de transmission ne peut donc avoir d’usage qu’au sein du service, entre le chef
et ses collaborateurs et vice-versa, ou entre collègues. Utiliser ce procédé pour les échanges
quotidiens et fréquents qui sont la trame de l’activité du service, c’est simplement adopter un
élément de plus grande commodité et de rapidité de rédaction. C’est aussi avoir la possibilité
de garder la trace de ces transmissions tout en leur donnant une forme plus homogène.

Ainsi, plutôt que de griffonner quelques indications sur un bout de papier, il sera plus rapide
de cocher les rubriques correspondant au cas d’espèce sur un papillon pré-imprimé. La
présentation sera beaucoup plus nette. On pourra donc imprimer sur papier de petit format un
bordereau livré sous forme de bloc ou de carnet à souche et comportant les rubriques jugées
utiles en fonction des activités du service. Le document n°28 propose un modèle de
présentation en dimension réelle.

Présenté en bloc broché, ce bordereau comporte une souche dont les mentions permettent à
l’utilisateur de garder une trace précise de la transmission effectuée, se couvrant ainsi en cas
de perte ou de réclamation.

La partie détachable, qui sera épinglée à la pièce à transmettre, reprend les mêmes mentions
d’identification.
- Le motif de l’envoi est coché en regard de la mention appropriée.
- Une ligne reste libre pour un motif sortant de la grille standard imprimée.
- Une case « Observations » permet de préciser l’envoi.

La mention de la date permet au destinataire de contrôler la rapidité de la transmission, tandis

que le nom de l’expéditeur lui en précise la source.

On pourrait prévoir une rubrique supplémentaire pour préciser à qui a été confié la
transmission. Ce qui peut être utile pour établir les responsabilités lorsque la pièce transmise
est égarée. La transmission est normalement confiée à un planton ou un huissier.

Ce papillon normalisé sous forme de bordereau à grille présente donc une utilité certaine en
donnant plus de rigueur aux transmissions internes. Plus qu’un élément de rédaction
administrative, il constitue un procédé de simplification du travail administratif. On peut

85
envisager son introduction dans le service dans le cadre d’une étude d’organisation portant sur
la circulation des informations et documents.

Ce procédé est à votre avis trop rarement employé.

3.2 LE TELEGRAMME OFFICIEL

Nous ne traiterons pas ici du télégramme ordinaire qui sort du cadre de cet ouvrage. Le
télégramme officiel ou T.O. est celui qu’expédie une autorité gouvernementale ou
administrative, un service ou un fonctionnaire à raison de son service, quelle que soit la
qualité de son destinataire.

En fait, seules les autorités politiques, administratives et militaires : Chef de l’Etat et du

gouvernement, ministre, chefs de circonscriptions administratives, chefs d’établissements
publics autonomes sont habilités à expédier des télégrammes officiels. Les télégrammes
officiels des services non autonomes doivent passer par le canal et le contrôle de ces autorités.
Le document n°29 donne un exemple de T.O. sur formulaire de la République de la Côte-
d’Ivoire. La présentation matérielle peut varier quelque peu d’un Etat à l’autre, mais les
rubriques sont toujours sensiblement les mêmes. Sur ce formulaire, la mention relative à
l’urgence doit être ajoutée au tampon en cas de nécessité. Sur le document n°30, autre
exemple de T.O., celui-là de la République du Niger, le degré d’urgence souhaité sera coché
sur la liste des possibilités pré-imprimées.

3.2.1 Généralités

Le télégramme officiel est le document qui permet la communication d’une information

lorsque celle-ci présente un caractère d’urgence tel que les moyens de correspondance
ordinaires ne suffisent plus. Il est très employé en Afrique en raison des distances importance
et des délais postaux souvent très longs.

Rédigé sur un formulaire spécial, le T.O. est remis au service télégraphique de l’Office des
Postes et Télécommunication. Ce télégramme ne peut être téléphoné.

Comme tout télégramme, il est soumis à des impératifs de coût et de rapidité : d’une part il est
taxé au nombre de mots ; d’autre part la rapidité de la transmission est fonction de la brièveté
du texte.

3.2.2 Rédaction

Le T.O. fait donc appel « au style télégraphique » c’est-à-dire à un style qui élimine tous les
éléments annexes de la phrase normale pour n’en garder que les mot-clés, strictement
indispensables à la compréhension correcte du texte.

La ponctuation est remplacée par le mot STOP qui marque le passage d’une idée à une autre
sans erreur possible.

Exemple de rédaction télégraphique :

Phrase normale :

86
 J’ai l’honneur de vous faire connaître qu’une violente tornade suivie
d’inondations a dévasté la partie ouest du canton de Mangourou, provoquant de
nombreux dégâts matériels et des victimes. Un rapport détaillé de la situation
vous parviendra dans les meilleurs délais.

Phrase télégraphique :

HONNEUR RENDRE COMPTE PARTIE OUEST CANTON

MANGOUROU DEVASTE SUITE VIOLENTE TORNADE ET
INONDATION STOP NOMBREUX DEGATS MATERIELS ET VICTIMES
STOP RAPPORT DETAILLE SUIT STOP ET FIN.

La formule HONNEUR RENDRE COMPTE n’est pas indispensable et peut donc être
supprimée, ainsi que le recommandent d’ailleurs certaines circulaires.

Le texte est écrit en caractères majuscules. Il est normalement rédigé en langage CLAIR
directement intelligible. Mais les messages « confidentiels » ou « secrets » sont rédigés et
transmis en CODE chiffré ; ils sont retranscrits en clair à l’arrivée. Ce sont les services du
CHIFFRE de l’autorité expéditrice et l’autorité destinataire qui accomplissent ce travail.

L’envoi d’un télégramme ne dispense pas de l’envoi de la lettre qu’il remplace. Celle-ci
confirmera et développera les informations nécessairement succinctes du T.O.

3.2.3 Mention particulières

- le n° d’enregistrement du T.O. et la d ate.

- Le nom du destinataire et celui de l’expéditeur.

Sous-Préfet TENGRELA A PREFET BOUNDIALI

Les services qui reçoivent un nombre important de télégrammes possèdent une adresse
télégraphique composée essentiellement d’un sigle condensant en un seul mot abrégé la
désignation normale du service.
C’est le cas notamment pour la présidence de la République et les ministères :

PRESIREPUBLIQUE, MININTER, MINIFONPUBLI, MINAGRI,

MINISANTE etc.

Ces sigles sont répertoriés par l’administration postale et strictement codifiés.

- Les mentions relatives à la diffusion ; celles relatives à l’urgence, portées dans

la partie gauche du formulaire : NORMAL, URGENT, EXTRÊME
URGENTQ, PRIORITE, PRIORITE ABSOLUE, PRIORITE SANS DELAI.

Les T.O. portant la mention « URGENT » sont acheminés à toute heure du jour et de la nuit.

L’usage de ces mentions spéciales doit être rigoureusement contrôlé pour éviter tout abus.
Enfin doit figurer sur le formulaire la signature de l’expéditeur et le visa de contrôle de
l’autorité responsable.

87
3.2.4 Règles de taxation

Tout mot ou groupe de signes constitue une unité de taxe.

Il en est de même pour tout caractère, lettre, chiffre ou signe de ponctuation, isolé.

Lorsqu’un mot comporte plus de 15 caractères on compte pour une unité chaque groupe de 15
caractères.
Ainsi un mot de 20 lettes : 2 mots.
En plus de la contraction des adresses télégraphiques, est aussi tolérée la contraction des
nombres en un seul mot, ce qui, par le jeu de la règle des 15 caractères, fait gagner des unités
de compte :

SIX CENT VINGT CINQ MILLE NEUF CENT QUARANTE CINQ = 9 unité

Mais

SIXCENTVINGTCINQMILLE NEUFCENTQUARANTECINQ = 41
caractères

Soit 3 unités de taxe.

Par contre, pour les sigles et les mélanges de lettres et de chiffres, l’unité de taxe est de cinq
caractères.

N°1125/ENA/CFCC = 15 caractères soit 3 unités.

UNESCO, UNICEF = 6 caractères chacun = 2 unités de taxe chacun.

Par contre

U N E S C O, 6 caractères isolés = 6 unité de taxe.

Les télégrammes chiffrés suivent généralement cette règle du groupage par 5 lettres ou
chiffres. Rappelons enfin que l’envoi d’un T.O. ne dispense pas en principe de rédiger et
expédier par la voie ordinaire le document qu’il remplace, et qu i confirmera et développera la
première information.

3.2.5 Cas particuliers

Les télégrammes-circulaires : lorsque le même texte est adressé à plusieurs fonctionnaires

desservis par des bureaux télégraphiques différents, chaque exemplaire est traité par la poste
comme un télégramme différent.

Les télégrammes d’Etat : ce sont les télégrammes du régime international émanant des
autorités gouvernementales, des agents diplomatiques et consulaires, des organes des
organisations internationales. Les réponses à ces télégrammes sont soumises au même régime.

Les télégrammes d’Etat portent en préambule la mention de service « S » ou « F » suivant

qu’ils sont transmis avec ou sans priorité.

88
Les mentions de priorité sont soit : « Etat priorité Nations » (télégramme d’Etat liés à
l’application de dispositions de la Charte des Nations Unies en cas de situation grave) ; « Etat
priorité » (télégramme d’Etat à transmission prioritaire souhaitée) ; « Etat » (Télégramme
d’Etat sans priorité particulière).

3.3 LE TELEX

3.3.1 Généralités

Le procédé télex est un procédé de dactylographie à distance (télé dactylographie). Il permet

la communication instantanée d’un message sur de très grandes distances par le canal d’un
réseau d’abonnés.

Les réseaux nationaux de télex sont reliés entre eux pour former un réseau international aux
dimensions mondiales. L’appareil télex, émetteur-récepteur, ressemble à une grosse machine
à écrire.

A l’émission, après un court apprentissage, toute bonne dactylographe doit pouvoir taper un
message. A la réception, la machine, sans intervention d’un opérateur, enregistrera en langage
clair et en plusieurs exemplaires sur bande-papier tous le messages communiqués, à la vitesse
même et dans les délais de l’émission. La machine fonctionnant seule ne nécessite pas la
présence constante d’un opérateur. Il suffira de relever par intervalle les messages enregistrés.
Les messages peuvent également être enregistrés sur bande magnétique.

La machine télex est la propriété de l’administration postale avec laquelle l’usager signe un
contrat d’abonnement. L’administration assure la gestion de ce matériel dans des conditions
analogues à celles des autres matériels loués par elle (machines à affranchir par exemple).
Toutefois le fonctionnement du télescripteur ne peut être suspendu sans l’autorisation de
l’administration, en raison des perturbations des centraux que cet arrêt peut entraîner.

Les administrations postales nationales éditent généralement un annuaire des abonnés reliées
au réseau télex.

2.3.2 Avantages du télex

- Commodité et souplesse d’emploi : l’usager ayant la machine dans ses bureaux

subit moins de contraintes matérielles que pour le télégramme ou la
correspondance écrite ordinaire.
- Demande et réponse immédiates si nécessaire : dès réception du message on
peut transmettre la réponse, d’où gain de temps important pour les cas urgents.
- Caractère confidentiel assuré puisque le message, transcrit en clair, est codé
puis décodé en signaux magnétiques pour être acheminé par le réseau sans
intervention humaine.
- Rentabilité puisque les tarifs de taxation, surtout sur le réseau international,
sont nettement plus avantageux que les tarifs téléphoniques. Les tarifs de nuit
sont par ailleurs appliqués au télex comme le téléphone. Le système de
taxation, analogue à celui du téléphone, repose sur le nombre d’unité de taxes,
à raison de 3 minutes par unité, pour le régime intérieur.

89
3.3.2 Rédaction du message télex

Le message télex comportera les mentions d’identification nécessaires quant aux lieu, date et
service d’émission et au destinataire.

Son texte peut être rédigé soit en style télégraphique soit en style normal, aussi condensé que
possible cependant en raison des normes de taxation.

En dehors des services publics et des sociétés commerciales ou industrielles du secteur privé
qui emploient généralement le style télégraphique par souci d’économie, les autres gros
utilisateurs du télex sont les agences de presse qui transmettent par ce canal des dépêches ou
même des articles complets en style journalistique.

Les services postaux utilisent maintenant le système télex pour la transmission des
télégrammes internationaux.

3.4 LA FICHE TELEPHONIQUE (document n°31)

La fiche téléphonique n’est pas un document de correspondance, mais le complément de ce

moyen de communication directe qu’est le téléphone.

3.4.1 Généralités

Le téléphone, moyen si commode de communication par la rapidité du dialogue qu’il permet

d’établir, quel que soit l’éloignement du correspondant, est de nos jours un instrument
indispensable du fonctionnement des services. On ne conçoit pas un service sans téléphone et
le mauvais fonctionnement du réseau téléphonique d’un pays crée un goulot d’étranglement
qui, qui, s’il ne le paralyse pas totalement, perturbe en tout cas gravement le fonctionnement
du système administratif.
Les avantages du téléphones sont en effet irremplaçables :
- rapidité, quelle que soit la distance ;
- contact direct avec l’interlocuteur, ce qui permet par le dialogue un accord
immédiat sur les affaires à traiter dans les moindres détails ;
- donc développement rapide de l’action administrative ;
- économie de temps par rapport au courrier ou aux rencontres directes de
personnes qui obligent à des déplacements.

Mais en contrepartie de ces avantages qui en ont fait le succès, le téléphone présente un
certains nombre d’inconvénients particulièrement gênants pour les administrations publiques,
le principal étant qu’il ne laisse pas de trace, ce qui peut amener à des contestations ultérieures
par mauvaise interprétation des propos échangés.

C’est pourquoi il est bon de se fixer quelques règles en matière d’usage du téléphone :

- d’une part toute conversation téléphonique portant sur une affaire importante et
ayant conduit à une prise de décision ou à une position commune entre les
deux interlocuteurs sera confirmée par une lettre qui reprendra de façon claire
les différents points convenus. Toute ambiguïté possible sera ainsi levée et les

90
 responsabilités établies en même temps qu’une trace matérielle sera gardée de
cet accord ;
- d’autre part, et pour son usage personnel, l’usager administratif du téléphone
aura avantage à établir et conserver une fiche téléphonique pour consigner les
résultats de chacune de ses communications importantes, qu’il soit l’appelant
ou l’appelé.

3.4.2 Contenu de la fiche téléphonique

Cette fiche comportera d’abord toutes les mentions d’identification utiles :

- Nom, fonction et n° de téléphone de l’interlocuteur, en précisant s’il est

l’appelant ou l’appelé. Si la fiche doit être communiquée à un tiers, on
indiquera sa propre identité avec la même précision concernant la position
d’appelant ou d’appelé ; la communication peut avoir aussi été prise par un
tiers en l’absence de la personne que l’interlocuteur voulait joindre ;
- Date et heure de la communication ;
- Objet de la communication.

La fiche reprendra ensuite de façon synthétique le contenu de la conversation, point par point
si plusieurs problèmes ont été abordés, avec indication pour chacun de la position arrêtée.

Enfin la fiche précisera la nature et la date des contacts ultérieurs qui auront éventuellement
été décidés :

A rappeler, à voir le… heure …

Le document n°31 propose un modèle de fiche téléphonique : la même fiche peut être utilisée
pour garder trace d’une visite.

3.4.3 Du bon usage du téléphone

On rappellera pour conclure un certain nombre de considération relatives au bon usage du

téléphone.

En effet, en plus des inconvénients que nous avons déjà relevés, le téléphone en présente
encore d’autres font le plus désagréable est son caractère souvent importun pour celui qui
reçoit la communication. On a tellement pris l’habitude de téléphoner pour régler rapidement
la moindre affaire, que l’on oublie trop souvent que cet appel peut être une source de
dérangement pour celui qu’on force ainsi dans l’intimité de son bureau. Tout responsable sait
combien il est crispant d’être dérangé par des appels incessants, qui empêchent de se
concentrer. Tout visiteur peut faire la même constatation que celui qui le reçoit lorsque le
cours d’un entretien est interrompu maintes fois par le téléphone. C’est là une situation qui
entraîne perte de temps, exaspération, poursuite difficile de l’entretien qui devient pénible
pour les deux interlocuteurs et particulièrement pour le visiteur, qui est souvent là en position
de demandeur.

Il faut donc user du téléphone avec discernement, en particulier lorsqu’on veut communiquer
avec un responsable, une personnalité, dont la position laisse présumer qu’elle est très
occupée. Dans ces cas-là, il convient de s’adresser au secrétariat de la personne que l’on veut

91
joindre plutôt qu’à celle-ci, même si l’on connaît sa ligne directe de téléphone. La secrétaire
particulière a reçu de son chef des instructions relatives aux visites et aux appels
téléphoniques et doit pouvoir fixer un rendez-vous, répondre à certaines questions ou aiguiller
sur la personne compétente, prendre note des éléments de la demande, ce qui facilitera une
communication ultérieure et, à la limite, décider si elle doit déranger son chef pour une
communication importante ou urgente.

Chaque responsable administratif doit, de son côté, donner des instruction à sa secrétaire afin
que celle-ci filtre les communications et lui évite d’être dérangé, sauf urgence, en particulier
lorsqu’il reçoit un visiteur, lorsqu’il participe à une réunion ou lorsqu’il a besoin de se
concentrer sur une tâche précise.

On évitera cependant de multiplier les filtres successifs au sein d’une organisation, ce qui est
très désagréable pour celui qui appelle. On doit s’arranger pour qu’une seule personne
s’interpose et qu’elle soit capable de jouer ce rôle avec tact et discernement.

Par ailleurs, lorsqu’on est soi-même le demandeur, on améliorera sa communication en

rapidité, en clarté et en précision si, avant d’appeler, on prépare une fiche où l’on résume les
différents points que l’on veut traiter. On évitera ainsi les hésitations et les oublis, sources de
communications supplémentaires.

Enfin on ne perdra pas de vue un dernier inconvénient du téléphone : c’est son manque de
discrétion. Une communication téléphonique peut toujours être interceptée par un tiers mal
intentionné à l’insu des interlocuteurs, et chacun a sans doute en mémoire quelque histoire de
table d’écoute, officielle ou privée. On évitera donc de traiter par téléphone des affaires
confidentielles, étant entendu par ailleurs qu’un fonctionnaire conscient de ses devoirs ne se
mettra jamais en situation d’être impliqué dans une affaire illicite ou contraire à la sûreté de
l’Etat.

3.5 LA NOTE ADMINISTATIVE

Sous l’appellation générale de « note » on désigne des documents de communication interne :

ainsi, au sein d’une administration, d’une même entité administrative (ministère, préfecture,
sous-préfecture, service extérieur, établissement public, service individualisé, mairie, etc. ) on
n’échange pas des lettres mais des notes.

Toutefois, ces notes relèvent de deux catégories nettement distinctes selon qu’elles servent à
un échange entre deux interlocuteurs ou à la transmission d’instruction de portée générale à
des destinataires multiples.

Nous traiterons ainsi séparément : la note ordinaire, ou note succincte, dans le présent chapitre
dans le chapitre 1er .

Les deux dernières catégories de notes ne sont donc que sommairement traitées ici pour
mémoire.

92
3.5.1 La note ordinaire, ou note succincte

3.5.1.1 Généralités

Il s’agit d’un document de correspondance interne à l’occasion du traitement des affaires

courantes du service. C’est donc un document d’usage fréquent dont l’objectif est, selon les
cas et le niveau où se situe la communication ;

- soit de transmettre informations, demande ou envoi de renseignements, d’avis

ou d’instructions, résultats de recherches, synthèse d’un dossier.
- Soit de garder trace écrite d’un échange verbal antérieur, ainsi complété et mis
en forme, etc.

Il est donc utile dans la plupart des cas de garder un double de la note envoyée, même lorsque
celle-ci est présentée sans aucun formalisme.

La note s’emploie indifféremment entre collègues, de supérieur à subordonné et de

subordonné à supérieur, avec toutefois une petite nuance de forme :

- le supérieur à son subordonné enverra une « Note à Monsieur… » ;

- le subordonné à son supérieur enverra de préférence une « Note à l’attention
de… » ou une « Note pour… ».

Ces notes peuvent être nominatives :

Note pour Monsieur Kouadio

Ou fonctionnelles :

Note pour Monsieur le Directeur de l’Ecole nationale d’Administration.

Note à l’attention de Monsieur le Ministre de la Fonction publique.

3.5.1.2 Présentation formelle

Les notes entre agents de niveau équivalent peuvent se présenter de façon très simple et sans
aucune règle particulière quant à la forme, excepté la mention « Note pour » et la signature du
rédacteur.

Elles servent à échanger des questions et des réponses, à préciser certains points lorsqu’on
estime que la communication téléphonique n’est pas suffisante et qu’il est bon de garder trace
d’un accord verbal ou des éléments communiqués. Ces notes-là sont en général très brèves.
Les notes adressées à un supérieur, placé à un rang élevé dans la hiérarchie administrative,
sont davantage tenues au respect de certaines règles de présentation qui les rapprochent
beaucoup de la présentation des lettres administratives, titre mis à part.

On y trouvera : le timbre du service, le lieu et la date, éventuellement un numéro

d’enregistrement, le titre « Note » (à l’attention de Monsieur le…) avec indication de l’objet,
la référence courtoisie. On peut également y trouver les mentions relatives aux ampliations,

93
au secret ou à l’urgence. Le document n°32 donne un exemple de mise en page de note de ce
genre.

L’objet peut être intégré au titre :

94
NOTE NOTE
Pour Monsieur le Ministre à l’attention de Monsieur le Ministre
Concernant le dossier x relative au recrutement du personnel enseignant
de l’ENA

Ou bien être présenté séparément comme pour une lettre :

NOTE
à l’attention de Monsieur le Ministre

Objet : Recrutement du personnel enseignant de l’ENA

La note portera la mention de la transmission hiérarchique lorsqu’il y a lieu, tant dans le sens
montant que descendant.

La note adressée au ministre sera normalement signée parle responsable du service, supérieur
hiérarchique du rédacteur. Elle ne sera signée par le rédacteur lui-même que si c’est à lui que
le ministre a expressément demandé une étude. Dans ce cas la note sera transmise « sous
couvert » du chef hiérarchique, qui pourra y apposer son visa.

NOTE
à l’attention de Monsieur le Ministre

sous couvert
de Monsieur le Directeur de la Réglementation

Ce genre de note à présentation plus formelle vient souvent à l’appui d’un document qu’elle
commente, ou présente les résultats d’un travail qui a été demandé au rédacteur. Ce sera donc
assez fréquemment un document relativement long.

Il ne faudra cependant pas perdre de vue que la note est un document utilitaire. Elle doit donc
être aussi concise et claire que possible. Sa rédaction sera également structurée selon le
schéma : introduction – développement – conclusion.

La note échangée entre deux interlocuteurs connus, et en relation impersonnelle et qui

peuvent ne s’adresser à aucun destinataire désigné. Ce sont généralement des notes d’étude ou
de synthèse.

Il faut souligner cependant que, dans certains pays, on recommande l’emploi du style indirect
et impersonnel pour les notes de tout type.

On retiendra également que, contrairement aux règles relatives à la lettre administrative, la

formule d’introduction : « J’ai l’honneur de… » doit être évitée dans la rédaction d’une note,
au moins tant que l’on ne s’adresse pas à une autorité du plus haut niveau.

3.5.1.3 Divers types de notes

Pour la commodité de la présentation, il est possible de distinguer, en fonction de leur but,

plusieurs types de notes :

95
La note d’information qui peut être plus ou moins brève ou longue, selon l’importance ou la
complexité de la question présentée. Elle sert à exposer au destinataire une question
déterminée dont elle fait l’analyse et pour laquelle elle propose une solution ou les solutions
possibles. Il s’agit dans ce cas soit de demander un avis (à un collaborateur, à un collègue)
soit de demander des instructions (à un supérieur).

Mais la note peut être purement informative, pour mettre le ou les destinataires au courant
d’une situation ou d’une affaire.

La note d’instruction , d’un supérieur à un subordonné, donne les directives nécessaires au

traitement d’une affaire, soit que l’on confie cette affaire à ce collaborateur, soit que l’on
réponde à sa demande d’instructions (voir document n°34)

La note de synthèse sert à présenter à un supérieur et à sa demande, sous une forme

condensée, une affaire complexe, ou une situation juridique ou bien à résumer un ensemble de
textes ou un dossier. C’est là un travail difficile qui met en jeu les capacités d’analyse, de
discernement et bien entendu de synthèse du rédacteur.

La note de présentation accompagne un projet de lettre, un rapport, un dossier, etc. pour

donner au destinataire les précisions et explications justificatives de la mesure proposée ou
des dispositions envisagées.

Cette note doit être brève sinon elle s’apparenterait au rapport de présentation (voir plus loin
chapitre 5). Le document n°33 donne un exemple de note de présentation.

On peut également classer les notes en fonction du destinataire. Dans ce cas, en plus de la
note nominative et individuelle (ex. : note pour M. Maiga) et de la Note fonctionnelle (ex. :
note pour M. le Directeur) déjà signalée, on rencontre également des notes collectives
adressées par un supérieur hiérarchique à plusieurs destinataires subordonnés (ex. : pour MM.
Les chefs de bureau ; note à l’attention de MM. Les professeurs, de MM. Les élèves de
l’ENA). Ce dernier type de note s’apparente alors soit l’avis, document d’information destiné
à l’affichage (voir chapitre suivant), soit à la note de service s’il s’agit de donner des
instructions

3.5.2 La note de service

La note de service ne s’apparente à la note décrite ci-dessus que par son titre et son cadre
d’utilisation qui est aussi le service.

Mais, alors que la note ordinaire s’emploie aussi bien entre égaux ou de supérieur à
subordonné et vice-versa, qu’elle n’a qu’un seul destinataire et traite d’un objet ponctuel, la
note de service est toujours un document hiérarchique à destination collective : elle émane
d’un supérieur adressant à des subordonnés des instructions parfois à caractère occasionnel, le
plus souvent de portée durable à l’usage interne du service.

La note de service est ainsi un document d’instruction à caractère impératif.

Nous renvoyons donc le lecteur au chapitre 6 consacré à cette catégorie particulière de

documents.

96
2.5.3 La note diplomatique

Les notes de la correspondance diplomatique échappent au propos de ce chapitre.

C’est donc seulement pour bien marquer leur différence avec les notes présentées ci-dessus et
éviter au lecteur toute confusion que nous revenons sommairement ici sur ce que nous avons
dit au chapitre 1. Le lecteur voudra bien s’y reporter pour plus de détails.

De manière générale, l’appellation « NOTE » est donnée à l’ensemble des correspondances

échangées avec les missions diplomatiques.

On mentionnera les appellations de « NOTE OFFICIELLE » avec ses différents aspects

particuliers (note collective, note identique, etc.) et de NOTE VERBALE qui est le document
le plus courant ; servant à éclaircir certains points de discussion, à résumer une conversation
importante ou à communiquer certaines informations (voir le document n°18 page 58).

LA TELECOPIE OU FAC-SIMIlE (FAX EN ANGLAIS) : L’ENVOI DENOTES

ECRITES PAR LE CIRCUIT TELEPHONIQUE

Comme son nom l’indique, la télécopie n’est qu’un procédé (fort utile et pratique) de
transmission à distance d’un document.

A l’aide d’un télécopieur branché sur une ligne téléphonique, l’émetteur envoie n « fac-
similé » de son document au destinataire qui reçoit, sur son propre télécopieur, l’équivalent
d’une photocopie de l’original, en moins de temps que ne prendrait une communication
téléphonique ordinaire.
Le document transmis peut être dactylographié ou manuscrit et n’appelle donc aucun
commentaire particulier quand à sa rédaction, sauf que, le coût de la transmission étant
proportionnelle à sa durée, il vau mieux, sauf nécessité, limité le nombre de pages.
La tarification suit les règles de la tarification téléphonique.
L’avantage de la télécopie sur le télex est qu’elle permet de transmettre un document rédigé et
mis en forme0 au lieu d’un document schématisé donc sommaire et à usage plus limité.

4 LES DOCUMENTS D’INFORMATION

Tout document véhicule une information. Mais à côté des documents de liaison qui, pour la
plupart, impliquent un échange d’information, il existe des documents qui véhicule au
contraire une information à sens unique, que celle-ci se situe dans un contexte hiérarchique
(descendant ou montant) ou dans un contexte non hiérarchique.

Ces documents d’information pourraient être classés selon leur destination en :

- documents d’information externe, visant des destinataires extérieurs au service

(avis, communiqué) ;
- documents d’information interne au service (compte rendu, rapport, mémoire).

Mais beaucoup de documents d’information entrent mal dans ce cadre, car, selon les cas, ils
peuvent être destinés à une diffusion interne ou/et externe (convocation, attestation, rapport,
mémoire).

97
Pour ces raisons, il nous a paru plus simple d’adopter une classification fondée sur leur degré
de complexité, au niveau de leur élaboration et de l’étendue de leur contenu.

Nous distinguons alors :

- des documents d’information simple – convocation et ordre du jour, avis et

communiqué, notification, attestation et certificat - qui sont d’ailleurs le plus
souvent destinés à l’information externe ; nous en traiterons au présent
chapitre ;
- des documents d’information et d’étude – compte rendu, procès-verbal,
rapport, mémoire – normalement destinés à l’information interne et que nous
avons préféré reporter au chapitre suivant.

4.1 LA CONVOCATION ET L’ORDRE DU JOUR

4.1.1 Généralités

Certains services qui traitent des affaires concernant directement les administrés peuvent
envoyer nominativement à l’un de ces administrés une convocation lui demandant de se
présenter au service à une date donnée « pour affaire le concernant » ou pour tout autre motif
plus expressément désigné.

Le document servant de support à cette convocation porte souvent le tire « convocation ». Il

est parfois rédigé en style impératif, voire comminatoire, qui traduit un manque de
considération pour l’administré. On s’efforcera au contraire, sans nécessairement supprimer le
titre « convocation », de rédiger celle-ci brièvement, clairement et courtoisement.

Dans la plupart des cas cependant, la convocation qu’un fonctionnaire est appelé à rédiger est
relative à une réunion, elle-même liée à une activité administrative. Il est des réunions
impromptues décidées par un chef de service lorsqu’il a besoin de soumettre d’urgence une
question à l’examen de ses collaborateurs immédiats. Dans ce cas – et ces différentes
personnes travaillant à proximité immédiate les unes des autres – il n’est pas nécessaire, et
parfois pas possible vu l’urgence, de leur envoyer une convocation. Un appel téléphonique
suffit. Mais ce cas doit rester exceptionnel. On peut également faire circuler une note de
service. Il n’est pas indispensable non plus d’envoyer des convocations lorsqu’il s’agit d’une
réunion hebdomadaire ou à périodicité régulière, tombant à date fixe et entrée dans la routine
du service, sauf lorsque l’ordre du jour n’a pu être fixé à la réunion précédente.

En revanche, toutes les fois que la réunion peut être prévue à l’avance (et ce devrait toujours
être le cas), il est impératif d’envoyer par courtoisie une convocation aux personnes dont on
attend la participation. Il n’est pas inutile d’insister sur le fait que l’on doit cette courtoisie
aussi bien à ses collaborateurs qu’aux personnes étrangères au service ou d’un rang élevé.

Par courtoisie encore, cette convocation devrait toujours être envoyée une semaine à l’avance
au moins, pour permettre aux personnes convoquées de se libérer éventuellement d’autres
obligations, et de se préparer à la réunion par l’étude des dossiers ou des questions qui doivent
y être débattus. Ce délai peut être allongé encore pour tenir compte de l’éloignement des
personnes convoquées et des lenteurs d’acheminement du courrier. Lorsqu’il s’agit de la

98
réunion d’une assemblée délibérante, les délais de convocation font l’objet d’une
réglementation particulière.

Quelle que soit la nature de la réunion, la convocation qui l’annonce doit en communiquer en
même temps l’ordre du jour, c’est-à-dire la liste des questions qui y seront traitées.
L’indication de l’ordre du jour a pour but de permettre aux personnes convoquées de préparer
la réunion, ainsi que nous l’avons dit plus haut, par l’étude de dossiers et documents divers,
par la consultation d’agents informés des questions à débattre, la préparation éventuelle de
leur intervention.

La réunion peut porter sur l’étude de documents préparés par le service invitant ; dans ce cas
celui-ci devra, avec la convocation, envoyer un exemplaire de ces documents pour permettre
aux participants de les étudier à l’avance.

L’envoi de l’ordre du jour par le service organisateur et sa préparation par tous les participants
sont des éléments importants de l’utilité et de l’efficacité de la réunion. On voit
malheureusement trop souvent se présenter à une réunion (et souvent en retard) des gens qui
ne se sont pas donné la peine de lire les documents qu’on leur a remis et qui retardent, par leur
ignorance des questions traitées, l’avancement des travaux de la réunion. C’est là une grave
impolitesse difficilement pardonnable de la part de fonctionnaires responsables.

Enfin on pourra également joindre à la convocation/ordre du jour, le compte rendu de la

réunion précédente lorsqu’il y en a eu une, que les participants soient les mêmes ou non, dans
la mesure où ce document peut être utile à la préparation de la nouvelle réunion.

4.1.2 Présentation

La convocation ordinaire portera le timbre du service, la date, le numéro d’enregistrement, le

titre : « CONVOCATION », au milieu de la ligne et en majuscules.

En dessous figurera la formule de convocation :

M. … est priée d’assister à la réunion de … qui se tiendra le … à … h dans

(lieu de la réunion).

Cette formule est plutôt destinée à des subordonnés (voir document n°35).

Lorsque l’on s’adresse à des personnes de même niveau hiérarchique, on à des personnalités
extérieures, la formulation de la convocation fera l’objet aux nuances marquant une plus
grande considération. On pourra également dans ce cas éviter le titre « convocation » ou en
trouver un autre moins impératif.

La convocation sera encore plus courtoise si elle est présentée sous forme de lettre, ne faisant
plus apparaître de titre, remplacé par la rubrique « Objet ». Cette solution est à recommander
lorsque l’on s’adresse à des autorités, à des personnalités de haut rang ou à des personnes sur
lesquelles on n’exerce aucune autorité hiérarchique (voir document n°36).

La désignation du destinataire convoqué peut figurer soit dans la formule de convocation

comme ci-dessus, soit au-dessus du titre en suscription : à M. …

99
Il est indispensable d’indiquer le lieu, la date et l’heure de la réunion. Eventuellement,
lorsqu’il ne s’agit pas d’une réunion de routine, on indiquera le nom et la qualité de la
personne qui doit assurer la présidence, parfois même il sera utile d’indiquer la qualité des
autres participants, au moins des principaux d’entre eux.

Sous la formule de convocation (et lorsque celle-ci n’est pas rédigée sous forme de lettre,
auquel cas l’ordre du jour sera intégré dans celle-ci sous forme d’un paragraphe entièrement
rédigé), sera portée la mention ORDRE DU JOUR en majuscules, en dessous de laquelle
seront énumérées les questions prévues.

100
On pourra terminer cette liste par un point : « Questions diverses » lorsque l’on veut laisser
ouverte la possibilité de traiter en fin de réunion des questions non prévues par l’organisateur
mais qui pourraient être soulevées par les participants.

La convocation/ordre du jour sera signée dans les mêmes conditions qu’une lettre.

La mention des pièces jointes sera portée, lorsqu’il y a lieu, selon la disposition habituelle :
mais ces pièces peuvent faire l’objet d’un commentaire plus détaillé si des indications
particulières d’emploi doivent être données aux destinataires.

4.2 L’AVIS (document n°s 37, 38 et 39)

4.2.1 Généralités

L’avis est un document d’information destiné à l’affichage. Il est donc destiné à un public
relativement restreint : celui qui est en mesure de le lire sur les tableaux d’affichage :
personnel du service et usagers.

L’avis sert à présenter des informations essentiellement temporaires, par exemple : une
conférence, une réunion, notamment quand une catégorie de personnes importante en effectifs
est concernée sans qu’il soit utile ou possible d’en reprendre la liste nominative), l’ouverture
ou la fermeture d’un bureau, l’annonce de travaux, etc.

Destiné à l’affichage, l’avis doit être tiré au moins en autant d’exemplaires que de panneaux,
mais il faut prévoir également les exemplaires nécessaires au classement. Il n’es pas inutile en
effet de garder la trace des événements annoncés, dans la mesure où, marquant une activité du
service, ils peuvent être mentionnés dans un rapport annuel par exemple.

Par ailleurs, il faut souligner que le tableau d’affichage doit être périodiquement visité pour
être débarrassé au fur et à mesure des avis périmés. On voit trop souvent affichées dans les
services des feuilles jaunies annonçant des événements survenus depuis longtemps. On
facilite la lecture du tableau et on évite toute erreur d’interprétation en n’y laissant figurer que
les documents non périmés. Un tableau négligé donne par ailleurs aux usagers une image
défavorable de laisser-aller du service.

4.2.2 Présentation

On trouve sur l’avis :

- le timbre du service ;
- le titre : « AVIS », en majuscule au milieu de la page, seul ou bien suivi de la
mention des destinataires.

AVIS AVIS
Aux usagers à tout le personnel

AVIS AVIS
aux élèves du Cycle supérieur de vente aux enchères publiques

101
Certains services donnent aux avis le titre de note, par exemple : NOTE aux élèves du cycle
supérieur, NOTE à l’attention du personnel de secrétariat ; on trouve également parfois
l’appellation NOTE DE SERVICE – cela en particulier lorsqu’en plus de l’affichage le
document fait l’objet d’une diffusion dans les services.

Il nous semble préférable, pour éviter toute confusion entre les documents et dans un souci de
rigueur administrative, de respecter pour chaque catégorie une définition précise. On s’en
tiendra donc pour les appellation NOTE et NOTE DE SERVICE aux définitions données
précédemment, et l’on appellera bien AVIS le document destiné à l’affichage et s’adressant à
un nombre important de destinataires potentiels pour leurs apporter une information de portée
limitée dans le temps. Le document n°37 donne un exemple de ce type (voir document n°s 71
et 72).

Le texte de l’avis commencera parla désignation des personnes concernées, qui peut être
répétée même si elle figure sous le titre.

Il est porté à la connaissance de MM. …

(les agents visés) ou « du public » ou « des usagers »

ou bien

Les agents de … sont informés que le dépôt des dossiers relatifs à … doit être
effectué auprès de … au plus tard le … délai de rigueur …, etc.

Le texte sera clair et bref mais précis, selon le degré de complexité de l’affaire présentée.

Enfin, après le texte, doivent figurer le lieu et la date suivis de la signature de l’autorité qui
informe, présentée comme il a été dit pour la lettre.

Certains avis à caractère officiel peuvent concerner un public encore plus large que celui des
usagers du service. Ces avis, qui sont affichés dans les services concernés, peuvent également
être insérés dans le journal officiel ou les bulletins officiels des ministères, et faire l’objet de
communication dans la presse ordinaire et à la radio. Les documents n°s 38 et 39 en donnent
deux exemples : un avis de vente aux enchères, un avis d’enquête de commodo et
incommodo.

On notera sur l’avis de vente aux enchères certaines tournures archaïques issues de langage
judiciaire. On notera aussi la précision des renseignements fournis et des stipulations relatives
aux conditions de la vente.

4.3 LE COMMUNIQUE (document n°40)

4.3.1 Généralités

Il existe plusieurs sortes de communiqués. Le communiqué qui nous intéresse ici est celui
qu’adresse au public une autorité administrative pour faire connaître une information, une
décision, ou des dispositions diverses d’intérêt général (ouverture d’enquête, annonce d’un
concours, mesures relatives à la circulation, recensement, etc.).

102
La différence essentielle qui distingue le communiqué de l’avis est que le communiqué a une
diffusion beaucoup plus large : destiné à être lu à la radio ou à la télévision ou publié dans la
presse, il peut toucher l’ensemble de la population.

Nous ne citerons que pour mémoire le communiqué diplomatique, publié à l’issue d’une
réunion internationale ou d’une rencontre entre chefs d’Etats. Ce communiqué sort du cadre
de la rédaction administrative. Le mode tend d’ailleurs à le remplacer de plus en plus souvent
par une conférence de presse.

Mais on peut aussi faire connaître au public par voie de communiqué les résultats d’une
réunion administrative, d’une enquête, d’une étude, lorsqu’elles sont d’intérêt général.

Par ailleurs, il arrive aux autorités administratives de tenir des conférences de presse et de
répondre aux questions des journalistes. Il est important dans ces cas-là de rédiger aux
préalable une note faisant la synthèse des informations à communiquer et de la distribuer aux
journalistes à l’issue de la conférence. On évitera ainsi les erreurs d’interprétation sur les
points importants.

4.3.2 Présentation

Deux contraintes :

- le communiqué s’adresse à un public non administratif : il doit donc être

parfaitement précis et compréhensible pour tout le monde ;
- l’insertion dans la presse et le passage à la radio ne sont pas gratuits : le
communiqué doit donc être aussi bref et concis que possible.

La présentation du communiqué par le service émetteur comportera les mention suivantes :

- le timbre du service ;
- la suscription :

à Monsieur le Directeur de (titre du quotidien ou de l’organisme de radio ou

télévision destinataire) ;

- le numéro d’enregistrement ;
- le titre « COMMUNIQUE » en majuscule ;
- le texte du communiqué précédé d’une formule qui en indique l’origine :

LE PREFET DE … COMMUNIQUE
L’OFFICE DES POSTES COMMUNIQUE

Cette formule peut être portée en caractère majuscule pour retenir davantage l’attention. Elle
peut être, s’il y a lieu, complétée par la désignation des destinataires particuliers.

Il est à noter que seuls cette formule et le texte du communiqué seront annoncés ou publiés
plus, éventuellement, le titre si la publication n’et pas insérée dans une rubrique générale
COMMUNIQUES.

Les autres mentions administratives ne seront pas reprises par la presse ou la radio car elles ne
concernent pas le publics ;

103
 - le lieu et la date, la signature de l’autorité responsable, selon la présentation
habituelle ;
- les indications relatives au nombre de passage à la radio ou dans la presse
peuvent être portées sous le titre si elles sont brèves :

COMMUNIQUE
( à diffuser deux fois)

Elles peuvent être portées sous forme de tableau en bas à gauche de la page lorsqu’elles
doivent être plus détaillées.

Pour diffusion à la radio :

Les 15 et 17 janvier 199- à 7 h et 13 h 15

Pour insertion dans les journaux des

15, 17 et 19 janvier 199-

Le communiqué est adressé à la presse ou à la radio sous bordereau de transmission. On

conservera de ces deux pièces le nombre d’exemplaires nécessaires au classement.

Le document n°40 donne un exemple de communiqué présenté conformément à ces

indications.

On notera la précision des indications bien qu’elles soient données brièvement. Il s’agit en
effet dans ce cas d’être assez explicite pour susciter l’intérêt du lecteur pour une activité
laissée à son libre choix.

On notera aussi, qu’avant d’être repris seul au dernier paragraphe, le sigle « C.P.A. » a
d’abord été présenté à la suite du titre qu’il résume au début du communiqué. Le lecteur
n’aura donc aucune hésitation quant à sa signification.

4.4 LA NOTIFICATION

Lorsque l’Administration veut faire connaître à un administré une décision le concernant, elle
la lui notifie.

Cette notification, lorsqu’il s’agit d’affaires ordinaires, prend la forme d’une simple lettre, qui
fait généralement l’objet d’un envoi recommandé mais n’appelle pas de commentaire
particulier quant à sa rédaction.

Le lecteur trouvera au document n°11 un exemple de lettre de notification à un administré.

Toutefois certaines notifications, lorsqu’elles concernent des décisions ayant des incidences
importantes pour les administrés, ou lorsqu’elles relèvent du contentieux, doivent être faites
dans les formes particulières prescrites par la loi.

On retrouvera la notification au début du chapitre 6, consacré aux document comminatoires,

où figure un autre exemple de notification, associé à un ordre de service (document n°54).

104
Les notifications par lettre ordinaire ou recommandée sont faites soit à la mairie du domicile
de l’intéressé (petite agglomération), soit directement à son domicile.

D’autres cas, au contraire, requièrent l’intervention d’un huissier ou d’un auxiliaire de justice
ou d’un fonctionnaire assermenté ayant les mêmes attributions. Ces notifications, plus
formalistes, sont généralement le préalable d’une action en justice.

4.5 L’ATTESTATION ET LE CERTIFICAT (document n°s 41, 42 et 43)

4.5.1 Généralités

Dans l’attestation il y a attester, porter témoignage (de faits dont on a une connaissance
directe).
Dans certificat il y a certifier, qui veut dire pratiquement la même chose, mais à un degré
supérieur. Attester implique l’idée d’une constatation neutre et objective des faits connus en
faveur du bénéficiaire. Certifier, au contraire, semble indiquer une prise de position plus
active, plus péremptoire de celui qui engage sa responsabilité dans son affirmation.

Mais si, à l’origine et étymologiquement, il était possible d’établir quelque nuance entre
l’attestation et le certificat, ce dernier paraissant plus solennel et plus officiel tandis que
l’appellation « attestation » semblait plus anodine, il ne reste rien de cette distinction au
niveau de la pratique et les deux termes sont employés comme synonymes. La seule
différence entre ces deux documents est purement formelle et résident dans l’appellation
« CERTIFICA » ou « ATTESTATION », et dans la formule principale et quasi rituelle : « Le
… soussigné, certifie (ou atteste) que … ». Les autres mentions sont identiques et la valeur
des deux documents est la même. La seule hiérarchie à établir est celle de l’autorité qui
délivre l’attestation ou le certificat, l’attestation signée du ministre ayant priori plus de poids
que le certificat du chef de service.

Ce que nous dirons de l’un s’applique donc à l’autre, sous réserve des variations de
terminologie.

On pourrait cependant émettre le souhait que, dans un souci de rigueur formelle et en

référence aux nuances étymologiques signalées ci-dessus, on réserve l’appellation
« certificat » aux documents liés aux événements de la vie civile des individus (constatant une
situation familiale, sociale, universitaire, etc.) et qui sont particulièrement établis par les
officiers d’état civil, les autorités et services judiciaires ou para-judiciaires, les autorités
scolaires ou universitaires, etc. ; on emploierait l’appellation « attestation » pour les
documents liés à l’activité administrative courante, qui ne requièrent pas la même solennité de
formulation (attestations de fonction, de prise de service, d’emploi, de congé, etc.).

Quoi qu’il en soit, et pour nous en tenir à la pratique courante, nous définirons l’attestation et
le certificat comme des documents délivrés par une autorité administrative et sous sa
responsabilité, soit à la demande du bénéficiaire, soit systématiquement lorsque cet acte
s’inscrit dans un processus administratif, pour établir la réalité de certains faits dont peut
témoigner le signataire, et permettre au bénéficiaire d’en faire état à son avantage dans les
circonstances administratives ou personnelles diverses.

105
Celui qui établit le document, engageant sa responsabilité avec sa signature, doit donc avoir
une connaissance exacte et certaine de ce dont il témoigne, ou tout au moins être en
possession des éléments constituant une présomption d’exactitude hors de tout soupçon. Nul
ne saurait donc se risquer, que ce soit à titre privé ou ès-qualités dans le cadre de ses fonctions
administratives, à délivrer au profit d’un tiers des certificats de complaisance.

D’autre part, la compétence de l’autorité e à délivrer un certificat (ou une attestation) peut être
une compétence liée, c’est-à-dire que cette autorité est tenue par les textes réglementaires de
délivrer le certificat lorsque les conditions requises sont remplies.

Ce peut être au contraire une compétence discrétionnaire lorsque l’autorité est libre de décider
de l’opportunité de la délivrance du certificat.

Enfin celui-ci peut avoir une portée plus ou moins large :

- soit être délivré pour un usage précis et restrictivement désigné ;

- soit pour un usage général, « pour servir et valoir ce que de droit ».

Le certificat (ou attestation) délivré par une autorité administrative (et à plus forte raison une
personne privée) est un document destiné à faire foi mais qui n’a pas force juridique
particulière. Il ne vaut que dans la mesure où l’on na pas de raison de contester sa véracité, et
jusqu’à preuve contraire.

4.5.2 Présentation

Le certificat revêt généralement dans sa formulation une certaine solennité (voir document
n°43). L’attestation suit souvent la même forme bien que, surtout lorsqu’elle est d’usage
strictement administratif, elle puisse être présentée de façon plus simple (voir documents 41,
42).
- Certificat et attestation peuvent être rédigés sur un formulaire imprimé, ou
dactylographiés sur papier libre.
- Ces documents portent après le timbre du service le titre en majuscule
« CERTIFICAT » ou « ATTESTATION » au milieu de la page.
- Le titre peut être complété le cas échéant par l’identification de l’objet de la
pièce.

CERTIFICAT DE FIN D’ETUDES, ATTESTATION DE FONCTION

- une formule précisant la qualité de l’autorité qui délivre le certificat, complétée

par les références réglementaires qui fixent son pouvoir ; cette dernière
mention peut prendre la forme de visas.

Le Ministre de … soussigné, conformément aux dispositions de l’arrêté n°… du … certifie que :

Monsieur …

Le Ministre de …
Vu l’arrêté n°… du …
Certifie … (ou atteste que …)

Le Directeur de … soussigné, … certifie (ou atteste)

106
Je soussigné, X … Directeur de … certifie que Monsieur…

- doit figurer sur le document après la formule « certifie que » (ou atteste que),
l’identité complète du bénéficiaire suivie de sa qualité s’il y a lieu de la
prendre en considération ;
- la signature suivie du nom du signataire figure après l’indication du lieu et de
la date ;
- le certificat (ou attestation) doit être revêtu du cachet du service.

Par exemple pour une attestation de fonction, la formulation type pourrait être la suivante :

Le (titre du signataire), soussigné, atteste que M. … nommé par (décision) n° …/…/…

du …, en qualité de … exerce ses fonctions dans son … (établissement, service, etc.)
depuis le …

En foi de quoi a été établie la présente attestation, à la demande de l’intéressé, pour

servir et valoir ce que de droit. »

Fait à … le …
Le (qualité du signataire)

Signature

Prénom, Nom du signataire

- Les documents n°s 41, 42 et 43 illustrent différents aspects de la présentation

des attestations et certificats.
- Le document n°41, exemple d’attestation à usage interne pour un service du
personnel, est très administratif dans la simplicité de sa formulation.
- Le document n°42, autre attestation administrative précise (versé à son
dossier), il fait foi de la participation de cet agent à une activité de formation
(non obligatoire) destinée à le valoriser dans sa carrière professionnelle.
- Le document n°43, exemple de certificat à destination administrative pour
préciser la situation matrimoniale de l’intéressé en vue de la détermination
d’une pension, revêt un caractère d’acte d’état civil, et nécessite la signature
de plusieurs intervenants.

La procédure est donc plus complexe, pour des raison d’authenticité et revêt le document
d’une qualité particulière.

107
TROISIEME PARTIE

LES DOCUMENTS D’INFORMATION INTERNE ET LES DOCUMENTS

D’INJONCTION

108
5. LES DOCUMENT D’INFORMATION INTERNE ET LES DOCUMENTS
D’ETUDE

Nous classons sous cette rubrique les documents d’information plus complexes et qui (le
procès-verbal ordinaire mis à part) sont le résultat d’un effort individuel ou collectif.

5.1 LE COMPTE RENDU

Le compte rendu est un document descriptif et non interprétatif. Il sert à rendre compte de
faits, ou d’événements que le rédacteur a pu constater, ou d’activités qu’il a accomplies ou
auxquelles il a été mêlé. Le rédacteur doit rapporter ces faits objectivement et sans prendre
parti, sans les interpréter, sans formuler de conclusions personnelles. Le compte rendu doit
être précis, exact, détaillé autant que nécessaire et complet. C’est donc bien un document
d’information.

Suivant leur forme et leur destination on peut classer les comptes rendus en deux catégories
principales :
- les comptes rendus hiérarchiques ;
- les comptes rendus de réunions.

En fait les comptes rendus de réunions sont aussi généralement destinés à un supérieur.
A l’intérieur de chaque catégorie il reste possible d’établir des subdivision plus précises :
- comptes rendus d’activité ou de mission,
- comptes rendus d’accident,

pour la première catégorie ;

- comptes rendus intégraux,
- comptes rendus analytiques,

pour le second catégorie.

5.1.1 Les comptes rendus d’activité ou de mission (document n°44)

Le compte rendu hiérarchique est celui que le rédacteur établit soit de sa propre initiative, soit
sur ordre, en vue de relater de façon détaillée et précise un événement ou une situation. Il a
pour objet de rendre compte à un supérieur et de conserver une trace écrite. Il doit donc être
d’une précision et d’une exactitude absolues. Ce genre de compte rendu n’est soumis à
aucune règle de forme particulière. Il comporte cependant en général les principales mentions
d’identification figurant sur les lettres administratives : timbre, date, signature, plus le titre
COMPTE RENDU.

Le compte rendu d’activité est le compte rendu détaillé et chronologique de l’activité d’un
agent ou de son service, pendant une période donnée : le mois, le semestre, l’année par
exemple. C’est pour le supérieur le moyen de s’informer du fonctionnement de ses services, et
pour le rédacteur le moyen de justifier de son activité.

Le compte rendu de mission est le compte rendu, également détaillé et chronologique, d’une
mission particulière confiée à l’agent : mission d’inspection, tournée de prise de contact avec

109
les populations ou d’information, travaux et contacts préparatoires d’une activité nouvelle,
etc. (document n°44) :

La rédaction d’un compte rendu est motivée :

- par l’ordre du supérieur qui a confié la mission ;
- par l’usage du service qui veut que l’on garde une trace écrite de toute mission
particulière comme les activités générale. Cette pratique facilite en effet la
réalisation du bilan critique des services qu’il est nécessaire de dresser
périodiquement (sous forme de rapport) ;
- par des dispositions légales ou réglementaires qui fixent la périodicité des
comptes rendus d’activités.

5.1.1.1 Présentation

Etabli sur papier libre ou à en-tête, le compte rendu comportera :

- le timbre du service du rédacteur ;
- le titre : COMPTE RENDU, suivi de la désignation de l’activité présentée et
éventuellement du nom et de la qualité de l’agent concerné s’il s’agit d’une
activité individuelle ou d’une mission.

COMPTE RENDU D’ACTIVITE

Pour la période du 1er octobre au 31 décembre 199-

COMPTE RENDU

de l’activité de Monsieur X… inspecteur de …

pour la période du 1er au 31 décembre 199-

COMPTE RENDU DE MISSION

de Monsieur X… inspecteur de …
pour la période du 1er au 15 décembre 199-
dans le département de Tamanrasset

COMPTE RENDU
de la mission effectuée
du 1er au 7 décembre 199-
dans le département de Bangassou

Cette présentation est préférable dans un compte rendu à l’emploi de la rubrique « Objet ».

-Viendra ensuite le texte du compte rendu qui sera à la foi clair, concis et précis. On
s’efforcera de faire un plan :

- une brève introduction qui précise les circonstances de la question présentée et

les motifs du compte rendu ou l’objet de la mission ;
- un développement qui peut être chronologique, analytique ou synthétique, des
faits et des événements relatés : il peut donc comporter des divisions en

110
 nombre variable ; il peut être illustré de tableaux et de graphiques, il doit
mentionner, pour une mission, les personnes rencontrées ou entendues ;
- une conclusion qui sera un résumé des points présentés et éventuellement une
appréciation générale de la situation, mais le compte rendu ne formulera pas de
propositions de solution ou de mesures à prendre pour faire face à la situation
exposée.

Le style de compte rendu est celui de la narration :

- le lieu et la date de rédaction du compte rendu peuvent figurer aussi bien sous
le texte avant la signature qu’en tête de la première page, à droite en face du
timbre ;
- la signature du rédacteur, présentée comme pour la lettre.

5.1.2 Le compte rendu d’accident (document n°45)

Le compte rendu s’impose en cas d’accident – qu’il s’agisse d’un accident de personnes, de
véhicule ou de machines – car il s’agit principalement d’aider à la détermination des
responsabilités, et pour cela établir les liens ou l’absence de liens entre l’accident et le service.
La précision et l’exactitude revêtent en ce cas une importance toute particulière.

COMPTE RENDU D’ACCIDENT

Accident de circulation du 12 décembre 199-

Route d’Abéché. Véhicule Peugeot 504 n° D 2605.
Chauffeur : Souleymane Bakari.

Le texte du compte rendu devra comporter obligatoirement les mentions suivantes :

- S’il s’agit d’un accident de personnes :

i. Identité complète de la ou des victimes, âges et profession ;
ii. Circonstances détaillées de l’accident (date, heure, lieu) et la relation de
celui-ci ;
iii. Conséquences de l’accident (blessures apparentes, soins donnés,
incapacité prévisible) ;
iv. Identité et adresse des témoins s’il y en a.
- S’il s’agit d’un accident de véhicules :
i. circonstances de date, heure et lieu ;
ii. identification des chauffeurs et des propriétaires des véhicules ;
iii. relation de l’accident, au besoin accompagné d’un croquis coté de la
position des véhicules ;
iv. conséquences de l’accident ;
v. identité et adresse des témoins éventuels ;
vi. mention du constat de police s’il y a lieu.

- S’il s’agit d’un accident de machine :

i. Identification de la machine ;
ii. circonstances et relation de l’accident ;
iii. identité du ou des opérateurs de la machine au moment de l’accident ;
iv. nature, étendue des dégâts et durée prévisible d’immobilisation ;

111
 v. mesures prises pour sa réparation ou son remplacement.

Dans tous les cas le compte rendu sera signé par son rédacteur et, pour un accident de
véhicules, par les parties en causes si possible.

5.1.3 Le compte rendu de réunion (document n°46)

Une autre catégorie importante est celle des comptes rendus de réunions, qui sont soumis,
comme les précédents, aux mêmes obligations d’exactitude, de précision et d’objectivité.

Bien qu’il n’y ait pas de règle de présentation impérative, on doit cependant trouver dans ce
type de compte rendu certaines mentions particulières, en rapport avec leur objet.

En plus du timbre du service, on trouvera ainsi le titre, COMPTE RENDU, suivi des
indications d’identification de la réunion, la mention précise des lieu, date et heure de celle-ci,
la reprise de l’ordre du jour, la mention exacte des présents et des absents, la mention du
président et éventuellement du secrétaire de séance, et, pour clore le compte rendu, une
formule consacrée donnant l’heure de levée de séance, suivie de la date de rédaction du
compte rendu et de la signature du rédacteur.

Avant de reprendre ces éléments pour donner des exemples de présentations, il doit être
rappelé qu’il existe deux catégories de comptes rendus de réunion, qui se distinguent
essentiellement par la manière de relater les débats. Ces comptes rendus sont parfois appelés
« procès-verbaux » dans certaines circonstances particulières, mais ne se distinguent dans ce
cas que par quelques détails de formulation des comptes rendus ordinaires. Cet aspect
particulier sera traité dans le point spécialement consacré au procès-verbal que l’on trouvera
plus loin.

Les deux catégories de comptes rendus de réunion à distinguer sont les suivantes :

5.1.3.1 le compte rendu intégral ou « in extenso »

Il se caractérise par le fait que le déroulement de la réunion, la relation des différentes

interventions, y sont repris en style direct, en suivant le mot à mot des débats, en faisant
directement parler les participants.

Le président : le quorum étant atteint, je déclare la séance ouverte et je donne la

parole à M. Koné qui va vous exposer le premier point inscrit à l’ordre du jour.

M. Koné : La première question à l’ordre du jour est la suivante … Comme

vous le savez cette question a fait l’objet de travaux préliminaire au sein de
mon ministère et je voudrais vous présenter les résultats de ces travaux en
précisant les conditions dans lesquelles ils ont été réalisés.

Etc.

La difficulté de ce type de comptes rendus, c’est qu’il exige une grande rapidité de prise de
notes. On ne peut les rédiger qu’à partir de notes sténographiques ou sténotypiques, ou
d’enregistrement au magnétophone.

112
On les appelle parfois comptes rendus sténographiques.

Ces comptes rendus intégraux sont rarement utilisés dans l’Administration. Ils ne le sont que
pour la transcription des débats d’une assemblée politique ou d’un organisme institutionnel,
tenant des réunion statutaires ou des sessions régulières d’une certaines solennité, ou alors
pour une réunion dont l’objet revêt une importance exceptionnelle.

C’est principalement le cas dans la plupart des Etats pour les débats des assemblées
nationales. On se reportera au journal des débats de ces assemblées pour trouver des exemples
complets de comptes rendus intégraux. C’est également le cas pour les organisations et les
conférences internationales.

Lorsqu’il s’agit de la réunion d’un organe institutionnel, dont la liste des membres est connue
– et souvent très longue – le compte rendu se reprendra pas la liste des présents, mais dressera
seulement celles des absents, ou constatera simplement le nombre des présents et des absents,
avec mention du quorum éventuellement requis.

5.1.3.2 Le compte rendu analytique (cf. document n°46)

Dans la plupart des cas, pour toutes les réunions très fréquentes qui se tiennent à différents
échelons des services administratifs, on rédige des comptes rendus plus brefs, qui ne
retiennent de la réunion que les éléments essentiels.

Ces comptes rendus sont dits « analytiques », en ce sens que tout en restant objectifs et non
interprétatifs ils s’écartent du mot à mot du style direct, séparent l’essentiel de l’accessoire et
ne conservent des débats que ce qui est nécessaire à leur compréhension et à celle des
questions traitée et des solutions retenues.

Ils sont donc rédigés en style indirect.

On cite les propos des participants en les nommant, mais on ne les faits pas parler
directement.

Après avoir constaté la présence de tous les participants invités, le président

déclare la séance ouverte et donne la parole à M. Koné qui fait le point des
travaux de son service sur la première question inscrite à l’ordre du jour.

La relation de la réunion est faite au présent de l’indicatif. C’est en effet le temps le plus
intemporel et le plus simple, celui qui conserve aux faits rapportés toute leur actualité. C’est,
pour la même raison, le temps utilisé dans la rédaction du dispositif des textes réglementaires
(cf. chapitre 7).

Cependant les mentions introductives, servant à définir la réunion et à en préciser le cadre,

sont présentées à un temps du passé.

5.1.3.3 Présentation des mentions spécifiques

a. le titre, comme précédemment indiqué mentionnera les mots « COMPTE RENDU » et

la nature et la date de la réunion.

113
 COMPTE RENU
de la réunion du 9 janvier 199
relative à la préparation
du cycle de formation administrative
des cadres techniques

REUNION HEBDOMADAIRE
DES CHEFS DE SERVICE

Compte rendu de la séance du 24 janvier 199-

b. L’introduction. Sous le titre, le compte rendu débute par une phrase d’introduction qui
reprend la nature de la réunion, date et le lieu.

Le lundi 9 janvier 199- à 9 h s’est tenue dans la salle de conférence de l’Ecole

nationale d’Administration une réunion relative à la préparation du cycle de
formation administrative des cadres techniques.

c. La liste des participants suit cette introduction. Il doit y être apporté le plus grand soin
par le rédacteur, afin d’éviter :
- de commettre des erreurs de noms et de fonction et notamment des erreurs
d’orthographe ;
- de citer comme absente une personne présente et vice-versa ;
- de commettre des fautes de préséance dans l’énumération des participants.

Sur ce dernier point, deux solutions sont possibles :

- Ou bien l’ordre de préséance ne fait pas de doute et il est facile de classer les
participants par ordre d’importance décroissant. Dans ce cas et à rang égal, la
courtoisie veut que l’on place les femmes avant les hommes ;
- ou bien l’ordre de préséance n’est pas évident et pose quelques problèmes
« diplomatiques ». Dans ce cas la solution la plus facile consiste à dresser la
liste dans l’ordre alphabétique.

Pour être sûr de n’oublier personne on fera circuler en cours de séance une feuille de
présence ou d’émargement sur laquelle il sera demandé à chacun d’inscrire son nom et sa
qualité. Cette feuille sera conservée, elle permettra d’éviter toute contestation ultérieure.

Dans le comte rendu, la liste des participants énumérera d’abord les présents, puis les absents
en signalant s’il y a lieu que cette absence a été excusée, par la simple mention « excusé ». Ce
qui signifie a contrario que les autres ne le sont pas, ayant négligé de prévenir de leur
empêchement.

Etaient présent (ou bien : assistaient à la réunion) :

MM. A… Directeur de … Président
B… Chef du service de … ministère de …
Mme C… Chef du service de … ministère de …
MM. D… Conseiller technique du …
E… Expert des Nations Unies / ministère de …

114
 Etaient absents :
MM. X… Conseiller pédagogique, ministère de …
Y… Professeur à la faculté de … (excusé)

Etaient excusés :
MM. F…
G…

Lorsqu’il s’agit d’une réunion à séances périodiques, dont la liste des participants est
homogène (par exemple : tous les chefs de services d’un ministère, tous les professeurs d’une
école, ect.), ou bien lorsque l’effectif est très élevé, il n’est pas nécessaire, ou pas possible de
reprendre la liste nom par nom. Il suffira d’indiquer que tous les intéressés, ou toutes les
personnes convoquées sont présentes, sauf éventuellement à désigner nominativement les
absents.

Lorsque l’attribution de la présidence de la séance ne va pas de soi, on mentionnera également

le président ; de même pour le secrétaire de séance.

Sans énumérer tous les participants, on peut citer seulement les personnalités marquantes.

Pour certaines réunions à caractères statutaire, certains participants peuvent avoir voix
délibérative, d’autres ne sont prévus qu’à titre consultatif. La liste des présents comportera
alors ces deux rubriques.

d. L’ordre du jour sera brièvement rappelé, après l’énoncé des présents et absents.

Figuraient à l’ordre du jour les questions suivantes :

_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________

e. La formule d’ouverture de la séance, qui marque le début du compte rendu proprement

dit. C’est sur cette formule que le rédacteur passe au présent de l’indicatif.

M. A…, qui préside la réunion déclare la séance ouverte et … (suit la relation de la

séance en style indirect, comme indiqué plus haut).

M. A…, président, déclare la séance ouverte.

Pour les réunions de commission à caractère statutaire, il peut se faire que soit posée une
condition de quorum de présence pour que la réunion puisse se tenir valablement. Ce quorum
devra être mentionné. S’il n’est pas atteint la séance est ajournée.

M. A…, président de séance, constate que le quorum statutaire des 2/3 des
membres est atteint et déclare la séance ouverte.

115
 f. Le texte du compte rendu sera analytique. Il résumera brièvement chaque intervention
en signalant son auteur, dans l’ordre chronologique.

Lorsqu’une discussion est engagée entre plusieurs personnes, il est inutile d’en reprendre tous
les détails, qu’il est d’ailleurs pas possible de noter dans le feu de la discussion. On la
résumera donc dans une formule générale en reprenant l’idée principale et la conclusion.

A propos des conclusions dégagées on signalera également si l’accord des participants est
total ou si certains (à citer) expriment des réserves.

Une discussion s’engage entre MM. A, B et C sur le point de savoir si…

M. D … intervient alors pour proposer que … Sa proposition recueille un

assentiment général.
M. C … émet toutefois la réserve suivante …

g. La formule finale

Le compte rendu se termine par une formule qui constate l’épuisement de l’ordre du jour et
l’heure de levée de séance.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 11 h 30.

h. La signature du rédacteur précédée de sa qualité et éventuellement de la date de

rédaction, si celle-ci n’a pas déjà été portée en tête de la première page.

La position en fin de compte rendu est la plus courante et doit être préférée. Le rédacteur
signalera en quelle qualité il signe le compte rendu.

Lomé, le 9 janvier 199-

Le Chef du service de …
Secrétaire de séance

Nota : Le rédacteur a intérêt à rédiger son compte rendu le plus rapidement possible après la
réunion de façon à avoir encore en mémoire tous les éléments propres à compléter ses notes.

5.2 LE PROCES-VERBAL (document n°47)

Malgré son nom, qui correspond à une ancienne réalité, le procès-verbal est un document
écrit.

Le procès-verbal, au sens normal du terme, se définit comme étant la relation par un agent de
l’autorité de ce qu’il a fait, vu ou entendu dans l’exercice de ses fonctions.

C’est donc un compte rendu, mais un compte rendu très particulier en ce sens que, destiné à
faire foi jusqu’à l’administration de la preuve contraire, il ne peut être établi que par des
agents spécialement habilités à cet effet.

116
Cependant le terme « procès-verbal » a été repris par l’Administration, dans un sens extensif,
pour désigner des documents qui ne sont que des comptes rendus ordinaires, sans valeur
spéciale sur le plan légal, mais auxquels on a voulu donner, par un formalisme repris du
procès-verbal véritable, une signification particulière.

L’intention est en effet de donner plus de poids au compte rendu et d’en faire la version
définitive des faits relatés, à l’abri de la contestation des parties éventuellement concernées.
D’où une procédure normalement contradictoire qui se traduit par la signature des autres
parties et non du rédacteur seul.

En faisant donc toutes les réserves qui s’imposent, nous tiendrons compte de cette pratique
extensive et examinerons, à côté du procès-verbal proprement dit, deux autres catégories : les
procès-verbaux « administratifs » et les procès-verbaux de réunion qui correspondent à cette
altération de la notion première.

5.2.1 Le procès-verbal proprement dit ou procès-verbal judiciaire

5.2.1.1 Définition

C’est le seul qui corresponde à la définition donnée plus haut de la relation par une autorité
spécialement habilitée à cet effet, de ce qu’elle a fait, vu ou entendu dans l’exercice de ses
fonctions.

Acte authentique destiné à servir de preuve, ce procès-verbal ne peut être établi que par un
agent commissionné par les autorités judiciaires, à la demande de ces autorités ou des
autorités administratives : magistrats instructeurs, commissaires de police et officiers de
police judiciaire en général, gendarmes, ingénieurs de voirie et autres fonctionnaires
assermentés appartenant à certains corps particuliers (Eaux et Forêts, Douanes) ; gardes privés
assermentés.

L’agent verbalisateur ne peut relater que les faits qu’il a lui-même constatés ou qui lui ont été
directement rapportés et, dans ce dernier cas, l’origine de l’information doit être précisée :
c’est la déclaration faite qui est constatée dans le procès-verbal et non les faits eux-mêmes.

5.2.1.2 Présentation

Le procès-verbal peut être rédigé sur papier libre ou sur formulaire imprimé. Il doit comporter
toutes les mentions d’identification utiles et le titre PROCES-VERBAL, suivi de sa
qualification.

Il commence par l’indication de la date et toutes lettres suivie de l’heure : « L’an mil
neuf cent quatre-vingt treize et le 25 janvier à quinze heures trente, … »

Cette présentation, archaïsante et solennelle, de la date est suivie du texte du procès-verbal,

rédigé à la première personne du pluriel (pluriel de modestie et non de majesté, indiquant que
l’agent efface sa personnalité derrière sa fonction). L’agent verbalisateur énoncera d’abord ses
nom et qualité, puis la nature, l’origine et l’étendue du pouvoir en vertu duquel il agit ainsi
que le cadre de son intervention. S’il agit en vertu d’une commission particulière, il indiquera
donc de quelle autorité il la tient ; il précisera ensuite le lieu où il a accompli sa mission.

117
 (date), nous, Abakou Albert, gendarme de la brigade de … agissant en vertu
d’une réquisition de M. le sous-préfet de …, nous sommes rendus au village de
… pour y entendre M. … planteur domicilié dans le dit village, lequel nous a
déclaré ce qui suit …

Suit donc la relation des propos entendus, des constatations faites, des opérations accomplies
avec mention de l’identité et de l’adresse des personnes mises en cause ou entendues et des
témoins cités. La relation sera précise, claire, complète et objective, sans aucune
interprétation, sans aucune appréciation personnelle.

La formule finale revêt aussi un certain formalisme archaïsant : ce sera par exemple :

En foi de quoi nous avons établi le présent procès-verbal et signé avec les
témoins, après en avoir donné lecteur à ceux-ci.

(Formule parfois schématisée en : « Lecture faite, persiste et signe »).

Si des ratures ont été faites sur le procès-verbal elles seront signalées et approuvées en marge,
puis mentionnées et comptabilisées en fin de procès-verbal. L’agent verbalisateur signera et
fera signer la ou les personnes en cause ou les témoins. Chaque signature sera précédée de la
mention de la qualité en vertu de laquelle le signataire intervient au procès-verbal (l’agent
verbalisateur, témoins, etc.).

Il peut se faire que le déclarant ou le témoin ne sache pas signer, ou refuse de le faire : cette
mention sera portée dans la formule finale.

Lecture faite, persiste et déclare ne pas savoir signer, ou … refuse de signer.

La date sera reprise avant les signatures dans la présentation suivante : « Fait à ________ le
_____________

5.2.2 Les procès-verbaux administratifs

5.2.2.1 Définition

Les procès-verbaux administratifs sont ceux que dresse un agent de l’administration à

l’occasion de certains événements ou de circonstances particulières en relation avec l’exercice
de ses fonctions. Ce sera notamment le cas lorsqu’il y a lieu de rendre compte de l’exécution
d’une mission mettant en cause des particuliers et accomplie selon certaines règles précises ;
lorsqu’il y a lieu d’établir (contradictoirement) un partage de responsabilités, de constater des
droits ou des infractions à des règles administratives, etc.

Les principaux services émetteurs de procès-verbaux administratifs sont les services des
finances, de l’inspection du travail, du contrôle des prix, des domaines, etc. Ces agents sont
généralement dûment commissionnés à l’effet d’établir des procès-verbaux (procès-verbal de
tentative de saisie, procès-verbal de vente, d’inspection, etc.).

D’autres procès-verbaux ne concernent que la vie interne des services et sont le compte rendu
plus solennel d’opérations passées entre deux agents. Leur caractère contradictoire délimite

118
les responsabilités de chacun et vise à éviter les contestations ultérieures (procès-verbal de
mutation de comptables, procès-verbal de passation de service).

Nous insisterons sur ce dernier cas (dont on trouvera un exemple au document n°47) qui nous
paraît indispensable à la bonne marche des services. Le procès-verbal de passation devrait être
établi systématiquement (et exigé par les autorités responsables) chaque fois qu’il y a
changement de titulaire sur un poste, entre l’agent qui transmet le service et son successeur,
quel que soit le niveau du poste considéré et pas seulement pour les hauts responsables.

Ce procès-verbal, simple compte rendu, mais dressé et signé par ces deux agents sous le
contre-seing du supérieur hiérarchique, constate que le service et les documents s’y rapportant
(dont on fait l’inventaire) ont été remis et expliqués au nouveau titulaire ainsi que les affaires
en cours.

Cette procédure assure la continuité du service en évitant ou nouveau responsable les erreurs
les plus lourdes par méconnaissance de la situation ainsi que de trop grands tâtonnement en
début de fonction. Elle décharge du même coup l’agent sortant de ses responsabilités en fixant
la date oui celles-ci prennent fin.

La passation de service est d’autant plus nécessaire que l’on s’élève dans le niveau des
responsabilités.

5.2.2.2 Présentation

Le procès-verbal administratif n’a pas besoin d’être soumis à la même rigidité et au même
formalisme de présentation que le procès-verbal judiciaire. On y évitera donc les formules
archaïsantes trop solennelles et le pluriel qui, même de modestie, paraîtrait ici très
prétentieux. Si l’agent qui établis le procès-verbal agit seul, il écrira à la première personne du
singulier : (Je soussigné …). Si le procès-verbal est contradictoire entre deux agents, le style
sera impersonnel.

Les procès-verbaux administratifs correspondant à des missions définies sont généralement

établis sur formulaires imprimés, qui permettent d’éviter les oublis de mentions
indispensables.

Mais les procès-verbaux ordinaires sont le plus souvent établis sur papier libre et dans ce cas
on reprendra toutes les mentions d’identification utiles :

- le timbre du service – la mention de l’Etat et sa devise ;

- le titre « PROCES –VERBAL » (en majuscules de préférence) auquel on
incorporera l’objet :

PROCES-VERBAL
DE VENTE
- la date et le lieu en introduction du texte, la date étant présentée soit sous la
forme solennelle (« l’an mil neuf cent … ») en toutes lettres avec, si c’est utile,
indication de l’heure, soit sous la forme courante et beaucoup plus simple (« le
25 janvier 199- … ») pour un procès-verbal administratif qui n’est pas destiné
à être opposé à un tiers extérieur à l’administration.

119
Comme pour le procès-verbal authentique on s’astreindra à la rigueur, l’exactitude et la
précision dans l’exposé des faits, sans commentaires personnels ;
- la (ou les) signataire (s) sera portée à la suite de la date présentée comme pour
le procès-verbal authentique (Fait à …………… le …………) ;
- la formule sacramentelle pourra être reprise à la fin du texte du procès-verbal
(En foi de quoi… etc.), ou simplifiée et portée à la suite de la date (Fait à
……….. le ………. Pour servir et valoir ce que de droit) formule préférable
pour ce genre de procès-verbal ; on peut même s’en dispenser pour le procès-
verbal strictement administratif dont nous avons dit qu’il n’a juridiquement
que la valeur d’un simple compte rendu ;
- les signataires seront précédées de la qualité des signataires : leur qualité en
tant qu’intervenant au procès-verbal et leur fonction en tant qu’agent de
l’administration.

5.2.3 Le procès-verbal de réunion

5.2.3.1 Définition

C’est là aussi un simple compte rendu et non un acte authentique mais, alors qu’il peut à la
limite y avoir d’une réunion autant de comptes rendus que de participants (chacun rendant
compte à son supérieur hiérarchique), il n’y aura de cette réunion qu’un seul procès-verbal qu
i en sera la relation officielle.

C’est cette volonté d’en faire la relation officielle qui peut justifier l’appellation « PROCES-
VERBAL DE REUNION », lorsqu’elle est assortie de conditions de forme et de procédure
particulières propres à renforcer son autorité.

On dresse un procès-verbal d’une réunion lorsque des décisions importantes sont prises au
cours de celle-ci, afin de leur donner une forme définitive. C’est principalement le cas des
réunions que tiennent les assemblées et les commissions institutionnalisées, sur le plan
national, régional ou local. Pour ces réunions, qui ont un caractère statutaire, on dresse
toujours un procès-verbal et non un simple compte rendu.

Etant la relation officielle de la réunion, la version qu’il en donne doit être approuvée par tous
les participants. Cette approbation doit être donnée au début de la séance suivante et
mentionnée dans le nouveau procès-verbal. Dans ce cas, le procès-verbal est dit adopté. Il ne
peut alors plus être contesté parles participants, mais n’a pas de valeur supérieure à celle d’un
compte rendu pour les tiers, qui n’ont par ailleurs aucune raison particulière de la suspecter.

5.2.3.2 Présentation

La forme générale du procès-verbal de réunion est celle du compte rendu. Comme lui, il peut
être intégral ou analytique. Comme le compte rendu, il comportera les mentions suivantes
avec quelques variantes :
- le timbre de la collectivité ou du service ;
- le titre : PROCES-VERBAL suivi de la désignation de l’objet :

PROCES-VERBAL DE LA REUNION DE LA COMMISSION DES PLIS DE … ;

- la date de la réunion présentée de la façon plus solennelle propre aux procès-
verbaux (l’an mil neuf cent …) et celle de convocation des membres ;

120
 - l’identité et la qualité du président, celle des personnalités éventuellement
présentés ;
- l’identité du secrétaire de séance ;
- la liste des participants, présents et absents, avec toutes les précisions utiles sur
la nature de leur participation (voix délibérative ou consultative) ;
- l’ordre du jour détaillé ;
- la mention du caractère public ou à huis-clos (motivé) de la séance ;
- la mention du quorum requis (qui n’est généralement plus exigé s’il s’agit de la
reprise d’une séance remise une première fois faute d’avoir atteint le quorum) ;
- la mention de la lecture et de l’approbation du procès-verbal de la séance
précédente, avec indication des rectifications éventuelles à y apporter ;
- la mention de l’ouverture de la suspension et de la clôture de la séance avec
indication de l’heure ;
- lorsque des décisions sont prises, il sera fait mention des votes avec la
répartition des voix pour et contre et des abstentions ; mention également du
caractère secret ou non du scrutin ;
- la mention de toutes les interventions et de tous les incidents de séance.

A la différence du compte rendu, qui n’est signé que de son rédacteur, le procès-verbal doit
obligatoirement être signé également par le président de la séance.

La signature du président est plus importante que celle du secrétaire, qui n’est pas
indispensable bien qu’utile.

Parfois même est requise la signature de tous les membres de l’assemblée ou de la

commission, ou tout au moins de ceux d’entre eux qui sont chargés de fonctions particulières
(vice-président, rapporteur, trésorier, etc.). La signature ainsi pondérée renforce le caractère
officiel et l’autorité du procès-verbal.

Les documents 74 (procès-verbal d’ouverture des plis) et 77 (procès-verbal de réception) sont

des exemples de ce type de relation.

5.3 LE RAPPORT (document 48 et 53)

Il y a une parenté entre le rapport et le compte rendu, mais si celui-ci se borne à relater
objectivement des faits, le rapport au contraire a une portée beaucoup plus large : document
par lequel un subordonné expose à son supérieur une question importante, s’il présente des
éléments objectifs, il va bien au-delà de cette simple relation des faits pour en donner un
commentaire critique, porter sur ces éléments des appréciations et un point de vue personnel ;
enfin il dégage des conclusions et formule des propositions.

Le rapport est donc une relation interprétative, parfois même une véritable démonstration.
Mai s’il aboutit à des conclusions, il ne sera pas péremptoire ; s’il formule des propositions,
envisage des solutions, celles-ci seront présentées au conditionnel, qui est le mode de la
suggestion : s’adressant à un supérieur, ces propositions ne sauraient paraître vouloir
s’imposer. Le supérieur garde toute liberté pour leur donner la suite qu’il estime opportune, et
cette nuance doit apparaître dans le rapport au moment de la conclusion.

Le rapport est un document important de la vie administrative : la plupart des actes et des
interventions de l’Administration prennent appui ou se terminent sur et par des rapports.

121
Tous les services, qu’ils soient purement administratifs ou qu’ils soient à vocation technique
spécialisée, font un large usage du rapport, en diverses circonstances, et ces rapports seront,
selon le cas, plus ou moins courts ou longs, sommaires ou élaborés dans leur rédaction, mais
toujours exhaustifs sur la question traitée.

Le rapport n’est soumis à aucune règle particulière, bien que le souci de rigueur dans l’exposé
conduise à une certaine unité logique dans la présentation. Il existe cependant certaines
variantes entre les rapports en fonction de leur objet, ce qui nous conduit à les classer en
différents types.

5.3.1 Les différents types de rapports

5.3.1.1 Le rapport « d’étude »

On pourrait appeler ainsi le rapport qui présente les résultats d’un travail de recherche ou de
réflexion sur une question précise étudiée par le rédacteur. C’est la forme de rapport la plus
courante, qui peut porter sur les questions les plus diverses : évolution démographique
d’une région, opération de lutte contre la sécheresse, campagne de reboisement, déroulement
d’une opération quelconque.

RAPPORT
Sur l’évolution démographique du département d’Abidjan
entre 199- et 199-

Ce genre de rapport suppose de la part de son rédacteur une étude approfondie de la question
traitée. L’exposé devra montrer la parfaite connaissance du sujet. Il sera émaillé de
commentaires, dégagera les éléments significatifs, formulera des propositions ou des
suggestions.

5.3.1.2 Le rapport d’inspection et le rapport de mission

Le premier est le rapport établi par un supérieur ou un agent d’un corps d’inspection, lorsqu’il
a effectué une tournée de contrôle dans les services ou auprès d’agents subordonnés.

Le second, bien que différent au fond, est de forme voisine.

Il s’agit donc d’une mission précise et située dans le temps : les faits relevés doivent être
correctement exposés. L’activité de l’agent ou le fonctionnement du service doivent être
appréciés en regard des normes légales et réglementaires et des résultats atteints dans
l’accomplissement de la mission du service. Tous les aspects (financiers, social, etc.) en
rapport avec cette activité doivent être pris en considération.

Le rapport doit signaler les aspects positifs mais développera davantage les aspects négatifs. Il
doit pouvoir servir de référence pour l’amélioration de la réglementation ou du service.

Ce type de rapport ne doit pas être rédigé dans un esprit de pénalisation ou de brimade des
subordonnés dont on critique l’activité ; il doit au contraire, dans un esprit constructif,
signaler les erreurs et indiquer les améliorations possibles, avec comme préoccupation la

122
formation et le perfectionnement des agents subordonnés concernés, à qui il devrait être
communiqué. Il va donc largement au-delà du simple compte rendu que l’on peut rédiger dans
les mêmes circonstances.

5.3.1.3 Le rapport disciplinaire

C’est le rapport que le supérieur adresse à une autorité hiérarchique plus élevée pour signaler
le mauvais comportement d’un de ses agents et demander une sanction.

Il exposera clairement et chronologiquement les faits reprochés et suggérera la sanction. Il

sera rédigé sobrement et sans excès dans l’expression. Les faits qui justifient la demande de
sanction doivent être présentés objectivement (voir document n°49).

Nota : Ce rapport possède son contraire : il est en effet également possible d’envoyer à
l’autorité supérieure un rapport pour signaler le caractère exemplaire de l’activité de l’un de
ses subordonnés et le proposer pour une promotion ou une distinction.

5.3.1.4 Le rapport périodique

Il est mensuel, semestriel ou annuel. Ce genre de rapport est généralement prévu par une
disposition réglementaire abordés. Cela facilite les comparaisons entre services ou d’un
exercice à l’autre et permet une meilleure exploitation des renseignements. C’est notamment
le cas des rapports annuels qui peuvent se présenter sous la forme de documents volumineux
(encore qu’il faille, là aussi, éviter l’excès pour rester efficace et ne pas faire du volume sans
nécessité).

5.3.1.5 Le rapport technique

Les documents 50, 51 et 52 sont des exemples de rapports techniques. Ils sont consécutifs à
une mission ou à une inspection effectuée sur ordre de l’autorité supérieure ou dans le cadre
normal des activités d’un fonctionnaire.

Ils comportent deux parties principales :

- un exposé des faits constatés ;

- une proposition de mesures à prendre (ou le compte rendu des mesures prises),
pour remédier à une situation donnée.

5.3.1.6 Le rapport de présentation (document n°53)

Les projets de décrets ou d’arrêtés soumis à la signature de l’autorité supérieure doivent être
accompagnés d’un rapport de présentation qui décrit et justifie le projet de texte
réglementaire. Tout en s’efforçant d’être bref, ce type de rapport doit présenter une
argumentation solide en faveur du texte proposé. On doit y trouver mention :

- des références légales et réglementaires qui servent de cadre juridique au

projet ;
- des éléments circonstanciels qui justifient le nouveau texte ;
- des principaux aspects du texte proposé, en insistant sur ceux qui sont
originaux par rapport aux textes antérieurs ;

123
 - des modalités d’application et d’interprétation qui devront être prises
ultérieurement. Il s’agit d’expliciter le texte pour en préciser les motifs et les
orientations ;
- des visas et autres éléments de garantie requis en fonction de la nature et de
l’objet du texte proposé.

Nous avons vu plus haut que ces visas devaient être acquis avant la signature. Il s’agit le plus
souvent du visa du ministre de l’Economie et des Finances.

5.3.1.7 La communication en Conseil des ministres

C’est le rapport présenté par un ministre au Conseil des ministres.

On présente une communication au Conseil notamment dans les circonstances suivantes :

- pour l’informer de l’évolution d’une activité ou d’une situation dont la

réalisation ou le contrôle entrent dans les attributions du ministre qui présente
la communication. Celle-ci peut donc avoir un caractère purement informatif
(et hiérarchique vis-à-vis du chef de l’Etat). Elle est présentée soit à la
demande de l’Etat ou du chef du gouvernement, soit à l’initiative du ministre,
- lorsqu’il y a lieu de demander au Conseil son accord de principe pour la
réalisation d’une activité à caractère exceptionnel.
C’est le cas en particulier :
- lorsque cette activité nécessite une affection spéciale de crédits pour couvrir
ses faits de réalisation ;
- lorsqu’elle concerne les relations internationales (organisation d’une
conférence ou d’un colloque international dans le pays ; accueil d’une mission
étrangère, etc.) ;
- lorsqu’elle se traduit par l’envoi en mission à l’étranger de hauts fonctionnaires
nationaux. Dans ce cas, afin de contrôler la régularité de ces envois en mission
et éviter leur prolifération abusive, beaucoup d’Etats prévoient qu’ils doivent
être autorisés en Conseil des ministres, ainsi que l’octroi des crédits
correspondants.

Présentation de la communication

C’est un rapport qui, sous le timbre du ministère initiateur, porte le titre :

« COMMUNICATION EN CONSEIL DES MINISTRES ».

Présenté sous le schéma habituel : introduction, développement, conclusion, il doit être aussi
bref que possible.

Le développement, lorsqu’il s’agit d’une opération à incidence financière, doit en souligner

les avantages et les résultats espérés en regards du coût et des charges diverses qu’elle
représente. Doit être nettement dégagé ce qui est demandé au Conseil. L’évaluation des
moyens sollicités sera présentée de façon plus détaillée et chiffrée dans un état annexé à la
communication.

La conclusion sera un résumé des demandes exprimées. Par exemple :

124
 En résumé, l’agrément du Conseil des Ministres est sollicité :
1) sur le principe de l’organisation à …
d’une conférence internationale de…
2) sur l’octroi de crédits exceptionnels d’un montant de … destinés à couvrir les frais
correspondants à cette organisation, conformément à l’état estimatif détaillé annexé à
la présente communication.

La communication, présentée à la signature sur stencil, est signée par le seul ministre
initiateur si elle a un caractère purement informatif. Elle sera signée également par le ministre
des Finances si elle porte sur une demande de crédits et par le ministre des Affaires étrangères
si elle met en cause les relations avec l’étranger.

Plusieurs ministres peuvent présenter une communication conjointe. Dans ce cas, le ministre
initiateur signera en dernier, à droite ; les autres signatures seront présentées à gauche de la
sienne. Elles ont valeur de visas suspensifs sous l’apparence d’une communication conjointe.

La communication, signée et polycopiée, sera envoyée au secrétaire général du gouvernement

pour être inscrite au rôle d’une des séances du Conseil.

5.3.2 Construction du rapport

Les conseils donnés en fin de chapitre préliminaire de ce manuel à propos de la préparation à

la rédaction s’appliquent tout particulièrement à la préparation du rapport.

Le rapport, surtout s’il traite d’une question complexe, nécessite un travail préparatoire
important, une construction claire et rigoureuse, et doit déboucher sur des conclusions nettes
n’appuyant sur un raisonnement solide.

Le travail d’élaboration d’un rapport se décompose en trois phases.

5.3.2.1 La recherche des éléments : faits et idées

Recherche objective des faits ou des éléments de tous ordres à prendre en considération. Il
faudra ensuite soumettre ces éléments à une réflexion critique en référence avec l’objet du
rapport qui doit être circonscrit avec précision. On ne retiendra donc que les faits, éléments ou
idées en relation précise avec la question traitée.

Cette réflexion permet de bien cerner le problème dans ses différents aspects et d’avancer le
thème de la conclusion que l’on proposera.

5.3.2.2 Le classement des idées

Le rapport doit être un document constructif c’est-à-dire qu’il doit fournir les conditions
d’une action. Il ne pourra l’être que s’il est lui-même construit.

C’est pourquoi il importe de classer les éléments à exposer, d’ordonner les idées en fonction
de leur importance et en établissant entre elles une progression, de faire un plan.

Le lecteur du rapport doit pouvoir suivre sans difficulté le développement du raisonnement

jusqu’aux conclusions présentées.

125
Ces conclusions ne seront acceptées que si elles paraissent logiquement amenées par une
argumentation sans faille c’est-à-dire qui ne soulève de la part du lecteur aucune réserve,
aucune objection, aucune réticence.

La construction du plan est donc un des aspects les plus importants de l’élaboration du
rapport.

5.3.2.3 La rédaction du rapport

Elle doit être faite dans le respect d’une certaine structure qu’il convient de ne pas négliger si
l’on veut que le rapport soit un document de travail efficace. Cette structure comprend
grossièrement trois parties : l’introduction, le développement, la (ou les) conclusion (s).

Introduction
Elle doit être brève : elle sert à situer le rapport dans ses motifs, dans les circonstances
(administratives, réglementaires ou de fait), dans son objet (en délimitant le problème traité sa
destination (information, demande d’instruction, prise de décision).

Le développement
C’est la partie centrale du rapport, la plus difficile à mettre en forme, car c’est là que doivent
apparaître tout particulièrement la logique de l’exposition et la rigueur de l’argumentation,
débouchant sur des conclusions qui doivent emporter l’adhésion du lecteur.

Le plan général du développement s’article selon le schéma suivant :

1. L’exposé des faits : c’est la partie objective qui ne doit reposer que
sur des éléments exacts, vérifiables, irréfutables – c’est la partie
compte rendu.
2. L’argumentation ou le commentaire autour des faits exposés : c’est la
partie créative du rapport ; celle où intervient l’opinion personnelle
du rapporteur ; celle où il met en œuvre ses facultés d’analyse et de
synthèse, où il manifeste la rigueur de sa pensée.
3. Les propositions de solutions soumises au supérieur hiérarchique :
c’est la partie constructive du rapport, qui doit présenter non
seulement la ou les solution (s) envisageables, mais aussi parfois
leurs modalités d’application lorsqu’il s’agit d’une affaire complexe.

Ce schéma général d’articulation du développement n’empêche pas, bien au contraire, un plan

plus charpenté, et sous-titré, qui se justifie surtout pour les rapports d’une certaine ampleur
(rapport d’étude, rapport périodique par exemple).

La conclusion
C’est le rappel sommaire des principaux aspects du rapport et des solutions proposés, qui
seront repris sans autre argumentation.

Ce rapport peut être assorti, s’il y a lieu, d’une demande d’approbation ou d’une demande
d’instructions, en fonction de la formulation des conclusions proposées.
En résumé, retenons que le rapport, surtout lorsqu’il est le résultat de l’étude approfondie
d’une question complexe, doit faire la preuve que l’auteur a dominé son sujet : donc pas de

126
redites, de retours en arrière ; les idées seront classées selon la règle de l’intérêt croissant
toutes les fois que l’on n’est pas tenu par un plan chronologique ou imposé.

5.3.3 Présentation du rapport

Le rapport est dactylographié sur papier libre. La première page comportera les mentions
suivantes :
- timbre du service du signataire ;
- lieu et date ;
- titre du rapport et indication du destinataire suivi de l’objet du rapport ;
- la signature de l’auteur figurera à la dernière page, son nom et sa qualité sur la
page de couverture s’il y en a une.

On trouvera en outre, pour chaque type de rapport et dans le corps du texte, les éléments
spécifiques que nous avons cités plus haut.

Il n’y a pas pour la formulation du titre de règles impératives, sinon que le mot « RAPPORT »
doit y être apparent : l’objet du rapport, comme la désignation du destinataire, peuvent être
intégrés au titre ou présentés à part.

Exemples de présentation de titres de rapports

RAPPORT
à Monsieur le Ministre de la Fonction publique
sur la préparation des concours professionnels
à l’Ecole nationale d’Administration

RAPPORT
à Monsieur le Ministre de la Fonction publique

Objet : Demande de sanction contre M. …, matricule n° … Secrétaire

administratif à l’Ecole nationale d’Administration.

Le titre peut être plus impersonnel et ne pas mentionner de destinataire :

RAPPORT D’ACTIVITE
du Centre de Formation continue des Cadres
pour l’année 1993-1994

RAPPORT
sur le développement du tourisme
dans la région du Nord

Lorsque le rapport est bref, le texte commencera sur la première page, sous le titre.

S’il est volumineux, on peut porter le titre et les mentions d’identification sur une page de
couverture ; dans ce cas il sera bon également de présenter, en page de garde, le plan détaillé
du rapport.

127
Celui-ci devra mentionner l’introduction et la conclusion. Les parties et sous-parties seront
nettement indiquées (titres soulignés et numérotés par exemple). Les parties seront reliées
entre elles par un paragraphe de transition.

Le rapport peut être suivi d’une partie annexe toutes les fois que les tableaux, des graphiques
ou tous autres documents d’information peuvent aider à sa compréhension sans qu’il soit utile
de les insérer dans le texte lui-même.

Il n’y a, bien entendu, pour le rapport, ni formule de politesse, ni formule de courtoisie.

Toutefois il sera envoyé – en suivant la voie hiérarchique – à l’autorité supérieure

accompagné d’une courte lettre ou note de transmission.

Lorsque le rapport présente des propositions qui appellent une réponse nécessaire à la
poursuite de l’activité, il est possible d’exprimer l’attente d’instructions par une formule telle
que celle-ci :

Si ces propositions recueillent votre agrément, je vous serais très obligé de bien
vouloir me faire parvenir vos instructions

Ceci lorsque les propositions formulées sont suffisamment nettes pour servir de rapport
immédiat à l’exécution.

L’autorité destinataire peut exprimer son approbation sur le rapport lui-même en apposant sur
la première page la mention : « APPROUVE » suivie de la date et de sa signature avec le
cachet du service. Cet exemplaire du rapport sera donc renvoyé à son auteur pour exécution.

Pour conclure, précisons que la longueur du rapport doit être celle qui est strictement
nécessaire à l’exposé complet de la question traitée ; et reprenons cette boutade pour clore ces
propos de façon moins austère : le rapport doit être comme la robe d’une jolie femme : assez
long pour couvrir le sujet, assez court pour retenir l’attention.

5.4 LE MEMOIRE

Le mot mémoire recouvre différentes acceptions dans le langage juridico-administratif

comme dans le langage universitaire.

On connaît le mémoire introductif d’instance, présenté par un justiciable devant une

juridiction ; le mémoire que soutient l’étudiant devant un jury de professeurs pour faire la
preuve de ses aptitudes à la recherche ; le mémoire qui sert de justification au paiement de
certains travaux.

Le mémoire doit il est question ici est un écrit de fond, une étude portant non plus sur des faits
ou des éléments circonstanciels mais sur une question plus large ou un enchaînement de faits
ou d’élément dont on fait une étude complète.

Il se rapproche donc de ce type de rapport que nous avons appelé « rapport d’étude » mais
s’en distingue en ce sens qu’il présente un caractère plus intellectuel, plus scientifique et
moins empirique. Il constitue un travail de réflexion beaucoup plus large.

128
Sa préparation sera donc plus longue et minutieuse ; il sera rédigé dans un style moins cursif
que le rapport.

Pour sa présentation on se réfèrera à ce qui a été dit à propos du rapport plus volumineux :
page de couverture avec titre, plan, table des matières, subdivisions des parties, documents
annexes, logique de la construction, introduction et conclusion, sont les éléments
indispensables d’un bon mémoire.

On notera qu’à la différence du rapport, le mémoire peut être l’œuvre de personnes étrangères
à l’Administration.

Présenté aux autorités pour attirer l’attention sur un problème donné, il doit pouvoir servir de
base d’orientation à l’action des pouvoirs publics dans le domaine des arts, des sciences, du
commerce ou de l’industrie, de la sociologie, etc.

129
6. LES DOCUMENTS D’INJONCTION

Les documents d’injonction ou d’instruction s’adressent dans certains cas à des personnes
extérieures à l’Administration. D’autres, et c’est le plus grand nombre, sont les documents qui
servent de support aux ordres, aux décisions, aux prescriptions, aux recommandations et aux
explications qu’une autorité adresse à ses subordonnés pour fixer le cadre et les modalités
d’exécution de leur tâche, conformément aux décisions de l’autorité supérieure.

Ce sont donc le plus souvent des documents hiérarchiques qui prennent appui sur la
compétence du supérieur en matière d’organisation de ses services d’une parts, et en matière
d’orientation de l’activité de ses subordonnés d’autre part.

Ces mesures peuvent être verbales, mais elles sont généralement écrites et leur portée est plus
ou moins large selon leur nature : les notifications, les injonctions, les mises en demeure,
l’ordre et la décision, sont le plus souvent individuels ; ce sont les prescriptions à portée
collective qui sont généralement réunies sous le vocable « instructions » qui recouvre des
documents d’appellation diverses : directives, notes de services, circulaires, instructions
permanentes.

Du point de vue du droit administratif, les circulaires et les instructions sont des documents
administratifs d’ordre interne qui sont, en principe, inopposables aux tiers. Destinées à
éclairer les fonctionnaires sur la manière d’accomplir leur tâche, d’interpréter et d’appliquer
les actes législatifs et réglementaires, les instructions ne sauraient, en principe, ajouter aux
actes réglementaires des dispositions nouvelles opposables aux administrés. Cependant, en
France, la jurisprudence semble maintenant fixée dans un sens qui reconnaît à certaines
circulaires et instructions le caractère réglementaire par opposition à celles qui n’ont qu’un
caractère administratif.

Nous étudions ici ces documents d’injonction ou d’instruction en présentant d’abord ceux qui
sont plus généralement à portée individuelle, et ensuite ceux qui sont à portée collective plus
ou moins large. Nous faisons une place à part à la décision, qui tend à se rapprocher, au moins
dans sa forme, des actes réglementaires. C’est pourquoi nous l’étudierons au chapitre suivant.

6.1 NOTIFICATIONS, INJONCTIONS ET MISES EN DEMEURE

C’es trois sortes de documents sont généralement destinés à des personnes n’appartenant pas
à l’Administration : « administrés », contribuables, justiciables, co-contractants de
l’Administration, pour employer le jargon consacré.

La notification est l’action de porter, de façon formelle et officielle, une décision à la

connaissance de la personne concernée. C’est la réglementation qui prescrit les as, les
conditions et les formes de la notification. Le document peut être une simple lettre
(recommandée) ou un formulaire correspondant à des cas d’espèce propres à chaque
administration considérée. Ce document est généralement assorti d’un accusé de réception
(voir document n° 54).

Les notifications sont faites soit à la mairie du domicile de l’intéressé, soit directement à son
adresse dans le cas d’une lettre recommandée. D’autres cas, au contraire, requièrent
l’intervention d’un huissier ou d’un auxiliaire de justice ou d’un fonctionnaire assermenté
ayant les mêmes attributions (voir aussi p. 122 ci-dessus).

130
Les injonction et mises en demeure sont des ordres ou des sommations à des administrés pour
les contraindre à exécuter ou à respecter une décision administrative prise à leur encontre. Par
exemple : en matière fiscale, en matière d’occupation abusive ou du domaine public, etc.

L’exécution de ces décisions est normalement confiée à des agents commissionnés à cet effet.
Injonctions et mises en demeure font généralement l’objet de formulaires imprimés,
lorsqu’elles correspondent à une activité fréquente du service. Dans le cas contraire, elles
donneront lieu à une lettre envoyée sous pli recommandé.

6.2 ORDRES DE SERVICE (document n°54)

L’ordre de service, adressé à un entrepreneur à l’occasion des différentes phases de réalisation

d’un marché, entre dans cette catégorie. Nous serons donc appelés à revoir ce document
lorsque nous traiterons de l’exécution des marchés publics.

Le formulaire présenté au document n°54 est assez simple. On relèvera cependant – outre le
titre « ORDRE DE SERVICE A L’ENTREPRENEUR » - parmi les mentions spécifiques :
- la mention du marché considéré et de la date de son approbation ;
- la numérotation particulière « Ordre de service n° … ». Il ne s’agit pas d’un
numéro d’enregistrement ordinaire, toutes correspondances confondues dans
une même chronologie, mais d’un numéro dans la chronologie spécifique des
ordres de service du marché, pour tel ouvrage nommément désigné. Ainsi peut
être plus nettement suivi le processus de réalisation des travaux.

On relèvera enfin, au bas du document, la mention relative à la notification de cet ordre de

service.

La notification faite à l’entrepreneur est ainsi rendue formelle par la déclaration datée du
responsable des travaux.
- la signature pour reçu de l’entrepreneur vaut accusé de réception de l’ordre de
service ainsi notifié. La partie « notification-reçu » du document (ou le double
de celui-ci) sera renvoyée à l’expéditeur donneur d’ordre responsable des
travaux. Le document n°54 est donc doublement intéressant puisqu’il associe
l’injonction et la notification. D’une manière générale, les documents
d’injonction ou de mise en demeure doivent porter, outre les mentions
d’identification habituelles, un titre spécifique et la référence à la décision de
base (marché, rôle fiscal, etc.).

Selon le cas, peuvent également y figurer : une formule exécutoire de la décision prise, la
désignation du fonctionnaire ou du service auprès duquel la prestation éventuelle doit être
fournie si tel est l’objet et un délai d’exécution accompagné de menaces de sanction. Dans ce
dernier cas il convient de citer (au verso du formulaire par exemple) les textes législatifs ou
réglementaires servant d’appui à ces mesures et donnant compétence à l’agent ou à
l’administration considérée.

6.3 ORDRES ET DIRECTIVES

131
L’ordre et la directive ont en commun d’être des documents d’injonction à valeur temporaire
et destinés à un nombre réduit de destinataires, voire, pour l’ordre, à une seule personne. Ce
sont également tous deux des documents hiérarchiques, internes à l’Administration.

6.3.1 La directive

c’est un document qui est surtout utilisé dans l’administration militaire. De diffusion plus
restreinte que l’instruction ou la circulaire, elle s’adresse aux échelons supérieurs de la
hiérarchie auxquels elle fixe les buts à atteindre et les moyens d’y parvenir.

Inspirée par une situation particulière, elle a un caractère essentiellement temporaire.

6.3.2 L’ordre

L’ordre est l’injonction faite à un agent d’exécuter une décision. Il peut être collectif, mais
reste plus souvent individuel. Les ordres courant sont donnés verbalement. Toutefois, lorsque
la tâche ou la mission à accomplir présente une certaine importance, ou met en jeu la
responsabilité de l’autorité hiérarchique, les ordres doivent être confirmés par écrit et rédigés
avec le plus grand soin, en termes clairs et précis pour ne laisser subsister aucune ambiguïté,
aucun doute sur le sens de l’intervention ordonnée à l’agent, sur son cadre et ses limites. Ce
document écrit prend souvent la forme d’une note d’instruction (voir p. 105)

Certains ordres, correspondant à des catégories de tâches ou à des opérations de service

fréquentes, sont rédigés sur des formulaires imprimés : ordres de missions, ordres de
paiement, etc.

Le document n°55 présente un exemple d’ordre de mission.

6.3.3 L’ordre de mission (document n°55)

L’ordre de mission est un cas d’ordre donné par écrit, sur un formulaire généralement pré-
imprimé, car c’est un document d’usage courant dans l’Administration, correspondant à une
forme d’activité qui fait l’objet d’une réglementation particulière.

Lorsqu’un fonctionnaire est envoyé en mission, il reçoit des instructions verbales ou écrites
(sous forme de note écrite le plus souvent), de son supérieur ; mais cette indemnités : de
déplacement, processus administratif. L’agent en mission a droit à certaines indemnités : de
déplacement, d’hébergement et d’entretien en dédommagement des frais qu’il aura à engager
à cette occasion. Ces indemnités ne sont pas uniformes mais modulées en fonction de la
catégories à laquelle l’agent appartient. Elles sont imputées au budget de l’Etat sur un
chapitre, un article, une ligne précis, et leur liquidation sera effectuée selon la procédure
comptable réglementaire, après intervention du contrôle financier.

L’ordre de mission, qui officialise un déplacement, en indique la date et la durée et fixe les
droits à indemnités de l’agent. C’est le document indispensable à l’ouverture de la procédure
de liquidation des indemnités. De plus il sert d’introduction à l’agent auprès des autorités ou
services qu’il aura à visiter et de couverture en matière de responsabilité, en cas d’accident ou
d’incident en cours de mission.

Sur le formulaire ci-joint sont donc prévus, en plus des mentions habituelle (timbre, etc.) :

132
 - le nom et la fonction de l’agent, la date, la durée et le lieu de la mission ;
- le niveau des indemnités auxquelles elle donne droit (rubriques : moyen de
transport, classe de voyage, groupe de classement) et la référence d’imputation
budgétaire.

On notera enfin que l’ordre de mission, pour éviter tout abus, est signé par un agent d’un rang
élevé, agissant en vertu soit des pouvoirs dont il est investi réglementairement, soit d’une
délégation de signature de l’autorité administrative compétente.

6.4 NOTE DE SERVICE, CIRCULAIRE, INSTRUCTIONS

Constituant l’essentiel des documents dits d’instruction, ce sont des documents hiérarchiques,
à destination collective, mais de niveau et de portée variables.

Ces documents ont soit un caractère impératif, soit un caractère explicatif. Leur style, direct
ou indirect, personnel ou impersonnel selon les cas d’espèce, s’attache cependant à exprimer
l’autorité.

6.4.1 La note de service

La note de servie est un document interne par lequel un supérieur donne à ses subordonnés
soit des informations, soit des instructions à caractère permanent ou temporaire sur un
problème particulier relatif aux activités du service ou sur le fonctionnement général de celui-
ci. Ces instructions resteront applicables tant que leur objet subsiste ou jusqu’à ce qu’une
nouvelle note de service vienne les abroger.

La note de service peut s’adresser à l’ensemble du personnel d’un service ou seulement à une
partie de celui-ci. Elle peut être prise aux différents niveaux de la hiérarchie par chaque
supérieur à l’attention de ses propres subordonnés.

Document d’usage courant pour transmettre une décision ou des instructions générales
temporaires ou permanentes, elle devrait, dans le deuxième cas, et lorsqu’on a le souci d’une
organisation du service, être conservée et classée dans un « recueil des instructions
permanentes » : ce recueil dont le plan d’ensemble aura été établi à l’avance, comportera
différentes rubriques codifiées. Chaque instruction nouvelle portera un numéro
d’identification ou un sigle correspondant à son objet dans le recueil.

Ce recueil permet ainsi d’avoir sous la main, pour une consultation rapide, l’ensemble des
instructions permanentes relatives à l’organisation et au fonctionnement du service.

6.4.1.1 Note de service courante (document n°56 ; voir aussi autre présentation au document
n°34).

Etablie sur papier à en-tête du service, la note de service comporte l’essentiel des mentions
étudiées à propos de la lettre entre service et avec la même disposition.

On trouve ainsi sur l’exemple ci-joint :

- l’en-tête et la devise, le timbre ;

133
 - le lieu et la date d’enregistrement du document qui, sur cet exemple, ont été
portés au-dessus de la signature, comme pour un acte réglementaire, mais
auraient pu l’être en haut et à droite de la page comme pour une lettre et
comme dans l’exemple suivant (document n°57) ;
- Le numéro d’enregistrement : document de référence important, il convient
tout particulièrement que la note de service soit enregistrée et classée. Ce
numéro peut être sous le timbre, comme pour une lettre, ou être incorporé au
titre, qui peut également être suivi de la date et de l’objet. On n’a pas prévu
d’insertion dans un recueil des notes de service dans ce cas particulier bien que
l’objet l’eût mérité ;
- Le titre : NOTE DE SERVICE, est dactylographié au milieu de la ligne, en
majuscules, soit seul, soit suivi du numéro d’enregistrement, de la date et
éventuellement de l’objet ainsi que nous venons de l’indiquer ;
- L’objet, dans le document n°56 est présenté à part, comme pour une lettre,
entre le titre et le texte, à partir de la marge de gauche.

La suscription n’est pas indispensable lorsque la note de service est destinée à l’ensemble du
personnel, dans le cas contraire elle mentionnera la qualité des destinataires concernés
(exemple : A MM. Les chefs de service) qui reçoivent la note de service « pour attribution ».
Elle peut aussi être adressée « pour information » à d’autres personnes non directement
concernées par son application.

Le corps du texte d’une note de service est soumis aux règles générales de la rédaction
administrative. Le style, toutefois, exprimera plus nettement l’autorité du signataire et sera en
même temps plus impératives sur la manière de présenter le courrier à la signature.

6.4.1.2 Note de service valant instruction permanente (document n°57)

Ce document présente une note de servie plus importante en développement que le document
n°57. Dans un souci de clarté, il a paru utile de distinguer chacun des points traités par un titre
numéroté et détaché, ce qui facilite la lecture du texte. Une note de service peut ainsi, lorsque
cela est nécessaire à sa compréhension, être divisée en titres et sous-titres et en alinéas
numérotés, modalités de présentation que nous retrouverons à l’occasion des actes législatifs
et réglementaires et bien sûr pour les autres documents d’instruction.

On relèvera également le style indirect et impersonnel utilisé, qui n’enlève rien au caractère
impératif des instructions données.

On notera enfin la phrase d’introduction et les deux brefs paragraphes de conclusion.

Le titre NOTE DE SERVICE est suivi du numéro d’enregistrement et l’objet. On aurait pu y

incorporer la date qui figure ici en haut à droite de la page. Cette présentation groupée qui
rappelle celle des actes réglementaires (Note de service n°… du … portant …), renforce par
cette assimilation formelle le caractère dispositif et permanent du document.

Le numéro d’enregistrement présente en outre ici une particularité : cette note est destinée à
être insérée dans un recueil des instructions permanentes du service. C’est pourquoi le numéro
d’enregistrement est suivi de sigle et numéro (Ri-E3) correspondant au plan de classement du
recueil et indiquant sous quelle rubrique le document doit y être classé. Ce n’était pas le cas
du document n°56.

134
Ce recueil, dont chaque responsable tient à jour un exemplaire, permet ainsi à chacun une
connaissance et une consultation rapide (et sous une forme maniable) des règles en vigueur
dans le service, mieux que ne saurait le faire un classement ordinaire.

Le dernier alinéa du document n°57 ajoute d’ailleurs une précision utile à cette mise à jour du
recueil. L’abrogation du texte antérieur est ainsi explicitée, mais elle pourrait, n’être
qu’implicite, si les dispositions du nouveau texte étaient différentes de celles du texte
antérieur.
En cas de contradiction entre deux textes, le texte nouveau l’emporte en effet sur le précédent
et l’abroge dans ses éléments contraires et donc, suivant le cas, en tout ou en partie.

Enfin, dans ce document comme dans le précédent les destinataires sont indiqués sous forme
d’un tableau d’ampliations précisant aussi le nombre d’exemplaires à ventiler.

6.4.2 La circulaire

La circulaire, dite aussi circulaire d’application ou interprétative, est un document

hiérarchique à destination collective, adressé par une autorité administrative supérieure (chef
d’Etat ou premier ministre, ministre, chef de circonscription territoriale) aux autorités ou
services subordonnées, déconcentrés ou décentralisés.

Elle peut ainsi être appelée à une grande diffusion. La circulaire est cependant plus restreinte
dans son objet et plus limitée dans le temps que l’instruction que nous étudierons plus loin,
mais elle a une portée plus large, tant par son contenu et sa destination, que la note de service.

Si elle contient des prescriptions, la circulaire a également un aspect documentaire : souvent

prise à la suite de la publication d’un texte réglementaire important, elle vise à en rappeler les
buts et en préciser les modalités d’application, à l’usage des services subordonnés. Si elle est
interprétative c’est pour clarifier le sens d’une procédure mais pas pour ajouter des éléments
nouveaux à la loi ou au règlement et empiéter illégalement sur leur domaine.

On rappellera à ce propos que la circulaire fait partie des mesures d’ordre intérieur,
inopposables aux tiers. Une circulaire qui tiendrait à créer à l’encontre des tiers des
obligations nouvelles et non prévues par la loi ou la réglementation en vigueur serait ainsi
entachée d’excès de pouvoir : un ministre ne saurait, en effet, prendre sous forme de circulaire
des dispositions relevant normalement du décret ou de la loi. Il appartiendrait alors au juge de
l’Administration de se prononcer, à la requête des tiers concernés, sur la qualification et la
validité des dispositions en cause.
Mais une circulaire peut aussi être prise en d’autres circonstances que l’application d’un texte
réglementaire nouveau, pour définir les modalités pratiques de l’action administrative face à
des situations concrètes ou des éléments de fait nouveaux.

Elle est donc en général de portée limitée dans le temps puisqu’elle intervient, de manière
circonstancielle, pour appuyer un développement de l’action administrative.

Emanant des autorités administratives, la circulaire prend la qualification de l’autorité

correspondante : circulaire présidentielle, ministérielle, préfectorale, sous-préfectorale.

135
Il arrive toutefois que plusieurs ministres aient à prendre des directives communes à
l’intention des services sur lesquels ils ont une autorité fonctionnelle ou de leurs services
extérieurs. Il en découlera une circulaire interministérielle.

6.4.2.1 Exemple de circulaire (document n°58)

Etant principalement destinées à expliquer un texte ou un processus, comme c’est le cas ici,
les circulaires doivent être particulièrement claires pour éviter toute erreur de compréhension.
On notera à ce propos la précision et la minutie du texte présenté ici.

Rédigée en style direct (je, vous), la circulaire a un tour plus personnel que l’instruction.
(Cependant la circulaire interministérielle est rédigée en style indirect, comme les instructions
et les actes réglementaires).

Elle comporte les mentions habituelles : timbre, devise et suscription. La suscription comporte
mention de l’autorité expéditrice et celle des destinataires :

Le Ministre de …
à
Messieurs les Préfets et sous-préfets
La circulaire interministérielle porterait en suscription l’indication des ministres intervenant :

Le Ministre de l’Economie et des Finances

Le ministre de la Fonction publique
à
Messieurs les Préfets et Sous-Préfets
Messieurs les Directeur de …

La circulaire s’annonce principalement par son titre suivi d’un numéro d’ordre et du sigle
d’identification du service rédacteur et de la date :

CIRCULAIRE N°17/MFP/CAB du 25 janvier 199-

L’objet peut être présenté de façon distincte comme pour la lettre ou être intégré au titre
comme pour l’instruction, ou comme pour la note de service à caractère personnel :

CIRCULAIRE N°5/MFP/CAB du 25 janvier 199- relative aux modalités

d’application de …

La circulaire peut comporter une référence. Il s’agira toujours dans ce cas de références
réglementaires ou de documents antérieurs du service émetteur. Dans l’exemple n°58 les
textes de références ont été présentés en introduction.

Enfin la signature obéit aux règles de présentation habituelle ; on notera toutefois la reprise de
la date en fin de texte, comme pour les actes réglementaires. La circulaire interministérielle
serait signée par chacun des ministres intervenants.

6.4.2.2 Circulaire présidentielle (document°59)

136
Cette deuxième circulaire présente quelques variantes de mise en page par rapport au texte
précédent, sans rapport toutefois avec son origine présidentielle.

La suscription et le titre sont placés dans une position inverse, ce qui n’a pas de signification
particulière, mais on remarquera surtout que le titre, la date et l’objet ont été intégrés en une
seule formule, comme pour un acte réglementaire : Circulaire n° … relative à …

Sont ainsi réunis d’une manière évoquée à propos de la note de service, est donc à préconiser,
toujours pour des raisons de commodité de classement et de consultation.

On relèvera encore, à propos de l’exemple n°59, le découpage du texte en titres et sous-titres

qui facilitent sa lecteur et sa compréhension.

Les circulaires ne sont pas publiées au journal officiel, sauf exception, mais elles le sont dans
les bulletins officiels des ministres lorsqu’ils existent.

Devant l’abondance et la complexité croissante de la réglementation dans tous les domaines,

les circulaires – lorsqu’elles sont bien faites – sont un moyen indispensable pour éclairer la
tâche des services.

Encore faudrait-il que, contrairement à une tendance fréquente, on ne soit pas porté à abuser
de leur nombre. Leur prolifération, loin de clarifier l’action administrative, ne fait que
l’obscurcir et la rendre plus difficile à pratiquer et à contrôler.

6.4.2.3 Cas particulier : la lettre-circulaire

Nous venons de voir que la circulaire, document d’instruction à caractère hiérarchique et à

destination collective, tendait, dans sa mise en page et en raison de sa vocation normative, à
se rapprocher de la présentation des actes réglementaires, et donc à s’éloigner de la forme
propre à la lettre administrative ordinaire.

La lettre-circulaire, dont le document n°60 est une illustration, ne correspond plus tout à fait à
ce schéma : lettre dans la forme et dans le contenu, essentiellement informatif et souvent sans
référence hiérarchique, elle n’aurait dans ce cas en commun avec la circulation que le fait
d’être collectivement adressée à des destinataires multiples. Elle apparaît alors plus comme un
document de la correspondance administrative que comme un document d’instruction (voir p.
85).

Circulaire entre autorités de même niveau hiérarchique (document n°60)

En fait deux cas bien différents peuvent se présenter en pratique :

a. La lettre-circulaire est adressée par une autorité supérieure à des autorités de rang
inférieur ou des services subordonnés :

Le Président de la République Le Ministre de l’Intérieur

A à
Madame et Messieurs les Ministres Messieurs les préfets,
Messieurs les Secrétaires d’Etat Messieurs les Sous-Préfets

137
Elle s’inscrit alors dans le cadre normal d’usage de la circulaire, document hiérarchique, et le
cas ne soulève aucune objection de principe :

- même si le titre « CIRCULAIRE » est absent ou remplacé par celui de

« LETTRE-CIRCULAIRE » ;
- même si la présentation est exactement celle d’une lettre sans autre différence
formelle que la désignation en suscription de plusieurs destinataires au lieu
d’un seul ;

il s’agit bien d’une circulaire, prise en vertu du pouvoir d’instruction appartenant à l’autorité
supérieure.

Dans ce cas la présentation exclut pas quelques variantes de mise en page :

LETTRE-CIRCULAIRE à Messieurs les préfets,

L’objet étant présenté séparément comme pour une lettre.

LETTRE-CIRCULAIRE relative à …,

Les destinataires étant présentés soit en suscription soit en ampliation.

b. Mais l’on rencontre également dans la pratique, et particulièrement dans celle des
Etats africains, le cas de la lettre-circulaires adressées par une autorités à d’autres
autorités de même niveau (ministres essentiellement), donc à des destinataires sur
lesquels cette autorité n’exerce aucun pouvoir hiérarchique. Cette pratique, bien que
fréquente, est cependant contestable.

Il conviendra toutefois d’éviter dans une lettre de ce type toute mention qui pourrait avoir une
connotation hiérarchique, et la présentation sera celle d’une lettre administrative ordinaire.

Le document n°60 s’inscrit dans cette catégorie : rien dans sa forme ne le distingue d’une
lettre ordinaire et si, dans le fond, la compétence fonctionnelle est nettement affirmée, les
dispositions prises sont communiquées sur le ton de l’information et non du commandement.
Le dernier paragraphe ménage l’autorité hiérarchique en sollicitant son intervention auprès
des services subordonnés.

6.4.3 L’instruction

l’instruction proprement dite, ou instruction permanente, émane normalement des autorités les
plus élevées, chef de l’Etat ou du gouvernement, ministres.

On a souvent tendance à confondre l’instruction avec la circulaire. En fait elle s’en distingue
par des différences de degré, de portée et de présentation.
Emanant es plus hautes autorités, fixant généralement des prescriptions relatives à
l’application de textes législatifs ou réglementaires dont elle et le complément et le
prolongement, l’instruction revêt une importance particulière et un caractère permanent : elle
a une portée générale et demeure valable tant qu’elle n’a pas été abrogée ou modifiée ; elle
s’impose à tous les agents de l ‘Administration.

138
Document de protée collective, sa diffusion est le plus souvent très large car elle intéresse
aussi bien les services centraux que les services extérieurs.

L’instruction se rapproche donc par ses caractères de principe, de permanence et de

généralité, des actes du pouvoir réglementaire.

Elle s’en rapproche également par la forme, et de forme, et de façon plus systématique que la
circulaire.

Présentation

Par comparaison avec la circulaire, l’instruction apparaît comme rédigée dans un style indirect
plus impératif, plus concis et plus autoritaire dans le ton, mais en même temps plus
impersonnel et objectif dans la forme, qui est celui des actes législatifs et réglementaires.

De même, alors que la présentation de la circulaire peut présenter diverses variantes de mise
en page et de formulation, celle de l’instruction sera plus systématiquement celle des actes
législatifs et réglementaires : le titre (INSTRUCTION, INSTRUCTION PERMANENTE),
suivi du numéro d’ordre et des sigles de référence du service d’origine, de la date de signature
et de l’énoncé de l’objet.

INSTRUCTION n° 17/PR/CAB du 28 octobre 1987 relative à l’application du décret

n°87-123 du 20 août 1987 instituant un contrôle technique obligatoire des véhicules
automobiles.

L’objet fait référence au texte législatif ou réglementaire qui a motivé sa publication ou à la

question traitée :

INSTRUCTION n°10/PR/CAB du 13 janvier 1987 relative au contrôle de la

circulation routière.

Le texte dont nous avons déjà noté les caractéristiques du style, est également divisé en titres
et sous-titres qui en améliorent la clarté.

L’instruction ne comporte normalement pas de suscriptions du style, est également divisé en

titres et la date est reprise sous le texte et au-dessus de la signature, avec la formule « Fait à
…, le … »
Comme les actes réglementaires et législatifs, l’instrument est parfois publiée au Journal
Officiel, sous le timbre du ministère intéressé, ce qui renforce encore le rapprochement avec
les actes réglementaires.

139
Quatrième partie

LES ACTES ADMINISTRATIFS

140
7. LES ACTS ADMINISTRATIFS UNILATERAUX ET LEGISLATIFS

En même temps que des actes législatifs, il ne sera traité dans ce chapitre que des actes
administratifs dits unilatéraux. Les actes bilatéraux ou contrats seront, en raison de leurs
caractères particuliers, traités séparément au chapitre suivant.

Le terme d’acte désigne, sur plan du droit administratif, une manifestation de volonté qui crée
ou qui modifie une situation juridique.

Sans entrer dans les détails superflus dans ce manuel on rappellera cependant la différence
entre l’acte législatif et l’acte administratif :
- Le premier est l’acte du pouvoir législatif, pouvoir politique, émanation de la
Nation et représentant de la souveraineté nationale. L’acte législatif détermine
les dispositions générales relatives au fonctionnement des institutions, fixe les
droits et obligations de l’Etat, de l’Administration et des citoyens des uns
envers les autres dans le déroulement de leurs activités respectives.
- L’acte administratif est l’acte de l’autorité gouvernementale ; il peut être de
portée réglementaire ou de portée individuelle.
L’acte administratif, sa conception et sa préparation occupent donc une place importante dans
l’activité ordinaire des cadres supérieurs de l’Administration. Il en est de même de la
préparation des actes législatifs qui, sous forme de projets de lois, trouvent, pour la plupart,
leur origine dans l’Administration.

On retiendra que l’une des caractéristiques fondamentales de ces divers actes est leur
opposabilité aux tiers : leurs dispositions s’imposent aux citoyens, qu’elles leur soient
favorables ou individuellement défavorables, puisque globalement elles sont conformes à
l’intérêt général.

Il est donc d’une extrême importance que leur rédaction soit parfaite car la moindre erreur de
rédaction ou de ponctuation peut conduire à des erreurs d’application préjudiciables aux
citoyens et engageant la responsabilité de la Puissance publique. Leur conception et leur
élaboration demandent donc le plus grand soin.

Nous traiterons dans ce chapitre d’abord des actes administratifs unilatéraux, puis des actes
législatifs, suivant ainsi l’ordre de fréquence dans lequel ces documents apparaissent pour la
plupart des rédacteurs administratifs.

7.1 LES ACTES ADMINISTRATIFS UNILATERAUX

Par opposition aux actes bilatéraux que sont les contrats, où la conjonction de deux volontés
est nécessaire pour donner naissance à l’acte juridique, les actes administratifs unilatéraux
sont des actes pour lesquels l’expression d’une seule volonté, celle de l’Etat, d’une
collectivité locale ou d’un établissement public, est suffisante pour créer une situation de
droit, pour rendre des dispositions obligatoires.

Dans les actes unilatéraux, on établit une distinction traditionnelle entre :

- les actes réglementaires ;
- les actes individuels ;

141
 - les actes préparatoires (avis consultatifs, enquêtes) et les mesures d’ordre
intérieur (voir chapitre 6) qui ne créent pas d’effet de droit opposables aux
administrés.

Notre étude sera consacrée aux deux premières catégories, l’essentiel de la troisième ayant été
traité au chapitre précédent.

Distinction entre acte individuel et acte réglementaire

L’acte réglementaire est celui qui fixe des mesures de portée générale, impersonnelles et
permanentes qui s’imposent à tous : « les règlements ». En tant qu’acte normatif, il se
rapproche ainsi de la loi dont il ne se distingue que par son origine gouvernementale ou
administrative, tandis que la loi, nous l’avons vu, est, en principe, l’émanation du pouvoir
législatif.

On place parmi les actes réglementaires les règlements organiques des services publics, les
règlements de police, les règlements d’application des lois.

C’es la constitution qui, le plus souvent, définit les domaines respectifs de la loi et du
règlement. La préparation des actes réglementaires représente une activité considérable pour
les cadres de l’Administration.

L’acte individuel, également d’origine gouvernementale ou administrative, se distingue du

précédent parle fait qu’il ne fixe que des mesures de portée individuelles (une ou plusieurs
personnes désignées) (nomination, affectation, mise en congé, en disponibilité, à la retraite,
autorisation diverses, etc.).

En résumé, est réglementaire l’acte de portée générale et impersonnelle ; les autres actes sont
des actes individuels, même s’ils concernent plusieurs individus, comme la décision
constatant les résultats d’un concours, par exemple.

Toutefois la même appellation peut désigner aussi bien un acte réglementaire qu’un acte
individuel, cette différence quant au fond étant par ailleurs sans incidence sur la forme. C’est
le cas pour le décret, acte du chef de l’Etat ou du chef du gouvernement. C’est aussi le cas
pour l’arrêté, acte du ministre et des autorités secondaires (préfet, sous-préfet, maire).

La décision, acte administratif de portée interne à l’administration, occupe une place à part,
tant en raison de sa forme que de son cadre d’application, à la frontière qui sépare les mesures
d’ordre intérieur des actes administratifs.

Elle est en fait juridiquement plus proche des premières que des seconds.

L’objet de ce manuel étant cependant d’étudier les documents administratifs sur le plan de la
forme, il nous a semblé préférable de regrouper dans cette étude la décision, l’arrêté et le
décret en raison des similitudes de leur présentation. Ce sont ces trois actes que nous
étudierons ici car les plus caractéristiques bien que la notion d’acte administratif puisse avoir
une acception plus large.

7.1.1 La décision (document n°61)

142
D’une manière générale, l’appellation « décision » est réservée aux mesures d’ordre interne
des ministres et des autorités secondaires (préfets, sous-préfets, maires, chefs d’établissements
publics) lorsqu’elles prennent la forme d’un acte administratif ; cependant toutes ne sont pas
d’ordre interne.

La décision n’est normalement employée que pour prendre des mesures d’exécution :
réorganisation de services, mesures individuelles ou collectives concernant le personnel
administratif, nomination, affectation, mutation, mise en stage, congés, licenciement (toutes
les fois que le niveau de l’agents n’oblige pas à prendre un arrêté ou un décret).

Concernant essentiellement des agents de l’Administration, la décision n’appartient

normalement pas à la catégorie des actes réglementaires, même s’il arrive que l’on prenne
sous cette forme des mesures d’ordre général intéressant les services.

Comme pour la note de service, la circulaire et l’instruction, ces mesures internes ne

concernent pas directement les tiers et la publicité qui leur est donnée ne dépasse pas
habituellement le cadre administratif.

Il peut se trouver cependant des cas où la réglementation prévoit que la décision puisse
déborder dans le domaine réglementaire et entrer ainsi dans le cadre des actes réglementaires,
avec toutes les conséquences de droit qui peuvent en découler. En effet dans certains Etats, les
actes des autorités territoriales inférieures (sous-préfets) ne sont jamais des arrêtés, mais
toujours des décisions, et cela même lorsque ces actes intéressent directement les administrés.
C’est par exemple le cas en Côte-d’Ivoire.

Il faut que l’autorité soit juridiquement compétente et tienne son pouvoir de décision d’un
texte législatif ou réglementaire qui en précise les contours.

La décision comme l’arrêté et le décret dont elle suit la présentation, comporte les mentions
suivantes :
- l’en-tête et la devise de l’Etat (qui offre dans le document n°61, la particularité
d’être repris en français et en anglais pour marquer le caractère bilingue de
l’Etat camerounais) ;
- le timbre du ministère, de la collectivité ou du service décentralisé ou
déconcentré ;
- le titre, suivi du numéro d’ordre, de la date et de l’objet de la décision
dactylographiés en haut à droite à la place habituelle de la date.

DECISION N°3901/FP/ENA du 12 mai 199- portant répartition des

congés annuels aux agents temporaires en service à l’Ecole nationale
d’Administration pour l’année 199-

En raison du caractère non réglementaire de la décision, la mention de la date est souvent

omise par les services rédacteurs dans la formulation du titre. Il nous semble cependant
préférable de l’y faire figurer, comme dans le décret ou l’arrêté, car cela facilite
l’identification, le classement et la recherche ultérieure des documents.

La décision comporte ensuite la formule décisoire constituée de la désignation de l’autorité

signataire, des visas et considérants et du verbe correspondant à la qualification de l’acte :

143
 LE MINISTRE DE …
Vu … . .. …
DECIDE :

Les visas, comme leur nom l’indique, se rapportent à ce qui peut être vu, donc en principe à
des documents ; ils sont parfois suivis de « considérants » lorsque sont pris en considération
non plus des éléments de droit mais des éléments de fait ou de circonstance :

Considérant l’urgence, les nécessités du service.

Ce serait donc une formulation incorrecte que d’écrire « Vu l’urgence, vu l’ordre public, vu
les nécessités du service », qui sont des notions abstraites.

Cette remarque vaut également pour l’arrêté, le décret et l’ordonnance.

La formule décisoire est suivie du dispositif, découpé en articles numérotés, chacun portant
sur un point différent des mesures prises.

Les articles peuvent comporter plusieurs paragraphes qu’il peut être souhaitable de faire
précéder d’un numéro ou d’une lettre.

Le dernier article a un caractère plus formaliste : il désigne les fonctionnaires responsables de

l’exécution de la décision et prévoit les modalités de la diffusion de celle-ci. Ces modalités
peuvent être indiquées de manière vague, comme dans le document n°61 ou de façon plus
précise comme dans l’exemple ci-dessous : c’est la formule exécutoire.

Le directeur de l’Ecole nationale d’Administration est chargé de

l’application de la présente décision qui sera publiée au Bulletin
officiel du ministère de la Fonction publique.

Puis le lieu et la date suivis de l’attache, de la signature et du nom de l’autorité signataire.

Enfin la liste des ampliations, à gauche en face de la signature, présentée sous forme de
tableau, avec l’énumération des ampliations et le nombre des exemplaires qui leur est destiné.

Les décisions, généralement appelées à une certaine diffusion au sein de l’Administration,

sont dactylographiées et signées sur stencils, ou sur papier et dupliquées par photocopie.

7.1.2 L’arrêté individuel (document n°62)

L’arrêté est l’acte le plus important que puissent prendre les autorités administratives
(ministre, préfet, maire, recteur d’académie ou d’université).

On distingue parmi les plus courants :

- les arrêtés interministériels, qui se rapportent à des matières relevant de la

compétence de plusieurs ministres. Ils portent la signature des ministres
intéressés. On les appelle également arrêtés conjoints.

Arrêté conjoint du ministre de la Fonction publique

et du ministre du Travail

144
 - Les arrêtés ministériels, pris par un seul ministre dans son domaine de
compétence.
- Les arrêtés préfectoraux pris par les préfets et sous-préfets dans les conditions
fixées parla loi. Ces appellations peuvent être différentes dans les Etats qui ont
adopté pour les autorités de même niveau des titres issus de la tradition
nationale (walis, gouverneurs, chefs de Daïra, etc.).
Plusieurs préfets peuvent signer un même arrêté qui devient interpréfectoral.
- Les arrêtés municipaux, pris par l’autorité municipale : maire, président
d’assemblée populaire communale par exemple.

Les décisions des assemblées délibérantes des collectivités locales sont prises, quant à elles,
sous forme de « délibérations ».

Les actes réglementaires des autorités administratives sont donc pris sous forme d’arrêté.

Prennent également la forme d’un arrêté les mesures individuelles concernant des personnes
étrangères à l’administration. Mais ce sera aussi le cas des mesures touchant les agents de
l’administration lorsqu’il convient de donner à celles-ci une portée juridique et une publicité
pus larges que celles généralement réservées à une simple décision : notamment en raison du
niveau élevé de responsabilité de l’agent considéré ou de l’incidence directe ou indirecte que
ces mesures, bien que d’ordre intérieur, peuvent avoir sur le public.

Dans ce cas, c’est un texte réglementaire de niveau supérieur, sinon même un texte législatif,
qui prévoit que certaines mesures, concernant telles catégories d’agents, doivent être prises
par voie d’arrêté : nomination, révocation, délégation de compétence ou de signature.

Le document n°62, arrêté de délégation de compétence d’une autorité à une autre, est un
exemple d’acte individuel qui, par l’importance de la mesure prise, opposable aux tiers,
impose la forme de l’arrêté, assortie d’une publicité suffisante. Cette catégorie d’arrêté a donc
également valeur réglementaire.

Il est en effet important pour le public de la circonscription de connaître l’étendu des

compétences du chef de daïra (sous-préfecture) à l’autorité duquel il est assujetti.

On notera dans ce exemple la précision des visas, où l’on ne se borne pas à citer le texte
réglementaire visé, mais aussi l’article particulier servant d’appui à la mesure arrêtée.

Dans le dispositif de l’arrêté, on notera également que la délégation de pouvoir est donné « au
chef de daïra », désigné ès-qualités et non pas nominativement. La délégation de pouvoir est
en effet impersonnelle et règle anonymement un partage d’attribution qui se prolonge au-delà
des changements de personnes.

- S’il s’était agi d’une délégation de signature, celle-ci aurait été au contraire
nominative. L’article premier d’un tel arrêté serait alors par exemple :

Délégation de signature est donnée à M. Lakhdar Taleb, secrétaire en chef de

la Daïra de Guelma, en ce qui concerne :
- la correspondance administrative ;
- les documents comptables ;
- les cartes d’identité nationales ;

145
 - … (autres documents pour lesquels la signature est déléguée).

Dans les deux cas la délégation doit être précisée dans son contenu et son étendue, elle ne
saurait en effet être générale.

En réalité toute délégation, bien que faite à un agent de l’Administration, présente aussi un
caractère réglementaire et ne peut donc être donnée que par une autorité investie du pouvoir
réglementaire.

Le lecteur se reportera à ce sujet au développement consacré aux délégations de compétence

et de signature au § .1.5 de ce manuel.

7.2 LES ACTES REGLEMENTAIRES

7.2.1 L’arrêté réglementaire (document n°63)

Cet autre exemple d’arrêté concerne un arrêté réglementaire : les dispositions prises sont
générales et impersonnelles ; elles concernent une catégories de personnes n’appartenant pas à
l’Administration.

Il n’est pas inutile à propos de cet exemple de préciser et de compléter certaines des
indications relatives à la présentation déjà données dans le développement consacré à la
décision. Le lecteur se rappellera que ces règles s’appliquent à l’ensemble des actes
administratifs et législatifs.

a. Il convient notamment d’insister sur l’intérêt de faire figurer la date dans le titre de
l’arrêté, en haut de la première page, même si l’on doit aussi la porter au-dessus de la
signature à la fin du dispositif : un arrêté, un décret, surtout s’ils sont de nature
réglementaire, peuvent comporter plusieurs pages ; il serait dès lors fastidieux pour
l’utilisateur d’avoir à se reporter à la dernière page d’un texte qu’il est amené à
consulter pour en connaître la date. La gêne et la perte de temps qui s’ensuivraient
seraient contraires au souci d’efficacité qui doit présider à l’élaboration d’un document
de travail (revoir à ce propos les qualités de l’écrit administratif présentées au chapitre
préliminaire de ce manuel).

b. Dans la formule décisoire, la présentation des visas (c’est-à-dire des textes législatifs
ou réglementaires pris en considération parles rédacteurs de l’acte et qui en constituent
les références ainsi que des autres mentions éventuelles, obéit à un ordre précis :

Les textes visés sont cités par ordre d’importance décroissant : loi – décret – arrêté. A
importance égale ils sont classés par ordre chronologique, du plus ancien au plus récent. Les
autres mentions viennent ensuite.

Vu la loi n° … du …
Vu le décret n°… du …
Vu l’arrêté n° … du …
Vu l’avis de la commission de …
Considérant … …

146
En raison de la hiérarchie des actes législatifs et réglementaires, on ne peut viser dans un texte
unacte de niveau inférieur, mais seulement des actes de niveau supérieur ou de même niveau.

Ainsi :

- une décision peut viser : lois, ordonnances, décrets, arrêtés et décisions ;

- un arrêté peut viser : lois, ordonnances, décrets et arrêtés ;
- un décret peut viser : lois, ordonnances et décrets ;

Mais :

- un arrêté ne peut viser une décision ;

- un décret ne peut viser un arrêté ;
- une ordonnance en revanche peut viser un décret car bien que de valeur
juridique différente, le décret est pris au même niveau de décision.

On ne visera la constitution dans un acte réglementaire que si cet acte en est une application
ou développement direct qui rende cette référence utile. Dans le cas contraire, il est superflu
de porter ce visa : il doit aller de soi en effet que les autorités administratives agissent dans le
cadre de la constitution.

Ainsi, par exemple, dans le document n°61 il n’était sans doute pas indispensable pour une
décision de viser la constitution.

Onvoit souvent des décisions, des arrêtés ou des décrets portant une page entière de visa pour
un dispositif de quelques lignes. Il est nécessaire, pour accélérer le travail administratif et
éviter les excès de formalisme, de limiter le nombre des visas aux textes strictement
indispensables et directement en rapport avec les dispositions prises.

d. Un arrêté interministériel portera mention dans sa formule décisoire des différents

ministres qui le prennent d’un commun accord et le signent ensemble.

LE MINISTRE DE …,

LE MINISTRE DE …

Vu … … … ;
Vu … … … ;

ARRETENT :

Le ministre qui a pris l’initiative du document est cité en premier dans la formule décisoire.
Sa signature sera la première à droite après le dispositif ; les autres signatures seront donc
portées à gauche de la sienne.

e. Un arrêté (ou une décision) peut requérir avant signature le visa préalable d’une autre
autorité que le signataire, visa financier notamment. Ce visa suspensif doit être porté
sous le timbre ou dans la marge du document qui ne pourrait être signé si le visa était

147
 refusé. Il ne s’agit donc plus ici d’un visa de référence, mais d’un visa de contrôle
(voir chapitre 2).

f. L’arrêté, pour être opposable aux tiers, doit être assorti d’une publicité suffisante qui
peut, selon le cas, consister en une simple diffusion entre services ou une publication
dans un bulletin ou même au Journal officiel de l’Etat.

On comparera à ce propos les articles finaux de divers documents présentés dans ce chapitre.
Comme la décision, l’arrêté est dactylographié et signé sur stencil pour être polycopié aux
fins de diffusion.

7.2.2 Le décret (document n°64)

Le décret est l’acte du Président de la République ou du Chef du gouvernement. I est l’acte

administratif du niveau le plus élevé. Il peut être réglementaire ou individuel.

Les décrets réglementaires sont délibérés en Conseil des Ministres (décrets en Conseil des
Ministres). Il en est généralement de même des décrets nommant aux emplois supérieurs de
l’Etat. Les décrets simples ne sont pas soumis à cette procédure.

Les décrets portant organisation des pouvoirs publics sont des décrets organiques ; les autres
sont dits décrets ordinaires.

Enfin les décrets peuvent être pris en application des lois : ce sont des décrets d’application ;
d’autres sont pris dans le domaine propre du pouvoir réglementaire qui échappe à la loi : ce
sont des décrets autonomes.

Les « décrets en Conseil d’Etat » sont pris après avis d’une section du Conseil d’Etat. L’avis
ne lie pas le gouvernement sauf si la loi prévoit la nécessité d’un avis conforme.

Il peut être prévu par la constitution de l’Etat que les décrets, signés du chef de Etat ou du
chef du gouvernement, précédés de la mention « Par le Président de la République » ou « Par
le Premier Ministre » et placée à gauche. Il confirment et authentifient, en quelque sorte, la
signature de l’autorité principale.

Dans un régime présidentiel, régime longtemps le plus fréquent dans les Etats africains, le
chef de l’Etat est lui-même chef du gouvernement.

Si toutefois il existe un Premier ministre, celui-ci, comme les ministres responsables,

contresignera les actes du chef de l’Etat. Les actes qu’il signera en propre sont également
soumis au contre-seing des ministres.

Le contre-seing vise à engager la responsabilité collective et solidaire des membres du

gouvernement ; lorsqu’il est prévu par la constitution il constitue une formalité substantielle
dont l’omission entraîne l’inexistence juridique de l’acte (voir document n°64).

Mais ces nuances de fond ou de forme, importantes sur le plan du droit, ne changent rien à la
présentation générale du décret, qui est la même que celle de l’arrêté et de la décision à
quelques variantes près.

148
Lorsque le projet de décret est présenté par un ministère, il porte le timbre du département
ministériel concerné.

Dans ce cas la proposition, c’est-à-dire la mention de l’autorité qui propose le décret à la

signature du chef de l’Etat, doit être normalement mentionnée avant les visas. Il arrive
cependant dans la pratique de certains Etats que la proposition soit formulée après les visas et
considérants.

Le titre du décret comporte obligatoirement le numéro d’enregistrement, la date et l’objet.

Mais pour le décret, la présentation du numéro d’ordre est différente de celle de l’arrêté ou de
la décision. Ce numéro d’ordre est composé de deux nombres : le premier représente les deux
derniers chiffres de l’année de la signature du décret, le second indique le numéro d’ordre
chronologique du décret dans l’année considérée.

Ainsi le décret n° 88-303 est le 303e texte (loi ou décret réglementaire) pris depuis le début de
l’année 1988.

Dans la pratique de certains Etats, lorsque le décret est pris sur proposition ou sur le rapport
d’un ministre, le numéro d’ordre du décret peut être suivi du sigle de ce ministère, comme
pour un arrêté.

Décret n°9 – 528/MFP du 16 novembre 199-

Le décret est donc pris soit « sur proposition » soit « sur le rapport » du ministre concerné.

Nous avons étudié ce rapport de présentation au chapitre 5 de ce manuel dans le

développement consacré au rapport ; le lecteur voudra bien s’y reporter.

Après les visas et considérants, seront portées, s’il y a lieu, les mentions relatives aux
consultations requises par la procédure :

- avis d’organes consultatifs : cet avis, favorable ou défavorable,

ne lie pas, sauf exception, le chef de l’Etat, mais il doit être
requis lorsque la procédure le prévoit ;
- délibération en conseil des ministres.

- la formule décisoire est alors par exemple :

LE PERSIDENT DE LA REPUBLIQUE,
Sur proposition du Ministre de …
Vu la loi n° …
Vu le décret n° … ;
Considérant … … … ;
Entendu le Conseil supérieur de …,
Le Conseil des Ministres entendu,

DECRETE :
er
Article 1 …

149
A propos du titre du décret, on fera une remarque valable également pour tout autre acte
législatif ou réglementaire, sur la présentation de l’objet, souvent introduit par une formule
composée : « portant organisation », « portant définition », « portant modification », - cette
formulation paraissant sans doute plus solennelle aux rédacteurs. Il conviendrait cependant de
s’efforcer d’échapper à l’enflure du style et à l’abus des substantifs qui guettent la rédaction
administrative. Aussi une formulation plus simple, telle que : « organisant, définissant,
modifiant » conviendrait souvent aussi bien tout en étant plus conforme au bon usage de la
langue française.

Enfin le corps du dispositif est divisé en articles qui peuvent être regroupés en sections,
chapitres, titres et livres selon l’importance du décret. Toutefois la numérotation est continue
du premier au dernier article. Cette règle vaut aussi pour la décision et l’arrêté, et pour les
textes législatifs.

Le dernier article peut désigner les autorités chargées de l’exécution et ordonne la publication
au Journal officiel (tous les décrets font obligatoirement l’objet de cette publication). C’est la
formule exécutoire, déjà mentionnée.

Le lieu et la date sont portés selon la formule : « Fait à … le … » suivie de la signature et de

la seule mention du nom du Président de la République, sans attache et de la mention : Par le
Président de la République suivie des contre-seings, s’il y a lieu (voir document 64 et 65).

La signature elle-même ne figure pas sur les copies polycopiées du décret. En effet, seul
l’original, dactylographié sur papier, est signé par le chef de l’Etat.

Le stencil sera signé pour ampliation parle secrétaire général du gouvernement, en bas à
gauche, en face du nom dactylographié du chef de l’Etat. Cette signature authentifie les
exemplaires destinés à la diffusion, l’original dactylographié signé restant dans les archives de
la Présidence ou du secrétariat général du gouvernement (voir note p. 184)

7.3 LES ACTES LEGISLATIFS

Il y a deux sortes d’actes législatifs : la loi proprement dite et l’ordonnance.

L’acte législatif par excellence est la loi, délibérée et votée parle corps législatif ou le
Parlement issu du peuple et médiateur de la souveraineté nationale et rendue exécutoire par la
promulgation qui en est faite par le chef de l’Etat.

La loi fixe les règles générales dont découlent l’organisation des services publics et les
prescriptions qui permettent le déroulement harmonieux de la vie économique et sociale du
pays ; elle est la source essentielle du droit. Elle ne comporte en principe que des dispositions
d’ordre général dont les modalités d’application doivent être ensuite fixées par le pouvoir
réglementaire par voie de décrets et d’arrêtés.

Elle trouve son origine soit dans une « proposition de loi » présentée par un ou plusieurs
députés, soit dans un « projet de loi » présenté par le gouvernement, et donc préparé par
l’Administration : c’est à ce titre que la préparation des projets de loi intéresse la rédaction
administrative.

Techniquement la loi peut revêtir trois formes distinctes et hiérarchisées :

150
 Les lois constitutionnelles créent ou modifient la Constitution, loi
suprême de l’Etat, qui fixe les règles d’organisation et de
fonctionnement des pouvoirs publics et de leurs rapports entre eux
ainsi que les droits et devoirs de l’Etat à l’égard des citoyens et
réciproquement.

Les lois de révision de la Constitution, dont le contenu s’intègre à celle-ci en la complétant ou

la modifiant, sont aussi des lois constitutionnelles ; les lois constitutionnelles peuvent être
soumises à une procédure de vote plus complexe que celle des lois ordinaires. Cette exigence
permet de distinguer les constitutions rigides (soumises à une procédure particulière destinée
à rendre plus difficile leur modification) des constitutions souples (plus facilement
modifiables).

- Les lois organiques sont des lois intermédiaire entre la

Constitution et les lois ordinaires, relatives à l’organisation et au
fonctionnement des institutions dont elles fixent les modalités
sur les bases posées par la Constitution.
- Les lois ordinaires, prises en fonction des circonstances pour
organiser dans les différents domaines, la vie de la nation.

L’ordonnance est un acte législatif pris par le chef de l’Etat dans les deux cas suivants :

1. Dans un régime constitutionnel normal, lorsque la constitution prévoit que,

dans certaines circonstances et pour un temps limité, le parlement peut déléguer au
gouvernement son pouvoir de légiférer.

Les ordonnances prises dans ce contexte sont souvent soumises à une ratification ultérieure du
parlement lorsque prennent fin les pouvoirs spéciaux accordés au gouvernement. Il y a donc
un contrôle à posteriori de principe de l’organe législatif ordinaire.

Cette situation est généralement prévue dans les constitutions qui s’inspirent de la constitution
française de 1958, celle-ci ayant pris sous le nom d’ordonnance une pratique plus ancienne
qui était celle des décrets-lois (IIIe et IV Républiques). Cette ordonnance se réfère en premier
visa à la constitution.

2. En cas de crise constitutionnelle, lorsque

la constitution est suspendue et le
parlement dissous. Le gouvernement
provisoire légifère par voie
d’ordonnances en attendant la mise en
place de nouvelles institutions
constitutionnelles.

Dans ce cas l’ordonnance se réfère en premier visa à la proclamation qui marque l’entré en
vigueur du nouveau régime et qui tient lieu de constitution provisoire jusqu’à la mise en place
d’une nouvelle constitution.

7.3.1 La loi (document 65 et 66)

151
Le projet de loi, préparé par un ministère, doit porter cette mention écrite : « Projet de loi »
au-dessus du titre, tandis que le numéro et la date sont laissés en blanc. Il porte aussi le timbre
du ministre d’origine.

La loi votée par le Parlement, numérotée et signée à l’occasion de la promulgation, ne devrait

plus porter que le timbre de l’organe législatif qui l’a adoptée ou du chef de l’Etat qui la
promulgue.

REPUBLIQUE DU SENEGAL
ASSEMBLEE NATIONALE

Il en va de même pour les lois issues de « propositions de lois » élaborées au sein de

l’Assemblée à l’initiative des parlementaires.

En fait, les lois issues d’un « projet » gouvernemental, lorsqu’elles sont polycopiées pour
diffusion dans les services, gardent souvent le timbre du ministère à l’origine du projet.

La loi comporte un titre qui, comme pour le décret et l’ordonnance, réunit en une seule
formulaire un numéro d’enregistrement en deux parties (année et numéro d’ordre
chronologique) et l’objet du texte.

Comme pour les actes réglementaires, ce titre est porté en haut à droite de la page, notamment
dans la présentation du projet de loi.

La formule décisoire solennelle fait référence à la loi à l’adoption du texte par l’organe
législatif et à sa promulgation par le chef de l’Etat.

Ce sera par exemple.

L’ASSEMBLEE NATIONALE A ADOPTE

LE PRESIDENT DE LA REPUBLIQUE PROMULGE LA LOI DONT LA TENEUR SUIT :

Ou bien :

L’Assemblée Nationale a délibéré et adopté …

Le Président de la République promulgue la loi dont la teneur suit.

Adoption et promulgation qui sont juridiquement des actes distincts, sont ainsi réunies sur le
même document.

Par la promulgation, le chef de l’Etat certifie l’authenticité et la régularité de la loi votée par
le Parlement, lui donne une date et lui confère le caractère exécutoire dans les délais prévus
pour qu’elle puisse être connue des intéressés.

L’acte de promulgation et la loi promulguée sont parfois présentés en deux actes distincts.
Dans ce cas de formulation de la loi est seulement :

L’Assemblée Nationale a délibéré et adopté la loi dont la teneur suit.

Le (chef de l’Etat) promulgue la loi dont le texte est joint (ou annexé) au présent décret.

152
Loi et décret ont alors des numéros d’enregistrement distincts (voir l’exemple de loi
constitutionnelle cité ci-dessous). Dans l’un et l’autre cas, la promulgation étant un décret du
chef de l’Etat, cet décret doit être contresigné par les ministres responsables.

La loi ne comporte généralement pas de visas puisqu’elle est un acte cadre et non un acte
d’application. Les seuls visas possibles sont la constitution, ce qui va de soi, ou
éventuellement les lois organiques.

Les lois constitutionnelles sont le plus souvent précédées d’un préambule rappelant les
principes qui doivent s’imposer au législateur et l’action gouvernementale, le document n°66
en donne un exemple.

Une loi rectificative (constitutionnelle ou ordinaire) visera cependant le texte qu’elle modifie
ou rectifie.

Loi constitutionnelle n°65-1 AN-RM

Vu la constitution du 22 septembre 1960, modifiée parles lois n°s 61-25 et 61-26 du 20
janvier 1961.
Vu les nécessités de l’Etat,
A délibéré et adopté la loi dont la teneur suit : du 13 mars 1965 portant modification de la
Constitution du 22 septembre 1960 (décret de promulgation n°1 PG-RM du 26 mars 1965).

L’Assemblée Nationale de la république du Mali,

Vu la constitution du 22 septembre 1960, modifiée parles lois n°s 61-25 et 61-26 du 20
janvier 1961.
Vu les nécessités de l’Etat,
A délibéré et adopté la loi dont la teneur suit :

La loi n’est pas, en principe, précédée d’un rapport ou d’un exposé des motifs car sa
procédure d’élaboration le permettrait difficilement. (L’exposé des motifs d’une loi ne
pourrait être qu’un texte adopté par le Parlement après avoir voté la loi même. On imagine
mal une telle opération ».

En revanche, il est utile qu’un projet de loi, une ordonnance, un décret, voire un simple arrêté
soient précédés d’un rapport de présentation et que celui-ci soit publié au Journal officiel.

Ce rapport (voir chapitre 5) expose l’économie du texte, précise les circonstances ou les
raisons qui le motivent, explique et justifie les dispositions proposées et se termine par une
phrase de conclusion faisant référence au pouvoir d’appréciation et de décision de l’organe
délibérant.

Par exemple :

Telle est, Mesdames, Messieurs les députés, l’économies du projet de loi soumis à
la sanction de votre haute assemblée.

Le texte du dispositif de la loi est, comme pour les actes administratif, divisé en articles en
numérotation continue, malgré la division éventuelle, en livres, titre, chapitres et sections.

153
La formule finale exécutoire formant le dernier article de la loi a un caractère plus général que
pour un acte réglementaire : elle ne désigne pas d’autorité ministérielle qui serait plus
spécialement chargée de l’exécution :

Article … - La présente loi sera publiée au Journal officiel de la République de

… et exécutée comme loi de l’Etat.

La formule exécutoire est le pendant de la formule décisoire : elle clôt le dispositif que celle-
ci avait introduit.

La date et le lieu de signature sont repris sous le texte à droite :

Fait à … le …
Suivis du nom du chef de l’Etat.

Comme pour le décret, seul l’original dactylographié sur papier est signé par le chef de l’Etat.
Le stencil destiné au tirage, pour diffusion, est signé, pour ampliation, par le secrétaire général
du gouvernement, comme il a été indiqué précédemment.

7..3.2 L’ordonnance (document n°67)

l’ordonnance ayant valeur de loi, elle peut abroger une loi antérieure. Cependant, en raison de
son origine gouvernementale, sa présentation se rapproche plutôt de celle du décret, à
quelques variantes de terminologie près dans le titre, la formule décisoire et la formule finale
exécutoire.

Comme le décret, l’ordonnance comporte des visas. Nous avons déjà noté qu’elle pouvait visa
un décret, notamment un décret relatif à l’organisation des pouvoirs publics o constituant un
acte-cadre (règlement d’administration publique).

La formule finale exécutoire peut être celle du décret :

La présente ordonnance sera publiée au Journal officiel de la République de …

Ou celle de la loi :

La présente ordonnance sera publiée au Journal officiel de la République de … et exécutée

comme loi de l’Etat.

Elle peut aussi dans certaines circonstances mentionner le recours à la procédure d’urgence en
matière de publication :

La présente ordonnance sera publiée selon la procédure d’urgence, insérée au Journal

officiel et exécutée comme loi de l’Etat.

Pour se faire une idée des différentes rédactions possibles de cette formule exécutoire selon la
nature de l’acte et selon les circonstances, le lecteur pourra comparer celles des différents
exemples présentés dans ce chapitre (document 61 à 68)

154
7.4 REMARQUES CONCERNANT LES TEXTES LEGISLATIFS ET
REGLEMENTAIRES

7.4.1 Remarque de fond

La hiérarchie des normes juridiques, déjà mentionnée, impose la conformité de la norme

inférieure à la norme supérieure et permet l’exercice d’un contrôle juridictionnel des actes de
l’Administration (contrôle de légalité, c’est-à-dire de conformité à loi) et éventuellement un
contrôle de constitutionnalité des lois (conformité à la constitution).

Le respect de cette hiérarchie conduit à la règle du parallèlisme des formes et à la théorie de

l’acte contraire qui imposent que ce qui a été fait ne puisse être défait que par un acte
(contraire quant au contenu) de même niveau, pris dans les mêmes conditions légales et
réglementaires ou par un acte de niveau supérieur.

Ainsi la délégation donnée par arrêté ne peut être reprise que par l’arrêté contraire, mais pas
par une décision, acte de niveau inférieur.

Une loi ne peut être abrogée par décret mais par un autre acte législatif (loi ou ordonnance).

7.4.2 Remarque de forme

a. Quant à la présentation à la signature

Les projets d’actes administratifs ou législatifs doivent porter écrite, nous l’avons vu, la
mention « Projet », qui signifie qu’il ne sont en fait que des suggestions, présentées à
l’autorité responsable qui garde la faculté de les rejeter ou de les modifier.

Ce n’est qu’après signature ou adoption et promulgation, publication ou notification que le

« projet » passe à l’état d’acte juridique exécutoire.

Le projet présenté à la signature doit être placé dans une chemise souple destinée à cet usage,
qui porte au recto l’indication de l’autorité signataire à qui elle est adressée. Devront
également être mentionnés : le ministère ou le service d’origine, la nature du document à
signer et son objet, la date d’expédition et la signature du ministre concerné (pour un décret)
ou du chef de service (pour un arrêté). Ces mentions feront l’objet d’un bordereau.

Le document à signer est présenté à droite à l’intérieur de la chemise.

La souche, c’est-à-dire l’ensemble des documents susceptibles d’aider le jugement du

signataire, ou le rapport de présentation sont fixés à gauche en regard du document à signer.

La première ampliation du document est également fixée à gauche au-dessus de la souche.

C’est elle qui porte le visa de contrôle (paraphe) des différents responsables concernés par la
transmission du document à la signature.

Lorsqu’il s’agit d’un visa suspensif de validité, il doit être obtenu et apposé sur le document
avant la signature de celui-ci.

155
Ces règles de présentation à la signature s’appliquent également à la signature de tout
document par le chef de l’Etat ou un ministre. Lorsque ce document est accompagné de pièces
jointes, celle-ci sont placées sous l’original, entre celui-ci et les autres ampliations.

Une autre formule est de prévoir une sous-chemise pour les ampliations et une autre sous-
chemise pour la souche. Dans ce cas le document à signer est fixé au recto de la première
sous-chemise, la première ampliation portant les visas de contrôle restant épinglée à gauche à
l’intérieure de la chemise principale.

b. Une remarque d’ordre pratique relative à la simplification du travail de présentation

des actes législatifs et administratifs : certains services ont en ce domaine une activité
abondante et pour les rédacteurs la transcription des titres, formules décisoires, visas et
ampliations devient vite une tâche fastidieuse. L’emploi d’un formulaire standard, tel
que celui utilisé à l’Ecole nationale d’Administration du Niger présenté au document
n°68, facilite grandement le travail du rédacteur tout en évitant des erreurs à la
dactylographe. Beaucoup de services pourraient sans doute s’en inspirer.

Sur ce formulaire figure la totalité des titres, formules décisoires, visas, formules exécutoires
et ampliations susceptibles d’être utilisés par un rédacteur du service rédigeant un acte
administratif.

Le rédacteur n’a donc plus qu’à cocher les rubriques qui l’intéressent : la dactylographe les
recopiera sur ses indications.

Des rubriques sont laissées en blanc dans les visas pour permettre d’y ajouter un texte
nouveau initialement non prévu, ou lié spécifiquement au texte en cours de rédaction.

L’original de ce formulaire comprend 5 pages de visas et 1 page pour les articles et les
ampliations.

Grâce à ce formulaire, le rédacteur se trouve rapidement déchargé de la partie routinière de la

préparation du texte pour mieux se consacrer à la partie la plus importante : la rédaction des
articles du dispositif qui sont la substance original du document.

c. Une dernière remarque quant au style des actes législatifs et administratifs : concision
et clarté, impersonnalité et neutralité sont, plus encore que pour tout autre document
officiel, les caractéristiques du style de ces actes juridiques.

Le rédacteur apportera donc à la rédaction des articles un soin extrême car toute obscurité,
toute ambiguïté, peut être source de contestation et d’erreur d’interprétation.

On notera par ailleurs que le présent de l’indicatif et le passé composé sont les temps le plus
constamment employés : ce sont les temps le plus intemporels, ceux qui marquent le mieux le
caractère permanent des dispositions prises en ne les rattachant à aucun moment localisable
dans le passé.

Le future est parfois employé pour des dispositions dont l’application est conditionnée par un
événement ultérieur.

156
d. on ne saurait trop recommander au lecteur qui voudrait s’initier à la rédaction de ces
documents la lecteur de la constitution de son pays et celle du Journal officiel où il trouvera
les exemples nombreux seuls à même de l’aider à acquérir les automatismes indispensables,
mais qu’il serait impossible de présenter dans les limites étroites de ce manuel.

157
8. LES ACTES ADMINISTRATIFS BILATERAUX

Les contrats administratifs sont des actes administratifs bilatéraux. L’Administration peut
également conclure des contrats de droit privé, mais seuls sont qualifiés de contrats
administratifs les contrats passés au nom de l’Etat, des collectivités locales, des
établissements publics et des sociétés d’Etat, dans lesquels se manifeste, par les privilèges etl
prérogatives de puissance publique qui lui sont reconnus, la primauté de l’Administration sur
l’autre co-contractant.

Ces contrats inégaux relèvent du droit et du contentieux administratifs. Il existe une grande
variété de contrats administratifs.

Certains sont très courants :

- les contrats d’engagement d’agents temporaires (contractuels) ;

- les marchés de travaux publics ;
- les marchés de fournitures ou de services ;
- les contrats d’occupation privative du domaine public, donnant
à des particuliers le droit d’utiliser à des fins professionnelles
privées une parcelle du domaine public ;
- les contrats de concession de service public.

D’autres sont moins courants :

- offre de concours, conventions d’établissement, emprunts

publics, et un grand nombre de contrats dits « innomés », parce
qu’ils n’ont fait l’objet d’une réglementation particulière.

Ces contrats sont plus ou moins complexes, tant dans leur rédaction que dans leur procédure
de conclusion, selon la nature et l’importance de l’engagement qui en es cause.

Les contrats courant font généralement l’objet de formulaires-types portant l’ensemble des
mentions et clauses obligatoires et qu’il ne reste qu’à compléter par les éléments de
circonstance. Il existe ainsi des contras-types pour le recrutement des agents temporaires, pour
les différentes sortes de marchés.

On trouvera ci-après quelques indications sur la présentation des contrats les plus courants.

8.1 LES CONTRATS ADMINISTRATIFS SIMPLES (document n°69)

Nous prendrons comme illustration le contrat de recrutement des agents temporaires :

personnels contractuels de l’Etat ou collectivités locales. Certains Etats recrutement des
agents temporaires sur une simple décision du ministre de la Fonction publique. C’est
essentiellement le cas pour le recrutement d’agents nationaux. Cette décision est présentée
selon le schéma que nous avons étudié plus haut (voir document n°61).

En plus de la désignation de l’agent recruté, la décision doit préciser la catégorie au titre de

laquelle l’agent est recruté, les bases et références de sa rémunération et l’incidence
budgétaire de celle-ci, la référence du texte fixant le régime des agents temporaires auquel il
sera soumis. La mise à la disposition du ministère utilisateur peut faire l’objet d’une décision

158
distincte. Elle peut aussi figurer sur la décision de recrutement. Le ministre utilisateur prend
ensuite une décision d’affectation. L’agent reçoit une ampliation de chacune de ces décisions
qui sont également versées à son dossier.

D’autres catégorie d’agents sont recrutés par contrat : ce peut être le cas des nationaux ; c’est
toujours celui des étrangers. Ce contrat d’engagement, étant un document bilatéral, portera,
sous l’en-tête du ministère recruteur, mention des deux parties :

- l’autorité représentant l’Administration contractante d’une part,

- l’agent recruté, nominativement désigné, d’autre part.

Le dispositif, dont le style impersonnel se rapproche de celui des actes réglementaires, est
divisé en articles qui doivent préciser la qualité en vertu de laquelle l’agent est recruté, les
bases de sa rémunération et les avantages annexés à celle-ci, la date d’effet et de la fin du
contrat, la référence du régime administratif auquel sera soumis l’agent, les droits et
obligations des deux parties, les conditions de résiliation du contrat, le contrat est signé par les
deux parties en plusieurs exemplaires dont l’un revient à l’agent.

Le régime juridique auquel est soumis l’agent peut être annexé au contrat, ce qui permet à
celui-ci avant de s’engager de connaître exactement ses droits et ses obligations.

Le contrat de recrutement se conclut de gré à gré sur la base des titres ou de l’expérience
justifiés par le candidat. Dans l’un ou l’autre cas, le rédacteur doit y apporter le plus grand
soin afin de ne négliger aucune stipulation importante dont l’oubli pourrait être une source
ultérieure de contestation. La situation créée par le contrat donc être claire et précise dès le
départ.

La fiche de description de poste (document n°70)

A propos des contrats de recrutement de personnels, on notera que l’engagement peut être,
dans certains cas, précédé d’une opération préalable lorsque l’Administration recherche, pour
un poste donné, des candidats correspondants à un profil précis : l’appel de candidatures, qui
ne peut donner les résultats attendus que sur la base d’une description de poste.

Il convient donc de rédiger et de diffuser une fiche description qui doit définir le poste à
pourvoir et ses attributions, le profil du candidat souhaité et les conditions de recrutement. Le
document n°70 en donne un exemple.

Cette fiche est notamment requise lorsque l’on s’adresse pour cette recherche aux organisme
de coopération multi ou bilatérale.

8.2 LES MARCHES PUBLICS

8.2.1 Notions générales

Les marchés publics sont des contrats passés entre une personne publique (Etat ou collectivité
décentralisée, société d’Etat, etc.) et une personne privée (personne physique ou société :
entrepreneur, industriel ou commerçant) en vue de l’achat et de la vente de biens, de la
réalisation de travaux ou du louage de services (prestations intellectuelles).

159
Cette catégorie de contrats administratifs est soumise à un régime juridique relevant du droit
administratif qui pose en particulier des règles strictes de préparation et de passation : face
aux intérêts du co-contractant privé, il importe en effet pour l’Etat de sauvegarder l’intérêt
général et le bon usage des fonds publics à l’occasion de prestation qui peuvent être
importantes tant par leurs aspects financiers que par leurs conséquences matérielles.

L’Administration doit pouvoir se donner les garanties quant à la qualité des prestations
qu’elle attend et au respect des délais de réalisation de celles-ci. Elle doit aussi pouvoir
s’assurer que le marché sera conclu à bon escient et au moindre coût ; que les fonds publics
seront utilisés de façon régulière et ne feront pas l’objet de malversations ou de
détournements, que ce soit au profit d’agents publics malhonnêtes ou de co-contractants sans
scrupules. Enfin l’Administration se doit d’être objective et impartiale dans le choix du co-
contractant.

C’est pourquoi les marchés publics font l’objet, dans tout les pays, d’une réglementation
abondante et minutieuse, souvent rassemblée dans un « Code des marchés » dont les
principales dispositions portent sur :

- la définition des principaux types de marchés, en fonction de la

nature des prestations : marchés industriels, de travaux, de
fournitures de louage de services ou de prestations
intellectuelles ;
- les procédures de passation et le choix du co-contractant :
adjudication, appel d’offres, marchés de gré à gré ;
- les dispositions contractuelles relatives à la révision, aux
avances, acomptes et modalités de paiement, au contrôle de
l’exécution, aux garanties des deux contractants, au règlement
des litiges, etc. ;
- l’élaboration de documents liés aux différentes phases de la
préparation et de la passation des marchés.

Ce n’est pas le lieu dans ce manuel d’entrer dans l’explication juridique de la préparation des
marchées publics, qui relève d’un cours de droit administratif. Nous nous bornerons à donner
ici des indications sur les principaux documents que les agents publics responsables des
marchés sont amenés à élaborer.

On rappellera seulement que, par principe, les marchés publics doivent être passés après un
appel à la concurrence : d’où les modes de passation tels que :

- l’adjudication où l’Administration doit obligatoirement retenir

comme adjudicataire le candidat « le moins disant » (critère
unique : le prix) ;
- l’appel d’offres (ouvert, restreint ou avec concours) où
l’Administration dispose d’une certaine liberté de choix entre
les concurrents, les critères d’application portant non seulement
sur le prix mais aussi sur la valeur technique (garantie de
qualité) et les capacités financières et professionnelles (garantie
de bonne fin) des soumissionnaires. L’appel d’offres doit donc
être considéré comme le mode de passation le plus sur,
l’adjudication trop contraignante n’évitant pas toujours certains

160
 déboires dans les réalisation du marché ni la collusion des
soumissionnaires, et de révélant parfois préjudiciable à l’intérêt
public ;
- le marché de gré à gré est le mode de passation qu doit
rester exceptionnel, utilisable s’il y a urgence ou si les
contions techniques ou les contraintes particulières du
marchés rendent l’appel à la concurrence impossible ou sans
objet.

8.2.2 Les documents de la phase préparatoire du marché

S’agissant normalement de faire appel à la concurrence, il importe donc en premier lieu que
les concurrents éventuels soient informés de l’ouverture du marché.

8.2.2.1 Avis d’appel d’offres et de pré qualification (document n°s 71 et 72)

L’appel à la concurrence se fait sous forme d’avis (d’adjudication ou d’appels) diffusé par
voie de presse, générale ou spécialisée, nationale ou internationale, selon le niveau du marché,
par affichage ou enfin dans un journal officiel des marchés.

Cet avis est soumis aux règles générales de présentation énoncées dans ce manuel. Les avis
que l’on trouve dans la presse nationale ou internationale non spécialisée sont relativement
succincts, tels que l’exemple présenté ici. On devrait cependant y faire figurer au minimum
les renseignements suivants : Etat et organisme public qui ouvre le marché et au nom duquel
il sera conclu, nature de l’appel d’offres et de la prestation objet du marché, lieu de
consultation du dossier du marché ainsi que les conditions fixées pour son acquisition (prix
d’achat lorsqu’il n’est pas délivré gratuitement), lieu et date limite de réception des
soumissions, délai pendant lequel le soumissionnaire reste rengagé par son offre de la date
limite de dépôt (généralement 3 mois), lieu et date limite (généralement un lundi) de la séance
d’ouverture des plis, conditions de participation à l’appel d’offres (justifications et garantie à
produire, montant du cautionnement éventuel).

Figureront également sur l’avis la nature et l’origine du financement, l’évaluation

approximative des travaux pour un marché de travaux et éventuellement le règlement du
concours s’il s’agit d’un marché sur concours.

Les marchés financés par la Banque mondiale et le Fonds européen de Développement (FED)
ont fait l’objet de réglementations particulières qui imposent notamment des normes strictes
de formulation des appels d’offres et de présentation des offres.

Les appels d’offres restreints sont précédés d’un avis de présélection ou de préqualification
(voir documents n°s 72 et 72 bis) par lequel est demandé aux entreprises intéressées de
remettre à la date fixée leurs références et leur candidatures, à l’exclusion de leur soumission.
Une liste des concurrents agréés est établis, après sélection sur la base des documents
présentés. Seuls ces concurrents recevront l’appel d’offres proprement dit.

Cette procédure a le double avantage d’un large appel à la concurrence assorti de garanties
particulières sur la vérification des compétences et de la conscience professionnelle ainsi que

161
des références présentées, éventuellement par une correspondance avec les pays dans lesquels
les travaux de référence ont été effectués.

Les entreprises présélectionnées seront ainsi celles qui correspondront le mieux au profil et
aux garanties souhaitées.

Mais avant le lancement de cet appel à la concurrence, un document (ou plus exactement un
ensemble de documents) particulièrement important doit être élaboré par l’organisme public
qui ouvre le marché : il s’agit du cahier des charges et des pièces annexes qui constituent le
dossier du marché.

Le cahier des charges, établi unilatéralement par l’Administration, constitue la première partie
du marché, l’autre étant constituée par le document portant l’accord des deux parties, et donc
établi postérieurement au choix du co-contractant.

Le cahier des charges comprend lui-même trois cahiers, les deux premiers étant des
documents de réglementation générale standardisés et le troisième étant au contraire
spécifique au marché considéré.

162
 1. Le premier cahier est dit : cahier des clauses administratives générales : il fixe les
dispositions administratives applicables à tous les marchés en fonction de leur nature ;
2. le deuxième cahier est dit : cahier des prescriptions communes : il fixe les dispositions
techniques applicables à tous les marchés portant sur une même nature de travaux,
fournitures ou service.

La rédacteur administratif n’a pas à se préoccuper de la rédaction de ces deux cahiers qui font
généralement l’objet une fois pour toutes d’une rédaction normalisée et imposée.

3. Le troisième cahier, dit cahier des prescriptions spéciales, fixe les clauses propres à
chaque marché. C’est donc ce cahier qu’il y a lieu de préparer à l’occasion de chaque
projet de marché ; il doit nécessairement contenir la définition précise de l’objet du
marché, le mode de passation, l’indication des délais d’exécution et de toutes autres
obligations du future co-contractant : garanties, compétences techniques, précisions
éventuelles sur les conditions de livraison, spécifications particulières, etc.

C’est en fait, ce cahier des prescription spéciales qui constitue l’élément principal du marché
dans sa spécificité, et la pièce essentielle du dossier sur laquelle doit porter toute l’attention
des rédacteurs.

Pour faciliter la tâche de ceux-ci, le cahier des prescriptions spéciales fait aussi généralement
l’objet d’un modèle-type comportant les mentions essentielles à ne pas omettre et qu’il ne
reste qu’à compléter.

8.2.2.2 Soumission à un marché public (document n°73)

A côté des cahiers décrits ci-dessus qui en sont la base, le dossier du marché comprend aussi,
selon les cas, d’autres documents également indispensables pour permettre aux entreprises de
préparer leur soumission, tels que :

- le devis descriptif et les plans pour un marché de travaux ;

- le cadre du bordereau des prix et celui du devis estimatif pour
un marché à prix unitaire ;
- le cadre du devis estimatif pour un marché à prix global,
précisant si les quantités indiquées pour chaque poste sont
forfaitaires ou présumées ;
- une note relative aux salaires et une note sur la réglementation
fiscale et douanière, peuvent également jointes au dossier, à
titre d’information, pour permettre au soumissionnaire de
calculer l’incidence de ces facteurs sur l’évaluation de son
offre ;
- on peut aussi joindre au dossier l’adresse des services auprès
desquels le soumissionnaire peut obtenir toutes informations
complémentaires ;
- enfin le dossier comporter le modèle de soumission auquel
devra se conformer le soumissionnaire pour la présentation de
son offre( transmise sous double enveloppe).

Le document n°73 en est un exemple relatif à un marché de fournitures.

163
Cette soumission doit comporter toutes les spécifications sur lesquelles on souhaite avoir un
engagement du soumissionnaire : montant du marché, tableau des prix unitaires, modalités
d’exécution par exemple.

Le lecteur pourra trouver un modèle de soumission relative aux marchés de travaux dans le
manuel édité par l’UNITAR, cité dans la note finale du présent chapitre (manuel UNITAE,
page 162).

8.2.2.3 Choix du co-contractant : l’ouverture des plis (document n°74)

Pour un marché de gré à gré la procédure est plus simple puisque l’Administration s’adresse
directement à l’entrepreneur sélectionné. Celui-ci sera cependant tenu de déposer une
soumission, comme pour les autres modes de passation, car ce document matérialise son
engagement, répondant à celui de l’Administration exprimé par le cahier des charges. Il ne
reste plus qu’à réunir ces deux engagements distincts dans un instrument unique qui
concrétise le marché.

Pour un marché avec appel à la concurrence, le choix du co-contractant s’effectue par le biais
de la séance d’ouverture des plis et de dépouillement des offres à laquelle il est procédé par la
« commission d’ouverture des plis ». Les offres reçues ont auparavant été enregistrées à
mesure de leur réception sur un registre tandis qu’un reçu est délivré au déposant.

a. Pour un marché sur appel d’offres

Cette commission siège d’abord en séance publique pour ouvrir la première enveloppe
(enveloppe extérieure) de chaque pli reçu et dresser la liste des candidats avec mention des
pièces contenues dans cette enveloppe en plus de la soumission (contenue dans une seconde
enveloppe cachetée).

La suite des opérations, comportant élimination des candidatures non conformes aux
prescriptions, listes des candidats retenus, ouverture de leurs secondes enveloppes et
enregistrement de leurs offres, est effectuée à huis clos. La commission, après inventaire et
vérification, arrête son choix sur la soumission qu’elle estime la plus intéressante.

Ces opérations donnent lieu à l’établissement d’un procès-verbal d’ouverture des plis dont le
document n°74 est un exemple.

C’est un cas particulier de ces comptes rendus que l’on appelle procès-verbaux administratifs
(il en est de même du document n°77 présenté plus loin).

Ce procès-verbal qui ne peut être rendu public ni communiqué aux candidats, reprend après
mention des conditions dans lesquelles s’est effectué l’appel à la concurrence, les différentes
offres et des pièces produites, délibérations de la commission et décision prise, choix du co-
contractant. Le procès-verbal comporte le tableau comparatif des soumissions, avec mention
des corrections éventuelles effectuées après vérification des chiffres présentés.

Ce procès-verbal est signé par les membres de droit de la commission.

164
Le soumissionnaire choisi est alors averti par lettre recommandée ; les autres
soumissionnaires sont également avisés par lette du rejet de leur offre.

b. Pour un marc hé par adjudication

L’avis d’appel à la concurrence doit avoir précisé, en plus des indications signées plus haut,
les lieu, jour et heure fixés pour l’adjudication, à laquelle il est procédé en séance publique.

La commission procède alors dans un premier temps à l’ouverture en public des enveloppe
extérieures des plis, et il est dressé un état des pièces que contient chacune d’elles.

Ensuite, à huit clos, la commission délibère sur les candidatures présentées. Celles non
conformes aux prescriptions sont éliminées.

Enfin, et de nouveau en séance publique, la commission, après avoir perdu leurs plis non
ouverts aux candidats éliminés, procède à l’ouverture du pli cacheté contenant le prix des
candidatures conformes.

Le candidat le moins disant est déclaré-adjudicataire, sous réserve de certaines conditions (par
exemple que le prix maximum admis par l’administration ne soit pas atteint).

Là aussi sera dressé un procès-verbal détaillée de la séance avec compte rendu de ses
différentes phases, description des candidatures reçues, décisions d’acceptation ou de rejet,
tableau des prix proposés, choix du moins disant ou décision de remise en adjudication en cas
d’offres excessives, mention des différents incidents, réserves ou observations manifestées au
cours de la séance.

Conclusion du marché (document n°75)

Après choix du candidat et quel que soit le mode de passation, il reste à réunir les
engagements pris séparément par chacun des co-contractants (engagement unilatéral de
l’Administration par le cahier des charges ; engagement correspondant du co-contractant au
moyen de sa soumission, par laquelle il est lié à son offre pour un certain délai réglementaire).

Le candidat ayant accepté les conditions préalables de l’Administration et celle-ci ayant

accepté l’offre du candidat, l’accord ainsi constaté est repris en un instrument unique
couramment appelé « marché » mais qui est en fait, il convient de le rappeler, la deuxième
partie de celui-ci, la première étant constituée par le cahier des charges.

L’instrument du marché fait généralement aussi, comme les cahiers des charges, l’objet de
formulaires types établis réglementairement par l’Administration et qu’il ne reste qu’à
compléter des éléments spécifiques au marché considéré. Un formulaire existe pour chaque
catégorie de marché.

Signé des deux parties contractantes ou de leurs représentants, le marché prend effet après son
approbation par l’autorité de contrôle compétente. Il doit comporter un certain nombre de
mention indispensables dont certaines figurent déjà dans le cahier des charges :

- objet du marché ;

165
 - identification des parties contractantes et justification de la
qualité des signataires ;
- énumération par ordre de priorité des documents constitutifs du
contrat (cahier des charges, devis) ;
- prix ou base de détermination des prix ;
- date de conclusion du marché ;
- d’autres mentions utiles (contrôle de l’exécution, sous-traitance,
sanctions, etc.) bien que figurant déjà au cahier des charges
peuvent également y précisées.

L’absence de certaines mentions telles que l’objet du marché, la désignation des parties,
l’indication des prix entraînerait la nullité du marché.

Diverses circonstances peuvent conduire à des modifications du marché. Celles-ci doivent

faire l’objet d’un nouveau contrat, additionnel au premier, qui prend le nom d’avenant.

L’avenant doit faire référence au marché qu’il modifie.

Le document n°75 présente un modèle type de marché de travaux. Un marché de fourniture ne

présenterait que peu de variantes par rapport à ce modèle, la description des fournitures
venant remplacer dans l’article 1er (objet du marché) la description des travaux.

Ces différences d’objet entraînent cependant des différences quant aux modalités de paiement
(échéancier pour les marchés de travaux en fonction de l’évolution de ceux-ci ; paiement à la
livraison pour les fournitures) ; mais les garanties financières de l’exécution sont les mêmes :
cautionnement, nantissement.

On notera enfin la précision et le nombre de renseignement de référence et de contrôle

mentionnés sur la première page, qui ont pour but de permettre une vérification rapide de la
régularité du marché.

8.2.4 Les documents liés à l’exécution du marché ( document n°76)

L’établissement des différents documents d’un marché et les circuits d’approbation de celui-ci
une fois conclu, peuvent entraîner de long délai avant que le marché puisse être mis à
exécution.

Or il advient parfois que certaines prestations doivent être exécutées de façon très urgente. Il
peut être alors admis, mais seulement pour faire face à des situations exceptionnelles, que,
préalablement à la conclusion effective du marché, l’administration passe commande au
fournisseur retenu des travaux ou fournitures à exécuter ou livrer.

Cet engagement s’effectue au moyen d’une lettre de commande par laquelle l’administration
s’engage à payer le prix des prestations à fournir. On en trouvera un exemple au document
n°76.

On insistera encore une fois sur le fait que cette procédure doit rester exceptionnelle et
réservée à des cas réellement justifiés par des circonstances imprévisibles. L’administration
ayant pour mission de prévoir et de planifier son action, les cas où pourraient intervenir le
procédé de la lettre de commande ne sauraient être que rarissimes.

166
La lettre de commande, comme les projets de marchés, doit être soumise à l’approbation de
l’autorité compétente accompagnée d’un rapport de présentation qui en expose les motifs et
justifications.

8.2.5 Le procès-verbal de réception de travaux ( document n°77)

A la fin des travaux, ceux-ci font l’objet d’une réception qui s’effectue en deux phases,
chacune donnant lieu à l’établissement d’un procès-verbal administratif :

a. Procès-verbal de réception provisoire

Cette réception a lieu en présence de l’entrepreneur, convoqué par ordre de service.

Le procès-verbal constate soit la conformité de l’ouvrage reçu aux prescriptions du marché,

soit les imperfections ou malfaçons et non-conformités constatées. Notifié à l’entrepreneur, le
procès-verbal vaut dans ce dernier cas, injonction de terminer ou rectifier les travaux.

La réception peut être refusée en cas d’anomalies graves compromettant la qualité finale de
l’ouvrage. Il peut y avoir lieu à plusieurs réceptions provisoires lorsque les travaux sont
fractionnés en plusieurs tranches. Le procès-verbal de réception provisoire vaut, lorsque celle-
ci est acceptée, déclaration de conformité.

Pour les marchés de fournitures, le procès-verbal de réception provisoire vaut transfert de

propriété.

167
 b. Procès-verbal de réception définitive

Cette réception intervient à la fin du délai de garantie qui est généralement d’un an à compter
de la dernière réception provisoire et pendant lequel l’entrepreneur est responsable de la
réfection des imperfections qui viendraient à se manifester sur l’ouvrage (marché de travaux).

La réception définitive le libère de cette obligation de garantie, mais il reste tenu par la
responsabilité décennale traditionnelle.

Pour un marché de fournitures, la réception définitive peut être implicite si la fourniture n’a
pas donné lieu à réclamation pendant le délai de garantie.

En cas d’anomalies constatées par l’Administration en cours d’exécution du marché (non

exécution, retards, imperfections, etc.), celle-ci peut mettre le co-contractant en demeure
d’exécuter, par lettre recommandée avec accusé de réception. S’il reste défaillant, elle peut lui
notifier soit la résiliation du marché, soit la mise des travaux en régie. Cette notification
s’effectue également par lettre recommandée.

Le document n°77 présente un modèle type de procès-verbal de réception provisoire. La

formulation du procès-verbal de réception définitive comporterait la variante suivante, à la
place de la mention de la réception provisoire et des réserves :

Nous avons constaté que ces travaux qui ont été reçus provisoirement le
…. Satisfont aux conditions du marché et se trouvent en bon état
d’entretien.

En conséquence, le délai de garantie étant expiré, nous déclarons qu’il y

a lieu d’en accorder la réception définitive.

Formule suivie de la date et les signatures.

Ces procès-verbaux de réception de fournitures ou de travaux sont des exemples de procès-

verbaux administratifs (voir supra 5.2.2).

8.3 BIBLIOGRAPHIE

Il n’était pas possible dans le cadre de ce manuel de détailler davantage la matière dort riche
des contrats administratifs.

Le lecteur se référera utilement pour de plus amples informations sur les marchés publics, aux
textes réglementaires nationaux (codes des marchés) et au cahier général des charges des
marchés de travaux et de fournitures financés par le Fonds Européen de Développement
(FED), publié au J.O des Communauté Européennes, n+ L39/1 du 12 – 2 – 1972, annexe ND
12-18. Ce document est le texte de référence pour tous les marchés financés parle FED dans le
cadre de la convention d’association entre la Communauté Economique Européenne (C.E.E.)
et les Etat africains et malgache et plus généralement les Etat A.C.P. (Afrique caraïbes
pacifique) associés dans le cadre de la convention de Lomé.

168
Il consultera également avec profit l’ouvrage : Marchés publics internationaux de M. Gösta
Westring, édité par l’UNITAR (Institut des Nations Unies pour la formation et la recherche)
en 1974 avec le concours de la S.I.D.A.suédoise pour le développement international). Cet
ouvrage très complet reprend l’ensemble des spécifications relatives à ces marchés et
notamment celles posées par la Banque Mondiale et par le F.E.D., assorties de
recommandations pratiques et d’exemples sur la préparation des documents.

Un ouvrage très complet mais plus ancien peut aussi être consulté utilement : les marchés
publics dans le pays en voie de développement, de M. Roland Ziegel, édité en 1968 par
l’Institut International d’Administration Publique, 2, avenue de l’Observatoire, Paris, 6e
(Armand Colin, 2e édition 1970)

Cet ouvrage, destiné à la formation des spécialistes des marchés publics, répond à toutes les
préoccupations des responsables, tant en matière de préparation que de suivi de l’exécution
des différents types de marchés. Les indications très pratiques qu’il contient restent du plus
grand intérêt.

Ces manuels, malgré leur ancienneté qui rend caduques certaines dispositions réglementaires
actualisées entre-temps, restent intéressants pour une initiation à la rédaction des marchés.

Pour la rédaction de marchés précis et identifiés, on s’adressera aux organismes nationaux de

contrôle des marchés publics, ou aux organismes internationaux de financement, pour obtenir
d’eux la réglementation à jour en la matière.

169
Annexes
170
Document n°7
Royaume du Maroc

MINISTERE DE L’EDUCATION NATIONALE

DIRECTION DE L’ENSEIGNEMENT
SECONDAIRE
Rabat, le 20 novembre 199-
Le Directeur

N° 1025/MEN/DES

Monsieur le Député,

Vous avez bien voulu m’entretenir le 10

novembre dernier du cas de M. Abdelaziz Khénani,
professeur au Lycée classique de Tanger, qui, en raison
de responsabilités familiales très pressantes, a sollicité
son affectation dans un lycée de Marrakech.

Comme suite aux recherches auxquelles j’ai fait

procéder par mes services, je suis heureux de vous faire
connaître que, si la demande de M. Khénani, présentée
tardivement, ne pouvait plus être prise en considération
pour la présente année scolaire faute de poste disponible,
satisfaction pourra lui être donnée dès la rentrée
prochaine, de nouveaux postes d’enseignement devant
être créés au lycée classique de Marrakech.

Il m’a été très agréable en la circonstance de

pouvoir répondre dans un sens favorable au bienveillant
intérêt que vous portez à ce professeur qui bénéficie d’un
excellent dossier.

Veuillez agréer, Monsieur le Député, l’expression

de ma considération distinguée.

(signature)

Ahmed BELCHAOUI

Monsieur Driss KADOURI

Député de Marrakech
Assemblée nationale
RABAT

171
Document n° 8
REPUBLIQUE DU CAMEROUN

Paix – Travail – Patrie REPUBLIC OF CAMEROON

Peace – Work - Fatherland

Ministère de l’Administration Territoriale

Province du Centre

Secrétariat Général Yaoundé, le 10 octobre 199-

Bureau des Affaires Sociales

PK/BA

N° 225/PCS/SG/BAS

Objet : Autorisation de prises de vue

Cinématographiques.

Référence : Votre demande d’autorisation

Du 18 septembre 199-

P. J. : Autorisation de prises de vues

N° 4036

Monsieur,

Comme suite à votre demande citée en référence ci-

dessus, j’ai l’honneur de vous faire connaître que la commission
nationale de contrôle des films et prises de vues et des
enregistrements sonores vous a accordé, sous le n°4036, une
autorisation de prises de vues concernant les festivités de la fête
nationale dans le département du DJA et LOBA.

Vous voudrez bien, dès votre arrivée dans ce

département, vous mettre en rapport avec le préfet qui vous
précisera les conditions d’utilisation de cette autorisation dont
vous trouverez ci-joint une ampliation à présenter à toute
réquisition.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de ma

parfaite considération.

Pour le Gouverneur, et par délégation

Le Secrétaire général

(Signature )
J. P. EBOKO
Monsieur Champon

172
Document n°8
B.P 2046 YAOUNDE
PK/BA
REPUBLIQUE DU CAMEROUN

Paix – Travail – Patrie REPUBLIC OF CAMEROON

Peace – Work - Fatherland

Ministère de l’Administration Territoriale

Province du Centre

Secrétariat Général Yaoundé, le 10 octobre 199-

Bureau des Affaires Sociales

N° 225/PCS/SG/BAS

Objet : Autorisation de prises de vue cinématographiques.

Référence : Votre demande d’autorisation du 18 septembre 199-

P. J. : Autorisation de prises de vues N° 4036

Monsieur,

Comme suite à votre demande citée en référence ci-

dessus, j’ai l’honneur de vous faire connaître que la commission
nationale de contrôle des films et prises de vues et des
enregistrements sonores vous a accordé, sous le n°4036, une
autorisation de prises de vues concernant les festivités de la fête
nationale dans le département du DJA et LOBA.

Vous voudrez bien, dès votre arrivée dans ce

département, vous mettre en rapport avec le préfet qui vous
précisera les conditions d’utilisation de cette autorisation dont
vous trouverez ci-joint une ampliation à présenter à toute
réquisition.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de ma

parfaite considération.

Pour le Gouverneur, et par délégation

Le Secrétaire général

(Signature )
J. P. EBOKO
Monsieur Champon
B.P 2046 YAOUNDE

173
Document n°9
REPLUQUE ISLAMIQUE DE MAURITANIE

Honneur – Fraternité – Justice

MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE Nouakchott, le 23 juin 199-

Ecole Nationale d’Administration

B. P. 252

N 327 / DIR / ENA Le Directeur

à Monsieur DIENG
Professeur
Faculté de Droit de DAKAR
B. P. DAKAR- FANN
(Sénégal)

Monsieur le Professeur,

Comme suite à votre lettre du 10 juin, je vous adresse ci-joint une liste
des publications de l’Ecole Nationale d’Administration. Vous pourrez
m’indiquer après sa consultation celles qui vous intéresseraient et je me ferai
un plaisir de vous les envoyer dans les meilleurs délai.

Je vous prie d’agréer, Monsieur le Professeur, l’expression de mes

sentiments distingués.

(signature)

T…… D …..

174
Document n°10
UNIVERSITE DE TUNIS
Tunis, le 3 octobre 199-
CENTRE D’ETUDES
ET DE RECHERCHES ECONOMIQUES
ET SOCIALES

23, rue d’Espagne – Tunis

Tél. : 248-053
242-994

N° 1326/CERES

Référence : Votre lettre n°825 / ENA-DES du 20 août 199-

Monsieur le Directeur,

En réponse à votre lettre citée en référence relative au

Questionnaire d’enquête sur les organismes de formation de cadres susceptibles d’accueillir
des ressortissants congolais, j’ai l’honneur de vous faire connaître que le Centre d’Etudes et
de Recherches Economiques et Sociales de Tunis ne dispense aucun enseignement et que sa
mission est exclusivement une mission de recherche.

Je vous adresse ci-joint le questionnaire dûment rempli et

vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de ma considération distinguée.

Pour le Directeur du C.E.R.E.S

par délégation
Le Secrétaire général

Mongi BOUGHZALA

Monsieur le Directeur de l’Ecole nationale

d’Administration et de Magistrature
B. P. 1191
Brazzaville
République du CONGO

175
Document n°11
REPUBLIQUE ALGERIENNE DEMOCRATIQUE ET POPULAIRE

WILAYA DE OUARGLA

Ouargla, le 20 juillet 199-

DIRECTION DES AFFAIRES GENERALES

DE LA REGLEMENTATION ET DE
L’ADMINISTRATION LOCALE

Sous-Direction de la Réglementation Le Wali de Ouargla

A
Bureau du service automobile Monsieur Ahmed LAHMAR
Transporteur à Beni TOUR

N° 981/DAGRAL/DR/SL

Objet : Contrôle des véhicules

Référence : Arrêté n° 385/MI/DAC du 26 juin 199-

Pièces jointes : 3 formulaires

Monsieur,

En application de l’arrêté cité ci-dessus en référence, relatif au contrôle des

véhicules affectés au transport public et de marchandises, j’ai l’honneur de vous informer que
l’inspecteur chargé de cette mission se présentera à vos bureaux le lundi 25 juillet à 9 heures.

Vous voudrez bien lui présenter les véhicules de votre par cet lui remettre,
dûment remplis et certifiés exacts les formulaires d’inventaires ci-joints en triple exemplaire.

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de ma considération distinguée.

Pour le Wali et par délégation

le Directeur des Affaires générales,
de la Réglementation et de l’Administration locale

Y. BEN SMALL

176
Document n°12
MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE REPUBLIQUE DE CÔTE-D’IVOIRE

ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION Union – Discipline – Travail

Centre de formation continue des Cadres

Abidjan, le 26 mars 199-

N° / CFCC –ENA

M. LAUBOUET Denis
01 B. P. 1536 Abidjan 01

Objet : Votre candidature au concours

Professionnel spécial d’accès
au corps des secrétaires d’administration

Réf. : V/Lettre du 20 mars 199-

Monsieur,

Votre candidature vient de me parvenir mais il manque à votre dossier la ou les pièce (s)
suivante (s) :

Extrait d’Etat Civil ou copie de jugement supplétif

Pièce attestant de vos 15 ans d’ancienneté dans la Fonction Publique

Pièce attestant de vos 7 ans d’ancienneté dans le corps des

Pièce attestant de l’absence de sanction du 2°degré pendant les 5 dernières années et

de votre position en activité.

Vous voudrez bien me faire parvenir la ou les pièces (s) ci-dessus désignée (s) en les
transmettant directement au :

CENTRE DE FORMATION CONTINUE DES CADRES

ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION
B. P. V20 - Abidjan

Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de ma considération distinguée.

Le Directeur-Adjoint du CFCC

J. M. BOUJANI

177
Document n°13
UNIVERSITE CHEICK-ANTA-DIOP

FACULTE DES LANGUES Dakar, le 29 octobre 199-

ET DE LA CULTURE

INSTITUT DE LINGUISTIQUE
APPLIQUEE

Le Directeur

N°892/ILAD

Madame,

Par lettre du 25 octobre 199-, vous m’avez fait part de ce que la dernière série de
fascicules qui vous a été envoyée était totalement inutilisable, les pages centrales de chaque brochure étant
rendues illisibles par suite d’une mauvaise impression.

Je m’empresse de vous faire connaître que, dès réception de votre lettre, j’ai donné des
instructions à mes services pour qu’un nouvel envoi, ne comportant cette fois aucun défaut d’impression, vous
soit fait dans les meilleurs délais.

Vous voudrez bien dès réception me renvoyer les exemplaires défectueux.

Je vous prie d’agréer, Madame, avec mes plus vivres excuses pour ce fâcheux
contretemps, l’expression de mes hommages très respectueux.

Pierre DIAGNE

Madame Aïssatou Diop

Directrice d’école primaire

B. P. 388 – St Louis

178
Document n°14
MINISTERE DE L’ENVIRONNEMENT
ET DU TOURISME
BURKINA FASO

Le Ministre

Ouagadougou, le 17 novembre 199

N° 1236/MET/CAB

Monsieur,

Vous m’avez demandé un entretien pour me présenter le projet d’implantation d’un campement
touristique que vous voudriez réaliser en forêt près de Banfora, en association avec une agence de voyage
européenne.

Je m’empresse de vous faire connaître que c ‘est très volontiers que je vous recevrai.
Malheureusement, je serai absent la semaine prochaine et ne pourrai vous rencontrer, si vous le voulez bien, que
le lundi 28 novembre à 10 heures.

Je vous demande de bien vouloir prendre contact avec mont secrétariat qu vous fixerait un
autre rendez-vous si cette date ne vous convenait pas.

Veuillez agréer, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée.

Ignace SAKANOGO

Monsieur Martiel Kaboré

Restaurateur

B.P ? 192

Bobo-Dioulasso

179
Document n°15
Office Algérien Interprofessionnel des Céréales
5, rue Boussad-Ferhat Alger, le 26 janvier 199-
Alger

Tél. : 66-99-66
JG – RS
P. J. : Trois

Monsieur,

Vous avez bien voulu nous demander si des sélections de dattes avaient été officiellement
effectuées en Algérie au cours des dernières années.

Je m’empresse de vous faire connaître qu’une série d’essais particulièrement intéressants ont
été effectués sous le contrôle de l’Office algérien interprofessionnel des céréales par l’Institut de technologie
agricole. Vous trouvez dans les trois notes ci-jointes toutes explications utiles, tant sur les conditions dans
lesquelles ont été poursuivies les expériences, que sur les résultats que celles-ci ont permis d’obtenir.

Je reste à votre disposition pour tous renseignement complémentaires dont vous pourriez avoir
besoin.

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

Le Chef du Contentieux
et de la Documentation

Monsieur Azeddine CHAFI

49, boulevard Mohamed V
Alger Salah BOUICHEMA

180
Document n°16
ROYAUME –UNI

AMBASSADE BRITANNIQUE
PARIS

16 février 199-

Le Ministre des Affaires étrangères de la France.

Votre Excellence,

J’ai l’honneur de me référer au Traité entre le Royaume-Uni et la République

française pour l’extradition réciproque des criminels fugitifs, signé à Paris le 14 août 1876, complété et modifié
par les Conventions signés à Paris les 13 février 1896 et 17 octobre 1908.

Je propose au nom du Royaume-Uni de compléter comme suit la liste des infractions

pour lesquelles l’extradition peut être réclamée et qui sont énumérées à l’article III de ce Traitée :

« 26. Infractions à la législation relative aux stupéfiants et drogues dangereuses, y

compris lorsqu’elles sont punissables selon la législation des deux pays, la tentative de commettre de telles
infractions et l’entente délictueuse en vue de les commettre. »

Si la proposition qu précède paraît acceptable au Gouvernement français, j’ai

l’honneur de suggérer que cette lettre et la réponse que Votre Excellence voudra bien lui réserver en ce sens
constitueront un Accord entre le Royaume-Uni et la République française, qui entrera en vigueur deux mois
après la date de la réponse.

Je saisis cette occasion pour renouveler à Votre Excellence les assurances de ma très
haute considération.

Nicholas HENDERSON

181
Document n°17
REPUBLIQUE FRANCAISE

Le Secrétaire d’Etat
aux Affaires Etrangères

Paris, le 16 février 199-

Monsieur l’Ambassadeur,

Par lettre en date de ce jour, Votre excellence a bien voulu m’adresser la

communication suivante :

« J’ai l’honneur de me référer au Traité entre le Royaume-Uni et la République française pour

l’extradition réciproque des criminels fugitifs, signé à Paris le 14 août 1876, complété et modifié par les
Conventions signés à Paris les 13 février 1896 et 17 octobre 1908.

Je propose au nom du Royaume-Uni de compléter comme suit la liste des infractions pour
lesquelles l’extradition peut être réclamée et qui sont énumérées à l’article III de ce Traitée :

« 26. Infractions à la législation relative aux stupéfiants et drogues dangereuses, y

compris lorsqu’elles sont punissables selon la législation des deux pays, la tentative de commettre de telles
infractions et l’entente délictueuse en vue de les commettre. »

Si la proposition qu précède paraît acceptable au Gouvernement français, j’ai

l’honneur de suggérer que cette lettre et la réponse que Votre Excellence voudra bien lui réserver en ce sens
constitueront un Accord entre le Royaume-Uni et la République française, qui entrera en vigueur deux mois
après la date de la réponse.

J’ai l’honneur de faire connaître à Votre Excellence que le Gouvernement français

prend acte de cette communication et donne son assentiment aux propositions qu’elle contient.

Veuillez agréer, Monsieur l’Ambassadeur, les assurances de ma très haute considération.

Claude CHAYET

182
Document n°18

ECHANGE DE NOTES FRANCO-SUISSE

MINISTERE
DES AFFAIRES ETRANGERES

Paris, le 17 octobre 1977 AMBASSADE DE SUISSE

A l’Ambassade de Suisse, Paris 475.0

Paris, le 17 octobre 1977

Le Ministre des Affaires étrangères présente ses
compliments à l’Ambassade de Suisse et, se Au Ministère des Affaires étrangères,
référant à l’article 1er , paragraphe 4, de la
DU 17 OCTOBRE 1977 PORTANT MODIFICATION
Convention entre la France et la Suisse du 28 DE L’ECHANGE DE NOTES Paris DU 4 DECEMBRE
1969 CONFIRMANT L’ARRANGEMENT
septembre 1960, relative aux bureaux à contrôleRELATIF A LA CREATION EN GARE DE PONTALIER,
EN TERRITOIRE FRANÇAIS, D’UN BUREAU
nationaux juxtaposés et aux contrôle en cours de A CONTROLES NATIONAUX JUSTAPOSES
L’Ambassade de suisse présente ses compliments au
route, a l’honneur de lui communiquer ce qui suit : Ministère des Affaires étrangères et a l’honneur d’accuser
réception de sa note en date du 17 octobre 1977 dont la
Le Gouvernement français a pris connaissance des teneur est la suivante :
modifications apportées à l’article 2 de
l’Arrangement relatif à la création dans la gare de Le Ministre des Affaires étrangères présente ses
Pontarlier d’un bureau à contrôles nationaux compliments à l’Ambassade de Suisse et, se référant à
juxtaposés, Arrangement qui a fait l’objet d’un l’article 1er , paragraphe 4, de la Convention entre la
Echange de notes franco-suisse en date du 4 France et la Suisse du 28 septembre 1960, relative aux
décembre 1969. Ces modifications, adoptées à bureaux à contrôle nationaux juxtaposés et aux contrôle
en cours de route, a l’honneur de lui communiquer ce qui
Berne le 28 janvier 1977 par la Commission mixte suit :
franco-suisse prévue à l’article 27, paragraphe 1er,
de la convention précitée, ont la teneur suivante : Le Gouvernement français a pris connaissance des
modifications apportées à l’article 2 de l’Arrangement
« L’échange de note du 4 décembre 1969 relatif_______________
à la relatif à la création dans la gare de Pontarlier d’un bureau
création dans la gare de Pontarlier, en territoire à contrôles nationaux juxtaposés, Arrangement qui a fait
français, d’un bureau à contrôles nationaux l’objet d’un Echange de notes franco-suisse en date du 4
juxtaposés. » décembre 1969. Ces modifications, adoptées à Berne le
28 janvier 1977 par la Commission mixte franco-suisse
prévue à l’article 27, paragraphe 1er, de la convention
L’article 2, chiffre I, lettre f, de cet Arrangement est précitée, ont la teneur suivante :
abrogé et remplacé par la disposition suivante :
« L’échange de note du 4 décembre 1969 relatif à la
« f) Entre les voies A et B, le magasin de douane création dans la gare de Pontarlier, en territoire français,
commun « Exportation », à l’exception du local d’un bureau à contrôles nationaux juxtaposés. »
réservé à la SNCF, situé son extrémité Ouest,
suisse, situées à l’intérieur de ce magasin ; » L’article 2, chiffre I, lettre f, de cet Arrangement est
abrogé et remplacé par la disposition suivante :
L’article 2, chiffre 2, lettre a, Ier et 2e tiret, est
« f) Entre les voies A et B, le magasin de douane
abrogé et remplacé par la disposition suivante : commun « Exportation », à l’exception du local réservé à
la SNCF, situé son extrémité Ouest, suisse, situées à
« - les parties de territoire énumérées ci-dessus au l’intérieur de ce magasin ; »
chiffre I, lettres a, b, c, f (à l’exception des
emplacements clôturés et des locaux réservés à L’article 2, chiffre 2, lettre a, Ier et 2e tiret, est abrogé et
l’usage exclusif des douanes française et suisse et remplacé par la disposition suivante :
g;

183
« - les parties de territoire énumérées ci-dessus au chiffre
I, lettres a, b, c, f (à l’exception des emplacements
clôturés et des locaux réservés à l’usage exclusif
des douanes française et suisse et g ;
A B
- au rez-de-chaussée du bâtiment désigné
« Visite de la douane-voyageurs », la salle
de visite des voyageurs, le local destiné à
l’entreposage des bagages sous douane et,
durant le stationnement en gare des trains
internationaux de voyageurs, la salle
d’attente ; »
L’article 2, chiffre 2, lettre b, 2e et 3e tiret, est
abrogé et remplacé par la disposition suivante :
- Dans le bâtiment situé entre les voies A et
B et désigné « Visite de la douane-
voyageurs » au rez-de-chaussée, à l’Est de
la salle de visite, deux locaux, dont un
destiné à la fouille des voyageurs et, au
premier étage côté Nord du couloir, les
deux derniers bureaux, utilisés par la
police suisse ;
- Dans le magasin de douane commun
« Exportation », l’emplacement clôturé et
le local destinés à l’usage exclusif des
agents suisses. »
Le gouvernement français a approuvé
modifications ci-dessus.
Si les dispositions qui précèdent recueillent
l’agrément du Conseil fédéral suisse, la présente
note et celle que l’Ambassade voudra bien adresser
en réponse au Ministère des Affaires étrangères
constitueront, conformément à l’article 1er
paragraphe 3 et 4, de la Convention du 28
septembre 1960 ; l’accord entre les deux
Gouvernements sur les modifications apportées à
l’Echange de notes franco-suisse du 4 décembre
1969 relatif à la création dans la gare de Pontarlier
d’un bureau à contrôles nationaux juxtaposés. Le
Ministère propose que ces modifications entrent en
vigueur à la date de ce jour.
Le Ministère des Affaires étrangères saisit cette
occasion pour renouveler à l’Ambassade de Suisse
les assurances de sa haute considération…
C.G.
Au chiffre 1, lettre a, b, c, f (à l’exception
des emplacements clôturés et des locaux
réservés à l’usage exclusif des douanes
française et suisse) et g ;
« - au rez-de-chaussée de bâtiment désigné « Visite
de la douane-voyageurs », la salle de visite des
voyageurs, le local destiné à l’entreposage des
bagages sous douanes et, durant le stationnement en
gare des trains internationaux de voyageurs, la salle
d’attente ; »
L’article 2, chiffre 2, lettre b, 2e et 3e tiret, est
abrogé et remplacé par la disposition suivante :
« - dans le bâtiment situé entre les voies A et B et
désigné « Visite de la douane-voyageurs » au rez-
de-chaussée, à l’Est de la salle de visite, eux locaux,
dont un destiné à la fouille des voyageurs et, au
premier étage côté Nord du couloir, les deux
derniers bureaux, utilisés par la police suisse ;
« - dans le magasin de douane commun
les « Exportation » l’emplacement clôturé et le local
destinés à l’usage exclusif des agents suisses. »
Le Gouvernement français a approuvé les
modifications ci-dessus.
Si les dispositions qui précèdent recueillent
l’agrément du Conseil fédéral suisse, la présente
note et celle que l’Ambassade voudra bien adresser
en réponse au Ministère des Affaires étrangères
constitueront, conformément à l’article 1er
paragraphe 3 et 4, de la Convention du 28
septembre 1960 ; l’accord entre les deux
Gouvernements sur les modifications apportées à
l’Echange de notes franco-suisse du 4 décembre
1969 relatif à la création dans la gare de Pontarlier
d’un bureau à contrôles nationaux juxtaposés. Le
Ministère propose que ces modifications entrent en
vigueur à la date de ce jour
L’ambassade de Suisse à l’honneur de faire savoir
au Ministère des Affaires étrangères que le Conseil
fédéral suisse approuve ces modifications ainsi que
la proposition du Ministre des Affaires étrangères
relative à leur entrée en vigueur. Dans ces
conditions, la note précitée du Ministère des
Affaires étrangères et la présente note constitueront,
conformément à l’article 1er, paragraphe 3 et 4 de la
Convention du 28 septembre 1960, l’accord entre
184
les deux Gouvernements sur les modifications
apportées à l’Echange de notes franco-suisse du 4
décembre relatif à la création dans la gare de
Pontarlier d’un bureau à contrôles nationaux
juxtaposés. Ces modifications entreront en vigueur
à la date de ce jour.

185
 - Dénomination du pays -
- Devise-
Document n°19

Timbre Lieu et date

N° d’enregistrement

Fonction de l’expéditeur

A
1

Prénom, nom, qualité et

adresse du destinataire

Formule d’appel

_______________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
Corps de
la lettre ______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________

Formule ______________________________________________________
de courtoisie ______________________________________________________________
__________________________

Signature

Nom du signataire
2

Suscription

186
Document n°20
Pour faciliter le tri et le bon acheminement du courrier, le recto des correspondances doit se présenter ainsi :

74 mm

Zone Position
d’affranc de l’adresse
hissemen
t La position de l’adresse sur les envoies
doit être conforme à celle figurant sur
le schéma ci-contre

Zone laissée Zone réservée Zone Important :

A la disposition de à l’adresse Vierge
L’expéditeur du destinataire - Ne rien porter à droite ni au dessous
de l’adresse
- Laissez au moins 20 mm entre l’adresse
et les mentions ou impression apparaissant
éventuellement à gauche de cette dernière
20 mm

20mm
140 mm au plus
Exemple du code postal
ivoirien :

Monsieur Kouassi Kouadio

Attention à la dernière ligne de l’adresse ! Dans les pays qui, 01 B.P. 468 Abidjan 01
Comme la France, ont institué un code postal, elle doit comporter Côte-D’IVOIRE
Les 5 chiffres du numéro de code, tous de la même grosseur,
sans point ni espace, et le nom du bureau distributeur
écrit très lisiblement (de préférence en capitales d’imprimerie).
Elle ne dit pas comporter de tirets, parenthèses, apostrophes, barres de fraction.

Timbre

S.E. Monsieur L’Ambassadeur de France

et Madame Ousset
Ambassade de France
Boîte postale 20 – VICTORIAT
République des SEYCHELLES

187
Document n°21
REPUBLIQUE DU NIGER
MINISTERE DE L’INTERIEUR

Direction de la Tutelle Niamey, le 19 septembre 199-

Service du Personnel
_______

N° 817/MI/DT Le Ministre de l’Intérieur

Monsieur le Sous-Préfet d’Arlit

Sous couvert de
Monsieur le Préfet d’Agadès

Objet : Affectation de deux secrétaires administratifs

Référence : Votre lettre n°95/DA/AA du 2 septembre 199-

En réponse à votre lettre citée en référence, j’ai l’honneur de porter à votre connaissance que
MM. Djibo Idrissa et Moussa Oumarou , Secrétaires d’Administration issus de la promotion 199- - 199- de
l’école nationale d’Administration seront à votre disposition à compter du 1er novembre 199-

Ces deux agents qui effectuent actuellement un stage à la préfecture de Niamey, doivent en
effet bénéficier d’un congé d’un mois, du 1er au 31 octobre 199-, avant de prendre leurs nouvelles fonctions.
Les arrêtés de nomination les concernant seront signés dès la fin de leur stage.

Ampliations : Le Ministre de l’Intérieur

Par délégation, le Directeur
Monsieur le Préfet d’Agadès ………….. 1 la Tutelle

Monsieur le Directeur de l’ENA………. 1

ISSOUFOU YERMAKOYE

188
 F
Initiales A
Doc22 RED./DACTYLO Appellation de l’Eta
Devise
B
TIMBRE E
DU Lieu et date
SERVICE

D
N° d’enregistrement
C
Réclame ou suscription

Objet : G

Référence : (s’il y a lieu) H

Corps

de
la
lettre

L
Attache et signature

K
Ampliations
(s’il y a lieu)

189
Document n°23
KK/MF

MINISTERE DES AFFAIRES REPUBLIQUE DE

CÔTE-D’IVOIRE
ECONOMIQUES ET FINANCIERES Union – Discipline – Travail

DIRECTION DU CONTRÔLE FINANCIER

Le Contrôleur Financier
auprès du Ministère
et de l’Enseignement Technique
et de la Formation Professionnelle

à Monsieur le Ministre de l’Enseignement

technique & de la Formation professionnelle

N° 15/DCF/MET-FP.
Direction des Affaires administratives et
financière

Objet : Rejet du bon 153-743 du 4 janvier 199-

J’ai l’honneur de vous renvoyer, non visé, le bon d’engagement n°153-743 d’un montant de 21
875 francs, relatif à des abonnements à diverses publications.

Selon les termes du décret 74-166 du 6 mars 1974, il m’appartient de contrôler, pour chaque
proposition de dépense, son utilité et son coût.

Or, il n’apparaît pas que les abonnements à « Paris-Match » , « Système D » et à « Continent

2000 » soient de quelque utilité pour vos services.

Je vous prie, dès lors, de bien vouloir faire établir une nouvelle proposition d’engagement, pour
laquelle les abonnements choisis ne prêteront pas à contestation de ma part.

K. E. KOUASSI

190
Document n°24
UNIVERSITE DE BANGUI REPUBLIQUE CENTRAFRICAINE
Unité – Dignité – Travail

Institut Universitaire
de Gestion des Entreprises
Bangui, le 13 février 199-
B.P 907 – Bangui (R.C.A)
Tél. : 81 – 00 – 00

N° 105/IUGE/D
Le Directeur
A
Monsieur le Directeur général
de l’office national d’informatique
(O. N. I.)

B.P 1023 – Bangui

Objet : session d’initiation à l’informatique de gestion

Référence : ma lettre n°60/IUGE/D du 17 janvier 199-

J’ai l’honneur de vous rappeler les termes de ma lettre n°60/IUGE/D du 17 janvier 199-
relative à l’organisation, avec votre collaboration, d’un séminaire d’initiation à l’informatique de gestion destiné
à nos étudiants de première année.

Ce séminaire, pour lequel vous aviez bien voulu me donner votre accord de principe le 15
octobre 199-, devrait prendre la suite du cours d’initiation à l’informatique dont était chargé l’un de nos
professeurs, M. MANGA, qui a déjà eu l’occasion de rencontrer à ce propos certains de vos collaborateurs.

Ce cours étant maintenant terminé depuis le 10 février, je souhaiterais que la réunion

préparatoire demandée par ma lettre citée ci-dessus puisse avoir lieu aussi rapidement que possible, afin de ne
pas retarder la tenue du séminaire, qu’il conviendrait de réaliser dans le courant du mois de mars 199-

Albert YAMBILIA

191
Document n°25
REPUBLIQUE DES SEYCHELLES Victoria, le 15 octobre 199-

Ministère de l’Intérieur
Direction de la Tutelle
N°1595/MI/DT

BORDEREAU D’ENVOI
de pièces et documents divers

A Monsieur le Directeur du Centre

de formation administrative
BP 38 – Victoria

DESIGNATION DES PIECES NOMBRE OBSERVATIONS

Dossiers de candidature au cycle spécial de formation des 2 Pour attribution

agents des collectivités territoriales de MM. Paul SYLVERE
et Pierre ADNAN, en poste à PRASLIN

″
Dossiers de candidature au cycle spécial de formation des
receveurs de MM. Jérémie BELMONT et Sylva HODOUL, 2
en poste à LA DIGUE

Pour le Ministre et par délégation le

Directeur de la Tutelle

Michel JUNEAU

192
Document n°26
REPUBLIQUE DU CAMEROUN

Paix – Travail – Patrie REPUBLIC OF CAMEROON

Peace – Work - Fatherland

MINISTERE DE LA FONCTION PUBLQUE

Ecole Nationale d’Administration
et de Magistrature

N° 828/MENAM/SG

BORDEREAU D’ENVOI
de pièces et documents divers

A M. le sous-Préfet de Bengbis
Sous-couvert de M. le Préfet
du Dja et Lobo

N° d’ordre DESIGNATION DES PIECES Nombre de OBSERVATION

pièces
1 Dossier de M. Amadou MEDOUGA comportant 6 1 En retour pour remise à
pièces l’intéressé

2 Arrêté n°626/MEF du 10 mai 1989 portant 3 Pour information

ouverture du concours d’accès au cycle supérieur
de l’ENAM
1 Comme suite à votre
3 Règlement intérieur de l’ENAM demande

Total 5

Yaondé, le 27 juin 199-

Le Directeur de l’ENAM

Reçu les pièces ci-dessus énoncées Ph ; D

A le 19

193
Document n°27
MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE REPUBLIQUE DE CÔTE-D’IVOIRE
Union – Discipline – Travail

Ecole Nationale d’Administration

N° 1310/MFP/ENA

SOIT TRANSMIS
POUR VISAS

Objet : Projet de communication en conseil des ministres relative à la création en Côte d’Ivoire
d’une unité de formation en gestion de projets.

DESTINATAIRES VISAS OBSERVATIONS

Directeur Transmis après visa le 1er octobre
E. N. A. 199-

M. le Ministre de l’Economie, des

Finances et du plan Pour signature

M. le Ministre des Affaires

étrangères Pour signature

M. le Ministre de la Fonction
publique Pour signature et retour des stencils
à l’ENA

194
Document n°28
Service : SOUCHE N° Souche à conserver
Date :
A M. Par
l’expéditeur
Nature document :

Motif :

Service : BORDEREAU D’ENVOI N°

A M.
Papillon détachable
Pour information
A agrafer à la
Pour attribution

Pour avis
Pièce transmise
Pour éléments de réponse

Pour suite à donner

En communication

Comme suite à votre demande

A titre de compte rendu

Observation :

Date : Expéditeur :

195
Document n°29
REPUBLQUE DE CÔTE D’IVOIRE
TELEGRAMME OFFICIEL
N° de circulation
---------------------- DEPART ----------------

Abidjan, le ------------------------ 19 ------

CLAIRE PRESIREPUBLIQUE - MINIFONPUBLI

Présenté par le A
Directeur de l’ENA

DIRECTEUR INSTITUT INTERNATIONAL D’ADMINISTRATION

PUBLIQUE - 2 AVENUE DE L’OBSERVATOIRE
PARIS - 75120

Hh

A. H.

v VOUS INFORMER ARRIV2E TROIS STAGIAIRES CYCLE

HONNEUR
SUPERIEUR ENA STOP SE PRESENTERONT INSTITUT Vllàà visa du MUNIS
22 OCTOBRE
visa directeur de Cabinet INSTRUCTION STOP.
Du ministre de la
Fonction publique.

N. N.

196
 Document n°30

REPUBLIQUE DU NIGER TELEGRAMME DEPART

DESTINATAIRE
CLAIR
PREFET DIFFA

Degré urgence : TEXTE

N° 1240/ENA/D DU 12 JUIN 1988
Priorité absolue extrême
urgent

Urgent

Normal

SUITE VOTRE ENVOI 5 JUIN MANQUE AU DOSSIER

SALIFOU GARBA FICHE SIGNALETIQUE ET ACTE DE
NAISSANCE OU JUGEMENT SUPPLETIF.

(Groupe horaire)

Lu et approuvé Présenté par

DIRECTEUR ENA

197
Document n°31
MESSAGE TELEPHONIQUE DATE
ET HEURE
VISITE
DE M. : Pour
ADRESSE
Rappelez correspondant

TELEPHONE : Correspondant rappellera

POSTE : Suite à votre appel

Demande un rendez-vous

Reçu par :
Objet :

Synthèse des points abordés :

Peut être rappelé le ……… entre ………. H et …………………… à

Au numéro ci-dessus ou à ………………………………….

MINISTERE DE …………………… REPUBLIQUE DE ……………

____________ devise

198
Document n°
32DIRECTION DE …………………
________

Service du …………………………………. A (lieu …….. le ……… (date)

________

N° ___________/M/D/S

NOTE
à l’attention d e Monsieur le Ministre
sous couvert de Monsieur le ……

Objet : ………………………………………
Référence : . ……………………………….
Pièces jointes : ………………………………

Texte de la note

:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:

Attache
Ampliation :
M. ……………. Signature
M. ……………. Prénom et nom

UNIVERSITE MARIEN NGOUABI

______

199
Document n°32 bis
UNIVERSITE MARIEN NGOUAGI

ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION REPUBLIQUE DU CONGO

ET DE MAGISTRATURE Travail - Démocratie – Paix
______

CENTRE DE RECYCLAGE
ET DE PERFECTIONNEMENT
ADMINISTRATIF Brazzaville, le 1er avril 199-

N°326/CERPAD. –

Note
A Monsieur le Directeur
de l’ENAM

Objet : aides extérieures proposées à l’ENAM et au CERPAD.

Comme suite à la décision prise par le Conseil d’établissement du 1er mars 199- de rechercher à
l’extérieur tous les appuis pédagogiques et matériels susceptibles d’améliorer les possibilités d’action de
l’ENAM, j’ai pris avec divers organismes un certain nombre de contacts dont je soumet ci-après les résultats
à votre appréciation :

Par lettre n° 1836/IIAP/DA du 20 mars 199-, le Chef du département Afrique de l’IIAP me

confirme la proposition qu’il nous avait faite en septembre 199- de financer chaque année trois missions de
hauts fonctionnaires, experts ou enseignants dans les spécialités que nous auront choisies. Ces missionnaires
animeraient à notre convenance des séminaires organisés par le CERPAD et des cours spécialisés pour les
élèves de l’Ecole. Il conviendra cependant d’exprimer nos demandes trois mois au moins avant la date
retenue pour la première mission.

L’IIAP est par ailleurs disposé à fournir chaque année à l’ENAM une allocation en ouvrage
spécialisés destinés à notre bibliothèque, pour la contre-valeur de 10 000 FF, ouvrage pris, selon
disponibilité en librairie, sur une liste établie par nos soins.

J’ai d’autre part contacté sur place un certain nombre d’ambassades et d’organismes
internationaux qui doivent me confirmer incessamment par écrit les propositions qui m’ont été faites
oralement sur les bases suivantes :

Dans le cadre de l’aide sectorielle, la Mission française de Coopération est disposée à privilégier
l’ENAM pour tenir compte du fait qu’il s’agit d’un établissement récemment créée. Elle pourait ainsi nous
réserver pour la prochaine année un crédit de 15 millions de francs CFA pour l’achat d’équipement
pédagogique.

- L’ambassade des Etats-Unis d’Amérique, par le canal de son centre culturel accepterait de nous fournir
deux rétroprojecteurs portables et deux tableaux de conférences, ainsi qu’un lot important d’ouvrage de
management en langue française.
- L’ambassade d’Allemagne fédérale nous fournirait un ensemble photocpieur-machine offset de bureau
de marque GEHA qui nous permettrait d’améliorer la qualité et le volume des documents produits par
l’Ecole et notamment le CERPAD en accompagnement des séminaires.
- L’ambassade de Belgique nous propose un accord avec l’Université de Louvain pour l’envoi de
professeurs en mission et serait disposée à mettre à la disposition de l’ENAM, à titre permanent, un
coopérant bibliothécaire-documentaliste.

200
Enfin, les représentants du PNUD, de la FAO, de l’OMS et de la BDEAC m’ont assuré d’un accord de
principe à toute demande qui leur serait faite de mettre à notre disposition leurs experts pour l’animation de
séminaires sur des thèmes correspondant à leur spécialité.

Ces diverses propositions me paraissent constituer un ensemble d’opportunités très favorables

dont il convient de tirer sans tarder le meilleur parti. Il y a là en effet une possibilité particulièrement
intéressante de surmonter nos difficultés matérielles actuelles et la faiblesse de nos moyens, d’autant que
ces divers interlocuteurs paraissent disposés à aller au-delà d’une aide ponctuelle et exceptionnelle. Tous ces
organismes sont prêts en effet à signer avec l’ENAM une convention d’assistance dont les termes restent à
définir mais dont le cumul pourrait constituer un complément appréciable au budget qui nous est alloué par
l’Université.

Si ces propositions recueillent votre agrément, je suggère que l’ENAM les soumette à
l’approbation de principe du Recteur afin que nous puissions rapidement les concrétiser pour obtenir les
prestations offertes dans les meilleurs délais.

Le Chef du CERPAD

Robert MACKOSSA ZIAVOULO

201
 Document n°33
Ri/AM
REPUBLQUE TOGOLAISE

MINISTERE DU TRAVAIL
ET DE LA FONCTION PUBLIQUE Lomé, le 16 février 199-

Direction de la Fonction Publique

N° ________/MTFP/DFP-3 NOTE
à l’attention de Monsieur le Ministre

________________

Objet : Projet de circulaire relative aux modalités

de notation des personnels administratifs de l’Etat.

Le projet de circulaire ci-joint, soumis à votre signature, a pur objet de rappeler les modalités de
notation des agents de l’Etat qui, à l’examen des bulletins qui nous sont parvenus au titre de l’année 199-,
semblent avoir été perdues de vue par les services au sein de la plupart des ministères.

- On constate en effet, soit des notations excessives ne correspondant pas aux appréciations portées au
crédit des agents, soit au contraire des notes trop basses par comparaison avec les mêmes appréciations.
Il en résulte une très grande difficulté dans l’établissement d’un système de péréquation qui rétablirait
une certaine égalité de traitement entre les agents des différents ministères.

Un rappel des critères et des conditions de notation semblait donc s’imposer.

Par la même occasion, il a paru nécessaire de remanier le formulaire de notation de manière à le

rendre pus claire et pus explicite. Le nouveau formulaire, dont le projet est joint a u projet de circulaire,
serait adressé en même temps que celle-ci à l’ensemble des ampliataire.

Le Directeur de la
Fonction publique

Akouété DANSOU

202
 Document n°34
REPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE
EB/JB Union – Discipline – Travail
MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE

Ecole Nationale d’Administration

N° 753/DIR/ENA

Note de service

Objet : Courrier soumis à la signature

du Directeur ou du Ministre

Je rappelle à MM. Les chefs de services que lorsque le Directeur est appelé à s’absenter, le
Directeur-Adjoint est habilité à signer à sa place tus les documents.

En conséquence et dans un souci de rapidité, les rédacteurs, secrétaires et dactylographes

doivent être informés qu’aucun libellé ne doit plus figurer au bas des documents à signer ; un tampon nominatif
du Directeur ou du Directeur-Adjoint sera apposé par le bureau d’ordre au moment de la signature.

Pour les mêmes raisons, les documents soumis à la signature du Ministre,

lettres, arrêtés etc. ne devront plus porter à l’emplacement de la signature aucune mention
nominative et seront laissés en blanc.

Abidjan, le 6 novembre 199-

P. le Directeur de l’E.N.A.
le Directeur-Adjoint

Ampliations :

Secrétaire général……….. 1
Directeur des stages………2
Directeur des Etudes ……..1 Eloé BROUSSOU
Directeur CAP……………1
Directeur CFCC………….1
Bibliothèque ……………..1
Comptabilité ……………..1
Bureau d’ordre ……………3

203
Document n°35
MC/Sl

REPUBLIQUE TUNISIENNE
Moknine le 13 avril 199-

GOUVERNORAT DE SOUSSE
Délégation de Moknine

LE DELEGUE à Monsieur Salah Belhoucine

Directeur de l’Ecole primaire de la poste

N° 315 /DM/CAB

Moknine

CONVOCATION

Une réunion d’information à laquelle je vous serai obligé de bien vouloir assister aura lieu sous ma
présidence avec la participation de M. l’Inspecteur régional de l’enseignement primaire, le samedi 22 avril à 9 h
dans la salle de conférence de la délégation.

ORDRE DU JOUR

- Présentation par M. L’Inspecteur régional des nouvelles dispositions prises par M. le Ministre de
l’Education nationale au sujet de l’entrée en classe de 1ère année de l’enseignement secondaire.

- Présentation des dossiers de demandes de bourses.

- Questions diverses liées aux points ci-dessus.

Pour le Délégué et par

ordre, le chef de cabinet

MOULOUD CHOUCHANE

204
REPUBLIQUE DU MALI
UN peuple- Un But- Une Foi
----------
PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE Dakar, le 27 janvier 199
----------
SECRETARIAT GENERAL
--------
BUREAU ORGANISATION ET METHODES Le Directeur du B.O.M

Monsieur le Directeur de l’Ecole

nationale d’Economie appliquée

Monsieur le Directeur,

J’ai l’honneur de vous faire connaître qu’une réunion, à laquelle je vous serais très obligé de
bien vouloir assister, se tiendra le 9 février 199- à 15 h dans la salle de conférences du B.O.M.

Au cours de cette réunion, qui fait suite aux divers contacts pris par le BOM, seront examinées
les modalités pratiques d’une collaboration, au niveau de la pédagogie et de la recherche en matière
d’Organisation et Méthodes, entre le BOM et les établissements d’enseignement supérieur spécialisés.

Vous voudrez bien trouver ci-joint le projet de convention établi par mes services qui servira de
base de travail à cette réunion.

Je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de ma considération distinguée.

Aliou SAMBA

205
Document n°37
REPUBLIQUE DU GABON
Union – Travail – Justice

Ecole Nationale d’Administration

-------
Etablissement Public de l’Etat

AVIS
Objet : conférences- débats hebdomadaires

La prochaine conférence- débat destinée aux élèves du niveau supérieur et du niveau moyen de
l’Ecole Nationale d’Administration aura lieu dans l’amphithéâtre, le jeudi 16 mars 199- à 15 h 30.

Le thème sera le suivant :

« Prolongement afrincains dans le nouveau monde » :

- langue

- musique

- religion

conférencier : M. Richard Langson.

Directeur du Centre d’Etudes Afro-Américaines à
l’université d’Atlanta, USA

Mmes et MM. Les professeurs, moniteurs et chargés de cours intéressés sont cordialement invité à y assister.

Libreville, 10 mars 199-

Le Directeur des Etudes

J. BANDA

206
Document n°38
DEPARTEMENT D’ABIDJAN

Sous-Préfecture de Dabou

AVIS DE VENTE AUX ENCHERES PUBLIQUES

Le sous-préfet de Dabou porte à la connaissance du public qu’il sera procédé le dimanche 23

avril 199-, à 9 heures, dans la cour de la sous-préfecture, par M. Kouadio N’guessan Pascal, secrétaire
administratif de 2° classe 2e échelon, nommé receveur des domaines ad hoc par décision n°36/SP/DA du 28 mars
199- de M. le sous-préfet de Dabou, en présence et avec le concours de qui de droit, à la vente aux enchères
publiques de cinq véhicules ci-dessous énumérés :

- 1 Ford 1800 immatriculé C 6334 CI 1 ;

- 1 Citroën 2 CV immatriculé J 7186 CI 1 ;
- 1 Fiat 124 immatriculé G 3017 CI 1 ;
- 1 chevrolet immatriculé G 3168 CI 1 ;
- 1 renault 1000 Kilos immatriculé E 2219 CI 1 ;

Saisis et mis en fourrière par la brigade de gendarmerie de Dabou depuis plus de deux ans.

CONDITIONS DE VENTE

L’adjudication aura lieu aux conditions suivantes :

1) les enchères s’ouvriront sur la première offre qui sera faite, le receveur des domaines se réservant le
droit d’arrêter l’opération en cas d’enchères insuffisantes ; la vente sera faite au plus offrant et dernier
enchérisseur.
2) Le prix principal, majoré des 8% destinés aux frais d’enregistrement et de timbre, sera acquitté séance
tenante entre les mains du receveur ad hoc, les véhicules non payés intégralement à l’issue de la v ente
seront immédiatement remis aux enchères.
3) La vente ne comportera aucune garantie et partant ne pourra donner lieu à aucune réclamation ; les
véhicules devront être enlevés sur-le-champ.

Dabou, le 30 mars 199-

Le sous-préfet

Philippe YOBOUET
Attaché Administratif

207
Document n°39
VILLE DE LOME

Services Techniques

AVIS D’ENQUETE DE COMMODO ET INCOMMODO

Conformément aux prescriptions de l’arrêté n°210 INT. CAB. Du 1er mars 199- de M. Ministre
de l’Intérieur, une enquête de commodo et incommodo est ouverte du 10 au 22 avril 199- dans les bureaux de
l’hôtel de ville, au sujet d’une demande présentée par la société SAPAREX, B. 20217 tendant à obtenir
l’autorisation d’ouvrir et d’exploiter un dépôt de poudre d’aluminium rangé dans la deuxième classe des
établissements dangereux, insalubres ou incommodes à Lomé, zone industrielle

M. ABIAMEY Diabi en service à l’hôtel de ville de Lomé, désigné commissaire-enquêteur par

décision de M. le Maire de ladite ville, a l’honneur d’informer le public qu’il a qualité de recevoir et
d’enregistrer toutes oppositions et observations qui pourraient être faites et ce, tous les jours ouvrables à la
mairie de Lomé, services techniques au 1° étage où un registre est ouvert à cet effet.

Lomé, le 15 mars 199-

Le Commissaire-enquêteur

D. ABIAMEY

208
Document n°40
UNIVERSITE NATIONALE DU ZAÏRE

Centre de Perfectionnement
de l’Administration
_____
à Monsieur le Directeur de la voix du Zaïre

(Journal parlé)

N° 1213/CPA

KINSHASA

LE DIRECTEUR DU CENTRE DE PERFECTIONNEMENT DE

L’ADMINISTRATION COMMUNIQUE :

Le Centre de Perfectionnement de l’Administration (CPA) organise à partir du 10 janvier 199- une

session de sensibilisation et de réflexion sur le thème : « relations humaines et Administration ».

Cette session vise à sensibiliser les cadres supérieures des administrations et entreprises
publiques à la dimension humaines des problèmes de gestion des organisations, par un rapport théorique et par
une approche concrète au moyen d’études de cas.

- Programme : style de directions ; relations fonctionnelles et hiérarchiques prise de décision ;

communication ; problèmes de motivation, orientation, délégation ; contrôle et évaluation des
performances, relations avec le public.

Inspections : pour tous renseignements et inscriptions, s’adresser au CAP B.P. 16596 – KINSHASA I, tél. 34
922/ 34. 923 – postes 83 à 85 ou au correspondant-formation du CPA dans chaque département ministériel.
Clôture des inscriptions le 8 janvier à 17 h 30.

Kinshasa, le 5 janvier 199-

Pour diffusion à la radio : Le Directeur du CPA
Vendredi 5 janvier 199- : 3 fois
Samedi 6 janvier 199- : 3 fois

Mbah NZONGANYA

209
Document n°41
MINISTERE DE ……….. REPUBLIQUE DE …………….
DIRECTION DE ………….

ATTESTATION DE PRISE DE SERVICE

M ……………………………………………………………………………………………………………………
N° matricule solde……………………………….. a pris / reprise (1) le …………………………………………..
son service à ………………………………………………………………………………………………………...
situation antérieure de l’intéressé (2) ……………………………………………………………………………….

A ……………………, le …………….

Ampliations :

Cabinet …………………………………………. 1
Ministère de la Fonction publique …………….. ..1
Direction de la solde ……………………………..3
Service employeur ………………………………..1
Dossier service du Personnel ……………………..1
Intéressé …………………………………………..1

(1) barrer la mention inutile

(2) indiquer la situation ou position de l’intéressé avant la prise ou reprise de service.

210
Document n°42
REPUBLIQUE TUNISIENNE

Premier Ministère

ECOLE NATIONALE
D’ADMINISTRATION

24, avenue Docteur-Calmette

Mutuelleville

Tél. : 288-300

ATTESTATION

Le Directeur général de l’Ecole nationale d’Administration, conformément aux dispositions de l’arrêté n°

4660-PP-EN du 8 juillet 199-, certifie que :

Monsieur :

Grade :

Ministère :

Direction :

Fonction :

A suivi avec assiduité le séminaire intitulé :

Organisé par le Centre de Recherches et d’Etudes administratives du : ……………. Au ………..

La présente attestation figurera au dossier de l’intéressé pour valoir et servir ce que de droit.

TINUS, le ………………….. 199-

211
 Document n°43
MINISTERE REPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE
UNION – DISCIPLINE – TRAVAIL

_____________________ _________

_____________________
___ REGIME DES PENSIONS CIVILES
(loi n°62-105 du 7 novembre 1962 )

(1) Maire de ---------------------

Département de -----------------
Ou le Préfet, le sous-Préfet de -----
------------------------------------------

CERTIFICAT
(2) Dans le cas où il subsisterait des enfants
Mineurs, issus de précédents mariages du mari,
la formule devra être modifiée en désignant de non-divorce, non-séparation de corps, etc.
quels sont les enfants et en indiquant leur âge.

Le (1) ----------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
Sur la déclaration de l’intéressé et l’attestation des sieurs :
1)---------------------------------------------------------------------
2) ---------------------------------------------------------------------

Certifie :
1° Que le mariage contracté le ----------------- à ---------------
département d’-------------------------------------------- entre le
sieur -----------------------------------------------------------------
décédé le ------------------------------------------------------------
et la ------------------------------------------------------------------
n’a pas été dissous par le divorce ;

2° Qu’aucune séparation de corps n’a été prononcée

judiciairement, contre la femme ;

3° Que la veuve du sieur ------------------------------------------

est en possession de ses droits civils ;

4° Que le sieur -----------------------------------------------------

n’a laissé aucun enfant mineur issu d’un mariage antérieur
(2).

Vu pour la certification matérielle Fait à ----------------------, le -------------------- 19----

des signatures apposées ci-contre.
-------------------------------------------- L’Intéressé, Les Témoins L’Autorité administrative,

A--------------------------------, le --------------------------------- 19-----------------

(L’autorité administrative) Cachet

(extrait du Guide pratique de la Fonction Publique de Côte –d’Ivoire)

212
Document n°44
MINISTRE DE LA PLANIFICATION REPUBLIQUE ISLAMIQUE DE MAURITANIE
ET DU DEVELOPPEMENT RURAL Honneur - Fraternité - Justice

Service de l’Elevage
Nouakchott, le 20 décembre 199-
N°96/SE/ISV

A Monsieur le Directeur
de l’Elevage

COMPTE RENDU
De la mission de contrôle effectuée dans la circonscription d’ATTAR
par M. Hamoud Ould Séfaoui inspecteur des services vétérinaires

________________

Comme suite à votre demande, j’ai l’honneur de vous rendre compte sommairement ci-après de la
mission de contrôle que j’ai effectuée du 12 au 16 décembre 199- dans la circonscription d’ATTAR,
conformément à vos instructions du 8 décembre 199-.

J’ai été accompagné dans cette tournée par M. Saleck Ould Amara, responsable de la subdivision,
qui m’avait signalé les zones les plus critiques à visiter en priorité : Ouadane et la région de Sebkhet Chemchane
et au-delà jusqu’au puits d’El Beyed.

Dans les six campements nomades que nous avons pu examiner dans cette zone, nous avons pu
évaluer le cheptel à 2000 camelins, 10 000 bovins, 25 000 ovins et caprins.

Si le reste du bétail semble n’avoir pas trop souffert de la dernière saison sèche, et avoir bien
récupéré avec la saison des pluies, il semble n’en avoir pas été de même pour les bovins pour lesquels les
éleveurs nous on signalé de nombreuse pertes d’adultes et un déficit des naissances par rapport aux années
précédentes.

L’insuffisante de la dernière saison des pluies et l’état médiocre des pâturages que nous avons pu
constater laissent craindre une période très difficile dès le milieu de la saison sèche.

Le bétail sédentaire que nous avons pu examiner dans les village de palmeraie, constitué surtout
d’ovins, caprins et asins semble en meilleur état en raison de la nourriture complémentaire fournie par les résidus
de cultures sous palmeraie, mais l’effectif en est beaucoup plus restreint.

Un rapport plus précis et argumenté de cette mission vous sera soumis dans les prochains jours,
dès que j’aurai pu exploiter de façon plus approfondie les notes recueillies au cours de cette tournée et les
comparer avec les résultats de la tournée effectuée dans la même région en novembre 199-

L’Inspecteur des services

vétérinaires

H. Ould SEFAOUI

213
 Document n°45
BURKINA FASO Diapaga, le 16 février 199-

PROVINCE DE L’EST
DEPARTEMENT DE DIAPAGA

Le Préfet à Monsieur le Haut

Commissaire
de la Province de l’Est
à Fada N’Gourma
N°126/DD

COMPTE RENDU D’ACCIDENT

___________

J’ai l’honneur de vous rendre compte de l’accident de la circulation dont j’ai été victime le 14 février 199- sur la
route de Kantchari, alors que je revenais de la réunion mensuelle qui s’est tenue la veille à Fada N’Gourma sous
votre présidence.

Le présent compte rendu complète les informations que j’ai pu téléphoner de Kantchari sitôt après l’accident et
en votre absence à M. Le Secrétaire général de la province.

Je retournais à Diapaga avec mon véhicule de fonction, modèle Peugeot 304 immatriculée D 6781 conduit par le
chauffeur Albert Kalongo ; il était environ 10 h 15 et nous roulions en direction de Kantchari, 20 km environ
après le village de Matiakoali, lorsque déboucha d’un tournant et à grande vitesse, un camion semi-remorque
dont nous avons eu l’impression qu’il se dirigeait droit sur nous, et le choc m’a semblé inévitable.

La route était à cet endroit très étroite et en mauvais état ; pour cette raison nous roulions à vitesse réduite,
60km/h environ. Pour éviter le camion mon chauffeur eut le réflexe de braquer violemment à droite pur se
déporter sur le bas-côté, mais il ne put évité de heurter une grosse pierre qui se trouvait là et lui fit perdre le
contrôle de la voiture ; celle-ci fut projetée dans le fossé, heureusement rempli de broussailles.

Le chauffeur du camion qui ne s’est peut-être rendu compte de rien, ne s’est pas arrêté. Je n’ai pu relever son
numéro minéralogique, mais j’ai pu noter la raison sociale de son entreprise peinte sur la partie frontale de la
remorque : il s’agit de l’entreprise Moussa Diakité, de Niamey.

Ni mon chauffeur, ni moi-même n’avons été blessés, sauf quelques contusions sans importance.

Notre voiture semble plus sérieusement touchée : la partie avant droite a été enfoncée lors du contact avec le
talus et l’aile froissée bloque le mouvement de la roue l’axe semble faussé. Par ailleurs le choc avec la pierre a
fendu le carter moteur.

Aucun témoin n’était présent au moment de l’accident. Cependant un véhicule passant un quart d’heure plus
tard a pu me transporter jusqu’à Kantchari d’où, après être entré en contact avec le préfet et la gendarmerie, jai
essayé de vous téléphoner.

Le chauffeur était resté près du véhicule qui a pu être transporté au garage central de Kantchari le soir même.

Le procès-verbal de la gendarmerie vous sera transmis directement. Il sera complété par l’audition du cahffeur
du camion qui a pu être in tercepté par la brigade de Ouagadougou, informée par téléphone, dès son arrivée dans
la capitale.

Igance OUEDRAGO

214
Document n°46
MINISTERE REPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE
DE LA FONCTION PUBLIQUE Union - Discipline - Travail

ECOLE NATIONALE
D’ADMINISTRATION

CENTRE DE FORMATION
CONTINUE DES CADRES

COMPTE RENDU
De la réunion du 3 avril 199- relative
à la préparation d’un séminaire d’information sur le thème :
« Promotion du monde rural »

Le lundi 3 avril 199- à 15 heures s’est tenue dans les locaux du Centre de Formation Continue des Cadres
(C.F.C.C) la deuxième réunion relative à la préparation d’un séminaire d’information sur le thème ci-dessus
mentionné, le titre exact de ce séminaire étant le suivant : « Quelques aspects de la coordination dans la
promotion du monde rural : FRAR, ONPR, habitat et urbanisme en milieu rural, hydraulique villageoise ».

Assistaient à cette réunion :

MM. C… Conseiller technique au cabinet du ministre du Plan

G… Directeur-Adjoint du SAH
G… Chef des programmes à l’ONPR
G… Chargé d’études à ONPE
K… Directeur de la formation au ministère de l’Agriculture

215
 P… Chef des projets FRAR à la DATAR
R… Directeur du CFCC, président de la séance
R… Chargé d’étude du SAH
S… Animateur/Formateur au CFCC
Z… Expert ONU – Ministère de la Fonction Publique

Absents excusés :

Mme V… ONPR
M. S… ONPR (en mission)

Ordre du jour de la réunion : Préciser par le service le contenu et la durée des séances – fixer la durée et le
planning du séminaire – Préciser la date de la première session.

Avant d’aborder ces différent points, M. R. directeur du CFCC fait un rappel de ce qui a été
arrêté lors de la précédente réunion, à l’intention des nouveaux participants. Il donne le
résultat des contacts qu’il devait prendre : M. C. a bien voulu accepter de participer à la
présente réunion, ainsi que M. K., représentant le ministère de l’Agriculture, pour traiter des
sociétés d’Etat. AU ministère de l’Intérieur, M. I. reconnaît l’intérêt du séminaire projeté pour
l’information des préfets et sous-préfets ; il lui paraît cependant difficile dans la
période actuelle d’envisager le déplacement à Abidjan de tous les préfets, alors que des
sessions tenues dans les ville de l’intérieur présenteraient moins de difficultés. Il lui semble
toutefois que si le ministre de l’Intérieur était officiellement saisi de la question, il pourrait
être envisagé de libérer les préfets 3 ou 4 jours pour leur permettre de participer à la session
envisagée pour le mois de mai.
Il est ensuite procédé à l’examen de l’ordre du jour :

1) Contenu et durée des séances nécessaires à chaque service.

O.N.P.R. : M.G. prévoit une présentation générale de l’O.N.P.R. faite par M. D., puis chaque responsable ferait
la présentation des opérations particulières de l’Office. Il est convenu après discussion sur ce second point que,
s’il est utile de mentionner l’ensemble des opérations programmées, il est préférable d’insister surtout sur celles
qui ont déjà atteint le stade de la réalisation.

S.A.H ? : M. R. signale que M. D. peut présenter à la fois l’O.N.P.R. et le S.A. H. ce qui aurait l’avantage de
souligner l’aspect « coordination » de leurs activités. Une demi-journée serait nécessaire et suffisante pour
présenter à la fois O.N.P.R et S.A.H.

DATAR : M.P estime que la présentation des F.R.A.R., qui existent et fonctionnent depuis un certain temps peut
prendre facilement une demi-journée au moins.

Agriculture : Pour M.K. l’intervention sur les société d’Etat sera assez complexe vu leur diversité et
l’interpénétration de leur activités en matière de promotion du monde rural.

Il ressort de la discussion ouverte sur ce point qu’il est difficile de présenter les sociétés d’Etat sous l’angle de la
coordination, souvent absente. Peut-être serait-il utile de montrer comment les insuffisances administratives et le
manque de coordination amènent les sociétés d’Etat à intervenir dans des domaines sortant de leurs objectifs
initiaux.

M. R. propose que l’intervention sur les sociétés d’Etat vienne en premier dans l’ordre des séances, avec un
exposé critique sur le manque de coordination. Cet exposé pourrait également donner lieu à un débat important ;
une demi-journée serait nécessaire pour également l’exposé, plus une autre demi-journée pour le débat, surtout si
les préfets participent à la session.

2) Durée et planning du séminaire.

Trois jours sont nécessaires, surtout si l’on prévoit l’ouverture de la session par les ministres de la Fonction
Publique, du Plan et de l’Agriculture, soit : ……………………………………………………………

216
…………………………………………………………………………………………………………………

3) Date de la première session.

Compte tenu des différentes contraintes, il est préférable d’envisager de tenir cette session dans le courant de la
deuxième quinzaine de mai. Les jours à retenir dans la semaine seraient les mercredi – jeudi – vendredi.

Prochaine réunion

La prochaine réunion est fixée au jeudi 27 avril 199- à 9 heures à l’O. N. P. R pour faire le point de la
préparation des exposés.

Ces documents seront remis au C.F. C. C. qui se chargera de les réunir en un dossier qui, polycopié, pourra être
distribué aux participants du séminaire.

Ce travail devrait pouvoir être abordé une quinzaine de jours au moins avant le début de la session.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 17 heures.

Abidjan, le 8 avril 199-

Le Directeur du C. F. C. C.

J. M. R…

217
Document n°47
REPUBLIQUE DU BURUNDI

MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE

Bujumbura, le 1er juillet 199-

Centre de perfectionnement
et de formation en cours d’emploi
PROCES-VERBAL DE
PASSATION DE SERVICE
Direction des Etudes _______
N° 636/CPF/DE

Le 30 juin 199-, de 9 h à 11 h, il a été procédé, conformément à la décision

n°96/CFP/D du 15 juin 199-, à une passation de service entre M. Pierre NDAGAMIYE,
directeur des études partant en congé et M. Paul KAZINGIRA chef du bureau des concours,
nommé intérimaire pour la période du 1er juillet au 15 septembre 199-.

La passation de service portait sur les éléments suivants :

1) Document du service :

- Archives du service, dont le principe de classement a été expliqué à l’intérimaire.

- Recueil des instructions permanentes.
- Recueil des résultats de scolarité par section et notamment celui de l’année scolaire
199-/ 199-
- Dossiers des sections.
- Recueil des programmes et plans de cours.

2) Affaires en cours :

- préparation et mise en forme du programme du cycle spécial de formation de ….

- Mise à jour du fichier de documentation bibliographie du service
- Emplois du temps à terminer pour le 15 septembre.

Toutes exploitations et informations utiles sur l’état d’avancement de ces travaux ont été
données verbalement à l’intérimaire, complétées par note-aide-mémoire n°28/DE/CPF du 19
juin 199-.

Fait à Bujumbura, le 1er juillet 199-

Pour la reprise l’intérimaire Pour la remise le

Directeur des études

P. KAZINGIRA Vu le Directeur du CPF P. NDAGAMIYE

B. NYAKIKURUBU

218
Document n°48
MINISTERE …………………… ETAT
DIRECTION ........................... ET DEVISE
SERVICE ................................
_____

N° ________/________ Lieu _____________ date_____________

RAPPORT
A M. le ______________________________

Objet : _____________________________

1. Introduction

- J’ai l’honneur …
- Comme suite à …

2. Développement1
- exposé des faits
- raisonnement et commentaire
- propositions

Le développement sera charpenté de façon plus ou moins apparente (parties, sous-parties) en fonction de son
volume.

3. Conclusion

Résumé des propositions présentées (important surtout pour un long rapport) et s’il y a lieu demande
d’instructions.

Qualité

Signature

Nom

_________

1. si plusieurs questions différentes sont traitées dans le rapport, chacune d’elles sera reprise dans une
partie construite sur le même schéma. On n’oubliera pas de ménager des liaisons d’une partie à l’autre.

219
Document n°49
REPUBLIQUE DU ZAÏRE

REGION DU KASAI OCCIDENTAL

Service des Affaires

Administratives Générales
Kananga, le 15 novembre 199-

N° 00659/KO/SAAG

RAPPORT
à Monsieur le Gouverneur

Objet : Demande de sanction à l’encontre de M. Tinda Pemako.

Agent de bureau
Matricule 096603 S

J’ai l’honneur de porter à votre connaissance que M. Tinda Pemako, agent de bureau en fonction dans mon
service depuis le 1er octobre 199-, s’est rendu récemment coupable de plusieurs fautes graves et manifeste un
comportement général incompatible avec celui que doit avoir un agent de l’Etat.

Pour ne relater que ses derniers manquements, je relèverai notamment l’incident qu’il a
provoqué le 11 novembre dernier : ce jour-là, il est arrivé au bureau avec plus d’une heure de
retard et, surtout, en état de complète ébriété. Comme son chef de bureau lui en faisait la
remarque, il a levé la main sur lui et l’a grossièrement injurié ; d’autres agents étaient
présents. Il s’est ensuite endormi sur sa table de travail et n’a pu accomplir aucune tâche
pendant la matinée entière.
Ce dernier esclandre fait suite à d’autres incidents que ne m’avait pas encore signalés son chef direct : les 17, 20
et 28 octobre , les 7 et 8 novembre, l’intéressé s’est querellé violemment avec ses collègues qu’il avait à chaque
fois provoqués et empêchait de travailler. Le 8 novembre il a même été jusqu’à prendre à partie un visiteur qui
lui demandait un renseignement.

De façon générale, M. Tinda Pemako se montre paresseux et incapable, mais son comportement agressif semble
avoir pris naissance après le rejet de la mutation qu’il avait sollicitée.

Qu’elle qu’en soit la cause, ce comportement est inadmissible et me paraît mériter une sanction sévère. Je me
permets de vous proposer de prendre à son encontre une décision de mise à pied temporaire, avec réduction de
traitement dans les conditions fixées à l’article 25 A du statut général de la Fonction Publique.

Au cas où vous estimeriez que cet agent mérite une sanction plus grave nécessitant l’intervention du conseil de
discipline, je me tiens à votre disposition pour compléter, le cas échéant, le présent rapport.

Le Directeur des Affaires

administratives générales

Mandele MWANGE

220
Document n°50
REPUBLIQUE DE GUINEE
Travail – Justice – Solidarité

MINISTERE DES P ; G.T. Conakry, le 10 juin 199-

Direction Générale
des Télécommunications
A l’attention
S/Direction du Réseau urbain de Monsieur le Directeur général
Des télécommunications

N°436/RU/I

RAPPORT D’INSPECTION
du centre téléphonique de Labé

Comme suite à votre demande en date du … j’ai procédé le 8 juin 199- à l’inspection du central téléphonique de
Labé.

Ayant constaté des traces d’humidité sur l’enregistreur, j’ai d’abord procédé à la vérification de la toiture du
bâtiment qui m’a permis de déceler une gouttière, première cause possible de mauvais fonctionnement du
matériel.

Compte tenu des réclamation d’abonnés dont vous m’aviez fait part, j’ai ensuite procédé à des essais de tonalité :
les délais d’attente variaient entre 30 secondes et 1 minute, montrant ainsi une saturation du central.

J’ai ensuite procédé à des essais d’appel, qui m’ont amené à constater, d’une part que les appels n’aboutissent
pas 4 fois sur 10, et d’autre part que la plupart des communications obtenues sont marquées par des effets de
diaphonie les rendant parfois totalement incompréhensibles.

J’ai par ailleurs constaté que certains bobinages étaient oxydés par la pluie s’infiltrant par la gouttière située jus
au-dessus de l’enregistreur.

- Il conviendrait dans un premier temps de réparer cette gouttière, ce qui ne présente aucune difficulté
technique et peut être fait rapidement.
- Quant aux délais d’attente de tonalité, il n’y a pas d’autre solution que d’envisager l’extension du
central, à moins de refuser tout nouveau branchement.

En tout état de cause, lorsqu’il sera procédé à l’extension du central, il conviendrait à mon avis de procéder au
remplacement de … par … correspondrait beaucoup mieux que ce matériel ancien à l’évolution prévisible du
trafic et assurerait une fiabilité à plus long terme de l’ensemble de l’installation.

Bakary KONATE
Inspecteur des Télécommunication.

221
Document n°51
REPOBLIKA DEMCRATIKA MALAGASY
Tamindrazana – Tolom – Piavotana – Fahafahana

MINISTERE DES TRAVAUX PUBLICS

______

Direction du FARITANY de Fianarantsoa

_______

Secteur d’Ambalavia
_______ Ambalavia, le 22 199-

N° 326 SDF/SA

RAPPORT
à Monsieur le Directeur provincial

Objet : Reconstruction du pont de X … (route de Fianarantsoa à Tuléar PK 17)

P.J. : 1 croquis.

Comme suite à votre demande, j’ai l’honneur de rendre compte ci-après de la visite que j’ai effectuée le 20 mai
199- au pont de X … (route de Fianarantsoa à Tuléar PK 17) emporté par la crue de la rivière Manakara à la
suite de l’orage du 19 mai dernier.

J’ai pu effectivement constater, ainsi que l’avait signalé le Président du fokontany de X …, que le pont avait été
entièrement détruit par la crue violente de la rivière : le tablier a été emporté et n’est restée en place que la base
de la pile ancrée sur la rive gauche du cours d’eau. Le pont est donc à reconstruire entièrement.

Le Président du fokontany qui m’a accompagné sur les lieux, m’a par ailleurs signalé que c’était la 5e fois en 10
ans que cet ouvrage d’art était endommagé par les crues de la rivière, rendant à chaque fois très difficiles les
liaisons du village avec le chef-lieu.

Il semblerai que cette situation soit due à un mauvais choix du site : le pont a été en effet construit dans un bas-
fond, à la limite des basses eaux, ce qui le met en danger à chaque montée de celles-ci.

Le Président du fokontany m’a montré un autre site, à 500 m en amont du premier, où le lit de la rivière se trouve
encaissé entre des berges plus élevées, et qui à mon avis conviendrait mieux à l’implantation d’un nouveau pond.

Le coût de la bretelle qu’il conviendrait d’aménager pour raccorder ce site à la route serait largement compensé
par le moindre coût du nouveau pont, moins long, qui pourrait y être construit.

Par ailleurs, le fait que celle-ci serait cette fois définitivement à l’abri des eaux me paraît un
argument supplémentaire en faveur de cette solution.
Vous voudrez bien trouvez ci-joint un croquis coté des lieux avec indication du tracé proposé.

Dans l’immédiat, il conviendrait pour rétablir la circulation, de mettre en place un ouvrage provisoire en bois.

Je me tiens à votre disposition pour compléter le présent rapport si vous le jugez utile.

Le Chef de secteur

Ch. ROKAVANINA

222
Document n°52
REPUBLIQUE DU MALI

REGION DE KAYES

Cercle de Bafoulabe
Diakou, le 13 février 199-
Arrondissement de Kiakou

Le Chef d’arrondissement

N°036/AD/CA

RAPPORT
à Monsieur le Commandant de Cercle

Objet : Alimentation en eau du village de …

J’ai l’honneur de vous rendre compte de la visite que j’ai effectuée le 11 février 199- dans le village de … à la
demande du chef de village, qui était venu m’exposer les grandes difficultés d’alimentation en eau de ses
concitoyens à la suite de l’assèchement progressif des divers puits existant dans la localité.

M’étant rendu sur les lieux j’ai pu constater la réalité de cette situation :
Le village possède deux puits collectifs et six puits particuliers dans certaines concessions dont celle du chef, soit
au total huit puits, ce qui me paraît insuffisant pour une agglomération de 1 200 habitants.

Dans tous les puits le niveau de l’eau est très bas et les villageois m’ont fait remarquer qu’il avait fortement
diminué depuis le début de la saison sèche, plus encore que les autres années, ce qui semblent attester les dépôts
laissés sur les parois.

- Les deux puits collectifs, trop sollicités, sont par ailleurs en très mauvais état, et les villageois ont
beaucoup d’inquiétude pour l’avenir.
- D’ores et déjà les femmes du village sont obligées d’aller s’approvisionner à u marigot, éloigné de 3
km, que le chef m’a montré. L’eau ne m’en a pas paru très saine.
- Il conviendrait me semble-t-il de faire réaliser un forage à gros débit dans les nappes plus profondes, tel
que celui qui a été réalisé au village voisin de …, qui donne pour l’instant toute satisfaction.
- Je viens de prendre contact en ce sens avec le service de l’hydraulique de … afin de lui demander une
étude qui pourrait être réalisée rapidement, une de ses équipes se trouvant dans l’arrondissement.

Je me permet de solliciter votre intervention auprès de ce service, si ma suggestion recueille votre agrément, afin
que cette situation puisse trouver dès que possible une solution satisfaisante dans l’intérêt de la population de ce
village.

A. DIAKITE

223
Document n°53
UNIVERSITE MARIEN NGOUABI REPUBLIQUE DU CONGO
___ Travail – Démocratie – Paix

ECOLE NATIONALE
D’ADMINISTRATION
ET DE LA MAGISTRATURE
_____

Le Directeur
Brazzaville, le 18 janvier 199-

N°68/ENAM/DIR
Projet d’arrêté N° ____/UMNG/ENAM du ______
Portant ouverture d’un concours professionnel
spéciale d’accès au corps des secrétaires des Finances.

RAPPORT DE PRESENTATION

à Monsieur le Ministre de l’Enseignement secondaire et supérieur,

de la culture et des Arts

Le projet d’arrêté ci-joint est la première application du décret n°9—455 du 15 septembre 199- portant
institution de concours professionnels spéciaux …

Le cycle ouvert par ce projet d’arrêté concerne un corps de catégorie C. Il a paru souhaitable en effet de
commencer par la catégorie où se trouvent les effectifs les plus importants, conformément à l’esprit du décret de
base qui met l’accent sur l’aspect de promotion sociale et professionnelle des agents les moins favorisés.

Par ailleurs c’est avec le ministre du Plan et des Finances que les négociations ont avancé le plus vite, d’où le
choix fait en faveur des secrétaires des Finances pour le premier concours.

- Le décrets de base pose, pour l’accès au concours une série de conditions assez strictes dont il
conviendra de vérifier le respect. D’où dans un premier temps l’utilité d’exiger pour chaque candidature
l’avis motivé du ministre de tutelle, d’autant plus que la candidature peut aussi, à l’occasion du
déroulement du cycle, et après le concours si le candidat est admis, avoir les incidences sur la
participation de l’agent au service.
- Le projet prévoit trois modalités possibles de déroulement du cycle, selon l’importance du nombre de
candidats recensés dans les différentes localités. Dans les directions régionales du ministère les cours
oraux ne seront organisés que si le nombre des candidats le justifie. Sinon, comme pour les agents en
poste dans d’autres localités, les cours seront dispensé sous forme de polycopiés par correspondance.

Ces cours seront accompagnés de test, à renvoyer par le candidat, qui serviront de base à la délivrance de
l’attestation d’assiduité prévue par le décret n°9-455. Il n’était en effet pas possible, comme pour les oraux, de
contrôler autrement l’assiduité.

- Le programme annexé au projet d’arrêté a été négocié avec les représentant du ministère du Plan et des
Finances. IL s’inspire, en l’abrégeant compte tenu du temps imparti, du cycle moyen de l’ENAM
- L’accent a été mis sur les matières financières, sans oublier pour autant les matières de formation
administrative générale.

Telle est, Monsieur le Ministre, l’économie du présent projet soumis à votre signature.

Rodolphe OKANZA

224
Document n°54
REPUBLIQUE DU BURKINA FASO _______________________ le _______________

DIRECTION DE L’HYDRAULIQUE
ET DE L’EQUIPEMENT RURAL

CONVENTION DE FINANCEEMNT

Ordre de service n° ___________ Marché n° ________________

Ouvrage de ____________________ Approuvé le __________________

ORDRE DE SERVICE
A L’ENTREPRENEUR

Monsieur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Représentant l’Entreprise --------------------------------------------------------------------------------------------------------
au Burkina Faso est invité à ------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Le, ------------------------------------------ des travaux

Notification : le -------------------------------------------------------------------- des travaux déclare avoir adressé à

Monsieur -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
représentant l’Entreprise ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
à -------------------------------------------------------------------- l’ordre de service n°---------------------------------------
en date du ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Reconnu exact et reçu le ---------------------------------------------------------------

Pour l’Entrepreneur

225
Document n°55
REPUBLIQUE DE ---------------------------
____

MINISTERE
DE LA FONTION PUBLIQUE
____

N° ______/OM/INT

ORDRE DE MISSION
sur le territoire national

LE MINISTRE DE LA FONCTION PUBLIQUE,

Donne l’ordre à --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Emploi occupé ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
de se rendre en mission à --------------------------------------------------------------------------------------------------------
Objet de la mission : --------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Moyen de transport : ------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Classe de voyage : -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Groupe de classement : A ou B -------------------------------------------------------------------------------------------------
Date de départ : --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Date de retour : --------------------------------------------------------------------------- Mission terminée -------------------
ou

Durée approximative de la mission : -------------------------------------------------------------------------------------------

Imputation budgétaire : -----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Le, ----------------------------------------------

AMPLIATIONS :

Présirépublique …………………………………….. 1
Minifonpubli…………………………………………2
Direction Comptabilité AEE…………………………2
Ministère de l’Intérieur ………………………………1
Dossier ……………………………………………….1

226
Document n°56
REPUBLIQUE DU BENIN

Fraternité – Justice – Travail

ASH/ML

UNIVERSITE NATIONALE DU BENIN

ECOLE NATIONALE
D’ADMINISTRATION (ENA)

N° 733/ENA/DIR

NOTE DE SERVICE

Objet : Courrier sous à la signature du Directeur ou du Recteur

Je rappelle à MM. Les chefs de service que lorsque le directeur est appelé à s’absenter, le directeur adjoint est
habilité à signer à sa place tous les documents.

En conséquence et dans un souci de rapidité, les rédacteurs, secrétaires et dactylographes doivent être informés
qu’aucun libellé ne doit plus figurer au bas des documents à signer ; un tampon nominatif du directeur ou du
directeur adjoint sera apposé par le bureau d’ordre au moment de la signature.

Pour les mêmes raisons, les documents soumis à la signature du Recteur, lettres, arrêtés, etc., ne devront plus
porter à l’emplacement de la signature aucune mention nominative et seront laissés en blanc.

Cotonou, le 6 novembre 199-

AMPLIATIONS : Pour le Directeur de l’ENA

Secrétaire général ……………………………… 1
Directeur des stages ……………………………..2 Le Directeur adjoint
Directeur des Etudes …………………………….1
Bibliothèque ……………………………………..1
Comptabilité ……………………………………. 1
Bureau d’ordre …………………………………..3

Apithy SARAKOUI

227
Document n°57
EH/MI
REPUBLIQUE DU NIGER

ECOLE NATIONALE
D’ADMINISTRATION
Niamey, le 9 décembre 199-

ETABLISSEMENT PUBLIQUE
DE L’ETAT

NOTE DE SERVICE N° 75/ENA-Ri/E3

relative aux modalités d’enregistrement

et de règlement des indemnités de vacation
dues aux chargés de cours de l’ENA.

Comme suite aux réclamation formulées par plusieurs chargés de cours vacataires auprès de la direction des
études et du service financier, il m’est apparu nécessaire de rappeler et de préciser la procédure en vigueur pour
l’évaluation et le règlement des indemnités de vacation dues aux chargées de cours enseignant à l’E. N. A.

1) Emargement au cahier de présence

Il est rappelé à MM. Les chargées de cours qu’un cahier de présence est à leur disposition dans la salle des
professeurs de la direction des études. Il leur appartient de signer ce cahier, à l’occasion de chaque heure de
cours effectuée, après y avoir porté mention du jour et de l’heure, du titre du cours et de la ou des sections (s)
auxquelles il a été dispensé. Une rubrique nominative particulière à chaque chargé de cours à été prévue à cet
effet dans ce cahier.

Pour faciliter le décompte des heures d’enseignement, il est demandé à chacun de respecter le découpage des
rubriques tel qu’il a été prévu et de n’omettre aucune des mentions requises.

L’omission de cette formalité, empêchant le recensement des heures effectuées, interdirait du même coup la prise
en charge de ces vacations.

2) Décompte des heures de cours

A la fin de chaque mois, il incombe au directeur des études de faire pour chaque chargé de cours, la totalisation
des vacations effectuées en les répartissant par niveau d’enseignement. Ce décompte doit être transmis au chef
du service financier au plus tard le troisième jour du mois suivant.

Le chef du service financier procède alors à l’évaluation financière des vacations en tenant compte de leur
ventilation par niveau d’enseignement correspondant à des taux horaires différents, et établit le bulletin de
décompte de chaque chargé de cours.

Il est alors procédé à une ultime vérification entre le chef du service financier et le directeur des études.

3) Règlement des indemnités aux chargés de cours

Le 10 du mois suivant au plus tard il doit être procédé au règlement des indemnités. Pour cela, le montant
correspondant sera :
- soit viré au compte bancaire ou postal indiqué par le chargé de cours ;
- soit remis à celui-ci au guichet du service financier contre signature d’une décharge.

228
Le strict respect de ces instructions par chaque partie concernée est la condition du règlement rapide et sans
erreur indemnités.

La présence note de service qui figurera au recueil des instructions permanentes, abroge et remplace la note de
service n°18/Ri/E-3 du 5 octobre 199-

AMPLIATIONS : le Directeur de l’E.N.A.

Secrétaire général ……………………………2

Service financier ………………………….. ...2
Direction des Etudes …………………………2
Professeur principaux …………………………9
Tous chargés de cours ………………………60
Recueil instruction permanentes …………… .1 Issoufou ADAMOU

229
Document n°58
MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE REPUBLIQUE DU TCHAD

Service du personnel Unité - Travail -

Progrès

Circulaire n°6-86/MFP/DGP/PS

Du 1er mars 199-

LE MINISTRE DE LA FONCTION PUBLQUE

MESSIEURS LES DIRECTEURS ET CHEFS DE SERVICES

Objet : Etablissement des bulletins individuels de notes

L’article 26 de la loi n° 85-488 du 21 décembre 1985 portant statut général de la Fonction Publique et l’article 22
du décret n°86-196 du 12 juin 1986 fixant le régime général des agents temporaires des administrations et
établissements publics administratifs de l’Etat, prévoient qu’il est attribué chaque année à tous les fonctionnaires
en activité ou en service détaché, et à tous les agent temporaires, une note chiffrée suivie d’une appréciation
générale exprimant leur valeur professionnelle.

Conformément à ces dispositions, je vous prie de bien vouloir m’envoyer avant le 15 juin 199- , en trois
exemplaires, les bulletins individuels de notes des fonctionnaires et agents temporaires en service dans votre
direction ou service. En remplissant ces bulletins, vous veillerez particulièrement aux points suivants :

- les renseignements concernant l’agent, portée au recto du bulletin individuel de notes, doivent être
exacts ;
- si un ou plusieurs hiérarchiques doivent noter l’agent avant le Directeur, il est recommandé d’annexer
au bulletin de notes une feuille portant les appréciations de ces chefs ;
- la note chiffrée proposée doit correspondre à l’appréciation générale portée sur l’agent : par exemple, un
fonctionnaire médiocre ne peut avoir que 2 comme note chiffrée, et non 3 ;
- les chiffres de la notation (de 1 à 5) doivent être des chiffres entiers : l’octroi de notes chiffrées
décimales (2.75 ; 3.50) doit être proscrit.

Vous pourrez vous procurer les imprimés des bulletins individuels de notes à l’Imprimerie nationale, B.P. 362-
N’Djamena :
- imprimés blancs : fonctionnaires de catégorie A (et agent temporaires de 1er catégorie) ;
- imprimés bleus : fonctionnaires des catégories B et C (et agent temporaires des 2e et 3e catégories) ;
- imprimés roses : fonctionnaires des catégories D et E (et agent temporaires de la 4e catégorie).

Les bulletins de notes sont indispensable à l’élaboration des tableaux d’avancement de grade et à la préparation
des décisions d’avancement d’échelon.

N’Djamena, le 1er mars 199-

Pour le Ministre et par délégation le

directeur général des personnels

230
A. NGARENSSEM

231
 (Extrait – Document réel)
Document n°59

PRESIDENCE DE LA REPUBLQUE REPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE

Union – Discipline - Travail

Le Président de la République

Messieurs les Ministres

et Secrétaires d’Etat

CIRCULAIRE N°1765/PR-CAB

du 5 mai 1972 relative à l’application des dispositions

du décret n°71-669 du 19 décembre 1971,
portant mesures d’assainissement financier

Un certain nombre de tendances dangereuses manifestées dans l’évolution des Finances Publiques, ont amené le
parti et le Gouvernement à prendre des mesures susceptibles de garantir la poursuite du développement
harmonieux de la Côte-d’Ivoire.

Les mesures relatives au contrôle des dépenses de personnel et au contrôle des indemnités ont fait l’objet du
décret n°71-669 du 19 décembre 1971, portant mesure d’assainissement financier.

La présente circulaire a pour objet de préciser les dispositions de ce décret.

I – CONTÔLE DES DEPENSES DE PERSONNEL

La loi de finances doit s’imposer de façon absolue et stricte en matière d’effectif et de recrutement ; seul
l’effectif prévu en mesures autorisées pourra être recruté.

Toute mesure ayant une incidence budgétaire non prévue par la loi de Finances ne peut être autorisée qu’après
dégagement des crédits correspondants par le ministère de l’Economie et des Finances, secrétaire d’Etat au
Budget.

En conséquence, les recrutements ou les concours de recrutement ne peuvent être autorisés qu’afin de pourvoir à
des vacances d’emplois constatées par les services du ministère de la Fonction Publique et du secrétariat d’Etat
au Budget. En cas de non vacance d’emploi, le recrutement ou le concours ne pourrait intervenir qu’après
dégagement des crédits correspondants.
…………………………………………………………………………………………………………………..

II – PROGRAMMATION DES EFFECTIFS

Fichier de la Fonction Publique

Le fichier de la Fonction Publique transmis à tous les ministères doit être contrôlé avec les services de la
direction de la Solde en vue de sa mise à jour, et adressé en retour au ministère de la Fonction Publique pour la
fin du mois de mai. Ce fichier permettra de connaître l’effectif exact par ministère, ce qui n’est pas le cas
actuellement.

232
Ces effectifs devront être regroupés par corps pour les fonctionnaires et par catégorie pour les agents
temporaires.
…………………………………………………………………………………………………………..

III 6 INDEMNITES DE DEPLACEMENT DES AGENTS DE L’ETAT

L’ensemble des indemnités des agents de l’Etat est limité. Une dotation annuelle sera allouée à chaque
département, cette dotation n’est susceptible d’aucune augmentation et les ministres devront ordonner les
déplacement dans le cadre de l’enveloppe globale qui leur est allouée.

Aucune indemnité de déplacement ne sera payée si les crédits alloués pour l’année au cours de laquelle ce
déplacement a eu lieu sont épuisés.
………………………………………………………………………………………………………………..

Stage à l’étranger

Dorénavant, toute mise en stage de formation à l’étranger sera précédée d’une communication en conseil des
ministres présentée par le Ministre de la Fonction Publique après visa du Secrétaire d’Etat chargé du Budget.

Cette communication devra faire clairement ressortir que les dépenses occasionnées (frais de voyage,
d’équipement, indemnités, etc.), seront financées à concurrence d’au moins 75% par un Etat ou organisme
étranger.
……………………………………………………………………………………………………………………….

Abidjan, le 5 mai 1972

Félix HOUPHOUËT-BOIGNY

233
Document n°60
REPUBLQIEU DU CONGON

MINISTERE DU PLAN ET DES FINANCES

Brazzaville, le 24 janvier 199-
DIRECTION CENTRALE
DES MARCHES PUBLICS

Le Ministre du Plan et des Finances

A

Messieurs les Ministres

Objet : Convention passées entre

l’Etat et les sociétés d’Etat.

Il m’est revenu que des conventions sont passées entre l’Etat et les sociétés d’Eta et entreprises
publiques sans qu’un cahier des charges précisant l’utilisation des fonds alloués soit annexé aux dites
conventions. Cette pratique rend difficiles les contrôles économiques et financiers dont sont chargés les services
de mon département.

Aussi ai-je l’honneur de porter à votre connaissance que j’ai donné des instructions à la Direction des
Marchés publics pour qu’aucune convention passée entre l’Etat et les sociétés d’Etat et entreprises publiques ne
soit soumise à mon approbation, si un cahier des charges détaillé ne justifie pas l’utilisation des fonds alloués.

Je vous serais très obligé de bien vouloir informer de ces dispositions ceux de vos services qui rédigent
habituellement les conventions passées avec les sociétés d’Etat et entreprise publiques.

(signature)

Prénom - NOM

234
 Document n°61
RED/DAC
REPUBLIQUE DU CAMAROUN REPUBLIC OF CAMEROON
Paix – Travail – Patrie Peace – Work - Fatherland

MINISTERE DES FINANCES

Direction
de l’Administration Générale DECISION N° 236/MINFI/DAG
du 10 juin 199- autorisant le remboursement à M.
Zambou Amadou, inspecteur principal du Trésor, des frais
engagés sur ses derniers personnels à l’occasion d’une
mission accomplie à l’étranger (République Centrafricaine)

LE MINISTRE DES FINANCES,

Vu la constitution du 2 juin 1972 et la loi modificative du 25 janvier 1984 ;

Vu le décret 9 - - 478 du 28 juin 199- portant réorganisation du gouvernement de la République du Cameroun ;
Vu le décret 9 – 479 du 21 novembre 199- portant nomination des membres du gouvernement de la République
du Cameroun ;
Vu le décret 9- - 705 du 10 décembre 199- portant organisation du ministère des Finances ;
Vu le décret 9 - - 523 du 25 juillet 199- fixant les conditions de désignation et le régime de rémunération des
stagiaires ;
Vu la demande présenté par l’intéressé,

DECIDE :

Article premier. – Est autorisé le paiement d’une somme de soixante mille trois cent trente-cinq francs (60 335)
francs au profit de M. Zambou Amadou, matricule 20730 S, inspecteur principal du Trésor, à titre de
remboursement des frais de séjour payés de ses derniers personnels à l’occasion de la mission dont il a été chargé
auprès de la République Centrafricaine (colloque des services du Trésor de l’U.D.E.A.C., à Bangui – 9/12 mai
199-).

Article 2. - La dépense correspondante sera imputée sur le budget de la République du Cameroun

(fonctionnement) exercice 199-/ 199-, chapitre 50 article 200, paragraphe 100, ligne 15.

Article 3. – Le Directeur de la Solde est chargé de l’application de la présente décision qui sera enregistrée et
communiquée partout où besoin sera.

AMPLIATIONS : Yaoundé, le 10 juin 199-

MINFI/CAB…………………………… 3 Le Ministre des Finances

MINFI/B…………………………………2
MINFIN/AG……………………………...5
MINIFI/AGG……………………………..2 (Signature)
MINFI/T/SDCC………………………….3
Intéressé…………………………………..1
Archives …………………………………3 Prénom NOM

235
Document n°62
WILAYA D’ANNABA REPUBLIQUE ALGERIENNE
____ DEMOCRATIQUE ET
POPULAIRE
___
Secrétariat Général
du Conseil Exécutif de Wilaya
___

ARRÊTE N°112/WA/SGC
du 6 juin 199-
portant délégation permanente de pouvoir
au chef de la daïra de Guelma.

LE WALI D’ANNABA,

Vu le décret n° 9- - 772 du 24 juin 199- portant … … et notamment son article 5 ainsi rédigé : « …. … … » ;
Vu le décret n°9 - - 896 du 26 septembre 199- portant … … et notamment sont article 3, ainsi rédigé : « … …
… »,

ARRÊTE :

Article premier. – Délégation permanente de pouvoir est donnée au chef de la daïra de Guelma dans les limites
de sa daïra, à l’effet de signer pour le Wali les … et toutes dispositions relatives à … …

Article 2. – Est abrogé l’arrêté n° … du … (relatif à certaines délégations antérieures).

Article 3. – Le Secrétaire général du Conseil Exécutif de Waliya, le chef de la daïra de Guelma sont chargés
chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent arrêté qui sera inséré au Bulletin officiel de la Wilaya.

AMPLIATIONS :

Ministère de l’Intérieur ……………………. 3

Secrétariat Général de la Wilaya ……………1
Chef de Daïra de Guelma …………………. 1
Bulletin officiel de la Wilaya ……………….1

Fait à Annaba, le 6 juin 199-

Signature

Prénom NOM

236
Document n° 63
(Document réel)

MINISTERE REPUBLIQUE DU MALI

DE L’EDUCATION NATIONALE Un peuple - Un but – Une foi
DE LA JEUNESSE
ET DES SPORTS µ

ARRÊTE
N° 500 MENJS-DE SUP-RST-BB
du 24 juin 1970
fixant le régime des voyages de vacances
des étudiants maliens en France et en
Belgique, boursiers F.A.C. et Mali.

LE MINISTRE DE L’EDUCATION NATIONALE

DE LA JEUNESSE ET DES SPORTS,

Vu l’ordonnance n°68-1 du 28 novembre 1968 portant organisation des pouvoirs publics en République du
Mali ;
Vu l’ordonnance n°68-2 du 28 novembre 1968 fixant la composition du Gouvernement de la République du
Mali ;
Vu le décret n°69-93/PGP du 13 juin 1969 fixant le régime des bourses d’études ;
Vu la convention du 4 février 1964 passée entre le Gouvernement du Mali et l’Office de Coopération et
d’Accueil Universitaire à Paris.

ARRÊTE :

Article premier. – A partir du 1er juin 1970, le délai donnant droit aux voyages de vacances est fixé à trois années
scolaires consécutives avec résultats scolaires normaux pour les étudiants maliens boursiers F.A. C. et boursiers
Mai en France et en Belgique.

Article 2. – Les voyages par anticipation restent interdits.

Article 3. – L’attribution des voyages exceptionnels ayant pour cause le décès de l’un des parent (père ou mère)
ne se fera que sur production du certificat de décès du défunt.

Article 4. – Le Directeur de l’Office de Coopération et d’Accueil Universitaire à Paris, le Directeur de

l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique et Technique (bureau des bourses) et les ambassades
du Mali dans les pays intéressés sont chargés chacun de l’exécution du présent arrêté qui sera communiqué
partout où besoin sera.

Bamako, le 24 juin 1970

Le Ministre de l’Education Nationale,

de la Jeunesse et des Sports

Yaya Bagayoko

237
Document n°64
REPUBLIQUE DE DJIBOUTI DECRET N°89-303 du 29 décembre 1989
modifiant les articles 7, 8 et 9 du décret
n° 88-58 du 20 avril 1988 portant création
MINISTERE du Centre de formation administrative
DE LA FONCTION PUBLIQUE (C. F. A. )

LE PRESIDENT DE LA REPUBLIQUE ,

Sur le rapport du Ministre de la Fonction Publique ;

Vu la loi n°73-426 du 18 novembre 1973 portant statut général de la Fonction Publique ;
Vu la loi n° 75-128 du 16 juillet 1975 portant statut de la Magistrature ;
Vu le décret n°74-26 du 20 mars 1974 portant attribution du Ministère de la Fonction Publique et organisation de
ce ministère, modifié par le décret n° 75-124 du 13 mai 1975 ;
Vu le décret n° 88-58 du 20 avril 1988 portant création du Centre de formation administrative ;

Le Conseil des Ministres entendu ;

DECRETE :

Article premier . – Les articles 7, 8 et 9 du décret n°88-58 du 20 avril 1988 portant création du Centre de
formation administrative sont modifiés ainsi qu’il suit :

« Article 7 nouveau. – Le corps professoral du Centre de formation administrative comprend :

1) des professeurs permanents nommés par arrêtés du Ministre de la Fonction Publique sur proposition du
Directeur du C. F. A, pour une durée de deux années scolaires, renouvelables dans les mêmes
conditions ;
2) des maîtres de stage et des chargés de cours ou de travaux dirigés vacataires nommés par arrêtés du
Ministre de la Fonction Publique sur proposition du Directeur du C.F.A., pour une durée d’une année
scolaire renouvelable dans les mêmes conditions. »

« Article 8 nouveau. – Les conditions dans lesquelles les professeurs permanents exercent leurs fonctions
d’enseignement, de recherche et d’encadrement des élèves sont fixées par arrêté du Ministre de la Fonction
Publique.

Les chefs des départements pédagogiques et de recherche sont désignés par le Directeur du CFA parmi les
professeurs permanent les plus qualifiés.

Les autres professeurs permanent ainsi que les maîtres de stage et les chargés de cours ou de travaux dirigés
exercent leurs fonctions sous la coordination des chefs des départements pédagogiques et de recherche auxquels
leurs enseignements sont rattachés. »

« Article 9 nouveau. – Les chefs de départements pédagogiques et de recherche assistent le Directeur des Etudes
et des Stages, responsable sous l’autorité du Directeur du C.F.A., de la conception et de l’application des
programmes, des méthodes et des moyens pédagogiques du Centre. »

Article 2. – Le présent décret sera publié au Journal officiel de la République de Djibouti.

Fait à Djibouti, le 29 décembre 1989 signé

Par le Président de la Répbulique (prénom et NOM du chef de l’Etat)

Le Premier ministre

Signé
(Prénom et NOM) Le Ministre de la Fonction Publique
Pour ampliation signé
Le Secrétaire général du Gouvernement (Prénom et NOM
Signé (le Prénom et NOM)

238
Document n°65
PROJET
REPUBLIQUE DE __________________ LOI N° ________________
_____ du ______________________
MINISTERE créant une Ecole Nationale
DE LA FONCTION PUBLIQUE d’Administration et de Magistrature

L’ASSEMBLEE NATIONALE A ADOPTE,

LE PRESIDENT DE LA REPUBLIQUE PROMULGUE LA LOI DONT LA TENEUR SUIT :

Article premier. – Il est créé une Ecole Nationale d’Administration et de la Magistrature chargée de la formation
des fonctionnaires qui se destinent aux corps des administrations générale, financière, économique, sociale et
judiciaire, à la carrière diplomatique, à la magistrature, ainsi qu’aux corps, services ou carrières déterminés par
décrets contresignés des ministres intéressés et du ministre des Finances.

L’Ecole Nationale d’Administration et de la Magistrature comporte un cycle de formation destiné au recrutement

des fonctionnaires classés dans les corps de la catégorie A de la Fonction Publique (cycle A) et un cycle de
formation correspondant aux corps de catégorie B de la même hiérarchie (cycle B).

Article 2. – L’Ecole Nationale d’Administration et de la Magistrature est un établissement public de l’Etat, doté
de la personnalité juridique et de l’autonomie financière et placé sous la tutelle du ministre de la Fonction
Publique.

Elle est administrée par un directeur assisté d’un conseil d’administration. Le conseil est présidé par le ministre
de la Fonction Publique ou son représentant et comprend, en nombre égal, des membres de l’enseignement, des
représentants des administrations publiques et des personnalités n’appartenant à aucune des deux catégories
précédentes.

Le directeur de l’Ecole et les membres du conseil d’administration sont nommés par décret pris en Conseil des
ministres su proposition du ministre de la Fonction Publique.

Article 3. – Les conditions d’entrée à l’Ecole Nationale d’Administration et de la Magistrature sont déterminées
par … … …

Article 4. – Le directeur assure l’organisation matérielle et la discipline intérieure de l’Ecole, dans les conditions
prévues par le règlement intérieur établi par le conseil d’administration et approuvé par arrêté du ministre de la
Fonction Publique.

Le directeur est assisté dans cette tâche par un directeur des études et des stages.

Article 5. - … … …

Article 6. – Des centres de préparation, de formation ou perfectionnement, destinés à … … … pourront être

créées par décret et rattachés à l’Ecole Nationale d’Administration.

Article 7. – La présente loi sera publiée au Journal officiel de la République de … et exécutée comme loi de
l’Etat.

Fait à ______________ le ________________

(Prénom et NOM du Président de la République)

Par le Président de la République

Le Ministre des Finances Le Ministre de la Fonction

Publiques(Prénom et NOM) (Prénom et NOM)

239
Document n°66
CONSTITUTION DE LA REPUBLIQUE DU SENEGAL

(Loi constitutionnelle n°63.22 du 7 mars 1963, modifiée par les lois constitutionnelles n)s 67.32 du 20 juin 1967,
68.04 du 14 mars 1968, 70.15 du 16 février 1970, 70.01 du 19 mrs 1976 et 76.27 du 6 avril 1976).

PREAMBULE

Le Peuple du Sénégal proclame solennellement son indépendance et son attachement aux droits fondamentaux
tels qu’ils sont défins dans la Déclaration des droits de l’homme et du citoyen de 1789 et dans la Déclaration des
droits de l’homme et du citoyen de 1789 et dans la Déclaration universelle du 10 septembre 1948.

Il proclame le respect et la garantie intangibles :

- des libertés politiques ;

- des libertés syndicales ;
- des droits et des libertés de la personne humaine de la famille et des collectivités locales ;
- des libertés philosophiques et religieuses ;
- du droit de propriété ;
- des droits économiques et sociaux.

Le Peuple sénégalais :

Soucieux de préparer la v oie de l’unité des Etat de l’Afrique et d’assurer les perspectives que comporte cette
unité ;

Conscient de la nécessité d’une unité politique, culturelle, économique et sociale, indispensable à l’affirmation
de la personnalité africaine ;

Conscient des impératifs historiques, moraux et matériels qui unissent les Etats de l’Ouest africain ;

DECIDE :

Que la République du Sénégal ne ménagera aucun effort pour la réalisation de l’unité africaine.

TITRE PREMIER
De l’Etat et de la souveraineté

Article premier. – La République du Sénégal est laïque, démocratique et sociale. Elle assure l’égalité devant la
loi de tous les citoyens, sans distinction d’origine, de race, de sexe, de religion. Elle respecte toutes les
croyances.

240
Document n°67
REPUBLIQUE POPULAIRE DU BENIN
ORDONANCE N° 78-46
Du 14 juin 1978
PRESIDENCE portant mesure de répression disciplinaire
DE LA REPUBLIQUE des détournements commis par les agents
de l’Etat et les employés des entreprises
publiques

LE PRESIDENT DE LA REPUBLIQUE,
CHEF DE L’ETAT, CHEF DU GOUVERNEMENT,

Sur proposition du ministre de la Fonction Publique et du Travail ;

Vu la proclamation du 26 juillet 1976 ;
Vu la loi n° 63-128 du 12 mars 1963 portant statut général de la Fonction Publique ;
Vu la loi n° 66-200 du 15 octobre 1966 portant dispositions disciplinaires spéciales en matière de détournement
de fonds publics ;
Vu l’ordonnance n° 76-02 du 3 août 1976 portant constitution du gouvernement ;
Vu le décret n° 76-28 du 29 août 1976 fixant les attributions de membres du gouvernement, modifié par le décret
n° 77-25 du 6 février 1977 ;
Le Conseil des ministres entendu ;

ORDONNE :

Article premier. – Les dispositions de la loi n°66-200 du 15 octobre 1966 susvisées sont abrogées.

Article 2. – Est de plein droit, et sans les garanties offertes en matière disciplinaire par le statut général de la
Fonction Publique ou les statuts particuliers, l’objet de l’une des sanctions prévues à l’article 3 ci-dessous, tout
fonctionnaire, tout agent auxiliaire de l’Etat tout employé d’un organisme ou entreprise dans lesquels l’Etat a une
participation, reconnu coupable de l’un des faits suivants : -----------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Article 3. – Les agents reconnus coupables pour l’un des motifs prévus par l’article 2 ci-dessus encourent les
sanctions suivantes : --------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Article 6. – Tout chef hiérarchique coupable de s’être volontairement abstenu de rapporter … … … les faits et
actes répréhensibles commis dans son service, sera déclaré complice de l’agent incriminé et frappé de la même
sanction que cet agent.
Article 12. – La présente ordonnance, qui sera publiée suivant la procédure d’urgence, sera exécutée comme loi
de l’Etat.

Signature Fait à Cotonou, le 14 juin 1978

Pour ampliation signé
Et
Contre seing éventuels

(Le Chef de l’Etat)

241
Document n°68
REPUBLIQUE DU NIGER F 085 (SCR) Rev. 2

CONSEIL MILITAIRE SUPRÊME

DECRET N° ______/MFP/T
MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE ARRÊTE N° ______/ MFP/T
ET DU TRAVAIL DECISION N° _____/ MFP/T
N°______/ENA/CA
ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION N°______/ENA/D
ETABLISSEMENT PUBLIC DE L’ETAT

Du ------------------------------------------

VISA ----------------------------------------------
-----------------------------------------------

LE PRESIDENT DU CONSEIL MILITAIRE SUPRÊME

LE MINISTRE DE LA FONCTION PUBLIQUE ET DU TRAVAIL

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION DE L’E.N.A.

LE DIRECTEUR DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION

Vu la déclaration du 15 avril 1974

Vu la loi n° 62-12 du 13 juillet 1962 instituant un code du travail de la République du Niger ;

Vu la loi n° 70-4 du 22 janvier 1970 portant création d’un établissement public de l’Etat dénommé
Ecole Nationale d’Administration ;

Vu le décret n° 70-63/PRN/MFPT du 23 février 1970 portant délégation des attributions de tutelle sur
l’Ecole Nationale d’Administration ;

Vu le décret n° 70-68/MFP/T du 26 février 1970 déterminant les catégories de personnels formés à
l’Ecole Nationale d’Administration ;

Vu le décret n° …

Vu le décret n° …

Vu l’arrêté n°84/MFP/T du 2 février 1972 déterminant les conditions d’inscription aux concours « B »
professionnels d’entrée dans les sections du niveau moyen de l’Ecole Nationale d’Administration ;

Vu l’arrêté n°85/MFP/T du 2 février 1972 déterminant les conditions d’inscription aux concours « B »
professionnels d’entrée dans les sections du niveau élémentaire de l’Ecole Nationale d’Administration ;

Vu l’arrêté n° …

Vu la décision n° 001/ENA/CA du 27 août 1970 portant règlement intérieur de l’Ecole Nationale
d’Administration ;

Vu la décision n° …

Vu le procès-verbal du Conseil d’Administration de l’E.N. A. en ses délibérations du …

Vu le procès-verbal de la Commission permanente des études de l’E.N.A. en ses délibération du …

Vu le procès-verbal …

Sur la proposition du Ministre de la Fonction Publique et du Travail ;

Sur la proposition du Directeur de l’ENA ;

Le Conseil des ministres entendu ;

DECRETE – ARRÊTE – DECIDE

Article premier (et suivant : voir texte annexé).

Article … ; Le Ministre de la Fonction Publique et du Travail est chargé de l’exécution du présent
décret qui sera publié au Journal officiel.

Article … ; Le Directeur de l’E.N.A. est chargé de l’exécution du présent arrêté qui sera publié au
Journal officiel et communiqué partout où besoin sera.

Article … ; Le présent arrêté sera publié au Journal officiel et communiqué partout où besoin sera.

Article … : La présente décision sera diffusée et communiquée partout ou besoin sera.

Article … : Le Chef du service des Etudes
Le Chef du service financier

242
 Le Secrétaire général
Sont chargés de l’application de la présente décision qui sera diffusée et communiquée partout où besoin sera.

AMPLIATIONS :

P.C.M.S.
Tous ministres et S.E.
MEN/JS
MI/MG
MFP/T
MJ
MF
MAE/C
MER
MSP/AS
MTP/U
MAE
MPTT/IT
Président C.A./E.N.A
V. –Prés. C.A./E.N.A.
Direction F.P.
Trésor comp. E.N.A.
Tous préfets
Tous sous-préfets
Maires de villes
Préfets intéressés
(listes annexée)
Bureau passage
Chambre de commerce
Sous-Préfets intéressés
Diffusion extérieure

J.O.
Presse
Radio
Diffusion E.N.A.
Chrono actes
Classement
Direction
Service financier
Service Etudes
Secrétaire Général
Niveau élémentaire
Dossier (s) personnels (s)
Dossier (s) élève (s)
Intéressé (s)
Affichage
Prof. Principaux
Tous
- A.P.
- O.M
- Droit

243
Document n°69
REPUBLIQUE DE -------------------------------------
-----

MINISTERE
DE LA FONCTION PUBLIQUE

CONTRAT D’ENGAGEMENT
_________

N°---------------------------------- du -------------------------------------

Entre le Gouvernement de la République de ----------------------------------------------------------------------------------

représenté par le ministre de la Fonction Publique d’une part, -------------------------------------------------------------
et M., Mme ou Mlle ------------------------------------------------ Nom de jeune fille --------------------------------------
né (e) le ------------------------------------------------- résidant habituelle à --------------------------------------------------
appelé ci-dessous l’agent, qui déclare être libre de tout engagement d’autre part, il a été convenu, d’un commun
accord, ce qui suit :

DISPOSITONS PARTICULIERES

Article premier : M., Mme ou Mlle ------------------------------ loue ses services en qualité de ------------------------
------------------------------------------------------------ pour occuper l’emploi de --------------------------------------------
à ou au (suivi de la désignation de l’administration ou de l’organisme concerné).

Article 2 : L’agent est engagé conformément aux dispositions de la loi n° ………………………………………..

du ……………………………………………… portant
……………………………………………………… et des textes réglementaires fixant le régime
d’emploi des agents temporaires des administrations et établissements publics administratifs de l’Etat. Il
pourra être appelé à exercer ses fonctions en un point quelconque du territoire de la République. L’agent
ne pourra exercer en dehors de ses heures de travail aucune activité lucrative.
Article 3 : Le présent contrat est conclu pour une durée de -----------------------------------------------------------------
Il prend effet à compter du --------------------------------------- et vient à échéance le ------------------------.
Il est renouvelable par accord exprès des parties.

Le contrat peut être résilié par l’une ou l’autre des parties moyennant un préavis de -----------------------------------
mois, donné par la partie qui prend l’initiative de la rupture.

Article 4 : L’agent perçoit une rémunération payable mensuellement à terme échu, fixée comme suit :

Traitement de base .. ……………………………… ________ F

Indemnité de résidence …………………………… _________ F
Indemnité de -------------------- …………….. ……. __________ F

Total………………………… ________________ F soit une rémunération mensuelle

de (en toute lettres) : ----------------------------------------------------------------------------------- L’agent
bénéficiera éventuellement des prestations familiales de la Caisse de …………………………

Article 5 : La rémunération fixée par l’article 4 ci-dessus est calculée par référence au classement de l’agent
dans la grille des agents temporaires des administrations et établissement publics administratifs de
l’Etat. Ce classement est arrêté comme suit :

244
Catégorie ----------------, Echelle : ---------------------, Echellon : -----------------------, Groupe : ----------------------
Article 6 : L’agent a droit à un congé annuel calculé sur la base de ------ jours de congé par mois de service
effectif.

Le droit au congé est acquis après -------------- mois de service effectif.

Article 7 : Pour tout ce qui n’est pas stipulé aux présentes conditions particulières, les soussignés se réfèrent aux
dispositions générales figurant au verso dont l’agent a pris connaissance et auxquelles il déclare
souscrire.

Fait à -------------------------- le -----------------------

Le contractant : Le Ministre
(signature précédée de la mention : de la fonction Publique
« Lu et approuvée ») par délégation

Le Contrôleur financier :

245
Document n°70
MINISTERE REPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE
DE LA FONCTION PUBLIQUE Union - Discipline - Travail

ECOLE NATIONALE
D’ADMINISTRATION

CENTRE DE FORMATION
CONTINUE DES CADRES

POSTE D’ANIMATEUR
DE FORMATION ADMINISTRATIVE

___________

DESCRIPTION

Désignation du poste : Concepteur-animateur en formation administrative.

Date d’entrée en service : Dès que possible et au plus tard au 15 septembre 199-
Lieu d’affectation : Centre de Formation continue des Cadres (C.F.C.C.), Ecole nationale d’Administration,
Abidjan

Attributions :

Sous l’autorité du directeur adjoint du C.F.C.C.

1. Préparer les sessions de formation :

 évaluer les besoins en formation auprès des administrations concernées ;
 rechercher les professeurs ou conférenciers spécialistes ; ^
 préparer les programmes ;
 mettre au point les méthodes de formation et le matériel didactique ;
 participer à l’organisation matérielle des sessions.

2. Animer les sessions de formation auxquelles il participe aux côtés des professeurs ou
conférenciers spécialistes.
 Coordonner les séquences d’enseignement, diriger les débats, superviser les travaux
de groupes
3. Animer et éventuellement diriger les sessions itinérantes organisées dans les départements.
4. Participer en fonction de ses compétences et des besoins à l’enseignement dispensé lors des
sessions. Cette participation est rémunérée au titre des travaux supplémentaires lorsqu’elle
excède quatre heures par session.
5. Assurer la suite des actions de formation par :
 le contrôle a posteriori, auprès des participants, de l’efficacité des sessions ;
 l’assistance et le rôle de conseil joué auprès des participants après les sessions ;
 la recherche des informations et la conception de nouvelles actions à mettre en œuvre.

6. participer à toutes les tâches de conception et d’organisation tendant au développement des

activités du Centre :

- préparer et gérer des plans de formation ;

- assurer des missions de conseil en formation auprès des services.

Formation et expérience requises :

Le candidat devra posséder :

246
 - une formation de niveau universitaire en Droit, Sciences politiques, Science administratives, Sciences
économiques ou Science humaines, au moins égale à la maîtrise ;
- une expérience pratique de l’administration acquise dans les fonctions de responsabilité ou des contrats
humains ;
- des compétences en matière de pédagogie des adultes (&) et d’animation de groupes, et le goût des
contacts humains ;
- une motivation suffisante pour l’activité considérée.

Age : Le candidat devra être âgé de trente ans au moins.

Situation administrative : Le candidat devra être fonctionnaire, ou tout au moins pouvoir être lié à
l’administration par un contrat de deux ans renouvelable.

247
Document n°71

REPUBLIQUE DE DJIBOUTI

_________

MINISTERE DES TRAVAUX PUBLICS

AVIS D’APPEL D’OFFRES INTERNATIONAL

Aménagement du tronçon routier Tadjoura-Obock

Un avis d’appel d’offres international est ouvert pour l’élargissement et le bitumage du tronçon routier Tadjoura-
Obock, sur un tracé de 80 km.

Les travaux, en un seul lot, comprennent essentiellement :

- terrassements : 780 000 m3
- ouvrages d’assainissement : 60 buses, 20 dalots, 2 ponts ;
- couche de fondation : 0 à 25 cm ;
- couche de roulement : 20 cm d’épaisseur en enrobés bitumineux ;
- largeur de la plate-forme et de la voie : 9,40 m.

Délai d’exécution : maximum 2 ans.

Estimation : pour l’ensemble des travaux 1,5 milliards de F Djibouti.

Les entreprises qualifiées désireuses de soumissionner peuvent se procurer le dossier du marché à la Direction
des Routes, Ministère des Travaux Publics, B.P.V. 6 à Djibouti, au prix de vingt mille francs de Djibouti (20 000
FD) en chèque bancaire à l’ordre de M. le Trésorier Général de la République de Djibouti.

Les soumissions, en lange française devront parvenir, par pli recommandé, à l’adresse ci-dessus au plus tard le
vendredi 18 mars 199- à 17h, heure locale. Les soumissionnaires resteront liés par leur offre pendant quatre-
vingt-dix jour à compter de cette da te.

L’ouverture des plis aura lieu le lundi 21 mars 199- à 9 h au ministère des travaux publics.

Cet appel d’offres s’inscrit dans le cadre d’un projet financé par le Fonds Koweïtien pour le Développement
Economique Arabe (F.K.D.E.A).

248
Document n°72

REPUBLIQUE FEDERALE ET ISLAMIQUE DES COMORES

HÔTEL INTERNATIONAL MORONI

AVIS DE PREQUALIFICATION
TOUS CORPS D’ETAT

La Direction du Tourisme du Ministère de la Santé, du Tourisme et du Développement de l’Artisanat se propose

de lance prochainement un appel d’offres restreint pour la construction et la totalité des équipements techniques
et professionnels d’un hôtel de classe internationale de 128 chambres à Moroni.

Cet appel d’offres comportera la possibilité de soumissionner pour un ou plusieurs lots de travaux ou de
fournitures dont la liste peut être retirée :

- soit à Moroni auprès du Ministère de la Santé, du Tourisme et du Développement de l’Artisanat ;

- soit à paris auprès du maître d’ouvrage délégué : OTA/BAT – 19, boulevard des Invalides 75008 paris.

Les entreprises ou fournisseurs désirant prendre part à cet appel d’offres doivent adresser leur candidature à
l’O.T.A. avant le 9 avril 199- en joignant à leur demande :

1. – Une déclaration d’intention de soumissionner précisant le ou les lots pour lesquels l’agrément est
sollicité ;
2. – toutes précision utiles concernant les moyens en personnel (études et chantier), matériels et financiers
et les références de l’entreprise ;
3. Des certificats délivrés par des architectes ou des techniciens pour des travaux analogues exécutés au
cours des trois dernières années.

Les entreprises agréées seront informée individuellement par lettre des conditions dans lesquelles elles pourront
se procurer les dossiers d’appel d’offres et de la date limite de remise des soumissions.

La langue officielle de présentation des offres sera la langue française.

249
Document n°73
Je soussigné
(pour les entrepreneurs individuels ) :
Nom et prénom s-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nom commercial s’il y a lieu ----------------------------------------------------------------------------------------------------
Adresse -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

(pour les sociétés) :

Nom et prénoms de la personne qui s’engage au nom de la Société -------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Agissant en vertu de (i)

Forme juridique de la société ---------------------------------------------------------------------------------------------------

Dénomination précise de la Société (sans abréviation) ----------------------------------------------------------------------
Siège social-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Inscrit au registre du commerce de ---------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------- sous le n°------------------------------------------------------------------------------------------------

APRES AVOIR PRIS CONNAISSANCE

du cahier de prescription spéciales du --------------------------------------------------------------------------------------- et

des pièces y annexées ;

M’ENGAGE sans réserve à exécuter loyalement le marché, objet de la présente offre, aux conditions imposées
par les documents sus-visés, moyennant les prix unitaires donnés dans le tableau suivant, qui fait ressortir en
même temps le montant de chaque lot.

Numéro du lot Désignation des lots Quantités à fournir Prix unitaires Montant des lots

Soit, pour l’ensemble de la fourniture, une somme totale de ----------------------------------------------------------------

----------------------------------------- (en toutes lettres puis en chiffres).

Les prix unitaires s’entendent toutes taxes comprises.

Je me propose d’exécuter le marché dans mon usine située à ---------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------- et je me propose d’en sous-traiter une partie à ----
---------------------------------------------------------------------------------------------------------

Je demande que les sommes qui me seront dues me soient payées par virement au compte ouvert :
- aux chèques postaux de --------------------------------------------------- sous le n° --------------------------------
--
- ou à la banque ---------------------------------------------------------------- sous le n°------------------------

je demande (2) qu’il me soit délivré un exemplaire unique du marché destiné à former titre en cas de
nantissement.

(1) Article des statuts, décisions de l’assemblée générale du conseil d’administration.

(2) Au cas où le candidat désire déposer son marché en nantissement.

250
Document n°74
REPUBLIQUE ALGERIENNE DEMOCRATIQUE ET POPULAIRE

MINISTERE DE L’HABITAT
ET DE LA CONSTRUCTION CONSTRUC TION DE 30 LOGEMENTS
A BAMENDIL
DIRECTION DE L’HABITAT ET 40 LOGEMENTS
ET DE LA CONSTRUCTION A N’GOUCA
DE LA WILAYA DE OUARGLA

APPEL D’OFFRES
DU 1er DECEMBRE 199-

PROCES-VERBAL D’OUVERTURE DES PLIS

______

Le quatre décembre mil neuf cent quatre-vingt-dix -, s’est réunie dans les bureaux de la direction de l’Habitat et
de la Construction de la Wilaya d’Ouargla à Ouargla, la commission chargée de l’ouverture des plis contenant
les offres relatives aux travaux visés en titre.

Président de séance :

- M. DEROUICHE, adjoint au Directeur de l’Habitat et de la Construction de la Wilaya d’Ourgla ;

Assisté de :
- M. MESSAADI, chef du bureau d’études de l’Habitat et de la Construction de la Wilaya d’Ouargla ;
- M. FARHAT, chef du bureau comptabilité, de la Direction de l’Habitat et de la Construction de la
Wilaya d’Ouargla ;
- M. KHIDDER de la Wilaya d’Ouargla (cabinet de Wali).

L’appel d’offres dont il s’agit a fait l’objet d’une publication dans les 4 journaux quotidiens, La République
d’Ora, - El Moudjahid d’Alger – An Nasr de Constantine et El-Chaâb (langue arabe) d’Alger.

La remise des plis était fixée au 1er décembre 199-.

Les entreprises suivante ont été consultées :

LOT N°1 – GROS ŒUVRE ET ASSAINISSEMENT

Société Madani SADDOK LAGHOUAT (dossier complet=
S.E.G.A.C. 30, avenue du 1er novembre – BATNA
Entreprise BACHIR AHMED Rue Laurent prolongée – BISKRA
CRAPIS & AIDOUD Rue de Paris – KHENCHELA

LOT N°2 – MENUISERIE

Sté CHOLLET – MICOL & LONGOBARDI Rue Nigrier prolongée – HUSSEINDEY
Sté BOUDZAN Rue de Tunis – ALGER
…. …

LOT N°3 – PLOMBERIE – SANITAIRE

Entreprise A.T.E.R. 9, rue Mallet, place du 1er Mai – ALGER
Ets DEBBAR 6, rue de l’Atlas – EL HARRACH,

251
 B.P. 3
LOT N° 4 – ELECTRICITE
… ….

Les propositions reçues sont détaillées dans le tableau ci-joint :

LOT ENTREPRENEURS MONTANT OBSERVATION

De l’offre Après vérification
Lot n°1 BACHIR Ahmed 6 300 950,16 6 300 950,16 5 498 038 avec
Gros œuvre MADANI Saddok 6 202 729,25 6 202 729,65 rabais de 13%
AMEZZIANE 4 557 290,95 4 557 290,95
Lot n°2 BACHIR Ahmed 2 315 988,50 2 315 988,50
Ménuiserie BOUDZAN 2 696 837,00 2 696 837,00
Lot n° 3 BACHIR Ahmed 800 480,00 800 480,00
Plomberie sanitaire DEBBAR 858 367,50 858 367,50
DRID 695 180,80 695 180,80
Lot n°4 BACHIR Ahmed 502 400,00 502 400,00
Electricité CONSORTIUM 399 605,00 399 605,00
ELECTRIQUE STIFIEN
FILALI Youcel 280 750,00 280 750,00
Lot n°5 Sté NOURI SAYAH 625 804,30 625 804,30
Peinture vitrerie
Lot n°6 Sté NOURI SAYAH 676 291,16 676 291,16
Etanchéité MADANI Saddok 727 167,90 727 167,90

Après vérification des offres et examen des références et des garanties présentées par les soumissionnaires, la
commission a retenu :

Lot n°s 1, 2 et 3 – Entreprise BACHIR Ahme à Biskra.

Lot n° 4 – Consortium Electrique Sétifien.
Lots n°s 5 et 6 – Sté NOURI SAYAH de Blida.

Les plis ont été remis à Monsieur FARHAT pour vérification plus approfondie avant décision définItive.

Signé

M. DEROUICHE M. FARHART

M. MESSAADI M. KHIDDER

252
Document n°75
MINISTERE REPUBLIQUE ENTREPRENEUR :

De ------------------------------- de --------------------------------- ---------------------------------

___ ________ -----------------------------
-------

Objet : BUDGET---------------------- Marché souscrit le :

--------------------------- --------------------------------
--------------------------- EXERCICE 19------ Date d’approbation :

Montant du marché Chapitre ---- Article ---- ----------------------------------------

_____ Date de la notification de
-------------------------------- l’approbation du marché :
____
-----------------------------------
M II – X2 – 32 Cautionnement réalisé le :
MARCHE -----------------------------------
Délai d’exécution :
N° -------------- -----------------------------------
---------- Délai de garantie :
---------------------------------------

Suivant (Appel d’offres – Adjudication – Consultation – Gré à gré) ------------------------------------------------------

pour les travaux de ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Gré à gré autorisé en application de l’article -----------------------------------, § ------------------------ du code des
marchés publics ou après par lettre -----------------------------------------------------------------------------------------

Entre :
Le Ministre de ------------------------------------------------- agissant au nom de l’Etat ------------------------------------
-----------------------------------------------------, d’une part ;

Et :
M. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------, d’autre part.

Il a été convenu ce qui suit :

Article premier. – Objet du marché – Description des travaux.

M. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
s’engage à exécuter au -----------------------------------------------------------------------------------------------------------
les travaux ci-après désignés aux prix conditions et dans les délai déterminés par les articles suivants du présent
marché : -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Article 2. – Montant du marché : -----------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Article 3. – Echéancier des paiements : ---------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Article 4. – Retenue de garantie.

La retenue de garantie est fixée à ----------------------- du montant des travaux. Elle sera appliquée au montant de
chaque décompte provisoire et cessera de croître quand elle aura atteint la somme de ---------------------------------

253
Article 5. – Domicile.

L’Entrepreneur est tenu de faire élection de domicile à ---------------------------------------------------------------------

ou de s’y faire représenter par un fondé de pouvoirs.

Faute par lui d’avoir remplir cette obligation dans un délai de quinze jours à partir de la date de la notification
de l’approbation du marché, les notifications lui seront valablement faite à la mairie d --------------------------------

Article 6. – Délai d’exécution – Réception.

Les travaux auront lieu à ---------------------------------------------------------------------------------------------------------

dans un délai de ------------------------------------------------------------------ à partir du lendemain de la notification
de l’ordre de service de commencer les travaux. L’ingénieur chargé du contrôle est le directeur départemental de
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
La date du procès-verbal de la réception provisoire sera réputée celle de l’achèvement des travaux.

La réception définitive sera prononcée à l’expiration du délai de garantie fixé à un an à compter de la réception
provisoire. Après la réception définitive, l’entrepreneur restera soumis à la responsabilité des entrepreneurs telle
que définie au Code civile.

Article 7. – Cautionnement.

En garantie de la bonne exécution des travaux, M. ---------------------------------------------------------------------------

s’engage à verser au Trésor un cautionnement de 1---------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Le récépissé de l’acte constatant sa réalisation sera, sous peine de déchéance, remis par l’entrepreneur dans un
délai de quinze jours au plus tard à partir de la date d’approbation du présent marché.

Ou, en application de l’article 89 du Code des Marchés publics ²: ---------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------- se porte caution
personnelle et solidaire.

Ou, en application des articles 114, 115, 116, ou 117 du Code des Marchés publics, il ne sera exigé aucun
cautionnement. 3

Article 8. – Nantissement.

En vue du nantissement du marché dans les conditions fixées par les articles 153 et 154 du Code des Marchés
publics, il est stipulé que :

a. Le service chargé de la liquidation des sommes dues en application du marché est le service --------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------
b. Le comptable du Trésor chargé du paiement d’une part, et de fournir au titulaire du marché ainsi qu’aux
bénéficiaires des nantissements ou subrogations les renseignements et états prévus d’autre part, est
l’agent comptable central du Trésor ;
c. Le fonctionnaire chargé de fournir au titulaire du marché, ainsi qu’aux bénéficiaires des nantissements
ou subrogations, les renseignements et attestations prévus à l’article 159 du Code des Marchés publics,
est le ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

L’exemplaire du marché destiné à ce nantissement portera la mention hors-texte ci-après : « L’exemplaire

original unique délivré en vue du nantissement prévu par l’article 153 du Code des Marchés publics ».

Article 9. – Pénalités.

Dans le cas où les travaux ne seraient pas exécutés dans les délais fixés par l’article 6 ci-dessus, l’entrepreneur
sera passible, sans autre mise en demeure, d’une pénalité de --------------------------------- par jour de retard à
compter du lendemain du jour où la réception provisoire aurait dû être effectuée.

254
Indépendamment de cette pénalité, le cautionnement, s’il en a été constitué, pourra être saisi en cas de non
exécution des travaux dans les délais et dans les conditions prévues.

Article 10. – Paiement.

Les paiements auront lieu à ---------------------------------- par les soins de l’Agent comptable central du Trésor par
virement au compte n° ----------------------------------------------- ouvert dans les écritures de --------------------------
au nom de M. ---------------------------------.

Article 11. – Enregistrement.

Les frais occasionnés par l’acquittement de l’enregistrement de deux exemplaires du présent marché sont à la
charge de l’entrepreneur.

Article 12. – Approbation.

Le présent marché ne sera définitif qu’après approbation du Ministre ---------------------------------------------------

Article 13. – Contestations.

Les dispositions législatives et réglementaires du Code des Marchés publics ainsi que celles des cahiers des
clauses administratives générales et du cahier des prescriptions générales relatives aux travaux des bâtiments en 4
------------------------------------------ sont applicables au présent marché en tout ce qui n’est pas contraire aux
stipulations qui précèdent.

Les attributions du maître de l’œuvre sont dévolues au Directeur de la Construction, l’ingénieur visé dans le
présent marché sera le directeur département ------------------------------------------------------------------------------

Toutes les contestations relatives à l’interprétation ou à l’exécution des clauses du présent contrat seront jugées
administrativement.

Fait à ----------------------------------------, le ------------------------ 19-------

Vu et accepté par l’Entrepreneur à la date Vu et accepté par le Ministre de la

Du --------------------------------------------- Construction et de l’Urbanisme à la date -
------------------------------------------------- du----------------------------------------------

Visé à la date du ------------------------------

Le Ministre (utilisateur),

Reçu notification Approuvé :

Le --------------------------------------- 19 ------------------------ le --------------------------

L’Entrepreneur, Le Ministre de l’Economie et des

Finances,

1. En chiffre et en lettres.
2. Nom de l’organisme ou de l’Etablissement bancaire se portant caution.
3. En cas d’application des articles 114, 115, 116 ou 117, biffer les trois paragraphes précédents.
4. Nom du pays où est passé le marché.

255
Document n°76 : Lettre à commande
MINISTERE DE LA CONSTRUCTION A--------------------------, le ------------------
ET DE L’URBANISME

N°____________________ / __________ à
Monsieur le Directeur

Objet : de -------------------------------------------

-----------------------------------------------
Appel d’offres du ----------------------------------
Pour --------------------------------------------------
Montant : --------------------------------------------
Imputation budgétaire : ----------------------------
---------------------------------------------------------

Monsieur le Directeur,

J’ai l’honneur de porter à votre connaissance qu’à la suite du dépouillement de l’appel d’offres lancé le -----------
------------------------------------------ pour l’exécution des travaux nécessaires à ----------------------------------------
vous avez été déclaré adjudicataire le ---------------------------------------------------------------------------------------

En conséquence, je vous informe :

- que le Gouvernement, par la présente vous passe commande des travaux et ouvrages ayant fait l’objet
de cet appel d’offres et vous autorise donc à commencer immédiatement les travaux, conformément au
devis descriptif et à la série de plans ---------------------------------------------------------------------------------
------------------------------
- que le marché correspondant vous sera notifié dans un délai de 4 mois, sans que la non-observation de
ce délai ne donne lieu à réclamation de votre part ;
- par ailleurs les prix seront ceux arrêtés dans le devis estimatif de votre soumission ;
- de plus la date de la présente lettre constitue la date de notification de l’ordre de commencer les
travaux ;
- des situations mensuelles seront établies sous forme de décomptes-bis prenant en compte les travaux
exécutés dans les mois. Des intérêts débiteurs au taux de ---------------------------------------- seront
calculés sur la base de délai entre les règlements et les dates d’établissement des décomptes-vis,
diminués de 90 jours ;
- quant à la notification de l’approbation du marché, elle constituera l’origine des délais pour la mise en
application éventuelle des clauses de pénalités.

Je vous prie de bien vouloir accuser réception de la présente lettre de commande.

Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l’assurance de ma considération distinguée.

Approuvé par : Le Ministre de la Construction

Le Ministre de l’Economie et des Finances et de l’Urbanisme
Sous n°------------------------------

256
Document n°77 : Procès-verbal de réception de travaux.

REPUBLIQUE DU BURKINA FASO

Unité – Travail – Justice

MINISTERE
DE L’ECONOMIE NATIONALE

DIRECTION DU GENIE RURAL

PROCES-VERBAL
DE RECEPTION PROVISOIRE

TRAVAUX DE --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
L’an mil neuf cent soixante ------------------------------------------------------------------------------------------------------
le ---------------------------------------------------------- à ------------------------------------------------- heures,

Nous soussignés :

M. ----------------------------------- Directeur du Génie rural.

M. -----------------------------------
M. ---------------------------------
M. ---------------------------------
M. ---------------------------------
M. ---------------------------------
M. --------------------------------
M.---------------------------------
Représentant le Directeur du Génie rural.
Préfet --------------------------------------------------------------
Représentant le Préfet -------------------------------------------
Contrôleur technique du F.E.D.
Représentant le Contrôleur technique du F.E.D.
Directeur des travaux.
Représentant le Directeur des travaux.

En présence ou absence 1 de l’Entrepreneur dûment convoqué nous sommés transportés sur les lieux pour
examiner et vérifier les travaux exécutés par :
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
suivant marché ----------------------------------------------- approuvé le ------------------------------------------------

Il résulte de cet examen que les travaux peuvent être reçus provisoirement à la date du : ------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
sous les réserves suivantes :
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

A --------------------------------------- les jours, mois et an que dessus.

L’entrepreneur : Le Représentant Le Contrôleur Technique

Du Directeur des travaux : du F.E.D. :

Le Préfet Le Directeur du Génie rural :

257
1. Barrer la mention inutile.

258