2151.1/ Définition Le dossier du personnel est un outil central de la gestion des ressources humaines et permet plus particulièrement de faire un bon suivi personnalisé de chaque membre du personnel. Il est en général conservé de manière confidentielle sous forme papier et sous forme électronique pour l’archivage. 2151.2/ Objectifs L’objectif du dossier du personnel est de conserver en un unique endroit les données relatives à chacun des membres quel que soit son statut (salarié, bénévole, vacataire…) 2151.3/ Contenu Il n’existe pas de règles juridiques qui fixent de façon précise le contenu d’un dossier du personnel. La loi fixe cependant des délais de conservation des documents, qui peuvent nous aider dans le choix des documents à garder.
Annexe : Consignes : contenu des dossiers du personnel chez SICOPAM
Un dossier suspendu à visibilité supérieur doit être ouvert au nom de tout nouveau salarié. Classé dans l’armoire « dossiers du personnel », il doit contenir les chemises suivantes : Pochettes Documents * Fiche état civil * Photocopie des diplômes * Photocopie du permis de Informations conduire (éventuel) * Un exemplaire du CV + lettre de motivation *Test personnelles d’embauche Contrat de * Contrat de travail * Description du poste * Adhésion CNSS * Contrat travail d’assurance maladie obligatoire * Fiche de compétences, * Certificat de travail des emplois antérieurs * Lettres Evaluation éventuelles de recommandation * Compte rendu annuel d’évaluation Formation * Relevé des formations suivis * Fiche d’évaluation de la formation Médecine *Inscription du salarié * Relevé des visites * Compte rendu des visites du travail Arrêt maladie, *Déclaration d’arrêt maladie accident du *Déclaration accident du travail travail *Attestation de salaire Congés * Relevé des dates de congés payés *Fiche de demande de congés payés payés *Fiche de suivi des congés payés Absences * Fiches d’autorisation d’absence de l’année en cours *Relevés des absences de autres l’année en cours *Les bulletins de salaire de l’année en cours *Relavés des heures de l’année en cours Salaires *Relevés des frais de l’année en cours *Relevé des remboursements de frais de l’année en cours Dossier Lettres de sanction (blâme, avertissement, mise à pied, etc.) disciplinaire En cas de retraite ou départ du salarié * Lettre de démission * Lettre de licenciement *Les documents qui constituent le dossier de licenciement *Les ententes de départ signées *Certificat de travail *Reçu pour solde de tout compte *Attestation pôle emploi
2151.4/ Mise à jour des dossiers du personnel
Le dossier d’un salarié fait l’objet de mises à jour constantes. Les informations privées (Etat civile, adresse etc.) ou le statut du salarié (contrat etc.) changent peu mais d’autres éléments sont ajoutés régulièrement au dossier (Bulletin de salaire, relevé des heures, état des absences, relevé des RTT 1, congés, arrêt maladie etc.). RTT : Réduction du temps de travail 1/1
