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16/08/2020 Comment passer une écriture comptable ?

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Comment passer une écriture comptable ?


Publié dans la catégorie Les travaux comptables

Lorsqu’une entreprise décide de tenir une partie de sa comptabilité elle-même et notamment de procéder aux travaux de saisie, elle va
devoir comptabiliser des enregistrements comptables. Compta-Facile y consacre une fiche en répondant à la question : comment
passer une écriture comptable ?

Sommaire [ masquer ]
Identifier le journal approprié
Mouvementer les comptes au débit et au crédit
Vérifier l’équilibre de l’écriture comptable

Identifier le journal approprié


Les écritures comptables sont enregistrées dans un document appelé journal comptable. Tous les mouvements qui affectent le
patrimoine ou le résultat de l’entreprise y sont consignés par opérations et dans un ordre chronologique. Il existe deux modalités de tenue
du journal : le système classique ou le système centralisateur.

Le système classique
Dans le système classique, les écritures comptables sont enregistrées dans un journal unique. Celui-ci doit indiquer :

la date de l’opération,
le numéro de compte mouvementé,
la référence à la pièce justificative,
le libellé de l’opération,
le montant de l’opération porté au débit,
le montant de l’opération porté au crédit.

Il comportera donc toutes les écritures : achats, ventes, banque, caisse, etc.

Toutes les écritures figurant dans ce journal sera reportées sur le grand-livre.

Le système centralisateur
C’est le système le plus utilisé dans la pratique par les entreprises. Dans celui-ci, il n’est pas créé un seul journal mais plusieurs « sous-
journaux » appelés journaux auxiliaires. Toutes les opérations figurant dans les journaux auxiliaires sont centralisées dans le journal
général tous les mois et également reportées dans le grand-livre.

En général, voici les journaux auxiliaires créés :

journal des achats qui contient les factures reçues (frais généraux, charges externes, etc.),
journal des ventes qui contient les factures émises (ventes de marchandises, de prestations de services, de produits finis, etc.),

https://www.compta-facile.com/comment-passer-une-ecriture-comptable/ 1/5
16/08/2020 Comment passer une écriture comptable ?
journal de banque qui contient le dénouement financier de toutes les opérations effectuées par l’entreprise (paiement des achats,
encaissement des ventes, règlement des salaires, etc.),
journal de caisse qui contient l’ensemble des opérations dénouées sous forme d’espèces (et dans certains cas, de chèques et cartes
bleues),
journal des opérations diverses qui contient des opérations peu nombreuses ne nécessitant pas l’emploi d’un journal complet
(comptabilisation des déclarations de TVA, des salaires et charges sociales, des opérations d’inventaire, etc.).

Remarque : le système adopté par une entreprise se paramètre dans son logiciel de comptabilité. La possibilité de créer différents
journaux (et de les paramétrer) doit également y être prévue.

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Mouvementer les comptes au débit et au crédit


Passer une écriture en comptabilité revient à enregistrer au moins deux mouvements : un débit et un crédit. Le tout repose sur un
principe fondamental de la comptabilité : le mécanisme de la partie double. On y distingue les comptes de bilan (comptes de la classe 1 à
5 du PCG dont certains sont appelés « comptes d’actif » tandis que d’autres sont des « comptes de passif ») des comptes de gestion
(comptes des classes 6 « Charges » et 7 « Produits » du PCG).

Le fonctionnement des comptes étant différent selon leur nature, la convention suivante est appliquée en comptabilité :

les comptes d’actifs et de charges augmentent lorsqu’ils sont débités et diminuent lorsqu’ils sont crédités,
les comptes de passifs et de produits augmentent lorsqu’ils sont crédités et diminuent lorsqu’ils sont débités.

Une écriture comptable ne peut être composée que de comptes de gestion. En revanche, elle peut contenir :

un ou plusieurs comptes de gestion et un ou plusieurs comptes de bilan,


un ou plusieurs comptes de bilan uniquement.

Il est primordial de veiller à utiliser le bon compte, c’est-à-dire celui qui traduit correctement la nature de l’opération. On parle alors
d’imputation comptable appropriée. Pour se faire, nous invitons nos lecteurs à consulter les sous-rubriques du chapitre « écritures
comptables » de Compta-Facile (la plupart des traitements comptables y sont détaillés).

Voici un exemple de l’enregistrement comptable d’un achat de matière première :

Journal Date Compte Libellé Débit Crédit Pièce

Achats 30/05/2016 4011 – Fournisseurs Achats de planches de 2 400,00 € FAC00560


(AC) bois (chêne)

AC 30/05/2016 44566 – TVA déductible Achats de planches de 400,00 € FAC00560


sur achats bois (chêne)

AC 30/05/2016 601 – Achats de matière Achats de planches de 2 000,00 € FAC00560


première bois (chêne)

Vérifier l’équilibre de l’écriture comptable


A l’issue du processus de saisie comptable, le total de la colonne « débit » de l’écriture (et donc celui du journal dans sa globalité) doit
être égal à celui de la colonne « crédit » ; faute de quoi l’écriture sera déséquilibrée et le journal ne pourra pas être refermé.

Toutes les écritures contenues dans le journal général (et également dans les journaux auxiliaires) vont alimenter les états comptables que
sont la balance générale, le compte de résultat et le bilan.

Pour plus d’informations sur l’écriture comptable en elle-même : qu’est-ce qu’une écriture comptable ?

Conclusion : passer une écriture comptable se résume à identifier le journal approprié à recevoir la saisie, à mouvementer dans
le bon sens les bons comptes et à vérifier l’équilibre de l’écriture comptable.

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A propos de Thibaut Clermont


Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la
comptabilité.

13 commentaires

Lison Jacquet
17 avril 2020 at 17 h 24 min

Bonjour Pezechkpour,

Non, il n’existe pas de formalisme obligatoire, toutefois le libellé doit permettre d’identifier l’origine de l’écriture comptable.
Pour ce qui est de l’écriture de paie, un libellé reprenant le terme « salaire » + « nom & prénom » + « mois » est suffisant pour identifier
la nature de l’écriture.

https://www.compta-facile.com/comment-passer-une-ecriture-comptable/ 2/5
16/08/2020 Comment passer une écriture comptable ?
Bonne journée !

Pezechkpour
16 avril 2020 at 16 h 03 min

Bonjour,
Question toute bête : le libellé d’une écriture comptable est-il formalisé ? C’est-à-dire doit-il suivre une structure particulière ?
Exemple : « fournisseur+mois+ qqs mots sur l’achat ». Je parle bien du libellé.
Plus précisément encore, le libellé d’une écriture de Paie peut-il se contenter des nom et prénom du salarié ? Sans préciser plus outre
le mois par exemple ?
Merci pour vos deux réponses par avance,
Bien cordialement,
Stéphane.

Lison Jacquet
28 novembre 2019 at 9 h 33 min

Bonjour Twin,

Pour commencer, une écriture comptable peut être constitué de 2 ou 5 ou 15 lignes peu importe. Mais elle doit avoir au minimum une
ligne en crédit et une ligne en débit, cela est essentiel pour que l’écriture soit équilibrée.

En actif, on retrouve les immobilisations, les stocks, les créances (clients, fiscales, autres), les disponibilités… Dans le cas, des
immobilisations lorsque vous en achetez, vous débitez un compte d’immobilisation et on considère qu’un investissement est un
enrichissement pour l’entreprise. Dans le cas des créances, elles s’inscrivent au débit lorsque vous possédez une créance, vous
attendez de l’argent donc un futur enrichissement. Etc

Je vous joins un autre article qui pourra vous aider si besoin : https://www.compta-facile.com/actifs-passifs-produits-et-charges/

Bonne journée !

Twin
22 novembre 2019 at 18 h 33 min

Bonjour,
Je m ‘excuse par avance pour la stupidité de ma question, mais la compta me fait perdre toute logique et intelligence.
Dans votre exemple vous avez un achat de marchandise qui provoque 2 débits et 1 crédits. Si dans le journal on doit rentrer à chaque
fois un crédit et un débit, comment inscrire 3 « opérations ».
Une règle que je ne comprends pas c’est (en gros) un compte d’actifs qui se voit débiter, augmente et inversement. Comment puis je
débiter un compte et le voir augmenter ?????
Désolé, mais questions sont vraiment bêtes mais … y a sûrement un truc qui m’échappe.
Merci par avance

Lison Jacquet
29 octobre 2019 at 14 h 46 min

Bonjour,

Tant mieux si notre contenu vous plait, nous faisons tout pour.
Pour l’instant, nous n’avons pas de version imprimable mais nous y réfléchissons.

Bonne journée !

Sys
9 octobre 2019 at 16 h 38 min

Bonjour,

Merci beaucoup pour vos explications elles sont très utiles à une novice comme moi. Pourriez-vous prévoir une version imprimable si
cela est possible ?

Bonne continuation

theo
5 octobre 2019 at 13 h 00 min

bon merci pour votre explication

Thibaut Clermont

https://www.compta-facile.com/comment-passer-une-ecriture-comptable/ 3/5
16/08/2020 Comment passer une écriture comptable ?
11 juillet 2018 at 15 h 33 min

Bonjour,
Non, en général, vous pouvez saisir vos écritures comptables en vrac, quelle que soit la date, tant que vous vous trouvez dans le bon
journal et le bon mois. Les logiciels comptables classent généralement ensuite de façon automatique les enregistrements selon la date
du justificatif.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

Nicolas
28 juin 2018 at 8 h 29 min

Bonjour,
Lorsque l’on saisit dans un logiciel plusieurs mois de comptabilité en retard d’un coup, est-ce important de faire les écritures
comptables dans l’ordre chronologique des évènements, ou est ce sans intérêt puisque à chaque opération la date est enregistrée ?

Singo
10 mai 2017 at 9 h 22 min

Merci pour ce cours ! Bonne continuation !

Mathieu
23 mars 2017 at 10 h 51 min

Merci infiniement de votre aide, vos explications sont aussi claires que précieuses!

Ben Ali
4 février 2017 at 21 h 57 min

Je vous remercie pour ces cours faciles à comprendre !

Djibril
23 novembre 2016 at 17 h 00 min

Merci, Mr Clermont. Votre site est vraiment instructif. Je vous félicite et vous encourage pour les documents que vous mettez à notre
disposition.

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