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Indications TP C2i n°3 Ind-03.

Indications TP C2i n°3

0. Préliminaires
• Lisez la version PDF du TP et repérez les parties surlignées. Ce sont des éléments qui sont
importants ou qui ont été modifiés. À vous de transcrire tout cela sur la version papier.

• Si vous éprouvez encore des difficultés, consultez les indications du TD ENT.

1. Formation au traitement de texte


• Dans la fiche "Traitement de texte.pdf", soyez attentif à la notion d'espace insécable.

• Pour aller plus loin, consultez le cours "Conseils et astuces pour Word 2010" sur le site
https://support.office.com/fr-fr (utilisez la zone de recherche).

• La présentation de l'interface de Word 2010 qui figure ci-dessous est extraite du cours
"Word 2010 pour débutants".

1 = Barre de titre : affiche le nom de fichier du document en cours d’édition et le nom du


logiciel utilisé.
2 = Onglet Fichier : les commandes de base telles que Nouveau, Ouvrir, Fermer, Enregistrer
sous et Imprimer sont rassemblées ici.
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3 = Barre d’outils Accès rapide : les commandes fréquemment utilisées, telles que
Enregistrer et Annuler sont rassemblées ici. Vous pouvez ajouter vos commandes
favorites également.
4 = Ruban : les commandes nécessaires à votre travail sont rassemblées ici. Le ruban est
identique aux « menus » ou « barres d’outils » dans les autres logiciels.
5 = Fenêtre Édition : affiche le document en cours de modification.
6 = Boutons d’affichage : vous permettent de modifier le mode d’affichage du document en
cours de modification en fonction de vos besoins.
7 = Barre de défilement : vous permet de modifier la position d’affichage du document en
cours de modification.
8 = Curseur de zoom : vous permet de modifier les paramètres de zoom du document en
cours de modification.
9 = Barre d’état : affiche des informations concernant le document en cours de modification.

2. Découverte de Word
2.1. Exercice de frappe
• Pour désactiver le remplacement systématique des guillemets anglo-saxons par des
guillemets typographiques, sélectionnez successivement "Fichier", "Options", "Vérification",
"Options de correction automatique" puis dans l'onglet "Lors de la frappe", décochez
"Guillemets " " par des guillemets «»".

• Pour obtenir l'accent circonflexe ou le tréma, on frappe d'abord l'accent puis la lettre à
accentuer, le résultat apparaît ensuite à l'écran.

• Si vous éprouvez des difficultés avec l'espace insécable, reprenez la fiche "Traitement de
texte.pdf" vue au paragraphe 1.

• Pour en savoir plus sur l'espace insécable, effectuez une recherche sur Internet.

2.2. Tabulations et points de suite


• Pour régler correctement la mise en page sélectionnez l'onglet "Mise en page" puis cliquez
sur le lanceur de la boîte de dialogue "Mise en page" (flèche en bas à droite du bloc "Mise en
page").
• Voici quelques vidéos pour vous aider à réaliser l'exercice. Appuyez sur F11 pour obtenir
une visualisation en plein écran.
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http://www.jooble.name/C2i/Video/Tabulations-1.swf
http://www.jooble.name/C2i/Video/Tabulations-2.swf
http://www.jooble.name/C2i/Video/Tabulations-3.swf

2.3. Organigramme
• Pour vous aider dans la réalisation de cet exercice, voici un extrait du site Microsoft France :
http://www.microsoft.com/france/pme/services/fiches-pratiques/word-organigramme-entreprise.aspx .
Pour aller plus loin, visionnez la diapositive n°9 (Graphiques SmartArt : Transformez vos
idées en illustrations) du diaporama "Word 2010-Créer des documents de qualité.pptx".

• Dans l’onglet "Insertion", cliquez sur dans Illustrations. Faites défiler et choisissez
l’organigramme que vous désirez insérer dans "Hiérarchie". Cliquez sur OK.

• Un organigramme hiérarchique basique apparaît. Vous pouvez le redimensionner à l'aide des


poignées afin d'agrandir la zone de dessin et d'obtenir plus d'espace pour travailler. Vous
pouvez ensuite le modifier à votre guise en ajoutant du texte, de nouvelles formes ou en lui
appliquant un style (voir les étapes suivantes).

• Remarque : pour contrôler précisément l'aspect de l'organigramme et le redimensionner


facilement, utilisez les options des onglets "Création" et "Format" dans l’onglet "Outils
SmartArt".
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• Pour ajouter du texte à une forme, il vous suffit de cliquer à l’intérieur de cette forme. Vous
pouvez ensuite modifier le texte, la forme ou même y placer des liens hypertextes (vers un
document présentant une rapide biographie de chaque collaborateur, par exemple) en
effectuant un clic droit dans la forme. Un menu déroulant s’affiche alors.
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• Pour ajouter une forme : sélectionnez la forme sous ou à côté de laquelle vous voulez
l'ajouter. Cliquez avec le bouton droit de la souris et placez votre curseur sur "Ajouter une
forme". Un menu déroulant s’affiche sur la droite et vous permet de définir l’emplacement
de la nouvelle forme.
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• Les styles SmartArt vous permettent de modifier rapidement l'aspect général de


l'organigramme. Ils se trouvent sur la droite du menu de l’onglet "Création", dans l’onglet
"Outils SmartArt".

3. Élaborer un document simple de type lettre


• Si vous éprouvez des difficultés à télécharger la vidéo "Créer des listes à puces dans Word
2010", elle se trouve dans "@Lecture" sous le nom "Word-Puces".

• Word propose des modèles de courrier. Pour les utiliser : "Fichier", "Nouveau" puis dans le
volet Office, sélectionnez "Modèle sur Office Online". Plus généralement, sur internet vous
trouverez pléthore de modèles mais vous risquez de passer plus de temps à chercher un
modèle qui convient qu'à créer votre propre lettre.

• Vous trouverez ci-dessous le schéma d'une enveloppe à fenêtre. Lorsque vous êtes en mode
"Page", la barre d'état (en bas) indique la distance entre le sommet du curseur et le haut de la
page. Ceci est très utile pour régler, en hauteur, l'adresse du destinataire. Si cette distance
n'apparaît pas dans la barre d'état, le tout puissant clic droit devrait remédier au problème.

• Si vous éprouvez des difficultés, inspirez-vous des vidéos ci-dessous :


http://www.jooble.name/C2i/Video/CpteRenduTP-1.swf : police + marges,
http://www.jooble.name/C2i/Video/CpteRenduTP-2.swf : mise en forme de la 1ère page,
http://www.jooble.name/C2i/Video/CpteRenduTP-3.swf : mise en forme de la 2ème page,
http://www.jooble.name/C2i/Video/CpteRenduTP-4.swf : insertion du graphique.

• Pour créer un fichier PDF, consultez le paragraphe 2.8 du TP C2i n°0.

5. Elaborer un document complexe et structuré (rapport de stage, …)


5.2. Utilisation du volet de navigation
• Pour en savoir plus sur le volet de navigation, ouvrez le fichier "Word 2010-Utiliser le volet
de navigation.pptx" qui se trouve dans le répertoire "@Lecture\JooBle\Formations
Microsoft". Sélectionnez la diapositive n°6 intitulée "Savoir comment est fait votre
document", cliquez sur l'onglet "Diaporama" puis sélectionnez "À partir de la diapositive
actuelle". Ensuite, poursuivez le diaporama avec les diapositives n°7 (Localiser, ajouter et
réorganiser du contenu) puis n°8 (Trouver et remplacer du texte ou d'autres éléments).
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• Pour afficher le volet de navigation : onglet "Affichage" puis cochez "Volet de navigation"
dans le groupe "Afficher". Ensuite, sélectionnez l'onglet "Parcourir les titres de votre
document".

• Remarque : vous pouvez également utiliser le mode plan (accessible dans le groupe
"Affichages document"), mais c'est moins pratique.

• Ces paragraphes sont en style "Normal", c'est pour cela qu'ils n'apparaissent pas dans le volet
de navigation. Pour que tout rentre dans l'ordre, il suffit d'appliquer le style "Titre 2" au
paragraphe 1.1 et le style "Titre 3" au paragraphe 1.1.2 :
Dans l'onglet "Accueil", cliquez sur le lanceur du volet "Styles" (flèche en bas à droite
du bloc "Style"),
Sélectionnez le paragraphe 1.1 puis cliquez sur le style "Titre 2",
Sélectionnez le paragraphe 1.1.2 puis cliquez sur le style "Titre 3".

• Vous retrouverez cette notion de style dans le paragraphe suivant. Soyez attentifs aux
formations proposées.

5.3. Découverte des styles


• Pour modifier les styles, vous pouvez vous inspirer de la vidéo ci-dessous :
http://www.jooble.name/C2i/Video/Styles-1.swf .

• Au bas du volet "Style" (pour afficher ce volet, consultez le paragraphe précédent), vous
trouverez 3 boutons,
Nouveau style : son nom est explicite.
Inspecteur de style : il indique le style de la zone où se situe le curseur. Si vous cliquez
sur le bouton "Révéler la mise en forme" qui se trouve au bas de la fenêtre, vous obtenez
le détail de la mise en forme que vous pouvez modifier en cliquant sur les liens
hypertexte.
Gérer les styles : il permet de gérer l'affichage des styles.

• Au bas du volet "Style", vous trouverez également un lien hypertexte "Options…" qui
permet de gérer les styles affichés dans ce volet. Voici mes réglages préférés :
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Quelques fois il peut être intéressant de remplacer "En cours d'utilisation" par "Tous les
styles".

• Remarque : si vous cliquez sur un style, celui-ci va être appliqué au paragraphe où se trouve
le curseur. Cela donne parfois des résultats surprenants

5.4. Table des matières automatique


• Pour obtenir facilement une table des matières automatique, il faut commencer par affecter
le style prédéfini "Titre 1" aux titres de niveau 1 puis le style prédéfini "Titre 2" aux titres de
niveau 2 puis le style prédéfini "Titre 3" aux titres de niveau 3 ... Éventuellement, vous
pouvez modifier la définition de ces styles prédéfinis s'ils ne vous conviennent pas. Ensuite,
vous n'avez plus qu'à sélectionner "Table des matières" dans l'onglet "Références".

• Si vous voulez réaliser un grand document (rapport de stage par exemple), vous avez intérêt
à le fractionner en plusieurs documents plus petits. Dans ce cas, il est possible de créer une
table des matières pour plusieurs documents. Consultez l'article éponyme sur le site
https://support.office.com/fr-fr (utilisez la zone de recherche).

5.5. Insertion d'un index lexical


• Remarques :
Attention à la différence entre "Plomb" et "plomb". Il vaut mieux marquer le mot en
minuscules.
Pensez à enjoliver l'index en choisissant un format approprié, en ajoutant un titre, …

• Voici comment j'ai créé l'index lexical :


Dans le paragraphe 1.5.3, j'ai sélectionné "métaux", j'ai activé la combinaison de touches
Alt+Maj+X puis j'ai cliqué sur "Marquer",
J'ai sélectionné "chrome", j'ai activé la combinaison de touches Alt+Maj+X, j'ai cliqué
sur le bouton "Renvoi", j'ai tapé "métaux" puis j'ai cliqué sur "Marquer",
J'ai sélectionné "plomb", j'ai activé la combinaison de touches Alt+Maj+X puis, comme
il y a plusieurs fois le mot plomb, j'ai cliqué sur "Marquer tout".
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J'ai cliqué sur l'emplacement de l'index (à la fin du texte), j'ai sélectionné successivement
l'onglet "Références" puis le bouton "Insérer l'index" (dans le groupe "Index") ...
J'ai constaté que l'index obtenu ne comportait pas toutes les entrées que je voulais. J'ai
marqué les entrées qui manquaient puis à la suite d'un clic droit sur l'index, j'ai
sélectionné "Mettre à jour les champs".

• Remarque : on peut créer plusieurs index dans un même document. Il suffit de marquer
chaque entrée d'index avec le commutateur \f . Par exemple : mot1 { XE "mot1" \f
"INDEX1" } et mot2 { XE "mot2" \f "INDEX2" }. Ensuite on crée en fin de document
2 index séparés : { INDEX \f "INDEX1" } puis { INDEX \f "INDEX2" }.
Rappel : Alt+F9 pour afficher et éditer les codes des champs.

5.6. Légendes des illustrations


• Pour ajouter une légende à l'image de la goudronneuse, appliquez ce que vous avez lu dans
l'article "Ajouter des légendes dans Word".

• Pour affecter un renvoi vers l'image de la goudronneuse : à la suite de l'expression "conduite


d'engins spéciaux", inscrivez "voir" puis dans l'onglet "Référence" cliquez sur le bouton
"Renvoi". Dans la liste déroulante "Catégorie", sélectionnez l'étiquette que vous avez
affectée à la légende de la goudronneuse ("Illustration" par exemple) puis sélectionnez
"Illustration 1 - Goudronneuse" dans la liste "Pour la légende". Enfin cliquez sur "Insérer".
Word créé un lien hypertexte qui pointe vers l'image de la goudronneuse.

• Remarque : en cas de déplacement des illustrations, celles-ci sont automatiquement


renumérotées mais pas les renvois. Pour mettre à jour ces derniers il suffit de procéder à une
mise à jour des champs (clic droit sur un des renvois).

• Pour en savoir plus, lisez la page


http://www.commentcamarche.net/faq/11831-legende-automatique-sous-word .

5.7. Notes de bas de page


• Remarque : si votre note de bas de page n'est pas visible, utilisez "Aperçu avant impression".

6. Imprimer en 2 pages par feuille


• Pour imprimer votre document dans un fichier PDF en 2 pages par feuille : "Fichier",
"Imprimer" puis sélectionnez l'imprimante "PDFCreator". Ensuite, conformez-vous à la
copie d'écran ci-dessus.
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7. Les entêtes dans Word


• Ouvrir le fichier "PowerPoint rend crétin.txt" puis l'enregistrer au format Word est un cas
particulier du paragraphe 2.4 du TP C2i n°0. Vous trouverez ci-dessous des copies d'écran
pour un autre exemple (Méthode analyse risque.txt).

• lancez Word et ouvrez le document au format "txt" : "Fichier", "Ouvrir" puis modifiez le
type de fichiers en sélectionnant "Tous les fichiers".
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• Enregistrez le document au format "Word" : "Fichier", "Enregistrer-sous" puis modifiez le


type de fichiers en sélectionnant "Document Word".

• Pour modifier le style normal, vous pouvez vous inspirer de la vidéo ci-dessous :
http://www.jooble.name/C2i/Video/Styles-1.swf .

• Pour régler les marges, sélectionnez l'onglet "Mise en page" puis cliquez sur le lanceur de la
boîte de dialogue "Mise en page" (flèche en bas à droite du groupe "Mise en page").
Dans l'onglet "Marge" : haut = 1,5 cm ; bas = 1,5 cm ; gauche = 1,5 cm ; droite = 1,5 cm.
Dans l'onglet "Disposition" : En-tête et pieds de page = "Paires et impaires différentes",
En-tête = 0,4 cm ; Pied de page = 1 cm.

• Pour créer les entêtes, consultez la vidéo ci-dessous :


Ind-03.12 JooBle - C2i

http://www.jooble.name/C2i/Video/EntetesWord.swf

• Pour créer les titres "Articles n°i", inspirez-vous de la vidéo ci-dessous :


http://www.jooble.name/C2i/Video/TitreWord.swf

• J'ai attribué un espace de 6 points avant les paragraphes qui contiennent "d'après" et ceux qui
contiennent le lien hypertexte.

• Insérez un saut de page (groupe "Pages" de l'onglet "Insertion") avant le titre "Article n°3".

• Pour en savoir plus sur les en-têtes, ouvrez le fichier "Word 2010-Contrôler les numéros de
page.pptx" qui se trouve dans le répertoire "@Lecture\JooBle\Formations Microsoft".
Sélectionnez la diapositive n°12 intitulée "Insérer un logo d'illustration dans un en-tête",
cliquez sur l'onglet "Diaporama" puis sélectionnez "À partir de la diapositive actuelle".
Ensuite, poursuivez le diaporama avec les diapositives n°13 (Ajuster la position de l'en-tête
et du pied de page), n°14 (Utiliser des en-tête et des pieds de pages différents) et n°15
(Supprimer des numéros de page des en-têtes et des pieds de page).

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