PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE:

 Denominación del programa de formación: Gestión Administrativa

 Código del programa de formación: 122115

 Nombre del proyecto: 181099 Sistema Integral de ------------

--- ---- Soporte Administrativo (SISA)

 Fase del proyecto : Ejecución

 Actividades del proyecto: Ejecutar actividades planeadas

 Competencia: 210601008 - Organizar la

Documentación Teniendo en Cuenta las Normas Legales y de la Organización

 Resultados de aprendizaje alcanzar: 4003 Recibir documentos empresariales

de acuerdo con las normas de la organización y la legislación vigente. 4004 Despachar los
documentos empresariales teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las
normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de los documentos, las
normas internas y la legislación vigente.

 Duración de la guía: 40 Horas

2. PRESENTACIÓN

Estimado aprendiz bienvenido al tren del conocimiento.

Es indispensable identificar la importancia de las comunicaciones oficiales en las entidades

públicas y privadas, así como también el proceso que se lleva a cabo desde el momento en que se
reciben los documentos hasta que se envían a su destino final. Este proceso cumple funciones
especiales para el manejo de documentos como: la recepción, radicación, distribución,
seguimiento, conservación y eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior
consulta. Por lo tanto, cada una de las funciones existentes dentro del proceso de recepción y
envío de los documentos, controlan tanto las comunicaciones producidas, como las recibidas, de
manera ágil y oportuna, siendo esto parte integral del proceso de Gestión Documental.

Esta guía le permitirá aplicar a través de la ejecución de ejercicios prácticos los procedimientos
para recibir y despachar correspondencia, la identificación de recursos tecnológicos utilizados en
los procesos de recibo,despacho y la normatividad vigente para preservar la documentación.
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3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

La instructora hace llegar al correo de cada aprendiz la guía de aprendizaje a desarrollar.

Igualmente envía documentos de apoyo necesarios para dar respuestas a las actividades
propuestas.
Mediante la técnica didáctica lectura participativa y la consulta, los aprendices realizan lectura,
analizan, comentan, y debaten los temas propuestos en los documentos de apoyo y en la
bibliografía sugerida, para posteriormente dar respuestas a las actividades propuestas. Con esta
técnica se analiza la capacidad de interpretación y se brinda la seguridad necesaria para que el
aprendiz se motive a contribuir con el desarrollo de su aprendizaje

Observo los videos de: Reflexión inicial:

https://www.youtube.com/watch?v=uc079tiAL7w Proceso de gestión documental - gestión
y tramite
PRIMER MOMENTO

Situación Polémica:
La aplicación de la normatividad archivística es el punto de partida para cualquier entidad que desee
mantener organizados sus archivos, una de las principales causas de corrupción en nuestras entidades
pública, se fundamenta en los desórdenes documentales los cuales facilitan la pérdida de evidencias
de los hechos realizados por los funcionarios.

Una de los compromisos éticos de las personas encargadas de apoyar los procesos archivísticos
consiste en asumir con responsabilidad la aplicación de la normatividad archivística.

Reflexiona sobre:

 Recuerde una vivencia personal donde haya entregado un documento ante una
entidad pública, y describa el procedimiento que identificó en el funcionario que lo
(a) atendió para el recibo del documento.

 Escriba su reflexión y anéxela al portafolio de evidencias.

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  ACTIVIDAD No.1. Taller del Acuerdo 060 de 2001 (Recibido de la correspondencia en
las entidades públicas y privadas que cumplen función pública.

 Resolver el cuestionario relacionado a continuación, para lo anterior dar clic en el link para
descargar el material de apoyo.

https://www.defensoria.gov.co/public/Normograma%202013_html/Normas/Acuerdo_060_2
001.pdf

A continuación encontrara una serie de preguntas relacionadas con los resultados de aprendizaje
mencionados en la presente guía, dichas preguntas se desarrollarán teniendo en cuenta el acuerdo 060 de 2001

1. ¿Cuál es el propósito del acuerdo 060 de 2001?

2. ¿Qué entiendes por Comunicaciones Oficiales?
3. ¿Qué es Radicación de Comunicaciones Oficiales?
4. ¿Qué es Registro de comunicaciones Oficiales?
5. ¿Cuáles son los datos que se deben Consignar en proceso de Registro de la correspondencia?
6. ¿Investigar que es ventanilla única en trámite de documentos? Ver la guía de Aprendizaje
7. ¿Cree usted que es importante que una empresa tenga ventilla única para Recepcionar la
correspondencia enviada y recibida, Justificar tu respuesta enfocándola al trámite de
documentos?
8 ¿Que entiendes por unidad de correspondencia?
9 ¿Según el artículo cuarto que entiendes por firmas responsables?
10 ¿Cuál es el procedimiento para la radicación de Comunicaciones oficiales?
11 ¿Dar un ejemplo de un radicado? Puede apoyarse en imágenes de internet
12 ¿mediante qué proceso se oficializa el trámite en una empresa?
13 ¿En cuanto al control de las comunicaciones cuales cual es el protocolo a seguir por una
empresa?
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 14 ¿En cuanto a la numeración de actos administrativos, ¿cuáles son las condiciones para asignar el
número consecutivo a un documento?
15 En las comunicaciones oficiales Recibidas ¿por qué es importante revisarlas? ¿Justificar tu
respuesta?
16 ¿Cuál es el procedimiento a seguir con las comunicaciones que ingresan a la empresa sin
Remitente y firma correspondiente?
17 En las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel ¿por qué se elaboran en original y
máximo 2 copias? ¿Justica tu respuesta?
18 ¿Cree usted que las comunicaciones y tramites enviadas vía fax y por correo electrónico tienen
valides? ¿Por qué?
19 ¿Cuál es el procedimiento a seguir con el horario de Atención? ¿Justifica tu respuesta?
20 ¿Con base en la imagen y teniendo en cuenta el trámite de los documentos? Con tu equipo de
trabajo realizar un drama-

 De acuerdo a la pregunta número 20 en el taller suministrado, Prepare con su grupo un

dramatizado para recrear la temática del acuerdo 060 de acuerdo al artículo correspondiente.
Debo presentar la actividad ante mis compañeros.

 Para finalizar la actividad 1, y con el objetivó de fortalecer los conocimientos, me entregan

una sopa de letras para resolver, para lo anterior debo tener en cuenta la terminología tratada
en el taller anterior.

 Finalmente la instructora formulara aleatoriamente preguntas orales a los aprendices sobre el

tema trabajado.

ESTRATEGIAS DIDÁCTICAS: Trabajo colaborativo

TÉCNICA DE EVALUACIÓN: Formulación de preguntas
INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN: Cuestionario – Taller
TIPO DE EVIDENCIA: Producto
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 “El tramite documental se define como un conjunto de procesos que permiten a las
organizaciones tener el control de la ubicación física y estatus actual y pasado de la
documentación que llega y se genera dentro de ellas, con el fin de mejorar sus flujos y
diligenciamiento”
Anónimo.

FINE COMOJUNTO DE PROCESOS QUE

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2 Elaborar Manual para el manejo de unidad de

correspondencia

 En compañía de mi equipo de trabajo escojo una empresa de la zona, para elaborar un

manual de archivo y correspondendia, en dicho manual se debe indicar como se
realizara el control de las comunicaciones recibidas,radicadas,distrubuidas y a las que
se le debe generar una respuesta.

 Dicho manual debe ser elaborado teniendo en cuenta las normas gramaticales y las de
ICONTEC, además deberá contener imágenes para ilustrar mejor lo que se desea
indicar.
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 ESTRATEGIAS DIDÁCTICAS: Trabajo colaborativo
TÉCNICA DE EVALUACIÓN: Formulación de preguntas
INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN: Valoraciòn de producto
TIPO DE EVIDENCIA: Producto

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 3

https://www.youtube.com/watch?v=cc-CdWXAosQ Recepción y distribución de

documentos

 Presente en un documento de Word, Diagramas de flujo sobre proceso de recibo y despacho

de comunicaciones.
 Presente un cuadro sinóptico donde destaque los aspectos más relevantes del código
contencioso administrativo.
 Además de conocer acerca del proceso de recepción, radicación, distribución, seguimiento,
conservación, de las solicitudes enviadas y recibidas para su posterior consulta, es
indispensable saber aplicar estos procesos al entorno laboral.
 Entonces, teniendo en cuenta las lecturas indicadas en la actividad de contextualización y la
información descrita al inicio de esta actividad, usted debe identificar y analizar diferentes
procesos de un contexto laboral, a través del siguiente ejercicio:
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Inicialmente, identifique una empresa que tenga bien definida la unidad de correspondencia o una
oficina en donde se evidencie la clasificación de las comunicaciones oficiales recibidas y
despachadas.

Tenga en cuenta que la empresa puede ser una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.

Con base en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio, es

momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccionó, los siguientes aspectos:

- ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

- Determine procedimiento para despacho de comunicaciones oficiales de forma interna y externa.

- Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione

¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

- Identifique los diferentes recursos tecnológicos que maneja la entidad en la producción y trámite de
los documentos.

- Realiza consulta en internet sobre recursos tecnológicos fax, correo electrónico, reloj radiador,
servicio al ciudadano, servicios postales 472, utilizados para el recibo y despacho de documentos,
apóyese de videos tutoriales, páginas de entidades públicas que brinden servicio al ciudadano y la
página de servicios postales 472.

- Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la información obtenida en esta actividad y
adiciónelo al documento final de entrega.

El documento puede presentarse a través de un video digital, diapositivas o documento de Word,

incluya imágenes, audios y todos los elementos que permitan evidenciar un trabajo real y creativo.
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 Recomendación: Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que
tenga información relacionada con el mapa conceptual realizado y la información obtenida de
la actividad, para el desarrollo de la actividad de evaluación. Recibirá indicaciones para la
presentación del informe de acuerdo a la lista de verificación.

Con base en ejercicios de simulación se realizará la observación de recibo y despacho de

comunicaciones, aplicando los procedimientos de acuerdo a la normatividad vigente, legislación
archivística y medios tecnológicos disponibles.

 Realice ejercicio de aplicación para conserva las copias de los documentos enviados de
acuerdo con las normas de la Organización y la TRD de una unidad de correspondencia. Para
el desarrollo de esta actividad contará con un taller de clase orientado por su instructora.

 Diseñe un procedimiento para el recibo y despacho de comunicaciones oficiales. Revise los

indicadores en la lista de verificación que se suministrará para evaluación de la actividad.

ESTRATEGIAS DIDÁCTICAS: Trabajo colaborativo

TÉCNICA DE EVALUACIÓN: Valoración del Producto-Formulación
de Preguntas
INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN: Entregable Trabajo escrito.
TIPO DE EVIDENCIA: Desempeño

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 4 Envió y respuesta a la correspondencia

Recibida
https://www.youtube.com/watch?v=cc-CdWXAosQ Recepción y distribución de
documentos
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 Elaborar 5 correspondencias para enviar a una entidad, posterior mente usted mismo deberá
realizar las respuestas a las comunicaciones que así lo ameriten, adicional usted deberá
elaborar los formatos correspondientes para el oportuno control de dicha correspondencia.

 En la actividad anterior usted deberá desempeñar todos los roles que usted considere
necesario para dar el cumplimento al trámite adecuado de la correspondencia.

 Finalmente, leer detenidamente el instructivo que la instructora le suministre para el

cumplimiento de dicha evidencia.

ESTRATEGIAS DIDÁCTICAS: Trabajo Autónomo

TÉCNICA DE EVALUACIÓN: Valoración del Producto
INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN: Entregable Trabajo escrito.
TIPO DE EVIDENCIA: Desempeño

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 5
Presentar Prueba de conocimiento del Recibido, Radicación, Registro y reparto de la
correspondencia.

ESTRATEGIAS DIDÁCTICAS: Trabajo Autónomo

TÉCNICA DE EVALUACIÓN: Formulación de Preguntas – Valoración
INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN: Cuestionario
TIPO DE EVIDENCIA: Conocimiento
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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo
Curricular
Evidencias de Aprendizaje
Evidencias de Conocimiento:
Desarrollo de un cuestionario
de 20 preguntas, taller inicial
del acuerdo 060 de 2001
Quiz : Resolver ejercicios de
Radicación de la
correspondencia recibida y
enviada
Evidencias de Desempeño:
- Dramatizado
-Trabajo escrito donde se
simula el recibido, radicación y
distribución de la
correspondencia
- Trabajo escrito donde se
simula la respuesta a la
correspondencia recibida que
amerite respuesta.
Evidencias de Producto:
Elaborar manual de
correspondencia para una
empresa
Resolver Ejercicios prácticos
de recibido y distribución de
la correspondencia
Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Analiza e interpreta de
manera coherente la Valoración de preguntas/
información contenida en los Cuestionario de preguntas
documentos recibidos, para el
respectivo registro.
Aplica de manera cuidadosa
la comunicación empresarial
y las estrategias de atención al
cliente cara a cara y a través
de medios tecnológicos, de Observación directa/ Lista de
acuerdo con la tecnología chequeo de Exposición
disponible.
Clasifica de manera cuidadosa
la documentación recibida.
Opera de manera responsable
los equipos y programas
(aplicativo) para el recibo y
despacho de documentos
internos y externos; de
acuerdo con el manual de
operación de los equipos
requeridos para el recibo y Valoración de producto/
despacho de documentos. Trabajo escrito
Radica de manera rigurosa los
documentos para la
organización, internos y
externos, aplicando el
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Resolver Ejercicios prácticos
de respuesta de la
correspondencia
software, las normas y la
legislación vigente.
Distribuye rigurosamente los
documentos a las
dependencias encargadas del
trámite, de acuerdo con las
funciones de cada una.

Realiza de manera estricta el

recordatorio de
correspondencia recibida, a
las dependencias respectivas
aplicando el manual de
gestión documental.

Registra con responsabilidad

los documentos internos y
externos por despachar,
aplicando el manual de
gestión documental y la
tecnología disponible.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Para los propósitos de este documento normativo se aplican los siguientes términos y
Definiciones.

Documento de archivo: “Registro de información producida o recibida por una entidad

pública o privada en razón de sus actividades o funciones”.

Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados

archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en
un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su
gestión.
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Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las
entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para
las instituciones.

Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida,

almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante
su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de

su cargo o con su intervención.

Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las

entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su
trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se
empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades
ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s)
Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable
del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.

Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos

documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas
de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas.
Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración;
las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.
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6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

Construya o cite documentos de apoyo para el desarrollo de la guía, según lo establecido en la guía
de desarrollo curricular

https://www.youtube.com/watch?v=cc-CdWXAosQ
https://www.youtube.com/watch?v=uc079tiAL7w
http://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-060-de-2001/
http://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-594-de-2000/

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Adriana María Instructora Red. Adm Y 27 de Enero de 2020

Quintero Salas financiera

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor
(es)
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