PLANOS DE CLASSIFICAÇÃO E TABELAS DE

TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PARA AS

ADMINISTRAÇÕES PÚBLICAS MUNICIPAIS
 DAISE APPARECIDA OLIVEIRA

PLANOS DE CLASSIFICAÇÃO E TABELAS DE

TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PARA AS
ADMINISTRAÇÕES PÚBLICAS MUNICIPAIS

Arquivo Público do Estado

São Paulo
2007
 José Serra
Governador

SECRETARIA
DA CULTURA

João Sayad
Secretário da Cultura

Fausto Couto Sobrinho

Coordenador

Ieda Pimenta Bernardes

Coordenadora do Sistema de Arquivos
do Estado de São Paulo – SAESP
Equipe do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo Capa
Ieda Pimenta Bernardes (Coordenadora) Arthur Augusto de Oliveira Santos Celini
Camila Brandi de Souza Rafael de Alcantara Brandi
Eliana Martinelli
Gerda Nunes Davanzo Editoração
Hilda Delatorre Maria de Fátima Alves Consales
Marcelo C. Cunha Breganhola Marilena Camargo Villavoy
Simone Lucena Cordeiro Teresa Lucinda Ferreira de Andrade

Coordenação Editorial e Revisão CTP, Impressão e Acabamento

Marcelo C. Cunha Breganhola Imprensa Oficial do Estado de São Paulo

Ficha Catalográfica elaborada por Izolina Maria Junqueira de Assis

CRB – 8 n. 2971

o45p Oliveira, Daise Apparecida

Planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos para as adminis-
trações públicas municipais / Daise Apparecida Oliveira, São Paulo : Arquivo Público
do Estado, 2007.
414 p.

Bibliografia
ISBN: 978-85-86726-63-7

1. Arquivística. 2. Administração pública – Municípios – Documentos. 3. Arquivos

públicos – Municípios. 4. Arquivos municipais. 5. Arquivos públicos – Gestão
documental. 6. Documentos públicos – Planos de classificação – Municípios.
7. Documentos públicos – Tabelas de temporalidade – Municípios. I. Título.

CDD 029.93548161
CDU 930.253:353

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Arquivo Público do Estado de São Paulo

www.arquivoestado.sp.gov.br
 SOBRE A AUTORA
Daise Apparecida Oliveira
Mestre em História pela Universidade de São Paulo. Fez Curso de
Arquivologia pelo Centro de Estudios Bibliográficos y Documentarios,
promovido pelo Ministério de Cultura e Ministério das Relações Exterio-
res Brasil e Espanha (1983). Professora do Curso de Especialização em
Organização de Arquivos promovido pela Escola de Comunicações e Ar-
tes e pelo Instituto de Estudos Brasileiros, da Universidade de São Paulo
(1986-2002). Diretora do Arquivo Municipal de São Paulo (1987-1996).
Presidente da Comissão Central de Avaliação de Documentos e Coorde-
nadora dos trabalhos de avaliação de documentos no Município de São
Paulo (1990-1996). Coordenadora do programa de implantação de ges-
tão de documentos no Instituto de Previdência do Município de São Paulo
- IPREM (1996-1998). Coordenadora da implantação de Gestão Sistêmica
de Documentos e Informações Municipais - GSDIM em vários municípios
brasileiros, tais como: São José dos Campos/SP (1999/2003/2006), Lon-
drina/PR (2000), Campinas/SP (2004), Barueri/SP (2005-2006) e Ubera-
ba/MG (2006). Membro do Comitê Diretor da Seção de Arquivos Mu-
nicipais do Conselho Internacional de Arquivos - CIA/SAM (1997-2004).
Membro representante de Arquivos Municipais do Conselho Nacional
de Arquivos - CONARQ (1991-1996). Presidente do Grupo de Trabalho
de Arquivos Municipais/CONARQ (1999). Membro da Câmara Setorial
de Arquivos Municipais/CONARQ (2000-2006). Fundadora e Presidente
do Fórum Nacional de Dirigentes de Arquivos Municipais (1993-2006).
Autora do projeto “Cooperação de Arquivos Municipais da Íbero-Amé-
rica” (1997), considerado projeto prioritário do Conselho Internacional
de Arquivos para a América Latina (2002). Obras publicadas: “Guia do
Arquivo Histórico Municipal Washington Luís” (1984); “Cooperação e
Integração de Arquivos Municipais da Íbero-América e Caribe: O caso
de Londrina” (2000) e “Gestão Sistêmica de Documentos e Informações
Municipais: Modernização da Gestão Pública” (2003). Conferencista em
eventos nacionais e internacionais.
 SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO ....................................................................................................... 11 Governo.............................................................................................................. 139

Administração.................................................................................................... 159
UM POUCO DE HISTÓRIA EM FORMA DE AGRADECIMENTOS ............ 17
Finanças .............................................................................................................. 192
GESTÃO SISTÊMICA DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES MUNICIPAIS Serviços Jurídicos ............................................................................................. 218
- GSDIM: A IMPORTÂNCIA DESTA PUBLICAÇÃO PARA OS
Serviços Públicos .............................................................................................. 225
MUNICÍPIOS BRASILEIROS .................................................................................... 19
Gestão Territorial e Ambiental .................................................................. 225
PLANOS DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS: NOTA EXPLICATIVA ...... 23 Saúde.............................................................................................................. 261
TABELAS DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS: NOTA EXPLICATIVA ... 25 Educação ....................................................................................................... 331
Cultura e Turismo ........................................................................................ 351
PLANOS DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA AS
Esporte e Lazer............................................................................................. 361
ADMINISTRAÇÕES PÚBLICAS MUNICIPAIS ...................................... 27
Ações Sociais e Cidadania......................................................................... 368
Governo.............................................................................................................. 27
Abastecimento ............................................................................................. 380
Administração.................................................................................................... 31
Segurança Pública ....................................................................................... 386
Finanças .............................................................................................................. 37
ANEXO I - MINUTA DE PROJETO DE LEI QUE CRIA O ARQUIVO
Serviços Jurídicos ............................................................................................. 43 PÚBLICO MUNICIPAL E INSTITUI O SISTEMA MUNICIPAL
Serviços Públicos .............................................................................................. 45 DE ARQUIVOS................................................................................................. 397
Gestão Territorial e Ambiental .................................................................. 45
ANEXO II - MINUTA DE DECRETO QUE OFICIALIZA OS PLANOS DE
Saúde.............................................................................................................. 52 CLASSIFICAÇÃO E AS TABELAS DE TEMPORALIDADE DE
Educação ....................................................................................................... 67 DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MUNICIPAL .............. 403
Cultura e Turismo ........................................................................................ 72 Instruções para preenchimento de campos das tabelas de
temporalidade .............................................................................................. 404
Esporte e Lazer............................................................................................. 74
Edital de ciência de eliminação de documentos .................................. 405
Ações Sociais e Cidadania......................................................................... 76
Instruções de preenchimento de campos da relação de
Abastecimento ............................................................................................. 79 documentos para eliminação.................................................................... 406
Segurança Pública ....................................................................................... 81 Instruções de preenchimento de campos da relação de remessa
ÍNDICE ALFABÉTICO DOS PLANOS DE CLASSIFICAÇÃO DE de documentos aos arquivos intermediários......................................... 407
DOCUMENTOS PARA AS ADMINISTRAÇÕES PÚBLICAS Instruções de preenchimento de campos da relação de
MUNICIPAIS ..................................................................................................... 83 recolhimento ................................................................................................ 408
TABELAS DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PARA AS Modelo de controle de empréstimos de documentos........................ 409
ADMINISTRAÇÕES PÚBLICAS MUNICIPAIS ......................................... 139 BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................... 411
 APRESENTAÇÃO
1. A Publicação
É com grande satisfação que o Arquivo Público do Estado de São
Paulo apresenta esta obra aos municípios brasileiros, em especial aos
municípios paulistas. A publicação, resultado de mais de 30 anos de ex-
periência, estudo e trabalho obstinado da autora em favor da moderni-
zação das administrações municipais, representa uma inestimável contri-
buição à implementação de políticas públicas municipais de gestão de
documentos e informações em nosso país.
O exaustivo e complexo trabalho de pesquisa e análise realizado
sobre as funções e atividades municipais, responsáveis pela produção
documental dos municípios, permitiu a elaboração consistente de Pla-
nos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos. A
pesquisa incidiu sobre as atividades-meio e sobre as atividades-fim, re-
sultando na identificação, classificação, avaliação e destinação de toda
a extensa e variada produção documental de órgãos e entidades muni-
cipais. Os Planos de Classificação de Documentos apresentam números
expressivos: 5 Grupos Funcionais, 8 Subgrupos Funcionais, 77 Funções,
79 Subfunções e 1873 Séries Documentais.
A profundidade e a abrangência do trabalho exigiram que os estudos
e pesquisas fossem realizados de forma multidisciplinar, contando sempre
com a contribuição efetiva de profissionais das mais diversas áreas de atu-
ação do Poder Público Municipal. Nessa diversidade, residiu a riqueza do
conhecimento inédito que foi sendo gradual e coletivamente produzido.
A seriedade com que a pesquisa foi conduzida resultou numa obra
singular que, com as adaptações e ajustes necessários à realidade local,
poderá servir de modelo a qualquer município brasileiro, de pequeno,
médio ou grande porte.
Diante da grandiosidade do trabalho desenvolvido, da coerência
das opções metodológicas adotadas, e do alcance do conhecimento
construído e sistematizado, tornam-se secundários aspectos conceituais
potencialmente controvertidos em nossa área. É inquestionável que a
presente obra lança as bases para a implementação de políticas públicas
de gestão documental nas administrações municipais e, nestes termos,
não tem precedentes na literatura arquivística brasileira.
2. As Administrações Municipais e a Gestão
Documental
Nota-se que em âmbito municipal tem sido muito lenta a formula-
ção e aprovação de dispositivos legais suplementares que institucionali-
zem os arquivos e definam critérios seguros para a gestão e o acesso aos
documentos produzidos e acumulados pelas administrações municipais.
O artigo 23, inciso III, da Constituição Federal, inclui entre as funções de
competência comum da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, a
proteção dos documentos, obras e outros bens de valor histórico, artísti-
co e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios
arqueológicos. E o artigo 24, inciso VII, conferiu à União, aos Estados e
ao Distrito Federal competência concorrente para legislar sobre proteção
ao patrimônio histórico, cultural, artístico, turístico e paisagístico.
É de se registrar, ainda, que no artigo 30, inciso IX, aos Municípios
foi delegada a competência para “promover a proteção do patrimônio
histórico-cultural local, observada a legislação e a ação fiscalizadora fe-
deral e estadual”. É essa ação fiscalizadora, constitucionalmente prevista,
que o Arquivo Público do Estado tem empreendido em relação ao patri-
mônio arquivístico do Estado de São Paulo.
De fato, a descentralização político-administrativa confere aos Esta-
dos e Municípios autonomia para legislar de forma complementar sobre
os documentos públicos gerados na esfera de suas competências (Cons-
tituição Federal, art. 30 e Lei Federal nº 8.159/91, art. 21), desde que
respeitadas as disposições previstas na Constituição Federal de 1988 e
na Lei federal de Arquivos nº 8.159/91.
A implantação de políticas públicas de gestão documental em esfe-
ra municipal é condição indispensável para que as administrações muni-
cipais possam assegurar o acesso à informação, o controle das finanças
públicas e a transparência administrativa, bem como agregar qualidade
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 11
aos seus serviços, de maneira a atender às crescentes demandas das
sociedades modernas.
Cumpre lembrar que, com o processo de redemocratização do
país e a promulgação da Constituição Federal de 1988, reconhecidamen-
te avançada em relação à garantia dos direitos fundamentais, a questão
dos arquivos e documentos públicos ganhou novo estatuto jurídico, eis
que se transformaram em instrumentos capazes de assegurar direitos
individuais e coletivos, bem como o exercício pleno da cidadania. Além
do mais, o direito consagrado de acesso às informações contidas nos do-
cumentos gerados pelo Poder Público constitui instrumento de controle
social e de transparência administrativa:
É assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da
fonte, quando necessário ao exercício profissional (CF, art. 5º, XIV)
Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de
seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalva-
das aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade
e do Estado (CF, art. 5º, XXXIV)
A lei só poderá restringir a publicidade dos atos processuais quando a
defesa da intimidade ou o interesse social o exigirem (CF, art. 5º, LX)
Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de
seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas
em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei,
sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja
imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como
à inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da ima-
gem das pessoas (Lei 8.159/91, art. 4º)
A administração pública franqueará a consulta aos documentos pú-
blicos na forma desta Lei (Lei 8.159/91, art. 5º)
É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos
(Lei 8.159/91, art.22)
Por todo o exposto, a implementação de políticas municipais de
arquivo constitui-se em matéria do mais elevado interesse público e social
12
e não deve acomodar-se às conveniências de momento da administração,
sob a alegação de falta de espaço ou insuficiência de funcionários, e muito
menos a eventuais limitações de ordem técnica de seus formuladores. Tra-
ta-se, reiteramos, de questão de natureza técnica e de interesse público
que o Arquivo Público do Estado sente-se com total legitimidade, na con-
dição de órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo-
SAESP, para estimular, colaborar e fiscalizar, senão por todas as razões já
apresentadas, apenas pelo indeclinável dever imposto pela responsabilida-
de de cidadania e pelos interesses difusos de toda a coletividade.
2.1 A institucionalização de Arquivos Públicos
Municipais: fundamentos legais
A legislação brasileira sobre arquivos e documentos públicos é ine-
quívoca sobre o dever e a responsabilidade do Poder Público, em todas
as esferas (federal, estadual e municipal) para com a gestão integral da
documentação governamental:
Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da do-
cumentação governamental e as providências para franquear sua
consulta a quantos dela necessitem (Constituição Federal, art. 216,
parág. 2º)
É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção es-
pecial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como ele-
mentos de prova e informação (Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro
de 1991, art. 1º)
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos
e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando
a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei Fe-
deral nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 3º)
É preciso considerar, ainda, que a formulação e a implementação
de política de gestão documental é atribuição da instituição arquivística
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
pública, ou seja, do Arquivo Público, em sua respectiva esfera de atua-
ção. A inexistência, portanto, de Arquivos Públicos institucionalizados,
em âmbito municipal, impede uma eficiente e eficaz administração dos
documentos gerados ou acumulados pelas administrações municipais e,
em decorrência, o cumprimento da legislação vigente:
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos pro-
duzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos pú-
blicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal,
legislativas e judiciárias.
Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter
público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do
Distrito Federal e municipais.
Parágrafo 4º - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executi-
vo e o arquivo do Poder Legislativo.
(Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991)
Cabe, também, à instituição arquivística pública autorizar a elimi-
nação de documentos públicos e, por conseguinte, aprovar as propostas
de Tabelas de Temporalidade, instrumento que define prazos de guarda
para os documentos e determina sua destinação final, ou seja, sua elimi-
nação ou guarda permanente:
A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas
e de caráter público será realizada mediante autorização da institui-
ção arquivística pública, na sua específica esfera de competência
(Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 9º)
A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer
se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela
autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o dis-
posto no art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Decreto
Federal nº 1.799, de 30/01/96, art. 12, parágrafo único)
A efetividade de políticas de gestão documental nos municípios
decorre da existência e da atuação técnica de instituições arquivísticas
públicas em âmbito municipal, ou seja, de Arquivos Públicos Municipais.
Por isso, a Constituição Federal e a Lei Federal de Arquivos delegam aos
Estados, Distrito Federal e Municípios a responsabilidade de regulamen-
tar a gestão e o acesso aos documentos públicos através de dispositivos
legais suplementares:
Art. 30 - Compete aos Municípios:
I - legislar sobre assuntos de interesse local;
II - suplementar a legislação federal e a estadual no que couber;
IX - promover a proteção do patrimônio histórico-cultural local,
observada a legislação e a ação fiscalizadora federal e estadual.
(Constituição Federal de 1988)
Art. 21 - Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal defini-
rá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais
e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, ob-
servado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei. (Lei Federal
nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991)
Art. 23 - Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser
obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documen-
tos por eles produzidos. (Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de
1991)
Em âmbito municipal, a regulamentação pelos Prefeitos e Câmaras
Municipais da Lei Federal de Arquivos nº 8.159/91 criando os Arquivos
Públicos e definindo critérios para a gestão documental faz-se, portanto,
indispensável e urgente para que as administrações públicas municipais
possam alcançar níveis mais elevados de economia, transparência e qua-
lidade.
3. O Arquivo Público do Estado e o Programa
de Institucionalização de Arquivos Públicos
Municipais no Estado de São Paulo
Em pesquisa realizada no ano de 2000 pela Fundación Histórica
Tavera (Espanha) em parceria com o Banco Mundial e a Organização dos
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 13
Estados Americanos sobre os arquivos na América Latina, verificou-se
que 83% dos arquivos públicos brasileiros ainda não tinham sido institu-
cionalizados do ponto de vista jurídico, embora o Brasil fosse considera-
do pioneiro na promulgação de uma lei nacional de arquivos e contasse
com um dos patrimônios documentais mais ricos do continente1. Decor-
ridos sete anos, essa situação pouco se alterou e os arquivos existentes
continuam na condição de meros depósitos de documentos, sem dispo-
rem de quadro funcional e recursos próprios, ocupando uma posição
secundária na estrutura administrativa dos Estados e Municípios, incom-
patível com suas atribuições técnicas, o que favorece a ignorância sobre
a importância da gestão de documentos para a administração pública.
Em relação ao Estado de São Paulo, dados recentes do Núcleo de
Assistência aos Municípios do Sistema de Arquivos do Estado de São Pau-
lo indicam que, dos 645 municípios do Estado, apenas 53 deles contam
com Arquivos Públicos institucionalizados.
A fim de reverter esse quadro o Arquivo Público do Estado, com-
prometido com a defesa e a preservação do patrimônio arquivístico de
São Paulo, propôs ações conjuntas com o Ministério Público Estadual
visando assegurar o cumprimento da legislação arquivística em vigor, ain-
da que respeitada a completa autonomia das administrações municipais.
Essa parceria foi formalizada mediante a celebração de um Termo de
Cooperação Técnica, em 30 de agosto de 2000, publicado no Diário
Oficial do Estado em 1º de setembro de 2000.
3.1 No que consiste essa parceria do Arquivo Público
do Estado com o Ministério Público Estadual?
O Arquivo Público do Estado de São Paulo, criado em 1721, é a
mais antiga repartição pública do Estado. Na condição atual de Coorde-
nadoria Técnica da Secretaria de Estado da Cultura, além de órgão de
1
Fundación Histórica Tavera – Los Archivos de América Latina. Informe Experto de la
Fundación Histórica Tavera sobre su situación actual. Madrid: Fundación Histórica Tave-
ra/Banco Mundial, 2000
14
preservação e difusão cultural, atua como órgão central do Sistema de
Arquivos do Estado de São Paulo-SAESP, instituído pelo Decreto estadu-
al n.° 22.789, de 19 de outubro de 1984. Nessa condição, é responsá-
vel pela formulação e implementação de política pública de arquivos
e gestão documental no âmbito da administração paulista, propondo
normas e procedimentos de organização de arquivos, autorizando eli-
minações de documentos, e prestando orientação técnica aos órgãos
integrantes do Sistema.
O Ministério Público Estadual, por outro lado, é a instituição a
quem incumbe, na sua esfera de atuação, a defesa dos direitos asse-
gurados nas Constituições Federal e Estadual, sempre que se cuidar de
garantir-lhe o respeito pelos poderes estaduais ou municipais e pelos ór-
gãos da administração pública estadual ou municipal, direta ou indireta,
pelos concessionários e permissionários dos serviços públicos estaduais
ou municipais e por entidades que exerçam outra função delegada do
Estado ou do Município ou executem serviços de relevância pública (Lei
Orgânica do Ministério Público do Estado de São Paulo, artigo 103, inci-
sos I e VII).
A sua integração voluntária ao Sistema de Arquivos do Estado de
São Paulo-SAESP representa importante aspecto do ajuste firmado. É de
se destacar, ainda, que pelo Termo de Cooperação Técnica, o Arquivo
Público do Estado é considerado órgão técnico consultivo do Ministério
Público Estadual na área de arquivos, inclusive atendendo a eventuais
requisições de perícias técnicas a fim de subsidiar a instauração de In-
quéritos Civis ou Ações Civis Públicas. De sua parte, o Ministério Público
deverá zelar pelo cumprimento da legislação federal e estadual sobre
arquivos e documentos públicos, inclusive recebendo notícias de desres-
peito a suas normas, para as providências cabíveis.
Ainda em decorrência da referida parceria, o Arquivo Público do
Estado de São Paulo encaminhou, em 23 de julho de 2001, uma repre-
sentação ao Ministério Público Estadual com fundamento na Constitui-
ção Federal, em seus artigos 5º e 30, inciso III do artigo 129, artigos 215
e 216, na Lei federal nº 8.159, de 8/01/1991, que dispõe sobre a política
nacional de arquivos, e ainda na Lei nº 7.347, de 24/07/1985, disciplina-
dora da ação civil pública, solicitando as providências necessárias para
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
que as administrações públicas municipais do Estado de São Paulo insti-
tucionalizassem os seus Arquivos Públicos Municipais e formulassem po-
lítica de gestão de documentos, nos termos da definição prevista no art.
3º da Lei federal de arquivos nº 8.159, de 8/01/1991. A representação
visava denunciar irregularidades e eventuais crimes por danos patrimo-
niais, bem como danos aos direitos individuais e coletivos, efetivados e
potenciais de ocorrerem, além de uso nocivo de práticas que acarretem
risco ao patrimônio arquivístico público.
Desde então, o Arquivo Público do Estado de São Paulo vem de-
senvolvendo um trabalho integrado com as Promotorias de Justiça do
Estado para divulgar o mais amplamente possível a legislação referente
aos arquivos e documentos públicos e para disseminar o conhecimento
arquivístico, visando a institucionalização de arquivos públicos munici-
pais e a implementação de gestão documental nas administrações muni-
cipais, em conformidade com a legislação vigente.
A parceria do Ministério Público Estadual com o Arquivo Público
do Estado na defesa do patrimônio arquivístico paulista tem sido ampla-
mente divulgada pela Internet, em publicações técnicas e em eventos
arquivísticos nacionais e internacionais, e vem sendo, por sua característi-
ca inovadora, considerada uma referência singular às demais instituições
arquivísticas do país.
3.2 Encontros Paulistas sobre Gestão Documental
Pública: por uma política municipal de arquivos
O Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, desde o ano de
2002, com o objetivo de disseminar amplamente o conhecimento ar-
quivístico e divulgar a legislação referente aos arquivos e documentos
públicos junto às Prefeituras, Câmaras Municipais e Arquivos Públicos
Municipais do Estado de São Paulo, disponibilizou uma página em seu
sítio (www.saesp.sp.gov.br/municipios.html) denominada “Canal Aber-
to aos Municípios Paulistas”. Contando, ainda, com a agilidade da co-
municação eletrônica via Internet, outra importante estratégia adotada
foi o desenvolvimento, em parceria com o Ministério Público Estadual,
de outra página, no mesmo sítio, denominada “Ameaças ao Patrimônio
Arquivístico”(www.saesp.sp.gov.br/mp_denuncia.html). Nela, qualquer
cidadão ou instituição interessada, que identifique práticas irregulares,
descaso ou omissão em relação aos arquivos e documentos públicos
pode provocar o Ministério Público Estadual, por meio de uma represen-
tação, para que sejam tomadas as medidas jurídicas cabíveis.
No ano de 2003, a equipe do Sistema de Arquivos do Estado de
São Paulo elaborou o “Programa de Institucionalização e Implantação de
Arquivos Públicos Municipais no Estado de São Paulo”, aprovado pela
Secretaria de Estado da Cultura, que vem sendo gradualmente imple-
mentado.
Para a consecução desse programa foram realizados, no período de
outubro de 2003 a outubro de 2006, 6 Encontros Paulistas sobre Gestão
Documental Pública: por uma política municipal de arquivos, nas cidades
de São Paulo, Campinas, São José dos Campos, Cunha, Santos e Ribei-
rão Preto, que contaram com a especial participação de Promotores de
Justiça do Ministério Público do Estado, bem como com a presença de
Prefeitos, Secretários Municipais, Vereadores, Procuradores, Assessores
e demais dirigentes culturais. Os Encontros reuniram, até o momento,
152 municípios, contando com a expressiva participação de 729 agentes
públicos municipais, de Prefeituras e Câmaras Municipais.
Espera-se que com a presente publicação, o Arquivo Público do
Estado possa incrementar a implementação desse programa e colaborar
com os dirigentes municipais e com os profissionais de arquivos, de pro-
tocolos e de tecnologias da informação na formulação e implementação
de políticas municipais de arquivos e no desenvolvimento de sistemas
informatizados de gestão arquivística de documentos e informações.
Ieda Pimenta Bernardes
Coordenadora do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo-SAESP
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 15
 Um pouco de história em forma de
AGRADECIMENTOS
Ao Arquivo Público do Estado de São Paulo, que ora publica os Pla-
nos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos para
as Administrações Públicas Municipais, uma de suas iniciativas, dentre
tantas outras, para a modernização e aperfeiçoamento de políticas públi-
cas nos municípios paulistas. Ao Sistema de Arquivos do Estado de São
Paulo-SAESP, através da Coordenadora, Ieda Pimenta Bernardes, a quem
devo o estímulo e empenho para que esta publicação se concretizasse.
Ao Marcelo C. Cunha Breganhola, Assessor de Informática do SAESP,
pela dedicação e competência com que realizou a árdua tarefa de revisar
muitas vezes, planos e tabelas.
À Fundação Pedro Calmon e ao Arquivo Público da Bahia, à Fun-
dação Cultural de Blumenau e ao Arquivo Público do Estado de Santa
Catarina, ao Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul, à Asso-
ciação de Arquivistas do Rio Grande do Sul – AARS, e à Associação de
Arquivistas de São Paulo – ARQ, pelas oportunidades de participar de
Encontros Regionais de Arquivos Municipais, ao lado de representantes
dos municípios dos respectivos Estados.
Ao Comitê Diretor da Seção de Arquivos Municipais do Conselho
Internacional de Arquivos – CIA/SAM – que aprovou o projeto “Coope-
ração de arquivos municipais da Ibero - América”, em Moscou, em março
de 1997.
O interesse e o apoio do Comitê Diretor do CIA/SAM possibilita-
ram uma ampla discussão acerca dos planos de classificação e respecti-
vas tabelas de temporalidade de documentos em congressos, encontros,
eventos nacionais e internacionais, em suas reuniões anuais e assem-
bléias gerais, até a aprovação da versão final, em Viena, em agosto de
2004. O projeto foi considerado prioridade para a América Latina duran-
te a Conferência Internacional Table Ronde – CITRA, realizada em Mar-
selha, França, de 12 a 15 de novembro de 2002, sob a responsabilidade
do CIA/SAM, graças ao esforço do Diretor do Comitê, Ramon Alberch i
Fugueras, então Diretor do Arquivo Público Municipal de Barcelona.
Aos municípios de Barcelona, Alcobendas (Espanha) e ao Grupo
de Archiveros Municipales de Madrid, que através de convênios e de
práticas de cooperação e parceria concederam bolsas de estudo para
cursos, estágios, oportunidades de atualização, que beneficiaram muitos
profissionais brasileiros e contribuíram para o desenvolvimento de nos-
sos trabalhos.
Aos coordenadores latino-americanos, representantes de vários
países, aos coordenadores regionais do Fórum Nacional de Dirigentes
de Arquivos Municipais, que desde os primeiros momentos integraram
o projeto “Cooperação de arquivos municipais da Ibero - América” do
CIA/SAM.
À Universidade Estadual de Londrina – UEL, ao Curso de Arquivo-
logia da UEL, ao Arquivo Público de Londrina pela publicação e distri-
buição do texto “cooperação de arquivos municipais da Ibero - América:
o caso de Londrina”, conferência apresentada durante o XIV Congresso
Internacional de Arquivos, em Sevilha, Espanha, 2000.
Às tradutoras Vânia Ricota (francês), Maria Rita Bicudo P.C. Rosa
(espanhol) e Elizabeth de Oliveira Simões (inglês), minha filha, pelos nove
anos de trabalho com tradução, versão e revisão de relatórios, textos,
apresentações e correspondências do Comitê Diretor do CIA/SAM.
À Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo – FA-
PESP que financiou parcialmente o projeto “Institucionalização de arqui-
vos municipais, gestão de documentos e sistemas de informação no Esta-
do de São Paulo”, dentro do Programa de Pesquisas em Políticas Públicas
(2000-2004). O projeto resultou de uma parceria entre o Fórum Nacional
de Dirigentes de Arquivos Municipais – FORUMDAM e o Centro Brasi-
leiro de Análise e Planejamento – CEBRAP, com a Universidade do Vale
do Paraíba - UNIVAP e com os Municípios de São José dos Campos e
Itatiba, escolhidos como projetos-piloto, no Estado de São Paulo. À equi-
pe de pesquisadores da FAPESP e ao coordenador do projeto, historiador
Pedro Puntoni, da Universidade de São Paulo.
Aos funcionários de Arquivos Municipais, aos membros das Coor-
denações de Gestão Sistêmica de Documentos e Informações Municipais
- CGSDIM, de Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 17
– CPAD, de Comissões Setoriais Especializadas - CSEs, oficialmente cons-
tituídas nos Municípios de São José dos Campos/SP (2000), Barueri/SP
(2005) e Uberaba/MG (2006) e de tantos outros municípios brasileiros,
cujos profissionais participaram em caráter não oficial, como é o caso de
Londrina (2000) e Campinas (2004). Aos grupos de trabalho incumbidos
do estudo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivís-
tica de documentos (definidos pela Câmara Técnica de Documentos Ele-
trônicos - CONARQ): GSDIM-SIGAD e GSDIM-Protocolo, oficialmente
nomeados em Barueri (2006).
À minha família e aos meus pais, em especial, pelo estímulo e
carinho de sempre.
É longa a relação de pessoas a quem devemos agradecer o que im-
possibilita a referência individualizada. É justo, porém, citar Carlos Henri-
que de Oliveira, meu filho, que como engenheiro muito contribuiu para a
identificação de documentos produzidos na área de Gestão Territorial e
Ambiental. A ele devemos orientação e acompanhamento da elaboração
da estrutura funcional de parcelamento do solo urbano, obras públicas e
edificações particulares. A ele devemos como aluno de Direito da Facul-
dade do Largo de São Francisco - USP, o levantamento da legislação, pra-
zos de prescrição, a pesquisa comparativa entre o código civil de 1916
com o novo código civil de 2002, para a identificação das alterações nos
prazos de guarda de documentos da referida área, nos municípios bra-
sileiros. Contamos, também, com a engenheira Sônia Maria da Fonseca
Bologna, especialista em desenvolvimento urbano, a quem creditamos
competência, dedicação e interesse, em momento decisivo dos trabalhos
em São José dos Campos.
A todos que de alguma maneira contribuíram com críticas, su-
gestões e discussões acerca dos Planos de Classificação e Tabelas de
Temporalidade de Documentos, nosso tributo de gratidão, em forma de
sinceros agradecimentos.

Daise Apparecida Oliveira

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

18 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 I - GESTÃO SISTÊMICA DE DOCUMENTOS E
INFORMAÇÕES MUNICIPAIS-GSDIM:
a importância desta publicação para os municípios brasileiros
A publicação dos Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade
de Documentos para as Administrações Públicas Municipais pelo Arquivo
Público do Estado de São Paulo, através do Sistema de Arquivos do Estado de
São Paulo-SAESP, acontece no momento certo, em que circunstâncias favorá-
veis evidenciam a importância de sua utilização nos municípios brasileiros.
1. A situação dos Arquivos Municipais e a
implantação da GSDIM
A municipalização de importantes serviços públicos nas áreas de
saúde e educação (nos termos da Constituição de 1988, artigo 30, inci-
sos VI e VII), desencadeou um vertiginoso aumento da produção docu-
mental, acompanhada de crescente necessidade de acesso à informação
e, consequentemente, de modernização e de aperfeiçoamento dos ser-
viços públicos em todas as áreas de atuação municipal.
Justifica-se, assim, o acentuado interesse por parte da administra-
ção municipal em participar e acompanhar o desenvolvimento tecnoló-
gico, para imprimir um caráter de modernidade aos municípios, fazendo
grandes investimentos tanto em software quanto em hardware. São gran-
des os investimentos feitos nesse sentido, sem qualquer participação dos
arquivos municipais, que inexistem legalmente ou ocupam uma posição
hierárquica inferior, sem pessoal e infra-estrutura para atender com quali-
dade os serviços arquivísticos.
No Estado de São Paulo, por exemplo, dos 645 municípios exis-
tentes, apenas 53 possuem arquivos municipais legalmente instituídos e,
em seu lugar, encontram-se depósitos desorganizados, repletos de docu-
mentos, sem controle e identificação, apontados frequentemente, como
verdadeiros obstáculos ao atendimento da população e à eficiência e
transparência da administração pública. Infelizmente, porém, essa não é
uma prerrogativa paulista. É a realidade brasileira.
Diante do diagnóstico da situação dos documentos públicos munici-
pais entendeu-se que a melhor maneira de contribuir para que os municípios
pudessem criar, organizar seus arquivos e recorrer a tecnologias da informa-
ção, pelo menos em patamar mais confortável e criterioso, seria adotar estra-
tégias para conduzir os arquivos à uma posição de liderança na implantação
de política de gestão de documentos e informações municipais – GSDIM
– integrando solução tecnológica aos princípios arquivísticos padronizados.
Definimos por Gestão Sistêmica de Documentos e Informações Mu-
nicipais, inclusive documentos digitais - GSDIM - um conjunto articulado
de ações de planejamento e gerenciamento suportados por uma Tecnolo-
gia de Informação que contempla o ciclo integral de documentos e infor-
mações desde: o contexto da produção documental - estrutura e função
- , avaliação, tramitação, descrição, acesso e disponibilização de documen-
tos arquivísticos e informações municipais.
A Gestão Sistêmica de Documentos e Informações Municipais - GS-
DIM é um novo conceito de gestão de arquivos públicos para administrações
locais. É uma ferramenta moderna desenvolvida para garantir plena integra-
ção entre os agentes da administração pública, através de uma ampla rede de
informações administrativas suportada por solução tecnológica integrada.
A solução da GSDIM está fundamentada em três pilares funda-
mentais: uma abordagem de processos (Workflow), totalmente aderente
aos conceitos e normas arquivísticas em vigor, um modelo tecnológico
moderno e eficaz para dar suporte a esses processos, e uma metodo-
logia de implantação cíclica que permite obter os resultados desejados
com a otimização dos recursos disponíveis.
A implantação de política de gestão sistêmica de documentos e
informações municipais pressupõe a realização das seguintes etapas, de
maneira simultânea e integrada, com a participação de servidores muni-
cipais e demais agentes públicos:
• Padronização de procedimentos arquivísticos para a:
– Classificação funcional;
– Avaliação e destinação final de documentos;
– Descrição de documentos, de acordo com a Norma Brasileira
de Descrição Arquivística – NOBRADE;
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 19
 – Pesquisa para a definição de normas para padronização da
produção documental, definição de níveis de acesso e sigilo,
estudos para o Workflow.
• Novo modelo institucional;
• Novo conceito de arquivo;
• Formalização de parcerias e acordos de cooperação técnica com
instituições arquivísticas, universidades, associações profissionais,
entre outras;
• Capacitação de funcionários municipais;
• Solução tecnológica adequada;
• Exigência de elaboração de relatórios mensais sobre propositura
de ações judiciais, em que a Prefeitura Municipal seja autora ou
ré e sobre julgamento definitivo de tais ações, para conhecimen-
to dos Arquivos Municipais e implicações práticas quanto aos
prazos de prescrição, explicitados nas tabelas de temporalidade
de documentos, além de outras providências para o controle e
gerenciamento de documentos digitais.
A GSDIM buscou reunir as ferramentas necessárias para que os
arquivos municipais possam cumprir plenamente sua dupla função:
• garantir a eficiência e modernização da administração pública,
a partir dos documentos atualmente produzidos, até alcançar a
série documental correspondente, acumulada no passado mais
longínquo, com a incorporação sistemática de documentos idên-
ticos que forem produzidos no futuro1.
• preservar e divulgar o patrimônio documental, como fonte para a
pesquisa científica, registro da História/Memória de nossas cida-
des, como garantia de acesso à informação, direito constitucional
básico, para o exercício da cidadania.
1
O patrimônio documental é aqui concebido como o conjunto de documentos atual-
mente produzidos, reunidos sistematicamente aos documentos produzidos no passado
e aos que forem produzidos no futuro, com reconhecido valor informativo, probatório e
cultural, respeitadas a origem funcional (séries documentais) e as entidades produtoras
de documentos.
20
A implantação da GSDIM nos municípios de São José dos Campos
(SP), Barueri (SP) e Uberaba (MG), municípios considerados projetos-pi-
loto, centros irradiadores, em nível regional, foi possível graças à possibili-
dade de contar com os planos de classificação, tabelas de temporalidade
de documentos e formulários padronizados para a destinação final de
documentos, oficializados por decreto municipal, portanto inseridos à
política municipal e rotinas administrativas.
Os municípios escolhidos como centros irradiadores apresentavam
diferenças quanto à evolução e características sócio-econômicas e cultu-
rais, mas apresentavam o mesmo diagnóstico em relação aos arquivos
e a gestão documental. Nesses municípios está sendo desenvolvida a
pesquisa prática de aplicação dos referidos instrumentos padronizados e
de uma metodologia fundamentada na ampla participação e atualização
dos servidores municipais.
Ao lado das tradicionais comissões de avaliação de documentos
foram nomeadas a Coordenação de Gestão de Documentos e Informa-
ções Municipais-CGDIM, representada pelo Arquivo Público Municipal,
as Comissões Setoriais Especializadas-CSE, uma para cada macro função
municipal (governo, administração, finanças e serviços jurídicos) e uma
para cada grupo funcional, denominado serviço público (gestão territorial
e ambiental, saúde, educação, cultura e turismo, esporte e lazer, ações
sociais e cidadania, abastecimento e segurança pública).
Todos os grupos de trabalho são vinculados tecnicamente ao Arquivo
Público Municipal, que assume a coordenação das seguintes atividades:
• Gestão de Expedientes – normas compartilhadas para as ações
de autuação e tramitação realizadas pelo Protocolo e ações do
Arquivo Público Municipal;
• Gestão de Documentos de Arquivo;
• Gestão de Informações Municipais – bancos de dados;
• Ações de suporte às decisões de Governo e acesso à comunidade;
• Proteção, Conservação, Divulgação do Patrimônio Documental.
A estratégia política de capacitação e atualização de funcionários
municipais incluiu o uso da informática como ferramenta de acesso e
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
controle, mas também de inclusão digital e valorização do profissional
de arquivo e dos agentes públicos.
Uma centena de profissionais de variadas áreas do conhecimento
participam efetivamente dos trabalhos de implantação da GSDIM. For-
mam-se mutirões sob a Coordenação do Arquivo Público Municipal, mas
sob a responsabilidade das CSE, cada qual na sua área, para aplicar plano
e respectivas tabelas de temporalidade aos documentos acumulados em
sótãos, banheiros, cozinhas, depósitos, desvãos de escadas, containeres,
entre outros locais. As eliminações, transferências ou recolhimentos de
documentos ao Arquivo Público Municipal obedecem rigorosamente às
Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, enquanto
toneladas de documentos começam a receber tratamento técnico ade-
quado. Já se configura a possibilidade de acabar definitivamente com as
massas documentais inacessíveis e desorganizadas, porque os documen-
tos começam a nascer classificados, com o ciclo de vida definido.
Essa estratégia vem mudando o conceito de arquivo e, conseqüen-
temente, do profissional de arquivo. Os municípios considerados centros
irradiadores da GSDIM programam para 2007 a construção de edifício
para o Arquivo Público Municipal e a criação do cargo de arquivista, com
abertura de concurso público.
2. Modelo de requisitos para Sistemas Informatizados
de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ
No momento em que grupos de trabalho realizavam estudos de
viabilidade para a compra ou desenvolvimento de software nos municí-
pios de Barueri (SP) e Uberaba (MG), a Câmara Técnica de Documen-
tos Eletrônicos-CTDE/CONARQ iniciou a divulgação de um modelo de
requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de docu-
mentos - e-ARQ. O estudo desses requisitos, desde então, centralizou e
agilizou as discussões dos grupos de trabalho, mais ainda, fundamentou
a elaboração do edital de licitação para a compra de software.
Os requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD, elencados
pela CTDE, foram, também, considerados prioridade para o desenvol-
vimento da GSDIM em todas as etapas de seu desenvolvimento, tais
como:
• Gestão de documentos a partir do plano de classificação para
manter a relação orgânico - funcional entre os documentos;
• Implementação de metadados associados aos documentos para
descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-ad-
ministrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e
tecnológico);
• Integração entre documentos digitais e convencionais;
• Avaliação e seleção de documentos para recolhimento e preser-
vação daqueles considerados de valor permanente;
• Aplicação de tabela de temporalidade e destinação;
• Exportação de documentos para transferência e recolhimento;
• Instrumentos para gestão de estratégias de preservação de docu-
mentos.
Assim, justifica-se o pleno reconhecimento de que o êxito da GS-
DIM, nesta fase de implantação, depende da sua interação com um sis-
tema informatizado de gestão arquivística de documentos-SIGAD e que
o sucesso do SIGAD também depende da implementação prévia de um
programa de gestão arquivística de documentos (CTDE, 2006, página 4).
Foi esse entendimento que norteou o desenvolvimento da metodo-
logia utilizada há mais de uma década na implantação da Gestão Sistêmi-
ca de Documentos e Informações Municipais-GSDIM, que corresponde
aos passos adotados pelo Arquivo Nacional, com apoio do Governo da
Austrália, na implementação do Dirks (Designing and implementing re-
cordkeeping systems). O Dirks preconiza que a classificação funcional é
a base para a avaliação científica. Os códigos da classificação funcional e
das tabelas de temporalidade são requisitos para o gerenciamento arqui-
vístico de documentos, fundamentos de normas e práticas profissionais
consagradas que permeiam as instituições e suas atividades.
As experiências bem sucedidas em nível internacional, bem como a
constatação de que a metodologia preconizada pelo Dirks na Austrália cor-
responde à metodologia que elaboramos há mais de uma década, são indí-
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 21
cios de que o aperfeiçoamento em políticas públicas será realidade em futuro
próximo nos municípios brasileiros. A constatação de que pesquisadores dife-
rentes, em países tão distantes, de culturas tão diversas possam chegar a resul-
tados tão próximos mostra que o estudo de princípios da Arquivologia deve
fundamentar a busca de soluções tecnológicas perfeitamente aplicáveis.
O apoio do Arquivo Público do Estado de São Paulo à institucio-
nalização de Arquivos Municipais e à implementação de gestão de do-
cumentos, a exemplo do que vem realizando na implantação do Sistema
de Arquivos do Estado de São Paulo-SAESP isto é, em todos os órgãos da
Administração Direta e Indireta do Estado, nos permite vislumbrar esse
futuro muito mais próximo, para os municípios paulistas.
3. Benefícios da aplicação de instrumentos arquivísticos
padronizados para a modernização da gestão pública
O desenvolvimento de atividades voltadas à normalização e à produ-
ção de instrumentos arquivísticos como os planos de classificação e tabelas
de temporalidade de documentos com identificação das séries documentais,
prazos de vigência, de prescrição e de arquivamento; planilhas de controle
da eliminação, transferência e recolhimento de documentos podem ser con-
siderados avanços significativos para o aperfeiçoamento de políticas públicas,
como fundamentos básicos para a modernização da Gestão Pública Munici-
pal, ao integrar-se à implantação de tecnologias avançadas. Tais instrumentos,
quando convenientemente utilizados, são muito úteis ao governo municipal,
à administração pública e ao cidadão porque permitem:
• Planejamento estratégico, prioridades, planos, programas, pro-
jetos, ações e atividades desenvolvidos no Município, controle
orçamentário, demandas reprimidas e o aperfeiçoamento dos
serviços públicos;
• Organização e aperfeiçoamento dos serviços dos Arquivos Mu-
nicipais voltados à eficiência, eficácia, transparência, economia
e rentabilidade da ação administrativa e à disponibilização do
patrimônio documental, fomento à pesquisa e às manifestações
culturais, ações educativas e de lazer;
22
• Possibilidades de cooperação entre as áreas de atuação munici-
pal e outras esferas de poder nacionais e internacionais, universi-
dades, associações, agências de fomento e de financiamento;
• Mecanismos de acesso ao documento e à informação como di-
reito básico de cidadania e de democratização da informação;
• Implantação de Sistemas de Informação;
• Responsabilidade e dever da preservação do Patrimônio Documen-
tal (Constituição Federal e Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991);
• Preparação da busca e certificação da ISO 9001;
• Aumento do conteúdo probatório para fins judiciais;
• Aumento das possibilidades de investimentos no Município;
• Possibilidade de economia e rentabilidade.
As estratégias adotadas para a elaboração dos planos de classifi-
cação e tabelas de temporalidade de documentos e as parcerias que se
consolidam entre municípios estão abrindo novas perspectivas para a
valorização dos Arquivos, para o aperfeiçoamento profissional e tecnoló-
gico, bem como para a capacitação de servidores municipais.
A administração pública começa a preocupar-se com a questão da
fidedignidade e da autenticidade do documento arquivístico digital, com
a proteção, integridade e preservação de documentos digitais autênticos
de valor permanente. Esses aspectos são estudados e discutidos por um
número considerável de profissionais, representantes de vários países,
instituições e áreas do conhecimento.
Outro resultado, sem dúvida, é a formação de grupos multidis-
ciplinares locais, que têm consciência da importância do trabalho que
realizam na melhoria dos serviços do Arquivo Público Municipal. Acre-
ditamos tratar-se de um processo irreversível que marca novos rumos e
tendências para políticas públicas e para a aproximação entre instituições
arquivísticas, de pesquisa, entidades, países e blocos econômicos.
Daise Apparecida Oliveira
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 II - PLANOS DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS:
nota explicativa
Os municípios são as instituições brasileiras mais antigas, que trans-
plantadas da Península Ibérica, desde o início de nossa colonização, per-
maneceram inseridas no mesmo arcabouço jurídico, no mesmo contexto
normativo e mantiveram funções e competências. Muitas das séries docu-
mentais produzidas e acumuladas são idênticas e podem ser identifica-
das nos municípios de grande, médio ou pequeno porte.
Mantiveram-se funções básicas relacionadas à administração
de um território e os serviços relacionados à higiene, abastecimento,
obras públicas, ordenamento do solo urbano, serviços de polícia, entre
outros serviços públicos, como elementos tão similares, que possibili-
tam a aplicação de instrumentos padronizados para a classificação e
avaliação de documentos públicos municipais, mesmo considerando
as peculiaridades e diversidades, que fazem os municípios diferentes
entre si. É uma contradição que não anula os fundamentos teóricos e
lógicos, com aplicação prática nos municípios brasileiros, de um único
conjunto de Planos de Classificação de Fundos Funcional e de Tabelas
de Temporalidade de Documentos, com a flexibilidade necessária para
adaptar-se à realidade local brasileira, com incessante possibilidade de
atualização.
Se é verdade que nenhum município é igual ao outro, contudo
todos se aproximam nas formas de sua evolução institucional. Não há
nada mais igual a um Arquivo Público Municipal do que outro Arquivo
Público Municipal.
Os documentos públicos resultam do exercício de funções, atribuí-
das legalmente a um organismo estruturado. O contexto da produção
documental (estrutura e função) é o elemento que preside todos os cri-
térios arquivísticos.
Com o princípio de respeito ao contexto da produção, reafirma-se
o princípio fundamental da ciência arquivística: princípio de respeito ao
fundo - compreendendo o respeito à proveniência, integridade, ordem
original, mas como um princípio renovado, que se poderia qualificar
como novo princípio de funcionalidade, que transcende os órgãos produ-
tores, em benefício das funções que desempenham. As funções refletem
as necessidades da sociedade e a realidade que nos rodeia, através dos
documentos públicos. É o contexto da produção o elemento determinan-
te da autenticidade, integridade e originalidade do documento, inclusive
de documentos digitais.
Um Plano de Classificação de Documentos tem por pressuposto
que a unidade classificatória e descritiva do conjunto documental é a
função da qual resultam, até alcançar a série documental, isto é, o con-
junto de documentos produzidos, recebidos e acumulados no exercício
da mesma função ou atividade, documentos esses que têm idêntico modo
de produção, tramitação e resolução.
As séries, por sua vez, dizem respeito às funções e atividades
desenvolvidas e realizadas pelos diversos níveis institucionais do poder
municipal. Estas funções são aquelas previstas em lei e são exercidas
pelas Secretarias e órgãos que integram sua estrutura organizacional
interna, isto é, Assessorias, Departamentos, Divisões, Supervisões,
Seções, entre outros. As séries documentais estão estruturadas neste
plano, pelo conjunto de subfunções, funções, subgrupos e grupos fun-
cionais que o compõem. Note, contudo, que nem todos os grupos
funcionais se subdividem em subgrupos e nem todas as funções em
subfunções. Cada grupo funcional está dividido em funções, que agre-
gam (em alguns casos) subfunções, que estruturam a totalidade das
séries documentais.
Serviu-nos de embasamento teórico o Plano de Classificação de
Fundos para Arquivos Municipais elaborado pela Mesa de Trabalho sobre
Organização de Arquivos Municipais, publicado na Espanha em 1996. A
legislação brasileira foi o fundamento de longa pesquisa, que nos permi-
tiu estruturar os Planos de Classificação em ordem decrescente, a partir
de macro funções (grupo funcional), grandes funções (subgrupos funcio-
nais) funções; subfunções e séries documentais.
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 23
 O critério funcional impõe a identificação de cinco grupos funcio- 5.1.03.01.0
nais (macro funções):

Série Documental
1.0 Governo
Subfunção
2.0 Administração
Função
3.0 Finanças Subgrupo Funcional
4.0 Serviços jurídicos Grupo Funcional
5.0 Serviços públicos
Os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Docu-
O Grupo “Serviços Públicos”, por sua vez, está subdividido em mentos, aqui apresentados, pretendem-se como modelos padronizados
oito subgrupos funcionais: a serem aplicados, com as necessárias adaptações à realidade de qual-
quer município brasileiro e como importante ferramenta para a implan-
tação de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos
5.1 Gestão territorial e ambiental e, conseqüentemente, para o aperfeiçoamento de políticas e serviços
5.2 Saúde públicos municipais.
5.3 Educação
5.4 Cultura e turismo
5.5 Esporte e lazer
5.6 Ações sociais e cidadania
5.7 Abastecimento
5.8 Segurança pública
Segue exemplo:
5. Serviços Públicos (Grupo Funcional)
5.1. Gestão Territorial e Ambiental (Subgrupo
Funcional)
5.1.03 Urbanização (Função)
5.1.03.01 Desenvolvimento Urbano (Subfunção)
5.1.03.01.01 Projetos de Abertura de Logradouros Públicos
(Série Documental)

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

24 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 III - TABELAS DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS: A compreensão de fundamentos teóricos, a representação estrutu-
rada de macro funções, funções e séries documentais nos Planos de Clas-
nota explicativa sificação de Documentos, bem como a identificação e o entendimento
da origem funcional e orgânica dos documentos, foram decisivos para o
As Tabelas de Temporalidade de Documentos aqui apresentadas desenvolvimento dos trabalhos de Avaliação de Documentos.
são o resultado de longo trabalho que contou com a colaboração de
As Tabelas de Temporalidade de Documentos produzidas, além da
uma variada gama de profissionais que participaram simultaneamente da
representação estruturada de macro funções, funções e séries documen-
elaboração dos Planos de Classificação de Documentos e dos trabalhos
tais, com dados colhidos dos Planos de Classificação de Documentos,
de Avaliação de Documentos. Ambos os trabalhos fundamentaram-se no
registram os prazos de vigência, prescrição e de precaução, de acordo
respeito ao contexto da produção documental - função e estrutura, ou
com valores legais, fiscais, administrativos, técnicos, operacionais, histó-
melhor, no princípio de funcionalidade, que transcende os órgãos produ-
ricos ou culturais e definem prazos para a destinação de documentos:
tores, em benefício das funções.
eliminação, transferência e recolhimento de documentos públicos do
Os Planos de Classificação de Documentos, a partir das macro fun- Município. Os instrumentos arquivísticos são amplamente divulgados,
ções, funções, atividades e séries documentais, foram os elementos funda- aprovados e oficializados pela autoridade municipal competente, do Po-
mentais para a elaboração das Tabelas de Temporalidade de Documentos der Executivo ou do Poder Legislativo.
e demais instrumentos arquivísticos padronizados (descrição, destinação, Apresentamos, a seguir, para os esclarecimentos necessários, mo-
acesso e rastreabilidade). delo de Tabela de Temporalidade de Documentos, com a definição de
Foram criadas oficialmente Comissões Setoriais Especializadas, cada um de seus campos.
como alternativa para suprir a falta de profissionais de arquivo, cargos
inexistentes no quadro de pessoal (salvo em poucos municípios brasilei-
ros). Essas Comissões foram constituídas de acordo com o número de
funções arroladas nos Planos de Classificação de Documentos por área
de atuação municipal. Tratam-se de profissionais especializados respon-
sáveis pelo exercício das funções e, conseqüentemente, pela produção,
acompanhamento da tramitação de documentos e respectivas séries
documentais. Conhecem os documentos que produzem, a legislação
pertinente, uso, importância, alcance temporal, além das implicações
de tais documentos nas relações da sociedade entre si e com o poder
público. Tal envolvimento significou uma grande contribuição, porque
também implicou na participação de assessores jurídicos e de informáti-
ca de suas respectivas áreas.
Os Arquivos Municipais puderam assim, assumir a coordenação da
Avaliação de Documentos e conseqüentemente da elaboração das Tabe-
las de Temporalidade de Documentos, além do controle, organização e
acesso aos documentos e informações municipais.

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 25
 MODELO DE TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS – DEFINIÇÃO DE CAMPOS
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE.. (1)
SECRETARIA MUNICIPAL(2)

GRUPO FUNCIONAL(3): SUBGRUPO FUNCIONAL(4):

FUNÇÃO(5):

SUBFUNÇÃO(6):
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO(14) DESTINAÇÃO FINAL(17)
SUPORTE(10)
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO (7)
SÉRIE DOCUMENTAL (8) ARQUIVO OBSERVAÇÕES(23)
DOCUMENTAL(9) 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA(11) PRESCRIÇÃO(12) PRECAUÇÃO(13) ARQUIVO CORRENTE(15) GERAL MICROFILME(18) ELIMINAÇÃO(19)
PERMANENTE(20)
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)(16)
(PELÍCULA) 1. SIM 1. AMOSTRAGEM(21)
2. NÃO 2. TOTALIDADE(22)

(1) (6) (16)

Tabela de Temporalidade de Documentos: É o instrumento arquivístico Subfunção: São os desdobramentos das funções previstas em Lei para as Arquivo Geral: Indica o tempo em que o documento permanece no
que, após aprovação e oficialização pela autoridade competente, estabe- Secretarias e sua estrutura interna. arquivo geral ou intermediário da Prefeitura, aguardando o cumprimento
lece a destinação final dos documentos, isto é, eliminação ou guarda per- (7)
Código: É a seqüência numérica que identifica os grupos, subgrupos, de longos prazos prescricionais ou de precaução.
manente, relaciona as séries documentais que os documentos integram, os funções, subfunções e séries documentais, que está esquematizada nos (17)
Destinação Final: É o resultado da avaliação: encaminha o documento
respectivos prazos de vigência, de prescrição e de precaução, em função Planos de Classificação de Documentos. para a microfilmagem e depois eliminação ou para a guarda permanente.
de valores legais, fiscais, administrativos, técnicos, operacionais, históricos Das séries eliminadas poderão ser recolhidas amostragens ao Arquivo Per-
(8)
ou culturais e define os prazos para eliminação, transferência e recolhimen- Série Documental: É o conjunto de documentos resultante do exercício
manente.
to de documentos públicos do Município. de uma mesma função ou atividade, documentos estes que têm o mesmo
(18)
modo de produção, tramitação e resolução. Microfilmagem: Produção de imagens fotográficas de um documento,
(2)
Secretaria Municipal: Órgão produtor do documento. Fundo Documental. em tamanho altamente reduzido.
(9)
(3)
Espécie Documental: É a configuração que assume o documento em
Grupo Funcional: Corresponde às macro funções desenvolvidas pelo (19)
Eliminação: É o procedimento da destruição física daqueles documentos
decorrência da disposição de suas informações. Exemplos: ofício, relatório,
Município. Grupos Funcionais: que, esgotadas as finalidades que determinaram sua produção, não apre-
ata, processo, planta, projeto.
1.0 Governo sentam interesse histórico-cultural para a administração ou para a socie-
(10)
2.0 Administração Suporte: Material sobre o qual as informações são registradas: papel, dade.
3.0 Finanças filme, fita magnética, disquete, disco ótico etc. (20)
Guarda Permanente: Os documentos que, mesmo depois de esgotados
4.0 Serviços Jurídicos (11)
Prazo de Vigência: Intervalo de tempo durante o qual o documento os prazos de vigência, prescrição ou precaução, continuam apresentando
5.0 Serviços Públicos produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que valor informativo, probatório ou histórico-cultural. Esses documentos de-
(4)
SubGrupo Funcional: São as subdivisões das macro funções municipais. determinaram a sua produção. vem ser recolhidos, em sua totalidade, para guarda definitiva no Arquivo
Correspondem às grandes funções. Consideramos Subgrupos Funcionais as (12)
Prazo de Prescrição: Intervalo de tempo durante o qual a Municipali- Público Municipal.
subdivisões da macro função 5.0 - Serviços Públicos: dade, ou qualquer interessado, pode invocar a tutela do Poder Judiciário (21)
Amostragem: Fragmento de uma série documental destinada à elimina-
5.1 Gestão Territorial e Ambiental para fazer valer direitos eventualmente violados. Este campo deverá ser ção. Essa amostra deve ser selecionada por meio de critérios específicos e
5.2 Saúde preenchido por profissional da área jurídica que estiver envolvido com os encaminhados ao Arquivo Público Municipal, para guarda permanente.
5.3 Educação trabalhos de avaliação. (22)
Totalidade: Este campo deverá ser preenchido quando a totalidade da
5.4 Cultura e Turismo (13)
Prazo de Precaução: Intervalo de tempo durante o qual a Municipalida- série documental for destinada à guarda permanente.
5.5 Esporte e Lazer
5.6 Ações Sociais e Cidadania de guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá- (23)
Observações: É o campo destinado principalmente para o registro da
5.7 Abastecimento lo para guarda definitiva. legislação que define os prazos prescricionais. Outras informações impor-
5.8 Segurança Pública (14)
Prazos de Arquivamento: É o tempo em que os documentos permane- tantes também são registradas nesse campo.
(5)
Função: São as funções exercidas pelas Secretarias e órgãos que integram cem arquivados nos seguintes locais:
(15)
sua estrutura organizacional interna, isto é, Assessorias, Departamentos, Di- Arquivo Corrente: Indica o tempo em que o documento permanece no
visões, Supervisões, Seções, entre outros, previstas em Lei. arquivo corrente, junto ao produtor.

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 PLANOS DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA 1.0.01.00.05 Contratos, convênios/termos, ajustes e acordos
AS ADMINISTRAÇÕES PÚBLICAS MUNICIPAIS1 (nacionais e internacionais)
1.0.01.00.06 Relatórios de auditoria (documento sigiloso)
1.0 GOVERNO
1.0.01.00.07 Relatórios e pareceres relativos à auditoria e controle
2.0 ADMINISTRAÇÃO interno para o Tribunal de Contas do Estado - TCE
3.0 FINANÇAS
4.0 SERVIÇOS JURÍDICOS 1.0.01.00.08 Registros de atendimento do disque denúncia
5. SERVIÇOS PÚBLICOS 1.0.01.00.09 Sanção e promulgação de leis e decretos municipais
5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL 1.0.01.00.10 Processos relativos a contratos de locação/renovação
5.2 SAÚDE de imóveis
5.3 EDUCAÇÃO 1.0.01.00.11 Atas de audiência municipal
5.4 CULTURA E TURISMO
5.5 ESPORTE E LAZER
5.6 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA 1.0.02 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E POLÍTICO (Função)
5.7 ABASTECIMENTO 1.0.02.01 PLANEJAMENTO POLÍTICO (Subfunção)
5.8 SEGURANÇA PÚBLICA Séries Documentais
1.0.02.01.01 Planos e metas de estratégia política
1.0 GOVERNO (Grupo funcional)
1.0.02.01.02 Levantamento de prioridades para o orçamento
1.0.01 GESTÃO DO GOVERNO MUNICIPAL (Função) participativo
Séries Documentais 1.0.02.01.03 Relação de presidentes de associações de moradores
1.0.01.00.01 Planos, programas e metas - planos de ação plurianual de bairro/líderes comunitários
1.0.01.00.02 Planos, programas e metas anuais do governo municipal
1.0.01.00.03 Relatórios anuais de atividades - prestação de contas 1.0.03 PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO
1.0.01.00.04 Relatórios finais de mandato - prestação de contas ECONÔMICO DO MUNICÍPIO (Função)
1.0.03.01 FOMENTO À INDÚSTRIA E COMÉRCIO (Subfunção)
1
Os Planos de Classificação e as respectivas Tabelas de Temporalidade de Documentos foram oficia-
Séries Documentais
lizados nos Municípios de São José dos Campos, pelo Decreto nº10.891/03 de 05 de fevereiro de 1.0.03.01.01 Programa multi-setorial integrado - PMI (projetos
2.003, e de Barueri pelo Decreto nº5.783/05, de 06 dezembro de 2.005. Esses instrumentos arqui-
vísticos foram objeto de discussão das Comissões Setoriais Especializadas no Município de Uberaba incluem o programa-recursos do BNDES)
e foram oficializados pelo decreto municipal nº 2669/2007, de 18 de abril de 2007. Os Planos de
Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos foram analisados por representantes
1.0.03.01.02 Planos anuais, programas e metas para o
de mais de 1.500 (um mil e quinhentos) municípios durante a realização de cursos, oficinas, encon- desenvolvimento econômico
tros regionais, entre outros eventos, organizados por Universidades e Arquivos Públicos, nas mais
diversas regiões brasileiras. A análise das funções e das séries documentais, da legislação e prazos 1.0.03.01.03 Planos plurianuais para o desenvolvimento econômico
propostos, pelos especialistas das respectivas áreas de atuação, permitiu assegurar a plena identifi-
cação dos conjuntos documentais por eles produzidos e legitimar conceitos e critérios arquivísticos
1.0.03.01.04 Projetos de desenvolvimento da indústria, expansão do
aprovados internacionalmente. comércio e de atividades de prestação de serviços

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 27
1.0.03.01.05 Projetos de incentivo fiscal para o desenvolvimento 1.0.03.03 DESENVOLVIMENTO DO PROGRAMA
econômico DE QUALIFICAÇÃO E REQUALIFICAÇÃO
1.0.03.01.06 Processos relativos à isenção fiscal - lei geral de PROFISSIONAL - PRODEP (Subfunção)
incentivo fiscal Séries Documentais
1.0.03.01.07 Incentivo fiscal para condomínios industriais, 1.0.03.03.01 Convênios/contratos com empresas para a realização
loteamentos industriais e imóveis de uso múltiplo de cursos continuados
1.0.03.01.08 Relatórios anuais de desempenho econômico 1.0.03.03.02 Contratos com empresas para a realização de cursos
para mão de obra local (de acordo com a demanda)
1.0.03.01.09 Gestão de inter-relacionamento entre setores público
e privado 1.0.03.03.03 Pesquisas de mercado - levantamento de dados
1.0.03.01.10 Estudos de implementação de política urbana 1.0.03.03.04 Relatórios de pesquisas de mercado
1.0.03.03.05 Plano de trabalho e documentos relacionados aos cursos

1.0.03.02 FOMENTO ÀS ATIVIDADES DE PRESTAÇÃO DE

SERVIÇOS (EM PARCERIA COM OS GOVERNOS
DO ESTADO E FEDERAL) (Subfunção)
Séries Documentais
1.0.03.02.01 Cadastro de empresas no Posto de Atendimento ao
Trabalhador - P.A.T, no Ganha Tempo
1.0.03.02.02 Cadastro de desempregados (perfil profissional)
1.0.03.02.03 Termos de parcerias com empresas
1.0.03.02.04 Plano de trabalho e documentos relacionados aos
cursos e treinamentos
1.0.03.02.05 Levantamento de dados sobre quantidade de vagas
preenchidas
1.0.03.02.06 Relatórios mensais de atividades
1.0.03.02.07 Relatórios anuais de atividades
1.0.03.02.08 Formulário de seguro desemprego (protocolados
e enviados ao Ministério do Trabalho – de 6 em 6
meses)
1.0.03.02.09 Correspondência, e-mails (inclusive cartas de
encaminhamento de interessados)
1.0.03.02.10 Registros telefônicos de convocação de cadastrados
1.0.03.04 FOMENTO À PRODUÇÃO AGROPECUÁRIA
(Subfunção)2
Séries Documentais
1.0.03.04.01 Estudos para a implementação de política
agropecuária, coordenação de ações de organização
e incentivo à produção de alimentos e expansão das
atividades do setor
1.0.03.04.02 Convênios/parcerias de cooperação técnica com
organismos nacionais e internacionais interessados
na preservação do meio ambiente, e na melhoria da
qualidade de vida de agricultores e consumidores de
alimentos
1.0.03.04.03 Planos/programas e metas anuais para a
modernização e difusão de conhecimentos no meio
rural e desenvolvimento de agronegócios
1.0.03.04.04 Relatórios anuais de atividades de engenheiros-
agrônomos
1.0.03.04.05 Orientações e consultas sobre produção agropecuária
1.0.03.04.06 Cadastro de propriedades e proprietários rurais
2
Para as atividades relacionadas ao abastecimento: veja 5.7 Abastecimento.

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1.0.03.05 FOMENTO À REALIZAÇÃO DE FEIRAS E EXPOSIÇÕES 1.0.05.00.02 Minutas de atos jurídicos (inclusive atos normativos)
(Subfunção)
1.0.05.00.03 Minutas de contratos e convênio de termos, ajustes e
Séries Documentais acordos
1.0.03.05.01 Solicitação de apoio e liberação de verba para pagamento
de área e confecção de material de divulgação
1.0.05.01 ASSESSORIA TÉCNICA LEGISLATIVA - ATL
1.0.03.05.02 Termos de parceria com empresários do segmento da (Subfunção)
feira e da exposição
Séries Documentais
1.0.03.05.03 Atas de reuniões de pré e pós evento com empresários
1.0.03.05.04 Relatórios de atividades por evento 1.0.05.01.01 Minutas de atos do legislativo
1.0.03.05.05 Correspondência de divulgação de eventos (ofícios 1.0.05.01.02 Minutas de atos normativos
do Secretário, convites e credenciais para as empresas 1.0.05.01.03 Processos relativos a projetos de lei
parceiras e funcionários)
1.0.03.05.06 Mailing para empresas cadastradas
1.0.06 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL (Função)
1.0.06.01 COMUNICAÇÃO SOCIAL - IMPRENSA
1.0.03.06 DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS E SERVIÇOS DO (Subfunção)
GOVERNO ESTADUAL E FEDERAL (Subfunção)
Séries Documentais
Séries Documentais
1.0.03.06.01 Projeto Jovem Cidadão 1.0.06.01.01 Registros fotográficos
1.0.03.06.02 Documentos do Banco do Povo 1.0.06.01.02 Sinopses e releases
1.0.06.01.03 Artigos e matérias para publicação
1.0.04 PLANEJAMENTO SOCIAL (Função) 1.0.06.01.04 Clipping
VEJA: 1.0.06.01.05 Produções bibliográficas editadas e co-editadas pela
5.6 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA (Subgrupo administração municipal direta e indireta
funcional) 1.0.06.01.06 Relação de entrega do boletim oficial do município
5.6.01 POLÍTICAS E PLANEJAMENTO DE AÇÕES SOCIAIS 1.0.06.01.07 Publicações técnicas especializadas
E CIDADANIA (Função)

1.0.06.02 RELAÇÕES PÚBLICAS – CERIMONIAL E CÂMARA

1.0.05 FORMALIZAÇÃO DE LEIS, DECRETOS, PORTARIAS MUNICIPAL (Subfunção)
E CONTRATOS (Função)
Séries Documentais
Séries Documentais
1.0.06.02.01 Correspondência
1.0.05.00.01 Publicação de leis municipais e atos jurídicos
(inclusive atos normativos) 1.0.06.02.02 Certificados

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1.0.06.02.03 Discursos 1.0.08.00.07 Relatórios descritivos por área
1.0.06.02.04 Vídeos e fitas institucionais 1.0.08.00.08 Relatórios de atividades da ouvidoria
1.0.06.02.05 Documentos relativos à organização de eventos 1.0.08.00.09 Parecer conclusivo do ouvidor geral

1.0.06.03 PUBLICIDADE E PROPAGANDA (Subfunção) 1.0.08.01 ATENDIMENTO AO CIDADÃO (Subfunção)

Séries Documentais Séries Documentais
1.0.06.03.01 Filipetas 1.0.08.01.01 Formulários de atendimento
1.0.06.03.02 Folders 1.0.08.01.02 Protocolos de ocorrência - padrão
1.0.06.03.03 Catálogos 1.0.08.01.03 Protocolos de ocorrência - improcedente
1.0.06.03.04 Cartazes 1.0.08.01.04 Disposições sobre procedimentos adotados
1.0.06.03.05 Arte Final 1.0.08.01.05 Carta de agradecimento ao cidadão
1.0.06.03.06 Processos relativos a contratos de serviços técnicos 1.0.08.01.06 Relatórios de cobrança de ocorrências em atraso por
especializados (publicidade e propaganda) telefone
1.0.08.01.07 Relatórios de verificação - via telefone
1.0.07 MANUTENÇÃO DOS CARTÓRIOS ELEITORAIS 1.0.08.01.08 Processos de ocorrência
(Função) 1.0.08.01.09 Controle de respostas recebidas (respostas que
Séries Documentais as secretarias e demais órgãos encaminham para
ouvidoria)
1.0.07.00.01 Controle de freqüência de funcionários colocados à
disposição dos cartórios eleitorais 1.0.08.01.10 Pareceres internos (relatórios internos baseados
na documentação anexa ao processo para
1.0.07.00.02 Documentos contábeis dos cartórios eleitorais encaminhamento ao ouvidor)
1.0.08.01.11 Controle de registro de ligações interurbanas e
1.0.08 OUVIDORIA GERAL (Função) celulares
Séries Documentais 1.0.08.01.12 Controle interno de distribuição de manifestações
1.0.08.00.01 Relatos de depoentes (fitas de vídeo, documentos 1.0.08.01.13 Controle de atendimento (pessoal/ telefone)
eletrônicos, fitas magnéticas, fotos, etc)
1.0.08.00.02 Relatórios de estatísticas gerais de preenchimento 1.0.08.02 INVESTIGAÇÃO (Subfunção)
1.0.08.00.03 Relatórios analíticos de ocorrências Séries Documentais
1.0.08.00.04 Relatórios estatísticos de categorias de ocorrências 1.0.08.02.01 Relatórios de visitas
1.0.08.00.05 Relatórios estatísticos de áreas 1.0.08.02.02 Relatórios de diligências
1.0.08.00.06 Relatórios de estatísticas de categorias por área 1.0.08.02.03 Controle de distribuição de formulários externos

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1.0.08.02.04 Controle de manutenção e reparação de urnas 2.0.01.01.05 Controle de entrega de vale transporte - serviços
1.0.08.02.05 Controle de documentos sigilosos ou em externos
investigação 2.0.01.01.06 Prestação de contas de vale refeição/alimentação/
transporte
2.0 ADMINISTRAÇÃO (Grupo funcional) 2.0.01.01.07 Processos relativos à bolsa de estudos do servidor
2.0.01 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (Função) 2.0.01.01.08 Recibo de pagamento pelo servidor da mensalidade
escolar
Séries Documentais
2.0.01.01.09 Recibo de indenização de seguro de vida
2.0.01.00.01 Prontuários de servidores
2.0.01.01.10 Recadastramento de vale transporte
2.0.01.00.02 Prontuário de estagiários
2.0.01.01.11 Desistência de vale transporte
2.0.01.00.03 Prontuários de médicos residentes
2.0.01.01.12 Alteração de uso diário do vale transporte
2.0.01.00.04 Relação de servidores/funcionários municipais e
respectivos cargos
2.0.01.02 CERTIFICAÇÃO AOS FUNCIONÁRIOS QUANTO
2.0.01.00.05 Cadastro geral de empregados e demitidos - CAGED
AOS DIREITOS FUNCIONAIS (Subfunção)
2.0.01.00.06 Controle de admissões e demissões
Séries Documentais
2.0.01.00.07 Descrição de cargos e salários do plano de cargos e
2.0.01.02.01 Processos relativos à aposentadoria
salários
2.0.01.02.02 Processos relativos à certidão de inteiro teor
2.0.01.00.08 Contrato de trabalho pela CLT
2.0.01.02.03 Processos relativos à certidão por tempo de serviço
2.0.01.00.09 Portarias relativas a pessoal
2.0.01.02.04 Processos relativos à insalubridade/periculosidade
2.0.01.00.10 Informações de saldo do FGTS de servidores para fins
rescisórios 2.0.01.02.05 Processos relativos à licença sem vencimentos
2.0.01.02.06 Processos relativos à petição funcional
2.0.01.01 CONTROLE DE BENEFÍCIOS (Subfunção) 2.0.01.02.07 Processos relativos à reversão de aposentadoria
Séries Documentais 2.0.01.02.08 Processos relativos à incorporação de gratificação
2.0.01.01.01 Comprovantes de despesas com farmácias
conveniadas 2.0.01.03 CONTROLE DAS ATIVIDADES DE MEDICINA E
HIGIENE DO TRABALHO (Subfunção)
2.0.01.01.02 Controle de entrega de vale refeição/alimentação/
transporte/cesta básica/brinquedos Série Documental
2.0.01.01.03 Controle de entrega de vale refeição/alimentação - 2.0.01.03.01 Prontuários médicos do servidor
horas extras 2.0.01.03.02 Programa de prevenção de riscos ambientais – PPRA
2.0.01.01.04 Controle de entrega de vale transporte - hora extra 2.0.01.03.03 Programa de gerenciamento de riscos – PGR

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 31
2.0.01.03.04 Programa de controle médico de saúde ocupacional 2.0.01.05.10 Ficha financeira individual
– PCMSO 2.0.01.05.11 Folha de pagamento
2.0.01.03.05 Laudo técnico de condições ambientais do trabalho 2.0.01.05.12 Guia de recolhimento de contribuição sindical
– LTCAT
2.0.01.05.13 Guia de recolhimento de fundo de garantia por
2.0.01.03.06 Comunicação de acidente de trabalho – CAT
tempo de serviço - FGTS
2.0.01.03.07 Perfil profissiográfico previdenciário – PPP
2.0.01.05.14 Guia de recolhimento para o Instituto Nacional de
2.0.01.03.08 Comprovante de entrega do PPP (na rescisão Seguro Social - INSS
contratual)
2.0.01.05.15 Registro magnético da base para recolhimento de
FGTS/INSS
2.0.01.04 PREVENÇÃO DE ACIDENTES (Subfunção) 2.0.01.05.16 Guia de recolhimento do programa de integração
social - PIS e do programa de formação do patrimônio
Séries Documentais
do servidor público - PASEP
2.0.01.04.01 Fichas de registro de acidentes de trabalho
2.0.01.05.17 Mapa financeiro
2.0.01.04.02 Livro de registro de atas da CIPA 2.0.01.05.18 Relação anual de informações sociais - RAIS
2.0.01.04.03 Livro de registro de inspeção do trabalho 2.0.01.05.19 Documentos relativos ao pagamento de pensão
2.0.01.04.04 Relatório estatístico de acidentes de trabalho alimentícia (ofício do juiz e dados pessoais do
servidor e do beneficiário)
2.0.01.05.20 Listagens bancárias de pagamento de servidores
2.0.01.05 CONTROLE DE FREQÜÊNCIA E FOLHA DE
(dados pessoais e forma de pagamento)
PAGAMENTO (Subfunção)
Séries Documentais 2.0.01.05.21 Listagens bancárias relativas ao estorno de pagamento
de servidores (dados pessoais e forma de pagamento)
2.0.01.05.01 Agendamento de férias
2.0.01.05.22 Planilhas de controle de desconto de pagamento
2.0.01.05.02 Cartão de ponto/folha de ponto/ponto eletrônico de sindicatos, associações de classe, cooperativas e
2.0.01.05.03 Lista de presença em cursos, eventos autorizados pela planos de saúde/ empréstimos
secretaria 2.0.01.05.23 Planilhas de controle de pagamento de insalubridade
2.0.01.05.04 Justificativa de cartão de ponto e periculosidade
2.0.01.05.05 Livro de ponto 2.0.01.05.24 Folha de pagamento do prefeito e agentes políticos
(secretários municipais)
2.0.01.05.06 Controle de horário de estudante
2.0.01.05.25 Planilhas de controle de pagamento de adicional
2.0.01.05.07 Controle de reposição de faltas e atrasos noturno
2.0.01.05.08 Controle/solicitação de horas extras
2.0.01.05.26 Planilhas de controle de entrega de contra cheque
2.0.01.05.09 Ficha de freqüência (hollerit)

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32 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
2.0.01.05.27 Guia de recolhimento de imposto de renda retido na 2.0.03 CONTROLE DE COMPRAS E LICITAÇÕES (Função)
fonte - IRRF Séries Documentais
2.0.01.05.28 Declaração de imposto de renda retido na fonte - 2.0.03.00.01 Processos relativos a atestado de capacidade técnica
DIRF
2.0.03.00.02 Processos de compra direta (inclusive contratos
2.0.01.05.29 Carta de averbação para autorização de empréstimo relativos a serviços técnicos especializados)
bancário
2.0.03.00.03 Processos de dispensa de licitação
2.0.01.06 CONTROLE DE CONCURSOS PÚBLICOS 2.0.03.00.04 Processos de registro cadastral de fornecedores
(Subfunção) 2.0.03.00.05 Processos de licitação - concorrência pública
Séries Documentais 2.0.03.00.06 Processos de licitação - concorrência pública - obras
2.0.01.06.01 Processos relativos a concurso público 2.0.03.00.07 Processos de licitação - convite - aquisição de
2.0.01.06.02 Processos relativos à convocação de concursados produtos
2.0.01.06.03 Processos relativos a recurso de revisão de provas 2.0.03.00.07.01 Processos relativos à licitação - convite de obras
e/ou notas em concurso público 2.0.03.00.08 Processos de licitação - tomada de preços
2.0.01.06.04 Ficha de inscrição de candidatos (aprovados/ 2.0.03.06.09 Processos de licitação - tomada de preços - obras
reprovados)
2.0.03.00.10 Processos de inexigibilidade de licitação
2.0.03.00.11 Processos de penalidades às empresas
2.0.01.07 AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO (Subfunção)
2.0.03.00.12 Certificado de registro cadastral de fornecedores
Série Documental
2.0.03.00.13 Processos de licitação - registro de preços
2.0.01.07.01 Processos relativos a estágio probatório
2.0.03.00.14 Livro de registro de atas de tomada de preços
2.0.01.07.02 Avaliação de desempenho de funcionários
2.0.03.00.15 Livro de registro de atas de concorrências públicas
2.0.01.07.03 Processos de avaliação de concessão de abono
merecimento 2.0.03.00.16 Livro de registro de atas de convites
2.0.03.00.17 Processos relativos a recursos contra compras e
2.0.02 CONTENCIOSO DISCIPLINAR ADMINISTRATIVO licitações
(Função) 2.0.03.00.18 Processos relativos a leilão/pregão presencial/pregão
2.0.02.01 AVERIGUAÇÃO DE PROCEDIMENTOS eletrônico
DISCIPLINARES (Subfunção) 2.0.03.00.19 Livro de registro de atas de leilão/pregão presencial/
Séries Documentais pregão eletrônico
2.0.02.01.01 Processos relativos a procedimentos sumários
2.0.02.01.02 Processos relativos a inquérito administrativo 2.0.04 GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS (Função)
2.0.02.01.03 Processos relativos à sindicância administrativa Séries Documentais
2.0.02.01.04 Processos administrativos disciplinares 2.0.04.00.01 Ficha cadastral de bens patrimoniais

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 33
2.0.04.00.02 Cadastro de funcionários responsáveis pelos bens 2.0.05.00.06 Guias, inventários e catálogos
patrimoniais 2.0.05.00.07 Relações de documentos/processos para
2.0.04.00.03 Cautelas microfilmagem
2.0.04.00.04 Processos relativos a empréstimos/cessão de 2.0.05.00.08 Relações de documentos para eliminação
equipamentos/materiais do Patrimônio físico (termo 2.0.05.00.09 Relações de transferência/recolhimento de documentos
de cessão ou acordo)
2.0.05.00.10 Guias de declaração de propriedade rural
2.0.04.00.05 Certificados de garantia de bens patrimoniais
2.0.05.00.11 Guias de SISA - laudo de avaliação de propriedades
2.0.04.00.06 Inventários de bens patrimoniais (entradas e baixas)
2.0.05.00.12 Controle diário de serviço especial de entrega de
2.0.04.00.07 Solicitações de transferência de patrimônio físico documentos - SEED
2.0.04.00.08 Registro de baixa de bens patrimoniais 2.0.05.00.13 Livro de registro de abertura de processos externos e
2.0.04.00.09 Relatórios anuais de bens patrimoniais internos
2.0.05.00.14 Minutas de leis, decretos, portarias para a gestão
de documentos (inclusive documentos eletrônicos
2.0.04.01 CONTROLE DE ALMOXARIFADO (Subfunção) - GED) e Sistemas de Informação
Séries Documentais 2.0.05.00.15 Controle de empréstimo e de devolução de
2.0.04.01.01 Boletim de recebimento de material - BRM documentos de arquivo
2.0.04.01.02 Recibo de entrega de material 2.0.05.00.16 Solicitação de cancelamento de processos /
protocolo
2.0.04.01.03 Controle de estoque do almoxarifado - inventário
2.0.05.00.17 Solicitação de cópia / 2ª via de documentos
2.0.04.01.04 Requisição de material de estoque - RME
2.0.05.00.18 Solicitação de desentranhamento de documentos /
desarquivamento e reconsideração de despachos em
2.0.05 GESTÃO DE DOCUMENTOS E DE ARQUIVOS processo
(Função) 2.0.05.00.19 Solicitação de vistas / urgência / ciência de
Séries Documentais arquivamento de processos
2.0.05.00.01 Atos normativos para a gestão de documentos
(inclusive documentos eletrônicos - GED) e sistemas 2.0.06 GESTÃO DE RECURSOS DE INFORMÁTICA
de informação (Função)
2.0.05.00.02 Calendários e cronograma de atividades 2.0.06.01 DESENVOLVIMENTO, IMPLEMENTAÇÃO E
2.0.05.00.03 Convocações para reuniões de grupos de trabalho CONTROLE DE SISTEMAS DE INFORMÁTICA
(Subfunção)
2.0.05.00.04 Manuais de normalização de procedimentos
arquivísticos Séries Documentais
2.0.05.00.05 Tabelas de temporalidade / plano de classificação 2.0.06.01.01 Programa e plano anual de Informática

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

34 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
2.0.06.01.02 Projeto de implantação de rede 2.0.06.03.04 Inventário de equipamentos, redes e serviços de
2.0.06.01.03 Projeto de atualização ou modernização tecnológica telecomunicações
2.0.06.01.04 Projeto de desenvolvimento de programas de 2.0.06.03.05 Manual técnico de uso de equipamentos e programas
computador de computadores
2.0.06.01.05 Projeto de informatização 2.0.06.03.06 Ordens de serviços - suporte técnico
2.0.06.03.07 Expedientes relativos à manutenção de sistemas
2.0.06.01.06 Relatório de acompanhamento dos projetos de
informática 2.0.06.03.08 Softwares de aplicativos (cd’s, disquetes)
2.0.06.01.07 Relatório de desenvolvimento de programa de 2.0.06.03.09 Termo de garantia de equipamentos e de programas
computador de computadores
2.0.06.01.08 Base de dados
2.0.06.01.09 Relatório de estatística de acesso 2.0.06.04 ACOMPANHAMENTO DA ELABORAÇÃO E DA
EXECUÇÃO DE CONTRATOS DE INFORMÁTICA
2.0.06.01.10 Relatório de resumo de dados (Subfunção)
2.0.06.01.11 Minutas de editais para execução de projetos de
Séries Documentais
informática
2.0.06.04.01 Contratos de serviços técnicos especializados
2.0.06.04.02 Proposta de especificações técnicas de equipamentos
2.06.02 VISTORIA E CONTROLE DA INTEGRIDADE DE e programas
SISTEMAS DE INFORMÁTICA (Subfunção)
2.0.06.04.03 Relatório de inobservância de contrato
Séries Documentais
2.0.06.04.04 Parecer técnico de equipamentos e de programa de
2.0.06.02.01 Dicionário de dados computadores
2.0.06.02.02 Relatório técnico de vistoria
2.0.06.02.03 Termo de concessão e controle de senha de acesso 2.0.07 BENEFÍCIOS PREVIDENCIÁRIOS (Função)
Séries Documentais
2.0.06.03 MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS E 2.0.07.00.01 Processos relativos a pensionistas
INSTALAÇÃO DE PROGRAMAS (Subfunção)
2.0.07.00.02 Processos relativos a aposentados
Séries Documentais
2.0.07.00.03 Cadastro e documentação de aposentados e
2.0.06.03.01 Contrato de licença de uso de programa de pensionistas
computador (software)
2.0.07.00.04 Prontuários de servidores com suspensão de contrato
2.0.06.03.02 Certificado de autenticidade de programa de em decorrência de aposentadorias por invalidez - SAI
computador (software)
2.0.07.00.05 Controle de baixa de aposentadoria e pensão
2.0.06.03.03 Inventário de programa de computador (desfazimento do vínculo por morte)

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 35
2.0.07.00.06 Processo de auxílio doença (requerimento de 2.0.08.00.11 Pautas de assembléias gerais ordinárias e
incapacidade laborativa) extraordinárias
2.0.07.00.07 Processo de auxílio acidente de trabalho 2.0.08.00.12 Minutas de atas de assembléias gerais ordinárias e
2.0.07.00.08 Processo de comunicado de acidente do trabalho extraordinárias
- CAT 2.0.08.00.13 Atas de reuniões de chefias/grupos de trabalho
2.0.07.00.09 Processo de salário maternidade 2.0.08.00.14 Cadastro/alterações cadastrais de empresas junto a
2.0.07.00.10 Comunicados de resultado da perícia médica ao orgãos públicos
órgão previdenciário dos servidores afastados por 2.0.08.00.15 Livros de registro/transferência de ações
auxilio doença/acidentários
2.0.07.00.11 Processo de concessão de cesta básica do servidor
aposentado/pensionista 2.0.09 GESTÃO DE SERVIÇOS INTERNOS (Função)
2.0.07.00.12 Relatório de autorização de cesta básica Séries Documentais
2.0.09.00.01 Controle de viaturas oficiais e veículos contratados
(controle de quilometragem, itinerários, datas, etc)
2.0.08 ACOMPANHAMENTO DA CONSTITUIÇÃO,
DESENVOLVIMENTO E ENCERRAMENTO DA 2.0.09.00.02 Controle de veículos dos servidores no estacionamento
ADMINISTRAÇÃO INDIRETA E FUNDACIONAL 2.0.09.00.03 Laudos de avaliação do CRECI
- INCLUSIVE DAS EMPRESAS PÚBLICAS (Função)
2.0.09.00.04 Licenciamento de veículos oficiais
Séries Documentais
2.0.09.00.05 Controle de consumo de combustível pelos veículos
2.0.08.00.01 Dossiê de constituição/encerramento de empresas oficiais
públicas, integralização de capitais e estatutos sociais
2.0.09.00.06 Processos relativos a contratos de locação, manutenção
2.0.08.00.02 Atas de assembléias gerais ordinárias de equipamentos, serviços e fornecedores
2.0.08.00.03 Atas de assembléias gerais extraordinárias 2.0.09.00.07 Processos relativos a contratos de serviços técnicos
2.0.08.00.04 Atas de reuniões de diretorias especializados
2.0.08.00.05 Atas de reuniões de conselhos deliberativos
2.0.08.00.06 Atas de reuniões de conselhos fiscais 2.0.10 COMUNICAÇÕES E INFORMAÇÕES
ADMINISTRATIVAS / ATIVIDADES-MEIO (Função)
2.0.08.00.07 Atas de reuniões de conselhos administrativos
Séries Documentais
2.0.08.00.08 Atas de reuniões de acionistas
2.0.10.00.01 Correspondência (ofícios, memorandos,
2.0.08.00.09 Pautas de reuniões de diretorias, conselhos comunicados, circulares, telegramas, e-mail)
deliberativos, fiscais e administrativos
2.0.10.00.02 Registro de protocolo de correspondência
2.0.08.00.10 Minutas de atas de reuniões de diretorias, conselhos
deliberativos, fiscais e administrativos 2.0.10.00.03 Livro de andamento de processo

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36 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
2.0.10.00.04 Relatórios semanais 2.0.10.00.25 Boletins de ocorrências policiais/Guarda Civil
Municipal (cópia)
2.0.10.00.05 Relatórios mensais
2.0.10.00.26 Controle de publicações oficiais (abandono de
2.0.10.00.06 Relatórios anuais emprego, concurso público)
2.0.10.00.07 Pautas de reunião de conselhos administrativos, 2.0.10.00.27 Controle/registro de numeração de correspondência
deliberativos, fiscais e de diretorias (ofício, memorando, comunicado, circular)
2.0.10.00.08 Minutas de atas de reuniões de conselhos
administrativos, deliberativos, fiscais e de diretorias 3.0 FINANÇAS (Grupo funcional)
2.0.10.00.09 Organogramas, fluxogramas 3.0.01 CONTROLE DO ORÇAMENTO PROGRAMA E DO
2.0.10.00.10 Requisições de formulários PLANEJAMENTO ECONÔMICO E FINANCEIRO
(Função)
2.0.10.00.11 Requisições de compra de material e serviços
Séries Documentais
2.0.10.00.12 Requisições de material de estoque - RME/requisição
de almoxarifado - RA 3.0.01.00.01 Minutas relativas à legislação de diretrizes
orçamentárias
2.0.10.00.13 Requisições de cópias xerox
3.0.01.00.02 Leis, atos e decretos relativos ao orçamento programa,
2.0.10.00.14 Requisições para envio de correspondências pelo alterações/ suplementações de recursos orçamentários
correio - correio central 3.0.01.00.03 Processos relativos à lei de diretrizes orçamentárias
2.0.10.00.15 Requisições para envio de correspondências pelo – LDO
correio - franquias 3.0.01.00.04 Processos relativos ao orçamento programa plurianual
2.0.10.00.16 Requisições para atualização de endereços 3.0.01.00.05 Processos relativos ao orçamento programa anual
2.0.10.00.17 Requisições de inclusão de dados em cadastro 3.0.01.00.06 Instruções da Secretaria da Fazenda para a
2.0.10.00.18 Requisições de exclusão de dados em cadastro elaboração do orçamento programa

2.0.10.00.19 Requisições de transmissão de fax 3.0.01.00.07 Propostas setoriais para o orçamento programa
3.0.01.00.08 Processos relativos a confissões de dívidas
2.0.10.00.20 Cartões de aviso de recebimento - AR (correio)
3.0.01.00.09 Processos relativos a empréstimos bancários
2.0.10.00.21 Controle de correspondências enviadas pelo correio
(cartas simples e com AR) 3.0.01.00.10 Processos relativos à liberação de verba/auxílio
subvenção
2.0.10.00.22 Atas de reuniões de chefias/grupos de trabalho
3.0.01.00.11 Processos relativos a convênios
2.0.10.00.23 Textos de apoio técnico (legislação, orientações e
normativas federais, estaduais e municipais) 3.0.01.00.12 Projeção financeira da folha de pagamento

2.0.10.00.24 Legislação/orientações e atos normativos federais, 3.0.01.00.13 Planilhas de cálculos de reajuste

estaduais e municipais 3.0.01.00.14 Indicadores econômicos

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 37
3.0.01.01 CONTROLE DA EXECUÇÃO, ACOMPANHAMENTO E 3.0.01.01.20 Planilhas de cálculos de reajuste
DAS ALTERAÇÕES ORÇAMENTÁRIAS (Subfunção) 3.0.01.01.21 Processos relativos a reajuste de valores
Séries Documentais
3.0.01.01.01 Minutas de atos normativos relativos à alteração e 3.0.02 CONTROLE DA TESOURARIA (Função)
suplementação de recursos orçamentários
Séries Documentais
3.0.01.01.02 Leis, atos e decretos relativos ao orçamento 3.0.02.00.01 Boletim diário do fluxo de caixa da tesouraria
programa, alterações/suplementações de recursos
orçamentários 3.0.02.00.02 Boletim mensal do fluxo de caixa (receita e despesa)
3.0.01.01.03 Solicitação de remanejamento de recursos 3.0.02.00.03 Cadastro de pagamento de fornecedores, serviços e
contratos
3.0.01.01.04 Projeção financeira da receita
3.0.02.00.04 Controle de movimento bancário (inclusive de
3.0.01.01.05 Liquidação de empenhos e despesas consolidadas transferências de aplicações e resgates)
3.0.01.01.06 Demonstrativo de credores 3.0.02.00.04.01 Contas conveniadas educação
3.0.01.01.07 Registro analítico de empenhos 3.0.02.00.04.02 Contas conveniadas saúde
3.0.01.01.08 Receita analítica 3.0.02.00.04.03 Contas conveniadas ações sociais e cidadania
3.0.01.01.09 Despesas e receitas extras 3.0.02.00.04.04 Contas conveniadas diversas
3.0.01.01.10 Registros orçamentários da despesa por elemento e 3.0.02.00.04.05 Contas recursos próprios - movimento
por cota
3.0.02.00.05 Relatório do sistema de cobrança bancário – SICOB
3.0.01.01.11 Programação da despesa orçamentária
3.0.02.00.06 Autorização de pagamento através de TED e DOC
3.0.01.01.12 Programação financeira de desembolso
3.0.02.00.07 Relação de fornecedores pagos no ano
3.0.01.01.13 Ficha de controle de adiantamentos
3.0.01.01.14 Processo de adiantamento/prestação de contas 3.0.03 CONTROLE DA CONTABILIDADE (Função)
3.0.01.01.15 Processo de prestação de contas de pagamento de Séries Documentais
fornecedores, contratos, serviços e obras
3.0.03.00.01 Processo e controle de adiantamento para despesas/
3.0.01.01.16 Balanço dos sistemas orçamentário, financeiro, prestação de contas
patrimonial e de variações
3.0.03.00.02 Auxílio à subvenções/prestação de contas
3.0.01.01.17 Processo de relatório de auditoria do Tribunal de
Contas do Estado de São Paulo 3.0.03.00.03 Avisos de débitos/créditos
3.0.01.01.18 Relatório e pareceres relativos à auditoria e controle 3.0.03.00.04 Balancetes
interno para o Tribunal de Contas do Estado de São Paulo 3.0.03.00.05 Balanço
3.0.01.01.19 Relatório de gestão fiscal 3.0.03.00.06 Boletim analítico da receita/livro da receita

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38 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
3.0.03.00.07 Conciliação bancária 3.0.03.00.32 Listagens dos bens patrimoniais
3.0.03.00.08 Contas correntes e aplicações 3.0.03.00.33 Termos de transferências de bens móveis
3.0.03.00.09 Cópias de cheques/cheques cancelados/canhotos de 3.0.03.00.34 Relatórios de baixas
cheques 3.0.03.00.35 Relação de bens imóveis (incorporações)
3.0.03.00.10 Controle de pagamento de diárias
3.0.03.00.11 Livro diário 3.0.04 GESTÃO DA RECEITA, DESPESAS E DA DÍVIDA
PÚBLICA (Função)
3.0.03.00.12 Documentos de despesas relativos aos processos
geradores de pagamentos Séries Documentais
3.0.03.00.13 Imposto de renda 3.0.04.00.01 Atualização de pagamentos dos contribuintes
3.0.03.00.14 Ordem cronológica de pagamento 3.0.04.00.02 Certidão para cancelar débitos ajuizados
3.0.03.00.15 Relatórios de prestação de contas 3.0.04.00.03 Críticas dos dados de pagamento
3.0.03.00.16 Taxas de água/luz/telefone 3.0.04.00.04 Atualização e baixa de dívida ativa
3.0.03.00.17 Processos relativos a Incentivo Cultural 3.0.04.00.05 Processos relativos a cancelamento de dívida ativa
relativa à sindicância, processos judiciais, autuações do
3.0.03.00.18 Processos de pagamento de fornecedores, contratos, tribunal de contas, multas contratuais entre outros
serviços e das diversas modalidades de licitação
3.0.04.00.06 Processos relativos a cancelamento de dívida ativa
3.0.03.00.19 Livro razão imobiliária
3.0.03.00.20 Guias de INSS 3.0.04.00.07 Processos relativos a cancelamento de dívida ativa
3.0.03.00.21 Guias FGTS, PIS e PASEP mobiliária
3.0.04.00.08 Certidão de remanescente de parcelamento
3.0.03.00.22 Documentos contábeis
3.0.04.00.09 Termo de inscrição e certidão para ajuizamento de
3.0.03.00.23 Processos relativos à inscrição em restos a pagar/ débitos
livros de resto a pagar
3.0.04.00.10 Livro de inscrição e baixa da dívida ativa
3.0.03.00.24 Processos relativos à inscrição de dívida ativa
3.0.04.00.11 Posições dos contribuintes devedores no cadastro
3.0.03.00.25 Processos relativos a estoque de almoxarifado
3.0.04.00.12 Mapa demonstrativo de pagamento da dívida ativa
3.0.03.00.26 Controle de contratos (serviços/obras/aluguel)
3.0.04.00.13 Planilhas de controle de parcelamento liquidado
3.0.03.00.27 Movimentação diária de caixa, bancos
3.0.04.00.14 Listagem de cadastro de contribuintes
3.0.03.00.28 Movimentação diária de receitas e anulações
3.0.04.00.15 Certidão desde quando o imóvel foi tributado para
3.0.03.00.29 Despesas e receitas extras pagamento de IPTU - Processo
3.0.03.00.30 Diário contábil 3.0.04.00.16 Relação das alterações no arquivo DA - Dívida Ativa
3.0.03.00.31 Processos de pagamentos judiciais – precatórios 3.0.04.00.17 Relação de carnês emitidos

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 39
3.0.04.00.18 Relação de consistência dos pedidos de parcelamento 3.0.05 FISCALIZAÇÃO TRIBUTÁRIA - (Função)
3
3.0.04.00.19 Processos relativos a cancelamento de tributos / Séries Documentais
multas/juros/correção monetária 3.0.05.00.01 Auto de infração e multa de imposto sobre serviço -
3.0.04.00.20 Certidão negativa de débitos municipais - processo ISS
3.0.04.00.21 Certidão negativa de tributos imobiliários - processo 3.0.05.00.02 Declaração de movimento econômico - DAME
3.0.04.00.22 Certidão negativa de ISS/taxa de licença - processo 3.0.05.00.03 Guias de imposto de transição de bens e imóveis -
3.0.04.00.23 Certidão positiva de débitos - processo ITBI
3.0.04.00.24 Processos relativos à cobrança de reposições salariais, 3.0.05.00.04 Imposto de circulação de mercadorias sobre serviços
tributos, taxas e multas - ICMS
3.0.04.00.25 Processos relativos à devolução de pagamento de mul- 3.0.05.00.05 Processos relativos a levantamento fiscal (interno)
tas e taxas diversas (exercício) 3.0.05.00.06 Mapa de produtividade fiscal (notificação preliminar)
3.0.04.00.26 Processos relativos à devolução de pagamento de 3.0.05.00.07 Processos relativos à baixa ex-ofício
IPTU/taxas (exercício anterior) 3.0.05.00.08 Processos relativos a cancelamento de tributos/ISSQN
3.0.04.00.27 Processos relativos a parcelamento de débitos - (exer- - auto lançado
cício) 3.0.05.00.09 Certidão de isenção de ISS - (Imposto sobre Serviço)
3.0.04.00.28 Processos relativos a parcelamento de débito - dívida - Processos
ativa - quitado 3.0.05.00.10 Processos relativos a extravio de notas fiscais
3.0.04.00.29 Processos relativos a parcelamento de débito - dívida 3.0.05.00.11 Processos relativos à devolução de pagamento - taxa
ativa - executado judicialmente de licença/ISS
3.0.04.00.30 Processos relativos a parcelamento de débito - dívida 3.0.05.00.12 Processos relativos à diferença de estimativa (interno)
ativa - inadimplentes
3.0.05.00.13 Processos relativos a esclarecimento de tributos mobi-
3.0.04.00.31 Processos relativos a recurso contra auto de infração e liários
multa - AIM
3.0.05.00.14 Processos relativos à isenção de tributos (Imposto so-
3.0.04.00.32 Relação de termo de inscrição de dívida ativa/ proces- bre Serviços - ISS)
sos relativos a cobrança judicial (interno)
3.0.05.00.15 Processos relativos a relatório fiscal
3.0.04.00.33 Tabela de preços de materiais e serviços
3.0.05.00.16 Processos relativos a recurso contra ISS
3.0.04.00.34 Processos relativos a afastamento desobrigação/justifi-
cativa de feiras livres 3.0.05.00.17 Ordem de fiscalização (interno)
3.0.04.00.35 Processos tributários para inscrição em dívida ativa (fis- 3.0.05.00.18 Termo de início e conclusão de fiscalização (firmas)
calização, sindicância, ressarcimento, etc.) 3.0.05.00.19 Guia de recolhimento de imposto sobre serviços - ISS
3.0.05.00.20 Processos relativos à autorização para emissão de no-
3
O termo tributo engloba taxas, impostos e contribuição de melhoria tas fiscais/faturas de serviços

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40 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
3.0.05.00.21 Controle de registro de livro fiscal 3.0.06.01.10 Processos relativos a dados cadastrais, atualização de
3.0.05.00.22 Processos relativos ao ITBI (imunidade/devolução/di- nome /endereço de proprietário
ferença) 3.0.06.01.11 Certidão de área construída/tributada/ ano e
3.0.05.00.23 Processos relativos à isenção/diferença de PROBISS existência
3.0.05.00.24 Ficha de isenção de imposto sobre serviço - ISS 3.0.06.01.12 Certidão de cadastramento - processo
3.0.05.00.25 Rol de lançamento de multas 3.0.06.01.13 Certidão de inscrição imobiliária - processo (cadastro
3.0.05.00.26 Declaração mensal de serviços - DMS e lançamento)
3.0.06.01.14 Certidão de valor venal - processo (cadastro e
lançamento)
3.0.06 MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO
MUNICIPAL (Função) 3.0.06.01.15 Certidão negativa de cadastramento – processo
3.0.06.01 MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO 3.0.06.01.16 Certidão nome/endereço de proprietário – processo
MUNICIPAL IMOBILIÁRIO (Subfunção) (certidão específica)
Séries Documentais 3.0.06.01.17 Certidão relativa a dados do cadastro imobiliário/
IPTU (dados cadastrais)
3.0.06.01.01 Atualização de dados cadastrais relativos a IPTU
3.0.06.01.18 Processos relativos à retificação de área (alteração
3.0.06.01.02 Cadastro de engenheiros
cadastral)
3.0.06.01.03 Cadastro de logradouros e face de quadra
3.0.06.01.19 Processos relativos à redução de IPTU
3.0.06.01.04 Cadastro de numeração (manuscritos)
3.0.06.01.20 Plantas genéricas de valores
3.0.06.01.05 Cadastro imobiliário - ficha
3.0.06.01.21 Baixa de IPTU
3.0.06.01.06 Cadastro logradouro - ficha
3.0.06.01.22 Croqui de recadastramento
3.0.06.01.07 Cadastro numeração (planilhas de numeração oficial)
3.0.06.01.23 Processo relativo às especificações de condomínios
3.0.06.01.08 Cópias de plantas de loteamentos/quadras/plantas
cadastrais 3.0.06.01.24 Editais de notificação de IPTU e taxas
3.0.06.01.08.01 Cópias de plantas de loteamentos 3.0.06.01.25 Estatísticas de IPTU e taxas
3.0.06.01.08.02 Cópias de plantas de numeração oficial 3.0.06.01.26 Mapa demonstrativo de cadastramento
3.0.06.01.08.03 Cópias de planta de referência cadastral - PRC 3.0.06.01.27 Relatório mensal de ITBI
3.0.06.01.08.04 Plantas de quadra 3.0.06.01.28 Rol de lançamento do imposto predial e territorial
urbano - IPTU
3.0.06.01.08.05 Fotos aéreas/ortofoto
3.0.06.01.29 Processos relativos a laudêmio/certidão
3.0.06.01.09 Lançamento de IPTU (imposto predial e territorial
urbano)/cadastro anual de IPTU 3.0.06.01.30 Rol de lançamentos de contribuições de melhorias

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3.0.06.01.31 Processos relativos a cancelamento de tributos/IPTU 3.0.06.02.08 Processos relativos à inscrição de pessoas físicas
3.0.06.01.32 Processos relativos a cancelamento de tributos/ITBI e jurídicas IM para ambulante - inicial, alterações
cadastrais e baixa
3.0.06.01.33 Processos relativos à compensação de débitos e
créditos/IPTU 3.0.06.02.09 Processos relativos à IM para autônomo - inicial,
alterações cadastrais, baixa e reabertura da IM
3.0.06.01.34 Processos relativos à devolução de pagamento IPTU
- (exercício) 3.0.06.02.10 Processos relativos à IM para estabelecimentos
comerciais, industriais, empresas prestadoras de
3.0.06.01.35 Certidão de isenção de tributos - processo serviços - inicial, alterações cadastrais e baixa
3.0.06.01.36 Processos relativos à isenção de tributos 3.0.06.02.11 Alvará/Licença para funcionamento de empresas/
3.0.06.01.36.01 Processos relativos à isenção de tributos/IPTU inclusive bancas de jornais
(aposentados) 3.0.06.02.12 Processos relativos à IM - (instituições sem fins
3.0.06.01.36.02 Processos relativos à isenção de tributos/ITBI lucrativos) - inicial, alteração cadastral e baixa
3.0.06.01.37 Processos relativos à remissão de IPTU/multas e taxas 3.0.06.02.13 Processos relativos à IM feirante - permissão inicial,
3.0.06.01.38 Processos relativos à revisão lançamento de IPTU/ alterações cadastrais e baixa
Taxas/ ISS/ Multa 3.0.06.02.14 Processos relativos à IM (transporte alternativo, escolar,
fretado, táxi) - inicial, alteração cadastral e baixa
3.0.06.02 MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO 3.0.06.02.15 Processos relativos à isenção - taxas mobiliárias
MUNICIPAL MOBILIÁRIO (Subfunção) 3.0.06.02.16 Processos relativos a alvará de licença temporária
Séries Documentais (circo/show/feiras)
3.0.06.02.01 Cadastro municipal mobiliário - pessoa física ou 3.0.06.02.17 Processos relativos à comprovação de
jurídica enquadramento de atividade/zoneamento
3.0.06.02.02 Ficha de inscrição municipal - pessoa física ou jurídica 3.0.06.02.18 Notificação de débitos (aviso de débitos de ISS e
3.0.06.02.03 Certidão de baixa de inscrição de pessoa física ou taxas) e comprovante de entrega
jurídica IM - processo 3.0.06.02.19 Relatório de atividades de inscrição de pessoa física e
3.0.06.02.04 Autorização de impressão de documentos fiscais - jurídica - IM
AIDF 3.0.06.02.20 Rol de baixa de inscrição municipal
3.0.06.02.05 Guia do carnê de arrecadação municipal de Imposto 3.0.06.02.21 Rol de baixa de multas
Sobre Serviço - ISS
3.0.06.02.22 Certidão de isenção de taxa de licença - Processo
3.0.06.02.06 Guia de recolhimento de ambulante (taxa de licença
para o comércio de ambulante) 3.0.06.02.23 Certidão de tempo estabelecido
3.0.06.02.07 Taxa de licença de fiscalização de funcionamento de 3.0.06.02.24 Certidão de inscrição de pessoa física e jurídica IM
empresa - processo - certidão de dados cadastrais

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3.0.07 FISCALIZAÇÃO E POSTURAS MUNICIPAIS 3.0.08.00.03 Comparativos do valor adicionado (V.A) anual -
(Função) Apostila
Séries Documentais 3.0.08.00.04 Cadastro de contribuintes recebidos da Secretaria da
3.0.07.00.01 Autos de apreensão de mercadorias Fazenda
3.0.07.00.02 Autos de infração e multa - AIM/reincidência 3.0.08.00.05 Publicação do índice - acompanhamento anual do
valor adicionado preliminar e definitivo
3.0.07.00.03 Vistoria/Informação fiscal
3.0.08.00.06 Recursos para o valor adicionado
3.0.07.00.04 Notificação preliminar
3.0.08.00.07 Legislação do ICMS - lei, decreto, portaria, cat
3.0.07.00.05 Controle das reclamações relativas à posturas
municipais 3.0.08.00.08 Levantamento de dados para pesquisas e
3.0.07.00.06 Processos relativos à autorização de funcionamento questionários: IBGE, Tribunal de Contas, União
(diversos) 3.0.08.00.09 Informativos sobre o valor adicionado (V.A), recebidos
3.0.07.00.07 Processos relativos à cassação de licença (ambulante/ de outros municípios
autônomo/ estabelecimento)
3.0.07.00.08 Processos relativos à devolução/doação/eliminação 4.0 SERVIÇOS JURÍDICOS (Grupo funcional)
de mercadoria apreendida
4.0.01 COORDENAÇÃO, CONTROLE E ORIENTAÇÃO DA
3.0.07.00.09 Processos relativos a edital de notificação (diversos) ATUAÇÃO JURÍDICA E ACOMPANHAMENTO DE
3.0.07.00.10 Processos relativos à interdição de atividades AÇÕES JUDICIAIS (Função)
(diversos) Séries Documentais
3.0.07.00.11 Processos relativos a lançamento de auto de infração
4.0.01.00.01 Processos relativos à orientação para a administração
e multa - AIM/recurso (interno)
pública municipal/pareceres jurídicos
3.0.07.00.12 Processos relativos à liberação de interdição
4.0.01.00.02 Processos administrativos relativos a ações trabalhistas
3.0.07.00.13 Processos relativos a recurso de auto de infração e
multa - AIM 4.0.01.00.03 Processos administrativos relativos a ações cíveis
4.0.01.00.04 Processos administrativos relativos a ações criminais
3.0.08 CONTROLE DA PARTICIPAÇÃO DO MUNICÍPIO 4.0.01.00.05 Processos relativos a pagamento/parcelamento de
NA ARRECADAÇÃO DOS TRIBUTOS ESTADUAIS honorários advocatícios
- ATUALMENTE ICMS (Função) 4.0.01.00.06 Processos administrativos relativos a tributos
Séries Documentais municipais
3.0.08.00.01 Processos relativos à apuração do Valor Adicionado 4.0.01.00.07 Processos relativos ao Tribunal de Contas do Estado
(V.A) - DIPAM, incluindo ficha de visita - TCE
3.0.08.00.02 Denúncias ao Posto Fiscal 4.0.01.00.08 Certidão de homônimo - processo

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4.0.01.00.09 Controle de entrega de diários oficiais (pela biblioteca 4.0.02.00.13 Minutas de convênios, acordos, ajustes e contratos
jurídica) 4.0.02.00.14 Minutas de atos normativos
4.0.01.00.10 Relatórios de execuções fiscais 4.0.02.00.15 Processos de autorização para fechamento de
4.0.01.00.11 Processos administrativos relativos a indenizações loteamentos, vilas e ruas sem saída
4.0.01.00.12 Processos administrativos relativos a infrações
ambientais 4.0.03 JULGAMENTO DE RECURSOS EM GRAU DE 2ª
4.0.01.00.13 Processos relativos à cobrança judicial (interno)/ INSTÂNCIA ADMINISTRATIVA (Função)
relação de termo de inscrição de dívida ativa Séries Documentais
4.0.01.00.14 Processos administrativos relativos a ressarcimentos 4.0.03.00.01 Atas de sessões das câmaras reunidas
4.0.03.00.02 Pautas de sessões das câmaras reunidas para
4.0.02 GESTÃO DO PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO (Função) julgamento de recursos
Séries Documentais 4.0.03.00.03 Relações de pagamento de “jeton” para os
4.0.02.00.01 Cartas de adjudicação conselheiros e de pró-labore para os representantes
da fazenda pública
4.0.02.00.02 Contratos de concessão de uso
4.0.03.00.04 Justificativas de faltas de conselheiros e representantes
4.0.02.00.03 Contratos de permissão de uso fazendários
4.0.02.00.04 Escrituras públicas
4.0.02.00.05 Fichas/relações de denominação de ruas 4.0.04 PROTEÇÃO AO CONSUMIDOR – PROCON (Função)
4.0.02.00.06 Minutas de textos legais (minuta de projeto de lei, Séries Documentais
decreto)
4.0.04.00.01 Processo de fiscalização
4.0.02.00.07 Processos de alienação de imóveis públicos/venda/
doação/dação em pagamento 4.0.04.00.02 Consulta informal preliminar - CIP
4.0.02.00.08 Processos de aquisição de imóveis particulares ou 4.0.04.00.03 Consulta informal preliminar - CIP - audiências/termos
públicos dação/permuta/desapropriação
4.0.02.00.09 Processos relativos à certidão de vias públicas/dação 4.0.05 ASSISTÊNCIA JUDICIÁRIA (Função)
em pagamento/penhora
Séries Documentais
4.0.02.00.10 Processos relativos a termo de autorização de uso
4.0.05.00.01 Ficha cadastral de clientes
4.0.02.00.11 Processos relativos a termo de ocupação e posse
4.0.05.00.02 Ficha de andamento processual - extinta
(inclusive invasão de área pública e retificação judicial
contestada) 4.0.05.00.03 Dossiê de clientes com cópia de documentos - extinta
4.0.02.00.12 Processos relativos a termo de cooperação técnica 4.0.05.00.04 Separação/divórcio consensuais - petição inicial

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5. SERVIÇOS PÚBLICOS (Grupo funcional) 5.1.01.00.13 Protocolo de intenções /convênios para o
5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL (Subgrupo desenvolvimento regional integrado
funcional) 5.1.01.00.14 Atas de reuniões de conselhos e de comitês de gestão
5.1.01 PLANEJAMENTO URBANO E MEIO AMBIENTE territorial e ambiental
(Função) 5.1.01.00.15 Relatórios de conselhos e comitês de gestão territorial
Séries Documentais e ambiental
5.1.01.00.01 Pesquisas sócio-econômicas para o planejamento 5.1.01.00.16 Resoluções/pareceres de conselhos e comitês de
do município (dados: saúde, ensino e educação, gestão territorial e ambiental
zoneamento, desenvolvimento social, densidade 5.1.01.00.17 Estudos de viabilidade para a edificação particular
populacional, edificações) (multifamiliar, comercial e industrial de grande porte)
5.1.01.00.02 Relatórios (diagnóstico) sócio-econômicos e 5.1.01.00.18 Diretrizes urbanísticas de uso e ocupação do solo
ambientais do município 5.1.01.00.19 Diretrizes macro-viárias
5.1.01.00.03 Plano diretor de desenvolvimento integrado - PDDI 5.1.01.00.20 Diretrizes/restrições ambientais (parecer técnico e
- (diagnóstico/ prognóstico) e minutas de Lei planta de diretrizes)
5.1.01.00.04 Legislação referente ao planejamento urbano e meio 5.1.01.00.21 Alvará de instalação / conservação / auto de vistoria
ambiente de sistemas transmissores (torres e equipamentos de
5.1.01.00.05 Planos/programas setoriais: saúde; educação; meio transmissão) / pára-raios e estação de rádio-base
ambiente; sistema viário; transportes 5.1.01.00.22 Programas/projetos/atividades de promoção e difusão
5.1.01.00.06 Levantamentos aerofotogramétricos (mapas oriundos do municipio visando atração de capitais
de um conjunto de fotografias aéreas e plantas de 5.1.01.00.23 Projetos de oleodutos e gasodutos
referência cadastral - PRCs)
5.1.01.00.07 Registros fotográficos aéreos/aerofoto 5.1.02 GESTÃO DO MEIO AMBIENTE (Função)
5.1.01.00.08 Registros de imagens por satélite
5.1.02.01 PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO AMBIENTAL
5.1.01.00.09 Mapas temáticos: relevo, hipsometria, hidrografia,
(Subfunção)
áreas inundáveis, vegetação, pedologia, estrutura
fundiária, declividade, antropisação, evolução urbana, Séries Documentais
tombamentos e envoltórias, entre outros 5.1.02.01.01 Estudos de impacto ambiental e relatórios de impacto
5.1.01.00.10 Cartas geodésicas e plantas ambiental (EIA/RIMA)
5.1.01.00.11 Estudos regionais relativos à gestão territorial e ambiental 5.1.02.01.02 Relatório ambiental preliminar - RAP
(municipais, intermunicipais e interestaduais) 5.1.02.01.03 Licenças/autorizações de funcionamento de indústrias
5.1.01.00.12 Estatutos/regimento interno de conselhos e comitês e atividades modificadoras do meio ambiente (pode
de gestão territorial e ambiental: zoneamento, integrar o processo de inscrição municipal para
desenvolvimento urbano, patrimônio histórico, indústrias)
turismo, recursos hídricos, patrimônio, meio ambiente 5.1.02.01.04 Planos de recuperação de áreas degradadas - PRADS

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5.1.02.01.05 Contratos de serviços técnicos especializados 5.1.03.01.02 Projetos de obras de arte (anéis viários, rotatórias,
5.1.02.01.06 Declarações relativas ao meio ambiente pontes e pontilhões, viadutos, passarelas)
5.1.03.01.03 Projetos de intervenção urbanística (urbanização,
revitalização, requalificação)
5.1.02.02 FISCALIZAÇÃO /CONTROLE AMBIENTAL
(Subfunção) 5.1.03.01.04 Processos relativos à intervenção urbanística
(urbanização, revitalização, requalificação)
Séries Documentais
5.1.03.01.05 Processos relativos à adoção / manutenção de praças
5.1.02.02.01 Vistorias/relatórios de fiscalização; relatórios de níveis
públicas
de ruído; relatórios de níveis de poluição; relatórios
de níveis de extração de areia; relatórios de áreas 5.1.03.01.06 Processos relativos à desapropriação
verdes; relatórios de recursos hídricos; relatórios de 5.1.03.01.07 Plantas de localização de áreas
resíduos sólidos (lixo domiciliar, entulho), relatórios de
qualidade da água, do solo, do ar e vegetação 5.1.03.01.08 Processos relativos à manutenção de obras de
arte (anéis viários, rotatórias, pontes e pontilhões,
5.1.02.02.02 Notificações viadutos, passarelas)
5.1.02.02.03 Autos de Infração
5.1.02.02.04 Multas 5.1.03.02 COMUNICAÇÃO VISUAL / PUBLICIDADE
5.1.02.02.05 Expedientes relativos a solicitações/reclamações/ (Subfunção)
denúncias feitos à Secretaria de Recursos Naturais e Séries Documentais
Meio Ambiente
5.1.03.02.01 Projetos relativos à comunicação visual/publicidade
5.1.03.02.02 Processos relativos à comunicação visual/publicidade
5.1.02.03 EDUCAÇÃO AMBIENTAL/DIFUSÃO E
(licença para publicidade)
INFORMAÇÃO AMBIENTAL (Subfunção)
Séries Documentais
5.1.04 PARCELAMENTO DO SOLO (Função)
5.1.02.03.01 Cartilhas, cartazes, folders e outros documentos de
divulgação Séries Documentais

5.1.02.03.02 Cursos e material didático 5.1.04.00.01 Minutas de projetos de lei, decretos e leis
complementares relativas ao parcelamento do solo
(arruamentos e loteamentos, desmembramento de
5.1.03 URBANIZAÇÃO (Função) gleba e sub-divisão de lotes)
5.1.03.01 DESENVOLVIMENTO URBANO (Subfunção) 5.1.04.00.02 Processos relativos à aprovação de arruamentos e
loteamentos (diretrizes/revalidação; análise prévia;
Séries Documentais
hipoteca; substituição de projeto; infra-estrutura;
5.1.03.01.01 Projetos de abertura de logradouros públicos (ruas e modificação; conclusão de obra e aceite final;
avenidas; projeto geométrico; perfil; alinhamento e desmembramento de gleba; sub-divisão de lote;
nivelamento; praças e jardins) anexação; alteração cadastral; denominação)

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5.1.04.00.02.01 Processos de diretrizes para arruamentos e
loteamentos
5.1.04.00.02.02 Processos relativos à análise prévia de arruamentos e
loteamentos
5.1.04.00.02.03 Processos relativos à aprovação final do projeto
5.1.04.00.02.04 Processos relativos à caução/liberação de caução
(hipoteca)
5.1.04.00.02.05 Processos relativos à substituição de análise prévia de
arruamento e loteamento
5.1.04.00.02.06 Processos relativos à substituição de aprovação final
do projeto de arruamento e loteamento sem registro
em cartório
5.1.04.00.02.07 Processos relativos à modificação com registro em
cartório
5.1.04.00.02.08 Processos relativos a pedidos de infra-estrutura de
arruamentos/loteamentos alteração de cronograma
5.1.04.00.02.09 Processos relativos a cancelamento de arruamentos/
loteamentos
5.1.04.00.02.10 Processos relativos à autenticação/anotação de
loteamentos/arruamentos
5.1.04.00.02.11 Plantas de arruamentos e loteamentos/quadras
5.1.04.00.02.12 Relatórios de acompanhamento de implantação de
arrumentos e loteamentos
5.1.04.00.03 Mapa de acompanhamento das fases de loteamentos
5.1.04.00.04 Processos relativos a loteamentos irregulares
5.1.04.00.04.01 Processos relativos à regularização de loteamentos/
autos de regularização
5.1.04.00.04.02 Relatório de loteamentos irregulares
5.1.04.00.04.03 Rascunhos de plantas topográficas relativas à
loteamentos em regularização
5.1.04.00.04.04 Certificados de aprovação para fins de regularização
5.1.04.00.05 Processos relativos a loteamentos clandestinos
5.1.04.00.05.01 Relatórios de constatação de clandestinidade de
parcelamento do solo
5.1.04.00.05.02 Mapeamento dos loteamentos clandestinos
5.1.04.00.05.03 Cadastro social de ocupações irregulares/clandestinas
5.1.04.00.05.04 Denúncias de ocupações clandestinas ao Ministério
Público
5.1.04.00.06 Processos relativos a desmembramento de glebas
5.1.04.00.06.01 Processos relativos a diretrizes de desmembramento
de glebas (exigência cartorial)
5.1.04.00.06.02 Processos de aprovação de desmembramento/
certidão/atualização cadastral de glebas
5.1.04.00.06.03 Processos de aprovação de anexação/subdivisão/
modificação/atualização cadastral de lotes/certidão
5.1.04.00.07 Cadastro geral de logradouros públicos
5.1.04.00.07.01 Cadastro de logradouros públicos (podendo conter o
histórico do logradouro)
5.1.04.00.07.02 Processos de oficialização/denominação de
logradouros públicos
5.1.04.00.07.03 Processos de emplacamento de logradouros públicos
5.1.04.00.07.04 Plantas de loteamento com indicação de logradouros
públicos e numeração
5.1.04.00.07.05 Registro de alterações de numeração de edificações
5.1.04.00.07.06 Cadastro de engenheiros e arquitetos e respectivas obras
5.1.04.00.08 Rol de Loteamentos representativos da evolução
urbana
5.1.04.00.09 Estudos para implantação de conjuntos habitacionais
e industriais
5.1.05 ZONEAMENTO/ USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
(Função)
Séries Documentais
5.1.05.00.01 Minutas de projetos de lei e atos normativos relativos
ao zoneamento
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5.1.05.00.02 Processos relativos à certidão de zoneamento 5.1.06.02.02 Processos relativos à canalização de rios e córregos
5.1.05.00.02.01 Certidão de uso e ocupação do solo 5.1.06.02.03 Relatórios de acompanhamento de execução de
5.1.05.00.02.02 Certidão de uso do solo obras de canalização de rios e córregos
5.1.05.00.02.03 Certidão de zoneamento – CZ 5.1.06.02.04 Cadastro de rios e córregos canalizados
5.1.05.00.02.04 Declaração de zoneamento para financiamento 5.1.06.02.05 Processos relativos à manutenção de sistemas de
drenagem de canalização de rios e córregos
5.1.05.00.03 Processos relativos à certidão de zona urbana/zona
rural
5.1.05.00.04 Mapas de zoneamento 5.1.06.03 SANEAMENTO (Subfunção)
5.1.05.00.05 Alvarás-licença para funcionamento de empresas, Séries Documentais
inclusive bancas de jornais 5.1.06.03.01 Projetos de sistema de abastecimento de águas
5.1.05.00.06 Concessão para bancas de jornais e revistas (plantas, memoriais descritivos, planilhas) – originais e
cópias
5.1.06 CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO 5.1.06.03.02 Relatórios de acompanhamento de execução de
DE OBRAS PÚBLICAS INFRA-ESTRUTURA (Função) obras de sistema de abastecimento de água (ordem
de serviço, diário de obras, medições, notificações,
5.1.06.01 DRENAGEM - GALERIAS DE ÁGUAS PLUVIAIS ofícios e fotografias)
(Subfunção)
5.1.06.03.03 Projetos de sistemas de coleta e tratamento da rede
Séries Documentais
de esgoto – originais e cópias
5.1.06.01.01 Projetos de galerias de águas pluviais (plantas,
5.1.06.03.04 Projetos de manutenção dos sistemas de
memoriais descritivos, planilhas)
abastecimento de água e esgoto - originais e cópias
5.1.06.01.02 Processos relativos à construção de galerias de águas
pluviais
5.1.06.04 ILUMINAÇÃO PÚBLICA (Subfunção)
5.1.06.01.03 Relatórios de acompanhamento de execução de
obras de galerias pluviais (diário de obras podendo Séries Documentais
acompanhar fotografias) 5.1.06.04.01 Projetos de iluminação de logradouros públicos
5.1.06.01.04 Cadastro de galerias de águas pluviais 5.1.06.04.01.01 Projetos de iluminação de vias públicas
5.1.06.01.05 Ordens de serviço de manutenção de sistemas de 5.1.06.04.01.02 Projetos de iluminação de praças e jardins
galerias pluviais(limpeza de bueiro, boca de lobo)
5.1.06.04.02 Projetos de remoção de postes de iluminação pública
5.1.06.02 DRENAGEM - CANALIZAÇÃO DE RIOS E 5.1.06.04.03 Projetos de remoção de torres de alta tensão
CÓRREGOS (Subfunção) 5.1.06.04.04 Solicitações/processos relativos à iluminação pública
Séries Documentais (troca de postes, luminárias)
5.1.06.02.01 Projetos de canalização de rios e córregos (plantas, 5.1.06.04.05 Planilhas de acompanhamento de execução de obras
memoriais descritivos, planilhas) de iluminação pública (anual)

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5.1.06.04.06 Planilhas de acompanhamento de consumo mensal 5.1.06.07.02 Relatórios de acompanhamento de execução de
de iluminação pública (anual) obras de muros de arrimo
5.1.06.04.07 Planilhas de acompanhamento de consumo mensal 5.1.06.07.03 Processos relativos a obras de construção de muros
de alta tensão (anual) de arrimo
5.1.06.04.08 Projetos de manutenção da rede de iluminação 5.1.06.07.04 Laudos avaliatórios sobre muros de arrimo
pública
5.1.06.08 CONTROLE, EXECUÇÃO E MANUTENÇÃO DE
5.1.06.05 PAVIMENTAÇÃO/COLOCAÇÃO DE GUIAS, SERVIÇOS GERAIS (Subfunção)
SARJETAS E MEIO-FIO (Subfunção) Séries Documentais
Séries Documentais
5.1.06.08.01 Processos relativos à poda e cortes de árvores (laudos
5.1.06.05.01 Projetos de pavimentação de ruas e avenidas técnicos)
5.1.06.05.02 Processos relativos à pavimentação 5.1.06.08.02 Processos relativos à limpeza pública (coleta de lixo
5.1.06.05.03 Cadastro de ruas e avenidas pavimentadas (anual) domiciliar)
5.1.06.05.04 Processos relativos a serviços de manutenção de 5.1.06.08.03 Ordens de serviço relativos à limpeza de jardinagem,
pavimentação (tapa-buraco, recapeamento, entre outros) roçagem e entre outros
5.1.06.05.05 Processos relativos a laudos avaliatórios de 5.1.06.08.04 Ordens de serviços relativos a serviços gerais de
pavimentação próprios municipais (pequenos serviços e obras)
5.1.06.05.06 Projetos relativos a serviço de colocação de guias, 5.1.06.08.05 Contratos relativos a serviços gerais (pequenos
sarjetas, muretas, calçadas e meio-fio serviços e obras)
5.1.06.05.07 Projetos de manutenção de guias, sarjetas, muretas, 5.1.06.08.06 Processos relativos à manutenção de equipamentos
calçadas e meio-fio públicos (quadra, ginásio de esporte, coreto, etc)
5.1.06.05.08 Relatórios de acompanhamento de obras 5.1.06.08.07 Processos relativos a empréstimos de equipamentos e
materiais
5.1.06.06 TERRAPLENAGEM (Subfunção) 5.1.06.08.08 Processos relativos a pedidos de serviços
topográficos, alinhamento e nivelamento de ruas
Séries Documentais
5.1.06.06.01 Projetos de terraplenagem
5.1.07 CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO
5.1.06.06.02 Processos relativos à terraplenagem DE OBRAS PÚBLICAS – EDIFICAÇÕES PÚBLICAS
5.1.06.06.03 Ordens de serviço (SSM) relativos à terraplenagem (Função)
Séries Documentais
5.1.06.07 MUROS DE ARRIMO (Subfunção) 5.1.07.00.01 Projetos completos de edifícios públicos
Séries Documentais 5.1.07.00.01.01 Projetos completos de edifícios públicos - projeto de
5.1.06.07.01 Projetos relativos a muros de arrimo arquitetura

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 49
5.1.07.00.01.02 Projetos completos de edifícios públicos - projeto
estrutural
5.1.07.00.01.03 Projetos completos de edifícios públicos - projeto de
hidráulica
5.1.07.00.01.04 Projetos completos de edifícios públicos - projeto de
elétrica
5.1.07.00.01.05 Projetos completos de edifícios públicos - projetos
especiais
5.1.07.00.02 Projetos-padrão de edifícios públicos (unidades da
saúde, escolas, creches)
5.1.07.00.03 Processos relativos à edificação pública (escolas,
museus, teatros, bibliotecas, centros comunitários,
hospitais, terminais rodoviários e urbanos, entre outros)
5.1.07.00.04 Contratos de serviços técnicos especializados
5.1.07.00.05 Relatórios de acompanhamento de execução de
obras públicas
5.1.07.00.06 Processos relativos à reforma de edifícios públicos
5.1.07.00.07 Dossiê de obras
5.1.07.00.08 Processos relativos ao enquadramento do imóvel
como elemento de preservação do patrimônio
histórico (pesquisa, justificativa, minuta de lei)
5.1.08 NORMALIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS,
APROVAÇÃO, FISCALIZAÇÃO E CADASTRO DE
EDIFICAÇÕES PARTICULARES (Função)
Séries Documentais
5.1.08.00.01 Processos relativos à aprovação de projetos de
edificações particulares
5.1.08.00.01.01 Alvará de demolição
5.1.08.00.01.02 Alvará de ampliação
5.1.08.00.01.03 Alvará de reforma
5.1.08.00.01.04 Transferência/retirada de responsabilidade técnica
50
5.1.08.00.01.05 Projeto de isolamento acústico
5.1.08.00.01.06 Substituição de projeto
5.1.08.00.01.07 Certidão de cancelamento de projeto de construção
5.1.08.00.01.08 Alvará de execução
5.1.08.00.01.09 Revalidação de alvará de execução
5.1.08.00.01.10 Certificado de conclusão de obra (C.C.O)
5.1.08.00.01.11 Alvará de instalação
5.1.08.00.01.12 Autenticação de planta
5.1.08.00.01.13 Atualização de nome/endereço de proprietário -
certidão
5.1.08.00.01.14 Planta popular
5.1.08.00.01.15 Regularização de construção
5.1.08.00.01.16 Cancelamento de projeto aprovado
5.1.08.00.01.17 Fichas de controle de obras particulares e públicas
5.1.08.00.01.18 Alvará para conjuntos habitacionais
5.1.08.00.02 Certidões relativas a edificações particulares
5.1.08.00.02.01 Processos relativos à certidão de numeração oficial
de prédio
5.1.08.00.02.02 Processos relativos a diretrizes / consulta para
construção
5.1.08.00.02.03 Processos relativos à certidão de demolição
5.1.08.00.02.04 Processos relativos à certidão de notificação de auto
de infração e multa de obra
5.1.08.00.02.05 Processos relativos à certidão de projeto aprovado
5.1.08.00.02.06 Processos relativos à certidão de medidas de
confrontações
5.1.08.00.02.07 Processos relativos à certidão de habitabilidade
5.1.08.00.02.08 Processos relativos à certidão de habite-se
5.1.08.00.02.09 Processos relativos à certidão de vistoria
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5.1.08.00.02.10 Processos relativos à certidão de cone a proteção de 5.1.09.00.04 Processos de localização de pontos de ônibus
vôos aeronáuticos 5.1.09.00.05 Processos relativos à criação / alteração de linhas /
5.1.08.00.02.11 Processos relativos à certidão de padrão econômico horários / itinerários de ônibus
(para fins de INSS) 5.1.09.00.06 Processos relativos à localização de ponto de táxi
5.1.08.00.02.12 Processos relativos à certidão de desapropriação 5.1.09.00.07 Processos relativos à emissão / renovação de alvarás
5.1.08.00.03 Autos de infração e multas para edificações (transporte alternativo, escolar, fretado, táxi)
particulares 5.1.09.00.08 Expedientes relativos a solicitações/reclamações feitos
5.1.08.00.03.01 Processos relativos a recursos de notificação no departamento de transportes públicos
preliminar 5.1.09.00.09 Processos relativos a multas (transporte clandestino,
5.1.08.00.03.02 Processos relativos a auto de infração e multas de alternativo, escolar, fretado, táxi) e não renovação de
obras (lançamento/recurso) alvarás
5.1.09.00.10 Processos relativos à liberação de veículos
5.1.08.00.03.03 Prorrogação de prazo de notificação preliminar e/ou
apreendidos (transporte clandestino)
autos de infração e multa de obras
5.1.09.00.11 Cadastro / prontuário de autorizados (escolar /
5.1.08.00.04 Contratos de mutuários de conjuntos habitacionais fretado) e permissionários (alternativo e táxi), inclusive
com órgãos públicos e empresas municipais auxiliares
5.1.08.00.05 Contratos de empresas/orgãos públicos com 5.1.09.00.12 Relatórios diários de agentes fiscais de transporte
empreiteiros e sub-empreiteiros relativos à construção
em conjuntos habitacionais 5.1.09.00.13 Pesquisas realizadas pelos agentes fiscais de
transporte
5.1.08.00.06 Alvarás de instalação e conservação de elevadores,
monta-cargas, esteiras, pontes, escadas rolantes e 5.1.09.00.14 Relatórios/dados estatísticos relativos ao transporte
correlatos em geral
5.1.09.00.15 Processos relativos à permuta de ponto de táxi
5.1.08.00.07 Alvarás de muros de arrimo
5.1.09.00.16 Processos relativos à transferência de ponto -
5.1.08.00.08 Processos relativos à aprovação de projetos de motorista permissionário de táxi
heliponto ou heliporto
5.1.09.00.17 Processos relativos a contrato de motorista auxiliar
5.1.09.00.18 Processos relativos a distrato de motorista auxiliar
5.1.09 TRANSPORTE PÚBLICO, SERVIÇOS DE TRÂNSITO/
SISTEMA VIÁRIO (Função) 5.1.09.00.19 Processos relativos à substituição de veículos
Séries Documentais 5.1.09.00.20 Processos relativos a edital de chamamento (táxi/feira)
5.1.09.00.01 Minutas de projetos de lei e atos normativos relativos 5.1.09.00.21 Certidão/declaração de atividade exercida - processo
a transporte, trânsito e sistema viário 5.1.09.00.22 Processos relativos à cassação de licença (motorista)
5.1.09.00.02 Processos relativos a contratos de transporte coletivo 5.1.09.00.23 Processos relativos à renovação de motorista auxiliar
5.1.09.00.03 Processos relativos a controle de custo de passagens 5.1.09.00.24 Processos relativos à vaga táxi/alvará de estacionamento

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 51
5.1.09.00.25 Processos relativos a afastamento de ponto de táxi 5.1.09.00.45 Processo de cancelamento/baixa de talões de auto de
5.1.09.00.26 Projetos de localização de sinalização (horizontal, infração e multas de trânsito
vertical e semafórico)
5.1.09.00.27 Processos relativos à autorização para execução de 5.1.10 ADMINISTRAÇÃO DE CEMITÉRIOS (Função)
obras em vias públicas (drenagem, telefonia, gás, água Séries Documentais
e esgoto)
5.1.10.00.01 Minutas de projetos de lei e atos normativos relativos
5.1.09.00.28 Auto de infração de trânsito - AIT - Notificação e a cemitérios
multa (acompanhadas de aviso de recebimento - AR)
5.1.10.00.02 Projetos de cemitérios/infra-estrutura
5.1.09.00.29 Processos relativos a recursos de multas de trânsito
5.1.10.00.03 Relatórios de monitoramento do uso de cemitérios
5.1.09.00.30 Relatório de estatísticas de acidentes (em relação ao lençol freático)
5.1.09.00.31 Dossiê do projeto educação no trânsito/difusão e 5.1.10.00.04 Registros de sepultamento/ inumação/ exumação
informação
5.1.10.00.05 Registros de óbitos
5.1.09.00.32 Solicitação de interdição temporária de via pública
5.1.10.00.06 Registro de compra de terrenos nos cemitérios
5.1.09.00.33 Processos relativos a rebaixamento de guia
5.1.10.00.07 Controle de arrecadação de cemitérios
5.1.09.00.34 Certidão de sinalização - processo 5.1.10.00.08 Processos relativos aos serviços de cemitérios
5.1.09.00.35 Planilha de contagem de veículos para projetos viários (sepultamento/exumação)
5.1.09.00.36 Relatório final de contagem de veículos 5.1.10.00.09 Processos relativos à manutenção de cemitérios
5.1.09.00.37 Processos relativos à comunicação de infrator/trânsito 5.1.10.00.10 Relatórios estatísticos de sepultamentos
5.1.09.00.38 Processos relativos à solicitação de cópia de foto do 5.1.10.00.11 Processos relativos a reparos em jazigos
AIT (auto de infração de trânsito) e do AR (aviso de 5.1.10.00.12 Registro de concessão de terrenos no cemitério
recebimento da notificação de trânsito) para efeitos
de recurso
5.2 SAÚDE (Subgrupo funcional)
5.1.09.00.39 Processos relativos à baixa de multas de trânsito
5.1.09.00.40 Certidão de indicação de infrator/trânsito - processo 5.2.01 POLÍTICAS DE SAÚDE, PLANEJAMENTO
ESTRATÉGICO E SUPERVISÃO NA ÁREA DA SAÚDE
5.1.09.00.41 Processos relativos à solicitação/renovação de PÚBLICA MUNICIPAL (Função)
carteirinhas para portadores de necessidades especiais
Séries Documentais
5.1.09.00.42 Registros fotográficos de infrações cometidas no
trânsito 5.2.01.00.01 Planos plurianuais da área da saúde
5.1.09.00.43 Relatórios de validação/invalidação de imagens 5.2.01.00.02 Planos, programas e metas plurianuais da área da
geradas por equipamentos de fiscalização de radar saúde
5.1.09.00.44 Processos relativos à regularização de pagamento de 5.2.01.00.03 Planos e programas setoriais da área da saúde
multas de trânsito efetuadas pelo valor menor 5.2.01.00.04 Planos/programas e metas anuais

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5.2.01.00.05 Estudos regionais relativos à saúde pública 5.2.01.00.26 Listas de presença das reuniões das plenárias de
5.2.01.00.06 Protocolo de intenções/convênios para o saúde - CMS
desenvolvimento integrado da saúde 5.2.01.00.27 Deliberações/pareceres do conselho municipal de
saúde
5.2.01.00.07 Relatórios anuais de atividades da saúde
5.2.01.00.28 Resoluções/pareceres dos conselhos regional e
5.2.01.00.08 Relatórios anuais de gestão da área da saúde federal de medicina - CRM e CRF
5.2.01.00.09 Agendas municipais na área da saúde (anuais) 5.2.01.00.29 Resoluções/pareceres de conselhos de classe das
5.2.01.00.10 Projetos (dossiê) de habilitação nas condições de demais categorias da área da saúde
gestão na área da saúde (periodicidade variável)
5.2.01.00.11 Planilhas de monitoramento de indicadores de saúde 5.2.02 ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA (Função)
5.2.01.00.12 Legislação municipal na área da saúde / portarias - 5.2.02.01 SUPERVISÃO E COORDENAÇÃO DO
resoluções do CMS ATENDIMENTO DOS DISTRITOS SANITÁRIOS
(Subfunção)
5.2.01.00.13 Estatutos/regimentos internos do conselho municipal
de saúde - CMS Séries Documentais
5.2.01.00.14 Documentos relativos à sindicâncias, relatórios, 5.2.02.01.01 Planilhas SSA - 2/PMA2 referentes ao programa de
auditorias, relacionados aos serviços de saúde agente comunitário de saúde
5.2.01.00.15 Relatórios de atividades gerenciais na área da saúde 5.2.02.01.02 Relatórios consolidados mensais dos distritos e áreas
de abrangência
5.2.01.00.16 Atas de reuniões da diretoria executiva - CMS
5.2.02.01.03 Relatórios consolidados anuais dos distritos e áreas de
5.2.01.00.17 Atas de reuniões do conselho pleno do CMS abrangência
5.2.01.00.18 Atas de reuniões de plenárias de prestação de contas 5.2.02.01.04 Planilhas mensais de controle de cotas de exames
- CMS
5.2.02.01.05 Planilhas mensais de controle de vagas
5.2.01.00.19 Pautas das reuniões da diretoria executiva - CMS 5.2.02.01.06 Planilhas mensais de demanda reprimida e tempo de
5.2.01.00.20 Pautas de reuniões de conselho pleno - CMS espera
5.2.01.00.21 Pautas de reuniões das plenárias de prestação de 5.2.02.01.07 Planilhas de controle de autorização de consultas - NA
contas - CMS 5.2.02.01.08 Planilhas de resolutividade médica (estudo de
5.2.01.00.22 Pautas das reuniões das plenárias de saúde - CMS porcentagem de encaminhamentos a especialistas)
5.2.01.00.23 Listas de presença das reuniões da diretoria executiva 5.2.02.01.09 Planilhas anuais de resolutividade médica
- CMS 5.2.02.01.10 Planilhas mensais de controle de produção
5.2.01.00.24 Listas de presença das reuniões do conselho pleno 5.2.02.01.11 Planilha mensal de controle de impedimento do
- CMS trabalho do profissional
5.2.01.00.25 Listas de presença das reuniões das plenárias de 5.2.02.01.12 Planilhas mensais de controle da produção de
prestação de contas - CMS cirurgiões dentistas

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 53
5.2.02.01.13 Planilhas de controle mensal de produção - THD - 5.2.02.01.32 Planilhas de colposcopia e biópsia
escovação diária 5.2.02.01.33 Planilhas de hipertensão e diabetes
5.2.02.01.14 Planilhas de avaliação da triagem odontológica 5.2.02.01.34 Planilhas de controle de planejamento familiar
5.2.02.01.15 Planilhas de controle de produção de THD - 5.2.02.01.35 Planilhas de controle de preventivo ginecológico
bochecho
5.2.02.01.16 Planilhas de controle de produção de THD - 5.2.02.01.36 Planilhas de controle mensal de pré-natal e puerpério
educação em saúde bucal 5.2.02.01.37 Planilhas de controle de pendências da vigilância
5.2.02.01.17 Planilhas de reajuste do número de alunos epidemiológica
(odontológico) 5.2.02.01.38 Relatórios de tratamento supervisionado de
5.2.02.01.18 Controle dos procedimentos coletivos odontológicos tuberculose - TB
5.2.02.01.19 Relatórios de encaminhamento para cirurgia eletiva 5.2.02.01.39 Planilhas de consultórios disponíveis por UBS
5.2.02.01.20 Planilhas de controle do programa de saúde do
adolescente 5.2.02.02 ATENDIMENTO AMBULATORIAL (Subfunção)
5.2.02.01.21 Planilhas de controle do SISVAN - PCCN4 Séries Documentais
5.2.02.01.22 Consolidado de distribuição do tipo de alimentação e 5.2.02.02.01 Prontuários médicos de pacientes
crescimento do recém-nascido de risco por UBS 5.2.02.02.02 Prontuários odontológicos do paciente
5.2.02.01.23 Planilhas de controle de pacientes faltosos 5.2.02.02.03 Prontuários de investigação do acidentado - CRESO
5.2.02.01.24 Planilhas de controle de alta de recém-nascido de 5.2.02.02.04 Fichas cadastrais dos pacientes - acesso ao prontuário
risco
5.2.02.02.05 Fichas - A - cadastro de famílias - PACS (Distrito)
5.2.02.01.25 Relatórios para seleção de candidatos para
laqueadura/vasectomia 5.2.02.02.06 Boletins diários de atendimento - BDA
5.2.02.01.26 Relação de gestantes em acompanhamento 5.2.02.02.07 Guias de encaminhamento médico - referência/
contra-referência
5.2.02.01.27 Boletim mensal de doses de vacinas aplicadas
5.2.02.02.08 Laudos médicos
5.2.02.01.28 Planilhas de controle de vagas de cirurgia de
5.2.02.02.09 Receitas médicas
laqueadura e vasectomia
5.2.02.02.10 Receituário azul (medicamento controlado)
5.2.02.01.29 Solicitações de DIU - diafragma
5.2.02.02.11 Fichas de triagem odontológica
5.2.02.01.30 Planilhas de controle de vagas de urgência com
especialistas 5.2.02.02.12 Planilhas de levantamento epidemiológico da cárie
5.2.02.01.31 Planilhas de controle de atendimento aos sábados 5.2.02.02.13 Requisições de exames - SADT
5.2.02.02.14 Livros de registro de pacientes - diário de
4
atendimento/recepção
SISVAN – Sistema de Vigilância / PCCB – Programa de Combate às Carências Nutri-
cionais 5.2.02.02.15 Livros de controle de exames

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5.2.02.02.16 Livros de registros de gestantes 5.2.02.02.38 Livros de registro de ligações interurbanas
5.2.02.02.17 Livros de registro de agendamento de pacientes CD4 5.2.02.02.39 Livros de registro de reuniões de grupos
e carga viral 5.2.02.02.40 Livros de registro de atestados e justificativas
5.2.02.02.18 Livros de registro de doenças infecciosas 5.2.02.02.41 Relatórios de atividades/programas/projetos e ações
5.2.02.02.19 Livros de controle de agendamento em da área de saúde
fonoaudiologia 5.2.02.02.41.01 Relatórios demonstrativos de atividades da unidade
5.2.02.02.20 Livros de controle de ultrassonografia / doppler 5.2.02.02.41.02 Relatórios mensais de avaliação de gestante de risco
5.2.02.02.21 Livros de controle de psicotrópicos 5.2.02.02.41.03 Relatórios de avaliação do desenvolvimento global da
criança de risco
5.2.02.02.22 Livros de controle de encaminhamento de cirurgia
5.2.02.02.41.04 Relatórios mensais do programa nacional de DST /
5.2.02.02.23 Livros de controle de demanda reprimida AIDS
5.2.02.02.24 Livros de controle de atendimento odontológico - 5.2.02.02.41.05 Relatórios anuais do programa nacional de DST /
Cirurgião Dentista AIDS
5.2.02.02.25 Livros de controle de atividades THD (técnicas em 5.2.02.02.41.06 Relatórios mensais de produção de cirurgião dentista
higiene dental) 5.2.02.02.41.07 Relatórios mensais de THD - escovação diária,
5.2.02.02.26 Livros de especialidades bochecho e educação em saúde
5.2.02.02.27 Livros de controle de audiometria 5.2.02.02.41.08 Relatórios mensais de triagem odontológica
5.2.02.02.41.09 Relatórios mensais do programa de saúde do
5.2.02.02.28 Livros de controle de altas médicas, transferências e
adolescente
desligamentos de pacientes
5.2.02.02.41.10 Relatórios mensais do programa de planejamento
5.2.02.02.29 Livros de controle de agendamento para atendimento familiar
nas universidades
5.2.02.02.41.11 Relatórios mensais de atendimento à gestante
5.2.02.02.30 Livros de controle de serviços especializados -
5.2.02.02.41.12 Relatórios anuais de atendimento à gestante
convênios
5.2.02.02.41.13 Relatórios mensais do programa de atendimento ao
5.2.02.02.31 Livros de prioridades - saúde mental recém-nascido de risco
5.2.02.02.32 Livros de registro de ocorrências na unidade 5.2.02.02.41.14 Relatórios anuais do programa de atendimento ao
5.2.02.02.33 Livros de registro de memorandos recém-nascido
5.2.02.02.34 Livros de registro de atas 5.2.02.02.41.15 Relatórios mensais do programa de atendimento
domiciliar
5.2.02.02.35 Livros de controle de cautelas
5.2.02.02.41.16 Relatórios anuais do programa de atendimento
5.2.02.02.36 Livros de controle de pedidos de compras de domiciliar
materiais e serviços 5.2.02.02.41.17 Relatórios para seleção de candidatos à laqueadura e
5.2.02.02.37 Livros de registro de envio de aerogramas vasectomia

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 55
5.2.02.02.41.18 Relatórios mensais de exames de diagnóstico de 5.2.02.02.56 Planilhas mensais do programa de atendimento
gravidez – HCG domiciliar - PAD
5.2.02.02.41.19 Relatórios anuais de exames de diagnósticos de 5.2.02.02.57 Planilhas de controle de educação na área de saúde
gravidez – HCG 5.2.02.02.58 Planilhas de controle de cotas de fisioterapia
5.2.02.02.41.20 Relatórios médicos 5.2.02.02.59 Planilhas de controle de horário de funcionamento
5.2.02.02.41.21 Relatórios odontológicos das salas de atendimento da Unidade
5.2.02.02.41.22 Relatórios de visita domiciliar 5.2.02.02.60 Planilhas mensais de controle de agendamento de
5.2.02.02.41.23 Relatórios de pacientes da unidade de reabilitação consultas em especialidades
- DIR 5.2.02.02.61 Planilhas de consultas de retorno de fonoaudiologia
5.2.02.02.41.24 Relatórios mensais de impedimento 5.2.02.02.62 Planilhas mensais do programa de concessão de
5.2.02.02.41.25 Relatórios para o Conselho Tutelar e Vara da Infância órtese, prótese e materiais auxiliares - OPM
– UAISM 5.2.02.02.63 Planilhas mensais de controle de hipertensos
5.2.02.02.42 Planilhas mensais de controle de demandas 5.2.02.02.64 Planilha mensal de controle de diabéticos
reprimidas 5.2.02.02.65 Planilhas mensais de controle de epilépticos
5.2.02.02.43 Planilhas de controle de autorização de exames - NA 5.2.02.02.66 Requisições de materiais em estoque - RME
5.2.02.02.44 Planilhas mensais de controle de resolutividade médica 5.2.02.02.67 Planilhas mensais de previsão de parto de gestantes
5.2.02.02.45 Planilhas mensais de controle de cotas de exames de risco para o hospital municipal
5.2.02.02.46 Planilhas de controle do sistema soropositivos 5.2.02.02.68 Comunicação de acidente de trabalho - CAT
assintomáticos - SHIV - COAS/ CTA 5.2.02.02.69 Resultados de exames
5.2.02.02.47 Planilhas mensais de controle de pré-natal 5.2.02.02.70 Boletins imunológicos mensais - COAS/ CTA
5.2.02.02.48 Planilhas de controle de pacientes faltosos 5.2.02.02.71 Fichas de registro de alteração de preventivo
5.2.02.02.49 Planilhas de controle de recém-nascido de risco 5.2.02.02.72 Fichas de recém-nascido de risco
5.2.02.02.50 Planilhas mensais de controle de vacinas 5.2.02.02.73 Questionários de trajeto de acidentados
5.2.02.02.51 Planilhas mensais de controle de serviços 5.2.02.02.74 Formulários de solicitação de medicamentos retrovirais
especializados - conveniados
5.2.02.02.75 Formulários para teste do pezinho - PKU
5.2.02.02.52 Planilhas mensais de controle de roupas da lavanderia
5.2.02.02.76 Boletins mensais de doses de vacinas aplicadas
5.2.02.02.53 Planilhas mensais de controle de preservativos
5.2.02.02.77 Formulários do sistema de notificação SV1
5.2.02.02.54 Planilhas mensais de controle de demanda reprimida
de exames (número e tempo de espera) 5.2.02.02.78 Formulários do sistema de notificação SV2
5.2.02.02.55 Planilhas mensais de controle de demanda reprimida 5.2.02.02.79 Carteiras de vacinas
de especialidades (número e tempo de espera) 5.2.02.02.80 Fichas de cadastro do servidor

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

56 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
5.2.02.02.81 Laudos para requisição de carteira para portador de 5.2.02.03.07 Relatórios de recepção de pacientes vítimas de violência
deficiência 5.2.02.03.08 Requisições de material de estoque
5.2.02.02.82 Listas de demanda reprimida
5.2.02.03.09 Controle de distribuição de roupas por unidades
5.2.02.02.83 Listas de presença de reuniões e eventos (lavanderia)
5.2.02.02.84 Listas de pacientes em consulta com ortopedista em 5.2.02.03.10 Planilhas de controle de atendimento na ortopedia
OPM
5.2.02.03.11 Planilhas de controle de medicamentos não
5.2.02.02.85 Atas de registro de reuniões do conselho gestor das padronizados
unidades - CGU
5.2.02.03.12 Escalas mensais de revezamento de funcionários
5.2.02.02.86 Regimento interno da unidade
5.2.02.03.13 Controle de dietas de pacientes
5.2.02.02.87 Formulários de autorização de atendimento
odontológico 5.2.02.03.14 Controle de leitos do hospital
5.2.02.02.88 Folhas de triagem - saúde mental 5.2.02.03.15 Censo diário
5.2.02.02.89 Fichas de controle de medicação 5.2.02.03.16 Planilhas de controle de devolução de material
5.2.02.02.90 Correspondência do Conselho Tutelar e Vara da 5.2.02.03.17 Boletins diários de atendimento - BDA
Infância 5.2.02.03.18 Cadastro de internação
5.2.02.02.91 Fichas de registro de vacinação
5.2.02.03.19 Correspondência referente ao convênio AIDS I e
5.2.02.02.92 Formulários de decisão sobre acidente de trabalho AIDS II
5.2.02.02.93 Questionário do paciente - CRESO 5.2.02.03.20 Solicitações de refeições ao hospital municipal
5.2.02.02.94 Mapas diários de registro de vacina 5.2.02.03.21 Planilhas de solicitação de materiais e medicamentos
5.2.02.02.95 Resultados de exames de pacientes que não 5.2.02.03.22 Livros de protocolo de exames
retornaram à unidade
5.2.02.03.23 Livros de agendamento de paciente de CD4 e carga viral
5.2.02.03 ATENDIMENTO HOSPITALAR E EMERGENCIAL 5.2.02.03.24 Formulários de nutrição parenteral
(Subfunção) 5.2.02.03.25 Cautelas de equipamentos
Séries Documentais 5.2.02.03.26 Fichas de cadastro do paciente
5.2.02.03.01 Prontuários médicos de pacientes 5.2.02.03.27 Relatórios de manutenção de capela (equipamento)
5.2.02.03.02 Avisos de transferência de paciente 5.2.02.03.28 Planilhas de controle de preservativo masculino
5.2.02.03.03 Avisos de alta 5.2.02.03.29 Relatórios anuais do hospital dia
5.2.02.03.04 Avisos de óbito 5.2.02.03.30 Relatórios de prestação de contas do programa DST/
5.2.02.03.05 Fichas de controle de soro AIDS
5.2.02.03.06 Fichas de identificação de leito 5.2.02.03.31 Relatórios trimestrais de prestação de contas

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 57
5.2.02.03.32 Programas trimestrais de produção 5.2.02.04.10 Quadros estatísticos mensais de faturamento para o
5.2.02.03.33 Livros de relatório de enfermagem distrito
5.2.02.03.34 Livros de relatório e controle de internação (Hospital 5.2.02.04.11 Quadros estatísticos de componentes por unidades
Dia) 5.2.02.04.12 Quadros estatísticos mensais de kits de HCG (teste de
5.2.02.03.35 Livros de controle de vagas gravidez)
5.2.02.04.13 Requisições mensais de exames (HIV/COAS-imunologia)
5.2.02.03.36 Livros de registro de liberação de ambulância
5.2.02.04.14 Livros de pendência
5.2.02.03.37 Livros de comunicação
5.2.02.04.15 Requisições de análises clínicas
5.2.02.03.38 Livros de intercorrências médicas (administrativas)
5.2.02.04.16 Planilhas mensais de produção/faturamento
5.2.02.03.39 Livros de informações administrativas
(NAC)
5.2.02.03.40 Escalas de plantão do setor de enfermagem 5.2.02.04.17 Relatórios mensais de produção e faturamento (NAC)
5.2.02.03.41 Livros de registro das intercorrências dos serviços de 5.2.02.04.18 Relatórios de manutenção de equipamentos
segurança
5.2.02.04.19 Cadastro pessoal de dosimetria de radiações
5.2.02.03.42 Fichas de atendimento ambulatorial - FAA
5.2.02.03.43 Livros de triagem (dados do paciente)
5.2.03 VIGILÂNCIA À SAÚDE PÚBLICA (Função)
5.2.03.01 VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA5 / CONTROLE DE
5.2.02.04 ATENDIMENTO PELOS SERVIÇOS AUXILIARES DE ENDEMIAS (Subfunção)
DIAGNOSE E TERAPIA - SADT (Subfunção)
Séries Documentais
Séries Documentais
5.2.03.01.01 Notificação de doenças transmissíveis (SVE)
5.2.02.04.01 Ordens de serviço
5.2.03.01.02 Fichas individuais de notificação (Numerada - FIN)
5.2.02.04.02 Laudos de densiometria óssea
5.2.03.01.03 Notificações de surtos e agravos em nível municipal
5.2.02.04.03 Quadros estatísticos de gasto de materiais (controle semanal) / local; regional (distrito);
5.2.02.04.04 Quadros estatísticos de atendimento ao paciente consolidado - anual/unidade; central (VE - Paço) -
consolidado mensal por distrito e geral
5.2.02.04.05 Escalas semanais de técnicos
5.2.03.01.03.01 Notificação de surtos e agravos em nível municipal
5.2.02.04.06 Quadros estatísticos mensais (controle semanal): local
5.2.02.04.07 Mapas de trabalho da bioquímica, hematologia,
uroanálise, parasitologia, microbiologia, imunologia,
setor de tuberculose e hanseníase 5
Setor Vigilância Epidemiológica (VE) – “Entende-se por Vigilância Epidemiológica um
5.2.02.04.08 Livros de registro de resultados de exames de conjunto de ações que proporciona o conhecimento, detecção ou prevenção de qual-
quer mudança nos fatores determinantes e condicionantes de saúde individual ou cole-
urgência/hemograma
tiva, com a finalidade de recomendar e adotar as medidas de prevenção e controle das
5.2.02.04.09 Contratos de manutenção de equipamentos doenças e agravos”.

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

58 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
5.2.03.01.03.02 Notificação de surtos e agravos em nível municipal
(controle semanal): regional (distrito)/consolidado
- anual/unidade
5.2.03.01.03.03 Notificação de surtos e agravos em nível municipal
(controle semanal): central (VE - Paço) – consolidado
mensal por distrito e geral
5.2.03.01.04 Livros de registro de notificação das doenças
transmissíveis - SVE / local (produzido pela UBS);
regional (produzido pelos distritos); geral consolidado
vigilância epidemiológica (paço) com informações
parciais: idade, sexo, bairro de residência, área de
abrangência da UBS, diagnóstico final e alta
5.2.03.01.04.01 Livro de registro de notificação das doenças
transmissíveis - SVE: local (produzido pela UBS)
5.2.03.01.04.02 Livro de registro de notificação das doenças
transmissíveis - SVE: regional (produzidos pelos distritos)
5.2.03.01.04.03 Livro de registro de notificação das doenças
transmissíveis - SVE: geral consolidado vigilância
epidemiológica (paço) / com informações
parciais: idade, sexo, bairro de residência, área de
abrangência da UBS, diagnóstico final e alta
5.2.03.01.05 Relações anuais de notificação de casos de
tuberculose com: total; com informações parciais:
idade, sexo, bairro de residência, área de abrangência
das UBS, distrito, condições de alta
5.2.03.01.05.01 Relação anual de notificação de casos de tuberculose:
total
5.2.03.01.05.02 Relação anual de notificação de casos de tuberculose
com informações parciais: idade, sexo, bairro de
residência, área de abrangência das UBS, distrito,
condições de alta
5.2.03.01.06 Relações anuais de notificações de casos de AIDS:
total; com informações parciais: bairro de residência,
área de abrangência da UBS, distrito, condições de
alta (desde 1984)
5.2.03.01.06.01 Relação anual de notificações de casos de AIDS:
total
5.2.03.01.06.02 Relação anual de notificações de casos de AIDS : com
informações parciais (bairro de residência, área de
abrangência da UBS, distrito, condições de alta desde
1984)
5.2.03.01.07 Fichas de investigação epidemiológica das doenças
de notificação compulsória (uma para cada doença):
local; regional
5.2.03.01.07.01 Fichas de investigação epidemiológica das doenças de
notificação compulsória (uma para cada doença): local
5.2.03.01.07.02 Fichas de investigação epidemiológica das doenças
de notificação compulsória (uma para cada doença):
regional
5.2.03.01.08 Fichas de relatório de investigação de surto e
epidemia/local; regional; central
5.2.03.01.08.01 Ficha de relatório de investigação de surto e
epidemia: local
5.2.03.01.08.02 Ficha de relatório de investigação de surto e
epidemia: regional
5.2.03.01.08.03 Ficha de relatório de investigação de surto e
epidemia: central
5.2.03.01.09 Ficha de investigação de atendimento humano anti-
rábico humano/local; regional
5.2.03.01.10 Fichas de registro de vacina
5.2.03.01.11 Mapas diários de registro de vacina
5.2.03.01.12 Boletins mensais de doses de vacinas aplicadas/local;
regional; central
5.2.03.01.12.01 Boletim mensal de doses de vacinas aplicadas: local
5.2.03.01.12.02 Boletim mensal de doses de vacinas aplicadas:
regional
5.2.03.01.12.03 Boletim mensal de doses de vacinas aplicadas: central
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 59
5.2.03.01.13 Controle mensal de estoque de vacina 5.2.03.01.23 Planilhas de controle semanal de notificação negativa
de sarampo
5.2.03.01.14 Termos de inutilização de vacina
5.2.03.01.24 Mapas de localização de doenças epidêmicas/
5.2.03.01.15 Ocorrências da incidência das doenças de notificação endêmicas
compulsória / local (dados da área de abrangência
da UBS); regional (dados de abrangência do distrito);
central (dados do município) - série histórica de 5.2.03.02 VIGILÂNCIA SANITÁRIA (Subfunção)
ocorrência por ano
Séries Documentais
5.2.03.01.16 Controle de cobertura vacinal do programa de
imunização (série histórica por ano) / Local (dados 5.2.03.02.01 Boletins diários de atendimento
da área de abrangência da UBS); regional (dados de 5.2.03.02.02 Boletins mensais de atendimento
abrangência do distrito); central (dados do município) 5.2.03.02.03 Relatórios anuais de atividades
5.2.03.01.17 Controle de cobertura vacinal da campanha contra 5.2.03.02.04 Cadastro de estabelecimentos
poliomielite e outras (série histórica por ano) / local
(dados da área de abrangência da UBS); regional 5.2.03.02.05 Resultados de exames laboratoriais
(dados de abrangência do distrito); central (dados do 5.2.03.02.06 Laudos de vistoria/relatórios
município)
5.2.03.02.07 Relatórios anuais de gestão
5.2.03.01.18 Notificações de surtos e agravos em nível municipal
5.2.03.02.08 Processos relativos à liberação de licença e cadastro
(controle semanal) / local (dados da área de
da vigilância sanitária
abrangência da UBS); regional (dados de abrangência
do distrito); central (dados do município) 5.2.03.02.09 Processos relativos a outros estabelecimentos que
não de saúde (bares, restaurantes, lanchonetes,
5.2.03.01.19 Projetos de implementação do controle da escolas, domicílios entre outros)
tuberculose no município / projeto apresentado ao
órgão responsável pelo financiamento / prestação de 5.2.03.02.10 Processos relativos a autuações, multas e recursos
contas (financeiros e resultados alcançados) 5.2.03.02.11 Processos relativos à autorização de exumação de
5.2.03.01.19.01 Projeto de implementação do controle da tuberculose cadáveres
no município / relatórios de prestação de contas 5.2.03.02.12 Processos relativos à autorização de translado de
(financeiro e resultados alcançados) cadáveres
5.2.03.01.20 Relatórios de situações inusitadas de ocorrência de
doenças transmissíveis
5.2.03.03 CONTROLE DE ZOONOSE (Subfunção)
5.2.03.01.21 Relatórios de implantação de mudanças significativas Séries Documentais
na estrutura dos serviços de implantação de novas
atividades 5.2.03.03.01 Processos relativos à liberação de animais
5.2.03.01.22 Relatórios de avaliação da situação das doenças de 5.2.03.03.02 Relatórios mensais de atividades
notificação compulsória 5.2.03.03.03 Relatórios anuais de atividades

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60 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
5.2.03.03.04 Registros de reclamações de animais de rua 5.2.04.02 COORDENAÇÃO DO PROGRAMA DE CONTROLE
DAS DOENÇAS SEXUALMENTE TRANSMISSÍVEIS
5.2.03.03.05 Fichas de registro de animais/eutanásia/descarte
- DST / SÍNDROME DA IMUNODEFICIÊNCIA
5.2.03.03.06 Termos de doação/adoção de animais ADQUIRIDA - AIDS6 (Subfunção)
5.2.03.03.07 Apreensão de animais de grande e pequeno porte Séries Documentais
5.2.03.03.08 Solicitações de desinsetização/desratização em 5.2.04.02.01 Instruções técnicas da coordenação do programa do
edifícios públicos, privados e logradouros públicos Ministério da Saúde
5.2.04.02.02 Planos / programas de controle de doenças
5.2.04 COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE sexualmente transmissíveis DST/AIDS
PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES NA ÁREA DA 5.2.04.02.03 Programas de assistência integral à gestante HIV
SAÚDE (Função)
5.2.04.02.04 Relatórios mensais de atividades
5.2.04.01 COORDENAÇÃO DO PROGRAMA DE AGENTES 5.2.04.02.05 Relatórios anuais de atividades
COMUNITÁRIOS (Subfunção)
5.2.04.02.06 Relatórios plurianuais de atividades
Séries Documentais
5.2.04.02.07 Planos de curso TELELAB - treinamento do Ministério
5.2.04.01.01 Programas de agentes comunitários de saúde da Saúde
5.2.04.01.02 Planos de cursos de agentes comunitários de saúde 5.2.04.02.08 Boletins de rede de direitos humanos do Ministério da
5.2.04.01.03 Resultados de concurso de agentes comunitários de Saúde sobre AIDS no Brasil e no mundo
saúde 5.2.04.02.09 Projetos do hospital dia
5.2.04.01.04 Planos de cursos de gerência para o programa do 5.2.04.02.10 Planilhas de controle do programa DST/AIDS
agente comunitário de saúde - PACS
5.2.04.01.05 Provas de concurso para o programa do agente
comunitário - PACS (original) 6
Projetos executados pela Secretaria de Saúde são realizados com financiamento de
órgãos governamentais ou internacionais. Esses projetos são dirigidos para problemas
5.2.04.01.06 Fichas de avaliação dos agentes comunitários de saúde nacionais e/ou mundiais, quando só esforços concentrados em todo o território pode-
rão mudar a situação epidemiológica de determinado problema de saúde pública. Esses
5.2.04.01.07 Relatórios anuais de atividades (informações
projetos são por tempo limitado. O órgão executor apresenta o projeto ao órgão que
sobre mortalidade, crianças, gestantes, grupos, financiará definindo sua contrapartida, após aprovado são repassados os recursos aos
hospitalizações, marcadores, pontuação - série histórica) órgãos executores. Ao final, o executor deve apresentar prestação de contas: execução
5.2.04.01.08 Relatórios consolidados de atendimento às famílias financeira e do impacto alcançado durante a execução do problema. Exemplos: plano
- cadastramento familiar emergencial de controle da tuberculose – financiado pelo Ministério da Saúde, financiou
250 projetos apresentados por 250 municípios prioritários do país, responsáveis por 75%
5.2.04.01.09 Relações de famílias por micro áreas dos casos de tuberculose. Programas: são políticas de saúde onde se definem ações e
metas para alcançar impacto (mudança) na saúde de grupos populacionais mais vulnerá-
5.2.04.01.10 Relações de percentual dos indicadores de 0 a veis ou problemas de saúde que atingem parcela significativa da população. Programa:
3 meses e 29 dias com aleitamento exclusivo governante expõe sua política de saúde, quais são suas prioridades de governo e, quais
(semestral) esforços serão realizados para alcançar as metas propostas.

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 61
5.2.04.02.11 CD4 e Carga Viral7 5.2.04.05 COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE DO
5.2.04.02.12 Projetos ONGS ADULTO (Subfunção)
Séries Documentais
5.2.04.05.01 Planos/programas da saúde do adulto
5.2.04.03 COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE DA
CRIANÇA E ADOLESCENTE (Subfunção) 5.2.04.05.02 Relatórios mensais consolidados dos distritos/
hipertensos e diabéticos
Séries Documentais
5.2.04.05.03 Relatórios anuais consolidados dos distritos/
5.2.04.03.01 Programa de atendimento integral à saúde do hipertensos e diabéticos
adolescente - PROAISA
5.2.04.05.04 Relatórios mensais de preservativos
5.2.04.03.02 Planilha trimestral PROAISA unidade/distrito
5.2.04.05.05 Relatórios anuais de preservativos
5.2.04.03.03 Relatórios anuais PROAISA - consolidado 5.2.04.05.06 Relatórios mensais de preventivo ginecológico
5.2.04.03.04 Cartas convite para reuniões PROAISA 5.2.04.05.07 Relatórios anuais de preventivo ginecológico
5.2.04.03.05 Quadros estatísticos mensais sobre mortalidade infantil 5.2.04.05.08 Relatórios mensais de câncer de mama
5.2.04.03.06 Quadros de referência pediátrica para o atendimento 5.2.04.05.09 Relatórios anuais de câncer de mama
ao adolescente
5.2.04.03.07 Fichas de notificação compulsória de maus tratos 5.2.04.06 COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE BUCAL
(Subfunção)
5.2.04.04 COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE Séries Documentais
MATERNO-INFANTIL (Subfunção) 5.2.04.06.01 Planos/programas da saúde bucal - normas,
Séries Documentais procedimentos
5.2.04.04.01 Planos/programas da saúde materno-infantil 5.2.04.06.02 Relatórios mensais de produção/impedimento/
rendimento/procedimento/THD e CD por unidade
5.2.04.04.02 Planilhas de cotas de leite dos distritos sanitários
5.2.04.06.03 Relatórios semestrais de avaliação do programa
5.2.04.04.03 Relatórios de envio de pedido de compra de leite curativo escolar
para o almoxarifado/recibo de fax 5.2.04.06.04 Relatórios anuais de avaliação do programa curativo e
5.2.04.04.04 Protocolo de procedimentos do planejamento familiar preventivo odontológico
5.2.04.04.05 Atas de conferência médica 5.2.04.06.05 Diagnósticos e planos de trabalho do atendimento
odontológico escolar
5.2.04.04.06 Notificações compulsórias de cirurgias de laqueadura
tubária
5.2.04.04.07 Relatórios do SISVAN/Consolidados do município 5.2.04.07 COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE MENTAL
(Subfunção)
Séries Documentais
7
CD4: Exame de contagem de sub-população de linfócitos. 5.2.04.07.01 Planos/programas/projetos de saúde mental

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62 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
5.2.04.07.02 Relatórios mensais do programa de saúde mental 5.2.04.09.04 Formulários de referência e contra-referência
5.2.04.07.03 Relatórios anuais do programa de saúde mental - 5.2.04.09.05 Formulários de alta médica
consolidado 5.2.04.09.06 Fichas de evolução clínica para os casos de acidente
5.2.04.07.04 Planilhas de controle do programa de saúde mental de trabalho
5.2.04.07.05 Relatórios mensais de internações e altas 5.2.04.09.07 Prontuários de investigação (acidente de trabalho ou
doença ocupacional)
5.2.04.07.06 Projetos das ações em saúde mental
5.2.04.09.08 Cartões de consulta do acidentado
5.2.04.09.09 Relatórios estatísticos de acidentes de trabalho
5.2.04.08 GERENCIAMENTO E COORDENAÇÃO DAS AÇÕES
DE REABILITAÇÃO EM SAÚDE (Subfunção) 5.2.04.09.10 Fichas de registro de acidentes de trabalho
Séries Documentais
5.2.04.08.01 Programas de reabilitação em saúde 5.2.04.10 COORDENAÇÃO DO PROGRAMA DE EDUCAÇÃO
FÍSICA (Subfunção)
5.2.04.08.02 Relatórios mensais do programa de reabilitação em
saúde - consolidado Séries Documentais
5.2.04.08.03 Relatórios anuais do programa de reabilitação em 5.2.04.10.01 Relatórios estatísticos mensais de atividade física por
saúde - consolidado unidade e especialidade
5.2.04.08.04 Cadastrados no programa órteses, próteses e 5.2.04.10.02 Relatórios estatísticos anuais consolidado das
materiais - OPM auditivo unidades por especialidade
5.2.04.08.05 Cadastrados no programa órteses, próteses e 5.2.04.10.03 Projetos relativos ao programa de educação física
materiais - OPM ortopedia 5.2.04.10.04 Prontuários do programa de educação física
5.2.04.08.06 Processos relativos a OPM de AASI - diretoria regional 5.2.04.10.05 Programa de educação física
do estado - DIR e prefeitura municipal
5.2.04.08.07 Processos relativos a OPM de ortopédicos - diretoria 5.2.05 AVALIAÇÃO, CONTROLE E AUDITORIA DA ÁREA
regional do estado - DIR e prefeitura municipal DA SAÚDE - UAC8 (Função)
Séries Documentais
5.2.04.09 GERENCIAMENTO E COORDENAÇÃO DAS AÇÕES 5.2.05.00.01 Agendas de consulta/cirurgias/exames
EM SAÚDE DO TRABALHADOR (Subfunção)
5.2.05.00.02 Laudos médicos para cirurgia eletiva
Séries Documentais
5.2.05.00.03 Fichas de solicitação de serviços de apoio de
5.2.04.09.01 Comunicação de acidente de trabalho - CAT diagnose e terapia - SADT
5.2.04.09.02 Questionários de trajeto do acidentado
5.2.04.09.03 Formulários de solicitação de medicamentos anti- 8
Funções da Divisão de Avaliação, Controle e Auditoria – UAC, antigo Núcleo de Con-
retrovirais trole da Área da Saúde – NAC.

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 63
5.2.05.00.04 Procedimentos de alto custo (APAC, laudo, espelho) 5.2.05.01.05 Relatórios mensais de faturas diferenciadas
5.2.05.00.05 Laudos médicos para emissão de AIH - autorização 5.2.05.01.06 Relatórios de produção hospitalar - físico e financeiro
de internação hospitalar 5.2.05.01.07 Relatórios de Informação do sistema de informação
5.2.05.00.06 Laudos sociais hospitalar - SIH e do sistema de informação
5.2.05.00.07 Prontuários médicos de pacientes ambulatorial - SIA (com dados comparativos)
5.2.05.00.08 Relatórios de índice de cárie dentária (CPO/CEO)
5.2.05.00.09 Relatórios de avaliação dos programas odontológicos 5.2.05.02 AVALIAÇÃO E AUDITORIA DA QUALIDADE DOS
curativo e preventivo - dados comparativos e gráficos SERVIÇOS DE SAÚDE (Subfunção)
Séries Documentais
5.2.05.00.10 Relatórios estatísticos anuais do programa
odontológico curativo 5.2.05.02.01 Relatórios de visitas e vistorias técnicas aos serviços
de saúde
5.2.05.00.11 Processos relativos ao ressarcimento do SUS
5.2.05.02.02 Relatórios de entrevistas com pacientes
5.2.05.00.12 Relatórios de beneficiários de planos privados de
assistência à saúde atendidos pelo SUS 5.2.05.02.03 Laudos de vistoria técnica
5.2.05.00.13 Cadastro municipal de estabelecimentos de saúde 5.2.05.02.04 Relatórios consolidados de qualidade dos serviços
(público, privado e filantrópico)
5.2.05.00.14 Processos (projeto) de habilitação de gestão junto ao 5.2.06 CONTROLE, COORDENAÇÃO E EXECUÇÃO DE
Ministério da Saúde RECURSOS ESTRATÉGICOS DA ÁREA DA SAÚDE
5.2.05.00.15 Portarias e atos normativos do Ministério da Saúde e (Função)
Secretaria de Estado da Saúde relativos à Secretaria 5.2.06.01 COORDENAÇÃO DOS SERVIÇOS DE
Municipal de Saúde INFORMAÇÃO (Subfunção)
Séries Documentais
5.2.05.01 CONTROLE DA PRODUÇÃO E FATURAMENTO DA 5.2.06.01.01 Declarações de óbito
ÁREA DE SAÚDE (Subfunção)
5.2.06.01.02 Declarações de nascimento
Séries Documentais
5.2.06.01.03 Relatórios de monitoramento de indicadores de saúde
5.2.05.01.01 Relatórios físico e financeiro de produção
ambulatorial, por unidade 5.2.06.01.04 Projetos de organização do fluxo de informação
5.2.05.01.02 Relatórios físico e financeiro de produção
ambulatorial por distrito sanitário 5.2.06.02 CAPACITAÇÃO E DESENVOLVIMENTO
5.2.05.01.03 Relatórios físico e financeiro de produção FUNCIONAL (Subfunção)
ambulatorial do setor público e privado Séries Documentais
5.2.05.01.04 Relatórios físico e financeiro de produção 5.2.06.02.01 Processos relativos a convênios para estágios nas
ambulatorial (consolidado do município) unidades da Secretaria da Saúde

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64 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
5.2.06.02.02 Contratos de estágio 5.2.06.03.03 Documentos sobre assistência técnica de
5.2.06.02.03 Correspondência - ofícios judiciários determinando a equipamentos
prestação de serviços comunitários aos sentenciados 5.2.06.03.04 Relatórios estatísticos do cartão SUS
5.2.06.02.04 Folhas de serviço dos prestadores de serviços
comunitários
5.2.06.02.05 Folhas de pagamento de isonomia dos servidores 5.2.06.04 CONTROLE E IMPLANTAÇÃO DO CARTÃO
municipalizados do Estado NACIONAL DE SAÚDE - CARTÃO SUS (Subfunção)
5.2.06.02.06 Termos de adesão de serviços voluntários Séries Documentais
5.2.06.02.07 Atas de reuniões do conselho regional de 5.2.06.04.01 Planos/programas para implantação do cartão
enfermagem - COREN nacional - Cartão SUS
5.2.06.02.08 Atas de reuniões sobre grade de transferência, 5.2.06.04.02 Fichas de cadastro de usuários
sindicato e outro representantes
5.2.06.04.03 Manuais técnicos e operacionais do cartão SUS
5.2.06.02.09 Solicitações de abertura de concurso público
5.2.06.02.10 Prontuários de alunos - curso formal (documentos
pessoais, fichas de matrícula e avaliações) 5.2.07 CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO
5.2.06.02.11 Planos de cursos ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA (Função)
5.2.06.02.12 Cautelas de equipamentos emprestados 5.2.07.01 CONTROLE DO FUNDO MUNICIPAL DE SAÚDE
5.2.06.02.13 Cadastro para cursos e congressos - FMS (Subfunção)
5.2.06.02.14 Convênio com universidades Séries Documentais
5.2.06.02.15 Prontuários de estagiários 5.2.07.01.01 Prestação de contas - convênio SUS / SP - repasse
5.2.06.02.16 Relatórios anuais de prestação de contas de estadual - termos aditivos
atividades de educação e saúde
5.2.07.01.02 Prestação de contas - convênio DST / AIDS, cartão
5.2.06.02.17 Atas de reuniões das instituições de ensino - campo SUS, PEA (Dengue), reabilitação e tuberculose -
de estágio repasses federais
5.2.07.01.03 Prestação de contas - contrato REFORSUS com o
5.2.06.03 PLANEJAMENTO, DESENVOLVIMENTO, Banco do Brasil - repasse federal
CONTROLE E MANUTENÇÃO DOS SERVIÇOS DE
INFORMÁTICA DA SAÚDE (Subfunção) 5.2.07.01.04 Prestação de contas - fundo municipal de saúde -
trimestral
Séries Documentais
5.2.06.03.01 Diagnósticos e planos da divisão 5.2.07.01.05 Contratos para a prestação de serviços - gestão plena
de saúde - filantropias e outras - repasse federal
5.2.06.03.02 Formulários de controle de entrada e saída de
documentos 5.2.07.01.06 Processos de credenciamento de médicos no SUS

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 65
5.2.07.02 GERENCIAMENTO DE CONTRATOS E CONVÊNIOS 5.2.07.03.14 Planilhas de recebimento da Dose Certa
(Subfunção) 5.2.07.03.15 Planilhas de controle de contrapartida da Dose Certa
Séries Documentais 5.2.07.03.16 Planilhas de recebimento irregular
5.2.07.02.01 Processos relativos a penalidades
5.2.07.03.17 Planilhas de cobrança (telefônica, constatação de
5.2.07.02.02 Processos relativos a reajustes de preços irregularidades no recebimento, constatação de
5.2.07.02.03 Processos relativos à compra de serviços de saúde irregularidades - 48 horas, irregularidades fiscais - 2
modelos, vistoria técnica e devolução de materiais)
5.2.07.02.04 Processos relativos a convênios
5.2.07.03.18 Planilhas de controle de cautelas
5.2.07.02.05 Processos relativos à locação
5.2.07.03.19 Planilhas de controle do patrimônio físico
5.2.07.03.20 Planilhas de devolução de materiais
5.2.07.03 SERVIÇOS INTERNOS (Subfunção)
5.2.07.03.21 Cautelas
Séries Documentais
5.2.07.03.22 Planilhas de controle de estorno financeiro
5.2.07.03.01 Controle de tráfego
5.2.07.03.02 Autorizações de fornecimento de combustível 5.2.07.03.23 Processos relativos a penalidades
5.2.07.03.03 Relatórios mensais de manutenção das unidades 5.2.07.03.24 Processos relativos à solicitação de medicamentos,
exames, empréstimos ou compra de equipamentos
5.2.07.03.04 Relatórios anuais de manutenção das unidades médicos
5.2.07.03.05 Relatórios mensais para a regional da Secretaria de 5.2.07.03.25 Livros de registro de memorandos e ofícios
Serviços Municipais - SSM
5.2.07.03.26 Livros de controle de envio de receituário de controle
5.2.07.03.06 Pedidos de material para manutenção especial
5.2.07.03.07 Ordens de serviço 5.2.07.03.27 Requisição de material de estoque - RME
5.2.07.03.08 Cadastro de fornecedores 5.2.07.03.28 Requisição de material de estoque da UBS - RME
5.2.07.03.09 Boletins de recebimento de material - BRM - entrada e 5.2.07.03.29 Cadernos de controle de envio de material para os
saída imediata hospitais
5.2.07.03.10 Boletins de recebimento de material - BRM - entrada 5.2.07.03.30 Cadernos de controle de envio de material para as
para o estoque (medicamentos, materiais hospitalares, unidades
materiais odontológicos e impressos)
5.2.07.03.31 Planilhas de compra de medicamentos, material
5.2.07.03.11 Autorização de fornecimento - AF hospitalar e odontológico
5.2.07.03.12 Relatórios de notas fiscais liberadas para pagamento
5.2.07.03.32 Planilhas mensais do programa de DST/AIDS
5.2.07.03.13 Planilhas de controle de recebimento geral
5.2.07.03.33 Planilhas trimestrais de medicamentos hansenostálicos
(equipamentos, material de construção, escritório,
medicamento de processo - NAC de alto custo), 5.2.07.03.34 Planilhas mensais de medicamentos tuberculostálicos
materiais de laboratório, materiais hospitalares da vigilância epidemiológica

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5.2.07.03.35 Planilhas trimestrais de planejamento anual do 5.2.08 CONTROLE DE COMPRAS E LICITAÇÕES DA ÁREA
programa de tuberculose e hanseníase DE SAÚDE (Função)
5.2.07.03.36 Planilhas do programa de diabetes Millitus Séries Documentais
5.2.07.03.37 Planilhas de movimento de contraceptivos 5.2.08.00.01 Requisições de compras
5.2.07.03.38 Planilhas de execução do pedido da Dose Certa 5.2.08.00.02 Recibos de pagamento de autônomo - RPA
5.2.07.03.39 Relatórios mensais de preservativos - formulários da 5.2.08.00.03 Processos relativos à compra direta
DIR 5.2.08.00.04 Processos relativos à licitação
5.2.07.03.40 Requisições de vacinas 5.2.08.00.05 Processos relativos à licitação de medicamentos e
5.2.07.03.41 Relatórios de recebimento de vacinas material de consumo hospitalar
5.2.07.03.42 Notas de fornecimento de material da Secretaria de
Estado da Saúde 5.3 EDUCAÇÃO (Subgrupo funcional)
5.2.07.03.43 Termos de inutilização mensal de imunobiológicos 5.3.01 PLANEJAMENTO EDUCACIONAL (Função)
(inclui vacinas)
Séries Documentais
5.2.07.03.44 Relatórios de estoque de vacinas - UBS
5.3.01.00.01 Programas, planos e metas educacionais
5.2.07.03.45 Movimento mensal de imunobiológicos
5.3.01.00.02 Pesquisa de ensino e educação para o cadastro
5.2.07.03.46 Termos de inutilização de vacinas e afins escolar (para efeitos de matrícula)
5.2.07.03.47 Correspondências via fax da vigilância do estado 5.3.01.00.03 Minutas de textos legais relativos à educação
solicitando vacinas
5.3.01.00.04 Planos/programas setoriais para a educação
5.2.07.03.48 Relatórios de estoque de vacinas
5.3.01.00.05 Estudos regionais relativos à educação
5.2.07.03.49 Requisições de material de estoque - vacinas
5.3.01.00.06 Estatutos/regimentos internos de escolas, conselhos e
5.2.07.03.50 Pedidos de compra de peças automotivas em geral comitês educacionais
(vidros, pneus, etc)
5.3.01.00.07 Protocolos de intenções/convênios/contratos para o
5.2.07.03.51 Requisições de pedido de conserto de veículos as desenvolvimento regional da educação
oficinas terceirizadas
5.3.01.00.08 Atas de reuniões de conselhos e comitês educacionais
5.2.07.03.52 Recibos de diária
5.3.01.00.09 Relatórios de conselhos e comitês educacionais
5.2.07.03.53 Planilhas de transporte de paciente - NAC
5.3.01.00.10 Calendário escolar
5.2.07.03.54 Planilhas de execução de serviços contratados de
empresas de transportes 5.3.01.00.11 Orientações para utilização do sistema PRODESP
(Companhia de Processamento de Dados do Estado
5.2.07.03.55 Cadastro funcional dos motoristas terceirizados de São Paulo)
5.2.07.03.56 Cadastro funcional do servidor 5.3.01.00.12 Dados numéricos de alunos e escolas (inclusive para
5.2.07.03.57 Controle de manutenção de veículos ampliação e construção de U.Es)

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5.3.01.00.13 Censo Escolar com dados anuais (fornecido após 5.3.02.01 ACOMPANHAMENTO, EXECUÇÃO DO PLANO/
digitação do Censo e disquete da S.E.) PROGRAMA EDUCACIONAL (Subfunção)
5.3.01.00.14 Censo Escolar na unidade escolar/ Secretaria da Séries Documentais
Educação 5.3.02.01.01 Fichas cadastrais de alunos
5.3.01.00.15 Quadros escolar e mapa de movimento 5.3.02.01.02 Atestado/declaração de vagas, escolaridade e de
5.3.01.00.16 Listas de alunos ingressantes no ensino fundamental / freqüência
infantil / médio e profissionalizante 5.3.02.01.03 Prontuários de alunos
5.3.01.00.17 Listas classificatórias para transferência de alunos 5.3.02.01.04 Prontuários de professores/funcionários (2ª via
5.3.01.00.18 Quadros de origem de alunos/endereço por bairro simples)
- anual 5.3.02.01.05 Certificados de conclusão de curso/declaração de
5.3.01.00.19 Mapas anuais da área de abrangência para matrícula participação em curso (cópia)
no ensino fundamental 5.3.02.01.06 Registro de certificados expedidos/cursos
5.3.01.00.20 Listas de áreas de abrangência para matrícula e 5.3.02.01.07 Quadros curriculares
transferência no ensino fundamental/infantil/médio e 5.3.02.01.08 Histórico escolar
profissionalizante por logradouro
5.3.02.01.09 Livros de matrícula de alunos
5.3.01.00.21 Geoprocessamento
5.3.02.01.10 Fichas de controle de dados do Estado de São Paulo
5.3.01.00.22 Atas de reuniões do CASCS (Conselho Municipal de - PRODESP
Acompanhamento e Controle Social do FUNDEF)
5.3.02.01.11 Atas de resultados finais de cada classe
5.3.01.00.23 Programa informatizado do Sistema da Administração
Escolar - SISTAE/ Gestão Dinâmica da Administração 5.3.02.01.12 Diários de classe
Escolar - GDAE/ Processamento de dados do Estado 5.3.02.01.13 Livros de arquivo corrente e de controle de eliminação
de São Paulo - PRODESP de documentos da U.E/ Secretaria de Educação – S.E.
5.3.01.00.24 Matrícula unificada para ingresso no ensino 5.3.02.01.14 Livros de circulares / comunicados internos da
fundamental unidade escolar
5.3.02.01.15 Ficha de acompanhamento/ avaliação do aluno -
ensino fundamental
5.3.02 COORDENAÇÃO E SUPERVISÃO DE PLANOS/
PROGRAMAS EDUCACIONAIS (Função) 5.3.02.01.16 Livros de ponto de funcionários da U.E.
Séries Documentais 5.3.02.01.17 Registro de ocorrência de funcionários
5.3.02.00.01 Projetos Educativos das unidades escolares – U.E. 5.3.02.01.18 Livros de atas de conselho de classe
5.3.02.00.02 Processos relativos à autorização de funcionamento 5.3.02.01.19 Livros de atas de reuniões da associação de pais e
de escolas particulares de educação infantil e de mestres - APM
ensino fundamental 5.3.02.01.20 Livros de registro de atendimento à comunidade

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5.3.02.01.21 Livros de atas de reuniões de conselho de escola 5.3.02.01.38 Cadastro de prestadores de serviços
5.3.02.01.22 Livros de controle de bens patrimoniais da U.E. 5.3.02.01.39 Agendas de cursos profissionalizantes
5.3.02.01.23 Livros de atas de reuniões administrativas e 5.3.02.01.40 Projetos extra-curriculares: (teatro nas escolas - a
pedagógicas (R.P.A) escola vai ao teatro - biblioteca itinerante - bibliotecas
5.3.02.01.24 Livros de registro de visitas de autoridades comunitárias - corais - fanfarras e bandas - violão -
educacionais dança - flauta - bandinha musical - desfiles)
5.3.02.01.25 Livros de ocorrências e orientações a alunos 5.3.02.01.41 Avaliações tabuladas dos cursos
5.3.02.01.26 Livros de inscrição para preenchimento de 5.3.02.01.42 Fichas de acompanhamento e avaliação do aluno -
vagas de alunos - ensino fundamental, médio e educação infantil
profissionalizante 5.3.02.01.43 Livros de inscrição para preenchimento de vagas de
5.3.02.01.27 Livros de inscrição para preenchimento de vagas de alunos - EJA
alunos - educação infantil 5.3.02.01.44 Livros de ata de inscrição para atribuição de classes e
5.3.02.01.28 Livros de atas de atribuição de classes e aulas aulas
5.3.02.01.29 Livros de registro de entrega do certificado de 5.3.02.01.45 Plano de ensino do professor
conclusão do ensino fundamental, médio e 5.3.02.01.46 Quadro de formação de classes “própria casa”
profissionalizante – lotação
5.3.02.01.30 Livros de registro de observação e participação de 5.3.02.01.47 Lista/opção de remoção
estagiários
5.3.02.01.48 Listagem de vagas para remoção
5.3.02.01.31 Atas de reuniões de pais
5.3.02.01.49 Resultado da remoção
5.3.02.01.32 Projetos de recuperação paralela e acompanhamento
da freqüência e aproveitamento 5.3.02.01.50 Lista/opção de substituição
5.3.02.01.33 Processos seletivos de especialistas 5.3.02.01.51 Listagem de vagas para substituição
5.3.02.01.34 Projetos e programas educativos (programa sala 5.3.02.01.52 Resultado da substituição
de leitura - programa laboratório de aprendizagem 5.3.02.01.53 Lista/opção de ingresso
- programa jogos da REM - programa educação
especial - programa de formação continuada) 5.3.02.01.54 Listagem de vagas para ingresso
5.3.02.01.35 Projetos de enriquecimento curricular (profissional 5.3.02.01.55 Resultado do ingresso
do futuro - educação do consumidor - artes práticas 5.3.02.01.56 Ficha de inscrição para professor eventual
- aprendiz de turismo - filosofia)
5.3.02.01.57 Lista/opção de mudança de divisão
5.3.02.01.36 Controle de freqüência e de participação em curso
5.3.02.01.58 Listagem de vagas para mudança de divisão
profissionalizantes
5.3.02.01.37 Apostilas de apoio infantil, fundamental e cursos 5.3.02.01.59 Resultado da mudança de divisão
profissionalizantes 5.3.02.01.60 Relação de inscritos

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 69
5.3.02.01.61 Abertura de recurso
5.3.02.01.62 Relação de inscritos (pós-recurso - final)
5.3.02.01.63 Mapa de movimento semestral
5.3.02.01.64 Escalas de remoção, ingresso, substituição e
educação especial, carga suplementar (pós recurso)
5.3.02.01.65 Escala geral (ensino fundamental e educação infantil)
5.3.02.01.66 Quadro de professores remanescentes
5.3.03 INTEGRAÇÃO DA EDUCAÇÃO COM OUTRAS
ÁREAS (Função)
Séries Documentais
5.3.03.00.01 Contratos/convênios de parceria da Secretaria de
Educação de interesse social, cultural, educacional com
outros órgãos, patrocinadores, instituições e empresas
5.3.03.00.01.01 Contratos/convênios de parceria da Secretaria de
Educação de interesse social, cultural, educacional
com outros órgãos, patrocinadores, instituições
e empresas - municipal (centro comunitário de
convivência infantil; bancos); empresas particulares
(indústrias, casas comerciais)
5.3.03.00.01.02 Contratos/convênios de parceria da Secretaria de
Educação de interesse social, cultural, educacional
com outros órgãos, patrocinadores, instituições e
empresas - estadual (quota estadual salário educação
- QESE; programa ação estado -município - PAC
programa auxílio transporte escolar e zona rural;
merenda escolar – FUNDESP)
5.3.03.00.01.03 Contratos/convênios de parceria da Secretaria de
Educação de interesse social, cultural, educacional
com outros órgãos, patrocinadores, instituições e
empresas - FEDERAL (FNDE; programa dinheiro direto
na escola - PDDE; educação jovens e a adultos - EJA;
transporte escolar - veículos; educação especial;
programa educação pré-escolar; merenda escolar -
conselho de alimentação escolar)
70
5.3.03.00.02 Contratos/convênios/parcerias para cursos - SENAI/
FUNDHAS/CEPHAS
5.3.03.00.03 Documentos de divulgação de campanhas de
interesse social e da área de saúde
5.3.03.00.04 Relatórios de atividades desenvolvidas em parceria
com órgãos, instituições e patrocinadores e comitês
responsáveis
5.3.03.00.05 Atas de reuniões de grupo de trabalho e comitês
responsáveis pelas parceiras da Secretaria de Educação
5.3.03.00.06 Inscrições/matrículas de alunos para cursos
profissionalizantes
5.3.03.00.07 Relatórios do Fundo de Desenvolvimento do Ensino
Fundamental - FUNDEF - relação de professores pagos
com verba do FUNDEF
5.3.03.00.08 Relatórios mensais de professor de aula em
substituição/eventual para fins de pagamento
5.3.03.00.09 Relatórios de carga horária de professores para fins de
pagamento/ alteração/ composição
5.3.03.00.10 Publicações da Secretaria de Educação ou relativos a
ela (coletânea - Boletim Oficial do Município, Diário
Oficial do Estado- ACTA - Diário Oficial da União -
DOCUMENTA e legislação de Ensino)
5.3.03.00.11 Folhas de freqüência de professor conveniado/
eventual para fins de pagamento
5.3.03.00.12 Relatórios/pareceres (FUNDEF, PROBISS, etc)
prestação de contas, contratos/convênios
5.3.03.00.13 Textos de apoio didático-pedagógico para professores de
projetos (nas áreas de literatura, ciências, música, etc.)
5.3.03.00.14 Partituras musicais e letras para orientação musical
5.3.03.00.15 Propostas de especialistas para projetos e eventos
5.3.03.00.16 Recortes de jornal sobre assunto da educação
5.3.03.00.17 Registros fotográficos de eventos, programas e
projetos da Secretaria de Educação
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
5.3.03.00.18 Registro de fatos históricos da rede municipal de 5.3.04.00.14 Cardápio de alimentação mensal
educação (biografias de patronos, histórico da U.E., 5.3.04.00.15 Controle de recebimento de gêneros alimentícios
funcionários, realizações, decretos, etc)
5.3.04.00.16 Cronograma de gêneros alimentícios
5.3.03.00.19 Abertura de recurso do PROBISS
5.3.04.00.17 Saldo de estoque diário dos gêneros alimentícios
5.3.04.00.18 Ficha de controle de gêneros alimentícios (kardex)
5.3.04 COORDENAÇÃO DE APOIO EDUCACIONAL
(Função) 5.3.04.00.19 Relatório de visitas da supervisão da merenda escolar
Séries Documentais 5.3.04.00.20 Registro de inscrição ao PROBISS
5.3.04.00.01 Contratos/convênios para fornecimento de merenda 5.3.04.00.21 Ficha de inscrição de candidatos ao PROBISS
escolar 5.3.04.00.22 Relatório da frequência escolar do programa bolsa
5.3.04.00.02 Controle e distribuição de merenda escolar escola
5.3.04.00.03 Processos relativos à licitação de merenda escolar 5.3.04.00.23 Relatório bimestral/semestral referente aos alunos
(convite e tomada de preço) 5.3.04.00.24 Relatório mensal referente aos alunos e valores
5. 3.04.00.04 Controle e manutenção de prédios e equipamentos correspondentes ao benefício PROBISS
educacionais
5.3.04.00.05 Produção de material didático (audiovisual) - filmes/ 5.3.05 GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA
fitas magnéticas/k7, vídeo/CD/DVD (Função)
5.3.04.00.06 Controle de aquisição e distribuição de material Séries Documentais
escolar
5.3.05.00.01 Controle de orçamento e compras
5.3.04.00.07 Controle do programa do transporte escolar (relação
de escolas, alunos, motoristas e veículos) 5.3.05.00.02 Processos relativos à prestação de contas da
educação
5.3.04.00.08 Processos relativos à licitação de veículos para
transporte escolar 5.3.05.00.03 Controle de despesas com cursos, treinamento e
demais eventos
5.3.04.00.09 Processos relativos à licitação de compra de material
e equipamentos para a educação 5.3.05.00.04 Balancetes financeiros da associação de pais e
mestres - APM
5.3.04.00.10 Processos relativos a programa de bolsa de estudo
- programa de bolsa com isenção/compensação de 5.3.05.00.05 Notas fiscais / recibos
imposto sobre serviços - PROBISS 5.3.05.00.06 Gestão de recursos humanos
5.3.04.00.11 Controle de veículos oficiais 5.3.05.00.07 Gestão de recursos materiais
5.3.04.00.12 Teste de aceitabilidade dos gêneros alimentícios 5.3.05.00.08 Comunicações administrativas da secretaria de
5.3.04.00.13 Ficha técnica de especificação de produtos educação
alimentícios 5.3.05.00.09 Boletins de recebimento de material - BRM

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 71
5.3.05.00.10 Relatórios diários de estoque de material 5.3.06.01.05 Relatórios mensais de atividades de estágio
5.3.05.00.11 Controle de entrada e saída de material permanente 5.3.06.01.06 Relatórios finais de estágio
5.3.05.00.12 Relatórios de consumo mensal de material geral 5.3.06.01.07 Certificados de conclusão de estágio
5.3.05.00.13 Controle de patrimônio físico 5.3.06.01.08 Programa de expansão da educação profissional
5.3.05.00.14 Controle de quilometragem da frota e de veículos – PROEP
alugados 5.3.06.01.09 Classificação do processo seletivo
5.3.05.00.15 Controle diário de saída de veículos da frota
5.3.05.00.16 Controle de abastecimento e consumo de
5.4 CULTURA E TURISMO (Subgrupo Funcional)
combustível por veículo da frota
5.3.05.00.17 Controle de tráfego de veículos da frota e alugados 5.4.01 PLANEJAMENTO E IMPLEMENTAÇÃO DE
(motorista e quilometragem) POLÍTICAS CULTURAIS E TURÍSTICAS NO
MUNICÍPIO (Função)
5.3.05.00.18 Notas fiscais de aluguel dos veículos
Séries Documentais
5.3.05.00.19 Notas fiscais e ficha de controle de manutenção da
frota 5.4.01.00.01 Programas, planos e metas plurianuais para a
implementação de políticas culturais no município
5.3.05.00.20 Multas e recursos da frota
5.4.01.00.02 Programas, planos e metas anuais para a
5.3.05.00.21 Autorização para dirigir carro oficial implementação de políticas culturais no município
5.3.05.00.22 Cautelas de patrimônio de veículos
5.4.01.00.03 Relatórios plurianuais/prestação de contas da área
cultural
5.3.06 COORDENAÇÃO, CONTROLE E ORIENTAÇÃO DO 5.4.01.00.04 Relatórios anuais da área cultural/prestação de
ENSINO MÉDIO E ENSINO PROFISSIONALIZANTE contas
(Função)
5.4.01.00.05 Controle de atos da presidência
5.3.06.01 COORDENAÇÃO, CONTROLE E ORIENTAÇÃO DE
ESTÁGIOS PROFISSIONALIZANTES (Subfunção)9 5.4.01.00.06 Relações bi-anuais dos membros do conselho
municipal de patrimônio histórico e cultural -
Séries Documentais COMPHIC, com respectivos atos de nomeação,
5.3.06.01.01 Planos de estágios períodos de gestão e funções
5.3.06.01.02 Cadastros de estagiários 5.4.01.00.07 Protocolo de intenções/ convênios/ contratos para o
5.3.06.01.03 Currículos de alunos candidatos a vagas de estágios desenvolvimento da cultura/ memória/cidadania
5.3.06.01.04 Termos de compromisso de estágio 5.4.01.00.08 Pareceres das comissões do COMPHIC
5.4.01.00.09 Projetos culturais apresentados ao COMPHIC
9
5.4.01.00.10 Atas de reuniões do COMPHIC
No município de Barueri essa função é exercida pela Fundação Instituto de Educação
de Barueri - FIEB e Instituto Técnico de Barueri - ITB 5.4.01.00.11 Relatórios anuais do COMPHIC

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5.4.02 GESTÃO DOS RECURSOS E PROJETOS DO 5.4.03.00.12 Registros de presença em eventos da ação cultural
FUNDO DE APOIO E INCENTIVO FISCAL A 5.4.03.00.13 Mapas de público de eventos da ação cultural
CULTURA E TURISMO (Função)
5.4.03.00.14 Fichas de cadastro da ação cultural (acervos,
Séries Documentais instituições e grupos artísticos)
5.4.02.00.01 Projetos beneficiados pelo fundo de apoio e incentivo 5.4.03.00.15 Dossiê de encontros de cultura da ação cultural
fiscal a cultura e turismo (projeto, cronograma
de execução, cronograma financeiro, orçamento, 5.4.03.00.16 Relatórios semanais de programas, projetos e ações
pareceres técnicos, documentos fiscais, prestação de culturais
contas do empreendedor) 5.4.03.00.17 Avaliações das oficinas/monitores
5.4.02.00.02 Relatórios do programa do fundo de apoio e 5.4.03.00.18 Média mensal de freqüência das oficinas
incentivo fiscal a cultura e turismo
5.4.03.00.19 Cadastro de sócios do clube da leitura
5.4.02.00.03 Relatórios anuais/prestação de contas de projetos
incentivados 5.4.03.00.20 Relatórios anuais da área cultural

5.4.03 PROMOÇÃO E FOMENTO DA CULTURA (Função) 5.4.04 GESTÃO DE EQUIPAMENTOS CULTURAIS (Função)
Séries Documentais Séries Documentais
5.4.03.00.01 Projetos institucionais das comissões municipais 5.4.04.00.01 Contratos de locação de imóveis
setoriais de música, teatro, cinema e vídeo, dança, 5.4.04.00.02 Escrituras de imóveis
folclore, fotografia, arquitetura, literatura
5.4.04.00.03 Contratos de comodato
5.4.03.00.02 Projetos técnicos institucionais das áreas de música,
teatro, cinema e vídeo, dança folclore, fotografia, 5.4.04.00.04 Contratos de aquisição de linhas telefônicas
arquitetura, literatura 5.4.04.00.05 Controle de chaves de espaços culturais
5.4.03.00.03 Projetos de ação cultural 5.4.04.00.06 Fichas/agendamento de solicitação de espaços culturais
5.4.03.00.04 Programações mensais 5.4.04.00.07 Controle de agendamento de vídeo/DVD de espaços
5.4.03.00.05 Escalas de serviço de empregados da programação e culturais
produção 5.4.04.00.08 Escalas/controle de plantonistas em equipamentos
5.4.03.00.06 Planilhas de controle de cursos culturais
5.4.03.00.07 Cadastro individual de professores 5.4.04.00.09 Livro de ocorrências em equipamentos culturais
5.4.03.00.08 Fichas de inscrição nos cursos/oficinas
5.4.03.00.09 Dossiê de eventos de ação cultural 5.4.05 REGISTROS E DIVULGAÇÃO DA AÇÃO CULTURAL
5.4.03.00.10 Listas de chamada de alunos dos cursos/oficinas da (Função)
ação cultural Séries Documentais
5.4.03.00.11 Listas de aprovados nos cursos/oficinas 5.4.05.00.01 Registros de imagem, som e registros fotográficos

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5.4.05.00.02 Produção bibliográfica editadas e co-editadas pela 5.4.06.00.15 Registros e inventários de acervos de museus/
administração direta e indireta bibliotecas - livro tombo
5.4.05.00.03 Documentos de divulgação produzidos - publicações 5.4.06.00.16 Fichas descritivas catalográficas de acervos de
5.4.05.00.03.01 Documentos de divulgação produzidos - clipping arquivos/bibliotecas/museus
5.4.05.00.03.02 Documentos de divulgação produzidos - sinopse 5.4.06.00.17 Livros de presença do arquivo municipal/bibliotecas/
museus
5.4.05.00.03.03 Documentos de divulgação produzidos - release
5.4.06.00.18 Fichas de cadastro do arquivo municipal/bibliotecas/
museus
5.4.06 PRESERVAÇÃO E RECUPERAÇÃO DO
5.4.06.00.19 Formulários de solicitação de documentos para
PATRIMÔNIO CULTURAL DO MUNICÍPIO (Função)
consulta de arquivos/ bibliotecas/museus
Séries Documentais
5.4.06.00.20 Formulários de solicitação de reprodução de
5.4.06.00.01 Fichas do inventário do patrimônio ambiental e documentos e material de acervo de arquivos/
cultural - IPAC do patrimônio histórico bibliotecas /museus
5.4.06.00.02 Propostas de preservação de bens 5.4.06.00.21 Fichas de registro de empréstimo de livros de
5.4.06.00.03 Projetos de restauração/ recuperação de bens bibliotecas
preservados do patrimônio histórico 5.4.06.00.22 Relatório mensal de controle de empréstimo de livros
5.4.06.00.04 Projetos arquitetônicos de bens preservados e com e material de acervo de bibliotecas
interesse para preservação do patrimônio histórico 5.4.06.00.23 Certidões de inteiro teor do arquivo público do
5.4.06.00.05 Relatórios técnicos de vistoria de bens preservados do município relativos a cemitérios, pessoal entre outros
patrimônio histórico 5.4.06.00.24 Fichas de baixa de material de acervo bibliográfico ou
5.4.06.00.06 Inventário de peças arqueológicas museológico
5.4.06.00.07 Inventário de fotografias do patrimônio histórico
5.4.06.00.08 Pareceres técnicos 5.5 ESPORTE E LAZER (Subgrupo funcional)
5.4.06.00.09 Projetos museográficos 5.5.01 PLANEJAMENTO DO ESPORTE E LAZER (Função)
5.4.06.00.10 Projetos museológicos Séries Documentais
5.4.06.00.11 Termos de recolhimento de acervo do arquivo 5.5.01.00.01 Plano plurianual para o esporte e lazer
municipal
5.5.01.00.02 Plano anual da Secretaria de Esportes e Lazer
5.4.06.00.12 Termos de doação de acervo ou comodato para o
arquivo municipal/bibliotecas/ museus 5.5.01.00.03 Plano de atividades dos departamentos de atividades
comunitárias, esportes e lazer
5.4.06.00.13 Projetos de pesquisa histórica do arquivo municipal/
bibliotecas/museus 5.5.01.00.04 Protocolo de intenções/convênios/parcerias para o
5.4.06.00.14 Instrumentos de pesquisa do arquivo municipal/ desenvolvimento do esporte e lazer
bibliotecas/museus 5.5.01.00.05 Relatórios anuais de atividades esportivas e de lazer

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5.5.01.00.06 Relatórios mensais de atividades esportivas e de lazer 5.5.03.01.02 Dossiê do projeto atleta cidadão
5.5.01.00.07 Relatórios semanais de atividades esportivas e de lazer 5.5.03.01.03 Dossiê do programa de avaliação física
5.5.01.00.08 Relatórios mensais de atividades de manutenção
5.5.01.00.09 Calendário de atividades e orçamento programa de 5.5.03.02 ATIVIDADES ESPORTIVAS COMPETITIVAS
esportes e lazer (Subfunção)10 e11
5.5.01.00.10 Relatórios/prestação de contas de programas/projetos Séries Documentais
5.5.01.00.11 Comprovantes de pagamentos/recibos de taxas e serviços 5.5.03.02.01 Dossiê dos jogos abertos do interior
5.5.01.00.12 Projetos de atividades esportivas, de lazer e de 5.5.03.02.02 Dossiê de competições de futsal
avaliação física 5.5.03.02.03 Dossiê dos jogos das indústrias
5.5.03.02.04 Dossiê de corridas de pedestres
5.5.02 GESTÃO DE RECURSOS E PROJETOS DO FUNDO 5.5.03.02.05 Dossiê dos jogos estudantis municipais
DE APOIO/INCENTIVOS FISCAIS AO DESPORTO 5.5.03.02.06 Dossiê dos jogos regionais
(Função)
5.5.03.02.07 Dossiê de competições de futebol
Séries Documentais
5.5.03.02.08 Dossiê de competições de voleibol
5.5.02.00.01 Projetos beneficiados pelo fundo de apoio/
incentivos fiscais (projetos, cronograma de execução, 5.5.03.02.09 Dossiê de competições de basquete
cronograma financeiro, orçamento, pareceres 5.5.03.02.10 Dossiê de competições de handebol
técnicos, documentos fiscais, prestação de contas) 5.5.03.02.11 Dossiê de competições de ginástica olímpica
5.5.02.00.02 Relatórios do programa municipal de incentivo fiscal 5.5.03.02.12 Dossiê de competições de judô
5.5.02.00.03 Relatórios anuais/prestação de contas de projetos 5.5.03.02.13 Dossiê de competições de karatê
incentivados 5.5.03.02.14 Dossiê de competições de atletismo
5.5.02.00.04 Competições desportivas intermunicipais, nacionais e 5.5.03.02.15 Dossiê de competições de skate
internacionais
5.5.03.02.16 Dossiê de competições de natação
5.5.02.00.05 Atas de reuniões do conselho gestor do fundo de
apoio/incentivos fiscais ao desporto 5.5.03.02.17 Dossiê de competições de ciclismo
5.5.03.02.18 Dossiê de competições de tênis
5.5.03 COORDENAÇÃO, ACOMPANHAMENTO E 5.5.03.02.19 Dossiê de competições de bocha
EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES ESPORTIVAS (Função)
5.5.03.01 ATIVIDADES ESPORTIVAS COMUNITÁRIAS 10
Os documentos produzidos em todas as modalidades desportivas, inclusive os realiza-
(Subfunção) dos em parceria, serão arquivados no dossiê correspondente, mesmo que a modalidade
sofra alterações de nome.
Séries Documentais 11
Cada competição desportiva deverá ter sua pasta específica que será arquivada no
5.5.03.01.01 Dossiê do programa escolinhas educativas de esportes dossiê correspondente.

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 75
5.5.04 COORDENAÇÃO, ACOMPANHAMENTO E 5.6.01.00.04 Programa auxílio ao desempregado (PROAD)
EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES DE LAZER (Função) 5.6.01.00.05 Programa garantia de renda mínima e geração de
5.5.04.01 ATIVIDADES ESPORTIVAS DE LAZER / emprego e renda - PGRMGER
INTEGRADAS COM OUTRAS ÁREAS (Subfunção) 5.6.01.00.06 Relatórios/prestação de contas do programa garantia
Séries Documentais de renda mínima e geração de emprego e renda -
5.5.04.01.01 Dossiê programa da 3ª idade PGRMGER
5.5.04.01.02 Dossiê programa de desenvolvimento de crianças e 5.6.01.00.07 Relatórios/prestação de contas de programas/projetos
adolescentes em situação de risco e vulnerabilidade e serviços de proteção social básica13
social 5.6.01.00.08 Relatórios/prestação de contas de programas/projetos
5.5.04.01.03 Dossiê programa aquático/hidroginástica e serviços de proteção social especial
5.5.04.01.04 Dossiê de atividades físicas e de lazer em parques e 5.6.01.00.09 Termos de cooperação/convênios de proteção social
praças (ioga, tai-chi-chuan, aero tai) básica e especial
5.5.04.01.05 Dossiê de atividades para os portadores de 5.6.01.00.10 Controle de repasse de recursos dos programas/
necessidades especiais projetos/serviços de proteção social básica / especial
5.5.04.01.06 Dossiê de atividades sociais (prevenção do câncer, 5.6.01.00.11 Atas de eleições da composição do conselho
prevenção da gravidez precoce, etc) municipal da criança e adolescente – CMDCA/termos
de posse
5.5.04.01.07 Dossiê semana da criança
5.6.01.00.12 Processo relativo à eleição de membros do conselho
5.5.04.01.08 Dossiê olimpíada recreativa tutelar (por consulta popular)
5.6.01.00.13 Relatório anual de gestão da assistência social
5.6 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA (Subgrupo funcional)
5.6.01 POLÍTICAS E PLANEJAMENTO DE AÇÕES SOCIAIS 5.6.02 COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE PROTEÇÃO
E CIDADANIA (Função) SOCIAL ÀS FAMÍLIAS EM SITUAÇÃO DE
Séries Documentais VULNERABILIDADE E RISCO SOCIAL (Função)
5.6.01.00.01 Plano municipal de assistência social – planejamento Séries Documentais
plurianual (estudos socioeconômicos do município/ 5.6.02.00.01 Programa/projeto de proteção de inclusão social
relatórios de atividades/relatórios de campo)12
5.6.02.00.02 Projetos de geração de renda
5.6.01.00.02 Plano municipal de assistência social de famílias em
situação de vulnerabilidade e risco social – anual 5.6.02.00.03 Planos para a realização de eventos
5.6.01.00.03 Programas de ação e acompanhamento social de 5.6.02.00.04 Relatórios mensais de acompanhamentos de projetos
famílias em situação de vulnerabilidade e risco social 5.6.02.00.05 Cadastros dos beneficiários

12 13
O Plano de Monitoramento e Avaliação integra o Plano Municipal de Assistência Social. Recursos alocados no Fundo Municipal de Assistência Social.

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5.6.02.00.06 Cadastro de famílias em situação de vulnerabilidade e 5.6.02.00.28 Relatório da campanha do agasalho
risco social
5.6.02.00.29 Relatórios financeiros do fundo social de solidariedade
5.6.02.00.07 Ficha de acompanhamento individual (programa
estadual) 5.6.02.00.30 Inscrições de bolsistas
5.6.02.00.08 Relatório social dos beneficiários 5.6.02.00.31 Dossiê de bolsistas
5.6.02.00.09 Guia de encaminhamento para outros orgãos da 5.6.02.00.32 Relação de entregas de cestas básicas
prefeitura e oficiais 5.6.02.00.33 Relação de vale transporte de bolsistas
5.6.02.00.10 Relação de frequência dos atendidos em reuniões
5.6.02.00.34 Cópia de decretos e de leis do projeto programa de
5.6.02.00.11 Relação de inclusões e desligamento de famílias auxílio ao desempregado - PROAD
beneficiárias (programa estadual)
5.6.02.00.35 Processo relativo à carteira de passe livre (formulários,
5.6.02.00.12 Relatório circunstanciado mensal (programa estadual) cópias de documentos pessoais, original do laudo
5.6.02.00.13 Relatório trimestral de monitoramento (programa estadual) médico, relatório social e cópia da ficha de concessão)
5.6.02.00.14 Ficha de controle de visita domiciliar 5.6.02.00.36 Solicitação de carteira de passe livre (indeferidos e
5.6.02.00.15 Registro de visita domiciliar desistentes)
5.6.02.00.16 Cadastro único do governo federal 5.6.02.00.37 Relatório de atendimento social - andarilho
5.6.02.00.17 Relatório mensal do programa bolsa família 5.6.02.00.38 Relatório de atendimento social - plantão social
5.6.02.00.18 Relatórios de monitoramento de bolsa família 5.6.02.00.39 Relatório mensal de atendimento social - plantão
5.6.02.00.19 Instruções de serviços para setores social
5.6.02.00.20 Relatório mensal do centro de referência de 5.6.02.00.40 Livro de registro de atendimento social
assistência social - CRAS
5.6.02.00.41 Relatório de atendimento social - ambulante
5.6.02.00.21 Relatório anual do centro de referência de assistência
social - CRAS 5.6.02.00.42 Relatório de atendimento social - conselho tutelar
5.6.02.00.22 Relação mensal dos atendidos (programa estadual) 5.6.02.00.43 Relatório de atendimento social - poder judiciário
5.6.02.00.23 Declaração de freqüência escolar e de vacinação dos 5.6.02.00.44 Relatório de atendimento social - solicitação de
dependentes dos beneficiários (programa estadual) passagens
5.6.02.00.24 Registro fotográfico de projetos (arquivo fotográfico)
5.6.02.00.25 Controle de atendimento da campanha do agasalho 5.6.03 COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE PROTEÇÃO
(requisições, cópia de pedidos, cópia de notas fiscais SOCIAL À CRIANÇA (Função)
da campanha do agasalho)
Séries Documentais
5.6.02.00.26 Livro de registro de doação
5.6.03.00.01 Programa/projeto/serviços de assistência social à criança
5.6.02.00.27 Comprovante de entrega de cesta básica, óculos,
leite, etc 5.6.03.00.02 Prontuário técnico das crianças abrigadas

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5.6.03.00.03 Prontuário de exames médicos das crianças abrigadas 5.6.04.00.11 Correspondência de encaminhamento de beneficiários à
5.6.03.00.04 Relatórios de acompanhamento das famílias dos internos prefeitura municipal ou para outros órgãos oficiais
5.6.03.00.05 Processo relativo ao apoio financeiro - serviço de 5.6.04.00.12 Quadro quantitativo de atividades gerais
ação continuada - SAC (federal) 5.6.04.00.13 Controle de freqüência e repasse de recurso (LA -
liberdade assistida)
5.6.03.00.06 Convênios casa da criança
5.6.04.00.14 Relatório/prestação de contas da Fundação Estadual
5.6.03.00.07 Controle de freqüência de atividades com pais (LA do Bem Estar do Menor - FEBEM
- liberdade assistida)
5.6.04.00.15 Requisições, cópia de pedido de compra, cópia de
5.6.03.00.08 Fichas de acompanhamento enfermagem notas fiscais
5.6.03.00.09 Relatórios de repasse de plantão 5.6.04.00.16 Livro de registro de ata de reuniões com funcionários
(LA - liberdade assistida)
5.6.04 COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE PROTEÇÃO 5.6.04.00.17 Relatórios/projetos desenvolvidos em parceria com a
SOCIAL AO ADOLESCENTE (Função) Secretaria de Educação e com o conselho municipal
Séries Documentais dos direitos da criança e adolescente - CMDCA
5.6.04.00.18 Convênios com empresários - conselho municipal dos
5.6.04.00.01 Programa/projeto/serviços de assistência social ao
direitos da criança e do adolescente - CMDCA
adolescente
5.6.04.00.19 Processos do conselho tutelar/fundo social de
5.6.04.00.02 Relatórios de acompanhamento e avaliação de solidariedade/conselho municipal dos direitos da
programas/projetos/ações sociais com adolescentes criança e do adolescente - CMDCA
5.6.04.00.03 Prontuário técnico de adolescentes (LA - liberdade
assistida)
5.6.05 GESTÃO DA ASSISTÊNCIA SOCIAL BÁSICA E
5.6.04.00.04 Relatório anual de atendimento a adolescente (LA ESPECIAL DE MÉDIA E ALTA COMPLEXIDADE (Função)
- liberdade assistida)
Séries Documentais
5.6.04.00.05 Relatório mensal de atendimento a adolescente (LA
- liberdade assistida) 5.6.05.00.01 Plano do conselho municipal do idoso
5.6.04.00.06 Controle de freqüência de atividades grupais com 5.6.05.00.02 Projetos do conselho municipal do idoso
adolescente (LA - liberdade assistida) 5.6.05.00.03 Livro de ata do conselho municipal do idoso
5.6.04.00.07 Relatório de avaliação das oficinas (LA - liberdade 5.6.05.00.04 Planos de atividades do idoso
assistida) 5.6.05.00.05 Fichas de inscrição para atividades do idoso
5.6.04.00.08 Controle de movimentação de casos de adolescentes 5.6.05.00.06 Orçamento de atividades do idoso
5.6.04.00.09 Relatório anual de atividades com grupos de 5.6.05.00.07 Processos relativos à concessão de benefícios de
adolescentes prestação continuada
5.6.04.00.10 Relatório mensal de atividades com grupos de 5.6.05.00.08 Processos relativos à revisão de benefícios de
adolescentes prestação continuada

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78 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
5.6.05.00.09 Relatórios de benefícios de prestação continuada 5.6.05.00.27 Livro ata das reuniões do conselho municipal de
5.6.05.00.10 Orçamento do conselho municipal do idoso (eventos) assistência social - CMAS - com as entidades
5.6.05.00.11 Processo relativo à solicitação de aparelhos auditivos 5.6.05.00.28 Projetos de atividades do idoso
e ortopédicos (formulário de solicitação, pedido
médico, audiometria e orçamento) 5.7 ABASTECIMENTO (Subgrupo funcional)
5.6.05.00.12 Processo relativo à compra de órteses, próteses e 5.7.01 CADASTRAMENTO, GERENCIAMENTO E
relatório social da situação socioeconômica dos FISCALIZAÇÃO DE SACOLÕES E FEIRAS LIVRES (Função)
solicitantes
Séries Documentais
5.6.05.00.13 Registro de controle de empréstimos de cadeira de
rodas e similares 5.7.01.00.01 Listagem de feirantes cadastrados
5.6.05.00.14 Registro de controle de doação de entrega de 5.7.01.00.02 Mapa de localização das feiras livres
aparelhos auditivos e ortopédicos 5.7.01.00.03 Cadastro de permissionários (mercados, feiras,
5.6.05.00.15 Processo de compras, cópia de nota fiscal de órteses varejões, frigoríficos e estabelecimentos que
e próteses para pessoas de baixa renda necessitam do serviço de inspeção municipal – SIM)
5.7.01.00.04 Solicitações de feiras livres e comerciantes
5.6.05.00.16 Relação de presença em reuniões da equipe técnica
5.7.01.00.05 Notificações referentes a feirantes
5.6.05.00.17 Relatórios de reuniões com equipe técnica
5.7.01.00.06 Multas referentes a feirantes e comerciantes
5.6.05.00.18 Relatório de reuniões externas referente a assistência
social 5.7.01.00.07 Processos relativos a infração e multa de feirantes e
comerciantes
5.6.05.00.19 Relatório físico financeiro de convênios
5.7.01.00.08 Pesquisa de preços
5.6.05.00.20 Termos de convênios com governo federal, estadual e
municipal 5.7.01.00.09 Relatórios/vistorias de higiene em barracas, mercados,
frigoríficos, produtos hortifrutigranjeiros e outros
5.6.05.00.21 Processo relativo a pedidos de liberação de recursos
federais, estaduais e municipais para as entidades 5.7.01.00.10 Formulário de cancelamento de matrícula de feiras livres
5.6.05.00.22 Processo relativo a liberações de recursos federal, 5.7.01.00.11 Relatório de serviços prediais dos sacolões (pinturas,
estadual e municipal hidraúlica, elétrica)
5.6.05.00.23 Processo relativo à prestação de contas de recurso 5.7.01.00.12 Processos relativos a afastamento desobrigação/
federal justificativa de feiras livres
5.6.05.00.24 Processo relativo à prestação de contas de recurso
estadual 5.7.02 INSPEÇÃO DE HIGIENE SANITÁRIA DE
5.6.05.00.25 Processo relativo à prestação de contas de recurso ALIMENTOS, PRODUTORES E PRODUTOS (Função)
municipal Séries Documentais
5.6.05.00.26 Livro protocolo de entrada de documentos das 5.7.02.00.01 Relatórios/vistorias em barracas, mercados,
entidades frigoríficos, produtos hortifrutigranjeiros e outros

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 79
5.7.02.00.02 Processos relativos aos recursos de multas aplicadas 5.7.04.00.05 Controle de distribuição de produtos estocáveis
em relação a mercados, matadouros, frigoríficos, 5.7.04.00.06 Teste de aceitabilidade dos gêneros alimentícios
sacolões e feiras livres
5.7.04.00.07 Ficha técnica de especificação de produtos
5.7.02.00.03 Controle higiênico sanitário de produtos alimentícios
hortifrutigranjeiros fornecidos à alimentação escolar
5.7.04.00.08 Cardápio de alimentação mensal
5.7.02.00.04 Controle higiênico sanitário de produtos perecíves
5.7.04.00.09 Balancete mensal de estoque
fornecidos à alimentação escolar
5.7.04.00.10 Saldo de estoque diário dos gêneros alimentícios
5.7.02.00.05 Controle higiênico sanitário de produtos estocáveis
fornecidos à alimentação escolar 5.7.04.00.11 Ficha de controle de gêneros alimentícios (kardex)
5.7.04.00.12 Relatórios gerenciais de alimentação escolar (pasta
gerencial)
5.7.03 DESENVOLVIMENTO DE PROGRAMAS SOCIAIS
(Função) 5.7.04.00.13 Solicitação de ordem de pagamento de fornecedores
Séries Documentais 5.7.04.00.14 Atestado de capacidade técnica
5.7.03.00.01 Planos/programas sociais 5.7.04.00.15 Atestado devolução de caução
5.7.03.00.02 Relatórios anuais de atividades 5.7.04.00.16 Requisição de utensílios domésticos solicitados pela
unidade escolar
5.7.03.00.03 Folders, cartazes e documentos de divulgação de
campanhas sociais 5.7.04.00.17 Relatório de visitas da supervisão da merenda escolar
5.7.03.00.04 Relatórios/prestação de contas e avaliação de
campanhas 5.7.05 GERENCIAMENTO DO CONSELHO DE
ALIMENTAÇÃO ESCOLAR
5.7.04 CADASTRAMENTO, GERENCIAMENTO E Séries Documentais
FISCALIZAÇÃO DE PRODUTOS FORNECIDOS À 5.7.05.00.01 Livro ata de reunião do conselho de alimentação
ALIMENTAÇÃO ESCOLAR (Função) escolar
Séries Documentais 5.7.05.00.02 Ata de reuniões de indicação de membros para
5.7.04.00.01 Contratos/convênios para fornecimento de merenda conselho de alimentação escolar
escolar 5.7.05.00.03 Análise de aprovação de contas
5.7.04.00.02 Processos relativos à licitação de merenda escolar 5.7.05.00.04 Demonstrativo sintético anual da execução físico
(convite e tomada de preço) financeira - programa nacional de alimentação escolar
5.7.04.00.03 Controle de distribuição de produtos - PNAE
hortifrutigranjeiros 5.7.05.00.05 Relação dos processos pagos com recursos do PNAE
5.7.04.00.04 Controle de distribuição de produtos perecíveis 5.7.05.00.06 Demonstrativo bancário mensal do PNAE

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5.8 SEGURANÇA PÚBLICA (Subgrupo funcional) 5.8.01.03 FISCALIZAÇÃO E APURAÇÃO DE INFRAÇÕES/
5.8.01 COORDENAÇÃO DE AÇÕES RELATIVAS ÀS ATOS ILÍCITOS - DAÍ (Subfunção)
POLÍTICAS PÚBLICAS NA ÁREA DE SEGURANÇA Séries Documentais
DO CIDADÃO - EM COOPERAÇÃO COM OS 5.8.01.03.01 Registro de denúncias feitas por munícipes sobre a
ÓRGÃOS DO ESTADO E DA UNIÃO (Função) atuação da guarda civil municipal
Séries Documentais 5.8.01.03.02 Relatórios e pareceres de denúncias e reclamações
5.8.01.00.01 Planos, programas e metas que visam o aperfeiçoamento
5.8.01.03.03 Registros fotográficos de infratores/indiciados
de políticas públicas na área de segurança do cidadão
(em parceria com o governo federal e estadual)
5.8.01.00.02 Relatórios anuais de atividades da segurança pública 5.8.02 VIGILÂNCIA PREVENTIVA E OSTENSIVA (Função)14
5.8.01.00.03 Relatórios anuais de ocorrências no município Séries Documentais
(gráficos e dados estatísticos) 5.8.02.00.01 Relatórios anuais da guarda civil municipal (gráficos,
mapas e dados estatísticos de atendimento)
5.8.01.01 COORDENAÇÃO DE ATIVIDADES DE ENSINO 5.8.02.00.02 Boletins de ocorrências diárias da guarda civil
(Subfunção) municipal e da defesa civil
Séries Documentais 5.8.02.00.03 Diário de atendimento de ocorrências (sala de rádio)
5.8.01.01.01 Plano de ensino da segurança pública municipal 5.8.02.00.04 Requerimentos e convocações para vistoria em áreas
5.8.01.01.02 Apostilas e manuais de cursos aplicados de risco e áreas públicas
5.8.01.01.03 Controle de certificados e diplomas expedidos 5.8.02.00.05 Relatórios e pareceres de vistoria em áreas de risco e
áreas públicas
5.8.01.01.04 Relação de participantes em cursos junto à guarda
civil municipal - GCM 5.8.02.00.06 Termos para regularização de obras em áreas de risco
5.8.01.01.05 Avaliações, trabalhos e testes aplicados 5.8.02.00.07 Registros fotográficos e atendimentos de ocorrência
em áreas de risco, acidentes, entre outros
5.8.01.01.06 Relação de matérias aplicadas em cursos
5.8.01.01.07 Relação das guardas civis municipais de cidades 5.8.02.00.08 Relatório final de áreas de risco (fotos, laudos)
vizinhas formadas 5.8.02.00.09 Expedientes relativos a solicitações, reclamações e
denúncias para a guarda civil municipal
5.8.01.02 CONTROLE DE ATIVIDADES MUSICAIS - DEM 5.8.02.00.10 Mapas e plantas de setores, áreas de risco
(Subfunção) 5.8.02.00.11 Notificações, autos de imposição e penalidade (lei
Séries Documentais seca e lei do silêncio)
5.8.01.02.01 Partituras 5.8.02.00.12 Registro/relatórios sobre locais de pontos de tráfico
5.8.01.02.02 Arranjos
5.8.01.02.03 Controle dos equipamentos e instrumentos musicais 14
Função da Guarda Civil Municipal.

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 81
5.8.02.00.13 Controle diário de patrulhamento motorizado por 5.8.02.03 GESTÃO DE SERVIÇO E CONSERVAÇÃO DA
setores e papeletas de ronda ostensiva FROTA – MOTOMEC (Subfunção)
5.8.02.00.14 Relatório diário de ronda oficial Séries Documentais
5.8.02.00.15 Plano do dia da guarda civil municipal (comunicados, 5.8.02.03.01 Mapa força (controle diário de viatura)
orientações, recomendações e informações) 5.8.02.03.02 Controle de consumo de combustível
5.8.02.00.16 Relatório estatístico mensal de ocorrências/rondas da 5.8.02.03.03 Controle de manutenção das viaturas
guarda civil municipal
5.8.02.03.04 Controle de avarias e danos nas viaturas
5.8.02.00.17 Ordens de serviços para os guardas municipais
5.8.02.03.05 Relatório de vistoria em viaturas
5.8.02.00.18 Escalas e relações de postos de serviços
5.8.02.03.06 Controle diário de localização de viaturas - V.T.R

5.8.02.01 CONTROLE E REGISTRO DE ATIVIDADES DE

SEGURANÇA PÚBLICA EM EVENTOS EXTERNOS 5.8.03 ALISTAMENTO DE SERVIÇO MILITAR/JUNTA DE
(Subfunção) SERVIÇO MILITAR (Função)
Séries Documentais Séries Documentais
5.8.02.01.01 Relatórios de atividades esportivas em estádios e 5.8.03.00.01 Relações de alistamento militar (tiro de guerra,
ginásios municipais aeronáutica, marinha e exército)
5.8.02.01.02 Relatórios de atividades sociais, shows, festas e 5.8.03.00.02 Relações de indivíduos aptos/inaptos para o serviço
entretenimentos militar
5.8.02.01.03 Relatórios de atividades em conjunto com outros 5.8.03.00.03 Relatórios mensais de atividades
orgãos de segurança 5.8.03.00.04 Relatórios anuais de atividades (acompanhados de
5.8.02.01.04 Relatórios de atividades de controle de distúrbios gráficos estatísticos)

5.8.02.02 CONTROLE DE EQUIPAMENTOS DE SEGURANÇA

- ARMARIA (Subfunção)
Séries Documentais
5.8.02.02.01 Controle diário de armamento (livro de cautela de
armas)
5.8.02.02.02 Livro de cautela de coletes
5.8.02.02.03 Livro de cautela de rádio comunicador
5.8.02.02.04 Livro de cautela de equipamentos de segurança
(tonfa, detector de metais, escudos, entre outros)
5.8.02.02.05 Controle de material bélico

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82 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 ÍNDICE ALFABÉTICO DOS PLANOS DE Alvará de ampliação 5.1.08.00.01.02
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA AS Alvará de demolição 5.1.08.00.01.01
ADMINISTRAÇÕES PÚBLICAS MUNICIPAIS Alvará de execução 5.1.08.00.01.08
Código de Alvará de instalação 5.1.08.00.01.11
classificação
Alvará de instalação/conservação/auto de vistoria
de sistemas transmissores (torres e equipamentos de
A transmissão)/pára-raios e estação de rádio-base 5.1.01.00.21
ABASTECIMENTO (Subgrupo funcional) 5.7 Alvará de reforma 5.1.08.00.01.03
Abertura de recurso 5.3.02.01.61 Alvará para conjuntos habitacionais 5.1.08.00.01.18
Abertura de recurso do PROBISS 5.3.03.00.19 Alvará/Licença para funcionamento de empresas/
AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA (Subgrupo funcional) 5.6 inclusive bancas de jornais 3.0.06.02.11
ACOMPANHAMENTO DA CONSTITUIÇÃO, Alvarás de instalação e conservação de elevadores,
DESENVOLVIMENTO E ENCERRAMENTO DA monta-cargas, esteiras, pontes, escadas rolantes e
ADMINISTRAÇÃO INDIRETA E FUNDACIONAL - correlatos 5.1.08.00.06
INCLUSIVE DAS EMPRESAS PÚBLICAS (Função) 2.0.08 Alvarás de muros de arrimo 5.1.08.00.07
ACOMPANHAMENTO DA ELABORAÇÃO E DA
EXECUÇÃO DE CONTRATOS DE INFORMÁTICA Alvarás-licença para funcionamento de empresas,
(Subfunção) 2.0.06.04 inclusive bancas de jornais 5.1.05.00.05
ACOMPANHAMENTO, EXECUÇÃO DO PLANO/ Análise de aprovação de contas 5.7.05.00.03
PROGRAMA EDUCACIONAL (Subfunção) 5.3.02.01 Apostilas de apoio infantil, fundamental e cursos
ADMINISTRAÇÃO (Grupo funcional) 2.0 profissionalizantes 5.3.02.01.37
ADMINISTRAÇÃO DE CEMITÉRIOS (Função) 5.1.10 Apostilas e manuais de cursos aplicados 5.8.01.01.02
Agendamento de férias 2.0.01.05.01 Apreensão de animais de grande e pequeno porte 5.2.03.03.07
Agendas de consulta/cirurgias/exames 5.2.05.00.01 Arranjos 5.8.01.02.02
Agendas de cursos profissionalizantes 5.3.02.01.39
Arte Final 1.0.06.03.05
Agendas municipais na área da saúde (anuais) 5.2.01.00.09
Artigos e matérias para publicação 1.0.06.01.03
ALISTAMENTO DE SERVIÇO MILITAR/JUNTA DE
SERVIÇO MILITAR (Função) 5.8.03 ASSESSORIA TÉCNICA LEGISLATIVA - ATL (Subfunção) 1.0.05.01
Alteração de uso diário do vale transporte 2.0.01.01.12 ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA (Função) 5.2.02

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 83
ASSISTÊNCIA JUDICIÁRIA (Função) 4.0.05 Atas de reuniões de pais 5.3.02.01.31
Ata de reuniões de indicação de membros para Atas de reuniões de plenárias de prestação de contas
conselho de alimentação escolar 5.7.05.00.02 - CMS 5.2.01.00.18
Atas de assembléias gerais extraordinárias 2.0.08.00.03 Atas de reuniões de pré e pós evento com empresários 1.0.03.05.03
Atas de assembléias gerais ordinárias 2.0.08.00.02 Atas de reuniões do CASCS (Conselho Municipal de
Acompanhamento e Controle Social do FUNDEF) 5.3.01.00.22
Atas de audiência municipal 1.0.01.00.11
Atas de reuniões do COMPHIC 5.4.01.00.10
Atas de conferência médica 5.2.04.04.05
Atas de reuniões do conselho gestor do fundo de
Atas de eleições da composição do conselho municipal apoio/incentivos fiscais ao desporto 5.5.02.00.05
da criança e adolescente – CMDCA/termos de posse 5.6.01.00.11
Atas de reuniões do conselho pleno do CMS 5.2.01.00.17
Atas de registro de reuniões do conselho gestor das
Atas de reuniões do conselho regional de enfermagem
unidades - CGU 5.2.02.02.85
- COREN 5.2.06.02.07
Atas de resultados finais de cada classe 5.3.02.01.11
Atas de reuniões sobre grade de transferência,
Atas de reuniões da diretoria executiva - CMS 5.2.01.00.16 sindicato e outro representantes 5.2.06.02.08
Atas de reuniões das instituições de ensino - campo Atas de sessões das câmaras reunidas 4.0.03.00.01
de estágio 5.2.06.02.17 ATENDIMENTO AMBULATORIAL (Subfunção) 5.2.02.02
Atas de reuniões de acionistas 2.0.08.00.08 ATENDIMENTO AO CIDADÃO (Subfunção) 1.0.08.01
Atas de reuniões de chefias/grupos de trabalho 2.0.10.00.22 ATENDIMENTO HOSPITALAR E EMERGENCIAL
Atas de reuniões de chefias/grupos de trabalho 2.0.08.00.13 (Subfunção) 5.2.02.03

Atas de reuniões de conselhos administrativos 2.0.08.00.07 ATENDIMENTO PELOS SERVIÇOS AUXILIARES DE

DIAGNOSE E TERAPIA - SADT (Subfunção) 5.2.02.04
Atas de reuniões de conselhos deliberativos 2.0.08.00.05
Atestado de capacidade técnica 5.7.04.00.14
Atas de reuniões de conselhos e comitês educacionais 5.3.01.00.08 Atestado devolução de caução 5.7.04.00.15
Atas de reuniões de conselhos e de comitês de gestão Atestado/declaração de vagas, escolaridade e de
territorial e ambiental 5.1.01.00.14 freqüência 5.3.02.01.02
Atas de reuniões de conselhos fiscais 2.0.08.00.06 ATIVIDADES ESPORTIVAS COMPETITIVAS (Subfunção) 5.5.03.02
Atas de reuniões de diretorias 2.0.08.00.04 ATIVIDADES ESPORTIVAS COMUNITÁRIAS (Subfunção) 5.5.03.01
Atas de reuniões de grupo de trabalho e comitês ATIVIDADES ESPORTIVAS DE LAZER / INTEGRADAS
responsáveis pelas parceiras da Secretaria de Educação 5.3.03.00.05 COM OUTRAS ÁREAS (Subfunção) 5.5.04.01

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Atos normativos para a gestão de documentos AVALIAÇÃO, CONTROLE E AUDITORIA DA ÁREA
(inclusive documentos eletrônicos - GED) e sistemas DA SAÚDE - UAC (Função) 5.2.05
de informação 2.0.05.00.01 Avaliações das oficinas/monitores 5.4.03.00.17
Atualização de dados cadastrais relativos a IPTU 3.0.06.01.01 Avaliações tabuladas dos cursos 5.3.02.01.41
Atualização de nome/endereço de proprietário - certidão 5.1.08.00.01.13 Avaliações, trabalhos e testes aplicados 5.8.01.01.05
Atualização de pagamentos dos contribuintes 3.0.04.00.01 AVERIGUAÇÃO DE PROCEDIMENTOS
Atualização e baixa de dívida ativa 3.0.04.00.04 DISCIPLINARES (Subfunção) 2.0.02.01

Autenticação de planta 5.1.08.00.01.12 Avisos de alta 5.2.02.03.03

Avisos de débitos/créditos 3.0.03.00.03
Auto de infração de trânsito - AIT - Notificação e multa
5.1.09.00.28 Avisos de óbito 5.2.02.03.04
(acompanhadas de aviso de recebimento - AR)
Auto de infração e multa de imposto sobre serviço Avisos de transferência de paciente 5.2.02.03.02
3.0.05.00.01
- ISS
Autorização de fornecimento - AF 5.2.07.03.11
B
Autorização de impressão de documentos fiscais
Baixa de IPTU 3.0.06.01.21
- AIDF 3.0.06.02.04
Balancete mensal de estoque 5.7.04.00.09
Autorização de pagamento através de TED e DOC 3.0.02.00.06
Balancetes 3.0.03.00.04
Autorização para dirigir carro oficial 5.3.05.00.21
Balancetes financeiros da associação de pais e mestres
Autorizações de fornecimento de combustível 5.2.07.03.02 - APM 5.3.05.00.04
Autos de apreensão de mercadorias 3.0.07.00.01 Balanço 3.0.03.00.05
Autos de Infração 5.1.02.02.03 Balanço dos sistemas orçamentário, financeiro,
Autos de infração e multa - AIM/reincidência 3.0.07.00.02 patrimonial e de variações 3.0.01.01.16
Autos de infração e multas para edificações particulares 5.1.08.00.03 Base de dados 2.0.06.01.08
Auxílio à subvenções/prestação de contas 3.0.03.00.02 BENEFÍCIOS PREVIDENCIÁRIOS (Função) 2.0.07
AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO (Subfunção) 2.0.01.07 Boletim analítico da receita/livro da receita 3.0.03.00.06

Avaliação de desempenho de funcionários 2.0.01.07.02 Boletim de recebimento de material - BRM 2.0.04.01.01

AVALIAÇÃO E AUDITORIA DA QUALIDADE DOS Boletim diário do fluxo de caixa da tesouraria 3.0.02.00.01
SERVIÇOS DE SAÚDE (Subfunção) 5.2.05.02 Boletim mensal de doses de vacinas aplicadas 5.2.02.01.27

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 85
Boletim mensal de doses de vacinas aplicadas: central 5.2.03.01.12.03 Cadastrados no programa órteses, próteses e materiais
Boletim mensal de doses de vacinas aplicadas: local 5.2.03.01.12.01 - OPM ortopedia 5.2.04.08.05
Boletim mensal de doses de vacinas aplicadas: regional 5.2.03.01.12.02 CADASTRAMENTO, GERENCIAMENTO E
FISCALIZAÇÃO DE PRODUTOS FORNECIDOS À
Boletim mensal do fluxo de caixa (receita e despesa) 3.0.02.00.02 ALIMENTAÇÃO ESCOLAR (Função) 5.7.04
Boletins de ocorrências diárias da guarda civil CADASTRAMENTO, GERENCIAMENTO E
municipal e da defesa civil 5.8.02.00.02 FISCALIZAÇÃO DE SACOLÕES E FEIRAS LIVRES (Função) 5.7.01
Boletins de ocorrências policiais/guarda civil municipal Cadastro / prontuário de autorizados (escolar /
(cópia) 2.0.10.00.25 fretado) e permissionários (alternativo e táxi), inclusive
Boletins de recebimento de material - BRM 5.3.05.00.09 auxiliares 5.1.09.00.11
Boletins de recebimento de material - BRM - entrada e Cadastro de contribuintes recebidos da Secretaria da
saída imediata 5.2.07.03.09 Fazenda 3.0.08.00.04
Boletins de recebimento de material - BRM - entrada Cadastro de desempregados (perfil profissional) 1.0.03.02.02
para o estoque (medicamentos, materiais hospitalares, Cadastro de empresas no Posto de Atendimento ao
materiais odontológicos e impressos) 5.2.07.03.10 Trabalhador - P.A.T, no Ganha Tempo 1.0.03.02.01
Boletins de rede de direitos humanos do Ministério da Cadastro de engenheiros 3.0.06.01.02
Saúde sobre AIDS no Brasil e no mundo 5.2.04.02.08
Cadastro de engenheiros e arquitetos e respectivas
Boletins diários de atendimento 5.2.03.02.01 obras 5.1.04.00.07.06
Boletins diários de atendimento - BDA 5.2.02.02.06 Cadastro de estabelecimentos 5.2.03.02.04
Boletins diários de atendimento - BDA 5.2.02.03.17 Cadastro de famílias em situação de vulnerabilidade e
Boletins imunológicos mensais - COAS/ CTA 5.2.02.02.70 risco social 5.6.02.00.06
Boletins mensais de atendimento 5.2.03.02.02 Cadastro de fornecedores 5.2.07.03.08
Boletins mensais de doses de vacinas aplicadas 5.2.02.02.76 Cadastro de funcionários responsáveis pelos bens
patrimoniais 2.0.04.00.02
Boletins mensais de doses de vacinas aplicadas/local;
regional; central 5.2.03.01.12 Cadastro de galerias de águas pluviais 5.1.06.01.04
Cadastro de internação 5.2.02.03.18
Cadastro de logradouros e face de quadra 3.0.06.01.03
C Cadastro de logradouros públicos (podendo conter o
Cadastrados no programa órteses, próteses e materiais histórico do logradouro) 5.1.04.00.07.01
- OPM auditivo 5.2.04.08.04 Cadastro de numeração (manuscritos) 3.0.06.01.04

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

86 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Cadastro de pagamento de fornecedores, serviços e Cadastros de estagiários 5.3.06.01.02
contratos 3.0.02.00.03 Cadastros dos beneficiários 5.6.02.00.05
Cadastro de permissionários (mercados, feiras, Cadernos de controle de envio de material para as
varejões, frigoríficos e estabelecimentos que unidades 5.2.07.03.30
necessitam do serviço de inspeção municipal – SIM) 5.7.01.00.03
Cadernos de controle de envio de material para os
Cadastro de prestadores de serviços 5.3.02.01.38
hospitais 5.2.07.03.29
Cadastro de propriedades e proprietários rurais 1.0.03.04.06
Calendário de atividades e orçamento programa de
Cadastro de rios e córregos canalizados 5.1.06.02.04 esportes e lazer 5.5.01.00.09
Cadastro de ruas e avenidas pavimentadas (anual) 5.1.06.05.03 Calendário escolar 5.3.01.00.10
Cadastro de sócios do clube da leitura 5.4.03.00.19 Calendários e cronograma de atividades 2.0.05.00.02
Cadastro e documentação de aposentados e pensionistas 2.0.07.00.03 Cancelamento de projeto aprovado 5.1.08.00.01.16
Cadastro funcional do servidor 5.2.07.03.56 CAPACITAÇÃO E DESENVOLVIMENTO FUNCIONAL
Cadastro funcional dos motoristas terceirizados 5.2.07.03.55 (Subfunção) 5.2.06.02
Cadastro geral de empregados e demitidos - CAGED 2.0.01.00.05 Cardápio de alimentação mensal 5.3.04.00.14
Cadastro geral de logradouros públicos 5.1.04.00.07 Cardápio de alimentação mensal 5.7.04.00.08
Cadastro imobiliário - ficha 3.0.06.01.05 Carta de agradecimento ao cidadão 1.0.08.01.05
Cadastro individual de professores 5.4.03.00.07 Carta de averbação para autorização de empréstimo
Cadastro logradouro - ficha 3.0.06.01.06 bancário 2.0.01.05.29

Cadastro municipal de estabelecimentos de saúde Cartão de ponto/folha de ponto/ponto eletrônico 2.0.01.05.02

(público, privado e filantrópico) 5.2.05.00.13 Cartas convite para reuniões PROAISA 5.2.04.03.04
Cadastro municipal mobiliário - pessoa física ou jurídica 3.0.06.02.01 Cartas de adjudicação 4.0.02.00.01
Cadastro numeração (planilhas de numeração oficial) 3.0.06.01.07 Cartas geodésicas e plantas 5.1.01.00.10
Cadastro para cursos e congressos 5.2.06.02.13 Cartazes 1.0.06.03.04
Cadastro pessoal de dosimetria de radiações 5.2.02.04.19 Carteiras de vacinas 5.2.02.02.79
Cadastro social de ocupações irregulares/clandestinas 5.1.04.00.05.03 Cartilhas, cartazes, folders e outros documentos de
Cadastro único do governo federal 5.6.02.00.16 divulgação 5.1.02.03.01
Cadastro/alterações cadastrais de empresas junto a Cartões de aviso de recebimento - AR (correio) 2.0.10.00.20
orgãos públicos 2.0.08.00.14 Cartões de consulta do acidentado 5.2.04.09.08

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 87
Catálogos 1.0.06.03.03 Certidão de sinalização - processo 5.1.09.00.34
Cautelas 2.0.04.00.03 Certidão de tempo estabelecido 3.0.06.02.23
Cautelas 5.2.07.03.21 Certidão de uso do solo 5.1.05.00.02.02
Cautelas de equipamentos 5.2.02.03.25 Certidão de uso e ocupação do solo 5.1.05.00.02.01
Cautelas de equipamentos emprestados 5.2.06.02.12 Certidão de valor venal - processo (cadastro e
Cautelas de patrimônio de veículos 5.3.05.00.22 lançamento) 3.0.06.01.14
CD4 e Carga Viral 5.2.04.02.11 Certidão de zoneamento – CZ 5.1.05.00.02.03
Censo diário 5.2.02.03.15 Certidão desde quando o imóvel foi tributado para
pagamento de IPTU - Processo 3.0.04.00.15
Censo Escolar com dados anuais (fornecido após
digitação do Censo e disquete da S.E.) 5.3.01.00.13 Certidão negativa de cadastramento - processo 3.0.06.01.15
Censo Escolar na unidade escolar/ Secretaria da Certidão negativa de débitos municipais - processo 3.0.04.00.20
Educação 5.3.01.00.14 Certidão negativa de ISS/taxa de licença - processo 3.0.04.00.22
Certidão de área construída/tributada/ ano e existência 3.0.06.01.11 Certidão negativa de tributos imobiliários - processo 3.0.04.00.21
Certidão de baixa de inscrição de pessoa física ou Certidão nome/endereço de proprietário - processo
jurídica IM - processo 3.0.06.02.03 (certidão específica) 3.0.06.01.16
Certidão de cadastramento - processo 3.0.06.01.12 Certidão para cancelar débitos ajuizados 3.0.04.00.02
Certidão de cancelamento de projeto de construção 5.1.08.00.01.07 Certidão positiva de débitos - processo 3.0.04.00.23
Certidão de homônimo - processo 4.0.01.00.08 Certidão relativa a dados do cadastro imobiliário/IPTU
Certidão de indicação de infrator/trânsito - processo 5.1.09.00.40 (dados cadastrais) 3.0.06.01.17
Certidão de inscrição de pessoa física e jurídica IM Certidão/declaração de atividade exercida - processo 5.1.09.00.21
- processo - certidão de dados cadastrais 3.0.06.02.24 Certidões de inteiro teor do arquivo público do
Certidão de inscrição imobiliária - processo (cadastro município relativos a cemitérios, pessoal entre outros 5.4.06.00.23
e lançamento) 3.0.06.01.13 Certidões relativas a edificações particulares 5.1.08.00.02
Certidão de isenção de ISS - (Imposto sobre Serviço) CERTIFICAÇÃO AOS FUNCIONÁRIOS QUANTO
- Processos 3.0.05.00.09 AOS DIREITOS FUNCIONAIS (Subfunção) 2.0.01.02
Certidão de isenção de taxa de licença - Processo 3.0.06.02.22 Certificado de autenticidade de programa de
Certidão de isenção de tributos - processo 3.0.06.01.35 computador (software) 2.0.06.03.02
Certidão de remanescente de parcelamento 3.0.04.00.08 Certificado de conclusão de obra (C.C.O) 5.1.08.00.01.10

88
Certificado de registro cadastral de fornecedores 2.0.03.00.12 Comunicados de resultado da perícia médica ao
órgão previdenciário dos servidores afastados por
Certificados 1.0.06.02.02
auxílio doença/acidentários 2.0.07.00.10
Certificados de aprovação para fins de regularização 5.1.04.00.04.04
Concessão para bancas de jornais e revistas 5.1.05.00.06
Certificados de conclusão de curso/declaração de
Conciliação bancária 3.0.03.00.07
participação em curso (cópia) 5.3.02.01.05
Consolidado de distribuição do tipo de alimentação e
Certificados de conclusão de estágio 5.3.06.01.07
crescimento do recém-nascido de risco por UBS 5.2.02.01.22
Certificados de garantia de bens patrimoniais 2.0.04.00.05 Consulta informal preliminar - CIP 4.0.04.00.02
Classificação do processo seletivo 5.3.06.01.09 Consulta informal preliminar - CIP - audiências/termos 4.0.04.00.03
Clipping 1.0.06.01.04 Contas conveniadas ações sociais e cidadania 3.0.02.00.04.03
Comparativos do valor adicionado (V.A) anual - apostila 3.0.08.00.03 Contas conveniadas diversas 3.0.02.00.04.04
Competições desportivas intermunicipais, nacionais e Contas conveniadas educação 3.0.02.00.04.01
internacionais 5.5.02.00.04
Contas conveniadas saúde 3.0.02.00.04.02
Comprovante de entrega de cesta básica, óculos, leite, etc 5.6.02.00.27
Contas correntes e aplicações 3.0.03.00.08
Comprovante de entrega do PPP (na rescisão contratual) 2.0.01.03.08
Contas recursos próprios - movimento 3.0.02.00.04.05
Comprovantes de despesas com farmácias
CONTENCIOSO DISCIPLINAR ADMINISTRATIVO
conveniadas 2.0.01.01.01
(Função) 2.0.02
Comprovantes de pagamentos/recibos de taxas e
Contrato de licença de uso de programa de
serviços 5.5.01.00.11
computador (software) 2.0.06.03.01
Comunicação de acidente de trabalho - CAT 5.2.02.02.68 Contrato de trabalho pela CLT 2.0.01.00.08
Comunicação de acidente de trabalho - CAT 5.2.04.09.01 Contratos com empresas para a realização de cursos
Comunicação de acidente de trabalho - CAT 2.0.01.03.06 para mão de obra local (de acordo com a demanda) 1.0.03.03.02
COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL (Função) 1.0.06 Contratos de aquisição de linhas telefônicas 5.4.04.00.04
COMUNICAÇÃO SOCIAL - IMPRENSA (Subfunção) 1.0.06.01 Contratos de comodato 5.4.04.00.03
COMUNICAÇÃO VISUAL / PUBLICIDADE (Subfunção) 5.1.03.02 Contratos de concessão de uso 4.0.02.00.02
Comunicações administrativas da secretaria de Contratos de empresas/orgãos públicos com
educação 5.3.05.00.08 empreiteiros e sub-empreiteiros relativos à construção
COMUNICAÇÕES E INFORMAÇÕES em conjuntos habitacionais 5.1.08.00.05
ADMINISTRATIVAS / ATIVIDADES-MEIO (Função) 2.0.10 Contratos de estágio 5.2.06.02.02

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 89
Contratos de locação de imóveis 5.4.04.00.01 Contratos/convênios de parceria da Secretaria de
Contratos de manutenção de equipamentos 5.2.02.04.09 Educação de interesse social, cultural, educacional
com outros órgãos, patrocinadores, instituições
Contratos de mutuários de conjuntos habitacionais
e empresas - municipal (centro comunitário de
com órgãos públicos e empresas municipais 5.1.08.00.04
convivência infantil; bancos); empresas particulares
Contratos de permissão de uso 4.0.02.00.03 (indústrias, casas comerciais) 5.3.03.00.01.01
Contratos de serviços técnicos especializados 5.1.07.00.04 Contratos/convênios para fornecimento de merenda
Contratos de serviços técnicos especializados 5.1.02.01.05 escolar 5.7.04.00.01
Contratos de serviços técnicos especializados 2.0.06.04.01 Contratos/convênios para fornecimento de merenda
Contratos para a prestação de serviços - gestão plena escolar 5.3.04.00.01
de saúde - filantropias e outras - repasse federal 5.2.07.01.05 Contratos/convênios/parcerias para cursos - SENAI/
Contratos relativos a serviços gerais (pequenos FUNDHAS/CEPHAS 5.3.03.00.02
serviços e obras) 5.1.06.08.05 CONTROLE DA CONTABILIDADE (Função) 3.0.03
Contratos, convênios/termos, ajustes e acordos
CONTROLE DA EXECUÇÃO, ACOMPANHAMENTO
(nacionais e internacionais) 1.0.01.00.05
E DAS ALTERAÇÕES ORÇAMENTÁRIAS (Subfunção) 3.0.01.01
Contratos/convênios de parceria da Secretaria de
Educação de interesse social, cultural, educacional com CONTROLE DA PARTICIPAÇÃO DO MUNICÍPIO
outros órgãos, patrocinadores, instituições e empresas 5.3.03.00.01 NA ARRECADAÇÃO DOS TRIBUTOS ESTADUAIS
- ATUALMENTE ICMS (Função) 3.0.08
Contratos/convênios de parceria da Secretaria de
Educação de interesse social, cultural, educacional CONTROLE DA PRODUÇÃO E FATURAMENTO DA
com outros órgãos, patrocinadores, instituições e ÁREA DE SAÚDE (Subfunção) 5.2.05.01
empresas - estadual (quota estadual salário educação CONTROLE DA TESOURARIA (Função) 3.0.02
- QESE; programa ação estado - município - PAC CONTROLE DAS ATIVIDADES DE MEDICINA E
programa auxílio transporte escolar e zona rural; HIGIENE DO TRABALHO (Subfunção) 2.0.01.03
merenda escolar – FUNDESP) 5.3.03.00.01.02
Controle das reclamações relativas a posturas municipais 3.0.07.00.05
Contratos/convênios de parceria da Secretaria de
Educação de interesse social, cultural, educacional Controle de abastecimento e consumo de combustível
com outros órgãos, patrocinadores, instituições e por veículo da frota 5.3.05.00.16
empresas - FEDERAL (FNDE; programa dinheiro direto Controle de admissões e demissões 2.0.01.00.06
na escola - PDDE; educação jovens e a adultos - EJA;
Controle de agendamento de vídeo/DVD de espaços
transporte escolar - veículos; educação especial;
culturais 5.4.04.00.07
programa educação pré-escolar; merenda escolar
- conselho de alimentação escolar) 5.3.03.00.01.03 CONTROLE DE ALMOXARIFADO (Subfunção) 2.0.04.01

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

90 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Controle de aquisição e distribuição de material escolar 5.3.04.00.06 Controle de consumo de combustível pelos veículos
Controle de arrecadação de cemitérios 5.1.10.00.07 oficiais 2.0.09.00.05

Controle de atendimento (pessoal/ telefone) 1.0.08.01.13 Controle de contratos (serviços/obras/aluguel) 3.0.03.00.26

Controle de atendimento da campanha do agasalho Controle de correspondências enviadas pelo correio

(requisições, cópia de pedidos, cópia de notas fiscais (cartas simples e com AR) 2.0.10.00.21
da campanha do agasalho) 5.6.02.00.25 Controle de despesas com cursos, treinamento e
CONTROLE DE ATIVIDADES MUSICAIS - DEM demais eventos 5.3.05.00.03
(Subfunção) 5.8.01.02 Controle de dietas de pacientes 5.2.02.03.13
Controle de atos da presidência 5.4.01.00.05 Controle de distribuição de formulários externos 1.0.08.02.03
Controle de avarias e danos nas viaturas 5.8.02.03.04 Controle de distribuição de produtos estocáveis 5.7.04.00.05
Controle de baixa de aposentadoria e pensão Controle de distribuição de produtos hortifrutigranjeiros 5.7.04.00.03
(desfazimento do vínculo por morte) 2.0.07.00.05
Controle de distribuição de produtos perecíveis 5.7.04.00.04
CONTROLE DE BENEFÍCIOS (Subfunção) 2.0.01.01
Controle de distribuição de roupas por unidades
Controle de certificados e diplomas expedidos 5.8.01.01.03 (lavanderia) 5.2.02.03.09
Controle de chaves de espaços culturais 5.4.04.00.05 Controle de documentos sigilosos ou em investigação 1.0.08.02.05
Controle de cobertura vacinal da campanha contra Controle de empréstimo e de devolução de
poliomielite e outras (série histórica por ano) / local documentos de arquivo 2.0.05.00.15
(dados da área de abrangência da UBS); regional
(dados de abrangência do distrito); central (dados do Controle de entrada e saída de material permanente 5.3.05.00.11
município) 5.2.03.01.17 Controle de entrega de diários oficiais (pela biblioteca
Controle de cobertura vacinal do programa de jurídica) 4.0.01.00.09
imunização (série histórica por ano) / Local (dados Controle de entrega de vale refeição/alimentação
da área de abrangência da UBS); regional (dados de - horas extras 2.0.01.01.03
abrangência do distrito); central (dados do município) 5.2.03.01.16 Controle de entrega de vale refeição/alimentação/
CONTROLE DE COMPRAS E LICITAÇÕES (Função) 2.0.03 transporte/cesta básica/brinquedos 2.0.01.01.02
CONTROLE DE COMPRAS E LICITAÇÕES DA ÁREA Controle de entrega de vale transporte - hora extra 2.0.01.01.04
DE SAÚDE (Função) 5.2.08 Controle de entrega de vale transporte - serviços externos 2.0.01.01.05
CONTROLE DE CONCURSOS PÚBLICOS (Subfunção) 2.0.01.06 CONTROLE DE EQUIPAMENTOS DE SEGURANÇA
Controle de consumo de combustível 5.8.02.03.02 - ARMARIA (Subfunção) 5.8.02.02

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 91
Controle de estoque do almoxarifado - inventário 2.0.04.01.03 Controle de recebimento de gêneros alimentícios 5.3.04.00.15
Controle de freqüência de atividades com pais (LA Controle de registro de ligações interurbanas e celulares 1.0.08.01.11
- liberdade assistida) 5.6.03.00.07 Controle de registro de livro fiscal 3.0.05.00.21
Controle de freqüência de atividades grupais com Controle de repasse de recursos dos programas/
adolescente (LA - liberdade assistida) 5.6.04.00.06 projetos/serviços de proteção social básica / especial 5.6.01.00.10
Controle de freqüência de funcionários colocados à Controle de reposição de faltas e atrasos 2.0.01.05.07
disposição dos cartórios eleitorais 1.0.07.00.01 Controle de respostas recebidas (respostas que as
Controle de freqüência e de participação em curso secretarias e demais órgãos encaminham para ouvidoria) 1.0.08.01.09
profissionalizantes 5.3.02.01.36 Controle de tráfego 5.2.07.03.01
CONTROLE DE FREQÜÊNCIA E FOLHA DE Controle de tráfego de veículos da frota e alugados
PAGAMENTO (Subfunção) 2.0.01.05 (motorista e quilometragem) 5.3.05.00.17
Controle de freqüência e repasse de recurso (LA Controle de veículos dos servidores no estacionamento 2.0.09.00.02
- liberdade assistida) 5.6.04.00.13
Controle de veículos oficiais 5.3.04.00.11
Controle de horário de estudante 2.0.01.05.06
Controle de viaturas oficiais e veículos contratados
Controle de leitos do hospital 5.2.02.03.14 (controle de quilometragem, itinerários, datas, etc) 2.0.09.00.01
Controle de manutenção das viaturas 5.8.02.03.03 CONTROLE DE ZOONOSE (Subfunção) 5.2.03.03
Controle de manutenção de veículos 5.2.07.03.57 Controle diário de armamento (livro de cautela de armas) 5.8.02.02.01
Controle de manutenção e reparação de urnas 1.0.08.02.04 Controle diário de localização de viaturas - V.T.R 5.8.02.03.06
Controle de material bélico 5.8.02.02.05 Controle diário de patrulhamento motorizado por
Controle de movimentação de casos de adolescentes 5.6.04.00.08 setores e papeletas de ronda ostensiva 5.8.02.00.13
Controle diário de saída de veículos da frota 5.3.05.00.15
Controle de movimento bancário (inclusive de
transferências de aplicações e resgates) 3.0.02.00.04 Controle diário de serviço especial de entrega de
documentos - SEED 2.0.05.00.12
Controle de orçamento e compras 5.3.05.00.01
CONTROLE DO FUNDO MUNICIPAL DE SAÚDE
Controle de pagamento de diárias 3.0.03.00.10
- FMS (Subfunção) 5.2.07.01
Controle de patrimônio físico 5.3.05.00.13
CONTROLE DO ORÇAMENTO PROGRAMA E DO
Controle de publicações oficiais (abandono de PLANEJAMENTO ECONÔMICO E FINANCEIRO
emprego, concurso público) 2.0.10.00.26 (Função) 3.0.01
Controle de quilometragem da frota e de veículos Controle do programa do transporte escolar (relação
alugados 5.3.05.00.14 de escolas, alunos, motoristas e veículos) 5.3.04.00.07

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92 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Controle dos equipamentos e instrumentos musicais 5.8.01.02.03 Controle/solicitação de horas extras 2.0.01.05.08
Controle dos procedimentos coletivos odontológicos 5.2.02.01.18 Convênio com universidades 5.2.06.02.14
Controle e distribuição de merenda escolar 5.3.04.00.02 Convênios casa da criança 5.6.03.00.06
CONTROLE E IMPLANTAÇÃO DO CARTÃO Convênios com empresários - conselho municipal dos
NACIONAL DE SAÚDE - CARTÃO SUS (Subfunção) 5.2.06.04 direitos da criança e do adolescente - CMDCA 5.6.04.00.18
Controle e manutenção de prédios e equipamentos Convênios/contratos com empresas para a realização
educacionais 5. 3.04.00.04 de cursos continuados 1.0.03.03.01
CONTROLE E REGISTRO DE ATIVIDADES DE
Convênios/parcerias de cooperação técnica com
SEGURANÇA PÚBLICA EM EVENTOS EXTERNOS
organismos nacionais e internacionais interessados
(Subfunção) 5.8.02.01
na preservação do meio ambiente e na melhoria da
Controle higiênico sanitário de produtos estocáveis qualidade de vida de agricultores e consumidores de
fornecidos à alimentação escolar 5.7.02.00.05 alimentos 1.0.03.04.02
Controle higiênico sanitário de produtos Convocações para reuniões de grupos de trabalho 2.0.05.00.03
hortifrutigranjeiros fornecidos à alimentação escolar 5.7.02.00.03
COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE PROTEÇÃO
Controle higiênico sanitário de produtos perecíves
SOCIAL À CRIANÇA (Função) 5.6.03
fornecidos à alimentação escolar 5.7.02.00.04
COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE PROTEÇÃO
Controle interno de distribuição de manifestações 1.0.08.01.12
SOCIAL AO ADOLESCENTE (Função) 5.6.04
Controle mensal de estoque de vacina 5.2.03.01.13
COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE PROTEÇÃO
CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE SOCIAL ÀS FAMÍLIAS EM SITUAÇÃO DE
OBRAS PÚBLICAS - EDIFICAÇÕES PÚBLICAS (Função) 5.1.07 VULNERABILIDADE E RISCO SOCIAL (Função) 5.6.02
CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE
COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE BUCAL
OBRAS PÚBLICAS - INFRA-ESTRUTURA (Função) 5.1.06
(Subfunção) 5.2.04.06
CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO
ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA (Função) 5.2.07 COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE DA
CRIANÇA E ADOLESCENTE (Subfunção) 5.2.04.03
CONTROLE, COORDENAÇÃO E EXECUÇÃO DE
RECURSOS ESTRATÉGICOS DA ÁREA DA SAÚDE COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE DO
(Função) 5.2.06 ADULTO (Subfunção) 5.2.04.05
CONTROLE, EXECUÇÃO E MANUTENÇÃO DE COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE MATERNO-
SERVIÇOS GERAIS (Subfunção) 5.1.06.08 INFANTIL (Subfunção) 5.2.04.04
Controle/registro de numeração de correspondência COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE MENTAL
(ofício, memorando, comunicado, circular) 2.0.10.00.27 (Subfunção) 5.2.04.07

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 93
COORDENAÇÃO DE AÇÕES RELATIVAS ÀS
POLÍTICAS PÚBLICAS NA ÁREA DE SEGURANÇA
DO CIDADÃO - EM COOPERAÇÃO COM OS
ÓRGÃOS DO ESTADO E DA UNIÃO (Função) 5.8.01
COORDENAÇÃO DE APOIO EDUCACIONAL (Função) 5.3.04
COORDENAÇÃO DE ATIVIDADES DE ENSINO
(Subfunção) 5.8.01.01
COORDENAÇÃO DO PROGRAMA DE AGENTES
COMUNITÁRIOS (Subfunção) 5.2.04.01
COORDENAÇÃO DO PROGRAMA DE CONTROLE
DAS DOENÇAS SEXUALMENTE TRANSMISSÍVEIS
- DST / SÍNDROME DA IMUNODEFICIÊNCIA
ADQUIRIDA - AIDS (Subfunção) 5.2.04.02
COORDENAÇÃO DO PROGRAMA DE EDUCAÇÃO
FÍSICA (Subfunção) 5.2.04.10
COORDENAÇÃO DOS SERVIÇOS DE
INFORMAÇÃO (Subfunção) 5.2.06.01
COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE
PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES NA ÁREA DA
SAÚDE (Função) 5.2.04
COORDENAÇÃO E SUPERVISÃO DE PLANOS/
PROGRAMAS EDUCACIONAIS (Função) 5.3.02
COORDENAÇÃO, ACOMPANHAMENTO E
EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES DE LAZER (Função) 5.5.04
COORDENAÇÃO, ACOMPANHAMENTO E
EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES ESPORTIVAS (Função) 5.5.03
COORDENAÇÃO, CONTROLE E ORIENTAÇÃO DA
ATUAÇÃO JURÍDICA E ACOMPANHAMENTO DE
AÇÕES JUDICIAIS (Função) 4.0.01
COORDENAÇÃO, CONTROLE E ORIENTAÇÃO DE
ESTÁGIOS PROFISSIONALIZANTES (Subfunção) 5.3.06.01
94
COORDENAÇÃO, CONTROLE E ORIENTAÇÃO DO
ENSINO MÉDIO E ENSINO PROFISSIONALIZANTE
(Função) 5.3.06
Cópia de decretos e de leis do projeto programa de
auxílio ao desempregado - PROAD 5.6.02.00.34
Cópias de cheques/cheques cancelados/canhotos de
cheques 3.0.03.00.09
Cópias de planta de referência cadastral - PRC 3.0.06.01.08.03
Cópias de plantas de loteamentos 3.0.06.01.08.01
Cópias de plantas de loteamentos/quadras/plantas
cadastrais 3.0.06.01.08
Cópias de plantas de numeração oficial 3.0.06.01.08.02
Correspondência 1.0.06.02.01
Correspondência - ofícios judiciários determinando a
prestação de serviços comunitários aos sentenciados 5.2.06.02.03
Correspondência (ofícios, memorandos, comunicados,
circulares, telegramas, e-mail) 2.0.10.00.01
Correspondência de divulgação de eventos (ofícios
do Secretário, convites e credenciais para as empresas
parceiras e funcionários) 1.0.03.05.05
Correspondência de encaminhamento de
beneficiários à prefeitura municipal ou para outros
órgãos oficiais 5.6.04.00.11
Correspondência do Conselho Tutelar e Vara da Infância 5.2.02.02.90
Correspondência referente ao convênio AIDS I e AIDS II 5.2.02.03.19
Correspondência, e-mails (inclusive cartas de
encaminhamento de interessados) 1.0.03.02.09
Correspondências via fax da vigilância do estado
solicitando vacinas 5.2.07.03.47
Críticas dos dados de pagamento 3.0.04.00.03
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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Cronograma de gêneros alimentícios 5.3.04.00.16 Denúncias de ocupações clandestinas ao Ministério
Croqui de recadastramento 3.0.06.01.22 Público 5.1.04.00.05.04
CULTURA E TURISMO (Subgrupo Funcional) 5.4 Descrição de cargos e salários do plano de cargos e
salários 2.0.01.00.07
Currículos de alunos candidatos a vagas de estágios 5.3.06.01.03
DESENVOLVIMENTO DE PROGRAMAS SOCIAIS
Cursos e material didático 5.1.02.03.02
(Função) 5.7.03
DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS E SERVIÇOS DO
D GOVERNO ESTADUAL E FEDERAL (Subfunção) 1.0.03.06
DESENVOLVIMENTO DO PROGRAMA
Dados numéricos de alunos e escolas (inclusive para
DE QUALIFICAÇÃO E REQUALIFICAÇÃO
ampliação e construção de U.Es) 5.3.01.00.12
PROFISSIONAL - PRODEP (Subfunção) 1.0.03.03
Declaração de freqüência escolar e de vacinação dos
DESENVOLVIMENTO URBANO (Subfunção) 5.1.03.01
dependentes dos beneficiários (programa estadual) 5.6.02.00.23
DESENVOLVIMENTO, IMPLEMENTAÇÃO E CONTROLE
Declaração de imposto de renda retido na fonte
DE SISTEMAS DE INFORMÁTICA (Subfunção) 2.0.06.01
- DIRF 2.0.01.05.28
Desistência de vale transporte 2.0.01.01.11
Declaração de movimento econômico - DAME 3.0.05.00.02
Declaração de zoneamento para financiamento 5.1.05.00.02.04 Despesas e receitas extras 3.0.01.01.09

Declaração mensal de serviços - DMS 3.0.05.00.26 Despesas e receitas extras 3.0.03.00.29

Declarações de nascimento 5.2.06.01.02 Diagnósticos e planos da divisão 5.2.06.03.01

Declarações de óbito 5.2.06.01.01 Diagnósticos e planos de trabalho do atendimento

odontológico escolar 5.2.04.06.05
Declarações relativas ao meio ambiente 5.1.02.01.06
Diário contábil 3.0.03.00.30
Deliberações/pareceres do conselho municipal de
saúde 5.2.01.00.27 Diário de atendimento de ocorrências (sala de rádio) 5.8.02.00.03

Demonstrativo bancário mensal do PNAE 5.7.05.00.06 Diários de classe 5.3.02.01.12

Demonstrativo de credores 3.0.01.01.06 Dicionário de dados 2.0.06.02.01

Demonstrativo sintético anual da execução físico Diretrizes macro-viárias 5.1.01.00.19

financeira - programa nacional de alimentação escolar Diretrizes urbanísticas de uso e ocupação do solo 5.1.01.00.18
- PNAE 5.7.05.00.04 Diretrizes/restrições ambientais (parecer técnico e
Denúncias ao Posto Fiscal 3.0.08.00.02 planta de diretrizes) 5.1.01.00.20

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 95
Discursos 1.0.06.02.03 Dossiê de clientes com cópia de documentos - extinta 4.0.05.00.03
Disposições sobre procedimentos adotados 1.0.08.01.04 Dossiê de competições de atletismo 5.5.03.02.14
Documentos contábeis 3.0.03.00.22 Dossiê de competições de basquete 5.5.03.02.09
Documentos contábeis dos cartórios eleitorais 1.0.07.00.02 Dossiê de competições de bocha 5.5.03.02.19
Documentos de despesas relativos aos processos Dossiê de competições de ciclismo 5.5.03.02.17
geradores de pagamentos 3.0.03.00.12
Dossiê de competições de futebol 5.5.03.02.07
Documentos de divulgação de campanhas de
Dossiê de competições de futsal 5.5.03.02.02
interesse social e da área de saúde 5.3.03.00.03
Dossiê de competições de ginástica olímpica 5.5.03.02.11
Documentos de divulgação produzidos - release 5.4.05.00.03.03
Dossiê de competições de handebol 5.5.03.02.10
Documentos de divulgação produzidos - sinopse 5.4.05.00.03.02
Dossiê de competições de judô 5.5.03.02.12
Documentos de divulgação produzidos - clipping 5.4.05.00.03.01
Dossiê de competições de karatê 5.5.03.02.13
Documentos de divulgação produzidos - publicações 5.4.05.00.03
Dossiê de competições de natação 5.5.03.02.16
Documentos do Banco do Povo 1.0.03.06.02
Documentos relativos à organização de eventos 1.0.06.02.05 Dossiê de competições de skate 5.5.03.02.15

Documentos relativos à sindicâncias, relatórios, Dossiê de competições de tênis 5.5.03.02.18

auditorias, relacionados aos serviços de saúde 5.2.01.00.14 Dossiê de competições de voleibol 5.5.03.02.08
Documentos relativos ao pagamento de pensão Dossiê de constituição/encerramento de empresas
alimentícia (ofício do juiz e dados pessoais do servidor públicas, integralização de capitais e estatutos sociais 2.0.08.00.01
e do beneficiário) 2.0.01.05.19 Dossiê de corridas de pedestres 5.5.03.02.04
Documentos sobre assistência técnica de equipamentos 5.2.06.03.03
Dossiê de encontros de cultura da ação cultural 5.4.03.00.15
Dossiê programa da 3ª idade 5.5.04.01.01
Dossiê de eventos de ação cultural 5.4.03.00.09
Dossiê de atividades físicas e de lazer em parques e
Dossiê de obras 5.1.07.00.07
praças (ioga, tai-chi-chuan, aero tai) 5.5.04.01.04
Dossiê do programa de avaliação física 5.5.03.01.03
Dossiê de atividades para os portadores de
necessidades especiais 5.5.04.01.05 Dossiê do programa escolinhas educativas de esportes 5.5.03.01.01
Dossiê de atividades sociais (prevenção do câncer, Dossiê do projeto atleta cidadão 5.5.03.01.02
prevenção da gravidez precoce, etc) 5.5.04.01.06 Dossiê do projeto educação no trânsito/difusão e
Dossiê de bolsistas 5.6.02.00.31 informação 5.1.09.00.31

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

96 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Dossiê dos jogos abertos do interior 5.5.03.02.01 Escalas mensais de revezamento de funcionários 5.2.02.03.12
Dossiê dos jogos das indústrias 5.5.03.02.03 Escalas semanais de técnicos 5.2.02.04.05
Dossiê dos jogos estudantis municipais 5.5.03.02.05 Escalas/controle de plantonistas em equipamentos
Dossiê dos jogos regionais 5.5.03.02.06 culturais 5.4.04.00.08
Dossiê olimpíada recreativa 5.5.04.01.08 Escrituras de imóveis 5.4.04.00.02
Dossiê programa aquático/hidroginástica 5.5.04.01.03 Escrituras públicas 4.0.02.00.04
Dossiê programa de desenvolvimento de crianças e ESPORTE E LAZER (Subgrupo funcional) 5.5
adolescentes em situação de risco e vulnerabilidade
Estatísticas de IPTU e taxas 3.0.06.01.25
social 5.5.04.01.02
Estatutos/regimento interno de conselhos e comitês
Dossiê semana da criança 5.5.04.01.07
de gestão territorial e ambiental: zoneamento,
DRENAGEM - CANALIZAÇÃO DE RIOS E desenvolvimento urbano, patrimônio histórico,
CÓRREGOS (Subfunção) 5.1.06.02 turismo, recursos hídricos, patrimônio, meio ambiente 5.1.01.00.12
DRENAGEM - GALERIAS DE ÁGUAS PLUVIAIS Estatutos/regimentos internos de escolas, conselhos e
(Subfunção) 5.1.06.01 comitês educacionais 5.3.01.00.06
Estatutos/regimentos internos do conselho municipal
de saúde - CMS 5.2.01.00.13
E
Estudos de impacto ambiental e relatórios de impacto
Editais de notificação de IPTU e taxas 3.0.06.01.24
ambiental (EIA/RIMA) 5.1.02.01.01
EDUCAÇÃO (Subgrupo funcional) 5.3
Estudos de implementação de política urbana 1.0.03.01.10
EDUCAÇÃO AMBIENTAL/DIFUSÃO E
INFORMAÇÃO AMBIENTAL (Subfunção) 5.1.02.03 Estudos de viabilidade para a edificação particular
(multifamiliar, comercial e industrial de grande porte) 5.1.01.00.17
Escala geral (ensino fundamental e educação infantil) 5.3.02.01.65
Estudos para a implementação de política
Escalas de plantão do setor de enfermagem 5.2.02.03.40 agropecuária, coordenação de ações de organização
Escalas de remoção, ingresso, substituição e educação e incentivo à produção de alimentos e expansão das
especial, carga suplementar (pós recurso) 5.3.02.01.64 atividades do setor 1.0.03.04.01
Escalas de serviço de empregados da programação e Estudos para implantação de conjuntos habitacionais e
produção 5.4.03.00.05 industriais 5.1.04.00.09
Escalas e relações de postos de serviços 5.8.02.00.18 Estudos regionais relativos à educação 5.3.01.00.05

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 97
Estudos regionais relativos à gestão territorial e ambiental Ficha de inscrição para professor eventual 5.3.02.01.56
(municipais, intermunicipais e interestaduais) 5.1.01.00.11
Ficha de investigação de atendimento humano
Estudos regionais relativos à saúde pública 5.2.01.00.05 anti-rábico humano/local; regional 5.2.03.01.09
Expedientes relativos à manutenção de sistemas 2.0.06.03.07 Ficha de isenção de imposto sobre serviço - ISS 3.0.05.00.24
Expedientes relativos a solicitações, reclamações e Ficha de relatório de investigação de surto e epidemia:
denúncias para a guarda civil municipal 5.8.02.00.09 central 5.2.03.01.08.03
Expedientes relativos à solicitações/reclamações feitos Ficha de relatório de investigação de surto e epidemia:
no departamento de transportes públicos 5.1.09.00.08 local 5.2.03.01.08.01
Expedientes relativos a solicitações/reclamações/ Ficha de relatório de investigação de surto e epidemia:
denúncias feitos à Secretaria de Recursos Naturais e regional 5.2.03.01.08.02
Meio Ambiente 5.1.02.02.05
Ficha financeira individual 2.0.01.05.10
Ficha técnica de especificação de produtos alimentícios 5.3.04.00.13
F Ficha técnica de especificação de produtos
Ficha cadastral de bens patrimoniais 2.0.04.00.01 alimentícios 5.7.04.00.07
Ficha cadastral de clientes 4.0.05.00.01 Fichas - A - cadastro de famílias - PACS (Distrito) 5.2.02.02.05
Ficha de acompanhamento individual (programa Fichas cadastrais de alunos 5.3.02.01.01
estadual) 5.6.02.00.07 Fichas cadastrais dos pacientes - acesso ao prontuário 5.2.02.02.04
Ficha de acompanhamento/ avaliação do aluno -
Fichas de acompanhamento e avaliação do aluno
ensino fundamental 5.3.02.01.15
- educação infantil 5.3.02.01.42
Ficha de andamento processual - extinta 4.0.05.00.02
Fichas de acompanhamento enfermagem 5.6.03.00.08
Ficha de controle de adiantamentos 3.0.01.01.13
Fichas de atendimento ambulatorial - FAA 5.2.02.03.42
Ficha de controle de gêneros alimentícios (kardex) 5.7.04.00.11
Fichas de avaliação dos agentes comunitários de
Ficha de controle de gêneros alimentícios (kardex) 5.3.04.00.18 saúde 5.2.04.01.06
Ficha de controle de visita domiciliar 5.6.02.00.14
Fichas de baixa de material de acervo bibliográfico ou
Ficha de freqüência 2.0.01.05.09 museológico 5.4.06.00.24
Ficha de inscrição de candidatos (aprovados/reprovados) 2.0.01.06.04 Fichas de cadastro da ação cultural (acervos,
Ficha de inscrição de candidatos ao PROBISS 5.3.04.00.21 instituições e grupos artísticos) 5.4.03.00.14
Ficha de inscrição municipal - pessoa física ou jurídica 3.0.06.02.02 Fichas de cadastro de usuários 5.2.06.04.02

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98 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Fichas de cadastro do arquivo municipal/bibliotecas/ Fichas de registro de animais/eutanásia/descarte 5.2.03.03.05
museus 5.4.06.00.18 Fichas de registro de empréstimo de livros de bibliotecas 5.4.06.00.21
Fichas de cadastro do paciente 5.2.02.03.26 Fichas de registro de vacina 5.2.03.01.10
Fichas de cadastro do servidor 5.2.02.02.80
Fichas de registro de vacinação 5.2.02.02.91
Fichas de controle de dados do Estado de São Paulo
Fichas de relatório de investigação de surto e
- PRODESP 5.3.02.01.10
epidemia/local; regional; central 5.2.03.01.08
Fichas de controle de medicação 5.2.02.02.89
Fichas de solicitação de serviços de apoio de diagnose
Fichas de controle de obras particulares e públicas 5.1.08.00.01.17 e terapia - SADT 5.2.05.00.03
Fichas de controle de soro 5.2.02.03.05 Fichas de triagem odontológica 5.2.02.02.11
Fichas de evolução clínica para os casos de acidente Fichas descritivas catalográficas de acervos de
de trabalho 5.2.04.09.06 arquivos/bibliotecas/museus 5.4.06.00.16
Fichas de identificação de leito 5.2.02.03.06 Fichas do inventário do patrimônio ambiental e
Fichas de inscrição nos cursos/oficinas 5.4.03.00.08 cultural - IPAC do patrimônio histórico 5.4.06.00.01
Fichas de inscrição para atividades do idoso 5.6.05.00.05 Fichas individuais de notificação (Numerada - FIN) 5.2.03.01.02
Fichas de investigação epidemiológica das doenças Fichas/agendamento de solicitação de espaços culturais 5.4.04.00.06
de notificação compulsória (uma para cada doença): Fichas/relações de denominação de ruas 4.0.02.00.05
local 5.2.03.01.07.01
Filipetas 1.0.06.03.01
Fichas de investigação epidemiológica das doenças
FINANÇAS (Grupo funcional) 3.0
de notificação compulsória (uma para cada doença):
local; regional 5.2.03.01.07 FISCALIZAÇÃO /CONTROLE AMBIENTAL (Subfunção) 5.1.02.02
Fichas de investigação epidemiológica das doenças FISCALIZAÇÃO E APURAÇÃO DE INFRAÇÕES/ATOS
de notificação compulsória (uma para cada doença): ILÍCITOS - DAÍ (Subfunção) 5.8.01.03
regional 5.2.03.01.07.02 FISCALIZAÇÃO E POSTURAS MUNICIPAIS (Função) 3.0.07
Fichas de notificação compulsória de maus tratos 5.2.04.03.07 FISCALIZAÇÃO TRIBUTÁRIA (Função) 3.0.05
Fichas de recém-nascido de risco 5.2.02.02.72 Folders 1.0.06.03.02
Fichas de registro de acidentes de trabalho 2.0.01.04.01 Folders, cartazes e documentos de divulgação de
Fichas de registro de acidentes de trabalho 5.2.04.09.10 campanhas sociais 5.7.03.00.03
Fichas de registro de alteração de preventivo 5.2.02.02.71 Folha de pagamento 2.0.01.05.11

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 99
Folha de pagamento do prefeito e agentes políticos Formulários de decisão sobre acidente de trabalho 5.2.02.02.92
(secretários municipais) 2.0.01.05.24 Formulários de nutrição parenteral 5.2.02.03.24
Folhas de freqüência de professor conveniado/ Formulários de referência e contra-referência 5.2.04.09.04
eventual para fins de pagamento 5.3.03.00.11
Formulários de solicitação de documentos para
Folhas de pagamento de isonomia dos servidores consulta de arquivos/ bibliotecas/museus 5.4.06.00.19
municipalizados do Estado 5.2.06.02.05
Formulários de solicitação de medicamentos anti-
Folhas de serviço dos prestadores de serviços retrovirais 5.2.04.09.03
comunitários 5.2.06.02.04
Formulários de solicitação de medicamentos retrovirais 5.2.02.02.74
Folhas de triagem - saúde mental 5.2.02.02.88
Formulários de solicitação de reprodução de
FOMENTO À INDÚSTRIA E COMÉRCIO (Subfunção) 1.0.03.01 documentos e material de acervo de arquivos/
FOMENTO À PRODUÇÃO AGROPECUÁRIA bibliotecas /museus 5.4.06.00.20
(Subfunção) 1.0.03.04 Formulários do sistema de notificação SV1 5.2.02.02.77
FOMENTO À REALIZAÇÃO DE FEIRAS E Formulários do sistema de notificação SV2 5.2.02.02.78
EXPOSIÇÕES (Subfunção) 1.0.03.05
Formulários para teste do pezinho - PKU 5.2.02.02.75
FOMENTO ÀS ATIVIDADES DE PRESTAÇÃO DE
SERVIÇOS (EM PARCERIA COM OS GOVERNOS DO Fotos aéreas/ortofoto 3.0.06.01.08.05
ESTADO E FEDERAL) (Subfunção) 1.0.03.02
FORMALIZAÇÃO DE LEIS, DECRETOS, PORTARIAS E
CONTRATOS (Função) 1.0.05 G
Formulário de cancelamento de matrícula de feiras Geoprocessamento 5.3.01.00.21
livres 5.7.01.00.10 GERENCIAMENTO DE CONTRATOS E CONVÊNIOS
Formulário de seguro desemprego (protocolados e (Subfunção) 5.2.07.02
enviados ao Ministério do Trabalho – de 6 em 6 meses) 1.0.03.02.08 GERENCIAMENTO DO CONSELHO DE
Formulários de alta médica 5.2.04.09.05 ALIMENTAÇÃO ESCOLAR 5.7.05
Formulários de atendimento 1.0.08.01.01 GERENCIAMENTO E COORDENAÇÃO DAS AÇÕES
DE REABILITAÇÃO EM SAÚDE (Subfunção) 5.2.04.08
Formulários de autorização de atendimento
odontológico 5.2.02.02.87 GERENCIAMENTO E COORDENAÇÃO DAS AÇÕES
Formulários de controle de entrada e saída de EM SAÚDE DO TRABALHADOR (Subfunção) 5.2.04.09
documentos 5.2.06.03.02 GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA (Função) 5.3.05

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100 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GESTÃO DA ASSISTÊNCIA SOCIAL BÁSICA E ESPECIAL Guia de encaminhamento para outros orgãos da
DE MÉDIA E ALTA COMPLEXIDADE (Função) 5.6.05 prefeitura e oficiais 5.6.02.00.09
GESTÃO DA RECEITA, DESPESAS E DA DÍVIDA Guia de recolhimento de ambulante (taxa de licença
PÚBLICA (Função) 3.0.04 para o comércio de ambulante) 3.0.06.02.06
GESTÃO DE DOCUMENTOS E DE ARQUIVOS Guia de recolhimento de contribuição sindical 2.0.01.05.12
(Função) 2.0.05
Guia de recolhimento de fundo de garantia por tempo
GESTÃO DE EQUIPAMENTOS CULTURAIS (Função) 5.4.04 de serviço - FGTS 2.0.01.05.13
Gestão de inter-relacionamento entre setores público Guia de recolhimento de imposto de renda retido na
e privado 1.0.03.01.09 fonte - IRRF 2.0.01.05.27
GESTÃO DE RECURSOS DE INFORMÁTICA (Função) 2.0.06 Guia de recolhimento de imposto sobre serviços - ISS 3.0.05.00.19
GESTÃO DE RECURSOS E PROJETOS DO FUNDO Guia de recolhimento do programa de integração
DE APOIO/INCENTIVOS FISCAIS AO DESPORTO social - PIS e do programa de formação do patrimônio
(Função) 5.5.02 do servidor público - PASEP 2.0.01.05.16
Gestão de recursos humanos 5.3.05.00.06 Guia de recolhimento para o Instituto Nacional de
GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (Função) 2.0.01 Seguro Social - INSS 2.0.01.05.14
Gestão de recursos materiais 5.3.05.00.07 Guia do carnê de arrecadação municipal de Imposto
GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS (Função) 2.0.04 Sobre Serviço - ISS 3.0.06.02.05

GESTÃO DE SERVIÇO E CONSERVAÇÃO DA FROTA Guias de declaração de propriedade rural 2.0.05.00.10

– MOTOMEC (Subfunção) 5.8.02.03 Guias de encaminhamento médico - referência/contra-
GESTÃO DE SERVIÇOS INTERNOS (Função) 2.0.09 referência 5.2.02.02.07

GESTÃO DO GOVERNO MUNICIPAL (Função) 1.0.01 Guias de imposto de transição de bens e imóveis - ITBI 3.0.05.00.03

GESTÃO DO MEIO AMBIENTE (Função) 5.1.02 Guias de INSS 3.0.03.00.20

GESTÃO DO PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO (Função) 4.0.02 Guias de SISA - laudo de avaliação de propriedades 2.0.05.00.11

GESTÃO DOS RECURSOS E PROJETOS DO FUNDO Guias FGTS, PIS e PASEP 3.0.03.00.21
DE APOIO E INCENTIVO FISCAL A CULTURA E Guias, inventários e catálogos 2.0.05.00.06
TURISMO (Função) 5.4.02
GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL (Subgrupo
funcional) 5.1 H
GOVERNO (Grupo funcional) 1.0 Histórico escolar 5.3.02.01.08

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 101
 Inventário de fotografias do patrimônio histórico 5.4.06.00.07
I
Inventário de peças arqueológicas 5.4.06.00.06
ILUMINAÇÃO PÚBLICA (Subfunção) 5.1.06.04
Imposto de circulação de mercadorias sobre serviços Inventário de programa de computador 2.0.06.03.03
- ICMS 3.0.05.00.04 Inventários de bens patrimoniais (entradas e baixas) 2.0.04.00.06
Imposto de renda 3.0.03.00.13 INVESTIGAÇÃO (Subfunção) 1.0.08.02
Incentivo fiscal para condomínios industriais,
loteamentos industriais e imóveis de uso múltiplo 1.0.03.01.07
Indicadores econômicos 3.0.01.00.14
J
JULGAMENTO DE RECURSOS EM GRAU DE 2ª
Informações de saldo do FGTS de servidores para fins
INSTÂNCIA ADMINISTRATIVA (Função) 4.0.03
rescisórios 2.0.01.00.10
Justificativa de cartão de ponto 2.0.01.05.04
Informativos sobre o valor adicionado (V.A), recebidos
de outros municípios 3.0.08.00.09 Justificativas de faltas de conselheiros e representantes
fazendários 4.0.03.00.04
Inscrições de bolsistas 5.6.02.00.30
Inscrições/matrículas de alunos para cursos
profissionalizantes 5.3.03.00.06 L
INSPEÇÃO DE HIGIENE SANITÁRIA DE ALIMENTOS, Lançamento de IPTU (imposto predial e territorial
PRODUTORES E PRODUTOS (Função) 5.7.02 urbano)/cadastro anual de IPTU 3.0.06.01.09
Instruções da Secretaria da Fazenda para a elaboração Laudo técnico de condições ambientais do trabalho
do orçamento programa 3.0.01.00.06 – LTCAT 2.0.01.03.05
Instruções de serviços para setores 5.6.02.00.19 Laudos avaliatórios sobre muros de arrimo 5.1.06.07.04
Instruções técnicas da coordenação do programa do Laudos de avaliação do CRECI 2.0.09.00.03
Ministério da Saúde 5.2.04.02.01 Laudos de densiometria óssea 5.2.02.04.02
Instrumentos de pesquisa do arquivo municipal/ Laudos de vistoria técnica 5.2.05.02.03
bibliotecas/museus 5.4.06.00.14 Laudos de vistoria/relatórios 5.2.03.02.06
INTEGRAÇÃO DA EDUCAÇÃO COM OUTRAS Laudos médicos 5.2.02.02.08
ÁREAS (Função) 5.3.03 Laudos médicos para cirurgia eletiva 5.2.05.00.02
Inventário de equipamentos, redes e serviços de Laudos médicos para emissão de AIH - autorização de
telecomunicações 2.0.06.03.04 internação hospitalar 5.2.05.00.05

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102 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Laudos para requisição de carteira para portador de Lista de presença em cursos, eventos autorizados pela
deficiência 5.2.02.02.81 secretaria 2.0.01.05.03
Laudos sociais 5.2.05.00.06 Lista/opção de ingresso 5.3.02.01.53
Legislação do ICMS - lei, decreto, portaria, cat 3.0.08.00.07 Lista/opção de mudança de divisão 5.3.02.01.57
Legislação municipal na área da saúde / portarias Lista/opção de remoção 5.3.02.01.47
- resoluções do CMS 5.2.01.00.12
Lista/opção de substituição 5.3.02.01.50
Legislação referente ao planejamento urbano e meio
Listagem de cadastro de contribuintes 3.0.04.00.14
ambiente 5.1.01.00.04
Listagem de feirantes cadastrados 5.7.01.00.01
Legislação/orientações e atos normativos federais,
estaduais e municipais 2.0.10.00.24 Listagem de vagas para ingresso 5.3.02.01.54
Leis, atos e decretos relativos ao orçamento Listagem de vagas para mudança de divisão 5.3.02.01.58
programa, alterações/ suplementações de recursos Listagem de vagas para remoção 5.3.02.01.48
orçamentários 3.0.01.00.02
Listagem de vagas para substituição 5.3.02.01.51
Leis, atos e decretos relativos ao orçamento programa,
alterações/suplementações de recursos orçamentários 3.0.01.01.02 Listagens bancárias de pagamento de servidores
(dados pessoais e forma de pagamento) 2.0.01.05.20
Levantamento de dados para pesquisas e
questionários: IBGE, Tribunal de Contas, União 3.0.08.00.08 Listagens bancárias relativas ao estorno de pagamento
de servidores (dados pessoais e forma de pagamento) 2.0.01.05.21
Levantamento de dados sobre quantidade de vagas
preenchidas 1.0.03.02.05 Listagens dos bens patrimoniais 3.0.03.00.32

Levantamento de prioridades para o orçamento Listas classificatórias para transferência de alunos 5.3.01.00.17
participativo 1.0.02.01.02 Listas de alunos ingressantes no ensino fundamental /
Levantamentos aerofotogramétricos (mapas oriundos infantil / médio e profissionalizante 5.3.01.00.16
de um conjunto de fotografias aéreas e plantas de Listas de aprovados nos cursos/oficinas 5.4.03.00.11
referência cadastral - PRCs) 5.1.01.00.06
Listas de áreas de abrangência para matrícula e
Licenças/autorizações de funcionamento de indústrias e transferência no ensino fundamental/infantil/médio e
atividades modificadoras do meio ambiente (pode integrar profissionalizante por logradouro 5.3.01.00.20
o processo de inscrição municipal para indústrias) 5.1.02.01.03
Listas de chamada de alunos dos cursos/oficinas da
Licenciamento de veículos oficiais 2.0.09.00.04 ação cultural 5.4.03.00.10
Liquidação de empenhos e despesas consolidadas 3.0.01.01.05 Listas de demanda reprimida 5.2.02.02.82

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 103
Listas de pacientes em consulta com ortopedista em Livro de registro de atas da CIPA 2.0.01.04.02
OPM 5.2.02.02.84 Livro de registro de atas de concorrências públicas 2.0.03.00.15
Listas de presença das reuniões da diretoria executiva Livro de registro de atas de convites 2.0.03.00.16
- CMS 5.2.01.00.23
Livro de registro de atas de leilão/pregão presencial/
Listas de presença das reuniões das plenárias de pregão eletrônico 2.0.03.00.19
prestação de contas - CMS 5.2.01.00.25
Livro de registro de atas de tomada de preços 2.0.03.00.14
Listas de presença das reuniões das plenárias de saúde
- CMS 5.2.01.00.26 Livro de registro de atendimento social 5.6.02.00.40
Listas de presença das reuniões do conselho pleno Livro de registro de doação 5.6.02.00.26
- CMS 5.2.01.00.24 Livro de registro de inspeção do trabalho 2.0.01.04.03
Listas de presença de reuniões e eventos 5.2.02.02.83 Livro de registro de notificação das doenças
Livro ata das reuniões do conselho municipal de transmissíveis – SVE: geral consolidado vigilância
assistência social - CMAS - com as entidades 5.6.05.00.27 epidemiológica (paço) / com informações parciais:
idade, sexo, bairro de residência, área de abrangência
Livro ata de reunião do conselho de alimentação da UBS, diagnóstico final e alta 5.2.03.01.04.03
escolar 5.7.05.00.01
Livro de registro de notificação das doenças
Livro de andamento de processo 2.0.10.00.03 transmissíveis - SVE: local (produzido pela UBS) 5.2.03.01.04.01
Livro de ata do conselho municipal do idoso 5.6.05.00.03 Livro de registro de notificação das doenças
Livro de cautela de coletes 5.8.02.02.02 transmissíveis - SVE: regional (produzidos pelos
distritos) 5.2.03.01.04.02
Livro de cautela de equipamentos de segurança (tonfa,
detector de metais, escudos, entre outros) 5.8.02.02.04 Livro diário 3.0.03.00.11
Livro de cautela de rádio comunicador 5.8.02.02.03 Livro protocolo de entrada de documentos das entidades 5.6.05.00.26
Livro de inscrição e baixa da dívida ativa 3.0.04.00.10 Livro razão 3.0.03.00.19
Livro de ocorrências em equipamentos culturais 5.4.04.00.09 Livros de agendamento de paciente de CD4 e carga viral 5.2.02.03.23
Livro de ponto 2.0.01.05.05 Livros de arquivo corrente e de controle de eliminação
de documentos da U.E/ Secretaria de Educação – S.E. 5.3.02.01.13
Livro de registro de abertura de processos externos e
internos 2.0.05.00.13 Livros de ata de inscrição para atribuição de classes e
aulas 5.3.02.01.44
Livro de registro de ata de reuniões com funcionários
(LA - liberdade assistida) 5.6.04.00.16 Livros de atas de atribuição de classes e aulas 5.3.02.01.28

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104 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Livros de atas de conselho de classe 5.3.02.01.18 Livros de controle de psicotrópicos 5.2.02.02.21
Livros de atas de reuniões administrativas e Livros de controle de serviços especializados - convênios 5.2.02.02.30
pedagógicas (R.P.A) 5.3.02.01.23 Livros de controle de ultrassonografia / doppler 5.2.02.02.20
Livros de atas de reuniões da associação de pais e Livros de controle de vagas 5.2.02.03.35
mestres - APM 5.3.02.01.19
Livros de especialidades 5.2.02.02.26
Livros de atas de reuniões de conselho de escola 5.3.02.01.21
Livros de informações administrativas 5.2.02.03.39
Livros de circulares / comunicados internos da
unidade escolar 5.3.02.01.14 Livros de inscrição para preenchimento de vagas de
alunos - educação infantil 5.3.02.01.27
Livros de comunicação 5.2.02.03.37
Livros de inscrição para preenchimento de vagas de
Livros de controle de agendamento em fonoaudiologia 5.2.02.02.19
alunos - EJA 5.3.02.01.43
Livros de controle de agendamento para atendimento
Livros de inscrição para preenchimento de vagas de
nas universidades 5.2.02.02.29
alunos - ensino fundamental, médio e profissionalizante 5.3.02.01.26
Livros de controle de altas médicas, transferências e
Livros de intercorrências médicas (administrativas) 5.2.02.03.38
desligamentos de pacientes 5.2.02.02.28
Livros de matrícula de alunos 5.3.02.01.09
Livros de controle de atendimento odontológico
- Cirurgião Dentista 5.2.02.02.24 Livros de ocorrências e orientações a alunos 5.3.02.01.25
Livros de controle de atividades THD (técnicas em Livros de pendência 5.2.02.04.14
higiene dental) 5.2.02.02.25 Livros de ponto de funcionários da U.E. 5.3.02.01.16
Livros de controle de audiometria 5.2.02.02.27 Livros de presença do arquivo municipal/bibliotecas/
Livros de controle de bens patrimoniais da U.E. 5.3.02.01.22 museus 5.4.06.00.17
Livros de controle de cautelas 5.2.02.02.35 Livros de prioridades - saúde mental 5.2.02.02.31
Livros de controle de demanda reprimida 5.2.02.02.23 Livros de protocolo de exames 5.2.02.03.22
Livros de controle de encaminhamento de cirurgia 5.2.02.02.22 Livros de registro das intercorrências dos serviços de
segurança 5.2.02.03.41
Livros de controle de envio de receituário de controle
especial 5.2.07.03.26 Livros de registro de agendamento de pacientes CD4
e carga viral 5.2.02.02.17
Livros de controle de exames 5.2.02.02.15
Livros de registro de atas 5.2.02.02.34
Livros de controle de pedidos de compras de materiais
e serviços 5.2.02.02.36 Livros de registro de atendimento à comunidade 5.3.02.01.20

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 105
Livros de registro de atestados e justificativas 5.2.02.02.40
M
Livros de registro de doenças infecciosas 5.2.02.02.18
Mailing para empresas cadastradas 1.0.03.05.06
Livros de registro de entrega do certificado de conclusão
Manuais de normalização de procedimentos
do ensino fundamental, médio e profissionalizante 5.3.02.01.29
arquivísticos 2.0.05.00.04
Livros de registro de envio de aerogramas 5.2.02.02.37
Manuais técnicos e operacionais do cartão SUS 5.2.06.04.03
Livros de registro de liberação de ambulância 5.2.02.03.36
Manual técnico de uso de equipamentos e programas
Livros de registro de ligações interurbanas 5.2.02.02.38 de computadores 2.0.06.03.05
Livros de registro de memorandos 5.2.02.02.33 MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS E
Livros de registro de memorandos e ofícios 5.2.07.03.25 INSTALAÇÃO DE PROGRAMAS (Subfunção) 2.0.06.03
Livros de registro de notificação das doenças MANUTENÇÃO DOS CARTÓRIOS ELEITORAIS
transmissíveis - SVE / local (produzido pela UBS); (Função) 1.0.07
regional (produzido pelos distritos); geral consolidado MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO
vigilância epidemiológica (paço) com informações MUNICIPAL (Função) 3.0.06
parciais: idade, sexo, bairro de residência, área de MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO
abrangência da UBS, diagnóstico final e alta 5.2.03.01.04 MUNICIPAL IMOBILIÁRIO (Subfunção) 3.0.06.01
Livros de registro de observação e participação de MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO
estagiários 5.3.02.01.30 MUNICIPAL MOBILIÁRIO (Subfunção) 3.0.06.02
Livros de registro de ocorrências na unidade 5.2.02.02.32 Mapa de acompanhamento das fases de loteamentos 5.1.04.00.03
Livros de registro de pacientes - diário de Mapa de localização das feiras livres 5.7.01.00.02
atendimento/recepção 5.2.02.02.14
Mapa de movimento semestral 5.3.02.01.63
Livros de registro de resultados de exames de
Mapa de produtividade fiscal (notificação preliminar) 3.0.05.00.06
urgência/hemograma 5.2.02.04.08
Mapa demonstrativo de cadastramento 3.0.06.01.26
Livros de registro de reuniões de grupos 5.2.02.02.39
Mapa demonstrativo de pagamento da dívida ativa 3.0.04.00.12
Livros de registro de visitas de autoridades educacionais 5.3.02.01.24
Mapa financeiro 2.0.01.05.17
Livros de registro/transferência de ações 2.0.08.00.15
Mapa força (controle diário de viatura) 5.8.02.03.01
Livros de registros de gestantes 5.2.02.02.16
Mapas anuais da área de abrangência para matrícula
Livros de relatório de enfermagem 5.2.02.03.33 no ensino fundamental 5.3.01.00.19
Livros de relatório e controle de internação (Hospital Dia) 5.2.02.03.34 Mapas de localização de doenças epidêmicas/
Livros de triagem (dados do paciente) 5.2.02.03.43 endêmicas 5.2.03.01.24

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106 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Mapas de público de eventos da ação cultural 5.4.03.00.13 Minutas de contratos e convênio de termos, ajustes e
Mapas de trabalho da bioquímica, hematologia, acordos 1.0.05.00.03
uroanálise, parasitologia, microbiologia, imunologia, Minutas de convênios, acordos, ajustes e contratos 4.0.02.00.13
setor de tuberculose e hanseníase 5.2.02.04.07
Minutas de editais para execução de projetos de
Mapas de zoneamento 5.1.05.00.04 informática 2.0.06.01.11
Mapas diários de registro de vacina 5.2.02.02.94 Minutas de leis, decretos, portarias para a gestão de
Mapas diários de registro de vacina 5.2.03.01.11 documentos (inclusive documentos eletrônicos - GED)
e Sistemas de Informação 2.0.05.00.14
Mapas e plantas de setores, áreas de risco 5.8.02.00.10
Minutas de projetos de lei e atos normativos relativos
Mapas temáticos: relevo, hipsometria, hidrografia, a cemitérios 5.1.10.00.01
áreas inundáveis, vegetação, pedologia, estrutura
fundiária, declividade, antropisação, evolução urbana, Minutas de projetos de lei e atos normativos relativos
tombamentos e envoltórias, entre outros 5.1.01.00.09 a transporte, trânsito e sistema viário 5.1.09.00.01
Mapeamento dos loteamentos clandestinos 5.1.04.00.05.02 Minutas de projetos de lei e atos normativos relativos
ao zoneamento 5.1.05.00.01
Matrícula unificada para ingresso no ensino
fundamental 5.3.01.00.24 Minutas de projetos de lei, decretos e leis
complementares relativas ao parcelamento do solo
Média mensal de freqüência das oficinas 5.4.03.00.18
(arruamentos e loteamentos, desmembramento de
Minutas de atas de assembléias gerais ordinárias e gleba e sub-divisão de lotes) 5.1.04.00.01
extraordinárias 2.0.08.00.12
Minutas de textos legais (minuta de projeto de lei,
Minutas de atas de reuniões de conselhos decreto) 4.0.02.00.06
administrativos, deliberativos, fiscais e de diretorias 2.0.10.00.08
Minutas de textos legais relativos à educação 5.3.01.00.03
Minutas de atas de reuniões de diretorias, conselhos
deliberativos, fiscais e administrativos 2.0.08.00.10 Minutas relativas à legislação de diretrizes
orçamentárias 3.0.01.00.01
Minutas de atos do legislativo 1.0.05.01.01
Movimentação diária de caixa, bancos 3.0.03.00.27
Minutas de atos jurídicos (inclusive atos normativos) 1.0.05.00.02
Movimentação diária de receitas e anulações 3.0.03.00.28
Minutas de atos normativos 4.0.02.00.14
Movimento mensal de imunobiológicos 5.2.07.03.45
Minutas de atos normativos 1.0.05.01.02
Multas 5.1.02.02.04
Minutas de atos normativos relativos à alteração e
suplementação de recursos orçamentários 3.0.01.01.01 Multas e recursos da frota 5.3.05.00.20

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 107
Multas referentes a feirantes e comerciantes 5.7.01.00.06 Notificações de surtos e agravos em nível municipal
MUROS DE ARRIMO (Subfunção) 5.1.06.07 (controle semanal) / local (dados da área de
abrangência da UBS); regional (dados de abrangência
do distrito); central (dados do município) 5.2.03.01.18
N Notificações de surtos e agravos em nível municipal
(controle semanal) / local; regional (distrito);
NORMALIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS, consolidado - anual/unidade; central (VE - Paço) -
APROVAÇÃO, FISCALIZAÇÃO E CADASTRO DE consolidado mensal por distrito e geral 5.2.03.01.03
EDIFICAÇÕES PARTICULARES (Função) 5.1.08
Notificações referentes a feirantes 5.7.01.00.05
Notas de fornecimento de material da Secretaria de
Estado da Saúde 5.2.07.03.42 Notificações, autos de imposição e penalidade (lei
seca e lei do silêncio) 5.8.02.00.11
Notas fiscais / recibos 5.3.05.00.05
Notas fiscais de aluguel dos veículos 5.3.05.00.18
Notas fiscais e ficha de controle de manutenção da O
frota 5.3.05.00.19 Ocorrências da incidência das doenças de notificação
compulsória / local (dados da área de abrangência
Notificação de débitos (aviso de débitos de ISS e
da UBS); regional (dados de abrangência do distrito);
taxas) e comprovante de entrega 3.0.06.02.18
central (dados do município) - série histórica de
Notificação de doenças transmissíveis (SVE) 5.2.03.01.01 ocorrência por ano 5.2.03.01.15
Notificação de surtos e agravos em nível municipal Orçamento de atividades do idoso 5.6.05.00.06
(controle semanal): central (VE - Paço) – consolidado
Orçamento do conselho municipal do idoso (eventos) 5.6.05.00.10
mensal por distrito e geral 5.2.03.01.03.03
Ordem cronológica de pagamento 3.0.03.00.14
Notificação de surtos e agravos em nível municipal
(controle semanal): local 5.2.03.01.03.01 Ordem de fiscalização (interno) 3.0.05.00.17

Notificação de surtos e agravos em nível municipal Ordens de serviço 5.2.02.04.01

(controle semanal): regional (distrito)/consolidado Ordens de serviço 5.2.07.03.07
- anual/unidade 5.2.03.01.03.02
Ordens de serviço (SSM) relativos à terraplenagem 5.1.06.06.03
Notificação preliminar 3.0.07.00.04 Ordens de serviço de manutenção de sistemas de
Notificações 5.1.02.02.02 galerias pluviais(limpeza de bueiro, boca de lobo) 5.1.06.01.05
Notificações compulsórias de cirurgias de laqueadura Ordens de serviço relativos à limpeza de jardinagem,
tubária 5.2.04.04.06 roçagem e entre outros 5.1.06.08.03

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108 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Ordens de serviços para os guardas municipais 5.8.02.00.17 Pautas de reunião de conselhos administrativos,
deliberativos, fiscais e de diretorias 2.0.10.00.07
Ordens de serviços relativos a serviços gerais de
próprios municipais (pequenos serviços e obras) 5.1.06.08.04 Pautas de reuniões das plenárias de prestação de
contas - CMS 5.2.01.00.21
Ordens de serviços - suporte técnico 2.0.06.03.06
Pautas de reuniões de conselho pleno - CMS 5.2.01.00.20
Organogramas, fluxogramas 2.0.10.00.09
Pautas de reuniões de diretorias, conselhos
Orientações e consultas sobre produção agropecuária 1.0.03.04.05 deliberativos, fiscais e administrativos 2.0.08.00.09
Orientações para utilização do sistema PRODESP Pautas de sessões das câmaras reunidas para
(Companhia de Processamento de Dados do Estado julgamento de recursos 4.0.03.00.02
de São Paulo) 5.3.01.00.11
PAVIMENTAÇÃO/COLOCAÇÃO DE GUIAS,
OUVIDORIA GERAL (Função) 1.0.08 SARJETAS E MEIO-FIO (Subfunção) 5.1.06.05
Pedidos de compra de peças automotivas em geral
(vidros, pneus, etc) 5.2.07.03.50
P Pedidos de material para manutenção 5.2.07.03.06
PARCELAMENTO DO SOLO (Função) 5.1.04 Perfil profissiográfico previdenciário – PPP 2.0.01.03.07
Parecer conclusivo do ouvidor geral 1.0.08.00.09 Pesquisa de ensino e educação para o cadastro
escolar (para efeitos de matrícula) 5.3.01.00.02
Parecer técnico de equipamentos e de programa de
computadores 2.0.06.04.04 Pesquisa de preços 5.7.01.00.08

Pareceres das comissões do COMPHIC 5.4.01.00.08 Pesquisas de mercado - levantamento de dados 1.0.03.03.03
Pesquisas realizadas pelos agentes fiscais de
Pareceres internos (relatórios internos baseados
transporte 5.1.09.00.13
na documentação anexa ao processo para
encaminhamento ao ouvidor) 1.0.08.01.10 Pesquisas sócio-econômicas para o planejamento
do município (dados: saúde, ensino e educação,
Pareceres técnicos 5.4.06.00.08 zoneamento, desenvolvimento social, densidade
Partituras 5.8.01.02.01 populacional, edificações) 5.1.01.00.01
Partituras musicais e letras para orientação musical 5.3.03.00.14 PLANEJAMENTO DO ESPORTE E LAZER (Função) 5.5.01

Pautas das reuniões da diretoria executiva - CMS 5.2.01.00.19 PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO

ECONÔMICO DO MUNICÍPIO (Função) 1.0.03
Pautas das reuniões das plenárias de saúde - CMS 5.2.01.00.22
PLANEJAMENTO E IMPLEMENTAÇÃO DE POLÍTICAS
Pautas de assembléias gerais ordinárias e extraordinárias 2.0.08.00.11 CULTURAIS E TURÍSTICAS NO MUNICÍPIO (Função) 5.4.01

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 109
PLANEJAMENTO EDUCACIONAL (Função) 5.3.01 Planilhas de compra de medicamentos, material
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E POLÍTICO (Função) 1.0.02 hospitalar e odontológico 5.2.07.03.31
Planilhas de consultas de retorno de fonoaudiologia 5.2.02.02.61
PLANEJAMENTO POLÍTICO (Subfunção) 1.0.02.01
Planilhas de consultórios disponíveis por UBS 5.2.02.01.39
PLANEJAMENTO SOCIAL (Função) 1.0.04
Planilhas de controle de alta de recém-nascido de
PLANEJAMENTO URBANO E MEIO AMBIENTE (Função) 5.1.01
risco 5.2.02.01.24
PLANEJAMENTO, DESENVOLVIMENTO,
Planilhas de controle de atendimento aos sábados 5.2.02.01.31
CONTROLE E MANUTENÇÃO DOS SERVIÇOS DE
INFORMÁTICA DA SAÚDE (Subfunção) 5.2.06.03 Planilhas de controle de atendimento na ortopedia 5.2.02.03.10
Planilha de contagem de veículos para projetos viários 5.1.09.00.35 Planilhas de controle de autorização de consultas - NA 5.2.02.01.07
Planilha mensal de controle de diabéticos 5.2.02.02.64 Planilhas de controle de autorização de exames - NA 5.2.02.02.43

Planilha mensal de controle de impedimento do Planilhas de controle de cautelas 5.2.07.03.18

trabalho do profissional 5.2.02.01.11 Planilhas de controle de contrapartida da Dose Certa 5.2.07.03.15
Planilha trimestral PROAISA unidade/distrito 5.2.04.03.02 Planilhas de controle de cotas de fisioterapia 5.2.02.02.58
Planilhas anuais de resolutividade médica 5.2.02.01.09 Planilhas de controle de cursos 5.4.03.00.06
Planilhas de acompanhamento de consumo mensal de Planilhas de controle de desconto de pagamento
alta tensão (anual) 5.1.06.04.07 de sindicatos, associações de classe, cooperativas e
planos de saúde/ empréstimos 2.0.01.05.22
Planilhas de acompanhamento de consumo mensal de
iluminação pública (anual) 5.1.06.04.06 Planilhas de controle de devolução de material 5.2.02.03.16
Planilhas de acompanhamento de execução de obras Planilhas de controle de educação na área de saúde 5.2.02.02.57
de iluminação pública (anual) 5.1.06.04.05 Planilhas de controle de entrega de contra cheque
Planilhas de avaliação da triagem odontológica 5.2.02.01.14 (hollerit) 2.0.01.05.26
Planilhas de cálculos de reajuste 3.0.01.01.20 Planilhas de controle de estorno financeiro 5.2.07.03.22
Planilhas de cálculos de reajuste 3.0.01.00.13 Planilhas de controle de horário de funcionamento das
salas de atendimento da Unidade 5.2.02.02.59
Planilhas de cobrança (telefônica, constatação de
irregularidades no recebimento, constatação de Planilhas de controle de medicamentos não
irregularidades - 48 horas, irregularidades fiscais - 2 padronizados 5.2.02.03.11
modelos, vistoria técnica e devolução de materiais) 5.2.07.03.17 Planilhas de controle de pacientes faltosos 5.2.02.02.48
Planilhas de colposcopia e biópsia 5.2.02.01.32 Planilhas de controle de pacientes faltosos 5.2.02.01.23

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

110 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Planilhas de controle de pagamento de adicional Planilhas de controle do SISVAN - PCCN 5.2.02.01.21
noturno 2.0.01.05.25 Planilhas de controle mensal de pré-natal e puerpério 5.2.02.01.36
Planilhas de controle de pagamento de insalubridade Planilhas de controle mensal de produção - THD
e periculosidade 2.0.01.05.23 - escovação diária 5.2.02.01.13
Planilhas de controle de parcelamento liquidado 3.0.04.00.13 Planilhas de controle semanal de notificação negativa
Planilhas de controle de pendências da vigilância de sarampo 5.2.03.01.23
epidemiológica 5.2.02.01.37 Planilhas de cotas de leite dos distritos sanitários 5.2.04.04.02
Planilhas de controle de planejamento familiar 5.2.02.01.34 Planilhas de devolução de materiais 5.2.07.03.20
Planilhas de controle de preservativo masculino 5.2.02.03.28 Planilhas de execução de serviços contratados de
Planilhas de controle de preventivo ginecológico 5.2.02.01.35 empresas de transportes 5.2.07.03.54
Planilhas de controle de produção de THD - bochecho 5.2.02.01.15 Planilhas de execução do pedido da Dose Certa 5.2.07.03.38
Planilhas de controle de produção de THD - educação Planilhas de hipertensão e diabetes 5.2.02.01.33
em saúde bucal 5.2.02.01.16 Planilhas de levantamento epidemiológico da cárie 5.2.02.02.12
Planilhas de controle de recebimento geral Planilhas de monitoramento de indicadores de saúde 5.2.01.00.11
(equipamentos, material de construção, escritório,
medicamento de processo - NAC de alto custo), Planilhas de movimento de contraceptivos 5.2.07.03.37
materiais de laboratório, materiais hospitalares 5.2.07.03.13 Planilhas de reajuste do número de alunos
Planilhas de controle de recém-nascido de risco 5.2.02.02.49 (odontológico) 5.2.02.01.17
Planilhas de controle de vagas de cirurgia de Planilhas de recebimento da Dose Certa 5.2.07.03.14
laqueadura e vasectomia 5.2.02.01.28 Planilhas de recebimento irregular 5.2.07.03.16
Planilhas de controle de vagas de urgência com Planilhas de resolutividade médica (estudo de
especialistas 5.2.02.01.30 porcentagem de encaminhamentos a especialistas) 5.2.02.01.08
Planilhas de controle do patrimônio físico 5.2.07.03.19 Planilhas de solicitação de materiais e medicamentos 5.2.02.03.21
Planilhas de controle do programa de saúde do Planilhas de transporte de paciente - NAC 5.2.07.03.53
adolescente 5.2.02.01.20 Planilhas do programa de diabetes Millitus 5.2.07.03.36
Planilhas de controle do programa de saúde mental 5.2.04.07.04 Planilhas mensais de controle da produção de
Planilhas de controle do programa DST/AIDS 5.2.04.02.10 cirurgiões dentistas 5.2.02.01.12
Planilhas de controle do sistema soropositivos Planilhas mensais de controle de agendamento de
assintomáticos - SHIV - COAS/ CTA 5.2.02.02.46 consultas em especialidades 5.2.02.02.60

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 111
Planilhas mensais de controle de cotas de exames 5.2.02.01.04
Planilhas mensais de controle de cotas de exames 5.2.02.02.45
Planilhas mensais de controle de demanda reprimida
de especialidades (número e tempo de espera) 5.2.02.02.55
Planilhas mensais de controle de demanda reprimida
de exames (número e tempo de espera) 5.2.02.02.54
Planilhas mensais de controle de demandas reprimidas 5.2.02.02.42
Planilhas mensais de controle de epilépticos 5.2.02.02.65
Planilhas mensais de controle de hipertensos 5.2.02.02.63
Planilhas mensais de controle de pré-natal 5.2.02.02.47
Planilhas mensais de controle de preservativos 5.2.02.02.53
Planilhas mensais de controle de produção 5.2.02.01.10
Planilhas mensais de controle de resolutividade médica 5.2.02.02.44
Planilhas mensais de controle de roupas da lavanderia 5.2.02.02.52
Planilhas mensais de controle de serviços
especializados - conveniados 5.2.02.02.51
Planilhas mensais de controle de vacinas 5.2.02.02.50
Planilhas mensais de controle de vagas 5.2.02.01.05
Planilhas mensais de demanda reprimida e tempo de
espera 5.2.02.01.06
Planilhas mensais de medicamentos tuberculostálicos
da vigilância epidemiológica 5.2.07.03.34
Planilhas mensais de previsão de parto de gestantes
de risco para o hospital municipal 5.2.02.02.67
Planilhas mensais de produção/faturamento (NAC) 5.2.02.04.16
Planilhas mensais do programa de atendimento
domiciliar - PAD 5.2.02.02.56
Planilhas mensais do programa de concessão de
órtese, prótese e materiais auxiliares - OPM 5.2.02.02.62
112
Planilhas mensais do programa de DST/AIDS 5.2.07.03.32
Planilhas SSA - 2/PMA2 referentes ao programa de
agente comunitário de saúde 5.2.02.01.01
Planilhas trimestrais de medicamentos hansenostálicos 5.2.07.03.33
Planilhas trimestrais de planejamento anual do
programa de tuberculose e hanseníase 5.2.07.03.35
Plano anual da Secretaria de Esportes e Lazer 5.5.01.00.02
Plano de atividades dos departamentos de atividades
comunitárias, esportes e lazer 5.5.01.00.03
Plano de ensino da segurança pública municipal 5.8.01.01.01
Plano de ensino do professor 5.3.02.01.45
Plano de trabalho e documentos relacionados aos
cursos 1.0.03.03.05
Plano de trabalho e documentos relacionados aos
cursos e treinamentos 1.0.03.02.04
Plano diretor de desenvolvimento integrado - PDDI
- (diagnóstico/ prognóstico) e minutas de Lei 5.1.01.00.03
Plano do conselho municipal do idoso 5.6.05.00.01
Plano do dia da guarda civil municipal (comunicados,
orientações, recomendações e informações) 5.8.02.00.15
Plano municipal de assistência social – planejamento
plurianual (estudos socioeconômicos do município/
relatórios de atividades/relatórios de campo) 5.6.01.00.01
Plano municipal de assistência social de famílias em
situação de vulnerabilidade e risco social – anual 5.6.01.00.02
Plano plurianual para o esporte e lazer 5.5.01.00.01
Planos / programas de controle de doenças
sexualmente transmissíveis DST/AIDS 5.2.04.02.02
Planos anuais, programas e metas para o
desenvolvimento econômico 1.0.03.01.02
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Planos de atividades do idoso 5.6.05.00.04 Planos/programas para implantação do cartão
Planos de curso TELELAB - treinamento do Ministério nacional - Cartão SUS 5.2.06.04.01
da Saúde 5.2.04.02.07 Planos/programas setoriais para a educação 5.3.01.00.04
Planos de cursos 5.2.06.02.11 Planos/programas setoriais: saúde; educação; meio
Planos de cursos de agentes comunitários de saúde 5.2.04.01.02 ambiente; sistema viário; transportes 5.1.01.00.05
Planos de cursos de gerência para o programa do Planos/programas sociais 5.7.03.00.01
agente comunitário de saúde - PACS 5.2.04.01.04 Planos/programas/projetos de saúde mental 5.2.04.07.01
Planos de estágios 5.3.06.01.01 Planta popular 5.1.08.00.01.14
Planos de recuperação de áreas degradadas - PRADS 5.1.02.01.04 Plantas de arruamentos e loteamentos/quadras 5.1.04.00.02.11
Planos e metas de estratégia política 1.0.02.01.01 Plantas de localização de áreas 5.1.03.01.07
Planos e programas setoriais da área da saúde 5.2.01.00.03 Plantas de loteamento com indicação de logradouros
públicos e numeração 5.1.04.00.07.04
Planos para a realização de eventos 5.6.02.00.03
Plantas de quadra 3.0.06.01.08.04
Planos plurianuais da área da saúde 5.2.01.00.01
Plantas genéricas de valores 3.0.06.01.20
Planos plurianuais para o desenvolvimento econômico 1.0.03.01.03
POLÍTICAS DE SAÚDE, PLANEJAMENTO
Planos, programas e metas - planos de ação plurianual 1.0.01.00.01
ESTRATÉGICO E SUPERVISÃO NA ÁREA DA SAÚDE
Planos, programas e metas anuais do governo municipal 1.0.01.00.02 PÚBLICA MUNICIPAL (Função) 5.2.01
Planos, programas e metas plurianuais da área da saúde 5.2.01.00.02 POLÍTICAS E PLANEJAMENTO DE AÇÕES SOCIAIS E
Planos, programas e metas que visam o CIDADANIA (Função) 5.6.01
aperfeiçoamento de políticas públicas na área de Portarias e atos normativos do Ministério da Saúde e
segurança do cidadão (em parceria com o governo Secretaria de Estado da Saúde relativos à Secretaria
federal e estadual) 5.8.01.00.01 Municipal de Saúde 5.2.05.00.15
Planos/programas da saúde bucal - normas, Portarias relativas a pessoal 2.0.01.00.09
procedimentos 5.2.04.06.01
Posições dos contribuintes devedores no cadastro 3.0.04.00.11
Planos/programas da saúde do adulto 5.2.04.05.01 PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO AMBIENTAL
Planos/programas da saúde materno-infantil 5.2.04.04.01 (Subfunção) 5.1.02.01
Planos/programas e metas anuais 5.2.01.00.04 PRESERVAÇÃO E RECUPERAÇÃO DO PATRIMÔNIO
Planos/programas e metas anuais para a CULTURAL DO MUNICÍPIO (Função) 5.4.06
modernização e difusão de conhecimentos no meio Prestação de contas - contrato REFORSUS com o
rural e desenvolvimento de agronegócios 1.0.03.04.03 Banco do Brasil - repasse federal 5.2.07.01.03

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 113
Prestação de contas - convênio DST / AIDS, cartão Processo e controle de adiantamento para despesas/
SUS, PEA (Dengue), reabilitação e tuberculose - prestação de contas 3.0.03.00.01
repasses federais 5.2.07.01.02 Processo relativo à carteira de passe livre (formulários,
Prestação de contas - convênio SUS / SP - repasse cópias de documentos pessoais, original do laudo
estadual - termos aditivos 5.2.07.01.01 médico, relatório social e cópia da ficha de concessão) 5.6.02.00.35
Prestação de contas - fundo municipal de saúde Processo relativo à compra de órteses, próteses e
- trimestral 5.2.07.01.04 relatório social da situação socioeconômica dos
Prestação de contas de vale refeição/alimentação/ solicitantes 5.6.05.00.12
transporte 2.0.01.01.06 Processo relativo à eleição de membros do conselho
tutelar (por consulta popular) 5.6.01.00.12
PREVENÇÃO DE ACIDENTES (Subfunção) 2.0.01.04
Processo relativo a liberações de recursos federal,
Procedimentos de alto custo (APAC, laudo, espelho) 5.2.05.00.04
estadual e municipal 5.6.05.00.22
Processo de adiantamento/prestação de contas 3.0.01.01.14
Processo relativo a pedidos de liberação de recursos
Processo de auxílio acidente de trabalho 2.0.07.00.07 federais, estaduais e municipais para as entidades 5.6.05.00.21
Processo de auxílio doença (requerimento de Processo relativo à prestação de contas de recurso
incapacidade laborativa) 2.0.07.00.06 estadual 5.6.05.00.24
Processo de cancelamento/baixa de talões de auto de Processo relativo à prestação de contas de recurso
infração e multas de trânsito 5.1.09.00.45 federal 5.6.05.00.23
Processo de compras, cópia de nota fiscal de órteses Processo relativo à prestação de contas de recurso
e próteses para pessoas de baixa renda 5.6.05.00.15 municipal 5.6.05.00.25
Processo de comunicado de acidente do trabalho Processo relativo à solicitação de aparelhos auditivos
- CAT 2.0.07.00.08 e ortopédicos (formulário de solicitação, pedido
Processo de concessão de cesta básica do servidor médico, audiometria e orçamento) 5.6.05.00.11
aposentado/pensionista 2.0.07.00.11 Processo relativo ao apoio financeiro - serviço de ação
Processo de fiscalização 4.0.04.00.01 continuada - SAC (federal) 5.6.03.00.05
Processo de prestação de contas de pagamento de Processo relativo às especificações de condomínios 3.0.06.01.23
fornecedores, contratos, serviços e obras 3.0.01.01.15 Processos (projeto) de habilitação de gestão junto ao
Processo de relatório de auditoria do Tribunal de Ministério da Saúde 5.2.05.00.14
Contas do Estado de São Paulo 3.0.01.01.17 Processos administrativos disciplinares 2.0.02.01.04
Processo de salário maternidade 2.0.07.00.09 Processos administrativos relativos à ações cíveis 4.0.01.00.03

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

114 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Processos administrativos relativos a ações criminais 4.0.01.00.04 Processos de licitação - registro de preços 2.0.03.00.13
Processos administrativos relativos a ações trabalhistas 4.0.01.00.02 Processos de licitação - tomada de preços 2.0.03.00.08
Processos administrativos relativos a indenizações 4.0.01.00.11 Processos de licitação - tomada de preços - obras 2.0.03.06.09
Processos administrativos relativos a infrações ambientais 4.0.01.00.12 Processos de localização de pontos de ônibus 5.1.09.00.04
Processos administrativos relativos a ressarcimentos 4.0.01.00.14 Processos de ocorrência 1.0.08.01.08
Processos administrativos relativos a tributos municipais 4.0.01.00.06 Processos de oficialização/denominação de
Processos de alienação de imóveis públicos/venda/ logradouros públicos 5.1.04.00.07.02
doação/dação em pagamento 4.0.02.00.07 Processos de pagamento de fornecedores, contratos,
Processos de aprovação de anexação/subdivisão/ serviços e das diversas modalidades de licitação 3.0.03.00.18
modificação/atualização cadastral de lotes/certidão 5.1.04.00.06.03 Processos de pagamentos judiciais – precatórios 3.0.03.00.31
Processos de aprovação de desmembramento/ Processos de penalidades às empresas 2.0.03.00.11
certidão/atualização cadastral de glebas 5.1.04.00.06.02
Processos de registro cadastral de fornecedores 2.0.03.00.04
Processos de aquisição de imóveis particulares ou
públicos dação/permuta/desapropriação 4.0.02.00.08 Processos do conselho tutelar/fundo social de
solidariedade/conselho municipal dos direitos da
Processos de autorização para fechamento de
criança e do adolescente - CMDCA 5.6.04.00.19
loteamentos, vilas e ruas sem saída 4.0.02.00.15
Processos relativos à adoção / manutenção de praças
Processos de avaliação de concessão de abono
públicas 5.1.03.01.05
merecimento 2.0.01.07.03
Processos relativos a afastamento de ponto de táxi 5.1.09.00.25
Processos de compra direta (inclusive contratos
relativos a serviços técnicos especializados) 2.0.03.00.02 Processos relativos a afastamento desobrigação/
Processos de credenciamento de médicos no SUS 5.2.07.01.06 justificativa de feiras livres 5.7.01.00.12

Processos de diretrizes para arruamentos e loteamentos 5.1.04.00.02.01 Processos relativos a afastamento desobrigação/
justificativa de feiras livres 3.0.04.00.34
Processos de dispensa de licitação 2.0.03.00.03
Processos relativos à alvará de licença temporária
Processos de emplacamento de logradouros públicos 5.1.04.00.07.03 (circo/show/feiras) 3.0.06.02.16
Processos de inexigibilidade de licitação 2.0.03.00.10
Processos relativos à análise prévia de arruamentos e
Processos de licitação - concorrência pública 2.0.03.00.05 loteamentos 5.1.04.00.02.02
Processos de licitação - concorrência pública - obras 2.0.03.00.06 Processos relativos à aposentadoria 2.0.01.02.01
Processos de licitação - convite - aquisição de produtos 2.0.03.00.07 Processos relativos a aposentados 2.0.07.00.02

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 115
Processos relativos à aprovação de arruamentos e Processos relativos à baixa de multas de trânsito 5.1.09.00.39
loteamentos (diretrizes/revalidação; análise prévia; Processos relativos à baixa ex-ofício 3.0.05.00.07
hipoteca; substituição de projeto; infra-estrutura;
modificação; conclusão de obra e aceite final; Processos relativos à bolsa de estudos do servidor 2.0.01.01.07
desmembramento de gleba; sub-divisão de lote; Processos relativos à canalização de rios e córregos 5.1.06.02.02
anexação; alteração cadastral; denominação) 5.1.04.00.02 Processos relativos a cancelamento de arruamentos/
Processos relativos à aprovação de projetos de loteamentos 5.1.04.00.02.09
edificações particulares 5.1.08.00.01
Processos relativos a cancelamento de dívida ativa
Processos relativos à aprovação de projetos de imobiliária 3.0.04.00.06
heliponto ou heliporto 5.1.08.00.08
Processos relativos a cancelamento de dívida ativa
Processos relativos à aprovação final do projeto 5.1.04.00.02.03
mobiliária 3.0.04.00.07
Processos relativos à apuração do Valor Adicionado
Processos relativos a cancelamento de dívida ativa
(V.A) - DIPAM, incluindo ficha de visita 3.0.08.00.01
relativa à sindicância, processos judiciais, autuações
Processos relativos a atestado de capacidade técnica 2.0.03.00.01 do tribunal de contas, multas contratuais entre outros 3.0.04.00.05
Processos relativos à autenticação/anotação de Processos relativos a cancelamento de tributos/IPTU 3.0.06.01.31
loteamentos/arruamentos 5.1.04.00.02.10
Processos relativos a cancelamento de tributos/ISSQN
Processos relativos a auto de infração e multas de
- auto lançado 3.0.05.00.08
obras (lançamento/recurso) 5.1.08.00.03.02
Processos relativos a cancelamento de tributos/ITBI 3.0.06.01.32
Processos relativos à autorização de exumação de
cadáveres 5.2.03.02.11 Processos relativos a cancelamento de tributos/
Processos relativos à autorização de funcionamento multas/juros/correção monetária 3.0.04.00.19
(diversos) 3.0.07.00.06 Processos relativos à cassação de licença (ambulante/
Processos relativos à autorização de funcionamento autônomo/ estabelecimento) 3.0.07.00.07
de escolas particulares de educação infantil e de Processos relativos à cassação de licença (motorista) 5.1.09.00.22
ensino fundamental 5.3.02.00.02
Processos relativos à caução/liberação de caução
Processos relativos à autorização de translado de (hipoteca) 5.1.04.00.02.04
cadáveres 5.2.03.02.12
Processos relativos à certidão de projeto aprovado 5.1.08.00.02.05
Processos relativos à autorização para emissão de
notas fiscais/faturas de serviços 3.0.05.00.20 Processos relativos à certidão de cone a proteção de
vôos aeronáuticos 5.1.08.00.02.10
Processos relativos à autorização para execução de obras
em vias públicas (drenagem, telefonia, gás, água e esgoto) 5.1.09.00.27 Processos relativos à certidão de demolição 5.1.08.00.02.03
Processos relativos a autuações, multas e recursos 5.2.03.02.10 Processos relativos à certidão de desapropriação 5.1.08.00.02.12

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116 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Processos relativos à certidão de habitabilidade 5.1.08.00.02.07 Processos relativos à comunicação visual/publicidade
(licença para publicidade) 5.1.03.02.02
Processos relativos à certidão de habite-se 5.1.08.00.02.08
Processos relativos à concessão de benefícios de
Processos relativos à certidão de inteiro teor 2.0.01.02.02
prestação continuada 5.6.05.00.07
Processos relativos à certidão de medidas de Processos relativos a concurso público 2.0.01.06.01
confrontações 5.1.08.00.02.06
Processos relativos a confissões de dívidas 3.0.01.00.08
Processos relativos à certidão de notificação de auto
Processos relativos à construção de galerias de águas
de infração e multa de obra 5.1.08.00.02.04
pluviais 5.1.06.01.02
Processos relativos à certidão de numeração oficial de Processos relativos a contrato de motorista auxiliar 5.1.09.00.17
prédio 5.1.08.00.02.01
Processos relativos a contratos de locação, manutenção
Processos relativos à certidão de padrão econômico de equipamentos, serviços e fornecedores 2.0.09.00.06
(para fins de INSS) 5.1.08.00.02.11
Processos relativos a contratos de locação/renovação
Processos relativos à certidão de vias públicas/dação de imóveis 1.0.01.00.10
em pagamento/penhora 4.0.02.00.09 Processos relativos a contratos de serviços técnicos
Processos relativos à certidão de vistoria 5.1.08.00.02.09 especializados 2.0.09.00.07
Processos relativos à certidão de zona urbana/zona rural 5.1.05.00.03 Processos relativos a contratos de serviços técnicos
especializados (publicidade e propaganda) 1.0.06.03.06
Processos relativos à certidão de zoneamento 5.1.05.00.02
Processos relativos a contratos de transporte coletivo 5.1.09.00.02
Processos relativos à certidão por tempo de serviço 2.0.01.02.03
Processos relativos a controle de custo de passagens 5.1.09.00.03
Processos relativos à cobrança de reposições salariais,
Processos relativos a convênios 5.2.07.02.04
tributos, taxas e multas 3.0.04.00.24
Processos relativos a convênios 3.0.01.00.11
Processos relativos à cobrança judicial (interno)/
relação de termo de inscrição de dívida ativa 4.0.01.00.13 Processos relativos a convênios para estágios nas
unidades da Secretaria da Saúde 5.2.06.02.01
Processos relativos à compensação de débitos e
Processos relativos à convocação de concursados 2.0.01.06.02
créditos/IPTU 3.0.06.01.33
Processos relativos à criação / alteração de linhas /
Processos relativos à compra de serviços de saúde 5.2.07.02.03
horários / itinerários de ônibus 5.1.09.00.05
Processos relativos à compra direta 5.2.08.00.03 Processos relativos a dados cadastrais, atualização de
Processos relativos à comprovação de enquadramento nome /endereço de proprietário 3.0.06.01.10
de atividade/zoneamento 3.0.06.02.17 Processos relativos à desapropriação 5.1.03.01.06
Processos relativos à comunicação de infrator/trânsito 5.1.09.00.37 Processos relativos a desmembramento de glebas 5.1.04.00.06

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 117
Processos relativos à devolução de pagamento - taxa Processos relativos a estágio probatório 2.0.01.07.01
de licença/ISS 3.0.05.00.11 Processos relativos a estoque de almoxarifado 3.0.03.00.25
Processos relativos à devolução de pagamento de Processos relativos a extravio de notas fiscais 3.0.05.00.10
IPTU/taxas (exercício anterior) 3.0.04.00.26
Processos relativos à IM - (instituições sem fins
Processos relativos à devolução de pagamento de
lucrativos) - inicial, alteração cadastral e baixa 3.0.06.02.12
multas e taxas diversas (exercício) 3.0.04.00.25
Processos relativos à IM (transporte alternativo, escolar,
Processos relativos à devolução de pagamento IPTU
fretado, táxi) - inicial, alteração cadastral e baixa 3.0.06.02.14
- (exercício) 3.0.06.01.34
Processos relativos à IM feirante - permissão inicial,
Processos relativos à devolução/doação/eliminação
alterações cadastrais e baixa 3.0.06.02.13
de mercadoria apreendida 3.0.07.00.08
Processos relativos à IM para autônomo - inicial,
Processos relativos à diferença de estimativa (interno) 3.0.05.00.12
alterações cadastrais, baixa e reabertura da IM 3.0.06.02.09
Processos relativos a diretrizes / consulta para construção 5.1.08.00.02.02
Processos relativos à IM para estabelecimentos
Processos relativos a diretrizes de desmembramento comerciais, industriais, empresas prestadoras de
de glebas (exigência cartorial) 5.1.04.00.06.01 serviços - inicial, alterações cadastrais e baixa 3.0.06.02.10
Processos relativos a distrato de motorista auxiliar 5.1.09.00.18 Processos relativos a Incentivo Cultural 3.0.03.00.17
Processos relativos à edificação pública (escolas, museus, Processos relativos à incorporação de gratificação 2.0.01.02.08
teatros, bibliotecas, centros comunitários, hospitais,
terminais rodoviários e urbanos, entre outros) 5.1.07.00.03 Processos relativos à infração e multa de feirantes e
comerciantes 5.7.01.00.07
Processos relativos a edital de chamamento (táxi/feira) 5.1.09.00.20
Processos relativos a inquérito administrativo 2.0.02.01.02
Processos relativos a edital de notificação (diversos) 3.0.07.00.09
Processos relativos à insalubridade/periculosidade 2.0.01.02.04
Processos relativos à emissão / renovação de alvarás
(transporte alternativo, escolar, fretado, táxi) 5.1.09.00.07 Processos relativos à inscrição de dívida ativa 3.0.03.00.24
Processos relativos a empréstimos bancários 3.0.01.00.09 Processos relativos à inscrição de pessoas físicas
e jurídicas IM para ambulante - inicial, alterações
Processos relativos a empréstimos de equipamentos e
cadastrais e baixa 3.0.06.02.08
materiais 5.1.06.08.07
Processos relativos a empréstimos/cessão de Processos relativos à inscrição em restos a pagar/livros
equipamentos/materiais do Patrimônio físico (termo de resto a pagar 3.0.03.00.23
de cessão ou acordo) 2.0.04.00.04 Processos relativos à interdição de atividades(diversos) 3.0.07.00.10
Processos relativos a esclarecimento de tributos Processos relativos à intervenção urbanística
mobiliários 3.0.05.00.13 (urbanização, revitalização, requalificação) 5.1.03.01.04

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

118 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Processos relativos à isenção - taxas mobiliárias 3.0.06.02.15 Processos relativos à licitação - convite de obras 2.0.03.00.07.01
Processos relativos à isenção de tributos 3.0.06.01.36 Processos relativos à licitação de compra de material e
Processos relativos à isenção de tributos (Imposto equipamentos para a educação 5.3.04.00.09
sobre Serviços - ISS) 3.0.05.00.14 Processos relativos à licitação de medicamentos e
Processos relativos à isenção de tributos/IPTU material de consumo hospitalar 5.2.08.00.05
(aposentados) 3.0.06.01.36.01 Processos relativos à licitação de merenda escolar
Processos relativos à isenção de tributos/ITBI 3.0.06.01.36.02 (convite e tomada de preço) 5.7.04.00.02
Processos relativos à isenção fiscal - lei geral de Processos relativos à licitação de merenda escolar
incentivo fiscal 1.0.03.01.06 (convite e tomada de preço) 5.3.04.00.03
Processos relativos à isenção/diferença de PROBISS 3.0.05.00.23 Processos relativos à licitação de veículos para
transporte escolar 5.3.04.00.08
Processos relativos a lançamento de auto de infração
e multa - AIM/recurso (interno) 3.0.07.00.11 Processos relativos à limpeza pública (coleta de lixo
domiciliar) 5.1.06.08.02
Processos relativos a laudêmio/certidão 3.0.06.01.29
Processos relativos à locação 5.2.07.02.05
Processos relativos a laudos avaliatórios de pavimentação 5.1.06.05.05
Processos relativos à localização de ponto de táxi 5.1.09.00.06
Processos relativos à lei de diretrizes orçamentárias
– LDO 3.0.01.00.03 Processos relativos a loteamentos clandestinos 5.1.04.00.05
Processos relativos a leilão/pregão presencial/pregão Processos relativos a loteamentos irregulares 5.1.04.00.04
eletrônico 2.0.03.00.18 Processos relativos à manutenção de cemitérios 5.1.10.00.09
Processos relativos a levantamento fiscal (interno) 3.0.05.00.05 Processos relativos a manutenção de equipamentos
Processos relativos à liberação de animais 5.2.03.03.01 públicos (quadra, ginásio de esporte, coreto, etc) 5.1.06.08.06
Processos relativos à liberação de interdição 3.0.07.00.12 Processos relativos à manutenção de obras de arte
(anéis viários, rotatórias, pontes e pontilhões, viadutos,
Processos relativos à liberação de licença e cadastro passarelas) 5.1.03.01.08
da vigilância sanitária 5.2.03.02.08
Processos relativos à manutenção de sistemas de
Processos relativos à liberação de veículos drenagem de canalização de rios e córregos 5.1.06.02.05
apreendidos (transporte clandestino) 5.1.09.00.10
Processos relativos à modificação com registro em
Processos relativos à liberação de verba/auxílio cartório 5.1.04.00.02.07
subvenção 3.0.01.00.10
Processos relativos à multas (transporte clandestino,
Processos relativos à licença sem vencimentos 2.0.01.02.05 alternativo, escolar, fretado, táxi) e não renovação de
Processos relativos à licitação 5.2.08.00.04 alvarás 5.1.09.00.09

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 119
Processos relativos a obras de construção de muros Processos relativos à petição funcional 2.0.01.02.06
de arrimo 5.1.06.07.03 Processos relativos à poda e cortes de árvores (laudos
Processos relativos a OPM de AASI - diretoria regional técnicos) 5.1.06.08.01
do estado - DIR e prefeitura municipal 5.2.04.08.06
Processos relativos à prestação de contas da educação 5.3.05.00.02
Processos relativos a OPM de ortopédicos - diretoria
Processos relativos a procedimentos sumários 2.0.02.01.01
regional do estado - DIR e prefeitura municipal 5.2.04.08.07
Processos relativos a programa de bolsa de estudo
Processos relativos à orientação para a administração
- programa de bolsa com isenção/compensação de
pública municipal/pareceres jurídicos 4.0.01.00.01
imposto sobre serviços - PROBISS 5.3.04.00.10
Processos relativos a outros estabelecimentos que não
de saúde (bares, restaurantes, lanchonetes, escolas, Processos relativos a projetos de lei 1.0.05.01.03
domicílios entre outros) 5.2.03.02.09 Processos relativos a reajuste de valores 3.0.01.01.21
Processos relativos a pagamento/parcelamento de Processos relativos a reajustes de preços 5.2.07.02.02
honorários advocatícios 4.0.01.00.05 Processos relativos a rebaixamento de guia 5.1.09.00.33
Processos relativos a parcelamento de débito - dívida
Processos relativos a recurso contra auto de infração e
ativa - executado judicialmente 3.0.04.00.29
multa - AIM 3.0.04.00.31
Processos relativos a parcelamento de débito - dívida
Processos relativos a recurso contra ISS 3.0.05.00.16
ativa - inadimplentes 3.0.04.00.30
Processos relativos a recurso de auto de infração e
Processos relativos a parcelamento de débito - dívida
multa - AIM 3.0.07.00.13
ativa - quitado 3.0.04.00.28
Processos relativos a parcelamento de débitos - Processos relativos a recurso de revisão de provas
(exercício) 3.0.04.00.27 e/ou notas em concurso público 2.0.01.06.03

Processos relativos à pavimentação 5.1.06.05.02 Processos relativos a recursos contra compras e licitações 2.0.03.00.17
Processos relativos a pedidos de infra-estrutura de Processos relativos a recursos de multas de trânsito 5.1.09.00.29
arruamentos/loteamentos alteração de cronograma 5.1.04.00.02.08 Processos relativos a recursos de notificação preliminar 5.1.08.00.03.01
Processos relativos a pedidos de serviços topográficos, Processos relativos à redução de IPTU 3.0.06.01.19
alinhamento e nivelamento de ruas 5.1.06.08.08
Processos relativos à reforma de edifícios públicos 5.1.07.00.06
Processos relativos a penalidades 5.2.07.03.23
Processos relativos à regularização de loteamentos/
Processos relativos a penalidades 5.2.07.02.01 autos de regularização 5.1.04.00.04.01
Processos relativos a pensionistas 2.0.07.00.01 Processos relativos à regularização de pagamento de
Processos relativos à permuta de ponto de táxi 5.1.09.00.15 multas de trânsito efetuadas pelo valor menor 5.1.09.00.44

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

120 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Processos relativos a relatório fiscal 3.0.05.00.15 Processos relativos a termo de cooperação técnica 4.0.02.00.12
Processos relativos à remissão de IPTU/multas e taxas 3.0.06.01.37 Processos relativos a termo de ocupação e posse
Processos relativos à renovação de motorista auxiliar 5.1.09.00.23 (inclusive invasão de área pública e retificação judicial
contestada) 4.0.02.00.11
Processos relativos a reparos em jazigos 5.1.10.00.11
Processos relativos à terraplenagem 5.1.06.06.02
Processos relativos à retificação de área (alteração
cadastral) 3.0.06.01.18 Processos relativos à transferência de ponto -
Processos relativos à reversão de aposentadoria 2.0.01.02.07 motorista permissionário de táxi 5.1.09.00.16

Processos relativos à revisão de benefícios de Processos relativos à vaga táxi/alvará de

prestação continuada 5.6.05.00.08 estacionamento 5.1.09.00.24
Processos relativos à revisão lançamento de IPTU/ Processos relativos ao enquadramento do imóvel
Taxas/ ISS/ Multa 3.0.06.01.38 como elemento de preservação do patrimônio
histórico (pesquisa, justificativa, minuta de lei) 5.1.07.00.08
Processos relativos a serviços de manutenção de
pavimentação (tapa-buraco, recapeamento, entre outros) 5.1.06.05.04 Processos relativos ao ITBI (imunidade/devolução/
diferença) 3.0.05.00.22
Processos relativos à sindicância administrativa 2.0.02.01.03
Processos relativos à solicitação de cópia de foto do Processos relativos ao orçamento programa anual 3.0.01.00.05
AIT (auto de infração de trânsito) e do AR (aviso de Processos relativos ao orçamento programa plurianual 3.0.01.00.04
recebimento da notificação de trânsito) para efeitos de
Processos relativos ao ressarcimento do SUS 5.2.05.00.11
recurso 5.1.09.00.38
Processos relativos ao Tribunal de Contas do Estado
Processos relativos à solicitação de medicamentos,
- TCE 4.0.01.00.07
exames, empréstimos ou compra de equipamentos
médicos 5.2.07.03.24 Processos relativos aos recursos de multas aplicadas
Processos relativos à solicitação/renovação de em relação a mercados, matadouros, frigoríficos,
carteirinhas para portadores de necessidades especiais 5.1.09.00.41 sacolões e feiras livres 5.7.02.00.02

Processos relativos à substituição de análise prévia de Processos relativos aos serviços de cemitérios
arruamento e loteamento 5.1.04.00.02.05 (sepultamento/exumação) 5.1.10.00.08
Processos relativos à substituição de aprovação final Processos seletivos de especialistas 5.3.02.01.33
do projeto de arruamento e loteamento sem registro Processos tributários para inscrição em dívida ativa
em cartório 5.1.04.00.02.06 (fiscalização, sindicância, ressarcimento, etc.) 3.0.04.00.35
Processos relativos à substituição de veículos 5.1.09.00.19 Produção bibliográfica editadas e co-editadas pela
Processos relativos a termo de autorização de uso 4.0.02.00.10 administração direta e indireta 5.4.05.00.02

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 121
Produção de material didático (audiovisual) - filmes/ Programações mensais 5.4.03.00.04
fitas magnéticas/k7, vídeo/CD/DVD 5.3.04.00.05 Programas de ação e acompanhamento social de
Produções bibliográficas editadas e co-editadas pela famílias em situação de vulnerabilidade e risco social 5.6.01.00.03
administração municipal direta e indireta 1.0.06.01.05 Programas de agentes comunitários de saúde 5.2.04.01.01
Programa auxílio ao desempregado (PROAD) 5.6.01.00.04 Programas de assistência integral à gestante HIV 5.2.04.02.03
Programa de atendimento integral à saúde do Programas de reabilitação em saúde 5.2.04.08.01
adolescente - PROAISA 5.2.04.03.01 Programas trimestrais de produção 5.2.02.03.32
Programa de controle médico de saúde ocupacional Programas, planos e metas anuais para a
- PCMSO 2.0.01.03.04 implementação de políticas culturais no município 5.4.01.00.02
Programa de educação física 5.2.04.10.05 Programas, planos e metas educacionais 5.3.01.00.01
Programa de expansão da educação profissional Programas, planos e metas plurianuais para a
– PROEP 5.3.06.01.08 implementação de políticas culturais no município 5.4.01.00.01
Programa de gerenciamento de riscos – PGR 2.0.01.03.03 Programas/projetos/atividades de promoção e difusão
Programa de prevenção de riscos ambientais – PPRA 2.0.01.03.02 do municipio visando atração de capitais 5.1.01.00.22
Programa e plano anual de Informática 2.0.06.01.01 Projeção financeira da folha de pagamento 3.0.01.00.12
Programa garantia de renda mínima e geração de Projeção financeira da receita 3.0.01.01.04
emprego e renda - PGRMGER 5.6.01.00.05 Projeto de atualização ou modernização tecnológica 2.0.06.01.03
Programa informatizado do Sistema da Administração Projeto de desenvolvimento de programas de
Escolar - SISTAE/ Gestão Dinâmica da Administração computador 2.0.06.01.04
Escolar - GDAE/ Processamento de dados do Estado Projeto de implantação de rede 2.0.06.01.02
de São Paulo - PRODESP 5.3.01.00.23
Projeto de implementação do controle da tuberculose
Programa multi-setorial integrado - PMI (projetos no município / relatórios de prestação de contas
incluem o programa-recursos do BNDES) 1.0.03.01.01 (financeiro e resultados alcançados) 5.2.03.01.19.01
Programa/projeto de proteção de inclusão social 5.6.02.00.01 Projeto de informatização 2.0.06.01.05
Programa/projeto/serviços de assistência social à Projeto de isolamento acústico 5.1.08.00.01.05
criança 5.6.03.00.01
Projeto Jovem Cidadão 1.0.03.06.01
Programa/projeto/serviços de assistência social ao Projetos (dossiê) de habilitação nas condições de
adolescente 5.6.04.00.01 gestão na área da saúde (periodicidade variável) 5.2.01.00.10
Programação da despesa orçamentária 3.0.01.01.11 Projetos arquitetônicos de bens preservados e com
Programação financeira de desembolso 3.0.01.01.12 interesse para preservação do patrimônio histórico 5.4.06.00.04

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

122 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Projetos beneficiados pelo fundo de apoio e incentivo Projetos de cemitérios/infra-estrutura 5.1.10.00.02
fiscal a cultura e turismo (projeto, cronograma Projetos de desenvolvimento da indústria, expansão
de execução, cronograma financeiro, orçamento, do comércio e de atividades de prestação de serviços 1.0.03.01.04
pareceres técnicos, documentos fiscais, prestação de
contas do empreendedor) 5.4.02.00.01 Projetos de enriquecimento curricular (profissional
do futuro - educação do consumidor - artes práticas
Projetos beneficiados pelo fundo de apoio/ - aprendiz de turismo - filosofia) 5.3.02.01.35
incentivos fiscais (projetos, cronograma de execução,
cronograma financeiro, orçamento, pareceres Projetos de galerias de águas pluviais (plantas,
técnicos, documentos fiscais, prestação de contas) 5.5.02.00.01 memoriais descritivos, planilhas) 5.1.06.01.01
Projetos completos de edifícios públicos - projeto de Projetos de geração de renda 5.6.02.00.02
arquitetura 5.1.07.00.01.01 Projetos de iluminação de logradouros públicos 5.1.06.04.01
Projetos completos de edifícios públicos - projeto de Projetos de iluminação de praças e jardins 5.1.06.04.01.02
elétrica 5.1.07.00.01.04 Projetos de iluminação de vias públicas 5.1.06.04.01.01
Projetos completos de edifícios públicos - projeto de Projetos de implementação do controle da
hidráulica 5.1.07.00.01.03 tuberculose no município / projeto apresentado ao
Projetos completos de edifícios públicos - projeto órgão responsável pelo financiamento / prestação de
estrutural 5.1.07.00.01.02 contas (financeiros e resultados alcançados) 5.2.03.01.19
Projetos completos de edifícios públicos - projetos Projetos de incentivo fiscal para o desenvolvimento
especiais 5.1.07.00.01.05 econômico 1.0.03.01.05
Projetos completos de edifícios públicos 5.1.07.00.01 Projetos de intervenção urbanística (urbanização,
Projetos culturais apresentados ao COMPHIC 5.4.01.00.09 revitalização, requalificação) 5.1.03.01.03
Projetos das ações em saúde mental 5.2.04.07.06 Projetos de localização de sinalização (horizontal,
vertical e semafórico) 5.1.09.00.26
Projetos de abertura de logradouros públicos (ruas e
avenidas; projeto geométrico; perfil; alinhamento e Projetos de manutenção da rede de iluminação pública 5.1.06.04.08
nivelamento; praças e jardins) 5.1.03.01.01 Projetos de manutenção de guias, sarjetas, muretas,
Projetos de ação cultural 5.4.03.00.03 calçadas e meio-fio 5.1.06.05.07
Projetos de atividades do idoso 5.6.05.00.28 Projetos de manutenção dos sistemas de
Projetos de atividades esportivas, de lazer e de abastecimento de água e esgoto - originais e cópias 5.1.06.03.04
avaliação física 5.5.01.00.12 Projetos de obras de arte (anéis viários, rotatórias,
Projetos de canalização de rios e córregos (plantas, pontes e pontilhões, viadutos, passarelas) 5.1.03.01.02
memoriais descritivos, planilhas) 5.1.06.02.01 Projetos de oleodutos e gasodutos 5.1.01.00.23

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 123
Projetos de organização do fluxo de informação 5.2.06.01.04 Projetos museográficos 5.4.06.00.09
Projetos de pavimentação de ruas e avenidas 5.1.06.05.01 Projetos museológicos 5.4.06.00.10
Projetos de pesquisa histórica do arquivo municipal/ Projetos ONGS 5.2.04.02.12
bibliotecas/museus 5.4.06.00.13 Projetos relativos à comunicação visual/publicidade 5.1.03.02.01
Projetos de recuperação paralela e acompanhamento Projetos relativos a muros de arrimo 5.1.06.07.01
da freqüência e aproveitamento 5.3.02.01.32
Projetos relativos a serviço de colocação de guias,
Projetos de remoção de postes de iluminação pública 5.1.06.04.02
sarjetas, muretas, calçadas e meio-fio 5.1.06.05.06
Projetos de remoção de torres de alta tensão 5.1.06.04.03
Projetos relativos ao programa de educação física 5.2.04.10.03
Projetos de restauração/ recuperação de bens
Projetos técnicos institucionais das áreas de música,
preservados do patrimônio histórico 5.4.06.00.03
teatro, cinema e vídeo, dança folclore, fotografia,
Projetos de sistema de abastecimento de águas arquitetura, literatura 5.4.03.00.02
(plantas, memoriais descritivos, planilhas) – originais e
Projetos-padrão de edifícios públicos (unidades da
cópias 5.1.06.03.01
saúde, escolas, creches) 5.1.07.00.02
Projetos de sistemas de coleta e tratamento da rede
PROMOÇÃO E FOMENTO DA CULTURA (Função) 5.4.03
de esgoto – originais e cópias 5.1.06.03.03
Prontuário de estagiários 2.0.01.00.02
Projetos de terraplenagem 5.1.06.06.01
Prontuário de exames médicos das crianças abrigadas 5.6.03.00.03
Projetos do conselho municipal do idoso 5.6.05.00.02
Prontuário técnico das crianças abrigadas 5.6.03.00.02
Projetos do hospital dia 5.2.04.02.09
Prontuário técnico de adolescentes (LA - liberdade
Projetos e programas educativos (programa sala de
assistida) 5.6.04.00.03
leitura - programa laboratório de aprendizagem -
programa jogos da REM - programa educação especial Prontuários de alunos 5.3.02.01.03
- programa de formação continuada) 5.3.02.01.34 Prontuários de alunos - curso formal (documentos
Projetos Educativos das unidades escolares – U.E. 5.3.02.00.01 pessoais, fichas de matrícula e avaliações) 5.2.06.02.10
Projetos extra-curriculares: (teatro nas escolas - a Prontuários de estagiários 5.2.06.02.15
escola vai ao teatro - biblioteca itinerante - bibliotecas Prontuários de investigação (acidente de trabalho ou
comunitárias - corais - fanfarras e bandas - violão - doença ocupacional) 5.2.04.09.07
dança - flauta - bandinha musical - desfiles) 5.3.02.01.40
Prontuários de investigação do acidentado - CRESO 5.2.02.02.03
Projetos institucionais das comissões municipais
setoriais de música, teatro, cinema e vídeo, dança, Prontuários de médicos residentes 2.0.01.00.03
folclore, fotografia, arquitetura, literatura 5.4.03.00.01 Prontuários de professores/funcionários (2ª via simples) 5.3.02.01.04

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124 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Prontuários de servidores 2.0.01.00.01 Protocolos de ocorrência - padrão 1.0.08.01.02
Prontuários de servidores com suspensão de contrato Provas de concurso para o programa do agente
em decorrência de aposentadorias por invalidez - SAI 2.0.07.00.04 comunitário - PACS (original) 5.2.04.01.05
Prontuários do programa de educação física 5.2.04.10.04 Publicação de leis municipais e atos jurídicos (inclusive
Prontuários médicos de pacientes 5.2.02.03.01 atos normativos) 1.0.05.00.01
Prontuários médicos de pacientes 5.2.02.02.01 Publicação do índice - acompanhamento anual do
valor adicionado preliminar e definitivo 3.0.08.00.05
Prontuários médicos de pacientes 5.2.05.00.07
Publicações da Secretaria de Educação ou relativos a
Prontuários médicos do servidor 2.0.01.03.01
ela (coletânea - Boletim Oficial do Município, Diário
Prontuários odontológicos do paciente 5.2.02.02.02 Oficial do Estado - ACTA - Diário Oficial da União
Proposta de especificações técnicas de equipamentos - DOCUMENTA e legislação de Ensino) 5.3.03.00.10
e programas 2.0.06.04.02 Publicações técnicas especializadas 1.0.06.01.07
Propostas de especialistas para projetos e eventos 5.3.03.00.15 PUBLICIDADE E PROPAGANDA (Subfunção) 1.0.06.03
Propostas de preservação de bens 5.4.06.00.02
Propostas setoriais para o orçamento programa 3.0.01.00.07
Prorrogação de prazo de notificação preliminar e/ou
Q
autos de infração e multa de obras 5.1.08.00.03.03 Quadro de formação de classes “própria casa”
PROTEÇÃO AO CONSUMIDOR – PROCON (Função) 4.0.04 – lotação 5.3.02.01.46
Protocolo de intenções/convênios para o Quadro de professores remanescentes 5.3.02.01.66
desenvolvimento regional integrado 5.1.01.00.13 Quadro quantitativo de atividades gerais 5.6.04.00.12
Protocolo de intenções/ convênios/ contratos para o Quadros curriculares 5.3.02.01.07
desenvolvimento da cultura/ memória/cidadania 5.4.01.00.07
Quadros de origem de alunos/endereço por bairro
Protocolo de intenções/convênios para o - anual 5.3.01.00.18
desenvolvimento integrado da saúde 5.2.01.00.06
Quadros de referência pediátrica para o atendimento
Protocolo de intenções/convênios/parcerias para o ao adolescente 5.2.04.03.06
desenvolvimento do esporte e lazer 5.5.01.00.04
Quadros escolar e mapa de movimento 5.3.01.00.15
Protocolo de procedimentos do planejamento familiar 5.2.04.04.04
Quadros estatísticos de atendimento ao paciente 5.2.02.04.04
Protocolos de intenções/convênios/contratos para o
desenvolvimento regional da educação 5.3.01.00.07 Quadros estatísticos de componentes por unidades 5.2.02.04.11
Protocolos de ocorrência - improcedente 1.0.08.01.03 Quadros estatísticos de gasto de materiais 5.2.02.04.03

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 125
Quadros estatísticos mensais 5.2.02.04.06 Registro de alterações de numeração de edificações 5.1.04.00.07.05
Quadros estatísticos mensais de faturamento para o Registro de baixa de bens patrimoniais 2.0.04.00.08
distrito 5.2.02.04.10 Registro de certificados expedidos/cursos 5.3.02.01.06
Quadros estatísticos mensais de kits de HCG (teste de
Registro de compra de terrenos nos cemitérios 5.1.10.00.06
gravidez) 5.2.02.04.12
Registro de concessão de terrenos no cemitério 5.1.10.00.12
Quadros estatísticos mensais sobre mortalidade
infantil 5.2.04.03.05 Registro de controle de doação de entrega de
aparelhos auditivos e ortopédicos 5.6.05.00.14
Questionário do paciente - CRESO 5.2.02.02.93
Registro de controle de empréstimos de cadeira de
Questionários de trajeto de acidentados 5.2.02.02.73
rodas e similares 5.6.05.00.13
Questionários de trajeto do acidentado 5.2.04.09.02
Registro de denúncias feitas por munícipes sobre a
atuação da guarda civil municipal 5.8.01.03.01
R Registro de fatos históricos da rede municipal de
Rascunhos de plantas topográficas relativas à educação (biografias de patronos, histórico da U.E.,
loteamentos em regularização 5.1.04.00.04.03 funcionários, realizações, decretos, etc) 5.3.03.00.18
Recadastramento de vale transporte 2.0.01.01.10 Registro de inscrição ao PROBISS 5.3.04.00.20
Receita analítica 3.0.01.01.08 Registro de ocorrência de funcionários 5.3.02.01.17
Receitas médicas 5.2.02.02.09 Registro de protocolo de correspondência 2.0.10.00.02
Receituário azul (medicamento controlado) 5.2.02.02.10 Registro de visita domiciliar 5.6.02.00.15
Recibo de entrega de material 2.0.04.01.02 Registro fotográfico de projetos (arquivo fotográfico) 5.6.02.00.24
Recibo de indenização de seguro de vida 2.0.01.01.09 Registro magnético da base para recolhimento de
FGTS/INSS 2.0.01.05.15
Recibo de pagamento pelo servidor da mensalidade
escolar 2.0.01.01.08 Registro/relatórios sobre locais de pontos de tráfico 5.8.02.00.12
Recibos de diária 5.2.07.03.52 Registros de atendimento do disque denúncia 1.0.01.00.08
Recibos de pagamento de autônomo - RPA 5.2.08.00.02 Registros de imagem, som e registros fotográficos 5.4.05.00.01
Recortes de jornal sobre assunto da educação 5.3.03.00.16 Registros de imagens por satélite 5.1.01.00.08
Recursos para o valor adicionado 3.0.08.00.06 Registros de óbitos 5.1.10.00.05
Regimento interno da unidade 5.2.02.02.86 Registros de presença em eventos da ação cultural 5.4.03.00.12
Registro analítico de empenhos 3.0.01.01.07 Registros de reclamações de animais de rua 5.2.03.03.04

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126 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Registros de sepultamento/ inumação/ exumação 5.1.10.00.04 Relação das alterações no arquivo DA - Dívida Ativa 3.0.04.00.16
REGISTROS E DIVULGAÇÃO DA AÇÃO CULTURAL Relação das guardas civis municipais de cidades
(Função) 5.4.05 vizinhas formadas 5.8.01.01.07
Registros e inventários de acervos de museus/ Relação de bens imóveis (incorporações) 3.0.03.00.35
bibliotecas - livro tombo 5.4.06.00.15
Relação de carnês emitidos 3.0.04.00.17
Registros fotográficos 1.0.06.01.01
Relação de consistência dos pedidos de parcelamento 3.0.04.00.18
Registros fotográficos aéreos/aerofoto 5.1.01.00.07
Relação de entrega do boletim oficial do município 1.0.06.01.06
Registros fotográficos de eventos, programas e
Relação de entregas de cestas básicas 5.6.02.00.32
projetos da Secretaria de Educação 5.3.03.00.17
Registros fotográficos de infrações cometidas no trânsito 5.1.09.00.42 Relação de fornecedores pagos no ano 3.0.02.00.07

Registros fotográficos de infratores/indiciados 5.8.01.03.03 Relação de frequência dos atendidos em reuniões 5.6.02.00.10

Registros fotográficos e atendimentos de ocorrência Relação de gestantes em acompanhamento 5.2.02.01.26

em áreas de risco, acidentes, entre outros 5.8.02.00.07 Relação de inclusões e desligamento de famílias
Registros orçamentários da despesa por elemento e beneficiárias (programa estadual) 5.6.02.00.11
por cota 3.0.01.01.10 Relação de inscritos 5.3.02.01.60
Registros telefônicos de convocação de cadastrados 1.0.03.02.10 Relação de inscritos (pós-recurso - final) 5.3.02.01.62
Regularização de construção 5.1.08.00.01.15 Relação de matérias aplicadas em cursos 5.8.01.01.06
Relação anual de informações sociais - RAIS 2.0.01.05.18 Relação de participantes em cursos junto à guarda
Relação anual de notificação de casos de tuberculose civil municipal - GCM 5.8.01.01.04
com informações parciais: idade, sexo, bairro de Relação de presença em reuniões da equipe técnica 5.6.05.00.16
residência, área de abrangência das UBS, distrito,
condições de alta 5.2.03.01.05.02 Relação de presidentes de associações de moradores
de bairro/líderes comunitários 1.0.02.01.03
Relação anual de notificação de casos de tuberculose:
total 5.2.03.01.05.01 Relação de servidores/funcionários municipais e
respectivos cargos 2.0.01.00.04
Relação anual de notificações de casos de AIDS : com
informações parciais (bairro de residência, área de Relação de termo de inscrição de dívida ativa/
abrangência da UBS, distrito, condições de alta desde processos relativos a cobrança judicial (interno) 3.0.04.00.32
1984) 5.2.03.01.06.02 Relação de vale transporte de bolsistas 5.6.02.00.33
Relação anual de notificações de casos de AIDS: total 5.2.03.01.06.01 Relação dos processos pagos com recursos do PNAE 5.7.05.00.05

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 127
Relação mensal dos atendidos (programa estadual) 5.6.02.00.22 Relatório anual de atendimento a adolescente (LA
Relações anuais de notificação de casos de - liberdade assistida) 5.6.04.00.04
tuberculose com: total; com informações parciais: Relatório anual de atividades com grupos de
idade, sexo, bairro de residência, área de abrangência adolescentes 5.6.04.00.09
das UBS, distrito, condições de alta 5.2.03.01.05 Relatório anual de gestão da assistência social 5.6.01.00.13
Relações anuais de notificações de casos de AIDS: Relatório anual do centro de referência de assistência
total; com informações parciais: bairro de residência, social - CRAS 5.6.02.00.21
área de abrangência da UBS, distrito, condições de
alta (desde 1984) 5.2.03.01.06 Relatório bimestral/semestral referente aos alunos 5.3.04.00.23
Relações bi-anuais dos membros do conselho Relatório circunstanciado mensal (programa estadual) 5.6.02.00.12
municipal de patrimônio histórico e cultural - Relatório da campanha do agasalho 5.6.02.00.28
COMPHIC, com respectivos atos de nomeação,
Relatório da frequência escolar do programa bolsa
períodos de gestão e funções 5.4.01.00.06
escola 5.3.04.00.22
Relações de alistamento militar (tiro de guerra,
Relatório de acompanhamento dos projetos de
aeronáutica, marinha e exército) 5.8.03.00.01
informática 2.0.06.01.06
Relações de documentos para eliminação 2.0.05.00.08
Relatório de atendimento social - ambulante 5.6.02.00.41
Relações de documentos/processos para
Relatório de atendimento social - andarilho 5.6.02.00.37
microfilmagem 2.0.05.00.07
Relatório de atendimento social - conselho tutelar 5.6.02.00.42
Relações de famílias por micro áreas 5.2.04.01.09
Relatório de atendimento social - plantão social 5.6.02.00.38
Relações de indivíduos aptos/inaptos para o serviço
militar 5.8.03.00.02 Relatório de atendimento social - poder judiciário 5.6.02.00.43
Relações de pagamento de “jeton” para os Relatório de atendimento social - solicitação de
conselheiros e de pró-labore para os representantes da passagens 5.6.02.00.44
fazenda pública 4.0.03.00.03 Relatório de atividades de inscrição de pessoa física e
Relações de percentual dos indicadores de 0 a 3 jurídica - IM 3.0.06.02.19
meses e 29 dias com aleitamento exclusivo (semestral) 5.2.04.01.10 Relatório de autorização de cesta básica 2.0.07.00.12
Relações de transferência/recolhimento de documentos 2.0.05.00.09 Relatório de avaliação das oficinas (LA - liberdade
RELAÇÕES PÚBLICAS – CERIMONIAL E CÂMARA assistida) 5.6.04.00.07
MUNICIPAL (Subfunção) 1.0.06.02 Relatório de desenvolvimento de programa de
Relatório ambiental preliminar - RAP 5.1.02.01.02 computador 2.0.06.01.07

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128 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Relatório de estatística de acesso 2.0.06.01.09 Relatório mensal de atividades com grupos de
Relatório de estatísticas de acidentes 5.1.09.00.30 adolescentes 5.6.04.00.10

Relatório de gestão fiscal 3.0.01.01.19 Relatório mensal de controle de empréstimo de livros

e material de acervo de bibliotecas 5.4.06.00.22
Relatório de inobservância de contrato 2.0.06.04.03
Relatório mensal de ITBI 3.0.06.01.27
Relatório de loteamentos irregulares 5.1.04.00.04.02
Relatório mensal do centro de referência de
Relatório de resumo de dados 2.0.06.01.10 assistência social - CRAS 5.6.02.00.20
Relatório de reuniões externas referente a assistência Relatório mensal do programa bolsa família 5.6.02.00.17
social 5.6.05.00.18
Relatório mensal referente aos alunos e valores
Relatório de serviços prediais dos sacolões (pinturas, correspondentes ao benefício PROBISS 5.3.04.00.24
hidraúlica, elétrica) 5.7.01.00.11 Relatório social dos beneficiários 5.6.02.00.08
Relatório de visitas da supervisão da merenda escolar 5.3.04.00.19 Relatório técnico de vistoria 2.0.06.02.02
Relatório de visitas da supervisão da merenda escolar 5.7.04.00.17 Relatório trimestral de monitoramento (programa
Relatório de vistoria em viaturas 5.8.02.03.05 estadual) 5.6.02.00.13
Relatório diário de ronda oficial 5.8.02.00.14 Relatório/prestação de contas da Fundação Estadual
do Bem Estar do Menor - FEBEM 5.6.04.00.14
Relatório do sistema de cobrança bancário – SICOB 3.0.02.00.05
Relatórios (diagnóstico) sócio-econômicos e
Relatório e pareceres relativos à auditoria e controle
ambientais do município 5.1.01.00.02
interno para o Tribunal de Contas do Estado de São
Paulo 3.0.01.01.18 Relatórios analíticos de ocorrências 1.0.08.00.03
Relatório estatístico de acidentes de trabalho 2.0.01.04.04 Relatórios anuais 2.0.10.00.06
Relatório estatístico mensal de ocorrências/rondas da Relatórios anuais consolidados dos distritos/
guarda civil municipal 5.8.02.00.16 hipertensos e diabéticos 5.2.04.05.03
Relatório final de áreas de risco (fotos, laudos) 5.8.02.00.08 Relatórios anuais da área cultural 5.4.03.00.20
Relatório final de contagem de veículos 5.1.09.00.36 Relatórios anuais da área cultural/prestação de contas 5.4.01.00.04
Relatório físico financeiro de convênios 5.6.05.00.19 Relatórios anuais da guarda civil municipal (gráficos,
mapas e dados estatísticos de atendimento) 5.8.02.00.01
Relatório mensal de atendimento a adolescente (LA
- liberdade assistida) 5.6.04.00.05 Relatórios anuais de atendimento à gestante 5.2.02.02.41.12

Relatório mensal de atendimento social - plantão Relatórios anuais de atividades 5.2.04.02.05

social 5.6.02.00.39 Relatórios anuais de atividades 5.2.03.03.03

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 129
Relatórios anuais de atividades 1.0.03.02.07 Relatórios anuais de preventivo ginecológico 5.2.04.05.07
Relatórios anuais de atividades 5.2.03.02.03 Relatórios anuais do COMPHIC 5.4.01.00.11
Relatórios anuais de atividades 5.7.03.00.02 Relatórios anuais do hospital dia 5.2.02.03.29
Relatórios anuais de atividades - prestação de contas 1.0.01.00.03 Relatórios anuais do programa de atendimento ao
Relatórios anuais de atividades (acompanhados de recém-nascido 5.2.02.02.41.14
gráficos estatísticos) 5.8.03.00.04 Relatórios anuais do programa de atendimento domiciliar 5.2.02.02.41.16
Relatórios anuais de atividades (informações sobre Relatórios anuais do programa de reabilitação em
mortalidade, crianças, gestantes, grupos, hospitalizações, saúde - consolidado 5.2.04.08.03
marcadores, pontuação - série histórica) 5.2.04.01.07 Relatórios anuais do programa de saúde mental -
Relatórios anuais de atividades da saúde 5.2.01.00.07 consolidado 5.2.04.07.03
Relatórios anuais de atividades da segurança pública 5.8.01.00.02 Relatórios anuais do programa nacional de DST /
Relatórios anuais de atividades de engenheiros- AIDS 5.2.02.02.41.05
agrônomos 1.0.03.04.04 Relatórios anuais PROAISA - consolidado 5.2.04.03.03
Relatórios anuais de atividades esportivas e de lazer 5.5.01.00.05 Relatórios anuais/prestação de contas de projetos
Relatórios anuais de avaliação do programa curativo e incentivados 5.4.02.00.03
preventivo odontológico 5.2.04.06.04 Relatórios anuais/prestação de contas de projetos
Relatórios anuais de bens patrimoniais 2.0.04.00.09 incentivados 5.5.02.00.03

Relatórios anuais de câncer de mama 5.2.04.05.09 Relatórios consolidados anuais dos distritos e áreas de
abrangência 5.2.02.01.03
Relatórios anuais de desempenho econômico 1.0.03.01.08
Relatórios consolidados de atendimento às famílias
Relatórios anuais de exames de diagnósticos de - cadastramento familiar 5.2.04.01.08
gravidez – HCG 5.2.02.02.41.19
Relatórios consolidados de qualidade dos serviços 5.2.05.02.04
Relatórios anuais de gestão 5.2.03.02.07
Relatórios consolidados mensais dos distritos e áreas
Relatórios anuais de gestão da área da saúde 5.2.01.00.08 de abrangência 5.2.02.01.02
Relatórios anuais de manutenção das unidades 5.2.07.03.04 Relatórios de acompanhamento das famílias dos internos 5.6.03.00.04
Relatórios anuais de ocorrências no município Relatórios de acompanhamento de execução de obras
(gráficos e dados estatísticos) 5.8.01.00.03 de canalização de rios e córregos 5.1.06.02.03
Relatórios anuais de preservativos 5.2.04.05.05 Relatórios de acompanhamento de execução de
Relatórios anuais de prestação de contas de atividades obras de galerias pluviais (diário de obras podendo
de educação e saúde 5.2.06.02.16 acompanhar fotografias) 5.1.06.01.03

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130 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Relatórios de acompanhamento de execução de obras Relatórios de avaliação do desenvolvimento global da
de muros de arrimo 5.1.06.07.02 criança de risco 5.2.02.02.41.03
Relatórios de acompanhamento de execução de Relatórios de avaliação dos programas odontológicos
obras de sistema de abastecimento de água (ordem curativo e preventivo - dados comparativos e gráficos 5.2.05.00.09
de serviço, diário de obras, medições, notificações,
Relatórios de baixas 3.0.03.00.34
ofícios e fotografias) 5.1.06.03.02
Relatórios de acompanhamento de execução de obras Relatórios de beneficiários de planos privados de
públicas 5.1.07.00.05 assistência à saúde atendidos pelo SUS 5.2.05.00.12
Relatórios de acompanhamento de implantação de Relatórios de benefícios de prestação continuada 5.6.05.00.09
arrumentos e loteamentos 5.1.04.00.02.12 Relatórios de carga horária de professores para fins de
Relatórios de acompanhamento de obras 5.1.06.05.08 pagamento/ alteração/ composição 5.3.03.00.09
Relatórios de acompanhamento e avaliação de Relatórios de cobrança de ocorrências em atraso por
programas/projetos/ações sociais com adolescentes 5.6.04.00.02 telefone 1.0.08.01.06
Relatórios de atividades da ouvidoria 1.0.08.00.08 Relatórios de conselhos e comitês de gestão territorial
Relatórios de atividades de controle de distúrbios 5.8.02.01.04 e ambiental 5.1.01.00.15
Relatórios de atividades desenvolvidas em parceria Relatórios de conselhos e comitês educacionais 5.3.01.00.09
com órgãos, instituições e patrocinadores e comitês Relatórios de constatação de clandestinidade de
responsáveis 5.3.03.00.04 parcelamento do solo 5.1.04.00.05.01
Relatórios de atividades em conjunto com outros
Relatórios de consumo mensal de material geral 5.3.05.00.12
orgãos de segurança 5.8.02.01.03
Relatórios de diligências 1.0.08.02.02
Relatórios de atividades esportivas em estádios e
ginásios municipais 5.8.02.01.01 Relatórios de encaminhamento para cirurgia eletiva 5.2.02.01.19
Relatórios de atividades gerenciais na área da saúde 5.2.01.00.15 Relatórios de entrevistas com pacientes 5.2.05.02.02
Relatórios de atividades por evento 1.0.03.05.04 Relatórios de envio de pedido de compra de leite para
Relatórios de atividades sociais, shows, festas e o almoxarifado/recibo de fax 5.2.04.04.03
entretenimentos 5.8.02.01.02 Relatórios de estatísticas de categorias por área 1.0.08.00.06
Relatórios de atividades/programas/projetos e ações Relatórios de estatísticas gerais de preenchimento 1.0.08.00.02
da área de saúde 5.2.02.02.41
Relatórios de estoque de vacinas 5.2.07.03.48
Relatórios de auditoria (documento sigiloso) 1.0.01.00.06
Relatórios de estoque de vacinas - UBS 5.2.07.03.44
Relatórios de avaliação da situação das doenças de
notificação compulsória 5.2.03.01.22 Relatórios de execuções fiscais 4.0.01.00.10

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 131
Relatórios de implantação de mudanças significativas Relatórios de validação/invalidação de imagens
na estrutura dos serviços de implantação de novas geradas por equipamentos de fiscalização de radar 5.1.09.00.43
atividades 5.2.03.01.21 Relatórios de verificação - via telefone 1.0.08.01.07
Relatórios de índice de cárie dentária (CPO/CEO) 5.2.05.00.08
Relatórios de visita domiciliar 5.2.02.02.41.22
Relatórios de Informação do sistema de informação
Relatórios de visitas 1.0.08.02.01
hospitalar - SIH e do sistema de informação
ambulatorial - SIA (com dados comparativos) 5.2.05.01.07 Relatórios de visitas e vistorias técnicas aos serviços
Relatórios de manutenção de capela (equipamento) 5.2.02.03.27 de saúde 5.2.05.02.01
Relatórios de manutenção de equipamentos 5.2.02.04.18 Relatórios demonstrativos de atividades da unidade 5.2.02.02.41.01
Relatórios de monitoramento de bolsa família 5.6.02.00.18 Relatórios descritivos por área 1.0.08.00.07
Relatórios de monitoramento de indicadores de saúde 5.2.06.01.03 Relatórios diários de agentes fiscais de transporte 5.1.09.00.12
Relatórios de monitoramento do uso de cemitérios Relatórios diários de estoque de material 5.3.05.00.10
(em relação ao lençol freático) 5.1.10.00.03 Relatórios do Fundo de Desenvolvimento do Ensino
Relatórios de notas fiscais liberadas para pagamento 5.2.07.03.12 Fundamental - FUNDEF - relação de professores pagos
Relatórios de pacientes da unidade de reabilitação com verba do FUNDEF 5.3.03.00.07
- DIR 5.2.02.02.41.23 Relatórios do programa do fundo de apoio e incentivo
Relatórios de pesquisas de mercado 1.0.03.03.04 fiscal a cultura e turismo 5.4.02.00.02
Relatórios de prestação de contas 3.0.03.00.15 Relatórios do programa municipal de incentivo fiscal 5.5.02.00.02
Relatórios de prestação de contas do programa DST/ Relatórios do SISVAN/Consolidados do município 5.2.04.04.07
AIDS 5.2.02.03.30 Relatórios e pareceres de denúncias e reclamações 5.8.01.03.02
Relatórios de produção hospitalar - físico e financeiro 5.2.05.01.06 Relatórios e pareceres de vistoria em áreas de risco e
Relatórios de recebimento de vacinas 5.2.07.03.41 áreas públicas 5.8.02.00.05
Relatórios de recepção de pacientes vítimas de violência 5.2.02.03.07 Relatórios e pareceres relativos à auditoria e controle
Relatórios de repasse de plantão 5.6.03.00.09 interno para o Tribunal de Contas do Estado - TCE 1.0.01.00.07
Relatórios de reuniões com equipe técnica 5.6.05.00.17 Relatórios estatísticos anuais consolidado das
unidades por especialidade 5.2.04.10.02
Relatórios de situações inusitadas de ocorrência de
doenças transmissíveis 5.2.03.01.20 Relatórios estatísticos anuais do programa
odontológico curativo 5.2.05.00.10
Relatórios de tratamento supervisionado de
tuberculose - TB 5.2.02.01.38 Relatórios estatísticos de acidentes de trabalho 5.2.04.09.09

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

132 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Relatórios estatísticos de áreas 1.0.08.00.05 Relatórios mensais de atividades 1.0.03.02.06
Relatórios estatísticos de categorias de ocorrências 1.0.08.00.04 Relatórios mensais de atividades de estágio 5.3.06.01.05
Relatórios estatísticos de sepultamentos 5.1.10.00.10 Relatórios mensais de atividades de manutenção 5.5.01.00.08
Relatórios estatísticos do cartão SUS 5.2.06.03.04 Relatórios mensais de atividades esportivas e de lazer 5.5.01.00.06
Relatórios estatísticos mensais de atividade física por Relatórios mensais de avaliação de gestante de risco 5.2.02.02.41.02
unidade e especialidade 5.2.04.10.01 Relatórios mensais de câncer de mama 5.2.04.05.08
Relatórios finais de estágio 5.3.06.01.06 Relatórios mensais de exames de diagnóstico de
Relatórios finais de mandato - prestação de contas 1.0.01.00.04 gravidez – HCG 5.2.02.02.41.18
Relatórios financeiros do fundo social de solidariedade 5.6.02.00.29 Relatórios mensais de faturas diferenciadas 5.2.05.01.05
Relatórios físico e financeiro de produção ambulatorial Relatórios mensais de impedimento 5.2.02.02.41.24
(consolidado do município) 5.2.05.01.04 Relatórios mensais de internações e altas 5.2.04.07.05
Relatórios físico e financeiro de produção ambulatorial Relatórios mensais de manutenção das unidades 5.2.07.03.03
do setor público e privado 5.2.05.01.03
Relatórios mensais de preservativos 5.2.04.05.04
Relatórios físico e financeiro de produção ambulatorial
por distrito sanitário 5.2.05.01.02 Relatórios mensais de preservativos - formulários da DIR 5.2.07.03.39
Relatórios mensais de preventivo ginecológico 5.2.04.05.06
Relatórios físico e financeiro de produção
ambulatorial, por unidade 5.2.05.01.01 Relatórios mensais de produção de cirurgião dentista 5.2.02.02.41.06
Relatórios gerenciais de alimentação escolar (pasta Relatórios mensais de produção e faturamento (NAC) 5.2.02.04.17
gerencial) 5.7.04.00.12 Relatórios mensais de produção/impedimento/
Relatórios médicos 5.2.02.02.41.20 rendimento/procedimento/THD e CD por unidade 5.2.04.06.02
Relatórios mensais 2.0.10.00.05 Relatórios mensais de professor de aula em
substituição/eventual para fins de pagamento 5.3.03.00.08
Relatórios mensais consolidados dos distritos/
hipertensos e diabéticos 5.2.04.05.02 Relatórios mensais de THD - escovação diária,
bochecho e educação em saúde 5.2.02.02.41.07
Relatórios mensais de acompanhamentos de projetos 5.6.02.00.04
Relatórios mensais de triagem odontológica 5.2.02.02.41.08
Relatórios mensais de atendimento à gestante 5.2.02.02.41.11
Relatórios mensais do programa de atendimento ao
Relatórios mensais de atividades 5.2.04.02.04
recém-nascido de risco 5.2.02.02.41.13
Relatórios mensais de atividades 5.8.03.00.03
Relatórios mensais do programa de atendimento
Relatórios mensais de atividades 5.2.03.03.02 domiciliar 5.2.02.02.41.15

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 133
Relatórios mensais do programa de planejamento Relatórios trimestrais de prestação de contas 5.2.02.03.31
familiar 5.2.02.02.41.10 Relatórios/dados estatísticos relativos ao transporte
Relatórios mensais do programa de reabilitação em em geral 5.1.09.00.14
saúde - consolidado 5.2.04.08.02 Relatórios/pareceres (FUNDEF, PROBISS, etc)
Relatórios mensais do programa de saúde do prestação de contas, contratos/convênios 5.3.03.00.12
adolescente 5.2.02.02.41.09 Relatórios/prestação de contas de programas/projetos 5.5.01.00.10
Relatórios mensais do programa de saúde mental 5.2.04.07.02 Relatórios/prestação de contas de programas/projetos
Relatórios mensais do programa nacional de DST / e serviços de proteção social básica 5.6.01.00.07
AIDS 5.2.02.02.41.04 Relatórios/prestação de contas de programas/projetos
Relatórios mensais para a regional da Secretaria de e serviços de proteção social especial 5.6.01.00.08
Serviços Municipais - SSM 5.2.07.03.05 Relatórios/prestação de contas do programa garantia
Relatórios odontológicos 5.2.02.02.41.21 de renda mínima e geração de emprego e renda
Relatórios para o Conselho Tutelar e Vara da Infância - PGRMGER 5.6.01.00.06
– UAISM 5.2.02.02.41.25 Relatórios/prestação de contas e avaliação de
Relatórios para seleção de candidatos à laqueadura e campanhas 5.7.03.00.04
vasectomia 5.2.02.02.41.17 Relatórios/projetos desenvolvidos em parceria com a
Relatórios para seleção de candidatos para Secretaria de Educação e com o conselho municipal
laqueadura/vasectomia 5.2.02.01.25 dos direitos da criança e adolescente - CMDCA 5.6.04.00.17

Relatórios plurianuais de atividades 5.2.04.02.06 Relatórios/vistorias de higiene em barracas, mercados,

frigoríficos, produtos hortifrutigranjeiros e outros 5.7.01.00.09
Relatórios plurianuais/prestação de contas da área
cultural 5.4.01.00.03 Relatórios/vistorias em barracas, mercados, frigoríficos,
produtos hortifrutigranjeiros e outros 5.7.02.00.01
Relatórios semanais 2.0.10.00.04
Relatos de depoentes (fitas de vídeo, documentos
Relatórios semanais de atividades esportivas e de lazer 5.5.01.00.07
eletrônicos, fitas magnéticas, fotos, etc) 1.0.08.00.01
Relatórios semanais de programas, projetos e ações
Requerimentos e convocações para vistoria em áreas
culturais 5.4.03.00.16
de risco e áreas públicas 5.8.02.00.04
Relatórios semestrais de avaliação do programa
Requisição de material de estoque - RME 2.0.04.01.04
curativo escolar 5.2.04.06.03
Requisição de material de estoque - RME 5.2.07.03.27
Relatórios técnicos de vistoria de bens preservados do
patrimônio histórico 5.4.06.00.05 Requisição de material de estoque da UBS - RME 5.2.07.03.28

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

134 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Requisição de utensílios domésticos solicitados pela Resoluções/pareceres de conselhos e comitês de
unidade escolar 5.7.04.00.16 gestão territorial e ambiental 5.1.01.00.16
Requisições de análises clínicas 5.2.02.04.15 Resoluções/pareceres dos conselhos regional e federal
Requisições de compra de material e serviços 2.0.10.00.11 de medicina - CRM e CRF 5.2.01.00.28
Requisições de compras 5.2.08.00.01 Resultado da mudança de divisão 5.3.02.01.59
Requisições de cópias xerox 2.0.10.00.13 Resultado da remoção 5.3.02.01.49

Requisições de exames - SADT 5.2.02.02.13 Resultado da substituição 5.3.02.01.52

Requisições de exclusão de dados em cadastro 2.0.10.00.18 Resultado do ingresso 5.3.02.01.55

Resultados de concurso de agentes comunitários de
Requisições de formulários 2.0.10.00.10
saúde 5.2.04.01.03
Requisições de inclusão de dados em cadastro 2.0.10.00.17
Resultados de exames 5.2.02.02.69
Requisições de materiais em estoque - RME 5.2.02.02.66
Resultados de exames de pacientes que não
Requisições de material de estoque 5.2.02.03.08 retornaram à unidade 5.2.02.02.95
Requisições de material de estoque - RME/requisição Resultados de exames laboratoriais 5.2.03.02.05
de almoxarifado - RA 2.0.10.00.12
Revalidação de alvará de execução 5.1.08.00.01.09
Requisições de material de estoque - vacinas 5.2.07.03.49
Rol de baixa de inscrição municipal 3.0.06.02.20
Requisições de pedido de conserto de veículos as
Rol de baixa de multas 3.0.06.02.21
oficinas terceirizadas 5.2.07.03.51
Rol de lançamento de multas 3.0.05.00.25
Requisições de transmissão de fax 2.0.10.00.19
Rol de lançamento do imposto predial e territorial
Requisições de vacinas 5.2.07.03.40 urbano - IPTU 3.0.06.01.28
Requisições mensais de exames (HIV/COAS-imunologia) 5.2.02.04.13 Rol de lançamentos de contribuições de melhorias 3.0.06.01.30
Requisições para atualização de endereços 2.0.10.00.16 Rol de Loteamentos representativos da evolução
Requisições para envio de correspondências pelo urbana 5.1.04.00.08
correio - correio central 2.0.10.00.14
Requisições para envio de correspondências pelo
correio - franquias 2.0.10.00.15 S
Requisições, cópia de pedido de compra, cópia de
Saldo de estoque diário dos gêneros alimentícios 5.7.04.00.10
notas fiscais 5.6.04.00.15
Resoluções/pareceres de conselhos de classe das Saldo de estoque diário dos gêneros alimentícios 5.3.04.00.17
demais categorias da área da saúde 5.2.01.00.29 Sanção e promulgação de leis e decretos municipais 1.0.01.00.09

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 135
SANEAMENTO (Subfunção) 5.1.06.03 Solicitações de refeições ao hospital municipal 5.2.02.03.20
SAÚDE (Subgrupo funcional) 5.2 Solicitações de transferência de patrimônio físico 2.0.04.00.07
SEGURANÇA PÚBLICA (Subgrupo funcional) 5.8 Solicitações/processos relativos à iluminação pública
Separação/divórcio consensuais - petição inicial 4.0.05.00.04 (troca de postes, luminárias) 5.1.06.04.04

SERVIÇOS INTERNOS (Subfunção) 5.2.07.03 Substituição de projeto 5.1.08.00.01.06

SERVIÇOS JURÍDICOS (Grupo funcional) 4.0 SUPERVISÃO E COORDENAÇÃO DO ATENDIMENTO

DOS DISTRITOS SANITÁRIOS (Subfunção) 5.2.02.01
SERVIÇOS PÚBLICOS (Grupo funcional) 5.
Sinopses e releases 1.0.06.01.02
Softwares de aplicativos (cd’s, disquetes) 2.0.06.03.08 T
Solicitação de apoio e liberação de verba para pagamento Tabela de preços de materiais e serviços 3.0.04.00.33
de área e confecção de material de divulgação 1.0.03.05.01 Tabelas de temporalidade / plano de classificação 2.0.05.00.05
Solicitação de cancelamento de processos/protocolo 2.0.05.00.16 Taxa de licença de fiscalização de funcionamento de
Solicitação de carteira de passe livre (indeferidos e empresa 3.0.06.02.07
desistentes) 5.6.02.00.36 Taxas de água/luz/telefone 3.0.03.00.16
Solicitação de cópia/2ª via de documentos 2.0.05.00.17 Termo de concessão e controle de senha de acesso 2.0.06.02.03
Solicitação de desentranhamento de documentos/ Termo de garantia de equipamentos e de programas
desarquivamento e reconsideração de despachos em de computadores 2.0.06.03.09
processo 2.0.05.00.18
Termo de início e conclusão de fiscalização (firmas) 3.0.05.00.18
Solicitação de interdição temporária de via pública 5.1.09.00.32
Termo de inscrição e certidão para ajuizamento de
Solicitação de ordem de pagamento de fornecedores 5.7.04.00.13 débitos 3.0.04.00.09
Solicitação de remanejamento de recursos 3.0.01.01.03 Termos de adesão de serviços voluntários 5.2.06.02.06
Solicitação de vistas/urgência/ciência de Termos de compromisso de estágio 5.3.06.01.04
arquivamento de processos 2.0.05.00.19
Termos de convênios com governo federal, estadual e
Solicitações de abertura de concurso público 5.2.06.02.09 municipal 5.6.05.00.20
Solicitações de desinsetização/desratização em Termos de cooperação/convênios de proteção social
edifícios públicos, privados e logradouros públicos 5.2.03.03.08 básica e especial 5.6.01.00.09
Solicitações de DIU - diafragma 5.2.02.01.29 Termos de doação de acervo ou comodato para o
Solicitações de feiras livres e comerciantes 5.7.01.00.04 arquivo municipal/bibliotecas/ museus 5.4.06.00.12

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

136 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Termos de doação/adoção de animais 5.2.03.03.06 VIGILÂNCIA À SAÚDE PÚBLICA (Função) 5.2.03
Termos de inutilização de vacina 5.2.03.01.14 VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA / CONTROLE DE
Termos de inutilização de vacinas e afins 5.2.07.03.46 ENDEMIAS (Subfunção) 5.2.03.01
Termos de inutilização mensal de imunobiológicos VIGILÂNCIA PREVENTIVA E OSTENSIVA (Função) 5.8.02
(inclui vacinas) 5.2.07.03.43 VIGILÂNCIA SANITÁRIA (Subfunção) 5.2.03.02
Termos de parceria com empresários do segmento da VISTORIA E CONTROLE DA INTEGRIDADE DE
feira e da exposição 1.0.03.05.02 SISTEMAS DE INFORMÁTICA (Subfunção) 2.06.02
Termos de parcerias com empresas 1.0.03.02.03 Vistoria/Informação fiscal 3.0.07.00.03
Termos de recolhimento de acervo do arquivo municipal 5.4.06.00.11 Vistorias/relatórios de fiscalização; relatórios de níveis
Termos de transferências de bens móveis 3.0.03.00.33 de ruído; relatórios de níveis de poluição; relatórios
de níveis de extração de areia; relatórios de áreas
Termos para regularização de obras em áreas de risco 5.8.02.00.06
verdes; relatórios de recursos hídricos; relatórios de
TERRAPLENAGEM (Subfunção) 5.1.06.06 resíduos sólidos (lixo domiciliar, entulho), relatórios de
Teste de aceitabilidade dos gêneros alimentícios 5.7.04.00.06 qualidade da água, do solo, do ar e vegetação 5.1.02.02.01
Teste de aceitabilidade dos gêneros alimentícios 5.3.04.00.12
Textos de apoio didático-pedagógico para professores de
projetos (nas áreas de literatura, ciências, música, etc.) 5.3.03.00.13
Z
ZONEAMENTO/ USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
Textos de apoio técnico (legislação, orientações e
(Função) 5.1.05
normativas federais, estaduais e municipais) 2.0.10.00.23
Transferência/retirada de responsabilidade técnica 5.1.08.00.01.04
TRANSPORTE PÚBLICO, SERVIÇOS DE TRÂNSITO/
SISTEMA VIÁRIO (Função) 5.1.09

U
URBANIZAÇÃO (Função) 5.1.03

V
Vídeos e fitas institucionais 1.0.06.02.04

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 137
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
RELATIVA ÀS ÁREAS DE GOVERNO, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
(SECRETARIA DE ............)

GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

1.0.01 FUNÇÃO: GESTÃO DE GOVERNO MUNICIPAL

1.0.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

1.0.01.00.01 Planos, programas e metas - pla- Planos de 1 Até elabora- 6 anos 4 anos Não Não Totalidade
nos de ação plurianual trabalho ção de novo
plano
1.0.01.00.02 Planos, programas e metas anu- Plano / pro- 1e2 Até elabora- 6 anos 4 anos Não Não Totalidade
ais do governo municipal grama ção de novo
plano
1.0.01.00.03 Relatórios anuais de atividades Relatório 1e2 Até elabora- 5 anos e/ou até Não Não Totalidade
- prestação ção de relató- aprovação pelo Tri-
de contas rio plurianual bunal de Contas do
Estado
1.0.01.00.04 Relatórios finais de mandato Relatório 1e2 4 anos 5 anos e/ou até Não Não Totalidade
- prestação de contas aprovação pelo Tri-
bunal de Contas do
Estado
1.0.01.00.06 Relatórios de auditoria Relatório 1e2 Depende do Prazo de vigência Não Não Totalidade Documento de
(documento sigiloso) conteúdo caráter sigiloso
1.0.01.00.07 Relatórios e pareceres relativos Relatório 1e2 Até parecer 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Documento de
à auditoria e controle interno final do Tribu- do exercício prescrição caução caráter sigiloso,
para o Tribunal de Contas do nal de Contas Suporte legal:
Estado - TCE do Estado Código Tributário
Nacional – CTN
e Instrução
62/98 art. 107
– TCE
1.0.01.00.08 Registros de atendimento do Registro 1e2 Depende do 1 ano após Prazo de precaução Não Sim* Totalidade Documento de
disque denúncia conteúdo vigência Não** caráter sigiloso:
*Eliminação dos
documentos
corriqueiros;
**Guarda
permanente dos
documentos sig-
nificativos para
a administração

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 139
GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
1.0.01 FUNÇÃO: GESTÃO DE GOVERNO MUNICIPAL

1.0.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

1.0.01.00.09 Sanção e promulgação de leis e Sanção / 1e2 Até alteração Prazo de vigência Não Não Totalidade
decretos municipais promulga- / revogação
ção da Lei ou De-
creto
1.0.01.00.10 Processos relativos a contra- Processo 1 Definido no 5 anos após 2 anos após vi- 3 anos Não Sim Amostragem
tos de locação/renovação de contrato vigência gência
imóveis
1.0.01.00.11 Atas de audiência municipal Registro 1 Indefinida Guarda Não Não Totalidade
permanente

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

140 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
RELATIVA ÀS ÁREAS DE GOVERNO, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
(SECRETARIA DE ............)

GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

1.0.02 FUNÇÃO: PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E POLÍTICO

1.0.02.01 SUBFUNÇÃO: PLANEJAMENTO POLÍTICO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

1.0.02.01.01 Planos e metas de estratégia Planos 1 Até execução 1 ano após Prazo de precaução Não Não Totalidade
política do Plano prazo de
vigência
1.0.02.01.02 Levantamento de prioridades Formulário 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
para o orçamento participativo ção do orça- prazo de
mento vigência
1.0.02.01.03 Relação de presidentes da asso- Relação 1 Até atualiza- Não Não Totalidade
ciação de moradores de bairro/ ção
lideres comunitários

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 141
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
RELATIVA ÀS ÁREAS DE GOVERNO, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
(SECRETARIA DE ............)

GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

1.0.03 FUNÇÃO: PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO DO MUNICÍPIO

1.0.03.01 SUBFUNÇÃO: FOMENTO À INDÚSTRIA E COMÉRCIO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

1.0.03.01.01 Programa multi-setorial integra- Programa 1e2 Definido no Prazo de vigência Não Não Totalidade (projetos incluem
do - PMI (projetos incluem o contrato o Programa-
programa-recursos do BNDES) Recursos do
BNDES)
1.0.03.01.02 Planos anuais, programas e Plano / pro- 1e2 1 ano 5 anos após prazo Não Não Totalidade
metas para o desenvolvimento grama de vigência
econômico
1.0.03.01.03 Planos plurianuais para o desen- Plano 1e2 4 anos 5 anos após prazo Não Não Totalidade
volvimento econômico de vigência
1.0.03.01.04 Projetos de desenvolvimento da Plano 1e2 Até elabora- 5 anos após prazo Não Não Totalidade
indústria, expansão do comércio ção de novo de vigência
e de atividades de prestação de plano
serviços
1.0.03.01.05 Projetos de incentivo fiscal para Projeto 1e2 Até aprova- 1 ano após Prazo de Não Sim Amostragem
o desenvolvimento econômico ção da lei prazo de precaução
vigência
1.0.03.01.06 Processos relativos à isenção fis- Processo 1e2 Definido 1 ano Prazo de Sim Sim Amostragem
cal - lei geral de incentivo fiscal em lei após prazo precaução
de vigência
1.0.03.01.07 Incentivo fiscal para condomí- Lei (cópia) 1 Até modifi- 2 anos após Prazo de Não Sim Amostragem
nios industriais, loteamentos cação/ pro- prazo de precaução
industriais e imóveis de uso mulgação de vigência
múltiplo nova lei
1.0.03.01.08 Relatórios anuais de desempe- Relatório 1e2 1 ano 5 anos após prazo Não Não Totalidade
nho econômico de vigência
1.0.03.01.09 Gestão de inter-relacionamento Diretrizes 1e2 Até alteração 5 anos após prazo Não Não Totalidade
entre setores público e privado da legislação de vigência
1.0.03.01.10 Estudos de implementação de Estudos / 1e2 Até a atua- 5 anos após a Não Não Totalidade
política urbana pesquisas lização vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

142 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
RELATIVA ÀS ÁREAS DE GOVERNO, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
(SECRETARIA DE ............)
GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

1.0.03 FUNÇÃO: PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO DO MUNICÍPIO

1.0.03.02 SUBFUNÇÃO: FOMENTO ÀS ATIVIDADES DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS (EM PARCERIA COM OS GOVERNOS DO ESTADO E FEDERAL)
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

1.0.03.02.01 Cadastro de empresas no Posto Fichas 1e2 Até Guarda Não Não Totalidade A empresa é
de Atendimento ao Trabalhador cadastrais atualização permanente cadastrada através
- P.A.T, no Ganha Tempo do cadastro de sistema por
toda região de São
Paulo
1.0.03.02.02 Cadastro de desempregados Fichas 1e2 Até Guarda Não Não Totalidade
(perfil profissional) cadastrais atualização permanente
do cadastro
1.0.03.02.03 Termos de parcerias com Termo / 1e2 Definido no 5 anos após vigência Não Não Totalidade
empresas convênio documento
1.0.03.02.04 Plano de trabalho e documentos Plano 1e2 Até 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Enviar 1 exemplar
relacionados aos cursos e elaboração vigência ao Arquivo
treinamentos de novo Municipal sempre
Plano que houver
modificações
significativas
1.0.03.02.05 Levantamento de dados Planilha 1e2 Até Guarda Não Não Totalidade
sobre quantidade de vagas atualização permanente
preenchidas de dados
1.0.03.02.06 Relatórios mensais de atividades Relatório 1e2 1 mês Até Prazo de precaução Não Sim Amostragem
elaboração
de relatório
anual
1.0.03.02.07 Relatórios anuais de atividades Relatório 1e2 1 ano 5 anos após vigência Não Não Totalidade
1.0.03.02.08 Formulário de seguro desempre- Formulário 1e2 4 meses após 6 meses Prazo de precaução Não Os formulários são
go (protocolados e enviados ao demissão após prazo enviados ao Minis-
Ministério do Trabalho – de 6 de vigência tério do Trabalho
em 6 meses)
1.0.03.02.09 Correspondência, e-mails (inclu- E-mails, 1e2 Depende do 6 meses Prazo de precaução Não Sim Amostragem
sive cartas de encaminhamento cartas conteúdo após prazo
de interessados) de vigência
1.0.03.02.10 Registros telefônicos de convo- Cadastro 1e2 1 ano 6 meses Prazo de precaução Não Sim Amostragem
cação de cadastrados após prazo
de vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 143
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
RELATIVA ÀS ÁREAS DE GOVERNO, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
(SECRETARIA DE ............)

GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

1.0.03 FUNÇÃO: PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO DO MUNICÍPIO

1.0.03.03 SUBFUNÇÃO: DESENVOLVIMENTO DO PROGRAMA DE QUALIFICAÇÃO E REQUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL - PRODEP

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

1.0.03.03.01 Convênios/contratos com Convênios / 1e2 Definido no 5 anos após Não Não Totalidade
empresas para a realização de contrato documento vigência
cursos continuados
1.0.03.03.02 Contratos com empresas para a Contrato 1e2 Definido no 5 anos após Não Não Totalidade
realização de cursos para mão documento vigência
de obra local (de acordo com a
demanda)
1.0.03.03.03 Pesquisas de mercado - levanta- Formulários 1e2 Até atuali- Guarda Não Não Totalidade
mento de dados zação da permanente
pesquisa
1.0.03.03.04 Relatórios de pesquisas de Relatórios 1e2 Até elabora- 5 anos após Não Não Totalidade
mercado ção de novo vigência
relatório
1.0.03.03.05 Plano de Trabalho e documen- Dossiê 1e2 Até elabora- 1 ano após Prazo de Não Sim Amostragem Enviar 1 exem-
tos relacionados aos cursos ção de novo vigência precaução plar ao Arquivo
Plano Municipal sem-
pre que houver
modificações
significativas

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144 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
RELATIVA ÀS ÁREAS DE GOVERNO, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
(SECRETARIA DE ............)

GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

1.0.03 FUNÇÃO: PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO DO MUNICÍPIO

1.0.03.04 SUBFUNÇÃO: FOMENTO À PRODUÇÃO AGROPECUÁRIA

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

1.0.03.04.01 Estudos para a implementação Estudos / 1e2 Até a atuali- 5 anos após a vi- Não Não Totalidade
de política agropecuária, coor- pesquisas zação gência
denação de ações de organi-
zação e incentivo à produção
de alimentos e expansão das
atividades do setor
1.0.03.04.02 Convênios/parcerias de coope- Convênio / 1e2 Definido no 5 anos após a vi- Não Não Totalidade
ração técnica com organismos contrato documento gência
nacionais e internacionais
interessados na preservação
do meio ambiente, e na me-
lhoria da qualidade de vida de
agricultores e consumidores de
alimentos
1.0.03.04.03 Planos/programas e metas Plano / pro- 1e2 1 ano 5 anos após Não Não Totalidade
anuais para a modernização e grama prazo de vigência
difusão de conhecimentos no
meio rural e desenvolvimento
de agronegócios
1.0.03.04.04 Relatórios anuais de atividades Relatório 1e2 1 ano 5 anos após Não Não Totalidade
de engenheiros-agrônomos prazo de vigência
1.0.03.04.05 Orientações e consultas sobre Parecer 1e2 Depende da 5 anos após Não Não Totalidade
produção agropecuária consulta prazo de vigência
1.0.03.04.06 Cadastro de propriedades e pro- Ficha cadas- 1 Até atuali- Até suporte digital Não Não Totalidade
prietários rurais tral zação do - permanente
cadastro

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 145
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
RELATIVA ÀS ÁREAS DE GOVERNO, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
(SECRETARIA DE ............)
GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
1.0.03 FUNÇÃO: PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO DO MUNICÍPIO

1.0.03.05 SUBFUNÇÃO: FOMENTO À REALIZAÇÃO DE FEIRAS E EXPOSIÇÕES

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

1.0.03.05.01 Solicitação de apoio e liberação Ofício 1e2 Até a realiza- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de verba para pagamento de ção da feira / prazo de
área e confecção de material de exposição vigência
divulgação
1.0.03.05.02 Termos de parceria com empre- Termo / 1e2 Definido do 5 anos após prazo Não Não Totalidade
sários do segmento da feira e da convênio documento de vigência
exposição
1.0.03.05.03 Atas de reuniões de pré e pós Atas 1e2 Depende do 5 anos após prazo Não Não Totalidade
evento com empresários conteúdo de vigência
1.0.03.05.04 Relatórios de atividades por Relatório 1e2 Até elabora- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
evento ção de novo prazo de
relatório vigência
1.0.03.05.05 Correspondência de divulgação Correspon- 1e2 Até rea- 5 anos após Não Sim Amostragem
de eventos (ofícios do Secretá- dência lização do prazo de
rio, convites e credenciais para evento vigência
as empresas parceiras e funcio-
nários)
1.0.03.05.06 Mailing para empresas cadas- Planilha 1e2 Até atualiza- 1 após vi- Guarda Não Não Totalidade
tradas ção gência permanente

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146 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
RELATIVA ÀS ÁREAS DE GOVERNO, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
(SECRETARIA DE ............)

GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

1.0.03 FUNÇÃO: PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO DO MUNICÍPIO

1.0.03.06 SUBFUNÇÃO: DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS E SERVIÇOS DO GOVERNO ESTADUAL E FEDERAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

1.0.03.06.01 Projeto Jovem Cidadão Projeto 1e2 Desenvol- 5 anos após prazo Não Não Totalidade
vimento do de vigência
projeto
1.0.03.06.02 Documento do Banco do Povo Expediente 1e2 Até quitação 5 anos após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
do emprés- prazo de
timo vigência

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 147
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
RELATIVA ÀS ÁREAS DE GOVERNO, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
(SECRETARIA DE ............)

GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

1.0.04 FUNÇÃO: PLANEJAMENTO SOCIAL

1.0.04.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

VEJA:

5.6 Ações sociais e cidadania (sub-

grupo funcional)
5.6.01 Políticas e planejamento de ações
sociais e cidadania (função)

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148 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
RELATIVA ÀS ÁREAS DE GOVERNO, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
(SECRETARIA DE ............)

GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

1.0.05 FUNÇÃO: FORMALIZAÇÃO DE LEIS, DECRETOS, PORTARIAS E CONTRATOS

1.0.05.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

1.0.05.00.01 Publicação de leis municipais Portaria, 1 Até publica- 1 anos após Prazo de Não Não Totalidade
e atos jurídicos (inclusive atos resolução e ção prazo de precaução
normativos) outros vigência
1.0.05.00.02 Minutas de atos jurídicos (inclu- Portaria, 1 Até elabora- 1 mês após Prazo de Não Sim Amostragem
sive atos normativos) resolução ção do Ato prazo de precaução
vigência
1.0.05.00.03 Minutas de contratos e convê- Contratos / 1 Estabelecido 6 anos após prazo 4 anos Não Não Totalidade
nio de termos, ajustes e acordos convênios no docu- de vigência
/ ajustes e mento
acordo

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 149
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
RELATIVA ÀS ÁREAS DE GOVERNO, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
(SECRETARIA DE ............)

GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

1.0.05 FUNÇÃO: FORMALIZAÇÃO DE LEIS, DECRETOS, PORTARIAS E CONTRATOS

1.0.05.01 SUBFUNÇÃO: ASSESSORIA TÉCNICA LEGISLATIVA (ATL)

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

1.0.05.01.01 Minutas de atos do legislativo Minutas 1 e 2 Até elabora- 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ção do Ato prazo de
Legislativo vigência
1.0.05.01.02 Minutas de atos normativos Portaria, 1 Até elabora- 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
resolução, ção do Ato prazo de
orientação Normativo vigência
normativa,
instrução,
ordem inter-
na, estatuto,
regimento,
regulamento
1.0.05.01.03 Processos relativos a projeto Processo 1e2 Até a pro- 5 anos após Prazo de precaução Sim Não Totalidade
de lei mulgação / prazo de
sanção ou vigência
veto

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150 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
RELATIVA ÀS ÁREAS DE GOVERNO, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
(SECRETARIA DE ............)

GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

1.0.06 FUNÇÃO: COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL

1.0.06.01 SUBFUNÇÃO: COMUNICAÇÃO SOCIAL - IMPRENSA

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

1.0.06.01.01 Registros fotográficos Fotos / ne- 1e4 Indefinida Não Não Totalidade Eliminam-se cópias e
gativos fotos repetitivas
1.0.06.01.02 Sinopses e releases Sinopse / 1 Depende da 4 anos 1 ano após pre- Não Sim Amostragem
release notícia caução
1.0.06.01.03 Artigos e matérias para publi- Artigos 1 Depende do 4 anos 1 ano após pre- Não Não Totalidade
cação conteúdo caução
1.0.06.01.04 Clipping Clipping 1 Até nova pu- 4 anos 1 ano após pre- Não Sim Amostragem
blicação caução
1.0.06.01.05 Produções bibliográficas 1 Até nova 4 anos 1 ano após pre- Não Não Totalidade O Arquivo Municipal
editadas e co-editadas pela edição caução recolherá 03 exempla-
administração municipal direta res de cada. No caso
e indireta do Boletim Oficial do
Município, a primeira
coleção completa
deverá ser arquivada
na imprensa oficial ou
jornal local responsá-
vel pela sua edição.
A segunda coleção
deverá ser arquivada
no Arquivo Municipal.
A terceira deverá ser
disponibilizada à admi-
nistração direta e indi-
reta e ao público pela
Biblioteca Municipal.
No caso de transfe-
rência de suporte do
Boletim para meio
eletrônico deverão ser
enviados backups e
cópias de segurança
aos orgãos responsá-
veis pela sua guarda e
disponibilização

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 151
GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
1.0.06 FUNÇÃO: COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL

1.0.06.01 SUBFUNÇÃO: COMUNICAÇÃO SOCIAL - IMPRENSA

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

1.0.06.01.06 Relação de entrega do bole- Relação 1 Até nova 4 anos 1 ano após precau- Prazo de pre- Não Sim Amostragem
tim oficial do município edição ção caução
1.0.06.01.07 Publicações técnicas especia- Clipping 1 Até nova pu- 4 anos 1 ano após precau- Não Sim Amostragem O Arquivo Municipal
lizadas blicação ção recolherá 1 exemplar
de cada

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

152 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
RELATIVA ÀS ÁREAS DE GOVERNO, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
(SECRETARIA DE ............)

GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

1.0.06 FUNÇÃO: COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL

1.0.06.02 SUBFUNÇÃO: RELAÇÕES PÚBLICAS – CERIMONIAL E CÂMARA MUNICIPAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

1.0.06.02.01 Correspondência Veja Tabela de

Temporalidade
(TT) – Série
Documental
2.0.10.01
1.0.06.02.02 Certificados Certificado 1 3 meses após 3 meses após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Os certificados
a expedição vigência ficarão à disposi-
do certifi- ção dos interes-
cado sados no prazo
previsto nesta Ta-
bela, após serão
eliminados
1.0.06.02.03 Discurso Discurso 1, 2, 3 e 4 Até a rea- Não Não Totalidade
lização do
discurso
1.0.06.02.04 Vídeos e fitas institucionais Vídeo / fita 3 Até a ela- Não Não Totalidade Conservar 3
boração de exemplares
novo vídeo
ou fita
1.0.06.02.05 Documentos relativos à organi- Dossiê 1, 2, 3 e 4 Até a rea- 1 ano após a vi- Não Não Totalidade Eliminar apenas
zação de eventos lização do gência as cópias
evento

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 153
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
RELATIVA ÀS ÁREAS DE GOVERNO, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
(SECRETARIA DE ............)

GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

1.0.06 FUNÇÃO: COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL

1.0.06.03 SUBFUNÇÃO: PUBLICIDADE E PROPAGANDA

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

1.0.06.03.01 Filipetas Filipeta 1e2 Até a rea- 4 anos Não Sim Amostragem
lização do
evento
1.0.06.03.02 Folders Folder 1e2 Até a rea- 4 anos Não Sim Amostragem
lização do
evento
1.0.06.03.03 Catálogos Catálogo 1e2 Até a rea- 4 anos Não Sim Amostragem
lização do
evento
1.0.06.03.04 Cartazes Cartaz 1e2 Até a rea- 4 anos Não Sim Amostragem
lização do
evento
1.0.06.03.05 Arte final Arte final 1e2 Até a rea- 4 anos Não Sim Amostragem
lização do
evento
1.0.06.03.06 Processos relativos a contratos Contrato 1 Definido no 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de serviços técnicos especializa- contrato vigência
dos (publicidade e propaganda)

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

154 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
RELATIVA ÀS ÁREAS DE GOVERNO, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
(SECRETARIA DE ............)

GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

1.0.07 FUNÇÃO: MANUTENÇÃO DOS CARTÓRIOS ELEITORAIS

1.0.07.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

1.0.07.00.01 Controle de freqüência de fun- Veja Tabela de

cionários colocados à disposi- Temporalidade
ção dos cartórios eleitorais (TT) – Subfunção
2.0.01.05
1.0.07.00.02 Documentos contábeis dos Veja Tabela de
cartórios eleitorais Temporalidade
(TT) – Função
3.0.03

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 155
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
RELATIVA ÀS ÁREAS DE GOVERNO, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
(SECRETARIA DE ............)

GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

1.0.08 FUNÇÃO: OUVIDORIA GERAL

1.0.08.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

1.0.08.00.01 Relatos de depoentes (fitas de Relatório 1, 2, 3 e 4 Veja TT - série

vídeo, documentos eletrônicos, documental
fitas magnéticas, fotos, etc) 1.0.08.01.08
1.0.08.00.02 Relatórios de estatísticas gerais Relatório 1e2 Mensal Prazo de Não Sim Totalidade
de preenchimento vigência
1.0.08.00.03 Relatórios analíticos de ocor- Relatório 1e2 Mensal Prazo de Não Sim Totalidade
rências vigência
1.0.08.00.04 Relatórios estatísticos de catego- Relatório 1e2 Mensal Prazo de Não Sim Totalidade
rias de ocorrências vigência
1.0.08.00.05 Relatórios estatísticos de áreas Relatório 1e2 Mensal Prazo de Não Sim Totalidade
vigência
1.0.08.00.06 Relatórios de estatísticas de ca- Relatório 1e2 Mensal Prazo de Não Sim Totalidade
tegorias por área vigência
1.0.08.00.07 Relatórios descritivos por área Relatório Veja TT - série
documental
1.0.08.01.08
1.0.08.00.08 Relatórios de atividades da Relatório Veja TT - série
ouvidoria documental
1.0.08.01.08
1.0.08.00.09 Parecer conclusivo do ouvidor Parecer Documento de
geral encaminhamento
do Ouvidor para
o Prefeito confor-
me determina a
Lei Complemen-
tar nº 126 – 28
de Abril de 2003
do Município de
Barueri
Veja TT - série
documental
1.0.08.01.08

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

156 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
RELATIVA ÀS ÁREAS DE GOVERNO, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
(SECRETARIA DE ............)
GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
1.0.08 FUNÇÃO: OUVIDORIA GERAL

1.0.08.01 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO AO CIDADÃO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

1.0.08.01.01 Formulários de atendimento Formulário 1e2 Depende do 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
conteúdo
1.0.08.01.02 Protocolos de ocorrência - padrão Registro 1e2 Veja TT - série
documental
1.0.08.01.08
1.0.08.01.03 Protocolos de ocorrência - impro- Registro 1e2 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
cedente
1.0.08.01.04 Disposições sobre procedimentos Comuni- Veja TT - série
adotados cado documental
1.0.08.01.08
1.0.08.01.05 Carta de agradecimento ao cidadão Carta Veja TT - série
documental
1.0.08.01.08
1.0.08.01.06 Relatórios de Cobrança de ocorrên- Relatório Veja TT - série
cias em atraso por telefone documental
1.0.08.01.08
1.0.08.01.07 Relatórios de verificação - via te- Relatório Veja TT - série
lefone documental
1.0.08.01.08
1.0.08.01.08 Processos de ocorrência Processo 1, 2, 3 e 4 Depende do 2 anos 2 anos 2 anos Não Sim Seleção Depende do
conteúdo conteúdo
1.0.08.01.09 Controle de respostas recebidas Controle 1e2 Até a atuali- Prazo de vigência Não Sim Amostragem
(respostas que as secretarias e demais zação
órgãos encaminham para ouvidoria)
1.0.08.01.10 Pareceres internos (relatórios inter- Relatório Veja TT - série
nos baseados na documentação documental
anexa ao processo para encaminha- 1.0.08.01.08
mento ao ouvidor)
1.0.08.01.11 Controle de registro de ligações Controle 1 Até a atuali- 1 ano após vigência Não Sim Amostragem
interurbanas e celulares zação
1.0.08.01.12 Controle interno de distribuição de Controle 1e2 Até a atuali- 1 ano após vigência Não Sim Amostragem
manifestações zação
1.0.08.01.13 Controle de atendimento (pessoal/ Controle 1 Até a atuali- 1 ano após vigência Não Sim Amostragem
telefone) zação

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 157
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
RELATIVA ÀS ÁREAS DE GOVERNO, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
(SECRETARIA DE ............)

GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

1.0.08 FUNÇÃO: OUVIDORIA GERAL

1.0.08.02 SUBFUNÇÃO: INVESTIGAÇÃO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

1.0.08.02.01 Relatórios de visitas Relatório Veja TT - série

documental
1.0.08.01.08
1.0.08.02.02 Relatórios de diligências Relatório Veja TT - série
documental
1.0.08.01.08
1.0.08.02.03 Controle de distribuição de for- Controle 1e2 Até a atuali- Prazo de vigência Não Sim Amostragem
mulários externos cadastral zação
1.0.08.02.04 Controle de manutenção e repa- Controle 1e2 Até a atuali- Prazo de vigência Não Sim Amostragem
ração de urnas cadastral zação
1.0.08.02.05 Controle de documentos sigilo- Controle 1e2 Depende do Prazo de vigência Não Sim Amostragem
sos ou em investigação cadastral conteúdo

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

158 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.01 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.01.00.01 Prontuários de servidores Dossiê 1e4 Do início 40 anos Até microfilma- Prazo de pre- Sim Sim Amostra- Os prontuários serão
até o desfa- após vigên- gem ou suporte caução gem microfilmados na forma
zimento do cia digital de microfichas e serão
vínculo enviados na forma de
amostragem ao Arquivo
Municipal
2.0.01.00.02 Prontuários de estagiários Dossiê 1e2 Do início até 5 anos além 2 anos após Prazo de vigência 7 anos Não Sim Amostra- No caso de menores de
o término do do exercício o prazo de gem idade, o prazo se conta
contrato prescrição a partir de quando com-
pletam 18 anos
2.0.01.00.03 Prontuários de médicos resi- Dossiê 1e2 Até o térmi- 5 anos 10 anos Prazo de vigência Prazo de Sim Sim Amostra-
dentes no da resi- além do após desliga- prescrição e de gem
dência ou exercício mento precaução
desligamento
2.0.01.00.04 Relação de servidores/funcio- Relação 1e2 Até atualiza- 1 mês após 1 mês após prazo Não Sim Amostra-
nários municipais e respectivos ção o prazo de de precaução gem
cargos vigência
2.0.01.00.05 Cadastro geral de empregados e Formulário 1 Mês de exer- 36 meses 2 anos após 1 ano após vi- Prazo de pre- Não Sim Amostra- Portaria 561/2001, art.
demitidos - CAGED cício após envio o prazo de gência caução gem 1º § 2º Ministério do
comprovado prescrição Trabalho e Emprego
2.0.01.00.06 Controle de admissões e de- Livro de 1 Até forma- 3 anos após 1 ano 2 anos Não Sim Amostra-
missões registro lização do ato vigência gem
2.0.01.00.07 Descrição de cargos e salários Formulário 1 Até atualiza- 5 anos além 2 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostra- Constituição Federal
do plano de cargos e salários çãos do exercício prescrição caução gem 1988, art. 7º inciso XXIX
2.0.01.00.08 Contrato de trabalho pela CLT Contrato 1 Definido no 5 anos além 2 anos após Prazo de precau- Não Sim Amostra- O contrato integra o
contrato do exercício prazo de ção gem prontuário do servidor
vigência
2.0.01.00.09 Portarias relativas a pessoal Portaria, 1 Até alteração 1 anos após Prazo de precau- Não Não Totalidade
resolução e / revogação prazo de ção
outros ou novo ato vigência
2.0.01.00.10 Informações de saldo do Extrato 1 Até atualiza- 1 mês após Prazo de precau- Não Sim Amostra-
FGTS de servidores para fins bancário ção o prazo de ção gem
rescisórios vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 159
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.01 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.01 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DE BENEFÍCIOS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.01.01.01 Comprovante com despe- Recibo 1 Até o efetivo 5 anos além 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem A nota fiscal única origi-
sas de farmácias conve- pagamento das do exercício prazo de vigência nal é conservada no De-
niadas despesas partamento de Finanças
pelo prazo legal (fiscal)
2.0.01.01.02 Controle de entrega de Recibo 1 Até elaboração 5 anos além 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem A prática será substi-
vale refeição/alimentação/ da folha de do exercício prazo de vigência tuída pelo controle
transporte/cesta básica/ pagamento eletrônico
brinquedos
2.0.01.01.03 Controle de entrega de Recibo 1 Ano do exercício 5 anos além 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
vale refeição/alimentação do exercício prazo de vigência
- horas extras
2.0.01.01.04 Controle de entrega de Recibo 1 Ano do exercício 5 anos além 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
vale transporte - hora extra do exercício prazo de vigência
2.0.01.01.05 Controle de entrega de Recibo 1 Ano do exercício 5 anos além 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
vale transporte - serviços do exercício prazo de vigência
externos
2.0.01.01.06 Prestação de contas de vale Relatório 1 Ano do exercício 5 anos além 1 ano após prazo Prazo de vigência 6 anos Não Sim Amostragem
refeição/alimentação/trans- do exercício de vigência e
porte prescrição
2.0.01.01.07 Processos relativos à bolsa Processo 1e2 Ano do exercício 6 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
de estudos do servidor vigência caução
2.0.01.01.08 Recibo de pagamento pelo Recibo 1 Até a restituição 5 anos além 1 ano após prazo Prazo de vigência Prazo de prescri- Não Sim Amostragem Os recibos anteriores
servidor da mensalidade do valor pela Pre- do exercício de prescrição ção e precaução a 1998 deverão ser
escolar feitura Municipal incluídos no prontuário
do servidor. Os recibos,
a partir de 1999, serão
incluídos no processo
de bolsa de estudo
2.0.01.01.09 Recibo de indenização de Recibo 1 Até o pagamento 5 anos além 1 ano após prazo Prazo de vigência Prazo de prescri- Não Sim Amostragem
seguro de vida do seguro do exercício de prescrição ção e precaução

2.0.01.01.10 Recadastramento de vale Formulário 1 Até novo reca- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
transporte dastramento prazo de vigência
2.0.01.01.11 Desistência de vale trans- Formulário 1 Até registro da 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
porte desistência prazo de vigência
2.0.01.01.12 Alteração de uso diário do Formulário 1 Até autorização 1 ano após prazo Prazo de precaução Não Sim Amostragem
vale transporte da alteração de vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

160 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.01 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.02 SUBFUNÇÃO: CERTIFICAÇÃO AOS FUNCIONÁRIOS QUANTO AOS DIREITOS FUNCIONAIS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.01.02.01 Processos relativos à aposen- Processo 1e2 Até efetiva 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
tadoria aposenta- prazo de caução
doria vigência
2.0.01.02.02 Processos relativos à certidão Processo 1e2 Até expedi- 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
de inteiro teor ção da cer- prazo de caução
tidão vigência
2.0.01.02.03 Processos relativos à certidão Processo 1e2 Até expedi- 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
de tempo de serviço ção da cer- prazo de caução
tidão vigência
2.0.01.02.04 Processos relativos à insalubrida- Processo 1e2 Até parecer 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
de/periculosidade final prazo de caução
vigência
2.0.01.02.05 Processos relativos à licença Processo 1e2 Até parecer 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
sem vencimentos final prazo de caução
vigência
2.0.01.02.06 Processos relativos à petição Processo 1e2 Até parecer 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
funcional final prazo de caução
vigência
2.0.01.02.07 Processos relativos à reversão Processo 1e2 Até parecer 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
de aposentadoria final prazo de caução
vigência
2.0.01.02.08 Processos relativos à incorpora- Processo 1e2 Até incor- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
ção de gratificação poração prazo de caução
integral da vigência
gratificação

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 161
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.01 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
2.0.01.03 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DAS ATIVIDADES DE MEDICINA E HIGIENE DO TRABALHO
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO ARQUIVO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
MAGNÉTICA PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.01.03.01 Prontuários médicos de servidor Dossiê, Atestado licença 1e2 Do início até 40 anos após Prazo de vigência / Sim Sim Amostragem Os prontuários
médica acompanhamento o desfazimen- prazo de vi- microfilmagem médicos dos
familiar; Atestado licen- to do vínculo gência servidores deverão
ça médica do próprio ser microfilmados
servidor; Comunicação e enviados em
de acidente de trabalho amostragem ao
(CAT); Comunicação de Arquivo Municipal.
apto e inapto; Laudo mé- Os resultados de
dico licença de doação de exames admissio-
sangue; Licença gestante/ nais e demissionais
maternidade; Licença (raio-x, ultrassom,
natimorto; Readaptação ressonância, etc)
de servidor; Resultado de serão devolvidos
exame; Atestado de fisiote- ao servidor. Os
rapia; etc. laudos médicos
devem integrar os
prontuários
2.0.01.03.02 Programa de prevenção de ris- Programa 1e2 Até a atua- 40 anos após Até microfilmagem Sim Sim Amostragem
cos ambientais – PPRA lização do prazo de vi-
programa gência
2.0.01.03.03 Programa de gerenciamento de Programa 1e2 Até a atua- 40 anos após Até microfilmagem Sim Sim Amostragem
riscos – PGR lização do prazo de vi-
programa gência
2.0.01.03.04 Programa de controle médico Programa 1e2 Até a atua- 40 anos após Prazo de vigência / Sim Sim Amostragem
de saúde ocupacional - PCMSO lização do prazo de vi- microfilmagem
programa gência
2.0.01.03.05 Laudo técnico de condições Laudo 1e2 Até a elabora- 40 anos após Prazo de vigência / Sim Sim Amostragem
ambientais do trabalho – LTCAT ção de novo prazo de vi- microfilmagem
laudo gência
2.0.01.03.06 Comunicação de acidente Formulário 1e2 Até o 40 anos após Prazo de vigência / Sim Sim Amostragem Integra o
de trabalho – CAT atendimento prazo de vi- microfilmagem Prontuário do
do servidor e gência Servidor
recebimento
do documento
pelo INSS
2.0.01.03.07 Perfil profissiográfico previdenci- Formulário 1e2 Do início até 40 anos após Prazo de vigência / Sim Sim Amostragem
ário – PPP o desfazimen- prazo de vi- microfilmagem
to do vínculo gência
2.0.01.03.08 Comprovante de entrega do PPP Formulário 1e2 Do início até 40 anos após Prazo de vigência / Sim Sim Amostragem
(na rescisão contratual) o desfazimen- prazo de vi- microfilmagem
to do vínculo gência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

162 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.01 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.04 SUBFUNÇÃO: PREVENÇÃO DE ACIDENTES

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL 3.FITA
ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
4.FILME
PERMANENTE
(INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA))

2.0.01.04.01 Ficha de registro de acidentes Ficha 1 Até a ela- 20 anos 5 anos Prazo de vigência 25 anos Sim Sim Amostragem
de trabalho boração do além do
Relatório exercício
Estatístico de
Acidente de
Trabalho
2.0.01.04.02 Livro de registro de atas da CIPA Livro 1 Indefinido 10 anos Prazo de precaução Guarda Não Não Totalidade
após vigên- permanente
cia
2.0.01.04.03 Livro de registro de inspeção do Livro 1 Indefinido 5 anos após 4 anos do prazo de 1 ano após ar- Não Não Totalidade
trabalho vigência precaução quivo corrente
2.0.01.04.04 Relatório estatístico de aciden- Relatório 1 Até atualiza- 10 anos Prazo de precaução Guarda Não Não Totalidade
tes de trabalho ção após vigên- permanente
cia

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 163
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

2.0.01 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.05 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DE FREQÜÊNCIA E FOLHA DE PAGAMENTO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.01.05.01 Agendamento de férias Memorando 1 3 meses 1 ano Prazo de precau- Não Sim Amostragem
ção

2.0.01.05.02 Cartão de ponto/folha de Cartão / for- 1 Até a ela- 5 anos* 2 anos após 1 ano Prazo de prescri- Não Sim Amostragem *Para CLT até 2 anos após
ponto/ ponto eletrônico mulário boração da além do prazo de ção e precaução o desfazimento do vínculo.
folha de pa- exercício prescrição Constituição Federal 1988
gamento art. 7º inciso XXIX
2.0.01.05.03 Lista de presença em cur- Lista 1 Até a ela- 5 anos além 2 anos após 1 ano Prazo de prescri- Não Sim Amostragem
sos, eventos autorizados boração da do exercício prazo de ção e precaução
pela secretaria folha de pa- prescrição
gamento
2.0.01.05.04 Justificativa de cartão de Justificativa 1 Até elabora- 5 anos além 2 anos após 1 ano Prazo de prescri- Não Sim Amostragem Constituição Federal 1988
ponto ção da folha do exercício prazo de ção e precaução art. 7º inciso XXIX
de paga- prescrição
mento
2.0.01.05.05 Livro de ponto* Registro 1 Até a ela- 40 anos * Os livros de ponto (registro
boração da após prazo e freqüência) deverão ser
folha de pa- de vigência encaminhados ao Arquivo
gamento Municipal
2.0.01.05.06 Controle de horário de Memorando 1 3 meses 5 anos além 2 anos Prazo de precau- Não Sim Amostragem Lei complementar 056/92 – art.
estudante / processo do exercício ção 81. (24/julho/1992) do municí-
pio de São José dos Campos.
Não é necessário requerer
abertura de processo a partir da
publicação desta Tabela.

2.0.01.05.07 Controle de reposição de Memorando 1e2 Até a reposi- 1 ano após Prazo de precau- Não Sim Amostragem
faltas e atrasos ção de faltas vigência ção
e atrasos
2.0.01.05.08 Controle/solicitação de Formulário Até o paga- 2 anos após 2 anos após prazo Não Sim Amostragem
horas extras mento das prazo de de precaução
horas extras vigência
2.0.01.05.09 Ficha de freqüência Ficha 1 1 ano 1 ano após Prazo de precau- Não Sim Amostragem As fichas de freqüência estão
exercício ção sendo processadas eletroni-
camente

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

164 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

2.0.01 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.05 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DE FREQÜÊNCIA E FOLHA DE PAGAMENTO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.01.05.10 Ficha financeira individual Ficha 1e2 1 ano 40 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
após o des- caução
fazimento
do vínculo

2.0.01.05.11 Folha de pagamento Relatório 1* e 2** 1 mês 10 anos*** 1 ano Prazo de pres- Não Sim *Amostragem A folha de pagamento arqui-
além do crição **Totalidade vada eletronicamente será
exercício de Guarda permanente.
***Para CLT – ***Lei de
Custeio da Previdência nº
8212/91
2.0.01.05.12 Guia de recolhimento de Guia 1 O ano do 5 anos além 2 anos após 1 ano Prazo de pres- Não Sim Amostragem Suporte legal: CTN – lei
contribuição sindical exercício do exercício prazo de crição e precau- 5172/66 – art. 174
prescrição ção
2.0.01.05.13 Guia de recolhimento de Guia 1 O ano do 30 anos 10 anos 1 ano Prazo de pres- Sim Sim Amostragem Lei nº 8036/90 art. 23 § 5º e
fundo de garantia por tem- exercício além do após o des- crição e precau- art. 55 de seu regulamento
po de serviço – FGTS exercício fazimento ção aprovado pelo Decreto nº
vínculo 99.684/90 Súmulas TST 95
funcional e 206 e Súmula STJ 210
2.0.01.05.14 Guia de recolhimento para Guia 1 O ano do 10 anos 10 anos 1 ano Prazo de pres- Sim Sim Amostragem Lei 8212/91 – Custeio da
o Instituto Nacional de exercício além do após pres- crição e precau- Previdência Social
Seguro Social - INSS exercício crição ção
2.0.01.05.15 Registro magnético de Registro 3 1 mês 30 anos 40 anos Prazo de vigência Prazo de pres- Não Sim Amostragem Programa SEFIP
base para recolhimento de eletrônico além do após des- crição e precau-
FGTS/INSS (disquete) exercício fazimento ção
do vínculo
funcional
2.0.01.05.16 Guia de recolhimento do Guia 1 O ano do 10 anos 10 anos 1 ano 1 ano após Não Sim Amostragem Decreto-lei 2052/83, arts.
programa de integração exercício além do após pres- prescrição 3º e 10
social - PIS e do programa exercício crição
de formação do patrimô-
nio do servidor público
- PASEP
2.0.01.05.17 Mapa financeiro Formulário 1 1 ano 5 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
caução
2.0.01.05.18 Relação anual informações Relatório 1 O ano do 10 anos 1 ano após 1 ano 11 anos Não Sim Amostragem Suporte legal Decreto-lei
sociais - RAIS exercício além do prazo de 2052/83, arts. 3º e 10
exercício prescrição

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 165
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

2.0.01 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.05 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DE FREQÜÊNCIA E FOLHA DE PAGAMENTO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.01.05.19 Documentos relativos ao Dossiê 1 Até o término 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
pagamento de pensão da pensão prazo de
alimentícia (ofício do Juiz e vigência
dados pessoais do servidor e
do beneficiário)

2.0.01.05.20 Listagens bancárias de Planilha 1 Até a elabora- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
pagamento de servidores ção da folha vigência
(dados pessoais e forma de de pagamento
pagamento)

2.0.01.05.21 Listagens bancárias relativas Planilha 1 Até a 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ao estornos de pagamento elaboração vigência
de servidores (contendo da folha de
dados pessoais e forma de pagamento
pagamento)

2.0.01.05.22 Planilhas de controle de Planilha 1 Até 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
desconto de pagamento de elaboração vigência
sindicatos, associações de da folha de
classe, cooperativas e planos pagamento
de saúde/empréstimos

2.0.01.05.23 Planilhas de controle de Planilha 1 Até a 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
pagamento de insalubridade elaboração vigência
e periculosidade da folha de
pagamento

2.0.01.05.24 Folha de pagamento do Folha de 1e2 1 mês 10 anos* 1 ano Prazo de Não Sim Amostragem * Para CLT – Lei nº 8212/91
prefeito e agentes políticos pagamento além do prescrição
(secretários municipais) exercício

2.0.01.05.25 Planilhas de controle de Planilhas 1 Até a 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
pagamento de adicional elaboração vigência
noturno da folha de
pagamento

2.0.01.05.26 Planilhas de controle de Planilhas 1 mensal 1 ano Não Sim Amostragem

contra cheque (hollerit)

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

166 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

2.0.01 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.05 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DE FREQÜÊNCIA E FOLHA DE PAGAMENTO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.01.05.27 Guias de recolhimento de Guia 1 Ano do 10 anos além 1 ano após 1 ano Prazo de Sim Sim Amostragem
imposto de renda retido na exercício do exercício prescrição precaução
fonte - IRRF
2.0.01.05.28 Declaração de imposto de Declaração 1 Ano do 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de Não Sim Amostragem Regulamento de Imposto de
renda retido na fonte - DIRF exercício do exercício prescrição precaução Renda
2.0.01.05.29 Carta de averbação para Cartão / 1 Até 1 ano após 1 ano Não Sim Amostragem
autorização de empréstimo autorização quitação do prazo de
bancário empréstimo vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 167
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.01 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.06 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DE CONCURSOS PÚBLICOS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.01.06.01 Processos relativos a concurso Processo 1e2 Até a homo- 4 anos além 1 ano após Prazo de prescrição Sim Sim Amostragem
público logação do do exercício prazo de e precaução
concurso vigência
2.0.01.06.02 Processos relativos à convoca- Processo 1e2 Até convoca- 4 anos além 1 ano após Prazo de prescrição Sim Sim Amostragem
ção de concursados ção final dos do exercício prazo de e precaução
concursados vigência
ou prazo
validade con-
curso
2.0.01.06.03 Processos relativos a recurso de Processo 1 Até parecer 4 anos além 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
revisão de provas e/ou notas final do re- do exercício prazo de
em concurso público curso vigência
2.0.01.06.04 Ficha de inscrição de candidatos Ficha 1 Até resulta- 4 anos após 1 ano após Não Sim Amostragem
(aprovados/ reprovados) dos finais do vigência prazo de
concurso prescrição

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

168 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.01 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.07 SUBFUNÇÃO: AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.01.07.01 Processos relativos a estágio Processo 1e2 3 anos 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de prescri- Sim Sim Amostragem Constituição
probatório do exercício prescrição ção e precaução Federal de 1988
art. 7º inciso XXIX
2.0.01.07.02 Avaliação de desempenho de Formulário 1 1 ano 5 anos além 1 ano após Não Sim Amostragem A avaliação de
funcionários do exercício prazo de desempenho
prescrição integra o
prontuário do
servidor
2.0.01.07.03 Processos de avaliação de Processo 1e2 Da abertura 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de prescri- Sim Sim Amostragem
concessão de abono merecimento até relatório do exercício prazo de ção e precaução
final prescrição
conclusivo
do processo

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 169
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.02 FUNÇÃO: CONTENCIOSO DISCIPLINAR ADMINISTRATIVO

2.0.02.01 SUBFUNÇÃO: AVERIGUAÇÃO DE PROCEDIMENTOS DISCIPLINARES

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.02.01.01 Processos relativos a procedi- Processo 1e2 Da abertura 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de prescri- Sim Sim Amostragem
mentos sumários até relatório do exercício prazo de ção e precaução
final con- prescrição
clusivo do
processo
2.0.02.01.02 Processos relativos a inquérito Processo 1e2 Da abertura 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de prescri- Sim Sim Amostragem
administrativo até relatório do exercício prazo de ção e precaução
final con- prescrição
clusivo do
processo
2.0.02.01.03 Processos relativos à sindicância Processo 1e2 Da abertura 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de prescri- Sim Sim Amostragem
administrativa até relatório do exercício prazo de ção e precaução
final con- prescrição
clusivo do
processo
2.0.02.01.04 Processos administrativos disci- Processo 1e2 Da abertura 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de prescri- Sim Sim Amostragem
plinares até relatório do exercício prazo de ção e precaução
final con- prescrição
clusivo do
processo

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

170 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.03 FUNÇÃO: CONTROLE DE COMPRAS E LICITAÇÕES

2.0.03.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.03.00.01 Processos relativos a atestado Processo 1 1 ano 1 ano além 1 ano 2 anos Não Sim Amostragem
de capacidade técnica do exercício
2.0.03.00.02 Processos de compra direta Processo 1 Até o efetivo 5 anos* Após o Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem *Lei 8666/93
pagamento além do prazo de caução Inclusive contra-
do bem ou exercício prescrição e tos relativos a
serviço. aprovação serviços técnicos
do Tribunal especializados
de Contas
do Estado.
2.0.03.00.03 Processos de dispensa de Processo 1e2 Até a aceita- 5 anos além Depende do 3 anos após prazo 4 anos após ar- Sim Sim Amostragem A eliminação ou
licitação ção definitiva do exercício objeto da de vigência quivamento no guarda definitiva
/ ou prazo dispensa de arquivo corrente depende do obje-
estabelecido licitação to da dispensa de
no contrato licitação
2.0.03.00.04 Processos de registro cadas- Processo 1 1 ano 1 ano ou até 1 ano ou até Prazo de precaução 2 anos Não Sim Amostragem A eliminação fica
tral de fornecedores atualização atualização autorizada após
a atualização do
cadastro
2.0.03.00.05 Processos de licitação - con- Processo 1e2 Definido no 5 anos além 20 anos Durante a vigência Prazo de prescri- Sim Não Totalidade
corrência pública contrato do exercício ção e precaução
2.0.03.00.06 Processos de licitação - con- Processo 1e2 Definido no 5 anos além 20 anos Durante a vigência Prazo de prescri- Sim Não Totalidade
corrência pública - obras contrato con- do exercício ção e precaução
vênio
2.0.03.00.07 Processos de licitação - convi- Processo 1e2 Da aceitação 5 anos além 1 ano 3 anos após prazo 4 anos após ar- Sim Sim Amostragem
te - aquisição de produtos do produto do exercício de vigência quivamento no
até o término arquivo corrente
do pagamen-
to (definido
no contrato,
convênio,
acordo ou
ajuste)

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 171
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.03 FUNÇÃO: CONTROLE DE COMPRAS E LICITAÇÕES

2.0.03.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.03.00.07.01 Processos relativos à licitação Processo 1e2 Da aceitação 5 anos além 1 ano 3 anos após prazo 4 anos após ar- Sim Sim Amostragem
- convite de obras do produto do exercício de vigência quivamento no
até o término arquivo corrente
do pagamen-
to (definido
no contrato,
convênio,
acordo ou
ajuste)
2.0.03.00.08 Processos de licitação - toma- Processo 1e2 Da aceitação 5 anos além 5 anos 3 anos após prazo 7 anos após ar- Sim Sim Amostragem
da de preços do produto do exercício de vigência quivamento no
até o término arquivo corrente
do pagamen-
to (definido
no contrato,
convênio,
acordo ou
ajuste)
2.0.03.00.09 Processos de licitação - toma- Processo 1e2 Definida no 5 anos além Depende da Durante a vigência Durante prazo Sim Não Totalidade
da de preços - obras contrato / do exercício obra/ de prescrição
convênio reforma
2.0.03.00.10 Processos de inexigibilidade Processo 1e2 Definido no 5 anos além Depende do Durante a vigência Durante prazo Sim Sim Amostragem
de licitação contrato / do exercício objeto de de prescrição
convênio inexigibili-
dade
2.0.03.00.11 Processos de penalidades às Processo 1e2 Até o efetivo 5 anos além 1 ano 3 anos após prazo 4 anos após ar- Sim Sim Amostragem
empresas ressarcimen- do exercício de vigência quivamento no
to à Prefei- arquivo corrente
tura
2.0.03.00.12 Certificado de registro cadas- Certificado 1 1 ano 5 anos além 1 ano 2 anos Não Sim Amostragem
tral de fornecedores do exercício
2.0.03.00.13 Processos de licitação - regis- Formulário 1 Até a emis- 1 ano 1 ano Não Sim Amostragem
tro de preços são
2.0.03.00.14 Livro de registro de atas de Livro de re- 1 Até o térmi- 1 ano após 1 ano após prazo de Não Não Totalidade
tomada de preços gistro no do preen- o término do precaução
chimento do preenchimen-
livro to do livro

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

172 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.03 FUNÇÃO: CONTROLE DE COMPRAS E LICITAÇÕES

2.0.03.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.03.00.15 Livro de registro de atas de Livro de re- 1 Até o térmi- 1 ano após 1 ano após prazo de Não Não Totalidade
concorrências públicas gistro no do preen- o término precaução
chimento do do preenchi-
livro mento do
livro
2.0.03.00.16 Livro de registro de atas de Livro de re- 1 Até o termi- 1 ano após 1 ano após prazo de Não Não Totalidade
convites gistro no do preen- o término precaução
chimento do do preenchi-
livro mento do
livro
2.0.03.00.17 Processos relativos a recursos Processo 1 Até decisão 5 anos* após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem *Lei 8666/93
contra compras e licitações final do re- vigência caução
curso
2.0.03.00.18 Processos relativos a leilão/ Processo 1, 2, 3 e 4 Até o tér- 5 anos além 1 ano após 3 anos após prazo Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
pregão presencial/pregão mino do do exercício precrição de vigência caução
eletrônico pagamento
(definido
no contrato,
convênio
acordo)
2.0.03.00.19 Livro de registro de atas de Livro de re- 1 Até o térmi- 1 ano após 1 ano após prazo de Não Não Totalidade
leilão/pregão presencial/pre- gistro no do preen- o término precaução
gão eletrônico chimento do do preenchi-
livro mento do
livro

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 173
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.04 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS

2.0.04.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.04.00.01 Ficha cadastral de bens patri- Ficha cadas- 1 Até atualiza- Permanente Não Não Totalidade
moniais tral ção
2.0.04.00.02 Cadastro de funcionários Ficha 1 Até atualiza- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
responsáveis pelos bens patri- ção vigência
moniais
2.0.04.00.03 Cautelas Cautela 1e2 Até a transfe- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
rência de res- vigência
ponsabilida-
de para outro
funcionário
2.0.04.00.04 Processos relativos a emprésti- Processo 1 Definido no 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
mos/cessão de equipamentos/ documento vigência
materiais do Patrimônio físico
(termo de cessão ou acordo
2.0.04.00.05 Certificados de garantia de bens Certificado 1 Estipulado no 2 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem Alguns certifica-
patrimoniais documento dos são 2ª via
das notas fiscais
2.0.04.00.06 Inventários de bens patrimoniais Inventário 1e2 Até atualiza- 2 anos Prazo de precaução Não Não Totalidade
(entradas e baixas) ção
2.0.04.00.07 Solicitações de transferência de Formulário 1 Até transfe- 2 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem
patrimônio físico rência do
bem
2.0.04.00.08 Registro de baixa de bens patri- Formulário 1 Até a baixa 2 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem Anexar laudo
moniais do bem técnico e/ou
orçamento para
conserto. No
caso de roubo
anexar B.O.
2.0.04.00.09 Relatórios anuais de bens patri- Relatório 1e2 Até atualiza- 2 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem
moniais ção

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

174 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.04 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS

2.0.04.01 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DE ALMOXARIFADO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.04.01.01 Boletim de recebimento de ma- Formulário 1 Até atualiza- 5 anos Não Sim Amostragem
terial - BRM ção
2.0.04.01.02 Recibo de entrega de materiais Formulário 1 Até o recebi- 2 anos 3 anos Não Sim Amostragem
mento
2.0.04.01.03 Controle de estoque do almoxa- Formulário 1 Até preenchi- 2 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem
rifado - inventário mento
2.0.04.01.04 Requisição de material de esto- Formulário 1 Até a entrega 2 anos Prazo de vigência e Não Sim Amostragem
que – RME do material precaução

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 175
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.05 FUNÇÃO: GESTÃO DE DOCUMENTOS E DE ARQUIVOS

2.0.05.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.05.00.01 Atos normativos para a gestão Ato Norma- 1 Até elabora- 1 mês após Prazo de precaução Não Não Totalidade
de documentos (inclusive do- tivo ção de novo prazo de
cumentos eletrônicos - GED) e Ato vigência
sistemas de informação
2.0.05.00.02 Calendários e cronogramas de Cronograma 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
atividades ção de novo prazo de
calendário ou vigência
cronograma
2.0.05.00.03 Convocações para reuniões de Convocação 1 Até realiza- 1 ano após prazo de Não Sim Amostragem
grupos de trabalho ção da reu- vigência
nião
2.0.05.00.04 Manuais de normalização de Manual 1 Até atuali- Permanente Não Não Totalidade
procedimentos arquivísticos zação do
manual
2.0.05.00.05 Tabelas de temporalidade/ pla- Tabela 1e2 Até atualiza- Permanente Não Não Totalidade
no de classificação ção da tabela
2.0.05.00.06 Guias, inventários e catálogos Guias / catá- 1 Até atualiza- 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
logos ção das guias prazo de
/ catálogos vigência
2.0.05.00.07 Relações de documentos/ pro- Relação 1e2 Até elabora- Até o tér- Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
cessos para microfilmagem ção de nova mino dos
relação trabalhos da
microfilma-
gem
2.0.05.00.08 Relações de documentos para Relação 1e2 Permanente Não Não Totalidade
eliminação
2.0.05.00.09 Relações de transferência/ reco- Relação 1 Permanente Não Não Totalidade
lhimento de documentos
2.0.05.00.10 Guias de declaração de proprie- Guia 1 Não Não Totalidade
dade rural
2.0.05.00.11 Guias de SISA – laudo de avalia- Guia 1 Até a venda Durante a vigência Não Não Totalidade
ção de propriedades ou alienação
do imóvel

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

176 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.05 FUNÇÃO: GESTÃO DE DOCUMENTOS E DE ARQUIVOS

2.0.05.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.05.00.12 Controle diário de serviço espe- Formulário 1e2 Até o envio 2 anos após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
cial de entrega de documentos da fatura prazo de
- SEED pela Empresa vigência
Brasileira de
Correios e
Telégrafos
2.0.05.00.13 Livro de registro de abertura de Livro de re- 1 Não Não Totalidade *Em desuso
processos externos e internos* gistro
2.0.05.00.14 Minutas de leis, decretos, por- Minuta 1 Até elabora- 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
tarias para a gestão de docu- ção de nova prazo de
mentos (inclusive documentos Lei, Decreto, vigência
eletrônicos - GED) e Sistemas Portaria
de Informação
2.0.05.00.15 Controle de empréstimo e de Formulário 1e2 Definido no 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
devolução de documentos de documento prazo de
arquivo vigência
2.0.05.00.16 Solicitação de cancelamento de Processo 1e2 Integra o docu-
processos/protocolo mento principal
2.0.05.00.17 Solicitação de cópia/2ª via de Processo 1e2 Até a entrega 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
documentos das cópias prazo de
vigência
2.0.05.00.18 Solicitação de desentranhamento Integra o
de documentos/desarquivamento documento
e reconsideração de despachos principal. Veja TT
em processo - Função 2.0.02
2.0.05.00.19 Solicitação de vistas/urgência/ Integra o
ciência de arquivamento de documento
processos principal. Veja
TT - séries
documentais
4.0.01.00.01,
4.0.01.00.02 e
4.0.01.00.03

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 177
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.06 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS DE INFORMÁTICA

2.0.06.01 SUBFUNÇÃO: DESENVOLVIMENTO, IMPLEMENTAÇÃO E CONTROLE DE SISTEMAS DE INFORMÁTICA

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.06.01.01 Programa e plano anual de In- Programa / 1e2 1 ano 6 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
formática plano o prazo de
vigência
2.0.06.01.02 Projeto de implantação de rede Projeto 1e2 Até a im- 2 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
plantação do o prazo de
projeto vigência
2.0.06.01.03 Projeto de atualização ou mo- Projeto 1e2 Até con- 2 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
dernização tecnológica clusão do o prazo de
projeto vigência
2.0.06.01.04 Projeto de desenvolvimento de Projeto 1e2 Durante Não Não Totalidade Lei Federal n.
programas de computador utilização e 2848/40 (Có-
atualização digo Penal),
art. 109, IV;
Lei Federal n.
9609/98, art. 12,
§ 1º. A vigência
compreende o
tempo de utiliza-
ção do progra-
ma, bem como
de todas as suas
atualizações
2.0.06.01.05 Projeto de informatização Projeto 1e2 Até con- 2 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
clusão do o prazo de
projeto vigência
2.0.06.01.06 Relatório de acompanhamento Relatório 1e2 Até o térmi- 2 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
dos projetos de informática no da im- prazo de
plantação do vigência
projeto
2.0.06.01.07 Relatório de desenvolvimento Relatório 1e2 Até elabora- 2 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade Lei Federal n.
de programa de computador ção de novo prazo de 2848/40 (Código
relatório vigência Penal), art.
109, IV; Lei Fede-
ral nº 9609/98,
art. 12, § 1º

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

178 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.06 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS DE INFORMÁTICA

2.0.06.01 SUBFUNÇÃO: DESENVOLVIMENTO, IMPLEMENTAÇÃO E CONTROLE DE SISTEMAS DE INFORMÁTICA

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.06.01.08 Base de dados Documento 2 Até atualiza- Até reali- Disponível em rede Disponível em Não Não Totalidade - Lei Federal nº
digital ção zação do rede Transferência 9610/98, art. 87.
backup para suporte A destinação das
de segurança bases de dados
atualizado está condiciona-
da ao valor de
suas informações
para a Adminis-
tração Pública.
Das bases de da-
dos consideradas
de valor históri-
co, informativo
ou probatório
deverão ser pro-
videnciadas có-
pias anuais para
Guarda
permanente
2.0.06.01.09 Relatório de estatística de Relatório 1e2 Até elabora- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
acesso ção de novo prazo de
relatório vigência
2.0.06.01.10 Relatório de resumo de dados Relatório 1e2 Até elabora- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ção de novo prazo de
relatório vigência
2.0.06.01.11 Minutas de editais para execu- Minuta 1e2 Até elabora- 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ção de projetos de informática ção do edital prazo de
vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 179
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.06 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS DE INFORMÁTICA

2.0.06.02 SUBFUNÇÃO: VISTORIA E CONTROLE DA INTEGRIDADE DE SISTEMAS DE INFORMÁTICA

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.06.02.01 Dicionário de dados Documento 2 Durante Disponível em rede Disponível em Não Não Totalidade -
digital utilização e rede Transferência
atualização para suporte
de segurança
atualizado
2.0.06.02.02 Relatório técnico de vistoria Relatório 1e2 Até elabora- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ção de nova o prazo de
vistoria vigência
2.0.06.02.03 Termo de concessão e controle Termo 1e2 Até atualiza- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Lei Federal nº
de senha de acesso ção prazo de 2848/40 (Código
vigência Penal), arts. 109,
V e 325, que
define o crime
e a pena para a
violação de sigilo
funcional.

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

180 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.06 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS DE INFORMÁTICA
2.0.06.03 SUBFUNÇÃO: MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS E INSTALAÇÃO DE PROGRAMAS
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.06.03.01 Contrato de licença de uso de pro- Contrato 2 Definido no Não Não Totalidade Lei Federal n.
grama de computador (software) documento 2848/40 (Código Pe-
nal), art. 109, IV; Lei
Federal nº 9609/98,
art. 12, § 1º. A vigên-
cia compreende o
tempo de utilização
do programa, bem
como de todas as
suas atualizações
2.0.06.03.02 Certificado de autenticidade de pro- Certificado 2 Durante Não Não Totalidade
grama de computador (software) utilização do
programa
2.0.06.03.03 Inventário de programa de com- Inventário 2 Até a elabo- 4 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
putador ração de um prazo de
novo Inven- vigência
tário
2.0.06.03.04 Inventário de equipamentos, redes Inventário 2 Até a elabo- 4 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
e serviços de telecomunicações ração de um prazo de
novo Inven- vigência
tário
2.0.06.03.05 Manual técnico de uso de equi- Manual 1e2 Até nova pu- 4 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade Enviar 2 exemplares
pamentos e programas de com- blicação prazo de ao Arquivo Muni-
putadores vigência cipal
2.0.06.03.06 Ordens de serviços - suporte Ordem de 1e2 Até o Fecha- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
técnico serviço mento da prazo de
Ordem de vigência
Serviço
2.0.06.03.07 Expedientes relativos à manuten- Expediente 1e2 Até o aten- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ção de sistemas dimento do prazo de
usuário vigência
2.0.06.03.08 Softwares de aplicativos (cd’s, Solução tec- 2 Durante 5 anos após Durante a utilização Não Não Totalidade
disquetes) nológica utilização do prazo de - Transferência
programa vigência para suporte
de segurança
atualizado
2.0.06.03.09 Termo de garantia de equipamen- Termo de 1 Definido no Prazo de vigência Não Não Totalidade Guardar apenas
tos e de programas de computa- garantia termo de ga- original
dores rantia

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 181
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.06 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS DE INFORMÁTICA

2.0.06.04 SUBFUNÇÃO: ACOMPANHAMENTO DA ELABORAÇÃO E DA EXECUÇÃO DE CONTRATOS DE INFORMÁTICA

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.06.04.01 Contratos de serviços técnicos Contrato 1 Definido no 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
especializados contrato vigência
2.0.06.04.02 Proposta de especificações Relatório * Integra o con-
técnicas de equipamentos e trato de serviços
programas * técnicos especia-
lizados
2.0.06.04.03 Relatório de inobservância de Relatório * Integra o con-
contrato * trato de serviços
técnicos especia-
lizados
2.0.06.04.04 Parecer técnico de equipamen- Parecer téc- * Integra o con-
tos e de programa de compu- nico trato de serviços
tadores * técnicos especia-
lizados

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

182 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.07 FUNÇÃO: BENEFÍCIOS PREVIDENCIÁRIOS

2.0.07.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.07.00.01 Processos relativos a pensio- Processo 1 Da abertura 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Integram esses
nistas até a efe- prazo de caução processos o
tivação da vigência requerimento
pensão e comprovante
de pagamento
da Previdência
Social
2.0.07.00.02 processos relativos a aposen- Processo 1 Até homolo- 5 anos após Até o parecer final 10 anos Sim Sim Amostragem Lei Municipal
tados gação prazo de nº 630/88 Art.
vigência 149 e 952/96 do
Município de São
José dos Campos
2.0.07.00.03 Cadastro e documentação de Prontuário 1 Até o óbito 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
aposentados e pensionistas prazo de caução
vigência
2.0.07.00.04 Prontuários de servidores com Prontuário 1e2 Até parecer 5 anos após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
suspensão de contrato em de- final prazo de
corrência de aposentadorias por vigência
invalidez - SAI
2.0.07.00.05 Controle de baixa de aposenta- Ficha 1 Até a homo- 2 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
doria e pensão (desfazimento logação em caução
do vínculo por morte) pensão
2.0.07.00.06 Processo de auxílio doença Processo 1 Enquanto o 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
(requerimento de incapacidade servidor esti- prazo de caução
laborativa) ver afastado vigência
2.0.07.00.07 Processo de auxílio acidente de Processo 1 Enquanto o 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
trabalho servidor esti- prazo de caução
ver afastado vigência
2.0.07.00.08 Processo de comunicado de Processo 1 Enquanto o 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
acidente do trabalho - CAT servidor esti- prazo de caução
ver afastado vigência
2.0.07.00.09 Processo de salário maternidade Processo 1e2 Até parecer 5 anos após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
final prazo de
vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 183
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.07 FUNÇÃO: BENEFÍCIOS PREVIDENCIÁRIOS

2.0.07.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.07.00.10 Comunicados de resultado Processo 1 Enquanto o 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
da perícia médica ao órgão servidor esti- prazo de caução
previdenciário dos servidores ver afastado vigência
afastados por auxilio doença/
acidentários
2.0.07.00.11 Processo de concessão de cesta Processo 1 Até o óbito 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Lei Municipal nº
básica do servidor aposentado/ prazo de caução 756/91 do Muni-
pensionista vigência cípio de Barueri
2.0.07.00.12 Relatório de autorização de Relatório 1e2 Até elabora- 1 ano após prazo de Não Não Totalidade
cesta básica ção de novo vigência
relatório

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

184 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.08 FUNÇÃO: ACOMPANHAMENTO DA CONSTITUIÇÃO, DESENVOLVIMENTO E ENCERRAMENTO DA ADMINISTRAÇÃO INDIRETA E FUNDACIONAL - INCLUSIVE DAS EMPRESAS PÚBLICAS

2.0.08.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.08.00.01 Dossiê de constituição/encer- Estatuto 1 Até atualiza- 10 anos após prazo Não Não Totalidade Manter o
ramento de empresas públicas, ção de vigência conjunto
integralização de capitais e esta- documental na
tutos sociais íntegra
2.0.08.00.02 Atas de assembléias gerais or- Livro de Ata 1 Depende do 5 anos após prazo 4 anos Não Não Totalidade As atas deverão
dinárias conteúdo de vigência ser registradas
em Cartório de
Registro e quando
houver implicação
financeira de
recursos, deverão
ser mantidas no
arquivo corrente
até a aprovação
junto ao Tribunal
de Contas do
Estado
2.0.08.00.03 Atas de assembléias gerais extra- Livro de Ata 1 Depende do 5 anos após prazo 4 anos Não Não Totalidade Idem
ordinárias conteúdo de vigência
2.0.08.00.04 Atas de reuniões de diretorias Livro de Ata 1 Depende do 5 anos após prazo 4 anos Não Não Totalidade Idem
conteúdo de vigência
2.0.08.00.05 Atas de reuniões de conselhos Livro de Ata 1 Depende do 5 anos após prazo 4 anos Não Não Totalidade Idem
deliberativos conteúdo de vigência
2.0.08.00.06 Atas de reuniões de conselhos Livro de Ata 1 Depende do 5 anos após prazo 4 anos Não Não Totalidade Idem
fiscais conteúdo de vigência
2.0.08.00.07 Atas de reuniões de conselhos Livro de Ata 1 Depende do 5 anos após prazo 4 anos Não Não Totalidade Idem
administrativos conteúdo de vigência
2.0.08.00.08 Atas de reuniões de acionistas Livro de Ata 1 Depende do 5 anos após prazo 4 anos Não Não Totalidade Idem
conteúdo de vigência
2.0.08.00.09 Pautas de reuniões de diretorias, Pauta 1e2 Até aprova- Até o prazo de Não Sim Amostragem
conselhos deliberativos, fiscais e ção da Ata vigência
administrativos
2.0.08.00.10 Minutas de atas de reuniões de Minuta 1e2 Até assinatu- Até o prazo de Não Sim Amostragem
diretorias, conselhos deliberati- ra da Ata vigência
vos, fiscais e administrativos

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 185
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.08 FUNÇÃO: ACOMPANHAMENTO DA CONSTITUIÇÃO, DESENVOLVIMENTO E ENCERRAMENTO DA ADMINISTRAÇÃO INDIRETA E FUNDACIONAL - INCLUSIVE DAS EMPRESAS PÚBLICAS

2.0.08.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.08.00.11 Pautas de assembléias gerais Pauta 1e2 Até aprova- Até o prazo de Não Sim Amostragem
ordinárias e extraordinárias ção da Ata vigência
2.0.08.00.12 Minutas de atas de assembléias Minuta 1e2 Até assinatu- Até o prazo de Não Sim Amostragem
gerais ordinárias e extraordi- ra da Ata vigência
nárias
2.0.08.00.13 Atas de reuniões de chefias/gru- Ata 1 Depende do Durante a vigência Não Não Totalidade As Atas de reuni-
pos de trabalho conteúdo ões rotineiras serão
eliminadas um ano
após vigência
2.0.08.00.14 Cadastro/alterações cadastrais Cadastro 1 Até nova Prazo de vigência Não Não Totalidade
de empresas junto a orgãos alteração ca-
públicos dastral
2.0.08.00.15 Livros de registro/ transferência Livro de re- 1 Até atualiza- Durante a vigência Não Não Totalidade
de ações gistro ção

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

186 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.09 FUNÇÃO: GESTÃO DE SERVIÇOS INTERNOS

2.0.09.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.09.00.01 Controle de viaturas oficiais e Formulário 1 Até a atuali- 1 mês após Prazo de precaução 2 anos Não Sim Amostragem Controle de
veículos contratados zação vigência quilometragem,
itinerários, datas,
etc
2.0.09.00.02 Controle de veículos dos servi- Formulário 1 Até a atuali- Durante a vigência Não Sim Amostragem
dores no estacionamento zação
2.0.09.00.03 Laudo de avaliação do CRECI Laudo 1 Até elabora- 5 anos Durante prazo de 5 anos Não Sim Amostragem
ção do laudo precaução
2.0.09.00.04 Licenciamento de veículos Formulário 1 1 ano 1 ano 2 anos Não Sim Amostragem
oficiais
2.0.09.00.05 Controle de consumo de com- Planilha 1e2 1 mês 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
bustível pelos veículos oficiais
2.0.09.00.06 Processos relativos a contratos Processo 1 Definido no 5 anos após 2 anos após 3 anos Não Sim Amostragem
de locação, manutenção de contrato vigência vigência
equipamentos, serviços e forne-
cedores
2.0.09.00.07 Processos relativos a contratos Processo 1 Definido no 10 anos 2 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Lei 8212/91
de serviços técnicos especiali- contrato além do prescrição caução
zados exercício

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 187
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.10 FUNÇÃO: COMUNICAÇÕES E INFORMAÇÕES ADMINISTRATIVAS / ATIVIDADES-MEIO

2.0.10.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.10.00.01.01 Correspondência Ofício (emitido 1e2 Depende do 6 anos 4 anos Não Não Totalidade As cópias das
e recebido conteúdo correspondências
relativos à ati- Expedidas serão
vidade fim) consideradas
como originais.
As demais cópias
serão eliminadas
sempre que a guar-
da dos originais
estiver garantida
conforme tabela
2.0.10.00.01.02 Correspondência Convocatórias 1e2 Até a realização 1 ano após 1 ano após o prazo Não Sim Amostragem
do evento o prazo de de precaução
vigência e ou
registro em
Cartório
2.0.10.00.01.03 Correspondência Memorando / 1e2 Depende do 4 anos após 4 anos após o prazo Não Sim Amostragem
comunicação conteúdo o prazo de de precaução
Interna vigência
2.0.10.00.01.04 Correspondência Comunicado 1e2 Até revogação 1 ano após 1 ano após prazo de Não Sim Amostragem
ou conheci- prazo de vigência
mento vigência
2.0.10.00.01.05 Correspondência Expediente 1e2 Depende do 4 anos após 4 anos após prazo Não Sim Amostragem
Interno conteúdo prazo de de vigência
vigência
2.0.10.00.01.06 Correspondência Circular 1e2 Até revogação 1 ano após 1 ano após o prazo Não Sim Amostragem
ou conheci- o prazo de de precaução
mento vigência
2.0.10.00.01.07 Correspondência Convites rece- 1e2 Até a realização 1 mês após 1 mês após o prazo Não Sim Amostragem
bidos do evento o prazo de de precaução
vigência
2.0.10.00.01.08 Correspondência Telegrama, 1e2 Após conheci- 1 ano após 1 ano após o prazo Não Sim Amostragem Telefax e e-mail
telex, telefax, mento do docu- o prazo de de precaução deverão ter cópia
e-mail mento autôno- vigência em papel
mo ou vigência
do documento
que o instruiu

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

188 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.10 FUNÇÃO: COMUNICAÇÕES E INFORMAÇÕES ADMINISTRATIVAS / ATIVIDADES-MEIO

2.0.10.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.10.00.02 Registro de protocolo Livro de Carga 1 Até recebimento 6 anos após 1 ano após o tér- Não Sim Amostragem
de correspondência / formulário do documento o término do mino do preenchi-
que o instruiu preenchimen- mento do livro ou
to do livro ou formulário
formulário
2.0.10.00.03 Livro de andamento de Livro de Carga 1 Até recebimento 1 ano após 1 ano após o térmi- Não Sim Amostragem
processo do documento o término do no do preenchimen-
que o instruiu preenchimen- to do livro
to do livro
2.0.10.00.04 Relatórios semanais Relatório 1e2 Até a elabora- 1 mês após 1 mês após o prazo Não Sim Amostragem
ção do relatório o prazo de de precaução
Mensal vigência
2.0.10.00.05 Relatórios mensais Relatório 1e2 Até elaboração 1 ano após 1 ano após o prazo Não Sim Amostragem
do Relatório o prazo de de precaução
Anual vigência
2.0.10.00.06 Relatórios anuais Relatório 1e2 Até elaboração 1 ano após 5 anos e/ou até Não Não Totalidade
do relatório plu- prazo de vi- aprovação pelo Tri-
rianual ou final gência bunal de Contas do
de gestão Estado
2.0.10.00.07 Pautas de reunião de Pauta 1e2 Até aprovação Até o prazo de Não Sim Amostragem
conselhos administra- da ata vigência
tivos, deliberativos, fis-
cais e de diretorias
2.0.10.00.08 Minutas de atas de Minuta 1e2 Até a assinatura Até o prazo de Não Sim Amostragem
reuniões de conselhos da ata vigência
administrativos, deli-
berativos, fiscais e de
diretorias
2.0.10.00.09 Organogramas, fluxo- Gráfico 1 Até promulga- 6 anos Não Não Totalidade
gramas ção de nova lei
ou decreto
2.0.10.00.10 Requisições de formu- Requisição 1 Até entrega do Prazo de vigência Não Sim Amostragem
lários formulário
2.0.10.00.11 Requisições de compra Requisição 1 Até o recebi- 6 meses 6 meses Não Sim Amostragem
de material e serviços mento

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 189
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.10 FUNÇÃO: COMUNICAÇÕES E INFORMAÇÕES ADMINISTRATIVAS / ATIVIDADES-MEIO

2.0.10.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.10.00.12 Requisições de material Requisição 1 Até o atendi- 1 ano 1 ano Não Sim Amostragem
de estoque - RME/requi- mento
sição de almoxarifado
- RA
2.0.10.00.13 Requisições de cópias Requisição 1 Até a execução 1 mês após 1 mês após prazo Não Sim Amostragem
xerox do serviço o prazo de de precaução
vigência
2.0.10.00.14 Requisições para envio Formulário 1 Até o envio 1 mês após 1 mês após prazo Não Sim Amostragem
de correspondências da correspon- o prazo de de precaução
pelo correio - correio dência vigência
central
2.0.10.00.15 Requisições para envio Formulário 1 Até o envio 2 anos após 2 anos após prazo Não Sim Amostragem Prazo estabeleci-
de correspondências da correspon- o prazo de de precaução do para licitação
pelo correio - franquias dência vigência de Franquias
2.0.10.00.16 Requisições para atuali- Requisição 1 Até atualização 1 mês após 1 mês após prazo Não Sim Amostragem
zação de endereços do cadastro o prazo de de precaução
vigência
2.0.10.00.17 Requisições de inclusão Requisição 1 Até atualização 1 mês após 1 mês após prazo Não Sim Amostragem
de dados em cadastro do cadastro o prazo de de precaução
vigência
2.0.10.00.18 Requisições de ex- Requisição 1 Até atualização 1 mês após 1 mês após prazo Não Sim Amostragem
clusão de dados em do cadastro o prazo de de precaução
cadastro vigência
2.0.10.00.19 Requisições de trans- Requisição 1 Até o envio 3 meses após 3 meses após prazo Não Sim Amostragem
missão de fax da correspon- o prazo de de precaução
dência vigência
2.0.10.00.20 Cartões de aviso de Cartão 1 Até o recebi- 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
recebimento - AR (cor- mento da cor-
reio) respondência
2.0.10.00.21 Controle de correspon- Planilha 1 Mensal 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
dências enviadas pelo
correio (cartas simples
e com AR)
2.0.10.00.22 Atas de reuniões de Ata 1 Depende do Durante a vigência Não Não Totalidade As Atas de reu-
chefias/grupos de tra- conteúdo niões rotineiras
balho serão eliminadas
um ano após a
vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

190 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
2.0.10 FUNÇÃO: COMUNICAÇÕES E INFORMAÇÕES ADMINISTRATIVAS / ATIVIDADES-MEIO

2.0.10.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

2.0.10.00.23 Textos de apoio técnico Textos 1 Depende do 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem Legislação,
conteúdo orientações e
normativas fede-
rais, estaduais e
municipais
2.0.10.00.24 Legislação/orientações Leis, Decretos 1 Depende do 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
e atos normativos entre outros conteúdo
federais, estaduais e
municipais
2.0.10.00.25 Boletins de ocorrências Formulário 1 Até a solução 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem O original será
policiais/Guarda Civil definitiva do arquivado na
Municipal (cópia) fato Secretaria de Se-
gurança
2.0.10.00.26 Controle de publica- Formulário 1 Até publicação 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ções oficiais (abandono do ato oficial
de emprego, concurso
público)
2.0.10.00.27 Controle/registro de Formulário 1 Até final do ano 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem Ofício, memoran-
numeração de corres- corrente do, comunicado,
pondências circular

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 191
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.01 FUNÇÃO: CONTROLE DO ORÇAMENTO PROGRAMA E DO PLANEJAMENTO ECONÔMICO E FINANCEIRO

3.0.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.01.00.01 Minutas relativas à legislação de Minutas 1 Até a publica- Prazo de vigência Não Não Totalidade
diretrizes orçamentárias ção da lei
3.0.01.00.02 Leis, atos e decretos relativos Veja TT - série
ao orçamento programa, altera- documental
ções/ suplementações de recur- 1.0.05.00.01
sos orçamentários
3.0.01.00.03 Processos relativos à lei de dire- Processo 1, 2 e 4 1 ano 2 anos após Prazo de precaução Sim Não Totalidade
trizes orçamentárias – LDO prazo de
vigência
3.0.01.00.04 Processos relativos ao orçamen- Processo 1, 2 e 4 4 anos 4 anos após Prazo de precaução Sim Não Totalidade
to programa plurianual prazo de
vigência
3.0.01.00.05 Processos relativos ao orçamen- Processo 1, 2 e 4 1 ano 2 anos após Prazo de precaução Sim Não Totalidade
to programa anual prazo de
vigência
3.0.01.00.06 Instruções da Secretaria da Formulário 1e2 1 ano 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
Fazenda para a elaboração do - modelo prazo de
orçamento programa vigência
3.0.01.00.07 Propostas setoriais para o orça- Planilha 1e2 1 ano 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
mento programa prazo de
vigência
3.0.01.00.08 Processos relativos a confissões Processo 1e4 Até o efetivo 10 anos 5 anos após Prazo de prescrição Prazo de pre- Sim Sim Amostragem ****Lei nº 10.406
de dívidas pagamento além do prazo de caução de 10 de janeiro
exercício prescrição de 2002 Código
**** Civil 2002 art. 205
3.0.01.00.09 Processos relativos a emprésti- Processo 1e4 Definido no 10 anos 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem ****Código Civil
mos bancários contrato além do prazo de caução 2002 art. 205
exercício prescrição
****
3.0.01.00.10 Processos relativos à liberação Processo 1 Até liberação 10 anos 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem ****Código Civil
de verba/ auxílio subvenção da verba além do prazo de caução 2002 art. 205
exercício prescrição
****
3.0.01.00.11 Processos relativos a convênios Processo 1 Definido no 5 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
documento caução

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

192 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.01 FUNÇÃO: CONTROLE DO ORÇAMENTO PROGRAMA E DO PLANEJAMENTO ECONÔMICO E FINANCEIRO

3.0.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.01.00.12 Projeção financeira da folha de Relatório 1 1 ano Prazo de vigência Não Sim Amostragem
pagamento
3.0.01.00.13 Planilhas de cálculos de reajuste Planilha 1 1 ano 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
prazo de caução
vigência
3.0.01.00.14 Indicadores econômicos Recortes 1e2 1 ano Prazo de vigência Não Sim Amostragem
de jornais /
planilhas

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 193
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.01 FUNÇÃO: CONTROLE DO ORÇAMENTO PROGRAMA E DO PLANEJAMENTO ECONÔMICO E FINANCEIRO

3.0.01.01 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DA EXECUÇÃO, ACOMPANHAMENTO E DAS ALTERAÇÕES ORÇAMENTÁRIAS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.01.01.01 Minutas de atos normativos re- Minutas 1 Até a publica- Prazo de vigência Não Não Totalidade
lativos à alteração e suplementa- ção do ato
ção de recursos orçamentários normativo
3.0.01.01.02 Leis, atos e decretos relativos Veja TT - série
ao orçamento programa, altera- documental
ções/suplementações de recur- 1.0.05.00.01
sos orçamentários
3.0.01.01.03 Solicitação de remanejamento Ofício 1e 2 Ano do exer- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Leis, Atos
de recursos cício prazo de Normativos
vigência do Município
relativos ao Or-
çamento Progra-
ma, alterações/
suplementações
de recursos orça-
mentários
3.0.01.01.04 Projeção financeira da receita Planilha 1e2 Ano do exer- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Leis, Atos
cício prazo de Normativos
vigência do Município
relativos ao Or-
çamento Progra-
ma, alterações/
suplementações
de recursos orça-
mentários
3.0.01.01.05 Liquidação de empenhos e des- Veja TT - série
pesas consolidadas documental
3.0.03.00.05
3.0.01.01.06 Demonstrativo de credores Veja TT - série
documental
3.0.03.00.19
3.0.01.01.07 Registro analítico de empenhos Veja TT - Função
2.0.03.
3.0.01.01.08 Receita analítica Veja TT - série
documental
3.0.02.00.01

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

194 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.01 FUNÇÃO: CONTROLE DO ORÇAMENTO PROGRAMA E DO PLANEJAMENTO ECONÔMICO E FINANCEIRO

3.0.01.01 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DA EXECUÇÃO, ACOMPANHAMENTO E DAS ALTERAÇÕES ORÇAMENTÁRIAS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.01.01.09 Despesas e receitas extras Veja TT - série

documental
3.0.03.00.29
3.0.01.01.10 Registros orçamentários da des- Registros 1e2 Ano do exer- 5 anos além 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Lei 4320/64.O
pesa por elemento e por cota contábeis cício do exercício prazo de registro por cota
prescrição está em desuso
3.0.01.01.11 Programação da despesa orça- A programação
mentária é realizada nos
órgãos da Admi-
nistração Direta
e Indireta. A Con-
tabilidade apenas
executa e registra
em lançamentos
contábeis
3.0.01.01.12 Programação financeira de de- Veja TT - série
sembolso documental
3.0.02.00.
3.0.01.01.13 Ficha de controle de adianta- Veja TT - série
mentos documental
3.0.03.00.01
3.0.01.01.14 Processo de adiantamento/ Processo 1e2 Até aprova- 5 anos além 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Veja TT - série
prestação de contas ção e julga- do exercício prazo de documental
mento final prescrição 3.0.03.00.01
das contas
pelo Tribunal
de Contas do
Estado – TCE
3.0.01.01.15 Processo de prestação de con- Veja TT - série
tas de pagamento fornecedores, documental
contratos, serviços e obras 3.0.03.00.18
3.0.01.01.16 Balanço dos sistemas orçamen- Veja TT - série
tário, financeiro, patrimonial e documental
de variações 3.0.03.00.05

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 195
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.01 FUNÇÃO: CONTROLE DO ORÇAMENTO PROGRAMA E DO PLANEJAMENTO ECONÔMICO E FINANCEIRO

3.0.01.01 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DA EXECUÇÃO, ACOMPANHAMENTO E DAS ALTERAÇÕES ORÇAMENTÁRIAS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.01.01.17 Processo de relatório de audi- Processo 1e2 Até aprova- 5 anos além 1 ano após Prazo de precaução Não Não Totalidade Lei Federal nº
toria do Tribunal de Contas do ção e julga- do exercício prazo de 2848/40 (Código
Estado de São Paulo mento final prescrição Penal), arts. 29 e
das contas 109; Lei Federal
pelo Tribunal nº 10.028/2000,
de Contas do arts. 359-A ao
Estado – TCE 359-H; Lei Fede-
ral nº 8666/93,
arts. 89 ao 98;
Lei Complemen-
tar Estadual nº
709/93, art. 41,
§ 1º
3.0.01.01.18 Relatório e pareceres relativos à Relatório 1e2 Até aprova- 5 anos além 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
auditoria e controle interno para ção e julga- do exercício prazo de
o Tribunal de Contas do Estado mento final prescrição
de São Paulo das contas
pelo Tribunal
de Contas do
Estado – TCE
3.0.01.01.19 Relatório de gestão fiscal Relatório 1e2 Até aprova- 5 anos além 1 ano após Prazo de precaução Não Não Totalidade
ção e julga- do exercício prazo de
mento final prescrição
das contas
pelo Tribunal
de Contas do
Estado – TCE
3.0.01.01.20 Planilhas de cálculos de reajuste Planilha 1 1 ano 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
prazo de caução
vigência
3.0.01.01.21 Processos relativos a reajuste Processo 1 O ano do Prazo de vigência Sim Sim Amostragem
de valores exercício

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

196 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.02 FUNÇÃO: CONTROLE DA TESOURARIA

3.0.02.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.02.00.01 Boletim diário do fluxo de caixa Planilha 1e2 1 mês 1 ano Prazo de pre- Não Sim Amostragem Cópia
da tesouraria caução
3.0.02.00.02 Boletim mensal do fluxo de Planilha / 1e2 1 mês 1 ano Prazo de pre- Não Não Totalidade As planilhas origi-
caixa (receita e despesa) livro caução nais são encader-
nadas
3.0.02.00.03 Cadastro de pagamentos de for- Recibo e 1 Até o efetivo 5 anos além 1 ano Prazo de prescri- Não Sim Amostragem * Código Tribu-
necedores, serviços e contratos cópia de pagamento do exercício ção e precaução tário Nacional
cheques – CTN – art.173
3.0.02.00.04 Controle de movimento bancá- Planilha 1e2 1 mês 1 ano Prazo de pre- Não Sim Amostragem
rio (inclusive de transferências caução
de aplicação e resgates)
3.0.02.00.04.01 Contas conveniadas educação Planilha 1e2 1 mês 1 ano Prazo de pre- Não Sim Amostragem
caução
3.0.02.00.04.02 Contas conveniadas saúde Planilha 1e2 1 mês 1 ano Prazo de pre- Não Sim Amostragem
caução
3.0.02.00.04.03 Contas conveniadas ações so- Planilha 1e2 1 mês 1 ano Prazo de pre- Não Sim Amostragem
ciais e cidadania caução
3.0.02.00.04.04 Contas conveniadas diversas Planilha 1e2 1 mês 1 ano Prazo de pre- Não Sim Amostragem
caução
3.0.02.00.04.05 Contas recursos próprios - mo- Planilha 1e2 1 mês 1 ano Prazo de pre- Não Sim Amostragem
vimento caução
3.0.02.00.05 Relatório do sistema de cobran- Relatório 1e2 1 mês 5 anos após Prazo de pre- Sim Não Totalidade
ça bancário – SICOB prazo de caução
vigência
3.0.02.00.06 Autorização de pagamento atra- Autorização 1e2 Até o efetivo 1 ano Prazo de pre- Não Sim Amostragem
vés de TED e DOC pagamento caução
3.0.02.00.07 Relação de fornecedores pagos Relação 1e2 1 ano 5 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
no ano prazo de caução
vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 197
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.03 FUNÇÃO: CONTROLE DA CONTABILIDADE

3.0.03.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.03.00.01 Processo e controle de adianta- Fichas e pro- 1 1 ano 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
mento para despesas/ prestação cessos do exercício prescrição caução
de contas
3.0.03.00.02 Auxílio à subvenções/ prestação Fichas 1 1 ano 10 anos 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade Código Civil -
de contas além do prescrição caução 2002 art.205
exercício
3.0.03.00.03 Avisos de débitos/créditos Avisos ban- 1 1 ano 5 anos prazo Prazo de vigência Não Sim Amostragem
cários de vigência
3.0.03.00.04 Balancetes Lançamen- 1, 2 e 4 1 mês 10 anos 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Após aprovação
tos contá- após o exer- prescrição e julgamento
beis cício final do Tribunal
de Contas do
Estado - TCE
3.0.03.00.05 Balanço Lançamen- 1, 2 e 4 1 ano 10 anos 1 ano após Prazo de precaução Sim Não Totalidade Valor histórico -
tos contá- após o exer- prescrição Lei 8212 que trata
beis cício do custeio da Pre-
vidência Social
3.0.03.00.06 Boletim analítico da receita/livro Relatório 1 1 ano 5 anos prazo Prazo de precaução Não Sim Amostragem
da receita de vigência
3.0.03.00.07 Conciliação bancária Extratos 1 1 ano 5 anos prazo Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de vigência
3.0.03.00.08 Contas correntes e aplicações Extratos 1 1 ano 5 anos prazo Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de vigência
3.0.03.00.09 Cópias de cheques/cheques Formulário 1 1 ano 5 anos prazo Prazo de precaução Não Sim Amostragem
cancelados/canhotos de che- de vigência
ques
3.0.03.00.10 Controle de pagamento de Livro de 1, 2 e 4 Até o paga- 5 anos além 1 ano após 1 ano após o preen- 5 anos Não Sim Amostragem Após aprovação
diárias registro / mento da do exercício prescrição chimento do livro ou e julgamento
Formulário diária planilha e aprovação final do Tribunal
junto ao Tribunal de de Contas do
Contas do Estado Estado – TCE

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

198 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.03 FUNÇÃO: CONTROLE DA CONTABILIDADE

3.0.03.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.03.00.11 Livro diário Lançamen- 1, 2 e 4 1 ano 10 anos 1 ano após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem Após aprovação
tos contá- após o exer- prescrição e julgamento
beis cício final do Tribunal
de Contas do
Estado – TCE Lei
nº 8212/91
3.0.03.00.12 Documentos de despesas relati- Dossiê 1, 2 e 4 Até o paga- 10 anos 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem – Lei nº 8212/91
vos aos processos geradores de mento além do prescrição caução – art. 32. O
pagamentos exercício controle contábil
é feito em meio
eletrônico.
3.0.03.00.13 Imposto de renda Declaração 1 Ano do exer- 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Regulamento
cício do exercício prescrição caução de Imposto de
Renda
3.0.03.00.14 Ordem cronológica de paga- Relatório 1 1 mês 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Resolução 02/95
mento vigência – adit.01/97
do Tribunal de
Contas
3.0.03.00.15 Relatórios de prestação de Relatório 1 Ano do exer- 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
contas cício do exercício prescrição caução
3.0.03.00.16 Taxas de água/luz/telefone Recibo 1, 2 e 4 Até o paga- 5 anos além 1 ano após Durante a vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tribu-
mento do exercício prescrição caução tário Nacional
– art.173
3.0.03.00.17 Processos relativos a Incentivo Processo 1, 2 e 4 Até parecer 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
Cultural final vigência caução
3.0.03.00.18 Processos de pagamento de for- Dossiê 1, 2 e 4 Até o paga- 10 anos 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem O controle con-
necedores, contratos, serviços mento além do prescrição caução tábil é feito em
e das diversas modalidades de exercício meio eletrônico.
licitação Esses processos
são de responsa-
bilidade da Secre-
taria ou Unidade
ordenadora da
despesa. Os do-
cumentos contá-
beis são lançados
em contabilidade.
– Lei nº 8212/91
– art. 32

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 199
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.03 FUNÇÃO: CONTROLE DA CONTABILIDADE

3.0.03.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.03.00.19 Livro razão Livro 1 10 anos 1 ano após 1 ano Prazo de pre- Não Não Totalidade Em desuso -
além do prescrição caução Livros históricos
exercício
3.0.03.00.20 Guias de INSS Guia 1 Ano do exer- 10 anos 1 ano após 1 ano Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Lei 8212/91,
cício além do prescrição caução Custeio da Previ-
exercício dência Social
3.0.03.00.21 Guias FGTS, PIS E PASEP Guia 1 Ano do exer- 30 anos 10 anos 1 ano Prazo de prescri- Sim Não Totalidade Lei 8036/90
cício além do após o des- ção e precaução Art.23 § 5º e Art.
exercício fazimento 55 de seu regula-
do vínculo mento aprovado
funcional pelo decreto
nº 99684/90
Súmulas TST 95
e 206 e Súmula
STJ 210. Decreto
Lei 2052/83, Art.
3º e 10
3.0.03.00.22 Documentos contábeis Guias / re- 1, 2 e 4 Até o final do 10 anos 1 ano após a Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Lei 8212/91,
cibos exercício além do ano prescrição caução Custeio da Previ-
de exercício dência Social
3.0.03.00.23 Processos relativos à inscrição Processo 1 Até o final do 10 anos 1 ano após a Prazo de vigência Prazo de prescri- Sim Sim Amostragem Lei 43.208/64
em restos a pagar/livros de resto exercício além do prescrição ção e precaução Art. 38. Não são
a pagar exercício autorizadas ins-
crições de restos
a pagar nos dois
últimos quadri-
mestre de manda-
to ou legislatura,
conforme Lei de
Responsabilidade
Fiscal - LRF (Lei
Complementar
nº 101, de 04 de
maio de 2000)
- Art. 42
3.0.03.00.24 Processos relativos à inscrição Processo 1 Até o final do 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
de dívida ativa exercício vigência caução
3.0.03.00.25 Processos relativos a estoque de Processo 1 Até o final do 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
almoxarifado exercício vigência caução

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

200 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.03 FUNÇÃO: CONTROLE DA CONTABILIDADE

3.0.03.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.03.00.26 Controle de contratos (serviços/ Dossiê 1 Definido no 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
obras/aluguel) contrato prazo de caução
vigência
3.0.03.00.27 Movimentação diária de caixa, planilha 1e2 1 mês 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
bancos vigência
3.0.03.00.28 Movimentação diária de recei- planilha 1e2 1 mês 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
tas e anulações vigência
3.0.03.00.29 Despesas e receitas extras planilha 1e2 1 ano 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
vigência
3.0.03.00.30 Diário contábil Lançamen- 1, 2 e 4 1 ano 10 anos 1 ano após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem Após aprovação
tos contá- após o exer- prescrição e julgamento
beis cício final do Tribunal
de Contas do
Estado – TCE Lei
nº 8212/91
3.0.03.00.31 Processos de pagamentos judi- Processo 1e2 Até o efetivo 5 anos além 3 anos após prazo Sim Sim Amostragem
ciais - precatórios pagamento do exercício de prescrição
3.0.03.00.32 Listagens dos bens patrimoniais Veja TT - série
documental
2.0.04.00.06
3.0.03.00.33 Termos de transferências de Veja TT - série
bens móveis documental
2.0.04.00.07
3.0.03.00.34 Relatórios de baixas Veja TT - série
documental
2.0.04.00.08
3.0.03.00.35 Relação de bens imóveis (incor- Veja TT - série
porações) documental
4.0.02.00.08

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 201
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.04 FUNÇÃO: GESTÃO DA RECEITA, DESPESAS E DA DÍVIDA PÚBLICA

3.0.04.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.04.00.01 Atualização de pagamentos dos Relação 1, 2, 3 e 4 Até 30 dias 1 mês 2 meses Não Sim Amostragem
contribuintes
3.0.04.00.02 Certidão para cancelar débitos Processo 1 Até extinção 5 anos 5 anos Sim Sim Amostragem
ajuizados processo
judicial
3.0.04.00.03 Críticas dos dados de paga- Relação 1 Até fecha- 1 ano 1 ano Não Sim Amostragem
mento mento do
exercício
3.0.04.00.04 Atualização e baixa de dívida Planilha 2 Até atualiza- Durante a vigência Não Não Totalidade Fazer backup
ativa ção de documentos
em meio digital
e enviar cópia
para o Arquivo
Municipal
3.0.04.00.05 Processos relativos a cancela- Processo 1 Até a baixa 5 anos além 1 ano após Durante a vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
mento de dívida ativa relativa à do exercício prazo de caução
sindicância, processos judiciais, prescrição
autuações do tribunal de con-
tas, multas contratuais entre
outros
3.0.04.00.06 Processos relativos a cancela- Processo 1 Até a baixa 5 anos além 1 ano após Durante a vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
mento de dívida ativa imobiliária do exercício prazo de caução
prescrição
3.0.04.00.07 Processos relativos a cancela- Processo 1 Até a baixa 5 anos além 1 ano após Durante a vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
mento de dívida ativa mobiliária do exercício prazo de caução
prescrição
3.0.04.00.08 Certidão de remanescente de Certidão 1 Até liquida- * A certidão é
parcelamento ção da dívida anexada nos au-
tos judiciais
3.0.04.00.09 Termo de inscrição e certidão Certidão 1 Até liquida- * A certidão é
para ajuizamento de débitos ção da dívida anexada nos au-
tos judiciais
3.0.04.00.10 Livro de inscrição e baixa da Registro 1e2 5 anos 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Não Totalidade
dívida ativa vigência caução

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

202 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.04 FUNÇÃO: GESTÃO DA RECEITA, DESPESAS E DA DÍVIDA PÚBLICA

3.0.04.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.04.00.11 Posições dos contribuintes deve- Formulário 1 Até atualiza- Prazo de vigência Não Sim Amostragem Posição dos dé-
dores no cadastro ção bitos em Dívida
Ativa
3.0.04.00.12 Mapa demonstrativo de paga- Formulário 1 1 ano 5 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
mento da dívida ativa caução
3.0.04.00.13 Planilhas de controle de parcela- Planilha 1 Até a liqui- 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
mento liquidado dação do vigência caução
débito
3.0.04.00.14 Listagem de cadastro de contri- Relação 1e2 Até atualiza- Guarda Não Não Totalidade Veja TT - séries
buintes ção cadastral permanente documentais
3.0.06.01.05 ou
3.0.06.02.01
3.0.04.00.15 Certidão desde quando o imó- Processo 1 Até expedi- 5 anos após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem Veja TT - série
vel foi tributado para pagamen- ção da cer- vigência documental
to de IPTU – Processo tidão 3.0.06.01.13
3.0.04.00.16 Relação das alterações no arqui- Relação 1e2 Até atualiza- 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem * Em desuso. As
vo DA – Dívida Ativa ção vigência informações são
registradas no
processo corres-
pondente.
3.0.04.00.17 Relação de carnês emitidos Relação 1 Até entrega 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem * Em desuso
dos carnês vigência
3.0.04.00.18 Relação de consistência dos Relação 2 Até o último 1 mês após Prazo de precaução Não Não Totalidade A relação é con-
pedidos de parcelamento dia do mês vigência sultada para aná-
lise do processo
classificado em:
Veja TT - série
documental
3.0.04.00.27
3.0.04.00.19 Processos relativos a cancela- Processo 1 Até o cance- 5 anos após 1 mês após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributário
mento de tributos*/ multas/ lamento do vigência vigência caução Nacional - art.173
juros/ correção monetária tributo * O termo tributo
engloba taxas, im-
postos e contribui-
ção de melhoria
3.0.04.00.20 Certidão negativa de débitos Processo 1e2 Até expedi- 30 dias após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
municipais - processo ção da cer- vigência
tidão

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 203
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.04 FUNÇÃO: GESTÃO DA RECEITA, DESPESAS E DA DÍVIDA PÚBLICA

3.0.04.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.04.00.21 Certidão negativa de tributos Processo 1e2 90 dias 30 dias após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
imobiliários - processo vigência
3.0.04.00.22 Certidão negativa de ISS/taxa Processo 1e2 Até expedi- 30 dias após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Emitida em uma
de licença - processo ção da cer- vigência via
tidão
3.0.04.00.23 Certidão positiva de débitos Processo 1e2 Até expedi- 30 dias após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem No caso de pen-
– processo ção da cer- vigência dência judicial,
tidão conservar a cer-
tidão por 2 anos.
Veja TT - séries
documentais
3.0.06.01.05 ou
3.0.06.02.01
3.0.04.00.24 Processos relativos à cobrança Processo 1 Até o efetivo 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tribu-
de reposições salariais, tributos, pagamento do exercício prazo de caução tário Nacional
taxas e multas do débito prescrição - art.173
3.0.04.00.25 Processos relativos à devolução Processo 1 Até a devolu- 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tribu-
de pagamento de multas e taxas ção do paga- do exercício prazo de caução tário Nacional
diversas (exercício) mento prescrição - art.173
3.0.04.00.26 Processos relativos à devolução Processo 1 Até a devolu- 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tribu-
de pagamento de IPTU/taxas ção do paga- do exercício prazo de caução tário Nacional
(exercício anterior) mento prescrição - art.173
3.0.04.00.27 Processos relativos a parcela- Os débitos an-
mento de débitos – exercício teriores ao ano
do exercício
estão na Receita,
Despesa e Dívida
Ativa.
3.0.04.00.28 Processos relativos a parcela- Processo 1 Até o paga- 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tribu-
mento de débito - dívida ativa mento da últi- do exercício prazo de caução tário Nacional
- quitado ma parcela prescrição - art.173
3.0.04.00.29 Processos relativos a parcela- Processo 1 Até o paga- 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tribu-
mento de débito - dívida ativa mento da últi- do exercício prazo de caução tário Nacional
- executado judicialmente ma parcela prescrição - art.173
3.0.04.00.30 Processos relativos a parcela- Processo 1 Até o paga- 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tribu-
mento de débito - dívida ativa mento da últi- do exercício prazo de caução tário Nacional
- inadimplentes ma parcela prescrição - art.173

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

204 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.04 FUNÇÃO: GESTÃO DA RECEITA, DESPESAS E DA DÍVIDA PÚBLICA

3.0.04.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.04.00.31 Processos relativos a recurso O recurso irá

contra auto de infração e multa compor o proces-
– AIM so de lançamen-
to de auto de
Infração e Multa.
Veja TT - séries
documentais
3.0.07.00.12 e
3.0.05.00.01
3.0.04.00.32 Relação de termo de inscrição Veja TT - série
de dívida ativa/ processos relati- documental
vos a cobrança judicial (interno) 4.0.01.00.13
3.0.04.00.33 Tabela de preços de materiais e Tabela 1e2 Até a atua- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
serviços lização dos vigência
preços
3.0.04.00.34 Processos relativos a afastamen- Veja TT - série
to desobrigação/ justificativa de documental
feiras livres 5.7.01.00.12
3.0.04.00.35 Processos tributários para Processo 1 Até a 5 anos 1 ano após Durante a vigência Durante o Sim Sim Amostragem Código Tributário
inscrição em dívida ativa certidão da além do prescrição prazo de pre- Nacional art.202,
(fiscalização, sindicância, incrição em exercício caução inciso V
ressarcimento, etc.) dívida ativa

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 205
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.05 FUNÇÃO: FISCALIZAÇÃO TRIBUTÁRIA

3.0.05.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.05.00.01 Auto de infração e multa de im- Guia 1 15 dias até 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributário
posto sobre serviço - ISS o recurso/ do exercício prazo de caução Nacional art. 173.
pagamento prescrição Veja TT - série docu-
mental 3.0.07.00.11
3.0.05.00.02 Declaração de movimento eco- Formulário 1 Anual 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributário
nômico - DAME do exercício prazo de caução Nacional art. 173
prescrição
3.0.05.00.03 Guias de imposto de transição Guia 1 Definido no 5 anos além 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributário
de bens e imóveis - ITBI documento do exercício prazo de caução Nacional art. 173
prescrição
3.0.05.00.04 Imposto de circulação de mer- Formulário 1 Definido no 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributário
cadorias sobre serviços - ICMS* documento do exercício prazo de caução Nacional art. 173. *
prescrição (em desuso)
3.0.05.00.05 Processos relativos a levanta- Processo 1 Até a qui- 5 anos além 2 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributário
mento fiscal (interno) tação do do exercício prazo de caução Nacional art. 173.
débito prescrição
3.0.05.00.06 Mapa de produtividade fiscal Formulário 1 Até a ela- 1 ano após Prazo de precaução Sim Não Totalidade Código Tributário Na-
(notificação preliminar) boração de prazo de cional art. 173. Veja
novo mapa vigência TT - Função 3.0.07
3.0.05.00.07 Processos relativos à baixa ex- Processo 1 Até a baixa 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
ofício vigência caução
3.0.05.00.08 Processos relativos a cance- Processo 1 Até decisão 5 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributário
lamento de tributos/ISSQN final caução Nacional art. 173
– auto lançado
3.0.05.00.09 Certidão de isenção de ISS Processo 1e2 Até expedi- 30 dias após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
– Processo ção da cer- prazo de
tidão vigência
3.0.05.00.10 Processos relativos a extravio de Processo 1 Até conheci- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
notas fiscais mento do po- prazo de caução
der público vigência
3.0.05.00.11 Processos relativos à devolução Processo 1 Até a decisão 5 anos além 2 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributário
pagamento taxa de licença/ISS final do exercício prazo de caução Nacional art. 173
prescrição
3.0.05.00.12 Processos relativos à diferença Processo 1 Até decisão 5 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
de estimativa (interno) final caução

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

206 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.05 FUNÇÃO: FISCALIZAÇÃO TRIBUTÁRIA

3.0.05.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.05.00.13 Processos relativos a esclareci- Processo 1 Até decisão 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
mento tributos mobiliários final vigência caução
3.0.05.00.14 Processos relativos à isenção de Processo 1 Até decisão 5 anos além 2 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributário
tributos (Imposto sobre Serviços final do exercício prescrição caução Nacional art. 173
- ISS)
3.0.05.00.15 Processos relativos a relatório Processo 1 Até novo 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributário
fiscal relatório do exercício prescrição caução Nacional art. 173
3.0.05.00.16 Processos relativos a recurso Processo 1 Até decisão 5 anos além 2 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributário
contra ISS final do exercício prescrição caução Nacional art. 173
3.0.05.00.17 Ordem de fiscalização (interno) Formulário 1 Ano do exer- 1 ano Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
cício caução
3.0.05.00.18 Termo de início e conclusão de Formulário 1 Definido do 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributário
fiscalização (firmas) documento do exercício prazo de caução Nacional art. 173
prescrição
3.0.05.00.19 Guia de recolhimento de impos- Guia 1 Até o final do 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Código Tributário
to sobre serviços - ISS exercício do exercício prazo de caução Nacional art. 173
prescrição
3.0.05.00.20 Processos relativos à autori- Processo 1 Até atendi- 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
zação para emissão de notas mento prazo de caução
fiscais/faturas de serviços vigência
3.0.05.00.21 Controle de registro de livro Planilha 1 Até solicita- Guarda Não Não Totalidade
fiscal ção de novo permanente
registro
3.0.05.00.22 Processos relativos ao ITBI (imu- Processo 1 1 ano 5 anos além 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
nidade/ devolução/ diferença) do exercício prazo de caução
prescrição
3.0.05.00.23 Processos relativos à isenção/ Processo 1 Durante a 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
diferença de PROBISS inscrição do do exercício prazo de caução
municipio no prescrição
programa
3.0.05.00.24 Ficha de isenção de imposto Ficha 1 Até atualiza- 5 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
sobre serviço - ISS ção caução
3.0.05.00.25 Rol de lançamento de multas Relação 1e2 Mensal 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Veja TT Gestão Ter-
vigência ritorial e Ambiental
3.0.05.00.26 Declaração mensal de serviços Formulário 1 Anual 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributário
- DMS do exercício prazo de caução Nacional art. 173
prescrição

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 207
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.06 FUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL

3.0.06.01 SUBFUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL IMOBILIÁRIO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.06.01.01 Atualização de dados cadas- Planilha 1e2 Até o final do O ano do 1 ano Não Sim Amostragem
trais relativos a IPTU exercício exercício
3.0.06.01.02 Cadastro de engenheiros Veja TT - série
documental
3.0.06.02.01
3.0.06.01.03 Cadastro de logradouros e face Livro 1 Indefinida Até suporte digital Não Não Totalidade
de quadra
3.0.06.01.04 Cadastro de numeração (ma- Livro 1 Indefinida Guarda Não Não Totalidade Valor histórico
nuscritos) permanente
3.0.06.01.05 Cadastro imobiliário - ficha Ficha cadas- 1 Até inclusão Até suporte digital / Não Não Totalidade Até suporte
tral no cadastro / Guarda digital
Guarda permanente
permanente
3.0.06.01.06 Cadastro logradouro - ficha Ficha 1 Indefinida Até suporte digital Sim Não Totalidade Até suporte
digital. Veja TT
Gestão Territorial
e Ambiental
3.0.06.01.07 Cadastro numeração (planilhas Ficha / pla- 1 Indefinida Até suporte digital Sim Não Totalidade Até suporte
de numeração oficial) nilha digital. Veja TT
Gestão Territorial
e Ambiental
3.0.06.01.08 Cópias de plantas de loteamen- Planta 1e2 Até elabora- Até suporte digital Não Não Totalidade Até suporte di-
tos/ quadras/ plantas cadastrais ção de nova gital – Originais
planta estão na Secreta-
ria de Projetos e
Construções
3.0.06.01.08.01 Cópias de plantas de lotea- Planta 1e2 Até elabora- Até suporte digital Não Não Totalidade
mentos ção de nova
planta
3.0.06.01.08.02 Cópias de plantas de numera- Planta 1e2 Até elabora- Até suporte digital Não Não Totalidade
ção oficial ção de nova
planta

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

208 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.06 FUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL

3.0.06.01 SUBFUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL IMOBILIÁRIO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.06.01.08.03 Cópias de planta de referência Planta 1e2 Até elabora- Até suporte digital Não Não Totalidade
cadastral - PRC ção de nova
planta
3.0.06.01.08.04 Plantas de quadra Planta 1e2 Até elabora- Até suporte digital Não Não Totalidade
ção de nova
planta
3.0.06.01.08.05 Fotos aéreas / ortofoto Foto 1e2 Indefinida Até suporte digital Não Não Totalidade

3.0.06.01.09 Lançamento de IPTU (imposto Microficha / 1, 2 e 4 1 ano Permanente Não Não Totalidade
predial e territorial urbano)/ cadastro
cadastro anual de IPTU
3.0.06.01.10 Processos relativos a dados ca- Processo 1 1 ano 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
dastrais, atualização de nome/ prazo de caução
endereço de proprietário vigência
3.0.06.01.11 Certidão de área construída / Certidão 1 Até expedi- 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
tributada/ ano e existência ção da cer- prazo de caução
tidão vigência
3.0.06.01.12 Certidão de cadastramento Processo 1 Até expedi- 30 dias após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
- processo ção da cer- prazo de
tidão vigência
3.0.06.01.13 Certidão de inscrição imobi- Processo 1 Até expedi- 30 dias após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
liária - processo (cadastro e ção da cer- prazo de
lançamento) tidão vigência
3.0.06.01.14 Certidão de valor venal - pro- Processo 1 Até expedi- 30 dias após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
cesso (cadastro e lançamento) ção da cer- prazo de
tidão vigência
3.0.06.01.15 Certidão negativa de cadastra- Processo 1 Até expedi- 30 dias após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
mento – processo ção da cer- prazo de
tidão vigência
3.0.06.01.16 Certidão nome/endereço de Processo 1 Até expedi- 30 dias após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
proprietário – processo (certi- ção da cer- prazo de
dão específica) tidão vigência
3.0.06.01.17 Certidão relativa a dados do ca- Processo 1 Até expedi- 30 dias após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
dastro imobiliário /IPTU (dados ção da cer- prazo de
cadastrais) tidão vigência
3.0.06.01.18 Processos relativos à retificação Processo 1 O ano do 10 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
de área (alteração cadastral) exercício o prazo de caução
vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 209
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.06 FUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL

3.0.06.01 SUBFUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL IMOBILIÁRIO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.06.01.19 Processos relativos à redução Processo 1 1 ano 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributário
de IPTU do exer- o prazo de caução Nacional. Art. 173
cício prescrição
3.0.06.01.20 Plantas genéricas de valores Decreto 1 O ano do 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Enviar 03 exem-
exercício prazo de plares ao Arquivo
vigência Municipal
3.0.06.01.21 Baixa de IPTU Canhoto 1 O ano do 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
exercício prazo de
vigência
3.0.06.01.22 Croqui de recadastramento Planilha 1 Até inclusão Não Não Totalidade Até suporte
no cadastro digital
3.0.06.01.23 Processo relativo às especifica- Processo 1 Até o final do 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Veja TT - série
ções de condomínios exercício prazo de documental
vigência 5.1.08.00.01
3.0.06.01.24 Editais de notificação de IPTU Edital / rela- 1 Até o final do 1 ano após Prazo de precaução Não Não Totalidade
e taxas ção exercício vigência
3.0.06.01.25 Estatísticas de IPTU e taxas Relatório 1 Até o final do 1 ano após 5 anos após pra- Não Sim Amostragem
exercício prazo de zo de precaução
vigência
3.0.06.01.26 Mapa demonstrativo de cadas- Planilha 1 Até o final do 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
tramento exercício prazo de
vigência
3.0.06.01.27 Relatório mensal de ITBI Relatorio 1 Até o final do 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
exercício vigência
3.0.06.01.28 Rol de lançamento do imposto Formulário 2 Ano do exer- Guarda Não Não Totalidade
predial e territorial urbano cício permanente
- IPTU
3.0.06.01.29 Processos relativos a laudêmio/ Processo 1 A taxa dentro 5 anos além 1 ano Prazo de pres- Sim Sim Amostragem Código Tribu-
certidão* do mês solici- do exercício crição tário Nacional
tado - art.173.
* A certidão
poderá ser eli-
minada 30 dias
após a expedição
e não precisa
microfilmar
3.0.06.01.30 Rol de lançamentos de contri- Relação 1e2 Mensal 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem * Em desuso
buições de melhorias * vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

210 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.06 FUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL

3.0.06.01 SUBFUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL IMOBILIÁRIO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.06.01.31 Processos relativos a cancela- Processo 1 Até o cance- 5 anos após 1 mês após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributário
mento de tributos /IPTU lamento do vigência vigência caução Nacional - art.173
tributo
3.0.06.01.32 Processos relativos a cancela- Processo 1 Até o cance- 5 anos após 1 mês após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributário
mento de tributos/ITBI lamento do vigência vigência caução Nacional - art.173
tributo
3.0.06.01.33 Processos relativos à compen- Processo 1 Até o rece- 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributário
sação de débitos e créditos/ bimento / do exercício prazo de caução Nacional - art.173
IPTU pagamento prescrição
3.0.06.01.34 Processos relativos à devolução Processo 1 Até a devolu- 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributário
de pagamento IPTU – (exer- ção do paga- do exercício prazo de caução Nacional - art.173
cício) mento prescrição
3.0.06.01.35 Certidão de isenção de tributos Processo 1e2 Até expedi- 30 dias após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Código Tributário
– Processo ção da cer- vigência Nacional - art.173
tidão
3.0.06.01.36 Processos relativos à isenção Processo 1 Até decisão 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Código Tributário
de tributos final do exercício prazo de caução Nacional - art.173
prescrição
3.0.06.01.36.01 Processos relativos à isenção Processo 1 Até decisão 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Código Tributário
de tributos/ IPTU (aposenta- final do exercício prazo de caução Nacional - art.173
dos) prescrição
3.0.06.01.36.02 Processos relativos à isenção Processo 1 Até decisão 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Código Tributário
de tributos/ ITBI final do exercício prazo de caução Nacional - art.173
prescrição
3.0.06.01.37 Processos relativos à Remissão Processo 1 Até decisão 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributário
de IPTU/ multas e taxas final do exercício prazo de caução Nacional - art.173
prescrição
3.0.06.01.38 Processos relativos à revisão Processo 1 Até decisão 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributário
lançamento de IPTU/Taxas/ final do exercício prazo de caução Nacional - art.173
ISS/ Multa prescrição

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 211
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.06 FUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL

3.0.06.02 SUBFUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL MOBILIÁRIO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.06.02.01 Cadastro municipal mobiliário Ficha ca- 1 Até encerra- Até suporte digital Sim Não Totalidade
- pessoa física ou jurídica dastral / mento
Processo
3.0.06.02.02 Ficha de inscrição municipal Ficha 1 Até atualiza- Guarda Sim Não Totalidade
- pessoa física ou jurídica ção permanente
3.0.06.02.03 Certidão de baixa de inscrição Processo 1e2 Até expedi- 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de pessoa física ou jurídica IM ção da cer- vigência
- processo tidão
3.0.06.02.04 Autorização de impressão de Formulário 1 15 dias 1 ano 1 ano e 15 dias Sim Sim Amostragem
documentos fiscais - AIDF
3.0.06.02.05 Guia do carnê de arrecadação Guia 1 Até o final do 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Código Tribu-
municipal de Imposto Sobre exercício do exercício prescrição caução tário Nacional
Serviço - ISS - art.173
3.0.06.02.06 Guia de recolhimento de am- Guia 1 Até o final do 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Código Tribu-
bulante (taxa de licença para o exercício do exercício prescrição caução tário Nacional
comércio de ambulante) - art.173
3.0.06.02.07 Taxa de licença de fiscalização Guia 1 Até o final do 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Código Tribu-
de funcionamento de empresa exercício do exercício prescrição caução tário Nacional
- art.173
3.0.06.02.08 Processos relativos à inscrição Processo 1 Até a baixa 5 anos após 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Não Totalidade Todos os docu-
de pessoas físicas e jurídicas IM no cadastro vigência prazo de caução mentos (legíveis)
para ambulante – inicial, altera- prescrição relativos à IM
ções cadastrais e baixa serão reunidos
pela Inscrição Mu-
nicipal do interes-
sado devidamente
identificado. Serão
microfilmados e
conservados para
efeitos de prova ju-
dicial ou para fins
previdenciários.
Os microlfimes
deverão ser de
qualidade, nos ter-
mos da legislação
em vigor

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

212 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.06 FUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL

3.0.06.02 SUBFUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL MOBILIÁRIO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.06.02.09 Processos relativos à IM para au- Processo 1 Até a baixa 5 anos após 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Não Totalidade
tônomo – inicial, alterações cadas- no cadastro vigência prazo de caução
trais, baixa e reabertura da IM prescrição
3.0.06.02.10 Processos relativos à IM para Processo 1 Da abertura 5 anos após 1 ano após Até a entrega da Ins- Prazo de pre- Sim Não Totalidade
estabelecimentos comerciais, in- até o encer- vigência prazo de crição Municipal caução
dustriais, empresas prestadoras ramento da prescrição
de serviços – inicial, alterações empresa
cadastrais e baixa
3.0.06.02.11 Alvará/Licença para funciona- Registro em 1 Ano do exer- Ano do Prazo de vigência e Não Sim Amostragem Registro em livro
mento de empresas / Inclusive livro cício exercício prescrição para o controle
bancas de jornais da emissão do
alvará do ano.
Veja TT - série
documental
5.1.05.00.05
3.0.06.02.12 Processos relativos à IM – (insti- Processo 1 Até a baixa 5 anos após 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Não Totalidade Código Tribu-
tuições sem fins lucrativos) – ini- no cadastro vigência prazo de caução tário Nacional
cial, alteração cadastral e baixa prescrição - art.173
3.0.06.02.13 Processos relativos à IM feirante Processo 1 Até a baixa 5 anos após 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Não Totalidade Código Tribu-
– permissão inicial, alterações no cadastro vigência prazo de caução tário Nacional
cadastrais e baixa prescrição - art.173
3.0.06.02.14 Processos relativos à IM Processo 1 Até a baixa 5 anos após 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Não Totalidade Código Tribu-
(transporte alternativo, escolar, no cadastro vigência prazo de caução tário Nacional
fretado, táxi) – inicial, alteração prescrição - art.173
cadastral e baixa
3.0.06.02.15 Processos relativos à isenção Processo 1 Até decisão 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tribu-
– taxas mobiliárias final do exercício prazo de caução tário Nacional
prescrição - art.173
3.0.06.02.16 Processos relativos a alvará de Processo 1 Até entrega 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
licença temporária (circo/show/ do alvará vigência
feiras)
3.0.06.02.17 Processos relativos à compro- Processo 1 Até enqua- 5 anos além Prazo de vigência Não Sim Amostragem Veja TT - série
vação de enquadramento de dramento do exercício documental
atividade/zoneamento 5.1.05.00.02
3.0.06.02.18 Notificação de débitos (aviso de Notificação 1 Até venci- 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Esse documento
débitos de ISS e taxas) e com- mento do exercício prescrição caução será lançado com
provante de entrega este código se for
inscrito em Dívi-
da Ativa

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 213
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.06 FUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL

3.0.06.02 SUBFUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL MOBILIÁRIO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.06.02.19 Relatório de atividades de ins- Relatório 1e2 Mensal 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
crição de pessoa física e jurídica vigência
- IM
3.0.06.02.20 Rol de baixa de inscrição mu- Relação 1e2 Mensal 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
nicipal vigência
3.0.06.02.21 Rol de baixa de multas Relação 1e2 Mensal 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
vigência
3.0.06.02.22 Certidão de isenção de taxa de Processo 1e2 Até expedi- 30 dias após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
licença – Processo ção da cer- vigência
tidão
3.0.06.02.23 Certidão de tempo estabelecido Processo 1e2 Até expedi- 30 dias após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ção da cer- vigência
tidão
3.0.06.02.24 Certidão de inscrição de pessoa Processo 1e2 Até expedi- 30 dias após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
física e jurídica IM - processo - ção da cer- vigência
certidão de dados cadastrais tidão

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

214 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.07 FUNÇÃO: FISCALIZAÇÃO E POSTURAS MUNICIPAIS

3.0.07.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.07.00.01 Auto de apreensão de merca- Auto 1 Até aplicação Até efetivo Prazo de precaução Não Sim Amostragem * Em caso de re-
dorias do auto de pagamento curso até parecer
infração e da multa* final
multa
3.0.07.00.02 Autos de infração e multa - Auto 1 15 dias 5 anos além 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem * Em caso de re-
AIM/reincidência do exercício prescrição curso até parecer
final
3.0.07.00.03 Vistoria/Informação fiscal Formulário 1 Até a emis- 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
são da notifi- vigência
cação
3.0.07.00.04 Notificação preliminar Notificação 1 Data de ven- Até nova Prazo de precaução Não Sim Amostragem * depende da
cimento no vistoria * área responsável
documento
3.0.07.00.05 Controle das reclamações relati- Formulário 1 Depende da 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
vas a posturas municipais infração co- vigência
metida
3.0.07.00.06 Processos relativos à autoriza- Processo 1 Até emissão 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem * Veja área res-
ção de funcionamento (diver- da autoriza- vigência ponsável corres-
sos) * ção pondente
3.0.07.00.07 Processos relativos à cassação Processo 1 Até publi- 1 ano Prazo de precaução Sim Sim Amostragem * Veja área cadas-
de licença (ambulante/ autôno- cação do tro mobiliário
mo/ estabelecimento) decreto de
cassação
3.0.07.00.08 Processos relativos à devolução/ Processo 1 30 dias* Até publica- Prazo de precaução Não Sim Amostragem * Em caso de
doação eliminação de mercado- ção do edital mercadoria pere-
ria apreendida de doação cível – prazo de
em jornais 24 horas
de circula-
ção
3.0.07.00.09 Processos relativos a edital de Processo 1 Depende do 10 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
notificação (diversos) conteúdo após vigên- caução
fiscal cia
3.0.07.00.10 Processos relativos à interdição Processo 1 Depende do 1 ano Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
de atividades (diversos) conteúdo

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 215
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.07 FUNÇÃO: FISCALIZAÇÃO E POSTURAS MUNICIPAIS

3.0.07.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.07.00.11 Processos relativos a lançamen- Processo 1 15 dias 5 anos além 1 ano após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem Veja TT - série
to de auto de infração e multa do exercício prescrição documental
- AIM/recurso (interno) 3.0.05.00.01
3.0.07.00.12 Processos relativos à liberação Processo 1 Até descisão 3 anos após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
de interdição prazo de
vigência
3.0.07.00.13 Processos relativos a recurso de Código Tribu-
auto de infração e multa - AIM tário Nacional
Art.173. O recur-
so irá compor
o processo de
lançamento de
Auto de Infração
e Multa. Veja TT -
série documental
3.0.07.00.11

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

216 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 3.0 FINANÇAS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
3.0.08 FUNÇÃO: CONTROLE DA PARTICIPAÇÃO DO MUNICÍPIO NA ARRECADAÇÃO DOS TRIBUTOS ESTADUAIS - ATUALMENTE ICMS

3.0.08.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

3.0.08.00.01 Processos relativos a apuração Processo 1 Até decisão 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
do Valor Adicionado (V.A) - DI- final vigência
PAM, incluindo ficha de visita
3.0.08.00.02 Denúncias ao Posto Fiscal Processo 1 Até decisão 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
final vigência
3.0.08.00.03 Comparativos do Valor Adicio- Relatório 1 1 ano 2 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
nado (V.A) Anual - Apostila vigência
3.0.08.00.04 Cadastro de Contribuintes rece- Relatório 1e2 Até atuali- 5 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
bidos da Secretaria da Fazenda zação do vigência
Cadastro
3.0.08.00.05 Publicação do Índice - Acompa- Relatório 1e2 Até publica- 5 anos após Prazo de Precaução Não Não Totalidade
nhamento Anual do valor adi- ção definitiva vigência
cionado preliminar e definitivo
3.0.08.00.06 Recurso para o valor adicionado Processo 1 Até decisão 5 anos após Prazo de Precaução Não Não Totalidade
final vigência
3.0.08.00.07 Legislação do ICMS - lei, decre- Relatório 1 Até alteração 3 anos após Prazo de Precaução Não Sim Amostragem
to, portaria, cat do conteúdo vigência
3.0.08.00.08 Levantamento de dados para Relatório 1 Até atualiza- 2 anos após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
pesquisa: IBGE, Tribunal de ção vigência
Contas, União
3.0.08.00.09 Informativos sobre o valor Relatório 1 Até atualiza- 3 anos após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
adicionado (V.A), recebidos de ção vigência
outros municípios

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 217
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 4.0 SERVIÇOS JURÍDICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
4.0.01 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO, CONTROLE E ORIENTAÇÃO DA ATUAÇÃO JURÍDICA E ACOMPANHAMENTO DE AÇÕES JUDICIAIS

4.0.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

4.0.01.00.01 Processos relativos à orientação Processo 1 Depende do 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Guarda
à administração pública munici- conteúdo decisão final caução permanente dos
pal/pareceres jurídicos que firmarem
jurisprudência
4.0.01.00.02 Processos administrativos relati- Processo 1 Após trânsito 10 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
vos a ações trabalhistas em julgado após vigên- caução
da ação e cia
providências
decorrentes
do julga-
mento
4.0.01.00.03 Processos administrativos relati- Processo 1 Após trânsito 15 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
vos a ações cíveis em julgado após vigên- caução
da ação e cia
providências
decorrentes
do julga-
mento
4.0.01.00.04 Processos administrativos relati- Processo 1 Após trânsito 20 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
vos a ações criminais em julgado após vigên- caução
da ação e cia
providências
decorrentes
do julga-
mento
4.0.01.00.05 Processos relativos a pagamen- Processo 1 Até paga- 5 anos além 2 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
to/ parcelamento de honorários mento final do exercício prescrição caução
advocatícios
4.0.01.00.06 Processos administrativos relati- Processo 1 Após trânsito 5 anos além Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
vos a tributos municipais em julgado da vigência caução
da ação e
providências
decorrentes
do julga-
mento

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

218 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 4.0 SERVIÇOS JURÍDICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
4.0.01 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO, CONTROLE E ORIENTAÇÃO DA ATUAÇÃO JURÍDICA E ACOMPANHAMENTO DE AÇÕES JUDICIAIS

4.0.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

4.0.01.00.07 Processos relativos ao Tribunal Processo 1 Até decisão 5 anos além 05 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Não Totalidade Instrução 02/98
de Contas do Estado – TCE final do TCE do exercício prescrição caução art. 107 – TCE
4.0.01.00.08 Certidão de homônimo - pro- Processo 1 Até expedi- 30 dias Prazo de precaução Não Sim Amostragem
cesso ção da cer-
tidão
4.0.01.00.09 Controle de entrega de diários Ficha 1 Até atualiza- 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
oficiais (pela biblioteca jurídica) ção
4.0.01.00.10 Relatórios de execuções fiscais Relatório 1 Até o Trânsi- 5 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
to em julga- vigência
do de ações
de execução
4.0.01.00.11 Processos administrativos relati- Processo 1 Após trânsito 2 anos após Prazo de vigência 5 anos após pra- Sim Sim Amostragem
vos a indenizações em julgado vigência zo de vigência
da ação e
providências
decorrentes
do julgamen-
to e paga-
mento final
4.0.01.00.12 Processos administrativos relati- Processo 1 Após trânsito 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
vos a infrações ambientais em julgado vigência caução
da ação e
providências
decorrentes
do julga-
mento
4.0.01.00.13 Processos relativos à cobrança Processo 1e2 Até decisão 5 anos além Prazo de Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tribu-
judicial (interno)/relação de ter- final do exercício prescrição caução tário Nacional
mo de inscrição de dívida ativa - art.173
4.0.01.00.14 Processos administrativos Processo 1e2 Da abertura 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de prescri- Sim Sim Amostragem
relativos a ressarcimentos até relatório do exercício prazo de ção e precaução
final prescrição
conclusivo
do processo

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 219
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)

GRUPO FUNCIONAL: 4.0 SERVIÇOS JURÍDICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há

4.0.02 FUNÇÃO: GESTÃO DO PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO

4.0.02.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

4.0.02.00.01 Cartas de adjudicação carta 1e2 Até atuali- 5 anos Sim Não Totalidade
zação no
cadastro imo-
biliário
4.0.02.00.02 Contratos de concessão de uso Contrato 1e2 Definido no 5 anos após Prazo de precaução Sim Não Totalidade
próprio ins- extinção da
trumento concessão
4.0.02.00.03 Contratos de permissão de uso Contrato 1e2 Definido no 5 anos após Prazo de precaução Sim Não Totalidade
próprio ins- extinção da
trumento permissão
4.0.02.00.04 Escrituras públicas Escritura 1e2 Até atuali- 5 anos Sim Não Totalidade
zação no
cadastro imo-
biliário
4.0.02.00.05 Fichas/ relações de denomina- Fichas / rol 1e2 Até atuali- 5 anos Sim Não Totalidade Após microfilma-
ção de ruas zação no gem, os docu-
cadastro imo- mentos deverão
biliário ser encaminha-
dos ao Arquivo
Municipal
4.0.02.00.06 Minutas de textos legais (minuta Minuta 1e2 Até a publi- 1 ano após Prazo de precaução Sim Não Totalidade Sem processo
de projeto de lei, decreto) cação do prazo de
decreto vigência
4.0.02.00.07 Processos de alienação de imó- Processo 1e2 Até atuali- 5 anos Sim Não Totalidade Após microfilma-
veis públicos/ venda/ doação/ zação no gem, os docu-
dação em pagamento cadastro imo- mentos deverão
biliário ser encaminha-
dos ao Arquivo
Municipal

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

220 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 4.0 SERVIÇOS JURÍDICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
4.0.02 FUNÇÃO: GESTÃO DO PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO

4.0.02.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

4.0.02.00.08 Processos de aquisição de imó- Processo 1e2 Até atuali- 5 anos Sim Não Totalidade Após microfilma-
veis particulares ou públicos/ zação no gem, os docu-
dação/ permuta/ desapropria- cadastro imo- mentos deverão
ção biliário ser encaminha-
dos ao Arquivo
Municipal
4.0.02.00.09 Processos de certidão de vias Processo 1e2 Até atuali- 5 anos Sim Não Totalidade Após microfilma-
públicas/ dação em pagamen- zação no gem, os docu-
to/ penhora cadastro imo- mentos deverão
biliário ser encaminha-
dos ao Arquivo
Municipal
4.0.02.00.10 Processos relativos a termo de Processo 1e2 Definido no 5 anos após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
autorização de uso termo prazo de
vigência
4.0.02.00.11 Processos relativos a termo de Processo 1e2 Definido no 5 anos após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
ocupação e posse (inclusive termo prazo de
invasão de área pública e retifi- vigência
cação judicial contestada)
4.0.02.00.12 Processos relativos a termo de Processo 1e2 Definido no 5 anos após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
cooperação técnica termo prazo de
vigência
4.0.02.00.13 Minutas de convênios, acordos, Minutas 1 Estabelecido 6 anos após prazo 4 anos Sim Não Totalidade
ajustes e contratos no docu- de vigência
mento
4.0.02.00.14 Minutas de atos normativos Portaria, 1 Até elabora- 1 mês após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
resolução, ção do Ato prazo de
orientação Normativo vigência
normativa,
instrução,
ordem inter-
na, estatuto,
regimento,
regulamento
4.0.02.00.15 Processos de autorização para Processo 1 Até a modi- Até a autorização Prazo de vi- Não Não Totalidade
fechamento de loteamentos, ficação do do fechamento gência
vilas e ruas sem saída Ato Norma-
tivo

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 221
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 4.0 SERVIÇOS JURÍDICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
4.0.03 FUNÇÃO: JULGAMENTO DE RECURSOS EM GRAU DE 2ª INSTÂNCIA ADMINISTRATIVA

4.0.03.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SSUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

4.0.03.00.01 Atas de sessões das câmaras Ata 1 Até elabora- Totalidade Não Não Totalidade
reunidas ção de nova
Ata
4.0.03.00.02 Pautas de sessões das câmaras Pauta 1 Até elabora- 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
reunidas para julgamento de ção da Ata
recursos
4.0.03.00.03 Relações de pagamento de “je- Relação 1 Até o efetivo 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ton” para os conselheiros e de pagamento vigência
pró-labore para os representan-
tes da fazenda pública
4.0.03.00.04 Justificativas de faltas de con- Planilha 1 Até a leitura 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
selheiros e representantes da Ata
fazendários

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

222 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 4.0 SERVIÇOS JURÍDICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
4.0.04 FUNÇÃO: PROTEÇÃO AO CONSUMIDOR - PROCON

4.0.04.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

4.0.04.00.01 Processo de fiscalização Processo 1 2 anos à 3 anos após 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
partir da prazo de prazo de
abertura do vigência prescrição
processo
4.0.04.00.02 Consulta informal preliminar Processo 1 2 anos à 3 anos após 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
- CIP partir da prazo de prazo de
abertura da vigência prescrição
reclamação
4.0.04.00.03 Consulta informal preliminar Processo 1 2 anos à 3 anos após 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
- CIP - audiências/termos partir da prazo de prazo de
abertura da vigência prescrição
reclamação

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 223
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 4.0 SERVIÇOS JURÍDICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: não há
4.0.05 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA JUDICIÁRIA

4.0.05.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

4.0.05.00.01 Ficha cadastral de clientes Ficha 1 Até atuali- 5 anos após Não Sim Amostragem
zação do vigência
Cadastro
4.0.05.00.02 Ficha de andamento processual Ficha 1 Até sentença 10 anos Não Sim Amostragem
- extinta definitiva após vigên-
cia
4.0.05.00.03 Dossiê de clientes com cópia de Dossiê 1 Até sentença 10 anos Não Sim Amostragem
documentos - extinta definitiva após vigên-
cia
4.0.05.00.04 Separação/divórcio consensuais Petição 1 Até sentença 10 anos Não Sim Amostragem
- petição inicial definitiva após vigên-
cia

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

224 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
TABELA RELATIVA AS ÁREAS DE PARCELAMENTO, USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
(SECRETARIA DE ..........................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.01 FUNÇÃO: PLANEJAMENTO URBANO E MEIO AMBIENTE

5.1.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.01.00.01 Pesquisas sócio-econômicas para Levantamen- 1e2 Até a atua- Durante a vigência Sim* Não Totalidade *Microfilme ou
o planejamento do município to / proces- lização da procedimento
(dados: saúde, ensino e educação, samento de Pesquisa tecnológico atu-
zoneamento, desenvolvimento dados alizado. Em São
social, densidade populacional, José dos Campos
edificações) foram realizadas
as seguintes
pesquisas: hospi-
talar; de ensino
e educação (ca-
dastro escolar);
Zoneamento;
Instrumentação
do Planejamento
urbano; Mão de
Obra e Mercado
de Trabalho; Ca-
dastro Industrial -
Levantamento de
Edifícios com 3
ou mais pavimen-
tos (1976-1992)
5.1.01.00.02 Relatórios (diagnóstico) Sócio- Relatório 1e2 Até elabora- Durante a vigência Sim Não Totalidade
Econômicos e Ambientais do ção de novo
Município relatório
5.1.01.00.03 Plano Diretor de Desenvolvimento Plano Di- 1e2 Até a pro- Cópia do PDDI Sim Não Totalidade Os originais se-
Integrado -PDDI (diagnóstico/ retor mulgação de rão conservados
prognóstico) e minutas de Lei nova Lei no Arquivo Mu-
nicipal
5.1.01.00.04 Legislação referente ao planeja- Lei 1e2 Até a pro- Cópia Não Não Totalidade Os originais se-
mento urbano e meio ambiente mulgação de rão conservados
nova Lei na Câmara Mu-
nicipal
5.1.01.00.05 Planos/programas setoriais: saúde; Planos 1 Até a elabora- Cópia Sim* Não Totalidade *Os originais serão
educação; meio ambiente; sistema ção de novo conservados no
viário; transportes Plano Arquivo Municipal

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 225
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.01 FUNÇÃO: PLANEJAMENTO URBANO E MEIO AMBIENTE

5.1.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.01.00.06 Levantamentos aerofotogramétricos 1e4 Até a atuali- Os originais serão con- Sim Não Totalidade Encaminhar cópia
(mapas oriundos de um conjunto zação servados pela Secreta- em meio digital
de fotografias aéreas e plantas de ria responsável ao Arquivo Mu-
referência cadastral - PRCs nicipal. A transfe-
rência de suporte
será feita do digital
para o microfilme
5.1.01.00.07 Registros fotográficos aéreos/ae- Fotografia 1e4 Até a atuali- Os originais serão con- Sim Não Totalidade Encaminhar
rofoto zação servados pela Secreta- cópia em meio
ria responsável digital ao Arquivo
Municipal. A
transferência de
suporte será feita
do digital para o
microfilme
5.1.01.00.08 Registros de imagens por satélite Imagens 1e2 Até a atuali- Os originais serão con- Sim Não Totalidade Encaminhar
zação servados pela Secreta- cópia em meio
ria responsável digital ao Arquivo
Municipal. A
transferência de
suporte será feita
do digital para o
microfilme
5.1.01.00.09 Mapas temáticos: relevo, hipsome- Mapas 1e2 Até a atuali- Os originais serão con- Sim Não Totalidade As cópias serão
tria, hidrografia, áreas inundáveis, zação servados pela Secreta- encaminhadas ao
vegetação, pedologia, estrutura ria responsável Arquivo Municipal
fundiária, declividade, antropisação,
evolução urbana, tombamentos e
envoltórias, entre outros
5.1.01.00.10 Cartas geodésicas e plantas Mapas 1 Até a atuali- Os originais serão con- Sim Não Totalidade As cópias serão
zação servados pela Secretaria encaminhadas ao
responsável Arquivo Municipal
5.1.01.00.11 Estudos regionais relativos à gestão Planos 1 Até a atuali- 5 anos após a vigência Sim Não Totalidade As cópias serão
territorial e ambiental (municipais, zação encaminhadas ao
intermunicipais e interestaduais) Arquivo Municipal
5.1.01.00.12 Estatutos/regimento interno de Decreto 1e2 Até a pro- Cópia Sim Não Totalidade Os Estatutos/
conselhos e comitês de gestão terri- mulgação de Regimentos Inter-
torial e ambiental: zoneamento, de- novo Decreto nos são oficializa-
senvolvimento urbano, patrimônio dos por Decreto
histórico, turismo, recursos hídricos,
patrimônio, meio ambiente

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

226 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.01 FUNÇÃO: PLANEJAMENTO URBANO E MEIO AMBIENTE

5.1.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.01.00.13 Protocolo de intenções / convê- Convênio / 1e2 Até a modi- 1 ano após o prazo de Sim Não Totalidade
nios para o desenvolvimento regio- Acordo ficação ou vigência
nal integrado extinção do
Convênio
5.1.01.00.14 Atas de reuniões de conselhos e Atas 1 Até a modifi- 2 anos após o prazo Sim Não Totalidade Os originais
de comitês de gestão territorial e cação da le- de vigência serão encaminha-
ambiental gislação apre- dos para o Ar-
ciada pelo quivo Municipal.
Conselho Em São José dos
Campos existe o
Conselho Munici-
pal de Desenvol-
vi-mento Urbano
- CMDU (substi-
tuiu a Comissão
de Zoneamento)
e o Conselho
Municipal de
Meio Ambiente
- COMAM
5.1.01.00.15 Relatórios de conselhos e comitês Relatórios 1 Até a elabora- 1 ano após o prazo de Sim Não Totalidade
de gestão territorial e ambiental ção de novo vigência
relatório
5.1.01.00.16 Resoluções/pareceres de conse- Resoluções 1 Até modifi- 1 ano após o prazo de Sim Não Totalidade
lhos e comitês de gestão territorial e Pareceres cação vigência
e ambiental
5.1.01.00.17 Estudos de viabilidade para edi- Estudos 1e2 Até atualiza- Não Não Totalidade
ficação particular (multifamiliar, ção
comercial e industrial de grande
porte)
5.1.01.00.18 Diretrizes urbanísticas de uso e Diretrizes 1 Até alteração Não Não Totalidade
ocupação do solo da legislação
5.1.01.00.19 Diretrizes macro-viárias Estudos 1e2 Até modifi- Não Não Totalidade
cação
5.1.01.00.20 Diretrizes/restrições ambientais (pa- Estudos 1 Até alteração Não Não Totalidade
recer técnico e planta de diretrizes) da legislação
5.1.01.00.21 Alvará de instalação / conservação./ Alvará 1 2 anos ou Sim Não Totalidade
auto de vistoria de sistemas cancelamento
transmissores (torres e equipamentos
de transmissão) / pára-raios e estação
de rádio-base

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 227
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.01 FUNÇÃO: PLANEJAMENTO URBANO E MEIO AMBIENTE

5.1.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.01.00.22 Programas/projetos/atividades de Programas / 1e2 Até implanta- 2 anos após o prazo Não Não Totalidade
promoção e difusão do municipio Projetos ção do Progra- de vigência
visando atração de capitais ma / Projeto
5.1.01.00.23 Projetos de oleodutos e gasodutos Projetos 1 Até Durante a vigência Durante o prazo Sim* Não Totalidade *Microfilme ou
modificação de precaução procedimento
do projeto/ tecnológico
término da atualizado
obra

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

228 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
TABELA RELATIVA AS ÁREAS DE PARCELAMENTO, USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
(SECRETARIA DE ..........................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.02 FUNÇÃO: GESTÃO DO MEIO AMBIENTE

5.1.02.01 SUBFUNÇÃO: PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO AMBIENTAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.02.01.01 Estudos de impacto ambiental e Relatório 1 Até a im- 10 anos após o pra- Sim Não Totalidade
relatórios de impacto ambiental plantação do zo de vigência
(EIA/RIMA) empreendi-
mento
5.1.02.01.02 Relatório ambiental preliminar Relatório 1 Até a im- 10 anos após o pra- Sim Não Totalidade
- RAP plantação do zo de vigência
empreendi-
mento
5.1.02.01.03 Licenças/autorizações de Processo 1 Até o encer- Até a emissão da 5 anos Sim Não Totalidade
funcionamento de indústrias ramento da licença
e atividades modificadoras do atividade
meio ambiente (pode integrar o
processo de inscrição municipal
para indústrias)
5.1.02.01.04 Planos de recuperação de áreas Plano / pro- 1 Até atualiza- Até a recuperação Sim Não Totalidade
degradadas - PRADS grama ção recupe- da área
ração
5.1.02.01.05 Contratos de serviços técnicos Contrato 1 Definido no 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
especializados contrato vigência
5.1.02.01.06 Declarações relativas ao meio Declaração 1e2 Até alteração 1 ano após vigência Não Sim Amostragem
ambiente da legislação

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 229
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................

TABELA RELATIVA AS ÁREAS DE PARCELAMENTO, USO E OCUPAÇÃO DO SOLO

(SECRETARIA DE ..........................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.02 FUNÇÃO: GESTÃO DO MEIO AMBIENTE

5.1.02.02 SUBFUNÇÃO: FISCALIZAÇÃO/CONTROLE AMBIENTAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.02.02.01 Vistorias/ relatórios de fiscali- Relatório 1 Até a ela- Mantém cópia após Não Não Totalidade
zação; relatórios de níveis de boração de o prazo de vigência
ruído; relatórios de níveis de novo rela-
poluição; relatórios de níveis tório
de extração de areia; relatórios
de áreas verdes; relatórios de
recursos hídricos; relatórios de
resíduos sólidos (lixo domiciliar,
entulho), relatórios de qualida-
de da água, do solo, do ar e
vegetação
5.1.02.02.02 Notificações Formulário 1e2 1 ano após prazo de Não Sim Amostragem
vigência
5.1.02.02.03 Autos de Infração Formulário 1e2 1 ano após prazo de Não Sim Amostragem
vigência
5.1.02.02.04 Multas Processo 1 Até a regu- 5 anos além 1 ano após Durante o prazo de Durante o prazo Não Sim Amostragem
larização da do exercício a data da vigência de precaução
infração prescrição
5.1.02.02.05 Expedientes relativos a solicita- Expediente 1e2 Até atendi- 5 anos além Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ções/ reclamações/ denúncias mento do exercício
feitos à Secretaria de Recursos
Naturais e Meio Ambiente

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

230 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
TABELA RELATIVA AS ÁREAS DE PARCELAMENTO, USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
(SECRETARIA DE ..........................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.02 FUNÇÃO: GESTÃO DO MEIO AMBIENTE

5.1.02.03 SUBFUNÇÃO: EDUCAÇÃO AMBIENTAL/DIFUSÃO E INFORMAÇÃO AMBIENTAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.02.03.01 Cartilhas, cartazes, folders e ou- Impressos 1e2 Até a ela- Guarda Não Não (distri- Totalidade Encaminhar 3
tros documentos de divulgação boração de permanente de 5 buição) exemplares ao
novos docu- exemplares Arquivo Muni-
mentos cipal
5.1.02.03.02 Cursos e material didático Impressos 1e2 Até a ela- Guarda Não Não (distri- Amostragem Encaminhar 3
boração de permanente de 5 buição) exemplares ao
novo mate- exemplares Arquivo Muni-
rial/ curso cipal

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 231
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
TABELA RELATIVA AS ÁREAS DE PARCELAMENTO, USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
(SECRETARIA DE ..........................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.03 FUNÇÃO: URBANIZAÇÃO

5.1.03.01 SUBFUNÇÃO: DESENVOLVIMENTO URBANO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.03.01.01 Projetos de abertura de logra- Projetos 1e2 Até a modi- Guarda Sim* Não Totalidade * Microfilme ou
douros públicos (ruas e aveni- ficação ou permanente cópias** procedimento
das; projeto geométrico; perfil; atualização tecnológico atua-
alinhamento e nivelamento; do projeto lizado
praças e jardins) ** Os originais
serão encaminha-
dos para o Arqui-
vo Municipal
5.1.03.01.02 Projetos de obras de arte (anéis Projetos 1e2 Até a modi- Guarda Sim* Não Totalidade * Microfilme ou
viários, rotatórias, pontes e pon- ficação ou permanente cópias** procedimento
tilhões, viadutos, passarelas) atualização tecnológico atua-
do projeto lizado
** Os originais
serão encaminha-
dos para o Arqui-
vo Municipal
5.1.03.01.03 Projetos de intervenção urbanís- Projetos 1e2 Até a modi- Os originais serão Sim* Não Totalidade Encaminhar ao
tica (urbanização, revitalização, ficação ou conservados pela Arquivo Muni-
requalificação) atualização Secretaria respon- cipal cópia em
do projeto sável papel e em meio
digital
5.1.03.01.04 Processos relativos à interven- Processos 1 Até o *TRDO 5 anos após 1 ano após Até o TRDO* Prazo de pre- Sim* Não Totalidade * Termo de
ção urbanística (urbanização, vigência*** vigência caução Recebimento De-
revitalização, requalificação) finitivo da Obra
– TRDO
*** Código Civil
– 2002, art.618
5.1.03.01.05 Processos relativos à adoção/ Processo 1 Definido no 1 ano após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
manutenção de praças públicas contrato de vigência caução
adoção

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

232 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.03 FUNÇÃO: URBANIZAÇÃO

5.1.03.01 SUBFUNÇÃO: DESENVOLVIMENTO URBANO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.03.01.06 Processos relativos à desapro- Processo 1 5 anos após 2 anos após Durante a vigência Prazo de pre- Sim Não Totalidade Decreto – Lei nº
priação a publicação vigência caução 3365/41
do Decreto
que autoriza
a desapro-
priação e até
a liquidação
do débito
5.1.03.01.07 Plantas de localização de áreas Planta 1 Até a modi- Durante a vigência Sim Não Totalidade
ficação da
ocupação da
área
5.1.03.01.08 Processos relativos à manu- Processo 1 Até nova Não Não Totalidade
tenção de obras de arte (anéis obra
viários, rotatórias, pontes e pon-
tilhões, viadutos, passarelas)

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 233
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
TABELA RELATIVA AS ÁREAS DE PARCELAMENTO, USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
(SECRETARIA DE ..........................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.03 FUNÇÃO: URBANIZAÇÃO

5.1.03.02 SUBFUNÇÃO: COMUNICAÇÃO VISUAL/ PUBLICIDADE

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.03.02.01 Projetos relativos à comunica- Projeto 1e2 Até elabora- Até o término do Não Sim Amostragem Encaminhar 03
ção visual/ publicidade ção de novo Evento / Campanha exemplares para o
projeto Arquivo Municipal
5.1.03.02.02 Processos relativos à comunica- Processo 1 Até o cance- Até a expedição da 1 ano após vi- Não Sim Amostragem
ção visual/ publicidade (licença lamento da licença gência
para publicidade) licença

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

234 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
TABELA RELATIVA AS ÁREAS DE PARCELAMENTO, USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
(SECRETARIA DE ..........................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.04 FUNÇÃO: PARCELAMENTO DO SOLO

5.1.04.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.04.00.01 Minutas de projetos de lei, de- Minutas de 1e2 Até promul- 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
cretos e leis complementares Projetos gação o prazo de
relativas ao parcelamento do vigência
solo (arruamentos e loteamen-
tos, desmembramento de gle-
ba e sub-divisão de lotes)
5.1.04.00.02 Processos relativos à aprovação Processos 1e2 Até modi- Durante a vigência 5 anos Sim Não Totalidade Deverão ser tam-
de arruamentos e loteamentos ficação do bém digitalizados
(diretrizes/revalidação; análise projeto ou transferidos
prévia; hipoteca; substituição de para outros su-
projeto; infra-estrutura; modifica- portes mais atua-
ção; conclusão de obra e aceite lizados
final; desmembramento de gleba;
sub-divisão de lote; anexação; al-
teração cadastral; denominação)
5.1.04.00.02.01 Processos de diretrizes para Processos 1e2 1 ano Durante a vigência 5 anos Sim Não Totalidade Microfilme ou pro-
arruamentos e loteamentos cedimento tecno-
lógico atualizado
5.1.04.00.02.02 Processos relativos à análise Processos 1 180 dias Durante a vigência Sim Não Totalidade
prévia de arruamentos e lote-
amentos
5.1.04.00.02.03 Processos relativos à aprova- Processos 1 180 dias para Durante a vigência 5 anos Sim Não Totalidade
ção final do projeto o registro no
cartório de
imóveis
5.1.04.00.02.04 Processos relativos à caução/li- Processos 1 Até a libera- Durante a vigência 5 anos Sim Não Totalidade
beração de caução (hipoteca) ção definitiva
das obras de
infra-estrutura
5.1.04.00.02.05 Processos relativos à substitui- Processos 1 Até nova libe- Durante a vigência 5 anos Sim Não Totalidade
ção de análise prévia de arrua- ração
mento e loteamento
5.1.04.00.02.06 Processos relativos à substi- Processos 1 Até a conclu- Durante a vigência 5 anos Sim Não Totalidade
tuição de aprovação final do são do lotea-
projeto de arruamento e lotea- mento
mento sem registro em cartório

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 235
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.04 FUNÇÃO: PARCELAMENTO DO SOLO

5.1.04.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.04.00.02.07 Processos relativos à modifica- Processos 1 Até a mo- Durante a vigência 5 anos Sim Não Totalidade
ção com registro em cartório dificação e
ciência
5.1.04.00.02.08 Processos relativos a pedidos Processos 1 Até a conclu- Durante a vigência 5 anos Sim Não Totalidade
de infra-estrutura de arruamen- são do lotea-
tos/loteamentos alteração de mento
cronograma
5.1.04.00.02.09 Processos relativos a cancela- Processos 1 Até a mo- Durante a vigência 5 anos Sim Não Totalidade
mento de arruamentos/lotea- dificação e
mentos ciência
5.1.04.00.02.10 Processos relativos à autenti- Processos 1 Até a alte- Durante a vigência 5 anos Sim Não Totalidade
cação/anotação de loteamen- ração do
tos/arruamentos projeto de
loteamento
5.1.04.00.02.11 Plantas de arruamentos e lotea- Plantas 1 Até atualiza- Guarda 5 anos Não Não Totalidade
mentos/quadras ção permanente
5.1.04.00.02.12 Relatórios de acompanhamen- Relatório 1e2 Até a ela- 1 ano Sim Não Totalidade
to de implantação de arrua- boração de
mentos e loteamentos novo rela-
tório
5.1.04.00.03 Mapa de acompanhamentos Mapa 1e2 Até a ela- 1 ano após vigência Sim Não Totalidade
das fases de loteamentos boração de
novo rela-
tório
5.1.04.00.04 Processos relativos a loteamen- Processos 1 Até a regu- Durante a vigência Sim Não Totalidade A unidade enca-
tos irregulares larização do da regularização minhará os rela-
loteamento tórios ao Arquivo
Municipal
5.1.04.00.04.01 Processos relativos à regulariza- Processos 1 Até a regu- Durante a vigência 2 anos Sim Não Totalidade
ção de loteamentos/autos de larização do da regularização
regularização loteamento
5.1.04.00.04.02 Relatório de loteamentos irre- Relatório 1e2 Até a regu- Guarda 2 anos Sim Não Totalidade
gulares larização do permanente da có-
loteamento pia dos relatórios
5.1.04.00.04.03 Rascunhos de plantas topográ- Planta 1e2 Até a regu- Durante a vigência Não Sim Amostragem
ficas relativas a loteamentos larização do da regularização
em regularização loteamento

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

236 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.04 FUNÇÃO: PARCELAMENTO DO SOLO

5.1.04.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.04.00.04.04 Certificados de aprovação para Certificado 1e2 Até a regu- Durante a vigência Não Não Totalidade
fins de regularização larização do da regularização
loteamento
5.1.04.00.05 Processos relativos a loteamen- Processos 1 Até a regula- Durante a vigência 2 anos Sim Não Totalidade Microfilme ou
tos clandestinos rização da regularização procedimento
tecnológico atua-
lizado. Guarda
permanente do
original no Arqui-
vo Municipal
5.1.04.00.05.01 Relatórios de constatação de Relatório 1e2 Até elabora- Guarda Sim Não Totalidade
clandestinidade de parcela- de vistoria ção de novo permanente da có-
mento do solo (Podendo relatório pia dos relatórios
conter
dados sócio-
econômicos
e registros
fotográficos)
5.1.04.00.05.02 Mapeamento dos loteamentos Mapa 1e2 Até elabo- Guarda Sim Não Totalidade Guarda
clandestinos ração de permanente da có- permanente do
novo mapa pia dos relatórios original no Arqui-
cadastral vo Municipal
5.1.04.00.05.03 Cadastro social de ocupações Fichas ca- 1 Até atualiza- Guarda na secre- Não Não Totalidade
irregulares/clandestinas dastrais ção taria
5.1.04.00.05.04 Denúncias de ocupações clan- Denúncias 1 Até solução Guarda na secre- Não Não Totalidade
destinas ao Ministério Público final taria
5.1.04.00.06 Processos relativos a desmem- Processo 1 180 dias para Durante a vigência 2 anos Sim Não Totalidade
bramento de glebas registro em
cartório
5.1.04.00.06.01 Processos relativos à diretrizes Processo 1 180 dias para Durante a vigência 2 anos Sim Não Totalidade
de desmembramento de gle- registro em
bas (exigência cartorial) cartório
5.1.04.00.06.02 Processos de aprovação de Processo 1 180 dias para Durante a vigência 2 anos Sim Não Totalidade
desmembramento/ certidão/ registro em
atualização cadastral de glebas cartório

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 237
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.04 FUNÇÃO: PARCELAMENTO DO SOLO

5.1.04.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.04.00.06.03 Processos de aprovação de Processo 1 180 dias para Durante a vigência 2 anos Sim Não Totalidade
anexação/ subdivisão/ modifi- registro
cação/ atualização cadastral de
lotes/ certidão
5.1.04.00.07 Cadastro geral de logradouros Fichas ca- 1e2 Até atualiza- Guarda Sim Não Totalidade
públicos dastrais ção permanente
5.1.04.00.07.01 Cadastro de logradouros públi- Fichas ca- 1 Até atualiza- Guarda Sim Não Totalidade
cos (podendo conter o históri- dastrais ção permanente
co do logradouro)
5.1.04.00.07.02 Processos de oficialização/ Processo 1 Até atualiza- Guarda Sim Não Totalidade
denominação de logradouros ção permanente
públicos
5.1.04.00.07.03 Processos de emplacamento Processo 1 Até atualiza- Guarda Sim Não Totalidade
de logradouros públicos ção permanente
5.1.04.00.07.04 Plantas de loteamento com Planta ca- 1 Até atualiza- Guarda Sim Não Totalidade
indicação de logradouros públi- dastral ção permanente
cos e numeração
5.1.04.00.07.05 Registro de alterações de nu- Ficha cadas- 1 Até atualiza- Guarda Sim Não Totalidade
meração de edificações tral ção permanente
5.1.04.00.07.06 Cadastro de engenheiros e ar- Ficha cadas- 1 Até atualiza- Até suporte digital Não Não Totalidade
quitetos e respectivas obras tral ção
5.1.04.00.08 Rol de loteamentos representa- Rol 1 Até atualiza- Guarda Sim* Não Totalidade *Guarda
tivos da evolução urbana ção permanente da permanente do
cópia original no Arqui-
vo Municipal
5.1.04.00.09 Estudos para implantação de Planos 1 Até atualiza- 5 anos após a vi- Sim Não Totalidade
conjuntos habitacionais e in- ção gência
dustriais

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

238 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
TABELA RELATIVA AS ÁREAS DE PARCELAMENTO, USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
(SECRETARIA DE ..........................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.05 FUNÇÃO: ZONEAMENTO/USO E OCUPAÇÃO DO SOLO

5.1.05.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.05.00.01 Minutas de projetos de lei e Minutas 1e2 Até a promul- 1 ano Durante o prazo de Não Sim Amostragem
atos normativos relativos ao gação da Lei precaução
zoneamento
5.1.05.00.02 Processos relativos à certidão Processo 1 180 dias Até a emissão da 2 anos Sim Sim Amostragem
de zoneamento certidão
5.1.05.00.02.01 Certidão de uso e ocupação Processo 1e2 180 dias 1 ano após vigência Não Sim Amostragem
do solo
5.1.05.00.02.02 Certidão de uso do solo Processo 1e2 180 dias 1 ano após vigência Não Sim Amostragem

5.1.05.00.02.03 Certidão de zoneamento – CZ Processo 1e2 180 dias 2 anos após emis- Sim Sim Amostragem
são da certidão
5.1.05.00.02.04 Declaração de zoneamento Processo 1e2 180 dias 1 ano após vigência Não Sim Amostragem
para financiamento
5.1.05.00.03 Processos relativos à certidão Processo 1 180 dias Até a emissão da 2 anos Não Sim Amostragem
de zona urbana/zona rural certidão
5.1.05.00.04 Mapas de zoneamento Mapa 1e2 Até a pro- Guarda Sim* Não Totalidade Manter os origi-
mulgação de permanente de nais no Arquivo
nova lei de cópia Municipal
zoneamento
5.1.05.00.05 Alvarás-licença para funciona- Processo 1e2 Ano do exer- Ano do Até a vigência e Não Sim Amostragem
mento de empresas, inclusive cício exercício prescrição
bancas de jornais
5.1.05.00.06 Concessão para bancas de jor- Processo 1 Até revoga- Até a vigên- 2 anos após prazo Não Sim Amostragem
nais e revistas ção/ modifi- cia de precaução
cação

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 239
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
TABELA RELATIVA AS ÁREAS DE PARCELAMENTO, USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
(SECRETARIA DE ..........................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.06 FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS - INFRA-ESTRUTURA

5.1.06.01 SUBFUNÇÃO: DRENAGEM – GALERIAS DE ÁGUAS PLUVIAIS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.06.01.01 Projetos de galerias de águas Projetos 1e2 Até modi- Durante a vigência Sim* Não Totalidade * Microfilme ou
pluviais (plantas, memoriais des- ficação do procedimento
critivos, planilhas) projeto tecnológico atua-
lizado
5.1.06.01.02 Processos relativos à construção Processo 1 Até o recebi- 5 anos 1 ano após Até a assinatura de Durante o prazo Sim* Não Totalidade * Microfilme ou
de galerias de águas pluviais mento defini- após o re- prescrição. contrato e inicio das de precaução procedimento
tivo da obra cebimento Até a apro- obras tecnológico atua-
TRDO definitivo da vação das lizado
obra*** contas pelo *** Código Civil
T.C.E – 2002, art.618
5.1.06.01.03 Relatórios de acompanhamen- Relatórios 1 Até elabora- 5 anos após 1 ano após Durante o prazo de Sim* Não Totalidade * Microfilme ou
to de execução de obras de ção de novo o recebimen- prescrição. precaução procedimento
galerias pluviais (diários de relatório to definitivo Até a apro- tecnológico atua-
obras podendo acompanhar da obra*** vação das lizado
fotografias) contas pelo *** Código Civil
T.C.E – 2002, art.618
5.1.06.01.04 Cadastro de galerias de águas Plantas ca- 1 Até a atuali- Guarda Sim Não Totalidade Os originais
pluviais dastrais zação permanente cópia serão encaminha-
dos para o Ar-
quivo Municipal
5.1.06.01.05 Ordens de serviço de manuten- Memorando 1 Até a rea- 1 mês após Durante a precau- Não Sim Amostragem
ção de sistemas de galerias plu- lização do vigência ção
viais (limpeza de bueiro, boca serviço
de lobo)

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

240 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
TABELA RELATIVA AS ÁREAS DE PARCELAMENTO, USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
(SECRETARIA DE ..........................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.06 FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS - INFRA-ESTRUTURA

5.1.06.02 SUBFUNÇÃO: DRENAGEM – CANALIZAÇÃO DE RIOS E CÓRREGOS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.06.02.01 Projetos de canalização de rios Projeto 1e2 Até modifi- Durante a vigência Sim* Não Totalidade * Microfilme ou
e córregos (plantas, memoriais cação procedimento
descritivos, planilhas) tecnológico atua-
lizado
5.1.06.02.02 Processos relativos à canaliza- Processo 1 Até o recebi- 5 anos 1 ano após Até a assinatura do Durante o prazo Sim Não Totalidade * Microfilme ou
ção de rios e córregos mento defini- após o re- prescrição contrato e inicio das de precaução procedimento
tivo da obra cebimento até a apro- obras tecnológico atua-
TRDO definitivo da vação das lizado
obra *** contas pelo *** Código Civil
T.C.E – 2002, art. 618
5.1.06.02.03 Relatórios de acompanhamento Relatório 1 Até a ela- 5 anos após 1 ano após Durante o prazo de Não Sim Amostragem *** Código Civil
de execução de obras de canali- boração de o recebimen- prescrição, precaução – 2002, art. 618
zação de rios e córregos novo rela- to definitivo até a apro-
tório da obra *** vação das
contas pelo
T.C.E
5.1.06.02.04 Cadastro de rios e córregos Plantas ca- 1 Até atualiza- Guarda Sim Não Totalidade * Microfilme ou
canalizados dastrais ção permanente cópia procedimento
tecnológico
atualizado. Os
originais serão
encaminhados
ao Arquivo Mu-
nicipal
5.1.06.02.05 Processos relativos à manuten- Processo 1 Até recebi- 5 anos 1 ano após Até a assinatura do Durante o prazo Sim* Não Totalidade * Microfilme ou
ção de sistemas de drenagem mento defini- após o re- prescrição, contrato e inicio das de precaução procedimento
de canalização de rios e cór- tivo da obra cebimento até a apro- obras tecnológico atua-
regos definitivo da vação das lizado
obra *** contas pelo *** Código Civil
T.C.E – 2002, art. 618

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 241
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
TABELA RELATIVA AS ÁREAS DE PARCELAMENTO, USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
(SECRETARIA DE ..........................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.06 FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS - INFRA-ESTRUTURA

5.1.06.03 SUBFUNÇÃO: SANEAMENTO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.06.03.01 Projetos de sistema de abas- Projeto 1 Até modifi- Guarda Não Não Totalidade Os originais são
tecimento de águas (plantas, cação permanente conservados pela
memoriais descritivos, planilhas) SABESP
– originais e cópias
5.1.06.03.02 Relatórios de acompanhamento Relatório 1 Até atualiza- Guarda Não Não Totalidade
de execução de obras de siste- ção permanente
ma de abastecimento de água
(ordem de serviço, diário de
obras, medições, notificações,
ofícios e fotografias)
5.1.06.03.03 Projetos de sistemas de coleta Projeto 1e2 Até atualiza- 2 anos após Prazo de precau- Prazo de precau- Sim* Não Totalidade Microfilme ou
e tratamento da rede de esgoto ção recebimento ção e liberação de ção e liberação procedimento
– originais e cópias definitivo caução da caução tecnológico atua-
da obra lizado
– TRDO
5.1.06.03.04 Projetos de manutenção dos Projeto 1 Até a próxi- Durante a vigência Não Sim Amostragem
sistemas de abastecimento de ma manuten-
água e esgoto – originais e ção
cópias

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

242 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
TABELA RELATIVA AS ÁREAS DE PARCELAMENTO, USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
(SECRETARIA DE ..........................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.06 FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS - INFRA-ESTRUTURA

5.1.06.04 SUBFUNÇÃO: ILUMINAÇÃO PÚBLICA

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.06.04.01 Projetos de iluminação de logra- Projeto 1e2 Até a modifi- Durante a vigência Sim* Não Totalidade * Microfilme ou
douros públicos cação procedimento
tecnológico atu-
alizado
5.1.06.04.01.01 Projetos de iluminação de vias Projeto 1e2 Até a modifi- Durante a vigência Sim* Não Totalidade * Microfilme ou
públicas cação procedimento
tecnológico atu-
alizado
5.1.06.04.01.02 Projetos de iluminação de pra- Projeto 1e2 Até a modifi- Durante a vigência Sim* Não Totalidade * Microfilme ou
ças e jardins cação procedimento
tecnológico atua-
lizado
5.1.06.04.02 Projetos de remoção de postes Projeto 1 Até a remo- 2 anos após o prazo Não Sim Amostragem
de iluminação pública ção de vigência
5.1.06.04.03 Projetos de remoção de torres Projeto 1 Até a remo- Durante a vigência Não Sim Amostragem Este projeto é
de alta tensão ção de responsabi-
lidade da Con-
cessionária do
Serviço
5.1.06.04.04 Solicitações/processos relativos Ofício / pro- 1 Até a execu- 5 anos Não Sim Amostragem
à iluminação pública (troca de cesso ção
postes, luminárias)
5.1.06.04.05 Planilhas de acompanhamento Planilha 1e2 1 ano 2 anos Não Sim Amostragem
de execução de obras de ilumi-
nação pública (anual)
5.1.06.04.06 Planilhas de acompanhamento Planilha 1e2 Até a atuali- 2 anos Não Sim Amostragem
de consumo mensal de ilumina- zação (1 ano)
ção pública (anual)
5.1.06.04.07 Planilhas de acompanhamento Planilha 1 Até a atuali- 2 anos Não Sim Amostragem
de consumo mensal de alta ten- zação (1 ano)
são (anual)
5.1.06.04.08 Projetos de manutenção da Projeto 1 Até a execu- 5 anos Não Sim Amostragem
rede de iluminação pública ção

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 243
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
TABELA RELATIVA AS ÁREAS DE PARCELAMENTO, USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
(SECRETARIA DE ..........................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.06 FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS - INFRA-ESTRUTURA

5.1.06.05 SUBFUNÇÃO: PAVIMENTAÇÃO/COLOCAÇÃO DE GUIAS, SARJETAS E MEIO-FIO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.06.05.01 Projetos de pavimentação de Projeto 1e2 Até a execu- 5 anos após o prazo Sim* Não Totalidade * Microfilme ou
ruas e avenidas ção de vigência procedimento
tecnológico atua-
lizado
5.1.06.05.02 Processos relativos à pavimen- Processo 1 Até o termo 5 anos após Até o prazo de vi- Prazo de pres- Sim Não Totalidade * Até o termo de
tação de recebi- vigência *** gência crição recebimento de-
mento defini- finitivo da obra.
tivo da obra ***Código Civil
TRDO* – 2002, art. 618
5.1.06.05.03 Cadastro de ruas e avenidas Planta ca- 1 Até a atua- 1 ano após o prazo Não Sim Amostragem
pavimentadas (anual) dastral lização ou de vigência
modificação
5.1.06.05.04 Processos relativos a serviços de Processo 1 Até a execu- Até o prazo de vi- 2 anos Não Sim Amostragem
manutenção de pavimentação ção gência
(tapa-buraco, recapeamento,
entre outros)
5.1.06.05.05 Processos relativos a laudos ava- Processo 1 Até o termo 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pres- Sim Sim Amostragem *** Código Civil
liatórios de pavimentação de recebi- prazo de vi- crição – 2002, art. 618
mento defini- gência ***
tivo da obra
- TRDO
5.1.06.05.06 Projetos relativos a serviço de Projetos 1e2 Até a execu- 5 anos após prazo Sim Não Totalidade
colocação de guias, sarjetas, ção de vigência
muretas, calçadas e meio-fio
5.1.06.05.07 Projeto de manutenção de Projeto 1e2 Até a execu- 5 anos após prazo Sim Não Totalidade
guias, sarjetas, muretas, calça- ção de vigência
das e meio-fio
5.1.06.05.08 Relatórios de acompanhamento Relatório 1e2 Até o termo 5 anos após Prazo de prescrição Prazo de pre- Sim Não Totalidade *** Código Civil
de obras de recebi- vigência *** caução – 2002, art. 618
mento defini-
tivo da obra
- TRDO

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

244 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
TABELA RELATIVA AS ÁREAS DE PARCELAMENTO, USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
(SECRETARIA DE ..........................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.06 FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS - INFRA-ESTRUTURA

5.1.06.06 SUBFUNÇÃO: TERRAPLENAGEM

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.06.06.01 Projetos de terraplenagem Projeto 1e2 Até substitui- 6 anos 6 anos * Sim Sim Amostragem * Microfilme ou
ção / modifi- procedimento
cação tecnológico atua-
lizado
5.1.06.06.02 Processos relativos à terraple- Processo / 1 Até TRDO** 5 anos após 1 ano Até contratação 6 anos *Sim Não Totalidade ** Termo de
nagem contratação vigência*** recebimento de-
terceiros finitivo da obra.
*** Código Civil
– 2002, art. 618
5.1.06.06.03 Ordens de serviço (SSM) relati- Ordem de 1 Até substitui- 6 anos Durante a precau- Não Sim Amostragem
vos à terraplenagem serviço (for- ção/ modifi- ção
mulário pa- cação
dronizado)

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 245
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
TABELA RELATIVA AS ÁREAS DE PARCELAMENTO, USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
(SECRETARIA DE ..........................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.06 FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS - INFRA-ESTRUTURA

5.1.06.07 SUBFUNÇÃO: MUROS DE ARRIMO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.06.07.01 Projetos relativos a muros de Projeto 1e2 Até substitui- 10 anos 1 ano 6 anos 5 anos Sim* Não Totalidade * Digitalização
arrimo ção / modifi- após vigên- ou procedimento
cação cia*** tecnológico
*** Código Civil
– 2002, art. 205
5.1.06.07.02 Relatórios de acompanhamento Relatório 1 Até o 10 anos 1 ano 6 anos 5 anos Sim Não Totalidade ** Termo de rece-
de execução de obras de muros TRDO** após vigên- bimento definiti-
de arrimo cia*** vo da obra
*** Código Civil
– 2002, art. 205
5.1.06.07.03 Processos relativos a obras de Processo 1 Até substitui- 10 anos 1 ano 6 anos 5 anos Sim Não Totalidade Lei 8212/91 que
construção de muros de arrimo contratação ção / modifi- além do trata do custeio
/ terceiros cação exercício da Previdência
Social
5.1.06.07.04 Laudos avaliatórios sobre muros Laudo 1e2 Enquanto du- 10 anos 1 ano 6 anos 5 anos Sim Não Totalidade *** Código Civil
de arrimo rar a obra após vigên- – 2002, art. 205
cia***

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

246 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
TABELA RELATIVA AS ÁREAS DE PARCELAMENTO, USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
(SECRETARIA DE ..........................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.06 FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS - INFRA-ESTRUTURA

5.1.06.08 SUBFUNÇÃO: CONTROLE, EXECUÇÃO E MANUTENÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.06.08.01 Processos relativos à podas Processos 1 Até a rea- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
e cortes de árvores* (laudos lização do vigência
técnicos) serviço ou
definido no
documento
de autoriza-
ção
5.1.06.08.02 Processos relativos à limpeza Processos 1 Até o termi- 10 anos* 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem *Lei Federal n°
pública (coleta de lixo domi- licitatórios / no do con- além do prazo de caução 8212/91 – Cus-
ciliar) serviços de trato exercício prescrição teio de Previdên-
terceiros cia Social
5.1.06.08.03 Ordens de serviço relativos à Ordem de 1 Até a rea- 1 mês Prazo de precaução Não Sim Amostragem
limpeza de jardinagem, roça- serviço (for- lização do
gem e entre outros mulário pa- serviço
dronizado)
5.1.06.08.04 Ordens de serviços relativos Ordem de 1 Até a rea- 1 mês Prazo de precaução Não Sim Amostragem
a serviços gerais de próprios serviço lização do
municipais (pequenos serviços serviço
e obras)
5.1.06.08.05 Contratos relativos a serviços Contrato 1 Defino no 10 anos* 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem *Lei Federal n°
gerais (pequenos serviços e contrato além do prescrição 8212/91
obras) exercício
5.1.06.08.06 Processos relativos à manuten- Processo 1 Até a execu- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
ção de equipamentos públicos ção vigência caução
(quadra, ginásio de esporte,
coreto, etc)
5.1.06.08.07 Processos relativos a emprés- Processo 1 Até a de- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
timos de equipamentos e volução do vigência caução
materiais material
5.1.06.08.08 Processos relativos a pedidos Processo 1e2 Até realiza- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
de serviços topográficos, alinha- ção da obra vigência caução
mento e nivelamento de ruas

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 247
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
TABELA RELATIVA AS ÁREAS DE PARCELAMENTO, USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
(SECRETARIA DE ..........................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.07 FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS – EDIFICAÇÕES PÚBLICAS

5.1.07.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.07.00.01 Projetos completos de edifícios Projeto 1e2 TRDO** 5 anos após Prazo de prescrição Sim* Não Totalidade * Microfilme ou
públicos vigência*** procedimento
tecnológico atu-
alizado. **TRDO
– Termo de
recebimento de-
finitivo da obra.
***Código Civil
– 2002, art. 618
5.1.07.00.01.01 Projetos completos de edifícios Projeto 1e2 TRDO** 5 anos após Prazo de prescrição Sim* Não Totalidade * Microfilme ou
públicos - Projeto de arqui- vigência*** procedimento
tetura tecnológico atu-
alizado. **TRDO
– Termo de
recebimento de-
finitivo da obra.
***Código Civil
– 2002, art. 618
5.1.07.00.01.02 Projetos completos de edifícios Projeto 1e2 TRDO** 10 anos Prazo de prescrição Sim* Não Totalidade * Microfilme ou
públicos - Projeto estrutural após vigên- procedimento
cia*** tecnológico atu-
alizado. **TRDO
– Termo de rece-
bimento definitivo
da obra. ***Códi-
go Civil – 2002,
art. 618
5.1.07.00.01.03 Projetos completos de edifícios Projeto 1e2 TRDO** 5 anos após Prazo de prescrição Sim* Não Totalidade * Microfilme ou
públicos - Projeto de hidráulica vigência*** procedimento
tecnológico
atualizado.
**TRDO – Termo
de recebimento
definitivo da obra.
***Código Civil
– 2002, art. 618

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

248 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.07 FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS – EDIFICAÇÕES PÚBLICAS

5.1.07.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.07.00.01.04 Projetos completos de edifícios Projeto 1e2 TRDO** 5 anos após Prazo de prescrição Sim* Não Totalidade * Microfilme ou
públicos - Projeto de elétrica vigência*** procedimento
tecnológico atu-
alizado. **TRDO
– Termo de
recebimento de-
finitivo da obra.
***Código Civil
– 2002, art. 618
5.1.07.00.01.05 Projetos completos de edifícios Projeto 1e2 TRDO** 5 anos após Prazo de prescrição Sim* Não Totalidade * Microfilme ou
públicos - Projetos especiais vigência*** procedimento
tecnológico atu-
alizado. **TRDO
– Termo de
recebimento de-
finitivo da obra.
***Código Civil
– 2002, art. 618
5.1.07.00.02 Projetos - padrão de edifícios Projeto pa- 1e2 Até elabora- 5 anos após 5 anos após Prazo de precaução Sim* Sim Amostragem * Microfilme ou
públicos (unidades da saúde, drão ção de novo TRDO** prescrição procedimento
escolas, creches) projeto tecnológico atu-
alizado. **TRDO
– Termo de
recebimento de-
finitivo da obra.
***Código Civil
– 2002, art. 618
5.1.07.00.03 Processos relativos à edifica- Processo 1 Até TRDO** 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pres- Sim* Não Totalidade * Microfilme ou
ção pública (escolas, museus, TRDO*** crição procedimento
teatros, bibliotecas, centros co- tecnológico atu-
munitários, hospitais, terminais alizado. **TRDO
rodoviários e urbanos, entre – Termo de
outros) recebimento de-
finitivo da obra.
***Código Civil
– 2002, art. 618
5.1.07.00.04 Contratos de serviços técnicos Contrato 1 Definido no 10 anos 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem *Lei federal nº
especializados contrato após o exer- prescrição 8212/91- artigo
cício* 32

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 249
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.07 FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS – EDIFICAÇÕES PÚBLICAS

5.1.07.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.07.00.05 Relatórios de acompanha- Relatório 1 Até TRDO** 5 anos após Prazo de prescrição Não Sim Amostragem *Arquivar no
mento da execução de obras o TRDO*** dossiê da obra.
públicas* **TRDO – Termo
de recebimento
definitivo da
obra. ***Código
Civil – 2002, art.
618
5.1.07.00.06 Processos relativos à reforma Processo 1 Até TRDO** 5 anos após 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim* Sim Amostragem * Microfilme ou
de edifícios públicos o TRDO*** prazo de caução procedimento
prescrição tecnológico atu-
alizado. **TRDO
– Termo de
recebimento de-
finitivo da obra.
***Código Civil
– 2002, art. 618
5.1.07.00.07 Dossiê de obras** Dossiê 1 Depende da 10 anos Prazo de precaução Não Sim* Sim Amostragem * Microfilme ou
obra procedimento
tecnológico
atualizado. **Os
documentos
integrantes do
Dossiê serão re-
lacionados pelos
engenheiros
5.1.07.00.08 Processos relativos ao enqua- Processo 1 Até a altera- Prazo de Não Não Sim* Não Totalidade * Microfilme ou
dramento do imóvel como ção da Lei vigência procedimento
elemento de preservação do tecnológico atua-
patrimônio histórico (pesquisa, lizado
justificativa, minuta de lei)

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

250 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
TABELA RELATIVA AS ÁREAS DE PARCELAMENTO, USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
(SECRETARIA DE ..........................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.08 FUNÇÃO: NORMALIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS APROVAÇÃO, FISCALIZAÇÃO E CADASTRO DE EDIFICAÇÕES PARTICULARES

5.1.08.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.08.00.01 Processos relativos à aprovação Processo 1 3 anos 1 ano Durante vigên- Sim* Não Totalidade *Microfilme ou
de projetos de edificações par- para iniciar cia procedimento
ticulares: construção, tecnológico atu-
substituição alizado
do projeto ou
habite-se
5.1.08.00.01.01 Alvará de demolição Processo 1 2 anos para Durante vigência Sim* Não Totalidade *Microfilme ou
iniciar procedimento
tecnológico atu-
alizado
5.1.08.00.01.02 Alvará de ampliação Processo 1 Até substitui- 1 ano Durante vigên- Sim* Não Totalidade *Microfilme ou
ção cia procedimento
tecnológico atua-
lizado
5.1.08.00.01.03 Alvará de reforma Processo 1 2 anos para 1 ano Prazo de vi- Sim* Não Totalidade *Microfilme ou
iniciar gência procedimento
tecnológico atu-
alizado
5.1.08.00.01.04 Transferência/retirada de res- Processo 1 Até liberação 1 ano Prazo de vi- Sim* Não Totalidade *Microfilme ou
ponsabilidade técnica do habite-se gência procedimento
tecnológico atua-
lizado
5.1.08.00.01.05 Projeto de isolamento acústico Processo 1 Até modifi- Até a aprovação 2 anos Não Não Totalidade
cação
5.1.08.00.01.06 Substituição de projeto Processo 1 3 anos para 1 ano Durante vigên- Sim Não Totalidade
iniciar, subs- cia
tituição ou
habite-se
5.1.08.00.01.07 Certidão de cancelamento de Processo 1 Até a emis- Não Sim Amostragem
projeto de construção são de cer-
tidão
5.1.08.00.01.08 Alvará de execução Processo 1 2 anos para 1 ano Durante vigên- Sim Não Totalidade
iniciar, até cia
substituição
ou habite-se

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 251
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.08 FUNÇÃO: NORMALIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS APROVAÇÃO, FISCALIZAÇÃO E CADASTRO DE EDIFICAÇÕES PARTICULARES

5.1.08.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.08.00.01.09 Revalidação de alvará de exe- Processo 1 2 anos para 1 ano Durante vigên- Sim Não Totalidade
cução iniciar subs- cia
tituição ou
habite-se
5.1.08.00.01.10 Certificado de conclusão de Processo 1 Até a altera- 1 ano Durante vigên- Sim Não Totalidade
obra (C.C.O) ção da obra cia
5.1.08.00.01.11 Alvará de instalação Processo 1 Renovado Durante vigência Sim Não Totalidade
anualmente
5.1.08.00.01.12 Autenticação de planta Processo 1 Até autenti- Durante vigência Não Sim Amostragem
cação
5.1.08.00.01.13 Atualização de nome/endereço Processo 1 Até atualiza- 1 ano Prazo de vi- Sim Sim Amostragem
de proprietário - certidão ção gência
5.1.08.00.01.14 Planta popular Processo 1 6 meses para 5 anos Durante vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem exceto o projeto
iniciar a cons- caução de implantação
trução
5.1.08.00.01.15 Regularização de construção Processo 1 Até substi- 1 ano Durante vigên- Sim Não Totalidade
tuição ou cia
habite-se
5.1.08.00.01.16 Cancelamento de projeto apro- Processo 1 Até o efetivo 2 anos após Prazo de prazo de Não Sim Amostragem
vado cancelamen- prazo de precaução
to do projeto vigência
5.1.08.00.01.17 Fichas de controle de obras par- Fichas 1 Até atualiza- 20 anos após vi- Não Não Totalidade
ticulares e públicas ção gência
5.1.08.00.01.18 Alvará para conjuntos habita- Processo 1 2 anos para 1 ano Durante a vi- Sim Não Totalidade
cionais iniciar, até gência
substituição
ou habite-se
5.1.08.00.02 Certidões relativas a edificações Processo 1 Até a ex- 1 mês Prazo de precaução Não Sim Amostragem
particulares pedição da
certidão
5.1.08.00.02.01 Processos relativos à certidão Processo 1 Até a ex- 1 mês Até entrega ao mu- Não Sim Amostragem
de numeração oficial de prédio pedição da nícipe e precaução
certidão
5.1.08.00.02.02 Processos relativos à diretrizes/ Processo 1 Até a ex- 1 mês Prazo de precaução Não Sim Amostragem
consulta para construção pedição da
certidão

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

252 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.08 FUNÇÃO: NORMALIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS APROVAÇÃO, FISCALIZAÇÃO E CADASTRO DE EDIFICAÇÕES PARTICULARES

5.1.08.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.08.00.02.03 Processos relativos à certidão Processo 1 Até a ex- 1 mês Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de demolição pedição da
certidão
5.1.08.00.02.04 Processos relativos à certidão Processo 1 Até a ex- 1 mês Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de notificação de auto de infra- pedição da
ção e multa de obra certidão
5.1.08.00.02.05 Processos relativos à certidão Processo 1 Até a ex- 1 mês Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de projeto aprovado pedição da
certidão
5.1.08.00.02.06 Processos relativos à certidão Processo 1 Até a ex- 1 mês Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de medidas de confrontações pedição da
certidão
5.1.08.00.02.07 Processos relativos à certidão *Em desuso
de habitabilidade*
5.1.08.00.02.08 Processos relativos à certidão Processo 1 Até expedi- 1 mês Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de habite-se ção da cer-
tidão
5.1.08.00.02.09 Processos relativos à certidão Processo 1 Até expedi- 1 mês Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de vistoria ção da cer-
tidão
5.1.08.00.02.10 Processos relativos à certidão Processo 1 Até expedi- 1 mês Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de cone a proteção de vôos ção da cer-
aeronáuticos tidão
5.1.08.00.02.11 Processos relativos à certidão Processo 1 Até expedi- 1 mês Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de padrão econômico (para fins ção da cer-
de INSS) tidão
5.1.08.00.02.12 Processos relativos à certidão Processo 1 Até expedi- 1 mês Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de desapropriação ção da cer-
tidão
5.1.08.00.03 Autos de infração e multas para Formulário 1 Até a regu- Não Sim Amostragem
edificações particulares padronizado larização e
cancelamen-
to da multa
5.1.08.00.03.01 Processos relativos a recursos Processo 1 Até a regu- Prazo con- Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de notificação preliminar larização e cedido ao
cancelamen- munícipe
to da notifi-
cação

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 253
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.08 FUNÇÃO: NORMALIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS APROVAÇÃO, FISCALIZAÇÃO E CADASTRO DE EDIFICAÇÕES PARTICULARES

5.1.08.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.08.00.03.02 Processos relativos a auto de Processo 1 10 Dias 5 anos além 2 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Código Tributá-
infração e multas de obras (lan- do exercício prescrição caução rio Nacional Art.
çamento/recurso) 173
5.1.08.00.03.03 Prorrogação de prazo de notifi- Formulário 1 Prazo con- 5 anos além 2 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Código Tributá-
cação preliminar e/ou autos de cedido ao do exercício prescrição caução rio Nacional Art.
infração e multa de obras munícipe 173
5.1.08.00.04 Contratos de mutuários de con- Contrato 1 Definido no 5 anos* 2 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem * Código Civil
juntos habitacionais com órgãos contrato além da prescrição caução - 2002, art. 206
públicos e empresas municipais vigência § 5º
5.1.08.00.05 Contratos de empresas/órgãos Contrato 1 Definido no 5 anos além 2 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Código Civil -
públicos com empreiteiros e contrato da vigência prescrição caução 2002 , art. 618
sub-empreiteiros relativos à
construção de conjuntos habi-
tacionais
5.1.08.00.06 Alvarás de instalação e Processo 1e2 Definido no definido no 2 anos após Não Não Totalidade Integra o projeto
conservação de elevadores, contrato com código de prazo de da obra
monta-cargas, esteiras, pontes, a empresa obras prescrição
escadas rolantes e correlatos
5.1.08.00.07 Alvarás de muros de arrimo Alvará 1e2 2 anos para definido no Não Não Totalidade Integra o projeto
início/ con- código de da obra
clusão da obras
obra
5.1.08.00.08 Processos relativos à aprovação Processo 1 Até o 5 anos 1 ano após Durante a vigência Durante o Sim* Não Totalidade * Microfilme ou
de projetos de heliponto ou recebimento após o prescrição. prazo de procedimento
heliporto definitivo da recebimento Até a precaução tecnológico
obra definitivo da aprovação atualizado
obra** das contas ** Código Civil
pelo T.C.E – 2002, art.618

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

254 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
TABELA RELATIVA AS ÁREAS DE PARCELAMENTO, USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
(SECRETARIA DE ..........................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.09 FUNÇÃO: TRANSPORTE PÚBLICO / SERVIÇOS DE TRÂNSITO / SISTEMA VIÁRIO

5.1.09.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.09.00.01 Minutas de projetos de lei e Minutas 1 Até a promul- 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
atos normativos relativos a trans- gação / sansão vigência caução
porte, trânsito e sistema viário ou veto
5.1.09.00.02 Processos relativos a contratos Processos 1e2 Definido no 10 anos 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Não Totalidade Lei Federal n°
de transporte coletivo contrato além da prescrição caução 8212/91 – Cus-
vigência teio de Previ-
dência Social
5.1.09.00.03 Processos relativos a controle Processos 1e2 Atualização de 10 anos Prazo de Não Sim Amostragem
de custo de passagens preço além do precaução
exercício
5.1.09.00.04 Processos de localização de Processos 1e2 Até atendi- 5 anos além Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Projetos / mapas
pontos de ônibus mento do exercício caução / pesquisa den-
tro do processo
5.1.09.00.05 Processos relativos à criação / Processos 1e2 Até atendi- 5 anos além Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Projetos / mapas
alteração de linhas / horários / mento do exercício caução / pesquisa den-
itinerários de ônibus tro do processo
5.1.09.00.06 Processos relativos à localiza- Processos 1e2 Até atendi- 5 anos além Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Projetos / mapas
ção de ponto de táxi mento do exercício caução / pesquisa den-
tro do processo
5.1.09.00.07 Processos relativos à emissão / Processos 1e2 1 ano 5 anos além Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
renovação de alvarás (transporte do exercício caução
alternativo, escolar, fretado, táxi)
5.1.09.00.08 Expedientes relativos a solicita- Expediente 1e2 Até atendi- 5 anos além 1 ano Durante o prazo Não Sim Amostragem
ções/reclamações feitos no depar- mento do exercício de precaução
tamento de transportes públicos
5.1.09.00.09 Processos relativos a multas Processos 1e2 Até despacho 5 anos após Prazo de vigência Durante pre- Sim Sim Amostragem AIM dentro do
(transporte clandestino, alterna- decisório o ano do caução processo. Có-
tivo, escolar, fretado, táxi) e não exercício digo Tributário
renovação de alvarás Nacional (CTN)
– art.173
5.1.09.00.10 Processos relativos à liberação Processos 1e2 Até finalização 5 anos além Prazo de vigência Durante pre- Não Sim Amostragem
de veículos apreendidos (trans- do exercício caução
porte clandestino)

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Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 255
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.09 FUNÇÃO: TRANSPORTE PÚBLICO / SERVIÇOS DE TRÂNSITO / SISTEMA VIÁRIO

5.1.09.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.09.00.11 Cadastro / prontuário de autori- Dossiê 1e2 Até atualiza- 1 ano após Não Não Totalidade O Dossiê per-
zados (escolar / fretado) e per- ção vigência manecerá na
missionários (alternativo e táxi), Supervisão de
inclusive auxiliares Fiscalização de
Transportes até
a baixa da IM,
após será envia-
do ao Arquivo
Municipal
5.1.09.00.12 Relatórios diários de agentes Relatórios 1e2 Até elaboração 1 ano Prazo de vigência e Não Sim Amostragem
fiscais de transporte de novo rela- precaução
tório
5.1.09.00.13 Pesquisas realizadas pelos agen- Formulário 1e2 Até atualiza- 5 anos Prazo de vigência e Não Sim Amostragem
tes fiscais de transporte específico ção precaução
5.1.09.00.14 Relatórios/dados estatísticos re- Relatórios 1e2 Até atualiza- 5 anos Prazo de vigência e Sim Sim Amostragem
lativos ao transporte em geral planilhas ção precaução
5.1.09.00.15 Processos relativos à permuta Processo 1 Até atendi- 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
de ponto de táxi mento vigência caução
5.1.09.00.16 Processos relativos à transferên- Processo 1 Até atendi- 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
cia de ponto – motorista permis- mento vigência caução
sionário de táxi
5.1.09.00.17 Processos relativos a contrato Processo 1 Definido no 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
de motorista auxiliar contrato vigência caução
5.1.09.00.18 Processos relativos a distrato de Processo 1 Definido no 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
motorista auxiliar contrato vigência caução
5.1.09.00.19 Processos relativos à substitui- Processo 1 Até decisão 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
ção de veículos final vigência caução
5.1.09.00.20 Processos relativos a edital de Processo 1 30 dias após 1 ano após prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
chamamento (táxi/feira) publicação no vigência caução
jornal – Bole-
tim do Muni-
cípio
5.1.09.00.21 Certidão/declaração de ativida- Certidão / 1e2 Até expedição 30 dias após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Microfilmar e
de exercida - processo processo da certidão/ vigência digitalizar
Declaração
5.1.09.00.22 Processos relativos à cassação Processo 1 Até publicação 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
de licença (motorista) do decreto de vigência caução
cassação

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

256 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.09 FUNÇÃO: TRANSPORTE PÚBLICO / SERVIÇOS DE TRÂNSITO / SISTEMA VIÁRIO

5.1.09.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.09.00.23 Processos relativos à renovação Processo 1 Até emissão da 1 ano após Prazo de vigência Prazo de Pre- Sim Sim Amostragem
de motorista auxiliar autorização vigência caução
5.1.09.00.24 Processos relativos à vaga táxi/ Processo 1 Até decisão 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
alvará de estacionamento final vigência caução
5.1.09.00.25 Processos relativos a afastamen- Processo 1 Até atendi- 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
to de ponto de táxi mento vigência caução
5.1.09.00.26 Projetos de localização de si- Projeto 1e3 Até substitui- Até microfilmagem Sim Não Totalidade Microfilmar e
nalização (horizontal, vertical e ção ou digitalização digitalizar
semafórico)
5.1.09.00.27 Processos relativos à autoriza- Processo 1 Até execução Até microfilmagem Sim Não Totalidade
ção para execução de obras em da obra ou digitalização
vias públicas (drenagem, telefo-
nia, gás, água e esgoto)
5.1.09.00.28 Auto de infração de trânsito Guia 1e2 Até expedição 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
- AIT - Notificação e multa da notificação do exercício prescrição caução
(acompanhadas de aviso de
recebimento - AR)
5.1.09.00.29 Processos relativos a recursos Processo 1e2 Até decisão 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem CTN art.173
de multas de trânsito final do exercício prescrição caução
5.1.09.00.30 Relatório de estatísticas de Relatório 1e2 Até elaboração Prazo de vigência Sim Não Totalidade
acidentes estatístico de novo rela-
tório
5.1.09.00.31 Dossiê do projeto educação no Dossiê = 1, 2 e 4 Até elaboração 1 ano após Prazo de vigência Não Sim ** Amostragem ** Distribuição à
trânsito/difusão e informação cartilhas / de novo pro- vigência comunidade. En-
folhetos / jeto viar 03 exempla-
livros / apos- res ao Arquivo
tilas / certifi- Municipal
cados
5.1.09.00.32 Solicitação de interdição tempo- Memorando 1 Até término do 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
rária de via pública evento vigência
5.1.09.00.33 Processos relativos a rebaixa- Processo 1 Até a realiza- 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
mento de guia ção e entrega vigência caução
do serviço
5.1.09.00.34 Certidão de sinalização - pro- Processo 1e2 Até expedição 30 dias Prazo de precaução Não Sim Amostragem
cesso de certidão após vigên-
cia

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 257
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.09 FUNÇÃO: TRANSPORTE PÚBLICO / SERVIÇOS DE TRÂNSITO / SISTEMA VIÁRIO

5.1.09.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.09.00.35 Planilha de contagem de veícu- Planilha 1 Até a elabo- 1 mês Prazo de precaução Não Sim Amostragem
los para projetos viários ração do rela-
tório
5.1.09.00.36 Relatório final de contagem de Relatório 1e2 Até elaboração 1 ano após Prazo de precaução Não Não Totalidade
veículos de novo rela- vigência
tório
5.1.09.00.37 Processos relativos à comunica- Processo 1 Até regula- 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
ção de infrator/trânsito rização da vigência caução
atualização do
prontuário
5.1.09.00.38 Processos relativos à solicitação de Processo 1e4 Até decisão 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
cópia de foto do AIT (auto de in- final vigência caução
fração de trânsito) e do AR (aviso
de recebimento da notificação de
trânsito) para efeitos de recurso
5.1.09.00.39 Processos relativos à baixa de Processo 1 Até anotação 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pres- Não Sim Amostragem
multas de trânsito no prontuário o ano do crição
exercício
5.1.09.00.40 Certidão de indicação de infra- Processo 1 Até expedição 30 dias após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
tor/trânsito - processo da certidão vigência
5.1.09.00.41 Processos relativos à solicitação/ Processo 1 Até revogação 4 anos após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
renovação de carteirinhas para por- da carteirinha vigência
tadores de necessidades especiais
5.1.09.00.42 Registros fotográficos de infra- Registro fo- 1e4 Até o paga- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Cópias de fotos
ções cometidas no trânsito tográfico mento ou de- vigência serão juntadas
cisão final do no processo de
recurso recurso
5.1.09.00.43 Relatórios de validação/ invali- Processo 1 Até decisão 1 ano após Prazo de vigência Não Sim Amostragem Resolução 141
dação de imagens geradas por final vigência de 03/10/2002
equipamentos de fiscalização – V art. 10 § 2º
de radar do Município de
Barueri
5.1.09.00.44 Processos relativos à regulari- Processo 1 Até regulari- 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
zação de pagamento de multas zação do exercício prescrição caução
de trânsito efetuados pelo valor
menor
5.1.09.00.45 Processo de cancelamento/ bai- Processo 1 Até o cance- 1 mês Prazo de precaução Não Sim Amostragem
xa de talões de Auto de Infração lamento dos
e multas de trânsito talões

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

258 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
TABELA RELATIVA AS ÁREAS DE PARCELAMENTO, USO E OCUPAÇÃO DO SOLO
(SECRETARIA DE ..........................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.10 FUNÇÃO: ADMINISTRAÇÃO DE CEMITÉRIOS

5.1.10.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.10.00.01 Minutas de projetos de lei e Minuta 1 Até a publica- Até nova Durante prazo de Sim Não Totalidade
atos normativos relativos a ce- ção do texto proposta precaução
mitérios legal
5.1.10.00.02 Projetos de cemitérios/ Projeto 1 Até con- 1 ano após Prazo de precaução Sim Não Totalidade
infra-estrutura clusão do vigência
projeto
5.1.10.00.03 Relatórios de monitoramento de Relatório 1 Até elabora- 1 ano após vigência Sim Não Totalidade
uso de cemitérios (em relação ção de novo
ao lençol freático) relatório
5.1.10.00.04 Registros de sepultamento/ inu- Livro de re- 1 Até o térmi- 1 ano após Prazo de precaução Sim* Não Totalidade *Microfilmar e
mação/ exumação gistro no do livro vigência digitalizar
5.1.10.00.05 Registro de óbitos Formulário 1 Até sepulta- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
mento vigência
5.1.10.00.06 Registro de compra de terrenos Livro de re- 1 Até o térmi- 20 anos Prazo de precau- Sim Não Totalidade
nos cemitérios gistro no do livro após vigên- ção (*)
cia
5.1.10.00.07 Controle de arrecadação de
cemitérios
5.1.10.00.08 Processos relativos aos serviços Processos 1 Até a conclu- 10 anos Prazo de precaução Durante prazo Sim Não Totalidade * Processos de
de cemitérios (sepultamento/ são após vigên- de precaução titularidade, per-
exumação) cia muta, ampliação
de jazido, etc.
5.1.10.00.09 Processos relativos à manuten- * Manutenção de
ção de cemitérios * próprios públicos
executado pela
Secretaria de
Serviços Muni-
cipais. (veja TT
série documental
5.1.06.08.04)
5.1.10.00.10 Relatórios estatísticos de sepul- Relatórios 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
tamentos ção de novo vigência
relatório

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 259
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL E AMBIENTAL
5.1.10 FUNÇÃO: ADMINISTRAÇÃO DE CEMITÉRIOS

5.1.10.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.1.10.00.11 Processos relativos a reparos em Processos 1 Até a conclu- 1 ano após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
jazigos são vigência
5.1.10.00.12 Registro de concessão de terre- Alvará de 1 Tempo inde- 20 anos Prazo de precaução Sim Não Totalidade
nos no cemitério concessão terminado após vigên-
cia

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

260 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.01 FUNÇÃO: POLÍTICAS DE SAÚDE, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E SUPERVISÃO NA ÁREA DA SAÚDE PÚBLICA MUNICIPAL

5.2.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.01.00.01 Planos plurianuais da área da Plano 1e2 4 anos 5 anos após 9 anos precaução Não Não Totalidade Enviar cópia anual
saúde vigência para o Arquivo
Municipal
5.2.01.00.02 Planos, programas e metas plu- Plano 1e2 1 ano 8 anos após 5 anos após a ela- 4 anos (Arquivo Não Não Totalidade
rianuais da área da saúde vigência boração da última Central da Saú-
programação anual de - ACS)
do mesmo Plano
Plurianual
5.2.01.00.03 Planos e programas setoriais da Protocolo / 1e2 Até a ela- 5 anos após 1 ano após vigência 4 anos após pra- Não Não Totalidade
área da saúde programas boração vigência zo no corrente
de novo (ACS)
programa /
protocolo
5.2.01.00.04 Planos/programas e metas Plano / pro- 1e2 Até atualiza- 2 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
anuais grama ção vigência
5.2.01.00.05 Estudos regionais relativos à Pesquisa (le- 1e2 Até atualiza- 1 ano após vigência 3 anos no ACS Não Não Totalidade
saúde pública vantamento ção
de dados)
5.2.01.00.06 Protocolo de intenções/ con- Projetos / 1e2 Até atua- 1 ano após prazo de 5 anos no ACS Não Não Totalidade
vênios para o desenvolvimento convênios lização / vigência
integrado da saúde realização do
projeto
5.2.01.00.07 Relatórios anuais de atividades Relatório 1e2 Até elabora- 5 anos após a vi- 4 anos no ACS Não Não Totalidade
da saúde ção de novo gência
relatório
5.2.01.00.08 Relatórios anuais de gestão da Relatório / 1e2 Até a ela- 8 anos após 5 anos após ela- 4 anos no ACS Não Não Totalidade Refere-se a Rela-
área da saúde plano boração de a vigência boração do último tórios de Gestão
novo relató- relatório de gestão das Programações
rio (1 ano) do mesmo Plano Anuais
Plurianual
5.2.01.00.09 Agendas municipais na área da Relatório 1e2 Ano do exer- 8 anos após 5 anos após vi- 4 anos no ACS Não Não Totalidade Publicada no
saúde (anuais) cício a vigência gência Boletim Oficial do
Município

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 261
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.01 FUNÇÃO: POLÍTICAS DE SAÚDE, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E SUPERVISÃO NA ÁREA DA SAÚDE PÚBLICA MUNICIPAL

5.2.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.01.00.10 Projetos (dossiê) de habilitação Processo 1e2 Até nova ha- 8 anos após Prazo de precaução Sim Não Totalidade Juntar ao pro-
nas condições de gestão na bilitação vigência cesso a Portaria
área da saúde (periodicidade de Habilitação
variável) do Ministério da
Saúde
5.2.01.00.11 Planilhas de monitoramento de Planilha 1e2 Até atualiza- 8 anos após 5 anos 4 anos no ACS Não Não Totalidade
indicadores de saúde ção a vigência
5.2.01.00.12 Legislação municipal na área da Portarias / 1e2 Até revoga- 1 ano após vigência 5 anos após vi- Não Não Totalidade
saúde / portarias - resoluções resoluções / ção gência no ACS
do CMS deliberações
/ atos nor-
mativos
5.2.01.00.13 Estatutos/regimentos internos Decreto 1 Até a pro- Durante a vigência 5 anos após vi- Não Não Totalidade
do conselho municipal de saúde mulgação de gência no ACS
- CMS novo decreto
5.2.01.00.14 Documentos relativos à sindi- Processos/ 1 Até a decisão 10 anos 5 anos Guarda por tem- Não Não Totalidade Documentos sigi-
câncias, relatórios, auditorias, Sindicân- final po indefinido no losos/ confiden-
relacionados aos serviços de cias/ Rela- ACS ciais, respeitan-
saúde tórios do-se o Decreto
Federal n° 2134
de 24/01/1997
e Legislação da
saúde pertinente
à matéria
5.2.01.00.15 Relatórios de atividades geren- Relatórios 1 Até elabora- 5 anos após vi- 4 anos no ACS Não Não Totalidade
ciais na área da saúde ção de novo gência
relatório
5.2.01.00.16 Atas de reuniões da diretoria Ata 1e2 Depende do 5 anos após vi- 4 anos no ACS Não Não Totalidade Conselho Muni-
executiva - CMS conteúdo gência cipal de Saúde
– CMS criado
pela Lei n° 3155
de 30 de julho de
1986 do Municí-
pio de São José
dos Campos
5.2.01.00.17 Atas de reuniões do conselho Ata 1e2 Depende do 5 anos após vi- 4 anos no ACS Não Não Totalidade
pleno do CMS conteúdo gência
5.2.01.00.18 Atas de reuniões de plenárias Ata 1e2 Depende do 5 anos após vi- 4 anos no ACS Não Não Totalidade
de prestação de contas - CMS conteúdo gência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

262 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.01 FUNÇÃO: POLÍTICAS DE SAÚDE, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E SUPERVISÃO NA ÁREA DA SAÚDE PÚBLICA MUNICIPAL

5.2.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.01.00.19 Pautas das reuniões da diretoria Pauta 1e2 Até aprova- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
executiva - CMS ção da ata vigência
5.2.01.00.20 Pautas de reuniões de conselho Pauta 1e2 Até aprova- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
pleno - CMS ção vigência
5.2.01.00.21 Pautas de reuniões das plenárias Pauta 1e2 Até aprova- 1 ano após a Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de prestação de contas - CMS ção da ata vigência
5.2.01.00.22 Pautas das reuniões das plená- Pauta 1e2 Até aprova- 1 ano após a Prazo de precaução Não Sim Amostragem
rias de saúde - CMS ção da ata vigência
5.2.01.00.23 Listas de presença das reuniões Lista de pre- 1 Até assinatu- 1 ano após a Prazo de precaução Não Sim Amostragem
da diretoria executiva - CMS sença ra da ata vigência
5.2.01.00.24 Listas de presença das reuniões Lista de pre- 1 Até assinatu- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
do conselho pleno - CMS sença ra da ata vigência
5.2.01.00.25 Listas de presença das reuniões Lista de pre- 1 Até assinatu- 1 ano após Prazo de Precaução Não Sim Amostragem
das plenárias de prestação de sença ra da ata vigência
contas - CMS
5.2.01.00.26 Listas de presença das reuniões Lista de pre- 1 Até assinatu- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
das plenárias de saúde - CMS sença ra da ata vigência
5.2.01.00.27 Deliberações/pareceres do con- Deliberação 1e2 Até alteração 5 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade As Deliberações
selho municipal de saúde parecer da Delibe- vigência e Pareceres do
ração ou Conselho Muni-
Parecer do cipal de Saúde
Conselho constam das atas
Municipal de de reuniões e/ou
Saúde integram proces-
sos que consti-
tuem várias séries
documentais
5.2.01.00.28 Resoluções/pareceres dos Parecer 1 Até alteração 5 anos após Prazo de precaução Guarda Não Não Totalidade
conselhos regional e federal de da Delibe- vigência permanente no
medicina - CRM e CRF ração ou ACS
Parecer do
Conselho
Municipal de
Saúde
5.2.01.00.29 Resoluções/pareceres de conse- Parecer 1 Parecer 5 anos após Prazo de precaução Guarda Não Não Totalidade
lhos de classe das demais cate- vigência permanente no
gorias da área da saúde ACS

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 263
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.01 SUBFUNÇÃO: SUPERVISÃO E COORDENAÇÃO DO ATENDIMENTO DOS DISTRITOS SANITÁRIOS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.01.01 Planilhas SSA - 2/PMA2 refe- Planilha 1e2 1 mês 1 ano Prazo de precaução 4 anos no ACS Não Não Totalidade SSA-2 e PMA2
rentes ao programa de agente - Siglas utilizadas
comunitário de saúde no Ministério da
Saúde
5.2.02.01.02 Relatórios consolidados mensais Relatório 1e2 1 mês Ano do exer- Prazo de precaução 4 anos no ACS Não Não Totalidade Integra banco de
dos distritos e áreas de abran- cício no Distrito dados Guarda no
gência papel
5.2.02.01.03 Relatórios consolidados anuais Relatório 1e2 1 mês Ano do exer- Prazo de precaução 4 anos no ACS Não Não Totalidade Integra banco de
dos distritos e áreas de abran- cício no Distrito dados Guarda no
gência papel
5.2.02.01.04 Planilhas mensais de controle Planilha 1e2 Ano do exer- 2 anos após Prazo de vigência Prazo de precau- Não Sim Amostragem
de cotas de exames cício vigência ção no ACS
5.2.02.01.05 Planilhas mensais de controle Planilha 1e2 Ano do exer- 2 anos além Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de vagas cício do ano do
exercício
5.2.02.01.06 Planilhas mensais de demanda Planilha 1e2 1 mês 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
reprimida e tempo de espera vigência dados – Saúde
5.2.02.01.07 Planilha de controle de autoriza- Planilha 1e2 1 mês 5 anos após Ano do exercício 5 anos no ACS Não Sim Amostragem
ção de consultas – NA o ano de
exercício
5.2.02.01.08 Planilha de resolutividade mé- Planilhas 1e2 1 mês Ano do exer- Prazo de precaução Não Sim Amostragem Gera planilha do
dica (estudo de porcentagem cício ano, elimina o
de encaminhamentos à espe- resto
cialistas)
5.2.02.01.09 Planilhas anuais de resolutivida- Planilhas 1e2 1 ano 5 anos Prazo de vigência 5 anos no ACS Não Sim Amostragem
de médica
5.2.02.01.10 Planilhas mensais de controle Planilha 1e2 1 mês 5 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
de produção dados
5.2.02.01.11 Planilha mensal de controle de Planilha 1e2 1 mês 1 ano Prazo de precaução Não Sim *Amostragem * Um por ano de
impedimento do trabalho do cada Unidade.
profissional Integra banco de
dados

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

264 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.01 SUBFUNÇÃO: SUPERVISÃO E COORDENAÇÃO DO ATENDIMENTO DOS DISTRITOS SANITÁRIOS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.01.12 Planilhas mensais de controle da Planilha 1e2 Ano do exer- 1 ano após Prazo de precaução 3 anos após pre- Não Sim Amostragem Um por ano de
produção de cirurgiões dentistas cício o ano do caução no ACS cada Unidade
exercício Integra banco de
dados
5.2.02.01.13 Planilhas de controle mensal de Planilha 1e2 Ano do exer- 1 ano após Prazo de precaução 3 anos após pre- Não Sim Amostragem Integra banco de
produção - THD - escovação cício ano do exer- caução no ACS dados
diária cício
5.2.02.01.14 Planilha de avaliação da triagem Planilha 1e2 1 mês 1 ano além Prazo de precaução Não Sim Amostragem
odontológica do ano do
exercício
5.2.02.01.15 Planilhas de controle de produ- Planilha 1e2 Ano do exer- 1 ano após Prazo de precaução 3 anos após pre- Não Sim Amostragem Integra banco de
ção de THD - bochecho cício o ano do caução no ACS dados
exercício
5.2.02.01.16 Planilhas de controle de pro- Planilha 1e2 Ano do exer- 1 ano após Prazo de precaução 3 anos após pre- Não Sim Amostragem Integra banco de
dução de THD - educação em cício o ano do caução no ACS dados
saúde bucal exercício
5.2.02.01.17 Planilha de reajuste do número Planilha 1e2 1 ano 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de alunos (odontológico) vigência
5.2.02.01.18 Controle dos procedimentos Planilhas 1 Ano do exer- 10 anos Prazo de precaução 5 anos após pre- Não Sim Amostragem Importante para
coletivos odontológicos cício caução no ACS auditorias
5.2.02.01.19 Relatórios de encaminhamento Relatório 1 Semanal 2 meses Prazo de precaução Não Sim Amostragem
para cirurgia eletiva após a rea-
lização da
cirurgia
5.2.02.01.20 Planilhas de controle do progra- Planilha 1e2 Trimestral Ano do exer- Prazo de precaução 2 anos no ACS Não Não Totalidade Integra banco de
ma de saúde do adolescente cício dados
5.2.02.01.21 Planilha de controle do SIS- Planilha 1e2 1 mês 2 anos Prazo de precaução 2 anos no ACS Não Não Totalidade * SISVAN – Siste-
VAN* – PCCN** ma de Vigilância
Alimentar e Nu-
tricional.
** PCCN - Progra-
ma de Combate
às Carências Nu-
tricionais
5.2.02.01.22 Consolidado de distribuição do Tabela 1e2 1 mês 2 anos Prazo de precaução 3 anos no ACS Não Não Totalidade Integra banco de
tipo de alimentação e cresci- dados
mento do recém – nascido de
risco por UBS

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 265
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.01 SUBFUNÇÃO: SUPERVISÃO E COORDENAÇÃO DO ATENDIMENTO DOS DISTRITOS SANITÁRIOS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.01.23 Planilhas de controle de pacien- Planilha 1e2 Ano do exer- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
tes faltosos cício vigência
5.2.02.01.24 Planilhas de controle de alta de Planilha 1e2 Ano do exer- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
recém-nascido de risco cício vigência
5.2.02.01.25 Relatórios para seleção de Relatório 1e2 Até a confir- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
candidatos para laqueadura/ mação dos a vigência
vasectomia procedimen-
tos
5.2.02.01.26 Relação de gestantes em acom- Relação 1 Ano do exer- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
panhamento cício vigência
5.2.02.01.27 Boletins mensais de doses de Formulário 1e2 Até devolu- 10 anos 2 anos 8 anos no ACS Não Sim Amostragem
vacinas aplicadas ção pelo Ní-
vel Central
5.2.02.01.28 Planilhas de controle de vagas Planilha 1 Até a con- 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de cirurgia de laqueadura e sulta com o consulta
vasectomia cirurgião
5.2.02.01.29 Solicitações de DIU - diafragma Memorando 1 Até o rece- 5 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem
/ formulário bimento do
material
5.2.02.01.30 Planilhas de controle de vagas Planilha 1 Diária 1 mês Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de urgência com especialistas
5.2.02.01.31 Planilhas de controle de atendi- Planilha 1 1 mês 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem Resultado das
mento aos sábados planilhas sema-
nais
5.2.02.01.32 Planilhas de colposcopia e Planilha 1e2 1 mês 5 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem
biópsia
5.2.02.01.33 Planilhas de hipertensão e Planilhas 1e2 Ano do exer- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
diabetes cício vigência dados
5.2.02.01.34 Planilhas de controle de planeja- Planilha 1e2 Ano do exer- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
mento familiar cício o ano do dados
exercício
5.2.02.01.35 Planilhas de controle de preven- Planilha 1e2 1 mês 2 anos Prazo de precaução Não Não Totalidade Integra banco de
tivo ginecológico dados
5.2.02.01.36 Planilhas de controle mensal de Planilha 1e2 Ano do exer- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
pré-natal e puerpério cício vigência dados

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

266 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.01 SUBFUNÇÃO: SUPERVISÃO E COORDENAÇÃO DO ATENDIMENTO DOS DISTRITOS SANITÁRIOS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.01.37 Planilhas de controle de pen- Planilhas 1e2 1 mês 1 mês Prazo de precaução Não Sim Amostragem
dências da vigilância epidemio-
lógica
5.2.02.01.38 Relatórios de tratamento super- Relatório 1e2 1 mês 1 ano Prazo de precaução Guarda por Não Não Totalidade Integra banco
visionado de tuberculose – TB tempo indeter- de dados, respei-
minado no ACS tando o disposto
documento no Decreto Fe-
sigiloso deral n°.2134 de
24/01/1997 e
a Legislação da
saúde pertinente
à matéria
5.2.02.01.39 Planilhas de consultórios dispo- Planilha 1 Até atualiza- 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
níveis por UBS ção vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 267
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO AMBULATORIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.02.01 Prontuários médicos de Dossiê 1*, 2** e Do primeiro 20 anos 1 ano após 3 anos após a Prazo de Sim Depende *Amostragem Os prontuários dos pacien-
pacientes 4** atendimento prazo de data do último prescrição e do conteú- e seleção tes e os demais documentos
ao óbito prescrição atendimento precaução do e do **Totalidade que o compõem, bem
interesse como os documentos de
para a caráter sigiloso, poderão
pesquisa ser microfilmados. Os
científica prontuários microfilmados
possilibitarão a eliminação
do suporte em papel nos
termos da legislação em
vigor. Não serão eliminados,
porém, os prontuários médi-
cos considerados de Guarda
permanente, de acordo
com critérios oficializados
pela Comissão de Revisão
de Prontuários Médicos
para a seleção documental
(art. 13 do Decreto nº
1799/96). Os prontuários
médicos arquivados eletroni-
camente em meio óptico ou
magnético, e microfilmados
serão de Guarda permanen-
te (Art. 2º da resolução CFM
nº 1639/02)

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

268 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO AMBULATORIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.02.02 Prontuários odontológicos Dossiê 1*, 2** e Do primeiro 20 anos 1 ano após 3 anos após a Prazo de Sim Depende *Amostragem Os prontuários dos
do paciente 4** atendimento prazo de data do último prescrição e do conteú- e seleção pacientes e os demais
ao óbito prescrição atendimento precaução do e do **Totalidade documentos que os
interesse compõem, bem como
para a os documentos de
pesquisa caráter sigiloso, poderão
científica ser microfilmados. Os
prontuários microfilmados
possilibitarão a eliminação
do suporte em papel
nos termos da legislação
em vigor. Não serão
eliminados, porém, os
prontuários médicos
considerados de guarda
permanente, de acordo
com critérios oficializados
pela Comissão de Revisão
de Prontuários Médicos
para a seleção documental
(art. 13 do Decreto nº
1799/96). Os prontuários
médicos arquivados
eletronicamente em meio
óptico ou magnético, e
microfilmados serão de
guarda permanente
(Art. 2º da resolução
CFM nº 1639/02)
5.2.02.02.03 Prontuários de investigação Dossiê 1 Durante o 40 anos 20 anos 20 anos no ACS Sim Sim Amostragem Deve ter o mesmo trata-
do acidentado - CRESO tratamento mento do prontuário
5.2.02.02.04 Fichas cadastrais dos Ficha 1 Do primeiro Guarda Não Não Totalidade
pacientes - acesso ao pron- atendimento permanente na
tuário ao óbito Unidade
5.2.02.02.05 Fichas - A - cadastro de fa- Ficha 1e2 Até atualiza- 20 anos 10 anos no ACS Sim Não Totalidade Deve ter o mesmo trata-
mílias - PACS (Distrito) ção mento do prontuário
5.2.02.02.06 Boletins diários de atendi- Boletim 1 Diário 5 anos após 1 ano 4 anos no ACS Não Sim Amostragem
mento - BDA o atendi-
mento
5.2.02.02.07 Guias de encaminhamento Guia 1 Até o retorno Anexar ao Sim Segue normas do pron-
médico - referência/ contra- da ficha à prontuário tuário
referência Unidade

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 269
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO AMBULATORIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.02.08 Laudos médicos Laudo 1 Até elabora- Anexar ao Sim Segue normas do pron-
ção de novo prontuário tuário
laudo
5.2.02.02.09 Receitas médicas Receita 1 Até prescri- 3 meses Prazo de precau- Não Sim Amostragem
ção de nova após vigên- ção
receita cia
5.2.02.02.10 Receituário azul (medica- Receita 1 Até prescri- 5 anos além 1 ano após vi- 4 anos no ACS Não Sim Amostragem
mento controlado) ção de nova do ano do gência
receita exercício
5.2.02.02.11 Fichas de triagem odonto- Ficha odon- 1 Até a transcri- Até o final Prazo de precau- Não Sim Amostragem
lógica tológica ção de dados do trata- ção
para o pron- mento
tuário odon-
tológico
5.2.02.02.12 Planilhas de levantamento Planilha 1e2 Até novo le- 1 ano após Prazo de precau- Não Sim Amostragem
epidemiológico da cárie vantamento vigência ção
5.2.02.02.13 Requisições de exames Requisição 1 Até reali- 5 anos após Prazo de precau- Não Sim Amostragem
- SADT zação do o exercício ção
exame
5.2.02.02.14 Livros de registro de pacien- Livro 1 Até preenchi- 1 ano após Prazo de precau- Não Sim Amostragem
tes - diário de atendimento/ mento o exercício ção
recepção
5.2.02.02.15 Livros de controle de exa- Livro 1 Até preenchi- 5 anos após Prazo de precau- Não Sim Amostragem
mes mento exercício ção
5.2.02.02.16 Livros de registro de ges- Livro 1 Até preenchi- 1 ano após Prazo de precau- Não Sim Amostragem
tantes mento o exercício ção
5.2.02.02.17 Livros de registro de agen- Livro 1 Até preenchi- 5 anos Prazo de precau- Não Sim Amostragem
damento de pacientes CD4 mento ção
e Carga Viral
5.2.02.02.18 Livros de registro de doen- Livro 1 Até preenchi- 5 anos após Prazo de precau- Guarda Não Não Totalidade
ças infecciosas mento vigência ção permanente
5.2.02.02.19 Livros de controle de Livro 1 Até preenchi- 1 ano após Prazo de precau- Não Sim Amostragem
agendamentos em fonoau- mento exercício ção
diologia
5.2.02.02.20 Livros de controle de ultras- Livro 1 Até preenchi- 5 anos após Prazo de precau- Não Sim Amostragem
sonografia / doppler mento vigência ção

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

270 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO AMBULATORIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.02.21 Livros de controle de psico- Livro 1 Até preenchi- 5 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
trópicos mento exercício caução
5.2.02.02.22 Livros de controle de enca- Livro 1 Até preenchi- 5 anos após Prazo de pre- Guarda Não Não Totalidade
minhamento de cirurgias mento vigência caução permanente no
ACS
5.2.02.02.23 Livros de controle de de- Livro 1 Até preenchi- 2 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
manda reprimida mento vigência caução
5.2.02.02.24 Livros de controle de Livro 1 Até preenchi- 1 ano após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
atendimento odontológico mento vigência caução
– cirurgião - dentista
5.2.02.02.25 Livros de controle de ati- Livro 1 Até preenchi- 1 ano após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
vidades THD (técnicas em mento vigência caução
higiene dental)
5.2.02.02.26 Livros de especialidades Livros 1 Até preenchi- 2 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
mento vigência caução
5.2.02.02.27 Livros de controle de au- Livro 1 Até preenchi- 2 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
diometria mento vigência caução
5.2.02.02.28 Livro de controle de altas Livro 1 Até preenchi- 5 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
médicas, transferências e mento vigência caução
desligamento de pacientes
5.2.02.02.29 Livros de controle de agen- Livro 1 Até preenchi- 2 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
damento para atendimento mento vigência caução
nas universidades
5.2.02.02.30 Livros de controle de Livro 1 Até preenchi- 5 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
serviços especializados mento vigência caução
- convênios
5.2.02.02.31 Livros de prioridades - saú- Livro 1 Até preenchi- 5 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
de mental mento vigência caução
5.2.02.02.32 Livros de registro de ocor- Livro 1 Até preenchi- 5 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
rências na unidade mento vigência caução
5.2.02.02.33 Livros de registro de memo- Livro 1 Até preenchi- 2 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
randos mento vigência caução
5.2.02.02.34 Livros de registro de atas Livro 1 Até preenchi- 10 anos Prazo de pre- Guarda Não Não Totalidade Documento sigiloso,
de ocorrências com funcio- mento após vigên- caução permanente no respeitar o disposto no
nários cia ACS Decreto Federal nº 2134 de
24/01/1997 e Legislação da
saúde pertinente à matéria

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 271
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO AMBULATORIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.02.35 Livros de controle de cau- Livro 1 Até preenchi- 5 anos após Prazo de pre- Guarda Não Não Totalidade
telas mento vigência caução permanente no
ACS
5.2.02.02.36 Livros de controle de pedi- Livro 1 Até preenchi- 4 anos após vi- Não Sim Amostragem
dos de compras de mate- mento gência
riais e serviços
5.2.02.02.37 Livros de registro de envio Livro 1 Até preenchi- 2 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
de aerogramas mento vigência caução
5.2.02.02.38 Livros de registro de liga- Livro 1 Até preenchi- 1 ano após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
ções interurbanas mento vigência caução
5.2.02.02.39 Livros de registro de reuni- Livro 1 Até preenchi- 1 ano após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
ões de grupos mento vigência caução
5.2.02.02.40 Livros de registro de atesta- Livro 1 Até preenchi- 2 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
dos e justificativas mento vigência caução
5.2.02.02.41 Relatórios de atividades/ Relatório 1 Até elabora- 9 anos após 5 anos 4 anos no ACS Não Não Totalidade Documento sigiloso,
programas/ projetos e ção de novo vigência respeitar o disposto no
ações da área da saúde: relatório Decreto Federal n° 2134
de 24/01/1997, e a Legis-
lação da saúde pertinen-
te à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002,
Diário Oficial da União,
Poder Executivo nº 154,
de 12/08/2002, Seção 1,
p. 124-5
5.2.02.02.41.01 Relatórios demonstrativos Relatório 1 Até elabora- 9 anos após 5 anos do prazo 4 anos do prazo Não Não Totalidade Documento sigiloso,
de atividades da unidade ção de um vigência de precaução de precaução respeitar o disposto no
novo rela- no ACS Decreto Federal n° 2134
tório de 24/01/1997, e a Legis-
lação da saúde pertinente
à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002,
Diário Oficial da União,
Poder Executivo nº 154,
de 12/08/2002, Seção 1,
p. 124-5

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

272 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO AMBULATORIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.02.41.02 Relatórios mensais de ava- Relatório 1 1 mês 1 ano após Prazo de pre- Guarda Não Não Totalidade Documento sigiloso,
liação de gestante de risco vigência caução permanente no respeitar o disposto no
ACS Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5
5.2.02.02.41.03 Relatórios de avaliação do Relatório 1 1 mês 1 ano após Prazo de pre- Guarda Não Não Totalidade Documento sigiloso,
desenvolvimento global da vigência caução permanente no respeitar o disposto no
criança de risco ACS Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5
5.2.02.02.41.04 Relatórios mensais do Relatório 1 1 mês 1 ano após Prazo de pre- Guarda Não Não Totalidade Documento sigiloso,
programa nacional de vigência caução permanente no respeitar o disposto no
DST/AIDS ACS Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5
5.2.02.02.41.05 Relatórios anuais do progra- Relatório 1 Ano do exer- 5 anos Prazo de pre- Guarda Não Não Totalidade Documento sigiloso,
ma nacional de DST/AIDS cício caução permanente no respeitar o disposto no
ACS Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 273
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO AMBULATORIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.02.41.06 Relatórios mensais de pro-
dução de cirurgião dentista
5.2.02.02.41.07 Relatórios mensais de THD
- escovação diária, boche-
cho e educação em saúde
5.2.02.02.41.08 Relatórios mensais de tria-
gem odontológica
5.2.02.02.41.09 Relatórios mensais do
programa de saúde do ado-
lescente
Relatório 1e2 Ano do exer- 1 ano após Prazo de pre- Não Sim Amostragem Documento sigiloso,
cício o ano do caução respeitar o disposto no
exercício Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5
Relatório 1e2 Ano do exer- 3 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Documento sigiloso,
cício o exercício caução respeitar o disposto no
Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5
Relatório 1 1 mês 3 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Documento sigiloso,
o exercício caução respeitar o disposto no
Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5
Relatório 1 Ano do exer- 1 ano após Prazo de pre- Guarda Não Não Totalidade Documento sigiloso,
cício o exercício caução permanente no respeitar o disposto no
ACS Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

274 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO AMBULATORIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.02.41.10 Relatórios mensais do
programa de planejamento
familiar
5.2.02.02.41.11 Relatórios mensais de aten-
dimento à gestante
5.2.02.02.41.12 Relatórios anuais de atendi-
mento à gestante
5.2.02.02.41.13 Relatórios mensais do pro-
grama de atendimento ao
recém-nascido de risco
Relatório 1 Ano do exer- 1 ano após Prazo de pre- Guarda Não Não Totalidade Documento sigiloso,
cício o exercício caução permanente no respeitar o disposto no
ACS Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5
Relatório 1 Ano do exer- 3 anos após Prazo de vigência Prazo de precau- Não Sim Amostragem Documento sigiloso,
cício o exercício ção no ACS respeitar o disposto no
Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5
Relatório 1 Ano do exer- 3 anos após Prazo de vigência Prazo de precau- Não Não Totalidade Documento sigiloso,
cício vigência ção no ACS respeitar o disposto no
Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5
Relatório 1 Ano do exer- 3 anos após Prazo de vigência Prazo de precau- Não Sim Amostragem Documento sigiloso,
cício vigência ção no ACS respeitar o disposto no
Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 275
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO AMBULATORIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.02.41.14 Relatórios anuais do pro-
grama de atendimento ao
recém–nascido
5.2.02.02.41.15 Relatórios mensais do
programa de atendimento
domiciliar
5.2.02.02.41.16 Relatórios anuais do pro-
grama de atendimento
domiciliar
5.2.02.02.41.17 Relatórios para seleção de
candidatos à laqueadura e
vasectomia
Relatório 1 Anual 1 ano após Prazo de pre- Prazo de precau- Não Não Totalidade Documento sigiloso,
o exercício caução ção no ACS respeitar o disposto no
Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5
Relatório 1 Ano do exer- 5 anos após Prazo de vigência Guarda Não Sim Amostragem Documento sigiloso,
cício o exercício permanente no respeitar o disposto no
ACS Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5
Relatório 1 Anual 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade Documento sigiloso,
o exercício caução respeitar o disposto no
Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5
Relatório 1e2 Até confirma- 1 ano após Prazo de pre- Prazo de precau- Não Sim Amostragem Documento sigiloso,
ção dos pro- vigência caução ção no ACS respeitar o disposto no
cedimentos Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

276 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO AMBULATORIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.02.41.18 Relatórios mensais de Relatório 1 1 mês Ano do Prazo de pre- Não Sim Amostragem Documento sigiloso,
exames de diagnóstico de exercício caução respeitar o disposto no
gravidez – HCG Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5
5.2.02.02.41.19 Relatórios anuais de exa- Relatório 1 Anual 1 ano após Prazo de pre- Não Não Totalidade Documento sigiloso,
mes de diagnósticos de o exercício caução respeitar o disposto no
gravidez – HCG Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5
5.2.02.02.41.20 Relatórios médicos Relatório 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de pre- Guarda Não Sim Amostragem Documento sigiloso,
ção de novo vigência caução permanente no respeitar o disposto no
relatório ACS Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5
5.2.02.02.41.21 Relatórios odontológicos Relatório 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de pre- Não Sim Amostragem Documento sigiloso,
ção de novo vigência caução respeitar o disposto no
relatório Decreto Federal n° 2134
de 24/01/1997, e a Legis-
lação da saúde pertinente
à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002,
Diário Oficial da União,
Poder Executivo nº 154,
de 12/08/2002, Seção 1,
p. 124-5

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 277
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO AMBULATORIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.02.41.22 Relatórios de visita domi- Relatório 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de pre- Não Sim Amostragem Documento sigiloso,
ciliar ção de novo vigência caução respeitar o disposto no
relatório Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5
5.2.02.02.41.23 Relatórios de pacientes da Relatório 1 Até elabora- Ano do Prazo de pre- Não Não Totalidade Documento sigiloso,
unidade de reabilitação ção de novo exercício caução respeitar o disposto no
- DIR relatório Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5
5.2.02.02.41.24 Relatórios mensais de impe- Relatório 1 Ano do exer- 1 ano após Prazo de pre- Guarda Não Sim Amostragem Documento sigiloso,
dimento cício vigência caução permanente no respeitar o disposto no
ACS Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5
5.2.02.02.41.25 Relatórios para o Conselho Relatório 1 Até elabora- 20 anos 10 anos Não Não Totalidade Documento sigiloso,
Tutelar e Vara da Infância ção de novo respeitar o disposto no
– UAISM relatório Decreto Federal n° 2134 de
24/01/1997, e a Legislação
da saúde pertinente à ma-
téria. Resolução 1639 de
12/08/2002, Diário Oficial
da União, Poder Executivo
nº 154, de 12/08/2002,
Seção 1, p. 124-5
5.2.02.02.42 Planilhas mensais de controle Planilha 1e2 Ano do exer- 1 ano após 5 anos 4 anos Não Não Totalidade
de demandas reprimidas cício vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

278 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO AMBULATORIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.02.43 Planilhas de controle de au- Planilha 1e2 1 mês 5 anos após Ano do exercício Prazo de precau- Não Sim Amostragem
torização de exames – NA o ano do ção no ACS
exercício
5.2.02.02.44 Planilhas mensais de con- Planilha 1e2 1 mês Ano do Prazo de pre- Não Sim Amostragem
trole de resolutividade exercício caução
médica
5.2.02.02.45 Planilhas mensais de con- Planilha 1e2 Ano do exer- 10 anos 5 anos após pra- 05 anos após Não Sim Amostragem
trole de cotas de exames cício após vigên- zo de vigência prazo de arqui-
cia vamento
5.2.02.02.46 Planilhas de controle do Planilha 1e2 Ano do exer- 1 ano após Prazo de pre- Guarda Não Não Totalidade
sistema soropositivos assin- cício vigência caução permanente no
tomáticos – SHIV – COAS ACS
/ CTA
5.2.02.02.47 Planilhas mensais de con- Planilha 1e2 Ano do exer- 5 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
trole de pré-natal cício vigência caução
5.2.02.02.48 Planilhas de controle de Planilha 1e2 Ano do exer- 5 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
pacientes faltosos cício vigência caução
5.2.02.02.49 Planilhas de controle de Planilha 1e2 Ano do exer- 5 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
recém-nascido de risco cício vigência caução
5.2.02.02.50 Planilhas mensais de con- Planilha 1e2 Ano do exer- 1 ano após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
trole de vacinas cício vigência caução
5.2.02.02.51 Planilhas mensais de con- Planilha 1e2 Ano do exer- 5 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
trole de serviços especiali- cício vigência caução
zados - conveniados
5.2.02.02.52 Planilhas mensais de con- Planilha 1e2 Mensal Ano do Prazo de pre- Não Sim Amostragem
trole de roupas da lavan- exercício caução
deria
5.2.02.02.53 Planilhas mensais de con- Planilha 1e2 Ano do exer- 5 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
trole de preservativos cício vigência caução
5.2.02.02.54 Planilhas mensais de con- Planilha 1e2 1 mês 2 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
trole de demanda reprimida vigência caução
de exames (número e tem-
po de espera)
5.2.02.02.55 Planilhas mensais de con- Planilha 1e2 1 mês 2 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
trole de demanda reprimida vigência caução
de especialidades (número
e tempo de espera)

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 279
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO AMBULATORIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.02.56 Planilhas mensais do pro- Planilha 1e2 Ano do exer- 5 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
grama de atendimento cício vigência caução
domiciliar - PAD
5.2.02.02.57 Planilhas de controle de Planilha 1e2 Ano do exer- 5 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
educação na área de saúde cício vigência caução
5.2.02.02.58 Planilhas de controle de Planilha 1e2 Ano do exer- 2 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
cotas de fisioterapia cício vigência caução
5.2.02.02.59 Planilhas de controle de Planilha 1e2 Até atualiza- 1 ano após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
horário de funcionamento ção vigência caução
das salas de atendimento
da Unidade
5.2.02.02.60 Planilhas mensais de con- Planilha 1e2 Ano do exer- 2 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
trole de agendamento de cício vigência caução
consultas em especialida-
des
5.2.02.02.61 Planilhas de consultas de re- Planilha 1e2 Ano do exer- 1 ano após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
torno de fonoaudiologia cício vigência caução
5.2.02.02.62 Planilhas mensais do pro- Planilha 1e2 Ano do exer- 5 anos após Prazo de pre- Guarda Não Não Totalidade
grama de concessão de cício vigência caução permanente no
órtese, prótese e materiais ACS
auxiliares - OPM
5.2.02.02.63 Planilhas mensais de con- Planilha 1e2 Ano do exer- 5 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
trole de hipertensos cício vigência caução
5.2.02.02.64 Planilhas mensais de con- Planilha 1e2 Ano do exer- 5 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
trole de diabéticos cício vigência caução
5.2.02.02.65 Planilhas mensais de con- Planilha 1e2 Ano do exer- 5 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
trole de epiléticos cício vigência caução
5.2.02.02.66 Requisições de materiais Requisição 1e2 Até recebi- 1 ano após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
em estoque - RME mento do vigência caução
material
5.2.02.02.67 Planilhas mensais de previ- Planilha 1e2 Mensal Ano do Prazo de pre- Não Sim Amostragem
são de parto de gestantes exercício caução
de risco para o hospital
municipal
5.2.02.02.68 Comunicação de acidente Ficha 1e2 Depende 20 anos Prazo de pre- Guarda Não Não Totalidade
de trabalho - CAT do tipo de caução permanente no
acidente ou ACS
doença

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

280 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO AMBULATORIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.02.69 Resultados de exames Relatório; 1 Até elabora- 20 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Depende Mesmo tratamento do
laudo; ima- ção de novo caução do conte- prontuário
gem; radio- exame údo e do
grafia interesse
para pes-
quisa cien-
tífica
5.2.02.02.70 Boletins imunológicos men- Boletim 1 Ano do exer- 1 ano após Prazo de pre- Guarda Não Não Totalidade
sais – COAS/CTA cício vigência caução permanente no
ACS
5.2.02.02.71 Fichas de registro de altera- Ficha 1 Do primeiro 20 anos 10 anos Guarda Não Não Totalidade
ção de preventivo atendimento permanente no
ao óbito ACS
5.2.02.02.72 Fichas de recém-nascido Ficha 1 Do primeiro 21 anos Prazo de pre- Guarda Não Não Totalidade
de risco atendimento caução permanente no
ao óbito ACS
5.2.02.02.73 Questionário de trajeto de Formulário 1 Depende 20 anos 10 anos Guarda Não Não Totalidade
acidentados do tipo de após o últi- permanente no
acidente ou mo registro ACS
doença ocu-
pacional
5.2.02.02.74 Formulários de solicitação Formulário 1 Até recebi- 5 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
de medicamentos retro- mento do vigência caução
virais medicamento
5.2.02.02.75 Formulários para teste do Formulário 1 Até recebi- Documento encaminha-
pezinho – PKU mento do do à Associação de Pais e
resultado do Amigos de Excepcionais
exame - APAE
5.2.02.02.76 Boletins mensais de doses Formulário 1 Até elabo- 10 anos 2 anos 8 anos Não Sim Amostragem
de vacinas aplicadas ração do
boletim
5.2.02.02.77 Formulário do sistema de Formulário 1e2 Até encami- Integra banco de dados
notificação SV1 nhamento
à Vigilância
Epidemiológi-
ca e registro
SV2

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 281
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO AMBULATORIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.02.78 Formulário do sistema de Formulário 1e2 Ano do exer- 1 ano após Prazo de pre- 5 anos após pra- Não Sim Amostragem
notificação SV2 cício vigência caução zo de precaução
5.2.02.02.79 Carteiras de vacinas Formulário 1 Até pres- Documento de porte do
crição dos paciente
prazos
5.2.02.02.80 Ficha de cadastro do ser- Ficha 1 Do início ao 40 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
vidor término do após vigên- caução
vínculo cia
5.2.02.02.81 Laudos para requisição de Laudo 1 Até emissão Até a pres- 1 ano após pre- Não Sim Amostragem
carteira para portador de da carteira crição da caução
deficiência carteira
5.2.02.02.82 Listas de demanda repri- Lista 1 Mensal 2 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
mida vigência caução
5.2.02.02.83 Listas de presença de reu- Lista 1e2 Até efetivo 2 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
nião e eventos pagamento vigência caução
e/ou rece-
bimento do
certificado de
participação
no evento
5.2.02.02.84 Listas de pacientes em Lista 1 Até realiza- 1 ano após Prazo precaução Não Sim Amostragem
consulta com ortopedia em ção da con- vigência
OPM sulta
5.2.02.02.85 Atas de registro de reuniões Atas 1 Depende do 5 anos após Prazo de pre- 1 ano após pre- Não Não Totalidade
do conselho gestor das uni- conteúdo vigência caução caução
dades - CGU
5.2.02.02.86 Regimento interno da Norma 1 Até atualiza- 1 ano após Manter cópia na Não Não Totalidade Enviar original para o Ar-
unidade ção vigência Unidade quivo Municipal
5.2.02.02.87 Formulários de autorização Formulário 1 Até atualiza- 1 ano após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
de atendimento odonto- ção término do caução
lógico tratamento
5.2.02.02.88 Folhas de triagem - saúde Lista 1 Até efetivo 1 ano após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
mental atendimento vigência caução
de todos os
pacientes
listados

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

282 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO AMBULATORIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.02.89 Fichas de controle de me- Ficha 1 Do atendi- 20 anos 10 anos 10 anos Sim Sim Amostragem
dicação mento ao após o
óbito registro do
último aten-
dimento
5.2.02.02.90 Correspondência do Con- Ofícios / me- 1 De acordo 20 anos 10 anos 10 anos Sim Sim Amostragem
selho Tutelar e Vara da morandos com deter-
Infância minação do
próprio docu-
mento
5.2.02.02.91 Fichas de registro e vaci- Ficha 1 Do primeiro 20 anos Prazo de vigência 20 anos Sim Sim Amostragem
nação atendimento após o
ao óbito registro do
último aten-
dimento
5.2.02.02.92 Formulários de decisão so- Formulário 1 Do recebi- 40 anos 20 anos 20 anos Sim Sim Amostragem
bre acidente de trabalho mento da
comunicação
até nova de-
cisão
5.2.02.02.93 Questionário do paciente Formulário 1 Até atuali- 40 anos 20 anos Guarda Não Não Totalidade Documento sigiloso,
– CRESO zação dos permanente no respeitar o disposto no
dados ACS Decreto Federal n° 2134
de 24/01/1997
5.2.02.02.94 Mapas diários de registro Formulário 1 Até encer- 1 ano 1 ano Não Sim Amostragem
de vacina ramento do
mês
5.2.02.02.95 Resultados de exames de Formulário 1 Ano do exer- 1 ano após Prazo de pre- Não Não Totalidade Anexar ao prontuário
pacientes que não retorna- cício vigência caução
ram à unidade

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 283
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.03 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO HOSPITALAR E EMERGENCIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.03.01 Prontuários médicos de Dossiê 1*, 2** e Do primeiro 20 anos 1 ano após 3 anos após a Prazo de Sim Depende *Amostragem Os prontuários dos
paciente 4** atendimento prazo de data do último prescrição e do conteú- e seleção pacientes e os demais
ao óbito prescrição atendimento precaução do e do **Totalidade documentos que os
interesse compõem, bem como
para a os documentos de ca-
pesquisa ráter sigiloso, poderão
científica ser microfilmados. Os
prontuários microfil-
mados possilibitarão a
eliminação do suporte
em papel nos termos
da legislação em vigor.
Não serão eliminados,
porém, os prontuários
médicos considerados
de guarda permanen-
te, de acordo com
critérios oficializados
pela Comissão de
Revisão de Prontuá-
rios Médicos para a
seleção documental
(art. 13 do Decreto
nº 1799/96). Os
prontuários médicos
arquivados eletroni-
camente em meio
óptico ou magnético,
e microfilmados serão
de guarda permanente
(Art. 2º da resolução
CFM nº 1639/02).
5.2.02.03.02 Avisos de transferência de Formulário 1 Até a efetiva 10 anos após 5 anos 5 anos no ACS Não Sim Amostragem Integra o prontuário
paciente transferência vigência por 10 anos. As in-
formações deverão
ser transcritas no
prontuário

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

284 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.03 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO HOSPITALAR E EMERGENCIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.03.03 Avisos de alta Formulário 1 Até a efetiva- 10 anos 5 anos 5 anos no ACS Não Sim Amostragem Integra o prontuário
ção da alta após vigên- por 10 anos. As in-
cia formações deverão
ser transcritas no
prontuário
5.2.02.03.04 Avisos de óbito Formulário 1 Até o enca- 10 anos 5 anos 5 anos no ACS Não Sim Amostragem Integra o prontuário
minhamento após vigên- por 10 anos. As in-
do aviso cia formações deverão
ser transcritas no
prontuário
5.2.02.03.05 Fichas de controle de soro Ficha 1 Até a alta do 10 anos 5 anos 5 anos no ACS Não Sim Amostragem Integra o prontuário
paciente por 10 anos. As in-
formações deverão
ser transcritas no
prontuário
5.2.02.03.06 Fichas de identificação de Ficha 1 Até alta do 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra o prontuário
leito paciente vigência por 10 anos. As in-
formações deverão
ser transcritas no
prontuário
5.2.02.03.07 Relatórios de recepção de pa- Relatório 1 Até alta do 20 anos 5 anos 15 anos no ACS Sim Sim Amostragem Integra ao prontuá-
cientes vítimas de violência paciente após vigên- rio/ Resolução CFM
cia 1331/89 e ECA- Esta-
tuto da Criança e do
Adolescente
5.2.02.03.08 Requisição de material de Requisição 1 Até a entrega 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
estoque do material vigência caução no ACS
5.2.02.03.09 Controle de distribuição de Planilha 1 Diária Ano do exer- Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
roupas por unidades (lavan- cício dados
deria)
5.2.02.03.10 Planilhas de controle de aten- Planilha 1e2 Diária 20 anos 5 anos 15 anos Não Sim Amostragem Integra banco de
dimento na ortopedia dados
5.2.02.03.11 Planilhas de controle de medi- Planilha 1 Mensal Ano do exer- Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
camentos não padronizados cício dados
5.2.02.03.12 Escalas mensais de reveza- Escala 1 Mensal 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
mento de funcionários o exercício

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 285
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.03 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO HOSPITALAR E EMERGENCIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.03.13 Controle de dietas de pa- Planilha 1 Diária Ano de exer- Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
cientes cício dados
5.2.02.03.14 Controle de leitos do hospital Planilha 1 Diária Ano do exer- Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
cício dados
5.2.02.03.15 Censo diário Formulário 1 1 ano 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
vigência caução
5.2.02.03.16 Planilhas de controle de devo- Planilha / 1e2 Até a efetiva Ano do exer- Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
lução de material recibo devolução do cício dados
material
5.2.02.03.17 Boletins diários de atendimen- Boletim 1 Diário 5 anos após 1 ano 4 anos no ACS Não Sim Amostragem Integra banco de
to - BDA o atendi- dados
mento
5.2.02.03.18 Cadastro de internação Ficha 1 Até atualiza- 20 anos 10 anos Guarda Não Não Totalidade Integra banco de
ção permanente no dados
ACS
5.2.02.03.19 Correspondência referente ao Memorando 1 Do início ao 10 anos após Prazo de precaução Guarda Não Não Totalidade Documento sigi-
convênio AIDS I e AIDS II / ofício / término dos vigência permanente no loso, respeitar o
circulares, projetos do ACS disposto no Decreto
entre outras Banco Mun- Federal n° 2134 de
dial 24/01/1997
5.2.02.03.20 Solicitações de refeições ao Planilha de 1 Até forneci- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
hospital municipal solicitação mento das o ano de dados
refeições exercício
5.2.02.03.21 Planilhas de solicitação de Planilha 1 Quinzenal 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
materiais e medicamentos o ano de dados
exercício
5.2.02.03.22 Livros de protocolo de exa- Livro de re- 1 Até efetiva re- 10 anos 5 anos 5 anos Não Sim Amostragem
mes gistro alização dos
exames
5.2.02.03.23 Livros de agendamento de pa- Livro 1 Até o térmi- 2 meses Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ciente de CD4 e carga viral no do preen- após preen-
chimento do chimento do
livro livro
5.2.02.03.24 Formulários de nutrição pa- Formulário 1 Diário 6 meses Prazo de precaução Não Sim Amostragem
renteral

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

286 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.03 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO HOSPITALAR E EMERGENCIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.03.25 Cautelas de equipamentos Cautela 1 Até a de- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
volução devolução
do equipa- do equipa-
mento mento
5.2.02.03.26 Fichas de cadastro do pa- Ficha 1 Até atualiza- 15 anos 10 anos 5 anos no ACS Não Sim Amostragem Integra banco de
ciente ção da ficha após exer- dados
cício
5.2.02.03.27 Relatórios de manutenção de Relatório 1 Trimestral 6 meses Prazo de precaução Não Sim Amostragem
capela (equipamento) após vigên-
cia
5.2.02.03.28 Planilhas de controle de pre- Tabela 1 Mensal 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
servativo masculino a elabora-
ção da pla-
nilha anual
5.2.02.03.29 Relatórios anuais do hospital Relatório 1 Até elabo- 5 anos após prazo Não Não Totalidade
dia ração do de vigência
novo
5.2.02.03.30 Relatórios de prestação de Relatório 1 Até elabo- 5 anos após prazo Não Não Totalidade
contas do programa DST/ ração do de vigência
AIDS novo
5.2.02.03.31 Relatórios trimestrais de pres- Relatório 1e2 Até elabo- 1 ano após prazo Não Não Totalidade
tação de contas ração do de vigência
novo
5.2.02.03.32 Programas trimestrais de Programa 1e2 Trimestral 1 ano após vigên- Não Não Totalidade
produção cia
5.2.02.03.33 Livros de relatório de enfer- Livro de 1 Até o preen- 10 anos 5 anos após vi- 5 anos após Não Sim Amostragem
magem registro chimento do após vigên- gência prazo do arqui-
livro cia vo corrente
5.2.02.03.34 Livros de relatório e controle Livro de 1 Até preen- 10 anos Prazo de precaução Guarda Não Não Totalidade
de internação (Hospital dia) registro chimento do permanente no
livro ACS
5.2.02.03.35 Livros de controle de vagas Livro de 1 Até preen- O ano do Prazo de precaução Não Sim Amostragem
registro chimento do exercício
livro
5.2.02.03.36 Livros de registro de liberação Livro de 1 Até preen- 5 anos após Ano do exercício Prazo de pre- Não Sim Amostragem
de ambulância registro chimento do o exercício caução
livro

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 287
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.03 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO HOSPITALAR E EMERGENCIAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.03.37 Livros de comunicação Livro de 1 Até preen- O ano de Prazo de precaução Não Sim Amostragem
registro chimento do exercício
livro
5.2.02.03.38 Livros de intercorrências mé- Livro de 1 Até preen- 5 anos após Ano do exercício Prazo de pre- Não Sim Amostragem
dicas (administrativas ) registro chimento do o ano de caução
livro exercício
5.2.02.03.39 Livros de informações admi- Livro de 1 Até preen- 5 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem
nistrativas registro chimento do
livro
5.2.02.03.40 Escalas de plantão do setor de Escala 1 Mensal 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
enfermagem o ano de
exercício
5.2.02.03.41 Livros de registro das inter- Livro de 1 Até preen- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
corrências dos serviços de registro chimento do o ano de
segurança livro exercício
5.2.02.03.42 Fichas de atendimento ambu- Ficha 1 Até a libe- 20 anos 10 anos 10 anos no Sim Sim Amostragem
latorial – FAA ração do ACS
paciente
5.2.02.03.43 Livros de triagem (dados do Livro de 1 Até o preen- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
paciente) registro chimento do vigência
livro

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

288 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ATENDIMENTO Á SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.04 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO PELOS SERVIÇOS AUXILIARES DE DIAGNOSE E TERAPIA – SADT

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.04.01 Ordens de serviço Formulário 1 Até a rea- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
lização do vigência
serviço
5.2.02.04.02 Laudos de densiometria óssea Laudo 1 Até elabora- 40 anos Não Não Totalidade Deve ter guarda
ção de novo permanente no
laudo setor de origem
5.2.02.04.03 Quadros estatísticos de gastos Tabela 1 Ano de exer- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de materiais cício vigência
5.2.02.04.04 Quadros estatísticos de atendi- Tabela 1 Ano de exer- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
mento ao paciente cício vigência
5.2.02.04.05 Escala semanal de técnicos Tabela Até o con- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
trole mensal vigência
5.2.02.04.06 Quadros estatísticos mensais Tabelas 1 1 mês 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
vigência
5.2.02.04.07 Mapas de trabalho da bioquí- Mapas 1e2 Ano de exer- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
mica, hematologia, uroanálise, cício vigência
parasitologia, microbiologia,
imunologia, setor de tuberculose
e hanseníase
5.2.02.04.08 Livros de registro de resultados de Livro de 1 Até preen- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
exames de urgência/hemograma registro chimento do vigência
livro
5.2.02.04.09 Contratos de manutenção de Contrato 1 Definido no 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
equipamentos contrato vigência caução
5.2.02.04.10 Quadros estatísticos mensais de Tabela 1 1 mês 8 anos após Prazo de precaução Guarda Não Não Totalidade O Distrito devolve
faturamento para o distrito vigência permanente no o documento
ACS para a unidade de
origem, que o en-
viará para o ACS
após o prazo de
precaução
5.2.02.04.11 Quadros estatísticos de compo- Tabela 1 Ano do exer- 05 após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
nentes por unidades cício vigência
5.2.02.04.12 Quadros estatísticos mensais de Tabela 1 Ano do exer- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
kits de HCG (teste de gravidez) cício vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 289
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: ATENDIMENTO Á SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.04 SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO PELOS SERVIÇOS AUXILIARES DE DIAGNOSE E TERAPIA – SADT

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.02.04.13 Requisições mensais de exames Formulário 1 Mensal 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
(HIV/COAS-imunologia) vigência
5.2.02.04.14 Livros de pendência Livro 1 Até o aten- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
dimento vigência
de todas as
pendências
5.2.02.04.15 Requisições de análises clínicas Formulário 1 Até reali- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
zação do vigência
exame
5.2.02.04.16 Planilhas mensais de produção e Planilha 1 1 mês 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Acompanha qua-
faturamento (NAC) vigência dro estatístico

5.2.02.04.17 Relatórios mensais de produção Relatório 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de precaução Não Não Totalidade
e faturamento (NAC) ção de novo vigência
relatório
5.2.02.04.18 Relatórios de manutenção de Relatório 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
equipamentos ção de novo vigência
relatório
5.2.02.04.19 Cadastro pessoal de dosimetria Ficha 1 Até atualiza- 10 anos Prazo de precaução Guarda Não Não Totalidade Documento sigilo-
de radiações ção permanente no so, respeitar o dis-
ACS posto no Decreto
Federal nº 2134
de 24/01/1997

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

290 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.03 FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.03.01 SUBFUNÇÃO: VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA (CONTROLE DE ENDEMIAS)

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.03.01.01 Notificação de doenças trans- Formulário 1 Até encerrar 10 anos 2 anos 8 anos no ACS Não Sim Amostragem
missíveis (SVE) ações de
controle
5.2.03.01.02 Fichas individuais de notificação Formulário 1 Até encerrar 10 anos 2 anos 8 anos no ACS Não Sim Amostragem
(Numerada - FIN) as ações de
controle
5.2.03.01.03 Notificações de surtos e agravos Formulário 1 Até conso- 10 anos 2 anos 8 anos no ACS Não Não Totalidade Os relatórios
em nível municipal (controle se- lidação dos após vigên- consolidados (UE
manal) / local; regional (distrito); dados sema- cia – Paço) serão
consolidado - anual/unidade; nais elaborados sem
central (VE - Paço) - consolidado os nomes dos
mensal por distrito e geral pacientes para a
disponibilização da
pesquisa científica
no Arquivo Mu-
nicipal
5.2.03.01.03.01 Notificação de surtos e agravos Formulário 1 Até conso- 10 anos 2 anos 8 anos no ACS Não Sim Amostragem Os relatórios
em nível municipal (controle lidação dos após vigên- consolidados (UE
semanal): local dados sema- cia – Paço) serão
nais elaborados sem
os nomes dos
pacientes para a
disponibilização
da pesquisa cien-
tífica no Arquivo
Municipal
5.2.03.01.03.02 Notificação de surtos e agravos Formulário 1 Até conso- 10 anos 2 anos Guarda Não Não Totalidade Os relatórios
em nível municipal (controle lidação dos permanente consolidados (UE
semanal): regional (distrito)/con- dados regio- no ACS – Paço) serão
solidado - anual/unidade nais elaborados sem
os nomes dos
pacientes para a
disponibilização
da pesquisa cien-
tífica no Arquivo
Municipal

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 291
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.03 FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.03.01 SUBFUNÇÃO: VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA (CONTROLE DE ENDEMIAS)

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.03.01.03.03 Notificação de surtos e agravos Formulário 1 Até conso- 10 anos 2 anos Guarda Não Não Totalidade Os relatórios
em nível municipal (controle lidação dos permanente consolidados (UE
semanal): central (VE - Paço) dados de ní- no ACS – Paço) serão
– consolidado mensal por distri- vel central elaborados sem
to e geral os nomes dos
pacientes para a
disponibilização
da pesquisa cien-
tífica no Arquivo
Municipal
5.2.03.01.04 Livros de registro de notificação Formulário 1 Até encer- 10 anos 2 anos 8 anos no ACS Não Não Totalidade Os relatórios
das doenças transmissíveis - SVE ramento da consolidados (UE
/ local (produzido pela UBS); investigação – Paço) serão
regional (produzido pelos distri- de todos os elaborados sem
tos); geral consolidado vigilância casos os nomes dos
epidemiológica (paço) com in- pacientes para a
formações parciais: idade, sexo, disponibilização
bairro de residência, área de da pesquisa cien-
abrangência da UBS, diagnóstico tífica no Arquivo
final e alta Municipal
5.2.03.01.04.01 Livro de registro de notificação Formulário 1 Até encer- 10 anos 2 anos 8 anos no ACS Não Sim Amostra- Os relatórios
das doenças transmissíveis - SVE: ramento da gem consolidados (UE
local (produzido pela UBS) investigação – Paço) serão
de todos os elaborados sem
casos os nomes dos
pacientes para a
disponibilização
da pesquisa cien-
tífica no Arquivo
Municipal
5.2.03.01.04.02 Livro de registro de notificação Relação 1e2 Até encer- 10 anos 2 anos Guarda Não Não Totalidade Os relatórios
das doenças transmissíveis - SVE: ramento da permanente consolidados (UE
regional (produzidos pelos dis- investigação no ACS – Paço) serão
tritos) de todos os elaborados sem
casos os nomes dos
pacientes para a
disponibilização
da pesquisa cien-
tífica no Arquivo
Municipal

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

292 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.03 FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.03.01 SUBFUNÇÃO: VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA (CONTROLE DE ENDEMIAS)

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.03.01.04.03 Livro de registro de notificação Relação 1e2 Até encer- 10 anos 2 anos Guarda Não Não Totalidade Os relatórios
das doenças transmissíveis ramento da permanente consolidados (UE
– SVE: geral consolidado vigi- investigação no ACS – Paço) serão
lância epidemiológica (paço) / de todos os elaborados sem
com informações parciais: idade, casos os nomes dos
sexo, bairro de residência, área pacientes para a
de abrangência da UBS, diagnós- disponibilização
tico final e alta da pesquisa cien-
tífica no Arquivo
Municipal
5.2.03.01.05 Relações anuais de notificação Relação 1a2 Até alta de 10 anos 2 anos 8 anos no ACS Não Não Totalidade Os relatórios
de casos de tuberculose com: todos os consolidados (UE
total; com informações parciais: casos – Paço) serão
idade, sexo, bairro de residência, elaborados sem
área de abrangência das UBS, os nomes dos
distrito, condições de alta pacientes para a
disponibilização
da pesquisa cien-
tífica no Arquivo
Municipal
5.2.03.01.05.01 Relação anual de notificação de Relação 1a2 Até alta de 10 anos 2 anos 8 anos no ACS Não Sim Amostragem Os relatórios
casos de tuberculose: total todos os consolidados (UE
casos – Paço) serão
elaborados sem
os nomes dos
pacientes para a
disponibilização
da pesquisa cien-
tífica no Arquivo
Municipal
5.2.03.01.05.02 Relação anual de notificação Relação 1e2 Até alta de 10 anos 2 anos Guarda Não Não Totalidade Os relatórios
de casos de tuberculose com todos os permanente consolidados (UE
informações parciais: idade, casos no ACS – Paço) serão
sexo, bairro de residência, área elaborados sem
de abrangência das UBS, distrito, os nomes dos
condições de alta pacientes para a
disponibilização
da pesquisa cien-
tífica no Arquivo
Municipal

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 293
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.03 FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.03.01 SUBFUNÇÃO: VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA (CONTROLE DE ENDEMIAS)

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.03.01.06 Relações anuais de notificações Relação 1a2 Atualização 10 anos 2 anos 8 anos no ACS Não Não Totalidade
de casos de AIDS: total; com anual
informações parciais: bairro de
residência, área de abrangência
da UBS, distrito, condições de
alta (desde 1984)
5.2.03.01.06.01 Relação anual de notificações de Relação 1a2 Atualização 10 anos 2 anos 8 anos no ACS Não Sim Amostragem
casos de AIDS: total anual
5.2.03.01.06.02 Relação anual de notificações de Relação 1a2 Atualização 10 anos 2 anos Guarda Não Não Totalidade
casos de AIDS : com informações anual permanente
parciais (bairro de residência, área no ACS
de abrangência da UBS, distrito,
condições de alta desde 1984)
5.2.03.01.07 Fichas de investigação epidemio- Formulário 1 Até encerra- 10 anos 2 anos 8 anos no ACS Não Sim Amostragem A ficha para o
lógica das doenças de notifica- mento dos nível local, após o
ção compulsória (uma para cada casos prazo de arquiva-
doença): local; regional mento corrente,
deve ser anexada
ao prontuário
do paciente e
seguirá o prazo
estipulado para o
prontuário
5.2.03.01.07.01 Fichas de investigação epidemio- Formulário 1 Até encerra- 10 anos 2 anos 8 anos no ACS Não Sim Amostragem A ficha para o
lógica das doenças de notifica- mento dos nível local, após o
ção compulsória (uma para cada casos prazo de arquiva-
doença): local mento corrente,
deve ser anexada
ao prontuário
do paciente e
seguirá o prazo
estipulado para o
prontuário
5.2.03.01.07.02 Fichas de investigação epidemio- Formulário 1e2 Até o encer- 10 anos 2 anos 8 anos no ACS Não Sim Amostragem
lógica das doenças de notifica- ramento dos
ção compulsória (uma para cada casos
doença): regional
5.2.03.01.08 Fichas de relatório de investiga- Formulário 1 Até o encer- 08 anos 2 anos Guarda Não Não Totalidade
ção de surto e epidemia/local; ramento da permanente
regional; central investigação no ACS

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

294 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.03 FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.03.01 SUBFUNÇÃO: VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA (CONTROLE DE ENDEMIAS)

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.03.01.08.01 Ficha de relatório de investiga- Formulário 1 Até o encer- 2 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ção de surto e epidemia: local ramento da
investigação
5.2.03.01.08.02 Ficha de relatório de investi- Formulário 1 Até o encer- 8 anos 2 anos Guarda Não Não Totalidade
gação de surto e epidemia: ramento da permanente
regional investigação no ACS
5.2.03.01.08.03 Ficha de relatório de investiga- Formulário 1 Até o encer- 8 anos 2 anos Guarda Não Não Totalidade
ção de surto e epidemia: central ramento da permanente
investigação no ACS
5.2.03.01.09 Ficha de investigação de atendi- Formulário 1e2 Até o encer- 10 anos 2 anos 8 anos no ACS Sim Sim Amostragem Digitar e mandar
mento humano anti-rábico huma- ramento do para UBS de
no/local; regional caso origem
5.2.03.01.10 Fichas de registro de vacina Formulário 1 Até a crian- Até a maio- Prazo de precaução Sim Sim Amostragem Enviar para pron-
ça atingir a ridade tuário
maioridade
5.2.03.01.11 Mapas diários de registro de Formulário 1 Até encer- 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
vacina ramento do
mês
5.2.03.01.12 Boletins mensais de doses de Formulário 1e2 Até conso- 1 ano 2 anos 8 anos no ACS Não Não Totalidade
vacinas aplicadas/local; regional; lidação dos
central dados
5.2.03.01.12.01 Boletim mensal de doses de vaci- Formulário 1 Até a ela- 10 anos 2 anos 8 anos no ACS Não Sim Amostragem
nas aplicadas: local boração do
boletim
5.2.03.01.12.02 Boletim mensal de doses de vaci- Formulário 1e2 Até devolu- 10 anos 2 anos 8 anos no ACS Não Sim Amostragem
nas aplicadas: regional ção pelo Ní-
vel Central
5.2.03.01.12.03 Boletim mensal de doses de vaci- Formulário 1e2 Até conso- 1 ano 2 anos 8 anos no ACS Não Não Totalidade
nas aplicadas: central lidação dos
dados
5.2.03.01.13 Controle mensal de estoque de Formulário 1 Até atuali- 2 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem
vacina zação do
formulário
5.2.03.01.14 Termos de inutilização de vacina Formulário 1 Até inutili- 2 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem
zação da
vacina

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 295
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.03 FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.03.01 SUBFUNÇÃO: VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA (CONTROLE DE ENDEMIAS)

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.03.01.15 Ocorrências da incidência das Tabela 1e2 Até a elabo- 5 anos Prazo de vigência 2 anos após Não Não Totalidade Os relatórios
doenças de notificação compul- ração dos prazo de pre- consolidados (UE
sória / local (dados da área de dados caução – Paço) serão
abrangência da UBS); regional elaborados sem
(dados de abrangência do distri- os nomes dos
to); central (dados do município) pacientes para a
- série histórica de ocorrência disponibilização
por ano da pesquisa cien-
tífica no Arquivo
Municipal
5.2.03.01.16 Controle de cobertura vacinal do Tabela 1e2 Até a elabo- 2 anos Prazo de precaução ACS Não Não Totalidade Os relatórios
programa de imunização (série ração dos consolidados (UE
histórica por ano) / Local (dados dados – Paço) serão
da área de abrangência da UBS); elaborados sem
regional (dados de abrangência os nomes dos
do distrito); central (dados do pacientes para a
município) disponibilização
da pesquisa cien-
tífica no Arquivo
Municipal
5.2.03.01.17 Controle de cobertura vacinal da Tabela 1e2 Até a ela- 2 anos Prazo de precaução 8 anos no ACS Não Não Totalidade Prazos propostos
campanha contra poliomielite e boração de para a Campanha
outras (série histórica por ano) dados de Imunização
/ local (dados da área de abran-
gência da UBS); regional (dados
de abrangência do distrito); cen-
tral (dados do município)
5.2.03.01.18 Notificações de surtos e agravos Tabela 1e2 Até a elabo- 2 anos Prazo de precaução 10 anos no Não Não Totalidade
em nível municipal (controle se- ração dos ACS
manal) / local (dados da área de dados
abrangência da UBS); regional
(dados de abrangência do distri-
to); central (dados do município)
5.2.03.01.19 Projetos de implementação Projeto 1 Durante o 7 anos após 2 anos Prazo de pre- Não Não Totalidade Outros projetos
do controle da tuberculose no período de vigência caução que forem exe-
município / projeto apresenta- execução cutados deverão
do ao órgão responsável pelo ter a mesma
financiamento / prestação de destinação dos
contas (financeiros e resultados documentos
alcançados)

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

296 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.03 FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.03.01 SUBFUNÇÃO: VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA (CONTROLE DE ENDEMIAS)

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.03.01.19.01 Projeto de implementação do Relatório 1 e 2 mais Durante o 7 anos após 2 anos Prazo de pre- Não Não Totalidade Outros projetos
controle da tuberculose no mu- descritivo fotografias período de vigência caução que forem exe-
nicípio / relatórios de prestação elaboração cutados deverão
de contas (financeiro e resulta- da prestação ter a mesma
dos alcançados) de contas destinação dos
documentos
5.2.03.01.20 Relatórios de situações inusita- Relatório 1, 2, 3 e 4 Durante o 10 anos após 2 anos Prazo de pre- Não Não Totalidade
das de ocorrência de doenças descritivo e mais foto- período de vigência caução
transmissíveis tabelas grafias ocorrência
dos fatos
5.2.03.01.21 Relatórios de implantação de Relatório 1e2 Durante a im- 10 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade Documento váli-
mudanças significativas na estru- descritivo plantação e vigência caução do para qualquer
tura dos serviços de implantação documentos execução das mudança na es-
de novas atividades emitidos para atividades trutura do serviço
orientar as ou implantação
mudanças de novas ativi-
dades
5.2.03.01.22 Relatórios de avaliação da situa- Relatório 1e2 Durante ela- 2 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade Documento
ção das doenças de notificação descritivo boração dos vigência válido para qual-
compulsória gráficos ta- dados quer doença de
belas notificação com-
pulsória
5.2.03.01.23 Planilhas de controle semanal de Planilha 1e2 Até elabora- Ano do exer- 1 ano Não Sim Amostragem
notificação negativa do sarampo ção de nova cício
planilha

5.2.03.01.24 Mapas de localização de doen- Mapas 1e2 Até elabora- 10 anos após vi- Não Não Totalidade
ças epidêmicas/ endêmicas ção de novo gência
mapa

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 297
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.03.02 SUBFUNÇÃO: VIGILÂNCIA SANITÁRIA

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.03.02.01 Boletins diários de atendimento Boletim 1e2 Até elabora- 1 mês após Prazo de precau- Não Sim Amostragem
ção do bole- vigência ção
tim mensal
5.2.03.02.02 Boletins mensais de atendi- Boletim 1e2 Até elabora- 5 anos após Prazo de precau- Não Sim Amostragem
mento ção do bole- vigência ção
tim anual
5.2.03.02.03 Relatórios anuais de atividades Relatório 1e2 Até elabora- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade*
ção de um vigência caução
novo relató-
rio anual
5.2.03.02.04 Cadastro de estabelecimentos Ficha 1e2 Até atualiza- Guarda Não Não Totalidade Devem permane-
cadastral ção da ficha permanente cer no setor de
cadastral origem Integra
banco de dados
5.2.03.02.05 Resultados de exames labora- Laudo 1 Até elabora- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
toriais ção de novo vigência caução
exame
5.2.03.02.06 Laudos de vistoria/relatórios Laudo / 1 Até elabora- 2 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade Devem permane-
relatório ção de novo vigência caução cer no setor de
laudo origem Integra
banco de dados
5.2.03.02.07 Relatórios anuais de gestão Relatório 1 Até elabora- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
ção de novo vigência caução
relatório

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

298 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.02 FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.03.02 SUBFUNÇÃO: VIGILÂNCIA SANITÁRIA

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.03.02.08 Processos relativos a liberação Processo 1 Da abertura 30 anos Prazo de precau- Sim Sim Amostragem Produtos relacio-
de licença e cadastro da vigilân- ao fechamen- após vigên- ção nados à saúde,
cia sanitária to do estabe- cia serviços de saúde
lecimento/ e alimentos de
instituição, alta complexida-
até publi- de: manter em
cação no arquivo corrente
Boletim do até o fechamento
Município do estabelecimen-
to e publicação
no Boletim Oficial
do Município. Ou-
tros, após publi-
cação da licença
no BOM, seguem
para o Arquivo
Municipal. Defini-
ção de alta/média
e baixa complexi-
dade está na Le-
gislação específica
vigente.
5.2.03.02.09 Processos relativos a outros esta- Processo 1 Até atualiza- Prazo de vigência Guarda Não Não Totalidade
belecimentos que não de saúde ção permanente no
(bares, restaurantes, lanchonetes, ACS
escolas, domicílios entre outros)
5.2.03.02.10 Processos relativos a autuações, Processo 1 Da abertura 5 anos 1 ano após 1 ano após vigên- Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
multas e recursos do processo além do prescrição cia caução no ACS
até decisão exercício
final
5.2.03.02.11 Processos relativos à autorização Processo 1 Até autori- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
de exumação de cadáveres zação da vigência caução
exumação
5.2.03.02.12 Processos relativos à autorização Processo 1 Até autori- 3 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
de translado de cadáveres zação do vigência caução
translado

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 299
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.03 FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.03.03 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DE ZOONOSE

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.03.03.01 Processos relativos à liberação Processo 1 Até a libe- 5 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
de animais ração do caução
animal
5.2.03.03.02 Relatórios mensais de atividades Relatório 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ção do rela- vigência
tório anual
5.2.03.03.03 Relatórios anuais de atividades Relatório 1 Até elabora- 5 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
ção de novo vigência
relatório
5.2.03.03.04 Registros de reclamações de Formulário 1e2 Até provi- 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
animais de rua dências vigência
5.2.03.03.05 Fichas de registro de animais/ Ficha de 1 Até atualiza- 5 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem
eutanásia/descarte registro ção
5.2.03.03.06 Termos de doação/adoção de Termo de 1 Indefinido 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
animais doação / a doação
adoção
5.2.03.03.07 Apreensão de animais de grande Ficha de 1 Até desti- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
e pequeno porte registro nação do vigência
animal
5.2.03.03.08 Solicitações de desinsetização/ Solicitação 1 Até atendi- 1 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
desratização em edifícios pú- mento da vigência
blicos, privados e logradouros solicitação
públicos

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

300 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.04 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.01 SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO DO PROGRAMA DE AGENTES COMUNITÁRIOS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.04.01.01 Programas de agentes comuni- Protocolo / 1e2 Até atualiza- 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
tários de saúde normas ção vigência caução
5.2.04.01.02 Planos de cursos de agentes Plano 1e2 Até atuali- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
comunitários de saúde zação do vigência caução
curso
5.2.04.01.03 Resultados de concurso de Relação 1 Definida no Definida no 6 anos após Prazo de vigência, Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
agentes comunitários de saúde Edital do Edital prescrição até a caducidade caução
concurso
5.2.04.01.04 Planos de cursos de gerência Plano 1e2 Até elabora- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
para o programa do agente co- ção de um vigência caução
munitário de saúde - PACS novo plano
5.2.04.01.05 Provas de concurso para o pro- Prova 1 Até reali- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
grama do agente comunitário zação do vigência caução
- PACS (original) concurso
5.2.04.01.06 Fichas de avaliação dos agentes Prontuário 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
comunitários de saúde ção de novo vigência
relatório
5.2.04.01.07 Relatórios anuais de atividades Relatório 1e2 Até elabora- 1 ano após 1 ano após vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
(informações sobre mortalidade, ção de novo o ano do caução
crianças, gestantes, grupos, relatório exercício
hospitalizações, marcadores,
pontuação - série histórica)
5.2.04.01.08 Relatórios consolidados de Relatório 1e2 Até elabora- 1 ano após 1 ano após vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
atendimento às famílias - cadas- ção de novo o ano do caução no ACS
tramento familiar relatório exercício
5.2.04.01.09 Relações de famílias por micro Relatório 1e2 Até elabora- 1 ano após 1 ano após vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
áreas ção de novo o ano do caução no ACS
relatório exercício
5.2.04.01.10 Relação de percentual dos in- Relatório 1e2 Até elabora- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
dicadores de 0 a 3 meses e 29 ção de novo vigência
dias com aleitamento exclusivo relatório
(semestral)

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 301
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.04 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE
SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO DO PROGRAMA DE CONTROLE DAS DOENÇAS SEXUALMENTE TRANSMISSÍVEIS - DST / SÍNDROME DA
5.2.04.02
IMUNODEFICIÊNCIA ADQUIRIDA - AIDS
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.04.02.01 Instruções técnicas da coordena- Instruções 1e2 Até atualiza- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
ção do programa do Ministério ção atualização dados
da Saúde
5.2.04.02.02 Planos / programas de controle Plano 1e2 Até elabora- 8 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade Integra banco de
de doenças sexualmente trans- ção de um vigência caução dados
missíveis DST/AIDS novo plano
5.2.04.02.03 Programas de assistência integral Programa 1e2 Até elabo- 8 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade Integra banco de
à gestante HIV ração de vigência caução no ACS dados
um novo
programa
5.2.04.02.04 Relatórios mensais de atividades Relatório 1e2 Até elabo- Ano do Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
ração de exercício dados
um novo
relatório
5.2.04.02.05 Relatórios anuais de atividades Relatório 1e2 Até elabo- 8 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade Integra banco de
ração de vigência caução no ACS dados
um novo
relatório
5.2.04.02.06 Relatórios plurianuais de ativi- Relatório 1e2 4 anos 8 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade Integra banco de
dades vigência caução no ACS dados
5.2.04.02.07 Planos de curso TELELAB - trei- Plano 1 Até atualiza- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
namento do Ministério da Saúde ção do curso vigência dados
5.2.04.02.08 Boletim de rede de direitos hu- Boletim 1 Anual 1 ano após Prazo de precaução Não Não Totalidade
manos do Ministério da Saúde vigência
sobre AIDS no Brasil e no mundo
5.2.04.02.09 Projetos do hospital dia Projeto 1 Até reali- 5 anos as Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
zação do vigência caução
projeto
5.2.04.02.10 Planilhas de controle do progra- Planilha 1 Até atualiza- 5 anos pós Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ma DST/AIDS ção vigência
5.2.04.02.11 CD4 e Carga Viral Formulário 1 Até atualiza- 4 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
ção vigência caução
5.2.04.02.12 Projetos ONGS Projeto 1 Definido no 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
projeto vigência caução

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

302 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.04 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.03 SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE DA CRIANÇA E ADOLESCENTE

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.04.03.01 Programa de atenção integral à Programa 1e2 Até atualiza- 6 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
saúde do adolescente - ção vigência caução no ACS
PROAISA
5.2.04.03.02 Planilha trimestral PROAISA uni- Planilha 1e2 Ano do exer- 10 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem PROAISA- Progra-
dade/distrito cício após vigên- caução no ACS ma de Atenção
cia Integral à Saúde
do Adolescente
5.2.04.03.03 Relatórios anuais PROAISA - Relatório 1e2 Ano do exer- 10 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Não Totalidade
consolidado cício após vigên- caução no ACS
cia
5.2.04.03.04 Cartas convite para reuniões Carta 1e2 Até reali- Prazo de vigência Não Sim Amostragem
PROAISA zação da
reunião
5.2.04.03.05 Quadros estatísticos mensais Tabela / 1e2 Ano do exer- 10 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Não Totalidade
sobre mortalidade infantil gráfico cício após o exer- caução
cício
5.2.04.03.06 Quadros de referência pediátrica Planilha 1e2 Até atualiza- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
para o atendimento ao adoles- ção vigência caução
cente
5.2.04.03.07 Fichas de notificação compulsó- Ficha de 1 Até o efetivo 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Em três vias:
ria de maus tratos notificação encaminha- notificação caução Conselho Tutelar,
mento aos Vigilância Epide-
setores com- miológica e Uni-
petentes dade que notifica
Documento sigilo-
so, respeitar o dis-
posto no Decreto
Federal nº 2134
de 24/01/1997
e, a Legislação da
saúde pertinente
à matéria

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 303
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.04 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.04 SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE MATERNO- INFANTIL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.04.04.01 Planos/programas da saúde ma- Plano / pro- 1e2 Até atualiza- 6 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade Integra banco de
terno-infantil grama ção vigência caução no ACS dados
5.2.04.04.02 Planilhas de cotas de leite dos Planilha 1e2 Até atualiza- 6 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Integra banco de
distritos sanitários ção atualização caução no ACS dados.O ACS de-
verá elaborar qua-
dros estatísticos
das cotas de leite
dos Distritos
5.2.04.04.03 Relatórios de envio de pedido Relatório 1 Até efeti- 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de compra de leite para o almo- vação da a vigência
xarifado/recibo de fax compra
5.2.04.04.04 Protocolo de procedimentos do Protocolo 1e2 Até elabora- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade No município de
planejamento familiar ção de um vigência caução no ACS São José dos Cam-
novo proto- pos era arquivado
colo no Projeto Casulo
após a realização
dos procedimen-
tos. Hoje é arqui-
vado no Hospital
Municipal
5.2.04.04.05 Atas de conferência médica Ata 1 Até elabora- 10 anos Prazo de precaução Guarda Não Não Totalidade No município
ção de uma após vigên- permanente no de São José dos
nova ata cia ACS Campos era
arquivado no Pro-
jeto Casulo após
a realização dos
procedimentos.
Hoje é arquivado
no Hospital Muni-
cipal. Documento
sigiloso, respeitar o
disposto no Decre-
to Federal nº 2134
de 24/01/1997
e, a Legislação da
saúde pertinente à
matéria

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

304 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.04 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.04 SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE MATERNO- INFANTIL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.04.04.06 Notificações compulsórias de Ficha de 1 Até a efetiva 10 anos Prazo de precau- Guarda Não Não Totalidade No município
cirurgias de laqueadura tubária notificação notificação após vigên- ção permanente no de São José dos
cia ACS Campos era
arquivado no Pro-
jeto Casulo após
a realização dos
procedimentos.
Hoje é arquivado
no Hospital Muni-
cipal. Documento
sigiloso, respeitar
o disposto no
Decreto Fede-
ral nº 2134 de
24/01/1997 e,
a Legislação da
saúde pertinente
à matéria
5.2.04.04.07 Relatório do SISVAN*/ consoli- Relatório 1e2 Mensal 5 anos após Prazo de precau- Guarda em Não Não Totalidade Encaminhado em
dado do município vigência ção suporte eletrô- disquete para a
nico no ACS DIR que devolve
para o Programa.
*SISVAN – Siste-
ma de Vigilância
Alimentar e
Nutricional. Os
originais serão
encaminhados
ao Arquivo Mu-
nicipal

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 305
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.04 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.05 SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE DO ADULTO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.04.05.01 Planos/programas da saúde do Plano / pro- 1e2 Até atualiza- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
adulto grama ção prazo de caução no ACS
vigência
5.2.04.05.02 Relatórios mensais consolida- Relatório 1e2 Até elabo- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem* Integra banco de
dos dos distritos/hipertensos e ração do a elaboração caução no ACS dados
diabéticos consolidado do anual
anual
5.2.04.05.03 Relatórios anuais consolidados Relatório 1e2 Até elabora- 6 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade Integra banco de
dos distritos/hipertensos e dia- ção de um prazo de caução no ACS dados
béticos novo rela- vigência
tório
5.2.04.05.04 Relatórios mensais de preser- Relatório 1e2 Até elabo- 6 meses Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
vativos ração do após elabo- dados
consolidado ração do
anual anual
5.2.04.05.05 Relatórios anuais de preserva- Relatório 1e2 Até elabora- 6 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Integra banco de
tivos ção de um prazo de caução no ACS dados
novo rela- vigência
tório
5.2.04.05.06 Relatórios mensais de preventivo Relatório 1e2 Até elabora- 6 meses Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
ginecológico ção do anual após elabo- dados
ração do
anual
5.2.04.05.07 Relatórios anuais de preventivo Relatório 1e2 Até elabora- 6 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Integra banco de
ginecológico ção de um vigência caução no ACS dados
novo rela-
tório
5.2.04.05.08 Relatórios mensais de câncer de Relatório 1e2 Até elabora- 6 meses Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
mama ção de novo após elabo- dados
relatório ração anual
5.2.04.05.09 Relatórios anuais de câncer de Relatório 1e2 Até elabora- 6 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade Integra banco de
mama ção de novo vigência caução no ACS dados
relatório

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

306 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.04 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.06 SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE BUCAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.04.06.01 Planos/programas da saúde bu- Protocolo 1e2 Até atualiza- 6 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade Integra banco de
cal – normas, procedimentos ção vigência caução no ACS dados
5.2.04.06.02 Relatórios mensais de produ- Relatório / 1e2 Até consoli- 4 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Integra banco de
ção/ impedimento/ rendimento/ tabelas dação vigência caução no ACS dados
procedimento/ THD e CD por
unidade
5.2.04.06.03 Relatórios semestrais de ava- Relatório 1e2 Até elabora- Não Sim Amostragem Integra banco de
liação do programa curativo ção do anual dados
escolar
5.2.04.06.04 Relatórios anuais de avaliação Relatório 1e2 Anual 3 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade Integra banco de
do programa curativo e preven- vigência caução no ACS dados
tivo odontológico
5.2.04.06.05 Diagnósticos e planos de traba- Plano 1e2 Até atualiza- 6 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade Integra banco de
lho do atendimento odontológi- ção vigência caução no ACS dados
co escolar

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 307
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.04 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.07 SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE MENTAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.04.07.01 Planos/programas/projetos de Plano 1e2 Até elabora- 6 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade Integra banco de
saúde mental ção de novo prazo de caução dados
plano / pro- vigência
grama
5.2.04.07.02 Relatórios mensais do programa Relatório 1e2 Até elabo- 6 meses Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
de saúde mental ração do após elabo- dados
consolidado ração do
anual anual
5.2.04.07.03 Relatórios anuais do programa Relatório 1e2 Até elabora- 6 anos após Prazo de vigência Prazo de precau- Não Não Totalidade Integra banco de
de saúde mental - consolidado ção de um elaboração ção no ACS dados
novo rela- do novo rela-
tório tório
5.2.04.07.04 Planilhas de controle do progra- Planilha 1e2 Até atualiza- 1 ano após vigência Não Sim Amostragem
ma de saúde mental ção
5.2.04.07.05 Relatórios mensais de interna- Relatório 1e2 Mensal 10 anos Prazo de vigência Prazo de precau- Sim Sim Amostragem
ções e altas após o exer- ção no ACS
cício
5.2.04.07.06 Projetos das ações em saúde Projeto 1e2 Até efetiva 15 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Não Totalidade
mental implantação após vigên- caução no ACS
do projeto cia

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

308 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.04 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.08 SUBFUNÇÃO: GERENCIAMENTO E COORDENAÇÃO DAS AÇÕES DE REABILITAÇÃO EM SAÚDE

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.04.08.01 Programas de reabilitação em Programa 1e2 Até elabora- 6 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
saúde ção de novo prazo de caução no ACS
programa vigência
5.2.04.08.02 Relatórios mensais do programa Relatório 1e2 Até elabora- 6 meses Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de reabilitação em saúde - con- ção de novo após elabo-
solidado relatório ração do
anual
5.2.04.08.03 Relatórios anuais do programa Relatório 1e2 Até elabora- 10 anos Prazo de vigência Prazo de precau- Não Não Totalidade Serão emitidos
de reabilitação em saúde - con- ção de novo após prazo ção no ACS em 02 vias e
solidado relatório de vigência enviada uma via
para o Arquivo
Municipal
5.2.04.08.04 Cadastrados no programa de Livro 1 Até preenchi- 10 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
órteses, próteses e materiais mento caução
- OPM auditivo
5.2.04.08.05 Cadastrados no programa de Livro 1 Até preenchi- 10 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
órteses, próteses e materiais mento caução
- OPM ortopedia
5.2.04.08.06 Processos relativos a OPM de Processo 1 Da abertura 10 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
AASI - diretoria regional do esta- até decisão caução
do - DIR e prefeitura municipal final
5.2.04.08.07 Processos relativos a OPM de Processo 1 Da abertura 10 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
ortopédicos - diretoria regional até decisão caução
do estado - DIR e prefeitura final
municipal

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 309
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.04 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.09 SUBFUNÇÃO: GERENCIAMENTO E COORDENAÇÃO DAS AÇÕES EM SAÚDE DO TRABALHADOR

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.04.09.01 Comunicação de acidente Formulário 1e2 Da comu- 20 anos Prazo de precaução Guarda Não Não Totalidade
de trabalho - CAT nicação após o permanente no
até alta do registro do ACS
paciente último aten-
dimento
5.2.04.09.02 Questionários de trajeto do Formulário 1 Do preen- 20 anos Prazo de precaução Guarda Não Não Totalidade Anexo da CAT quando
acidentado chimento do após o permanente no acidente de trajeto
questionário registro do ACS (percurso)
até a alta do último aten-
paciente dimento
5.2.04.09.03 Formulários de solicitação Formulário 1 Até o re- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de medicamentos anti-re- cebimento vigência
trovirais do medica-
mento
5.2.04.09.04 Formulários de referência e Formulário 1 Durante o Anexar ao prontuário
contra-referência acompanha-
mento
5.2.04.09.05 Formulários de alta médica Formulário 1 Anotado no prontuá-
rio. Uma fica com o
paciente e outra para
a empresa
5.2.04.09.06 Fichas de evolução clínica Ficha 1 Durante o 20 anos Prazo de precaução Não Não Totalidade Anexar ao prontuário
para os casos de acidente acompanha- após vigên-
de trabalho mento cia
5.2.04.09.07 Prontuários de investigação Dossiê 1 Do primeiro 20 anos Prazo de precaução Guarda Não Não Totalidade Serve de prova policial.
(acidente do trabalho ou atendimento após vigên- permanente Acidente do trabalho
doença ocupacional) até resolução cia (tipo, trajeto, óbito)
5.2.04.09.08 Cartões de consulta do aci- Ficha 1 Durante o Se a alta for inferior a
dentado tratamento 15 dias o cartão fica no
local de origem. Quan-
do ultrapassar vai para o
INSS (perícia médica)
5.2.04.09.09 Relatórios estatísticos de Relatório 1e2 Até elabora- 8 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
acidentes de trabalho ção de novo vigência caução no ACS
relatório
5.2.04.09.10 Fichas de registro de aciden- Ficha 1e2 Até atualiza- 10 anos Prazo de precaução Guarda Não Não Totalidade
tes de trabalho ção permanente no
ACS

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

310 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.04 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.10 SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO DO PROGRAMA DE EDUCAÇÃO FÍSICA

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.04.10.01 Relatórios estatísticos mensais Relatório 1e2 Até elabo- 6 meses Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de atividade física por unidade ração do após vigên-
e especialidade consolidado cia
anual
5.2.04.10.02 Relatórios estatísticos anuais Relatório 1e2 Anual 5 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
consolidados das unidades por caução ACS
especialidade
5.2.04.10.03 Projetos relativos ao programa Projeto 1e2 Até atualiza- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
de educação física ção prazo de caução ACS
vigência
5.2.04.10.04 Prontuários do programa de Prontuário 1 Enquanto 5 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade Deve ser encami-
educação física o paciente a saída do nhado para UBS
participar do paciente do para fazer parte
programa programa do prontuário do
paciente
5.2.04.10.05 Programa de educação física Programa 1e2 Até elabora- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de precau- Não Não Totalidade
ção de novo prazo de ção no ACS
programa vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 311
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.05 FUNÇÃO: AVALIAÇÃO, CONTROLE E AUDITORIA DA ÁREA DE SAÚDE – UAC

5.2.05.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.05.00.01 Agendas de consulta/ cirurgias/ Registro em 1 Ano do 4 anos após 2 anos após vi- 2 anos no ACS Não Sim Amostragem
exames livro exercício a vigência gência após arquivo
corrente
5.2.05.00.02 Laudos médicos para cirurgia Laudo 1 Até a rea- 4 anos após Prazo de vigência 4 anos no ACS Não Sim Amostragem
eletiva lização da a vigência
cirurgia
5.2.05.00.03 Fichas de solicitação de ser- Ficha 1 Da solicita- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de precau- Não Sim Amostragem
viços de apoio de diagnose e ção até o exercício ção no ACS
terapia - SADT efetivo pa-
gamento
5.2.05.00.04 Procedimentos de alto custo Ficha 1 Até o efe- Do prestador de
(APAC, laudo, espelho) tivo paga- serviços
mento
5.2.05.00.05 Laudos médicos para emissão Formulário 1 Até o efe- 10 anos Prazo de vigência Prazo de precau- Não Sim Amostragem
de AIH - autorização de inter- tivo paga- após exer- ção no ACS
nação hospitalar mento cício

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

312 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.05 FUNÇÃO: AVALIAÇÃO, CONTROLE E AUDITORIA DA ÁREA DE SAÚDE – UAC

5.2.05.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.05.00.06 Laudos sociais Laudo 1 Até a 5 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
vigência vigência caução no ACS
do atendi-
mento
5.2.05.00.07 Prontuários médicos de pa- Dossiê 1*, 2** e Do primei- 20 anos 1 ano após 3 anos após a Prazo de Sim Depende *Amostragem Os prontuários dos
cientes 4** ro atendi- prazo de data do último prescrição e do conteú- e seleção pacientes e os demais
mento ao prescrição atendimento precaução do e do **Totalidade documentos que os
óbito interesse compõem, bem como
para a os documentos de
pesquisa caráter sigiloso, poderão
científica ser microfilmados.
Os prontuários
microfilmados
possilibitarão a
eliminação do suporte
em papel nos termos
da legislação em vigor.
Não serão eliminados,
porém, os prontuários
médicos considerados
de guarda permanente,
de acordo com
critérios oficializados
pela Comissão de
Revisão de Prontuários
Médicos para a seleção
documental (art. 13 do
Decreto nº 1799/96).
Os prontuários
médicos arquivados
eletronicamente
em meio óptico
ou magnético, e
microfilmados serão
de guarda permanente
(Art. 2º da resolução
CFM nº 1639/02).
5.2.05.00.08 Relatórios de índice de cárie Relatório 1e2 Anual 10 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
dentária (CPO/CEO) caução no ACS

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 313
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.05 FUNÇÃO: AVALIAÇÃO, CONTROLE E AUDITORIA DA ÁREA DE SAÚDE – UAC

5.2.05.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.05.00.09 Relatórios de avaliação dos pro- Relatório 1e2 Anual 6 anos após Prazo de precaução Prazo de pre- Não Não Totalidade
gramas odontológicos curativo vigência caução no ACS
e preventivo – dados compara-
tivos e gráficos
5.2.05.00.10 Relatórios estatísticos anuais Relatório 1e2 Anual 6 anos Prazo de vigência Prazo de precau- Não Não Totalidade
do programa odontológico ção no ACS
curativo
5.2.05.00.11 Processos relativos ao ressarci- Processo 1 Até a de- 5 anos 22 anos após Prazo de vigência Prazo de precau- Não Sim Amostragem
mento do SUS cisão final além do vigência ção no ACS
quanto á exercício
procedência
do paga-
mento
5.2.05.00.12 Relatórios de beneficiários de Relatórios 1 Mensal 22 anos Durante a vigência Prazo de precau- Não Sim Amostragem
planos privados de assistência à além do ção no ACS
saúde atendidos pelo SUS exercício
5.2.05.00.13 Cadastro municipal de estabe- Ficha cadas- 1e2 Até atualiza- Guarda Não Não Totalidade Integra banco de
lecimentos de saúde (público, tral ção permanente no dados
privado e filantrópico) ACS
5.2.05.00.14 Processos (projeto) de habilita- 1 Até nova 8 anos após Prazo de precaução Sim Não Totalidade Integra banco de
ção de gestão junto ao Ministé- habilitação vigência dados
rio da Saúde
5.2.05.00.15 Portarias e atos normativos Portaria, 1 Até revoga- 5 anos após vi- Guarda Não Não Totalidade
do Ministério da Saúde e Se- resolução, ção gência permanente no
cretaria de Estado da Saúde orientação ACS
relativos à Secretaria Municipal oormativa,
de Saúde instrução,
ordem inter-
na, estatuto,
regimento,
regulamento

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

314 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.05 FUNÇÃO: AVALIAÇÃO, CONTROLE E AUDITORIA DA ÁREA DE SAÚDE – UAC

5.2.05.01 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DA PRODUÇÃO E FATURAMENTO DA ÁREA DE SAÚDE

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.05.01.01 Relatórios físico e financeiro Relatório 1e2 Até elabora- 10 anos Prazo de vigência Guarda Não Não Microfilma o con-
de produção ambulatorial, por ção do novo além do ano permanente no solidado anual
unidade relatório do exercício ACS
5.2.05.01.02 Relatórios físico e financeiro de Relatório 1e2 Até elabora- 10 anos Prazo de vigência Guarda Não Não Microfilma o con-
produção ambulatorial por dis- ção do novo além do ano permanente no solidado anual
trito sanitário relatório do exercício ACS
5.2.05.01.03 Relatórios físico e financeiro de Relatório 1e2 Até elabora- 10 anos Prazo de vigência Guarda Não Não Microfilma o con-
produção ambulatorial do setor ção do novo além do ano permanente no solidado anual
público e privado relatório do exercício ACS
5.2.05.01.04 Relatórios físico e financeiro de Relatório 1e2 Até elabora- 10 anos Prazo de vigência Guarda Não Não Microfilma o con-
produção ambulatorial (consoli- ção do novo além do ano permanente no solidado anual
dado do município) relatório do exercício ACS
5.2.05.01.05 Relatórios mensais de faturas Relatório 1e2 Até elabora- 10 anos Prazo de vigência Prazo de precau- Não Sim Amostragem Microfilma o con-
diferenciadas ção do novo além do ano ção no ACS solidado anual
relatório do exercício
5.2.05.01.06 Relatórios de produção hospita- Relatório 1e3 Até elabora- 10 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
lar - físico e financeiro ção do novo além do ano caução no ACS
relatório do exercício
5.2.05.01.07 Relatórios de Informação do sis- Relatórios 1e3 Até elabora- 10 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
tema de informação hospitalar - ção do novo além do ano caução no ACS
SIH e do sistema de informação relatório do exercício
ambulatorial - SIA (com dados
comparativos)

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 315
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.05 FUNÇÃO: AVALIAÇÃO, CONTROLE E AUDITORIA DA ÁREA DE SAÚDE – UAC

5.2.05.02 SUBFUNÇÃO: AVALIAÇÃO E AUDITORIA DA QUALIDADE DOS SERVIÇOS DE SAÚDE

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.05.02.01 Relatórios de visitas e vistorias Relatório 1e2 Até elabora- 10 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
técnicas aos serviços de saúde ção do novo vigência caução
relatório
5.2.05.02.02 Relatórios de entrevistas com Relatórios 1e2 Até elabora- 10 anos após Prazo de vigência Guarda Não Não Totalidade Documento
pacientes ção do novo vigência permanente no sigiloso, respeitar
relatório ACS o disposto no
Decreto Fede-
ral nº 2134 de
24/01/1997 e,
a Legislação da
saúde pertinente
à matéria
5.2.05.02.03 Laudos de vistoria técnica Laudo 1e2 Até elabora- 10 anos após Prazo de vigência Prazo de precau- Não Não Totalidade
ção do novo vigência ção no ACS
relatório
5.2.05.02.04 Relatórios consolidados de qua- Relatório 1e2 Até elabora- 10 anos após Prazo de vigência Prazo de precau- Não Não Totalidade
lidade dos serviços ção do novo vigência ção no ACS
relatório

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

316 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.06 FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E EXECUÇÃO DE RECURSOS ESTRATÉGICOS NA ÁREA DA SAÚDE

5.2.06.01 SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO DOS SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.06.01.01 Declarações de óbito Formulário 1e2 Até a emis- 6 anos 1 ano 5 anos no ACS Sim Não Totalidade
são da certi- após arquiva-
dão de óbito, mento no arqui-
pelo Cartório vo corrente
de Registro
Civil
5.2.06.01.02 Declarações de nascimento Formulário 1e2 Até a emis- 20 anos 5 anos 15 anos no ACS Sim Não Totalidade
são da certi- após arquiva-
dão de óbito, mento no arqui-
pelo Cartório vo corrente
de Registro
Civil
5.2.06.01.03 Relatórios de monitoramento de Relatórios 1e2 Até atuali- 4 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
indicadores de saúde zação dos vigência caução
dados
5.2.06.01.04 Projetos de organização do flu- Projeto 1e2 Até atualiza- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade Integra banco de
xo de informação ção vigência caução dados

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 317
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.06 FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E EXECUÇÃO DE RECURSOS ESTRATÉGICOS NA ÁREA DA SAÚDE

5.2.06.02 SUBFUNÇÃO: CAPACITAÇÃO E DESENVOLVIMENTO FUNCIONAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.06.02.01 Processos relativos a convênios Processo 1 Definido no 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
para estágios nas unidades da convênio vigência caução
Secretaria da Saúde
5.2.06.02.02 Contrato de estágio Contrato 1a3 Definido no 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
contrato vigência
5.2.06.02.03 Correspondência - ofícios judici- Ofício 1 Definido no 1 ano após Prazo de precaução Guarda Sim Não Totalidade Compor o dossiê
ários determinando a prestação ofício vigência permanente no do sentenciado.
de serviços comunitários aos ACS Documento
sentenciados sigiloso, respeitar
o disposto no
Decreto Fede-
ral nº 2134 de
24/01/1997 e
a Legislação da
saúde pertinente
à matéria
5.2.06.02.04 Folhas de serviço dos prestado- Impresso 1 1 mês 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem Subfunção do
res de serviços comunitários Núcleo do de-
senvolvimento
funcional – NU-
DEF e do Núcleo
de Educação em
Saúde
5.2.06.02.05 Folhas de pagamento de isono- Impresso 1, 2 e 3 Até efetivo 5 anos após 1 ano após Prazo de precaução Guarda Não Não Totalidade
mia dos servidores municipaliza- pagamento vigência prescrição permanente no
dos do Estado ACS
5.2.06.02.06 Termos de adesão de serviços Impresso 1, 2 e 3 Definido no 10 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
voluntários termo vigência
5.2.06.02.07 Atas de reuniões do conselho Ata 1 Depende do 10 anos Guarda Não Não Totalidade
regional de enfermagem - CO- conteúdo permanente no
REN ACS
5.2.06.02.08 Atas de reuniões sobre grade de Ata 1 Depende do Guarda Não Não Totalidade
transferência, sindicato e outros conteúdo permanente no
representantes ACS

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

318 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.06 FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E EXECUÇÃO DE RECURSOS ESTRATÉGICOS NA ÁREA DA SAÚDE

5.2.06.02 SUBFUNÇÃO: CAPACITAÇÃO E DESENVOLVIMENTO FUNCIONAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.06.02.09 Solicitações de abertura de con- Processo 1 Definido no 2 anos além 2 anos após Não Sim Amostragem
curso público edital do exercício a prescrição
5.2.06.02.10 Prontuários de alunos - curso Prontuário 1 Durante o 30 anos Guarda Não Não Deve ser guarda-
formal (documentos pessoais, período do permanente do na totalidade
fichas de matrícula e avaliações) curso no local de
origem
5.2.06.02.11 Planos de cursos Planilhas 1 Enquanto du- 5 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
rar o curso dados
5.2.06.02.12 Cautelas de equipamentos em- Formulário 1 Enquanto 6 meses Prazo de precaução Não Sim Amostragem
prestados durar o em-
préstimo
5.2.06.02.13 Cadastro para cursos e con- Processo 1 Até a realiza- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
gressos ção a realização
do curso
e do con-
gresso
5.2.06.02.14 Convênio com universidades Processo 1 Enquanto 10 anos Durante a vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
durar o con- após vigên- caução
vênio cia
5.2.06.02.15 Prontuários de estagiários Prontuário 1 Anual 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
vigência caução
5.2.06.02.16 Relatórios anuais de prestação Relatório 1 Anual 5 anos além 5 anos após Prazo de prescrição Prazo de pre- Não Não Totalidade
de contas de atividades de edu- do ano do prescrição caução
cação e saúde exercício
5.2.06.02.17 Atas de reuniões das instituições Ata 1 Depende do 5 anos após vi- 4 anos no ACS Não Não Totalidade
de ensino - campo de estágio conteúdo gência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 319
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.06 FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E EXECUÇÃO DE RECURSOS ESTRATÉGICOS NA ÁREA DA SAÚDE

5.2.06.03 SUBFUNÇÃO: PLANEJAMENTO, DESENVOLVIMENTO, CONTROLE E MANUTENÇÃO DOS SERVIÇOS DE INFORMÁTICA DA SAÚDE
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.06.03.01 Diagnósticos e planos da di- Plano 1e2 Até atualiza- 2 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade Integra banco de
visão ção vigência dados
5.2.06.03.02 Formulário de controle de entra- Formulário 2 Ano do exer- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
da e saída de documento cício vigência dados
5.2.06.03.03 Documentos sobre assistência Formulário 1 Ano do exer- Prazo de 2 anos após vi- Não Sim Amostragem
técnica de equipamentos cício vigência gência
5.2.06.03.04 Relatórios estatísticos do cartão Relatórios 2 Ano do exer- 3 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade Integra banco de
SUS cício vigência dados

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

320 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.06 FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E EXECUÇÃO DE RECURSOS ESTRATÉGICOS NA ÁREA DA SAÚDE

5.2.06.04 SUBFUNÇÃO: CONTROLE E IMPLANTAÇÃO DO CARTÃO NACIONAL DE SAÚDE – CARTÃO SUS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.06.04.01 Planos/programas para implan- Plano / pro- 1e2 Até efetiva 6 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade Integra banco de
tação do cartão nacional – car- grama implantação implantação caução no ACS dados
tão SUS
5.2.06.04.02 Fichas de cadastro de usuários Ficha 1e2 Até atualiza- Guarda Não Não Totalidade Integra banco de
ção permanente no ACS dados
5.2.06.04.03 Manuais técnicos operacionais Manual 1 Até elabora- 6 anos após 1 ano após vigência 5 anos após vi- Não Não Totalidade
do cartão SUS ção de um implantação gência no ACS
novo manual

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 321
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.07 FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

5.2.07.01 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DO FUNDO MUNICIPAL DE SAÚDE - FMS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.07.01.01 Prestação de contas - convênio Processo 1 Ano de exer- 5 anos além Até aprova- Prazo de prescrição 5 anos após Não Não Totalidade
SUS / SP - repasse estadual - ter- cício do exercício ção junto prescrição
mos aditivos ao Tribunal
de Contas
do Estado/
Secretaria
de Estado da
Saúde
5.2.07.01.02 Prestação de contas - convênio Processo 1 Ano do exer- 5 anos além Até aprova- Prazo de prescrição 5 anos após Não Não Totalidade
DST / AIDS, cartão SUS, PEA cício do exercício ção junto prescrição
(Dengue), reabilitação e tuber- ao Tribunal
culose - repasses federais de Contas
do Estado/
Secretaria
Executiva do
Ministério da
Saúde
5.2.07.01.03 Prestação de contas - contrato Processo 1 Ano do exer- 5 anos além Até aprova- Prazo de prescrição 5 anos após Não Não Totalidade
REFORSUS com o Banco do cício do exercício ção junto ao prescrição
Brasil - repasse federal Tribunal de
Contas do
Estado/ Co-
ordenadoria
Geral REFOR-
SUS
5.2.07.01.04 Prestação de contas - fundo mu- Balancete 1 Ano de vi- 5 anos além 5 anos após Prazo de prescrição 5 anos após Não Não Totalidade
nicipal de saúde - trimestral gência do exercício a aprovação prescrição
junto ao
Tribunal de
Contas do
Estado

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

322 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.07 FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

5.2.07.01 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DO FUNDO MUNICIPAL DE SAÚDE - FMS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.07.01.05 Contratos para a prestação de Processo 1 Ano de exer- 10 anos Até a apro- Prazo de prescrição Prazo de pre- Não Não Totalidade Lei 8212/91
serviços - gestão plena de saúde cício além do vação junto caução custeio de Previ-
- filantropias e outras - repasse exercício ao Tribunal dência. Trata-se
federal de Contas de contratação
do Estado de serviços de
e prazo de terceiros
prescrição
5.2.07.01.06 Processos de credenciamento Processo 1 Definido no 10 anos 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Lei 8212/91
de médicos no SUS contrato de além do prescrição caução custeio de Previ-
credencia- exercício dência. Trata-se
mento de contratação
de serviços de
terceiros

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 323
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.07 FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

5.2.07.02 SUBFUNÇÃO: GERENCIAMENTO DE CONTRATOS E CONVÊNIOS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.07.02.01 Processos relativos a penali- Processo 1 Até o efetivo 5 anos após Prazo de prescrição Prazo de pre- Não Não Totalidade
dades ressarcimen- o ano do caução no ACS
to à PMB exercício
5.2.07.02.02 Processo relativos a reajuste de Processo 1 Até decisão 5 anos após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
preços do reajuste vigência
5.2.07.02.03 Processos relativos à compra de Processo 1 Definido no 10 anos 2 anos após Prazo de prescrição Prazo de pre- Sim Sim Amostragem Trata-se de servi-
serviços de saúde próprio ins- além do o prazo de caução ços de terceiros,
trumento exercício prescrição Lei 8212/91
e aprova-
ção pelo
Tribunal de
Contas do
Estado
5.2.07.02.04 Processos relativos a convênios Processo 1 Definido no 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
próprio ins- o prazo de caução no ACS
trumento vigência e
aprovação
do Tribunal
de Contas
do Estado
5.2.07.02.05 Processos relativos à locação Processo 1 Definido no 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
próprio ins- o prazo de
trumento vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

324 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.07 FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

5.2.07.03 SUBFUNÇÃO: SERVIÇOS INTERNOS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.07.03.01 Controle de tráfego Formulário 1 Até reali- 2 anos Prazo de precau- Não Sim Amostragem
zação do ção
serviço
5.2.07.03.02 Autorizações de fornecimento de Formulário 1 Bimestral 5 anos Prazo de precau- Não Sim Amostragem
combustível ção
5.2.07.03.03 Relatórios mensais de manutenção Relatório 1e2 Mensal Até elabo- Prazo de precau- Não Sim Amostragem Integra banco de
das unidades ração do ção dados
anual
5.2.07.03.04 Relatórios anuais de manutenção Relatório 1e2 Até elabo- 5 anos após Prazo de precau- Não Sim Amostragem Integra banco de
das unidades ração de vigência ção dados
novo rela-
tório
5.2.07.03.05 Relatórios mensais para a regional Relatório 1 Mensal 2 anos Prazo de precau- Não Sim Amostragem
da Secretaria de Serviços Munici- ção
pais - SSM
5.2.07.03.06 Pedidos de material para manu- Formulário 1 Até a rea- 5 anos após Prazo de precau- Não Sim Amostragem
tenção lização do a realização ção
serviço da compra
5.2.07.03.07 Ordens de serviço Ficha 1 Até reali- 2 anos após Prazo de precau- Não Sim Amostragem
zação do vigência ção
serviço
5.2.07.03.08 Cadastro de fornecedores Ficha 1 Até atuali- 2 anos Guarda Não Não Totalidade Fichas de empre-
zação permanente no sas de serviços
setor
5.2.07.03.09 Boletins de recebimento de Boletim 1e2 Até o efe- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Integra banco de
material - BRM - entrada e saída tivo paga- vigência caução no ACS dados
imediata mento
5.2.07.03.10 Boletins de recebimento de mate- Boletim 1e2 Até o efe- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Integra banco de
rial - BRM - entrada para o estoque tivo paga- vigência caução no ACS dados
(medicamentos, materiais hospi- mento
talares, materiais odontológicos e
impressos)
5.2.07.03.11 Autorização de fornecimento - AF Formulário 1e2 Até o forne- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Integra banco de
cimento do vigência caução no ACS dados
material

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 325
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.07 FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

5.2.07.03 SUBFUNÇÃO: SERVIÇOS INTERNOS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.07.03.12 Relatórios de notas fiscais liberadas Relatório 1e2 Até atuali- 5 anos 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade Integra banco de
para pagamento zação além do prescrição caução no ACS dados
exercício
5.2.07.03.13 Planilhas de controle de rece- Planilha 1e2 Ano do 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Integra banco de
bimento geral (equipamentos, exercício o exercício caução no ACS dados
material de construção, escritório,
medicamento de processo - NAC
de alto custo), materiais de labora-
tório, materiais hospitalares
5.2.07.03.14 Planilhas de recebimento da Dose Planilha 1e2 Ano do 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Integra banco de
Certa exercício vigência caução no ACS dados
5.2.07.03.15 Planilhas de controle de contrapar- Planilha 1e2 Ano do 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Integra banco de
tida da Dose Certa exercício vigência caução no ACS dados
5.2.07.03.16 Planilhas de recebimento irregular Planilha 1e2 Até o efeti- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade Integra banco de
vo recebi- vigência caução no ACS dados
mento do
material
5.2.07.03.17 Planilhas de cobrança (telefônica, Planilha 1e2 Até atuali- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Integra banco de
constatação de irregularidades zação vigência caução no ACS dados
no recebimento, constatação de
irregularidades - 48 horas, irregula-
ridades fiscais - 2 modelos, vistoria
técnica e devolução de materiais)
5.2.07.03.18 Planilhas de controle de cautelas Planilha 1e2 Até atuali- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Integra banco de
zação vigência caução no ACS dados
5.2.07.03.19 Planilhas de controle do patrimô- Planilha 1 Até atuali- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Integra banco de
nio físico zação vigência caução no ACS dados
5.2.07.03.20 Planilhas de devolução de materiais Planilha 1 Ano do 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
exercício vigência dados
5.2.07.03.21 Cautelas Cautela 1 Até resgate 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
do bem vigência
5.2.07.03.22 Planilhas de controle de estorno Planilha 1e2 Até atuali- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem Integrar banco de
financeiro zação vigência caução no ACS dados
5.2.07.03.23 Processos relativos à penalidades Processo 1 Até a de- 10 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
finição da após vigên- caução no ACS
sentença cia

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

326 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.07 FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

5.2.07.03 SUBFUNÇÃO: SERVIÇOS INTERNOS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.07.03.24 Processos relativos à solicitação de Processo 1 Até o aten- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
medicamentos, exames, emprésti- dimento vigência
mos ou compra de equipamentos
médicos
5.2.07.03.25 Livros de registro de memorandos Livro de 1 Até Preen- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
e ofícios registro chimento vigência
do livro
5.2.07.03.26 Livros de controle de envio de re- Livro de 1 Até Preen- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ceituário de controle especial registro chimento vigência
do livro
5.2.07.03.27 Requisição de material de estoque Requisição 1 Até entrega 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
- RME do material vigência dados
5.2.07.03.28 Requisição de material de estoque Requisição 1 Até envio 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
da UBS - RME do material vigência dados
5.2.07.03.29 Cadernos de controle de envio de Caderno 1 Mensal Ano do Prazo de precaução Não Sim Amostragem
material para os hospitais exercício
5.2.07.03.30 Cadernos de controle de envio de Caderno 1 Semestral Ano do Prazo de precaução Não Sim Amostragem
material para as unidades exercício
5.2.07.03.31 Planilhas de compra de medi- Planilha 1e2 Mensal 2 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
camentos, material hospitalar e dados
odontológico
5.2.07.03.32 Planilhas mensais do programa de Planilha 1e2 Mensal Ano do 1 ano após pre- Não Sim Amostragem Integra banco de
DST/AIDS exercício caução dados
5.2.07.03.33 Planilhas trimestrais de medicamen- Planilha 1e2 Trimestral 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
tos hansenostálicos vigência dados
5.2.07.03.34 Planilhas mensais de medicamen- Planilha 1e2 Mensal Ano do 1 ano após pre- Não Sim Amostragem Integra banco de
tos tuberculostálicos da vigilância exercício caução dados
epidemiológica
5.2.07.03.35 Planilhas trimestrais de planejamen- Planilha 1e2 Trimestral 2 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
to anual do programa de tuberculo- dados
se e hanseníase
5.2.07.03.36 Planilhas do programa de diabetes Planilha 1e2 Até atuali- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
Millitus zação o exercício dados
5.2.07.03.37 Planilhas de movimento de contra- Planilha 1e2 Até atuali- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
ceptivos zação vigência dados

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 327
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.07 FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

5.2.07.03 SUBFUNÇÃO: SERVIÇOS INTERNOS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.07.03.38 Planilhas de execução do pedido Planilha 1e2 Mensal 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
da Dose Certa vigência dados
5.2.07.03.39 Relatórios mensais de preservativos Relatório 1e2 Mensal Ano do 1 ano após pre- Não Sim Amostragem Integra banco de
– formulário da DIR exercício caução dados
5.2.07.03.40 Requisições de vacinas Requisição 1e2 Até entrega Ano do Prazo de precaução Não Sim Amostragem Integra banco de
do material exercício dados
5.2.07.03.41 Relatórios de recebimento de Relatório 1e2 Até arqui- 4 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
vacinas vamento vigência
junto a nota
do Estado
5.2.07.03.42 Notas de fornecimento de material Formulário 1e2 Até entrada 5 anos 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
da Secretaria de Estado da Saúde de dados além do vigência
no sistema exercício
5.2.07.03.43 Termos de inutilização mensal imu- Formulário 1 Até envio 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
nobiológicos (inclui vacinas) do docu-
mento
5.2.07.03.44 Relatórios de estoque de vacinas Relatório 1 Até atuali- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
– UBS zação vigência
5.2.07.03.45 Movimento mensal de imunobio- Formulário 1 Até atuali- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
lógicos zação vigência
5.2.07.03.46 Termos de inutilização de vacinas Formulário 1 Mensal 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
e afins vigência
5.2.07.03.47 Correspondências via fax da Ofícios 1 Até envio 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
vigilância do estado solicitando da vacina
vacinas
5.2.07.03.48 Relatórios de estoque de vacinas Relatório 1e2 Relatório 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem

5.2.07.03.49 Requisições de material de estoque Requisição 1 Até entrega 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
- vacinas das vacinas
5.2.07.03.50 Pedidos de compra de peças au- Formulário 1 Até entrega 5 anos após 1 ano após vigência 4 anos no ACS Não Sim Amostragem
tomotivas em geral (vidros, pneus, do material vigência
etc)
5.2.07.03.51 Requisições de pedido de conserto Formulário 1 Até entrega Ano do Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de veículos as oficinas terceirizadas do serviço exercício
5.2.07.03.52 Recibos de diária Formulário 1 Até o envio Ano do Prazo de precaução Não Sim Amostragem
para o Fi- exercício
nanças

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

328 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.07 FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

5.2.07.03 SUBFUNÇÃO: SERVIÇOS INTERNOS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.07.03.53 Planilhas de transporte de pacien- Planilha 1 Até reali- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
tes – NAC zação da vigência
viagem
5.2.07.03.54 Planilhas de execução de serviços Planilha 1e2 Enquanto 5 anos após 2 anos 3 anos após Não Sim Amostragem Integra banco de
contratados de empresas de trans- durar o vigência precaução no dados
portes contrato ACS
5.2.07.03.55 Cadastro funcional dos motoristas Pasta 1 Enquanto 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
terceirizados durar o vigência
contrato
5.2.07.03.56 Cadastro funcional do servidor Pasta 1 Enquanto 40 anos 5 anos após vi- 35 anos no Não Não Acompanha o
o servidor após vigên- gência ACS servidor enquanto
permanecer cia permanecer na
no setor instituição
5.2.07.03.57 Controle de manutenção de veí- Formulário 1 Até atuali- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
culos zação vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 329
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 SAÚDE
5.2.08 FUNÇÃO: CONTROLE DE COMPRAS E LICITAÇÕES DA ÁREA DE SAÚDE

5.2.08.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.2.08.00.01 Requisições de compras Requisição 1 Até o rece- 6 meses após 2 anos após pre- 3 anos no ACS Não Sim Amostragem
bimento do vigência caução após arquivo
material corrente
5.2.08.00.02 Recibos de pagamento de autô- Formulário 1 Até o efetivo 5 anos 40 anos 5 anos após vi- Prazo de pre- Não Não Totalidade Após arquivamen-
nomo - RPA pagamento gência caução to no ACS enca-
minhar ao Arqui-
vo Municipal
5.2.08.00.03 Processos relativos à compra Processo 1 Até efetivo 5 anos após Após o Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem *Lei 8666/93
direta pagamento vigência* prazo de caução
do bem ou prescrição e
serviço aprovação
do Tribunal
de Contas
do Estado
5.2.08.00.04 Processos relativos à licitação Processo 1 Até a aceita- 5 anos após Depende do 3 anos após prazo 4 anos após ar- Sim Sim Amostragem
ção definitiva vigência objeto da de vigência quivamento no
ou prazo dispensa de arquivo corrente
estabelecido licitação
no contrato
5.2.08.00.05 Processos relativos à licitação Processo 1 Definido no 5 anos após 20 anos após Prazo de vigência Prazo de precau- Sim Não Totalidade
de medicamentos e material de convênio / vigência vigência ção no ACS
consumo hospitalar contrato

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

330 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 EDUCAÇÃO
5.3.01 FUNÇÃO: PLANEJAMENTO EDUCACIONAL

5.3.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.3.01.00.01 Programas, planos e metas edu- Programa 1e2 Até elabora- Durante a vigência Sim Não Totalidade
cacionais ção de novo
programa
5.3.01.00.02 Pesquisa de ensino e educação Levanta- 1e2 Até o pro- Durante a vigência Não Não Totalidade Em parceria com
para o cadastro escolar (para mento de cessamento a Rede de Ensino
efeitos de matrícula) dados / de dados de Estadual
estatística nova pes-
quisa
5.3.01.00.03 Minutas de textos legais relati- Leis / de- 1e2 Até a pro- Não Não Totalidade Guardar 01
vos à educação cretos / mulgação exemplar na Bi-
atos norma- de nova lei blioteca
tivos ou outro ato
5.3.01.00.04 Planos/programas setoriais para Planos / 1e2 Até elabora- Durante a vigência Sim Não Totalidade
a educação programas ção de novo
plano
5.3.01.00.05 Estudos regionais relativos à Plano 1 Até atualiza- 5 anos após Sim Não Totalidade
educação ção prazo de vi-
gência
5.3.01.00.06 Estatutos/regimentos internos Decreto 1e2 Até a pro- Cópia Sim Não Totalidade Os estatutos / re-
de escolas, conselhos e comitês mulgação gimentos internos
educacionais de novo são oficializados
decreto por decreto
5.3.01.00.07 Protocolos de intenções/ convê- Convênio / 1 Até a modi- 1 ano após pra- Sim Não Totalidade
nios/ contratos para o desenvol- contrato ficação e/ou zo de vigência
vimento regional da educação extinção do
convênio/
contrato
5.3.01.00.08 Atas de reuniões de conselhos e Livros de 1 Até a modi- 2 anos após Sim Não Totalidade Os originais
comitês educacionais registros ou ficação da prazo de vi- serão encaminha-
/ atas legislação gência dos pela Secreta-
apreciada ria da Educação
pelo con- ao Arquivo Mu-
selho nicipal

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 331
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 EDUCAÇÃO
5.3.01 FUNÇÃO: PLANEJAMENTO EDUCACIONAL

5.3.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.3.01.00.09 Relatórios de conselhos e comi- Relatórios 1 Até elabora- 1 ano após pra- Não Não Totalidade
tês educacionais ção de novo zo de vigência
relatório
5.3.01.00.10 Calendário escolar Calendário 1e2 Até o final 1 ano após pra- Não Não Totalidade Documento origi-
do ano zo de vigência nal que integra o
letivo Projeto Educativo
da Unidade Esco-
lar (U.E.)
5.3.01.00.11 Orientações para utilização do Relatório 1e2 Até atualiza- Prazo de vigência Não Sim Amostragem
sistema PRODESP (Companhia ção
de Processamento de Dados do
Estado de São Paulo)
5.3.01.00.12 Dados numéricos de alunos e Levanta- 1e2 Até atuali- Permanente Sim Não Totalidade* *Na Secretaria da
escolas (inclusive para amplia- mento de zação de Educação (S.E.)
ção e construção de U.Es) dados esta- dados
tísticos
5.3.01.00.13 Censo Escolar com dados anu- Relatório - 1e2 Indefinido Permanente Não Não Totalidade* *Na Secretaria da
ais (fornecido após digitação do levantamen- Educação
Censo e disquete da S.E.) to de dados
estatísticos
5.3.01.00.14 Censo Escolar na unidade esco- Levanta- 1e2 Até a atuali- 2 anos após Não Não Totalidade* * O original é ar-
lar/ Secretaria da Educação mento de zação prazo de vi- quivado no Con-
dados / gência selho Municipal
livro de Educação. A
cópia do Censo
Escolar fica na
U.E.
5.3.01.00.15 Quadros escolar e mapa de Relatório 1 2 anos 2 anos após Não Não Totalidade Uma via original
movimento prazo de vi- integra o Projeto
gência Educativo da U.E.
5.3.01.00.16 Listas de alunos ingressantes no Relatório 1e2 Até a atuali- Durante a vigência Não Sim Amostragem
ensino fundamental / infantil / zação
médio e profissionalizante
5.3.01.00.17 Listas classificatórias para trans- Relatório 1 Até a atuali- Durante a vigência Não Sim Amostragem
ferência de alunos zação
5.3.01.00.18 Quadros de origem de alunos/ Relatório 1e2 3 anos 2 anos 3 anos após prazo Não Sim Amostragem
endereço por bairro - anual de vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

332 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 EDUCAÇÃO
5.3.01 FUNÇÃO: PLANEJAMENTO EDUCACIONAL

5.3.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.3.01.00.19 Mapas anuais da área de abran- Relatório 1 1 ano 1 ano após pra- Não Não Totalidade* *Na Secretaria da
gência para matrícula no ensino zo de vigência Educação
fundamental
5.3.01.00.20 Listas de áreas de abrangência Relatório 1e2 1 ano 1 ano após pra- Não Sim Amostragem
para matrícula e transferência zo de vigência
no ensino fundamental/ infantil/
médio e profissionalizante por
logradouro
5.3.01.00.21 Geoprocessamento Programa 1e2 Até a atuali- 2 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade* *Na Secretaria da
zação prazo de Educação
vigência
5.3.01.00.22 Atas de reuniões do CASCS Livro de re- 1 Até a atuali- Durante a vigência Não Não Totalidade* *Na Secretaria da
(Conselho Municipal de Acom- gistro zação Educação
panhamento e Controle Social
do FUNDEF)
5.3.01.00.23 Programa informatizado do Sis- Programa / 2 Até a atuali- Prazo de vigência Não Não Totalidade* *Constante atua-
tema da Administração Escolar sistema on zação lização da U.E./
- SISTAE/ Gestão Dinâmica da line S.E.
Administração Escolar - GDAE/
Processamento de dados do Es-
tado de São Paulo - PRODESP
5.3.01.00.24 Matrícula unificada para ingres- Levantamen- 1e2 Até o pro- Durante a vigência Não Sim Amostragem Parceria com a
so no ensino fundamental to de dados cessamento Rede de Ensino
estatísticos / de dados de Estadual
relatório nova pesquisa

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 333
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)

GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 EDUCAÇÃO

5.3.02 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E SUPERVISÃO DE PLANOS/PROGRAMAS EDUCACIONAIS

5.3.02.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.3.02.00.01 Projetos Educativos das unida- Projeto 1 4 anos com 4 anos após Prazo de pre- Não Não Totalidade
des escolares – U.E. atualização vigência caução
anual
5.3.02.00.02 Processos relativos à autoriza- Processo 1 Até a publi- 2 anos após Prazo de pre- Não Não Totalidade* * Na Secretaria
ção de funcionamento de es- cação da vigência caução de Educação
colas particulares de educação Portaria de
infantil e de ensino fundamental Autorização

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

334 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 EDUCAÇÃO
5.3.02 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E SUPERVISÃO DE PLANOS/PROGRAMAS EDUCACIONAIS

5.3.02.01 SUBFUNÇÃO: ACOMPANHAMENTO, EXECUÇÃO DO PLANO/PROGRAMA EDUCACIONAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.3.02.01.01 Fichas cadastrais de aluno Ficha 1e2 Até a conclu- 1 ano após vi- Não Não Totalidade Documento que
são do curso gência integra o prontu-
ou transfe- ário do aluno
rência
5.3.02.01.02 Atestado/declaração de vagas, Atestado 1e2 Até a efetiva 2 anos Prazo de pre- Não Sim Amostragem *Arquivo da Uni-
escolaridade e de freqüência utilização caução dade Educacional
(U.E.)
5.3.02.01.03 Prontuários de alunos Dossiê 1 Do início até 20 anos Prazo de pre- Não Sim Amostragem Eliminar excetu-
o término do após vigên- caução ando histórico
curso cia escolar e ficha
cadastral do
aluno
5.3.02.01.04 Prontuários de professores/ fun- Dossiê 1 Do início Prazo de vigência Não Sim O prontuário
cionários (2ª via simples) até o desfa- original fica
zimento do arquivado em Re-
vínculo com cursos Humanos.
a escola Dele será retirada
amostragem.
No caso, de
transferência o
professor levará o
prontuário para a
nova escola
5.3.02.01.05 Certificados de conclusão de Certificado/ 1 Depende do 1 ano Prazo de pre- Não Sim Amostragem Integra o prontu-
curso/ declaração de participa- declaração certificado caução ário do professor.
ção em curso (cópia) 1 ano para retirar
o certificado
5.3.02.01.06 Registro de certificados expedi- Livro de re- 1 Depende do 30 anos Não Não Totalidade
dos/ cursos gistro conteúdo
5.3.02.01.07 Quadros curriculares Quadro de 1 Ano letivo Permanente Não Não Totalidade* *Arquivo na
aulas Unidade Escolar
(U.E.)
5.3.02.01.08 Histórico escolar Ficha 1 Até a atuali- 2 anos após Prazo de pre- Não Não Totalidade* * Documento que
zação a conclusão caução integra o prontuá-
do curso ou rio, mas acompa-
transferência nha o aluno.

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 335
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 EDUCAÇÃO
5.3.02 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E SUPERVISÃO DE PLANOS/PROGRAMAS EDUCACIONAIS

5.3.02.01 SUBFUNÇÃO: ACOMPANHAMENTO, EXECUÇÃO DO PLANO/PROGRAMA EDUCACIONAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.3.02.01.09 Livro de matrícula de alunos Livro 1 Da abertura Permanente Não Não Totalidade* *Arquivo na
até o fecha- Unidade Escolar
mento da (U.E.)
escola
5.3.02.01.10 Fichas de controle de dados Fichas 1 Até a efetiva 1 ano Não Sim Amostragem
do Estado de São Paulo – PRO- utilização
DESP
5.3.02.01.11 Atas de resultados finais de Ata 1 Indefinida 2 anos após Não Não Totalidade *Arquivo na
cada classe a conclusão Unidade Escolar
do curso (U.E.)
ou transfe-
rência
5.3.02.01.12 Diários de classe Livro 1 Ano letivo Até 5 anos e 1 Não Sim Amostragem
ano após o tér-
mino do curso
5.3.02.01.13 Livros de arquivo corrente e de Livro 1e2 Da abertura Permanente Não Não Totalidade* *Arquivo na U.E./
controle de eliminação de do- até o fecha- S.E.
cumentos da U.E/ Secretaria de mento da
Educação – S.E. escola/S.E.
5.3.02.01.14 Livros de circulares/ comunica- Livro 1 Até final do 1 ano Não Sim Amostragem
dos internos da unidade escolar ano letivo
5.3.02.01.15 Ficha de acompanhamento/ Ficha 1 Durante o 10 anos após Não Sim Amostragem Documento que
avaliação do aluno - ensino fun- ano letivo vigência integra o prontu-
damental ário, mas acom-
panha o aluno.
Arquivo da U.E.
5.3.02.01.16 Livros de ponto de funcionários Veja TT - Subfun-
da U.E. ção 2.0.01.05
5.3.02.01.17 Registro de ocorrência de fun- Livro / ficha 1e2 Indefinida Permanente Não Não Totalidade* *Arquivo na U.E.
cionários / relatório
5.3.02.01.18 Livros de atas de conselho de Livro 1 Da abertura Permanente Não Não Totalidade* *Arquivo na U.E.
classe até o fecha-
mento da
escola
5.3.02.01.19 Livros de atas de reuniões da Livro 1 1 ano após a Permanente Não Não Totalidade* *Arquivo na U.E.
associação de pais e mestres substituição
- APM
5.3.02.01.20 Livros de registro de atendimen- Livro 1 1 ano após a 10 anos Não Não Totalidade* *Arquivo na U.E.
to à comunidade substituição

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

336 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 EDUCAÇÃO
5.3.02 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E SUPERVISÃO DE PLANOS/PROGRAMAS EDUCACIONAIS

5.3.02.01 SUBFUNÇÃO: ACOMPANHAMENTO, EXECUÇÃO DO PLANO/PROGRAMA EDUCACIONAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.3.02.01.21 Livros de atas de reuniões de Livro 1 Da abertura Permanente Não Não Totalidade* *Arquivo na U.E.
conselho de escola até o fecha-
mento da
escola
5.3.02.01.22 Livros de controle de bens patri- Livro 1 Da abertura Permanente Não Não Totalidade* *Arquivo na U.E.
moniais da U.E. até o fecha-
mento da
escola
5.3.02.01.23 Livros de atas de reuniões admi- Livro 1 Durante o 4 anos Não Sim Amostragem
nistrativas e pedagógicas (R.P.A) ano letivo
5.3.02.01.24 Livros de registro de visitas de Livro 1 1 ano até a Permanente Não Não Totalidade* *Arquivo da U.E.
autoridades educacionais substituição
5.3.02.01.25 Livros de ocorrências e orienta- Livro 1 1 ano até a 10 anos Não Sim Amostragem
ções a alunos substituição
5.3.02.01.26 Livros de inscrição para preen- Livro 1e2 Ano letivo 1 ano Não Sim Amostragem
chimento de vagas de alunos
- ensino fundamental, médio e
profissionalizante
5.3.02.01.27 Livros de inscrição para preen- Livro 1e2 Ano letivo 2 anos Não Sim Amostragem
chimento de vagas de alunos
- educação infantil
5.3.02.01.28 Livros de atas de atribuição de Livro 1 Da abertura Permanente Não Não Totalidade* *Arquivo da U.E.
classes e aulas até o fecha-
mento da
escola
5.3.02.01.29 Livros de registro de entrega Livro 1 Da abertura Permanente Não Não Totalidade* *Arquivo da U.E.
do certificado de conclusão do até o fecha-
ensino fundamental, médio e mento da
profissionalizante escola
5.3.02.01.30 Livros de registro de observação Livro 1 Ano letivo 3 anos além Prazo de pre- Não Sim Amostragem
e participação de estagiários do último caução
registro
5.3.02.01.31 Atas de reuniões de pais Ata 1 Ano letivo 1 ano Não Sim Amostragem

5.3.02.01.32 Projetos de recuperação para- Projeto 1 Ano letivo 1 ano após o Não Sim Amostragem
lela e acompanhamento da fre- curso
qüência e aproveitamento

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 337
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 EDUCAÇÃO
5.3.02 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E SUPERVISÃO DE PLANOS/PROGRAMAS EDUCACIONAIS

5.3.02.01 SUBFUNÇÃO: ACOMPANHAMENTO, EXECUÇÃO DO PLANO/PROGRAMA EDUCACIONAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.3.02.01.33 Processos seletivos de espe- Proposta 1 Até a rea- Até a abertura de Não Sim Seleção* * Guarda
cialistas lização da novo processo permanente dos
seleção especialistas
nomeados, na
S.E. Os demais
documentos
serão devolvidos
aos candidatos
não nomeados
no prazo de 6
meses.
5.3.02.01.34 Projetos e programas educativos Projeto 1e2 Até a atua- Prazo de vigência Não Não Totalidade* *Arquivo na U.E.
(programa sala de leitura - progra- lização do
ma laboratório de aprendizagem projeto
- programa jogos da REM - progra-
ma educação especial - programa
de formação continuada)
5.3.02.01.35 Projetos de enriquecimento Projeto 1 4 anos Prazo de vigência Não Não Totalidade* *Arquivo na U.E.
curricular (profissional do futuro
- educação do consumidor - artes
práticas - aprendiz de turismo
- filosofia)
5.3.02.01.36 Controle de freqüência e de Folha 1 1 ano Prazo de vigência Não Não Totalidade* *Arquivo na U.E.
participação em curso profissio-
nalizantes
5.3.02.01.37 Apostilas de apoio infantil, fun- Apostila 1 Até atualiza- Prazo de vigência Não Não Totalidade* *Arquivo na U.E.
damental e cursos profissiona- ção
lizantes
5.3.02.01.38 Cadastro de prestadores de Ficha 1 1 ano 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
serviços
5.3.02.01.39 Agendas de cursos profissiona- Relatório 1 1 ano Prazo de vigência Não Sim Amostragem
lizantes
5.3.02.01.40 Projetos extra-curriculares: (teatro Projeto 1 Até a modi- 1 ano Prazo de pre- Não Não Totalidade* *Arquivo da U.E.
nas escolas - a escola vai ao teatro ficação ou caução
- biblioteca itinerante - bibliotecas extinção do
comunitárias - corais - fanfarras projeto
e bandas - violão - dança - flauta
- bandinha musical - desfiles)
5.3.02.01.41 Avaliações tabuladas de cursos Formulário 1 Ano em Durante a vigência Não Não Totalidade* *Arquivo na U.E.
curso

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

338 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 EDUCAÇÃO
5.3.02 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E SUPERVISÃO DE PLANOS/PROGRAMAS EDUCACIONAIS

5.3.02.01 SUBFUNÇÃO: ACOMPANHAMENTO, EXECUÇÃO DO PLANO/PROGRAMA EDUCACIONAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.3.02.01.42 Fichas de acompanhamento e Ficha 1 Durante o 2 anos após prazo Não Sim Amostragem Documento que
avaliação do aluno - educação ano letivo de vigência integra o prontuá-
infantil rio, mas acompa-
nha o aluno
5.3.02.01.43 Livros de inscrição para preen- Livro de re- 1 Até o preen- 1 ano após o curso Não Sim Amostragem
chimento de vagas de alunos gistro chimento de
- EJA vagas
5.3.02.01.44 Livros de ata de inscrição para Livro de re- 1 Até o final do 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
atribuição de classes e aulas gistro ano letivo vigência
5.3.02.01.45 Plano de ensino do professor Plano 1e2 Durante o 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ano letivo vigência
5.3.02.01.46 Quadro de formação de classes Planilha 1e2 1 ano 4 anos após 2 anos no Arquivo
“própria casa” – lotação vigência Central. Integra o
Processo de es-
colha e atribuição
de classes e aulas
para professores
efetivos
5.3.02.01.47 Lista/opção de remoção Planilha 1e2 1 ano 4 anos após 2 anos no Arquivo
vigência Central. Integra o
Processo de es-
colha e atribuição
de classes e aulas
para professores
efetivos
5.3.02.01.48 Listagem de vagas para remo- Relatório 1e2 1 ano 4 anos após 2 anos no Arquivo
ção vigência Central. Integra o
Processo de es-
colha e atribuição
de classes e aulas
para professores
efetivos
5.3.02.01.49 Resultado da remoção Relatório 1e2 1 ano 4 anos após 2 anos no Arquivo
vigência Central. Integra o
Processo de es-
colha e atribuição
de classes e aulas
para professores
efetivos

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 339
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 EDUCAÇÃO
5.3.02 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E SUPERVISÃO DE PLANOS/PROGRAMAS EDUCACIONAIS

5.3.02.01 SUBFUNÇÃO: ACOMPANHAMENTO, EXECUÇÃO DO PLANO/PROGRAMA EDUCACIONAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.3.02.01.50 Lista/opção de substituição Planilha 1e2 1 ano 4 anos após 2 anos no Ar-
vigência quivo Central.
Integra o Proces-
so de escolha
e atribuição de
classes e aulas
para professores
efetivos
5.3.02.01.51 Listagem de vagas para substi- Relatório 1e2 1 ano 4 anos após 2 anos no Ar-
tuição vigência quivo Central.
Integra o Proces-
so de escolha
e atribuição de
classes e aulas
para professores
efetivos
5.3.02.01.52 Resultado da substituição Relatório 1e2 1 ano 4 anos após 2 anos no Ar-
vigência quivo Central.
Integra o Proces-
so de escolha
e atribuição de
classes e aulas
para professores
efetivos
5.3.02.01.53 Lista/opção de ingresso Planilha 1e2 1 ano 4 anos após 2 anos no Ar-
vigência quivo Central.
Integra o Proces-
so de escolha
e atribuição de
classes e aulas
para professores
efetivos
5.3.02.01.54 Listagem de vagas para ingresso Relatório 1e2 1 ano 4 anos após 2 anos no Arquivo
vigência Central. Integra o
Processo de es-
colha e atribuição
de classes e aulas
para professores
efetivos

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

340 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 EDUCAÇÃO
5.3.02 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E SUPERVISÃO DE PLANOS/PROGRAMAS EDUCACIONAIS

5.3.02.01 SUBFUNÇÃO: ACOMPANHAMENTO, EXECUÇÃO DO PLANO/PROGRAMA EDUCACIONAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.3.02.01.55 Resultado do ingresso Relatório 1e2 1 ano 4 anos após 2 anos no Arquivo
vigência Central. Integra o
Processo de es-
colha e atribuição
de classes e aulas
para professores
efetivos
5.3.02.01.56 Ficha de inscrição para profes- Dossiê 1e2 1 ano 4 anos após 2 anos no Arquivo
sor eventual vigência Central. Integra o
Processo para pro-
fessores eventuais
5.3.02.01.57 Lista/opção de mudança de Planilha 1e2 1 ano 4 anos após 2 anos no Arquivo
divisão vigência Central. Integra o
Processo de es-
colha e atribuição
de classes e aulas
para professores
efetivos
5.3.02.01.58 Listagem de vagas para mudan- Relatório 1e2 1 ano 4 anos após 2 anos no Arquivo
ça de divisão vigência Central. Integra o
Processo de es-
colha e atribuição
de classes e aulas
para professores
efetivos
5.3.02.01.59 Resultado da mudança de Relatório 1e2 1 ano 4 anos após 2 anos no Arquivo
divisão vigência Central. Integra o
Processo de es-
colha e atribuição
de classes e aulas
para professores
efetivos
5.3.02.01.60 Relação de inscritos Relatório 1e2 1 ano 4 anos após 2 anos no Arquivo
vigência Central. Integra o
Processo para pro-
fessores eventuais
5.3.02.01.61 Abertura de recurso Relatório 1e2 1 ano 4 anos após 2 anos no Arquivo
vigência Central. Integra o
Processo para pro-
fessores eventuais/
concursados

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 341
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 EDUCAÇÃO
5.3.02 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E SUPERVISÃO DE PLANOS/PROGRAMAS EDUCACIONAIS

5.3.02.01 SUBFUNÇÃO: ACOMPANHAMENTO, EXECUÇÃO DO PLANO/PROGRAMA EDUCACIONAL

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.3.02.01.62 Relatório 1e2 1 ano 4 anos após 2 anos no Arquivo

vigência Central. Integra o
Processo para pro-
fessores eventuais
5.3.02.01.63 Mapa de movimento semestral Planilha 1e2 Até o envio Prazo de vigência Não Sim Amostragem
de nova pla-
nilha
5.3.02.01.64 Escalas de remoção, ingresso, Relatório 1e2 1 ano 4 anos após 2 anos na Secreta-
substituição e educação espe- vigência ria da Educação.
cial, carga suplementar (pós Integra o Processo
recurso) de escolha e
atribuição de
classes e aulas
para professores
concursados
5.3.02.01.65 Escala geral (ensino fundamen- Relatório 1e2 1 ano 4 anos após 2 anos na Secreta-
tal e educação infantil) vigência ria da Educação.
Integra o Processo
de escolha e
atribuição de
classes e aulas
para professores
concursados
5.3.02.01.66 Quadro de professores rema- Planilha 1e2 1 ano 4 anos após 2 anos na
nescentes vigência Secretaria da
Educação. Inte-
gra o Processo
de escolha e
atribuição de
classes e aulas
para professores
concursados

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

342 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 EDUCAÇÃO
5.3.03 FUNÇÃO: INTEGRAÇÃO DA EDUCAÇÃO COM OUTRAS ÁREAS

5.3.03.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.3.03.00.01 Contratos/convênios de parceria da Contrato / 1e2 Definido Prazo de vigência Não Não Totalidade
Secretaria de Educação de interesse convênio no contrato
social, cultural, educacional com / convênio
outros órgãos, patrocinadores, institui-
ções e empresas
5.3.03.00.01.01 Contratos/convênios de parceria da Contrato / 1e2 Definido Prazo de vigência Não Não Totalidade
Secretaria de Educação de interesse convênio no contrato
social, cultural, educacional com / convênio
outros órgãos, patrocinadores, institui-
ções e empresas - municipal (centro
comunitário de convivência infantil;
bancos); empresas particulares (indús-
trias, casas comerciais)
5.3.03.00.01.02 Contratos/convênios de parceria da Contrato / 1e2 Definido Prazo de vigência Não Não Totalidade
Secretaria de Educação de interesse convênio no contrato
social, cultural, educacional com / convênio
outros órgãos, patrocinadores, insti-
tuições e empresas - estadual (quota
estadual salário educação - QESE;
programa ação estado -município
- PAC programa auxílio transporte
escolar e zona rural; merenda escolar
– FUNDESP)
5.3.03.00.01.03 Contratos/convênios de parceria da Contrato / 1e2 Definido Prazo de vigência Não Não Totalidade
Secretaria de Educação de interesse convênio no contrato
social, cultural, educacional com / convênio
outros órgãos, patrocinadores, institui-
ções e empresas - FEDERAL (FNDE;
programa dinheiro direto na escola
- PDDE; educação jovens e a adultos
- EJA; transporte escolar - veículos;
educação especial; programa edu-
cação pré-escolar; merenda escolar
- conselho de alimentação escolar)
5.3.03.00.02 Contratos/ convênios/ parcerias para Contrato / 1e2 Definido Prazo de vigência Não Não Totalidade Arquivo na
cursos - SENAI/ FUNDHAS/ CEPHAS convênio no contrato Secretaria da
/ convênio Educação

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 343
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 EDUCAÇÃO
5.3.03 FUNÇÃO: INTEGRAÇÃO DA EDUCAÇÃO COM OUTRAS ÁREAS

5.3.03.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.3.03.00.03 Documentos de divulgação de cam- Folders, 1e2 Até o final 1 ano* Prazo de pre- Não Sim Amostra- * Enviar 03
panhas de interesse social e da área cartazes, da campa- caução gem exemplares
da saúde releases nha para o Arqui-
vo Municipal
e conservar
02 exempla-
res na Biblio-
teca Central
da Secretaria
de Educação
5.3.03.00.04 Relatórios de atividades desenvolvidas Relatório 1e2 Até elabo- Prazo de vigência Não Não Totalidade
em parcerias com órgãos, instituições ração de
e patrocinadores e comitês respon- novo rela-
sáveis tório
5.3.03.00.05 Atas de reuniões de grupo de trabalho Ata 1e2 Indefinido Prazo de vigência Não Não Totalidade
e comitês responsáveis pelas parceiras
da Secretaria de Educação
5.3.03.00.06 Inscrições/matrículas de alunos para Ficha 1 Até o final 1 ano após Prazo de Pre- Não Sim Amostra-
cursos profissionalizantes do curso vigência caução gem
5.3.03.00.07 Relatórios do Fundo de Desenvolvi- Relatório 1e2 Até o efe- 5 anos 5 anos Prazo de pre- Não Sim Amostra- * O original é
mento de Ensino Fundamental - FUN- (cópia) tivo paga- além do após pres- caução gem encaminhado
DEF - relação de professores pagos mento exercício crição à Secretaria
com verba do FUNDEF de Finanças
5.3.03.00.08 Relatórios mensais de professor de Relatório 1e2 Até o efe- 5 anos 5 anos Prazo de pre- Não Sim Amostra- O original é
aula em substituição/ eventual para (cópia) tivo paga- além do após pres- caução gem encaminhado
fins de pagamento mento exercício crição à Secretaria
de Adminis-
tração/ RH
5.3.03.00.09 Relatórios de carga horária de profes- Relatório 1e2 Até o efe- 5 anos 5 anos Prazo de pre- Não Não Totalidade Arquivo na
sores para fins de pagamento/ altera- tivo paga- além do após pres- caução Secretaria de
ção/ composição mento exercício crição Educação
5.3.03.00.10 Publicações da Secretaria de Educa- Livro 1 Indefinido 1 ano Não Não Totalidade* *Arquivo da
ção ou relativos a ela (coletânea - Bo- Secretaria de
letim Oficial do Município, Diário Ofi- Educação.
cial do Estado- ACTA - Diário Oficial Enviar 03
da União - DOCUMENTA e legislação exemplares
de Ensino) ao Arquivo
Municipal

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

344 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 EDUCAÇÃO
5.3.03 FUNÇÃO: INTEGRAÇÃO DA EDUCAÇÃO COM OUTRAS ÁREAS

5.3.03.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.3.03.00.11 Folhas de freqüência de professor Folha 1e2 Até o efe- 5 anos 5 anos Prazo de Sim Sim Amostra- Arquivo na
conveniado/eventual para fins de tivo paga- além do após pres- prescrição e gem Coordena-
pagamento mento exercício crição precaução doria Admi-
nistrativa/
Secretaria da
Educação
5.3.03.00.12 Relatórios/pareceres (FUNDEF, PRO- Relatórios 1 Até o efe- 5 anos 5 anos Prazo de Sim Não Totalidade Os originais
BISS, etc) prestação de contas, contra- (cópias) tivo paga- além do após pres- prescrição e são enca-
tos/ convênios mento exercício crição precaução minhados à
Secretaria de
Finanç as. 01
cópia per-
manente no
Arquivo.
5.3.03.00.13 Textos de apoio didático-pedagógico Caderno 1 Até atuali- Prazo de vigência Não Não Totalidade* *Arquivo na
para professores de projetos (nas áre- zação Secretaria de
as de literatura, ciências, música, etc.) Educação
5.3.03.00.14 Partituras musicais e letras para orien- Dossiê 1e3 Até atuali- Prazo de vigência Não Não Totalidade* *Arquivo na
tação musical zação Secretaria de
Educação
5.3.03.00.15 Propostas de especialistas para proje- Proposta 1 1 ano Prazo de vigência Não Sim Amostra-
tos e eventos gem
5.3.03.00.16 Recortes de jornal sobre assunto da Caderno 1 1 ano Prazo de vigência Não Sim Amostra-
educação gem
5.3.03.00.17 Registros fotográficos de eventos, Registro fo- 1e2 2 anos 10 anos Não Não Totalidade* * 10 anos
programas e projetos da Secretaria de tográfico após arqui-
Educação vamento no
arquivo cor-
rente enviar
ao Aquivo
Municipal
5.3.03.00.18 Registro de fatos históricos da rede Dossiê 1, 2, 3 e 4 Indefinido 10 anos Não Não Totalidade* * 10 anos
municipal de educação (biografias de após arqui-
patronos, histórico da U.E., funcioná- vamento no
rios, realizações, decretos, etc) arquivo cor-
rente enviar
ao Aquivo
Municipal
5.3.03.00.19 Abertura de recurso do PROBISS Ficha 1 1 ano 2 anos Prazo de precaução Não Sim Amostra-
gem

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 345
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 EDUCAÇÃO
5.3.04 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE APOIO EDUCACIONAL

5.3.04.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.3.04.00.01 Contratos/convênios para forneci- Contrato / 1e2 Definido no 1 ano após Prazo de pre- Não Sim Amostragem Após aprovação
mento de merenda escolar convênio contrato / prazo de caução pelo Tribunal de
convênio vigência Contas do Estado
– TCE
5.3.04.00.02 Controle e distribuição de meren- Formulário 1e2 Até atualiza- 1 ano após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
da escolar ção prazo de caução
vigência
5.3.04.00.03 Processos relativos à licitação de Processo 1 Definido no 5 anos além 1 ano após Prazo de vigência Sim Sim Amostragem Veja TT - Função
merenda escolar (convite e toma- contrato do exercício prazo de 2.0.03
da de preço) prescrição
5.3.04.00.04 Controle e manutenção de Veja TT - Função
prédios e equipamentos educa- 5.1.07
cionais
5.3.04.00.05 Produção de material didático Veja TT - Função
(audiovisual) - filmes/fitas magnéti- 1.0.06
cas/k7, vídeo/CD/DVD
5.3.04.00.06 Controle de aquisição e distribui- Planilha 1e2 Até atuali- 6 meses Prazo de pre- Não Sim Amostragem
ção de material escolar zação da após prazo caução
planilha de vigência
5.3.04.00.07 Controle do programa do trans- Planilha 1e2 Até atuali- 6 meses Prazo de pre- Não Sim Amostragem
porte escolar (relação de escolas, zação da após prazo caução
alunos, motoristas e veículos) planilha de vigência
5.3.04.00.08 Processos relativos à licitação de Veja TT - Função
veículos para transporte escolar 2.0.03
5.3.04.00.09 Processos relativos à licitação de Veja TT - Função
compra de material e equipamen- 2.0.03
tos para a educação
5.3.04.00.10 Processos relativos a programa Processo 1 1 ano 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
de bolsa de estudo - programa prazo de caução
de bolsa com isenção/compen- vigência
sação de imposto sobre serviços
- PROBISS
5.3.04.00.11 Controle de veículos oficiais Veja TT - Função
2.0.09

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

346 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 EDUCAÇÃO
5.3.04 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE APOIO EDUCACIONAL

5.3.04.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.3.04.00.12 Teste de aceitabilidade dos gê- Formulários 1 1 ano 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem O original integra
neros alimentícios o processo de
licitação da me-
renda escolar
5.3.04.00.13 Ficha técnica de especificação Ficha 1e2 2 anos 2 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de produtos alimentícios
5.3.04.00.14 Cardápio de alimentação Planilha 1e2 1 ano 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
mensal
5.3.04.00.15 Controle de recebimento de Planilha 1e2 1 ano 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
gêneros alimentícios
5.3.04.00.16 Cronograma de gêneros alimen- Cronograma 1e2 1 ano 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
tícios
5.3.04.00.17 Saldo de estoque diário dos gê- Relatório 1e2 1 ano 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
neros alimentícios
5.3.04.00.18 Ficha de controle de gêneros Ficha 1 2 anos 2 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem
alimentícios (kardex)
5.3.04.00.19 Relatório de visitas da supervi- Relatório 1 Indefinido 1 ano 1 ano Não Sim Seleção* * Aqueles cujo
são da merenda escolar teor tenha rele-
vância histórica
5.3.04.00.20 Registro de inscrição ao PRO- Livro 1 Indefinido 4 anos Durante a vigência Não Sim Amostragem
BISS
5.3.04.00.21 Ficha de inscrição de candida- Dossiê 1 1 ano 2 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem
tos ao PROBISS
5.3.04.00.22 Relatório da frequência escolar Relatório 1e2 Até a ela- 2 meses após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
do programa bolsa escola boração de vigência
novo docu-
mento
5.3.04.00.23 Relatório bimestral/semestral Veja TT - série
referente aos alunos documental
2.0.10.00.05
5.3.04.00.24 Relatório mensal referente aos Veja TT - série
alunos e valores corresponden- documental
tes ao benefício PROBISS 3.0.05.00.24. Os
relatórios são
encaminhados
à Fiscalização
Tributária.

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 347
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 EDUCAÇÃO
5.3.05 FUNÇÃO: GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA

5.3.05.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.3.05.00.01 Controle de orçamento e com- Veja TT - Função

pras 3.0.03
5.3.05.00.02 Processos relativos à prestação Veja TT - Função
de contas da educação 3.0.03
5.3.05.00.03 Controle de despesas com Veja TT - Função
cursos, treinamento e demais 3.0.03
eventos
5.3.05.00.04 Balancetes financeiros da asso- Balancete 1 1 mês 5 anos Prazo de pre- Não Sim Amostragem
ciação de pais e mestres - APM caução
5.3.05.00.05 Notas fiscais / recibos Nota Fiscal / 1 Ano do exer- 5 anos além 5 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem Cópias nas uni-
recibo cício do exercício prescrição caução dades geradoras
são eliminadas
após 2 anos
5.3.05.00.06 Gestão de recursos humanos Veja TT - Função
2.0.01
5.3.05.00.07 Gestão de recursos materiais Veja TT - Função
2.0.04
5.3.05.00.08 Comunicações administrativas Comuni- 1e2 Até revoga- 1 ano após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
da secretaria de educação cado ção ou co- prazo de caução
nhecimento vigência
5.3.05.00.09 Boletins de recebimento de ma- Veja TT - Subfun-
terial - BRM ção 2.0.04.01
5.3.05.00.10 Relatórios diários de estoque de Planilha 1 1 mês 1 ano Prazo de pre- Não Sim Amostragem
material caução
5.3.05.00.11 Controle de entrada e saída de Planilha 1e2 Até a con- 1 ano após 2 anos após pra- Não Sim Amostragem
material permanente clusão dos vigência zo de precaução
lançamentos
do ano em
questão
5.3.05.00.12 Relatórios de consumo mensal Planilha 1e2 1 mês Não Sim Amostragem
de material geral
5.3.05.00.13 Controle de patrimônio físico Planilha Veja TT - série
documental
2.0.04.00.06

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

348 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 EDUCAÇÃO
5.3.05 FUNÇÃO: GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA

5.3.05.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.3.05.00.14 Controle de quilometragem da Formulário 1 1 mês Prazo de vigência Não Sim Amostragem
frota e de veículos alugados
5.3.05.00.15 Controle diário de saída de veí- Formulário 1 1 mês Prazo de vigência Não Sim Amostragem
culos da frota
5.3.05.00.16 Controle de abastecimento e Formulário 1 1 mês Prazo de vigência Não Sim Amostragem
consumo de combustível por
veículo da frota
5.3.05.00.17 Controle de tráfego de veículos Formulário 1 1 ano 3 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem
da frota e alugados (motorista e
quilometragem)
5.3.05.00.18 Notas fiscais de aluguel dos Nota Fiscal 1 3 anos Prazo de vigência Não Sim Amostragem
veículos (cópia)
5.3.05.00.19 Notas fiscais e ficha de controle Nota Fiscal 1 3 anos Prazo de vigência Não Sim Amostragem
de manutenção da frota e formulário
(cópia)
5.3.05.00.20 Multas e recursos da frota Multas e 1 3 anos Prazo de vigência Não Sim Amostragem
recursos
(cópia)
5.3.05.00.21 Autorização para dirigir carro Formulário 1 Permanente Prazo de vigência Não Não Totalidade* *Arquivo na
oficial Secretaria de
Educação
5.3.05.00.22 Cautelas de patrimônio de Formulário 1 Permanente Prazo de vigência Não Não Totalidade* *Arquivo na
veículos (cópia) Secretaria de
Educação

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 349
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 EDUCAÇÃO
5.3.06 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO, CONTROLE E ORIENTAÇÃO DO ENSINO MÉDIO E ENSINO PROFISSIONALIZANTE

5.3.06.01 SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO, CONTROLE E ORIENTAÇÃO DE ESTÁGIOS PROFISSIONALIZANTES

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.3.06.01.01 Planos de estágios Plano 1 Vigente du- 1 ano após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
rante o ano vigência caução
letivo
5.3.06.01.02 Cadastros de estagiários Ficha ca- 1e2 Até atualiza- 5 anos após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
dastral ção o término caução
do curso
5.3.06.01.03 Currículos de alunos candidatos Curriculum 1e2 Até atualiza- 6 meses Prazo de pre- Não Sim Amostragem
a vagas de estágios ção após tér- caução
mino do
estágio
5.3.06.01.04 Termos de compromisso de Contrato 1e2 Definido no 1 ano após Prazo de pre- Não Sim Amostragem
estágio contrato término do caução
estágio
5.3.06.01.05 Relatórios mensais de atividades Relatório 1e2 1 mês Até a ela- Prazo de pre- Não Sim Amostragem
de estágio boração do caução
relatório
final
5.3.06.01.06 Relatórios finais de estágio Relatório 1e2 Até término 5 anos após Não Não Totalidade Parte integrante
do curso prazo de vi- do prontuário do
gência aluno
5.3.06.01.07 Certificados de conclusão de Certificado 1 Até término 5 anos após Não Não Totalidade Parte integrante
estágio do curso prazo de vi- do prontuário do
gência aluno
5.3.06.01.08 Programa de expansão da edu- Programa 1e2 Até elabora- Durante a vigência Sim Não Totalidade
cação profissional – PROEP ção de novo
programa
5.3.06.01.09 Classificação do processo se- Lista 1e2 Até publica- 1 ano após Não Sim Amostragem
letivo ção de nova vigência
lista

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

350 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 CULTURA E TURISMO
5.4.01 FUNÇÃO: PLANEJAMENTO E IMPLEMENTAÇÃO DE POLÍTICAS CULTURAIS E TURÍSTICAS NO MUNICÍPIO

5.4.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.4.01.00.01 Programas, planos e metas plurianuais Programa / 1e2 4 anos 1 ano após vigência Não Não Totalidade
para a implementação de políticas plano
culturais no município
5.4.01.00.02 Programas, planos e metas anuais Programa / 1e2 Até elabora- 1 ano após vigência Não Não Totalidade
para a implementação de políticas plano ção de novo
culturais no município programa/
plano
5.4.01.00.03 Relatórios plurianuais/ prestação de Relatório 1e2 Até elabora- 5 anos Não Não Totalidade
contas da área cultural ção de novo
relatório
plurianual
5.4.01.00.04 Relatórios anuais da área cultural/ Relatório 1e2 Até elabora- 5 anos e/ou até Não Não Totalidade
prestação de contas ção de novo aprovação pelo Tri-
relatório bunal de Contas do
Estado
5.4.01.00.05 Controle de atos da presidência Livro / pla- 1e2 Até término 6 anos após vigência Não Não Totalidade
nilha do livro e ou
atualização
5.4.01.00.06 Relações bi-anuais dos membros do Relação 1e2 Até atualiza- 1 ano após vigência Não Não Totalidade
conselho municipal de patrimônio ção
histórico e cultural - COMPHIC, com
respectivos atos de nomeação, perío-
dos de gestão e funções
5.4.01.00.07 Protocolo de intenções/ convênios/ Convênio 1e2 Estipulado 5 anos após vigência Não Não Totalidade
contratos para o desenvolvimento da no contrato
cultura/ memória/cidadania
5.4.01.00.08 Pareceres das comissões do COM- Parecer 1 Até ato deci- 5 anos 4 anos Não Não Totalidade
PHIC sório ou mo-
dificação
5.4.01.00.09 Projetos culturais apresentados ao Projeto 1 Até ato de- 5 anos 4 anos Não Não Totalidade
COMPHIC cisório e ou
execução
5.4.01.00.10 Atas de reuniões do COMPHIC Livro ata 1 1 ano após 5 anos após vigência Não Não Totalidade *Arquivo
substituição Museu
5.4.01.00.11 Relatórios anuais do COMPHIC Relatório 1e2 Até elabora- 5 anos e/ou até apro- Não Não Totalidade
ção de novo vação pelo Tribunal
relatório de Contas do Estado

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 351
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 CULTURA E TURISMO
5.4.02 FUNÇÃO: GESTÃO DOS RECURSOS E PROJETOS DO FUNDO DE APOIO E INCENTIVO FISCAL A CULTURA E TURISMO

5.4.02.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.4.02.00.01 Projetos beneficiados pelo fun- Dossiê 1 Da inscrição 1 ano após vigên- 5 anos Sim Não Totalidade Lei Complemen-
do de apoio e incentivo fiscal até a presta- cia e aprovação tar nº 1992 de 30
a cultura e turismo (projeto, ção final de junto ao Tribunal de setembro de
cronograma de execução, cro- contas de Contas do 1999 do Municí-
nograma financeiro, orçamento, Estado pio de São josé
pareceres técnicos, documentos dos Campos
fiscais, prestação de contas do
empreendedor)
5.4.02.00.02 Relatórios do programa do fun- Dossiê 1e2 Até atualiza- 1 ano após vigência Sim Não Totalidade Encaminhado à
do de apoio e incentivo fiscal a ção Câmara Muni-
cultura e turismo cipal, Prefeitura
Municipal e in-
centivadores
5.4.02.00.03 Relatórios anuais/prestação de Dossiê 1e2 Até atualiza- 10 anos 1 ano após vigên- Sim Não Totalidade
contas de projetos incentivados ção além do cia e aprovação
exercício junto ao Tribunal
de Contas do
Estado

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

352 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 CULTURA E TURISMO
5.4.03 FUNÇÃO: PROMOÇÃO E FOMENTO DA CULTURA

5.4.03.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.4.03.00.01 Projetos institucionais das co- Projeto 1 Até modi- Prazo de vigência 5 anos após Não Não Totalidade Projetos das ex-
missões municipais setoriais de ficação do vigência tintas comissões
música, teatro, cinema e vídeo, projeto
dança, folclore, fotografia, arqui-
tetura, literatura
5.4.03.00.02 Projetos técnicos institucionais Projeto 1 Até modi- Prazo de vigência 5 anos após Não Não Totalidade
das áreas de música, teatro, ficação do vigência
cinema e vídeo, dança folclore, projeto
fotografia, arquitetura, literatura
5.4.03.00.03 Projetos de ação cultural Projeto 1e2 Até modi- Prazo de vigência 5 anos após Não Não Totalidade
ficação do vigência
projeto
5.4.03.00.04 Programações mensais Planilha 1 1 mês 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem

5.4.03.00.05 Escalas de serviço de empre- Planilha 1e2 Até a rea- 7 anos após 1 ano 6 anos Não Sim Amostragem
gados da programação e pro- lização do o prazo de
dução evento vigência
5.4.03.00.06 Planilhas de controle de cursos Planilha 1e2 Até término 3 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
do curso o prazo de
vigência
5.4.03.00.07 Cadastro individual de profes- Ficha 1 Até atualiza- 3 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
sores ção o prazo de
vigência
5.4.03.00.08 Fichas de inscrição nos cursos/ Ficha 1 Até inscrição Até término 1 ano após vigência Não Sim Amostragem
oficinas no curso / do curso/
oficina oficina ou
desistência
do aluno
5.4.03.00.09 Dossiê de eventos de ação Material de 1 Até reali- 1 ano após vigência Não Não Totalidade Cartazes, folders,
cultural divulgação zação do filipetas, convites
evento etc

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 353
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 CULTURA E TURISMO
5.4.03 FUNÇÃO: PROMOÇÃO E FOMENTO DA CULTURA

5.4.03.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.4.03.00.10 Listas de chamada de alunos Formulário 1 Até o térmi- 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem No caso de não
dos cursos/ oficinas da ação no do curso o prazo de ter sido emitido
cultural e entrega do vigência o certificado,
certificado guardar por
de participa- mais 02 anos
ção e ou de- no Arquivo
claração de Corrente, até a
freqüência regularização da
situação
5.4.03.00.11 Listas de aprovados nos cursos/ Relação 1 Até o térmi- 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem No caso de não
oficinas no do curso o prazo de ter sido emitido
e entrega do vigência o certificado,
certificado guardar por mais
de participa- 2 anos no Arqui-
ção e ou de- vo Corrente, até
claração de a regularização
freqüência da situação
5.4.03.00.12 Registros de presença em even- Livro de 1 Até término 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
tos da ação cultural registro do evento o preenchi-
mento do
livro
5.4.03.00.13 Mapas de público de eventos Planilha 1e2 Até elabo- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
da ação cultural ração do o prazo de
relatório vigência
mensal
5.4.03.00.14 Fichas de cadastro da ação Ficha 1e2 Até atualiza- 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
cultural (acervos, instituições e ção o prazo de
grupos artísticos) vigência
5.4.03.00.15 Dossiê de encontros de cultura Dossiê 1 Depende do 5 anos após o pra- Não Não Totalidade
da ação cultural conteúdo zo de vigência
5.4.03.00.16 Relatórios semanais de progra- Planilha 1 1 mês 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
mas, projetos e ações culturais
5.4.03.00.17 Avaliações das oficinas/ moni- Formulário 1 Até elabora- 4 anos 4 anos após vi- Não Sim Amostragem
tores ção do rela- gência
tório anual

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

354 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 CULTURA E TURISMO
5.4.03 FUNÇÃO: PROMOÇÃO E FOMENTO DA CULTURA

5.4.03.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.4.03.00.18 Média mensal de freqüência das Formulário 1 Até elabo- 1 ano após vigência Não Sim Amostragem
oficinas ração do
relatório
mensal
5.4.03.00.19 Cadastro de sócios do clube da Ficha 1e2 Ano cor- 1 ano após vigência Não Sim Amostragem
leitura rente
5.4.03.00.20 Relatórios anuais da área cul- Relatório 1e2 Até elabora- 1 ano após 1 ano após pre- Não Sim Amostragem
tural ção de novo vigência caução
relatório

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 355
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 CULTURA E TURISMO
5.4.04 FUNÇÃO: GESTÃO DE EQUIPAMENTOS CULTURAIS

5.4.04.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.4.04.00.01 Contratos de locação de imó- Contrato 1 Definido no 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
veis contrato o prazo de
vigência
5.4.04.00.02 Escrituras de imóveis Contrato 1 Até a venda 2 anos após o prazo Não Não Totalidade
do bem por de vigência
leilão
5.4.04.00.03 Contratos de comodato Contrato 1 Definido no 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
contrato o prazo de
vigência
5.4.04.00.04 Contratos de aquisição de linhas Contrato 1 Até a venda 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
telefônicas ou transfe- o prazo de
rência da vigência
linha
5.4.04.00.05 Controle de chaves de espaços Planilha 1 Até o tér- 6 meses Prazo de precaução Não Sim Amostragem
culturais mino da após o
planilha prazo de
vigência
5.4.04.00.06 Fichas/Agendamento de solicita- Ficha / 1 Até o tér- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ção de espaços culturais agenda / mino do o término
planilha evento do preen-
chimento
da agenda
ou planilha
5.4.04.00.07 Controle de agendamento de ví- Livro de 1 Até devo- 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
deo/DVD de espaços culturais registro lução do o término
vídeo de preen-
chimento
do livro
5.4.04.00.08 Escalas/controle de plantonistas Relação 1e2 Até o tér- 7 anos 1 ano 6 anos Não Sim Amostragem
em equipamentos culturais mino do
plantão
5.4.04.00.09 Livro de ocorrências em equipa- Livro de 1 Até ciência 1 ano após 1 ano após término Não Sim Amostragem
mentos culturais registro e providên- prazo de do preenchimento
cias vigência do livro

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

356 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 CULTURA E TURISMO
5.4.05 FUNÇÃO: REGISTROS E DIVULGAÇÃO DA AÇÃO CULTURAL

5.4.05.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.4.05.00.01 Registros de imagem, som e Filme ins- 1, 2, 3 e 4 Depende do 5 anos Não Não Totalidade
registros fotográficos titucional, registro
registros
fotográficos
(fotografia,
negativo e
ampliação
fotográfica)
5.4.05.00.02 Produção bibliográfica editadas Livros, 1 Até nova Não Não Totalidade O Arquivo Mu-
e co-editadas pela administra- revistas, bo- edição nicipal recolherá
ção direta e indireta letins, jor- 03 exemplares
nais, guias, de cada
manuscritos
etc
5.4.05.00.03 Documentos de divulgação pro- Cartazes, 1 Até reali- 1 mês após o pra- Não Não Totalidade O Arquivo Mu-
duzidos - publicações boletins, zação do zo de vigência nicipal recolherá
cadernos, evento 03 exemplares
revistas, de cada
convites e
outras pu-
blicações
5.4.05.00.03.01 Documentos de divulgação pro- (jornal) 1 Depende da 4 anos 4 anos Não Sim Amostragem
duzidos - clipping notícia
5.4.05.00.03.02 Documentos de divulgação pro- (transcrição 1 Depende da 4 anos 5 anos Não Sim Amostragem
duzidos - sinopse das grava- notícia
ções dos
programas
de rádio)
5.4.05.00.03.03 Documentos de divulgação pro- (texto feito 1 4 anos 4 anos Não Sim Amostragem
duzidos - release pelo Depar-
tamento de
Imprensa)

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 357
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 CULTURA E TURISMO
5.4.06 FUNÇÃO: PRESERVAÇÃO E RECUPERAÇÃO DO PATRIMÔNIO CULTURAL DO MUNICÍPIO

5.4.06.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.4.06.00.01 Fichas do inventário do patrimô- Ficha 1e2 Permanente Totalidade Após atualização,
nio ambiental e cultural - IPAC será enviada uma
do patrimônio histórico cópia ao Arquivo
Municipal
5.4.06.00.02 Propostas de preservação de Dossiê 1e2 Até decisão 1 ano após vigên- Totalidade
bens final do cia
COMPHAC
5.4.06.00.03 Projetos de restauração/ recupe- Projeto 1e2 Permanente Totalidade Após atualização,
ração de bens preservados do será enviada uma
patrimônio histórico cópia ao Arquivo
Municipal. Pes-
quisa Histórica,
Projeto Arquite-
tônico: Estado
de Conservação,
Análise Tipológi-
ca, Proposta de
Uso/ Restauro ou
Recuperação
5.4.06.00.04 Projetos arquitetônicos de bens Projeto 1e2 Permanente Totalidade Após atualização,
preservados e com interesse será enviada uma
para preservação do patrimônio cópia ao Arquivo
histórico Municipal. Planta
Baixa, Cortes e
Fachadas
5.4.06.00.05 Relatórios técnicos de vistoria Relatório 1e2 Até tomada Até o prazo de Não Não Totalidade
de bens preservados do patri- de provi- vigência
mônio histórico dências e
elaboração
de outro
relatório
5.4.06.00.06 Inventário de peças arqueoló- Inventário 1e2 Permanente Totalidade Após atualização,
gicas será enviada uma
cópia ao Arquivo
Municipal

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

358 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 CULTURA E TURISMO
5.4.06 FUNÇÃO: PRESERVAÇÃO E RECUPERAÇÃO DO PATRIMÔNIO CULTURAL DO MUNICÍPIO

5.4.06.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.4.06.00.07 Inventário de fotografias do pa- Inventário 1e2 Permanente Totalidade Serão enviados
trimônio histórico ao Arquivo Mu-
nicipal, negativos
e ou cópias de
imagens digitais
5.4.06.00.08 Pareceres técnicos Parecer 1 Até ato deci- 5 anos 5 anos Não Não Totalidade
sório ou mo-
dificação
5.4.06.00.09 Projetos museográficos Projeto 1e2 Até modi- 5 anos após o pra- Não Não Totalidade
ficação / zo de vigência
execução do
projeto
5.4.06.00.10 Projetos museológicos Projeto 1e2 Até modi- 5 anos após o pra- Não Não Totalidade
ficação / zo de vigência
execução do
projeto
5.4.06.00.11 Termos de recolhimento de Termo 1e2 Permanente Totalidade Uma cópia será
acervo do arquivo municipal encaminhada ao
Arquivo Muni-
cipal
5.4.06.00.12 Termos de doação de acervo ou Termo 1e2 Permanente Totalidade Uma cópia será
comodato para o arquivo muni- encaminhada ao
cipal/bibliotecas/ museus Arquivo Muni-
cipal
5.4.06.00.13 Projetos de pesquisa histórica Projeto 1e2 Até modi- 5 anos após o pra- Não Não Totalidade
do arquivo municipal/ bibliote- pesquisa ficação / zo de vigência
cas/ museus trabalho execução do
projeto
5.4.06.00.14 Instrumentos de pesquisa do Guias in- 1e2 Até atualiza- 1 ano após Prazo de precau- Não Sim Amostragem
arquivo municipal/ bibliotecas/ ventários ção o prazo de ção
museus listagens vigência
5.4.06.00.15 Registros e inventários de Livro de 1e2 Permanente Totalidade Uma cópia será
acervos de museus/ bibliotecas registro encaminhada ao
- livro tombo Arquivo Muni-
cipal
5.4.06.00.16 Fichas descritivas catalográficas Ficha 1e2 Permanente Totalidade Uma cópia será
de acervos de arquivos/ biblio- encaminhada ao
tecas/ museus Arquivo Municipal

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 359
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 CULTURA E TURISMO
5.4.06 FUNÇÃO: PRESERVAÇÃO E RECUPERAÇÃO DO PATRIMÔNIO CULTURAL DO MUNICÍPIO

5.4.06.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.4.06.00.17 Livros de presença do arquivo Livro de 1 Até o preen- Até elabo- 1 ano após prazo de Não Não Amostragem
municipal/ bibliotecas/ museus registro chimento ração de precaução
relatório
estatístico
e relatório
de perfil de
usuário
5.4.06.00.18 Fichas de cadastro do arquivo Ficha 1e2 Até atualiza- 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
municipal/ bibliotecas/ museus ção o prazo de
vigência
5.4.06.00.19 Formulários de solicitação de Formulário 1e2 Até término 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
documentos para consulta de da consulta o prazo de
arquivos/ bibliotecas/ museus e elabo- vigência
ração do
Relatório
Semanal
5.4.06.00.20 Formulários de solicitação de Formulário 1e2 Até a exe- 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
reprodução de documentos e cução do o prazo de
material de acervo de arquivos/ serviço e vigência
bibliotecas/ museus elaboração
do Relatório
Semanal
5.4.06.00.21 Fichas de registro de emprésti- Ficha 1 Até atualiza- 6 meses Prazo de precaução Não Sim Amostragem * Em desuso
mo de livros de bibliotecas ção após o
prazo de
vigência
5.4.06.00.22 Relatório mensal de controle de Relatório 1e2 1 mês 6 meses Prazo de precaução Não Sim Amostragem
empréstimo de livros e material após o
de acervo de bibliotecas prazo de
vigência
5.4.06.00.23 Certidões de inteiro teor do Certidão 1e2 30 dias 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
arquivo público do município vigência
relativos a cemitérios, pessoal
entre outros
5.4.06.00.24 Fichas de baixa de material de Ficha 1e2 Até atualiza- 2 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem
acervo bibliográfico ou muse- ção
ológico

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

360 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.5 ESPORTE E LAZER
5.5.01 FUNÇÃO: PLANEJAMENTO DO ESPORTE E LAZER

5.5.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.5.01.00. 01 Plano plurianual para o esporte Plano 1 4 anos 1 ano após Prazo de precaução Sim Não Totalidade
e lazer vigência
5.5.01.00.02 Plano anual da Secretaria de Plano 1 Até a ela- 1 ano após Prazo de precaução Sim Não Totalidade
Esportes e Lazer boração de vigência
novo plano
5.5.01.00.03 Plano de atividades dos departa- Plano 1 Até a ela- 1 ano após Prazo de precaução Sim Não Totalidade
mentos de atividades comunitá- boração de vigência
rias, esportes e lazer novo plano
5.5.01.00.04 Protocolo de intenções/convê- Convênio 1e2 Estipulado 5 anos após prazo Não Não Totalidade
nios/parcerias para o desenvol- no contrato de vigência
vimento do esporte e lazer
5.5.01.00.05 Relatórios anuais de atividades Relatório 1 1 ano 2 anos após Prazo de precaução Sim Não Totalidade
esportivas e de lazer vigência
5.5.01.00.06 Relatórios mensais de atividades Relatório 1 Até a ela- 1 ano após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
esportivas e de lazer boração de vigência
relatório
anual
5.5.01.00.07 Relatórios semanais de ativida- Relatório 1 Até a ela- 1 ano após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
des esportivas e de lazer boração de vigência
relatório
mensal
5.5.01.00. 08 Relatórios mensais de atividades Relatório 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
de manutenção ção de rela- vigência
tório anual
5.5.01.00.09 Calendário de atividades e or- Calendário 1 1 ano 2 anos após Prazo de precaução Sim Não Totalidade
çamento programa de esportes vigência
e lazer
5.5.01.00.10 Relatórios/prestação de contas Dossiê 1 1 ano 5 anos após Prazo de precaução Sim Não Totalidade
de programas/projetos vigência
5.5.01.00.11 Comprovantes de pagamentos/ Recibos 1 1 ano 5 anos após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
recibos de taxas e serviços vigência
5.5.01.00.12 Projetos de atividades espor- Projeto 1e2 Até modi- 5 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
tivas, de lazer e de avaliação ficação do vigência
física projeto

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 361
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.5 ESPORTE E LAZER
5.5.02 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS E PROJETOS DO FUNDO DE APOIO/INCENTIVOS FISCAIS AO DESPORTO

5.5.02.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.5.02.00.01 Projetos beneficiados pelo fun- Dossiê 1 Da inscrição 1 ano após prazo Sim Não Totalidade
do de apoio/incentivos fiscais até a presta- de vigência e
(projetos, cronograma de exe- ção final de aprovação junto ao
cução, cronograma financeiro, contas Tribunal de Contas
orçamento, pareceres técnicos, do Estado
documentos fiscais, prestação
de contas)
5.5.02.00.02 Relatórios do programa munici- Dossiê 1 Até atualiza- 1 ano após prazo Sim Não Totalidade Encaminhado à
pal de incentivo fiscal ção de vigência Câmara Muni-
cipal, Prefeitura
Municipal e in-
centivadores
5.5.02.00.03 Relatórios anuais/prestação de Dossiê 1e2 Até atualiza- 10 anos 1 ano após prazo Sim Não Totalidade
contas de projetos incentivados ção além do de vigência e
exercício aprovação junto ao
Tribunal de Contas
do Estado
5.5.02.00.04 Competições desportivas inter- Dossiê 1e2 Até o tér- 2 anos após Prazo de precau- Sim Não Totalidade
municipais, nacionais e interna- mino do vigência ção
cionais evento
5.5.02.00.05 Atas de reuniões do conselho Livro ata 1 Depende do 5 anos após prazo 4 anos Não Não Totalidade As Atas deverão
gestor do fundo de apoio/incen- conteúdo de vigência ser registradas
tivos fiscais ao desporto em Cartório
de Registro e
quando houver
implicação
financeira de
recursos, deverão
ser mantidas no
arquivo corrente
até a aprovação
junto ao Tribunal
de Contas do
Estado

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

362 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.5 ESPORTE E LAZER
5.5.03 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES ESPORTIVAS

5.5.03.01 SUBFUNÇÃO: ATIVIDADES ESPORTIVAS COMUNITÁRIAS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.5.03.01.01 Dossiê do programa escolinhas Dossiê = fichas 1 Até o térmi- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostra-
educativas de esportes de inscrições, no do ano vigência gem
carteirinhas e fo-
lhas de freqüên-
cia dos alunos
5.5.03.01.02 Dossiê do projeto atleta cidadão Dossiê = fichas 1 Até o térmi- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostra-
de inscrições, fo- no do ano vigência gem
lhas de freqüência
dos alunos e rela-
tórios mensais.
5.5.03.01.03 Dossiê do programa de avaliação Dossiê = fichas 1 Até o térmi- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostra-
física de anaminése no do ano vigência gem
dos alunos, gráfi-
cos e testes.

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 363
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.5 ESPORTE E LAZER
5.5.03 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES ESPORTIVAS

5.5.03.02 SUBFUNÇÃO: ATIVIDADES ESPORTIVAS COMPETITIVAS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.5.03.02.01 Dossiê dos jogos abertos Dossiê = boletins, 1 Até o térmi- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
do interior tabelas, regula- no do evento prazo de
mentos, fotos e vigência
fichas de inscri-
ções
5.5.03.02.02 Dossiê de competições de Dossiê = boletins, 1 Até o térmi- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
futsal tabelas, regula- no do evento prazo de
mentos e fotos vigência
5.5.03.02.03 Dossiê dos jogos das in- Dossiê = boletins, 1 Até o térmi- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
dústrias tabelas, regula- no do evento prazo de
mentos, cartazes, vigência
fotos e fichas de
inscrições
5.5.03.02.04 Dossiê de corridas de pe- Dossiê = fichas 1 Até o térmi- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
destres de inscrições, no do evento prazo de
regulamento, vigência
cartazes, fotos e
boletins
5.5.03.02.05 Dossiê dos jogos estudantis Dossiê = boletins, 1 Até o térmi- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
municipais tabelas, cartazes, no do evento prazo de
regulamento, vigência
fotos e fichas de
inscrições
5.5.03.02.06 Dossiê dos jogos regionais Dossiê = boletins, 1 Até o térmi- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
tabelas, regula- no do evento prazo de
mento, fotos e vigência
fichas de inscri-
ções
5.5.03.02.07 Dossiê de competições de Dossiê = boletins, 1 Até o térmi- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
futebol tabelas, súmulas, no do evento prazo de
regulamento, vigência
fotos e fichas de
inscrições

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

364 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.5 ESPORTE E LAZER
5.5.03 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES ESPORTIVAS

5.5.03.02 SUBFUNÇÃO: ATIVIDADES ESPORTIVAS COMPETITIVAS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.5.03.02.08 Dossiê de competições de Dossiê = boletins, 1 Até o tér- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
voleibol tabelas, súmulas, mino do prazo de
regulamento, evento vigência
fotos e fichas de
inscrições
5.5.03.02.09 Dossiê de competições de Dossiê = boletins, 1 Até o tér- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
basquete tabelas, súmulas, mino do prazo de
regulamento, evento vigência
fotos e fichas de
inscrições
5.5.03.02.10 Dossiê de competições de Dossiê = boletins, 1 Até o tér- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
handebol tabelas, súmulas, mino do prazo de
regulamento, evento vigência
fotos e fichas de
inscrições
5.5.03.02.11 Dossiê de competições de Dossiê = boletins, 1 Até o tér- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ginástica olímpica tabelas, súmulas, mino do prazo de
regulamento, evento vigência
fotos e fichas de
inscrições
5.5.03.02.12 Dossiê de competições Dossiê = Boletins, 1 Até o tér- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de judô tabelas, súmulas, mino do prazo de
regulamento, evento vigência
fotos e fichas de
inscrições
5.5.03.02.13 Dossiê de competições de Dossiê = boletins, 1 Até o tér- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
karatê tabelas, súmulas, mino do prazo de
regulamento, evento vigência
fotos e fichas de
inscrições
5.5.03.02.14 Dossiê de competições de Dossiê =boletins, 1 Até o tér- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
atletismo tabelas, súmulas, mino do prazo de
regulamento, evento vigência
fotos e fichas de
inscrições
5.5.03.02.15 Dossiê de competições de Dossiê = boletins, 1 Até o tér- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
skate tabelas, súmulas, mino do prazo de
regulamento, evento vigência
fotos e fichas de
inscrições

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 365
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.5 ESPORTE E LAZER
5.5.03 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES ESPORTIVAS

5.5.03.02 SUBFUNÇÃO: ATIVIDADES ESPORTIVAS COMPETITIVAS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.5.03.02.16 Dossiê de competições de Dossiê = boletins, 1 Até o tér- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
natação tabelas, súmulas, mino do prazo de
regulamento, evento vigência
fotos e fichas de
inscrições
5.5.03.02.17 Dossiê de competições de Dossiê =boletins, 1 Até o tér- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ciclismo tabelas, súmulas, mino do prazo de
regulamento, evento vigência
fotos e fichas de
inscrições
5.5.03.02.18 Dossiê de competições de Dossiê =boletins, 1 Até o tér- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
tênis tabelas, súmulas, mino do prazo de
regulamento, evento vigência
fotos e fichas de
inscrições
5.5.03.02.19 Dossiê de competições de Dossiê = boletins, 1 Até o tér- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
bocha tabelas, súmulas, mino do prazo de
regulamento, evento vigência
fotos e fichas de
inscrições

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

366 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.5 ESPORTE E LAZER
5.5.04 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE DAS ATIVIDADES DE LAZER

5.5.04.01 SUBFUNÇÃO: ATIVIDADES ESPORTIVAS DE LAZER/INTEGRADAS COM OUTRAS ÁREAS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.5.04.01.01 Dossiê programa da 3ª Dossiê = planeja- 1 Até o final 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
idade mento, execução, do ano a vigência
fotos e ficha de letivo
freqüência.
5.5.04.01.02 Dossiê programa de desen- Dossiê = planeja- 1 Até o final 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
volvimento de crianças e mento, execução, do ano a vigência
adolescentes em situação fotos e ficha de letivo
de risco e vulnerabilidade freqüência.
social
5.5.04.01.03 Dossiê programa aquático/ Dossiê = planeja- 1 Até o final 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
hidroginástica mento, execução, do ano a vigência
fotos e ficha de letivo
freqüência.
5.5.04.01.04 Dossiê de atividades físicas Dossiê = planeja- 1 Até o final 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
e de lazer em parques e mento, execução, do ano a vigência
praças (ioga, tai-chi-chuan, fotos e ficha de letivo
aero tai) freqüência.
5.5.04.01.05 Dossiê de atividades para Dossiê = planeja- 1 Até o tér- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
os portadores de necessi- mento, execução mino do a vigência
dades especiais e fotos. evento
5.5.04.01.06 Dossiê de atividades so- Dossiê = planeja- 1 Até o tér- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ciais (prevenção do câncer, mento, execução mino do a vigência
prevenção da gravidez e fotos. evento
precoce, etc)
5.5.04.01.07 Dossiê semana da criança Dossiê = planeja- 1 Até o tér- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
mento, execução mino do a vigência
e fotos. evento
5.5.04.01.08 Dossiê olimpíada recreativa Dossiê = planeja- 1 Até o tér- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
mento, execução mino do a vigência
e fotos. evento

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 367
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.6 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA
5.6.01 FUNÇÃO: POLÍTICAS E PLANEJAMENTO DE AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA

5.6.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.6.01.00.01 Plano municipal de assistência Plano 1 Até exe- 5 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
social – planejamento plurianual cução do prazo de
(estudos socioeconômicos do plano vigência
município/relatórios de ativida-
des/relatórios de campo)
5.6.01.00.02 Plano municipal de assistência Plano 1 Até exe- 5 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
social de famílias em situação cução do prazo de
de vulnerabilidade e risco social plano vigência
– anual
5.6.01.00.03 Programas de ação e acompa- Programa 1e2 Até con- 6 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
nhamento social de famílias em clusão do prazo de caução
situação de vulnerabilidade e programa vigência
risco social
5.6.01.00.04 Programa auxílio ao desempre- Programa 1 Duração do 5 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
gado (PROAD) programa prazo de
vigência
5.6.01.00.05 Programa garantia de renda Programa 1 Até exe- 5 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
mínima e geração de emprego e cução do prazo de
renda - PGRMGER plano vigência
5.6.01.00.06 Relatórios/prestação de contas Relatório 1 Até apro- 5 anos após 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
do programa garantia de renda vação das o ano do prazo de
mínima e geração de emprego e contas exercício prescrição
renda - PGRMGER
5.6.01.00.07 Relatórios/ prestação de contas Relatório 1 Até apro- 5 anos após 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de programas / projetos / servi- vação das o ano do prazo de
ços de proteçãosSocial básica contas exercício prescrição
5.6.01.00.08 Relatórios/prestação de contas Relatório 1 Até apro- 5 anos após 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de programas/projetos e servi- vação das o ano do prazo de
ços de proteção social especial contas exercício prescrição
5.6.01.00.09 Termos de cooperação/ convê- Termo 1 Definido no 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
nios de proteção social básica convênio prazo de
e especial vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

368 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.6 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA
5.6.01 FUNÇÃO: POLÍTICAS E PLANEJAMENTO DE AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA

5.6.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.6.01.00.10 Controle de repasse de recursos Ficha 1 Ano do exer- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
dos programas/ projetos/servi- cício prazo de
ços de proteção social básica / vigência
especial
5.6.01.00.11 Atas de eleições da composição Atas / ter- 1 Até posse 2 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
do conselho municipal da crian- mos de nova Di- prazo de
ça e adolescente – CMDCA/ter- retoria vigência
mos de posse
5.6.01.00.12 Processo relativo à eleição de Dossiê ou 1 Até final do 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
membros do conselho tutelar expediente processo prazo de
(por consulta popular) eleitoral vigência
5.6.01.00.13 Relatório anual de gestão da Relatório 1 Até elabora- 3 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
assistência social ção de novo prazo de
relatório vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 369
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.6 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA
5.6.02 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE PROTEÇÃO SOCIAL ÀS FAMÍLIAS EM SITUAÇÃO DE VULNERABILIDADE E RISCO SOCIAL

5.6.02.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.6.02.00.01 Programa/projeto de proteção Projeto 1 Até término 3 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
de inclusão social do projeto prazo de
vigência
5.6.02.00.02 Projetos de geração de renda Projeto 1 Até término 3 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
do projeto prazo de
vigência
5.6.02.00.03 Planos para a realização de Plano 1e2 Até reali- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
eventos zação do prazo de
evento vigência
5.6.02.00.04 Relatórios mensais de acompa- Relatório 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
nhamento de projetos ção de rela- prazo de
tório anual vigência
5.6.02.00.05 Cadastros dos beneficiários Cadastro 1 Até atualiza- 7 anos após 2 anos do prazo de 5 anos após ar- Não Sim Amostragem
ção prazo de precaução quivo corrente
vigência
5.6.02.00.06 Cadastro de famílias em situa- Cadastro 1 Até atualiza- 7 anos após 2 anos do prazo de 5 anos após ar- Não Sim Amostragem
ção de vulnerabilidade e risco ção prazo de precaução quivo corrente
social vigência
5.6.02.00.07 Ficha de acompanhamento indi- Ficha 1 Durante per- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
vidual (programa estadual) manência prazo de caução
no programa vigência
5.6.02.00.08 Relatório social dos benefici- Relatório 1 ano Até elabo- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
ários ração de prazo de caução
novo rela- vigência
tório
5.6.02.00.09 Guia de encaminhamento para Planilha 1 1 ano 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
outros orgãos da prefeitura e prazo de
oficiais vigência
5.6.02.00.10 Relação de frequência dos aten- Relação 1 1 ano 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
didos em reuniões prazo de
vigência
5.6.02.00.11 Relação de inclusões e desliga- Relação 1 Durante per- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
mento de famílias beneficiárias manência prazo de caução
(programa estadual) no programa vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

370 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.6 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA
5.6.02 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE PROTEÇÃO SOCIAL ÀS FAMÍLIAS EM SITUAÇÃO DE VULNERABILIDADE E RISCO SOCIAL

5.6.02.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.6.02.00.12 Relatório circunstanciado men- Relatório 1 Durante per- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
sal (programa estadual) manência prazo de caução
no programa vigência
5.6.02.00.13 Relatório trimestral de monitora- Relatório 1 Durante per- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
mento (programa estadual) manência prazo de caução
no programa vigência
5.6.02.00.14 Ficha de controle de visita do- Ficha 1 Até nova 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
miciliar visita prazo de
vigência
5.6.02.00.15 Registro de visita domiciliar Livro 1 Até atualiza- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ção prazo de
vigência
5.6.02.00.16 Cadastro único do governo Cadastro 1 1 ano 5 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
federal prazo de
vigência
5.6.02.00.17 Relatório mensal do programa Relatórios 1 Até elabora- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
bolsa família ção do rela- prazo de
tório anual vigência
5.6.02.00.18 Relatórios de monitoramento de Relatórios 1 1 ano 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
bolsa família prazo de
vigência
5.6.02.00.19 Instruções de serviços para Ficha 1 Até elabo- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
setores ração de prazo de
novas instru- vigência
ções
5.6.02.00.20 Relatório mensal do centro de Relatório 1 Até elabora- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
referência de assistência social ção do rela- prazo de
- CRAS tório anual vigência
5.6.02.00.21 Relatório anual do centro de Relatório 1 1 ano 5 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
referência de assistência social prazo de
- CRAS vigência
5.6.02.00.22 Relação mensal dos atendidos Relação 1 Até elabora- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
(programa estadual) ção do rela- prazo de caução
tório anual vigência
5.6.02.00.23 Declaração de freqüência Declaração 1 Até atualiza- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
escolar e de vacinação dos ção prazo de caução
dependentes dos beneficiários vigência
(programa estadual)

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 371
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.6 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA
5.6.02 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE PROTEÇÃO SOCIAL ÀS FAMÍLIAS EM SITUAÇÃO DE VULNERABILIDADE E RISCO SOCIAL

5.6.02.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.6.02.00.24 Registro fotográfico de projetos Registro fo- 1e4 Até término 5 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
(arquivo fotográfico) tográfico do projeto prazo de
vigência
5.6.02.00.25 Controle de atendimento da Dossiê 1 Até conclu- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
campanha do agasalho (requi- são da cam- prazo de
sições, cópia de pedidos, cópia panha vigência
de notas fiscais da campanha
do agasalho)
5.6.02.00.26 Livro de registro de doação Registro 1 Até término 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
da etapa prazo de
vigência
5.6.02.00.27 Comprovante de entrega de Recibo / 1 Até recebi- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
cesta básica, óculos, leite, etc notas mento do prazo de
produto vigência
5.6.02.00.28 Relatório da campanha do Relatórios 1 Até termino 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
agasalho da campa- prazo de
nha vigência
5.6.02.00.29 Relatórios financeiros do fundo Relatórios 1 Até elabora- 5 anos 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
social de solidariedade ção de novo além do prazo de
relatório exercício prescrição
5.6.02.00.30 Inscrições de bolsistas Fichas 1 Definido no 1 mês após Não Sim Amostragem
documento prazo de
de abertura vigência
da inscrição
5.6.02.00.31 Dossiê de bolsistas Dossiê 1 Até a con- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
clusão da prazo de
etapa vigência
5.6.02.00.32 Relação de entregas de cesta Relação 1 Até final da 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
básica etapa de prazo de
entrega vigência
5.6.02.00.33 Relação de vale transporte de Relação 1 Até final da 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
bolsistas etapa prazo de
vigência
5.6.02.00.34 Cópia de decretos e de leis do Atos nor- 1 Até reali- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
projeto programa de auxílio ao mativos zação do prazo de
desempregado - PROAD - cópias projeto vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

372 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.6 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA
5.6.02 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE PROTEÇÃO SOCIAL ÀS FAMÍLIAS EM SITUAÇÃO DE VULNERABILIDADE E RISCO SOCIAL

5.6.02.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.6.02.00.35 Processo relativo à carteira de Processo 1 Até reno- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
passes livre (formulários, cópias vação da prazo de
de documentos pessoais, origi- carteira vigência
nal do laudo médico, relatório
social e cópia da ficha de con-
cessão)
5.6.02.00.36 Solicitação de carteira de passe Processo 1 1 ano 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
livre (indeferidos e desistentes) prazo de
vigência
5.6.02.00.37 Relatório de atendimento social Relatório 1 1 ano 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
- andarilho prazo de caução
vigência
5.6.02.00.38 Relatório de atendimento social Relatório 1 1 ano 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
- plantão social prazo de caução
vigência
5.6.02.00.39 Relatório mensal de atendimen- Relatório 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de vigência Não Sim Amostragem
to social - plantão social ção do rela- prazo de
tório anual vigência
5.6.02.00.40 Livro de registro de atendimento Registro 1 Até novo 3 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
social controle prazo de
vigência
5.6.02.00.41 Relatório de atendimento social Relatório 1 1 ano 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
- ambulante prazo de caução
vigência
5.6.02.00.42 Relatório de atendimento social Relatório 1 1 ano 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
- conselho tutelar prazo de caução
vigência
5.6.02.00.43 Relatório de atendimento social Relatório 1 1 ano 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
- poder judiciário prazo de caução
vigência
5.6.02.00.44 Relatório de atendimento social Relatório 1 1 ano 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
- solicitação de passagens prazo de caução
vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 373
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.6 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA
5.6.03 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE PROTEÇÃO SOCIAL À CRIANÇA

5.6.03.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.6.03.00.01 Programa/ projeto/ serviços de Pasta 1 Durante a 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
assistência social à criança realização prazo de caução
do programa vigência
/ projeto/
serviço
5.6.03.00.02 Prontuário técnico das crianças Dossiê 1 Período de 18 anos Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
abrigadas abrigo após prazo caução
de vigência
5.6.03.00.03 Prontuários de exames médicos Pasta 1e2 Até atualiza- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
das crianças abrigadas ção durante prazo de caução
abrigo vigência
5.6.03.00.04 Relatórios de acompanhamento Relatório 1 Até elabora- 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
das famílias dos internos ção de novo período de
relatório internação
5.6.03.00.05 Processo relativo ao apoio Dossiê 1 Ano do exer- 5 anos 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
financeiro - serviço de ação con- cício após prazo prazo de
tinuada - SAC ( federal) de vigência prescrição
5.6.03.00.06 Convênios casa da criança Convênio 1 Definido no 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
convênio prazo de
vigência
5.6.03.00.07 Controle de freqüência de ati- Planilha 1 1 ano 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
vidades com pais (LA-liberdade prazo de
assistida) vigência
5.6.03.00.08 Fichas de acompanhamento de Ficha 1 1 ano Prazo de Prazo de precaução Não Sim Amostragem
enfermagem vigência
5.6.03.00.09 Relatórios de repasse de plantão Relatório 1 Até final do 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
plantão prazo de
vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

374 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.6 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA
5.6.04 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE PROTEÇÃO SOCIAL AO ADOLESCENTE

5.6.04.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.6.04.00.01 Programa/ projeto/ serviços de Pasta 1 Durante a 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
assistência social ao adolescente realização prazo de caução
do progra- vigência
ma / projeto
/ perviço
5.6.04.00.02 Relatórios de acompanhamen- Dossiê 1 Durante a 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
to e avaliação de programas/ realização prazo de caução
projetos/ ações sociais com do progra- vigência
adolescentes ma / projeto
/ perviço
5.6.04.00.03 Prontuário técnico de adoles- Dossiê 1e2 Período de 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não FEBEM Após prazo de
centes (LA - liberdade assistida) abrigo prazo de caução vigência os pron-
vigência tuários serão en-
caminhados para
FEBEM
5.6.04.00.04 Relatório anual de atendimento Relatório 1 Até elabora- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
a adolescente (LA - liberdade ção de novo período de caução
assistida) relatório internação
5.6.04.00.05 Relatório mensal de atendimen- Relatório 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
to a adolescente (LA - liberdade ção do rela- período de
assistida) tório anual internação
5.6.04.00.06 Controle de freqüência de ativi- Planilha 1 1 ano 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
dades grupais com adolescente prazo de caução
(LA - liberdade assistida) vigência
5.6.04.00.07 Relatório de avaliação das ofici- Relatório 1 Até elabora- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
nas (LA - liberdade assistida) ção de novo período de caução
relatório internação
5.6.04.00.08 Controle de movimentação de Planilha 1 1 ano 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
casos de adolescentes prazo de caução
vigência
5.6.04.00.09 Relatório anual de atividades Relatório 1 Até elabora- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
com grupos de adolescentes ção de novo período de caução
relatório internação

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 375
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.6 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA
5.6.04 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE PROTEÇÃO SOCIAL AO ADOLESCENTE

5.6.04.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.6.04.00.10 Relatório mensal de atividades Relatório 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
com grupos de adolescentes ção do rela- vigência
tório anual
5.6.04.00.11 Correspondência de encaminha- Ofício 1 Até mani- 2 anos após Prazo de vigência Não Sim Amostragem
mento de beneficiários à prefei- festação do prazo de
tura municipal ou para outros órgão vigência
órgãos oficiais
5.6.04.00.12 Quadro quantitativo de ativida- Gráfico 1 1 ano 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
des gerais prazo de caução
vigência
5.6.04.00.13 Controle de freqüência e repas- Planilha 1 Ano do exer- 5 anos 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
se de recurso (LA - liberdade cício após prazo prazo de caução
assistida) de vigência prescrição
5.6.04.00.14 Relatório/prestação de contas Relatório 1 Ano do exer- 5 anos 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
da Fundação Estadual do Bem cício após prazo prazo de caução
Estar do Menor - FEBEM de vigência prescrição
5.6.04.00.15 Requisições, cópia de pedido de Processo 1 1 ano 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
compra, cópia de notas fiscais prazo de
vigência
5.6.04.00.16 Livro de registro de ata de Livro 1 Até o preen- 5 anos após Prazo de Vigência Prazo de pre- Não Não Totalidade
reuniões com funcionários (LA chimento prazo de caução
- liberdade assistida) vigência
5.6.04.00.17 Relatórios/ projetos desen- Dossiê 1 Até término 3 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
volvidos em parceria com a do projeto prazo de
Secretaria de Educação e com vigência
o conselho municipal dos di-
reitos da criança e adolescente
- CMDCA
5.6.04.00.18 Convênios com empresários - Convênios 1 Estabelecido 2 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
conselho municipal dos direitos no docu- prazo de
da criança e do adolescente mento vigência
- CMDCA
5.6.04.00.19 Processos do conselho tutelar/ Processo 1 1 ano 3 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
fundo social de solidariedade/ prazo de
conselho municipal dos direitos vigência
da criança e do adolescente
- CMDCA

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

376 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.6 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA
5.6.05 FUNÇÃO: GESTÃO DA ASSISTÊNCIA SOCIAL BÁSICA E ESPECIAL DE MÉDIA E ALTA COMPLEXIDADE

5.6.05.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.6.05.00.01 Plano do conselho municipal Plano 1 Até a exe- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
do idoso cução do prazo de
plano vigência
5.6.05.00.02 Projetos do conselho municipal Plano 1 Até término 2 anos após Prazo de precaução 2 anos após Não Não Totalidade
do idoso do projeto prazo de prazo de pre-
vigência caução
5.6.05.00.03 Livro de ata do conselho muni- Ata 1e2 Até finaliza- 1 ano após Prazo de precaução 3 anos após Não Não Totalidade
cipal do idoso ção do livro prazo de prazo de pre-
vigência caução
5.6.05.00.04 Planos de atividades do idoso Plano 1 Até a exe- 3 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
cução das prazo de
atividades vigência
5.6.05.00.05 Fichas de inscrição para ativida- Ficha 1 Até atualiza- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
des do idoso ção prazo de
vigência
5.6.05.00.06 Orçamento de atividades do Orçamento 1 Até reali- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
idoso zação das prazo de
atividades vigência
5.6.05.00.07 Processos relativos à concessão Processo 1 Ano do exer- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
de benefícios de prestação cício prazo de caução
continuada vigência
5.6.05.00.08 Processos relativos à revisão de Processo 1 Ano do exer- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
benefícios de prestação conti- cício prazo de
nuada vigência
5.6.05.00.09 Relatórios de benefícios de pres- Relatório 1 Ano do exer- 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
tação continuada cício prazo de caução
vigência
5.6.05.00.10 Orçamento do conselho munici- Orçamento 1 Até reali- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
pal do idoso (eventos) zação do prazo de
evento vigência
5.6.05.00.11 Processo relativo à solicitação Processo 1 Até a en- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de aparelhos auditivos e ortopé- trega do prazo de
dicos (formulário de solicitação, produto ao vigência
pedido médico, audiometria e cliente
orçamento)

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 377
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.6 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA
5.6.05 FUNÇÃO: GESTÃO DA ASSISTÊNCIA SOCIAL BÁSICA E ESPECIAL DE MÉDIA E ALTA COMPLEXIDADE

5.6.05.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.6.05.00.12 Processo relativo à compra de Processo 1 Até a en- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
órteses, próteses e relatório so- trega do prazo de
cial da situação socioeconômica produto ao vigência
dos solicitantes cliente
5.6.05.00.13 Registro de controle de emprés- Registro 1 1 ano 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
timos de cadeira de rodas e prazo de
similares vigência
5.6.05.00.14 Registro de controle de doação Registro 1 Até a en- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de entrega de aparelhos auditi- trega do prazo de
vos e ortopédicos produto ao vigência
cliente
5.6.05.00.15 Processo de compras, cópia de Processo 1 Até a en- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
nota fiscal de órteses e próteses trega do prazo de
para pessoas de baixa renda produto ao vigência
cliente
5.6.05.00.16 Relação de presença em reuni- Relação 1 Ano do exer- 3 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ões da equipe técnica cício prazo de
vigência
5.6.05.00.17 Relatórios de reuniões com Relatório 1 Até elabora- 3 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
equipe técnica ção de novo prazo de
relatório vigência
5.6.05.00.18 Relatório de reuniões externas Relatório 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de precaução 5 anos após Não Sim Amostragem
referente a assistência social ção de novo prazo de prazo de pre-
relatório vigência caução
5.6.05.00.19 Relatório físico financeiro de Relatório 1 Duração do 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
convênios convênio prazo de
vigência
5.6.05.00.20 Termos de convênios com Convênio 1 Duração do 1 ano após Prazo de precaução 1 ano após Não Sim Amostragem
governo federal, estadual e convênio prazo de prazo de pre-
municipal vigência caução
5.6.05.00.21 Processo relativo a pedidos de Processo 1 Até a libe- 5 anos 01ano após Prazo de precaução 1 ano após Não Sim Amostragem
liberação de recursos federais, ração do após prazo prazo de prazo de pre-
estaduais e municipais para as recurso de vigência vigência caução
entidades
5.6.05.00.22 Processo relativo a liberações Processo 1 Até repasse 5 anos 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
de recursos federal, estadual e do recurso após prazo prazo de caução
municipal de vigência prescrição

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

378 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.6 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA
5.6.05 FUNÇÃO: GESTÃO DA ASSISTÊNCIA SOCIAL BÁSICA E ESPECIAL DE MÉDIA E ALTA COMPLEXIDADE

5.6.05.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.6.05.00.23 Processo relativo à prestação de Processo 1 Até con- 5 anos 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
contas de recurso federal clusão da após prazo prazo de caução
prestação de vigência prescrição
5.6.05.00.24 Processo relativo à prestação de Processo 1 Até con- 5 anos 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
contas de recurso estadual clusão da após prazo prazo de caução
prestação de vigência prescrição
5.6.05.00.25 Processo relativo à prestação de Processo 1 Até con- 5 anos 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Não Sim Amostragem
contas de recurso municipal clusão da após prazo prazo de caução
prestação de vigência prescrição
5.6.05.00.26 Livro protocolo de entrada de Registro de 1 Ano do exer- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
documentos das entidades protocolo cício prazo de
/ livro de vigência
carga
5.6.05.00.27 Livro ata das reuniões do conse- Ata 1 Até finaliza- 1 ano após Prazo de precaução 1 ano após Não Não Totalidade
lho municipal de assistência so- ção do livro prazo de prazo de pre-
cial - CMAS - com as entidades vigência caução
5.6.05.00.28 Projetos de atividades do idoso Projetos 1 Até término 2 anos após Prazo de precaução 2 anos após Não Não Totalidade
do projeto prazo de prazo de pre-
vigência caução

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 379
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.7 ABASTECIMENTO
5.7.01 FUNÇÃO: CADASTRAMENTO, GERENCIAMENTO E FISCALIZAÇÃO DE SACOLÕES E FEIRAS LIVRES

5.7.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.7.01.00.01 Listagem de feirantes cadastrados Relação 1e2 Até atualização 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
vigência
5.7.01.00.02 Mapa de localização das feiras livres Mapa 1e2 Até atualização 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
vigência
5.7.01.00.03 Cadastro de permissionários (mer- Ficha ca- 1e2 Até atualização 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
cados, feiras, varejões, frigoríficos e dastral cadastral vigência
estabelecimentos que necessitam
do serviço de inspeção municipal
– SIM)
5.7.01.00.04 Solicitações de feiras livres e de Requeri- 1 Até deliberação 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
comerciantes mento da solicitação vigência
5.7.01.00.05 Notificações referentes a feirantes Formulário 1 Definido no 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
documento vigência
5.7.01.00.06 Multas referente a feirantes e co- Formulário 1 Da notificação 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Quando não
merciantes até o saneamen- vigência se abre pro-
to das irregulari- cesso
dades ou efetivo
pagamento da
multa
5.7.01.00.07 Processos relativos a infração e mul- Processo 1e4 Da abertura até 5 anos 2 anos após Prazo de precaução 7 anos Não Sim Amostragem
ta de feirantes e comerciantes despacho final prescrição
do processo
5.7.01.00.08 Pesquisa de preços Tabela 1e2 Até atualização 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
vigência
5.7.01.00.09 Relatórios/vistorias de higiene em Relatório 1 Até elaboração 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
barracas, mercados, frigoríficos, pro- de novo relatório vigência
dutos hortifrutigranjeiros e outros
5.7.01.00.10 Formulário de cancelamento de Formulário 1 Até deferimento 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
matrícula de feiras livres vigência
5.7.01.00.11 Relatório de serviços prediais dos Relatório 1 Até a realização mensal Prazo de precaução Não Sim Amostragem
sacolões (pinturas, hidráulica, elé- do serviço
trica)
5.7.01.00.12 Processos relativos a afastamento Processo 1 Até liberação 1 ano após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
desobrigação/ justificativa de feiras para o afasta- vigência caução
livres mento

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

380 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.7 ABASTECIMENTO
5.7.02 FUNÇÃO: INSPEÇÃO DE HIGIENE SANITÁRIA DE ALIMENTOS, PRODUTORES E PRODUTOS

5.7.02.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.7.02.00.01 Relatórios/vistorias em barracas, Relatório 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
mercados, frigoríficos, produtos ção de novo prazo de
hortifrutigranjeiros e outros relatório vigência
5.7.02.00.02 Processos relativos aos recursos Processo 1 Até decisão 5 anos após Prazo de vigência Prazo de pre- Sim Sim Amostragem
de multas aplicadas em relação final prazo de caução
a mercados, matadouros, frigorí- vigência
ficos, sacolões e feiras livres
5.7.02.00.03 Controle higiênico sanitário de Planilha 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
produtos hortifrutigranjeiros for- ção de nova prazo de
necidos à alimentação escolar planilha vigência
5.7.02.00.04 Controle higiênico sanitário de Planilha 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
produtos perecíveis fornecidos à ção de nova prazo de
alimentação escolar planilha vigência
5.7.02.00.05 Controle higiênico sanitário de Planilha 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
produtos estocáveis fornecidos ção de nova prazo de
à alimentação escolar planilha vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 381
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.7 ABASTECIMENTO
5.7.03 FUNÇÃO: DESENVOLVIMENTO DE PROGRAMAS SOCIAIS

5.7.03.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.7.03.00.01 Planos/programas sociais Planos / 1e2 Até elabora- 5 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
programas ção de novo prazo de
plano vigência
5.7.03.00.02 Relatórios anuais de atividades Relatório 1e2 Até elabora- 5 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
ção de novo prazo de
relatório vigência
5.7.03.00.03 Folders, cartazes e documentos Folder / 1e2 Até a rea- 4 anos Não Sim Amostragem Enviar 03 exem-
de divulgação de campanhas cartaz lização do plares ao Arquivo
sociais evento Municipal
5.7.03.00.04 Relatórios/prestação de contas Relatórios 1e2 Até elabora- 5 anos Prazo de vigência Prazo de pres- Não Não Totalidade
e avaliação de campanhas ção de novo além do crição
relatório exercício

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

382 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.7 ABASTECIMENTO
5.7.04 FUNÇÃO: CADASTRAMENTO, GERENCIAMENTO E FISCALIZAÇÃO DE PRODUTOS FORNECIDOS À ALIMENTAÇÃO ESCOLAR

5.7.04.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.7.04.00.01 Contratos/convênios para forne- Contrato / 1e2 Definido no 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
cimento de merenda escolar convênio contrato / prazo de
convênio vigência
5.7.04.00.02 Processos relativos à licitação Processo 1 Definido no 5 anos 1 ano após Prazo de vigência Sim Sim Amostragem
de merenda escolar (convite e contrato além do prazo de
tomada de preço) exercício prescrição
5.7.04.00.03 Controle de distribuição de pro- Planilha 1 Até atuali- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
dutos hortifrutigranjeiros zação da prazo de
planilha vigência
5.7.04.00.04 Controle de distribuição de pro- Planilha 1 Até atuali- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
dutos perecíveis zação da prazo de
planilha vigência
5.7.04.00.05 Controle de distribuição de pro- Planilha 1 Até atuali- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
dutos estocáveis zação da prazo de
planilha vigência
5.7.04.00.06 Teste de aceitabilidade dos gê- Formulários 1 Em cada 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
neros alimentícios aplicação do prazo de
teste vigência
5.7.04.00.07 Ficha técnica de especificação Ficha 1 Até atualiza- 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de produtos alimentícios ção da ficha prazo de
vigência
5.7.04.00.08 Cardápio de alimentação Formulário 1 Mensal 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
mensal prazo de
vigência
5.7.04.00.09 Balancete mensal de estoque Balancete 1 Mensal 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
prazo de
vigência
5.7.04.00.10 Saldo de estoque diário dos gê- Relatório 1 Diário 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
neros alimentícios prazo de
vigência
5.7.04.00.11 Ficha de controle de gêneros Ficha 1 2 anos 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
alimentícios (kardex) prazo de
vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 383
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.7 ABASTECIMENTO
5.7.04 FUNÇÃO: CADASTRAMENTO, GERENCIAMENTO E FISCALIZAÇÃO DE PRODUTOS FORNECIDOS À ALIMENTAÇÃO ESCOLAR

5.7.04.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.7.04.00.12 Relatórios gerenciais de alimen- Relatório 1 1 ano 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
tação escolar (pasta gerencial) prazo de
vigência
5.7.04.00.13 Solicitação de ordem de paga- Expediente 1 Até elabora- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
mento de fornecedores ção de nova prazo de
solicitação vigência
5.7.04.00.14 Atestado de capacidade técnica Formulário 1 1 ano 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
prazo de
vigência
5.7.04.00.15 Atestado devolução de caução Formulário 1 Definido em 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
contrato prazo de
vigência
5.7.04.00.16 Requisição de utensílios domés- Formulário 1 Até atendi- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ticos solicitados pela unidade mento da prazo de
escolar solicitação vigência
5.7.04.00.17 Relatório de visitas da supervi- Relatório 1 Indefinido 1 ano Prazo de precaução Não Sim Seleção* * Aqueles cujo
são da merenda escolar teor tenha rele-
vância histórica

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

384 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.7 ABASTECIMENTO
5.7.05 FUNÇÃO: GERENCIAMENTO DO CONSELHO DE ALIMENTAÇÃO ESCOLAR

5.7.05.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.7.05.00.01 Livro ata de reunião do conse- Livro 1 Indefinido Prazo de vigência Não Não Totalidade
lho de alimentação escolar
5.7.05.00.02 Ata de reuniões de indicação Ata 1 Indefinido Prazo de vigência Não Não Totalidade
de membros para conselho de
alimentação escolar
5.7.05.00.03 Análise de aprovação de contas Relatório 1 Ano do exer- 5 anos após Prazo de prescrição Não Não Totalidade
cício vigência
5.7.05.00.04 Demonstrativo sintético anual Relatório 1 Ano do exer- 5 anos após Prazo de prescrição Não Não Totalidade
da execução físico financeira cício vigência
- programa nacional de alimen-
tação escolar - PNAE
5.7.05.00.05 Relação dos processos pagos Formulário 1 1 ano 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
com recursos do PNAE vigência
5.7.05.00.06 Demonstrativo bancário mensal Ficha 1 Mensal 1 ano após Prazo de vigência Não Sim Amostragem
do PNAE ano do
exercício

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 385
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.8 SEGURANÇA PÚBLICA
5.8.01 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES RELATIVAS ÀS POLÍTICAS PÚBLICAS NA ÁREA DE SEGURANÇA DO CIDADÃO - EM COOPERAÇÃO COM OS ÓRGÃOS DO ESTADO E DA UNIÃO

5.8.01.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.8.01.00.01 Planos, programas e metas Planos / 1e2 Até elabora- 5 anos após vigência Não Não Totalidade
que visam o aperfeiçoamento programas ção de novo
de políticas públicas na área Plano
de segurança do cidadão (em
parceria com o governo federal
e estadual)
5.8.01.00.02 Relatórios anuais de atividades Relatórios 1e2 1 ano 5 anos após vigência Não Não Totalidade
da segurança pública
5.8.01.00.03 Relatórios anuais de ocorrências Relatórios 1e2 1 ano 5 anos após vigência Não Não Totalidade
no município (gráficos e dados
estatísticos)

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

386 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.8 SEGURANÇA PÚBLICA
5.8.01 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES RELATIVAS ÀS POLÍTICAS PÚBLICAS NA ÁREA DE SEGURANÇA DO CIDADÃO - EM COOPERAÇÃO COM OS ÓRGÃOS DO ESTADO E DA UNIÃO

5.8.01.01 SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE ATIVIDADES DE ENSINO

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.8.01.01.01 Plano de ensino da segurança Plano 1e2 Ano letivo 5 anos após prazo Não Não Totalidade
pública municipal de vigência
5.8.01.01.02 Apostilas e manuais de cursos Apostila 1e2 Ano letivo 2 anos 3 anos Não Sim Amostragem Guardar 01
aplicados exemplar sempre
que houver modi-
ficação
5.8.01.01.03 Controle de certificados e diplo- Planilha 1e2 Até entrega 6 meses Durante o prazo de Não Sim Amostragem
mas expedidos dos certifi- após vigên- precaução
cados cia
5.8.01.01.04 Relação de participantes em Relação 1e2 Até elabora- 6 meses Não Sim Amostragem
cursos junto à guarda civil muni- ção de nova após vigên-
cipal - GCM relação cia
5.8.01.01.05 Avaliações, trabalhos e testes Testes, pro- 1e2 Até a rea- 4 anos Durante o prazo de Não Sim Amostragem
aplicados vas lização do precaução
curso
5.8.01.01.06 Relação de matérias aplicadas Relação 1e2 Até elabora- 6 meses Durante o prazo de Não Sim Amostragem
em cursos ção de nova após vigên- precaução
relação cia
5.8.01.01.07 Relação das guardas civis mu- Relação 1e2 Até elabora- 6 meses Durante o prazo de Não Sim Amostragem
nicipais de cidades vizinhas ção de nova após vigên- precaução
formadas relação cia

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 387
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.8 SEGURANÇA PÚBLICA
5.8.01 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES RELATIVAS ÀS POLÍTICAS PÚBLICAS NA ÁREA DE SEGURANÇA DO CIDADÃO - EM COOPERAÇÃO COM OS ÓRGÃOS DO ESTADO E DA UNIÃO

5.8.01.02 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DE ATIVIDADES MUSICAIS - DEM

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.8.01.02.01 Partituras Partituras 1 Indefinida Guarda Não Não Totalidade

permanente
5.8.01.02.02 Arranjos Arranjos 1 Indefinida Guarda Não Não Totalidade
permanente
5.8.01.02.03 Controle dos equipamentos e Planilha 1 1 mês 1 ano Prazo de precaução Não Sim Amostragem
instrumentos musicais

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

388 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.8 SEGURANÇA PÚBLICA
5.8.01 FUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES RELATIVAS ÀS POLÍTICAS PÚBLICAS NA ÁREA DE SEGURANÇA DO CIDADÃO - EM COOPERAÇÃO COM OS ÓRGÃOS DO ESTADO E DA UNIÃO

5.8.01.03 SUBFUNÇÃO: FISCALIZAÇÃO E APURAÇÃO DE INFRAÇÕES/ATOS ILÍCITOS - DAÍ

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.8.01.03.01 Registro de denúncias feitas por Registro 1e2 Até apura- 2 anos 5 anos após Durante o prazo de Não Não Totalidade Código Civil Art.
munícipes sobre a atuação da ção final prescrição precaução 206 - § 3º - Inci-
guarda civil municipal so V - a preten-
são de reparação
civil - Documento
sigiloso
5.8.01.03.02 Relatórios e pareceres de de- Relatórios 1e2 Até elabora- 5 anos após Durante o prazo de Não Não Totalidade Documento si-
núncias e reclamações ção de novo vigência precaução giloso
relatório
5.8.01.03.03 Registros fotográficos de infrato- Registro fo- 1e4 Indefinido 20 anos Durante o prazo de Não Sim Amostragem Documento si-
res/ indiciados tográfico precaução giloso

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 389
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)

GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.8 SEGURANÇA PÚBLICA

5.8.02 FUNÇÃO: VIGILÂNCIA PREVENTIVA E OSTENSIVA

5.8.02.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.8.02.00.01 Relatórios anuais da guarda civil Relatórios 1e2 Até elabora- 5 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
municipal (gráficos, mapas e da- ção de novo prazo de
dos estatísticos de atendimento) relatório vigência
5.8.02.00.02 Boletins de ocorrências diárias Boletim de 1e2 Da abertura 10 anos Prazo de precaução Sim Sim Amostragem Documento de
da guarda civil municipal e da ocorrência até tomada após prazo caráter sigiloso
defesa civil de providên- de vigência - Caso haja
cias abertura de uma
Ação, conservar
o B.O até julgado
definido
5.8.02.00.03 Diário de atendimento de ocor- Planilha 1e2 1 ano Até elabo- Prazo de precaução Não Sim Amostragem
rências (sala de rádio) ração de
relatório
anual
5.8.02.00.04 Requerimentos e convocações Requeri- 1e2 Até elabo- 3 anos Prazo de Prazo de precaução Não Sim Amostragem Código Civil Art.
para vistoria em áreas de risco e mentos / ração de prescrição 206 - § 3º - Inciso
áreas públicas convoca- relatório de e regulari- V - a pretensão
ções vistoria zação da de reparação civil
área
5.8.02.00.05 Relatórios e pareceres de vis- Relatórios 1e2 Até regula- 3 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
toria em áreas de risco e áreas rização da prazo de
públicas área vigência
5.8.02.00.06 Termos para regularização de Termos 1e2 Até regula- 3 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
obras em áreas de risco rização da prazo de
área vigência
5.8.02.00.07 Registros fotográficos e atendi- Registros 1, 2, 3 e 4 Até regula- 3 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
mentos de ocorrência em áreas fotográficos rização da prazo de
de risco, acidentes, entre outros área vigência
5.8.02.00.08 Relatório final de áreas de risco Relatórios 1e2 Até regula- 3 anos após Prazo de precaução Não Não Totalidade
(fotos, laudos) rização da prazo de
área vigência
5.8.02.00.09 Expedientes relativos a solicita- Expedientes 1e2 Até o atendi- 3 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ções, reclamações e denúncias mento/ deci- prazo de
para a guarda civil municipal são final vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

390 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.8 SEGURANÇA PÚBLICA
5.8.02 FUNÇÃO: VIGILÂNCIA PREVENTIVA E OSTENSIVA

5.8.02.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.8.02.00.10 Mapas e plantas de setores, áre- Mapas e 1e2 Até altera- 1 ano após Não Não Totalidade
as de risco plantas ção da área vigência
5.8.02.00.11 Notificações, autos de imposi- Notifica- 1e2 Até julgado 5 anos Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ção e penalidade (Lei Seca e Lei ções definitivo
do Silêncio)
5.8.02.00.12 Registro/Relatórios sobre locais Registros 1e2 Até a ela- 5 anos após prazo Não Não Totalidade
de pontos de tráfico boração de de vigência
novo rela-
tório
5.8.02.00.13 Controle diário de patrulhamen- Formulário 1e2 Até elabo- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
to motorizado por setores e ração de vigência
papeletas de ronda ostensiva relatório
mensal
5.8.02.00.14 Relatório diário de ronda oficial Relatório 1e2 1 mês Até elabo- Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ração de
relatório
mensal
5.8.02.00.15 Plano do dia da guarda civil Plano de Diária Até elabo- 6 meses após pra- Não Sim Amostragem
municipal (comunicados, trabalho ração de zo de precaução
orientações, recomendações e novo docu-
informações) mento
5.8.02.00.16 Relatório estatístico mensal de Relatório 1e2 Até elabora- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ocorrências/rondas da guarda ção do rela- prazo de
civil municipal tório anual vigência
5.8.02.00.17 Ordens de serviços para os Formulário 1 Até o cum- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
guardas municipais primento da prazo de
ordem vigência
5.8.02.00.18 Escalas e relações de postos de Formulário 1e2 1 mês 6 anos após Prazo de precaução Sim Sim Amostragem
serviços prazo de
vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 391
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.8 SEGURANÇA PÚBLICA
5.8.02 FUNÇÃO: VIGILÂNCIA PREVENTIVA E OSTENSIVA

5.8.02.01 SUBFUNÇÃO: CONTROLE E REGISTRO DE ATIVIDADES DE SEGURANÇA PÚBLICA EM EVENTOS EXTERNOS

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.8.02.01.01 Relatórios de atividades espor- Relatórios 1e2 Após rea- 6 meses Prazo de precaução Não Sim Amostragem Caso haja ocorrência
tivas em estádios e ginásios lização da durante o evento
municipais atividade conservar o docu-
mento por 3 anos
após vigência de
acordo com o Có-
digo Civil, Art. 206
- § 3º - Inciso V - a
pretensão de repara-
ção civil
5.8.02.01.02 Relatórios de atividades sociais Relatórios 1e2 Após rea- 6 meses Prazo de precaução Não Sim Amostragem Caso haja ocorrência
em shows, festas e entreteni- lização da durante o evento
mentos atividade conservar o docu-
mento por 3 anos
após vigência de
acordo com o Có-
digo Civil, Art. 206
- § 3º - Inciso V - a
pretensão de repara-
ção civil
5.8.02.01.03 Relatórios de atividades em Relatórios 1e2 Após rea- 6 meses Prazo de precaução Não Sim Amostragem Caso haja ocorrência
conjunto com outros órgãos lização da durante o evento
de segurança atividade conservar o docu-
mento por 3 anos
após vigência de
acordo com o Có-
digo Civil, Art. 206
- § 3º - Inciso V - a
pretensão de repara-
ção civil
5.8.02.01.04 Relatórios e atividades de con- Relatórios 1e2 Após rea- 6 meses Prazo de precaução Não Sim Amostragem Caso haja ocorrência
trole de distúrbios lização da durante o evento con-
atividade servar o documento
por 3 anos após
vigência de acordo
com o Código Civil,
Art. 206 - § 3º - Inciso
V - a pretensão de
reparação civil

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

392 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.8 SEGURANÇA PÚBLICA
5.8.02 FUNÇÃO: VIGILÂNCIA PREVENTIVA E OSTENSIVA

5.8.02.02 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DE EQUIPAMENTOS DE SEGURANÇA - ARMARIA

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.8.02.02.01 Controle diário de armamento Registro 1 Da entrega 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem Norma do Minis-
(livro de cautela de armas) até a devolu- prazo de tério do Exército
ção da arma vigência - RIOS
5.8.02.02.02 Livro de cautela de coletes Registro 1 Da entrega 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
até a devo- prazo de
lução do vigência
colete
5.8.02.02.03 Livro de cautela de rádio comu- Registro 1 Da entrega 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
nicador à devolução prazo de
do rádio vigência
5.8.02.02.04 Livro de cautela de equipamen- Registro 1 Da entrega 5 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
tos de segurança (tonfa, detec- à devolução prazo de
tor de metais, escudos, entre do equipa- vigência
outros) mento
5.8.02.02.05 Controle de material bélico Planilha 1 Mensal 2 anos após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
prazo de
vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 393
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.8 SEGURANÇA PÚBLICA
5.8.02 FUNÇÃO: VIGILÂNCIA PREVENTIVA E OSTENSIVA

5.8.02.03 SUBFUNÇÃO: GESTÃO DE SERVIÇO E CONSERVAÇÃO DA FROTA - MOTOMEC

PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.8.02.03.01 Mapa força (controle diário de Planilha 1 Até atualiza- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
viatura) ção prazo de
vigência
5.8.02.03.02 Controle de consumo de com- Planilha 1 1 mês 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
bustível prazo de
vigência
5.8.02.03.03 Controle de manutenção das Planilha 1 Até realiza- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
viaturas ção de nova prazo de
manutenção vigência
5.8.02.03.04 Controle de avarias e danos nas Planilha 1 Até atuali- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
viaturas zação de prazo de
controle vigência
5.8.02.03.05 Relatório de vistoria em viaturas Relatório 1 Até apu- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ração da prazo de
vistoria vigência
5.8.02.03.06 Controle diário de localização Planilha 1 24 horas 1 mês após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
de viaturas - V.T.R vigência

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

394 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE ....................
(SECRETARIA DE ......................................)
GRUPO FUNCIONAL: 5. SERVIÇOS PÚBLICOS SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.8 SEGURANÇA PÚBLICA
5.8.03 FUNÇÃO: ALISTAMENTO DE SERVIÇO MILITAR/JUNTA DE SERVIÇO MILITAR

5.8.03.00 SUBFUNÇÃO:
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DESTINAÇÃO FINAL
SUPORTE
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO SÉRIE DOCUMENTAL ARQUIVO OBSERVAÇÕES
DOCUMENTAL 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO ARQUIVO CORRENTE GERAL MICROFILME ELIMINAÇÃO
PERMANENTE
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)
(PELÍCULA)

5.8.03.00.01 Relações de alistamento militar Relação 1 Até atualiza- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
(tiro de guerra, aeronáutica, ma- ção prazo de
rinha e exército) vigência
5.8.03.00.02 Relações de indivíduos aptos/ Relação 1 Até atualiza- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
inaptos para o serviço militar ção prazo de
vigência
5.8.03.00.03 Relatórios mensais de atividades Relatório 1 Até elabo- 1 ano após Prazo de precaução Não Sim Amostragem
ração do prazo de
relatório vigência
5.8.03.00.04 Relatórios anuais de atividades Relatório 1 Até elabora- Prazo de vigência Não Não Totalidade
(acompanhados de gráficos ção de novo
estatísticos) relatório

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 395
 ANEXO 1
MINUTA1
Projeto de Lei que cria o Arquivo Público Municipal e institui o
Sistema Municipal de Arquivos
EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS
Considerando que é direito assegurado pela Constituição Federal
o acesso à informação (artigo 5º, inciso XIV) e obrigação do Estado a
gestão da documentação governamental e a realização das providências
para franquear sua consulta a quantos dela necessitem (Constituição Fe-
deral, artigo 216, parágrafo 2º);
Considerando que é dever do Poder Público dar proteção especial
aos documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administra-
ção, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova
e informação (Lei federal nº 8.159/91, artigo 1º);
Considerando que legislação municipal deve definir os critérios de
organização e vinculação dos arquivos municipais, bem como a gestão e
o acesso aos documentos (Lei federal nº 8.159/91, art. 21);
Considerando que interessa a toda a sociedade a preservação dos
conjuntos documentais que encerram valor probatório, informativo ou
histórico e que constituem o patrimônio documental do Município de
____________________ ;
O Prefeito do Município de ______________ , _____________ no
uso das suas atribuições que lhe são conferidas por lei, apresenta o pre-
sente Projeto de Lei.
1
Minuta elaborada em parceria com a Profª Ieda Pimenta Bernardes, Coordenadora do
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo-SAESP.
MINUTA
Projeto de Lei nº ________________ , de ____ /____ /____ que cria
o Arquivo Público Municipal de _____________________ e institui o
Sistema Municipal de Arquivos.
O Prefeito do Município de __________________________ , no uso
das atribuições que lhe são conferidas por lei e considerando a Política
Nacional de Arquivos Públicos e Privados estabelecida pela Lei Federal
nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, especialmente o disposto no artigo
21, faço saber que a Câmara Municipal, em sessão de ____ /____ /____,
aprovou e eu promulgo a seguinte lei:
Capítulo I
Do Arquivo Público Municipal e do
Sistema Municipal de Arquivos
Artigo 1º – Fica criado o Arquivo Público Municipal em nível de Coorde-
nadoria Técnica, subordinado diretamente ao Gabinete do Prefeito, com
dotação orçamentária própria, com as seguintes atribuições:
I – formular a política de gestão de documentos do Município e
coordenar a sua implantação, no âmbito do Poder Executivo;
II – garantir o acesso às informações e arquivos no âmbito da ad-
ministração pública municipal, observadas as restrições legais eventual-
mente aplicáveis;
III – estabelecer e divulgar, mediante a elaboração de instruções
normativas, diretrizes e normas para a gestão de documentos, inclusive
em suporte magnético ou óptico, visando a organização e funciona-
mento dos protocolos e dos arquivos integrantes da rede municipal de
arquivos;
IV – coordenar os trabalhos de avaliação de documentos públicos
do Município e orientar a elaboração e aplicação de planos de classifica-
ção e tabelas de temporalidade de documentos;
V – autorizar as eliminações dos documentos públicos municipais
desprovidos de valor permanente, na condição de instituição arquivística
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 397
municipal, de acordo com a determinação prevista no artigo 9º da Lei
Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
VI – realizar o recolhimento dos documentos de valor permanente
e guarda definitiva e assegurar sua preservação e acesso público;
VII – dar treinamento e orientação técnica aos profissionais respon-
sáveis pelas das atividades de arquivo, protocolo e comunicações admi-
nistrativas das unidades integrantes do Sistema Municipal de Arquivos;
VIII – promover a integração e incentivar a cooperação, pesquisa
e interdisciplinaridade entre os profissionais envolvidos na gestão de do-
cumentos, inclusive a gestão informatizada de documentos, sistemas de
informação e sistema de arquivos;
IX – realizar projetos de ação educativa e cultural, de preservação
e divulgação do patrimônio documental, visando a recuperação da me-
mória coletiva e as pesquisas sobre a História do Município;
X – estender a custódia aos documentos de origem privada, consi-
derados de interesse público e social, sempre que houver conveniência
e oportunidade;
XI – propor convênios e parcerias para efetivar a implantação de
política de gestão de documentos e sistemas de informação.
Artigo 2º – O Arquivo Público Municipal poderá custodiar, numa linha
de parceria, os documentos da Câmara de Vereadores, mediante uma
manifestação formal de vontade dos Poderes Legislativo e Executivo mu-
nicipais.
Artigo 3º – Ao Arquivo Público Municipal ficam subordinados técnica e
funcionalmente todos os arquivos da administração pública municipal,
integrantes do Sistema Municipal de Arquivos, sem prejuízo de sua su-
bordinação administrativa.
Artigo 4º – O Arquivo Público Municipal constituir-se-á de:
I – Gabinete do Diretor;
a – Coordenação do Sistema Municipal de Arquivos
II – Arquivo Permanente;
398
III – Arquivo Intermediário;
IV – Serviço de Ação Educativa e Cultural;
V – Serviço de Apoio Administrativo.
Artigo 5º – O Sistema Municipal de Arquivos tem como objetivos prin-
cipais:
I – assegurar a implantação da gestão de documentos na adminis-
tração municipal;
II – promover a integração dos protocolos e arquivos existentes
nos diversos órgãos da administração municipal, que constituem a rede
municipal de arquivos;
III – garantir o acesso aos documentos e às informações do poder
público municipal;
IV – contribuir para a normalização de procedimentos arqui-
vísticos;
V – preservar e difundir o patrimônio documental, fonte para a
pesquisa e a produção de conhecimento.
Artigo 6º – O Sistema Municipal de Arquivos será integrado pelos seguin-
tes órgãos:
I – órgão central e coordenador do Sistema: Arquivo Público Mu-
nicipal;
II – órgãos setoriais: os arquivos dos órgãos e entidades da Admi-
nistração Municipal.
Parágrafo único – Poderão, também, integrar o Sistema Municipal
de Arquivos, mediante celebração de convênio ou termo de cooperação
técnica com o Governo Municipal, órgãos dos Poderes Legislativo e Ju-
diciário.
Artigo 7º – A Coordenação do Sistema Municipal de Arquivos tem as
seguintes atribuições:
I – elaborar princípios, diretrizes, normas e métodos sobre organi-
zação e funcionamento das atividades de arquivo e protocolo;
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 II – formular e implementar a política municipal de gestão e acesso
aos documentos públicos;
III – estabelecer a articulação com os órgãos integrantes do Siste-
ma e com unidades afins;
IV – prestar orientação técnica aos órgãos integrantes do Sistema;
V – aprovar e rever as propostas de planos de classificação e tabe-
las de temporalidade de documentos dos órgãos da administração mu-
nicipal;
VI – autorizar a eliminação de documentos públicos municipais;
VII – promover a realização de cursos para o desenvolvimento dos
recursos humanos do Sistema;
VIII – providenciar a celebração de convênios ou termos de coope-
ração técnica entre o Governo Municipal e entidades públicas, privadas,
estaduais, nacionais ou internacionais, do Poder Legislativo ou Judiciário,
visando atingir os objetivos do Sistema;
IX – produzir e editar textos visando disseminar o conhecimento
arquivístico;
X – opinar sobre os programas de informatização, a produção ele-
trônica de documentos e a instalação de redes de informação.
Artigo 8º – Ao Arquivo Permanente, responsável pela preservação
dos documentos de valor permanente e guarda definitiva, compete:
I – proceder ao recolhimento e dar tratamento arquivístico adequa-
do aos documentos de valor permanente e guarda definitiva;
II – promover a descrição, mediante a elaboração de instrumentos
de pesquisa, que garantam acesso pleno às informações contidas nos
documentos;
III – orientar e localizar para os usuários os documentos de seu
interesse;
IV – fornecer reproduções de documentos, de acordo com as dis-
ponibilidades do órgão e a qualidade dos suportes originais;
V – implementar programa de conservação preventiva de docu-
mentos;
VI – expedir certidões dos documentos sob sua custódia;
VII – realizar pesquisas e analisar proposições para a denominação
de logradouros públicos.
Artigo 9º – Ao Arquivo Intermediário, responsável pelo arquivamento
temporário de documentos que aguardam prazos prescricionais ou pre-
caucionais, compete:
I – receber, por transferência, os documentos avaliados pelos ór-
gãos integrantes do Sistema;
II – manter a documentação organizada de acordo com sua prove-
niência e em satisfatórias condições de higiene;
III – atender às consultas dos órgãos de origem dos documentos e
controlar os empréstimos;
IV – preparar os documentos para o recolhimento, acondicionan-
do-os de acordo com os critérios estabelecidos pela Coordenação do
Sistema Municipal de Arquivos, lavrando o respectivo Termo de Recolhi-
mento de Documentos;
V – proceder à eliminação de documentos de acordo com os pra-
zos previstos nas tabelas de temporalidade, lavrando o respectivo Termo
de Eliminação de Documentos;
VI – manter atualizadas as informações sobre espaços disponíveis
no depósito.
Artigo 10 – Ao Serviço de Ação Educativa e Cultural, responsável pelo
desenvolvimento de pesquisas e pela promoção de eventos de caráter
educativo e cultural, compete:
I – buscar parcerias e uma aproximação efetiva com órgãos públi-
cos e privados para o desenvolvimento de programas, projetos e ativida-
des de interesse cultural, educativo, técnico e científico;
II – identificar os arquivos privados, culturalmente significativos no
Município;
III – referenciar documentos de interesse local, existentes em ou-
tras instituições, dentro e fora do Município;
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 399
 IV – organizar exposições e eventos destinados a estreitar o víncu-
lo da instituição com a comunidade;
V – desenvolver programas de incentivo à pesquisa e de divulga-
ção do patrimônio documental do Município, em parceria com as Uni-
versidades e instituições congêneres;
VI – desenvolver projetos integrados com a Secretaria Municipal
de Educação, as escolas da rede estadual de ensino, bem como as esco-
las particulares;
VII – elaborar textos ou publicações de caráter educativo e cultural.
Artigo 11 – Ao Serviço de Apoio Administrativo, responsável pelas ativida-
des relacionadas com recursos humanos, orçamento e finanças, material
e patrimônio, manutenção e comunicações administrativas, compete:
I – manter cadastro funcional atualizado e controle de freqüência,
bem como os demais encargos de pessoal relacionados à elaboração
de folhas de pagamento, movimentação e concessão de direitos e van-
tagens;
II – prever a receita e a despesa, visando à elaboração da proposta
orçamentária;
III – proceder aos registros contábeis;
IV – operacionalizar a aplicação do orçamento aprovado;
V – providenciar a aquisição de material permanente e de consu-
mo, responsabilizando-se por sua guarda e distribuição;
VI – elaborar o inventário de bens móveis do órgão;
VII – manter limpos e protegidos os equipamentos, móveis e insta-
lações do Arquivo;
VIII – tomar as providências necessárias à segurança e prevenção
de sinistros como incêndios, inundações e roubos;
IX – providenciar o registro e a identificação de visitantes e usuá-
rios;
X – preparar minutas de atos oficiais, de correspondências e de
expedientes rotineiros.
400
Capítulo II
Das Comissões de Avaliação de
Documentos de Arquivo
Artigo 12 – As secretarias, autarquias, fundações instituídas ou mantidas
pelo Poder Público, empresas públicas, sociedades de economia mista,
entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos e orga-
nizações sociais, definidas como tal pela Lei Complementar nº 846, de
4 de junho de 1998, deverão constituir, por meio de portaria, no prazo
de 60 (sessenta) dias da publicação desta lei, sua respectiva Comissão
de Avaliação de Documentos de Arquivo, visando à elaboração de pro-
postas de planos de classificação e tabelas de temporalidade de docu-
mentos.
Artigo 13 – As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo são
grupos permanentes e multidisciplinares, constituídas de, no mínimo, 3
(três) funcionários ou servidores, com conhecimentos da estrutura orga-
nizacional, das funções e atividades desenvolvidas pelo respectivo órgão
e da produção e tramitação de documentos.
Artigo 14 – São atribuições das Comissões de Avaliação de Documentos
de Arquivo:
I – implementar a política municipal de gestão de documentos, em
conformidade com a orientação da Coordenação do Sistema Municipal
de Arquivos;
II – promover a identificação de documentos produzidos e acumu-
lados pelo órgão, independentemente da localização física, estado de
conservação ou data em que foram produzidos;
III – elaborar propostas de planos de classificação e tabelas de
temporalidade de documentos;
IV – garantir, em suas respectivas áreas de atuação, a aplicação
do plano de classificação e da tabela de temporalidade, bem como
o cumprimento do calendário de eliminações, transferências e re-
colhimentos de documentos, nos prazos definidos pelas tabelas de
temporalidade.
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Artigo 15 – Para o cumprimento de suas atribuições, a Comissão de
Avaliação de Documentos de Arquivo deverá escolher, dentre seus mem-
bros, o responsável pela coordenação dos trabalhos.
Artigo 16 – As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo de-
verão receber orientação jurídica para apresentar propostas de tempora-
lidade e destinação aos documentos do respectivo órgão.
Capítulo III
Da Gestão de Documentos
Artigo 17 – Para efeitos da aplicação desta lei e demais normas relativas
à gestão de documentos, bem como ao funcionamento do Sistema Mu-
nicipal de Arquivos, ficam assim definidos os seguintes conceitos:
I – Amostragem - fragmento de uma série documental destinada
à eliminação selecionado por meio de critérios específicos e encaminha-
dos ao Arquivo Público Municipal, para guarda permanente.
II – Arquivo Corrente - constituído de documentos correntes, em
curso ou que se conservam junto às unidades produtoras em razão de
sua vigência e da freqüência com que são por elas consultados.
III – Arquivo Permanente - constituído de documentos permanen-
tes, providos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
IV – Arquivo Intermediário - constituído de documentos com uso
pouco freqüente que aguardam prazos de prescrição e precaução nas
unidades que tenham atribuições de arquivo.
V – Arquivos Públicos - são os conjuntos de documentos produzidos,
recebidos e acumulados por órgãos públicos, autarquias, fundações instituí-
das ou mantidas pelo Poder Público, empresas públicas, sociedades de eco-
nomia mista, entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos
e organizações sociais, definidas como tal pela Lei Complementar nº 846, de
4 de junho de 1998, no exercício de suas funções e atividades.
VI – Arquivo Público Municipal - instituição arquivística pública
responsável por formular e implementar políticas públicas de arquivos e
gestão documental e assegurar a preservação e acesso aos documentos
de guarda permanente.
VII – Avaliação de Documentos - processo multidisciplinar de aná-
lise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins de
definição de seus prazos de guarda e destinação.
VIII – Classificação de Documentos - seqüência de operações téc-
nicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os
ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua
produção ou acumulação.
IX – Documentos de Arquivo - são os registros de informação, em
qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebi-
dos ou acumulados pelos órgãos e entidades da administração municipal
no exercício de suas funções e atividades.
X – Gestão de documentos - é o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação,
tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionaliza-
ção e a eficiência dos arquivos.
XI – Plano de Classificação de Documentos - instrumento utiliza-
do para classificar todo e qualquer documento de arquivo.
XII – Prazo de Precaução - intervalo de tempo durante o qual a
Municipalidade guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo
ou encaminhá-lo para guarda definitiva.
XIII – Prazo de Prescrição - intervalo de tempo durante o qual a
Municipalidade, ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder
Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de
guarda dos documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupção
ou suspensão da prescrição, em conformidade com a legislação vigente.
XIV – Prazo de Vigência - intervalo de tempo durante o qual o
documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as
finalidades que determinaram a sua produção.
XV – Série Documental - conjunto de documentos resultante do
exercício de uma mesma função ou atividade, documentos estes que
têm o mesmo modo de produção, tramitação e resolução.
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 401
 XVI – Sistema Municipal de Arquivos - o conjunto de protoco- Artigo 20 – É proibida toda e qualquer eliminação de documento pro-
los e arquivos da administração pública municipal, direta e indireta, que duzido, recebido ou acumulado pela administração pública municipal,
constituem a rede de arquivos do Município, independentemente da po- no exercício de suas funções e atividades, sem a autorização do Arquivo
sição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam Público Municipal.
de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos
comuns, sob uma única Coordenação. Artigo 21 – As disposições desta Lei aplicam-se, também, aos documen-
XVII – Tabela de Temporalidade de Documentos - instrumento tos arquivísticos eletrônicos, nos termos da Lei.
arquivístico que, após aprovação e oficialização pela autoridade compe-
Artigo 22 – As disposições desta Lei aplicam-se, no que couber, às autar-
tente, estabelece a destinação final dos documentos, isto é, eliminação
quias, fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público, empresas
ou guarda permanente, relaciona as séries documentais que os docu-
mentos integram, os respectivos prazos de vigência, de prescrição e de públicas, sociedades de economia mista, entidades privadas encarre-
precaução, em função de valores legais, fiscais, administrativos, técnicos, gadas da gestão de serviços públicos e organizações sociais, definidas
operacionais, históricos ou culturais e define os prazos para eliminação, como tal pela Lei Complementar nº 846, de 4 de junho de 1998.
transferência e recolhimento de documentos públicos do Município.
Artigo 23 – Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação, revoga-
XVIII – Termo de Eliminação de Documentos - instrumento que das as disposições em contrário.
tem por objetivo registrar as informações relativas à execução da elimi-
nação (data, autorização, órgão responsável, séries documentais elimina-
das, datas-limite, quantidade). Prefeitura Municipal de ________________________________________
XIX – Termo de Recolhimento de Documentos - instrumento que Prefeito Municipal ____________________________________________
tem por objetivo registrar a passagem de documentos considerados de
guarda permanente, do Arquivo Corrente ou Intermediário para o Arqui-
vo Permanente.
XX – Termo de Transferência de Documentos - instrumento que
tem por objetivo registrar a passagem de documentos do Arquivo Cor-
rente para o Arquivo Intermediário.

Capítulo IV
Das Disposições Finais
Artigo 18 – O Poder Executivo fica autorizado a regulamentar a estrutura
e o quadro funcional do Arquivo Público Municipal;
Artigo 19 – O Arquivo Público Municipal terá quadro próprio de servi-
dores e/ou funcionários, admitidos de acordo com os dispositivos legais
vigentes;

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

402 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 ANEXO II
MINUTA
Decreto nº______________, de ______ /______ /______ que oficializa
os Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos
da Administração Pública do Município de _______________________
e dá outras providências
O Prefeito Municipal de ____________________________, no uso
das atribuições legais que lhe são conferidas pelo inciso _____, do artigo
_____, da Lei Orgânica do Município, de ______ de ______ de ______.
DECRETA:
Artigo 1º – Ficam oficializados os Planos de Classificação de Documentos, cons-
tante do Anexo I, incluso, que passa a fazer parte integrante deste decreto;
Artigo 2º – Ficam oficializadas as Tabelas de Temporalidade de Docu-
mentos produzidos, recebidos e acumulados pela Prefeitura Municipal,
Fundações, Autarquias e Empresas Municipais, conforme tabelas cons-
tantes do Anexo II, incluso, que passa a fazer parte deste decreto, corres-
pondentes às macro funções Municipais do Poder Executivo:
I – Governo;
II – Administração;
III – Finanças;
IV – Serviços Jurídicos;
V – Serviços Públicos: consideradas as grandes funções municipais
relativas às áreas de:
a) Gestão Territorial e Ambiental;
b) Saúde;
c) Educação;
d) Cultura e Turismo;
e) Esporte e Lazer;
f) Ações Sociais e Cidadania;
g) Abastecimento;
h) Segurança Pública.
Artigo 3º – A guarda, as transferências e eliminações de documentos
deverão obedecer aos prazos previstos nas tabelas de temporalidade,
constantes deste decreto, entendendo-se que:
I – Prazo de Vigência é o intervalo de tempo durante o qual o
documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as
finalidades que determinaram a sua produção;
II – Prazo de Prescrição é o intervalo de tempo durante o qual a
Municipalidade, ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder
Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados;
III – Prazo de Precaução é o intervalo de tempo durante o qual a
Municipalidade guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo
ou encaminhá-lo para guarda definitiva.
§ 1º – A contagem dos prazos supra elencados inicia-se quando da
produção do documento, e não a partir da publicação deste decreto.
§ 2º – A propositura de ações judiciais, em que a Prefeitura seja
autora ou ré, interrompe imediatamente a contagem dos prazos de pres-
crição definidos nas tabelas de temporalidade, ora oficializadas, até o
julgamento definitivo da ação.
§ 3º – A Secretaria de Assuntos Jurídicos dará conhecimento às
unidades produtoras e aos Arquivos responsáveis pelo arquivamento
temporário ou guarda definitiva de documentos do início e fim de ações
judiciais, no âmbito da Prefeitura Municipal, para que as referidas unida-
des ou órgãos possam observar o disposto no § 2º deste artigo.
Artigo 4º – Para assegurar o pleno funcionamento do Sistema Municipal
de Arquivos ficam oficializados os modelos constantes dos anexos III ao
VIII, inclusos, que fazem parte integrante deste decreto.
Este decreto entra em vigor na data da sua publicação, revogadas
as disposições em contrário.
Prefeitura Municipal de ________________________________________
Prefeito Municipal ____________________________________________
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 403
 INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO DE CAMPOS DAS TABELAS DE TEMPORALIDADE (anexo III da minuta)
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE.. (1)
SECRETARIA MUNICIPAL(2)

GRUPO FUNCIONAL(3): SUBGRUPO FUNCIONAL(4):

FUNÇÃO(5):

SUBFUNÇÃO(6):
PRAZOS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO(14) DESTINAÇÃO FINAL(17)
SUPORTE(10)
1.PAPEL
2.MAGNÉTICO/
ESPÉCIE ÓTICO
CÓDIGO (7)
SÉRIE DOCUMENTAL (8) ARQUIVO OBSERVAÇÕES(23)
DOCUMENTAL(9) 3.FITA GUARDA
MAGNÉTICA VIGÊNCIA(11) PRESCRIÇÃO(12) PRECAUÇÃO(13) ARQUIVO CORRENTE(15) GERAL MICROFILME(18) ELIMINAÇÃO(19)
PERMANENTE(20)
4.FILME (INTERMEDIÁRIO)(16)
(PELÍCULA) 1. SIM 1. AMOSTRAGEM(21)
2. NÃO 2. TOTALIDADE(22)

(1) (6) (16)

Tabela de Temporalidade de Documentos: É o instrumento arquivístico Subfunção: São os desdobramentos das funções previstas em Lei para as Arquivo Geral: Indica o tempo em que o documento permanece no
que, após aprovação e oficialização pela autoridade competente, estabe- Secretarias e sua estrutura interna. arquivo geral ou intermediário da Prefeitura, aguardando o cumprimento
lece a destinação final dos documentos, isto é, eliminação ou guarda per- (7)
Código: É a seqüência numérica que identifica os grupos, subgrupos, de longos prazos prescricionais ou de precaução.
manente, relaciona as séries documentais que os documentos integram, os funções, subfunções e séries documentais, que está esquematizada nos (17)
Destinação Final: É o resultado da avaliação: encaminha o documento
respectivos prazos de vigência, de prescrição e de precaução, em função Planos de Classificação de Documentos. para a microfilmagem e depois eliminação ou para a guarda permanente.
de valores legais, fiscais, administrativos, técnicos, operacionais, históricos Das séries eliminadas poderão ser recolhidas amostragens ao Arquivo Per-
(8)
ou culturais e define os prazos para eliminação, transferência e recolhimen- Série Documental: É o conjunto de documentos resultante do exercício
manente.
to de documentos públicos do Município. de uma mesma função ou atividade, documentos estes que têm o mesmo
(18)
modo de produção, tramitação e resolução. Microfilmagem: Produção de imagens fotográficas de um documento,
(2)
Secretaria Municipal: Órgão produtor do documento. Fundo Documental. em tamanho altamente reduzido.
(9)
(3)
Espécie Documental: É a configuração que assume o documento em
Grupo Funcional: Corresponde às macro funções desenvolvidas pelo (19)
Eliminação: É o procedimento da destruição física daqueles documentos
decorrência da disposição de suas informações. Exemplos: ofício, relatório,
Município. Grupos Funcionais: que, esgotadas as finalidades que determinaram sua produção, não apre-
ata, processo, planta, projeto.
1.0 Governo sentam interesse histórico-cultural para a administração ou para a socie-
(10)
2.0 Administração Suporte: Material sobre o qual as informações são registradas: papel, dade.
3.0 Finanças filme, fita magnética, disquete, disco ótico etc. (20)
Guarda Permanente: Os documentos que, mesmo depois de esgotados
4.0 Serviços Jurídicos (11)
Prazo de Vigência: Intervalo de tempo durante o qual o documento os prazos de vigência, prescrição ou precaução, continuam apresentando
5.0 Serviços Públicos produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que valor informativo, probatório ou histórico-cultural. Esses documentos de-
(4)
SubGrupo Funcional: São as subdivisões das macro funções municipais. determinaram a sua produção. vem ser recolhidos, em sua totalidade, para guarda definitiva no Arquivo
Correspondem às grandes funções. Consideramos Subgrupos Funcionais as (12)
Prazo de Prescrição: Intervalo de tempo durante o qual a Municipali- Público Municipal.
subdivisões da macro função 5.0 - Serviços Públicos: dade, ou qualquer interessado, pode invocar a tutela do Poder Judiciário (21)
Amostragem: Fragmento de uma série documental destinada à elimina-
5.1 Gestão Territorial e Ambiental para fazer valer direitos eventualmente violados. Este campo deverá ser ção. Essa amostra deve ser selecionada por meio de critérios específicos e
5.2 Saúde preenchido por profissional da área jurídica que estiver envolvido com os encaminhados ao Arquivo Público Municipal, para guarda permanente.
5.3 Educação trabalhos de avaliação. (22)
Totalidade: Este campo deverá ser preenchido quando a totalidade da
5.4 Cultura e Turismo (13)
Prazo de Precaução: Intervalo de tempo durante o qual a Municipalida- série documental for destinada à guarda permanente.
5.5 Esporte e Lazer
5.6 Ações Sociais e Cidadania de guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá- (23)
Observações: É o campo destinado principalmente para o registro da
5.7 Abastecimento lo para guarda definitiva. legislação que define os prazos prescricionais. Outras informações impor-
5.8 Segurança Pública (14)
Prazos de Arquivamento: É o tempo em que os documentos permane- tantes também são registradas nesse campo.
(5)
Função: São as funções exercidas pelas Secretarias e órgãos que integram cem arquivados nos seguintes locais:
(15)
sua estrutura organizacional interna, isto é, Assessorias, Departamentos, Di- Arquivo Corrente: Indica o tempo em que o documento permanece no
visões, Supervisões, Seções, entre outros, previstas em Lei. arquivo corrente, junto ao produtor.

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

404 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO
DE DOCUMENTOS (anexo IV da minuta)

(nome do órgão ou entidade)

Edital de Ciência de Eliminação de Documentos - nº ______ /______

O(A) Coordenador(a) da Comissão de Avaliação de Documentos

de Arquivo, instituída pela Resolução/Portaria/Ato nº ___ /___, de acor-
do com a Resolução nº 05, de 30 de setembro de 1996, do Conselho
Nacional de Arquivos – CONARQ, e em conformidade com os prazos
definidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administra-
ção Pública do Município de ________________, oficializada pelo De-
creto Municipal nº______, de ___ /___ /___, nos termos da Lei Federal
nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, art. 9º, faz saber a quem possa
interessar que, a partir do 30º dia subseqüente à data de publicação
deste Edital, o (indicar o nome do Órgão/Entidade/Empresa) eliminará
os documentos indicados na Relação de Eliminação de Documentos nº
___ /___ (anexa).
Os interessados poderão requerer às suas expensas, no prazo cita-
do, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do proces-
so, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demons-
tração de legitimidade do pedido, dirigido à Comissão de Avaliação de
Documentos de Arquivo.

Prefeitura do Município de______________, _______ de ____ de ____.

_____________________________________________________________
Nome e Assinatura do(a) Coordenador(a) da Comissão de Avaliação de
Documentos de Arquivo

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 405
 INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO DOS CAMPOS DA RELAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA ELIMINAÇÃO
(anexo V da minuta)

RELAÇÃO Nº (15)
RELAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA ELIMINAÇÃO
FOLHA Nº (16)

SECRETARIA: DEPARTAMENTO/DIVISÃO/SEÇÃO: GRUPO FUNCIONAL: SUBGRUPO FUNCIONAL: FUNÇÃO/SUBFUNÇÃO:

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
CÓDIGO DE DATAS ELIMINAÇÃO
SÉRIE DOCUMENTAL DATAS-LIMITE QUANTIDADE OBSERVAÇÕES
CLASSIFICAÇÃO
Caixas Metros Lineares Prevista Realização

(7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14)

(1) (8)
Secretaria Municipal: Órgão produtor do documento. Fundo Documental. Série Documental: É o conjunto de documentos resultante do exercício de uma mesma função ou atividade,
(2)
Departamento/Divisão/Seção: Corresponde ao Departamento/Divisão/Seção do órgão produtor do documento. documento estes que têm o mesmo modo de produção, tramitação e resolução.
(9)
(3) Datas-Limite: Elemento de identificação cronológica, em que são mencionados o início e o término do período
Grupo Funcional: Corresponde às macro funções desenvolvidas pelo Município. Grupos Funcionais:
de produção de uma unidade de descrição.
1.0 Governo (10)
Caixas: Quantidade de caixas-arquivo.
2.0 Administração
(11)
3.0 Finanças Metros Lineares: Unidade convencional de medida utilizada para determinar o espaço ocupado pelos docu-
4.0 Serviços Jurídicos mentos nas estantes.
(12)
5.0 Serviços Públicos Data de Eliminação-Prevista: Data prevista para o procedimento da destruição física daqueles documentos
(4)
Subgrupo Funcional: São as subdivisões das macro funções municipais. Correspondem às grandes funções. que, esgotadas as finalidades que determinaram sua produção, não apresentam interesse histórico-cultural para a
administração ou para a sociedade.
Consideramos Subgrupos Funcionais as subdivisões da macro função 5.0 - Serviços Públicos:
(13)
Data de Eliminação-Realização: Data de realização da eliminação.
5.1 Gestão Territorial e Ambiental
(14)
5.2 Saúde Observações: É o campo destinado principalmente para o registro de informações importantes.
5.3 Educação (15)
Relação nº: Número da relação de documentos enviados para eliminação no ano corrente.
5.4 Cultura e Turismo (16)
Folha nº: Número da folha da relação de documentos enviados para eliminação.
5.5 Esporte e Lazer
5.6 Ações Sociais e Cidadania
5.7 Abastecimento
5.8 Segurança Pública
(5)
Função: São as funções exercidas pelas Secretarias e órgãos que integram sua estrutura organizacional interna,
isto é, Assessorias, Departamentos, Divisões, Supervisões, Seções, entre outros, previstas em Lei.
(6)
Subfunção: São os desdobramentos das funções previstas em Lei para as Secretarias e sua estrutura interna.
(7)
Código de Classificação: É a seqüência numérica que identifica os grupos, subgrupos, funções, subfunções e
séries documentais, que está esquematizada nos Planos de Classificação de Documentos.

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

406 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO DOS CAMPOS DA RELAÇÃO DE REMESSA DE DOCUMENTOS
AOS ARQUIVOS CENTRAIS OU ARQUIVO INTERMEDIÁRIO (anexo VI da minuta)

RELAÇÃO Nº (18)
RELAÇÃO DE REMESSA DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
FOLHA Nº (19)

SECRETARIA: DEPARTAMENTO/DIVISÃO/SEÇÃO: GRUPO FUNCIONAL: SUBGRUPO FUNCIONAL: FUNÇÃO/SUBFUNÇÃO:

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

DATAS LOCALIZAÇÃO ARQUIVO

Nº DE CÓDIGO DE GUARDA
SÉRIE DOCUMENTAL TÉRMINO DE OBSERVAÇÕES
ORDEM CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTOS ELIMINAÇÃO PERMANENTE CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANENTE
VIGÊNCIA

(7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17)

(1) (8)
Secretaria Municipal: Órgão produtor do documento. Fundo Documental. Código de Classificação: É a seqüência numérica que identifica os grupos, subgrupos, funções, subfunções e
(2)
Departamento/Divisão/Seção: Corresponde ao Departamento/Divisão/Seção do órgão produtor do documento. séries documentais, que está esquematizada nos Planos de Classificação de Documentos.
(9)
(3)
Grupo Funcional: Corresponde às macro funções desenvolvidas pelo Município. Grupos Funcionais: Série Documental: É o conjunto de documentos resultante do exercício de uma mesma função ou atividade,
documento estes que têm o mesmo modo de produção, tramitação e resolução.
1.0 Governo
(10)
2.0 Administração Datas-Documentos: Elemento de identificação cronológica em que são mencionados o término do período de
3.0 Finanças produção de uma unidade de descrição.
4.0 Serviços Jurídicos (11)
Término de Vigência: Término do intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrati-
5.0 Serviços Públicos vos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção.
(4)
Subgrupo Funcional: São as subdivisões das macro funções municipais. Correspondem às grandes funções. (12)
Data de Eliminação: Data prevista para o procedimento da destruição física daqueles documentos que, esgo-
Consideramos Subgrupos Funcionais as subdivisões da macro função 5.0 - Serviços Públicos:
tadas as finalidades que determinaram sua produção, não apresentam interesse histórico-cultural para a adminis-
5.1 Gestão Territorial e Ambiental tração ou para a sociedade.
5.2 Saúde (13)
Guarda Permanente: Os documentos que, mesmo depois de esgotados os prazos de vigência, prescrição ou
5.3 Educação
5.4 Cultura e Turismo precaução, continuam apresentando valor informativo, probatório ou histórico-cultural. Esses documentos devem
5.5 Esporte e Lazer ser recolhidos, em sua totalidade, para guarda definitiva.
5.6 Ações Sociais e Cidadania (14)
Arquivo Corrente: Indica a localização do documento no arquivo corrente, junto ao produtor.
5.7 Abastecimento (15)
Arquivo Intermediário: Indica a localização do documento no arquivo intermediário.
5.8 Segurança Pública
(16)
(5)
Arquivo Permanente: Indica a localização do documento no arquivo permanente.
Função: São as funções exercidas pelas Secretarias e órgãos que integram sua estrutura organizacional interna,
(17)
isto é, Assessorias, Departamentos, Divisões, Supervisões, Seções, entre outros, previstas em Lei. Observações: É o campo destinado principalmente para o registro de informações importantes.
(18)
(6)
Subfunções: São os desdobramentos das funções previstas em Lei para as Secretarias e sua estrutura interna. Relação nº: Número da relação de documentos enviados para eliminação no ano corrente.
(19)
(7)
Nº de Ordem: Número de seqüência das caixas enviadas na relação de remessa Folha nº: Número da folha da relação de remessa de documentos.

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 407
 INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO DOS CAMPOS DA RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO (anexo VII da minuta)

RELAÇÃO Nº (19)
RELAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA RECOLHIMENTO PELO ARQUIVO MUNICIPAL
FOLHA Nº (20)

SECRETARIA: DEPARTAMENTO/DIVISÃO/SEÇÃO: GRUPO FUNCIONAL: SUBGRUPO FUNCIONAL: FUNÇÃO/SUBFUNÇÃO:

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

DATAS: TÉRMINO LOCALIZAÇÃO ARQUIVO

DATA DE
Nº DE CÓDIGO DE SÉRIE DATAS- RECOLHIMENTO
OBSERVAÇÕES
ORDEM CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL LIMITE VIGÊNCIA PRESCRIÇÃO PRECAUÇÃO PARA O ARQUIVO CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANENTE
MUNICIPAL

(7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18)

(1) (8)
Secretaria Municipal: Órgão produtor do documento. Fundo Documental. Código de Classificação: É a seqüência numérica que identifica os grupos, subgrupos, funções, subfunções e
(2)
Departamento/Divisão/Seção: Corresponde ao Departamento/Divisão/Seção do órgão produtor do documento. séries documentais, que está esquematizada nos Planos de Classificação de Documentos.
(9)
(3)
Grupo Funcional: Corresponde às macro funções desenvolvidas pelo Município. Grupos Funcionais: Série Documental: É o conjunto de documentos resultante do exercício de uma mesma função ou atividade,
documento estes que têm o mesmo modo de produção, tramitação e resolução.
1.0 Governo
(10)
2.0 Administração Datas-Limite: Elemento de identificação cronológica, em que são mencionados o início e o término do período
3.0 Finanças de produção de uma unidade de descrição.
4.0 Serviços Jurídicos (11)
Término de Vigência: Término do intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrati-
5.0 Serviços Públicos vos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção.
(4)
Subgrupo Funcional: São as subdivisões das macro funções municipais. Correspondem às grandes funções. (12)
Término de Prescrição: Término do intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade, ou qualquer interessa-
Consideramos Subgrupos Funcionais as subdivisões da macro função 5.0 - Serviços Públicos: do, pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados.
5.1 Gestão Territorial e Ambiental (13)
Término de Precaução: Término do intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade guarda o documento
5.2 Saúde por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva.
5.3 Educação
(14)
5.4 Cultura e Turismo Data de Recolhimento para o Arquivo Municipal: Data em que um conjunto de documentos passa do
5.5 Esporte e Lazer arquivo intermediário para o arquivo permanente.
5.6 Ações Sociais e Cidadania (15)
Arquivo Corrente: Indica a localização do documento no arquivo corrente, junto ao produtor.
5.7 Abastecimento (16)
Arquivo Intermediário: Indica a localização do documento no arquivo intermediário.
5.8 Segurança Pública
(17)
(5) Arquivo Permanente: Indica a localização do documento no arquivo permanente.
Função: São as funções exercidas pelas Secretarias e órgãos que integram sua estrutura organizacional interna,
(18)
isto é, Assessorias, Departamentos, Divisões, Supervisões, Seções, entre outros, previstas em Lei. Observações: É o campo destinado principalmente para o registro de informações importantes.
(19)
(6)
Subfunções: São os desdobramentos das funções previstas em Lei para as Secretarias e sua estrutura interna. Relação nº: Número da relação de documentos enviados para recolhimento no ano corrente.
(7) (20)
Nº de Ordem: número de seqüência das caixas enviadas na relação de remessa. Folha nº: Número da folha da relação de documentos enviados para recolhimento.

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

408 Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
 MODELO DE CONTROLE DE EMPRÉSTIMOS
DE DOCUMENTOS (anexo VIII da minuta)

Documento:
Número do expediente ou documento: __________________________
Código de classificação: ______________ Localização: _____________
Descrição: __________________________________________________
____________________________________________________________

Solicitante:
Setor: ___________________________________________________
Nome: __________________________________________________
Data do empréstimo: ____ /____ /_____
Data para devolução: ____ /____ /_____

Observações: _______________________________________________
___________________________________________________________
____________________________________________________________

____________________________ ___________________________
Solicitante Responsável pelo Arquivo

Protocolo de Devolução

Data da devolução: ____ /____ /_____

____________________________ ___________________________
Solicitante Responsável pelo Arquivo

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 409
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procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito
dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público. Diário
Oficial da União, Brasília, DF, 23 maio 1997.
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revisada e ampliada da Resolução n. 4, de 28 de março de 1996,
que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de
Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser
adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos
e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos
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