SpeC LOG CHAINE D’APPRO III GESTION DES STOCKS Présentation Outils

Bonnes pratiques en terme de stockageGestion de la pharmacieSe référer au chapitre:3. Chaine

d’appro\ 3.5 Stockage

3  Les points de passage obligé: la notion de risque financier

 Outils correspondants:Un risque financier apparait lorsque nous ne sommes pas capables de
documenter auprès d’un bailleur que nous avons fait bon usage des fonds confiés. Dans ce cas, le
bailleur peut exiger le remboursement des sommes concernées.Preuve de réception par les
bénéficiairesJustification technique de la demande1 3Preuve de réceptionConsultation des fournisseurs
garantissant l’accès au meilleur service2Facture4Bonne gestion des articles stockés5 SSBon de
ReceptionListe d’équipement… SADSS3

4  GESTION DE LA CHAINE D’APPROVISIONNEMENT

Planning des Achats par Projet (PAP)Planning des Approvisionnements(PA)GESTION DE LA CHAINE
D’APPROVISIONNEMENTPLANNINGDemande d’Achat (Base)STOCKDSS (Base)Intégration dans le
SAIntégration dans le SS*AchatLocal?NONDemande d’Achat (Base Supérieure)ou DA régionale ou DA
SiègeOUIStockLocal?NONDSS (Base Supérieure)SA Création de la référencedu Dossier
d’AchatOUIDossier d’AchatAPPROVISIONNEMENTLivraison Direct au demandeur?NONLivraison àla
zone de Transit?NONBon de Réceptionou Bon de LivraisonOUIOUIBon de Réceptionou Bon de
LivraisonBon de Réceptionou Bon de LivraisonFiche de StockENTRANTSORTANTBon de
LivraisonConsolidation du TransportBon de Livraison* le SS est optionnelMise à jour du DSSMise à jour
du SAMise à jour du SS*

5  2. Les outils

6  Stockage = lieux et durées multiples

7  2. Les outils 2.1 Formats standards

Bon de réceptionFiche de stockFiche de pileDemande de sortie de Stock (DSS)Bon de livraisonRapport
de perteRapport de Stock

8  2. Les outils 2.2 les responsabilités

En cas d’erreur, mauvaise gestion ou fraude, la personne qui signe est considérée comme
responsable.Une signature peut être déléguée; dans ce cas, cela devra être mentionné sur le tableau
des signataires autorisés.Chaque document doit contenir le nom de la personne, son poste, la date, et
sa signatureSection StockageDemande de Sortie de Stock (DSS)Le DemandeurToutes les pages
(1,2&3)Pour valider sa demande.Le LogisticienPour confirmer la réception de la demande avec les
informations mentionnées correctement et pour autoriser le Magasinier à préparer la demande.Le
Magasinierpage 2 page 3Pour confirmer la réception de la demande. Pour confirmer la préparation de la
demande.Fiche de StockToutes les pagesPour confirmer que les quantitées et informations mentionnées
sur la fiche de stock sont correctes et que le document mentionné a été créé ou reçu.Bon de Livraison
(BL)L'Expéditeur (Le Logisticien, l'Acheteur ou le Magasinier)Pour confirmer que les informations
mentionnées sont correctes.Le Transporteurpages 2 & 3Pour confirmer que les informations
mentionnées sont correctes. A partir du moment ou le Transporteur signe, il devient responsable du
matériel transporté.Le DestinatairePour confirmer que les informations mentionnées sont correctes. A
partir du moment ou le Destinataire signe, il devient responsable du matériel reçu.Rapport de StockPour
valider le rapport de stock (uniquement suite à un inventaire)

9  2. Les outils 2.3 La Demande de Sortie de Stock (DSS)

Objectif principal:Une DSS est faite par un demandeur (se basant sur le rapport de stock ou le SA)Pour
faire sortir ses articles gardés en stock par la logistique

10  2. Les outils 2.3 La Demande de Sortie de Stock (DSS)

Méthodologie:Pour préparer une DSS, le demandeur doit avoir accès au rapport de stock et au Suivi des
AchatsLa DSS doit comporter la référence de la ligne d’achat pour identifier correctement le produit
demandéLa DSS est validée par le logisticien durant la réu se déroulant avec le demandeurUne fois
approuvée, la DSS est envoyée au magasinier pour traitement

11  Le processus de demande de sortie de stock

PhasesDemandeurLogMagasinier1 2 3 4 5PhaseActionDescriptionCréer une DSSPA +Suivi des
AchatsSuivi des Stocke t /ou Rapport deStockDADSSvalid? NO NOUIMettre à jour le SS*et
leRapportProcéder à la DSS:préparer les produitsRemplir le BLMettre à jour la fichede stock et la
DSSArchiver la DSSLivraisonLe SS est optionnelPrint the 2d page with all explanation for youself and do
them orally based on on this slide

12  2. Les outils 2.3 La Demande de Sortie de Stock (DSS)

DEMANDE DE SORTIE DE STOCK (Base)Date (*) :Mission (*) :Référence de la Demande de Sortie de
Stock (*) :Base (*) :Demande de (*):Demande à (*):Code PaysCode BaseCode du DptDemandeurN°
deDemanded'AchatN° de ligne dela DemandeCodeProjet (*)Cat. (*)Description (*)Date de
livraisondemandée (*)Lieu de livraison(*)Quantitésortie (*)Unité (*)EntrepôtDate
demouvement(**)Référence duBon deLivraison (**)Informations obligatoires : (*) = Demandeur; (**) =
MagasinierCopie numérique : transmise systématiquement au dpt log avant impression1ère feuille:2nd
feuille:Magasinier3ème feuille :Le magasinier renvoie au dept logistique après mise à jourRéférence de
la ligne d'Achat (*)Remarques:Date, Nom, Poste et
SignatureDemandeur:Logistique:Magasinier:Magasinier seulement :Procurement line ref

13  2. Les outils 2.4 La Fiche de Stock

14  2. Les outils 2.5 Le bon de Réception / Livraison

SignaturesProcurement line ref + transfert de responsabilité

15  Exercice de groupe(30 min)

Le 2 février 20111. Vérifiez le bon de réception et intégrer le ciment dans une nouvelle fiche de stockLe
15 février 2011Aujourd’hui a lieu votre réunion hebdomadaire avec le PM Wash. Il apporte parmi les
documents à valider une demande de sortie de stock pour du ciment.Le PM Wash vous explique qu’il lui
faut :37 sacs de ciment à livrer au village 2 pour la construction d’un réservoir (WASH02)80 sacs de
ciment à livrer au village 5 pour la construction d’un réservoir (WASH02)50 sacs de ciment à livrer au
village 3 (WASH01) et 50 sacs au village 5 (WASH01).La livraison que vous attendiez au 15 février a du
retard, le fournisseur vous a confirmé ce matin qu’il livrerait au plus tard le 19 février (WASH01)Selon le
PM Wash, le village 5 ne peut pas attendre. Il faut envoyer ce qui est disponible au plus vite.2. Comme
vous pouvez le voir, qq ajustements sont nécessaires. Faites-les sur la version papier de la DSS3.
Mettez à jour la fiche de stock en tenant compte de la livraison que vous ferez au programme

16  Restitution / Correction
Si vous utilisez la version manuelle du rapport de stock, il faut absolument séparer les produits par
référence de ligne d’achat dans le stock et avoir une fiche de stock par référence de ligne d’achat.Il est
impossible de grouper sur une même ligne de DSS des produits venant de différentes références de
ligne d’achat, afin de garantir le tracking.Donc, la 1° chose à faire et de séparer la 1° ligne de ciment
pour le village 5 en 2: une ligne pour WASH1 (réf de ligne d’achat: LE-LM-WASH-52-1) et une ligne pour
WASH2 (ref de ligne d’achat LE-LM-WASH-52-2)

17  Messages Clés sur la DSS:

2. Les outilsMessages Clés sur la DSS:Une ligne par référence de ligne d’achat et par lieu de livraisonLa
logistique doit systématiquement vérifier la référence assurant la traçabilité (référence de ligne
d’achat)Une DSS se vérifie avec les documents ci dessous:Le dernier rapport de stockDes DSS
récentes sur la même référence de ligne d’achat, afin de s’assurer qu’il reste la quantité suffisante en
stockLe SAUne fois le matériel sorti du stock, la DSS est retournée à la logistique, et archivée par le
logisticien
18  3. Règles et Bonnes pratiques de stockage

19  Du bureau à l’entrepôt

20  Organisation de l’entrepôt
Questions :Quel critères doit-on considérer pour choisir le lieu d’implantation d’un entrepôt?Comment
l’intérieur de l’entrepôt doit-il être organisé?Quel petit matériel est nécessaire dans un entrepôt ?
Questions/réponses?

21  Organisation d’un entrepôt

Le logisticien doit d’abord réfléchir à l’organisation des produits par zones de stockage .L’organisation
des zones dépendra de:La nature et le volume des produits stockés Du taux de rotation des produits: les
rotations élevées devront facilement accessiblesLa compatibilité des produits entre eux: de la nourriture
ne peut pas être stockées à coté de produits chimiques (ni du ciment)

22  Quelques photos, à vous de commenter !

Bonnes pratiquesQuelques photos, à vous de commenter !

23  Fléches:1/ trop prêt du mur?2/ Pas de palette?3/ Espace de circulation?Général: Comptage des
sacs pour inventaire?

24  Pile qui penche fortement sur un côté.

25  Flèches:1/ Produits nut + 2/ carburant?3/ gravier: inventaire possible?Général: pas de ventilation,

aspect plutôt sale

26  Flèches:1/ et 2/ Cartons ouverts: possibilité de vol?3/ Fuite?Général: rangement chaotique,

inventaire difficile

27  Général: Aspect propre et bien rangé.

Flèche 1/: attention à la séparation des périmés (ex: daily worker qui vont charger un camion et se
tromper de pile)

28  Général: Bon rangement car facile à inventorier. Attention au nettoyage

1/ pas de palette

29  Cartons abimés, qui peuvent tomber sur quelqu’un

30  1/ et 2/: attention aux objets qui dépassent à hauteur d’hommes

3/ Caisse avec kit WASH? La caisse est ouverte: attention à ne pas désolidariser un kitSinon plutôt bien
rangé

31  RAS

32  Possibilité de stockage en extérieur: ici stock de carburant

33  RAS

34  Exemple de stockage d’archive.

35  Stockage de kit WASH.Flèches 1/ et 2/: packing list?

36  RAS

38  Stockage par pile Des pratiques simples mais efficaces:

Le magasinier doit mettre en place les règles suivantes:Toujours stocker sur palette ou étagèreUne pile
de produit par packaging, par date d’expiration, par référence de ligne d’achatDes piles régulières afin de
faciliter le comptage lors des inventairesA chaque nouvelle couche, alternez le sens des boites afin
d’empêcher les piles de tomberLaissez 70 cm d’espace libre entre les piles et le murNe stockez pas plus
d’une tonne par m²Que pensez-vous de cette pile?