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Introduction ..................................................................................................................

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Les écrits professionnels internes et externes ............................................................... 3
Le compte rendu ........................................................................................................... 4
Le procès-verbal ........................................................................................................... 6
Le rapport ..................................................................................................................... 7
La note d’analyse ........................................................................................................ 10
La lettre professionnelle ............................................................................................. 13
Le courrier électronique.............................................................................................. 14
Conclusion .................................................................................................................. 15
Webographie............................................................................................................... 16
Bibliographie .............................................................................................................. 16

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Un écrit professionnel est tout document écrit, destiné à la communication d’informations
entre acteurs et partenaires d’un système de production.
Il est dit professionnel puisqu’il est utilisé en priorité dans le monde du travail ou dans
l’univers de recherche s’y rapportant, comme moyen de présentation, de transmission
d’informations, d’éléments de connaissance, destinés à soutenir et favoriser les
opérations de production.
Écrire, c’est toujours prendre le risque d’une énonciation inédite : inventer, transmettre
son propre point de vue, élaborer sa propre pensée. Pourtant, nombreux sont ceux qui,
dans la situation d’écrire professionnellement, se trouvent en difficulté, du fait des codes
et des normes en vigueur, mais aussi de leur propre rapport à l’écriture.
Pour qu’un document professionnel atteigne son objectif, il doit forcément tenir compte
de son destinataire. Il faut toujours se souvenir que rapidité et efficacité sont les exigences
du lecteur, en situation professionnelle. Mais, il ne faut pas oublier non plus que ce même
lecteur, très occupé, sera sensible à ce qui touche. Il est donc primordial de lui faciliter la
tâche et rédiger un écrit qui produira l’impact souhaité.
Que l’on soit salarié ou indépendant, l’aptitude à rédiger efficacement constitue, dans le
cadre des activités professionnelles de chacun, un atout de premier ordre.

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1. Les écrits internes :
Comme leur nom l’indique, les écrits internes ont pour destinataires des personnes
appartenant à l’entreprise, aussi le formalisme est-il réduit.
Exemples :
• La note de service.
• Le compte rendu.
• La note de synthèse.
• Les différents types de rapports.
• La messagerie interne.
• La revue de presse.
• Le livret d’accueil.
• Le journal interne.

2. Les écrits externes :


Par contre, les écrits externes ont des destinataires n'appartenant pas à l'entreprise, c’est-
à-dire des banques, des autres entreprises...
Exemples :
• La lettre.
• Les devis.
• Le questionnaire.

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Le compte rendu rend compte d’évènement qui ont cours dans une entreprise et qui, à
cause de leur importance doivent faire l’objet d’un document écrit. Généralement des
réunions.
Essentiellement, le compte rendu est : un rapport qui rend compte de discussions, de faits
ou d’actions.
1. Le contenu d’un compte rendu :
• Intitulé précis, lieu, date et heure de l’évènement ;
• Liste des participants et des absents (excusés et non excusés) ;
• Ordre du jour (s’il y en a un) ;
• Éléments traités (sujets abordés, ce qui a été dit, négocié et décidé avec les
échéances précises des missions et les noms de ceux qui en sont chargés…) ;
• Date et lieu du prochain contact ou de la prochaine réunion.

Le compte-rendu de réunion sert à rendre compte de ce qui a été dit - et décidé - en réunion.
Alors on dit qu’il s'agit d'un support de référence pour la suite des opérations.
2. Caractéristiques
Il doit être :
• Complet
• Concis
• Clair
• Facile à lire (par exemple, un paragraphe par idée)
• Utilisation de mots justes
• Ne contient pas de critiques ou d’opinions
3. Objectif du compte rendu :
Le compte-rendu a plusieurs objectifs, à savoir :
✓ Acter les décisions et en dégager les éléments essentiels,
✓ Connaître les tenants et les aboutissants du travail réalisé lors de la
réunion
✓ Fournir une vue d’ensemble sur un sujet, un événement
Exemple d’un compte rendu :

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4. Comment rédiger un compte rendu ?
Un compte rendu se rédige en deux étapes : l’étape préparatoire de la prise de notes et
l’étape de rédaction des notes prises pendant la réunion.
La prise de notes reste un exercice difficile pour une personne inexpérimentée. Le preneur
de notes doit retenir l’essentiel des discussions et des décisions qui ne sont pas toujours
prises à l’unanimité. La prise de notes peut être également complétée par un
enregistrement de la réunion.
Les notes ne constituent pas le compte rendu, mais la base qui permettra de le rédiger. A
partir des notes informationnelles, le rédacteur retranscrit dans un style précis et objectif
les propos tenus en réunion. Le compte rendu est rédigé au présent de l’indicatif et sous
la forme impersonnelle. Les propos de registre familier ou de style oral doivent être repris
dans un style soutenu et littéraire. Les discussions doivent être résumées et synthétisées.
5. Astuces pour rédiger un compte rendu
Pendant la réunion, il faut prendre des notes rapidement. Il est préférable de rédiger son
compte rendu rapidement après la réunion, afin que les idées soient encore fraîches et
claires. Il est également préférable de toujours adopter la même structure de compte rendu,
afin de voir rapidement les avancements de projets. Une fois rédigé, le compte-rendu doit
être soumis aux différents intervenants qui ont participé à la réunion.

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Le terme procès-verbal est souvent utilisé pour qualifier un compte rendu et inversement.
Mais, ils ont néanmoins une vocation et une valeur juridique différentes.
Le compte rendu est un écrit qui a pour but d'informer.
Le procès-verbal, quant à lui, est un document destiné à consigner officiellement les
décisions prises en réunion par une instance - collectivité territoriale (Les collectivités
territoriales sont les régions, les préfectures, les provinces et les communes) , etc..
1. Objectif
• Résumer l’ensemble des sujets abordés lors de l’assemblée
• Etablir le résultat d’une délibération ou d’un vote qui s’y serait déroulé

Le procès-verbal doit être signé pour attester sa véracité. La signature signifie


effectivement l’engagement de tous ceux concernés par l’assemblée générale... Ce
document a une valeur juridique.
2. Contenu du procès-verbal :
• La page titre
• L’ordre du jour tel qu’adopté ;
• Les délibérations et les résolutions relatives aux points de l’ordre du jour, dans
l’ordre où ils ont été traités
• L’heure de la levée de la séance
• La signature de la personne présidant l’assemblée ou celle de la personne agissant
comme secrétaire d’assemblée, ou celle de ces deux personnes.

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Si le compte rendu et le procès-verbal rapportent de façon la plus neutre qui soit les faits
concernés, le rapport les analyse et tente d’apporter des solutions.
Cet objectif a une incidence sur la structure du document qui se décompose en trois
parties :

• Introduction
• Développement
• Conclusion
Cette spécificité éditoriale implique que le rédacteur doit posséder une double
compétence : une parfaite connaissance du domaine concerné et une bonne capacité
rédactionnelle.
Comment mieux rédiger son rapport ?
1. Rassembler les données :
Avant la rédaction, une phase d’études, d’expérimentations, de documentation, voire de
déplacement et d’enquêtes est nécessaire. Lorsque toutes les données sont rassemblées, il
est important d’établir un plan.
2. Concevoir le plan :
Un rapport peut tenir sur une page. Il s’apparentera alors à une note. Il peut également se
présenter comme un document relié de plusieurs centaines de pages.
Quelles que soient sa longueur et sa forme, ce document se décline toujours en trois
parties, selon le plan FOR :
✓ FAITS : Exposé de la situation (introduction)
✓ OPINION : Analyse, évaluation, regard critique (dévelop.)
✓ RECOMMANDATIONS : Propositions et solutions (conclusions)
3. Rédiger la conclusion en premier lieu :
Rédiger la conclusion d’un rapport consiste à reprendre tout ce qui apparaît comme des
solutions dans le développement.
Le fait de structurer et de rédiger cette conclusion à partir des notes prises au cours de
l’analyse va vous permettre de canaliser le contenu du corps du texte.
Tous les éléments qui ne contribuent pas aux solutions pourront ainsi être éliminés du
développement.
4. Scinder le développement en deux parties :

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La rédaction du développement est composée de deux parties qui ont pour objectif de
décrire l’état actuel de la situation.
A. Le constat des faits :
La première partie du développement consiste en une série de réponses obtenues au
questionnement (qui ? quoi ? comment ? combien ? où ? quand ? pourquoi ?) lors de
l’analyse de la situation. Ce constat ne doit pas anticiper sur l’analyse ou sur la
conclusion : il doit être objectif et l’avis du rédacteur ne peut intervenir qu’après l’exposé
des faits. C’est ce descriptif qui va servir de base à l’analyse.
B. L’analyse des faits :
La seconde partie du document propose une analyse objective de cette situation.
C’est dans cette partie que le lecteur va trouver les détails nécessaires à la compréhension
des propositions reprises dans la conclusion.
Cette analyse reprend ce qui est positif, ce qui manque ou ce qui ne fonctionne pas dans
les faits. Elle compare les objectifs et les moyens escomptés à ceux réellement mis en
œuvre. C’est ce mode opératoire qui va permettre au rédacteur de présenter des
propositions dans la conclusion.
5. Finir avec l’introduction :
Cette introduction va servir à exposer les éléments répertoriés dans le corps du texte afin
de situer le sujet et de préciser son importance. Elle va également annoncer les parties
reprises dans le développement. Il ne faut pas craindre ici d’être redondant avec ce qui va
suivre dans le développement : un écrit professionnel doit se garder de réserver du suspens.
Il est d’ailleurs recommandé de présenter dès l’introduction le contenu en précisant :
• Le sujet du rapport
• La conjoncture (qui a commandité le rapport et pourquoi)
• La vocation de l’entreprise, du service…
• L’étendue de l’intérêt de l‘entreprise
• La démarche investigatrice et les ressources
• Les grandes lignes du raisonnement
Cette introduction se construit selon la formule REXAN.
R : reformuler
EX : expliciter
AN : annoncer
Exemple d’un rapport :
Un audit mené par un organisme indépendant a mis le doigt sur le manque d’efficacité de
notre communication interne. J’ai été chargé par la direction d’analyser les causes de ce
déficit et de proposer des pistes d’amélioration.

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La structure de notre entreprise implique en effet la circulation d’un grand nombre de
documents écrits qui devraient être efficaces… et qui ne le sont pas.
Ce rapport repose sur l’analyse de documents écrits et l’observation attentive des postes
de travail. Les informations recueillies ont été confrontées aux objectifs que nous nous
sommes fixés en matière de communication interne. De cette analyse, découlent quelques
solutions intéressantes reprises dans la conclusion.

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Les analyses sont des documents internes qui sont conçus pour aider les dirigeants à
prendre une décision en fonction d’un texte ou d’un dossier.
Ces documents doivent :
• Informer objectivement sur l’essentiel d’un cas
• Présenter les informations nécessaires à sa décision
• Présenter les différentes issues de leurs conséquences
• Lui indiquer la marche à suivre pour chacune des possibilités de décision
• Présenter les documents nécessaires au traitement administratif des différentes
possibilités
L’analyse n’est pas le résumé d’un document. Elle repère plutôt les idées clés d’un texte
et souligne leurs rapports logiques.
Sa longueur n’est pas forcément proportionnelle à celle du document de référence. Si le
texte d’origine est concis, l’analyse ne sera pas beaucoup plus courte. S’il est par contre
très dilué, l’analyse pourra être succincte car il est primordial que l’information
superficielle ne masque pas les idées clés.
L’analyse peut fournir des suggestions pour la mise en application de l’information.
Comment mieux rédiger sa note d’analyse ? Mode opératoire :
La méthode d’analyse implique une lecture approfondie du texte. Cette méthode qui met
en œuvre une stratégie d’écrémage demande de :

• Suivre des étapes


• Déployer un savoir-faire à chacune des étapes
• Gérer le temps : 50% compréhension et 50% rédaction
1. Etape 1 : comprendre

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FAIRE POUR ÉVITER DE

Analyse de Identifier le message essentiel Commencer à rédiger une


l’environnement du texte : (idée clé) intro
• Auteur Repérer les paragraphes les plus
Développer à partir de la
denses
• Date première idée importante

• Nature du support Situer le texte dans son contexte Analyser le texte de manière
• Encadrés linéaire

• Glossaire

2. Etape 2 : Structurer
FAIRE POUR ÉVITER DE

Repérage des mots outils (mots Faire apparaître les rapports de Lire le texte passivement
de liaisons, conjonction de cause à effet entre paragraphes
Relire le texte sans comprendre
coordination…)
Recopier des phrases entières
Repérage des mots clés Repérer les paragraphes
(champs lexicaux) potentiels Surligner des passages entiers
Approfondissement du texte Faire l’inventaire et hiérarchiser S’en tenir au texte d’origine
pour dégager sa structure les idées clés
Restructuration à partir des Disposer d’une vision
idées clés et abandon du texte synoptique (sens) du texte et
d’origine non plus linéaire (structure
d’origine)

3. Etape 3 : Rédiger

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FAIRE POUR ÉVITER DE

Réorganiser les informations en Faire apparaître l’information Se contenter de résumer


fonction des champs lexicaux essentielle
Reconstruire un texte avec des
Rédiger un paragraphe à partir Être bref et clair Éviter les phrases du texte
de chaque idée clé (+ intertitre). ambiguïtés
Oublier la structure
Ecrire en bon français Pour le sens
Faire confiance à sa maîtrise de
Se relire plusieurs fois Pour la connotation la langue
Pour la grammaire

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L’expression « lettre professionnelle » désigne les communications que des entreprises,
des organismes ou des individus adressent à des destinataires dans un cadre formel et
conventionnel.

1. Les caractéristiques d'une lettre professionnelle

Une lettre comporte 7 éléments à


positionner avec élégance
1. Vos coordonnées
2. Coordonnées du correspondant
3. Références ("Vos Réf.", "Nos
Réf."), "Objet de la lettre" et
"Pièces jointes"
4. Lieu et Date (le lieu peut être omis,
s'il est indiqué dans vos
coordonnées)
5. Formule d'appel ("Monsieur,")
6. Corps de la lettre
7. Signature (nom et éventuellement
fonction)

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Courriel, e-mail, mail est un service de transmission de messages écrits et de documents
envoyés électroniquement via le réseau Internet dans la boîte aux lettres électronique d'un
destinataire choisi par l'émetteur.

Exemple d’un courrier électronique

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La communication est l’action d’entrer en relation avec l’autre par un échange verbal ou
écrit, c’est lui transmettre une information, lui exprimer sa pensée ou ses sentiments. La
communication implique un échange entre un émetteur et un récepteur.
Dans la communication écrite professionnelle, il n'y a pas de simultanéité dans le temps
et dans l'espace entre les deux interlocuteurs. L'écrit supporte donc mal les imperfections,
car la correction n'est plus possible en temps réel. De plus, la communication écrite ne
s'accompagne d'aucun métalangage (langage autour du langage), les mots doivent donc
se suffire à eux-mêmes, être autonomes. La communication écrite professionnelle
demande alors une très grande rigueur car le lecteur dépendra de cet écrit pour la
compréhension du message. Il en sera d'autant plus exigeant et critique. Les fautes
d'orthographe, de style, de présentation peuvent heurter le lecteur et l’empêcher
d'atteindre l’objectif de communication.
Il est primordial de ne pas confondre les six documents que sont la lettre, le compte rendu,
le procès-verbal, le courrier électronique, le rapport et la note d’analyse.
S’ils ont en commun de fournir une information et le cas échéant une preuve, six objectifs
distincts les différencient :
• La lettre informe
• Le compte rendu témoigne
• Le procès-verbal atteste
• Le rapport étudie et propose des solutions
• Le courrier électronique transmet rapidement des messages brefs.
• La note d’analyse aide à prendre une décision.

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https://carriere.ooreka.fr/comprendre/compte-rendu-de-reunion
http://www.enp-constantine.dz/wp-content/uploads/2019/10/CR4.pdf
https://www.l-expert-comptable.com/a/52066-le-proces-verbal-pv-d-assemblee-
generale.html

Les écrits professionnels, livre blanc, K.ractère


Jeanne Bordeau - La boîte à outils des écrits professionnels. Toutes les techniques pour
rédiger les écrits de l'entreprise et de la marque. Eyrolles (2013)

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