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ANNEXE : CAHIER DE CHARGE PAYROLL SYSTEM

Transition de la paie et services du Client

1. Énoncé du problème

Le client a besoin d’une capacité supplémentaire pour gérer ses livrables,


fournir une expérience utilisateur numérique au personnel et gérer son risque
de continuité des activités (BCM)/risque de qualité des données RH
(Ressources Humaines).

2. Proposition

Mettre en œuvre une nouvelle plate-forme de paie qui peut répondre à


l’accessibilité à distance, fournir une solution libre-service aux employés et
fournir une solution numérique au travail non numérique actuel. La
fonctionnalité d’accès à distance permettra un examen/entretien indépendant
des données sur la paie RH et répondra au BCM (Business Continuity
Management).

3. Exigences

1. Plate-forme de paie :

O La solution doit être accessible depuis l’extérieur de la RDC, de


préférence basée sur le "Cloud".
O La solution doit être fonctionnelle à partir de l’extérieur de la RDC, c’est-
à-dire la capacité d’utiliser toutes les fonctionnalités de la solution hors
site.
O La solution doit avoir un « moteur » de paie pour traiter les
renseignements salariaux et calculer l’impôt, la rémunération nette et
tout autre calcul/résultat standard de la paie.
O La solution doit fournir un bulletin de paie numérique par employé dans
le format requis tel que défini par la législation (le cas échéant).
O La solution doit être conforme à la législation applicable de la RDC, y
compris la fiscalité. • La solution doit avoir un mode d’authentification de
connexion défini, un contrôle d’accès sécurisé, de préférence à facteurs
multiples.
O La solution doit permettre la sauvegarde et le stockage des données
pendant au moins cinq ans.
O La solution doit avoir une fonctionnalité de reporting qui peut produire
des rapports sur les résultats de la paie et les données stockées des
employés.
O La solution sera en mesure de produire un fichier numérique mensuel
dans le format requis pour les transferts de fichiers électroniques de la
rémunération nette des employés.
O La solution doit être en mesure de stocker les données requises des
employés et d’avoir une fonctionnalité d’entrée de données.
O La solution doit permettre le maintien de la cartographie générale
requise des registres à des fins comptables et le lien entre les résultats
de la paie et les comptes de registre général définis.
O La solution doit être en mesure de produire un fichier numérique dans le
format requis qui contient les entrées comptables pertinentes pour le
mois.
O La solution doit être en mesure de consommer un fichier mensuel de
données des employés de SAP HR dans le format requis. La solution
mettra à jour tous les enregistrements de données pertinents en fonction
des informations contenues dans le fichier.
O La solution doit avoir la fonctionnalité de maintenir/stocker la structure
organisationnelle de l’entreprise, y compris les lignes hiérarchiques des
employés, l’intitulé du poste, les codes de l’entreprise et les centres de
coûts.
O La solution doit avoir la fonctionnalité de gestion des congés. Capacité
de stocker, maintenir et calculer le solde des congés.

2. Libre-service des Employés (LSE) :

O La solution doit être une solution libre-service pour les employés qui est
disponible en ligne, sécurisée et permet à l’employé de se connecter à
l’aide de ses critères d’identification et de son mot de passe unique.
O Le LSE doit afficher la fiche de paie de l’employé qui peut être
téléchargée en PDF.
O LSE doit conserver les fiches de paie des employés sur une période
d’un an qui peuvent être consultées par l’employé.
O Le LSE doit disposer d’une fonctionnalité de flux de travail basée sur la
structure organisationnelle stockée.
O Le LSE doit avoir la fonctionnalité permettant à l’employé de demander
le paiement des heures supplémentaires et toute autre exigence de
rémunération variable qui peut être versée à son supérieur hiérarchique
pour approbation.
O Le LSE doit avoir la fonctionnalité permettant aux employés de
demander un congé et de consulter leur solde de congé et leur
historique. La demande de congé de l’employé doit être transmise en
ligne à son supérieur hiérarchique pour approbation ou examen
(capacité de refuser). Le solde de congé des employés doit être mis à
jour lorsqu’il est approuvé.
O Le LSE doit permettre aux gestionnaires d’approuver toute demande (p.
ex. congé, heures supplémentaires, etc.). L’approbation doit être
stockée pour raison d’audit et doit mettre à jour les données pertinentes
des employés sur la plate-forme de paie pour le traitement mensuel de
la paie.
O Préférable - accès utilisateur défini par Microsoft Single Sign On à l’aide
d’annuaire actif.

O Préférable - L’employé peut annexer la documentation aux demandes


en ligne au management pour examen et archivage sur la plate-forme
de paie à des fins de vérification.

3. Assistance :

O Le fournisseur doit être en mesure de fournir une assistance technique


en temps utile.
O Le fournisseur doit être en mesure de configurer le système comme
demandé par Client pour toute modification mensuelle.
O Le fournisseur doit être en mesure de mettre à jour le logiciel de façon
en temps utile en cas d’éventuel changement législatif et les
améliorations/corrections générales du logiciel.

Notre offre représente le meilleur rapport qualité (présentation technique) et


prix (partie financière), en prenant en considération les critères suivants :

• Remise des documents demandés dans l’offre ;


• Certifications ou agréments. (Les joindre)