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8 outils pour mieux manager au quotidien

Publié le 28 novembre 2017 Sylvie Laidet

Pris dans un rythme effréné, les managers manquent parfois de


méthode dans l’encadrement de leur équipe. Voici 8 outils parmi les
meilleurs pour faciliter le management au quotidien.

1. 1. La méthode des 5, 10, 15, 30


2. 2. Une grille socio dynamique, la « carte des acteurs »
3. 3. Une écoute active
4. 4. Un tableau de bord 
5. 5. Un baromètre d’engagement express 
6. 6. L’entretien annuel professionnel
7. 7. Une carte d’identité de l’équipe 
8. 8. Du visual management

1. La méthode des 5, 10, 15, 30


Il s’agit en fait du temps (minimum) que vous avez intérêt à accorder à vos
collaborateurs. 5 minutes par jour, 10 minutes par semaine, 15 minutes par
mois, 30 minutes par trimestre. « Cet outil donne des repères au
manager et sécurise le collaborateur qui se sent pris en charge. Il peut
s’agir d’échanges plus ou moins formels selon la durée », recommande
Rémi Juët, consultant formateur en management du cabinet Imago
Management, auteur du guide La boîte à outils du manager, (Dunod, 2017).
Ces échanges doivent être l’occasion de valoriser, d’encourager,
d’accompagner et de débriefer avec vos équipes.

Dans quelle situation l’utiliser ? Tout le temps, mais cela paraît


indispensable si vous pilotez une équipe à distance.

2. Une grille socio dynamique, la « carte des


acteurs »
Ce type de diagramme est très utile car il permet d’avoir une vision
synthétique de l’engagement de chacun, du plus engagé au plus révolté.
« Sur cette carte des acteurs, le manager positionne les membres de son
équipe et, en fonction de leur place, peut voir le chemin qu’ils ont à faire
pour devenir positifs », détaille Bertrand Duséhu, consultant et formateur en
management, auteur du livre Le manager de proximité. À vous de les
manager au mieux pour qu’ils rejoignent le plus rapidement possible
le clan des fidèles ou des engagés.
Dans quelle situation l’utiliser ? Si vous reprenez la gestion d’une équipe
et/ou si vous sentez monter la formation de clans en interne. Cela vous
permettra d’avoir une vision claire des forces en présence.

3. Une écoute active


Cette méthode repose sur l’idée que votre interlocuteur à quelque chose
à vous dire qu’il ne vous confiera que si vous êtes attentionné envers
lui et pas uniquement envers son message. Pour résumer, sachez que
l’écoute active comporte 4 étapes. La première, l’écoute. Vous laissez
l’autre parler en ponctuant par exemple son discours de "oui, je
comprends". Vous créez de l’empathie et montrez votre attention.
Deuxième étape : la clarification. Cette fois, vous demandez des
précisions sur les propos énoncés en posant des questions ouvertes sur
des points sujets à interprétation. Par exemple, "que signifie pour toi le
terme… ?". Arrive ensuite l’investigation qui, comme son nom l’indique,
consiste à creuser la pensée de votre interlocuteur. Enfin, vous
reformulez pour vérifier que vous êtes bien tous les deux sur la même
longueur d’onde.

Dans quelle situation l’utiliser ? Lorsqu’un membre de votre équipe


rencontre une difficulté (sur un projet par exemple), formule une nouvelle
demande ou tout simplement en réunion.

4. Un tableau de bord 
Cet outil s’avère indispensable pour piloter la performance d’une équipe. À
condition de respecter certaines règles. D’abord sur le fond, 10 à 15
indicateurs à suivre sont largement suffisants. « Ils doivent être reliés aux
objectifs stratégiques de l’entreprise mais déclinés au niveau du service
concerné », plaide Christophe Germain, professeur de finances chez
Audencia Business School. Prévoir un historique s’impose afin de pouvoir
comparer avec des situations antérieures. « Le tableau doit-il être
renseigné quotidiennement, de façon hebdomadaire ou mensuelle ? La
régularité dépend de l’activité concernée. Un reporting trop rapproché
crée plus de stress », résume Arnaud Hautesserres, directeur des
opérations et de la pédagogie au sein du cabinet de conseil en
management Meltis. Sur la forme, préférez également les couleurs et les
graphiques afin que les résultats sautent aux yeux.

Dans quelle situation l’utiliser ? En permanence afin d’avoir une vision


au plus juste des réussites de l’équipe mais aussi pour anticiper d’éventuels
dérapages. Et donc rectifier le tir à temps.

5. Un baromètre d’engagement express 


N’attendez plus le feedback annuel (voire plus) pour mesurer l’engagement
et la motivation de votre équipe. « Des outils comme Bleexo permettent de
prendre le pouls de son équipe très rapidement par l’envoi d’une question
simple ("Sur une échelle de 1 à 10, comment vous sentez-vous dans votre
boulot actuellement"). Vous obtenez une note moyenne, le nombre de
répondants et l’évolution de ces indicateurs. « Ces data RH instantanées
transposées en chiffres et graphiques donnent une vision quanti et quali de
l’état d’esprit d’une équipe à un instant T », précise Arnaud Hautesserres.

Dans quelle situation l’utiliser ? Quand le turn-over de l’équipe


augmente, que les absences se multiplient, ou suite à un élément réputé
fédérateur, afin de tester en quasi live l’humeur des troupes.

6. L’entretien annuel professionnel


Ce rendez-vous (annuel donc) avec les collaborateurs est l’occasion de
fixer les objectifs à vos collaborateurs et leurs besoins en formation qui
seront ensuite, validés ou pas, par les RH. « Cet EAP est ma feuille de
route de manager et celle de mes équipes. Je la déplie régulièrement pour
éventuellement l’ajuster au cours d’entretien annuel à mi-parcours », illustre
Martial Delpuech, directeur communication externe et marketing
opérationnel chez HubOne.

Dans quelle situation l’utiliser ? Tous les ans avec éventuellement des
étapes à mi-parcours.

7. Une carte d’identité de l’équipe 


Cet outil s’assimile en fait à un mini 360° d’un service réalisé par un
autre service. « L’objectif est de comprendre les qualités que l’autre
service prête au vôtre ainsi que les attentes qui ne sont pas comblées »,
commente Arnaud Hautesserres. Et évidemment, dans la foulée de mettre
en place des plans d’action.

Dans quelle situation l’utiliser ? Si le dialogue est rompu (ou en passe de


l’être) entre 2 business unit. Ou lorsque des services sensés travailler de
concert, se contentent de bosser cote à cote car ils ne se comprennent pas.

8. Du visual management
Cette méthode "out of techno" consiste à faire avancer des post-it de
couleurs sur un grand tableau blanc au fur et à mesure de la
progression d’un projet. « C’est sûr que l’info est moins vite partagée que
sur un outil en ligne mais cela force les rencontres de visu », souligne le
formateur de Meltis.
Dans quelle situation l’utiliser ? Sur les gros projets privilégiant le
partage de connaissances et de bonnes pratiques de vive voix.

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