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ACCESS TP

GESTION de VOYAGES

Niveau Initiation
Objectifs Création de tables
Création de relations entre tables
Récupération de données issues d'Excel
Création de formulaires
Création de sous-formulaire
Création de requêtes
Création d'états
Création de boutons qui lancent des actions
Création d'un formulaire d'accueil

Le TP est constitué :
− de consignes et d'annexes (ce document)
− d'un fichier Excel "Voyage – donnees.xls".

1 - PROBLEMATIQUE

Une agence de voyage souhaite suivre les réservations de voyages qui sont faites à partir des
produits de son catalogue (Date réservation, le type de voyage, la période du séjour, l'agent qui
effectue la réservation, si le montant est soldé…) afin de suivre les résultats commerciaux des
agents et effectuer un suivi statistiques sur le type de voyage le plus demandé.

2 - LES TABLES

2.1 Gestion du catalogue des Voyages

2.1.1 Table Voyage (Annexe 1)


La table Voyages contient l'ensemble des produits vendus par l'agence.

1) Créer la table Voyages en tant que nouvelle table en mode création en respectant les noms
des champs notamment les accent.

a) Mettre le champ CodeVoyage en clef primaire puis en Texte de taille 6.


b) Prévoir une valeur > 0 pour le PrixParPersonne et un format d'affichage en Euros.
c) Le champ Durée doit être >= 1.

2) Importer les données d'Excel à partir du classeur pour créer la table Voyages.
2.1.2 Exploitation de la table
1) Saisir un voyage de votre choix.
2) Trier les données de la table sur la Désignation.
3) Figer le premier champ afin de faire défiler l’écran vers la droite.
4) Trier les données sur la Catégorie et la Désignation.
5) Filtrer les voyages à destination de Cuba
6) Filtrer les séjours avec piscine.
7) Supprimer l’enregistrement dont le code est 18.

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2.1.3 Table Catégories
1) Créer la table Catégories qui consiste à répertorier les différentes catégories, sachant qu'un
voyage appartient forcément à l'une d'elles.

Nom du champ Type de Format Masque de Valeur Null Indexé


données/Taille saisie par interdit
défaut
CodeCatégorie Texte (6) 2 lettres Oui- sans
obligatoires doublons
Libellé Texte (50)

2) Mettre le champ CodeCatégorie en clef primaire.


3) Saisir les catégories suivantes dans la table.

CodeCatégorie Libellé
CI Circuit culturel
CR Croisière
SE Séjours
SP Séjour sportif

2.1.4 Formulaire Catégories


Créer un formulaire "Catégorie" sous la forme tabulaire avec l'assistant.
2.1.5 Mise à jour de la table Voyages
Prévoir la saisie du Code Catégorie sous la forme de liste déroulante à l’aide de l’assistant liste
de choix. Enregistrer les modifications.

2.1.6 Formulaire Voyages (Annexe 3)


1) Créer un formulaire "Voyages"
1) Le personnaliser comme dans l'annexe 3 (mettre un titre, déplacer les champs…)
2) Prévoir une liste déroulante pour la saisie des catégories.
3) Mettre un bouton de fermeture et un bouton Ajout d'enregistrement.
4) Enregistrer ce formulaire sous le nom suivant : "Voyages ".
2.1.7 Requête simples
1) Liste des séjours dont le prix est inférieur à 5000 F et la durée égale à 7 jours.
2) Liste des séjours avec piscine.
3) Liste des séjours avec volley et tennis.

2.2 Les relations (Annexe 2)

1) Etablir les relations entre les deux tables en appliquant l'intégrité référentielle.
2) Sauvegarder la relation. .....................................................................................................
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On souhaite maintenant intégrer la gestion des réservations (saisie, consultation…) au
catalogue des voyages ( table Voyages). Il nous faut donc prévoir une table spécifique car :
 un voyage peut et doit faire l’objet de plusieurs réservations
 on ne souhaite pas saisir les caractéristiques du voyage à chaque nouvelle réservation
Une table des agents sera également nécessaire car :
 on veut savoir qui a fait la réservation
 on veut gérer la liste du personnel (fonction…)
2.3 Gestion des agents

1) Importer les données d'Excel à partir du classeur pour créer la table Agents (de voyage)
2) Mettre le champ CodeAgent en clef primaire puis en Texte de taille 6

2.4 Gestion des réservations

1) Importer la table Réservation (ne pas prévoir de clef primaire).


2) Ajouter un champ NumRéservation en NuméroAuto
3) Vérifier que les champs CodeAgent et CodeVoyage soient en texte de taille 6
4) Prévoir une zone de liste déroulante pour chacun des champs CodeAgent et CodeVoyage
basée sur la bonne table.
5) Mettre la date du jour par défaut dans DateRéservation.
6) Mettre 1 par défaut dans adultes.
7) Mettre l'acompte en Euros.
8) Vérifier que Soldé est bien défini sous forme de case à cocher.
9) Prévoir dans le champ Période, la saisie au choix des 3 éléments suivants : bleue, verte, rouge
Nb: Les champs Adultes et Enfants correspondent au nombre de places réservées par
réservation.
2.5 Relation avec les autres tables

1) Mettre en relation la table Réservations avec la table…………. sur le champ……………….


2) Mettre en relation la table Agents avec la table ………… sur le champ …………………….

REMARQUES :
• Pour optimiser le développement de la base, il faut impérativement établir la liste des
champs (ou rubriques) qu'il vous faudra renseigner.
• Définir le nom du champ de manière à la fois concise et parlante (ex : CodeArt, NumProd,
Libellé…).
• Les noms d'objets (champs, formulaires, requêtes) sont limités à 64 caractères.
• Définir toutes les propriétés qui seront nécessaires à l'exploitation de la base (valeur par
défaut, format, liste déroulante…). Les formulaires et les états héritent des propriétés des
tables.
• Il faut ensuite établir dans quelle table ces différents champs seront stockés.
• Etablir le schéma relationnel.
• Dans tous les cas, plus vous passerez du temps à définir les besoins, moins vous aurez à
revenir sur la structure et par conséquent les formulaires et les états qui en découlent.
• Ne pas oublier que les formulaires sont destinés en priorité à la gestion des données à
l'écran.
• Les états sont destinés à être imprimés.
• Lorsque les formulaires ou les états sont basés sur plusieurs tables, ils sont basés
nécessairement sur une requête.
• Les requêtes servent à afficher les données des tables qui répondent à des critères, que
l'on définis et qui sont sauvegardés dans la requête.

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3 - LES FORMULAIRES ELABORES

3.1 Formulaire "Réservations" avec sous formulaire (Annexe 4)

Ce formulaire permet de visualiser toutes les réservations pour un voyage. Il est le reflet de la
relation de un (table Voyages) vers n (table Réservations).

1) Créer un formulaire "Réservations" avec sous formulaire à l'aide de l'assistant.


2) Rendre invisible les boutons de déplacement, le sélecteur d’enregistrements et la barre de
défilement horizontale du sous formulaire
3) FACULTATIF : Totaliser le nombre de places réservées par voyage (Enfants+Adultes)
4) Mettre un bouton de fermeture
5) Pour tester votre formulaire saisissez la réservation suivante sur le séjour à l'Ile de Ré :

La réservation est faite par Pitiout David pour Monsieur Martin Richard en faveur de 3 adultes
et un enfant sur la période rouge.

4 - LES REQUETES MULTI-TABLES, MULTI-CRITERES

4.1 Créer les requêtes suivantes

1) Liste des réservations faites par l'agent Dupuis


2) Nombre de réservations en période rouge par catégorie.
3) Prévoir une requête qui liste les voyages possibles en fonction d'une destination saisie à
l'exécution de la requête (faire le test avec la Norvège ou la Corse)
4) Afficher le nombre de places total réservées adultes et enfants compris, par catégorie de
voyage, ainsi que le montant total en francs (les enfants paient 25% de moins sur tout type
de voyages). Vous pouvez la réaliser en plusieurs étapes.

Penser à nommer les requêtes de manière très explicite.


4.2 Créer les états suivants (Annexes 5-6)

En utilisant l'assistant état :


1) Etat "Liste des voyages par catégorie"
2) Etat "Liste des réservations par voyage" (trier sur la période pour un même voyage)

4.3 FACULTATIF : au démarrage (Annexe 7)

1) A l’ouverture de la base, faire en sorte que le formulaire « Accueil » s'ouvre


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ANNEXES

Annexe 1 - Structure des tables

Table Voyages
Nom du champ Type de Format Masque Valeur par Null Indexé
données/Taille de saisie défaut interdit
CodeVoyage Texte (6) Oui- sans
doublons
Désignation Texte (50)
CodeCatégorie Texte (6)
PrixParPersonne Numérique
Durée Numérique
Caractéristique Mémo
DateDébut Date/heure Date du jour

Table Agents
Nom du champ Type de Format Masque Valeur par Null Indexé
données/Taille de saisie défaut interdit
CodeAgent Texte (6) Oui- sans
doublons
Nom Texte (50)
Prénom Texte (50)
Fonction Texte (20)
Table Réservations
Nom du champ Type de Format Masque Valeur par Null Indexé
données/Taille de saisie défaut interdit
NumRéservation NuméroAuto
CodeAgent Texte (6) Oui- avec
doublons
CodeVoyage Texte (6) Oui- avec
doublons
NomClient Texte (50) Oui- avec
doublons
PrénomClient Texte (50)
DateRéservation Date/heure Date du jour
Adultes Numérique 1
Enfants Numérique
Acompte Numérique
Soldé Oui/non
Période Texte (10)
Table Catégories

Nom du champ Type de Format Masque de Valeur Null Indexé


données/Taille saisie par interdit
défaut
CodeCatégorie Texte (6) 2 lettres Oui- sans
obligatoires doublons
Libellé Texte (50)

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Les relations

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Annexe 2 - Formulaire "Voyages"

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Annexe 3 - Formulaire "Réservations"

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Annexe 4 - Etat " Liste des voyages par catégorie "

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Annexe 5 - Etat "Liste des réservations par voyage"

Annexe 6 - Formulaire "Accueil"

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5 - CORRIGE

5.1 Conception des tables

Clef primaire : cela permet de définir les données d'un champ de manière unique. Elle peut-
être multichamp.
• Access trie automatiquement les champs sur la clef primaire.
• Access interdit l'ajout d'enregistrement ayant la même clef qu'un enregistrement
existant.
• Il n'en existe qu'une seule par table.

Mode opératoire : cliquez sur la clef jaune figurant sur la barre d'outils de la fenêtre conception
de formulaire (touche CTRL si plusieurs champs).

Par ailleurs cette clef permet d'établir une relation avec une autre table en appliquant l'intégrité
référentielle.
5.2 Les relations

L'intégrité référentielle permet qu'Access effectue certains contrôles liés à la compatibilité des
données entre 2 tables en vérifiant que :
• lors d'un ajout d'enregistrement à une table reliée (ajout d'un enregistrement
dans la table Réservations par exemple), il doit exister un enregistrement
correspondant dans la table primaire (table Voyages par exemple).
• il est impossible de supprimer un enregistrement dans une table si des
enregistrements correspondants existent dans une table reliée (un voyage ne peut-
être supprimé s'il existe des réservations lui correspondant)
Cependant on peut tout de même autoriser la modification de la valeur de la clef primaire ainsi
que la suppression d'enregistrements de la table primaire en activant les options Mettre à jour
en cascade les champs correspondants et Effacer en cascade les enregistrements
correspondants. Dans le premier cas, Access reportera la modification de valeur de champ
sur tous les enregistrements liés (le CodeVoyage modifié dans la table Voyages entraînera la
modification de tous les CodeVoyage ayant même valeur dans la table Réservations); dans le
second cas, Access supprimera tous les enregistrements liés à l'enregistrement détruit (la
suppression d'un voyage dans la table Voyages entraînera la suppression de tous les
réservations qui lui correspondent dans la table Réservations).

Mode opératoire:
• menu Outils – commande Relations
• ajouter les tables
• faire glisser le champ commun aux 2 tables d'une table vers l'autre.

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5.3 Les formulaires

5.3.1 Quelques rappels :


1) Propriétés des zones de liste déroulante basées sur une table : CodeVoyage de la table
Réservations
source contrôle : CodeVoyage
origine source : Table/requête
contenu : Voyages
colonne liée : 1
nombre de colonnes : 2
largeur colonnes : 2cm;4cm
largeur liste : 6cm
limité à la liste oui

2) Menu Affichage – commande ordre de tabulation : pour changer l'ordre de déplacement


dans les champs successifs.
3) Propriétés du sous-formulaire dans l’onglet Format:
barre de défilement : vertical / horizontal / les deux
bouton de déplacement : oui / non
diviseur d'enregistrement : oui / non
modification autorisée : oui / non

4) Les expressions calculées dans les formulaires


Créer une zone de texte (abl) avec comme propriétés source contrôle : =expression
exemple 1 : =compte([Désignation])
exemple 2 : =moyenne([PrixParPersonne])
exemple 3 : =somme([Adultes])
exemple 4 : =[Adultes] *[PrixParPersonne] +[Enfants]*[PrixParPersonne]*0,75
5.4 Les requêtes

5.4.1 Quelques rappels :


Bien distinguer les requêtes sélections, des requêtes actions qui permettent d'affecter les
données des champs (Mise à jour, suppression, ajout, création de tables).

Concernant les requêtes sélections, il est possible les paramétrer en faisant apparaître le
paramètre entre crochets dans la zone de critères:

champ Destination
Table Voyages
Tri croissant
afficher 
critères [Choisissez votre destination]

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Concernant les critères penser à utiliser les éléments de syntaxe suivant :

Entre........................................................................................................................................
Et .............................................................................................................................................
Ou............................................................................................................................................
* ...............................................................................................................................................
?...............................................................................................................................................
>, >=, <, <=, <> ........................................................................................................................
null, est pas null ....................................................................................................................
comme, pas comme ...............................................................................................................

Il est également possible d'effectuer des regroupements avec sous-totaux :


champ Libellé [Enfants]+[Adultes]
Table Catégories Réservations
Opération Regroupement Somme
Tri
afficher  
critères
5.5 Les états

Pour modifier l'ordre de tri, les niveaux de regroupement, l'affichage des en-tête/pied de
groupe, cliquer sur le bouton trier et regrouper de la barre d'outils.

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