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Procédures opérationnelles normalisées (SOP)

Contrôle Radios en RCA


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Le contrôle radio est une procédure utilisée pour s’assurer du bon fonctionnement des radios. Il
est nécessaire et obligatoire pour plusieurs raisons :
 Quand un contact est établi pour la première fois entre deux radios,
 Avant le départ d’un véhicule sur le terrain et durant son déplacement.
 Pour s’assurer que le personnel des Nation Unies est contractable.
 Pour vérifier que le matériel fonctionne correctement, mais aussi pour
s’assurer que le personnel est joignable et en sécurité.
Les radios sont toujours utilisées comme le système de base de communication vocale dans le
system des nations unies. Les radios sont considérées comme l'un des moyens de
communication les plus rentables, cohérents et efficaces par rapport à beaucoup d'autres
options disponibles, telles que les téléphones cellulaires, la communication par satellite, etc.,
parce qu'elles transmettent les signaux directement de l'appareil radio à d'autres stations. Il
existe des variations techniques mais qui dépassent le champ d'application du présent article.
 Il y a généralement deux types de radios utilisées à cette fin :

 Radios VHF / Tétra : Ces radios utilisent une très haute fréquence et sont
utilisées pour la communication sur de courtes distances. Ce qui signifie que
l'appareil de réception ne doit pas être trop distant de l'appareil de
transmission et il ne devrait y avoir des grands obstacles entre les deux, tels
que des immeubles de grande hauteur, des montagnes, etc.
 Radios HF : Ces radios transmettent des signaux sur une Haute Fréquence et
sont destinées à des distances plus grandes et peuvent même communiquer
avec des stations éloignées de milliers de kilomètres.

I - TYPES DE CONTROLES RADIO REALISEE PAR LA SALLE RADIO :

1. Sur le personnel détenant une radio


2. Pour la vérification quotidienne des salles radio,
3. Pour la vérification de la radio du personnel d'urgence (voir chapitre suivant).
• La durée de ces contrôles doive être enregistrée dans la feuille de vérification quotidienne
sous radio de bureau (base de données).

1. Contrôle radio du personnel

Le contrôle radio est effectué pour tout le personnel du bureau le soir après l’heure de
fermeture des bureaux. Cet appel est effectué en utilisant la radio VHF a l’exception du
personnel de la sécurité ou le contrôle s’effectue chaque mercredi matin.
• Le contrôle de la radio du personnel est effectué sur VHF /Tétra suivant un programme
établi ou HF si nécessaire pour les missions de terrain. La salle radio doit préparer une
liste actuelle des membres du personnel prévu ou connu pour être présent dans la zone.
• La salle radio va appeler chaque membre du personnel individuellement par ordre de
signes d'appel (call sign) et de différents groupes constitués selon un programme
hebdomadaire. (Voir Annexe). Pas plus de deux appels sont effectués à chaque signe
d'appel.
• À la fin de la liste de vérification, un appel général est fait pour le personnel qui a été
en retard ou pas appelé.
• Le contrôle radio devrait être rapide. Cependant l'opérateur radio doit toujours laisser
au moins une seconde avant de répondre, de laisser un message d'urgence possible
d'être entendu avant de poursuivre le control.
Aussi dans quelques circonstances, l'opérateur radio peut interrompre le contrôle radio afin de
laisser la fréquence pour une éventuelle fin opérationnelle urgente.
Un journal est maintenu pour chaque Contrôle radio.
Le personnel qui ne parvient pas à répondre à la vérification de la radio ne sera pas appelé
individuellement par d'autres moyens (téléphone, téléphone mobile ou téléphone satellite),
sauf si expressément demandé par l'agent de sécurité MINUSCA ou DSS selon le cas.
Cependant, le personnel qui ne parvient pas souvent à répondre à la vérification de la radio
pourrait faire face à des mesures disciplinaires.
La salle radio fonctionne 24/24 h et 7/7j. Si aucune vérification de la radio n’est effectuée, le
détenteur de la radio peut joindre celle-ci pour connaitre le statut de sa radio.

2. Vérification quotidienne des salles radios

• Chaque matin, toutes les salles radio doivent appeler par HF la salle radio
Principale du pays. Ceci entre 08h30 et 09h00. Cet appel sera renouvelé vers 11H30 et
en fin d’après-midi vers 17H00.

• Le jour et l’heure de ces contrôles radio doivent être enregistrés dans le


journal de la salle radio.

•Si aucun contact radio n’a pu être établi dans les 30 minutes qui suivent l’horaire
prévu, le chef de la salle radio, l’officier de Sécurité ou le point focal de sécurité devront
être informés.

3. Contrôle radio en cas d’incident majeur

La raison d’un contrôle radio en cas d’incident majeur est que c’est le moyen le plus rapide de
recenser le personnel des Nation Unies après un événement inattendu ou dangereux comme
un tremblement de terre, accident ou acte malicieux.
Dans une telle situation, les membres du personnel des Nations Unies doivent avoir le bon sens
d’écouter leur radio pour recevoir d’éventuelles instructions ou pour participer à un contrôle
radio d’urgence. Si, ils ne possèdent pas de radio, ils devront contacter, par un autre moyen, la
salle radio ou l’agent de sécurité dans les meilleurs délais pour les informer de leur situation.
Les contacts seront préférablement faits en VHF car le réseau téléphonique sera probablement
saturé. Les lignes téléphoniques devront rester disponibles pour les appels d’urgence.
La salle radio essayera par tous les moyens disponibles de contacter le personnel qui n’a pas
encore été contacté ou qui n’a pas encore réussi à joindre l’agent de sécurité ou son point focal
de sécurité. Le point focal de sécurité doit être contacté en priorité, pour s’assurer que la
personne n’a pas été déjà jointe auparavant. Enregistrer tous les détails (base de données ou
journal de la salle radio) des personnes qui ont été contactées et de celle qui n’ont pas pu être
jointe. Informer régulièrement le point focal de sécurité.

II -RESPONSABILITES

a) - De la part du personnel
L’ensemble du personnel devrait avoir le bon sens d'écouter sa radio pour obtenir des
instructions possibles ou des recommandations sécuritaires d'urgence (si nécessaire). S’il ne
dispose pas d'une radio disponible, il devrait signaler son état à la salle radio ou à un
responsable de la sécurité concernée par d'autres moyens.
b) – De la part des Operateurs Radios

Il est de première importance que la salle radio connaisse les noms du personnel des Nations
Unies employés dans la zone de sa responsabilité ainsi que les gens qui arrivent ou quitte la
zone. Ainsi, Il est de la responsabilité du point focal de sécurité de fournir ces informations à la
salle radio des Nations Unies. Pour ce faire :
Un rappel doit être envoyé à chaque point focal de la sécurité des agences ou missions
concernes afin de leur demander de bien vouloir informer le personnel pour
 une réponse du contrôle qui s’effectuera le soir
 procéder a la mise à jour du fichier du contrôle et envoyer à :
minusca-radioroom@un.org , afin d’éviter d’appeler le personnel absent
ou indisponible
 Rappeler le personnel à choisir le bon canal afin de répondre au contrôle
A la fin du contrôle, l’Operateur est tenu d’envoyer les résultats de ce contrôle au plus tard a
minuit aux points focaux et chefs de section pour les informer.

III – PROCEDURE

• La salle radio va appeler chaque membre du personnel du système des nations unies
individuellement. Un maximum de deux appels sera fait en cas de non-réponse.
• A la fin du contrôle radio, un dernier appel général est fait pour les retardataires et
pour ceux qui n’ont pas été appelés. Ils sont alors invités à contacter la salle radio.
• Le contrôle radio doit se dérouler rapidement, particulièrement s’il y a un grand
nombre de participants. Le radio opérateur peut faire une courte pause pour permettre
la réception d’éventuels message d’urgence sur le canal.

 Dans certaines circonstances, il est acceptable que le personnel appelle la salle radio
par téléphone à la fin du contrôle radio. Ceci quand, pour des raisons de sécurité, l’utilisation
de la radio au domicile peut causer des problèmes, si la batterie est déchargée ou si la radio a
été volée.
• Le contrôle radio se termine a minuit et, selon les procédures en place, un e-mail
relatif au contrôle radio sera envoyé, à chaque agent de sécurité ainsi qu’au Chef de
bureau des agences concernées pour AFP ou les points focaux et chef de section pour la
mission pour leurs considérations et action, indiquant quel personnel a été contacté ou
n’a pas été contacté lors du contrôle radio (Agency Based Warden).
• A la fin de chaque mois, le responsable de la salle radio, fera un rapport général voir
diagramme de statistique hebdomadaire et mensuel (AFP et Mission) a l’intention du
DCSA Ops, indiquant le pourcentage de compliance avec le contrôle radio de chaque
agence et section.

 EXEMPLE D’INSTRUCTION DONNEE AU PERSONNEL DE LA MINUSCA RELATIVE AU


CONTROLE RADIO

Exemple d’instruction donnée au personnel de la MINUSCA sur le contrôle radio


effectué hebdomadairement et obligatoirement par la salle radio sur le canal SEC
CALL.

Le contrôle radio ayant pour objectif d’évaluer la lisibilité, l’ampleur et la clarté de la


transmission de votre message, le canevas suivant devra être respecte : (Mode de
communication)
1. Choisir le canal approprié (SEC CALL) et attendre à ce que la salle radio (BRAVO
SIERRA BASE) appelle votre Indicatif radio.

2. Conformément à la procédure radio, la salle radio (Bravo Sierra Base) appellera


deux fois votre indicatif radio.
Exemple : “Bravo Foxtrot Deux _ Bravo Foxtrot Deux – ici Bravo Sierra Base
Contrôle Radio – à vous”.
3. Pour répondre, maintenir appuyé le bouton d’appel et attendre 2 secondes avant
de transmettre votre message.

Exemple : « BRAVO SIERRA BASE, ICI BRAVO Foxtrot Deux –


je vous reçois fort et clair - à vous”

Réponse de la salle radio : “BRAVO Foxtrot Deux --ICI BRAVO SIERRA BASE – fort
et clair – terminé”.
4. Plusieurs options de réponse pourraient vous être données par la salle radio :

• Fort et clair : (Tonalité : 5 / 5 - clarté 5/5) : Bonne communication


• Faible mais lisible : (Tonalité : 2 - clarté : 3) Communication moyenne
• Faible et illisible : (Tonalité : 2 – clarté : 1) Mauvaise communication

5. La salle radio vous rappelle qu’il faut :

• Transmettre des messages radio courts et précis.


• Utiliser seulement l’anglais et le français sur les canaux UHF, HF et VHF
des Nations Unies.
• Ne pas crier au microphone.
• Tenir la radio à 5 cm de votre bouche avant de communiquer.
• Parler doucement et clairement.
• Ne pas utiliser des noms de personnes dans la transmission.
• Utiliser le terme “A vous” à la fin de chaque communication. Votre
correspondant saura que vous avez terminé et pourra transmettre à son
tour.
• Utiliser le terme “TERMINE” lorsque vous avez fini d’émettre.
• Les conversations privées sont interdites.
• Des mesures disciplinaires pourraient être prises à l’encontre du
personnel qui se soustrait aux contrôles radio.
6. Les points focaux de chaque section doivent communiquer avec la salle radio de
la MINUSCA, à l'adresse suivante: minusca-radioroom@un.org , afin de
soumettre leur liste de staffs hors de la mission et recevoir des conseils, des
informations et les procédures qui devraient être suivie.
Les nouveaux membres du personnel et après avoir obtenu leurs radios et indicatifs radio
auprès de FTS devront passer par la salle radio pour s'inscrire et obtenir un petit briefing sur
l'utilisation de la radio tétra.

NB: Bien vouloir trouver ci-dessous le programme hebdomadaire du contrôle radio obligatoire
par sections ou agence.
PROGRAMME DE CONTROLE RADIO

POUR LES AFP DU SNU-CAR Canal 3(VHF)

Groupe Agences Jours / heures

 Chefs d’agences. (VHF)


Groupe 1 Mercredi : 18H00

 FAO
 fmi
Groupe 2  banque mondiale Lundi : 18H00

 bad

 unicef
Groupe 3  pnud Mardi : 18H00

 pam
 OMS Mercredi : 18H00
Groupe 4

 oim
Groupe 5  unops Jeudi : 18H00
 ocha

 unfpa
Groupe 6  unhcr
 undss Vendredi : 18H00
 ONUSIDA
1)      REPARTITION DES GROUPES DE RADIO CHECK HEBDOMADAIRE MINUSCA:

CONTROLE SUR RADIO TETRA CANAL”SEC CALL”

GROUPES SECTION/BUREAU JOURS ET HEURES DE RADIO CHECK


GITTS
GROUPE 1 LUNDI (MON)               20H00
 ACQUISITION PLAN

 GENDER
  JOC

   PROTOCOL
  LEGAL AFFAIRS
GROUPE 2
 MSC & COE
  HUMAN RIGTH MARDI(TUE)                 20H00
  CIVIL AFFAIRS

 CONFLICT RELATED SEXUAL


VIOLENCE
  JUSTICE &CORRECTION

 OIOS STAFFS          


  AVIATION
  HUMAN RESSOURCES
 PROCUREMENT
GROUPE 3   CENTRALE WAREHOUSE (IWH) MERCREDI(WED)        20H00
  MOVCON
  TRANSPORT
 SCPI (STRA. COM. & PUB. INFO.)

          IMTC

  SRSG 
 DSRSG POLITICAL
  DSRSG-HC-RC
  DMS
  COS & BOI OFFICE
GROUPE 4   DDMS JEUDI (THUR)              20H00
  ENGINEERING
 SUPPLY CHAIN

 CMS
  SSR
  JMAC

 FINANCE & BUDGET


  CSD UNIT

 RATION UNIT
 MEDICAL SERVICE SECTION
 CHILD PROTECTION
GROUPE 5  POLITICAL AFFAIRS VENDREDI (FRI)                20H00
 DDR
  CDT
 PMU

          

CHARGES DE   SECURITY OFFICER MINUSCA (sur Tetra: Sec Call) MERCREDI(WED)  07H30
SECURITE