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COURS D’ORGANISATION DU

TRAVAIL ADMINISTRATIF 2ème ANNÉE


ESCOM

OBJECTIFS DU COURS :
À la fin de ce cours l’élève doit être capable de :
- pratiquer le classement des documents administratifs ;
- produire l’information ;
- identifier les différents types d’information dans l’entreprise ;
- distinguer les stations intervenant dans la prise de décision.

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CHAPITRE I : LE CLASSEMENT DES
DOCUMENTS DANS L’ENTREPRISE :
LES ORDRES PRINCIPAUX

RÉVISION

Ordre de classement signifie la méthode suivant laquelle les documents ou les


rubriques sont classés les uns à la suite des autres. Il désigne aussi la façon méthodique
d’après laquelle les dossiers sont rangés.
- Indexage : c’est une opération qui consiste à retenir le mot directeur et à présenter la
rubrique dans un certain ordre alphabétique.
- rubrique : est un ensemble de mots indissociables. C’est le mot ou le groupe de mots
qui forment la dénomination (patronyme, raison sociale, titre d’ouvrage, intitulé d’un
dossier…).
- Mot directeur : c’est le mot principal à partir duquel s’effectue le classement.

Il existe des ordres principaux et des ordres dérivés de classement.


- Les ordres principaux sont : le classement alphabétique, le classement numérique et
le classement idéologique.
- Les ordres dérivés : le classement alphanumérique, le classement décimal, le
classement chronologique,le classement géographique.

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LEÇON 1 : LE CLASSEMENT
ALPHABÉTIQUE

1. PRINCIPE
Il consiste à classer les mots selon l’ordre des lettres de l’alphabet. Le classement se
fait sur la première lettre du mot ; en cas de similitude, sous classement sur la deuxième lettre.
L’application de cette règle est simple pour les mots isolés. Elle devient complexe
pour les dénominations comportant un ensemble de mots car, il faut choisir le mot directeur.
Après avoir choisi le mot directeur, on procède à l’indexage de la rubrique et au
classement suivant l’ordre des lettres de l’alphabet. L’indexage alphabétique consiste à
placer le mot directeur en premier, suivi des mots qui viennent normalement après lui, ensuite
entre parenthèses ou après la virgule des mots qui le précédent.

RÈGLES DE CHOIX DU MOT DIRECTEUR


Pour les rubriques comportant plusieurs mots, le mot directeur est :
 Le premier nom de personne : ne pas tenir compte des prénoms ni des particules de
et d’ ; les noms commençant par Saint, Sainte… sont classés au mot entier ; les mots unis par
un trait d’union sont considérés comme un seul mot.

Exemple : Salon de coiffure ABOMO ATANGANA ABOMO


ATANGANA (Salon de coiffure)
Laboratoire du Docteur MBONDJI-MBONDJIMBONDJI-MBONDJI
(Laboratoire du Docteur)
Les alimentations Jean d’ESTRESESTREES (Les alimentations Jean d’)
Boulangerie Saint-ThomasSaint-Thomas (Boulangerie)

 Le premier nom propre géographique : ne pas tenir compte des articles ; les points
cardinaux et le mot Centre sont considérés comme noms propres s’ils n’ont pas de
complément.

Exemple : Pharmacie de BonamoussadiBONAMOUSSADI (Pharmacie de)

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Commissariat du CentreCENTRE (Commissariat du)
Boulangerie Pâtisserie d’AkwaAKWA (Boulangerie Pâtisserie d’)
Les tanneries du Nord CamerounCAMEROUN (Les tanneries du Nord)

 Le toponyme est un nom propre servant à désigner un lieu déterminé. Il est considéré
comme mot directeur.
Exemple : les vestiges du lac Nyos LAC NYOS (les vestiges du)
Cimetière bois-des-singesBOIS-DES-SINGES (cimetière)
 Un adjectif géographique est formé à partir d’un nom propre géographique. Il est
considéré comme mot directeur.
Exemple : société camerounaise du bois CAMEROUNAISE du bois
(société)
 Les mots inventés sont considérés comme mot directeur
Exemple: horlogerieTic-tacTIC-TAC (horlogerie)

 L’adjectif numéral ordinal ou cardinal est considéré comme directeur


Exemple : école de la 3e rue TROISIEME rue (école de la)
Boutique aux mille feux MILLE feux (boutique aux)
 Le prénom s’il est le seul nom de personne de la rubrique ou s’il est relié au nom
de famille par un trait d’union.
Exemple : salon de coiffure NicoleNICOLE (salon de coiffure)
Salon de coiffure Nicole-EBELLENICOLE-EBELLE (salon de coiffure)
Salon de coiffure Nicole EBELLEEBELLE (salon de coiffure Nicole)
 Le premier nom publicitaire ou étranger : ne pas tenir compte des articles et
prépositions français.

Exemple : Droguerie New Star New Star


(Droguerie)
Ecole Privée Laïque les RossignolsRossignols (Ecole Privée Laïque les)
Savon Le ChatChat (Savon Le)
Restaurant Self-serviceSelf-service (Restaurant)

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Le sigle : classer au sigle si on n’en connaît pas la signification ; dans le cas contraire,
classer à la dénomination complète.
Exemple : SOCADI
CEMAC = Communauté Economique et Monétaire d’Afrique Centrale
ONU = Organisation des Nations Unis

AFRIQUE Centrale (Communauté Economique et Monétaire d’) voir


CEMAC
ORGANISATION des Nations Unis voir ONU
SOCADI
 Les titres : s’ils sont reliés au nom de famille par un trait d’union, ils forment avec le
nom de famille le mot directeur.
Exemple : étude Maître-MOMO MAITRE-MOMO (étude)
Clinique du docteur EVINAEVINA (clinique du docteur)
 Le premier nom commun (excepté Société et Compagnie) ou le premier adjectif pris
substantivement, ou le premier verbe.
Exemple : Le Grand Hôtel GRAND Hôtel
(Le)
Société camerounaise des chaussures plastiques CHAUSSURES
plastiques (Société camerounaises des)
Compagnie des producteurs de sucre PRODUCTEURS de sucre
(Compagnie des)
Vivre en harmonie VIVRE en harmonie

 Exceptions : les noms société et compagnie si c’est le seul nom commun de la


rubrique ; l’adjectif qui précède un nom commun unique ou l’adjectif numéral qui précède le
premier nom commun.

Exemple : Compagnie générale forestière COMPAGNIE générale forestière


Aux cent mille chaussures CENT MILLE chaussures (Aux)
Société des trois résidences TROIS résidences (Société des)
Nouveau parc floral NOUVEAU parc floral

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 Un verbe à l’infinitif est considéré comme un mot directeur.
Exemple : comment se faire belle SE FAIRE belle (comment)

 Les locutions identifiantes : une locution identifiante est tout groupe de mots
indissociable, essentiel pour l’identification d’une personne morale. Il est considéré comme
mot directeur.
Exemple : restaurant le Gourmet LE GOURMET (restaurant)
Supermarché aux bas prixAUX BAS PRIX (supermarché)

2. AVANTAGES
- Classement simple pour les noms de personnes ;
- Pratique, cette classification se prête à une extension infinie ;
- Recherche rapide si le nombre de documents est réduit (moins de 250).

3. INCONVÉNIENTS
- Nécessité de connaitre parfaitement les règles de classement ;
- Il est peu sûr, on ne peut pas facilement déceler l’absence d’un document ou son
mauvais classement.

4. UTILISATION
Le classement alphabétique est utilisé dans tous les domaines. En effet, il est présent
dans les autres ordres de classement.
NB : le renvoi est l’inscription supplémentaire faite dans un répertoire au cas où la
rubrique comporte plus d’un mot directeur.

EXERCICE D’APPLICATION
Classez les rubriques ci-après selon l’ordre alphabétique, en respectant les règles de
choix du mot directeur :

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- Société agricole du Nord Cameroun - SCB
- Garage du Centre de la Région - Société financière internationale
- La Centrale de Peinture - Café BABASSOU
- Le club des vrais amis - Avenue du Général De Gaule
- Restaurant « An 2000 » - Aux 600 mètres de tissus

EXERCICE D’APPLICATION
Classez les rubriques ci-après selon l’ordre alphabétique, en respectant les règles de
choix du mot directeur :

- Société agricole du Nord Cameroun - SCB


- Garage du Centre de la Région - Société financière internationale
- La Centrale de Peinture - Café BABASSOU
- Le club des vrais amis - Avenue du Général De Gaule
- Restaurant « An 2000 » - Aux 600 mètres de tissus

EXERCICE D’APPLICATION
Classez les rubriques ci-après selon l’ordre alphabétique, en respectant les règles de
choix du mot directeur :

- Société agricole du Nord Cameroun - SCB


- Garage du Centre de la Région - Société financière internationale
- La Centrale de Peinture - Café BABASSOU
- Le club des vrais amis - Avenue du Général De Gaule
- Restaurant « An 2000 » - Aux 600 mètres de tissus

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LEÇON 2 : LE CLASSEMENT
NUMÉRIQUE

1. PRINCIPE
Le classement numérique consiste à attribuer aux documents à classer un numéro
d’ordre et à ranger ces documents selon la suite naturelle des nombres entiers.

2. AVANTAGES
- Il est simple (il suffit d’attribuer des numéros séquentiels aux dossiers) ;
- Il est discret ;
- Les déclassements sont facilement repérables.

3. INCONVÉNIENTS
- Il nécessite toujours l’établissement d’un répertoire alphabétique :
- Il est inefficace sans la liste nominative des dossiers identifiés par des numéros.

NB : le répertoire alphabétique est donc indispensable pour retrouver rapidement les
dossiers connaissant leur dénomination.

4. UTILISATION
Le classement numérique est généralement utilisé pour ranger des dossiers de volume
élevé, les fichiers confidentiels. Il est associé aux autres ordres de classement.

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EXERCICE D’APPLICATION
EXERCICE 1 : classez numériquement les élèves de votre classe en attribuant à
chacun une année de naissance. Faites le répertoire alphabétique de ce classement.

EXERCICE 2 : en adoptant la classification numérique, présentez les dossiers ci-


dessous, tels qu’ils se trouvent dans le meuble de classement et tracez le répertoire
alphabétique correspondant.
 Laboratoires médicales MEKA
 Les provenderies de l’Ouest
 Union allumettière camerounaise
 Société avicole Jean-Rameau
 Cabaret chez Marguerite
 Collège Saint Benoit
 Le complexe du cinquantenaire
 Office national du tourisme
 Société UNALOR
 Collège Sacré-Cœur.

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LEÇON 3 : LE CLASSEMENT
IDÉOLOGIQUE OU THÉMATIQUE

INTRODUCTION

Le classement alphabétique et le classement numérique conviennent parfaitement


chaque fois que le rangement et la recherche du document ont comme point de départ une
dénomination ou un numéro d’ordre. Cependant si d’autres critères que la dénomination ou le
numéro d’ordre doivent être retenu pour déterminer le classement, il est préalable d’utiliser le
classement idéologique qui mettra en évidence :

 le contenu du document ;
 le sujet qu’il développe ;
 l’idée qui a inspiré son auteur.

1. DÉFINITION

Le classement idéologique encore appelé le classement thématique consiste à


classer des documents selon un ordre logique, par thème, ou par idée.

2. PRINCIPE

Le classement idéologique se fait à l’aide d’un plan de classement établi à partir des
documents à classer. Ceux-ci sont répartis par un plan de classement à savoir :

- L’ensemble est divisé en sujets ;


- Chaque sujet est subdivisé en sous-sujets ;
- Chaque sous-sujet en sous-sous-sujet et ainsi de suite.

Les subdivisions sont en général classées alphabétiquement pour faciliter la recherche.

L’analyse des sujets et des sous-sujets sera plus approfondie si le nombre de


documents à classer est important ; les sous-sujets et les subdivisions sont classés soit par
ordre alphabétique, soit par ordre numérique pour faciliter la recherche.

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3. AVANTAGES, INCONVÉNIENTS ET UTILISATION

a. Avantages
- Le classement idéologique est adapté au classement de la documentation et à la
recherche documentaire ;
- Le classement idéologique peut se subdiviser autant que nécessaire.
- Il est extensible ;
- Le regroupement des informations par thème facilite le traitement

b. Inconvénients
- Le plan du classement est délicat à établir ;
- La recherche peut être assez longue (prévoir les renvois lorsqu’un document traite de
plusieurs sujets) ;
- La sécurité n’est pas parfaite (risques d’erreurs lors du classement).
c. Domaine d’utilisation
- Le classement idéologique est utilisé pour le rangement de la documentation par
exemple : le classement des livres dans les bibliothèques ;
- Il est également utilisé pour le classement des produits dans les pharmacies.

Le classement idéologique est utilisé dans tous les domaines de la vie. Rayons de
magasins, bibliothèque, urbanisme, médecine, dossiers clients et fournisseurs…

PRÉSENTATION DU TABLEAU DU PLAN DE CLASSEMENT IDÉOLOGIQUE

SUJET SOUS-SUJETS SOUS-SOUS- SUJETS

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EXERCICES

EXERCICE 1 

La bibliothèque de votre lycée vous demande de classer idéologiquement les livres


suivants :

- Apprendre à sténographier ; OTA 1er cycle ; Comptabilité ;


- Mathématique générale ; OTA 2nd cycle ; Apprendre à sténographier 2nd cycle ;
Mathématiques ; Mathématique financière
- Organisation du travail administratif (OTA) ; Apprendre à sténographier 1er
cycle ; Comptabilité analytique ; comptabilité générale
- Chimie ; Chimie organique ; Electrotechnique 2nd cycle ; Technologie ;
- Physique 1er cycle ; Chimie industrielle ;
- Technologie 1er cycle ; Physique 2nd cycle ; Physique ; Electrotechnique 1er
cycle ; Electrotechnique ; Technologie 2nd cycle

CORRECTION

SUJETS SOUS-SUJETS SOUS-SOUS-SUJETS


Apprendre à sténographier 1er cycle
Apprendre à sténographier Apprendre à sténographier 2nd cycle

ENSEIGNEMENT
COMMERCIAL
Comptabilité analytique
Comptabilité Comptabilité générale
Mathématiques commerciales
Mathématiques Mathématiques financières
Organisation du travail administratif 1er
Organisation du travail administratif cycle
Organisation du travail administratif 2nd
cycle
Chimie industrielle
Chimie Chimie organique

ENSEIGNEMENT
INDUSTRIEL Electrotechnique 1er cycle
Electrotechnique Electrotechnique 2nd cycle
Physique 1er cycle
Physique Physique 2nd cycle
Technologie 1er cycle
Technologie Technologie 2nd cycle

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CONCLUSION

En définitive, il était question pour nous d’étudier le classementidéologique encore


appelé le classement thématiquequi consiste à classer des documents selon un ordre logique,
par thème, ou par idée. Ce classement est important pour ranger la documentation, car il peut
se subdiviser autant que nécessaire afin de faciliter la recherche.

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CONSOLIDATION

Exercice 1

Le lycée technique de Douala-Bassa dans son enseignement technique commercial


enseigne : Français, mathématique et comptabilité ; elles englobent donc les mathématiques
appliquées, mathématiques financières, mathématiques générales, comptabilités analytiques,
comptabilités générales, les statistiques, la rédaction française, la grammaire, la conjugaison
et l’orthographe.

Travail à faire : Etablissez un plan de classement idéologique de ces différentes matières.

CORRECTION

PARTIE SUJET SOUS-SUJETS SOUS- SOUS -SUJETS

Comptabilité analytique
Comptabilités
Comptabilité générale
section
Conjugaison
Enseignement Commercial
Technique
Français
Grammaire
Orthographe
Rédaction Française
Appliquée
Financière
Mathématiques
Statistique

Exercice 2

Classer idéologiquement les rubriques suivantes :

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- Lycée Technique de DOUALA-BASSA ;
- Lycée Technique de KOUMASSI ;
- Collège SAINT-LAURENT ;
- Ecole primaire la SOURCE ;
- Ecole publique d’AKWA ;
- Ecole publique de DEIDO ;
- Ecole de la NOUVELLE GENERATION ;
- Ecole publique de NDOGBONG ;
- Collège SAINTE-MARTHE ;
- Lycée Technique de nylon BRAZAVILLE.

CORRECTION

SUJETS SOUS-SUJETS SOUS-SOUS-SUJETS


NOUVELLE GENERATION (Ecole de la)
Enseignement privé SOURCE (Ecole primaire la
Primaire
AKWA (Ecole public d’)
DEIDO (Ecole public de)
publique
SAINT- LAURENT (Collège)
Privé SAINTE-MARTHE (Collège)
Enseignement AKWA (Lycée Technique d’)
BRAZAVILLE (Lycée Technique de nylon)
Secondaire Publique
KOUMASSI (Lycée Technique de)

EXERCICES D’APPLICATION

EXERCICE 1 : rangez les outils ci-après en deux catégories et attribuez un titre à
chaque catégorie : livres, pelle, registre du personnel, décimètre, pince, brouette, cahiers,
pioches, décamètre, correcteur, seaux, ficelle.

EXERCICE 2 : regroupez les habitations de votre quartier dans des thèmes de votre
choix.

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EXERCICE 3 : faites un classement thématique des élèves de votre classe selon les
critères suivants :
- Le teint,
- Le sexe,
- Le quartier où ils résident.

EXERCICE 4 : dans un organigramme, faites ressortier la façon dont les


enseignements sont structurés dans votre établissement. Comme fil d’Ariane, vous avez la
division par cycle d’études, puis par spécialités…

EXERCICE 5 : citez les ordres de classement utilisés dans les cas suivants :

SITUATIONS ORDRE DE CLASSEMENT UTILISE


Rangement des produits dans une
pharmacie
Rangement des articles dans un magasin
Rangement des livres dans une
bibliothèque
Rangement des vêtements dans votre
penderie

 Citez deux raisons qui justifient la conservation des documents sous formes
d’archives.
 Quel rôle joue le registre du courrier dans une entreprise ?
 Dans quel ordre de classement sont enregistrés les documents dans le registre du
courrier ?

EXERCICE 6 : la société EVASION dispose d’une vingtaine de voitures qu’elle loue
aux particuliers. Les caractéristiques de ces véhicules sont indiquées ci-dessous. Classez ces
voitures idéologiquement (ne retenir que 3 critères).

- Marque : TOYOTA Modèle : RAV4, puissance : 15 cv, énergie : essence, traction :


arrière, nombre 4
- Marque : RENAULT Modèle : 607, puissance : 9 cv, énergie : essence, traction :
avant, nombre 3.

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- Marque : RENAULT Modèle : 607, puissance : 8 cv, énergie : essence, traction :
avant, nombre 3
- Marque : MERCEDES Modèle : 1135, puissance : 25 cv, énergie : gaz oil, traction
quatre roues motrices, nombre 2
- Marque : TOYOTA Modèle : PICK UP, puissance : 25 cv, énergie : gaz oil, traction
quatre roues motrices, nombre 3
- Marque : RENAULT Modèle : Laguna, puissance : 10 cv, énergie : essence, traction :
arrière, nombre : 3

LEÇON 4 : LES TYPES D’INFORMATION


DANS L’ENTREPRISE

Nous pouvons identifier plusieurs types d’information à savoir :

1. LES SOURCES DE L’INFORMATION


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La source d’une information est le lieu où cette information a été créée.L’information
peut provenir de l’extérieur de l’entreprise (environnement) ou à l’intérieur (entre différents
services).
 Les sources internes : c’est l’ensemble des informations qui proviennent des
différents services de l’entreprise (commercial, financier, production, humain…)
 Les sources externes : c’est le flux d’informations provenant de l’environnement de
l’entreprise (fournisseurs, administration, clients, banques…).

2. LE RÔLE DE L’INFORMATION

Le dirigeant doit avoir des informations précises pour réduire ses incertitudes sur les
décisions à prendre. L’importance et le rôle de l’information ont pour but :

- de coordonner les actions des individus pour l’atteinte de l’objectif commun ;


- d’améliorer la rentabilité en évitant les erreurs et le gaspillage ;
- de faciliter l’intégration de l’individu au sein du groupe ;
- de permettre la planification des activités et conduit à la prise de décisions de qualité.

On distingue 3 types d’informations à savoir :

 Les informations de base, d’entrée ou élémentaires : elles sont saisies sur un


support d’entrée ;
 Les informations de commande, d’instruction ou de traitement : elles permettent
de traiter et de transformer l’information de base ;
 Les informations de sortie ou résultantes : elles permettent d’orienter notre décision
finale.

LEÇON 5 : LA STRUCTURE DES


INFORMATIONS
INTRODUCTION

Dans chaque secteur d’activité, l’information est l’élément de base, voire essentiel au
bon déroulement des opérations et à l’atteinte des objectifs fixés. Ainsi, dans le but de faciliter

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la compréhension de l’information, il est important de l’organiser, de la structurer en fonction
de sa nature.

1. LA STRUCTURE D’UNE INFORMATION

Structurer une information consiste à présenter ou à mettre en ordre les éléments


constitutifs (caractère, rubrique…), afin d’obtenir une information claire et complète. Pour
être utile aux utilisateurs, l’information doit être organisée, structurée c’est-à-dire regrouper
en article puis en fichier. Ses éléments sont :

a. Le caractère

Le caractère est l’élément de base (plus petit élément) d’une information.Il peut s’agir
d’une lettre, d’un chiffre, d’un nombre, d’une ponctuation, d’un symbole.

Exemples : a, b, c, 1,2, 9, !...

b. Le mot

Le mot est un ensemble de caractères pris dans un alphabet et ayant une signification.
Ces caractères sont placés sur une ligne.

Exemples : lycée, élève.

c. La rubrique

La rubrique est un ensemble de mots décrivant une même réalité. Ces mots ne doivent
pas être séparés sous peine de ne plus avoir de signification.

Exemples : 17 novembre 2011, BP 351 douala.

d. L’article

L’article est l’ensemble de rubriques décrivant une même chose ou une même
personne.

Exemple : un article sur l’élève AMINA de la 3ème année SEBU comporte son nom,
l’adresse de ses parents, sa date et son lieu de naissance…

e. Le fichier

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Le fichier est un ensemble d’articles de même nature décrivant un même type de
personne ou de chose.

Exemple : le fichier élèves de la 3ème année SEBU.

2. NATURE DE L’INFORMATION

L’information est différente suivant qu’on se place sur l’aspect matériel ou formel.

a. L’aspect matériel de l’information : information comme renseignement

Pour qu’il y ait information au sens renseignement, il faut considérer trois éléments
indissociables sous peine de perdre la totalité de l’information. Ces éléments sont l’entité,
l’attribut et la mesure.

 L’entité

C’est l’objet, l’individu, le concept ou le phénomène que l’on veut décrire.

 L’attribut

Il s’agit du caractère de l’entité que l’on retient pour la description.

 La mesure

C’est la valeur associée à l’attribut.

Exemple1: Amina a 15 ans.

Dans cette information, nous avons comme :

Entité : Amina Mesure : 15 Attribut : ans.

Exemple 2 : CETIC de Soa BP 159 Yaoundé. Ici nous avons :

Entité : CETIC de Soa ; Mesure : BP ; Attribut : Douala

b. L’aspect formel ou concret


L’information comme représentation est un élément concret, pour être perçu ce
renseignement doit être représenté à l’aide d’un langage (langage naturel, langage ou
représentation symbolique, langage abrégé) et incorporé dans un support.

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Dans son aspect formel, l’information est une représentation et est représentée à l’aide
d’un langage et d’un support :

 Le langage

C’est un signe qui permet de représenter une information. Il existe 3 types de langages
pour représenter une information :

- Le langage naturel : on utilise les lettres de l’alphabet et les chiffres pour représenter
l’information ;
- Le langage symbolique : utilise les symboles ;
- Le langage codé ou abrégé : utilise les codes.

 Le support

C’est l’élément matériel qui porte l’information.

Exemple : le papier, le tableau…

CONCLUSION
Tout au long de cette leçon, nous avons parlé de la structure et de la nature de
l’information qui est à son tour l’élément essentiel à l’atteinte des objectifs fixés dans chaque
secteur d’activité.

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