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Écrire un mail formel

Si vous avez l’habitude de n’envoyer des emails qu’à vos amis et à votre famille, peut-être
n’avez-vous aucune idée de ce qu’est un email formel ! Ce n’est pas tout à fait la même chose
qu’une lettre commerciale mais cela s’en rapproche. La clarté, la concision et l’exactitude
sont les clés pour réussir à écrire un bon email formel.

Pour savoir comment rédiger ce type d’emails, lisez donc la suite !

1. Utilisez une adresse email neutre.


Votre adresse email doit être une variante de votre nom réel et non un pseudonyme ou un
surnom. Utilisez un point, un tiret ou un tiret bas (touche 8) pour créer une adresse email qui
correspondra exactement à votre nom et prénom (dans l’ordre que vous souhaitez). N’ajoutez
pas de chiffre ou de lettre si possible. Par exemple : Christian_Jardin, Pauline-Marcier, Marie-
Pierre.Lefort.

N’utilisez pas une adresse email qui ne ferait pas du tout professionnelle. Personne ne vous
prendra au sérieux si vous répondez avec une adresse email personnelle du type James.bond-
MI4@yahoo.fr ou Batman_theDarkKnight@aol.com.

2. Dans l’en-tête «Objet» ou «Sujet» de votre email, écrivez un titre court et précis.
Évitez d’en dire trop dans l’en-tête du message mais assurez-vous que le sujet soit clair pour
une personne que vous connaissez peu ou pas du tout et qu’il reflète bien le contenu de votre
email. Si possible, incluez un mot-clé qui facilitera la mémorisation du contenu de l’email
et/ou sa recherche dans une boîte de réception archipleine. Par exemple, «Réunion du 12
mars» sera suffisamment explicite pour que l’email ne soit pas confondu avec un autre mais il
ne sera pas trop précis au point d’être confus pour le destinataire. Exemple d’un sujet trop
détaillé à éviter: «Planning, liste des invités, requêtes pour le déjeuner et exposé sommaire de
la réunion du 12 mars».

3. Utilisez une formule d’appel appropriée pour débuter votre message.


Il est préférable de s’adresser au destinataire par son nom. Utilisez le titre de la personne
(Monsieur, Madame, Mademoiselle, Docteur, Maître, etc.) puis son nom suivi d’une virgule.
Vous pouvez éventuellement faire précéder le titre par «Cher» ou «Chère», selon la personne
à qui vous vous adressez et l’objet de votre email. «Bonjour M. ou Mme X» est également
acceptable dans un email. Ne vous adressez pas directement au destinataire par son prénom
mais par son nom de famille, à moins que vous ne le connaissiez déjà bien. Si vous ne
connaissez pas le nom de votre destinataire et que vous ne savez pas non plus s’il s’agit d’un
homme ou d’une femme, utilisez la formule standard «Madame, Monsieur,» ou «Chère
Madame, cher Monsieur,» suivie d’une virgule.

4. Introduisez-vous rapidement dans le premier paragraphe si nécessaire.


Expliquez aussi brièvement pourquoi vous écrivez cet email et comment vous avez trouvé
l’adresse email de votre destinataire. Par exemple:

«Je m’appelle Nadia Hadaoui. Je me permets de vous contacter suite à votre annonce pour le
poste d’Assistant administratif parue sur le site Monster.fr.»
«Je m’appelle Hugo Li. Je vous écris au sujet d’une citation à comparaître au Tribunal
d’Instance de Clichy pour refus de paiement d’une amende que j’ai reçue le 2 janvier 2013.
J’ai trouvé votre adresse email sur le site internet du Tribunal en question.»

5. Rédigez maintenant votre message complet.


Assurez-vous d’aller directement aux faits. Vous ne devez en effet pas tourner autour du pot
ou vous répéter sans cesse. Si votre message ne va pas droit au but et qu’il est confus, le
lecteur risquera de ne faire que le survoler sans prêter attention aux détails importants. Pour
que votre email soit plus clair, cohérent et facile à lire, essayez de l’organiser en paragraphes
qui correspondront chacun à un thème différent.

Votre email ne doit pas dépasser les 5 paragraphes et chaque paragraphe ne doit pas
comprendre plus de 5 phrases.

Sautez une ligne entre chaque paragraphe. Il n’est en revanche pas nécessaire de faire des
alinéas. Ils risqueraient de toute façon d’être supprimés automatiquement lors du transfert de
l’email.

Assurez-vous d’éviter tout langage familier. Vous devez utiliser un langage relativement
soutenu.

6. Utilisez une formule de politesse appropriée pour terminer votre message.


Celle-ci dépendra de votre niveau d’intimité avec le destinataire. Vous pouvez par exemple
écrire :

«Cordialement,»
«Bien cordialement,»
«Sincères salutations,»
«Salutations distinguées,»
«Bien à vous,»
«Salutations cordiales,»

7. Signez avec votre nom complet.


Si vous avez un titre professionnel (manager, directeur, etc.), précisez-le sous votre nom et
ajoutez le nom et/ou le site internet de l’entreprise pour laquelle vous travaillez. Si vous
n’avez pas de titre professionnel mais que vous possédez votre propre blog ou site internet,
incluez le lien sous votre nom s’il a un rapport avec le contenu de votre message. Si votre
email est à caractère professionnel, n’incluez l’adresse de votre site internet ou de votre blog
que s’il est lié à votre carrière et non s’il traite de vos loisirs ou de vos centres d’intérêt.

8. Relisez votre message pour corriger le contenu.


Assurez-vous que vous n’avez oublié aucune information importante et que vous ne vous êtes
pas répété. Il vous sera très utile de relire votre email à voix haute ou de le faire lire par
quelqu’un d’autre. Il est en effet toujours bénéfique d’avoir l’avis d’une tierce personne.

9. Relisez votre message pour corriger les fautes de grammaire, de conjugaison et


d’orthographe.
Si votre fournisseur de messagerie ne propose pas de programme pour vérifier l’orthographe
et la grammaire de vos emails, copiez et collez votre message sur un logiciel de traitement de
texte et faites une vérification automatique puis recopiez-le et recollez-le dans votre email une
fois qu’il est corrigé. Ne vous fiez toutefois pas à 100% aux correcteurs automatiques car ils
font aussi des erreurs!

COMMENT ECRIRE UN COURRIEL ?


 http://forum.wordreference.com/showthread.php?t=424175
 
Bonjour,
Evidemment, comme pour une lettre, ça dépend principalement du destinataire.D'autre part,
les usages diffèrent selon les pays. Je peux vous proposer d'envisagertrois "cercles" :- le cercle
de vos amis très proches, de vos parents, etc.Là, vous êtes parfaitement libre et le début
comme la fin dépendent surtout de votreétat d'esprit au moment où vous écrivez.Début :
Coucou... / Salut François... / Coucou, c'est moi... etc., etc.Fin : Bises / Je t'embrasse /
Bisous / A plus / etc. etc.Mais
vous pouvez inventer toutes les formules qui vous plaisent- le cercle de vos relations : amis
moins proches, amis d'amis, collègues de travail,etc...Début
: Bonjour François... / François... / Cher François (un peu plus formel)Fin :
Amicalement / Amitiés / Cordialement (un peu plus formel) / Bien à toi/ Bien à vous
- le cercle des relations officielles (professeurs, administrations, magasins, etc.)Début :
Bonjour
Monsieur... / Bonjour Madame... / Cher Monsieur...(Madame) / Madame, Monsieur..
. (si vous ne vous adressez pas à une personneen particulier) /
Messieurs
... (idem). Attention :
 
évitez de dire le nom de famille("Cher Monsieur Durand" n'est pas vraiment accepté en
FranceFin : Cordialement / Avec mes salutations distinguées / Avec mes remerciements
(sivous avez demandé quelque chose) / Avec mes salutations les plus cordiales/
etc.,etc.Voilà. C'est une simplification, bien sûr car tout dépend de la nature des relations
quevous avez avec votre correspondant.

Comment rédiger un compte-rendu


 
Méthodologie de rédaction

Quelques conseils simples pour rédiger et présenter vos comptes-rendus de réunions,


d’assemblées générales, de colloques, de séminaires, de conférences…

L’en-tête
L’en-tête du compte-rendu fait figurer :

L’identité du rédacteur (nom, fonction…).


La date et le lieu.
L’identité des destinataires.
Le titre du compte-rendu (objet).
Pour un compte-rendu de réunion : noms et qualité des personnes présentes…
L’introduction
Le rédacteur rappelle la mission et précise l’objet du compte-rendu.

Le développement
Il explicite :

Les circonstances (date et lieu de l’évènement).


Les faits.
Les avis exprimés par les personnes présentes.

La conclusion
C’est ici que le rédacteur peut éventuellement émettre sa propre opinion.

Le compte rendu d’une réunion doit contenir les mentions suivantes :

 la date et l’heure de la réunion,


 le lieu où elle s’est déroulée,
 les noms des participants,
 les différents sujets abordés,
 les avis exprimés par chaque participant,
 les décisions prises au sujet des actions à mener,
 les noms des personnes chargées de l’exécution de ces décisions ainsi que les actions
qu’elles devront mener,
 si une prochaine réunion doit se tenir, il convient d’indiquer sa date, son heure et le
lieu où elle va se tenir ainsi que les thèmes qui devront être examinés,
 la signature de la personne qui a présidé la réunion.

 Voici un plan en 4 étapes qui peut vous aider à rédiger des articles efficaces et
agréables à lire.

 Etape 1 : définissez un objectif

 Quelle idée voulez-vous transmettre dans votre article ?

 Limitez-vous à un angle ou à un point précis. Si le sujet est trop vaste, écrivez


plutôt une série d’articles, qui traitent chacun d’un aspect différent.

 Le contenu de chacun de vos articles doit résoudre un problème vécu par vos
visiteurs. Mettez-vous à leur place, et demandez-vous : “qu’est-ce qu’il y a
d’intéressant pour moi dans cet article, concrètement ?”.
 J’ai pour habitude de choisir un titre avant de commencer la rédaction d’un article.
L’objectif, c’est de canaliser mon écriture autour d’un sujet précis. De me forcer à ne
pas m’en éloigner.

 Etape 2 : créez une structure

 Avant de commencer à écrire, définissez un plan. Ce n’est pas très compliqué : il suffit
de lister les points essentiels que vous allez développer.

 Si vous utilisez des sous-titres, il suffit de les rédiger maintenant. Avant de vous
plonger dans l’écriture de l’article.

 L’introduction peut soit définir votre sujet (quoi, qui, quand, où, pourquoi ?), soit
faire revivre le problème auquel vous allez apporter des solutions (“Vous avez passé
des nuits blanches à essayer de faire fonctionner votre routeur… ?”), soit surprendre,
interroger, ou choquer.

 Vous pouvez rédiger votre introduction une fois l’écriture achevée. L’avantage, c’est
que vous aurez une vision globale de votre article.

 Etape 3 : rédigez comme si vous parliez

 Ernest Hemingway disait “Write drunk, edit sober”, soit “Ecrivez bourré, corrigez
lucide”.

 L’écriture suit le flux de votre pensée. Ecrivez rapidement, comme si vous


parliez. Ne revenez pas sur les erreurs ni sur les formulations. Vous aurez tout le
temps pour le faire après. Profitez de ce moment pour canaliser tous vos efforts sur
la créativité.

 Ne vous censurez pas. Si tel mot est mal écrit, telle phrase maladroite, continuez.
N’interrompez pas le flux de vos idées. Ne revenez jamais en arrière.

 N’oubliez pas de respirer. L’écriture est comme une conversation : elle vit. Variez
les longueurs de phrases. Utilisez des exemples. Illustrez vos propos avec des
expériences que vous avez vécues. Tout simplement, faites comme si vous parliez à un
ami.

 Etape 4 : relisez et corrigez

 Une fois l’écriture achevée, vous pouvez changer d’état d’esprit. Le créatif que
vous étiez lors de l’étape précédente devient un correcteur, strict et rigide.

 Relisez votre texte plusieurs fois. Lorsqu’une phrase vous semble tordue, prononcez-là
à voix haute. Si elle sonne mal, modifiez-là.

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