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Gestion du temps et des

priorités
Extraits des présentations:
WEB2BIZ (web2biz.org)
12 septembre 2012
Laval
FOCUS20 (focus20.biz)
19 septembre 2012
Drummondville
©2012 Mathieu Laferrière – Tous droits réservés

Conférencier:
MATHIEU LAFERRIÈRE
@mlaferriere
mathieulaferriere.com
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VOLET
RÉFLEXION
Beaucoup
d’intérêts
Beaucoup de
projets

Beaucoup de
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passions
Beaucoup de
rôles
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Chiffres révélateurs
2 L’information double
rapidement

Focus Stress
Productivité
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Référence: Infographics Compiled & designed by GO-Globe.com


3 Principaux voleurs de
temps en entreprise
The Jensen Group

1 2 3

Les réunions Gérer les Communiquer


communications avec les autres
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provenant des
autres

Référence: Conférence Simplicity de Bill Jensen (http://www.simplerwork.com) - Selon une étude The Jensen Group
10 % de temps
maîtrisable
Non-maîtrisable

50 %

10 %
40 % Maîtrisable
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Plus ou moins (45 min)


maîtrisable

Tiré de plusieurs livres. Le 50% non-maîtrisable est relativement constant. Le 10% est un minimum et varie d’une personne à l’autre,
selon le type d’emploi et l’industrie.
27 Âge moyen
mondial
Adulte
Adolescence
Naissance

BB X Y C

1940 1950 1960 1970 1980 1990 2000 2010 2020


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Internet Mobilité
Web Web 2.0
(social)
Référence: http://techno.lapresse.ca/nouvelles/internet/201105/25/01-4402641-e-g8-lage-moyen-mondial-est-de-27-ans-programmez-en-
consequence.php
30
blocs de 15 minutes
pour une journée de
travail typique
1 journée typique
15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min
15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min
15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min
15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min
15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min
15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min
15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min
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15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min
80 % des résultats relèvent de vos
croyances et de votre attitude

Seulement
20% relèvent de vos
aptitudes
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Référence: Conférence Simplicity de Bill Jensen (http://www.simplerwork.com)


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?
So what ?
s p o u r a cc o m p li r p lu s
« Fair e m o in
re v ie n t to u jo u r s à
n o u v e a u x c h o i x. »
fa i re d e
Bill Jenson
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1- Décider ce qui est
important pour choisir
plus rapidement
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Voir mon billet : http://mathieulaferriere.com/2012/08/14/8-questions-pour-determiner-si-vous-travaillez-sur-ce-qui-est-important/


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l’importance
2- Prioriser selon
Bo
3- Mieux
nn
e(s

Bo
)p
er
so
nn
communiquer
nn
ei e(s
nfo )
rm
ati
on
Bon
ne q
uant
ité
Valeur
Bon forma
t ajoutée

al
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can
n
Bo
t
en
om
m
on
B
4- Avoir le courage
d’investir 15 minutes
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15 min

Voir mon billet: http://mathieulaferriere.com/2012/03/01/le-courage-de-prendre-15-minutes/


5- Mieux se “The problem is not
protéger information overload,
it’s filter failure.”
Clay Shirky
http://youtu.be/LabqeJEOQyI

? ?
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15
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à tout moment
6- Se questionner
7- Équilibrer les 3 axes
de la gestion du temps

t e m p s, c ’ e st :
La ge s t i o n d u
c h e d a n s d e s
i s e r u n e t â
Réal m p s p o u r
t r a i n t e s d e te
con .
d re u n b u t
attein
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Référence : Gérer efficacement son temps et ses priorités - Daniel LATROBE (2004)
OPTIMISER LE TEMPS PARTAGÉ

LEADERSHIP
ESPRIT D’ÉQUIPE

AUX AUTRES INFORMATIQUE


ÉLECTRONIQUE
SAVOIR DIRE NON MONDIALISATION
SES BESOINS DÉLÉGUER
SA RAISON D’ÊTRE
SES RYTHMES NÉGOCIER SON TEMPS AUX ENJEUX

À SOI ENVIRONNEMENT
INNOVATION

SON STYLE
DÉVELOPPEMENT DURABLE
SES VALEURS
SES MOTIVATIONS

SES ENVIES

SES TRAVERS

INTERNET
INTRANET

ASSISTANTS NUMÉRIQUES
LOGICIELS

AUX MOYENS
ET SUPPORTS
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DISPONIBLES
8- S’adapter MESSAGERIES
APPLICATIONS

RÉSEAUX SOCIAUX

Référence : Gérer efficacement son temps et ses priorités - Daniel LATROBE (2004)
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VOLET
OUTILS
1 Catégoriser ABC
RSS Blogue 15

A Twitter 12

Conférence 9 Obtenir 45
3 % Facebook 4 visiteurs par
B
19 % 78 %
Linkedin

Google+
3

1
semaine
C Infolettre 1

Client 1 80k$
A Client 2 40k$

A (20%) Client 3 10k$ Chiffre


B (30%)
B Client 4 7k$ d’affaires:
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C (50%) Client 5 7k$


150k$
Client 6 4k$
C Client 7 2k$
2 Cartographier vos
projets, sujets et
interlocuteurs
Sujet
important
Projet important
(que j’apprécie)

Vous

Projet
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(que je n’apprécie
pas)
3 Prioriser les tâches
avec la matrice Eisenhower

Urgent Non-urgent

Important
1 2
Non-important
3 4
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Voir mon billet : http://mathieulaferriere.com/2012/09/14/prioriser-importance-urgence-matrice-eisenhower/


4 Prioriser les courriels
avec la matrice Eisenhower
Objectif
Poubelle
Inbox 0
Dossiers clients
1- Important Urgent Moins de 5
2- Important Non-urgent Moins de 10
3- Urgent Non-important
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4- Non-urgent Non-important

5- En attente Moins de 10
Voir mon billet : http://mathieulaferriere.com/2012/07/16/5-etapes-pour-reprendre-le-controle-de-votre-boite-de-courriels/
5 Mettre en pratique la
règle des 2 minutes
Je le classe et je
n’y pense plus

Je le traite 1 2 Date
ultérieure

3 4
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En attente

Temps
2 minutes requis
Référence: Get Things Done de David Allen
6 Prioriser l’information
à consommer
1 2 3 4
Sujet A
Les Sujet B
personnes Sujet C
Les
que j’ai
personnes Sujet ...
qualifiées et ...
qui
que je ne
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m’inspirent
veux pas
manquer
7 Inscrire SES blocs de
temps à l’agenda

Client Client Client


important important important

Dîner Dîner Dîner Dîner Dîner


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8 Inclure des temps de
pause dans l’horaire
Tampon

Rencontre 1

Tampon

Rencontre 2

Tampon
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Tampon

Dîner avec Marc


9 Choisir chaque jour 3
points sur sa To-Do-List

Tâche actuelle vs 3 priorités


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Temps
disponible
10 Se faire une
Not-To-Do-List
me d é p lac e r à
• Ne plus ur
iq u e m en t p o
Montréal un
un rendez-vous
lu s do n n e r d e p r ix
• Ne p
d ’av o ir t o u te s le s
avant
informations
b a rq u e r » da ns
• Ne plus «em
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nv e r sa t io n su r le s
une co
réseaux sociaux

Référence: Good to Great de Jim Collins


11 Préparer toutes ses
communications

Quoi
Aller droit
au but
Montrer que vous
Pourquoi êtes attentifs aux
besoins de la Feel
Know
Do
personne
Dire clairement
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ce qu’on attend

Comment
Référence: Conférence Simplicity de Bill Jensen (http://www.simplerwork.com)
12 Utiliser le courriel
correctement

à Jean-Marc Tremblay
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Référence: Conférence Simplicity de Bill Jensen (http://www.simplerwork.com)


13 Préparer de bonnes
réunions
1 Questionnez la raison d’être de la réunion.
2 Ayez des raisons d’être présent (KFD).
3 Évaluez d’autres façons pour atteindre les mêmes objectifs.
4 Préparez un agenda.
5 Envoyez l’agenda à l’avance.
6 Contrôlez le temps de la rencontre.
7 Gardez le focus sur la rencontre et les enjeux.
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8 Soyez sélectifs sur les invitations.


9 Attribuez le temps en fonction de la valeur de l’item discuté.
10 Utilisez des activités structurées pour favoriser l’interaction.
Référence: Conférence Simplicity de Bill Jensen (http://www.simplerwork.com)
14 Réduire les
interruptions
o s h a b i t u d e s
e t an a ly s e z v
1. N o t e z b l e s
r e z l e s c o u p a
2. Ren co n t p h o n e
z p a s a u t é l é
e r é p o n d e
3. N p s d e re s p i r e r
Pre n e z l e t e m
4 . re « n on »
p p re n e z à d i p o n i bi l i té s
5. A r i od e s d e d i s
n i s s e z l e s p é è re s
6. D é fi o n t r e s r é g u l i
i s e z d e s r e n c
7. Orga n
e z fe r m e
8. Rest
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Référence: Article de Nicolas Ritoux (http://www.nicolasritoux.com/prenez-le-controle-de-votre-temps/)


Merci Adrien O’Leary de me l’avoir fait connaître
15 Réduire le multi-tâches
et alléger votre cerveau
Tâches en Tâche
Tâche
Tâche
Tâche
Tâche
Tâche
Tâche
Tâche
attente YYYYYYYY

Tâche en Tâche
cours X
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Référence: Gérer efficacement son temps - René-Louis Comtois


16 Optimiser la circulation
de l’information

Sources Destinaires
S1 D1
S2 D2
VOUS

S3 D3
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S4 D4
17 Utiliser le bon canal de
communication

Courriel
Réseaux
Messagerie sociaux
instantanée SMS
Commentaire
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Téléphone
sur un blogue
18 Identifier ses
comportements nuisibles
Je me précipite
dans l’action

Je n’anticipe pas Je sous-évalue


Gestion
suffisamment à du temps la durée des
MT et LT tâches
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Je dérive et
reporte sans arrêt
Gérer efficacement son temps et ses priorités - Daniel LATROBE (2004)

Voir mon billet : http://mathieulaferriere.com/2012/09/05/4-comportements-qui-nuisent-a-une-gestion-de-temps-efficace/


Ne pas être
efficace, c’est
voler du temps à
quelqu’un.
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Conclusion que j’ai retenue de la conférence de Bill Jensen et qui est un puissant motivateur pour bien gérer mon temps.
MERCI!

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