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Cahier des charges nr.

EEBI/2019/0001

Ecole européenne Bruxelles I

Procédure
pour les marchés de moyenne valeur

N° EEBI/2019/0001

ECOLE TENUE DE SPORTS

Cahier des charges

Adresse auprès de laquelle des informations complémentaires peuvent être obtenues :

École européenne Bruxelles I, Avenue du Vert Chasseur 46, B-1180 Bruxelles (Uccle).

Andrea Nauzin Tél. : +32 2 373 88 84 E-mail: andrea.nauzin@eursc.eu

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Table des Matières


1. PARTIE I – SPECIFICATIONS TECHNIQUES ET EXIGENCES MINIMALES .. 3

1.1. Objet du marché ................................................................................................... 3

1.2. Spécifications techniques du marché ................................................................... 3

1.3. Conformité avec le droit environnemental, social et le droit du travail ............... 4

1.4. Conformité avec les normes techniques ............................................................... 5

1.5. Protection des données ......................................................................................... 5

1.6. Durée du marché .................................................................................................. 7

Le marché est conclus pour une durée de un an, renouvelable trois fois pour la
même durée. ...................................................................................................... 7

1.7. Fourniture et livraison: ......................................................................................... 7

2. PARTIE II – INFORMATIONS ADMINISTRATVES CONCERNANT


L’APPEL D’OFFRES ................................................................................................. 7

2.1. Participation ......................................................................................................... 7

2.2. Variantes............................................................................................................... 7

2.3. Conditions contractuelles ..................................................................................... 7

2.4. Absence d’obligation d'attribuer le contrat .......................................................... 7

2.5. Traitement des données des soumissionnaires ..................................................... 7

3. PARTIE III – EVALUATION DES OFFRES ET ATTRIBUTION DU


CONTRAT .................................................................................................................. 8

3.1. Critères d’exclusion.............................................................................................. 8

3.2. Evaluation de l’offre............................................................................................. 8

3.2.1. Critères d’attribution ............................................................................... 8

3.2.2. Evaluation financière et prix ................................................................... 9

4. PARTIE IV – CONTENU ET PRESENTATION DE L’OFFRE .............................. 9

5. PARTIE V – VOLUME DU MARCHE ..................................................................... 9

6. PARTIE VI - ANNEXES.......................................................................................... 10

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1. PARTIE I – SPECIFICATIONS TECHNIQUES ET EXIGENCES


MINIMALES

1.1. Objet du marché

L’Ecole européenne de Bruxelles I est composée de trois sections, l’Ecole Primaire de Uccle,
l’Ecole Secondaire de Uccle et l’Ecole Primaire de Berkendael.

Le présent appel d'offres a pour objet l’acquisition de tenues de sport, selon les spécifications
techniques ci-dessous pour l’ensemble des élèves de l’Ecole européenne de Bruxelles I.

1.2. Spécifications techniques du marché

Les quantités indiquées dans la liste annexe II sont prévisionnelles et n’engagent pas
l’administration. Des quantités supérieures ou inférieures ou nulles ne peuvent donner lieu à
des indemnités. Le soumissionnaire s’engage à assurer l’approvisionnement et la qualité des
produits. Toute offre qui ne serait pas conforme aux exigences ci-dessous sera rejetée.

• Description des produits :

Les tenues de sports doivent inclure pour l’ensemble des élèves :

Un T-shirt de sport manches courtes, unisexe de couleur bleu européen. Les tailles doivent
convenir pour des enfants du primaire et du secondaire : tailles enfants du 116 au 164 et
tailles adultes du XS au XXL. La composition doit être 100 % Polyester (Polyester-Mesh
respirant). Les T-shirts seront étiquetés de façon conforme à la réglementation en vigueur et
notamment aux articles 723 bis 1 à 21 du Règlement Général de la Protection du Travail. Tout
produit qui ne satisfera pas à cette prescription (ou dont les étiquettes ne sont pas fixées
solidement), sera refusé.

Un flocage avec le logo de l’Ecole doit être obligatoirement présent sur le T-shirt : « Schola
Europaea EEB1», de couleur blanc, afin d’être bien visible sur le T-shirt. La taille du logo
doit être +- de 5cm (h) * 10cm (l), Le modèle du T-shirt et du logo sont disponibles en
Annexe V.

Un short de sport sera proposé pour les enfants du primaire et est optionnel pour ceux du
secondaire. La taille doit être pour les enfants du 116 au 164 et du XS au XXL pour les
secondaires. Il doit être unisexe de couleur bleu foncé. La composition doit être 100 %
Polyester (Polyester-Mesh respirant). Les shorts seront étiquetés de façon conforme à la
réglementation en vigueur et notamment aux articles 723 bis 1 à 21 du Règlement Général de
la Protection du Travail. Tout produit qui ne satisfera pas à cette prescription (ou dont les
étiquettes ne sont pas fixées solidement), sera refusé.

Un bonnet de bain pour la piscine sera proposé aux élèves du primaire. La composition doit
être 100% Silicone, résistant qui n'accroche pas et ne tire pas les cheveux ; il doit être facile à
utiliser pour les enfants. La couleur doit être Jaune. Il faut prévoir de chaque côté, un flocage
représentant le drapeau européen, de taille 7cm (h) sur 9.5cm (l). Le modèle du bonnet de bain
est disponible en Annexe V.

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A prix et qualité équivalente, l’administration donnera la préférence à des produits dont la


fabrication et l’usage sont compatibles avec la protection de l’environnement. De plus, les
produits doivent être confectionnés dans des ateliers en Europe. Une certification de type
Label EU Ecolabel Européen ou Textile Oeko-Tex® ou équivalant est recommandée pour les
T-shirts et shorts et devra être inclue dans les documents de réponse.

• Description du service :

Site web : L’Ecole européenne de Bruxelles I souhaitent que les commandes des tenues de
sports soient faites directement par les parents d’élèves, sur le site web de l’entreprise. A ces
fins, le site web doit avoir une page dédiée aux articles de sports pour les élèves de l’Ecole
européenne de Bruxelles I. Les parents doivent pouvoir sélectionner la taille des vêtements
qui convient pour leur enfant.

De plus, le site web de l’entreprise doit être disponible dans les trois langues suivantes :
Français, anglais et néerlandais.

Paiement en ligne : Les parents doivent faire leur paiement en ligne pour la commande
directement sur le site web du vendeur, qui doit prévoir différents modes de paiement
(bancontact, paypal, etc…). Pour se faire, le vendeur doit respecter la protection des données
telles que définies dans l’article I.1.4 du présent cahier des charges. Le cout du paiement
en ligne, fait partie du cout de l’article commandé.

Livraison : La livraison devra se faire au domicile des parents. Le cout de la livraison fait
partie du cout de l’article commandé. Les délais de livraison ne doivent pas dépasser 10 jours
calendaires pour une livraison en Europe et doivent être mentionnés lors de la commande. Les
articles doivent être livrés en bon état ; si des articles sont reçu abimés, ils doivent pouvoir
être retournés gratuitement.

Conditions de retour : Les parents doivent pouvoir retourner les articles qui ne conviennent
pas, sans pénalités. Les conditions de retour doivent être clairement renseignées sur le site
web du fournisseur.

• Les options

Il devra être possible, pour les parents qui le souhaitent de rajouter un Flocage sur le T-shirt :
le NOM de l’élève. Il devra être dans la même couleur (blanc) et même police et taille que
celui du logo (EEBI). Les parents doivent pouvoir renseigner le nom de leur enfant, avant de
procéder au paiement en ligne, et ainsi connaitre le cout de cette option.

Le prix du T-shirt avec l’ajout du nom (prévoir jusqu’à 140 caractères) doit être indiqué dans
le bordereau de prix, en Annexe II.

1.3. Conformité avec le droit environnemental, social et le droit du travail

L'offre doit respecter les obligations environnementales, sociales et du travail applicables


établies par le droit de l'Union, la législation nationale, les conventions collectives ou les

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conventions internationales environnementales, sociales et du travail énumérées à l'annexe X


de la directive 2014/24/UE1.

1.4. Conformité avec les normes techniques

Tout équipement fourni doit respecter les directives et les normes européennes applicables à
ces matériels à la date de la commande.

Si, en cours d'exécution du contrat, ces normes venaient à être modifiées, le Contractant devra
proposer pour les futures commandes passées suite à ces modifications, des équipements
conformes auxdites normes.

Toute modification sera formellement notifiée par écrit entre les parties.

1.5. Protection des données

En vertu du Règlement Général sur la Protection des Données – Règlement (UE) 2016/+8+
(ci-après, le « RGPD »), le soumissionnaire sera tenu de respecter, en tant que contractant de
l’École Européenne de Bruxelles I, les dispositions qui sont établies dans l’article 28.

L’objet du traitement est la vente en ligne et distribution des t-shirts et autres vêtements
sportifs aux élèves de l’École européenne de Bruxelles I. Pour cela, le contractant devra traiter
des données personnelles telles que : noms et prénoms de parents et élèves, adresse, données
bancaires, classe de l’élève. Le contractant doit s’abstenir d’utiliser les données pour tout
autre finalité que celle décrite dans cette clause.

En particulier, le contractant est tenu de respecter les obligations suivantes :

• Confidentialité

Le contractant s’engage à garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées


dans le cadre de la prestation de services régie par le contrat établi avec l’Ecole. A cette fin,
l’accès aux données doit être strictement limité aux personnes qui, pour l’exécution du
service, doivent y avoir accès.

Il est strictement interdit au contractant de partager les données avec des tiers sans
autorisation explicite de l’Ecole ou dans les cas légalement établis.

• Mesures techniques et organisationnelles

Le contractant met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de


garantir un niveau de sécurité adapté au risque, tenant compte de la nature du traitement.

Ces mesures techniques et organisationnelles doivent nécessairement inclure les mesures


suivantes lors du transfert de données :

1
Directive 2014/24/EU du Parlement européen and du Conseil du 26 février 2014 sur les marchés
publics et abrogeant la Directive 2004/18/EC (OJ L 94, 28.3.2014, p. 65).

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1. Minimisation des données : le contractant doit demander les informations


minimales nécessaires pour la finalité objet du traitement.
2. La connexion au site du contractant doit être sécurisée ainsi que les services de
payement en ligne qui devront compter avec des certificats de sécurité en
encryptage.

Le contractant doit être en mesure de garantir la confidentialité, intégrité, disponibilité et


résilience permanente de ses systèmes et services de traitement.

• Sous-traitance ultérieure

Le contractant ne recrute pas un autre sous-traitant sans l'autorisation écrite préalable,


spécifique ou générale, de l’Ecole. Dans le cas d’une telle autorisation, le sous-traitant devra
respecter les mêmes obligations en matière de protection de données que celles fixées dans
cette convention.

Dans les cas où le sous-traitant engagé ne remplit pas ses obligations en matière de protection
des données, le contractant demeure pleinement responsable devant l’Ecole.

• Droits des personnes concernées

L’Ecole fournira aux personnes concernées les informations prévues concernant leurs droits,
tels qu’établis au Chapitre III du RGPD.

Le contractant fournira toute l’aide raisonnable, tenant compte de la nature du traitement, pour
permettre au responsable de remplir ses obligations dans ce sens.

• Violation de données à caractère personnel

Le contractant notifiera l’Ecole de toute violation de données à caractère personnel après en


avoir pris connaissance et dans les plus brefs délais.

Cette notification sera documentée de la manière la plus complète possible afin d’aider
l’Ecole à en informer l’Autorité de Protection des Données nationale.

• Suppression ou restitution des données à caractère personnel

Le contractant supprimera toutes les données personnelles et copies de données personnelles


obtenues en vertu de la prestation de service fournie à l’Ecole, au plus tard deux mois après la
fin de ladite prestation.

• Contrôle du responsable

Le contractant doit mettre à disposition de l’Ecole toutes les informations nécessaires pour
démontrer le respect des obligations prévues en terme de protection des données personnelles.
Le responsable se réserve le droit de réaliser des audits pour vérifier la conformité avec les
exigences établies.

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1.6. Durée du marché

Le marché est conclus pour une durée de un an, renouvelable trois fois pour la même durée.

1.7. Fourniture et livraison:

Les parents doivent pouvoir faire livrer les tenues de sport à leur domicile. Les frais de
livraison doivent être inclus dans le prix des articles affichés. Les délais de livraison ne
doivent pas dépasser 10 jours calendaires pour une livraison en Europe et doivent être
mentionnés lors de la commande.

Les prix relatifs à la livraison des tenues de sport doivent être inclus dans le prix des articles
mentionnés dans le bordereau de prix, annexe II.

2. PARTIE II – INFORMATIONS ADMINISTRATVES CONCERNANT


L’APPEL D’OFFRES

2.1. Participation

La participation à cet appel d'offres est réservée aux candidats invités.

2.2. Variantes

Les variantes, solutions de remplacement équivalentes à la solution modèle du pouvoir


adjudicateur, sont interdites. En outre, les soumissionnaires ne peuvent pas soumettre une
offre portant seulement sur une partie des fournitures requises.

2.3. Conditions contractuelles

Le soumissionnaire doit tenir compte des dispositions du projet de contrat en Annexe III qui
spécifie les droits et obligations du contractant, en particulier ceux relatifs aux paiements, à
l'exécution du contrat, à la confidentialité et aux contrôles et vérifications.

2.4. Absence d’obligation d'attribuer le contrat

La présente invitation à soumissionner n’engage en aucun cas l’Ecole européenne de


Bruxelles I. L’obligation contractuelle de l’Ecole européenne de Bruxelles I commence
seulement à la signature du contrat avec le soumissionnaire retenu. Le pouvoir adjudicateur
peut, jusqu'à la signature du contrat, soit renoncer au marché, soit annuler la procédure
d'attribution. Cette décision doit être motivée et les soumissionnaires informés. Aucune
indemnité ne peut être réclamée par les soumissionnaires dont l'offre n'a pas été acceptée, y
compris lorsque l’Ecole européenne de Bruxelles I décide de ne pas attribuer le contrat.

2.5. Traitement des données des soumissionnaires

Si le traitement d'une réponse à l'invitation à soumissionner implique l'enregistrement et le


traitement de données à caractère personnel (telles que vos nom, adresse et CV), ces données
seront traitées conformément au Règlement (UE) n ° 2016/679 du Parlement européen et du
Conseil du 27 avril 2016 sur la protection des personnes à l’égard du traitement des données à

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caractère personnel, et conformément à la législation nationale applicable en matière de


protection de la vie privée.

3. PARTIE III – EVALUATION DES OFFRES ET ATTRIBUTION DU


CONTRAT

ÉTAPES DE L'ÉVALUATION

L'évaluation sera fondée uniquement sur les informations fournies par le soumissionnaire
dans son offre. Elle se déroule selon les deux étapes successives suivantes:

1. Vérification de la non-exclusion des soumissionnaires sur la base de la déclaration sur


l'honneur relative aux critères d'exclusion ;
2. L'attribution des offres au regard de la méthode d'attribution mentionnée au point
III.2.1.

3.1. Critères d’exclusion

Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de vérifier l’exactitude du dossier de sélection du


soumissionnaire et d’exclure ce dernier en cas de fausse déclaration.

Les soumissionnaires doivent fournir une déclaration sur l'honneur (annexe I), datée et signée
par un représentant légal dûment autorisé, mentionnant qu'ils ne se trouvent pas dans une des
situations visées aux Articles 106 et 107 du Règlement (UE, EURATOM) 2015/1929 du
Parlement européen et du Conseil du 28 octobre 2015 modifiant le règlement (UE, Euratom)
no 966/2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union (ci-après
le "Règlement financier") et conformément aux dispositions de l’article 66.1. du Règlement
Financier du 5 Septembre 2017 applicable au Budget des Ecoles Européennes.

Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de demander, avant la signature du contrat-


cadre, la production des documents justificatifs, tels que définies dans la déclaration,
dans un délai fixé par le pouvoir adjudicateur.

Le cas échéant, une demande expresse écrite sera formulée et envoyée par voie
électronique au(x) soumissionnaire(s) concerné(s).

3.2. Evaluation de l’offre

La conformité de l'offre technique sera évaluée au regard des exigences minimales requises
dans les spécifications techniques (point 1.2). Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de
négocier avec les soumissionnaires qui ont soumis une offre. Toute offre conforme sera
évaluée sur la base de la méthode d’attribution détaillée ci-dessous.

3.2.1. Critères d’attribution

Le marché sera attribué à l’offre la plus basse satisfaisant aux exigences minimales des
spécifications techniques.

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Dans le cas où plusieurs offres présenteraient le même prix le plus bas, il sera demandé aux
soumissionnaires concernés de remettre un nouveau prix jusqu’à ce que leurs offres soient
départagées.

3.2.2. Evaluation financière et prix

Après la vérification de la conformité des offres financières soumises, l'évaluation financière


se basera sur l'analyse des prix parmi les offres régulières et conformes.

Pour présenter son offre financière, le soumissionnaire est invité à remplir le bordereau
financier joint en annexe II avec le plus grand soin.

Le prix de l'offre doit être constitué du prix unitaire des fournitures, exprimé en EURO
(arrondi à deux décimales). Les soumissionnaires de pays hors de la zone euro doivent
également libeller leurs prix en euros. Le prix indiqué ne peut pas être révisé pour tenir
compte de l’évolution du taux de change. C'est au soumissionnaire qu'il incombe d'assumer
les risques ou les profits découlant de toute variation.

Si un service est fourni gratuitement, le soumissionnaire doit indiquer 0,00 €.

Les prix sont forfaitaires, tous frais compris.

L'Union européenne étant exonérée de tous droits, impôts et taxes, y compris la Taxe sur la
Valeur Ajoutée (TVA), en vertu des Articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et
immunités de l'Union européenne, les prix offerts doivent être calculés en exonération de ces
droits, impôts et taxes.

4. PARTIE IV – CONTENU ET PRESENTATION DE L’OFFRE


L’offre sera constituée de tous les éléments mentionnés ci-dessous :

• Attestation sur l’honneur relative aux cas d’exclusion de la participation à un marché


et d’exclusion de l’attribution d’un marché, selon le modèle annexé au cahier des
charges, dûment complétée et signée (Annexe I) ;

• Offre financière présentée sur un document à en-tête, selon le format joint en annexe,
incluant les montants totaux (Annexe II) ;

• Certificat de type Label EU Ecolabel Européen ou Oeko-Tex® ou équivalent ;

• Fiche des produits (confirmation que les articles correspondent aux spécifications
techniques mentionnées au point 1.2).

• Présentation du soumissionnaire incluant la fiche signalétique (Annexe IV).

5. PARTIE V – VOLUME DU MARCHE

Le montant maximum prévu pour ce marché est de 144 000 euros. Cependant, la fixation de ce
montant ne doit en aucun cas être interprétée comme un engagement de la part du pouvoir
adjudicateur à payer le montant maximal pour l'achat.

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6. PARTIE VI - ANNEXES
LES ANNEXES SUIVANTES FONT PARTIE INTÉGRANTE DU CAHIER DES CHARGES, ET DOIVENT ÊTRE
RETOURNÉES DÛMENT COMPLÉTÉES ET SIGNÉES EN MÊME TEMPS QUE L’OFFRE :

- Annexe I : Attestation sur l’honneur relative aux cas d’exclusion de la participation à un


marché et de l’attribution d’un marché ;

- Annexe II : Bordereau de soumission ;

- Annexe III : Projet de contrat ;

- Annexe IV : Fiche signalétique ;

- Annexe V: Modèle des produits.

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