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LES

ORGANIGRAMMES DE
DONNEES

PLAN

Introduction

I. Définition et but
A. Définition
B. But
II. Les symboles
A. Les symboles d’information
B. Les symboles de traitement
C. Les symboles de liaison
D. Les symboles auxiliaires

Cas d’application

Corrections

Conclusion

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Introduction

L’organisation du travail administratif exige souvent l’informatisation des travaux


administratifs. Pour transformer les données de base en informations de sortie, il faut donner à
l’ordinateur des instructions lui indiquant de façon précise et complète les opérations à
effectuer et leur enchaînement.

Avant de rédiger ces instructions, il est nécessaire d’analyser le traitement d’abord


globalement. Cette description générale du traitement se fait schématiquement par le biais
d’un organigramme des données.

I. Définition et but
A. Définition

L’organigramme de données représente le cheminement des informations qui


interviennent dans la résolution d’un problème. Il définit les grandes phases ou étapes du
traitement et fait apparaître les différents supports d’information utilisés.

B. But

L’organigramme permet de présenter, sur une forme visuelle des analyses de situation
ou de traitement d’informations, des synthèses de documents, des directions ; cet outil
constitue donc un instrument d’analyse, de réflexion et de communication.

II. Les symboles

Les symboles utilisés dans la construction de l’organigramme des données sont


extraits de la norme N F Z 67-010 de l’AFNOR.

Cette symbolisation comprend quatre groupes :

A. Les symboles d’information

Ils concernent pour la plupart :

 les documents ou supports d’information qui interviennent en entrée ou en sortie,


Exemple : bande magnétique, fiches…
 les fichiers (ou mémoires) consultés ou constitués lors des traitements. Exemple :
fichier stocks sur disques, fichier personnel, ensemble de bons de commandes, etc…
 le dispositif d’affichage ou d’impression (entrée ou sortie) : l’écran.

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Ces symboles sont les suivants :

Types de symboles Signification


Symbole général d’information

Document imprimé

Document sortant

Document entrant

Ecran

Bande magnétique

Casette magnétique

Disque magnétique

Disquette

Paquet de cartes

B. Les symboles de traitement

Ce sont en général les opérations sur fichiers c’est-à-dire tout traitement effectué sur
n’importe lequel des fichiers. Il peut s’agir du classement, de la fusion, de la séparation, de
l’extraction ou de la mise à jour (supprimer un article nouveau ou modifier une ou plusieurs
rubriques dans un article).

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Ces symboles sont les suivants :

Types de symboles Signification


Symbole général de traitement
Opération manuelle
Extraction
Tri
Fusion
Séparation
classement

C. Les symboles de liaison

Ils matérialisent les liaisons entre les différents symboles de l’organigramme. Ce sont
les transferts d’informations d’un support à un autre, ou alors les transmissions d’un terminal
à un autre.

Ces symboles sont les suivants :

Types de symboles Signification


Liaison
Transmission

D. Les symboles auxiliaires

Ils permettent de faire des renvois ou des commentaires.

Ces symboles sont les suivants :

Types de symboles Signification


Renvoi
Commentaire

Remarques

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 L’organigramme de données se lit du haut vers le bas ;
 Tous les supports utilisés sont représentés par leurs symboles correspondants ;
 A l’intérieur des symboles de traitement, on précise toujours l’unité de traitement
(UT) ;
 Si une même application comporte plusieurs unités de traitement, celles-ci sont
numérotées ;
 Si un même support est utilisé en entrée (exemple consultation d’un fichier « client »)
et en sortie (mise à jour du fichier « clients »), la matérialisation de ces étapes peut
être représentée une seule fois (flèche à double sens) ;
 Les commentaires sont en pratique réduits au minimum. Ils n’interviennent que
lorsque l’interprétation n’est pas évidente ;
 Les symboles de liaison doivent être de préférence verticales et horizontale ;
 Chaque symbole d’unité de traitement doit comporter un commentaire ;
 Chaque traitement doit en principe aboutir à un résultat inscrit soit sur un imprimé,
soit sur un support automatique. Mais parfois un traitement peut déboucher à un autre ;
 Les informations inscrites sur imprimés ne peuvent pas être saisies sur un support
automatique sans passer par le clavier.

Cas d’application

1) Les bons de commande reçus des clients, sont enregistrés sur bande magnétique.
Les fichiers « clients » et « produits » sont implantés sur disque magnétique. Pour traiter la
commande il faut consulter les fichiers « commande », « clients », « produits » et mettre à
jour les fichiers « clients » et « produits » afin d’éditer les factures et les bons de livraison.
Les factures sont ensuite enregistrées sur bande magnétique.

Travail à faire : présentez le traitement des commandes de la société MCH par un


organigramme des données.

2) Dans une entreprise de confection, les commandes reçues sont enregistrées chaque
jour sur bande magnétique. Deux fois par semaine, on établit les factures. Les fichiers
produits et clients étaient implantés sur bande magnétique, on commence par trier les
informations de la bande magnétique commande d’après le numéro de référence des articles :
on peut alors valoriser chaque ligne de commande. Puis on trie les informations d’après le
numéro des clients : on calcule alors les factures et on édite, les factures sont aussi
enregistrées sur une bande magnétique en vue de traitements ultérieurs.

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Travail à faire : présentez le traitement de ces commandes par un organigramme de
données.

3) Présenter l’organigramme des données relatif à la réalisation des factures chez un


fabricant de meubles : les représentants transmettent les commandes recueillies sur carte
perfostyl ; un premier traitement consiste à transcrire ces cartes sur disquette. Les factures
sont ensuite calculées par consultation des fichiers clients et produits tenus sur disques ; le
système édite la facture, les bons de livraison et met à jour le fichier clients.

4) Votre société est en rapport avec de nombreux clients et vient de décider de passer
toute sa comptabilité sur ordinateur. Le travail essentiel consiste à mettre en place le « fichier
clients » (passage du fichier traditionnel à un fichier sur disque).

La confection du fichier clients sera réalisée de façon suivante :

 report des renseignements concernant les clients sur les bordereaux de saisie,
 à partir des bordereaux de saisie, confection d’un premier fichier sur disquette,
 transformation du fichier sur disquette en fichier sur disque.

Travail à faire : représenter sur un organigramme de données la confection du fichier


clients.

Corrections

Exercice 1 Traitement des commandes de la société MCH

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BC

Enregistrement du BC sur
bande magnétique

Fcde

FC FP

UT1 Vérification de la conformité des


produits et MAJ du FC et FP

Fcde FP
FC

Edition facture et bon de


UT2 livraison

F BL

UT3 Enregistrement des factures sur


bande magnétique

Exercice 2 Entreprise de confection : traitement des commandes

Cde

Enregistrement des commandes sur le


bande magnétique
Cde 1 P

Tri des informations de la BM


commande d’après le numéro des
articles
UT1

Cde
2 C

Tri des informations de la


commande d’après le numéro des
UT2 clients
d’après le numéro des clients

Cde 3
C P
3
Calcul des factures, édition et
enregistrement sure bande
UT 3 magnétique
enregistrement sur BM

F F

Exercice 3 Réalisation des factures

Cdes

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Transcription des cartes sur
disquette
UT1
FP FC
Consultation des fichiers clients et
fichiers produits,
UT2 édition des factures et BL et mise à
jour du FC

BL F

Exercice 4 Confection du fichier clients

FR

Report des renseignements concernant les


clients sur les bordereaux de saisie 9
bordereaux de saisie

BS
partir du bordereau de saisie sur disquette

FR

Transformation du fichier sur disquette en


fichier sur disque
UT1

FR

Conclusion

En définitive, nous pouvons dire que l’organigramme de données est utilisé au cours
d’un traitement automatique lorsque le problème est complexe et permet une analyse très
poussée de l’enchainement des opérations. Il est important car il permet d’avoir une
représentation visuelle de l’ensemble du problème.

Références bibliographiques

Martin FOKAM, Travaux d’Application et de Synthèse, Tle G1,


Nouvelles Etudes De Cas, les éditions Saint-François,

10
Cameroun 1994.

Martin FOKAM, Méthodes Administratives et Commerciales, P et Tle


G.T.1, les éditions sysah computer, Cameroun 1997.

O. Girault, et B. Chauvois, Travaux Pratiques de Secrétariat, Niveaux 3, BTS


secrétaire, Les éditions Foucher, Paris 1972.

O. Girault, et B. Chauvois, Organisation Administrative T. 2, Enseignement


Supérieure Technique Formation permanente, Les
éditions Foucher, Paris 1977.

O. Girault, et B. Chauvois, Organisation et Méthodes Administratives T. 2,


Bureautique et Communication, les éditions Foucher,
Paris 1987.

O. Girault, L. ALLEGRE, Information Communication Organisation, BTS


Tertiaire Nouvelles éditions, Foucher, Paris 2001.

Rachel TCHIENDA, Méthodes Administratives et Commerciales, BTS,


Tome 1, Providence édition 2009, non publié.

Rachel TCHIENDA, Méthodes Administratives et Commerciales, BTS,


Tome 2, Providence édition 2009, non publié.

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