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REPUBLIQUE DU BENIN

*******
MINISTERE DE L’AGRICULTURE,
DE L’ELEVAGE ET DE LA PECHE
*********
SECRETARIAT GENERAL DU MINISTERE
**********
UNITE FONCTIONNELLE D’APPUI INSTITUTIONNEL (UFAI) DU PROGRAMME D’APPUI AU DEVELOPPEMENT DES
FILIERES AGRICOLES AU BENIN DE L’AGENCE BELGE DE DEVELOPPEMENT (Enabel)

REF : DDC N°02/18/Enabel/UFAI/EF du 20/03/2018

DOSSIER DE DEMANDE DE COTATION POUR L’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES


ADMINISTRATIVE, FINANCIERE ET COMPTABLE POUR LES SEPT AGENCES TERRITORIALES DE
DEVELOPPEMENT AGRICOLE (ATDA)

FINANCEMENT : Agence Belge de Développement (Enabel)

Mars 2018
CONTENU DU DOSSIER

1.1 Information ..................................................................................................................................................... 10


1.2 Introduction des offres .................................................................................................................................... 10
1.3 Documents à remettre pour l’offre de service ................................................................................................. 11
1.4 Evaluation des offres techniques .................................................................................................................... 12
1.5 Evaluation des offres financières..................................................................................................................... 13
1.6 Confidentialité ................................................................................................................................................. 13

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REPUBLIQUE DU BENIN
*******
MINISTERE DE L’AGRICULTURE,
DE L’ELEVAGE ET DE LA PECHE
*********
SECRETARIAT GENERAL DU MINISTERE
**********
UNITE FONCTIONNELLE D’APPUI INSTITUTIONNEL(UFAI) DU PROGRAMME AGRICULTURE DE Enabel

Demande de cotation DDC N°02/18/Enabel/UFAI/EF du 20/03/2018

Dans le cadre de l’élaboration d’un manuel de procédures administrative, financière et comptable pour les sept
Agences Territoriales de Développement Agricole (ATDA), l’Unité Fonctionnelle d’Appui Institutionnel (UFAI) du
Programme d’appui au développement des filières agricoles (PROFI) de l’Agence Belge de Développement invite par
la présente demande, les bureaux d’études ou cabinets à préparer et à présenter leurs soumissions conformément
aux dispositions du présent dossier de consultation.

La participation à la présente consultation n’est ouverte qu’aux bureaux et cabinets d’études en règle vis-à-vis de
l’administration fiscale.

Le dossier complet peut être retiré à partir du jeudi 22 mars 2018, auprès du secrétariat de l’Unité Fonctionnelle
d’Appui Institutionnel (ex AIMAEP) sis au Rez-de chaussée de l’immeuble bleu du MAEP.

1. Renseignements complémentaires

Des renseignements administratifs complémentaires peuvent être obtenus auprès du secrétariat de UFAI (ex AIMAEP)
03 BP : 2900 Cotonou République du Bénin, tous les jours ouvrables entre 08 heures et 12 heures et entre 14 heures
et 17 heures (heure locale) ou téléchargés sur le site de Enabel (www.enabel.be). Concernant les informations
techniques complémentaires, elles peuvent être obtenues par courrier électronique à issaou.karim@enabel.be.

2. Présentation des offres

Les Prestataires devront envoyer leurs offres rédigées en langue française et en trois (03) exemplaires dont un (1)
original et deux (02) copies respectivement marquées comme telles, sous plis fermés portant les mentions :
« Elaboration d’un manuel de procédures administrative, financière et comptable pour les sept Agences
Territoriales de Développement Agricole (ATDA) ».

« A N’OUVRIR QU’EN SEANCE »

Les soumissionnaires doivent faire parvenir leurs offres sous pli fermé au secrétariat de l’Unité Fonctionnelle d’Appui
Institutionnel (ex AIMAEP) sis au Rez-de chaussée de l’immeuble bleu du MAEP par porteur ou personnellement
contre accusé de réception.

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La date du dépôt des offres est fixée au mercredi 11 avril 2018 à 10 heures précises.

3. Ouverture des plis

Les plis seront ouverts, en présence des représentants des soumissionnaires qui le désirent, le mercredi 11 avril 2018
à 10 heures 30 minutes précises dans la salle de réunion de PROFI au 1er étage du bâtiment « E » du MAEP.

Fait à Cotonou, le 20 mars 2018

Le Responsable Délégué de l’UFAI

Joseph OUAKE

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TERMES DE REFERENCES

I- CONTEXTE ET JUSTIFICATION

Le secteur agricole est l’un des quatre (04) domaines de concentration retenus pour dynamiser l’économie nationale.
La vision du gouvernement est de faire de ce secteur le principal levier de développement économique, de création de
richesses et d’emplois au Bénin.

Une série de réformes dans le secteur agricole sont intervenues depuis l’arrivée du nouveau gouvernement en 2016.
Ces réformes sont guidées par un souci de rationalisation en vue d’une meilleure cohérence et efficacité des
interventions dans le secteur. Il s’agit notamment de l’adoption d’un nouveau cadre institutionnel de développement
agricole qui consacre la création de sept (07) Pôles de Développement Agricole (PDA), couplée de la séparation des
fonctions régaliennes de règlementation, de contrôle et de suivi-évaluation de celles de promotion des filières
agricoles.

Cette réforme s’est traduite par :


 l’émergence de douze Directions Départementales de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche (DDAEP) en
charge des fonctions régaliennes du secteur;
 la création de sept (07) Agences Territoriales de Développement Agricole (ATDA) en charge des fonctions de
promotion des filières dans chacun des pôles;
 la liquidation des CARDER jusque-là en charge de ses deux fonctions.

En tant qu’organe de gestion du Pôle (PDA), l’ATDA est dotée de personnalité morale et de l’autonomie financière et
placée sous la tutelle du Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche.

L’objet de l’ATDA est de veiller à une meilleure combinaison de l’approche filière et l’approche territoriale (Décret
2017-101 du 27 Février 2017)1. Sa mission est de mettre en œuvre la politique de promotion de filières porteuses
spécifiques à son PDA et d’initier des actions pour atteindre les objectifs du gouvernement en matière de promotion
des filières et de développement des territoires, en produisant des résultats, effets et impacts visibles.

Parmi ces principales attributions figurent entre autres la facilitation de l’accès des producteurs aux facteurs de
production, la mise en place ou le renforcement des infrastructures agricoles structurantes, la facilitation de l’accès
des acteurs des filières aux informations et innovations ainsi qu’au conseil agricole et le suivi de façon rapprochée des
acteurs dans l’application effective des innovations introduites.

Pour réaliser ses attributions, « l’ATDA privilégie le faire-faire comme approche d’intervention fortement orientée
client, résultats et économie, afin de créer une plus grande attractivité pour les investissements privés » (Article 8 du
Décret 2017-101 du 27 Février 2017).

L’ATDA est administrée par un Conseil d’Administration composé de sept (07) membres au maximum2 nommés par
décret pris en Conseil des Ministres pour un mandat de trois (03) ans renouvelable une seule fois.

L’ATDA est dotée d’une Direction Générale et d’un Comité de Direction. La Direction Générale est chargée de la
gestion opérationnelle de l’ATDA. Le Comité de Direction, l’organe consultatif obligatoire de l’ATDA est composé du
Directeur Général, de son adjoint, du délégué du personnel et de tous les Directeurs de l’ATDA.

Un Commissariat aux Comptes constitué de deux Commissaires aux comptes nommés en Conseil des Ministres assure
le contrôle de la qualité de la gestion de l’ATDA.

1Ce décret serait en instance de modification. Il faudra tenir compte du nouveau texte s’il est adopté à temps.
2i) Le MAEP ou son Représentant, ii) le MCI ou son Représentant, iii) le MEF ou son Représentant, iv) les DDAEP, v) les
représentants de la Chambre d’Agriculture, vi) le représentant de la PASCIB et vii) le représentant du personnel

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L’ATDA est soumise au contrôle du MAEP pour vérifier le niveau d’atteinte des objectifs fixés conformément aux
orientations définies par le Gouvernement et pour s’assurer de la qualité de sa gestion.

Le Plan Stratégique de Développement du Secteur Agricole (PSDSA) adopté en fin 2017 insiste sur l’importance des
ATDA et prévoit dans l’action 4.1.4. un appui pour opérationnaliser les ATDA dans les sept (07) Pôles de
Développement Agricole (PDA). Cet appui sera effectué par le Secrétariat Général du MAEP et les Directions Centrales
et Techniques afin de renforcer les capacités techniques des ATDA.

La mise en place des ATDA nécessite d‘élaborer des termes de références pour la réalisation d’un manuel de
procédures administrative, financière et comptable avec la participation de son personnel. Il est attendu que ce
manuel décrive de manière générale les principes communs aux sept agences, et qu’il souligne les particularités de
chaque pôle et des filières prioritaires.

Le manuel permettra de formaliser les principaux processus de gestion administrative, budgétaire, financière et
comptable des ATDA avec pour objectifs de :
• fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif, financier et comptable ;
• décrire l'organisation administrative, financière et comptable ;
• décrire les procédures d’encaissement des ressources et d'exécution des dépenses dans les conditions
garantissant un contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer au sein de la structure et en
définissant les responsables de ceux-ci à chaque étape du circuit des documents ;
• décrire les procédures à mettre en œuvre par l'ensemble du personnel comptable et administratif ainsi que
les tâches qui leur incombent ;
• utiliser de façon optimale, pour une meilleure efficacité des actions engagées, l'ensemble des moyens mis en
œuvre tels que:
− les ressources humaines ;
− le matériel ; les ressources financières.
• maîtriser la connaissance des actions engagées et par conséquent comparer les moyens mis en œuvre aux
résultats techniques obtenus ;
• améliorer la productivité du personnel impliqué dans la gestion de l’ATDA ;
• prévoir un cadre comptable harmonisé des ATDA.

Pour y parvenir, le Ministère de l’Agriculture de l’Elevage et de la Pêche, à travers son Secrétariat Général, requiert les
services d’un consultant chargé d’élaborer le manuel de procédures administrative, financière et comptable des ATDA.
Le consultant devra faire preuve d’une expérience avérée du secteur public et privé. Les présents termes de référence
énoncent les tâches du consultant chargé de l’exécution de la mission.

II- OBJECTIFS

Objectif global

L’objectif global visé est d’élaborer un manuel qui formalise les processus de gestion administrative, financière et
comptable nécessaires à la compréhension du système de traitement des informations au sein de l’ATDA et à la
réalisation des contrôles.

Objectifs spécifiques

La mission du consultant devra permettre d’atteindre les objectifs spécifiques suivants :


- Elaborer le manuel de procédures administrative, financière et comptable de l’Agence Territoriale de
Développement Agricole, en cohérence avec, d’une part, le décret 2017-101 du 27 février 2017 portant
création des ATDA et son cadre organisationnel et, d’autre part, les résultats de l’étude de faisabilité des
ATDA encours de mise en œuvre ;
- Proposer les outils techniques indispensables pour l’exécution de ses tâches ;
- Indiquer le mode de passation des marchés à exécuter en fonction de l’importance, de la grandeur et de la
nature des prestations.

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III- RESULTATS ATTENDUS

Les résultats attendus sont les suivants :


- Le manuel de procédures administrative, financière et comptable de l’ATDA est élaboré conformément au
décret 2017-101 et à son cadre organisationnel adapté au cours de l’opérationnalisation des ATDA;
- Les outils nécessaires au fonctionnement adéquat de l’Agence sont disponibles ;
- Les principaux responsables des ATDA sont formés sur l’utilisation du manuel de procédures

IV- TACHES DU CONSULTANT

Le consultant aura à charge la description des procédures et les tâches y relatives à partir du décret 2017-101 du 27
Février 2017 et la dernière version disponible de l’organigramme des ATDA dans le cadre de leur opérationnalisation.

Il aura pour tâches essentielles de :


- Exploiter tout document relatif aux ATDA: Décret 2016-681/ Cadre Institutionnel développement agricole,
Décret 2017-101/ATDA, PNIASAN-PSDSA; étude de faisabilité ATDA (dec-17) ;
- Elaborer et proposer au SGM du MAEP et aux acteurs concernés les éléments d’un manuel de procédures
administratives, financières et comptables ;
- Faire une analyse détaillée des différentes structures (Directions, services, ….) ;
- Analyser les postes et définir les profils adaptés ;
- Identifier, analyser les relations internes (horizontales et verticales) et celles avec les différents acteurs
externes ;
- Formaliser l’organigramme et les procédures ;
- Adapter ces procédures aux règles et aux exigences de contrôle interne en tenant compte des spécificités de
l’Agence ;
- Elaborer les procédures comprenant :
o la description de l’organisation administrative ;
o la gestion des différentes formes de courriers (électronique, fax, papier, etc), de l’accueil, des missions,
des salaires, de la documentation et des archives ;
o la description des attributions et du système d’informations ;
o les procédures de mobilisation des ressources; mobilisation des subventions et le processus d'appel de
fonds.
o les procédures de gestion et de contrôle budgétaire (méthodologie d'élaboration du PTAB, l'exécution du
budget et les contrôle des engagements) ;
o la gestion et l’évaluation du personnel ;
o les procédures de gestion comptable (cadre, plan et organisation comptables et guide d’imputation),
financière budgétaire et analytique (comptabilité générale, analytique et budgétaire et trésorerie) ;
o les procédures de suivi et de contrôle interne ;
o les procédures de passation des marchés et de gestion des marchés (travaux, fourniture, services et
consultations), le suivi du processus, la réception et le rapport de passation de marché et le classement
des documents.
o les procédures de gestion des stocks (tenue de comptabilité matière)
o les procédures de gestion des immobilisations ;
o les procédures d’évaluation des immobilisations à l’ouverture ;
o toute autre procédure jugée nécessaire par le consultant ou le commanditaire.
o description des tâches du service Suivi Évaluation, leur périodicité d'exécution et les délais de
transmission à la DPP du MAEP.
- Proposer des mécanismes et outils de gestion permettant la numérisation et la digitalisation de certains
processus comme la planification opérationnelle, la gestion des courriers, la gestion des missions, le suivi des
véhicules, l'évaluation des agents
- Animer une séance de pré-validation du manuel avec les DAF des 7 ATDA élargie à la Cellule
d’opérationnalisation, au DAF/MAEP et à l’IGM/MAEP destinée ;
- Présenter et soutenir le manuel amélioré des ATDA à l’atelier de validation ;
- Intégrer par la suite les amendements et observations de l’atelier de validation ;
- Rédiger et déposer le manuel définitif des ATDA et le rapport de mission.
- Former les principaux responsables des ATDA sur l’utilisation du manuel de procédures

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V- METHODOLOGIE

Une démarche méthodologique sera proposée par le Cabinet ou Bureau d’Etudes et devra intégrer toutes les étapes,
méthodes et outils classiques de collecte des informations, revue documentaire, entretiens, enquête et l’observation
au besoin appuyée d’un chronogramme d’élaboration bien détaillé.

Un Groupe de Référence (GR) sera mis en place sous la supervision du SG-MAEP pour accompagner la réalisation de la
mission et juger de la qualité des livrables. Le Groupe de Référence est composé des membres de la Cellule
d’opérationnalisation, d’un représentant de la DAF, d’un représentant de l’IGM/MAEP, de deux DAF représentants des
ATDA. Le GR peut faire appel à toute personne ressource pour appuyer le pilotage et le suivi du Cabinet ou Bureau
d’Etudes.

La proposition méthodologique du consultant donnera lieu à une étude et validation par le SGM et le Groupe de
Référence lors de la session de cadrage.

VI- PROFIL DU CONSULTANT

Sont autorisées à soumettre leurs offres, tous les Cabinets ou Bureaux d’Etudes constitués en établissement ou en
société, spécialisés en élaboration des procédures administrative, financière et comptable et remplissant les
conditions ci-après :
- Disposer d’une équipe pluridisciplinaire de trois (03) consultants à savoir :
1- Expert en Finance et Comptabilité, Chef de Mission :
 avoir une formation universitaire (BAC+5) en Gestion des entreprises, Finance, Contrôle de gestion,
Audit ou équivalent ou d’Expert-comptable,
 avoir au moins dix (10) ans d’expériences dans la gestion financière et comptable;

2- Expert en Administration et Gestion des Ressources Humaines :


 avoir une formation universitaire (BAC+5) en Ressources Humaines,
 avoir au moins cinq (05) ans d’expériences dans l’élaboration et la mise en œuvre des outils de
valorisation et de développement des Ressources Humaines.

3- Expert Agro-économiste:
 avoir une formation universitaire (BAC+5) en Agronomie, Agro-économie ou économie rurale,
 avoir une bonne des réformes dans le secteur agricole,
 avoir au moins cinq (05) ans d’expériences dans le domaine agricole

- les Cabinets ou Bureaux d’Etudes doivent avoir au moins dix (10) ans d’expériences dans les domaines de
finances, comptabilité, ressources humaines, ou autres ;
- avoir élaboré au moins deux manuels de procédures administrative, financière et comptable pour le secteur
public (Société d’Etat ou Offices ou Agences) et au moins deux pour des structures privées, justifiées par des
attestations de bonne fin d’exécution correspondantes accompagnées des copies de contrats ou bons de
commande y afférent;
- les Curricula vitae des experts appuyés des attestations Justifiant des missions antérieures similaires
réalisées avec succès délivrées par les structures bénéficiaires.

VII- DUREE DE LA MISSION

La mission durera au maximum 55 homme/jour de travail et sera étalée sur trois (03) mois au plus. Le consultant
principal devra fournir un planning détaillé de mise en œuvre diligente de la mission avec une répartition claire du
nombre de jours œuvrés par membre de l’équipe.

A titre indicatif, il est proposé une répartition par activité (à modifier par le consultant) du nombre d’homme/jour de
la mission :

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Activités Homme/ jour
Préparation et participation à la séance de briefing et de cadrage 01
Rédaction et présentation de la note méthodologique de travail et du planning révisé 03
Collecte des données et informations auprès des acteurs 06
Elaboration du projet de manuel 15
Séance de présentation du projet de manuel au SGM et Groupe de Référence 09
Intégration des observations 03
Préparation et animation d’un atelier de validation 06
Rédaction et soumission de version définitive du Manuel et rapport de mission 06
Préparation et tenue de la Formation des ATDA 06
Total 55

VIII- LIVRABLES DE L’ETUDE

Le consultant fournira conformément au calendrier de travail arrêté, les livrables suivants :


• Une note méthodologique (finalisée suite à la séance de cadrage de la mission) ;
• Une version provisoire (0) du manuel pour la la pré validation du premier draft par le groupe de référence et
amendements avant l’atelier de validation ;
• Une deuxième version (1) du manuel pour la validation élargie à tous les acteurs des ATDA ;
• Une version définitive en dix (10) exemplaires sur support électronique et en version papier desdits
documents accompagnée du rapport définitif de la mission.
• Les supports pour la formation des principaux responsables

IX- Documents de référence à transmettre au consultant

- Décret 2016-681 du 07 novembre 2016 portant cadre institutionnel du développement agricole,


- Décret 2017-101 du 27 février 2017 constatant approbation de la création des ATDA,
- Document PNIASAN-PSDSA;
- Rapport étude de faisabilité ATDA
- Fiches de postes –types des ATDA

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PARTIE III : INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES

2. Procédure

1.1 Information

Des renseignements administratifs complémentaires peuvent être obtenus auprès du secrétariat de UFAI (ex AIMAEP)
03 BP : 2900 Cotonou République du Bénin, tous les jours ouvrables entre 08 heures et 12 heures et entre 14 heures
et 17 heures (heure locale). Concernant les informations techniques complémentaires, elles peuvent être obtenues
par courrier électronique à issaou.karim@enabel.be .

1.2 Introduction des offres

Les offres établies en langue française et en trois (03) exemplaires dont un (01) original et deux (02) copies, marquées
comme telles, doivent être déposées sous plis fermés au Secrétariat de l’UFAI sis au Rez-de-chaussée de l’immeuble
bleu du Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche (MAEP) au plus tard le mercredi 11 avril 2018 à 10
heures précises.

L’ouverture des offres aura lieu le même jour à 10 heures 30 minutes à la salle de réunion de PROFI sise à l’étage du
bâtiment « E » du MAEP en présence des soumissionnaires ou de leurs représentants qui désirent y assister.

L’offre et chacun des documents l’accompagnant doivent être numérotés et signés par le soumissionnaire ou son
mandataire. Il en va de même de toute surcharge, rature ou mention qui y serait apporté. Le mandataire doit faire
apparaître qu’il est autorisé à engager le soumissionnaire.

Tous les éléments constitutifs des offres seront contenus dans deux (02) enveloppes distinctes à savoir :
a) Une enveloppe intérieure « A ». Dans cette enveloppe A marquée offre technique, seront regroupées toutes
les pièces relatives à l’offre technique et toutes autres pièces ne se rapportant pas à l’offre financière ;
b) Une enveloppe intérieure « B ». Dans cette enveloppe B marquée offre financière, seront regroupées toutes
les pièces relatives à l’offre financière ;
c) Toutes ces deux enveloppes intérieures portant la raison sociale et l’adresse du soumissionnaire seront
placées dans une troisième enveloppe extérieure « C » absolument neutre et portant :

 la mention : Elaboration d’un manuel de procédures administrative, financière et comptable pour


les sept Agences Territoriales de Développement Agricole (ATDA)».
 la mention « A n’ouvrir qu’en séance de dépouillement »

Le délai de validité des offres sera de 90 jours après la date ultime de réception des offres.

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1.3 Documents à remettre pour l’offre de service

1.3.1 Documents constitutifs de l’offre technique :

a- Descriptif détaillé de la méthodologie de travail (approche méthodologique sur la base des termes de
référence ainsi que toutes remarques nécessaires) ;

b- Une proposition de Chronogramme des activités (programme de travail) ;

c- Les références techniques du bureau d’études ;

d- Les attestations de bonne fin d’exécution de l’administration publique, de sociétés ou offices d’état ou
mixtes, de représentations ou organisations internationales ayant un accord de siège au Bénin et des
structures privées de missions similaires du bureau d’études (au moins deux pour les structures publiques et
au moins deux pour les structures privées) ;

e- Les curricula vitae signés par les consultants proposés par le bureau d’études ;

f- Les copies légalisées des diplômes des consultants mobilisés ;

g- Les attestations de bonne fin d’exécution de l’administration publique, de société ou offices d’état ou mixtes,
de représentations ou organisations internationales ayant un accord de siège au Bénin et des structures
privées de missions similaires de chacun des consultants (au moins deux par consultant mobilisé) ;

h- La photocopie du relevé d’identité bancaire du Bureau ou cabinet d’études ;

i- L’attestation de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale ou de prévoyance sociale prouvant qu'il est à jour vis-
à-vis de la Caisse à la date de dépôt des offres pour le bureau d’études ;

j- L’attestation de non faillite en original datant de moins de trois (03) mois à la date de dépôt des offres (pas
de copie légalisée) pour le bureau d’études ;

k- Une copie certifiée conforme du registre de commerce et des statuts définissant la forme juridique de
l'Entreprise ainsi qu'une copie certifiée conforme de son numéro IFU (en original ou en photocopie légalisée
dans l'offre originale)

l- L'attestation des impôts en original prouvant que le bureau ou le cabinet est en règle vis-à-vis du fisc à la date
de dépôt des offres (pas de copie légalisée) ;

NB : L’absence, la non-conformité ou la non validité des pièces d ; i ; j et l sont éliminatoires

2.3.2. Documents constitutifs de l’offre financière :

a) La lettre de soumission précisant le montant global des honoraires de ses prestations, hors taxes, datée,
signée et cachetée suivant le modèle de soumission en annexe ;

b) Le Bordereau des prix Unitaires (BPU) pour ses honoraires et les autres frais directs liés à la mission
conformément au modèle annexé ;

c) Le devis quantitatif et estimatif (DQE) pour ses honoraires et les autres frais directs liés à la mission
conformément au modèle annexé.

NB : L’absence, la non-conformité ou la non-validité de l’une quelconque des pièces énumérées ci-dessus est
éliminatoire.

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a. Evaluation des offres techniques
Seules les offres régulières avec toutes leurs annexes seront prises en considération et analysées suivant des critères
et sous critères ci-après :

CRITERES ET SOUS-CRITERES D’EVALUATION DECISION

1. Expert en Finance et Comptabilité, Chef de Mission 20 points

Formation universitaire (BAC+5) en Gestion des entreprises, Finance, Contrôle


5 points
de gestion, Audit ou équivalent ou d’Expert comptable : 05 points
Nombre d’années d’expériences dans la gestion financière et comptable (au
5 points
moins 10 ans) : 5 points ; moins de 10 ans d’expériences 00 point
Nombre d’attestations de bonne fin d’exécution de missions antérieures
similaires réalisées avec succès (au moins deux) : 10 points (5 points par 10 points
attestation)
2. Expert en Administration et Gestion des Ressources Humaines,
15 points
consultant associé
Formation universitaire (BAC+5) en Ressources Humaines, 3 points 3 points
Nombre d’années d’expériences dans l’élaboration et la mise en œuvre des outils
de développement et de valorisation des Ressources Humaines (au moins cinq 4 points
(05) ans) : 4 points ; moins de 5 ans, 00 point.
Nombre d’attestations de bonne fin d’exécution de missions antérieures
similaires réalisées avec succès (au moins deux) : 08 points (04 points par 8 points
attestation)
3. Expert Agroéconomiste, 2ème consultant associé 15 points

Formation universitaire (BAC+5) en Agronomie, Agro-économie ou économie


03 points
rurale : 03 points
Bonne connaissance des réformes dans le secteur agricole : 3 points 3 points
Nombre d’années d’expériences dans le domaine agricole (avoir au moins cinq
3 points
(05) ans) : 3 points ; moins de 05 ans 00 point.
Nombre d’attestations de bonne fin d’exécution de missions antérieures
similaires réalisées avec succès (au moins deux) : 6 points (03 points par 6 points
attestation)
4. Qualifications du bureau d'études 50 points
Nombre d’années d’expériences dans les domaines de finances, comptabilité,
ressources humaines, ou autres (au moins dix (10) ans): 10 points ; moins de 10 10 points
ans d’expériences 00 point.
Nombre de manuels de procédures administrative, financière et comptable
élaboré pour le secteur public (Société d’Etat ou Offices ou Agences) justifiées
par des attestations de bonne fin d’exécution correspondantes accompagnées 20 point
des copies de contrats ou bons de commande y afférent : 20 points (10 points
par attestation).
Nombre de manuels de procédures administrative, financière et comptable
élaborés pour les structures privées, justifiées par des attestations de bonne fin
20 points
d’exécution correspondantes accompagnées des copies de contrats ou bons de
commande y afférent : 20 points (10 points par attestation).
Total : 100 points

A l’issue de l’évaluation technique, les soumissionnaires dont la note technique sera inférieure à 75/100 points, seront
éliminées et leurs offres financières ne leur seront pas retournées et resteront fermées dans le projet. Les offres
financières non ouvertes peuvent être retournées sur demande des soumissionnaires.
Les soumissionnaires dont les notes techniques sont supérieures ou égales à 75/100 points verront leurs offres
financières ouvertes.

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b. Evaluation des offres financières

La sélection étant basée sur le coût, la proposition financière la moins disante (montant global des honoraires et
autres frais directs) corrigée sera retenue. Le marché sera attribué au moins disant après la qualification technique.
Le soumissionnaire retenu sera déclaré attributaire.

c. Confidentialité

Le prestataire de service et l’UFAI, ex-projet AIMAEP, garantissent le caractère confidentiel de toute information
obtenue dans le cadre du présent marché et ne transmettront celles-ci à des tiers qu’après accord écrit et préalable
de l’autre partie.
Ils ne diffuseront ces informations confidentielles que parmi les préposés concernés par la mission. Ils garantissent
que ces préposés seront dûment informés de leurs obligations de confidentialité et qu’ils les respecteront.

13
ANNEXES
ANNEXE 1
MODELE DE LETTRE DE SOUMISSION

Dossier de Demande de Cotation DDC N°02/18/Enabel/UFAI/EF du 20/03/2018 relatif à l’élaboration d’un manuel de
procédures administrative, financière et comptable pour les sept Agences Territoriales de Développement Agricole
(ATDA)».

Nous soussignés ……………………………….Agissant en qualité de…………………………….


Dénommé dans ce qui suit « Consultant » …………… ……………….………………….…………
Domicilié à …………………..….. (Adresse) BP : ………....……… Tél : ……………………….…
Et en vertu des pouvoirs qui nous sont conférés ;

Après avoir pris connaissance du dossier de demande de cotation relatif à ……….………………………et notamment les
termes de Références et le modèle de soumission, en acceptant les conditions, nous nous engageons en tant que
(consultant), à les exécuter conformément aux prescriptions du dossier de consultation restreinte, et pour un montant
global hors Taxes de ……………………………………………… francs CFA ;

Remettons, revêtue de notre signature la soumission et nous engageons, si notre soumission est acceptée, à réaliser
les études proprement dites dans un délai de ….. jours.

Nous acceptons de rester lié (s) par notre soumission pendant un délai de quatre vingt dix (90) jours à compter de la
date fixée pour la remise des offres.

Avant la signature du marché, la présente soumission acceptée par vous vaudra engagement entre nous.
Nous avons bien noté que vous n’êtes pas tenu de retenir la soumission la moins disant ou de donner suite à la
présente consultation restreinte.

Nous acceptons que les sommes qui nous serons dues en exécution du contrat objet de la présente consultation, nous
soient payées en Francs CFA et versées au compte n° …... domicilié à ……………………………….. Ouvert au nom de
…………………………….

Sont annexées à la présente soumission toutes les pièces exigées dûment complétées, signées, datées et cachetées.
En foi de quoi que je soumets ici, et j’appose ma signature.

Fait en une seule copie originale


A …………………, le …………………….

(Le soumissionnaire)
Signature et cachet

14
ANNEXE 2 :
MODELE DE CADRE DU BORDEREAU DES PRIX UNITAIRES
(En francs CFA en Hors Taxes)

N° DESIGNATION PRIX UNITAIRE


UNITE
En chiffre En lettre
PERSONNEL
1 Honoraire plus charge de terrain et de H/jour

ANNEXE 3 :
MODELE DE DEVIS QUANTITATIF ET ESTIMATIF
(en francs CFA et en Hors Taxes)
PRIX
DESIGNATION UNITE QUANTITE MONTANT
UNITAIRE
A) PERSONNEL
Honoraire plus charge de terrain et de H/jour 55
rapportage,

TOTAL

Arrêté à la somme totale hors taxes de : (en lettres)

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ANNEXE 4 : MODELE DU CONTRAT DE MARCHE

CONTRAT DE MARCHE N°_______/CTB/UFAI/EF du…………….

STRUCTURE : Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche

OBJET : ……………………….

ATTRIBUTAIRE :
Date d’attribution :
Date d’approbation :
Délai d’exécution :

FINANCEMENT : Agence Belge de Développement (CTB)


IMPUTATION BUDGET :………………………………………..
MONTANT DU MARCHE (Hors taxes) : HT =

Montant _ Date
AUTORISATION DE PROGRAMME
Crédits de payement Montant Source de financement
AUTHENTIFICATION
Année

ARTICLE 1ER : OBJET DU MARCHE


Le présent marché a pour objet la réalisation de : ……………………………….

ARTICLE 2 : PIECES CONTRACTUELLES


Les documents ci-après font partie intégrante du marché :
- La soumission ;
- Le présent marché ;
- Les Termes de Référence ;
- Le Bordereau des Prix Unitaire (BPU) ;
- Le Devis Qualitatif et Estimatif (DQE) ;

ARTICLE 3 : DEFINITION DES TERMES EMPLOYES


Partout où elles sont utilisées dans le présent contrat, sauf si le contexte requiert une autre
interprétation, les expressions ci-après ont les significations suivantes :
Autorité Contractante : le Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche (MAEP) ou
l’Administration.
Représentant du Maître d’Ouvrage : Le Secrétariat Général du MAEP.
Le Prestataire : le cabinet ou bureau d’études chargé de la réalisation de l’objet du présent contrat.
Dossier de demande de cotation: désignant ceux relatifs aux prestations du consultant.

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ARTICLE 4 : PRESTATIONS DU PRESTATAIRE
Le Prestataire a pour mission d’apporter ses meilleurs soins à la réalisation de l’objet du contrat
conformément aux dispositions du présent document. Il assure ses prestations avec la diligence et l’efficacité
requises, conformément aux Termes de Références (TDR) en suivant les meilleures règles de la profession.
Il est responsable vis-à-vis de l’Administration, de la bonne exécution de la formation. Il fournit à
l’Administration tous les renseignements que celle-ci sera amenée à lui demander dans le cadre de la présente
formation.
Il doit déférer à tous les ordres écrits ou verbaux (confirmés par écrits) de l’Administration, à moins de
formuler des réserves dans un délai de trois (03) jours sous peine de forclusion. .

ARTICLE 6 : PRESTATIONS DE L’ADMINISTRATION


L’Administration fournit au Prestataire tous les documents en sa possession se rapportant à la mission.
Le Prestataire fait inventaire de tous les documents mis à sa disposition par l’Administration ou
produits au cours de sa mission. Il analyse et interprète les données qui lui sont fournies par ces documents ou par
d’autres sources sous sa responsabilité.

ARTICLE 7 : DUREE D’EXECUTION ET DEROULEMENT DE LA MISION


La durée de la mission est de cinquante cinq (55) jours sur une période maximale de quatre vingt dix
(90) jours. Le prestataire commence les travaux dès le lendemain de la réception de l’ordre de service prescrivant le
démarrage de la mission. Les travaux se dérouleront pendant la période retenue à la réunion de cadrage, selon le
calendrier proposé par le prestataire et accepté par l’Administration.

ARTICLE 8 : MODE DE REMUNERATION


Les règlements seront effectués en monnaie locale (Francs CFA) au compte
N°…………………………..domicilié à la Banque …………………….……… et ouvert au nom de …………………………………………

ARTICLE 9 : MONTANT DU MARCHE


Le montant du présent Marché est arrêté à la somme de _________ F CFA hors Taxes (HT).

ARTICLE 10 : REVISION DE PRIX


Le montant du présent contrat est ferme et non révisable.

ARTICLE 11 : MODALITES DE REGLEMENT


Le payement des honoraires du prestataire se fera en une tranche à la remise du rapport final de la
prestation.

ARTICLE 12 : PENALITES DE RETARD


En cas de retard dont la justification n’aurait pas été acceptée par l’Administration lors de la remise des
documents, le prestataire sera passible par journée calendaire perdue sur les délais contractuels, d’une amende selon
le cas de (1/2.000ème) du montant réel de son intervention, le plafond de l’amende ne devant pas dépasser cinq pour

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cent (5%) du montant du contrat, sous peine de résiliation de celui-ci. Cette amende court de plein droit du fait de la
seule échéance d’un terme sans qu’il soit besoin de mise en demeure préalable ou de préavis.

ARTICLE 13 : OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE


Le Prestataire assumera vis-à-vis du Maître d’Ouvrage, les responsabilités des dommages de toute
nature découlant de ses prestations.
Dans le cas contraire il peut être poursuivi devant une juridiction compétente.

ARTICLE 14 : SOUS TRAITANCE


Le Prestataire peut être autorisé à sous-traiter l’exécution d’une partie du contrat. Il doit au préalable
en avoir obtenu l’autorisation écrite de l’Administration.
L’autorisation de sous-traitance ne diminue en rien les obligations du Prestataire qui demeure
responsable de la totalité de l’exécution des prestations, objet du contrat vis-à-vis de l’Administration.
Le sous-traitant agréé ne peut obtenir directement de l’Administration les règlements des travaux,
fournitures ou services dont il aura assuré l’exécution. Il sera uniquement payé par le Prestataire.

ARTICLE 15 : SECRET PROFESSIONNEL (Confidentialité des documents)


Tous les documents remis au prestataire pour les besoins de l’étude, doivent être considérés comme
confidentiels et utilisés comme tels. Le consultant est par ailleurs tenu au respect du secret professionnel avant,
pendant et après la mission.

ARTICLE 16 : CAUTIONNEMENT ET RETENUE DE GARANTIE


Compte tenu de la nature des prestations, il ne sera opéré aucune retenue de garantie sur les sommes
versées par l’Administration au Prestataire.

ARTICLE 17 : REGLEMENT DES DIFFERENDS


Tout litige relatif à l’interprétation ou à l’exécution du présent contrat sera réglé à l’amiable par les
parties.
En cas d’échec, le différend sera soumis à l’arbitrage du Président du Tribunal de Première Instance de Première
Classe de Cotonou statuant en amiable compositeur.
La sentence de l’arbitre sera définitive et exécutoire.

ARTICLE 18 : FORCE MAJEURE


18-1 Les cas de force majeure sont les suivants : guerre déclarée ou non, troubles sociaux, grève générale, épidémies
ou mesures de quarantaine, tremblement de terre d’une ampleur exceptionnelle, crues ou ras de marrée
extraordinaire, incendies ou tout autre évènement indépendant de la volonté du prestataire.
18-2 Le bureau d’études ne sera pas tenu pour responsable des retards imputables à un cas de force majeure. Dans un
tel cas, le bureau d’études avertira l’Administration par écrit dans les trois (03) jours qui suivent l’apparition du cas de
force majeure pour donner une estimation du retard qui en résulterait, nonobstant son droit à une prolongation
raisonnable des délais d’exécution du marché.

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ARTICLE 19 : AVENANT
Aucun avenant ne sera possible vu la particularité du marché.

ARTICLE 20 : DISPOSITIONS PARTICULIERES


L’Administration et le Prestataire échangeront : informations, données, rapports, plans d’études et tout
autre élément utile se rapportant au programme et ce, dans les meilleurs délais suivant la demande qui sera faite par
l’un ou l’autre.
L’Administration assiste le Prestataire pour obtenir tous les permis, licences et autorisations qui sont
nécessaires pour permettre et faciliter l’exécution de sa mission.
Dès la signature du marché, le Prestataire notifiera à l’Administration le nom de la personne désignée
comme son représentant et qui sera autorisée à recevoir les communications relatives au présent marché.

ARTICLE 21 : NOTIFICATION
Toute notification écrite faite par l’une à l’autre partie est réputée avoir été dûment communiquée si
elle est remise en main propre ou adressée par câble ou par courrier à l’une des adresses suivantes :
Pour l’Administration :……………………………………………
Pour le Prestataire:……………………………………………………………………………

ARTICLE 22 : REGIME FISCAL


La présente convention est soumise au régime des exonérations conformément au cahier de charges
fiscales en vigueur au Bénin. Elle est soumise aux formalités de droit de timbre et d’enregistrement assurées par le
maître d’ouvrage délégué.
Toutes les prestations sur financement coopération bénino-belge, objet de la présente convention sont
exonérées de tous droits de douane, impôts et taxes et autres charges fiscales (y compris la TVA).
Le financement de la coopération bénino-belge ne couvre pas les droits de timbre ou d’enregistrement
de la convention, ni les intérêts moratoires.
Tous les marchés issus de la présente convention seront soumis à l’enregistrement.

ARTICLE 23 : CONTRÔLE ET SUIVI DE LA FORMATION


Les formations sont placées sous le contrôle du Secrétariat Général du Ministère.
Le suivi est assuré par la DAF et l’UFAI sous la supervision du Secrétaire Général du Ministère de l’Agriculture de
l’Elevage et de la Pêche.

ARTICLE 24 : LANGUE
La langue de travail qui régit le présent marché est la langue française.

ARTICLE 25 : VALIDITE ET ENTREE EN VIGUEUR


Le présent marché n’est valide qu’après sa signature par les deux (2) parties et prend effet à partir de son
approbation.
Cotonou, le
Lu et accepté par : Signé par :

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Le Prestataire Le Responsable Délégué UFAI

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