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Se former à l'Audit Interne

> Réussir les écrits de la mission d'audit

4- La lettre de mission
Vous procéderez à l’analyse critique des 3 lettres de mission suivantes et vous ferez des propositions d’amélioration.

Exercice 4

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LETTRE DE MISSION

Monsieur …
Responsable de mission
21 juillet 2003 XXX
AUDIT 01-xxx Auditeur stagiaire

Objet: Audit des circuits de l'information (analyse préalable)

Copie : DIRECTEUR - DIRECTEURS ADJOINTS - SOUS-DIRECTEUR - X


Copie pour information : Attachée de Direction

Madame, Monsieur,

La mission assignée au service Documentation de la X, est de diffuser auprès de tout agent,


de l'information opérationnelle dans les délais les plus brefs, afin de contribuer à la
maîtrise des activités qu'il exerce.

Aujourd'hui, à la X, on dénombre une multitude de sources d'informations dont le contenu,


la forme et le délai de diffusion sont très variables. La connaissance et l'utilisation de
ces différentes sources d'informations sont très différentes selon le service, la fonction,
voire l'individu. Il n'existe pas de liens entre les nombreuses sources d'informations
techniques et réglementaires.

Parallèlement, l'environnement et les outils évoluent (dotation prochaine pour le service


Documentation du logiciel INES). Le réseau de la X se développe et certains produits seront
progressivement proposés sous INTRANET.

Par ailleurs, la messagerie locale comme nationale et l'accès direct à la banque de données
JULANT dans les services sont de nature à remettre en cause les circuits, les organisations
et les pratiques dans la réception et la distribution de l'information.

L'importance et l'intérêt de cette situation justifient un examen particulier. C'est


pourquoi, une mission d'audit est confiée à une équipe d'auditeurs composée de Jean R, qui
assurera la responsabilité de la mission et, de Claude T.

Cette mission aura pour but, en préalable, de fournir à l'audit interne de la X les pistes
de réflexion premières nécessaires à la conduite d'une analyse générale des circuits de
l'information interne.

Pour cela, il leur est demandé de mesurer l'efficacité de la gestion de l'information


technique et réglementaire et l'impact de son traitement sur le fonctionnement des services
et plus particulièrement celui des centres de prestation.

Trois objectifs principaux sont assignés à cette étude :


•dresser un bref état des lieux destiné à analyser la fonction documentation de la X,
•définir précisément le rôle assuré par le service Documentation et indiquer la plus
value apportée par ce service,
•enfin, les auditeurs devront se prononcer sur le degré d'informatisation qui leur
semble nécessaire pour optimiser les ressources informationnelles de la X.

Leur domaine d'intervention couvrira essentiellement :


•le service Documentation/Coordination,
•le Département Informatique
•les unités de gestion (du siège comme des centres extérieurs).

Si nécessaire, des contacts seront pris avec les responsables d'autres services. Le cas
échéant, une copie de ce courrier leur sera également transmise.

Exercice 4

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Trois sources principales d'informations seront utilisées :
•les éléments existants, tant en matière de ressources humaines, de production que de
qualité, disponibles à la X (accès à l'analyse des flux magnétiques d'information,
documents divers, rapports d'études antérieurs),
•les entretiens avec les membres de la Direction, ainsi que de l'encadrement et du
personnel des services audités,
•des études spécifiques menées dans le cadre de la mission.
La mission se déroulera du 28 janvier au 1er mars AAAA selon le planning prévisionnel
suivant :
•semaine du 28 janvier : phase d'approche (état des lieux, analyse de l'existant,
interviews).
•semaines du 11. 18 et 25 février : phase terrain (vérifications et conclusions).

Les auditeurs s'attacheront à fournir des recommandations à même d'aider la Direction dans
sa volonté de maîtriser la circulation de l'information dans la X. Elles seront intégrées
dans un rapport qui sera remis si possible à la fin de la mission.

En tout état de cause, les conclusions seront présentées le 1er mars AAAA au matin à
Messieurs A, B et C. La date de remise du rapport final pourra alors être déterminée lors
cet entretien.

Le directeur

Exercice 4

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05.00.00.00.00
A l'attention de : XXX
DGT - Réf. YYY
Sous couvert de ZZZ

lundi 21 juillet 2010


AUDIT APPLICATION P

LETTRE DE MISSION

Un an après la mise en place de l'application P, il apparaît opportun d'effectuer un bilan et d'optimiser l'outil en traitant les points
suivants :

L’ORGANISATION
• organisation (s) retenue (s).
• Avantages/inconvénients simplifications possibles

RESSOURCES HUMAINES
• ressources humaines affectées (étude comparative entre centre)
• formation/perfectionnement

QUALITE
• adaptation des procédures mises à disposition
• respect des procédures
• contrôle (moyens et efficacité)

PRODUCTIVITE
• Mesure de la productivité individuelle
• Analyse de la difficulté des arrêts à indemniser selon les centres ; les quantifier si possible

L’APPLICATION
• Périodes de mise à disposition
• Anomalies et dysfonctionnement

Pour chaque point, vous voudrez bien réaliser un bilan/état des lieux et fournir des recommandations pour optimiser l'application
et le service rendu tout en favorisant une saine gestion des ressources. Un rapport sera fourni à la Direction à la fin de la mission
qui se déroulera :
Du 23 septembre au 22 novembre 20..

Le travail sur le terrain sera effectué dans les centres A, B et C. D’autres centres pourront au besoin être visités.

A mi-parcours, un rapport succinct devra être présenté à Monsieur Y - responsable des Gestions Techniques.

LE DIRECTEUR

Exercice 4

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ORIGINE : DESTINATAIRES :
AUDIT INTERNE
EMETTEUR :

POUR INFO :
objet : ORDRE DE MISSION – AUDIT "PORT SUR ACHATS ET SUR VENTES"(Cost-Killing)

Objectifs de la mission :
Vérifier par le biais de tests, basés sur des échantillons significatifs, que :
• Port sur Achats :
- Que les achats sont payés "Franco de port" par la société ou qu’en cas de facturation du transport par le
fournisseur que les coûts de port n’ont effectivement pas été pris en charge par P.
- La facturation par les transporteurs (façon, forfait et tissus) est effectuée aux conditions tarifaires négociées
- les volumes facturés correspondent aux volumes réels.

• Port sur ventes :


- La facturation par les transporteurs (livraisons et retours des magasins) est effectuée aux conditions tarifaires
négociées
- les volumes facturés correspondent aux volumes réels.

Domaines couverts :
• P et X,
• France, Bénélux, Suisse.
• Port sur Achats :
- Façon et Forfait
- Tissus,
- Matériels et fournitures,
- Transports intersites et entre centrales

Port sur ventes :


- Livraisons magasins
- Retours magasins
- Dotation de vêtements à l’ouverture.

Services concernés :
• Comptabilité Frais Généraux - Transport,
• Service Marchés Etrangers,
• Service transport.

Date de démarrage de l'audit : 11 Février AAAA

Equipe d’audit : Auditeur :


Chef de mission :

Je vous prie de bien vouloir transmettre l'information relative à cette mission d'audit à l'ensemble des collaborateurs qui
sont concernés et vous remercie pour votre soutien.

Je me tiens à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Cordialement.

xxxxxx

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