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20 Astuces Pour Transformer N'importe Qui en Pro d'Excel.

Par Nicolas, le 08 Avril 2020 2M VUES Partager Enregistrer Noté 4 - 253


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Vous cherchez des astuces pour devenir un pro d'Excel ?

Personne ne peut nier l'importance de bien maîtriser Excel au bureau.


Pourtant, aussi bien les débutants que les utilisateurs expérimentés ne
connaissent pas forcément toutes les astuces utiles. Alors voici 20 trucs et
astuces pour vous transformer en pro de Microsoft Excel :

1. Un clic pour tout sélectionner Vous savez peut-être comment


sélectionner toutes les cellules en utilisant le raccourci Control (Ctrl) + A sur
votre clavier. Mais peu d'utilisateurs savent qu'avec un seul clic dans le
bouton du coin, comme montré ci-dessous, toutes les données sont
sélectionnées instantanément.

2. Ouvrir plusieurs fichiers en même temps Quand vous avez besoin


d'utiliser plusieurs fichiers en même temps, au lieu de les ouvrir un par un, il
existe une astuce pour les ouvrir tous en 1 seul clic. Sélectionnez les
fichiers que vous souhaitez ouvrir et appuyez sur la touche Entrée. Tous les
fichiers vont s'ouvrir simultanément.

3. Basculer entre plusieurs fichiers Excel Quand vous avez plusieurs


feuilles de calcul ouvertes, ce n'est pas très pratique de passer de l'une à
l'autre. Et si vous avez le malheur de vous tromper de fichier, vous pouvez
compromettre tout votre projet. Utilisez le raccourci Ctrl + Tab pour passer
d'un fichier à l'autre facilement.

4. Ajouter un nouveau raccourci dans le menu Par défaut, il y a 3 raccourcis


dans le menu du haut qui sont Sauvegarder, Annuler et Rétablir. Mais si
vous souhaitez utiliser davantage de raccourcis, comme Copier et Coller
par exemple, vous pouvez les ajouter de cette façon : Fichier --> Options
--> Barre d’outils --> Accès rapide et ajoutez Couper et Coller depuis la
colonne de gauche à droite et sauvegardez. Vous verrez alors 2 raccourcis
ajoutés dans le menu du haut.

5. Ajouter une ligne diagonale à une cellule Quand vous créez par exemple
une liste d'adresses de clients, vous avez peut-être besoin de faire une
ligne diagonale de séparation dans la 1re cellule. C'est utile pour faire la
différence entre les informations en colonne et en ligne. Mais comment faire
ça ? Faites un clic droit sur la cellule, puis cliquez sur Format de cellule,
Bordures, et enfin sur le bouton en bas à droite (diagonale descendante) et
validez.

6. Ajouter plusieurs colonnes ou lignes en même temps Vous savez


sûrement comment ajouter une nouvelle ligne ou une nouvelle colonne.
Mais cette méthode fait perdre beaucoup de temps. Car il faut répéter la
manip autant de fois que vous avez de colonnes ou lignes à ajouter. La
meilleure solution est de sélectionner plusieurs colonnes ou plusieurs
lignes, puis de faire un clic droit sur la sélection et de choisir "Insérer" dans
le menu déroulant. Les nouvelles lignes seront alors insérées au-dessus de
la ligne ou à gauche de la colonne que vous avez sélectionnée en premier.

7. Déplacer rapidement les données de plusieurs cellules Si vous souhaitez


déplacer une colonne de données dans une feuille de calcul, la façon la
plus rapide consiste à choisir la colonne puis à mettre votre pointeur sur le
bord de la colonne. Et quand il se transforme en icône en forme de flèches
croisées, cliquez dessus et laissez appuyer pour déplacer librement la
colonne où vous voulez. Et si vous avez aussi besoin de copier les
données ? Il suffit d'appuyer sur la touche Control (Ctrl) avant de déplacer
la colonne. La nouvelle colonne copiera toutes les données sélectionnées.

8. Supprimer rapidement des cellules vides Quand on remplit des


informations pour le travail, on a parfois des données qui manquent.
Résultat, certaines cellules restent vides. Si vous avez besoin de supprimer
ces cellules vides pour garder vos calculs justes, notamment quand vous
calculez une moyenne, la façon la plus rapide est de filtrer toutes les
cellules vides et de les supprimer avec 1 seul clic. Choisissez la colonne
que vous souhaitez filtrer, puis cliquez sur Données et Filtrer. Cliquez sur
Désélectionner et choisissez la dernière option nommée Cellules vides.
Toutes les cellules vides sont ainsi sélectionnées. Vous n'avez plus qu'à les
supprimer pour les faire disparaître.

9. Comment faire une recherche approximative Vous savez peut-être


comment activer la recherche rapide en utilisant le raccourci Ctrl + F. Mais
saviez-vous qu'il est possible de faire une recherche approximative en
utilisant les symboles ? (point d'interrogation) et * (astérisque) ? Ces
symboles sont à utiliser quand vous n'êtes pas sûr des résultats que vous
recherchez. Le point d'interrogation est à utiliser pour remplacer un seul
caractère et l'astérisque pour un ou plusieurs caractères. Et si vous vous
demandez comment faire pour chercher un point d'interrogation ou un
astérisque, il suffit d'ajouter simplement le symbole Vague ~ devant comme
ci-dessous.

10. Comment extraire les valeurs uniques d'une colonne Avez-vous déjà
eu un tableau dans lequel vous vouliez extraire les valeurs uniques d'une
colonne ? Vous connaissez sûrement la fonction Filtre d'Excel, mais peu de
gens utilisent le Filtre Avancé. Pourtant, il s'avère pratique pour extraire les
valeurs uniques d'une colonne. Cliquez sur la colonne concernée puis allez
sur Données --> Avancées. Un pop-up va apparaître. Dans ce pop-up,
cliquez sur Copier vers un autre emplacement. Puis choisissez où vous
souhaitez copier les valeurs uniques en remplissant le champ Copier dans.
Pour remplir ce champ, vous pouvez directement cliquer la zone que vous
avez choisie. Cela évite de taper les valeurs précises. Il ne vous reste plus
qu'à cocher la case Extraction sans doublon et de cliquer sur OK. Les
valeurs uniques seront alors copiées dans la colonne que vous avez
spécifiée et pourront ainsi être comparées avec les données de la colonne
de départ. C'est pour cette raison qu'il est conseillé de copier les valeurs
uniques dans un nouvel emplacement.

11. Restreindre les données entrées avec la fonction validation des


données Pour conserver la cohérence des données, vous avez parfois
besoin de restreindre les valeurs que les utilisateurs peuvent entrer dans
une cellule. Dans l'exemple ci-dessous (en anglais), l'âge des personnes
doit obligatoirement être un nombre entier. Et tous les gens participant à
cette enquête doivent avoir entre 18 et 60 ans. Pour s'assurer que les
participants en dehors de cette tranche d'âge n'entrent pas de données, il
faut aller sur Données --> Validation des données, et ajouter les critères de
validation. Ensuite, cliquez sur l'onglet Message de saisie et entrez un
message comme celui-là "Merci d'utiliser un nombre entier pour indiquer
votre âge. L'âge doit obligatoirement être entre 18 et 60 ans." Les
utilisateurs recevront ainsi ce message quand ils passeront leur souris sur
les cellules concernées et auront un message d'avertissement si l'âge entré
est en dehors de cette tranche d'âge.

12. Navigation rapide avec Ctrl + bouton fléché Lorsque vous cliquez sur
Ctrl + n'importe quelle touche fléchée sur le clavier, vous pouvez vous
déplacer en un clin d'oeil aux 4 coins de la feuille de calcul. Si vous avez
besoin de vous déplacer sur la dernière ligne de vos données, essayez de
cliquer sur Ctrl + flèche du bas.
13. Transformer une ligne en colonne Vous avez besoin d'afficher vos
données en colonne alors qu'elles sont en ligne ? Pas besoin de retaper
toutes vos données. Voici comment faire. Copiez la zone que vous
souhaitez transformer en colonne. Puis placez le curseur sur la cellule de la
ligne où les données doivent être placées. Faites Edition puis Collage
spécial. Cochez la case Transposé et cliquez sur OK. Et voilà, vos données
sont désormais affichées en colonne. Sachez que cette astuce fonctionne
aussi pour transformer une colonne en ligne.

14. Cacher des données soigneusement Presque tous les utilisateurs


d'Excel savent comment cacher les données en faisant un clic droit et en
choisissant Cacher. Mais le souci c'est que ça peut se voir facilement si
vous avez peu de données sur la feuille de calcul. La meilleure façon et la
plus facile pour cacher des données soigneusement est d'utiliser un format
de cellule spéciale. Pour ce faire, choisissez la zone à masquer puis faites
un clic droit pour choisir Format de cellule. Choisissez Personnalisée et
placez le curseur dans Type. Tapez le code ";;;" sans les guillemets.
Appuyez sur OK. Le contenu de la cellule est maintenant invisible. Ces
données seront uniquement visibles dans la zone de prévisualisation à côté
du bouton Fonction.

15. Combiner le contenu de plusieurs cellules en 1 seule Pas besoin


d'utiliser des formules compliquées pour combiner le contenu de plusieurs
cellules. Du moment que vous savez utiliser le symbole &, vous n'avez pas
de soucis. Ci-dessous, il y a 4 colonnes avec du texte différent dans
chacune. Mais comment faire pour les combiner en 1 seule ? Sélectionnez
une cellule où vous souhaitez afficher le résultat. Ensuite, utilisez la formule
avec le & comme indiqué ci-dessous sur l'impression d'écran. Enfin tapez
Entrée pour que tout le contenu de A2, B2, C2 et D2 soit combiné en 1
seule cellule, ce qui donnera LizaUSA25@.

16. Passez des lettres minuscules en majuscules Vous souhaitez passer


des lettres minuscules en majuscules ? Voici une formule simple pour le
faire. Dans le champ fonction, tapez simplement MAJUSCULE comme
indiqué dans l'impression d'écran ci-dessous. Et pour faire passer des
lettres majuscules en minuscules, tapez MINUSCULE. Enfin pour mettre
une majuscule seulement sur la 1re lettre, tapez NOMPROPRE.

17. Comment entrer une valeur commençant par 0 Quand une valeur
commence par le chiffre zéro, Excel supprime le zéro automatiquement. Ce
problème peut être facilement résolu en ajoutant une apostrophe avant le
premier zéro comme indiqué ci-dessous.

18. Accélérer la saisie de termes compliqués avec la correction


automatique Si vous avez besoin de saisir plusieurs fois un texte compliqué
à taper, le meilleur moyen de le faire est d'utiliser la fonction correction
automatique. Cette fonction remplacera automatiquement votre texte par le
texte correct. Prenons, par exemple, École Polytechnique, qui peut être
remplacé par un mot plus simple à taper comme Poly. Une fois la fonction
activée, à chaque fois que vous tapez Poly, il est corrigé en École
Polytechnique. Pratique n'est-ce pas ? Pour mettre en marche cette
fonction, allez sur Fichier --> Options --> Vérification --> Correction
automatique. Puis renseignez le texte à remplacer par le texte correct
comme indiqué ci-dessous :

19. Un clic pour obtenir des calculs automatiques La plupart des utilisateurs
savent que l'on peut obtenir facilement des informations intéressantes
comme la Moyenne et la Somme en jetant un coup d'oeil sur la barre de
statut en bas à droite. Mais saviez-vous que vous pouviez faire un clic droit
sur cette barre pour obtenir plein d'autres calculs automatiques ? Essayez
et vous verrez que vous avez le choix.

20. Renommer une feuille de calcul en utilisant un double-clic Il a plusieurs


façons de renommer des feuilles de calcul. La plupart des utilisateurs font
un clic droit dessus puis choisissent Renommer. Mais cela fait perdre pas
mal de temps. La meilleure façon de le faire est de cliquer 2 fois sur l'onglet
à renommer et de le renommer ici directement. Et voilà, j'espère que vous
vous sentez un peu plus à l'aise avec Excel maintenant :-) Sachez que ces
exemples sont basés sur Microsoft Excel 2010 mais devraient aussi bien
fonctionner sur Excel 2007, 2013 ou 2016.

Découvrez l'astuce ici : https://www.comment-economiser.fr/trucs-astuces-


excel-2010-gratuit.html