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ACTIVITE 2.

1 : LA GESTION DE L’INFORMATION

S21.5 Les dossiers du personnel

215. 1 Constitution du dossier du personnel

2151.1/ Définition
Le dossier du personnel est un outil central de la gestion des ressources humaines et permet plus
particulièrement de faire un bon suivi personnalisé de chaque membre du personnel. Il est en général
conservé de manière confidentielle sous forme papier et sous forme électronique pour l’archivage.
2151.2/ Objectifs
L’objectif du dossier du personnel est de conserver en un unique endroit les données relatives à chacun
des membres quel que soit son statut (salarié, bénévole, vacataire…)
2151.3/ Contenu
Il n’existe pas de règles juridiques qui fixent de façon précise le contenu d’un dossier du personnel. La loi
fixe cependant des délais de conservation des documents, qui peuvent nous aider dans le choix des
documents à garder.

Annexe : Consignes : contenu des dossiers du personnel chez SICOPAM


Un dossier suspendu à visibilité supérieur doit être ouvert au nom de tout nouveau salarié. Classé dans
l’armoire « dossiers du personnel », il doit contenir les chemises suivantes :
Pochettes Documents
* Fiche état civil * Photocopie des diplômes * Photocopie du permis de
Informations
conduire (éventuel) * Un exemplaire du CV + lettre de motivation *Test
personnelles
d’embauche
Contrat de * Contrat de travail * Description du poste * Adhésion CNSS * Contrat
travail d’assurance maladie obligatoire
* Fiche de compétences, * Certificat de travail des emplois antérieurs * Lettres
Evaluation
éventuelles de recommandation * Compte rendu annuel d’évaluation
Formation * Relevé des formations suivis * Fiche d’évaluation de la formation
Médecine *Inscription du salarié * Relevé des visites * Compte rendu des visites
du travail
Arrêt maladie, *Déclaration d’arrêt maladie
accident du *Déclaration accident du travail
travail *Attestation de salaire
Congés * Relevé des dates de congés payés *Fiche de demande de congés payés
payés *Fiche de suivi des congés payés
Absences * Fiches d’autorisation d’absence de l’année en cours *Relevés des absences de
autres l’année en cours
*Les bulletins de salaire de l’année en cours *Relavés des heures de l’année en
cours
Salaires
*Relevés des frais de l’année en cours *Relevé des remboursements de frais de
l’année en cours
Dossier Lettres de sanction (blâme, avertissement, mise à pied, etc.)
disciplinaire
En cas de retraite ou départ du salarié
* Lettre de démission * Lettre de licenciement *Les documents qui constituent le dossier de
licenciement
*Les ententes de départ signées *Certificat de travail *Reçu pour solde de tout compte
*Attestation pôle emploi

2151.4/ Mise à jour des dossiers du personnel


Le dossier d’un salarié fait l’objet de mises à jour constantes. Les informations privées (Etat civile, adresse
etc.) ou le statut du salarié (contrat etc.) changent peu mais d’autres éléments sont ajoutés régulièrement
au dossier (Bulletin de salaire, relevé des heures, état des absences, relevé des RTT 1, congés, arrêt
maladie etc.).
RTT : Réduction du temps de travail
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