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Qualité et gestion de projets

Pierre de Lamberterie
Laboratoire de Physique Subatomique et de Cosmologie
CNRS-IN2P3/UJF/INP Grenoble

Journées Qualité en Chimie II


15-18 octobre 2013, Autrans

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Qualité et gestion de projets
Plan de l’exposé
 Qualité en projets ?  Cas de la sous-traitance
 Acteurs du projet  Phases du projet : documents
 Types de projets  Qualité et gestion de projets :
exemple
 Phases du projet
 Organisation des projets au LPSC
 Organisation  Instances liées au projet
 Plan qualité ou SMQ  Coordinateur technique/Cellule
 Plan qualité : contenu, points de revue technique
clefs  Informations sur le projet
 Retour d’expérience
 Gestion de la
documentation
 Enregistrements/Traçabilité
 Non-conformités
 Revues/audits
 Les outils de gestion de projets
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Pourquoi la qualité en projets ?
Pour

• Décrire l’organisation et les dispositions mises en place pour maîtriser les


paramètres du projet.

 Fournir un « produit » conforme aux exigences définies.

 Harmoniser ses outils, pratiques et méthodologies.

 Fournir les garanties nécessaires aux parties prenantes (tutelles,


commanditaires, organismes de financement…) sur la capacité à gérer au
mieux les ressources allouées.

 Assurer une relation de confiance avec les parties prenantes.

 Valoriser les résultats de recherche.


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Types de projets

Projet Données d'entrée livrable

Projet de réalisation Cahier des charges matériel

Rapport Sc. ou
Projet de recherche Contrat de recherche
Thèse

Action thématique Contrat d'objectif Rapport Sc.

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Les acteurs du projet
Supports

 Les instances
Réalisateurs

 Chef de projet (scientifique, technique)

 Responsables techniques locaux (laboratoire, services)

 Le correspondant (ou l’équipe) qualité : travaille en étroite collaboration


avec le(s) responsable(s) du projet

 Partenaires extérieures : industriels

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Phases du projet (généralités)

Etapes QUOI?

Faisabilité Définir le besoin, l’organisation, un démonstrateur

Définir les exigences (performances attendues)


Définition préliminaire
Figer les spécifications

Assurer les approvisionnements/lancer les sous


Développement
traitances

Vérifier l’obtention des exigences qualité et en


Réalisation
apporter la preuve

Installation/transfert Toutes les documentations d’utilisation

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Réalisation du projet

Qui réalise le projet ?


Organisation : Quand, comment le
Description des dispositions réalise t-on?
prises pour assurer chaque étape
du projet

Outils : Contrôler, orienter le projet

Avec quels outils


piloter le projet?

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Organisation

 Un SMQ est en place : bonnes pratiques, ISO 9001…


 Il décrit les différents processus et procédures à appliquer pour le
projet.

 Absence de SMQ pour le projet


 Il est nécessaire de définir l’organisation du projet.
 Documentation
 Ressources
 Revues
 …

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Organisation du projet
Plan qualité
Pourquoi?
Document spécifiant quels processus, procédures et ressources associées seront
appliqués, par qui et quand, pour satisfaire les exigences d'un projet, d'un produit,
ou d'un contrat spécifique. (ISO 10005).

 Maîtriser les paramètres concourant à l’obtention d’un produit final conforme


aux exigences prédéfinies dans le respect des coûts et des délais.

 Devient le manuel qualité du projet (en absence de SMQ).

Par qui?
Il est géré par le responsable qualité, la cellule qualité, le coordinateur du projet.

Le Plan Qualité doit être élaboré en collaboration avec les parties impliquées.

 Autres laboratoires
 Sous-traitants
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Contenu du plan qualité
Points clefs
Description des procédures/processus permettant la réalisation des différentes
étapes du projet. Le Plan Qualité doit définir l'ensemble des paramètres suivants :
(non exhaustif)

 Gestion de la documentation
 Traçabilité/Enregistrements
 Maitrise des non-conformités
 Mesures, contrôles, essais, validations
 Revues/Audits
 Gestion des achats
 Maitrise de la conception Projet de réalisation
 Maitrise de la réalisation
 Installations et locaux (risques, stockage, élimination des déchets)
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Contenu du plan qualité
Gestion de la documentation

 Garantir que l’information correcte est disponible au bon moment et au


bon endroit.

 Identification (codification) et référencement (date d’édition et indice de


révision).

 Approbation par les responsables avant diffusion.


 Diffusion des documents aux personnes concernées.
 Conservation des documents dans un endroit identifié et connu de tous.
 Pyramide documentaire : Manuel qualité/plan qualité -
Procédures/Plans - Modes opératoires/Formulaires/Enregistrements.

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Contenu du plan qualité
Traçabilité
Traçabilité : « Aptitude à retrouver l'historique, la mise en œuvre ou
l'emplacement de ce qui est examiné» ISO 9000

Que faut-il tracer? Tout ce qui permet d’identifier, de retrouver, d’isoler :

 Les échantillons, matières premières, pièces, plans, fiches de suivi…

 Mesures, essais, maintenances…


 Les connaissances acquises lors de l’exécution du projet.

 Tous les résultats des travaux de recherche :


 Enjeux en terme de propriété intellectuelle et innovations
valorisables.
 Cahiers de laboratoire.
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Contenu du plan qualité
Enregistrements
Enregistrement : « Document faisant état de résultats obtenus ou
apportant la preuve de la réalisation d'une activité » ISO 9000

Que faut-il enregistrer?


 Compte rendu de réunion/Revue de projet/Audits.
 Rapports d'analyse/de contrôle/de validation/de mise en service.
 Rapports d'étalonnage/de métrologie.
 Fiches d'écart.
Où faut-il archiver les enregistrements ?
 Résultats de manipulations : Cahiers de laboratoire.
 Comptes rendus/Rapports : GED ou tout lieu sûr mais pas sur le disque
dur de son PC. 13
Contenu du plan qualité
Maîtrise de la non-conformité

Objectifs du traitement des non-conformités

 Action immédiate sur le produit non-conforme :


traitement/Dérogation/rebut.

 Action curative : Eviter que l’écart se reproduise.

 Action corrective : Mise en place dans le cadre de l’amélioration


continue.

 Inclure les modifications dans la documentation.

Ces actions vont dépendre du type de projet (séries, répétabilités…).

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Contenu du plan qualité
Mesures, validation

 Assurer la fiabilité des mesures :


 Tous les équipements utilisés pour valider sont gérés.
 Identification, fiche de vie, dossier de maintenance, procédures
d’utilisation.
 Formation/Habilitation des utilisateurs.
 Les vérifications et étalonnages sont existants.
 Les étalons sont gérés.

 Validation : apporter la preuve que les spécifications attendues sont


obtenues.

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Contenu du plan qualité
Revues de projets / Audits internes
 Objectif : suivre l’avancement du projet au cours de ses différentes
phases.
 Revues choisies pour une étape ou par thème.
o Doivent être enregistrées et conservées.
o Audits internes
o Rechercher les preuves relatives à des critères.
 Identifier les écarts.
o Apporter des solutions d’améliorations.

 Revues imposées par les tutelles, intervenants…

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Les outils de gestion du projet

• Arborescence produit
• Organigramme des tâches
• Planning et budget
• Analyse de risques
• Suivi d’actions
• Informations sur le projet

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Outils : Arborescence du produit
 Décomposer le projet en éléments gérables pour :
 Identifier les métiers, tâches et ressources
nécessaires.
 Aboutir à une liste de produits dont la
réalisation est nécessaire au projet.
 Identifier les interfaces.
 Initier une gestion documentaire.
 Initier le budget.

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Outils : Organigramme des tâches
Objectif : connaître les équivalents temps plein (ETP)
Initier un budget
 Qui fait quoi : décomposition en work package (WP)
o Lister les tâches à accomplir et les ressources nécessaires pour les
accomplir.
o Réalisation de fiches de tâches
WB# Task Names Comments Laboratory
1 Management Organization and coordination
2 Studies & Simulations
3 Designs
4 Tests definition & Test
Benches
5 Validation of Designs
6 Procurement For tests benches and Qui
production réalise la
7 Production Concerns final product tache?
8 Assembly, Deployment On site, concerns final product
andValidation
9 PA and Documentation
10 Maintenance On site

Liste de
tâches 19
Exemple d’arborescence
Tableau de synthèse d’arborescence : Permet de définir un budget et un besoin en
ressources
Total
Base Est Contin Total Cost
WBS Activity Quant Cost / Unit FTE-Month
Unit Code gency with Cont.
over 4 Years
€ € €
1 SDEU
Liens : WP-coût
1.1 PMTs signal Conditioning - WP1 96

1.1.1 Conditioning design 1 hours A 0% 1 1


1.1.2 Prototype Board 2 each VI 20% 0
1.1.2.1 Design Prototype hours A 0% 0
1.1.2.2 CAD Layout hours A 0% 0
1.1.2.3 Procure Parts each A 0% 0
1.1.2.4 Fabricate prototype PCB's hours A 0% 0
1.1.2.5 Assemble prototype PCB's hours A 0% 0
1.1.3 Test bench each A 0% 0
1.1.3.1 Design test bench hours A 0% 0
1.1.3.2 Fabricate test bench hours A 0% 0
1.1.3.3 Assemble test bench hours A 0% 0
1.1.4 Functional testing of prototype PCB's hours A 0% 0
1.1.5 Integration on UUB design hours A 0% 0
1.1.6 Reports and documentation hours A 0% 0

1.2 Trigger - WP2 12

1.2.1 Trigger code design hours A 0% 0


1.2.2 Trigger code test and simulation hours A 0% 0
1.2.2.1 Prototype Board 2 each A 0% 0
1.2.2.2 Design Prototype hours A 0% 0

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Outils : Planning/Budget

 Fixer (jalonner) les étapes clefs du projet


Prendre en considération :
 Les disponibilités des ressources (affectations multi projets).
 Les congé.
 Les délais de sous-traitance
 Les modifications à apporter au projet.
 Le budget n’est obtenu qu’une fois le contenu du projet connu
(phases, ETP).
 Le planning est évolutif (adapté après chaque revue de projet).

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Outils : Analyse de risques

Objectifs : Identifier les anomalies pouvant intervenir et leurs conséquences


pour pouvoir y remédier pendant la conception du projet.

AMDEC produit/process : Méthodologie d’analyse des modes de


défaillances et de leurs effets.

Analyse de risques projet : Méthodologie simplifiée (IN2P3/LPSC)


 Prise en compte des risques par catégories : Externes, Techniques,
Scientifiques, Sous-traitance, Organisation.
 Grille d’évaluation de la gravité et de l’occurrence.
 Etablissement d’une grille de criticité.
 Réduction de risques : Indicateur de réduction.

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Analyse de risques
Grilles d’évaluations
Gravité du risque Valeur Critère
1 Sans effet
2 Faible retard ( 1 à 3 mois)
Impact sur les délais
3 Retard significatif (3 à 6 mois) Valeur Critère
4 Gros retard (> 6 mois) 1 Aucune occurrence (jamais)
1 Sans effet Probabilité 2 Extrêmement rare (pratiquement jamais)
Impact sur les 2 Faible surcoût (1 à 10%) d’apparition 3 Rare ou peu fréquente (peu être)
ressources 3 Surcoût significatif ( 10 à 30%) 4 Fréquent ou systématique (sûrement)
4 Fort surcoût (> 30%)
1 Conformes aux exigences techniques
Impact sur les 2 Exigences pas tout a fait satisfaites Occurrence
performances 3 Certaines exigences non satisfaites
4 Non-conformité aux exigences techniques

Gravité
Occurrence Indice de risque : Combinaison de
l’occurrence et de la gravité
Occ=4
Bas Moyen Elevé Elevé

Occ=3 Très chemin critique


Bas Moyen Elevé
bas
Occ=2 tressé High
Bas Bas Moyen
bas
Occ=1 très très très
Bas
bas bas bas
Gravité globale
G1 G2 G3 G4
(moyenne)
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Criticité
Analyse de risques : exemple
Impact Impact Global
Impact
severity severity impact
N# Risk Description Occurrence
on on
severity on
severity
performance
schedule resource (average)
Risk of instability of the need for the project:
1 (Change of priorities, instability of demand, insufficient 2 2 2 2 2
Analyse strategic analysis).
Funding risk: change of research policy medium/long term,
2 alternative funding, unfavorable budgetary arbitration, 2 2 3 1 2
absence or discount in question of multi-year funding.
Risk of poor expression or lack of understanding of the
3 scientific need. 1 2 2 2 2
Risk of evolution of the scientific need after the start of the
4 project. 3 3 3 2 2.6 (3)

Occurence Couleur=Indice de risque


Occ=4 CC CC CC Elevé
Occ=3 7 risques 1 risk CC Moyen
Criticité Occ=2 1 risque 5 risques CC Bas
Occ=1 1 risque Très bas
Gravité
G1 G2 G3 G4 globale

Can be Can be
N# Risk Description Risk Index
accepted reduced Comments
Risk of instability of the need for the project:
1 (Change of priorities, instability of demand, insufficient Low N Y
strategic analysis).
Risk of problems associated with the project partners
(abandonment, non-priority project, regulations and
2 different standards, economic and social situation, political Low N Y
instability, fiscal instability).
Réduction
N# Risk Description Mitigation Reduction verification criteria
Risk of instability of the need for the project:
1 (Change of priorities, instability of demand, insufficient Organize regular meetings and communication within the… Reduction of the engineering change requests.
strategic analysis).
Risk of problems associated with the project partners
(abandonment, non-priority project, regulations and different Organize work packages with multiple partners, with overlapped
2 standards, economic and social situation, political instability, competences.
Multiple solutions are proposed for each design issue.
fiscal instability). 24
Outils : Suivi d’actions

Objectifs : Identifier les actions issues des revues du projet (avancement, technique
locale ou globale).

 Etablir un calendrier de suivi.

 Identifier un pilote de l’action.

 Déterminer les délais souhaités.


 Modifier le planning selon l’avancement des actions.
NUMER DATE JOURS / DATE DATE
ETAT TACHES / ACTIONS DATE DUE RESPONSABLE Réf. de clôture REMARQUES
O ENTREE DUE CLOTURE
1
2
3
4

Etat de la tâche :
ouverte/retard/clôturée Dates et retards Pilote

Nature des taches

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Outils : Informations sur le projet

 En interne
 Circulation/relecture des comptes rendus. Validation des plans
d'actions.
 Indicateurs internes (suivi des actions, diffusion des documents
de finalisation).

 En externe
 Informations/avancement du projet aux instances, tutelles,
organismes financeurs...
 Indicateurs externes (affichage, articles, posters…)

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En résumé...

Plan qualité/Manuel qualité : Procédures/Modes opératoires/enregistrements

Faisabilité Définition Développement Réalisation Installation

Planning
Plan de charges

Analyse des risques

Plans d’actions

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Cas de la sous-traitance externe

Sous-traitante : Confier une partie du projet à un autre partenaire (interne/externe)


 Externe : Dossier industriel : le sous traitant devra fournir :
Les plans permettant la réalisation.
Le ou les plannings.
Les nomenclatures et gammes de fabrication.
Les déroulés opératoires, avec référence aux procédés utilisés (les procédures de
montages).
Les opérations de contrôle intervenant en cours de fabrication et les moyens mis en
œuvre.
Les certificats après contrôles.
La liste des outillages standards et spécifiques.
La nomenclature des approvisionnements.
La valeur des caractéristiques exigées et leur tolérance avec les critères d’acceptation
ou de refus (pour les fiches d’écart ou non conformités).

 Sélection des fournisseurs


 Appels d’offres

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Phases du projet : Documents

Etapes Documents?
Spécification technique de besoin (STB), Plan de
Faisabilité management

Définition préliminaire Dossier de définition

Développement Plan de développement

Dossiers de
Réalisation
fabrication/Mesure/validation/essais/contrôle

Dossier de montage, fonctionnement, maintenance,


Installation/transfert
formation/sécurité
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Normes utiles

Vocabulaire

 NF ENISO 9000 : Principes essentiels et vocabulaire des systèmes de


management de la qualité.

Qualité et projets

 ISO 10005 : Systèmes de management de la qualité —Lignes directrices pour


les plans qualité.

 FD ISO 10006 : Lignes directrices pour le management de la qualité dans les


projets.
 Dissocie les phases du projet des processus de management du projet.
Gestion de projets

 ISO 21500 : Lignes directrices sur le management de projets.

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Qualité et gestion de projets :
Exemple
Gestion de projets au LPSC

• Organisation des projets


• Instances liées aux projets
• Cellule de revues techniques
• Exemple de projet
• Informations sur les projets
• Retour d’expérience

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Organisation
 Organisation matricielle
• Le LPSC est organisé en groupes de physique et services techniques.
Groupes Service 1 Service 2 Service 3

Projet 1

Projet 2

Projet 3

Responsabilités
• Les groupes de physique ont la responsabilité scientifique des projets.
• Les services techniques travaillent en support à la réalisation des projets.
• Par projet :
• Un responsable scientifique & un coordinateur technique (projets 1 & 2).
• Un responsable scientifique & un responsable technique (projets 3).
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Organisation : Instances liées au
projet
 Directeur du laboratoire
• Prend les décisions finales d’engagement sur les nouveaux projets.
• Nomme les coordinateurs techniques des projets.

 Responsable technique
• Interface du laboratoire / Institut (IN2P3).
• Reporting auprès de la direction et des chefs de service de l’état
d’avancement et de statut (« santé ») des projets.
• Aide à la résolution des difficultés.
• Plan de charge prospectif pour les services (nouvelle mission, en
cours).

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Organisation

• Coordinateur technique :
• Assure la coordination des aspects techniques du Projet dans toutes
ses phases (définition, conception, réalisation, montage/démontage
sur sites).
• Valide les choix en vue d’atteindre les objectifs du Projet.
• Organise la communication sur le déroulement et l’avancement du
Projet. Réalise/supervise la documentation technique du Projet.

 Cellule de revues techniques de projet :


• Rôle : Evaluation au travers des revues des aspects techniques,
organisationnels et ressources des projets à leur démarrage et au
cours de leur déroulement si cela est nécessaire.

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Exemple de projet

Réalisations de coupleurs de puissance

SMQ
Gestion documentaire
Outils
Informations sur le
projet

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SMQ

Domaines couverts par le SMQ (non-exhaustif):


o Gestion documentaire
o Maitrise des réalisations
o Revues de projet
o Achats & surveillance des sous-traitants
o Gestion des actions correctives & préventives
o Contrôles & essais
o Maîtrise des écarts

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Gestion documentaire
Utilisation d’une GED (EDMS) pour stocker les
données

 Une arborescence au niveau projet (national)

 Une arborescence au niveau laboratoire

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Outils

C.R. revues

planning

Suivi actions

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Informations sur les projets
Pages Web du LPSC : indicateurs
généraux

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Retour d’expérience
 Acteurs (au niveau du laboratoire)
• Une sensibilisation à l’utilisation des outils utilisés par le projet.
• Veiller à la traçabilité des informations et résultats.
• Rôle du correspondant qualité à rappeler.

Vie du projet (structuration au niveau du projet)


• Utiliser des documents déjà existants au laboratoire.
• Maintenir un investissement « positif » des personnels (ex : pilotes dans les
plans d’actions)

Difficultés rencontrées
• Remontées d’information absente ou tardive.
• Evolutions, modifications non prises en compte dans les documents.
• Gestion de la fin de projet : attribution des ressources.

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