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Best practices

& Recommandations
de mise en œuvre

Les 5S

Révision 1 - 02/02
Best Practices
& Recommandations de mise en œuvre

Pourquoi avoir élaboré les Best Practices et de quoi s’agit-il ?

Les 5 axes, avec leurs méthodes et leurs outils, doivent permettre à Valeo de développer son avantage
concurrentiel. La collection “ Best Practices ” est là pour vous aider à mettre en œuvre leur
déploiement.

Les “ Best Practices ”, mises à jour régulièrement, sont conçues comme un outil opérationnel. Elles
ont été élaborées à partir d’expériences qui ont été jugées concluantes et généralisables.

Elles sont des recommandations de mise en œuvre issues des pratiques de un ou plusieurs sites
Valeo dont la réalisation est durable et en phase avec la culture du groupe.

L’observation des réalisations de ces sites, enrichie des recommandations du ou des réseaux
concernés a permis d’aboutir à la formalisation de ces “ Best Practices ”.

Celles-ci ont été par ailleurs validées en coordination avec l’école 5 axes et V.A.Q.

SOMMAIRE DU GUIDE
• Les 5S page 1
• Les avantages page 2-3
• 5S : Les étapes à suivre avec mes partenaires pages 4
➜ 1er S : éliminer page 5
ème
➜2 S : ranger page 6
ème
➜3 S : nettoyer et inspecter page 7
➜ 4ème S : standardiser page 8
➜ 5ème S : respecter, faire respecter et progresser page 9
• Qui met en œuvre les 5S ? page 10
• Nos conseils pour la mise en œuvre page 11-13
• Les pré-requis et les recommandations de mise en œuvre page 14-15
• Mesurer et pérenniser le succès et pour en savoir plus page 16
• Annexe 1 : Suivi visuel de la mise en œuvre de la Best Practice page 17

Nous remercions les collaborateurs des sites d’Etaples et de Châtellerault pour leurs témoignages

Document interne destiné aux collaborateurs du Groupe Valeo.


Reproduction interdite.

Valeo – 43, rue Bayen – 75017 Paris – France


©Valeo – Janvier 1999
Les 5S

Comment rendre propre et évident notre lieu de travail ?


Comment établir les conditions nécessaires à la mise en place des outils et
de la démarche 5 Axes ?
Comment acquérir les réflexes de l’amélioration continue (PDCA...) ?

Grâce aux 5S : initiales de 5 mots japonais pour 5 étapes à suivre :

Seiri ➜ Eliminier
Seiton ➜ Ranger
Seiso ➜ Nettoyer et inspecter
Seiketsu ➜ Standardiser
Shitsuke ➜ Respecter, faire respecter ce standard et progresser

Les 5S pour ...

...Produire mieux – Améliorer la productivité et la qualité :

 Minimiser les pertes de temps à chercher un outil, un objet ou un document.


 Reduire le nombre de pannes et réagir en temps réel.
 Rendre évidentes les conditions de bon fonctionnement et mettre en lumière les
dysfonctionnements.

... Vivre mieux :


 Améliorer les conditions de travail (obtenir la propreté, diminuer le nombre d’accidents...)
 Transformer physiquement l’environnement du poste de travail, car il agit profondément
sur l’état d’esprit et le comportement de chacun quel que soit son niveau hiérarchique.
 Favoriser l’esprit d’équipe.

-1-
-
Les avantages

Les 5 S, qu’est que cela change au quotidien ?

Nous n’avons plus besoin de faire d’effort avant la visite d’un client
ou d’un fournisseur. Ces derniers nous disent “ c’est vraiment net”,
c’est notre meilleure récompense.
.

Collaborateurs d’Etaples

Nous avons une meilleure qualité de vie : c’est plus


agréable de travailler dans un atelier ou un bureau
propre et nous avons dégagé des espaces de
rangements.

Collaborateurs
de Châtellerault

-2-
-
Les avantages

Nous ne perdons plus de temps à chercher l’outillage.

Collaborateurs d’Etaples

Lorsqu’un collaborateur est absent, nous trouvons


l’information pour renseigner nos clients internes et
externes.

Collaborateurs d’Etaples

Les UAP ne constituent plus de stocks pirates car


ils savent que nous pourrons leur fournir ce dont
ils ont besoin.

En bref, nous sommes plus efficaces. Collaborateurs


d’Etaples

Collaborateurs de
Châtellerault

-3-
-
5 S : les étapes à suivre avec mes partenaires
R
① Tout d’abord j’élimine ce qui est inutile en me demandant si je peux
le réemployer ou le recycler. En dernier recours je les jette.

J
② Je range tout ce qui reste après élimination
➜ à côté de moi ce dont je me sers souvent ou ce qui est difficile à
manipuler
➜ loin de moi ce dont je me sers rarement ou qui est léger

J
③ Ensuite je nettoie et j’inspecte pour détecter les fuites,
salissures …
Si j’en trouve, je corrige si c’est possible, sinon
j’avertis.

J
④ Je standardise c’est-à-dire que j’établis des règles de travail
simples, visuelles ou à défaut écrites, sur les étapes ①, ② et
③, je les teste et je les valide.

V
⑤ Je respecte les règles et je progresse en améliorant les standards.

B
Il est impératif de respecter l’ordre et les étapes du 5 S.
N’oublions pas :
■ Le site de production ou de distribution est la première vitrine de Valeo.
■ Les conditions de travail sont un facteur d’efficacité et d’épanouissement des
hommes et des femmes.

-4-
-
1er S : éliminer

①. SEIRI = ELIMINER

Trier sur le poste de travail ce qui est strictement nécessaire


et qui doit être conservé en éliminant le reste.

Comment ?

P : Plan ou Préparer …
❏ Définir un périmètre de travail 5 S. Se fixer un objectif (volume, quantité éliminée …) et une
période test (4 à 6 semaines).

D : Do ou Dérouler …
❏ Prendre chaque objet (y compris l’intérieur des armoires, des tiroirs et les disques durs) et se
demander s’il est utile :
→ s’il est inutile, le donner, le rendre et en dernier recours le jeter.
→ s’il est utile, le garder.
→ s’il y a hésitation, placer une étiquette orange sur l’objet.

❏ Retirer l’étiquette dès que l’objet est utilisé en indiquant le nom de l’utilisateur et la date.
❏ À la fin de la période test, prendre collectivement la décision de garder ou de jeter les objets
étiquetés et choisir où le ranger (en fonction de la fréquence d’utilisation).

C : Check ou Contrôler …
❏ Vérifier l’avancement par rapport à l’objectif fixé.

… et A : Act ou Assurer
❏ S’assurer que toutes les choses conservées dans le périmètre sont indispensables.
Cette liste constitue le 1er standard.
❏ La faire auditer par un auditeur indépendant (qualité …). Le respect de cette liste permet
d’obtenir le “ ticket de passage ” pour le 2ème S …

R J

-5-
-
2ème S : ranger
②. SEITON = RANGER

Aménager en réduisant gestes inutiles, efforts et pertes de temps :


une place pour chaque chose et chaque chose à sa place.

Comment ?

P : Plan ou Préparer …
❏ Analyser la façon de prendre l’objet et de le ranger. Se demander pourquoi il faut si longtemps
pour le trouver.
❏ Déterminer les critères de choix * de rangement des objets.
* implantation de l’usine, fréquence et lieu d’utilisation, lourdeur des objets, accessibilité,
proximité …
exemple : rangement dans l’ordre d’utilisation des outils.

D : Do ou Dérouler …
❏ Choisir un nom et une place pour chaque chose. (Regrouper par nature).
❏ Ranger.
❏ Délimiter les emplacements de rangement (utiliser les photos, silhouettes …).
❏ Communiquer pour que chacun retrouve les objets.

C : Check ou Contrôler …
❏ Vérifier chaque jour le respect des règles et l’absence de rupture de stocks.

… et A : Act ou Assurer
❏ S’assurer que chaque chose incluse dans le périmètre a un nom, possède un emplacement et est
rangée à sa place.
❏ Être audité par un auditeur indépendant (qualité …). Le respect des éléments décrits ci-
dessus permet d’obtenir le “ ticket de passage ” pour le 3ème S …

-6-
-
3ème S : nettoyer et inspecter

③. SEISO = NETTOYER ET INSPECTER

Assurer la propreté du poste de travail


en luttant contre les salissures
et ainsi permettre d’inspecter les machines
afin de détecter anomalies (fuites …) et usures prématurées.
Comment ?

P : Plan ou Préparer …
❏ Diviser le périmètre en zones. Définir le responsable de chaque zone.
❏ Choisir ce qui doit être nettoyé et dans quel ordre.
❏ Définir les critères “ d’état de propreté ”
❏ Étudier la méthode et les instruments de nettoyage pour que les outils et les endroits
difficiles à nettoyer puissent l’être rapidement.
❏ Rechercher l’efficacité des actions d’élimination des zones de salissures.

D : Do ou Dérouler …
❏ Se procurer les moyens de nettoyage.
❏ Former les collaborateurs au nettoyage, à l’inspection et aux risques (postures, produits
…).
❏ Nettoyer systématiquement et inspecter minutieusement.
❏ Rechercher les causes de la saleté et mettre en œuvre un plan d’actions pour l’éliminer.

C : Check ou Contrôler …
❏ Vérifier l’état des objets pour prévenir leur détérioration,
❏ Éliminer les sources de salissures.

… et A : Act ou Assurer
❏ S’assurer que tout ce qui est inclus dans le périmètre a été nettoyé et inspecté.
❏ Être audité par un auditeur indépendant (qualité …). Le respect des éléments décrits ci dessus
permet d’obtenir le “ ticket de passage ” pour le 4ème S …

-7-
-
4ème S : standardiser
. SEIKETSU = STANDARDISER
Définir les règles par lesquelles le poste de travail restera
débarrassé des objets inutiles,rangé, nettoyé et inspecté
en précisant les moyens d’éliminer les causes de salissures ou de désordre.

Comment ?

P : Plan ou Préparer …
❏ En équipe et suite aux 3 étapes précédentes, formaliser des règles de travail simples,
visuelles ou à défaut écrites.

D : Do ou Dérouler …
❏ Les mettre en place (couleurs des allées, emplacement des outils, fiches de poste,
de maintenance…)
❏ Former les collaborateurs.
❏ Afficher ces règles.

C : Check ou Contrôler …
❏ Vérifier le bon fonctionnement des règles de travail (standards).

… et A : Act ou Assurer
❏ Établir une check-list d’évaluation du respect des standards.
❏ Être audité par un auditeur indépendant (qualité …). L’existence et le respect des
standards (élimination, rangement et nettoyage - inspection,) permet d’obtenir le “ ticket
de passage ” pour le 5me S …

J V

-8-
-
5ème S : respecter, faire respecter et progresser
. SHITSUKE = RESPECTER CE STANDARD,
LE FAIRE RESPECTER ET PROGRESSER

Du ressort du management, se fixer pour but le maintien des bonnes habitudes en soutenant
et en encourageant les collaborateurs à adhérer et à respecter les règles.

Comment ?

P : Plan ou Préparer …
❏ Se donner du temps et allouer du temps aux collaborateurs.

D : Do ou Dérouler …
❏ Faire comprendre par la formation et l’exemplarité, y compris aux nouveaux arrivants,
l’intérêt des standards et que sans autodiscipline ces standards ne servent à rien.
❏ Respecter et faire respecter les règles d’élimination, rangement et nettoyage - inspection
au quotidien.
❏ Si elles ne sont pas respectées, se demander pourquoi et analyser les causes de dérives.
Mettre en place un plan d’actions correctives et préventives.

C : Check ou Contrôler …
❏ Vérifier le degré de respect des standards d’élimination, de rangement et de nettoyage -
inspection à partir de la check-list.

… et A : Act ou Assurer
❏ Auditer les 3 standards : éliminer, ranger et nettoyer – inspecter.
❏ Faire évoluer les standards en fonction des nouveaux besoins et des améliorations
possibles des règles élaborées.
❏ Et recommencer à l’étape 1 : éliminer …
➜ les étiquettes oranges indiquent ce qui est revenu,
➜ les bleues (par exemple) ce qui n’est pas rangé à sa place,
➜ les jaunes (par exemple) ce qui est rangé mais pas en état.

V B

-9-
-
Qui met en œuvre les 5 S ?

Le chef de projet

L'animateur 5 S

Le parrain 5 S

Le responsable …

L'équipe …

- 10 -
-
Nos conseils pour la mise en œuvre

Cocher cette check-list pour suivre le niveau


d’avancement des 5 S
Exemple : Nommer un chef de projet “ 5S ”.

❏ Nommer un chef de projet “ 5S ”. (connaissant la méthodologie et convaincu de l’intérêt des 5 S)

Il faut un plan de travail

Chef de projet

❏ Je collecte les informations existantes sur le sujet (Best Practices 5 S).

❏ Je choisis 5 zones sensibles :


(une zone extérieure, une zone bureau, une zone maintenance et deux de production)

❏ Je forme et accompagne les pilotes de ces 5 zones.

❏ Je respecte la méthodologie 5 S telle que définie précédemment (page 5 à 9) du 1er au 5ème S.

❏ J’élabore une proposition de déploiement …

❏ … et le référentiel 5S

❏ Je présente au Comité de Direction et aux Responsables UAP


➜ les résultats des 5 zones sensibles,
➜ la proposition de déploiement à l’ensemble du site,
➜• et le référentiel 5 S.

❏ J’intègre leurs modifications pour créer les règles d’application et de planification des auto-
évaluations 5 S.
Exemple à Etaples les modifications ont porté sur les points suivants :
référentiel plus simple, périodicité des auto-évaluations en fonction des résultats obtenus …

- 11 -
-
Nos conseils pour la mise en œuvre
❏ Je divise le site en zones de taille humaine.
Exemple à Etaples : 134 zones dans un site de 1000 personnes.

Direction Achats

Ressources
R&D humaines

❏ Par zone, je nomme un animateur (choisi par la hiérarchie) et je tire au sort un parrain
(cadre indépendant de la zone).

Nous nous complétons.

Exemple : Etaples les appelle le binôme.

❏ Le parrain apporte …
… aux animateurs :
➜ un renforcement en réalisant conjointement l’inspection du secteur,
➜ une vision nouvelle et de l’écoute,
➜ un levier pour débloquer la situation sur place en pilotant les demandes éventuelles de moyens.

… aux équipes :
➜ l’exemplarité en s’impliquant dans la démarche. Il prouve ainsi que chaque collaborateur est
concerné.

… à sa propre équipe :
➜ une autre vision des 5 S (benchmarking).

❏ L’animateur apporte …
➜ une attention quotidienne : “ il faut être bon à 100 % et le rester ”
➜ une implication “ notre zone de travail n’est ni propre, ni rangée ”
et non : “ qu’est-ce que c’est que ce cirque ? ! ”

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-
Nos conseils pour la mise en œuvre

Je forme.

Chef de projet

❏ Je forme les binômes


➜ aux 5 S
➜ au référentiel d’auto-évaluation.

Nous auto-évaluons

Parrain et Animateur
❏ En une heure, nous auto-évaluons de façon consensuelle la zone en répondant “ oui ” ou “ non ”
au référentiel 5S.

❏ Si la réponse est “ non ” nous indiquons la non-conformité sur la liste des progrès à réaliser.

❏ Nous synthétisons les résultats et fixons la date limite de la prochaine auto-évaluation.

❏ Nous communiquons ces résultats au chef de projet 5S pour validation et consolidation.

❏ Nous communiquons et commentons les résultats à l’équipe.

Nous progressons.

Responsable et son équipe

❏ Nous définissons les priorités et y affectons délais et ressources nécessaires pour concrétiser les
progrès.

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-
Les pré-requis et
les recommandations de mise en œuvre
Quels sont les pré-requis nécessaires au
lancement d’une démarche 5 S ?

 Notre direction croit de façon durable en la démarche qualité. Notre management


y adhère et assure la promotion des 5 axes en utilisant les outils au quotidien.

 Nous sommes convaincus que la démarche 5 S est un projet à part entière.


D’apparence simple, elle nécessite temps et énergie.

 À chaque fois, nous expliquons à l’ensemble de la Division la démarche, la


méthode et sa finalité.

 Nous choisissons une démarche simple avec un vocabulaire accessible et des


Etaples workers exemples concrets.

 Nous privilégions des petits changements (boite avec écrous …) plutôt que des
grandes révolutions. C’est la méthode des petits pas.

 Nous valorisons la personne et l’équipe qui s’implique(nt).

Si vous aviez à recommencer comment vous y prendriez-vous ? ?

 Être très exigeant sur la délivrance des “ tickets de


passage ” pour passer d’un S à l’autre (comme la
validation de phases dans la gestion de projet.)

 Associer dès le démarrage les équipes de


nettoyage pour assurer la continuité des 5S. Puis
renégocier les contrats d’entretien à la baisse
lorsque l’avancement dans la démarche le
permet.

 Se pencher sur le recyclage des déchets (cartons,


verres …)

- 14 -
-
Les pré-requis et
les recommandations de mise en œuvre

Que recommandez vous aux Divisions qui


souhaitent mettre en œuvre ou améliorer la
démarche 5 S ?

 Initialisez la démarche 5 S par le Comité de Direction.

 Créez des documents simples à comprendre et très visuels.

 Appuyez vous sur un référentiel d’auto-évaluation, facile d’utilisation et permettant la démultiplication à


l’ensemble de la Division et le suivi de votre progression grâce à l’indicateur.

 Formez, avec des sessions courtes et à dates flexibles, les animateurs et les parrains sur la méthodologie et
la finalité des 5 S ainsi que sur leurs missions respectives et le référentiel d’auto-évaluation.

 Photographiez les secteurs avant et au cours de la démarche pour montrer l’évolution et mettre en évidence
les progrès.

 Suivez les 1ères évaluations pour s’assurer de l’étalonnage des binômes et reformulez ensemble certaines
questions.

 Suivez régulièrement l’avancement de la démarche 5 S en Comité de Direction, appliquez les 5 S au


quotidien et valorisez les personnes qui s’impliquent.

 Formez l’ensemble du personnel aux 5 S.

 Incluez les 5 S dans le parcours d’intégration des nouveaux embauchés.

 Fixez les 5 S comme objectif lors de l’entretien annuel.

Collaborateurs d'Etaples et de
Châtellerault

- 15 -
-
Mesurer et pérenniser le succès …

Qu’est ce qu’un site 5 S ?

❏ Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place.


B
❏ Les postes de travail sont propres et rangés.

❏ Les machines, les outils et l’environnement de travail sont propres et en bon état. Il en résulte une
diminution sensible des services de nettoyage.

❏ Les parties communes (toilettes, cantines, douches …) sont en état et s’auto-maintiennent.

❏ L’ensemble du personnel connaît les standards, les pratique et les respecte.

❏ Les visites du management, des fournisseurs et des clients font partie intégrante de la vie quotidienne
et ne nécessitent aucune préparation.

ROAD MAPS : Cf. Route 5 S


VALEO 5000 : Cf. questionnaire Valeo 5000

… Pour en savoir plus


Bibliographie :

❏ “ Les 5 S, première pratique de la qualité totale ” de Takashi Osada aux éditions Dunod. (version
française)

❏ “ The 5 S’s Five Keys To a Total Quality Environment ” de Takashi Osada published by Asian
Productivity Organization (version anglaise).

❏ 5 Pillars of the Visual Workplace, The sourcebook for 5S Implementation published by Productivity
Press, Hiroyuki Hirano

Contacts :

❏ Coordinateurs SPV de votre Branche

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-
Annexe 1 : Suivi visuel de la mise en œuvre de la Best
Practice

Chacun dans l’organisation se doit de comprendre et d’utiliser les outils de la qualité Totale, à fort
potentiel de progrès. Les meilleurs sites qui les ont déjà appliquées obtiennent des résultats tangibles
et durables.
Cette Best Practice doit être reconnue comme une priorité par le Comité de Direction du Site et
déployée en interne et chez nos fournisseurs, en respectant un suivi des états de progrès .

Chaque zone / département peut alors être classé selon le code couleur suivant :

46 - X4
8 postes

6 - N31 / N32
8 postes

27 - A25 et A37 43 - X2 / N6
4 postes 8 postes

2 - D9

ROUGE Sas
10 postes

1 - D9
10 postes

 Aucun déploiement 5S 11 - C36 / N36


3 postes

10 - C36 / N36
3 postes

36 - C36 / N36

JAUNE
4 postes

4 - C24/N31
4 postes

45 - Z8
4 postes

er 25 - LO4 et L16 7 - Z8
 1 S réalisé en accord avec la Best Practice 5 postes 4 postes

14 - A58 et L17
 Déploiement formel défini 5 postes

18 Puls B64P 17 BEA B64P 34 Tubulures


2 postes 2 x 1 postes 2 postes

Stock PF 29 - J64P
8 postes

VERT 42 - J64P
8 postes

15 - J64P
8 postes

 4ème S réalisé en accord avec la Best Practice


Sas

Préparation 38 Distributeur X65 44 Pulseur X65


4postes 4 postes
Emballage
37 Distributeur X65 39 Pulseur X65

BLEU 4postes

19 Distributeur B64P
4 postes
0
4 postes

16 Puls. base X65


3 postes
1
Flux composants
40 Distributeur X70 23 AFV B64P
4postes 4 postes
Flux produit fini

 5ème S réalisé en accord avec la Best Practice Côté Opérateurs


41 Pulseur X70
2 postes
24 AFV B64P
4 postes

Projects Laboratory Purchasing

Projects
HR Management

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Espace notes …

- 18 -
-
LA STRATEGIE VALEO & SA METHODE

LES
Global 4 ORIENTATIONS LES 5 AXES
Presence

Qualité
Totale

Qualité Totale

Présence RENFORCER ET Technologie


MAITRISER LA
Mondiale CROISSANCE Avancée
Innovation Intégration des
Constante Fournisseurs
Système de Production
Coûts
Compétitifs

Implication du Personnel

POUR LA SATISFACTION DU CLIENT

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