Vous êtes sur la page 1sur 59

REPUBLIQUE DU SENEGAL

Un Peuple – Un But – Une Foi


------------
MINISTERE DE L’ECONOMIE
DESFINANCES ET DU PLAN

ENSAe-Sénégal

Manuel Ms Excel

Présenté par :
Souleymane DIAKITE
Chef de l’Unité de Recherche ENSAE-Sénégal
Ingénieur Statisticien Economiste
Souleymanediakite2@yahoo.fr

Mars 2018

1
Manuel de formation Ms Excel avancé

Table des matières


I. Présentation générale de Ms Excel..................................................................................... 3
I.1 L’écran de travail ......................................................................................................... 3
II. Notion de classeur et de feuille .......................................................................................... 7
II.1 Notion de feuille de calcul ........................................................................................... 7
II.1 La mise en forme d’une feuille de calcul .................................................................... 8
a.) Format nombre : .......................................................................................................... 8
b.) Alignement : ................................................................................................................ 9
c.) Police ........................................................................................................................... 9
d.) Bordure ...................................................................................................................... 10
e.) Motifs......................................................................................................................... 10
f.) Protection ................................................................................................................... 10
III. Elaboration des formules avec Excel ............................................................................ 11
III.1 Les références relatives ...................................................................................... 11
III.2 La notion de référence absolue........................................................................... 11
IV. Les fonctions courantes de Ms Excel ............................................................................ 12
IV.1 Les fonctions intrinsèques de Excel ............................................................................. 12
a) Les fonctions textes ................................................................................................... 13
b) Les fonctions logiques ............................................................................................... 16
c) Les Fonctions de localisation de données dans une table : ........................................... 17
d) Les fonctions matricielles : ........................................................................................ 18
 Les fonctions de calcul : ................................................................................................ 19
V. Ne pas afficher les formules ............................................................................................. 20
VI. Création et Manipulation des graphiques ...................................................................... 22
VII. Organisation, Analyse et gestion des données avec Excel ........................................... 23
a. La fonction Trier ........................................................................................................... 23
b. La fonction Filtrer. ........................................................................................................ 24
VIII. Créer des fonctions personnalisées ............................................................................ 30
IX. Présentation de Power Pivot .......................................................................................... 41
a) Intérêt de l’outil Power Pivot ........................................................................................... 41
X. Présentation de Power Query ........................................................................................... 43
XI. Présentation de Power View pour Excel ....................................................................... 45
XII. Exercice Pratique de mise en place d’une base de données avec de Power Query,
Power Pivot et Power View pour Excel ................................................................................... 47
Touches de raccourci associées à la touche CTRL .............................................................. 54
Touches de fonction ............................................................................................................. 57

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 2


Manuel de formation Ms Excel avancé

I. Présentation générale de Ms Excel

I.1 L’écran de travail

A l’ouverture, un classeur vierge d’Excel se présente comme ci-dessous

Feuilles de
calcul

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 3


Manuel de formation Ms Excel avancé

En cliquant sur une cellule cette dernière devient active. Il faut noter qu’il ne peut y avoir à la
fois plus d’une seule cellule active dans une feuille de calcul.
Chaque colonne est repérée par une lettre de l’alphabet. Une feuille contient 16384 colonnes,
notées de A à XFD. Chaque ligne est repérée par un nombre. Une feuille contient 1 048 576
lignes.
Bouton Office

Documents récents donne la liste des documents Excel précédemment ouvert dans Excel
Nouveau permet de créer un nouveau classeur
Enregistrer sous permet d’enregistrer sous un autre format autre que 2007 (1997, 2003…)
Options Excel : permet de changé le paramétrage général de Excel 2007 (Enregistrement
automatique, Nombre de décimaux, police par défaut, Option Excel avancé……)
Onglets de Excel 2013 :

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 4


Manuel de formation Ms Excel avancé

Onglet Accueil
Les groupes du ruban:
Presse-papier Pour accéder
Police rapidement au sous-
Alignement menu
Nombre Clic sur
Style
Cellules
Édition

Onglet Insertion

Ce menu permet de d’insérer un tableau, un graphique, une image, un lien hypertexte etc.
Les groupes du ruban:

Onglet Mise en page


Les groupes du ruban:
Thèmes
Mise en page (portrait, paysage, zone d’impression,..)
Mise à l'échelle
Options de la feuille de calcul
Organiser

Onglet Formules
Les groupes du ruban:
Thèmes
Bibliothèques des fonctions
Noms définis
Audit de formules
Calcul
Solutions

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 5


Manuel de formation Ms Excel avancé

Onglet Données
Les groupes du ruban:
Données externes
Connexions
Trier et filtrer
Outils de données
Plan

Onglet Révision
Les groupes du ruban:
Vérification
Commentaires
Modifications

Onglet Affichage
Les groupes du ruban:
Affichage classeur
Afficher/Masquer
Zoom
Fenêtre
Macros

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 6


Manuel de formation Ms Excel avancé

On remarque que dans les menus cités ci haut une lettre est soulignée pour chaque menu, ceci
correspond au raccourci clavier en combinant la lettre soulignée avec la touche Alt du clavier
(en maintenant Alt appuyé pendant un moment les lettres apparaissent). A titre d’exemple
pour le menu « Révision » on combine ALT+R

II. Notion de classeur et de feuille

Dans Ms Excel, un classeur est le fichier dans lequel nous travaillons et stockons nos
données. Chaque classeur contient par défaut trois (3) feuilles. Ce pendant un classeur peut
contenir plusieurs feuilles que l’on peut ranger selon comme bon nous semble.

II.1 Notion de feuille de calcul

Les feuilles de calcul du classeur servent à répertorier et analyser les données. Comme l’on
Véra par la suite l’on peut renseigner ou modifier des données dans plusieurs feuilles de

calcul et effectuer des calculs à partir de données provenant de plusieurs feuilles .

On peut modifier le nom d’une feuille en double cliquant sur l’onglet, ce pendant pour
accéder aux autres options on fait clique droit sur l’onglet, on obtient donc un menu
contextuel comme ci-dessus avec les options :
Insérer : la commande insérer nous permet d’insérer une nouvelle feuille dans le classeur
actif à droite de la feuille sélectionnée. Par ailleurs cette commande nous permet d’insérer un
graphique, une macro ou encore des modèles de feuilles de factures, de calcul de
l’amortissement, de fiche de présence, de feuille de comptabilité… fourni par Ms Excel.
Supprimer : Cette commande permet de supprimer la feuille sélectionnée.
Renommer : cette commande permet de donner un autre nom autre que « feuille N° » à la
feuille sélectionnée.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 7


Manuel de formation Ms Excel avancé

Déplacer ou copier : Cette commande permet d’obtenir une nouvelle copie d’une feuille du
classeur ou de copier une feuille
dans un autre classeur
L’option « dans le classeur » permet
de sélection le classeur de
destination et pour créer une copie
dans le même classeur actif on coche
l’option « créer une copie »

Sélectionner toutes les feuilles : cette commande permet de sélection toutes les feuilles
présentes dans le classeur.

II.1 La mise en forme d’une feuille de calcul


La mise en forme est une partie importante dans la réalisation d’un travail avec Ms Excel
étant donné qu’il permet de faire en sorte que le travail soit présentable ou encore que les
opérations entre cellule soit possible. Pour y accéder au format d’une cellule, on a deux
possibilités. Soit on fait Format cellule ou encore on fait clique doit Format de cellule
a.) Format nombre :
Même si Excel est un tableur le contenu de ses cellules
peut être affiché sous différentes catégories :
Standard : c’est le format par défaut, les
nombres sont alignés à droite, le texte à
gauche
Nombre : ce format permet de choisir le
nombre de décimal après la virgule, d’utiliser
le séparateur de millier et enfin de mettre les nombres négatifs en rouge ou pas.
Monétaire : Ce format permet l’utilisation des symboles monétaires
après les chiffres tels que $ ; €…
Comptabilité : Ce format permet d’insérer le symbole avant les chiffres €.
Date : Ce format permet d’obtenir différentes présentations sous forme de date.
Heure : Ce format permet d’obtenir différentes présentations sous forme d’heure.
Pourcentage : Ce format multiplie la valeur de la cellule par 100 et affiche le contenu avec le
symbole pourcentage.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 8


Manuel de formation Ms Excel avancé

Texte : permet de présenter le contenu d’une cellule sous forme de texte ainsi les opérations
calculs ne seront plus possibles avec cette cellule.
Personnalisé : Permet de personnalisé le type de format à titre d’exemple de mettre « CFA »
derrière chaque nombre.

b.) Alignement :

L’option Alignement permet de régler :


 l’orientation Horizontale du texte (gauche, droite, centré…)
L’orientation Verticale du texte (bas, centré,…).
Dans le contrôle du texte nous avons la fonction « Envoyer à la automatiquement
Ligne » comme son nom l’indique, cette fonction permet de renvoyer
Automatiquement à la ligne quand la longueur du texte dépasse
Celle de la cellule. La fonction « Fusionner les cellules » permet de fusionner plusieurs
cellules et en faire une seule. Cette dernière fonction peut être obtenue à partir de la barre

d’outils avec le bouton

c.) Police

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 9


Manuel de formation Ms Excel avancé

La commande police permet le réglage de la police, le style, la taille, la couleur du texte ou le


soulignement ou encore les attributs c'est-à-dire mettre le texte en indice ou en exposant. On
remarque que la plus part des fonctions de cette commande sont accessible via la barre
d’outils.

d.) Bordure

Cette commande permet de faire la mise en forme des bordures des cellules. Elle est très
facile à utiliser et s’utilise beaucoup dans la mise en forme des tableaux.

e.) Motifs
Cette commande permet de changer le motif ou la couleur des cellules ou d’un graphique.
Elle est surtout utilisée pour la mise en forme de graphiques.

f.) Protection

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 10


Manuel de formation Ms Excel avancé

Cette commande s’utilise avec la fonction protection du menu Outils, Elle permet le
verrouillage de cellules ou le masquage des formules lorsque la feuille est protégée par un mot
de passe.

III. Elaboration des formules avec Excel

Les formules permettent de calculer et d’analyser les données d’une feuille de calcul.
Pour saisir une formule, tapez d’abord le signe = et à la fin appuyez sur la touche Entrée ou
Ctrl +Entrée pour rester dans la même cellule.

Nous avons les opérateurs arithmétiques

Symbole Opération Exemple de syntaxe


+ Addition =A2+B2
- Soustraction =A2-B2
* Multiplication =A2*B2
/ Division =A2/B2
ˆ Exposant =A2^B2

Dans les formules de calculs, l'adaptation des coordonnées des


cellules en fonction de leur position relative est automatique.
La technique de des références absolues permet de fixer la référence d’une cellule dans une
formule, de façon à ce que cette référence ne se modifie pas lors de la recopie de la formule.

III.1 Les références relatives

Pour utiliser les références relatives, sélectionnez la cellule qui doit contenir la formule,
composez votre formule de calcul en cliquant sur les différents arguments, vous obtenez une
formule du type =C2*B3, recopiez la formule vers le bas, elle devient donc C3*B4 puis
C4B5…

III.2 La notion de référence absolue

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 11


Manuel de formation Ms Excel avancé

Pour utiliser les références absolues, double-cliquez dans la cellule contenant la formule à
modifier ou cliquez dans la barre de formule, déplacez le curseur devant la référence à
modifier et appuyez sur la touche de fonction F4.
Excel ajoute alors le symbole $ devant le numéro de colonne et de ligne : La cellule devient
alors une référence absolue. Par exemple, B3 (référence relative) se transforme en $B$3
(référence absolue). Avec l’exemple de la référence relative, vous obtenez une formule du
type C3*$B$3, recopiez la formule vers le bas, elle devient donc C3*$B$3 puis C4$B$3…
Une référence de type $B$ indique à Excel comment trouver une cellule en fonction de son
emplacement exact dans la feuille de calcul. Il est également possible de d’utiliser les
référence mixtes B$3 et $B3 qui bloquent pour le premier cas, le numéro de ligne et pour le
second cas le numéro de colonne. Pour passer de la référence absolue à une référence mixte
on appuis une fois de plus la touche de fonction F4.

IV. Les fonctions courantes de Ms Excel

IV.1 Les fonctions intrinsèques de Excel

Composition d’une formule :

Pour composer une fonction commencez toujours par le signe = suivit du nom de la fonction,
puis on ouvre une parenthèse, il faut noter que si vous tapez le nom correctement une info bulle
d’arguments vous propose la suite de la formule.

Les arguments sont séparer par des points virgules ; et la formule doit se
terminer par une parenthèse.

Vous pouvez également insérer une formule à partir du menu formule Fonction ou en

cliquant sur le bouton Insérer une fonction de la barre de formule. On obtient la boîte
de dialogue suivante ; on choisit la fonction puis OK.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 12


Manuel de formation Ms Excel avancé

a) Les fonctions textes

Nous allons voir ici les fonctions les plus couramment utilisées dans le traitement des cellules
contenant des textes.
TEXTE :
Convertit une valeur en texte selon un format de nombre spécifique
Syntaxe : TEXTE(Valeur ;format_texte)

Gauche :
Cette fonction permet d’extraire d’une cellule une partie de son contenu à partir de l’extrême
gauche pour le placer dans une autre cellule. A d’exemple nous pouvons extraire les initiales
des noms à partir d’une liste de noms.
La syntaxe est la suivante :
=GAUCHE(texte ;n°_car)

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 13


Manuel de formation Ms Excel avancé

Droite :
Cette fonction s’utilise de la même manière que la fonction gauche et elle permet d’extraire
d’une cellule une partie de son contenu à partir de l’extrême droite pour le placer dans une
autre cellule

La syntaxe est la suivante :


=DROITE(texte ;n°_car)

STXT : Elle est comme une combinaison la fonction gauche et droite. Elle permet d’extraire
d’une cellule un nombre déterminé de caractères d’une chaine de texte à partir de la position
que vous indiquez.
La syntaxe est la suivante :
=STXT(texte ;n°départ ; n°_car)

Comme exemple nous voulons avoir les racines des clients de la banque X à partir de leurs
numéros de compte composés de 9 chiffres et les racines des clients est composé de 6 chiffres
à partir du deuxième de la droite.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 14


Manuel de formation Ms Excel avancé

CONCATENER : Cette fonction permet de concaténer les contenus de plusieurs cellules et


d’en faire une.

La syntaxe est la suivante :


=CONCATENER(texte1 ; texte2 ; texte3 ;…)

Comme exemple si nous avons une liste de noms et de prénoms dans deux cellules et qu’on
veut les mettre ensemble.

L’opérateur & permet de concaténer des chaines de caractères.


Exemple : Saisissez = ="moussa" &" "& "Diop"

Nous avons aussi les fonctions MAJUSCULE et la fonction MINUSCULE qui permettent de
convertir des textes en majuscule ou en minuscule.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 15


Manuel de formation Ms Excel avancé

b) - Les fonctions logiques


La fonction SI
La fonction SI permet de faire un test conditionnel sur des valeurs ou des formules, et faire
dépendre les opérations qui suivent du résultat de ce test.
La syntaxe est la suivante :
=SI(Test_logique ; valeur si vrai ; valeur si faux)

Par exemple si nous voulons< mettre sur les bulletins des élèves « Passage ou
Redoublement »

Imbriquer des fonctions SI


Nous pouvons combiner plusieurs SI au cas où il est nécessaire. Excel permet d’imbriquer
jusqu’à 7 SI. Mais ce pendant il faut noter que la difficulté de se retrouver augmente avec le
nombre de SI utilisé.
A titre d’exemple si nous voulons faire figurer les mentions (Bon Travail, travail satisfaisant,
Faible) des élèves sur leur bulletin en fonction de leur moyenne générale

Fonction CHOISIR
La fonction CHOISIR peut constituer, dans certains cas précis, une solution plus élégante que
l’imbrication de fonctions SI. En effet, la fonction CHOISIR permet de sélectionner une
valeur dans une liste, en fonction d’un numéro.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 16


Manuel de formation Ms Excel avancé

Synthaxe : CHOISIR(no_index ; valeur1 ;valeur2 ;…)

Fonctions ET et OU

La fonction ET permet d’avoir « Vraie » si un certains nombres de conditions sont vérifiées.


On peut y avoir jusqu’à 30 conditions.
La syntaxe est la suivante :
=ET(Condition1 ; Condition2 ; Condition3 ;…)

La fonction OU permet d’avoir « Vraie » si l’une des conditions sont vérifiées. On peut y
avoir là aussi jusqu’à 30 conditions.
La syntaxe est la suivante :
=OU(Condition1 ; Condition2 ; Condition3 ;…)
c) Les Fonctions de localisation de données dans une table :

Les Fonctions RECHERCHEH et RECHERCHEV permettent de rechercher à partir d’une


clé de recherche, des informations dans des tables horizontales (données organisées en lignes)
et des tables verticales (données organisées en colonnes).

La syntaxe est la suivante :

=RECHERCHEV(valeur_cherchée ; table ; no_index;valeur_proche)


L’argument valeur_cherchée correspond à la clé ou le code que nous allons chercher.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 17


Manuel de formation Ms Excel avancé

L’argument table correspond à la plage dans laquelle nous allons chercher le code. S’il existe
le code doit être dans la première colonne de cette table. On la fixe souvent avec la touche F4.
L’argument no_index ; correspond au numéro de la colonne contenant la valeur ou le texte
que nous voulons ramener
L’argument valeur_proche indique à Excel s’il doit ramener une valeur proche de celle que
nous cherchons ou pas. Ces valeurs sont VRAI de code 1 et FAUX de code 0.
Exemple nous avons une table contenant le numéro de compte ; le libellé de compte et le
solde des clients de la banque X. Dans cette liste nous voulons avoir le solde des comptes
pour trois clients dont nous avons les numéros de compte.

d) Les fonctions matricielles :


Excel comporte des fonctions permettant de calculer l’inverse, la transposé,… d’calculer
l’inverse, la transposé,… d’une matrice. Ce pendant, le mode d’utilisation de ces formules est
différent de celui des autres étant la destination des résultats ne sera plus une cellule mais un
ensemble de cellules.
Exemple : calcul de l’inverse d’une matrice d’ordre 3.
 Saisissez une matrice d’ordre inversible
 Sélectionnez une plage de cellules de tailles 3 lignes et 3 colonnes.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 18


Manuel de formation Ms Excel avancé

 Tapez =INVERSEMAT(plage de la matrice)


 Appuyez CTRL+SHIFT+ENTREE.
 Les fonctions de calcul :

GRANDE.VALEUR : Renvoie la ke plus grande valeur d’une série de données.


Syntaxe :GRANDE.VALEUR(matrice,k)

PETITE.VALEUR : Renvoie la ke plus petite valeur d’une série de données.


Syntaxe :PETITE.VALEUR(matrice,k)

MAX : Renvoie le plus grand nombre de la série des valeurs.


Syntaxe :MAX(nombre1 ;nombre2 ;..)
MIN : Renvoie le plus petit nombre de la série des valeurs.
Syntaxe :MIN(nombre1 ;nombre2 ;..)
MEDIANE : Renvoie la valeur médiane des nombres. 50% des nombres sont supérieurs à la
médiane et 50% sont inférieur à la médiane.
Syntaxe : MEDIANE(nombre1 ;nombre2 ;..)
MODE : Renvoie la valeur la plus fréquente ou celle qui est répétée le plus de fois.
Syntaxe : MODE(nombre1 ;nombre2 ;..)
MOYENNE : Renvoie la valeur la moyenne arithmétique des nombres en arguments.
Syntaxe : MOYENNE (nombre1 ;nombre2 ;..)
MOYENNE.GEOMETRIQUE : Renvoie la valeur la moyenne géométrique des nombres en
arguments.
Syntaxe :MOYENNE.GEOMETRIQUE(nombre1 ;nombre2 ;..)
NB : C’est cette moyenne qui est utilisé pour le calcul du taux d’accroissement annuel moyen.
Exemple :

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 19


Manuel de formation Ms Excel avancé

RANG : Renvoie le rang d’un nombre dans une liste d’arguments.


Syntaxe : RANG(nombre ;reference ;ordre)
SOMME : Additionne tous les nombres contenus dans une plage de cellules.
Syntaxe : SOMME(nombre1 ;nombre2 ;…)
SOMME.SI : Additionne de cellules spécifiques si elles répondent à un critère
Syntaxe : SOMME.SI(plage ;critère ;somme_plage)

V. Ne pas afficher les formules


Si pour des raisons de confidentialité, nous ne souhaitons pas que les utilisateurs de nos
feuilles de calcul puissent visualiser les formules crées, nous pouvons faire en sorte qu’elles
ne s’affichent pas même lorsque les cellules qui les contiennent sont sélectionnées.
1) Sélectionnez la plage de cellules qui contient les formules à masquer
2) cliquez droit sur la plage de cellules sélectionnées
3) Dans menu qui s’affiche sélectionnez Format de cellule
4) Dans la boite de dialogue Format de cellule, sélectionnez l’onglet Protection

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 20


Manuel de formation Ms Excel avancé

5) cochez la case Masquée de validez par Ok


6) dans l’onglet Acceuil, cliquez sur le bouton Format du groupe Cellules, Sélectionnez
ensuite Protéger la feuille. Vous pouvez également utiliser le bouton Protéger la feuille du
groupe Modification de l’onglet Révision
7) Saisissez éventuellement un mot de passe et validez

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 21


Manuel de formation Ms Excel avancé

VI. Création et Manipulation des graphiques

Un graphique permet de représenter les données d’une feuille de calcul sous forme visuelle. L’un
des principaux avantages d’Excel c’est qu’il propose de nombreux type de graphiques en plus de
cela, c’est l’un des meilleurs logiciels si non le meilleur en termes de malléabilité, ou de facilité
de mise en forme des graphiques.

Insertion d’un graphique dans une feuille de calcul

 Sélectionnez la plage de cellule contenant les données à représenter, y compris les


étiquettes de ligne ou de colonne.
 Cliquez sur Insertion Graphique
 Choisissez le type de graphique puis cliquez sur suivant
 A cet étape avec l’onglet plage de données, vous pouvez modifier la plage de cellules que
nous voulons représenter (Ajouter des séries ; supprimer des séries ; …..) en plus des cela
l’onglet Titre permet de saisir le titre du graphique ; L’onglet Quadrillage permet
d’ajouter ou de supprimer un quadrillage principale ou secondaire des axes ; l’onglet
Table de données permet d’afficher la ta table de données sous le graphique.
 Cliquez sur suivant l’option En tant qu’objet permet de choisir s’il le graphique sera
présenter dans la feuille de données ou sur une nouvelle feuille.
Exemple :

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 22


Manuel de formation Ms Excel avancé

Cliquez droit sur le graphique, vous aurez les options suivantes :


Format de la zone graphique : permet de modifier les couleurs de fond, les couleurs et types
de bordures…..
Type de graphique : permet de changer le type de graphique
Données sources : permet de modifier les données sources (Ajout, suppression,..)
Option du graphique : reprend les titres, axes, quadrillage,…
Emplacement : permet de renvoyer le graphique sur une nouvelle feuille.

VII. Organisation, Analyse et gestion des données avec Excel

a. La fonction Trier
La fonction Trier permet d’ordonnées les listes de manière croissante ou décroissante
jusqu’à trois critères. Pour la mise en œuvre on procède comme suit :
 Sélectionnez une cellule de la liste à Trier
 Choisissez données, puis cliquez sur trier. On peut utiliser aussi la barre d’outils

standard
On peut modifier les options de tir :
 Choisissez données, cliquez sur trier puis sur Options.
Quand l’option Respecter la case est cochée, les majuscules sont placées avant les
minuscules.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 23


Manuel de formation Ms Excel avancé

b. La fonction Filtrer.

Cette fonction nous permet de n’afficher qu’une partie des données vérifiant certaines
conditions. Donc à masquer les lignes qui ne correspondent pas à certains critères qui nous
avons choisi.
Pour effectuer un filtre simple :
 sélectionnez une cellule quelconque dans la liste. Choisissez Données, cliquez sur
filtre puis sur filtre automatique.
 Des flèches de liste déroulante apparaissent à droite des titres de colonne de la liste.
Cliquez sur la flèche de la colonne contenant le critère selon lequel vous voulez
effectuer le filtre.
Dans l’exemple ci-dessous nous pouvons par exemple effectuer un filtre suivant la classe et
n’affiché que les élève d’une classe.

EFFECTUER UN FILTRE PERSONNALISE.

Dans l’option personnalisée de la liste des critères, nous pouvons choisir des critères plus
complexes ou utiliser deux critère différents grâce à la commande ET ou OU.

EFFECTUER UN FILTRE ELABORE

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 24


Manuel de formation Ms Excel avancé

Définir une zone de critères


 Sélectionnez les étiquettes des colonnes et copiez-les à coté ou au-dessus de la liste ou
dans une autre feuille.
Définir une zone de destination
 Copiez les champs (étiquettes) de la liste dans la feuille de calcul qui contient la liste
dans une autre feuille
Faire un Filtre élaboré
 Cliquez dans une cellule de destination.
 Allez dans données Filtre Filtre élaboré
 Cliquez sur l’option copier vers un autre emplacement
 Dans la zone Plage, sélectionnez les données avec les étiquettes ; dans la zone de
critères, sélectionnez la zone de critères (au moins deux lignes) ; dans la zone copier
dans, sélectionnez les étiquettes de la zone de destination.
 Cliquez sur OK : les enregistrements correspondant aux critères sont copiés dans la
zone destination.
Dans l’exemple ci-dessous nous voulons extraire et le mettre à coté la liste des élèves en AD2
et AT

Les sous-totaux

Cette commande permet de réaliser des états à partir des listes, aves des regroupements de
données, des calculs récapitulatifs et de synthèse.
A titre d’exemple si dans notre mini base de la liste des élèves nous voulons afficher la
moyenne d’âge par classe. La commande sous-totaux permet de faire rapidement cette
tache.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 25


Manuel de formation Ms Excel avancé

Pour l’utiliser choisissez Données, cliquez sur sous-totaux.

Tableau Croisé dynamique.


Un tableau croisé dynamique permet de croiser deux ou plusieurs variables afin
synthétiser et d’analyser les données.
 Sélectionnez les données à inclure dans le tableau croisé dynamique.
 Insertion Tableau croisé dynamique
 Cliquez sur Suivant et Modifiez si besoin le plage de cellules
 Faites glisser les étiquettes champs de votre choix vers la zone correspondante
(COLONNE, LIGNE, PAGE ou DONNEES)
 Faites un double-clic sur un bouton pour modifier les caractéristiques associées au
champ (Moyenne, Somme,…)
 Indiquez si tableau sera créé dans une nouvelle feuille ou dans la feuille existante
avant de cliquer sur terminer.
Dans l’exemple ci-dessous nous allons calculer l’âge moyen des élèves en fonction de leur
Classe et de la Nationalité

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 26


Manuel de formation Ms Excel avancé

Création et personnalisation d’une base de données

Création de la liste des membres de l’ENSEA JUNIOR SERVICE

A titre d’exemple, nous allons créer une base de données des étudiants membres de
l’ENSEA JS. Cette base comportera les informations habituelles (Nom. Prénom. Classe.
Sexe.) Pour les deux dernières variables, étant données que la liste peut être longue et que
l’on connaît l’ensemble des classes et les deux sexes, pour facilité la saisie de ces deux
variables et pour éviter les. Nous allons appliquer des règles de validations. Saisissez le
tableau suivant :

Donnez le nom Base_Et à cette feuille.

NOMMER UNE PLAGE DE CELLULES

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 27


Manuel de formation Ms Excel avancé

Insérez une autre feuille qui portera le nom classe dans laquelle vous allez saisir comme
ci-dessous la liste des classes.
Après avoir saisir la liste des classes, sélectionnez la plage
de cellules de A2 :A10.
NB : La cellule A1 n’est pas sélectionnée car ce n’est pas
une classe mais l’en-tête.
Tapez Ctrl+F3

Tapez Classe dans la zone Noms dans le classeur.

NB : Un Nom de plage de cellules.


 doit commencer par une lettre et non par un chiffre
 ne doit pas comporter d’espace ni de caractères spéciaux
 ne doit pas ressembler à une adresse de cellule (par exemple A10 est interdit)

UTILISATION DE LA PLAGE DE CELLULES DES CLASSES.

Revenez sur la feuille Base_Et. Sélectionnez la colonne classe à partir de A:2. Cliquez sur
Données Validation

 L’onglet Option permet de spécifier les contraintes de saisie.


Dans cette option, au niveau de Autoriser choisissez liste.
Au niveau de source Tapez=Classe

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 28


Manuel de formation Ms Excel avancé

NB : Noubliez surtout pas « = » au niveau de source

 L’onglet message de saisie permet de créer et d’afficher une info-bulle d’aide.


 L’onglet Alerte d’erreur permet de renvoyer une boite de dialogue si la saisie n’est
pas correcte.
Tapez erreur de saisie dans titre
Tapez 7 Classe n’est pas à l’ENSEA veuillez ressaisirai une classe valide Dans message
d’erreur
Cliquez sur OK et commencez à saisir les classe. En sélectionnant dans la liste comme ci-
dessous.

Pour le sexe des Membres, procédez de même sorte.

Dans le cas ou aimez plutôt saisir dans un formulaire, vous pouvez créer le formulaire
standard.
Pour saisir un nouveau membre.
Sélectionnez une cellule du tableau

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 29


Manuel de formation Ms Excel avancé

Cliquez sur Données Formulaire

Cliquez sur Nouvelle pour créer un nouveau membre. Remplissez en utilisant la touche
Tabulation pour passer au champ suivant et surtout pas la touche Entrer qui permet de
passer à l’enregistrement suivant plutôt. Supprimer permet de supprimer l’enregistrement
Affiché.

VIII. Créer des fonctions personnalisées


Comme tous les outils de la suite Microsoft Office, Excel est doté d’un puissant langage
de développement : Visual Basic pour Applications (VBA). VBA est un langage orienté.
Pour VBA, un classeur, une feuille de calcul, une cellule, un bouton ou un graphique sont
par exemples des objets. Il existe une hiérarchie entre les objets. En effet, un objet
« classeur » est composé d’objet « feuilles de calcul » , eux même composées d’objets
« cellules »
Quelques exemples de propriétés
Exemples signification
ActiveWorkbook.Activesheet Nom de la feuille active du classeur actif
Worksheets(1).Name Nom de la première feuille du classeur
actif
Range(« C17 »).Value Valeur de la cellule C17

Les Procédures.
Une procédure est un ensemble d’instruction réunions en une seule unité.
Il existe deux types de procédures :

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 30


Manuel de formation Ms Excel avancé

- Les routines ;
- Les fonctions.
Une routine est une procédure conçue dans le but de réaliser une tâche spécifique.
Les fonctions sont également constituées d’un ensemble d’instructions. Mais à la différence
des routines, elles renvoient un résultat obtenu grâce à un calcul.
Exemple :

Function Conv_euro (Montant)


Conv_euro=Montant/655.957
End function

 L’éditeur Visual Basic.


L’éditeur Visual Basic propose des fonctionnalités intéressantes permettant de concevoir
et de mettre au point du code afin de développer vos propres macros.
Afficher l’onglet Développeur.
Pour bénéficier pleinement des possibilités de Visual Basic pour application dans Excel
vous devez afficher un onglet supplémentaire dans le ruban : il s’agit de l’onglet
Développeur :
1. Cliquez sur le menu Fichier puis sur l’Options. Sélectionnez la catégorie
Personnalisez le Ruban.
2. Cochez la case en regard de longlet Développeur dans la liste des onglets à afficher.
3. Cliquez sur OK.

L’onglet Développeur est composé des groupes suivant :


- Code permet d’accéder à l’éditeur VBA, à l’enregistrement et au lancement des
macros.
- Compléments permet d’accéder à la gestion des modules complémentaires.
- Contrôles permet de créer et de modifier des contrôles actifs (boutons, liste de
choix, etc.)
- XML permet d’accéder aux fonctionnalités liées à XML.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 31


Manuel de formation Ms Excel avancé

Découvrir l’environnement
Pour accéder à l’éditeur VBA, nous avons deux solutions :
1. Dans l’onglet Développeur, cliquez sur le bouton Visual Basic du groupe Code.
- Appuyez du Alt+F11
Une fois l’éditeur ouvert, nous pouvons y accéder en cliquant sur le bouton dans la barre
des tâche.
L’environnement présente deux fenêtres principales :
- L’exportateur de projets ;
- La fenêtre des modules
L’explorateur de projets.
Il présente, de manière hiérarchique, les éléments des projets en cours. A chaque classeur est
associé un projet contenant :
Les feuilles de calcul et les graphiques ;
Les modules ;
Les boites de dialogues personnalisées.
Pour accéder à un des éléments de l’arborescence, double-cliquez dessus
Pour ouvrir l’explorateur de projet (si celui-ci n’est pas affiché) nous avons deux solutions :
- Dans le menu Affichage, choisissez Explorateur de projets;
- Appuyez sur Ctrl+R

Les modules
Pour accéder au code d’un module, double-cliquez sur son nom dans l’explorateur de
projets. Le module actif est alors indiqué en grisé dans l’explorateur de projets.

Un projet peut réunir plusieurs modules, et regrouper par là même de façon cohérente les
diverses procédures.
Pour créer un nouveau module :
1. Sélectionnez le projet dans lequel doit se trouver ce module.
2. Choisissez la commande Module du menu Insertion.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 32


Manuel de formation Ms Excel avancé

Pour donner un nom à un module :


1. Sélectionnez ce module.
2. Choisissez la commande Propriétés du menu Affichage (ou appuyez sur F4).
3. Modifiez la propriété Name.

Pour copier un module dans un autre projet :


1. Sélectionnez le module.
2. Faites-le glisser sur le projet de destination.

Pour supprimer un module.


1. Sélectionnez ce module :
2. Cliquez du bouton droit.
3. Dans le menu contextuel, choisissez la commande Supprimer.
Une boîte de dialogue s’affiche pour demander si le module doit être exporté (sous forme de
fichier texte) avant la suppression.
La fenêtre des modules affiche toutes les procédures du module.
Elle présente deux listes déroulantes au sommet :

 La première affiche les objets référencés dans le module (par exemple, les boutons sur
une feuille de calcul).
 La seconde donne accès à une zone de déclaration (pour les variables publiques) ainsi
qu’à chacune des procédures du module.

La fenêtre des modules affiche soit toutes les procédures séparées par un trait horizontal,
soit une procédure à la fois. Le basculement entre ces deux modes d’affichages s’effectue
à l’aide des deux boutons situés en bas à gauche de la fenêtre.

La compilation

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 33


Manuel de formation Ms Excel avancé

Avant d’exécuter une procédure, Visual Basic procède à sa compilation. C’est-à-dire


qu’il traduit le code Visual Basic, langage élaboré, en langage machine exécutable par
le système.
Au cours de cette << traduction >>, plusieurs points sont vérifiés :
 Le respect de la syntaxe ;
 La définition des variables ;
 L’utilisation correcte des propriétés et méthodes des objets.
 La compilation s’effectue toujours avant l’exécution, mais il est possible de forcer
son exécution à tout moment (pour détecter les problèmes). Pour cela, dans le
menu Débogages, choisissez Compiler VBA Project.

L’exécution
Il est possible de demander l’exécution d’une procédure spécifique :
1. Placez le curseur dans la fenêtre des modules, à l’intérieur de la procédure souhaitée
2. Dans le menu Exécution, choisissez Exécuter Sub/UserForm ou appuyez sur F5
Pour arrêter l’exécution d’une procédure, vous avez deux solutions :
 La fonction Arrêt du menu Exécution ;
 La combinaison Ctrl+Attn.
Il est également possible d’utiliser les boutons correspondants.

Mise en œuvre
Tout d’abord, afficher l’Editeur VBA en utilisant la combinaison de touches Alt+F11. Une
fois dans l’environnement, sélectionnez le projet dans l’Explorateur de projets.
Dans le menu Insertion, sélectionnez Module, puis dans la fenêtre de code, saisissez le
code suivant :

Function TVA(Montant, Taux)


TVA = Montant / (1+Taux / 100) * Taux / 100
End Function
Il s’agit de la formule établie précédemment.

La fonction est maintenant opérationnelle. Vous allez pouvoir l’utiliser dans votre projet. Pour
cela, quittez l’Editeur VBA en choisissant Fermer et retourner à Excel dans le menu
fichier.
Une fois de retour sur la feuille feuil1 :
1. Sélectionnez la cellule A1, puis cliquez sur le bouton Insérer une fonction de l’onglet
formules.
2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez la catégorie personnalisées.

Mise en œuvre

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 34


Manuel de formation Ms Excel avancé

 Créer sa première Macro.

Démarrer l’enregistreur
Pour démarrer l’enregistreur de macro, suivez ces étapes :
a) Activez l’onglet Développeur
b) Dans le groupe Code, cliquez sur le bouton Enregistrer une
La boite de dialogue Enregistrer une macro s’ouvre.
c) Entrez le nom de a macro, par exemple Decimal
d) Cliquer sur la zone Touche de raccourci et appuyez sur une touche ou une
combinaison de touche qui servira par la suite exécuter la macro.
e) Compléter la description en indiquant brièvement le rôle de la macro que vous allez
enregistrer.
f) Cliquez sur le bouton OK.
g) Il faut cliquez sur le bouton Arrêter l’enregistrement de l’onglet Développeur pour
mettre fin l’enregistrement.
Exemple de macro.

Nous allons enregistrer une macro qui sélectionnera un tableau, colorera en bleu et le contenu
des cellules sélectionnées et leur attribuera un format numérique à deux décimales. Au départ
il faut qu’une cellule soit sélectionnée dans le tableau.
a) Sélectionnez une cellule dans le tableau
b) Cliquez sur le bouton Enregistrer une Macro dans l’onglet Développeur du ruban

c) Entrez un nom et choisissez un raccourci clavier

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 35


Manuel de formation Ms Excel avancé

d) Appuyez sur la combinaison de touches (Ctrl+A) pour sélectionner tout le tableau.


e) Sélectionnez la mise en forme

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 36


Manuel de formation Ms Excel avancé

f) Cliquez sur le bouton Arrêter l’enregistrement.

Appliquons la macro.
a) Sélectionnez une cellule dans le tableau

b) Appuyez sur la combinaison Ctrl+Maj+T.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 37


Manuel de formation Ms Excel avancé

c) Voilà le résultat.

 Examiner le code des macros enregistrées.


a) Dans l’onglet Développeur, cliquez sur le bouton Macros.

b) Cliquer sur le bouton Modifier.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 38


Manuel de formation Ms Excel avancé

 Enregistrer un classeur avec macros.


Un classeur Excel contenant dess macros ne peut pas être enregistré sous le format habituel
d’Excel (.xls). Pour enregistrer un classeur en incluant ses macros :
a) Cliquez sur le bouton l’onglet Fichier
b) Cliquez sur Enregistrer sous.
c) Sélectionnez un type avec macros (.xlsm)

 Editeur VBA.
Pour Ouvrir la fenêtre de l’éditeur VBA, nous avons le choix entre plusieurs méthodes :

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 39


Manuel de formation Ms Excel avancé

a) Cliquez sur l’onglet Développeur du ruban sur le bouton Visual Basic


b) Appuyer sur F11
c) Cliquez sur l’onglet Développeur du ruban sur le bouton Macros, sélectionnez une et
cliquez sur le bouton Modifier.
 Explorateur de Projet VBA
Un projet VBA regroupe :
- Un classeur Excel et toutes ses feuilles de calcul ;
- Les modules dans lesquels vous entrerez le code des routines ;
- Les feuilles VBA, c’est-à-dire les boites de dialogue que vous créerez pour les
inclure dans vos Macros
 Définir les propriétés d’un projet
Chaque projet est défini par quelques propriétés telles que son nom, une description et une
éventuelle protection par mot de passe.
Pour accéder aux propriétés d’un projet, les étapes sont :
a) Sélectionnez le projet dans la fenêtre de l’Explorateur de projets
b) Choisissez la commande Outils/Propriétés de VBAProject. La boite de dialogue
Propriétés du projet s’affiche
c) Modifier le nom du projet sous l’onglet Général :

d) Pour verrouiller l’accès du projet, cochez l’option verrouiller le projet pour l’affichage
et entre le mot de passe.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 40


Manuel de formation Ms Excel avancé

 Création de Userform.

IX. Présentation de Power Pivot


Power Pivot est un complément pour Microsoft Excel qui permet d'importer des millions de
lignes de données à partir de plusieurs sources de données dans un classeur Excel unique, de
créer des relations entre les données hétérogènes, de créer des mesures (Egalement connu
sous le nom des champs calculés, ce sont des calculs créés pour mesurer un résultat par
rapport à d'autres facteurs pertinents pour une analyse ) et des colonnes calculées à l'aide de
formules, de créer des tableaux croisés dynamiques et des graphiques croisés dynamiques,
puis d'analyser ces données afin de pouvoir prendre des décisions opportunes sans la nécessité
d'une grande assistance informatique.

a) Intérêt de l’outil Power Pivot


Les avantages de ce module d'extension sont nombreux, Power Pivot permet de :
• Multiplier la puissance des TCD dans Excel et permet des calculs impressionnants, qui
peuvent traiter des millions de lignes comme s’il s’agissait de quelques milliers
• Travailler directement avec les données dans l'espace de travail EXCEL, l'onglet
menu Power Pivot est intégré au ruban EXCEL.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 41


Manuel de formation Ms Excel avancé

• Ajouter et consolider des données émanant de plusieurs sources tels qu’EXCEL,


ACCESS, SQL, HTML, ... Il suffit simplement d'associer les différentes bases de données
entre elles avec un champ commun, par exemple l'identifiant d'un ménage.
• Intégrer des données qui évoluent sans cesse facilement, la mise à jour se fait
instantanément sans alourdir les fichiers Excel
• Utiliser SharePoint2 et permettre ainsi de publier, partager et collaborer facilement
En Conclusion, Power Pivot permet à EXCEL de devenir un outil de décisionnel
(Business Intelligence) très puissant et en même temps simple d’utilisation

b) Démarrer le complément Power Pivot dans Microsoft Excel

Le complément est intégré à certaines versions d’Excel, mais par défaut, il n’est pas activé. Voici
comment activer Power Pivot avant de l’utiliser pour la première fois.
1. Accéder à Fichier > Options > Compléments

2. Dans la zone « Gérer », cliquez sur Compléments COM> Atteindre.

3. Dans la case qui apparait, cocher Microsoft Office Power Pivot, puis cliquez sur OK.

Le ruban comporte désormais un onglet Power Pivot comme illustré dans l’image suivante.

Pour ouvrir la fenêtre Power Pivot il faut :


1. Cliquez sur Power Pivot.
Il s’agit de l’onglet où on utilise des tableaux croisés dynamiques Power Pivot, des champs
calculés et des indicateurs de performance clés (KPI), et créez des tables liées.
2. Cliquez sur Gérer

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 42


Manuel de formation Ms Excel avancé

La fenêtre Power Pivot est désormais active. On peut alors cliquer sur Obtenir des données
externes pour utiliser l’Assistant Importation de table, pour filtrer des données à mesurer de les
ajouter au fichier, créer des relations entre les tables, enrichir les données avec des calculs et des
expressions, puis utiliser ces données pour créer des tableaux croisés dynamiques et des
graphiques croisés dynamiques.

X. Présentation de Power Query


Microsoft Power Query pour Excel est un complément qui offre une expérience transparente
pour la découverte et la transformation de données, et un enrichissement pour les utilisateurs
professionnels, les professionnels BI et d'autres utilisateurs Excel.
a) Obtenir Power Query
Si l’on dispose d’Excel 2016 (ou Office 365), Power Query est immédiatement utilisable car cet
outil est intégré par défaut dans Excel. Dans le cas contraire (Excel 2013 ou 2010), il faut
commencer par installer le complément.
Power Query est disponible au téléchargement pour Excel 2013 et 2010.
Voici un lien qui permet de le télécharger :
https://www.microsoft.com/fr-FR/download/details.aspx?id=39379
Après avoir téléchargé et installé Power Query, ce dernier apparait dans le ruban.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 43


Manuel de formation Ms Excel avancé

b) Fonctionnalités de Power Query


Power Query est une technologie de connexion de données qui permet de découvrir, se connecter,
combiner et affiner des sources de données pour répondre à des besoins d’analyse.
L’utilisation Power Query implique généralement quelques étapes courantes comme illustré dans
l’image ci-dessous

Si certaines opérations d’analyse des données s’appuient sur une partie de ces étapes, chaque
étape constitue un élément important de Power Query. Power Query enregistre chaque étape
effectuée et permet de modifier ces étapes comme souhaité. Il permet également d’annuler, de
rétablir ou de modifier une étape ainsi que d’en modifier l’ordre.
Power Query permet de créer des requêtes simples ou complexes en fonction des besoins.
Étant donné que Power Query utilise le langage M3 pour enregistrer et effectuer ses étapes, il
est possible de créer des requêtes à partir de zéro (ou apporter de légères modifications à des
requêtes existantes) pour tirer parti de toute la puissance et la flexibilité en matière de création
de scripts de données, directement à partir de Power Query.
1. Se connecter
On peut utiliser Power Query pour se connecter à une seule source de données, par exemple, un
classeur Excel, ou à plusieurs bases de données, flux ou services éparpillés dans le Cloud. Power
Query vous permet ensuite de réunir toutes ces sources à l’aide de vos propres combinaisons et de
découvrir des perspectives que vous n’auriez autrement pas identifiées.
La connexion aux sources de données s’effectue à partir de la section Obtenir des données
externes du ruban Power Query. On peut récupérer des données à partir des sources suivantes :
le web, un fichier, une base de données, Azure ou d’autres sources ou même des tableaux
d’un classeur Excel.
2. Transformer

Power Query vous permet de transformer les données à partir de vos connexions de telle sorte que
vous puissiez les analyser. Transformer des données signifie les modifier pour répondre à vos
besoins, par exemple, via une suppression de colonne, la modification d’un type de données ou la

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 44


Manuel de formation Ms Excel avancé

fusion de tables. Lorsque vous transformez des données, ces dernières prennent collectivement la
forme dont vous avez besoin pour approfondir votre analyse. Le processus d’application de
transformations à un ou plusieurs jeux de données est souvent appelé mise en forme des données.
Power Query utilise une fenêtre dédiée intitulée Éditeur de requête pour simplifier et
afficher les transformations de données. Vous pouvez ouvrir l’Éditeur de requête en
sélectionnant Lancer l’éditeur dans le ruban Power Query.
3. Combiner

Power Query permet de combiner des données provenant de plusieurs sources différentes de
données, de les modifier afin de préparer les données pour une analyse plus approfondie des
outils comme Excel et Power Pivot ou pour la visualisation dans des outils tels que Power
View et Power Map.
4. Partager

Power Query vous permet d’apporter une touche de créativité à vos données, à vos
connexions et à vos transformations, puis d’enrichir votre travail en le partageant avec
d’autres personnes (ou avec vous-même si vous utilisez un autre appareil).

XI. Présentation de Power View pour Excel


Power View constitue une expérience d’exploration, de visualisation et de présentation
interactives des données qui encourage la génération intuitive de rapports ad hoc. Il permet de
regrouper les données dans des tables, des matrices, des cartes et divers graphiques et les
afficher dans une vue interactive qui donnera vie aux données.
Pour pouvoir utiliser le complément Power View, il faut d’abord l’activer sur Excel.
a) Activer le complément Power View à partir des options Excel
Si l’icône Power View n’apparait pas ou est grisé dans le menu Insertion d’Excel, il est
toujours possible de l’activer.
1. Accédez à Fichier > Options > Compléments.

2. Dans la zone Gérer, cliquez sur la flèche du menu déroulant > Compléments COM >
Atteindre.

3. Cochez la case Power View > OK.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 45


Manuel de formation Ms Excel avancé

Ainsi l’icône Power View apparait dans le menu Insertion d’Excel comme le montre l’image
suivante :

b) Démarrer Power View pour la première fois


La première fois qu’une feuille Power View est insérée, Excel demande d’activer le
complément Power View.
Cliquer sur Activer

Power View requiert Silverlight ; par conséquent, pour la première fois, si ce logiciel n’est pas
installé sur l’ordinateur. Dans ce cas,
1. Cliquer sur Installer Silverlight.

2. Après avoir suivi les étapes d’installation de Silverlight, cliquer sur Recharger dans Excel.
La feuille Power View est présentée comme suit :

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 46


Manuel de formation Ms Excel avancé

XII. Exercice Pratique de mise en place d’une base de données


avec de Power Query, Power Pivot et Power View pour
Excel

I. Importation des données


Nous allons utiliser le classeur nommé « VentesMatriceDonnées.xlsx » pour la construction
du tableau de bord. Ce classeur est constitué de deux feuilles. La première comporte une
matrice qui donne en ligne les mois et en colonnes les types de produits pour chaque magasin.
Les valeurs de ce tableau représentent les ventes. La seconde feuille contient un petit tableau
qui présente la répartition des magasins dans les départements.
Pour importer ces données nous allons utiliser Power Query et ensuite les stocker dans Power
Pivot.
I. 1. Importation des données de la feuille « Matrice des
ventes »
Les points suivants montrent les différentes étapes suivies :
 dans le ruban POWER QUERY, cliquer sur A partir d’un fichier et choisir A partir
d’Excel dans la liste déroulante ;

 dans la fenêtre qui apparait, aller chercher le fichier renommé


« VentesMatriceDonnées» et le choisir ;
 Dans la nouvelle fenêtre qui apparait cliquer sur la feuille nommée « Matrice des
ventes» qui a été créée dans le fichier « VentesMatriceDonnées»
L’image suivante montre le résultat :

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 47


Manuel de formation Ms Excel avancé

A ce niveau, au lieu de charger les données directement, nous allons transformer la matrice en
un tableau simple, où les en colonnes on a les variables et les lignes représentent les
observations, en utilisant quelques fonctionnalités de Power Query. Pour cela il faut cliquer
sur le bouton Edit/Modifier (selon la langue définie) qui se trouve en bas à gauche de cette
fenêtre et ainsi l’éditeur de requête de Power Query s’ouvre.
1. Transposer

Dans un premier temps nous allons transposer la table. Pour cela il faut aller dans le menu
« Transformer » de Power Query et cliquer sur l’onglet « Transposer » ( ). La
base change alors de structure, les colonnes deviennent les lignes et vis-versa. Le résultat est
le suivant.

M1

M2

2. Remplir

On remarque bien qu’au niveau de la première colonne où nous avons les identifiants des
magasins (M1, M2, etc.) il y a des lignes qui n’ont pas été rempli car on avait fusionné et
centré les cellules dans la base d’origine. Nous allons donc remplir ces cellules par leurs
valeurs comme indiqué sur la figure précédente.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 48


Manuel de formation Ms Excel avancé

Pour cela il faut d’abord sélectionner cette colonne, ensuite aller dans le menu
« Transformer » de Power Query et cliquer sur l’onglet « Remplir ». ( ). Cet onglet
nous donne deux possibilités, soit remplir vers le bas ou remplir vers le haut. Nous choisirons
l’option « Vers le bas ».
3. Dépivoter

Nos données se présentent comme un tableau à double entrée. Pour avoir les différentes
variables (Identifiant du magasin, types de produits, mois et valeur des ventes) en colonnes et
les lignes représentant les observations, nous allons utiliser une fonctionnalité de ¨Power
Query qui consiste à supprimer le tableau croisé dynamique des colonnes. Avant de faire
cela définissons d’abord la première ligne comme entêtes (celle contenant les mois) en
cliquant sur « Utiliser la première ligne pour les entêtes » du menu « Transformer ».
Après cela, sélectionner les deux premières colonnes (celles contenant l’identifiant du
magasin et les types de produits), aller dans le menu « Transformer » de Power Query et
cliquer sur l’onglet « supprimer le tableau croisé dynamique des colonnes » ( ). Cet
onglet nous donne trois options mais nous allons choisir l’option « supprimer le tableau
croisé dynamique des autres colonnes ». Il faut alors renommer les noms des entêtes en y
mettant les noms des variables correspondantes (Identifiant du magasin, types de produits,
mois et valeur des ventes) et changer leurs types respectifs (Texte, Nombre entier).
Le résultat obtenu est le suivant :

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 49


Manuel de formation Ms Excel avancé

Après avoir effectué toutes ces modifications, on peut maintenant charger les données.
Pour cela il faut :
 Dérouler le menu Fermer et charger dans l’onglet Accueil de l’éditeur de requête et
choisir Fermer et charger dans ;
 Dans la fenêtre qui s’affiche, choisir l’option Créer uniquement la connexion puis
cocher la case Ajouter ces données au modèle de données et enfin cliquer sur le
bouton Charger.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 50


Manuel de formation Ms Excel avancé

Les modifications faites sont toutes enregistrées dans la requête. La fenêtre Paramètres de
requête dans laquelle figure toutes étapes de la requête se présente comme suit :

I. 2. Importation des données de la feuille « Localisation


des magasins»
En faisant les mêmes étapes que précédemment, on importe les données concernant la
localisation des différents magasins présents dans la première base de données. Notons que
les seules modifications à effectuer dans la requête est de définir les entêtes et les types des
variables (Identifiant magasin, Magasins et Département) éventuellement.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 51


Manuel de formation Ms Excel avancé

II. Création de relation entre les tables.


Après avoir ajouté les différentes tables dans notre modèle de données, nous allons créer des
relations entre elles pour faciliter le fait de pouvoir travailler avec les deux tables en même
temps. Ceci nous permettra d’éviter des doublons dans les tableaux de bord que nous allons
réaliser.
Nous allons donc créer une relation entre les tables « Matrice des ventes» et « Localisation
des magasins» à l’aide de la variable Identifiant magasin.
De manière générale, pour arriver à cela il faut :
 Dans la fenêtre Power Pivot, cliquer sur Vue du diagramme. La disposition de la
feuille de calcul dans la vue de données est remplacée par une disposition visuelle de
schémas et les tables sont automatiquement organisées en fonction de leurs relations.
 Cliquez avec le bouton droit sur un diagramme de table, puis sélectionner Créer une
relation. La boîte de dialogue « Créer une relation » s’ouvre.
 choisissez une colonne dans la table qui contient les données à utiliser pour corréler les
lignes dans chaque table.
 Pour Table de recherche connexe, sélectionnez une table qui comporte au moins une
colonne de données en rapport avec la table que vous venez de sélectionner pour
Table.
 Pour Colonne, sélectionnez la colonne qui contient les données en rapport avec
Colonne de recherche connexe.
 Cliquez sur Créer.
En appliquant les étapes ci-dessus à nos tables, on obtient le résultat suivant :

III. Création du tableau de bord : Répartition des


ventes
Nous allons utiliser Power View pour construire un tableau de bord qui nous permet de
visualiser la répartition des ventes selon les mois, selon les types de produits et selon le
département où se trouvent les magasins.
Dans un premier temps, il faut commencer par insérer une feuille Power View. Pour ce faire,
aller dans le menu « Insertion » d’Excel et cliquer sur l’icône Power View. Une fenêtre
Power View s’ouvre ainsi que le Champs Power View. Dans ce champ s’affichent les

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 52


Manuel de formation Ms Excel avancé

différentes tables qui sont ajoutées au modèle de données. A ce stade, nous allons utiliser nos
deux tables.
Il faut dérouler d’abord la table « Matrice des ventes» et cocher les variables « mois » et
« valeur ». Un tableau donnant les valeurs des ventes pour chaque mois est ainsi créé. Dans le
menu CONCEPTION qui apparait lorsque la table créée est sélectionnée, aller au niveau du
groupe Basculer la visualisation et choisir le type de graphique Histogramme empilé.
Ensuite dérouler la table « Localisation des magasins» et cocher les variables « types de
produits » et « valeur ». Il faut maintenant aller au niveau du groupe Basculer la
visualisation du menu CONCEPTION et choisir le type de graphique Barres empilés.
En faisant le même procédé avec les variables « Département » et « valeur » et en choisissant
cette fois ci le type de graphique Secteurs, on construit un diagramme circulaire présentant
les valeurs des ventes selon le département.
Les différentes manipulations expliquées dans ce document conduit au résultat suivant :

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 53


Manuel de formation Ms Excel avancé

Combinaison avec les raccourcis clavier


Combinaison Résultat
Shift+ESPACE Sélectionne toute la ligne
Ctrl+ESPACE Sélectionne toute la colonne
Ctrl+* Sélectionne un tableau entier
Ctrl+A ou Ctrl+Shift+ESPACE Sélectionne toute la feuille de calcul

Touches de raccourci associées à la touche CTRL

Touche Description
CTRL+MAJ+$ Affiche les lignes masquées au sein de la sélection.
CTRL+MAJ+) Affiche les colonnes masquées au sein de la sélection.
CTRL+MAJ+& Applique une bordure extérieure aux cellules sélectionnées.
CTRL+MAJ_ Supprime la bordure extérieure des cellules sélectionnées.
CTRL+MAj+~ Applique le format de nombre Général.
Applique le format monétaire avec deux positions décimales (les nombres
CTRL+MAj+$
négatifs sont mis entre parenthèses).
CTRL+MAJ+% Applique le format pourcentage sans position décimale.
CTRL+MAJ+^ Applique le format numérique exponentiel, avec deux décimales.
CTRL+MAJ+# Applique le format de date, avec le jour, le mois et l'année.
CTRL+MAJ+@ Applique le format horaire, avec les heures et les minutes, et AM ou PM.
Applique le format numérique, avec deux décimales, un séparateur de
CTRL+MAJ+!
milliers et un signe moins pour les valeurs négatives.
Sélectionne la zone active autour de la cellule active (la zone active est
une zone de données entourée par des lignes et des colonnes vides).
CTRL+MAJ+*
Dans un rapport de tableau croisé dynamique, sélectionne tout le rapport.
CTRL+MAJ+: Saisit l'heure.
Copie la valeur de la cellule située au-dessus de la cellule active dans
CTRL+MAJ+"
cette dernière ou dans la barre de formule.
CTRL+MAJ+Plus
Affiche la boîte de dialogue Insérer pour insérer des cellules vides.
(+)
Affiche la boîte de dialogue Supprimer pour supprimer les cellules
CTRL+Moins (-)
sélectionnées.
Ctrl+; Saisit la date.
Afficbhe alternativement les valeurs de cellule et les formules dans la
Ctrl+`
feuille.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 54


Manuel de formation Ms Excel avancé

Copie une formule de la cellule située au-dessus de la cellule active dans


Ctrl+'
cette dernière ou dans la barre de formule.
Ctrl+1 Affiche la boîte de dialogue Format de cellule.
Ctrl+2 Applique ou enlève la mise en forme gras.
Ctrl+3 Applique ou enlève la mise en forme italique.
Ctrl+4 Applique ou enlève le soulignement.
CTRL+MAJ+5 Applique ou enlève le barré.
Alterne entre le masquage des objets, l'affichage des objets et l'affichage
Ctrl+6
des indicateurs de position des objets.
Ctrl+8 Affiche ou masque les symboles du plan.
Ctrl+9 Masque les lignes sélectionnées.
Ctrl+0 Masque les colonnes sélectionnées.
Sélectionne toute la feuille de calcul.

Si elle contient des données, la combinaison de touches CTRL+A


sélectionne la zone active. Appuyez une deuxième fois sur cette
combinaison de touches pour sélectionner la zone active et ses lignes
récapitulatives, puis une troisième fois pour sélectionner toute la feuille.
Ctrl+A
Lorsque le point d'insertion est à droite du nom d'une fonction dans une
formule, affiche la boîte de dialogue Arguments de la fonction.

CTRL+MAJ+A insère les noms d'arguments et les parenthèses lorsque le


point d'insertion est à droite du nom d'une fonction dans une formule.
Ctrl+B Applique ou enlève la mise en forme gras.
Copie les cellules sélectionnées.
Ctrl+C
CTRL+C, immédiatement suivi d'un autre CTRL+C, affiche le Presse-
papiers.
Fait appel à la commande Recopier vers le bas pour copier le contenu et
Ctrl+D le format de la première cellule de la plage sélectionnée dans les cellules
en dessous.
Affiche la boîte de dialogue Rechercher et remplacer avec l'onglet
Rechercher sélectionné.

MAJ+F5 affiche également cet onglet, alors que MAJ+F4 répète la


Ctrl+F
dernière commande Rechercher.

CTRL+MAJ+F ouvre la boîte de dialogue Format de cellule avec


l'onglet Police sélectionné.
Affiche la boîte de dialogue Atteindre.
Ctrl+G
La touche F5 affiche également cette boîte de dialogue.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 55


Manuel de formation Ms Excel avancé

Affiche la boîte de dialogue Rechercher et remplacer avec l'onglet


Ctrl+H
Remplacer sélectionné.
Ctrl+I Applique ou enlève la mise en forme italique.
Affiche la boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte pour les
Ctrl+K nouveaux liens hypertexte ou Modifier le lien hypertexte pour les liens
existants sélectionnés.
Ctrl+N Crée un classeur vierge.
Affiche la boîte de dialogue Ouvrir pour ouvrir ou rechercher un fichier.
Ctrl+O
CTRL+MAJ+O sélectionne toutes les cellules contenant des
commentaires.
Affiche la boîte de dialogue Imprimer.
Ctrl+P
CTRL+MAJ+P ouvre la boîte de dialogue Format de cellule avec
l'onglet Police sélectionné.
Fait appel à la commande Recopier à droite pour copier le contenu et le
Ctrl+R format de la cellule la plus à gauche dans la plage sélectionnée dans les
cellules de droite.
Enregistre le fichier actif sous son nom, dans son format et dans le dossier
Ctrl+S
dans lequel il se trouve.
CTRL+T Affiche la boîte de dialogue Créer une table.
Applique ou enlève le soulignement.
Ctrl+U
CTRL+MAJ+U réduit et développe en alternance la barre de formule.
Insère le contenu du Presse-papiers au point d'insertion et remplace une
sélection. Disponible uniquement après que vous avez coupé ou copié un
objet, du texte ou le contenu d'une cellule.
Ctrl+V
Ctrl+Alt+V affiche la boîte de dialogue Collage spécial. Disponible
uniquement après que vous avez coupé ou copié un objet, du texte ou le
contenu d’une cellule dans une feuille de calcul ou dans un autre
programme.
Ctrl+W Ferme la fenêtre de classeur sélectionnée.
Ctrl+X Coupe les cellules sélectionnées.
Ctrl+Y Répète la dernière commande ou action, si possible.
Fait appel à la commande Annuler pour inverser l'action de la dernière
commande ou pour supprimer la dernière entrée que vous avez tapée.
Ctrl+Z
CTRL+MAJ+Z fait appel à la commande Annuler ou Rétablir pour
inverser la dernière correction automatique ou pour la rétablir lorsque des
balises actives de correction automatique sont affichées.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 56


Manuel de formation Ms Excel avancé

Touches de fonction

Touche Description
Affiche le volet Office Aide sur Microsoft Office Excel.

CTRL+F1 affiche ou masque le ruban, un composant de l'Interface utilisateur


Microsoft Office Fluent.
F1
ALT+F1 crée un graphique avec les données dans la plage active.

ALT+MAJ+F1 insère une nouvelle feuille de calcul.


Modifie la cellule active et positionne le point d'insertion à la fin du contenu de la
cellule. Déplace également le point d'insertion à l'intérieur de la barre de formule
lorsque la modification dans une cellule est désactivée.
F2
MAJ+F2 ajoute ou modifie un commentaire de cellule.

CTRL+F2 affiche la fenêtre Aperçu avant impression.


Affiche la boîte de dialogue Coller un nom.
F3
MAJ+F3 affiche la boîte de dialogue Insérer une fonction.
Répète la dernière commande ou action, si possible.
F4
CTRL+F4 ferme la fenêtre de classeur sélectionnée.
Affiche la boîte de dialogue Atteindre.
F5
CTRL+F5 rétablit la taille de la fenêtre de classeur sélectionnée.
Affiche en alternance la feuille de calcul, le ruban, le volet Office et les commandes
de zoom. Dans une feuille fractionnée (menu Affichage, commande Gérer cette
fenêtre, Figer les volets, Fractionner la fenêtre), la touche F6 inclut les volets de
fractionnement lorsque vous basculez entre les volets et la zone du ruban.
F6
MAJ+F6 active en alternance la feuille de calcul, les commandes de zoom, le volet
Office et le ruban.

CTRL+F6 bascule vers la fenêtre de classeur suivante lorsque plusieurs fenêtres sont
ouvertes.
Affiche la boîte de dialogue Orthographe pour vérifier l'orthographe de la feuille de
calcul active ou de la plage sélectionnée.

F7 CTRL+F7 exécute la commande Déplacer lorsque la fenêtre d'un classeur n'est pas
agrandie à sa taille maximale. Utilisez les touches de direction pour déplacer la
fenêtre et appuyez sur ENTRÉE ou sur ÉCHAP pour annuler l'opération lorsqu'elle
est terminée.
Active ou désactive le mode étendu. En mode étendu, EXT apparaît dans la barre
F8
d'état et les touches de direction étendent la sélection.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 57


Manuel de formation Ms Excel avancé

MAJ+F8 permet d'ajouter une cellule ou plage de cellules non adjacentes à une
sélection de cellules à l'aide des touches fléchées.

CTRL+F8 exécute la commande Taille (sur le menu Contrôle de la fenêtre du


classeur) lorsque la fenêtre d'un classeur n'est pas agrandie à sa taille maximale.

ALT+F8 affiche la boîte de dialogue Macro pour créer, exécuter, modifier ou


supprimer une macro.
Calcule toutes les feuilles de calcul de tous les classeurs ouverts.

MAJ+F9 calcule la feuille de calcul active.

CTRL+ALT+F9 calcule toutes les feuilles de calcul de tous les classeurs ouverts,
qu'elles aient ou non changé depuis le dernier calcul.
F9
CTRL+ALT+MAJ+F9 contrôle à nouveau les formules dépendantes, puis calcule
toutes les formules de tous les classeurs ouverts, y compris les cellules non marquées
comme ayant besoin d'être calculées.

CTRL+F9 réduit une fenêtre de classeur en icône.


Active ou désactive les conseils sur les touches.

MAJ+F10 affiche le menu contextuel pour l'élément sélectionné.

F10 ALT+MAJ+F10 affiche le menu ou le message d'une balise active. Si plusieurs


balises actives sont présentes, passe à la balise active suivante et affiche son menu ou
son message.

CTRL+F10 agrandit ou restaure la fenêtre de classeur sélectionnée.


Crée un graphique avec les données dans la plage active.

MAJ+F11 insère une nouvelle feuille de calcul.


F11
ALT+F11 ouvre Microsoft Visual Basic Editor pour créer une macro à l'aide de
Visual Basic pour Applications (VBA).
F12 Affiche la boîte de dialogue Enregistrer sous.

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 58


Manuel de formation Ms Excel avancé

Références Bibliographique
 Analyzing Business Data with Excel, Gerald Knight
 Excel 2010, Le Guide Complet, Jean Paul Mesters
 STATISTIQUE DESCRIPTIVE ET INFÉRENTIELLE AVEC EXCEL Approche par
l'exemple, Argentine VIDAL
 Beginning Excel®Services, Liviu Asnash Eran Megiddo Craig Thomas
 Business Statistics for Competitive Advantage with Excel 2010, Cynthia Fraser
 Excel® 2007 PivotTables and PivotCharts, Peter G. Aitken
 Excel® 2007 VBA Programmer’s Reference, John Green Stephen Bullen Rob Bovey
Michael Alexander
 Excel Programming, Jinjer Simon
 Professional Excel Development: The Definitive Guide to Developing Applications
Using Microsoft® Excel and VBA®, Stephen Bullen, Rob Bovey, John Green

Souleymane DIAKITE souleymanediakite2@yahoo.fr Mars 2018 59

Vous aimerez peut-être aussi