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Chapitre 03 Conduite d'interview avec les professionnels du métier

1. Guide méthodologique de l’interview

Ces interviews ont pour but d’affiner votre information sur la réalité d’une fonction,
d’un métier, d’une activité pour laquelle la documentation ne donne que de grandes lignes,
forcément réductrices. Il s’agit de comparer une « idée » que l’on a à la réalité du terrain.

En fonction du thème choisi et des objectifs poursuivis, différents types de


professionnels peuvent être interviewés : représentants de la fonction choisie, hiérarchiques,
(penser aux « organismes - relais » où se trouvent des personnes ayant une vue d’ensemble
d’un secteur - fédérations professionnelles - elles peuvent apporter des témoignages
intéressants, en complément d’interviews de professionnels en prise directe avec le thème
choisi).
Les professionnels ont rarement l’occasion de parler, sans enjeu, de leur travail et
profitent volontiers de l’occasion qui se présente. Un impératif s’impose toutefois pour
obtenir un rendez-vous : qu’il n’y ait aucune ambiguïté sur l’objectif de l’entretien. Votre
interlocuteur ne doit pas penser que vous attendez de lui un emploi ou un stage.

2. PREPARATION DE L’ENTRETIEN
2.1. Identifier ses contacts :
 Les relations (la famille, les amis) : penser à élargir, à en faire profiter les autres. A ce
propos, beaucoup d’étudiants se rendent compte à ce moment là qu’ils n’ont jamais eu
la curiosité d’interroger leur entourage sur leur métier.
 Les anciens diplômés et associations d’étudiants
 Les associations et syndicats de professionnels
 Les annuaires d’entreprise (dans ce cas là on peut rarement joindre directement la
personne, savoir négocier avec le standard ou le secrétariat l’obtention du nom des
personnes occupant la fonction)
 Utiliser les courriels, les contacts figurant sur les sites internet d’entreprises
 Les organismes relais (chambres de commerce, associations de dirigeants d’entreprise)
 Les salons professionnels
 Pour la prise de contact, bien préparer les phrases introductives qui
permettront de :
 Se présenter : étudiant(e) de 1ère année de Licence, Université Lille 2, enseignement
« projet professionnel »….

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 Expliquer les raisons de la démarche (mieux connaître l’entreprise, la fonction X, et le


secteur d’activité Y, choisir une orientation en connaissance de cause, …).

Il est important d’avoir conscience que l’on peut se heurter à des refus et que c’est normal.
Ces démarches préfigurent celles que vous aurez à effectuer pour une recherche de stage
ou d’emploi, avec toutefois ici moins d’enjeux, moins de risques. Vous devez vous préparer à
argumenter, tirer les leçons d’un refus, persévérer.

 Pour l’entretien, déterminer avec précision ce que l’on veut savoir :


 Lister les points importants auxquels l’entretien doit apporter des éléments de réponse
 Poser les hypothèses à vérifier.

Préparez cela dès la prise de contact pour ne pas être pris de court au cas où votre
interlocuteur vous demanderait des précisions sur ce que vous attendez de lui.

 Faire la liste des questions qui permettront d’atteindre ces objectifs


 Etablir un ordre dans les questions (pour aller du plus général au particulier)
 Poser des questions de préférence courtes et ouvertes (qui invitent à s’exprimer avec
réflexion) plutôt qu’une question fermée (oui/non).
 Noter avec précision le lieu, l’heure du rendez-vous et le nom de l’interlocuteur, lui
préciser combien de personnes seront présentes.

· Prévoir la façon dont le témoignage sera gardé : prise de notes (répartition si plusieurs
personnes assistent à l’interview), dictaphone (à condition que l’appareil soit à piles, pas trop
encombrant et que l’interlocuteur soit d’accord : attention au temps de transcription
(important !), il est prudent de prendre des notes quand même en cas d’incident technique !)

3. CONDUITE DE L’ENTRETIEN
 Rappeler les raisons qui ont conduit à demander l’entretien (et non les hypothèses de
départ),
 Poser les questions en respectant les silences afin que l’interlocuteur aille au bout de
sa pensée,
 S’adapter à l’interlocuteur selon qu’il est laconique ou très disert (ou curieux) sans
perdre de vue la grille d’interview préalable,
 Demander à la personne interviewée si elle souhaite rester dans l’anonymat pour le
rapport.

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3.1.COMPTE RENDU
 Remplir au fur et à mesure le carnet de bord / liste des contacts
 Après chaque entretien, remplir la fiche signalétique (qui sera à joindre au rapport,
dans les annexes)
 Noter les questions posées et les réponses apportées ainsi que toutes informations
complémentaires apportées par l’interlocuteur

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4. Comprendre l’entretien professionnel

Rendez-vous ponctuel avec un salarié, l’entretien professionnel offre plusieurs avantages


pour l’entreprise en termes de gestion des ressources humaines. Avantages aussi pour le
salarié qui peut échanger sur son activité professionnelle et formuler ses souhaits d’évolution
ou encore, pour l’encadrement qui dispose avec l’entretien professionnel, d’un outil essentiel
de management !

4.1.1. À QUOI ÇA SERT ?

Moment de dialogue entre l’employeur et le salarié, l’entretien professionnel a un double


objectif :
 Identifier un projet professionnel répondant à la fois aux aspirations du salarié et aux
besoins de l’entreprise ;
 Définir les actions pertinentes à mettre en œuvre (formation, mobilité, validation des
acquis, modification de poste...) pour réaliser ce projet.

4.1.2. L’entretien professionnel permet d’aborder les questions suivantes :


 Les connaissances et compétences du salarié sont-elles en phase avec l’évolution de
l’activité de l’entreprise ?
 Quels sont les objectifs de professionnalisation susceptibles de lui permettre de
s’adapter à l’évolution de son poste de travail, de renforcer sa qualification ou de
développer ses compétences ?
 Le salarié a-t-il un projet professionnel précis ?
 Comment peut-il évoluer dans l’entreprise ?
 Rencontre-t-il des difficultés dans l’exercice de son métier ?
 Quelles sont ses motivations à se former ?

Envisage-t-il de mobiliser son droit individuel à la formation (DIF) ? Accepte-t-il de


se former en dehors de son temps de travail ?
 Pour quel type de missions ou de fonctions manifeste-t-il le plus d’intérêt ?
 possède-t-il des savoir-faire jusque-là non utilisés ?...

L’entretien professionnel a permis d’instaurer un véritable dialogue avec les salariés.

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Nous avons comparé nos visions respectives du travail et dégagé les points forts et
ceux à améliorer. Les salariés se sont aussi exprimés sur leurs vœux d’évolution de carrière et
de professionnalisation. Aujourd’hui, les formations sont mieux ciblées et répondent aux
attentes de chacun, salariés et entreprise...

4.2.QUELS AVANTAGES ?

a) Avantages pour l’entreprise


L’entretien professionnel est un outil privilégié au service de la gestion des ressources
humaines et de la gestion prévisionnelle des emplois et
des compétences (GPEC) parce qu’il permet de :
 Repérer les compétences que l’entreprise peut mobiliser,
 Faire évoluer les salariés, les fidéliser,
 Connaître et donc, anticiper les projets de mobilité interne ou externe (souhaits
d’évolution, démissions, retraites, congés de longue durée...),
 Communiquer sur l’activité de l’entreprise.

L’entretien professionnel offre plusieurs opportunités en termes de formation :

 Recueillir les besoins pertinents et élaborer un plan de formation,


 Maîtriser l’utilisation du DIF,
 Evaluer précisément le budget de formation nécessaire à la mise en œuvre des actions
définies.

b) Avantages pour le salarié


L’entretien professionnel permet au salarié de co-construire son projet professionnel
avec l’entreprise ou de l’affiner :
 Connaître la stratégie de l’entreprise et son impact sur l’évolution des métiers,
 S’informer sur les possibilités de mobilité dans l’entreprise (ou au sein du groupe),
 S’exprimer sur son activité professionnelle, ses motivations, ses difficultés,
 Faire un état des lieux de toutes les actions de formation qui lui ont permis d’acquérir
ou de renforcer ses compétences,
 Faire part de ses souhaits de formation et d’envisager leurs modalités de réalisation.

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c) Avantages pour l’encadrement

L’entretien professionnel offre au manager l’opportunité de renforcer son rôle auprès


des salariés :
 Valoriser et motiver ses collaborateurs,
 Gérer les compétences des membres de son équipe, en cohérence avec la stratégie de
l’entreprise,
 Identifier leurs besoins en formation.

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5. Les étapes clés de l’entretien professionnel

a) Avant
 Informer et sensibiliser l’encadrement, les salariés et les représentants du personnel
sur la mise en œuvre des entretiens.
 Choisir la personne chargée de l’entretien (employeur, encadrement...).
 Planifier les entretiens professionnels à un moment opportun notamment au regard de
l’élaboration du plan de formation.
 Faire le point sur le contexte économique et social de l’entreprise, ses orientations
stratégiques, ses besoins en termes de compétences.
 Déterminer les points clés structurant l’entretien. Les formaliser à travers un support
pour recueillir les informations sur le salarié (poste occupé, formations déjà
suivies,...).
 S’informer sur les dispositifs d’accès à la formation.
 Choisir une date et un lieu propice pour instaurer une convivialité de la rencontre
(local avec du passage, bruyant, endroit trop solennel).
 Prévoir une plage horaire suffisante (1 à 2 heures) afin d’éviter de l’écourter
intempestivement.
 Organiser deux entretiens par jour au maximum.
 Informer le salarié et non le convoquer.
 Remettre à chaque salarié un document pour préparer l’entretien.

b) Pendant
 Rappeler les objectifs de l’entretien professionnel et ceux de l’entreprise en termes
d’activités, de développement...
 Conduire l’entretien sur la base du document support afin de structurer l’échange et
faciliter son traitement.
 Garantir la confidentialité des informations
 Donner la parole au salarié et le laisser s’exprimer (ne pas le transformer en
spectateur).
 Se concentrer sur ce qui se dit et non sur la prise de note.
 Signer le support (page 23) pour acter son déroulement.
 Conclure en précisant les suites possibles de l’entretien.

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c) Après
 À la fi n de l’entretien, énoncer clairement les conditions de son suivi.
 Faire remonter les résultats de l’entretien auprès de la personne (ou du service)
décisionnaire : employeur, responsable des ressources humaines...
 Informer le salarié des décisions prises.
 Procéder à votre auto-évaluation de l’ensemble des entretiens menés (« mon
comportement était-il le bon ? », « ai-je su mettre le salarié à l’aise ? », « ma prise de
note est-elle satisfaisante ? »... ) et réfléchir à la pertinence des outils utilisés.
 Accroître son efficacité en suivant une formation à la conduite des entretiens
professionnels.

Dans toutes les entreprises, chaque salarié doit bénéficier, au moins tous les 2 ans,
d’un entretien axé sur ses perspectives d’évolution professionnelle. Conçu comme un outil-clé
de la gestion individualisée des compétences, l’entretien professionnel offre des opportunités
partagées permettant :
a) à l’employeur, de faire le lien entre ses projets et les aspirations individuelles, de
mieux prévoir les compétences dont il a besoin pour son activité et son
développement…
b) au salarié, d’exprimer ses souhaits de formation et de développement, d’envisager une
évolution professionnelle…
c) à l’encadrant, de connaître les aspirations professionnelles du salarié, d’identifier ses
besoins et d’accompagner son projet professionnel…
6. Comprendre les enjeux de l’entretien professionnel

6.1.Temps d’échange avec le salarié,


L’entretien professionnel doit permettre de faire le point sur ses perspectives
d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualification et d’emploi et ce, à travers
des questions portant, par exemple, sur :
 Son parcours professionnel dans l’entreprise : postes occupés, activités exercées,
évolutions constatées (dans les missions, l’organisation, les outils…), motifs de
satisfaction/insatisfaction,
 Les formations suivies, les certifications obtenues (diplôme, titre, Certificat de
qualification professionnelle…),
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 Ses compétences,
 Les difficultés rencontrées,
 Ses souhaits ou son projet de changement,
 Les conditions de son évolution professionnelle et les actions à mettre en place :
formation, mobilité, bilan de compétences, attribution de nouvelles missions…
6.2.Acte de management essentiel,

L’entretien professionnel est l’opportunité pour l’entreprise de :


 Articuler projets de l’entreprise et projets individuels des salariés,
 Faire le point avec le salarié sur ses besoins de formation, et faciliter l’élaboration du
plan de formation,
 Identifier les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et les moyens de sa
mise en œuvre,
7. Quelques pistes d’action pour bien argumenter
7.1.Auprès des représentants du personnel
 Soulignez les atouts de l’entretien professionnel pour la sécurisation des parcours
professionnels.
 Expliquez la nécessité d’impliquer chaque salarié dans son évolution professionnelle.
 Suscitez de leur part des propositions pour améliorer la mise en œuvre des entretiens
professionnels dans l’entreprise.
7.2.Auprès des salariés
 Précisez clairement la distinction entre entretien professionnel et entretien
d’évaluation (objectif, modalités de déroulement…).
 Insistez sur l’intérêt de l’entretien professionnel pour le déroulement de leur parcours
professionnel (élaboration d’un projet professionnel ou de formation, évolution…).
 Invitez-les à poser des questions sur le déroulement de l’entretien : y répondre est le
meilleur moyen de bien reformuler votre argumentaire sur l’utilité de l’entretien
professionnel !