Outils pour gérer le travail des équipes

Objectifs
Gérer la charge de travail des équipes

Quand?
Durant toute la vie de l'entreprise

Avec qui?
Seul ou avec des collaborateur

1 OUTILS DISPONIBLES
L'essentiel
Une étude McKinsey a montré que 14% d’une semaine de travail moyenne est
consacrée à la communication et à la collaboration avec les membres de son équipe
interne. Le travailleur moyen consacre 13 heures par semaine à gérer ses emails.
Or, si les entreprises utilisaient pleinement les outils adéquats, la productivité des
employés pourrait augmenter de 20 à 25%.
Pour augmenter votre productivité et celle de votre équipe, il n’est pas nécessaire de
travailler plus, il faut surtout travailler mieux, plus intelligemment. Des outils peuvent
vous aider à gérer les priorités, à simplifier la gestion de différentes tâches et à
mieux collaborer pour plus d’efficacité.

1. Gestion de projets
Première étape pour gagner en efficacité : organiser et regrouper tous vos projets et

toutes les tâches qui s’y rapportent. Vous pourrez alors mieux fixer vos priorités,

distinguer l’indispensable de l’accessoire, respecter les échéances et automatiser

certaines tâches chronophages.

Parmi les outils qui pourront vous aider, en voici quelques-uns à tester sans tarder :

TRELLO :
Que vous travailliez seul ou en équipe, Trello repense la gestion de projets sous la

forme d’un tableau, où chaque “carte” représente une tâche à exécuter. Glissez-
déposez les cartes pour notifier l’avancement du projet, partagez des documents,

commentez etc. L’interface est totalement intuitive.

ASANA :
permet de créer et d’assigner des tâches aux membres de l’équipe, organisés en

«Board» ou « tableaux ». Les cartes peuvent être personnalisées et classées par

catégories ou statut (non démarré, en cours, terminé). La plateforme Asana

comprend une fonction de messagerie directe et de groupe, et les messages

envoyés dans la conversation peuvent être transformés en tâches exécutables en un

seul clic. Une vue calendaire permet de planifier des tâches à l’avance et de voir les

échéances à venir en un coup d’œil.

PLANZONE :
permet de créer des tâches au lieu d’envoyer des emails, de gérer la charge et le

temps de travail de chaque équipe, de centraliser tous les documents liés à un

projet, de partager des calendriers en ligne, d’utiliser un Gantt facile à lire,

dynamique et collaboratif, de suivre des discussions liées à un projet ou d’échanger

les bonnes pratiques dans un wiki.

TUZZIT
est un outil visuel, online et collaboratif, ouvert à tous, qui vous permettra de

modéliser vos idées, de structurer le début d’un projet et de collaborer. Du business

Model Canvas à la matrice urgent/important, vous trouverez de nombreux modèles

pour guider votre réflexion.

SCORO
est une plateforme de gestion de travail complète. Depuis la planification et le suivi

des projets jusqu’à l’envoi des devis, des contrats et des factures. Au quotidien, il
permet aux employés de suivre le temps et de facturer le travail horaire, de produire

des rapports détaillés et d’analyser les mesures d’utilisation pour chaque utilisateur.

2. Automatisation des tâches

Certaines tâches sont particulièrement fastidieuses et chronophages. Elles sont

pourtant souvent indispensables au bon fonctionnement de votre activité ou à la

bonne gouvernance des équipes. Mais qu’elles soient faites par vous n’apporte

aucune valeur ajoutée. Certains outils peuvent vous aider à automatiser certaines

tâches répétitives. Plus qu’une question de productivité, il s’agit aussi d’améliorer

votre motivation et celle de vos collaborateurs.

IFTTT
(If This Then That - Si Ceci Alors Cela) est l’outil le plus connu en matière

d’automatisation de tâches. Il permet d’automatiser des tâches entre différents

services Web, applications mobiles, et objets connectés. Il crée des petits

programmes baptisés « applets qui établissent des interactions entre les différents

outils numériques que vous utilisez au quotidien. Si une condition déterminée est

remplie dans un premier canal (« If This » : si ceci), le service déclenche

 automatiquement une action dans le second (« Then That » : alors cela). On peut se

servir d’IFTTT pour :

 simplifier l’archivage en enregistrant automatiquement les pièces jointes d’un e-mail

dans sa Dropbox.
 pour faire de la veille en demandant à recevoir une alerte dès qu’un site internet traite
d’un sujet qui vous intéresse

ZAPIER
permet lui aussi de faire communiquer entre elles des informations et des

applications qui ne le font pas de manière native. En quelques clics, vous pouvez
automatiser un nombre incalculable d’actions qui relient plusieurs applications entre

elles. Plus riche que IFTTT, Zapier permet de connecter plus de 750 applications

web entre elles et simplifie considérablement vos workflows. Grâce à l’ajout de filtres,

il est notamment possible de définir avec beaucoup de précisions les conditions

d’exécution d’une tâche.

Exemple : dès lors qu’un prospect complète une demande de devis sur votre site,

vous créez automatiquement un contact dans votre CRM avec tous les champs

renseignés et une mention est créée sur Slack pour avertir l’équipe commerciale

qu’un devis doit être rédigé.

3. Communiquer en équipe
La communication interne est un élément clé de la vie de l’entreprise. Une fois de

plus, avoir les bons outils permet de gagner du temps, de ne pas perdre des

informations et donc d’améliorer la productivité.

Slack
est la référence absolue en matière de communication collaborative. Chaque

entreprise peut créer un groupe privé sur Slack. Il suffit ensuite d’inviter tout ou partie

de ses collaborateurs, qui peuvent ainsi discuter entre eux. Il est également possible

de partager toutes sortes de contenus (documents, vidéos, photos, pdf, …).

4. Planifier & gérer son temps

Selon une étude de la Harvard Business Review, les entreprises perdent des milliers

d’heures chaque année, par manque de planification, mauvaise priorisation des

tâches et gestion inadaptée du temps de chaque étape du travail. Pourtant il existe

de nombreux outils pour évaluer les temps de travail, optimiser la gestion des tâches

et mesurer les prestations fournies. En voici quelques-uns.

RESCUE TIME
vous permet de faire l’analyse de votre utilisation d’internet. Il vous dira avec

précision le temps passé à consulter vos mails, lire les informations, surfer sur tel ou

tel site, chatter, etc. Vous pourrez alors programmer des alertes pour vous aider à

limiter les loisirs, ou même bloquer automatiquement certains sites… et vous

concentrer sur le travail !

TOGGL
met l'accent sur un suivi flexible du temps ; en un seul clic, vous pouvez ajouter de

nouvelles tâches et démarrer le suivi par chronomètre, les mettre en pause et les

arrêter.

CLOCKINGIT
est un outil collaboratif qui permet de suivre au plus près l’avancée de chaque projet,

d’enregistrer les temps et l’administration des tâches. Une fonction chat, une
répartition des tâches et une option de partage de dossiers sont également

intégrées.

DOODLE
pour organiser une réunion, choisir la date où le plus de participants seront

disponibles mais aussi choisir les sujets à traiter en priorité, etc.