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REPUBLIQUE DU CAMEROUN REPUBLIC OF CAMEROON

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Paix-Travail-Patrie Peace-Work-Fatherland
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MINISTERE DE L’ELEVAGE, DES PECHES MINISTRY OF LIVESTOCK, FISHERIES
ET DES INDUSTRIES ANIMALES AND ANIMAL INDUSTRIES
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PROJET DE DEVELOPPEMENT DE L’ELEVAGE


(PRODEL)

MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION


ADMINISTRATIVE, BUDGETAIRE, FINANCIERE,
COMPTABLE ET EN PASSATION DE MARCHES

Version du 18 mai 2017


République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

SOMMAIRE
SOMMAIRE ........................................................................................................................................... I
ABREVIATIONS ET ACRONYMES .............................................................................................. IV
CONTEXTE ET PRÉSENTATION DU MANUEL........................................................................... 1
1. DESCRIPTION DÉTAILLÉE DU PROJET.................................................................................... 1
1.1. Objectif de Développement du PRODEL ............................................................................................................... 1
1.2. Composantes du Projet........................................................................................................................................... 1
1.3. Indicateurs de résultats .......................................................................................................................................... 3
1.4. Durée et coût du projet ........................................................................................................................................... 3
1.5. Bénéficiaires du Projet ........................................................................................................................................... 3
2. DISPOSITIFS INSTITUTIONNELS .............................................................................................. 4
2.1. Tutelle du Projet ..................................................................................................................................................... 4
2.2. Les partenaires du Projet ....................................................................................................................................... 4
2.3. Organes d’exécution du Projet ............................................................................................................................... 5
2.4. Principes de conduite et de gestion du Projet ...................................................................................................... 11
3. OBJECTIFS DU MANUEL ........................................................................................................... 14
4. PROCESSUS D’ÉLABORATION ................................................................................................ 14
5. RESPONSABILITÉS DE LA TENUE À JOUR DU MANUEL ................................................... 15
5.1. Mise à jour du Manuel ......................................................................................................................................... 15
5.2. Méthodologie de mise à jour ................................................................................................................................ 15
6. SYSTÈME D’INFORMATION .................................................................................................... 16
REGISTRE DE MISE A JOUR DU MANUEL DE PROCEDURES ............................................. 17
CHAPITRE I : PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE ................................................... 18
1. INTERET DE LA GESTION BUDGETAIRE ............................................................................................. 19
2. PROGRAMMATION DES ACTIVITES ET ELABORATION DU PLAN DE TRAVAIL ET BUDGET ANNUEL ..... 19
2.1. Généralités sur l'élaboration du budget ............................................................................................................... 19
2.2. Planning de l'élaboration du budget .................................................................................................................... 20
2.2. Processus d’élaboration du PTBA........................................................................................................................ 21
2.3. Exécution du budget annuel ................................................................................................................................. 33
2.4. Révision du budget ............................................................................................................................................... 36
2.5. Contrôle budgétaire.............................................................................................................................................. 36
CHAPITRE II : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE ......................................... 40
PARTIE A : PROCEDURES DE GESTION DU COURRIER ......................................................... 41
1. Présentation de la fonction ...................................................................................................................................... 41
2. Traitement du courrier au départ ............................................................................................................................ 41
3 Traitement du courrier à l’arrivée ........................................................................................................................... 46
4 Traitement du courrier confidentiel ......................................................................................................................... 49
5. Traitement du courrier électronique ....................................................................................................................... 52
6. Gestion de la télécopie et du téléphone ................................................................................................................... 56
PARTIE B : CLASSEMENT DES DOCUMENTS ........................................................................... 60
1. Plan de classement .................................................................................................................................................. 60
2. Accès aux documents ............................................................................................................................................... 62
3. Destruction des documents périmés ........................................................................................................................ 62
PARTIE C : PROCEDURES DE SECURITE ................................................................................... 63
1. Sécurité du bureau................................................................................................................................................... 63
2. Entrées et sorties du matériel .................................................................................................................................. 63
3. Sécurité incendie ..................................................................................................................................................... 64
4. Hygiène et santé ...................................................................................................................................................... 64
PARTIE D : PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL ET DES REMUNERATIONS ..... 67
1. Gestion du personnel ............................................................................................................................................... 67
PARTIE E : GESTION DES REUNIONS ET DES MISSIONS ....................................................... 76
1. Généralités .............................................................................................................................................................. 76

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PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

2. Réunions .................................................................................................................................................................. 76
3 Missions .................................................................................................................................................................... 76
4. Gestion de la rémunération ..................................................................................................................................... 83
5. Sanctions et évaluation ............................................................................................................................................ 85
PARTIE F : PROCEDURES DE GESTION DU PATRIMOINE...................................................... 98
1. Immobilisations ....................................................................................................................................................... 99
2. Stocks..................................................................................................................................................................... 111
3. Gestion des véhicules ............................................................................................................................................ 123
4. Entretien et réparation .......................................................................................................................................... 130
CHAPITRE III : PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES ......................................... 133
3.1. DIRECTIVES EN PASSATION DES MARCHES .................................................................. 134
3.2. TEXTES APPLICABLES......................................................................................................... 134
3.2.1. Procédures de l’IDA ........................................................................................................................................ 134
3.2.2. Procédures nationales ..................................................................................................................................... 134
3.3. COMMISSION SPECIALE DE PASSATION DES MARCHES ............................................ 135
3.3.1. Comité d’Achat ................................................................................................................................................ 137
3.3.2. Maître d’Ouvrage ou Maître d’Ouvrage Délégué ........................................................................................... 137
3.3.3. Spécialiste en Passation des Marchés ............................................................................................................. 138
3.4. RÔLE DE L’IDA ....................................................................................................................... 138
3.5. PRINCIPAUX ORGANES DE CONTROLE ET DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS DE L’ETAT.... 138
3.5.1. Observateur indépendant ................................................................................................................................ 138
3.5.2. Auditeurs Indépendants des Marchés publics ................................................................................................. 138
3.5.3. Agence de Régulation des Marchés Publics (ARMP) ...................................................................................... 139
3.6. PLAN DE PASSATION DES MARCHES ............................................................................... 139
3.7. EXECUTION DES MARCHES DE TRAVAUX ET FOURNITURES DE BIENS ................ 139
3.8. RECOURS AUX SERVICES DES CONSULTANTS ............................................................. 139
3.9. EMPLOI DE CONSULTANTS ET CONTRACTUELS .......................................................... 140
3.10. ORGANISATION DES FORMATIONS, ATELIERS ET SEMINAIRES ............................ 140
3.11. GESTION ET PLAN DE PASSATION DES MARCHES ..................................................... 141
3.11.1. Règles de Signature des documents relatifs à la passation de marchés dans le cadre du PRODEL ............. 141
3.11.2. Règles des signatures autorisées ................................................................................................................... 141
3.11.3. Responsabilité fiduciaire ............................................................................................................................... 142
3.11.4. Délais de passation des marchés ................................................................................................................... 142
CHAPITRE IV : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE ................................................ 154
1. GENERALITES ................................................................................................................................ 155
2. MOBILISATION DES RESSOURCES.................................................................................................. 155
2 .1 . Mobilisation des Fonds IDA accordés par la Banque Mondiale ...................................................................... 155
2.2. Mobilisation des fonds de contrepartie .............................................................................................................. 157
2.3. Décaissements et justifications de l’utilisation des fonds ................................................................................... 158
2.4. Gestion de la trésorerie ...................................................................................................................................... 163
2.5. Procédures de suivi des comptes de transactions au niveau régional ................................................................ 171
2.6. La gestion des relations entre le projet et la CAA .............................................................................................. 171
CHAPITRE V : PROCEDURES DE GESTION DES ACTIVITES/SOUS-PROJETS ............. 176
1. GENERALITES ................................................................................................................................ 177
2. MECANISMES DE DECAISSEMENT ET SUIVI FINANCIER DES SOUS-PROJETS .................................... 181
2.1. Mécanisme de Gestion des flux de fonds des sous-projets ................................................................................. 181
2.2. Suivi Technique et Financier des sous-projets ................................................................................................... 181
CHAPITRE VI : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE ............................................... 183
1. ORGANISATION COMPTABLE ......................................................................................................... 184
1.1. Configuration comptable .................................................................................................................................... 184
1.2. Système comptable.............................................................................................................................................. 184
2. REGLES COMPTABLES ................................................................................................................... 185
2.1. Concept d’image fidèle ....................................................................................................................................... 185
2.2. Principes comptables.......................................................................................................................................... 185
3. PIECES ET DOCUMENTS COMPTABLES ............................................................................................ 186

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PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

3.1. Pièces comptables .............................................................................................................................................. 186


3.2. Journaux comptables .......................................................................................................................................... 187
3.3. Les livres comptables ......................................................................................................................................... 188
4. PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES ........................................................................................ 189
4.1. Travaux quotidiens ............................................................................................................................................. 189
4.2. Production des éléments du tableau de bord mensuel ........................................................................................ 189
4.3. Planning d’arrêté des comptes annuels .............................................................................................................. 194
5. SCHEMAS D’ECRITURES COMPTABLES ........................................................................................... 195
5.1. Méthodes de comptabilisation ............................................................................................................................ 195
5.2. Les opérations courantes .................................................................................................................................... 196
5.3. Comptabilisation de la Demande de Remboursement des Fonds (DRF) ........................................................... 198
5.4. Comptabilisation de la demande de paiement directe (DPD) ............................................................................ 199
5.5. Comptabilisation des honoraires des consultants .............................................................................................. 200
5.6. Opérations particulières ..................................................................................................................................... 200
5.7. Comptabilisation des opérations d’inventaire .................................................................................................... 204
6. ETATS FINANCIERS ................................................................................................................. 206
7. ETATS FINANCIERS ET SYSTEME DE REPORTING ........................................................... 206
7.1. Généralités ......................................................................................................................................................... 206
7.2. Système et obligations de reporting .................................................................................................................... 206
7.3. Etablissement des comptes annuels des UCR ..................................................................................................... 210
7.4. MODELE D’ETATS FINANCIERS ET DE REPORTING ....................................................................... 214
8. CONSOLIDATION ..................................................................................................................... 214
8.1. PRINCIPE ET SCHEMA DE CONSOLIDATION .................................................................................. 214
8.1.1. Principe ........................................................................................................................................................... 214
8.1.2. Le schéma de consolidation est le suivant :..................................................................................................... 215
8.1.3. Règles de consolidation ................................................................................................................................... 215
8.2. TRAITEMENT REALISE PAR TOMPRO OU AUTRE LOGICIEL EN LIGNE ........................................ 215
8.3. TRAVAUX A REALISER PAR LE COORDONNATEUR NATIONAL ET LE RAF DE L’UNITÉ DE
COORDINATION NATIONALE DU PROJET (UCNP) ............................................................... 215
8.4. MODE ET FORMAT DE TRANSMISSION DES ETATS CONSOLIDES ................................................... 216
CHAPITRE VII : AUDIT ET REVISION DES COMPTES ........................................................ 217
1. PLANIFICATION ET COORDINATION DES MISSIONS DE CONTROLE, D'AUDIT ET DE SUPERVISION ..... 218
2. EXECUTION DES MISSIONS D'AUDIT ET DE SUPERVISION ................................................................ 219
3. AUDIT INTERNE ............................................................................................................................. 219
4. SUIVI DE RECOMMANDATIONS DES CONTROLES ............................................................................ 221
5. OPERATIONS DE CLOTURE DU PROJET ........................................................................................... 221
ANNEXES .......................................................................................................................................... 225
PLAN DES COMPTES ................................................................................................................... 226
PLAN ANALYTIQUE ET BUDGETAIRE .................................................................................... 237
A-Généralités............................................................................................................................................................. 238
B-Classement des dépenses par catégorie d’après l’accord de prêt ......................................................................... 238
C- Plan budgétaire par catégorie de dépenses .......................................................................................................... 238
D- Plan analytique par composante .......................................................................................................................... 239
MODELE ETATS FINANCIERS ET ANNEXES .......................................................................... 241

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ABREVIATIONS ET ACRONYMES
ACEFA : Programme d’Amélioration de la Compétitivité des Exploitations Familiales Agropastorales
APD : Avant-Projet Détaillé
BM : Banque Mondiale
CF : Cadre Fonctionnel
CGES : Cadre de Gestion Environnemental et Social
COPIL : Comité de Pilotage du Projet
CPPA : Cadre de Planification en Faveur des Populations Autochtones
CPR : Cadre de Politique de Réinstallation
CRP : Comité Régional de Présélection des Sous Projets
CTD : Collectivité Territoriale Décentralisée
CZV : Centre Zootechnique et Vétérinaire
EF : Evaluation Finale
EMP : Evaluation à Mi-Parcours
FIDA : Fonds International de Développement de l’Agriculture
GPS : Global Positionning System
GST : Groupe de Suivi Technique
GT : Groupe Technique
IF : Institutions financières
ILRI : International Livestock Research Institute
LANAVET : Laboratoire National Vétérinaire
M&E : Monitoring and Evaluation
MG : Matching Grant
MINAS : Ministère des Affaires Sociales
MINEPAT : Ministry of Economy, Planning and Regional Development
MINEPIA : Ministère de l’Elevage, des Pêches et des Industries Animales
MINFOF : Ministère des Forets et Faune
MOFF : Menaces Opportunités Forces et Faiblesses
OAL : Organisation d’Appuis Local
OIE : Organisation Mondiale de la Santé Animale
OP : Organisations de Producteurs
PACA : Projet d’Amélioration de la Compétitivité Agricole
PAD : Project Appraisal Document
PAR : Plan d’Actions de Recasement
PARAR : Plans d’Actions de Restriction d’Accès aux Ressources Naturelles
PCD : Plan Communal de Développement
PFD : Points Focaux Départementaux
PG2A Plan de Gestion des Antiparasitaires et Antimicrobiens
PLS : Prestataires Locaux de Service
PNDP : Programme National de Développement Participatif
PNIA : Plan National d’Investissement Agricole
PP : Partenariat Productif
PPA : Peste Porcine Africaine
PPCB : Péri Pneumonie Contagieuse Bovine
PPR : Peste des Petits Ruminants

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PRODEL : Projet de Développement de l’Elevage


PTA : Plan de Travail Annuel
PTAB : Plan de Travail Annuel Budgétisé
PVS : Performance of Veterinary Services
RES : Responsable Environnement et Social
RESCAM : Réseau d’Épidémio-surveillance du Cameroun
SDSR : Stratégie du Développement du Secteur Rural
SE : Suivi Evaluation
SES : Spécialiste Environnemental et Social
SFI : Société Financière Internationale
SP : Sous Projets
TDR : Termes De Référence
UCNP : Unité de Coordination Nationale du Projet
UCR : Unité de Coordination Régionale
ZIC : Zone d’Intérêt Cynégétique

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Projet PRODEL Manuel de procédures mai 2017

CONTEXTE ET PRÉSENTATION DU MANUEL


Le Projet de Développement de l’Elevage (PRODEL) a été créé par décision
n°00585/MINEPIA/CAB/2015 du 12 octobre 2015 du Ministre de l’Elevage, des Pêches et des
Industries Animales. Cette décision a été modifiée par la décision n°00488/MINEPIA/CAB/2016 du 25
août 2016. Suivant ces décisions, l’objectif de développement du PRODEL est d’améliorer la
productivité des systèmes de production ciblés, la commercialisation de leurs produits pour les
bénéficiaires sélectionnés et, d’apporter une réponse immédiate et efficace en cas de crise ou d’urgence
éligible dans le secteur de l’élevage.

Ce Projet est en phase avec la vision 2035 du Cameroun, le Document de Stratégie pour la
Croissance et l’Emploi (DSCE) et la Stratégie de Développement du Secteur Rural (SDSR). Il est
également en cohérence avec le Plan National d’Investissement Agricole (PNIA).

Le document d'évaluation du Projet (PAD ou Project Appraisal Document) et l'Accord de de


Crédit (n° 5908-CM) signé par le Gouvernement et la Banque Mondiale le... évaluent le coût du Projet
à 134, 15 millions de dollars US.

L'accord de financement a été signé par les deux parties le .....................

Le présent manuel (manuel de procédures du PRODEL) décrit les principales procédures de


gestion et de conduite au quotidien des opérations du Projet. Il présente et décrit les opérations à mener
ainsi que le processus de leur réalisation.

1. DESCRIPTION DÉTAILLÉE DU PROJET

1.1. Objectif de Développement du PRODEL

L’Objectif de Développement du Projet (ODP) est d’améliorer la productivité des systèmes


de production ciblés, la commercialisation de leurs produits pour les bénéficiaires sélectionnés et,
d’apporter une réponse immédiate et efficace en cas de crise ou d’urgence éligible dans le secteur de
l’élevage.

1.2. Composantes du Projet

Le Projet comprend quatre (4) composantes :

1.2.1. Composante 1 : Amélioration de l’accès et de la fourniture des services d’élevage (26,63


millions EU : IDA : 24 millions EU ; Bénéficiaires : 0,09 millions EU ; Gouvernement : 2,04 millions
EU ; PFIs : 0,5 millions EU)

Cette composante vise à améliorer l’accès des producteurs aux services clés d’élevage
notamment les services de santé animale, le matériel génétique et d’autres intrants de qualité. Cette
composante est structurée autour de quatre sous-composantes suivantes : (i) Sous-composante 1.1:
Accès aux services santé animale ; (ii) Sous-composante 1.2: Accès aux intrants de haute qualité ; (iii)
Sous-composante 1.3: Soutien Institutionnel, renforcement des capacités et communication et (iv) Sous-
composante 1.4 : Réponses aux situations d’urgence.

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1.2.2. Composante 2 : Amélioration de la productivité des systèmes de production pastorale,


de l’accès au marché et de la résilience des communautés pastorales (25,98 millions $ EU ; IDA : 24
millions $ EU ; Communes : 1,14 million $ EU ; Gouvernement : 0,84 million $ EU)

L’objectif principal de cette composante est d’accroître la contribution des zones pastorales à
l’offre nationale en viande (notamment en ce qui concerne les marchés urbains) tout en améliorant les
systèmes de productions animales (bovins, petits ruminants, volailles) pour les communautés pauvres
et affectées par les conflits. Par ailleurs, la composante va promouvoir la transhumance et la sécurité
des pasteurs par le financement des sous-projets (SP) présentés et gérés par les communautés locales.
Cette composante adoptera une approche de gestion communautaire des pâturages. Etant donné que les
Plans de Développement Communaux (PDC) comprennent des investissements prioritaires pour les
communautés, ces SP seront identifiés dans les PDC déjà préparés dans le cadre du Programme National
de Développement Participatif (PNDP II et III). La composante II comporte trois sous-composantes :
(i) appui aux pratiques de production animale et à la gestion communautaire des espaces pastoraux ; (ii)
appui à la commercialisation et au marketing des produits d’élevage pastoral et (iii) amélioration de la
résilience des communautés pauvres et affectées par les conflits à travers la fourniture d’actifs productifs
tels que les animaux (bovins, petits ruminants et volailles).

1.2.3. Composante 3 : Appui au développement des chaînes de valeurs (64,67 millions $ EU ;


IDA : 40 millions $ EU ; Bénéficiaires : 5,91 millions $ EU ; Gouvernement : 0,5 millions $ EU ;
IFP : 18,26 millions $ EU)

Cette composante apportera son appui au développement des productions porcine, avicole,
caprine, ovine, laitière et mellifère et des chaînes de valeurs dans des zones cibles en vue d’un plus
grand engagement des entrepreneurs locaux dans le secteur de l’élevage. La composante établira des
partenariats productifs (PP) entre les OP d’élevage et les acheteurs (Agribusiness : agro-industries,
petites et moyennes entreprises, etc.). Ces PP seront soutenus par le biais de la mise à disposition de
subventions de contrepartie, de crédits auprès des Institutions Financières Partenaires et de l’apport des
bénéficiaires qui dépendent des arrangements contractuels conclus entre producteurs et acheteurs, et qui
faciliteront l’accès au financement rural pour les investissements dans divers sous-Projets des OP. Les
critères de sélection et les mécanismes en ce qui concerne les OP, PP et SP seront détaillés dans le
présent manuel d’exécution. La composante 3 comporte deux sous-composantes : (i) mise en place des
partenariats productifs et (ii) financement des SP des organisations de producteurs. Elle se fondera sur
les expériences acquises à travers la mise en œuvre du PIDMA (approche PP et plan d’Affaires) et sur
les initiatives réussies, pilotées par d’autres partenaires de développement particulièrement ceux qui
concernent la formation et le développement des prestations des services. Les appuis directs et
spécifiques aux communautés autochtones à l’Est seront fournis conformément au CPPA préparé pour
le Projet.

1.2.4. Composante 4 : Coordination, gestion, communication, et suivi du Projet (16,87


millions $ EU : IDA : 12 millions $ EU ; Gouvernement : 4,87 millions $ EU)

Cette composante prendra en charge les coûts de mise en œuvre du Projet, y compris le
fonctionnement des Unités de coordination nationale et régionale du Projet. L’UCNP est placée sous la
tutelle du MINEPIA et est responsable de la gestion quotidienne du Projet, de sa mise en œuvre, de la
gestion fiduciaire, de la mise en œuvre des politiques de sauvegarde environnementale et sociale, de la
communication de manière globale, du suivi et de l’évaluation (SE). Le Projet supportera les coûts de
fonctionnement du Comité de Pilotage du Projet. Le Projet financera le recrutement d’un expert chargé
des questions environnementales et des questions sociales, lequel sera membre à part entière du
personnel de l’UCNP, et chargé d’assurer la supervision, le suivi, la mise en œuvre des instruments de
sauvegarde élaborés dans le cadre du Projet à travers toutes ses composantes ; il sera assisté par des

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Projet PRODEL Manuel de procédures mai 2017

experts régionaux chargés des questions sociales et environnementales. Le Projet financera également
les formations, ateliers, séminaires et voyages d’études, ainsi que les études pertinentes retenues au
cours de sa mise en œuvre. Cette composante vise surtout à : a) assurer une planification stratégique et
opérationnelle, un suivi et une mise en œuvre efficace du Projet, une utilisation efficiente des diverses
sources de financement, et une bonne coordination des interventions des composantes 1, 2 et 3 du Projet,
mises en œuvre par les parties prenantes participantes et les partenaires ; b) évaluer les résultats finaux
du Projet, la conclusion et l’impact de celui-ci sur les petits exploitants ou les organisations de
producteurs bénéficiaires ; et c) communiquer efficacement avec les divers organismes publics et privés
au sujet des activités, des résultats, des meilleures pratiques et des leçons apprises de celui-ci.

1.3. Indicateurs de résultats

Les indicateurs clés de résultats du PRODEL comprennent :

1. Productivité des espèces ciblées par les bénéficiaires directs (bovins, chèvres et moutons,
volailles, porcs) ;
2. Augmentation des ventes dans les chaînes de valeur ciblées, cumulée sur l’ensemble des
chaînes de valeur1;
3. Nombre des producteurs touchés par les biens ou services d’élevage (dont les femmes et les
jeunes)2; et
4. Nombre des producteurs ayant adopté les technologies d’élevage améliorées (dont les
femmes et les jeunes).

1.4. Durée et coût du projet

Le projet sera un prêt d’investissement. Il a une durée de six (06) années et bénéficie d’une
allocation de l’IDA équivalant à 100 millions de dollars US.

Le coût total du projet est de 134,15 millions de dollars US réparti comme suit :

Partenaires Montant (Millions de dollars US)


IDA 100
Institutions Financières Partenaires 18,76
Petits producteurs et organisations de producteurs 6,01
L’emprunteur 8,25
Communes 1,13
Total 134,15

1.5. Bénéficiaires du Projet

Bénéficiaires directs. Les principaux bénéficiaires du Projet sont : (i) les ménages d’éleveurs,
y compris les pasteurs ; (ii) les organisations des éleveurs et leurs faitières ; (iii) les opérateurs et
entreprises privés de petite et moyenne tailles ; (iv) les groupes vulnérables, particulièrement les
femmes, les jeunes et les autres personnes à risque ; (v) les services d’appui à l’élevage y compris les
services publics de recherche en matière d’élevage et de vulgarisation, les ONG, et les prestataires des
services impliqués dans les chaînes de valeurs ciblées dans les zones du Projet. Le Projet proposé devrait
bénéficier à au moins 120 000 ménages vivant de l’élevage et à 20 000 petits opérateurs et entreprises
des zones ciblées.
1Cet indicateur sera mesuré pour chaque chaîne de valeur ciblée. Seule la valeur cumulée de toutes les chaînes de valeur ciblées fera ‘objet d’un rapport.
2
Le Projet cible au moins 120 000 ménages d’éleveurs et 20 000 petits éleveurs et entreprises dans les zones ciblées.

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Bénéficiaires indirects. Les bénéficiaires indirects comprennent les autres éleveurs qui ne sont
pas directement impliqués dans les activités du Projet. Ils bénéficieront d’un meilleur contrôle des
maladies animales. Les autres acteurs des chaînes de valeurs (acheteurs et transformateurs)
bénéficieront d’une fourniture accrue des produits de l’élevage. Les consommateurs au Cameroun
bénéficieront d’une offre accrue en produits animaux de meilleure qualité au niveau national. Les autres
bénéficiaires indirects sont les prestataires de services dans le domaine de l’industrie de l’élevage et les
fournisseurs d’intrants, y compris les fournisseurs des aliments pour bétail et de médicaments
vétérinaires.

2. DISPOSITIFS INSTITUTIONNELS

2.1. Tutelle du Projet

L’Etat du Cameroun, bénéficiaire du crédit, sera représenté par le Ministère de l’Economie, de


la Planification et de l’Aménagement du Territoire (MINEPAT), il assurera la supervision générale du
Projet.

La Caisse Autonome d’Amortissement (CAA), gérera le Compte Désigné et soumettra les


Demandes de Retrait des Fonds à l’Association Internationale pour le Développement (IDA) en faveur
du Projet. La CAA prendra également des dispositions pour que les demandes de retrait de fonds
soumises à l’IDA soient conformes aux accords des négociations.

Le Bénéficiaire exécute le Projet par l’intermédiaire du Ministère de l’Elevage, des Pêches et


des Industries Animales (MINEPIA) pour une période de six (06) ans.

Le Comité de Pilotage du Projet (COPIL) qui est placé sous la responsabilité du Ministre de
l’Elevage, des Pêches et des Industries Animales, est l’organe d’orientation stratégique et politique du
Projet.

2.2. Les partenaires du Projet

2.2.1. Bailleurs de fonds

Sur le plan financier, le PRODEL est supporté par deux principaux bailleurs, l’Etat du Cameroun
et la Banque Mondiale. Ces deux partenaires sont liés par l’accord de prêt numéro 5908-CM signé le
…………….

2.2.2. Partenaires techniques

Il faut distinguer trois groupes de partenaires techniques : les départements ministériels de l’Etat
Camerounais, les collectivités territoriales décentralisées concernés par les activités du Projet et les
partenaires privés.

Les partenaires privés : il faut entendre par partenaires techniques privés, ceux des partenaires
qui ne font pas parties du gouvernement camerounais. Cette catégorie de partenaires concerne des
entités ou personnes pouvant jouer un rôle significatif dans la vie du Projet, I s’agit des organisations
des producteurs et leurs faîtières, les institutions financières, etc.

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2.3. Organes d’exécution du Projet

La mise en œuvre du PRODEL sera sous la responsabilité du Comité de Pilotage du Projet


(COPIL), assisté d’un Groupe de Suivi Technique (GST). La gestion quotidienne sera assurée par une
Unité de Coordination Nationale du projet (UCNP) au niveau national basée à Yaoundé.

L’UCNP sera relayée au niveau régional par trois (3) Unités Régionales de Coordination (UCR)
couvrant chacune trois à quatre régions (EN/NO/AD basée à Garoua, CE/SD/ES basée à Yaoundé,
LT/SW/OU/NW, basée à Douala). Elles travailleront avec les Points Focaux Régionaux du MINEPDED
et MINAS pour le suivi des aspects environnementaux et sociaux des activités du Projet.

En plus de ces principaux organes, le projet aura au niveau des régions :


 Dix (10) Comités Régionaux de Présélection (CRP) pour l’approbation des sous-projets ;
 Cinquante-huit (58) Points Focaux Départementaux (PFD) sélectionnés parmi les cadres des
services déconcentrés du MINEPIA pour le suivi rapproché des activités au niveau
départemental.

2.3.1. Le Comité de Pilotage du Projet

La décision No 00490/MINEPIA/CAB du 25 août 2016 du Ministre chargé de l’Elevage et des


Industries Animales porte création, organisation et fonctionnement du Comité de Pilotage du Projet de
Développement de l’Elevage (PRODEL).

2.3.2. Le Groupe de Suivi Technique

Pour l’accomplissement de ses missions, le COPIL est assisté par un Groupe de Suivi Technique
(GST). Celui-ci assure la supervision des activités du Projet et la préparation des sessions du COPIL à
travers des réunions trimestrielles avec l’Unité Nationale de Coordination du Projet (UCNP).

2.3.3. L’Unité Nationale de Coordination du Projet

Créée par décision n° 00487/MINEPIA/CAB/du 25 août 2016 du Ministre en charge de


l’Elevage, des Pêches et des Industries Animales et placée sous sa responsabilité, l’UCNP est
responsable de la coordination, de la gestion technique, administrative et financière du PRODEL au
niveau national.

L’UCNP sera chargée de toutes les questions fiduciaires et de l’appui à la mise en œuvre de
toutes les activités du Projet : (i) en gérant le Projet, y compris la gestion financière, la passation des
marchés conformément aux directives de la Banque Mondiale et du S & E, (ii) en produisant des
rapports sur l’état d’avancement des Projets, et (iii) en assurant la communication aux niveaux national
et régional par rapport aux activités du Projet. A ce titre elle est chargée de :
 L’animation de l’équipe de coordination du Projet ;
 La Mobilisation des ressources matérielles et financières nécessaires à la réalisation des
activités du Projet ;
 L’Elaboration et mise en œuvre des programmes de travail et budgets annuels (PTBA) ;
 Le suivi et le contrôle de l’exécution des programmes de travail et budgets annuels pour une
utilisation efficiente des ressources en conformité avec les procédures définies dans le
manuel d’exécution du Projet ;

5
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de procédures mai 2017

 La rédaction des rapports périodiques de suivi technique et financier du Projet en rapport


avec les objectifs visés et prendre des mesures correctives appropriées susceptibles d’en
améliorer les performances ;
 La mise en œuvre des activités du Projet dans toutes ses composantes, et sous-composantes
au niveau central et dans les régions, la passation des marchés et la gestion financière, la
supervision des activités du Projet et le suivi-évaluation des résultats en conformité avec les
accords entre le Gouvernement et l’IDA et sous la direction du MINEPIA ;
 L’élaboration et la mise en œuvre des mécanismes de coordination avec les autres organismes
concernés par les politiques, programmes et Projets conjointement financés par le
Gouvernement et les autres bailleurs de fonds ;
 L’orientation des Unités de Coordination Régionale dans la mise en œuvre des politiques de
sauvegarde socio-environnementale dans toutes les composantes du Projet ;
 L’élaboration, la validation et la diffusion des manuels de mise en œuvre interne du Projet ;
 L’élaboration et l’application rigoureuse des systèmes de comptabilité du Projet,
conformément aux procédures requises par le Gouvernement et l’IDA, y compris la gestion
financière des comptes désignés ;
 Du respect et de l’application des accords convenus dans le cadre des décisions et toute autre
question relative à la passation des marchés dans le cadre du Projet ;
 La conception et la mise en œuvre du système d’informations sur les activités du Projet, y
compris le suivi-évaluation à tous les niveaux ;
 La communication nationale et régionale sur les activités du Projet.

En matière de communication interne, l’équipe de l’UCNP devra s'organiser de manière à être


la plus efficace possible. Ainsi, l’UCNP organisera une réunion de débriefing tous les 15 jours pour
informer et faire le point sur l'état d'avancement des différentes activités du Projet. À cette occasion, les
dossiers critiques seront analysés et des solutions seront trouvées. Par ailleurs, l’UCNP organisera,
chaque mois, une réunion bilan et de programmation avec les points focaux qui coordonnent les activités
des composantes au niveau des directions techniques. Chaque responsable sera tenu de produire au
Coordonnateur un bilan mensuel de ses activités portant sur les résultats obtenus assortis des
commentaires. La présence de tous les membres de l’UCNP à cette réunion mensuelle sera obligatoire.

Enfin, les responsables de l’UCR, les délégués régionaux, les PFD, les représentants des
communes bénéficiaires et les partenaires techniques tiendront une réunion bilan et de programmation
tous les trimestres et travailleront de manière concertée avec le Projet afin de faciliter les échanges et la
circulation de l’information. Ces réunions pourront se tenir dans les délégations régionales.

Au niveau central, les directions techniques du MINEPIA concernées par la mise en œuvre du
PRODEL sont responsables de la supervision générale des activités des composantes opérationnelles
suivant la répartition suivante :
 Composante « 1 » : DSV ;
 Composante « 2 » : DPAIE ;
 Composante « 3 » : DDPIA.

La DEPCS conduira les missions de suivi des activités du Projet dans le cadre du GST qu’elle
présidera.

La DAG sera responsable de l’inscription et de la mobilisation des ressources de la contrepartie


mais également de la supervision des activités de formation.

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République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de procédures mai 2017

Les directions techniques sont responsables d’assurer la participation effective de leur personnel
concerné à la mise en œuvre du Projet. Ces cadres techniques seront renforcés dans leurs capacités
méthodologiques et opérationnelles dès le démarrage du Projet par un appui méthodologique. Des points
focaux seront désignés pour chaque direction technique pour un suivi performant des activités et un
compte rendu permanent à l’UCNP et à la direction technique d’attache.

2.3.3.1. Composition de l’Unité Nationale de Coordination du Projet (UCNP)

Le projet est sous la responsabilité de la Coordination Nationale. Elle est représentée au niveau
des régions par trois coordinations régionales telles que indiquées ci-dessus.

Basée à Yaoundé, l’Unité Nationale de Coordination du Projet (UCNP) est composée de :


1. Un Coordonnateur National (CN) ;
2. Un(e) Spécialiste National de la Formation ;
3. Un(e) Spécialiste de Santé Animale ;
4. Un(e) Spécialiste du Développement de la Production Animale et Gestion de la Qualité ;
5. Un(e) Spécialiste de la Gestion Durable des Ressources et des Pâturages ;
6. Un(e) Spécialiste du Développement des Chaines de Valeurs et de Partenariat Economique ;
7. Un (e) Spécialiste en Finance Rurale et Agribusiness ;
8. Un(e) Spécialiste en Suivi Evaluation ;
9. Un (e) Auditeur Interne ;
10. Un(e) Spécialiste en Communication/Marketing/Relations Publiques ;
11. Un(e) Spécialiste en Sauvegarde Environnementale et Sociale ;
12. Un (e) Responsable Administratif et Financier ;
13. Un(e) Spécialiste en Passation de Marchés ;
14. Un(e) Spécialiste junior(e) en Passation de Marchés ;
15. Un(e) Comptable National ;
16. Un(e) Assistant(e) Administratif (ve) ;
17. Un(e) Assistant(e) Comptable ;
18. Un(e) Assistant(e) de Projet ;
19. Du personnel d'appui (01 Secrétaire, 06 Chauffeurs, 02 Agents d’entretien et 02 gardiens).

Le personnel de l’Unité Nationale de Coordination du Projet est recruté sur une base compétitive
et mis en place selon les procédures convenues avec la Banque Mondiale. Les contrats seront passés
pour une durée de deux ans renouvelables sur la base des performances à l’issue d’une évaluation.

2.3.3.2. Unités de Coordination Régionale (UCR)

Au niveau régional, le Projet sera représenté par trois coordinations régionales (UCR)
regroupant chacun trois à quatre régions (EN/NO/AD, CE/SU/ES, LT/SW/OU/NW). Placée chacune
sous l’autorité de l’UCNP, l’Unité de Coordination Régionale assure la coordination et la supervision
technique administrative et financière de la mise en œuvre du Projet au niveau régional. A ce titre elle
est chargée de :
 L’animation du projet dans la région concernée ;
 La mise en œuvre des composantes pertinentes du Projet dans les régions concernées ;
 La mise en œuvre des politiques de sauvegarde environnementale et sociale ;
 La préparation des plans de travail et budgets annuels de la région ainsi que des rapports de
mise en œuvre et de suivi des activités régionales ;

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République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de procédures mai 2017

 L’instruction des sous-projets (SP) présentés par les bénéficiaires (organisations des
producteurs (OP), Communes, communautés, etc.) et assure le secrétariat des Comités
Régionaux de Présélection des sous projets/ plans d’affaires ;
 L’appui et la supervision des acteurs du Projet pour l’exécution des activités du Projet ;
 La gestion et la passation des marchés qui ont été décentralisées dans leurs régions de
compétence, la préparation et la soumission des décisions de passation de marchés à l’UCNP
pour approbation ;
 La tenue du système de comptabilité du Projet développé par l’UCNP ;
 La mise en œuvre et l’entretien du Système d’information de gestion du Projet, y compris le
suivi-évaluation tel que mis en place par l’UCNP.

Les Unités de Coordination Régionale sont composées chacune de :


 Un(e) Coordonnateur Régional(e) ;
 Un(e) Spécialiste en Santé Animale ;
 Un (e) Spécialiste en productions animales ;
 Un(e) Spécialiste de la Gestion Durable des Ressources Pastorales et Animales ;
 Un(e) Spécialiste du Développement des Chaines de Valeurs et de Partenariat Economique ;
 Un(e) Spécialiste en Suivi-Evaluation, planification et Communication ;
 Un(e) Spécialiste en Sauvegarde Environnementale et Sociale ;
 Un (e) Comptable Régional(e) ;
 Un personnel d’appui (01 Secrétaire, 03 chauffeurs, 01 agent d’entretien et 02 gardiens).

Le personnel de l’UCR est mis en place selon les procédures convenues avec la Banque
Mondiale. Les contrats seront passés pour une durée de deux ans renouvelables sur la base des
performances à l’issue d’une évaluation.

Le personnel cadre du Projet est recruté par un cabinet spécialisé dans le recrutement sur appel
à candidature internationale selon les procédures de passation de marchés de la Banque Mondiale.

2.3.3.3. Les Points focaux départementaux

Au niveau départemental, le Projet devra s'appuyer sur les cinquante-huit (58) Points Focaux
Départementaux (PFD) qui sont choisis parmi le personnel des services déconcentrés du MINEPIA.
Ils assurent le suivi de la mise en œuvre du projet dans leurs départements respectifs.

Ils sont chargés de :


 Faciliter la communication sur les activités du Projet auprès des éleveurs du département ;
 Faciliter l’organisation des campagnes d’information et de sensibilisation au niveau
départemental ;
 Appuyer les UCR sur leurs activités de suivi-évaluation des bénéficiaires du Projet ;
 Faciliter la mobilisation des fournisseurs de services d’appui conseil auprès des bénéficiaires.

Les Points Focaux rendent compte de leurs actions aux Coordonnateurs Régionaux et aux
Délégués Départementaux.

Ils suivent les travaux des prestataires locaux de services (PLS)/Conseillers qui sont chargés de
former et d’accompagner les organisations de producteurs et les communes dans le montage et la gestion
de leurs sous-projets.

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République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de procédures mai 2017

2.3.3.4 Les Comités Régionaux de Présélection (CRP)

Créés par décision n° 00489/MINEPIA/CAB du 25 août 2016 du Ministre en charge de l'Elevage


et des Industries Animales, les Comités Régionaux de Présélection (CRP) sont chargés de la présélection
des sous-projets (SP)/Plans d’Affaires (PA) présentés par les organisations de producteurs dans leurs
régions respectives et de la sélection finale des sous-projets/plans d’Affaires qui ne solliciteront pas les
services des institutions financières.

Les CRP sont chargés de :


 S’assurer de l’éligibilité des organisations des producteurs (OP) conformément aux critères
édictés dans le présent Manuel d’exécution du Projet (MEP) ;
 Vérifier l’éligibilité des sous-Projets/Plans d’Affaires conformément aux critères édictés
dans le Manuel d’Exécution du Projet et le Manuel Guide de Préparation des Plans
d’Affaires ;
 Présélectionner les plans d’affaires des OP et émettre des recommandations à l’UCR pour le
cofinancement desdits PA en fonction des priorités définies par l’UCNP.

2.3.3.4.1 Composition des CRP

Les CRP au nombre de 10, sont composés chacune de sept (07) membres :

1. Le Délégué Régional du MINEPIA (Président) ;


2. Le Coordonnateur Régional (Rapporteur) sans droit de vote ;
3. Un Représentant Régional des faitières des organisations des producteurs dans les filières
ciblées ;
4. Le Chef de Service Régional des Productions Animales ;
5. Un représentant de la Chambre d’Agriculture, d’Elevage et des Forêts du Cameroun résident
dans la région ;
6. Un représentant des acheteurs ;
7. Un représentant des institutions financières intervenant dans la région.

Le CRP se réunit en tant que de besoin et au moins deux fois par an, sur convocation de son
Président.

Les convocations accompagnées des documents à examiner sont adressées aux membres au
moins sept (7) jours avant la date de la réunion. Elles doivent indiquer la date, l’heure, le lieu ainsi que
l’ordre du jour de la réunion. En cas d’urgence, ce délai peut être ramené à trois (3) jours.

La présélection des sous-projets/Plans d’Affaires est subordonnée à un avis de conformité avec


les politiques sectorielles délivré par les services déconcentrés des ministères concernés, en particulier
le Point Focal du Ministère de l’Environnement, de la Protection de la Nature et du Développement
Durable.

L’octroi des subventions aux organisations de producteurs pour la réalisation de leurs sous-
projets/Plans d’Affaires est subordonné à la présélection de ces sous-projets/Plans d’Affaires par le
Comité Régional de Présélection et conforme à la nature des éléments des sous-projets éligibles aux
subventions définies par le Ministre de l’Elevage, des Pêches et des Industries Animales.

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Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

2.3.4 Organigramme du PRODEL

MINEPIA
Comité de Ministère de l’élevage, des Pêches
Pilotage et des Industries Animales

Secrétariat
General
Groupe de
Suivi Unité de DEPCS
Coordination Division
Technique
Nationale

DDPIA DPAIE
DVS Direction des Pâturages,
Directorate of
Direction des de l’Alimentation et des
Production
Services Infrastructures
Development and
Vétérinaires d’Elevage
Animal Industries

Délégations Régionales du MINEPIA

10 Comités Unités de Coordination


Régionaux de Régionales (3)
Présélection

Délégations Départementales du
MINEPIA

58 Points Focaux

Parties prenantes à la mise en


œuvre : Communes, POs, NGO, Stations Vétérinaires et d’Elevage
Prestataires locaux de services, etc.

Lien hiérarchique

Lien fonctionnel

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PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

2.3.5. Partenaires techniques d'appui à la mise en œuvre du Projet

2.3.5.1. Prestataires Locaux de Services (PLS)/Conseillers

Les prestataires Locaux de services (PLS)/Conseillers sont des consultants individuels


travaillant dans les régions et les domaines d'intervention du PRODEL ayant la capacité : (i) de faciliter
la mise en place des partenariats économiques et productifs ; (ii) d’appuyer les organisations de
producteurs et les communes à la préparation de leurs sous-Projets (SP)/Plans d’Affaires (PA) ou plan
de gestion des ressources naturelles ;(iii) d’apporter l'appui technique nécessaire à la mise en œuvre de
leurs sous-projets (SP)/Plans d’Affaires (PA) et (iv) d’animer les communautés pastorales dans le cadre
de la diversification des sources de revenus.

Le modèle de financement à travers le Matching Grant (60% PRODEL, 30% crédit d’une banque
et 10% apport personnel de l’OP/Coopérative) permet d’apprécier les efforts de l’OP bénéficiaire.
Cependant des appuis complémentaires sont nécessaires afin de permettre aux OP/coopératives de
démarrer des activités économiques fiables et durables. C’est dans ce cadre que le PRODEL entend
mettre en place un dispositif d’appui-conseil basé sur la mise à disposition des OP/coopératives de
conseillers de proximité pour leur assurer un accompagnement efficace, efficient et durable. Par ailleurs,
le Projet souhaite contribuer à développer l’emploi et l’expérience professionnelle des jeunes formés,
en leur donnant l’opportunité de renforcer leurs compétences sur le terrain, dans une optique durable,
au profit du Projet et plus largement du secteur d’élevage du Cameroun.

Dans ce contexte, la Coordination Nationale du PRODEL recrutera quatre (04) types de


conseillers : (i) des Conseillers en Gestion des Exploitations et Pastoralisme (CGEP), (ii) des Conseillers
en Développement Organisationnel (CDO) ; (iii) des Conseillers en AgriBusiness (CAB) ; le Conseiller
en Animation Pastorale et Développement Communautaire (CADC) dont les termes de référence sont
joints en annexe.

La procédure de sélection des PLS/Conseillers inclut : (i) l’élaboration des TDR, (ii) l’envoi des
TDR à la Banque Mondiale pour avis de non objection, (iii) l’élaboration et la publication de l’appel à
manifestation d’intérêt ; (iv) une évaluation des candidats ; (v) la présélection des candidats évalués ;
(vi) la proposition de la liste des candidats présélectionnés ; (vii) la validation de la proposition par la
Banque mondiale. Cette procédure aboutit à l’établissement d’une liste de PLS éligibles aux prestations
d’appui aux OP (accompagnement à la structuration des OP, appui à l’élaboration des PA, appuis à la
mise en œuvre des PA et animation des communautés pastorales).

2.4. Principes de conduite et de gestion du Projet

2.4.1. Principes de référence

Dans le cadre de l’exécution de leurs missions, les responsables d’exécution s'engageront à


réaliser leurs fonctions en référence aux principes suivants, qu'il s’agisse des activités de gestion interne
ou de celles relatives à la conduite et à la réalisation des activités du Projet :

 Indépendance : Aucune autorité extérieure à l’UCNP ne pourra se prévaloir de prérogatives


autres que celles qui se réfèrent explicitement aux engagements contractuels ou aux
règlements de droit public et aux lois et règlements de droit commun applicables aux
personnes morales de droit privé ;

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République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

 Impartialité : Dans leurs relations avec les tiers, les responsables d’exécution ne pratiqueront
aucune forme de discrimination ou de traitement préférentiel et appliqueront exclusivement
les procédures en vigueur ;
 Efficacité : La recherche de l'efficacité maximale guidera en toutes circonstances les
décisions et l'application pratique des procédures du PRODEL; Aucune activité ne pourra
débuter sans le quitus des spécialistes et l’adoption d’un plan de qualité préalable ;
 Efficience : La recherche de l'efficacité au moindre coût possible constituera une
préoccupation constante de l’UCNP, tant en ce qui concerne son fonctionnement, que les
services qu'elle est amenée à pourvoir. En particulier aucune considération de prestige ne
pourra justifier l'emploi ou l'acquisition de moyens ou d'équipements ni le recours à des
services autres que ceux strictement nécessaires aux activités de l’UCNP et à la réalisation
de ses missions ;
 Impact : l’équipe de Projet cherchera toutes les occasions pour maximiser l’impact du Projet
en promouvant la participation des communautés locales et sociétés civiles dans les travaux ;
 Performance : La mise en œuvre des meilleures pratiques de gestion de Projet afin de
démontrer une performance supérieure dans la capacité d’absorption de l’appui financier de
l’IDA.

Les fonds gérés par les responsables d’exécution auront le caractère de deniers publics et
bénéficieront de la protection prévue par la réglementation en vigueur en la matière. Les fonds seront
exclusivement utilisés pour le financement des activités du PRODEL et la rémunération des prestations
faites par les responsables d’exécution et relatives à la gestion générale, s’il y a lieu. Tous les prestataires
seront tenus de se conformer aux normes existantes et à celles qui seront développées pendant la durée
de vie du PRODEL.

2.4.2. Principes liés aux obligations des responsables d’exécution

(1) Tout responsable d’exécution acceptera que la Coordination :


 Inspecte, seule ou conjointement avec l’IDA, si elle le demande, les équipements, sites,
services, programmes de formation et travaux prévus au titre de ses responsabilités, les
opérations, tous documents et écritures pertinents ;
 Obtienne auprès des bénéficiaires des activités menées, toute information qu’elle pourrait
raisonnablement demander concernant l’administration, les opérations et la situation des
activités ;
 Suspende l’utilisation des fonds du Crédit de l’IDA aux fins des activités prévues si l’acteur
d’exécution manque à l’une ou à une quelconque des responsabilités lui incombant dans le
cadre du PRODEL, ledit manquement devant être confirmé par un audit externe. Cette
suspension se fera après saisine effective et suffisamment motivée de la Coordination, suite
à un audit externe et sur approbation du COPIL.

(2) Le MINEPIA, se réservera le droit, à travers l’UCNP, de mettre fin à une convention ou à
des arrangements d’exécution avec un responsable d’exécution. Tout différend, controverse ou
réclamation dû ou lié à une convention en vigueur, ou rupture, résiliation ou invalidité sera par ailleurs
soumis à arbitrage conformément aux règles de procédure d’arbitrage nationales.

(3) Les responsables contractualisés ou les bénéficiaires de responsabilités déléguées :


 Réaliseront intégralement et correctement leur mission. Ils se conformeront aux normes et
procédures administratives prévues dans leur contrat, l’Accord de financement et le Manuel
d’exécution ;

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PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

 S'interdiront d'accepter tout mandat dont l'exécution pourrait compromettre les


responsabilités qu’ils assumeront pour le PRODEL ;
 Fourniront à la Coordination tous rapports et documents relatifs à leur gestion et à celle des
activités ;
 Transmettront à la Coordination, selon le calendrier prévu, un PTBA relatif aux activités à
mener ;
 Informeront promptement la Coordination de toute circonstance qui fait ou pourrait faire
obstacle à la bonne exécution de leur mandat ou à la réalisation des objectifs ;
 Mèneront leurs opérations et gèreront leurs affaires selon des méthodes administratives et
financières conformes aux règles et procédures en vigueur et admises par l’IDA, sous la
supervision du Coordinateur et en collaboration avec les autres acteurs ;
 Assureront la gestion financière des fonds qui leur sont confiés. Les responsables d’exécution
adopteront les procédures prévues par l’Accord de financement IDA et le Responsable
Administratif et Financier tiendra les écritures nécessaires selon des pratiques comptables
conformes aux règles et procédures en vigueur et admises par l’IDA. Les comptes seront tenus
conformément aux règles comptables, notamment les règles du plan comptable OHADA.

(4) Pour toutes les dépenses pour lesquelles des retraits du Compte Désigné sont demandés sur
la base de relevés de dépenses, le Responsable Administratif et Financier : (a) tiendra des écritures et
comptes enregistrant lesdites dépenses (b) conservera, pendant au moins dix ans après que l'IDA et le
MINEPIA auront reçu l'audit concernant l’exercice financier au cours duquel le dernier retrait du
Compte Désigné a été fait, toutes les écritures (contrats, commandes, factures, notes, reçus et autres
pièces) justifiant lesdites dépenses, (c) permettra aux représentants de l’IDA et du MINEPIA,
d'examiner lesdites écritures ; et (d) fera en sorte que les décomptes et écritures soient inclus dans l’audit
annuel et que le rapport d’audit contienne un avis distinct des auditeurs indiquant si l'on peut se fonder sur
les relevés de dépenses présentés au cours dudit exercice et sur les procédures et contrôles internes ayant
servi à les établir, pour justifier les retraits de fonds qui s'y rapportent.

2.4.3. Gestion environnementale et sociale

Le Projet devra financer les instruments de Sauvegarde environnementale et sociale pertinents


liés aux sous-projets dans le respect de la règlementation camerounaise en vigueur dans le domaine et
conformes à ceux de l’IDA. A cet effet, plusieurs études devant servir de référence ont été menées dans
le cadre du Projet :
 Le cadre de gestion environnementale et sociale ;
 Le cadre fonctionnel (conformité aux politiques de sauvegarde) ;
 Le cadre pour la planification en faveur des populations autochtones (CPPA) ;
 Le cadre de réinstallation CPR) ;
 Le plan de gestion des antiparasitaires et des antimicrobiens (PG2A).

Si un sous-projet nécessite l’adoption d’un instrument de Sauvegarde supplémentaire le Projet


doit :
 Établir ledit instrument ;
 Soumettre ledit instrument à l’approbation de l’IDA ;
 Et adopter cet instrument avant la mise en œuvre de l’activité

Si un sous-projet concerne les personnes affectées, s’assurer qu’aucun déplacement (y compris


les accès aux zones légalement désignées et zones protégées) ne doit se faire sans que les mesures de

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République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

réinstallation n’aient été prises dans le cadre d’un instrument de sauvegarde supplémentaire y compris
le versement des indemnités compensatoires correspondantes.

Ces documents devront servir de référence à la gestion des aspects environnementaux et sociaux
du Projet ainsi que les orientations des sous projets/Plans d’Affaires des communautés vulnérables.

Pour chaque instrument supplémentaire de sauvegarde, l’IDA doit être régulièrement informée
sur les aspects suivants à travers les rapports d’exécution du Projet :
 Les mesures prises pour chaque instrument supplémentaire de sauvegarde ;
 Les conditions s’il en existe empêchant ou pouvant empêcher la mise en œuvre de cet
instrument de sauvegarde ;
 Les mesures prises ou requises pour lever ces conditions.
 Pendant la mise en œuvre du Projet, l’on doit s’assurer que les termes de référence de chaque
assistance technique ou études à mener dans le cadre du projet sont conformes aux politiques
de gestion environnementale et de sauvegarde sociale de l’IDA ;
 Dans toute activité du projet relative à l’élaboration d’un cadre règlementaire de plan de
développement communautaire ou autres réformes de la gestion des terres, ces politiques
doivent être prises en compte.

3. OBJECTIFS DU MANUEL

Le manuel de procédures vise les objectifs suivants :

 Fournir des instruments adaptés et formalisés pour l’élaboration, la transmission, le contrôle


et le traitement des documents administratifs comptables et financiers ;
 Décrire les principales opérations du projet, les procédures à appliquer et le processus de leur
traitement ;
 Permettre l’élaboration d’états financiers pertinents et fiables relatifs à l’exécution du budget,
des engagements financiers, des risques, des consommations et des coûts ;
 Assurer le contrôle périodique de l’ensemble des opérations.

Le respect et l'application effective de ces procédures conditionnent l'efficacité du système de


gestion qui doit se traduire pour le PRODEL, par des contrôles réguliers visant à pallier les différents
risques qui peuvent engendrer des irrégularités ou des malversations, mais surtout de négligences,
d'erreurs d'exécution, de jugement ou de compréhension (domaine du quotidien).

4. PROCESSUS D’ÉLABORATION

L’équipe de préparation du PRODEL a recruté un consultant pour la rédaction du manuel de


procédures administratives, financières et comptable du Projet.

Une première mouture a été déposée à l’unité de préparation du Projet, a fait l’objet
d’enrichissements suite aux observations et commentaires pendant l'atelier de validation organisé à cet
effet. L’ossature de ce document permet une définition claire des différentes responsabilités et des points
de contrôle.

Après la prise en compte par le consultant des modifications apportées lors de l'atelier, le
document a été finalisé et la version finale envoyée à la Banque mondiale pour Avis de Non Objection.

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République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

5. RESPONSABILITÉS DE LA TENUE À JOUR DU MANUEL

L’Unité de Coordination du Projet (UCNP) qui veille à l’application des procédures, propose au
Comité de Pilotage du Projet (COPIL), les mises à jour du manuel. Les mises à jour approuvées par ce
Comité sont mises à la disposition du personnel pour application effective après l’avis de non objection
de la Banque mondiale.

5.1. Mise à jour du Manuel

La mise à jour du présent manuel est aussi importante que sa mise en place. S'il n'est pas mis à
jour en cas de nécessité et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à jour, il perd de son efficacité.

La mise à jour du manuel peut être motivée par :


1. Des changements dans la structure ou les activités du PRODEL suivant les décisions du
Ministère de tutelle et de la Banque Mondiale ;
2. Les modifications des systèmes et procédures pour faire face à des situations nouvelles,
3. Des changements rendus nécessaires par l'application des textes et décrets concernant les lois
et règles en vigueur en République du Cameroun ;
4. Des modifications en ce qui concerne l'affectation du personnel ou des tâches lui incombant ;
5. Des aménagements dans l'organisation du PRODEL.

5.2. Méthodologie de mise à jour

Lorsque la nécessité de modification des procédures existantes se fait sentir, le Coordonnateur


National fait la proposition au COPIL dont l'accord est exigé avant toute action. En cas d'accord, le
Coordonnateur National convoque une réunion à laquelle doivent participer tous les agents susceptibles
d'être concernés par ces modifications.

A l'issue de cette réunion, un procès-verbal est établi indiquant les é1éments suivants :
 Les procédures devant être modifiées ;
 Les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées ;
 Les principes des modifications à apporter ;
 L’équipe chargée de rédiger les nouvelles procédures à inclure dans le manuel.

L’équipe chargée de la rédaction des nouvelles procédures les soumet au Coordonnateur


National qui y apporte les modifications qu'il juge nécessaires pour arrêter le Projet de texte à soumettre
à la revue du COPIL pour information et/ou commentaires et à l’approbation de la Banque Mondiale.

Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, le
Coordonnateur se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel.

L’assistante du coordonnateur doit tenir un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque
copie du manuel.

Les procédures administratives, financières et comptables sont regroupées par grandes fonctions.
A chacune d’elles correspondent plusieurs tâches à mener sous la forme d’actions successives détaillées
à exécuter.

Une telle approche permet à chaque intervenant de maîtriser la méthodologie de mise en œuvre
des opérations.

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PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

Les principales fonctions suivantes ont été développées dans le présent Manuel de Procédures :
 L’Administration (le courrier, le personnel, le patrimoine) ;
 Le budget ;
 La passation des marchés ;
 Les finances ;
 La gestion des sous-projets ;
 La comptabilité ;
 L’audit et la révision des comptes.

6. SYSTÈME D’INFORMATION

Afin d’assurer une gestion financière performante, en plus du présent manuel, un système
automatisé d’information de gestion est mis en place au niveau du PRODEL. Ce système d’information
de gestion assure notamment la gestion budgétaire, comptable et financière.

Le PRODEL devra faire une requête à la CAA pour la mise à disposition dudit Système
d’information à travers son Ministère de tutelle.

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PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

REGISTRE DE MISE A JOUR DU MANUEL DE


PROCEDURES
Références des nouvelles sections mises à jour Référence des sections périmées
Date
Section Titre Annexe Page Section Titre Annexe Visa Coordonnateur

17
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PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

CHAPITRE I : PROCEDURES DE
GESTION BUDGETAIRE

18
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1. Intérêt de la gestion budgétaire

Le Projet implique à la fois :


 Une meilleure connaissance des faits présents (diagnostic) et futurs (prévision) ;
 Une volonté de déterminer et de définir la situation future (stratégie) ;
 Une programmation et une coordination des actions à mener pour les atteindre (plans
opérationnels à moyen et court terme).

De manière générale, la méthode budgétaire dans le cadre du Projet, consiste à établir sur la base
d’un programme d’activité, des prévisions chiffrées qui serviront ultérieurement d’éléments de
référence pour apprécier les réalisations. Ainsi, le budget est :
 Un outil de planification et de décision ;
 Un outil de décentralisation et de communication ;
 Un outil de coordination et de cohérence ;
 Un outil de contrôle et d’action.

En somme, la gestion budgétaire du projet consiste, sur une base annuelle et à partir des
prévisions déterminées au cours de sa préparation, à :
 Programmer les activités de l’année et les chiffrer ;
 Planifier leur réalisation ;
 Distribuer les responsabilités ;
 Coordonner les actions à entreprendre ;
 Contrôler et orienter les actions.

Le programme des activités et le budget sont résumés dans un tableau appelé « plan de travail et
budget annuels (PTBA) ». C’est un outil de gestion qui permet de s’assurer que les ressources utilisées
sont destinées aux activités du Projet.

2. Programmation des activités et élaboration du plan de travail et budget annuel

2.1. Généralités sur l'élaboration du budget


19
Le budget constitue la traduction chiffrée du programme d'activités du PRODEL.

La responsabilité de l’élaboration du budget incombe à l’Unité de Coordination du Projet.


Selon leur niveau d’implication, les responsables ou unités d’exécution participent à
l’élaboration du budget du Projet.

Ces responsables ou structures collaborent toutes à la préparation des prévisions budgétaires du


Projet. Le budget sera établi sur la base des opérations à programmer pour l’année à venir,
conformément aux accords de financement des bailleurs de fonds et aux activités du PRODEL.

Une phase de planification technique précède l’élaboration du budget. Elle se base sur les
opérations décrites pour chaque composante dans le manuel d’exécution du Projet.

A long terme, la planification est générale et les prévisions sont mises à jour périodiquement sur
la durée du Projet (six ans) par les différents intervenants en collaboration avec l’UCNP.
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PRODELPRODEL Manuel de Procédures mai 2017

La planification est glissante. Les phases d’actualisation sont annuelles. Les organes de pilotage
et d’orientation avec le soutien de l’Unité de gestion sont impliqués à ce niveau. Le Budget annuel est
élaboré en tenant compte de cette planification.

Les prévisions budgétaires seront établies sur la base des activités, conformément à l’enveloppe
budgétaire, aux contrats signés et aux accords de financement des bailleurs de fonds.

Les projets de budget sont centralisés et consolidés par l’UCNP pour donner lieu à un Projet de
budget global annuel, qui devra être discuté et approuvé par les différentes instances, suivant le tableau
suivant.

2.2. Planning de l'élaboration du budget

Période Activités Responsables Partenaires


Rédaction et diffusion des
instructions du Coordonnateur DDPIA, DSV, DPAIE, DAG
1er-5 août Coordonnateur National
National pour la préparation des Responsable du suivi-évaluation
programmes de travail et budgets.
Responsable du suivi-évaluation
Réunion préparatoire à
Responsable des passations de marché
l’élaboration des programmes Coordonnateur National
Responsable administratif et financier
d’activité et budgets (UCNP)
6-15 août Responsables d’activités et d’exécution
Réunion préparatoire à Responsable du suivi-évaluation
l’élaboration des programmes Coordonnateur Régional Responsables d’activités et d’exécution
d’activité et budgets (UCR) CORE
Responsables d’activités et d’exécution
Responsables fiduciaires
Collecte et traitement des
UCNP (Responsable du suivi- DDPIA, DSV, DPAIE, DAG
informations et données au niveau
évaluation) LANAVET
de chaque responsable d’exécution
16 août - 15 CELCOM/MINEPIA
septembre ONVC
Responsables d’activités et d’exécution
Collecte et traitement des
UCR (Responsable du suivi- Responsables fiduciaires
informations et données au niveau
évaluation) DREPIA
de chaque responsable d’exécution
Stations d’élevage
Coordonnateurs Régional
16-30 Consolidation des programmes Coordonnateur National Responsables d’activités et d’exécution
septembre d'activités et des budgets Responsable du suivi-évaluation Responsable des passations de marché
Responsable administratif et financier
Responsable des passations de marché
Responsable administratif et financier
Débats budgétaires et amendement Responsable du suivi-évaluation
Coordonnateur National
des budgets Experts techniques du Projet
01er-14 Coordonnateurs Régionaux
octobre Toute autre personne utile
Débats budgétaires et amendement
GST/DEPCS UCNP
des budgets
Intégration des amendements du UCNP
Coordonnateur National
GST UCR
GST
Avis du COPIL sur le PTBA COPIL/MINEPIA
15-31 UCNP
octobre Intégration des amendements du
Coordonnateur National UCNP
COPIL
Avis de la Banque Mondiale sur le
01er-15 Banque Mondiale Coordonnateur National
PTBA du PRODEL
novembre
Correction et Adoption PTBA Coordonnateur National UCNP
01er-10 Notification et transmission du
Coordonnateur National
décembre PTBA à la Banque Mondiale

20
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Période Activités Responsables Partenaires


Saisie du budget dans le logiciel de SSE
gestion du Projet (TOMPRO) Responsable administratif et CONA
11-20 (UCNP et UCR) financier CORE
décembre
Saisie du PTA dans le logiciel de
gestion du Projet (UCNP et UCR) Responsable du suivi-évaluation RAF/UCR

Responsables d’activités et
1er janvier Mise en œuvre du PTBA
d’exécution des composantes

2.2. Processus d’élaboration du PTBA

2.2.1. Aspect Généraux

2.2.1.1. Objet de la procédure

La procédure budgétaire est primordiale pour l’exécution objective et efficace du Projet. Elle
doit être participative et débuter suffisamment tôt pour permettre l’élaboration du budget consolidé
avant le début de l’exercice.

Le budget consolidé du Projet est obtenu à partir des budgets des différentes parties prenantes
à la réalisation du Projet.

La procédure décrite ci-après est élaborée pour atteindre ces objectifs.

2.2.1.2. Principe d'application

Les responsables ou unités impliquées dans la mise en œuvre des opérations du Projet devront
élaborer un programme d’activités annuel qui sera soumis au Coordonnateur du Projet.

Les budgets sont soumis à l’examen par une commission mise en place à cet effet par le
Coordonnateur.

Un canevas d’élaboration du plan de travail et du budget annuel (PTBA) est présenté dans les
sections suivantes.

2.2.1.3. Documents supports

Le programme d’activités prévoit les activités, les tâches et les opérations à exécuter avec une
description des coûts et des financements pour un exercice donné.

2.2.1.4. Présentation du processus

Le processus comprend :
 Instructions du Coordonnateur ;
 Tenue de la réunion préparatoire ;
 Préparation du budget au niveau des experts ;
 Consolidation des budgets ;
 Débats et amendements du budget par la Coordination ;
 Revue et adoption du budget par le GST ;

21
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 Revue et adoption du budget par le Comité de Pilotage ;


 Revue et avis de non-objection par le bailleur de fonds.

2.2.2. Déroulement du processus

2.2.2.1. Instructions du Coordonnateur

Références Opérations

Au début du quatrième trimestre de l’année N

Le Coordonnateur National :
1 - rédige et diffuse une note aux responsables d’activités et d’exécution sur
l'élaboration du budget de l’année N+1. Ladite note devrait contenir :
- Les objectifs généraux de l’année N+1 ;
- La présentation sommaire du budget de l’année précédente ;
- L’état de réalisation du budget de l’année précédente ;
- Les recommandations de la Banque Mondiale, du MINEPIA et du COPIL
ainsi que des principes qui doivent gouverner l’élaboration du budget au vu
des réalisations des années précédentes ;
- La tenue de la réunion préparatoire du budget.

Chaque responsable d’activités et d’exécution :

2 - Lit la note ;
- Prépare une note spécifique à l’unité qu’il joint à la note du coordonnateur
3 national ;
- Transmet un exemplaire de la note spécifique de l’unité au coordonnateur
4 national.

22
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2.2.2.2. Tenue de la réunion préparatoire

Références Opérations
Le Coordonnateur National :
1 Préside la réunion avec pour ordre du jour entre autres :
- Fixer les objectifs spécifiques à atteindre pour l’année à venir ;
- Fixer les actions prioritaires de l’exercice à venir ;
- Faire le point des réalisations du budget en cours pour décider des mesures
correctives à prendre pour l’exercice à venir ;
- Examiner les notes spécifiques aux unités d’exécution du projet ;
- Fixer et arrêter le calendrier détaillé de la préparation du budget.

A la fin de la réunion :
Le secrétaire de Séance :
2 - Dresse le procès-verbal de la réunion ;
3 - Le fait approuver par l’assistance ;
4 - Remet une copie à chaque responsable et participant ;
5 - Classe une copie dans les archives de la coordination.

Après la réunion, chaque responsable d’exécution organise la planification de ses


activités en fonction des objectifs et actions prioritaires fixés lors de la réunion

23
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2.2.2.3. L'élaboration du budget au niveau des responsables d’activités et d’exécution

Références Opérations

Chaque responsable d’activités et d’exécution :


1 - Passe en revue toutes les opérations en cours ;
2 - Détermine leur niveau d’exécution ;
3 - Planifie si nécessaire la poursuite de leur exécution sur l’exercice suivant ;
- Détermine les nouvelles activités à programmer ;
4
- Décline chacune de ces activités en opérations et chacune des opérations en
5 tâches ;
- Évalue la faisabilité des activités programmées et leur adéquation avec les
6 objectifs du projet ;
- Inscrit les opérations retenues dans le programme d’activités pour l’année à
7 venir ;
- Estime le temps et les moyens nécessaires pour chacune des activités
(anciennes ou nouvelles) retenues pour l’année à venir ;
8
- Planifie dans le temps ces activités et dresse un chronogramme de leur
exécution ;
9 - Détermine les indicateurs de performance des activités à mener ;
10 - Evalue le coût des opérations et activités en tenant compte de leur niveau de
11 réalisation ;
- Évalue le coût des nouvelles activités : par tâche, par opération et par activité
12 dans le respect de l’enveloppe disponible par composante, sous-composante et
catégorie ;
- Détermine les coûts agrégés des activités anciennes et nouvelles ;
13 - Arrête le projet de budget de l’unité ou entité ;
14 - Envoie une copie du programme d’activités, du chronogramme et du projet de
15 budget correspondant au coordonnateur.

Le Coordonnateur National :
16 - Passe en revue chaque projet de programme d’activités, le chronogramme et
le budget en fonction des instructions et données caractéristiques ;
- En cas de nécessité, formule des observations et commentaires et retourne ces
17
projets à l’unité concernée pour correction ;
- Transmet les projets de programme, de chronogramme et de budget au raf pour
18 consolidation s’ils sont jugés conformes aux prescriptions ;
- Remet un exemplaire de chacun de ces documents au responsable chargé du
19 suivi - évaluation pour préparation des plans de suivi de l’exécution.

24
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2.2.2.4. Consolidation des budgets

Références Opérations

Le responsable du suivi-évaluation

1 - Consolide les chronogrammes des activités ;

- Fait ressortir une prévision mois par mois et trimestre par trimestre des
2 réalisations du projet au cours de l’année à venir ;

3 - Met en évidence, en fonction de l’objectif global, l’indicateur de performance


pour chaque objectif à atteindre au cours de l’année à venir.

4 Le Responsable Administratif et Financier :

5 - Reçoit et compile les plans de travail et les budgets des unités d’exécution ;

6 - Confectionne le budget consolidé du projet pour l’exercice ;

- Transmet une copie au coordonnateur national ;


7
- Transfère une copie à chaque unité d’exécution et au responsable du suivi-
évaluation.

2.2.2.5. Mise en harmonie du PTBA et du plan de passation de marchés

Références Opérations

Le SPM :
1 - prépare en fonction du projet PTBA un projet de plan de passation de marchés
2 - examine ce projet de plan de passation de marchés avec les différents
responsables afin de s’accorder sur les délais par étapes successives
3 - transmet le Projet de plan de passation de marchés au Coordonnateur National
pour observations et commentaires éventuels

Le Coordonnateur National
4 - examine et donne son avis sur le Projet du plan de passation de marchés ;
5 - joint le projet de plan de passation de marchés arrêté au projet de PTBA.
6 - convoque la réunion de validation par la coordination nationale du PTBA et du
plan de passation de marchés

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2.2.2.6. Validation du projet de budget et du plan de passation de marchés par l’UCNP

Références Opérations

Le Coordonnateur National

1 - Fixe la date de l'examen du budget et du plan de passation de marchés par l'UCNP


et invite à cet effet l'ensemble des personnes concernées tant en interne qu'à
l'externe. Le GTS est convié à ces travaux

Lors des débats,

Chaque responsable d’activités et d’exécution :


2 - présente son budget et du plan de passation de marchés en termes :
 D’objectifs ;
 D’activités ;
 Des résultats attendus ;
 Des indicateurs de performance ;
 Des moyens disponibles (financiers, matériels et humains) en début
d’exercice ;
 Des moyens complémentaires à acquérir au cours de l’exercice à venir
 Des délais à respecter
Après la présentation, le coordonnateur National assisté éventuellement du RAF
et de toute autre personne dont il jugera la présence nécessaire

L’assemblée

3 - effectue les analyses appropriées ;


4 - valide le projet de budget et le plan de passation de marchés ainsi présentés ou
fait des remarques et ajustements

Après validation du projet de budget par l’UCNP et les responsables


d’exécution,

Le coordonnateur National
5 - transmet les projets de PTBA et du plan de passation de marchés arrêtés à la
Banque Mondiale pour avis de non objection.

26
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2.2.2.7. Adoption par le GST

Références Opérations

Le Coordonnateur National :
1 - présente de manière détaillée, le programme d’activités et le budget annuels ainsi
que le plan de passation de marchés du PRODEL

Le GST
2 - examine et adopte le plan d’activités et le budget annuels ainsi que le plan de
passation de marchés ;
3 - formule ses recommandations pour l’amélioration du PTBA.
4
Le Coordonnateur National :
- intègre les recommandations du GST
- transmet le PTBA au COPIL

2.2.2.8. Adoption par le Comité de Pilotage du Projet

Références Opérations

Le Coordonnateur National :
1 - présente de manière détaillée, le programme d’activités et le budget annuels ainsi
que le plan de passation de marchés du PRODEL

Le COPIL
2 - examine et adopte le programme d’activités et le budget annuels ainsi que le plan
de passation de marchés ;
3 - formule ses instructions pour l’exécution ;
4 - transmet le programme, le budget et le plan de passation de marchés adoptés au
Coordonnateur pour exécution.

Le Coordonnateur National :
5 - convoque une réunion d’information sur l’exécution du programme d’activités et
du budget annuels ainsi que du plan de passation de marchés ;
6 - présente à tout le personnel les instructions d’exécution de réalisation des travaux
et d’exécution du budget ;
7 - remet un exemplaire du programme et du budget ainsi que du plan de passation
de marchés adoptés aux unités d’exécution ainsi qu’un exemplaire des instructions
8 ;
- transmet le PTBA approuvé à la Banque Mondiale.

A l’issue de la session budgétaire du COPIL, le Coordonnateur National intègre les observations


techniques et financières formulées par les membres avant transmission à la Banque Mondiale pour
Avis de Non Objection. En cas de besoin, une session extraordinaire peut être convoquée pour la
validation du PTBA.

27
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2.2.2.9. Avis de non-objection de la Banque Mondiale

Références Opérations

La Banque Mondiale :
1 - reçoit les projets de programme d’activités et du budget annuels et du Plan de
passation de marchés ;
2 - effectue les analyses nécessaires ;
3 - donne son avis de non-objection si le programme, le budget et le plan de passation
de marchés sont conformes aux objectifs et évolution normale du PRODEL

Ou
3 bis - apporte ses observations et commentaires pour éventuelles corrections avant avis
4 de non objection
5 - transmet le programme, le budget et le plan de passation de marchés ainsi que son
avis de non-objection au Coordonnateur National.

Le Coordonnateur National :
6 - reçoit l’avis de non-objection de la Banque Mondiale sur le budget général et le
plan de passation de marchés ;
7 - informe les responsables d’exécution des dispositions budgétaires et du plan de
passation de marchés définitives pour l’année N+1 ;
8 - transmet le programme d'activités, le budget et le plan de passation de marchés
ainsi que l’avis de non-objection de la Banque au Comité de Pilotage du Projet
pour adoption.

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PROGRAMME D’ACTIVITES

Année :

Responsable d’exécution :

Date de rédaction :

Codification Activités
Dates Date
Activités Engagement Responsable Sous -
Composante Opération 1 2 N
d’exécution Composante

Responsable d’exécution

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BUDGET RESPONSABLE D’EXECUTION

Année

Responsable d’exécution :

Date de rédaction

Codification Coût Financement (Activités/Sous-activités)


Dates Date
Responsable A1 A2 AN
Activités Engagement Composante Sous-Composante
Opération
d’exécution A12 A1n A21 A2n AN1 ANn

B : Bailleur de fonds

Responsable d’exécution

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PROGRAMME D’ACTIVITE CONSOLIDE

Année

Cellule de Gestion du Projet :

Date de rédaction

Codification Opérations
Responsable Sous - Catégorie de
Composante Activités
d’exécution Composante dépenses

Le Coordonnateur

31
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BUDGET CONSOLIDE DU PROGRAMME

Année :

Date de rédaction :

Codification Coût Financement


Responsable Responsable Responsable
Composant Sous Activit
- catégorie de
d’exécution 1 d’exécution 2 d’exécution n
e Composante é dépenses

B : Bailleur de fonds

Le Coordonnateur

32
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2.3. Exécution du budget annuel

2.3.1. Mécanisme d’exécution du budget

L’ordonnateur du budget est le coordonnateur du projet.

Le RAF, secondé par le Comptable, sont chargés d’assurer la gestion et le suivi du budget. Ils
assurent notamment :
 la tenue quotidienne des états d’exécution du budget et la consolidation mensuelle des
budgets ;
 le suivi des engagements à priori par nature, activité, catégorie de dépenses et source de
financement.

Dès adoption du budget, le coordonnateur notifie aux responsables d’exécution et à tous les
membres de la coordination, l’enveloppe budgétaire affectée par nature, activité et catégorie de
dépenses.

De même, il convient de noter que l’engagement et la liquidation des dépenses obéissent aux
principes ci-après :

 La dépense n’est autorisée que si elle est inscrite au budget annuel ou en cas des circonstances
exceptionnelles ou imprévues sur avis de non-objection de la Banque Mondiale et révision
du plan de passation des marchés si cela s’avère nécessaire ;
 Pour tout engagement des dépenses, l’acte juridique notamment le contrat est requis. La
facture (ou tout autre document en tenant lieu) devra être accompagné des documents
suivants :
 D’un bon de réception partielle ou définitive des travaux ou bon de livraison de fournitures
régulièrement approuvé par les responsables habilités ;
 La facture relative à la prestation effectuée par le fournisseur ;
 D’une copie du contrat liant le fournisseur au projet ;
 D'une copie du procès-verbal de sélection du fournisseur avec avis de non-objection de la
Banque Mondiale.

L’avis du Responsable Administratif et Financier est requis pour confirmer l’existence du budget
et la trésorerie nécessaire : son visa sera apposé (le RAF devra veiller au respect des procédures)

 La dépense n’est effectivement engagée qu’après accord du coordonnateur : sa signature y


sera opposée.
 La dépense ne sera effective qu’après virement des fonds dans le compte du bénéficiaire.

Il est important de signaler que la régularité d’un paiement peut être remise en cause lors des
missions de contrôle, de supervision ou d’audit.

Le suivi de l’exécution du budget est primordial pour le PRODEL. Sur le plan comptable et
financier il permet de situer les affectations de crédits et l’exécution des activités.

Toute dépense consentie est imputée selon un plan budgétaire. Cette imputation permet de suivre
régulièrement l’exécution du budget par activité, nature et par financement.

33
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La procédure explique comment s’effectue le suivi du budget.

A chaque niveau d’exécution, le RAF a la responsabilité du suivi budgétaire. Il fournit


régulièrement à l’ordonnateur l’état d’exécution du budget. Ce dernier peut également lui demander de
fournir l’état d’exécution du budget sur la base de critères variés suivant la nature des décisions à
prendre.

2.3.1.1. Processus d’ordonnancement des dépenses

Références Opérations
Réception des travaux ou des livraisons

Le service technique ou responsable d’exécution :


1 - réceptionne les travaux ou les livraisons de matières et fournitures ;
2 - délivre un bon de réception conjointement signé par les deux parties ou, après
vérification d’usage, signe le bordereau de livraison et conserve un exemplaire ;
3 - classe un exemplaire du bon de réception ou du bordereau de livraison

Ordonnancement de la dépense

Le RAF
4 - à la réception de la facture, renseigne en original et copie selon le cas ;
5 - transmet l’original au service technique pour vérification de sa conformité aux
travaux ou à la livraison ;
6 - transmet un exemplaire à la comptabilité pour prise en compte

Le service technique
7 - vérifie la conformité de la facture, y appose son visa, y joint l’original du bon de
réception ou du bordereau de livraison ;
8 - transmet la liasse facture, bon de réception ou bordereau de livraison et copie du
marché correspondant au RAF

Le RAF
9 - vérifie la conformité et la cohérence de ces documents ;
10 - approuve la dépense en apposant sa signature sur l’ensemble des documents ;
11 - établit la demande de paiement ainsi qu’une fiche d’engagement de la dépense et
joint l’ensemble à la liasse ;
12 - transmet la liasse (facture, bon de réception ou bordereau de livraison, copie du
marché et demande de paiement) au coordonnateur

Le Coordonnateur National :
13 - examine la conformité des données de la liasse ;
14 - signe la demande de paiement et appose son visa sur les autres documents ;
15 - transmet la liasse au RAF pour acheminement à la CAA

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FICHE D’ENGAGEMENT DES DEPENSES PAR CATEGORIE

Catégorie de dépenses :……………………………………………………..

Financement alloué : ……………………………………………………………………..

Montant de Dépenses Crédit


Date Nature de la dépense
la dépense cumulées disponible

Signature du RAF Visa du Coordonnateur

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2.4. Révision du budget

2.4.1. Objet de la procédure

Au cours de l'année, pour des raisons particulières ou lorsque les conditions l’exigent, les entités
d’exécution ou l’UCNP peuvent être amenées à modifier leur budget. C'est l'objet de la présente
procédure.

2.4.2. Principe d'application

La révision du budget est possible au cours de l'année. Elle ne devrait toutefois intervenir que
dans des cas particuliers. Les entités d’exécution et l’UCNP doivent faire en sorte que les prévisions
budgétaires soient les plus fiables possibles. Toute révision budgétaire doit être validée par la
Banque Mondiale.

La procédure de révision suit la même logique que la procédure d’élaboration du budget


décrite ci-dessus.

DOCUMENTS SUPPORTS
 Budget approuvé ;
 Etat d’exécution du budget ;
 Propositions de révision.

2.5. Contrôle budgétaire

Le contrôle budgétaire recherche les écarts entre les prévisions et les réalisations effectives.

Les qualités d’un bon contrôle budgétaire sont :


 efficacité : la recherche des exceptions doit permettre de détecter systématiquement toute
erreur de prévision ou toute anomalie d’exécution ;
 rapidité : en cas d’irrégularité les mesures correctives doivent être prises immédiatement.
Dans le cas contraire il y a risque d’aggravation ;
 fréquence : les vérifications opérées lors du contrôle budgétaire sont nombreuses et plus
rapprochées que celles émanant de la comptabilité.

2.5.1 Suivi quotidien

Dans la phase d’exécution du budget, le RAF effectue un contrôle du budget disponible avant
tout engagement de dépenses. A cet effet, il établit une fiche d’engagement pour chaque ligne
budgétaire.

2.5.2 Suivi mensuel

Le Responsable Administratif et Financier produit un tableau de bord budgétaire mensuel


permettant de suivre de façon fiable l’exécution du budget par ligne budgétaire.

36
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Au plus tard, dans les 05 jours suivants la clôture du mois, le RAF fournit au Coordonnateur
National, l’état d’exécution du budget pour le mois écoulé, ainsi que les dépenses cumulées depuis le
début de l’année.

2.5.3 Suivi trimestriel

La comptabilité édite les balances trimestrielles pour faire ressortir l’état récapitulatif des
engagements réalisés, par ligne budgétaire et par centre de responsabilité.

En fin de trimestre, le RAF reprend le tableau de prévisions de la période, le compare aux états
comptables (réalisations), les écarts éventuels sont analysés et expliqués. Cette analyse suppose que la
comptabilité est tenue en temps réel.

Sur la base des tableaux de bord édités, le RAF rédige un rapport comprenant :
 Une description succincte des objectifs visés au cours du trimestre écoulé ;
 Une analyse globale de la situation financière par rapport aux objectifs du budget ;
 Une analyse détaillée du niveau d’exécution du budget par ligne budgétaire et par centre de
responsabilité ;
 Une analyse et une explication de tout écart observé, en collaboration avec le responsable du
suivi-évaluation et le responsable d'exécution concerné ;
 Une analyse de la situation de trésorerie.

Le Coordonnateur convoque une réunion trimestrielle réunissant les responsables d’exécution et


les responsables de l’unité de coordination du projet, pour analyser le niveau d’exécution du budget et
recommander les actions correctives si nécessaires.

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ETAT D’EXECUTION MENSUELLE DES BUDGETS

Financement : …………………………………………………………………………

Mois de : …………………………………… 20…………..

Budget Réalisation à Réalisation Cumul à % Solde


Catégorie
annuel M-1 mois M f in M réalisé disponible

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Totaux

Le RAF Le Coordonnateur

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TABLEAU DE SUIVI TRIMESTRIEL

Financement Banque Mondiale Financement Etat Financement Global


Catégorie Budget Budget Budget
Réalisé % Réalisé % Réalisé %
annuel annuel annuel

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Totaux

Le RAF Le Coordonnateur

39
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PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

CHAPITRE II : PROCEDURES DE
GESTION ADMINISTRATIVE

40
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PARTIE A : PROCEDURES DE GESTION DU COURRIER

1. Présentation de la fonction

Le courrier, par son archivage adéquat permet, à une structure de se constituer une base de
données indispensable à sa gestion.

La gestion optimale du courrier est celle qui assure au responsable l’identification du destinataire
et de la provenance de tout courrier envoyé ou reçu. De même, elle doit assurer un bon système de
classement et d’archivage.

Les procédures qui suivent assurent ces différentes attributions tout en permettant de rationaliser
le coût de gestion du courrier.

Elles comprennent :

 Le traitement du courrier au départ ;


 Le traitement du courrier à l’arrivée ;
 Le traitement du courrier confidentiel ;
 Le traitement du courrier électronique ;
 La gestion du téléphone et de la télécopie.

2. Traitement du courrier au départ

2.1. Objet de la procédure

La procédure de traitement du courrier au départ permet de codifier les expéditions de courrier


du Projet. Elle assure la formalisation de l’ensemble des tâches afférentes à cette opération. Les
différents documents supports permettent l’archivage adéquat du courrier envoyé.

2.2. Principe d'application

Aucun courrier ne doit être envoyé sans l’accord du Coordonnateur du PRODEL. Celui-ci
mentionne son accord par la signature de tous les courriers à envoyer. En son absence, il désigne par
note de service le responsable qui aura la délégation de pouvoir. Le champ de cette délégation est précisé
par note de service.

2.3. Documents supports

 Registre de courrier au départ : il porte les renseignements suivants : date d’expédition,


numéro d’ordre, destinataire, objet. Il se présente sous la forme d’un cahier pré imprimé
scindé en colonnes. Il permet d’annoter les différents courriers envoyés par le projet avec
une indication de leurs destinataires ;
 Cahier de transmission : registre à colonnes contenant les indications sur la nature du courrier
envoyé, le destinataire, la date d’envoi et le réceptionnaire. Une colonne émargement y est
prévue. Elle reçoit la signature du destinataire.

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Les spécimens de ces documents sont joints en annexe aux procédures.

Les différents types de registres à tenir au titre des « courriers départs » sont :
 Courrier ordinaire ;
 Notes de service adressées aux responsables, décisions de la coordination, etc. ;
 Correspondance adressée à l’administration ;
 Demandes de paiement ou de remboursement adressées à la Banque Mondiale ;
 Correspondance adressée aux responsables d’exécution.

2.4. Description de la procédure

La procédure comprend trois tâches :


 La préparation,
 L’archivage,
 L’envoi.

2.4.1. Préparation du courrier départ

Références Opérations
L’initiateur du courrier :
1 - saisit le courrier,
2 - le transmet au secrétariat de son service pour mise en forme.

L’assistant(e) de Projet :
3 - effectue la mise en forme du courrier,
4 - transmet au chef de service initiateur pour visa

Le chef de service :
5 - après éventuellement quelques observations sur le courrier,
6 - transmet le courrier auprès du secrétariat du Coordonnateur.

7 L’assistant(e) de Projet :
- transmet le courrier au Coordonnateur pour observations.

8 Le Coordonnateur National :
9 - après éventuellement quelques observations,
- transmet le courrier à l'assistance pour la mise sur papier entête.
10 L’assistant(e) de Projet :
11 - imprime le courrier sur papier entête,
- transmet au Coordonnateur National pour signature.

Le Coordonnateur National :
12 - signe le courrier,
13 - le transmet à l'assistant(e) de projet.

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2.4.2. Archivage du courrier départ

Références Opérations

L’assistant(e) de Projet :
1 - fait deux copies du courrier ;
2 - classe une copie dans le chrono des départs ;
3 - envoie une copie à l’initiateur pour son classement.

L’initiateur :
4 - reçoit sa copie du courrier ;
5 - signe pour décharge sur la copie de l'assistante ;
6 - classement sa copie.

2.4.3. Expédition du courrier

Références Opérations

L’assistant(e) de Projet:
1 - prend l’original du courrier signé ;
2 - l’enregistre dans le registre des courriers au départ ;
3 - l’enregistre dans le cahier de transmission ;
4 - prépare l’envoi par l’utilisation d’enveloppe, plis ou colis appropriés ;
5 - le donne au coursier pour acheminement.

Le coursier :
6 - achemine le courrier au lieu indiqué ;
7 - fait signer par le correspondant une décharge (sur la page de garde du cahier de
transmission ou une copie de la lettre) ;
8 - ou joint le PV de transmission ‘OK’ au courrier s'il s'agit d'un fax ;
9 - retourne la décharge à l’assistante.

L’assistant(e) de Projet:
10 - reçoit le cahier ;
11 - s’assure de la décharge ;
12 - classe dans le cahier de transmission.

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MODELE DE REGISTRE « COURRIER DEPART »

Date Nombre N°
N° d’ordre Destinataire Objet Observations
Expédition de pièces Archives

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MODELE DE CAHIER DE TRANSMISSION « COURRIER DEPART »

Date de Réceptionné
N° d’ordre Objet Destinataire
transmission par

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3 Traitement du courrier à l’arrivée

3.1. Objet de la procédure

La réception du courrier en provenance de l’extérieur se fait selon une procédure qui simplifie
les tâches exécutées tout en maintenant les contrôles indispensables permettant de sécuriser cette
opération.

La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de
manière à permettre le suivi de l’opération.

3.2. Principe d'application

Le courrier reçu est d’abord soumis à la lecture du Coordonnateur du PRODEL qui décide
ensuite de la transmission aux membres du personnel pour information ou traitement.

En cas d’absence, il délègue les pouvoirs à un autre agent habilité par note de service. La durée
de cette délégation est également précisée dans la note.

Tout courrier reçu est archivé au secrétariat en plus du second archivage par la personne traitant
le dossier.

3.3. Documents supports

Registre de courrier « arrivé » : cahier scindé en colonnes permettant de suivre de manière


chronologique l’ensemble des correspondances reçues au PRODEL ainsi que leur provenance. Le
spécimen de ce document est fourni en annexe.

Les différents types de registres à tenir au titre du courrier arrivé sont :


 Courrier ordinaire ;
 Courrier à caractère urgent ;
 Les correspondances sous sceau officiel ;
 Factures fournisseurs ;
 Courrier des soumissionnaires aux appels d’offres ;
 Documents de banque (avis d’opérations) ;
 Demandes d’emploi ;
 Courrier reçu des unités d’exécution ;
 Courrier en provenance de la Banque Mondiale.

Dans chaque registre, le mode de réception du courrier est à préciser (le fax, le courrier
électronique, la poste, le pli recommandé sur décharge, le pli déposé par un tiers).

3.4. Description de la procédure

La procédure comporte deux principales tâches :


 La réception,
 L'imputation.

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3.5. Processus de traitement

Références Opérations
Réception courrier arrivé

L’assistant(e) de Projet:
1 - reçoit le courrier ;
2 - mentionne la date de réception au moyen d’un cachet dateur ;
3 - classe le courrier dans le trieur du Coordonnateur du PRODEL
ou de toute autre personne indiquée ;
4 - dépose le trieur sur le bureau du responsable.

Le Coordonnateur du PRODEL ou la personne habilitée


5 - reçoit le courrier ;
6 - le traite ;
7 - impute le courrier au destinataire.

Imputation du courrier arrivé

L’Assistant(e) de Projet :
1 - reçoit le courrier avec les consignes d’imputation ;
2 - fait une copie du courrier ;
3 - classe l’original dans le registre « arrivée » ;
4 - transmet la copie du courrier au secrétariat du destinataire.

L’assistant(e) du service :
5 - reçoit le courrier ;
6 - le mentionne dans son cahier ou registre d’entrée des correspondances ;
7 - le transmet au chef de service, qui à son tour l’imputera à la personne chargée du
dossier.

Le destinataire :
8 - reçoit la copie du courrier ;
9 - diligente le traitement approprié.

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MODELE DE REGISTRE « COURRIER ARRIVE »

Date Date et No de Date de la


N° D’ordre Expéditeur Objet
Arrivée correspondance Réponse

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4 Traitement du courrier confidentiel

4.1. Objet de la procédure

Le courrier confidentiel eu égard à sa particularité, doit subir un traitement spécifique.


La présente procédure permet de codifier les principales tâches exécutées en la matière.

4.2. Principe d'application

 Le Coordonnateur du PRODEL est seul habilité à ouvrir le courrier confidentiel ou,


 À défaut, il désignera par note de service l’agent chargé de le suppléer,
 Il décide de la suite à donner au traitement du courrier,
 Il assure personnellement le classement du courrier confidentiel reçu,
 Il a la faculté de confier à son Assistante de direction la préparation du courrier confidentiel
à expédier.

4.3. Documents supports

Les mêmes documents utilisés dans la gestion du courrier classique seront utilisés pour le
traitement du courrier confidentiel.

4.4. Description de la procédure

La procédure comporte deux tâches :


 Le traitement au départ ;
 Le traitement à l’arrivée.

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4.4.1. Processus de traitement du courrier confidentiel départ

Références Opérations

Le Coordonnateur :
1 - définit le caractère confidentiel du courrier ;
2 - enregistre le courrier sur son registre courrier confidentiel au départ ;
3 - fait deux copies du courrier ;
4 - classe une copie dans son classeur de courrier confidentiel au départ ;
5 - dépose auprès de l’initiateur une copie pour ses archives ;
6 - prépare l’expédition de l’original au moyen d’enveloppe, plis ou colis adéquats ;
7 - appose la mention « confidentiel» sur le courrier apprêté ;
8 - donne à l’Assistante de direction pour expédition ;
ou
6bis - transmet le courrier à l’Assistante de projet pour la préparation
de l’expédition.

L’assistant(e) de Projet:
9 - reçoit le courrier ;
10 - l’enregistre dans son registre en indiquant la mention « confidentiel» ;
11 - diligente l’expédition selon la procédure au départ,

Ou

L’assistant(e) du service :
6ter - reçoit le courrier ;
6quater - prépare l’expédition au moyen de l’enveloppe, de plis ou de colis adéquats ;
7bis - y appose la mention « confidentiel » ;
10bis - l’enregistre dans son registre en indiquant la mention, « confidentiel» ;
11bis - fait expédier conformément à la procédure de courrier au départ le courrier préparé
expédie le courrier.

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4.4.3. Processus de traitement du courrier confidentiel arrivé

Références Opérations

L’assistant(e) de Projet :
1 - reçoit le courrier confidentiel ;
2 - l’enregistre comme confidentiel dans son registre ;
3 - le transmet fermé au Coordonnateur National ou à son remplaçant désigné.

Le Coordonnateur National ou son remplaçant désigné :


4 - reçoit le courrier ;
5 - procède à son ouverture ;
6 - l’enregistre dans son registre de courrier confidentiel reçu ;
7 - le traite ;
8 - décide de son imputation ;
9 - effectue une copie ;
10 - classe l’original
11 - impute la copie au destinataire pour le traitement.

Le destinataire :
12 - reçoit le courrier ;
13 - traite selon la procédure de l’information requise ;
14 - transmet le résultat du traitement au coordonnateur.

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5. Traitement du courrier électronique

5.1. Objet de la procédure

Le traitement du courrier électronique, tant à la réception qu’à l’envoi se fait selon les procédures
adéquates permettant un niveau de contrôle indispensable et fiable assurant la sécurité des opérations.

La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de
manière à permettre le suivi de l’opération.

5.2. Principe d'application

Le traitement du courrier électronique se fait suivant les mêmes procédures décrites en 3.2 et
3.3, à l'exception des courriers reçus ou envoyés directement par le personnel du Projet à partir de leur
adresse électronique professionnelle.

5.3. Documents supports


 Registre de courrier arrivé ;
 Registre courrier départ ;
 Cahier de transmission.

5.4. Description de la procédure

La procédure concerne principalement le traitement du :


 Courrier au départ ;
 Courrier à l’arrivée.

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5.4.1. Traitement du courrier électronique au départ

5.4.1.1. Objet de la procédure


Le courrier électronique est un des moyens les plus utilisés pour les échanges d'information ou
de correspondance. Les procédures qui suivent visent à formaliser les différentes étapes dans le
traitement de ce type de courrier.

5.4.1.2. Principe d'application

Chaque personnel a une adresse électronique pour les échanges de correspondances


professionnelles.

Chaque agent est responsable des courriers qui viennent directement à partir de son adresse.

Il est tenu de procéder à un classement à son niveau.

Au cas où la correspondance concerne un autre collaborateur, une copie lui est transmise avec
une décharge.

Le courrier électronique envoyé pour solliciter un avis de non-objection du bailleur est


obligatoirement envoyé par le Coordonnateur ou doit obtenir son accord pour être envoyé.

5.4.1.3. Documents supports


- Néant.

5.4.1.4. Description de la procédure

La procédure comprend des tâches groupées :

 Préparation, envoi et archivage.

Préparation, envoi et copie du courrier électronique au départ

Références Opérations

L’initiateur du courrier :

1 - saisit le courrier ;
1 bis - obtient éventuellement l’accord du Coordonnateur ;
2 - l'expédie au correspondant ;
3 - tire une copie du courrier ;
4 - le classe dans son chrono ‘courrier départ’.

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5.4.2. Traitement du courrier électronique à l’arrivée

5.4.2.1. Objet de la procédure

La réception des courriers électroniques en provenance de l’extérieur se fait selon une procédure
qui simplifie les tâches exécutées tout en maintenant les contrôles indispensables permettant de sécuriser
cette opération.

La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de
manière à permettre le suivi de l’opération.

5.4.2.2. Principe d'application

L’Assistante de Projet consulte dès son arrivée, chaque matin, la boîte de réception des messages
et transmet la copie au Coordonnateur du Projet.

Le courrier reçu est d’abord examiné par le Coordonnateur qui en assure ensuite l’imputation
aux membres du personnel.

En cas d’absence, le Coordonnateur délègue par note de service, les pouvoirs à un responsable
habilité. La durée de cette délégation est également précisée dans la note.

Tout courrier reçu est archivé au secrétariat de la coordination en plus du second archivage par
la personne traitant le dossier.

Toutefois, les courriers reçus par le personnel à partir de leur adresse professionnelle sont traités
directement par eux. Au cas où la correspondance concerne un autre collaborateur, une copie lui est
remise avec décharge. Pour les courriers engageant le projet, l’avis du coordonnateur est requis avant
toute action de traitement.

5.4.2.3. Documents supports


- Néant.

5.4.2.4. Description de la procédure

La procédure comporte deux principales tâches :

 La réception
 L'imputation.

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Processus de traitement courrier électronique à l’arrivée

Références Opérations
Réception

L’Assistante de Projet :
1 - consulte la boite de réception des messages ;
2 - édite tous les messages à caractère professionnel reçus ;
3 - mentionne la date de réception au moyen d’un cachet dateur ;
4 - classe le courrier dans le trieur du Coordonnateur ou de la personne habilitée pour le
remplacer ;
5 - dépose le trieur sur le bureau du Coordonnateur.

Le Coordonnateur National ou le remplaçant désigné:


6 - reçoit le courrier;
7 - l'impute au destinataire.

Imputation

L’assistant(e) de Projet:
- reçoit le courrier avec les consignes d’imputation ;
1
- fait une copie du courrier ;
2
- classe dans le chrono arrivé l’original ;
3
- transmet la copie du courrier au destinataire contre décharge.
4

L’assistant(e) :
- reçoit le courrier ;
5
- l’enregistre dans son cahier ;
6
- l’envoie chez le responsable de service, qui l’imputera à la personne chargée du
7
dossier.

Le chargé du dossier :
- reçoit la copie du courrier ;
8
- diligente le traitement approprié ;
9
- transmet ses conclusions à son supérieur hiérarchique qui l’examine, l’approuve par
10
son visa et le transmet au coordonnateur.

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6. Gestion de la télécopie et du téléphone

6.1. Objet de la procédure

La télécopie et le téléphone sont plus fréquemment utilisés dans les relations avec l’extérieur.
Leur gestion doit être codifiée afin de permettre leur rationalisation.

6.2. Principe d'application

Les communications avec l’extérieur par voie de télécopie doivent être gérées avec efficacité.
Les originaux des messages expédiés doivent être classés par ordre chronologique dans un
dossier spécifique « Fax envoyés » et doivent être traités conformément aux procédures des courriers
« départs ».

Les messages reçus par télécopie doivent être classés dans un dossier spécifique « Fax Reçus »
et doivent être traités conformément aux procédures des courriers à l’arrivée.

Le Coordonnateur établit une règle d’accès aux communications téléphoniques.

Cette règle permet d’établir les conditions d’appel urbain, interurbain et international. La mise
en place de ces règles est essentielle en vue de limiter au minimum le coût des communications
téléphoniques.

La personne chargée de gérer les communications téléphoniques utilise un registre des appels.

Le modèle de ce registre est joint en annexe.

6.3. Documents supports

 Fiche de réception des communications ;


 Cahier de communications téléphoniques.

6.4. Description de la procédure

La procédure comprend deux tâches :


 la gestion des communications téléphoniques entrantes ;
 la gestion des communications téléphonique sortantes.

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Processus de traitement des communications téléphoniques

Références Opérations
Communication téléphonique entrante

L’assistant(e) de Projet :
1 - reçoit l’appel ;
2 - le transfère directement au destinataire final,

ou en cas d’absence,

3 - prend le message sur la fiche des réceptions des communications téléphoniques ;


4 - remet la fiche à l’intéressé dès son retour.

Communication téléphonique sortante

L’Agent intéressé :
1 - demande au standard un numéro d’appel,

L’Assistant(e) de Projet :
2 - compose le numéro ;
3 - passe la communication à l’intéressé ;
4 - renseigne le registre des communications sortantes (heure d’appel, numéro d’appel,
destinataire, le nom de l’intéressé ayant demandé l’appel).

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FICHE DE RECEPTION DES COMMUNICATIONS

Le……………………………………… à …H…mn

Message reçu de……………………………………………….

Destiné à ………………………………………………………..

Objet……………………………………………………………..

……………………………………………………………………

Disposition à prendre………………………………………..

A téléphoné

Est venu

Va rappeler

Urgent

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CAHIER DE COMMUNICATION TELEPHONIQUE

Destination
Date Nom appelant Numéros appelés Heures d’appel
(services)

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PARTIE B : CLASSEMENT DES DOCUMENTS

Après traitement, les documents et dossiers doivent être archivés de manière sécurisante et de
façon à faciliter l’accès en cas de besoin.

La procédure de classement recouvre :

 Le plan de classement ;
 L’accès aux documents classés ;
 La destruction des documents périmés.

1. Plan de classement

Les documents de l'UCNP sont regroupés en grandes classes identifiées par 1 (un)
caractère alphabétique : de A à Z.

Chaque classe est à son tour subdivisée en plusieurs sous-classes identifiées par 2 (deux)
caractères numériques : de 00 à 99.

Les documents sont classés par ordre chronologique dans des pochettes archives ou des chronos
sur lesquels sont inscrits :

 L’année ou la période concernée ;


 Le code : classe et sous/classe ;
 La série séquentielle le cas échéant

Le responsable des activités relevant de chaque classe ou sous-classe est également responsable
de l’archivage de ses documents.

S’agissant des activités dont le suivi est réparti entre plusieurs responsables, chacun d’eux est
responsable de la tenue des dossiers de ses activités.

Le modèle du plan de classement ci-dessous sera complété par le Comptable et sera mis à jour
chaque fois qu’une nouvelle classe ou sous-classe aura été créée.

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MODELE DU PLAN DE CLASSEMENT : (A faire par prêt)

Famille Classe Sous Classe


Pièces comptables
Marché XX …

Pièces comptables
Marché YY …
Comptabilité

Bilan Par année
Etats financiers Par trimestre
Etats d’Inventaires Par trimestre

Relevés de compte
Etats de rapprochement
Agios /Avis de débit
Banque 1 Avis de crédit
Banque/Trésorerie Correspondances

Relevés de compte
Banque 2 Etats de rapprochement

Accord de Prêt
DAO
Activité XX
PV d’Attribution
Activités …
Accord de Prêt
Activité YY DAO

Aide -mémoire Visite du ..….
Rapports de Missions / Aides
mémoires

Contrôle/Visites Proj et Rapport d’audit N°……


du…
Rapports d’ Audit Rapport final Audit N°……
du…


Contrat d’embauche
Nomination
Dossier du Unité XX Congés/Absence
personnel Discipline
Di vers
Unité YY

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2. Accès aux documents

Chaque responsable assure le classement et la sécurité de ses documents. Il est seul habilité à
autoriser l'accès à toute personne désirant les consulter.

Le retrait des documents se fait sur autorisation écrite.

3. Destruction des documents périmés

En règle générale les documents comptables doivent être conservés pendant 10 (dix) ans. Dans
le cas de l’unité de coordination du projet, ces dix années courent à compter de la date de fin de projet.

Tous les autres documents dont l’inutilité n’est pas prouvée doivent être conservés pendant la
même durée.

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PARTIE C : PROCEDURES DE SECURITE

La sécurité est l’un des facteurs clés de la réussite des missions assignées à la coordination du
projet. De ce fait, il importe de s’assurer que les conditions et l’environnement de travail ne présentent
pas un danger pour les ressources humaines qui y sont affectées d’une part et que d’autre part, le matériel
alloué n’est pas exposé à des risques et des dommages évitables de quelque nature que ce soit.

Cette sécurité doit être garantie dans les bureaux.

Le Coordonnateur est le responsable de la sécurité et à ce titre il doit s’assurer que les consignes
et mesures de sécurité sont efficaces et qu’elles sont respectées par l’ensemble du personnel. En cas de
besoin il initie les améliorations nécessaires.

1. Sécurité du bureau

1.1. Tenue du registre des visites

Un registre des visites doit être tenu par l’Agent de Sécurité installé à l’entrée de l'UCNP. Dans
ce registre, l’agent de sécurité portera chaque jour et pour chaque visite :
 La date ;
 Le nom du visiteur ;
 La personne demandée ;
 Le motif de la visite ;
 L’heure d’arrivée ;
 L’heure de départ ;
 Des observations (par exemple : reçu, non reçu, message, colis, courrier, etc., selon que le
visiteur a été reçu par la personne demandée ou non, s’il a laissé un message, colis, etc.).

1.2. Annonce de visites

Tout visiteur extérieur au PRODEL doit se présenter au Secrétariat. L’assistante de Projet ou le


vigile annoncera la présence du visiteur à la personne demandée pour avis, si cette dernière est présente.
C’est en cas d’avis favorable et dans ce cas seulement que le visiteur est invité à se rendre au bureau du
visité.
En cas d’avis défavorable ou lorsque le visité est absent, la secrétaire ou le vigile informe le
visiteur afin qu’il reparte sans attendre inutilement.

Dans tous les cas les visiteurs ne doivent pas séjourner au secrétariat pendant plus de 10 minutes.

2. Entrées et sorties du matériel

L’entrée des biens pour la première fois à l’UCNP ou à l’URC est soumise à la simple
présentation à l’agent de sécurité des documents y afférents.

Par contre toute sortie de biens appartenant à la coordination doit se faire à l’aide d’un Bordereau
de Sortie (BS).

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Le Bordereau de Sortie est établi en 3 exemplaires et doit être signé soit par le coordonnateur,
soit par le RAF.

Après signature l’original, et une copie sont remis à la personne sortant le bien en même temps
que celui-ci. A la sortie l’intéressé remet l’original du Bordereau de Sortie à l’Agent de Sécurité et
conserve la copie pour formalités de police.

Le troisième exemplaire est classé comme souche dans le chrono des « Souches des Bordereaux
de Sortie » ouvert à cet effet.

Pour la suite deux cas peuvent se présenter selon que la sortie du matériel est définitive ou
temporaire :

2.1. Sortie temporaire du matériel

Au retour du matériel, l’intéressé le présente à l’Agent de Sécurité et récupère l’original du BS


qui lui avait été délivré à la sortie du matériel. Il remet le matériel à son emplacement habituel et, détruit
sous sa seule responsabilité l’original du BS ainsi que la copie de formalités de police qui aura
accompagné le matériel pendant tout son séjour hors de la Cellule.
2.2. Sortie définitive du matériel

Si la sortie du matériel est définitive, l’original du BS reste définitivement dans le classement de


l’Agent de Sécurité.
Le registre de l’agent de sécurité pourra ainsi servir de repère lors des inventaires. En effet,
toute sortie du matériel du PRODEL sera matérialisée par un BS dont les références sont portées dans
ce registre.

3. Sécurité incendie

Dans le cadre de la sécurité incendie, le PRODEL doit acquérir des extincteurs à accrocher de
manière visible et facilement accessible à divers endroits du bâtiment abritant l'UCNP.

Une formation à l’utilisation des extincteurs doit être organisée pour l’ensemble du personnel
de l'UCNP et sous la responsabilité du coordonnateur dans les 3 (trois) mois suivant leur acquisition.

4. Hygiène et santé

La consommation des boissons contenant de l’alcool est interdite dans l’enceinte du bâtiment
abritant la coordination du projet. Il en est de même en dehors pour le personnel pendant les heures de
travail. De même, il est interdit de fumer dans les lieux communs et en particulier dans les bureaux.

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REGISTRE DES VISITES


Date------------------------------------
Personne Heure
Nom et prénom Motifs de la visite Observations
Demandée Arrivée Départ

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BORDEREAU DE SORTIE DU MATERIEL


N°…………………. PRODEL

Date de sortie : ………………………

N° d’ordre Désignation N° d’identification interne Références Qté Date prévisionnelle de retour

Le Demandeur Le RAF Le Coordonnateur

66
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PARTIE D : PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL ET DES


REMUNERATIONS

1. Gestion du personnel

1.1. Généralités

Le personnel qui émarge sur le budget du PRODEL est composé essentiellement de consultants
individuels recrutés après « appel à candidatures » fait par voie de presse. Ce personnel est recruté par
un consultant recruté lui-même par appel à la concurrence par le MINEPIA ou par une Commission
Adhoc mise en place par le MINEPIA en ce qui concerne le personnel clé.

Les recrutements du personnel de l’UCNP sont faits suivant les procédures respectant les
directives de la Banque Mondiale en la matière.

1.2. Recrutement

De manière générale, les recrutements du personnel émargeant sur le budget du projet sont faits
par appel à la concurrence suite à un avis d’ouverture de poste publié par le projet par voie de presse.

1.2.1 Recrutement du personnel clé

Le personnel clé du PRODEL dont notamment : le Coordonnateur National, le Responsable


Administratif et Financier, le Spécialiste en Passation des Marchés, le Spécialiste en suivi-évaluation,
le Spécialiste en Santé Animale, le Comptable National, les trois Coordonnateurs Régionaux et les trois
Comptables Régionaux sont recrutés par le MINEPIA après appel à la concurrence et selon les
dispositions de l’accord de financement.

A- Objet de la procédure

Elle a pour principal objectif, la mise à la disposition du projet d’une équipe compétente afin de
faciliter la mise en œuvre de ses activités et l’atteinte de ses objectifs de développement.
Le processus de sélection consiste à la mise en concurrence de consultants afin d’effectuer des
choix fondés sur les performances et expériences techniques du domaine concerné.
Toutefois, les directives de la Banque Mondiale autorisent d’autres modes de sélection mais
dans des conditions particulières selon les cas.

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PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

B- Processus de recrutement effectif du personnel


Références Opérations
Personnel clé :
Le Ministre de de l’Elevage, des Pêches et des Industries Animales ou son représentant
1 - après constitution du comité ad hoc de recrutement du personnel d’encadrement, remet aux membres
de ce comité un exemplaire des TDR de chacun des postes à pourvoir ainsi que les TDR pour le
recrutement d'un consultant chargé de conduire le processus. Ce comité en outre comprend au moins un
spécialiste du métier faisant l’objet du recrutement et le spécialiste en passation des marchés.

Le comité ad hoc de recrutement


2 - sur la base des termes de référence (TDR), publie un avis d'appel à manifestation d'intérêt pour le
recrutement du personnel clé
3 - reçoit les dossiers de candidature
4 - évalue les candidatures reçues et arrête une liste de candidats
5 - sollicite l'avis de non-objection de la Banque

Autre personnel
Le Projet
6
- sur la base de la non objection des TDR pour le recrutement d’un consultant chargé de sélectionner les
7
8 autres personnels du Projet, lance l'appel d'offres restreint avec l'appui de la CSPM du PRODEL
- reçoit, évalue les offres et sélectionne un consultant
9 - sollicite l'avis de non-objection de la Banque sur le choix du cabinet retenu
10 - prépare le projet de contrat et le soumet à la non-objection du de la Banque
- procède à la signature du contrat
11 - transmet au consultant retenu les TDR de chacun des postes à pourvoir et les grilles d’évaluation des
12 candidats.

Le Cabinet
12 - procède à la sélection sur une base compétitive suivant le processus utilisé pour son propre recrutement,
en étroite collaboration avec le Projet et le MINEPIA.
13 - établit son rapport de sélection comprenant la liste des personnes retenues et transmet au MINEPIA à
travers le Projet.

Le MINEPIA
14 - sollicite l’avis de non objection de la Banque sur le choix des candidats retenus
15 - prépare les projets de contrats et négocie avec chacun des candidats retenus
- sollicite l’avis de non objection de la Banque sur les projets de contrats et les procès-verbaux de
16 négociations
- sur la base de la non objection, soumet les projets de contrats dûment signés par les personnes retenues
à la signature du Ministre.

17 Le Ministre ou son représentant


18 - apprécie le rapport de sélection et signe les contrats
19 - prend une décision nommant les différents responsables recrutés et la publie.

68
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

1.2.2 Le recrutement du personnel d’appui

Le recrutement du personnel d’appui est beaucoup plus souple. Après publication du poste, il
est fait par le Coordonnateur national entouré de ses principaux collaborateurs sur la base de l’étude des
dossiers de candidature et interview des postulants. Le RAF et le SPM doivent nécessairement en faire
partie de l’équipe de recrutement. Ce personnel d’appui est essentiellement constitué de secrétaires, de
chauffeurs pour les véhicules du Projet, d’agents d’entretien.

Le gardiennage sera confié à une société de gardiennage recruté sur appel d’offres.

Il aboutit à un contrat individuel passé entre chaque personne recrutée et le Projet. Ce personnel
a le statut de consultant.

A- Processus de recrutement effectif du personnel d’appui


Références Opérations

Le Coordonnateur National
1 - après constitution du comité de recrutement de personnel d’appui, remet aux membres de ce comité
un exemplaire des TDR de chacun des postes à pourvoir. Le RAF et le SPM doivent nécessairement
faire partir de ce comité.

Le comité de recrutement
2 - sur la base des termes de référence (TDR), publie les avis de recrutement
3 - reçoit les dossiers de candidature
4 - évalue les candidatures reçues et retient par poste à pourvoir les trois premiers candidats
5 - dresse un rapport de recrutement et transmet au Coordonnateur accompagné des dossiers des meilleurs
candidats retenus

Le Coordonnateur National
6 - apprécie le rapport de recrutement, les critères d’évaluation et convoque les candidats pour un dernier
entretien avec ses principaux collaborateurs.
7 - à l’issue de l’entretien, confirme les candidatures jugées mieux satisfaisantes par rapport aux objectifs
à atteindre
8 - dresse un procès-verbal des entretiens en justifiant les choix de l’équipe
9 - transmet la liste des personnes retenues, le PV et le rapport de recrutement au MINEPIA pour
appréciation.

Le MINEPIA
10 - apprécie la régularité et la conformité du recrutement et transmet son avis au Coordonnateur.

Le Coordonnateur National
11
- reçoit l’avis du MINEPIA
12
- sous la collaboration du RAF et du SPM, convoque les personnes retenues pour négociations et
signature des contrats à durée déterminée.

Les personnes retenues


13
- négocient et cosignent les contrats avec le Coordonnateur
14
- et entrent en fonction.

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PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

1.2.3. Composition et tenue du dossier du consultant recruté

Le personnel du PRODEL est constitué des consultants recrutés suivant la procédure décrite ci-
dessus. Un dossier est ouvert pour chacun de ces consultants.

Ces dossiers sont tenus confidentiellement par le Coordonnateur et le RAF. Ils sont conservés
dans une armoire qui se ferme à clé. En dehors du Coordonnateur et du RAF, personne d’autre n’a accès
aux dossiers des personnes travaillant pour le Projet. Chaque personne ne peut consulter que son propre
dossier ou ceux des agents placés sous son autorité, sur autorisation écrite du Coordonnateur.

Ces dossiers sont de deux ordres :


 Les dossiers des personnes en service ;
 Les dossiers des personnes parties du projet.

Ils comprennent par personne une chemise cartonnée dans laquelle sont classées des sous-
chemises comportant les pièces et documents relatifs :
 Au contrat, liant la personne au projet ;
 À la nomination : copies décisions d’affectation, ordre de prise de service, etc. ;
 Les congés/absences : demandes de congés, décisions de départ en congés, certificat de
reprise de service, demandes d’absence ;
 Au dossier disciplinaire : copies de toutes correspondances relatives à la discipline
individuelle ;
 Aux divers.

Quand un agent a quitté le PRODEL son dossier est transféré du fichier « Dossiers des
personnes en service » au fichier « Dossiers des personnes parties du Projet ».

1.3. Discipline

Le personnel du Projet reste soumis aux mesures disciplinaires régissant l’application du contrat
passé entre les parties pour tous les aspects non prévus par le présent Manuel de Procédures.

1.4. Congés, absences, maladies

1.4.1. Congés

Conformément au contrat, un droit aux congés est acquis après une durée effective de travail
d’un (1) an.

Un planning des congés est établi en début de chaque année par le Coordonnateur tenant compte
des impératifs de service et des desiderata de chacun.

Au vu du planning, chaque agent formulera une demande de congés pour la période indiquée,
qu’il soumettra au visa de son supérieur hiérarchique. L’acte de notification de mise en congé ou le
certificat de reprise de service sont signés par le Coordonnateur. Leurs originaux sont remis à l’intéressé
et les copies classées dans son dossier.

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A titre transitoire un planning spécial peut être établi pour résorber les arriérés de congés
cumulés par le personnel.

1.4.2. Absences

Toute absence doit être justifiée et autorisée d’avance par le Coordonnateur National ou son
représentant.

A cet effet une autorisation d’absence motivée doit être remplie par le demandeur.

Aucune absence de plus de trois heures sans autorisation préalable n’est admise, sous peine de
sanction conformément aux mesures disciplinaires du contrat de travail, au cas où il n’existerait pas de
textes en la matière à la Banque Mondiale.

Toute absence non justifiée de plus de dix (10) jours ouvrables est assimilée à un abandon de
poste. Le supérieur hiérarchique initie les mesures pour pourvoir au remplacement de l'agent concerné.

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FICHE DE SUIVI DES CONGES - ANNEE : N

Nom de l’agent ………………………………………….

Fonction : ……………………………………………………………

Nombre de jours

Reliquat congés annuels - Année N-1

Droit à congés payés annuels-Année N

Total Capital congés à pouvoir

Prise de congés annuels au cours de l’année N

Date début des congés Date fin des congés

Reliquat congés annuels-En fin d’année N

Signature de l’agent Visa du RAF Visa du Coordonnateur

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FICHE DE PERMISSION
Date : ………………………….

M., Mlle, Mme (Nom de l’agent………………………………………………………

Fonction ………………………………………………………………………………

Motif de la permission ………………………………………………………………

Durée demandée : …...........................................................................................

Durée accordée ………………………………………………………………………

Signature de l’agent Visa du RAF Visa du Coordonnateur

Observations du Coordonnateur
(Préciser le traitement à faire par le Comptable de l’absence)

- déduction des congés


- déduction des Notes d’honoraires
- pas de déduction
- etc.

73
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1.4.3 Maladies

Les cas de maladie sont constatés par un médecin agréé qui établit un certificat médical devant
être déposé à l'UCNP dans les 48 heures suivant la déclaration de la maladie.

1.5 Intérims

L’intérim du personnel du Projet est défini au moment de la vacance du poste, ou en cas de


départ en congé. Le canevas général suivant étant à titre indicatif.

No Fonction Intérimaires
Le Coordonnateur signe une décision
1 Coordonnateur permanente désignant les personnes devant
assurer son intérim.
-Comptable sur le plan technique
2 Responsable Administratif et Financier -Spécialiste en passation de marché sur le plan
administratif
3 Spécialiste en passation de marchés - RAF
Responsable technique ou Chercher un
4 Spécialiste Environnemental et social
remplaçant
RAF
5 Spécialiste en suivi-évaluation
Responsable technique
Spécialiste Développement des chaines de
6
valeur et partenariat économique
7 Spécialiste en Santé Animale
8
9
10 Coordonnateur Régional
11 Comptable R.A.F.
12 Assistant(e) de Projet Secrétaire

1.6. Formation

La formation du personnel en service vise trois objectifs :

1. Développer les compétences et les connaissances des employés ;


2. Postuler à de nouveaux postes ou de responsabilités
3. Accélérer le processus d’apprentissage.

Le Coordonnateur est responsable de la définition des besoins, de l’élaboration et de


l’administration des programmes et des budgets de formation en liaison avec le RAF et les employés.

Compte tenu du niveau de technicité de certains points traités par le projet et la nécessité de mise
à niveau au vu des évolutions techniques, il devra être envisagé une formation technique, un recyclage
ou une remise à niveau du personnel engagé dans le projet

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1.7. Rupture de contrat de consultation

La cessation d’activités au PRODEL entraîne la perte des privilèges du personnel du projet. Elle
résulte :
1. Du décès ;
2. De la démission ;
3. Du licenciement ;
4. De l’admission à la retraite ;
5. De l’arrivée à terme du contrat et son non renouvellement.

1.7.1. Le décès d’une personne en fonction

Le décès d’un membre du personnel du projet entraîne la rupture du contrat. Dans ce cas, le
contrat prend immédiatement fin.

La rémunération et les droits acquis par le défunt à la date du décès reviennent à ses ayants droit.

1.7.2. La démission

La démission est un acte par lequel tout consultant de l’Unité de Coordination ou de tout autre
entité du projet marque sa volonté de quitter celle-ci.

Toute personne qui abandonne son poste de travail pendant une période donnée et ceci en suivant
les procédures de sanctions motivées par ses chefs hiérarchiques peut être considéré comme
démissionnaire de fait.

Dans les deux cas, les dispositions du contrat liant le consultant au projet sont respectées.

1.7.3. La rupture unilatérale du contrat

La rupture du contrat est une mesure d’exclusion définitive de la personne concernée du projet.

1.7.4. La retraite

Le personnel qui est recruté exclusivement pour le Projet, est tenu de respecter les termes du
contrat le liant au Projet.

1.7.5. L’arrivée à terme du contrat

Le personnel du projet est recruté pour une durée déterminée. Le contrat s’arrête
automatiquement à son échéance, à moins que les parties n’en décident autrement.

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PARTIE E : GESTION DES REUNIONS ET DES MISSIONS

1. Généralités

Dans le cadre du suivi et de l’exécution des activités, le personnel du projet peut être appelé à
exercer en dehors de son cadre ou lieu de travail habituel, pour des missions ou pour des réunions.

2. Réunions

Avant de se rendre à une réunion où l’avis de la coordination est requis, l’agent désigné doit :

 Soumettre à l’appréciation du coordonnateur ou de son supérieur hiérarchique un bref exposé


sur l’objet de la réunion ainsi que la contribution ou de l’avis qu’il envisage d’y apporter au
nom du projet ;
 Recevoir d’éventuelles instructions.

Au cours des réunions, les représentants du Projet doivent observer une conduite propre à
préserver la bonne image de la Banque Mondiale et de l’Administration.

Après les réunions, le représentant du Projet doit :


 Dans les 6 heures ouvrables qui suivent la réunion :
 Faire un compte-rendu verbal à son supérieur hiérarchique et requérir d’éventuelles
instructions.

 Dans les deux (02) jours ouvrables qui suivent la réunion :


 Dresser un rapport ou compte rendu écrit à l’attention du Coordonnateur et de son
supérieur hiérarchique, où il sera indiqué :
 Les objectifs et les conclusions de la réunion ;
 Les actions attendues du PRODEL ;
 Les suggestions et propositions.

3 Missions

En plus des indications prescrites pour les réunions, la préparation d’une mission doit porter sur
les TDR, l’équipe, les moyens de transport, la durée, etc., étant entendu que les délais prescrits pour les
comptes-rendus verbaux et écrits (rapports) sont respectivement fixés à 24 heures et trois (03) jours
décomptés du premier jour ouvrable qui suit le retour de la mission. Toute mission au Cameroun ou à
l’étranger est soumise à la non-objection de la Banque Mondiale.

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3.1. Missions au Cameroun

3.1.1. Départ en mission

Les missions sont initiées suivant les besoins par le Responsable concerné ou par le
Coordonnateur. L’accord de départ en mission est matérialisé par un Ordre de Mission (OM).

L’Ordre de Mission est établi par l'assistante en un (01) exemplaire et le fait viser par le chef
hiérarchique du proposé à la mission et au Coordonnateur National.

Après visa, l’Ordre de Mission est transmis au RAF pour contrôle budgétaire. En cas de
disponibilité budgétaire le RAF porte les imputations sur la partie réservée à cet effet et il soumet le
document à l’accord du coordonnateur National.

L’avis de non-objection de la Banque Mondiale est requis pour les TDR et le budget des missions
à l’étranger. Toutefois, l’avis de non-objection peut être requis pour des missions de nature spécifique
à l’intérieur du pays.

Après les différentes signatures, on procède à la formalisation (mise des cachets) et


l’enregistrement dans le registre des Ordres de Mission ;

3.1.2. Les frais de mission

Les frais de mission comprennent :

 Les perdiems ;
 Le péage ;
 Le carburant pour les déplacements en voiture pour le personnel du Projet ;
 Le transport en commun ;
 etc.

3.1.3. Les Perdiems (Voir en annexe les normes de budgétisation des frais de
fonctionnement)

Les perdiems couvrent les frais suivants liés au déplacement du personnel : l’hébergement et la
restauration. Après accord de toutes les parties, le detail des frais de mission figure en annexe et tient
compte de la ville et du statut des participants.

Une avance est versée au départ et le complément au retour sur présentation des justificatifs.
Cette avance est comptabilisée comme acompte sur salaire dans le compte de l’intéressé jusqu’à la
présentation de l’état justificatifs des dépenses et des documents supports.

Les frais de transport à verser au départ en mission à chaque participant sont déterminés sur une
base forfaitaire en tenant compte du lieu de tenue de l’activité et du moyen de transport utilisé.

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3.1.4. Le carburant de mission

En cas de déplacement du personnel par véhicule du Projet, les frais de transport ne sont pas
inclus dans les perdiems.

L’ordre de mission (OM) est constitué de deux parties :

Une partie à remplir au départ de la mission et comprenant :


 Le nom de l’agent ;
 La fonction ;
 Le service ;
 Les destinations principale et secondaire ;
 L’objet de la mission ;
 La date et l’heure prévues pour le départ ;
 La date du retour ;
 Le moyen de transport ;
 La durée de la mission ;
 L’avance des frais accordée ;
 La date d’établissement de l’om ;
 La signature du coordonnateur.

Une autre partie à remplir au retour de la mission et comportant le décompte des frais engagés
lors de la mission.

A la date prévue, l’agent doit retourner à son lieu habituel de travail, sauf autorisation de la
hiérarchie pour la prolongation de la mission. L’autorisation doit être matérialisée par un document
écrit.

3.1.5. Retour de mission

Au retour de mission, l’agent remet son rapport en même temps que son ordre de mission au
Coordonnateur National pour le décompte des jours de mission, de préférable dès le retour de la mission.
En cas de force majeure, le rapport devra être déposé dans un délai de trois (03) jours après la fin de la
mission.

Le décompte des jours de mission par le RAF est effectué à l’aide de l’original de l’OM remis
par l’agent. Une copie de l’OM ne peut être utilisée pour le décompte.

3.2. Missions à l’étranger

Les missions à l’extérieur du Cameroun comprennent les étapes suivantes :

 Établissement des TDR de la mission assortis d’un budget détaillé par le Coordonnateur
National ;
 Transmission desdits TDR de la mission à la BM pour l’obtention de l’avis de non-objection
;
 Établissement de l’ordre de mission.

78
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En cas d’objection de la BM :

 L’intéressé est informé ;


 Le dossier est classé.

L’avis de non-objection de la BM est transmis par le Coordonnateur au RAF qui constitue tous
les documents relatifs et les remettre au Coordonnateur pour signature. Il s’agit des documents suivants :

 L’ordre de mission signé par l’intéressé et visé par la hiérarchie ;


 La demande d’avance pour mission ;
 L’imputation budgétaire ;
 Le budget. Les perdiems pour les missions à l’étranger sont déterminés sur la base des taux
appliqués dans le système des Nations Unies.

La demande de paiement et les pièces justificatives (Avis de non objection, ordre de mission,
TDR, demande d’avance, imputation budgétaire…) sont transmises à la CAA pour paiement.

Les avances sur frais de mission sont payées avant le départ en mission.

La Caisse Autonome d’Amortissement établit un chèque ou fait une mise à disposition des fonds
au nom de l’intéressé, au vu de la demande de paiement signée par le Coordonnateur.
Le retour de mission et la comptabilisation de son coût sont traités comme ci-dessus.

3.3. Justificatifs des avances pour mission

Dans les trois jours suivants le retour de mission, l’intéressé doit produire l’état justificatif des
dépenses engagées en mission accompagnées des pièces justificatives. En cas de non justification dans
ce délai, les avances perçues sont déduites de la paie suivante. La régularisation ne sera possible qu’en
cas de production de justificatifs approuvés par la personne habilitée.

Le même traitement est réservé aux missions effectuées pour le compte du Projet par le personnel
de l’Etat. En cas de non production des justificatifs dans les délais, l’avance perçue au départ est
considérée comme dépense non éligible.

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3.4. Processus de traitement du départ en mission

Références Opérations

Le Coordonnateur
1 - en cas de besoin décide de mettre un collaborateur en mission
2 - notifie au collaborateur concerné avec qui il élabore les TDRs de la mission
3 - sollicite l'avis de non-objection de la Banque en cas de mission à l'étranger
4 - demande au RAF de préparer un ordre de mission (OM)

Le RAF
4 - selon les instructions du Coordonnateur prépare l’OM et l’ordre de paiement pour l'avance
sur frais de mission
- soumet l’ensemble à la signature du Coordonnateur
5

Le Coordonnateur
- après vérification de la conformité des documents l’ensemble des documents
6
- transmet la liasse approuvée au RAF pour suite de la procédure
7

Le RAF
8
- remet l'original de l'OM au collaborateur
9
- transmet l'ordre de paiement avec un exemplaire de l'OM à la CAA pour déblocage des
fonds

10 La CAA
11 - débloque les fonds nécessaires qui sont remis au collaborateur concerné
- transmet une copie des documents supports au RAF.

12 Le RAF
- A la réception des documents de la CAA, transmet au comptable pour
enregistrement des écritures appropriées.

13 Le Comptable
14
- passe les écritures appropriées
- Classe les documents supports

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3.5. Processus de traitement du retour de mission

Références Opérations
L’intéressé
1 - De retour de mission, élabore et transmet au Coordonnateur un rapport de mission et le
détail des frais réels engagés avec une copie de chacun de ces documents au RAF

Le Coordonnateur
2 - apprécie l’effectivité de la mission et approuve le rapport
3 - vise et transmet l'état des frais ainsi que les justificatifs au RAF pour établissement si
nécessaire de l’ordre de paiement du reliquat des frais de mission

Le RAF
- si nécessaire, établit un ordre de paiement du reliquat dû et le joint au reste des documents
4
ou au contraire transmet l'état des frais et les justificatifs au comptable pour écritures
appropriées
5
- si établi, soumet l'ordre de paiement à la signature du Coordonnateur

6
Le Coordonnateur
7
- vérifie et signe l’Ordre de Paiement
- transmet la liasse au RAF pour finalisation du processus

8 Le RAF
- transmet la liasse approuvée à la CAA pour exécution du paiement

9 La CAA
10 - après vérification d’usage, débloque les fonds nécessaires au profit de l'intéressé
- transmet une copie de chacun des documents au RAF

11 Le RAF
- A la réception des documents, les transmet au comptable pour comptabilisation

12 Le Comptable
13 - passe les écritures appropriées
- Classe les documents supports

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ORDRE DE MISSION
M i ni s t è r e d e l ’ E l e vag e , d e s P ê c he s e t ORDRE DE MISSION REPUBLIQUE DU CAMEROUN
d e s I n d us t r i e s A n i ma l e s N°_________________ REPUBLIC OF CAMEROON
P r o j e t d e D é ve l o p p e m e n t d e l ’ E l e va g e P a i x - Tr a v a i l - P a t r i e
NOM- NAME
(PRODEL) P e a c e - Wo r k - F a t h e r l a n d
Situation des crédits …………….
Unité de Coordination Nationale du Projet ____________________
Dotation …………………………….
IMPUTATION BUDGETAIRE
P r é n o ms - F i r s t N a me Dépenses engagées ………………
B u d ge t a r y c h a r ge
E n ga g e m e n t p r o p o s é … … … … … . .
C ha p … … … . . A r t … … . . . . P ar ag r … … … .
Exercice 20……/20…… ____________________ Reliquat disponible …………..

Motif :………………………………………………………………………………………………

G r a d e : … … … … … … … … … … … … … … … . . A f f e c t at i o n … … … … … … … … … … … … … …
Rank Unit

M at r i c ul e : … … … … … … … … . . . S i t ua t i o n d e f a mi l l e … … … … … … … … … . I n d i c e … … … … . .
S e r vi c e n u m b e r F a m i l y s i t u a t i o n I n d e x

Se rendre à :……………………………………………………………………………………..
Wi l l v i s i t

M ot i f e t r é f é r e n c e s : … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
Purpose and references

M o ye n s d e T r a n s p o r t : … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
Me a n s o f T r a n s p o r t

A c c o mp a g n é d e ( n o m & p r é n o m) : … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
A c c o m p a n i e d b y (n a m e s & f i r s t n a m e s )

M o ye n s d e T r a n s p o r t : … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
Me a n s o f T r a n s p o r t

Date de départ :……………………………..…Date de retour…………………………..…..


Date of departure Date of return date-heure - hour

L’intéressé : Visa Hiérarchie Coordonnateur


Nom:
Visa :

DECOMPTE DES AVANCES-DETAILS OF ADVANCES


Page 2 : Sans changement
(sans changement)

82
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

4. Gestion de la rémunération

4.1. Généralités

L’essentiel de la paie effectuée au niveau du PRODEL concerne les honoraires de consultants.


Ils sont fixés et perçus selon les conditions définies dans le contrat liant chaque personne employée au
projet.

4.2. Préparation de la rémunération

A la fin du mois, chaque membre du personnel du projet établit et transmet à la coordination,


une note d’honoraires ou une facture intitulée honoraire du mois. A la suite de ces notes ou factures, le
RAF établit un état des honoraires du mois, en notant les déductions éventuelles à opérer (Impôts, taxes,
CNPS et autres) si le consultant le souhaite, et les avances ou acomptes sur honoraires effectués.

L’état mensuel des honoraires (accompagné des demandes de paiement) est soumis à la signature
du coordonnateur au plus tard le 20 du mois courant. Pour ce faire, le délai de recevabilité des notes
d’honoraires ou factures est fixé au 15 du mois courant :

 le 15 , envoi des notes d’honoraires établies par le personnel au RAF :


 le 16, Vérification de leur conformité avec les contrats signés et préparation des soldes à
verser (effectué par le RAF assisté du comptable) et des demandes de paiement à soumettre
à la CAA ;
 le 18, transmission des notes d’honoraires, de l’état récapitulatif et des demandes de paiement
au Coordonnateur National;
 les 19-20, vérification de l’état des honoraires par le coordonnateur National, signature pour
approbation des demandes de paiement et transmission à la CAA pour paiement.

4.3 Calcul et édition des états d’honoraires

La paie est traitée par le RAF assisté du Comptable. Dès l’obtention des notes d’honoraires du
personnel, il établit les états d’honoraires à l’aide d’un logiciel approprié.

4.4 Contrôle des états d’honoraires

Une fois les états d’honoraires établis par le RAF, ils sont transmis au coordonnateur National
pour contrôle avant le tirage définitif.

4.5. Signature des états d’honoraires

Les états d’honoraires sont visés par le RAF et signés par le Coordonnateur National.

 Visa technique : RAF ;


 Visa administratif : Coordonnateur National.

En cas d’absence de l’un ou l’autre, se référer au tableau des intérims présenté plus haut.

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Les honoraires sont versés par virement bancaire par la CAA. Chaque membre du personnel,
dès son recrutement doit fournir ses coordonnées bancaires à la coordination du PRODEL.

Toute modification des coordonnées bancaires doit être signifiée au coordonnateur et au RAF
dans les plus brefs délais. Le coordonnateur la notifie à la CAA.

A la réception des ordres de virement des honoraires de la CAA, un état de virement est établi.
Il doit comporter :

 Le matricule de l’agent ;
 Les noms et prénoms ;
 Le numéro de compte, le code et éventuellement la clé ;
 Le montant net du salaire versé.

4.6. Règlement des honoraires

Le calcul des honoraires, pour ceux des membres du personnel qui le souhaitent débouche sur
le règlement des parties concernées :

 Le consultant ;
 Les retenus des sommes dues au projet ;
 Les créanciers divers du consultant ;
 Autres.

4.6.1. Règlement du consultant

 la périodicité du paiement des honoraires, sauf spécification est le mois ;


 les honoraires doivent être payés au plus tard 8 jours après la fin du mois ;
 en plus du calcul et paiement au consultant des honoraires nets dus, la remise d’un état
justifiant les éléments qui ont conduit au net à payer est une obligation.

Le consultant qui n’a pas réclamé son paiement durant 3 ans se trouve frappé par la prescription
et perd tout droit de recours.

4.6.2 Règlement des autres créances

Le RAF doit effectuer un état des retenus sur honoraires, ainsi que l’état des oppositions et le
transmettre à la CAA suivant la procédure normale.

4.6.3 Les sommes dues par le consultant au Projet

Il s’agit de toutes sommes dues par le consultant au projet telles : les reliquats sur avance sur
frais de mission non justifiés, les avances exceptionnelles accordées au consultant, etc.

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4.6.4. Processus de paiement des honoraires au personnel

Références Opérations

Le RAF
1 - collecte les factures des collaborateurs
2 - établit l’état mensuel des honoraires et les ordres de paiement (OP) en déduisant de chaque
paiement les montants dus par le consultant
3 - transmet l’ensemble au Coordonnateur pour vérification et visa

Le Coordonnateur National
4 - vérifie et vise l’état mensuel des honoraires en cas de conformité
5 - transmet la liasse de documents au RAF pour acheminement à la CAA

La CAA
6 - vérifie la conformité, vise les documents et procède paiement des honoraires
7 - transmet les preuves de paiement au RAF

Le RAF
8 - transmet dès réception, les documents au comptable pour passation des écritures
appropriées

Le Comptable
9
- passe les écritures comptables appropriées
10
- classe les documents

5. Sanctions et évaluation

La sanction et l’évaluation sont des critères d’une bonne politique de gestion des ressources
humaines.
Cependant elles sont délicates et des contestations risquent d’apparaître en raison souvent de son
caractère qui peut parfois paraître subjectif.
Par conséquent il est important de préciser les conditions dans lesquelles peuvent intervenir la
sanction et l’évaluation pour les membres du personnel.

La procédure suivante décrit les étapes du processus en codifiant les rôles de chaque acteur et
en précisant les règles significatives.

5.1. Sanctions

Les dispositions juridiques en matière de contrat s’appliquent au PRODEL, tout le personnel


étant lié au projet par un contrat.

Le dossier des consultants est régulièrement mis à jour en fonction des événements postérieurs.
Un règlement intérieur précisera les conditions générales de travail (les horaires de service, les
heures supplémentaires, …).

En cas de doute, il est recommandé de recourir aux services d’un conseil extérieur qualifié.

85
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Les documents utilisés sont :


 Constat de faute : document manuscrit utilisé par le RAF décrivant la faute commise et ses
circonstances.
 Fiche d’évaluation ;

La procédure comprend deux tâches principales :


 Appréciation de la faute ;
 Administration de la sanction

Processus de traitement de la faute

Références Opérations
Appréciation de la faute

Le responsable d’un service :


- constate une faute de la part d’un membre de son personnel,
1
- juge de l’importance de la faute,
2
- décide de lui donner un caractère formel,
3
- contacte le Coordonnateur National dans les vingt-quatre heures.
4
Le Coordonnateur National :
- prend connaissance,
5 - apprécie la gravité,
6 - demande au RAF d’effectuer le constat.
7
Le RAF :
- reçoit la consigne du Coordonnateur National,
8 - se rend sur place,
9 - s’entretient avec l’employé fautif,
10 - remplit la fiche de constat.
11
Sanction de la faute

Le Coordonnateur National :
1 - reçoit une copie de la fiche de constat,
2 - apprécie le caractère de la faute,
3 - adresse une demande d’explication à l’acteur concerné,
4 - détermine la sanction appropriée,
5 - fixe la sanction par une note de service et une lettre adressée à l’intéressé,
6 - adresse une copie de la lettre au RAF pour traitement.

Le RAF :
7 - reçoit la lettre,
8 - la classe dans le dossier de l’employé concerné,
9 - prends les dispositions nécessaires pour la gestion financière de la sanction
(suspension, licenciement…).

86
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PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

5.2. Evaluation du personnel

Le personnel du projet sera évalué sur la base du critère d’assiduité, de performance (atteinte
des objectifs) et de discipline par la hiérarchie.

L’évaluation sera faite conformément aux dispositions contractuelles.

L’évaluation tiendra compte des éléments suivants :

 La ponctualité ;
 L’assiduité au travail ;
 Le comportement vis-à-vis des supérieurs hiérarchiques ;
 La qualité du travail ;
 Le rendement fourni mesuré par le degré d’accomplissement du plan de travail annuel de
référence ;
 Le taux de réalisation des objectifs annuels et d’atteinte des résultats fixés ;
 Le respect des textes.

La fiche d’évaluation et de notation, soumise à la revue et non-objection de la Banque sera


classée dans le dossier de chaque employé. La bonne ou mauvaise notation conditionnera le
renouvellement du contrat de chaque personne contractuelle. Les critères seront revus et mis à jour
annuellement.

L’évaluation suit le cheminement suivant :

Références Opérations

Le Coordonnateur :
1 - constitue une équipe restreinte
2 - fixe les dates et les heures de rencontre,
3 - reçoit les collaborateurs individuellement,
4 - échange avec eux sur leurs attentes, leurs performances par rapport aux TDR de leurs
postes respectifs et aux réalisations de l’année en fonction du PTBA initial,
5 - à la fin de l’entretien, un bilan est dressé et un contrat de performance signé avec le
collaborateur pour l’année prochaine,
6 - transmet le rapport et les fiches d’évaluation à la Banque Mondiale pour revue et non
objection
7 - le renouvellement du contrat est conditionné par une bonne notation.

Evaluation des agents de soutien (vigiles, agents d’entretien)


8 - les agents de soutien sont évalués en présence de leurs supérieurs hiérarchiques.

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FICHE D’EVALUATION

Nom de l’employé : Emploi occupé :

Date de prise de fonction :

Entretien effectué par : Date de l’entretien

RAPPEL DES OBJECTIFS DE L’ANNEE ECOULEE

Rappel des objectifs


(se limiter à 4 ou 5 objectifs essentiels, factuels Résultats et interprétation des écarts
et mesurables)

Objectifs collectifs

Objectifs individuels

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B2 FICHE D’EVALUATION NOM


CRITERES
A B C
(Liste non exhaustive)
1- Connaissance du métier et savoir faire
. Maîtrise des travaux liés au poste de travail
comportant :
la connaissance technique,
la méthodologie,
rendement
la capacité à rédiger les rapports
2-Capacité relationnelle
. Travail en équipe/coopération avec ses
collègues
Capacité d’écoute
Capacité de mise en œuvre des recommandations
de la direction
3- Activité efficacité et dynamisme
. Rythme de travail
. Taux d’erreur
.Capacité d’auto formation
4- Autonomie
. Prise d’initiative/de risque
. Capacité d’analyse et de proposition
5- Engagement personnel
. Implication
. Disponibilité

6- Autres
Supplément Maîtrise et Encadrement
7- Capacité de management
.Capacité à transmettre l’information
ascendante et descendante
.Capacité d’écoute
.Capacité de rendre compte
.Capacité de transmission du savoir
.Capacité de planification et d’organisation
.Capacité à faire adhérer l’équipe aux objectifs
.Force de persuasion et capacité de
Négociation

A : Excellent B : Bon C : Passable

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SYNTHESE DE LA TENUE DU POSTE


Poste très bien tenu Poste bien tenu

Poste partiellement tenu Poste non tenu

La durée d’occupation du poste est insuffisante pour porter une appréciation

Conclusion générale de l’évaluateur

.....................................................................................................

Point de vue de l’agent sur les conclusions de l’évaluateur

.....................................................................................................

Signature de l’évaluateur Signature de l’agent

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CONSTAT DE FAUTE

Structure responsable

Employé concerné

Date de la faute

Description précise des conditions de la faute

Date

Signature de l’employé Signature du responsable Signature du Coordonnateur

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5.3. Modèle de contrat de services pour les


contractuels des unités de gestion de Projet

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CONTRAT DE SERVICES
LE PRÉSENT CONTRAT (« le Contrat ») est conclu le ___________ [date de démarrage de la mission
: quantième, mois, année], par et entre _____________ (« le Client ») ayant son siège
à__________________________, et _______________________ (« le Contractuel ») ayant son siège
à ______________________.
ATTENDU QUE le Client souhaite que le Contractuel fournisse les services visés ci-après, et
ATTENDU QUE le Contractuel accepte de fournir lesdits services,
PAR CES MOTIFS, LES PARTIES AU PRÉSENT CONTRAT sont convenues de ce qui suit :
1. Services

i) Le Contractuel fournit les services spécifiés dans l’Annexe A « Termes de Référence et


Étendue des Services » qui forme partie intégrante du présent Contrat (« les Services »).
ii) Le Contractuel fournit les rapports énumérés dans l’Annexe B « Obligations du Contractuel
en matière d’Établissement de Rapports » dans les délais spécifiés dans ladite Annexe, et le personnel
énuméré dans l’Annexe C « Estimation du Coût des Services, Liste du Personnel et Bordereau des Prix »
pour la prestation des Services.
2. Durée du Contrat
Le Contractuel fournit les Services pendant la période commençant le ____________________
et s’achevant le ________________, ou durant toute autre période dont les parties pourraient
ultérieurement convenir par avenant.
3. Paiement
A. Montant plafond

Pour les Services fournis conformément à l’Annexe A, le Client paie au Contractuel un montant
plafonné à _________________, étant entendu que ce montant plafond comprend la totalité des coûts
et des bénéfices du Contractuel ainsi que toute obligation fiscale dont il pourrait être redevable. Les
paiements effectués au titre du Contrat couvrent la rémunération du Contractuel telle qu’elle est définie
à l’alinéa B ci-après et les dépenses remboursables telles qu’elles sont définies dans l’alinéa C ci-après.
B. Rémunération

Le Client paie au Contractuel les Services fournis au taux par mois de travail (sous réserve d’un
minimum de huit heures par jour) convenu et spécifié dans l’Annexe C « Estimation du Coût des
Services et Bordereau des Prix ».

C. Dépenses remboursables
Le Client paie au Contractuel le montant de ses dépenses remboursables, lesquelles comprennent
exclusivement :
i) les dépenses normales et habituelles relatives aux déplacements professionnels, aux
assurances médicales et cotisation de retraite ; les déplacements professionnels doivent avoir été
autorisés par le Coordinateur du Client et le coût remboursé est celui du voyage en classe inférieure à
la première classe.

93
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ii) toutes autres dépenses préalablement approuvées par le Coordinateur du Client 3 spécifié
au paragraphe 6.

D. Conditions de paiement

Les paiements sont effectués en ___________ [nom de la monnaie] au plus tard 30 jours après
la présentation de factures en double exemplaire au Coordinateur spécifié au paragraphe 6.
4. Heures supplémentaires
Les heures supplémentaires ne seront pas rémunérées.
5. Congés

La période de service est de _____ mois incluant son congé. A chaque période d’un an de service
compté de date à date, le Contractuel aura droit à un congé payé de 25 jours ouvrables.
6. Administration du Projet
A. Coordinateur
Le Client désigne comme Coordinateur M./Mme _________________; le Coordinateur est
responsable de la coordination des activités relevant du Contrat, de la réception et de l’approbation des
factures devant donner lieu à un paiement, et de l’acceptation des produits au nom du Client.
B. Feuilles d’emploi du temps
Pendant la durée de sa mission au titre du présent Contrat, y compris ses activités de terrain,
le Contractuel fournissant des services en vertu du présent Contrat peut être tenu de remplir des feuilles
d’emploi du temps ou tout autre document pour enregistrer le temps passé à son travail, ainsi que les
dépenses encourues, conformément aux instructions du Coordinateur.

C. Écritures et Comptes

Le Contractuel tient des écritures et comptes exacts et systématiques pour enregistrer les
Services fournis, lesquels identifient clairement toutes charges et dépenses. Le Client se réserve le droit
de vérifier, ou de faire vérifier par un cabinet comptable réputé, les écritures du Contractuel relatives
aux montants réclamés au titre du présent Contrat pendant la durée du Contrat et de toute prolongation
et pendant les trois mois suivants.

7. Normes et Evaluation de Performances

Le Contractuel s’engage à fournir les Services conformément aux normes professionnelles et


déontologiques les plus exigeantes. Il prend les mesures nécessaires rapidement pour corriger les points
de l’exécution du présent Contrat qui ne donneraient pas satisfaction au Client. Une première évaluation
conjointe des performances du Contractuel est conduite par le Coordinateur la première année après (6)
six mois de services. Par la suite, des évaluations régulières sont effectuées conjointement entre le
Contractuel et le Coordinateur pour chaque tranche de services d’une durée de (12) douze mois. Ces
évaluations ont pour but d’identifier : (i) le degré d’achèvement des objectifs et du plan de travail, (ii)

3
D’autres dépenses peuvent être spécifiquement prévues, auquel cas elles feront l’objet d’un sous-alinéa (iii) dans le
paragraphe 3.C.

94
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les points forts et les points plus faibles qui méritent une attention particulière; (iii) le plan de formation
continue, et (iv) le plan de travail pour les (12) douze mois suivants.

8. Confirmation

Le Client confirmera la poursuite du Contrat sur la base de l’évaluation des performances de la


première année et tiendra compte de la façon dont les recommandations de l’évaluation aprés les
premiers (6) six mois ont été pris en compte.

9. Devoir de Réserve

Pendant la durée du présent Contrat et les deux années suivant son expiration, le Contractuel ne
divulgue aucune information exclusive ou confidentielle concernant les Services, le présent Contrat, les
affaires ou les activités du Client sans avoir obtenu au préalable l’autorisation écrite de celui-ci.

10. Propriété des Documents et Produits

Tous les rapports, études ou autres produits sous forme de graphiques, logiciels ou autres, que
le Contractuel prépare pour le compte du Client au titre du présent Contrat deviennent et demeurent la
propriété du Client. Le Contractuel peut conserver un exemplaire desdits documents et logiciels 4.

11. Activités interdites au Contractuel

Le Contractuel convient que, pendant la durée du présent Contrat et après son expiration, ni lui-
même ni toute entité qui lui est affiliée ne seront autorisés à fournir des biens, travaux, ou services
(autres que les Services ou toute prolongation desdits Services) pour tout projet qui résulterait desdits
Services ou lui serait étroitement lié.

12. Assurances Médicales et Cotisations de Retraite

Le Contractuel prend toutes mesures appropriées pour s’assurer contre les risques de maladie et
cotiser à un organisme de retraite.

13. Transfert

Le Contractuel ne cède ni ne sous-traite le présent Contrat ou l’un quelconque de ses éléments


sans l’approbation écrite préalable du Client.

14. Droit Applicable et Langue du Contrat

Le Contrat est soumis au droit de ____________ et la langue du Contrat est _____________ 5.

4
Les restrictions concernant l’utilisation ultérieure de ces documents et logiciels, le cas échéant, seront précisées à la fin
de l’Article 9.

5
Le droit choisi par le Client est habituellement celui de son pays. Cependant, la Banque ne voit pas d’objection à ce que
le Client et le Contractuel choisissent d’un commun accord le droit d’un autre pays. La langue doit être l’anglais, l’espagnol
ou le français, à moins que le Contrat ne soit passé avec une entreprise du pays, auquel cas on peut choisir la langue de ce 95
pays.
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PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

15. Règlement des Différends 6

Tout différend lié au présent Contrat que les parties ne pourraient régler à l’amiable sera soumis
à arbitrage/conciliation conformément au droit du pays du Client.

16. Notification et adresse

Les parties contractantes s’engagent à respecter la forme écrite pour toute notification liée à
l’exécution du présent contrat.

Toute notification devra être expédiée à l’adresse de chacune des parties ou remise de main à
main.

Note : les clauses 17 et 18 ci-dessous sur le droit de la Banque de Banque inspecter et auditer
les comptes et les documents du Consultant ainsi que les dispositions relatives à la fraude et
corruption ont été actualisées pour prendre en compte les nouvelles dispositions dans ce
domaine introduites en 2006 et 2010 lors de la révision des Directives de l’IDA sur la Sélection
et l’Emploi des Consultants.

Ces nouvelles clauses du Contrat doivent être introduites au niveau du Petit Contrat au Temps
Passé et/ou au Forfait qui sont joints en annexes à la Demande de Propositions Type (Mai
2004). Elles doivent aussi intégrées dans l’avenant lors du renouvellement de contrat du
Consultant si clauses ne font pas partie intégrante du contrat initial.

17. Inspections et Audit

Le Consultant autorisera la Banque et/ou les personnes recrutées par la Banque à inspecter les locaux
et/ou les documents et pièces comptables du Consultant et de les soumettre pour vérification à des
auditeurs désignés par la Banque. Tout manquement à ses obligations dans ce domaine est prohibé et
susceptible d’entraîner la résiliation du contrat Et l’imposition des sanctions par la Banque (incluant
l’inéligibilité du Consultant) conformément aux dispositions des Directives de la Banque en vigueur sur
la Sélection des Consultants.

18. Résiliation du Contrat

Le Client peut résilier le Contrat par notification écrite adressée au Consultant dans un délai minimum
de dix (10) jours suite à l’un des événements indiqués aux paragraphes (a) à (d) ci-après :

Si le consultant ne remédie pas à un manquement à ses obligations contractuelles dans les trente (30)
jours suivant la réception de la dite notification ou dans le délai que le client pourra avoir accepté
ultérieurement par écrit ;

6
Dans le cas d’un Contrat passé avec un Contractuel étranger, le paragraphe 15 peut être remplacé par les dispositions
suivantes :
« Tous différends, controverses ou réclamations dus ou liés au présent Contrat ou à la violation, à la résiliation ou à
l’invalidité dudit Contrat, sont réglés par arbitrage conformément aux règles d’arbitrage de l’UNCITRAL actuellement en
vigueur ». 96
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Si le Consultant fait faillite ou entre en règlement judiciaire ;

Si de l’avis du Client, le Consultant s’est livré à la corruption ou à des manœuvres frauduleuses en vue
de l’obtention ou au cours de l’exécution du Contrat. Aux fins de cette clause, les expressions ci-dessous
de la façon suivante :
Est coupable de « corruption »1 quiconque offre, donne, sollicite ou accepte, directement ou
indirectement, un quelconque avantage en vue d’influer indûment sur l’action d’une autre personne ou
entité ;

Se livre à des « manœuvres frauduleuses » 2quiconque agit, ou dénature des faits, délibérément ou
imprudence intentionnelle, ou tente d’induire en erreur une personne ou une entité afin d’en tirer un
avantage financier ou de toute autre nature, ou se dérobe à une obligation ;

Se livre à des « manœuvres collusoires »3 les personnes ou entités qui s’entendent afin d’atteindre un
objectif illicite, notamment en influant indûment sur l’action d’autres personnes ou entités ;

Se livre à des « manœuvres coercitive »4 quiconque nuit ou porte préjudice, ou menace de nuire ou de
porter préjudice, directement ou indirectement, à une personne ou à ses biens en vue d’en influer
indûment les actions ;

Se livre à des « manœuvres obstructives »

(aa) quiconque détruit, falsifie, altère ou dissimule délibérément les preuves sur lesquelles se fonde une
enquête de la Banque en matière de corruption ou de manœuvre frauduleuses, coercitives ou collusives,
ou fait de fausses déclarations à ses enquêteurs destinées à entraver son enquête ; ou bien menace,
harcèle ou intimide quelqu’un aux fins de l’empêcher de faire part d’informations relatives à cette
enquête, ou bien de poursuivre l’enquête ; ou

(bb) celui qui entrave délibérément l’exercice par la Banque de son droit d’examen tel que stipulé au
paragraphe ci-dessus.

Si le Client, de sa propre initiative et pour quelque raison que ce soit, décide de résilier le présent contrat.

POUR LE CLIENT POUR LE CONTRACTUEL

Signé par____________________ Signé par____________________

Titre : ________________________Titre : _______________________

LISTE DES ANNEXES

Annexe A : Termes de Référence et Étendue des Services

Annexe B : Obligations du Contractuel en matière d’Établissement de Rapports

Annexe C : Estimation du Coût des Services, Liste du Personnel et Bordereau des Prix

Fait à Yaoundé, …………………………………


En deux exemplaires

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PARTIE F : PROCEDURES DE GESTION DU PATRIMOINE

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Le patrimoine du PRODEL, est constitué des biens corporels durables et par des stocks de
consommables détenus pour réaliser les activités du Projet.

1. Immobilisations

1.1. Présentation de la fonction

Les immobilisations constituent un élément substantiel du patrimoine d’une structure.

Une immobilisation est un bien durable non destiné à passer en consommation de l’exercice,
mais à être utilisé durant plusieurs années, comme moyen permanent d’exploitation.

Dans le cas du PRODEL, les immobilisations comprennent essentiellement :

 Le matériel et mobilier de bureau ;


 Le matériel roulant ;
 Les équipements informatiques ;
 Les aménagements et installations réalisés dans les bureaux ;
 Etc.

La fonction décrite dans les lignes qui suivent vise à mettre en œuvre les modes opératoires de
la gestion de ces biens.

Les procédures décrites sont les suivantes :


 L’entrée dans le patrimoine ;
 La destruction ;
 Le vol ;
 La mise au rébus ;
 L’inventaire.

1.2. Entrée des immobilisations dans le patrimoine

L’acquisition des immobilisations s’effectue selon la procédure des approvisionnements.


Les procédures qui suivent visent à préciser, par des tâches simples, les dispositions utiles à
mettre en œuvre pour sécuriser le patrimoine du Projet.

Les immobilisations représentent les biens destinés à rester durablement dans le Projet dont la
valeur d’acquisition est supérieure ou égale à F CFA 400 000. Pour les biens dont la valeur est inférieure
à ce montant, le fichier extra comptable de suivi est tenu par le comptable sous la supervision du RAF.

A leur entrée dans le patrimoine, les immobilisations sont codifiées pour faciliter leur suivi. Ce
code tient compte de :
 Leur nature définie par le plan comptable OHADA ;
 Leur affectation (exemple : 01 pour la Coordination, etc.) ;
 Leur date d’acquisition (12 pour l’année 2012, 13 pour l’année 2013, etc.) ;
 Leur source de financement (01 pour l’Etat, 02 pour l’IDA, etc.) ;
 Le numéro d’ordre.

99
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D’autres caractéristiques seront retenues à l’initiative du PRODEL.

Comme documents supports pour le contrôle des entrées des immobilisations dans le patrimoine
du PRODEL, nous avons :

 Registre des immobilisations : document qui récapitule pour chaque catégorie


d’immobilisations, les informations nécessaires à leur traitement administratif. Il peut être
tenu à partir d'un tableur ;
 Bon de réception.

A la réception des immobilisations, le spécialiste en passation de marchés ou le responsable de


l’immobilisation, l’utilisateur et le RAF ou son représentant :
 Vérifie que la livraison correspond aux caractéristiques définies dans le bon de commande ;
 Constate la réception en délivrant le bon de réception des immobilisations reçues au
fournisseur ou en visant le bon de livraison ;
 Définit le code de l’immobilisation ;
 Remplit et met à jour le registre des immobilisations.

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REGISTRE DES IMMOBILISATIONS


Date Code Nature Localisation Désignation Financement Valeurs Fournisseur

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1.3. Destruction des immobilisations

L’utilisation des immobilisations les expose à un risque important de destruction. La présente


procédure a pour objet la spécification des tâches exécutées pour le traitement de la destruction des
immobilisations et pour permettre leur prise en charge comptable. La procédure recommande ce qui
suit :

 Les immobilisations doivent être toutes couvertes par des polices d’assurance efficaces
contre les destructions accidentelles ;
 Toute immobilisation détruite doit être identifiée et la destruction constatée par un procès-
verbal dûment établi. Le responsable de l’immobilisation doit le signaler immédiatement au
coordonnateur ;
 Le procès-verbal de destruction est signé par le RAF, ou par le coordonnateur ainsi que le
responsable de l’immobilisation ;
 Après constat, le coordonnateur est seul habilité à donner une suite à la destruction de
l’immobilisation.

Le principal document de constat de destruction d’immobilisation est le procès-verbal de


destruction qui est un document permettant d’identifier les immobilisations détruites.

1.4. Description de la procédure

La procédure comprend deux tâches :


 Le constat,
 Le traitement.

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Processus de traitement de la destruction d'immobilisations

Références Opérations
Constat de la destruction des immobilisations

1 Le responsable d’une immobilisation :


2 - constate sa destruction ;
3 - s’enquiert des conditions de cette destruction ;
- prévient le Coordonnateur.

4 Le Coordonnateur National :
5 - reçoit l’information ;
6 - l’impute au RAF pour traitement ;
- contacte la compagnie d’assurance pour dédommagement si nécessaire.

Traitement de la destruction des immobilisations

Le RAF :
1 - reçoit les instructions du Coordonnateur National ;
2 - constate la destruction sur place ;
3 - émet le procès-verbal ;
4 - fait signer le procès-verbal par le responsable ;
5 - fait signer le procès-verbal par le Coordonnateur ;
6 - donne copie du procès-verbal à son agent pour la mise à jour des documents,

ou

6bis - met à jour lui-même les documents ;


7 - reçoit le procès-verbal ;
8 - transmet le PV à l’agent administratif pour la clôture de la fiche
d’immobilisation et la mise à jour du registre des immobilisations.

ou

9 - clôture la fiche d’immobilisation ;


10 - met à jour le registre des immobilisations;
11 - reçoit le procès-verbal et une copie de la fiche individuelle soldée ;
12 - constate la sortie de l’immobilisation.

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PROCES-VERBAL DE DESTRUCTION

Structure responsable :

Immobilisation concernée :

Date de la destruction :

Description précise des conditions de la destruction

Date

Signature du responsable Signature du RAF Signature du Coordonnateur

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1.4. Vol de l’immobilisation

Le risque de vol des immobilisations ne peut être écarté. En cas de vol, il est indispensable que
des garanties minimales soient prises pour permettre au PRODEL d’obtenir réparation du préjudice
subi.

La procédure recommande ce qui suit :

 Les immobilisations doivent être toutes couvertes par des polices d’assurance efficaces
contre les cas de vol ;
 Toute immobilisation dérobée frauduleusement doit être identifiée et le vol constaté par un
procès-verbal dûment établi par une autorité compétente. Le responsable de l’immobilisation
doit le signaler immédiatement au Coordonnateur.

Le procès-verbal de vol, est signé par le Coordonnateur.


Après constat, les autorités de police ou judiciaires doivent être contactées afin de diligenter une
enquête appropriée.

Le principal document de constat de vol est le Procès-verbal de vol qui constate la disparition
d’un élément immobilisé du patrimoine. La fiche doit être tenue manuellement et à mise à la disposition
du Comptable et du RAF.

La procédure de gestion de vol des immobilisations comprend deux tâches :


 Le constat ;
 Le traitement.

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PROCESSUS DE GESTION DU VOL D'IMMOBILISATIONS


Références Opérations
Constat de vol d’immobilisation

Le responsable d’une immobilisation :

1 - constate le vol ;
2 - s’enquiert des conditions de ce vol ;
3 - fait constater sur PV le vol par une autorité compétente ;
4 - prévient le Coordonnateur par courrier dans les quarante-huit heures en y joignant le
PV de constat.

Le Coordonnateur :
5 - reçoit le courrier ;
6 - l’impute au RAF pour traitement ;
7 - contacte les autorités policières ou judiciaires pour diligenter une enquête ;
8 - contacte la compagnie d’assurance pour dédommagement si nécessaire.

Traitement du Vol des immobilisations

Le RAF:
1 - reçoit les instructions du Coordonnateur National ;
2 - procède aux imputations comptables nécessaires ;
3 - transmet une copie des éléments au Comptable pour la mise à jour
des documents

Le comptable :
4 - met à jour le registre des immobilisations ;
5 - passe les écritures comptables ;
6 - classe les documents.

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PROCES VERBAL DE VOL


Structure responsable :

Immobilisation concernée :

Date du Vol :

Description précise des conditions du Vol

Date

Signature du responsable Signature du RAF Signature du Coordonnateur

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1.5. Mise au rebut

Du fait de l’utilisation, certaines immobilisations peuvent se révéler hors d’usage. Elles doivent
être mises au rebut.
Cette opération doit être formalisée.

Les étapes de traitement de la mise au rebut sont décrites ci-dessous :

 Toute immobilisation hors d’usage doit être identifiée et constatée par un procès-verbal
dûment établi. Le responsable de l’immobilisation doit le signaler immédiatement au
coordonnateur national ;
 Après constat le coordonnateur jugera de la reforme éventuelle de l’immobilisation ;
 En cas de mise au rebut, le procès-verbal est établi par une autorité compétente.

Les principaux documents utilisés lors de la mise au rebut d’une immobilisation sont :
 Le procès-verbal de mise au rebut.
 La fiche individuelle et registre des immobilisations.

La procédure de mise au rebut d’immobilisations comprend essentiellement deux tâches :


 Le constat
 Le traitement.

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1.6. Processus de mise au rebut d'immobilisations

Références Opérations
Constat de la mise au rebut des immobilisations

Le responsable d’une immobilisation :

1 - constate la non fonctionnalité ;


2 - s’enquiert des raisons de cette situation ;
3 - prévient le Coordonnateur par courrier de la mise hors d’état de marche de
l’immobilisation.

Le Coordonnateur National :

4 - reçoit le courrier ;
5 - l’impute au RAF pour traitement ;
6 - demande la réforme de l’immobilisation ;
ou
7 - requiert les services de l’autorité compétente pour procès-verbal de mise au rebut

Traitement de la mise au rebut des immobilisations

Le RAF :
1 - reçoit les instructions du Coordonnateur National ;
2 - reçoit le procès-verbal de l’autorité compétente ;
3 - procède aux imputations comptables nécessaires ;
4 - donne copie des éléments au Comptable pour la mise à jour des documents.

Le comptable :
6 - met à jour le registre des immobilisations ;
7 - procède aux enregistrements comptables ;
8 - classe les documents

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PROCES-VERBAL DE MISE AU REBUT

Structure responsable :

Immobilisation concernée :

Date de la mise au rébut :

Description précise des raisons de mise au rébut

Date

Signature du responsable Signature du RAF Signature du Coordonnateur

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2. Stocks

Les stocks constituent la seconde catégorie des éléments corporels du patrimoine du PRODEL.

Ils doivent bénéficier de la même attention que les immobilisations.

Par stock, il faut entendre :


 Le carburant (TomCard) ;
 Les petits matériels ;
 Les fournitures de bureau.

Leur niveau doit faire l’objet de suivi.

Pour ceux qui ne sont pas directement consommés leur gestion est effectuée par le Comptable
ou un des agents chargés des stocks.

Il constate les entrées et sorties et met à jour les fiches de stock.

Les réceptions et les autorisations de sorties sont de la responsabilité du Coordonnateur.

La fonction de gestion des stocks est constituée des procédures suivantes :


 Le traitement des entrées ;
 Le traitement des consommations ;
 L’inventaire ;
 La valorisation ;
 Le renouvellement.

2.1 Entrée en magasin

Le PRODEL doit s’employer à mettre en œuvre les diligences minimales permettant de sécuriser
ses stocks dès leur réception.

Les tâches utiles pour atteindre cet objectif sont précisées dans la procédure décrite ci-dessous.

 Les acquisitions s’effectuent conformément aux procédures d’achat ;


 Toute réception de stock doit transiter par le coordonnateur/raf assisté du spécialiste de la
passation de marchés ;
 Les consommations directes doivent être limitées.

Comme documents supports d’entrée en stock, nous avons :

 Fiche de stock : document recensant par type tous les stocks du PRODEL ;
 Bon de réception ou bon de livraison (provisoire ou définitif).

La procédure comprend deux tâches essentielles :


 La réception ;
 La réception de biens non conformes.

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Processus de réception des stocks

Références Opérations
Réception des biens
Le Coordonnateur/RAF, le représentant du MINMAP si nécessaire et de
1 l’utilisateur du bien :
2 - reçoivent le bien ;
3 -vérifient la conformité de la livraison au bon de commande ou au cahier de charges ;
4 -signent le bon de livraison conformément à la procédure des approvisionnements ;
5 - rangent le bien ;
6 - informent le Coordonnateur de la réception ;
- transmettent les documents au comptable pour mise à jour de la fiche de stock

7 Le comptable :
8 - reçoit les documents ;
- actualise la fiche de stock.

Réception des biens non conformes

1 Le Coordonnateur/RAF, le représentant du MINMAP et de l’utilisateur :


2 - constatent la livraison non conforme sur le plan quantitatif ;
3 - délivrent un bon de réception provisoire pour les quantités reçues ;
4 - invitent le fournisseur à livrer les quantités manquantes ;
- s’abstiennent de signer le bon de livraison définitif du fournisseur.

5 Le fournisseur :
- procède aux livraisons supplémentaires.

6 Le Coordonnateur/RAF, le représentant du MINMAP et de l’utilisateur :


7 - reçoivent les quantités manquantes ;
- lancent la procédure de réception énoncée plus haut.

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FICHE DE STOCK
Désignation :

Stock de commande ______________ Stock de sécurité ____________

Document de Mouvement
Date Libellé
référence Entrées Sorties Stock

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2.2. Consommation des stocks

La consommation de stocks respecte la procédure suivante :


Les différents services du Projet adressent à la coordination du Projet leurs besoins en fourniture
de biens préalablement stockés ;

Les sorties de stock sont considérées comme des consommations. Il ne doit pas y avoir de
stockage intermédiaire au niveau des services du Projet.

Certaines sorties peuvent être constatées pour cause d'avarie. Mais l'avarie devrait être constatée
par un procès-verbal établi par une autorité compétente.

Les principaux documents utilisés lors de la sortie de stocks sont :


 Le bon de consommation : une fiche est mise à la disposition des services pour matérialiser
les demandes de biens stockés ;
 La fiche de stock.

La procédure comprend trois tâches :


 La demande de biens ;
 La sortie des stocks ;
 La demande insatisfaite.

Processus de mise en consommation

Références Opérations
Demande de biens

Le responsable d’un service du PRODEL :


1 - constate un besoin ;
2 - adresse un bon de consommation au Coordonnateur ou à toute autre personne
désignée à l’effet de suivre les mouvements de sortie du stock.

Sortie des stocks


Le RAF ou son agent administratif :
1 - reçoit le bon de consommation ;
2 - prépare la livraison ;
3 - signe le bon de consommation ;
4 - prévient le service bénéficiaire de la disponibilité du bien.

Le bénéficiaire :
5 - prend livraison de l’article souhaité ;
6 - récupère une copie du bon de consommation signé par le Coordonnateur ou l’agent
administratif.

7 Le RAF ou son agent administratif :


8 - classe sa copie du bon de consommation ;
- met à jour la fiche de stock.

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Sortie des stocks : cas d’indisponibilité du bien demandé

Références Opérations

Le Coordonnateur/RAF :
1 - reçoit le bon de consommation ;
2 - constate l’indisponibilité de l’article en quantité ou en qualité ;
3 - prévient le demandeur de l’indisponibilité totale ou partielle du bien demandé ;
4 - prévient le SPM pour qu’il programme l’achat.

Le SPM :
5 - prépare l’achat conformément à la procédure des approvisionnements.

Le bénéficiaire, s’il le souhaite :


6 - prépare un bon de consommation pour la quantité disponible ;
7 - le transmet au RAF.

Le RAF :
8 - reçoit le nouveau bon ;
9 - lance la procédure de sortie décrite plus haut

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BON DE CONSOMMATION
Service bénéficiaire

Responsable

Date

Désignation Spécificité technique Quantité Observation

Le Responsable Le Coordonnateur/RAF

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2.3. Inventaire des stocks et immobilisations

La meilleure technique de validation de la réalité des éléments du patrimoine est de confirmer


leur existence physique. Cette confirmation est faite à l’occasion de la prise d’inventaire périodique.

La procédure permettra une correcte exécution des travaux d’inventaire depuis la phase de
préparation jusqu’à l’exploitation des résultats.

Le RAF est responsable de la planification des travaux d’inventaire qui sont effectués au 31
décembre de chaque année.

Documents supports de l’inventaire :


 La fiche d’inventaire est un document retraçant les résultats de l’inventaire tout en permettant
de donner une appréciation sur l’état physique de chaque élément inventorié ;
 La fiche des écarts d’inventaire précise les écarts entre les existants physiques et les soldes
théoriques tels que relevés sur les fiches d’immobilisation ;
 Le bon de réception provisoire constate la réception des biens pendant les travaux
d’inventaire.

La procédure d’inventaire comprend trois tâches essentielles :


 La préparation de la prise d’inventaire ;
 La réalisation de la prise d’inventaire ;
 La réception des biens pendant l’inventaire.

Préparation de l’inventaire des immobilisations

Références Opérations
Le Coordonnateur National :
1 - prévoit la date des travaux d’inventaire en fonction des différents lieux par note de
service ou mois de Novembre ;
2 - constitue également à travers cette note un comité d’inventaire composé du RAF, du
Comptable, du SPM et toute autre personne ;
3 - ordonne au RAF de prendre les dispositions utiles.
Avant le début de tous travaux d’inventaire

Le RAF, assisté des autres membres du comité d’inventaire


4 - procède à l’aménagement de l’espace d’inventaire ;
5 - liste (par numéro d’ordre, désignation et localisation) tous les biens à la date
déterminée ;
6 - s’assure que les aires de stockage sont bien délimitées ;
7 - détermine un endroit où seront entreposés les biens reçus pendant l’inventaire ;
8 - prévient tous les acteurs (mi-décembre).

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Réalisation de l’inventaire

Références Opérations

Le RAF assisté des autres membres du comité d’inventaire :


1 - procède au comptage des biens sur leurs lieux de localisation en spécifiant leur état ;
2 - remplit la fiche d’inventaire ;
3 - effectue la collecte des fiches et transcrit le résultat de l’inventaire sur une fiche
récapitulative ;
4 - détermine les écarts entre les stocks théoriques et les comptages physiques à partir de
la fiche des écarts ;
5 -dresse un procès-verbal des biens inventoriés signé conjointement par l’équipe de
comptage et les responsables des immobilisations recensées et le gestionnaire des
stocks ;
6 - valorise le stock inventorié ainsi que les écarts constatés ;
7 -recense les fiches d’inventaires, les fiches d’écarts et les procès-verbaux ;
8 -transmet une copie des différents documents recensés au coordonnateur pour prise de
décision en cas d’irrégularité constatée ;
9 -transmet une autre copie des documents au comptable pour le traitement comptable
des inventaires.

Le comptable :
10 - reçoit les documents ;
11 - confronte les soldes comptables aux résultats valorisés de l’inventaire ;
12 - procède aux régularisations comptables nécessaires.

Le coordonnateur :
13 -reçoit le dossier d’inventaire composé de :
procès-verbal d’inventaire ;
fiche d’écarts ;
fiche de comptabilisation
14 -procède aux contrôles nécessaires ;
15 -constate les irrégularités éventuelles et définit les responsabilités ;
16 -prend les sanctions à l’encontre des responsables identifiés pour pallier ces
irrégularités

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Réception des biens pendant l’inventaire

Références Opérations

Le RAF :
1 - procède à la réception des biens ;
2 - émet un bon de réception provisoire ;
3 - fait stocker les biens dans un espace distinct de l’aire de stockage distincte
des biens inventoriés ;
4 - à la fin de l’inventaire lance la procédure d’entrée.

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VERIFICATION DE LA PRISE D’INVENTAIRE AU 31 DECEMBRE 20xx

Fiche des écarts

Responsable de ………………………..

No Unique
Bien Donnée
Séquentiel Code Localisation Designation Différences
d’inventaire physique théorique

RAF………………….

Date : ………………………..

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MODELE DU BON DE RECEPTION PROVISOIRE

Bon de réception Provisoire N°.......................

DATE DESIGNATION QUANTITE

Signature du livreur

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2.4 Valorisation des stocks

La valorisation permet une bonne exploitation des résultats de l’inventaire. Elle respecte la
procédure suivante :
 Les éléments inventoriés doivent faire l’objet de valorisation, et prendre en compte les
dépréciations éventuelles ;
 Le principe de permanence des méthodes oblige la structure à adopter et à mettre en œuvre
une méthode de valorisation des stocks ;
 La méthode recommandée par le droit comptable OHADA est celle du Coût Moyen Unitaire
Pondéré (CMUP).

Les documents supports de valorisation des immobilisations sont :


 La fiche d’inventaire est un document retraçant les résultats de l’inventaire tout en permettant
de donner une appréciation sur l’état physique de chaque élément inventorié ;
 Les factures de la période ;
 Les données récentes sur les prix du marché.

La procédure comprend deux tâches essentielles :


 L'exploitation des résultats de l’inventaire
 La valorisation.

Références Opérations
Centralisation de l’inventaire

Le RAF en collaboration avec le comptable :


- regroupent l’ensemble des fiches d’inventaire ;
1
- effectuent un classement selon la nature des stocks ;
2
3 - recherchent les prix des biens sur la période concernée à partir des factures.

Valorisation des stocks

Le RAF assisté du comptable :


- classe les stocks inventoriés par nature ;
1
- pondère les quantités respectives achetées selon la nature par les prix sur la période
2
concernée ;
- effectue une sommation de ce résultat (1) ;
3
- somme les quantités de la période (2) ;
4
- détermine le prix moyen unitaire par le rapport (1) / (2).
5
CMUP = Somme (Qn x Pn)/Somme (Qn)
6
- valorise la quantité de stocks inventoriée par le CMUP calculé ;
7
- effectue les corrections nécessaires des états financiers ;
8
- met à jour les fiches de stocks.

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3. Gestion des véhicules

La gestion du parc automobile du PRODEL est de la responsabilité du RAF sous la supervision


du Coordonnateur National. Le RAF propose au Coordonnateur l’affectation des véhicules disponibles
en fonction des besoins de déplacement professionnels exigés par les activités du Projet.

Le RAF ouvre une fiche pour chaque véhicule. Il comptabilise les acquisitions et met à jour le
registre des immobilisations.

Il s’assure de la disponibilité des pièces administratives requises par véhicule et contrôle leur
mise à jour périodique. Il conserve la photocopie de chacun de ces documents administratifs (assurance,
carte grise, vignette, etc.) dans un classement ouvert par véhicule.

Tous les mois il vérifie la bonne tenue des carnets de bord par les chauffeurs et émet
éventuellement un rapport sur l’utilisation des véhicules, leur entretien et l’indice de consommation au
vu des dotations faites en stock de carburant.

A la fin de l’exercice, le RAF calcule et enregistre les amortissements pour l’évaluation du bien.

La tenue d’un carnet de bord renseignant sur les mouvements, la consommation et l’entretien
est obligatoire pour tous les véhicules de la coordination. Il est tenu par le chauffeur ou le conducteur
qui le met à jour après chaque déplacement.

Les entretiens des véhicules sont effectués :

- Dans les stations-services pour les vidanges et graissages ;


- Chez les concessionnaires pour les réparations et visites générales périodiques. A défaut des
garages agréés peuvent être utilisés dans les conditions requises de passation de marché.

Après chaque intervention sur le véhicule le chauffeur met à jour le carnet de bord.

La procédure de gestion des véhicules est décrite comme suit :

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Processus d'utilisation des véhicules

Références Opérations
A chaque sortie des locaux du projet, le Chauffeur ou l'utilisateur du véhicule :

1 -inscrit dans le livret de bord du véhicule :


le nom de l’utilisateur et /ou le nom du chauffeur ;
la date et l’heure de prise du véhicule ;
la destination ;
l’objet du déplacement ;
le montant de carburant inscrit dans la Tomcard et la quantité correspondante ;
le kilométrage au départ ;
les observations à la prise du véhicule ;
la signature du chauffeur

Au retour du déplacement

Le chauffeur ou l’utilisateur du véhicule


2 -inscrit dans le livret de bord du véhicule l’heure de retour et le kilométrage à l’arrivée;
-les pannes et réparations éventuelles qui ont été faites ;
3 -fait les observations éventuelles à la remise du véhicule ;
4 -remet les clés à l’assistant(e) administratif.
5
6
Dans le cadre du contrôle, le RAF :
- procède à des vérifications inopinées ;
7 - porte les mentions "vu et approuvé" après le contrôle ;
8 ou
-en cas de non-conformité demande des explications écrites au chauffeur
8 bis dans les quarante-huit (48) heures.

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Processus de mise du véhicule du Projet à la disposition de l'administration

Références Opérations

Demande écrite du véhicule


Ministère de tutelle ou toute autre administration
1 - la tutelle et ses démembrements adressent à l'UCNP deux semaines à l'avance, une
demande écrite de mise à disposition de véhicule du Projet en indiquant la période
sollicitée et le parcours à effectuer ;
2
- les administrations publiques dans les mêmes délais, adressent leur demande de mise
à disposition du véhicule du Projet au MINEPIA qui y porte son avis avant
transmission au Coordonnateur National.

L'assistant(e) du Projet
3 - reçoit le courrier lui affecte un numéro d'ordre ;
4
5 - l'inscrit dans le registre courrier arrivé ;
- le transmet immédiatement au Coordonnateur National.

Le Coordonnateur National
6 - apprécie la demande ;
7 - donne un avis dans les 48 heures en fonction de la disponibilité des véhicules et
surtout de l'urgence des activités du Projet ;
8
- en cas d'avis favorable, précise dans son avis que le carburant, les frais de mission
éventuelle du chauffeur et les autres charges connexes sont à la charge du Ministère ou
de l'administration concernée ;
9 - annote l'avis sur la demande et la transmet à l'assistante pour mise en forme du
courrier réponse.

L'assistant(e)
10
- prépare le courrier réponse qui suit le processus de traitement du courrier départ décrit
11 ci-dessus ;
- joint un double de la réponse à l'original de la demande annoté et classe dans le chrono
de suivi des mouvements de véhicule.

NB : Toute demande émise au niveau régional doit être soumise à l'avis du


Coordonnateur National

Le chauffeur ou l’utilisateur du véhicule


12 - en cas de mise à disposition, gère le véhicule sur cette période suivant les procédures
ci-dessus décrite
- dresse à son retour et à l'attention du Coordonnateur National, un rapport de mission
13 dans lequel il indique le nombre de kilomètres parcourus et décrit les conditions
d'utilisation du véhicule.

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Contrôle de l’utilisation des véhicules

Références Opérations

Chaque mois

Le Comptable :

1 -recense les différents cahiers de bord de véhicules ;


2 -prépare un relevé par véhicule indiquant
le kilométrage parcouru
la consommation de carburant du mois
les différentes pannes enregistrées
le montant des frais d’entretien et de réparation du véhicule ;

3 -transmet le relevé des véhicules à la coordination du projet

Le coordonnateur
4 - reçoit les relevés par véhicule ;
5 - effectue les analyses y afférentes ;
6 - signale les consommations excessives aux différents utilisateurs de véhicules et prend
des sanctions si nécessaires

Au besoin et surtout en cas de consommation excessive par rapport aux données


techniques du concessionnaire :

7 -prend des mesures correctives en procédant à la révision du véhicule par le


concessionnaire avant toute autre décision.

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Gestion de carburant (TOM Cartes)

Références Opérations
1 Chaque véhicule du Projet est doté d’une TOM Carte qui reçoit une dotation initiale
d’un montant de 750 000 F CFA au niveau central et 500 000 au niveau régional pour
le fonctionnement courant. Le RAF/Comptable Régional les réapprovisionne en cas de
besoin.

2 Les TOM Cartes sont au quotidien sous la responsabilité du RAF/Comptable Régional.


Toutefois, le Chef de mission en devient le principal responsable pendant la mission.

3 Chaque jour, le chauffeur remplit le cahier de bord du véhicule pour les besoins de
contrôle du RAF.

Contrôle de la gestion des bons de carburant

Références Opérations
A la fin de chaque mois :

Le RAF
1 - Fait un inventaire des stocks de carburants (TOM Carte) ;
2 - Compare le résultat avec les états du « registre d’approvisionnement des TOM
Cartes » ;
3 - Ressort les écarts éventuels ;
4 - Recherche et explique les écarts constatés ;
5 - Prépare l’état mensuel de la gestion de carburant ;
6 - Transmet le rapport au Coordonnateur national.

Le Coordonnateur National
7 -reçoit le rapport ;
8 - prend une décision sur la distribution et l’utilisation de carburant

127
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FICHE D’UTILISATION DE VEHICULE

Bureau comptable responsable : ________________

Marque/Type du véhicule : ________________

Numéro d’immatriculation : ________________

Mois : ________________

Année : _______________

Date Chauffeur
Bénéficiaire Entretien Itinéraires Heures Kilométrage
Nombre de kms
Combustibles Signature
(service) Parcourus
Bénéficiair
Dép Arri Dép Arr Essence (1) Gasoil (2) Comptable
e

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FICHE DE SUIVI D’UTILISATION DU CARBURANT

I- AUTORISATION HIERARCHIQUE

1 MOTIF

3 État (actuel de remplissage) du


2 VÉHICULE
réservoir

4 Nom de la personne responsable de


l'utilisation
5 Date(s) d'utilisation
envisagée(s)
6 Noms et signature du
Date
demandeur
7
Avis du Coordonnateur Date

I I - S UIVI - VE RI FI C AT I ON ET AN ALY SE S CO MP T AB LE S

1 Date de livraison Heure


Adresse/Lieu de
2 Fournisseur
livraison
3 Quantité servie

Indication compteur
4 Véhicule
kilométrique
Avant
service
5 État actuel de remplissage du réservoir
Après
service
6 Nom du réceptionnaire

7 Suivi et analyses com ptables Normal Anormal

Préparé par le Comptable Validé par le RAF

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4. Entretien et réparation

3.1. Responsabilité et périodicité des entretiens

Chaque utilisateur est le premier responsable de l'entretien des immobilisations mises à sa


disposition.

Le Coordonnateur veille à ce que tous les équipements du Projet soient maintenus dans de
bonnes conditions d'entretien et de maintenance.

Chaque matériel doit subir un entretien périodique suivant un intervalle d'utilisation consigné
dans le cahier historique par matériel.

3.2. Exécution de l'entretien

L'entretien des matériels est effectué suivant une des modalités ci-après :

 Contrat de maintenance auprès du fournisseur ou d'un spécialiste reconnu pour les matériels
acquis sous garantis ;
 Consultation d’au moins trois spécialistes reconnus pour des entretiens ponctuels non
contractualisés.

Chaque opération d'entretien doit être inscrite dans le cahier de maintenance du matériel.

Le RAF sous la supervision du Coordonnateur doit :

 Vérifier en permanence la bonne tenue des cahiers de maintenance du matériel ;


 Vérifier la bonne exécution des exigences d'entretien ;
 Prendre les mesures nécessaires pour faire exécuter convenablement les opérations
d'entretien.

3.3. Réparation des immobilisations

Chaque utilisateur qui constate une panne ou une défaillance d'un matériel doit la signaler à
la coordination du Projet.

Tout accident survenu à la suite de l'utilisation d'un matériel doit être signalé par écrit au
Coordonnateur national. Chaque panne ou accident signalé est enregistré dans le cahier de maintenance
du matériel.

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ANNEXE :
Barème indicatif des frais de mission

RUBRIQUES UNITES TAUX (F


Missions et Déplacements a/ CFA)
1. Personnel de L'UCNP
Déplacements à l'intérieur du Cameroun (ville à pouvoir d'achats élevés : DLA, Limbe, Kribi)
CN Homme/Jour 120 000
SNSA, SNSE, RAF, SPM, SES, SDPPCV, SNPA, SCOM, SNFR, CONA Homme/Jour 100 000
Autres Resp. de l'UCNP/Ass. Projet Homme/Jour 80 000
Assist comptables, ASPM, AAF Homme/Jour 60 000
Autres Agents d'appui de l’UCNP (Secrétaire, Chauffeurs, Agents d'entretien
Homme/Jour 45 000
et autres)
Déplacements à l'intérieur du Cameroun (Autres villes)
CN Homme/Jour 90 000
SNSA, SNSE, RAF, SPM, SES, SDPPCV, SNPA, SCOM, SNFR, CONA Homme/Jour 70 000
Autres Resp. de l'UCNP/ASPM Homme/Jour 45 000
Assist comptables, ASPM, AAF Homme/Jour 45 000
Autres Agents d'appui de l’UCNP (Secrétaire, Chauffeurs, Agents d'entretien
Homme/Jour 35 000
et autres)
Déplacements hors du Cameroun
Les normes applicables sont celles des Nations Unies (v. UN ICSC)
2. Personnel des URP
Déplacements à l'intérieur de sa région
CR Homme/Jour 60 000
Cadres UCR et Points Focaux Départementaux Homme/Jour 50 000
Assist comptables Homme/Jour 30 000
Autres agents d'appui de l'UCR (Secrétaire, Chauffeurs, Agents d'entretiens) Homme/Jour 20 000
Déplacements à l'intérieur du Cameroun mais hors de sa région
CR Homme/Jour 100 000
Cadres UCR et Points Focaux Départementaux Homme/Jour 70 000
Assist comptables Homme/Jour 45 000
Autres agents d'appui de l'UCR (Secrétaire, Chauffeurs, Agents d'entretien) Homme/Jour 40 000

Déplacements à l'étranger

Les normes applicables sont celles des Nations Unies (v. UN


ICSC)
3. Dotation carburant
20L au 100 km et
Dotation au 100 Km de Mission 12 000
600F/L
4. Déplacements à l'étranger
Les normes applicables sont celles des Nations Unies (v. UN ICSC)

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RUBRIQUES UNITES TAUX (F


Fonctionnement UCNP et URP CFA)
Dotation carburant
CN Mois 200 000
SNSA, SNSE, RAF, SPM, SES, SDPPCV, SNPA, SCOM, SNFR, CONA Mois 150 000
Autres Resp. de l'UCNP/Ass. Projet Mois 100 000
Assist comptables, ASP, AAF Mois 70 000
Autres Agents d'appui de l’UCNP (Chauffeurs, Agents d'entretiens et autres) Mois 30 000
CR Mois 150 000
Cadres UCR et Points Focaux Départementaux Mois 100 000
Assist comptables Mois 60 000
Autres agents d'appui de l'UCR (Secrétaire, Chauffeurs, Agents d'entretiens) Mois 30 000
Forfait téléphone
CN Mois 200 000
SNSA, SNSE, RAF, SPM, SES, SDPPCV, SNPA, SCOM, SNFR, CONA Mois 100 000
Autres Resp. de l'UCNP/Ass. Projet Mois 70 000
Assist comptables, ASP, AAF Mois 40 000
Autres Agents d'appui de l’UCNP (Secrétaire, Chauffeurs, Agents d'entretien
Mois 40 000
et autres)
CR Mois 100 000
Cadres UCR et Points Focaux Départementaux Mois 70 000
Assist comptables Mois 50 000
Autres agents d'appui de l'UCR (Secrétaire, Chauffeurs, Agents d'entretiens) Mois 40 000
Forfait Internet
N.B : Les normes constituent un plafond indicatif

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CHAPITRE III : PROCEDURES DE


PASSATION DE MARCHES

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3.1. DIRECTIVES EN PASSATION DES MARCHES

Le Projet sera exécuté en conformité avec les « Directives » de la Banque Mondiale : Achat de
biens, travaux, et services non consultatifs dans le cadre des prêts de la Banque Internationale pour le
Reconstruction et le Développement (BIRD) et des crédits et subventions de la Banque Mondiale à
l’intention des emprunteurs en date de Janvier 2011 révisées en Juillet 2014 ; et les Directives : sélection
et emploi des consultants dans le cadre des prêts de la BIRD et des crédits et subventions de la Banque
Mondiale à l’intention des emprunteurs en date de Janvier 2011 révisées en Juillet 2014, ainsi que les
dispositions stipulées dans l’accord juridique. La passation des marchés (travaux, biens et services non
consultatifs) ou méthode de sélection des consultants ; pré-qualification, coût estimatif, exigences
préalables à l’examen et chronogramme tel que convenu dans le plan de passation des marchés.

Le plan de passation des marchés sera mis à jour au moins annuellement ou en cas de nécessité
pour refléter la mise en œuvre réelle du Projet. Les documents standards d’appels d’offres de la Banque
ou les documents d’appels d’offres nationaux du Cameroun qui satisfont la BIRD seront utilisés. Autant
que possible, les documents standards d’appel d’offres de la Banque pour les travaux, les biens et
services non consultatifs et les demandes standard de propositions, ainsi que les formulaires standards
d’évaluation, seront utilisés pendant la mise en œuvre du Projet.

3.2. TEXTES APPLICABLES

3.2.1. Procédures de l’IDA

La passation des marchés du Projet est régie par les dispositions suivantes de la Banque
Mondiale :
 L’Accord de Crédit ;
 « Directives : Passation des marchés de fournitures, de travaux et de services (autre que les
services de consultant) par les emprunteurs de la Banque Mondiale dans le cadre des prêts
de la BIRD et des crédits et dons de l’IDA » de janvier 2011, révisées en juillet 2014 les
« Directives : Sélection et emploi des consultants par les emprunteurs de la Banque Mondiale
dans le cadre des prêts de la BIRD et des crédits et dons de l’IDA » de Janvier 2011, révisées
en juillet 2014 ;
 Les Plans de passation des marchés approuvés par la Banque Mondiale, y compris le STEP ;
 Guidelines for Simplified Procurement and Disbursement for Community-Based
Investments » (03 mars 1998);
 Le Document d’Evaluation de Projet (Project Appraisal Document).

L’Accord de Crédit du Projet prescrit que l’Unité de Coordination Nationale du PRODEL est
responsable de la mise en œuvre des activités du Projet. En d’autres termes, elle est chargée d’engager
les procédures de passation des marchés de biens, de travaux et de services, conformément aux textes
en vigueur.

3.2.2. Procédures nationales

Les Directives et procédures de l’IDA seront en cas de nécessité complétées par la législation
nationale dont les principaux textes applicables sont :

134
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

Au Cameroun, le cadre juridique régissant la passation des marchés est constitué des textes ci-
après :
 La Constitution ;
 La Loi de Finances de l’année en cours et la circulaire du MINFI portant instructions relatives
à l’application de la loi de finances ;
 Le décret n°2004/275 du 24 septembre 2004 portant Code des Marchés Publics ;
 Le décret n° 2001/048 du 23 février 2001 portant création, organisation et fonctionnement
de l’ARMP, modifié et complété par le décret n° 2012/076 du 08 mars 2012 ;
 Le décret n°2011/408 du 09 décembre 2011 portant organisation du Gouvernement ;
 Le décret n° 2011/410 du 09 décembre 2011 portant formation du Gouvernement ;
 Le décret n° 2015/434 du 2 octobre 2015 portant réaménagement du Gouvernement ;
 Le décret n° 2011/412 du 09 décembre 2011 portant réorganisation de la Présidence de la
République ;
 Le décret n° 2012/074 du 08 mars 2012 portant création, organisation et fonctionnement des
Commissions de Passation des Marchés Publics, modifié et complété par le décret n°
2013/271 du 5 août 2013 ;
 Le décret n° 2012/075 du 08 mars 2012 portant organisation du Ministère des Marchés
Publics ;
 La circulaire n° 001/CAB/PR du 19 juin 2012 relative à la Passation et au Contrôle de
l’Exécution des Marchés Publics ;
 La circulaire n°004/CAB/PM du 30 novembre 2005 relative à l’application du Code des
Marchés Publics ;
 L’arrêté n°006/A/MINMAP du 08 mai 2013 portant création des Commissions Spéciales de
Passation des Marchés auprès de certains projets ;
 Les arrêtés portant création des Commissions Centrales de Passation des Marchés auprès du
MINMAP ;
 Les arrêtés portant création des Commissions de Passation des Marchés auprès des Autorités
Contractantes et des Maîtres d’Ouvrage.

De manière générale, le Code des Marchés Publics fixe le cadre de référence des règles
applicables à la Passation, à l’Exécution et au Contrôle des Marchés Publics.

Toutefois, il reste entendu que les dispositions de l’accord de crédit en ce qui concerne la
passation des marchés priment sur celles des textes nationaux notamment le Code des Marchés
Publics et ses textes subséquents.

3.3. COMMISSION SPECIALE DE PASSATION DES MARCHES

Il est créé une Commission Spéciale de Passation des Marchés auprès du PRODEL.

La CSPM est constituée d’un président désigné par le Ministre en charge des marchés publics,
un représentant du Ministère en charge des marchés publics, un représentant du Ministère en charge des
finances, un représentant du Ministère en charge des investissements publics, un secrétaire désigné par
le Ministre chargé des marchés publics, un représentant du PRODEL.

La CSPM est compétente pour les marchés initiés au niveau de la Coordination Nationale du
PRODEL conformément au Plan de Passation des Marchés y relatif approuvé par l’IDA. Cette

135
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017
commission peut en cas de besoin passer les marchés sur sollicitation du Maitre d’Ouvrage ou pour
besoin de célérité dans la mise en œuvre des activités.

L’évaluation des offres est conduite par les sous-commissions d’analyse. Celles-ci sont mises
en place par le Président de la CSPM, pour chaque Appel d’Offres et pour des cotations dont la
complexité requiert une expertise certaine.

Pour les cotations, la commission peut mettre en place une sous-commission ou faire appel à un
expert précis pouvant éclairer la commission. Les membres des sous-commissions ou l’expert doivent
avoir des connaissances dans les domaines concernés par l’Appel d’offres. Lesdits membres font partie
du répertoire des experts agrées par le MINMAP ou le PRODEL.

En conformité avec l'Arrêté n°006/A/MINMAP du 08 mai 2013 portant création des


Commissions Spéciales de Passation des Marchés auprès des projets, la CSPM du PRODEL sera
chargée :
 De l'examen des Dossiers d'Appel d'Offres, des Demandes de cotation et des demandes de
propositions ;
 De l'ouverture et du dépouillement des offres ;
 De l'examen et de l'adoption du rapport de la sous-commission d'analyse ;
 De la formulation des propositions d'attribution des marchés au Coordonnateur ;
 De l'examen des projets de marché ou d'avenant soumis par le Coordonnateur ;
 De la finalisation des projets de marché conformément aux directives des bailleurs de fonds
et du code des marchés publics et leur transmission au Coordonnateur pour signature.

Dans cette logique, le Coordonnateur National du PRODEL, après examen de la CSPM est
chargée :
 De la signature et de la publication des avis d'appel d'offres ;
 De la publication des résultats des appels d'offres ;
 De l'attribution des marchés ;
 De la signature et de la notification des marchés et de leurs avenants éventuels aux
attributaires ;
 Du suivi de l'exécution des marchés ;
 Du règlement des marchés passés et de leurs avenants éventuels.

La CSPM exerce ses attributions en matière de passation des marchés publics sous réserve du
respect des plafonds ci-après, exprimés en francs CFA pour les montants inférieurs à :
 Un milliard pour les marchés de Routes et autres infrastructures ;
 Cinq cent millions pour les marchés de bâtiments et des équipements collectifs ;
 Deux cent cinquante millions pour les marchés des approvisionnements généraux ;
 Cent millions pour les marchés des services et prestations intellectuelles.

Au-delà des seuils ci-dessous, ce sont les Commissions Centrales de Passation des Marchés du
MINMAP qui sont compétentes.

136
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

3.3.1. Comité d’Achat

Un Comité d’Achat (CA) sera créé au sein de l’UCNP et des UCR immédiatement après la mise
en vigueur du Projet.

Le Comité d’Achat, joue le rôle de commission de dépouillement et d’attribution.

Ce Comité sera compétent et devra siéger pour les marchés de valeurs inferieures à 5 millions,
qui sont des engagements non régis par le Code des marchés publics et les Textes subséquents.

Le Comité d’Achat, joue le rôle de commission de dépouillement et d’attribution.

De manière spécifique, le Comité d’Achat a pour rôle essentiel :


 D’assurer l’intégrité et la transparence du processus d’achat dans la limite du seuil indiqué ;
 De déterminer la forme et le contenu des sollicitations ;
 D’approuver la liste des fournisseurs, vendeurs et contractants sollicités, d’établir les critères
d’évaluation et de formuler des recommandations ;
 De s’assurer que les intérêts du projet en matière d’achat sont sauvegardés et les achats sont
effectués au meilleur rapport coût/valeur ;
 De formuler les orientations nécessaires en matière de pratique d’achat pour le Projet ;
 De servir de forum d’échanges et d’initiatives en matière d’achat au sein du Projet.

Les délibérations du Comité d’Achat se font à la majorité des membres présents. En cas de
divergence, la voix du président compte double.

3.3.2. Maître d’Ouvrage ou Maître d’Ouvrage Délégué

L’Unité de Coordination Nationale du Projet qui dispose d’une autonomie technique et de


gestion, agit comme Maître d’Ouvrage Délégué dans le cadre de la passation des marchés.

Le Décret N° 2004/275 du 24 septembre 2004 portant Code des Marchés Publics précise les
attributions du Maître d’Ouvrage Délégué à qui reviennent l’initiative et la conduite de la passation d’un
marché public.

A ce titre, il :
 Élabore le plan de passation des marchés ;
 S’assure de la disponibilité du financement et du site de projet avant de saisir la commission
de marchés compétente ;
 Prépare les projets de DAO et de demande de cotation et les soumet à la commission des
marchés compétente ;
 Lance les appels d’offres ;
 Reçoit les offres et les transmet à la commission spéciale de passation des marchés ;
 Attribue, publie les résultats, signe et notifie les marchés ;
 Suit l’exécution physique et financière des marchés et les résilie le cas échéant.

Pour des besoins de fonctionnalité efficace des activités de passation de marchés, le Maître
d’Ouvrage peut déléguer des fonctions spécifiques à certains de ses collaborateurs.

137
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017
Les acquisitions de biens et services ou les travaux de montant inférieur à cinq (5) millions de
FCFA ne sont pas soumis à la Commission Spéciale de Passation des Marchés, ils sont traités sous
l’autorité directe du Maître d’Ouvrage.

3.3.3. Spécialiste en Passation des Marchés

Au regard du nombre de marchés à conclure dans le cadre du Projet de Développement de


l’Elevage, de la multitude et de la diversité des types de Dossiers d’Appels d’Offres à élaborer, un
Spécialiste en Passation des Marchés (SPM) est recruté au sein de l’UCNP conformément à la
convention de financement pour assister le Maître d’Ouvrage dans la mise en œuvre du processus de
passation des marchés du Projet.

3.4. RÔLE DE l’IDA

En plus de l’examen des Plans de Passations des Marchés qui leur sont présentés pour validation,
les services de la Banque Mondiale interviennent notamment pour l’analyse des différentes sollicitations
des « avis de non objection » que leur soumettent le Maître d’Ouvrage aux principaux stades de
conception des activités et du processus de passation des marchés soumis à revue préalable. Pour les
besoins de célérité, le courrier électronique sera très souvent utilisé.

En outre, la banque peut intervenir à posteriori pour contrôler la bonne application des
procédures et/ou la bonne exécution des marchés. Cette revue de l’application des procédures ou de la
bonne exécution des marchés est faite au cours des missions de supervision qui sont menées par l’IDA
et l’emprunteur.

3.5. Principaux organes de contrôle et de régulation des marchés publics de l’Etat

3.5.1. Observateur indépendant

Le contrôle à priori est renforcé par la présence des observateurs indépendants aux travaux des
commissions des Marchés, ainsi qu’à ceux des sous-commissions d’analyse des offres, pour tous les
marchés dont le montant est supérieur à cinquante (50) millions de francs CFA.

Les observateurs indépendants sont des personnes physiques ou morales recrutées par l’Agence
de Régulation des Marchés Publics (ARMP) chargées d’attester du respect de la réglementation des
marchés publics et des règles de transparence et d’équité.

3.5.2. Auditeurs Indépendants des Marchés publics

A la fin de chaque exercice budgétaire, un audit commandité par l’ARMP est réalisé par des
auditeurs indépendants de réputation internationale.

Cet audit couvre tous les marchés dont les montants sont supérieurs à cinq cents (500) millions
de francs CFA et 25 % des marchés dont les montants sont compris entre trente (30) et cinq cent (500)
millions de F CFA, choisis de façon aléatoire par un expert indépendant.

Les auditeurs indépendants sont recrutés et financés par l’ARMP par voie d’appel d’offres.

Par ailleurs, l’ARMP peut effectuer toute autre investigation et enquête et/ou faire conduire des
audits spécifiques sur la passation, l’exécution et le contrôle des marchés publics.

138
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017
3.5.3. Agence de Régulation des Marchés Publics (ARMP)

L’Agence de Régulation des Marchés publics (ARMP) a pour mission, d’assurer la régulation,
le suivi et l’évaluation du système des marchés publics. L’ARMP recevra copie de toute la
documentation relative aux dossiers traités par la commission spéciale de passation des marchés.

3.6. PLAN DE PASSATION DES MARCHES

Conformément aux dispositions des Directives énoncées ci-dessus, l’Emprunteur


(Gouvernement du Cameroun) devra préparer et communiquer à la Banque Mondiale pour approbation,
un Plan de Passation des Marchés qui distinguera par nature de marchés :
 Les méthodes proposées pour la sélection des fournisseurs, prestataires ou consultants ;
 Les procédures d’examen de la banque y afférentes.

Le premier plan de passation de marchés devra couvrir les 18 premiers mois et le Projet
l’actualisera tous les ans en tant que de besoin pendant toute la durée du Projet.

Le Plan de passation des marchés sera mis en œuvre tel qu’il aura été approuvé par la Banque.
Il comprendra entre autres :
 La liste des marchés de fournitures, travaux ou services devant concourir à la réalisation du
Projet au cours de la période concernée ;
 La définition de méthodes proposées pour la passation des marchés ;
 Le coût estimatif de chacune des prestations ainsi identifiées ;
 Le calendrier prévisionnel de l’exécution des marchés ;
 Les procédures d’examen de la banque, etc.

3.7. EXECUTION DES MARCHES DE TRAVAUX ET FOURNITURES DE


BIENS

Les modalités de suivi de l’exécution des marchés de fourniture de biens sont détaillées dans le
manuel de procédures administratives, financières et comptables. Ces procédures respectent les
Directives de la Banque Mondiale intitulées “Directives Sélection et Emploi de Consultants par les
Emprunteurs de la Banque Mondiale dans le cadre des Prêts de la BIRD et des Crédits et Dons de
l’AID, version récente” ; ainsi que les provisions de l’accord de crédit en la matière. Il est recommandé
à chaque cadre de l’UCNP de prendre connaissance de ces directives.

3.8. RECOURS AUX SERVICES DES CONSULTANTS

Le Projet fera appel aux services des consultants pour satisfaire les besoins des prestations de
services et d’études. En conséquence, il faudra pour chaque consultation :
 Définir les termes de références des consultants, participer avec la Commission Spéciale de
Passation des Marchés (CSPM) à la constitution des listes restreintes et à la sélection des
consultants ;
 Organiser et superviser les missions des consultants (élaborer le calendrier d’intervention,
fournir la documentation, organiser les déplacements, designer les homologues, formuler les
observations sur les rapports) ;
 Organiser la validation, le suivi et la mise en œuvre des recommandations des consultants,
attester les services faits, valider les notes d’honoraires des consultants et les transmettre à la
CAA en vue de leur paiement.

139
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

Les modalités d’emploi des consultants sont décrites de manière détaillée dans le manuel de
procédures administratives, financières et comptables. Elles respectent les Directives de la Banque
Mondiale intitulées “Directives Sélection et Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque
Mondiale dans le cadre des Prêts de la BIRD et des Crédits et Dons de l’AID, version récente” ; ainsi
que les provisions de l’accord de crédit en la matière.

3.9. EMPLOI DE CONSULTANTS ET CONTRACTUELS

Le PRODEL recrutera des consultants et des personnels contractuels pour une durée déterminée.
Le recrutement doit se faire suivant les conditions énumérées dans la politique de sélection des
consultants de la Banque Mondiale telle que mentionné plus haut. De façon générale les éléments ci-
après s’appliquent bien que des variantes soient possibles :
 Les termes de référence du poste indiquant le profil et les critères d’éligibilité pour y
postuler ;
 La sélection du contractuel est effectuée sur la base d’un appel à candidatures ouvert ayant
fait l’objet d’une publicité nationale ;
 Le montant de la rémunération est arrêté entre les parties et consigné dans le procès-verbal
de négociation ;
 Le contrat du consultant est établi conformément au modèle standard figurant dans le manuel
de procédures administratives ;
 Les approbations préalables de l’IDA sont requises sur les termes de référence, la publicité,
l’analyse des candidatures et le Projet de contrat, sauf certaines exceptions identifiées à
l’accord de crédit ;
 La coordination élabore un contrat type et la rémunération applicable est déterminée au cas
par cas sur la base du procès-verbal de négociation. Des retenues pour cotisations sociales
peuvent être envisagées sur la base des textes réglementaires en vigueur (accidents du travail,
allocations familiales et retraite) ;
 Le contrat type et la rémunération sont soumis à l’approbation de l’IDA en début de Projet.

3.10. ORGANISATION DES FORMATIONS, ATELIERS ET SEMINAIRES

Afin d’assurer une bonne exécution de ces activités, l'UCNP doit :


 Etablir un plan de formation cohérent avec les coûts de l’ensemble des formations, des
ateliers et des séminaires et en particulier tous les appuis relatifs aux sauvegardes ;
 Elaborer pour chaque évènement, la demande d'autorisation de dépenses de formation qui
définit les objectifs de la formation, les contenus, les bénéficiaires, les formateurs, les
participants, la durée, les lieux des formations, ateliers séminaires et en indiquer les coûts et
les modalités de suivi-évaluation. Cette demande désigne la personne devant percevoir les
fonds requis pour la formation, procéder aux paiements, produire les justificatifs des
dépenses et reverser tout reliquat de l'avance à la Coordination ;
 Coordonner la sélection et le recrutement des formateurs locaux et internationaux, des
animateurs et des modérateurs avec la disponibilité des participants ;
 Superviser le déroulement des formations, ateliers, séminaires et campagne de sensibilisation
et en évaluer l'impact ;
 Veiller, avec les structures bénéficiaires à l’affectation et au maintien des personnels formés
aux fonctions pour lesquelles ils ont été formés.

140
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017
3.11. GESTION ET PLAN DE PASSATION DES MARCHES

Dès l’entrée en vigueur du Projet, l’UCNP prépare un avis général de marchés résumant
l’ensemble des marchés de biens, fournitures, travaux et services à acquérir dans le cadre de l’exécution
du Projet. Cet avis est publié dans le Development Business online (UNDB online), dans le Development
Gateway Market (dgMarket) et dans un journal de large diffusion sur le plan national.

L'UCNP du Projet exerce les responsabilités fiduciaires des différentes composantes. C’est elle
qui établit le plan de passation des marchés et veille à son exécution.

A ce titre l'UCNP du Projet assure :


 La passation des marchés et les paiements ;
 La confection du plan détaillé des activités en rapport avec les bénéficiaires ;
 La rédaction des termes de références des services de consultants ;
 L’organisation matérielle et logistique des ateliers et séances de formation ;
 La validation des rapports, fournitures et autres services de consultant ;
 La coordination de l’ensemble des activités relatives à la passation des marchés de toutes les
composantes.

La gestion se fera dans le respect des dispositions du manuel des procédures administratives,
budgétaires, financières et comptables.

Un plan de passation de marchés global doit être établi au début du Projet, ce plan devra être
revu trimestriellement ainsi qu’en cas de besoin.

3.11.1. Règles de Signature des documents relatifs à la passation de marchés dans le cadre
du PRODEL

Pendant la préparation du Projet, une délégation de signature est accordée au Coordonnateur du


PACA, pour signer et/ou de poser au nom du Ministre de l’Elevage, des Pêches et des Industries
Animales les documents suivants :
 La publication des avis de sollicitation à manifestation d’intérêt ;
 La publication des avis d’Appel d’offres ou de demande de cotation ;
 La préparation et la négociation des Projets de contrat ;
 L’attribution et la signature des contrats.

Toutefois, dans le cadre de cette délégation, le Coordonnateur est tenu de rendre compte au
Ministre de l’Elevage, des Pêches et des Industries Animales des documents qu’il signera par note
mensuelle d’information.

Pendant la mise en œuvre du Projet, de nouvelles dispositions réglementaires devront régir le


pouvoir de signature du Coordonnateur du PRODEL. Les dispositions de ce décret définissent les
pouvoirs du Coordonnateur en matière de lancement des appels d’offres et d’attribution de marchés

3.11.2. Règles des signatures autorisées

Les normes fiduciaires et de sauvegarde de la Banque Mondiale seront utilisées dans les activités
financières et la passation des marchés. Le RAF est le garant de la gestion financière et comptable de
l’ensemble des activités du Projet. Cette responsabilité comprend : la vérification de la régularité, la

141
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017
gestion du budget et de la trésorerie, la comptabilité, la production des rapports financiers, la préparation
de l’audit externe et la conservation des documents comptables.

Le RAF est juge de la régularité des opérations qui sont soumises au paiement. Il appose une Co
signature indépendante sur tous les ordres de paiement adressé à la CAA. Tous les paiements qui seront
effectués dans le cadre de ce Projet ne devront être exécutés par la CAA que s’ils portent deux
signatures : celle du Coordonnateur et celle du RAF.

3.11.3. Responsabilité fiduciaire


Unité Personne
Niveaux de vérification Observations
responsable responsable
Opportunité des dépenses et Ordonnateur du budget
effectivité des livraisons de Coordination Responsables
de leur sous-
biens et services d’exécution
composante
Application correcte des Spécialiste en
procédures de passation des Coordination Passation des
marchés Marchés
Régularité et conformité des Responsable Cosignataire obligatoire
dossiers de demande et Coordination Administratif et de tous les dossiers en
paiement (fond et forme) Financier paiement

3.11.4. Délais de passation des marchés

142
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

3.11.4.1. Délais de passation des marchés-Travaux, Biens et Services non consultants

PLANIFICATION DE LA PASSATION DES MARCHES


Durée pour chaque étape de la passation de marché
BIENS ET TRAVAUX
(Sans Présélection)
NOMBRE DE SEMAINES Total jours
Minimum Maximum
Avis général de passation de marchés
Convenu lors des négociations
Publié après négociations ou approbation par le Conseil d'administration
dans le UNDB
SEMAINES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Soumiss. par Ag. d'Ex
du Projet DAO et Avis
partic.
Pour AOI 2 3
Pour AON 2 3
Non-objection Projet
1 1.5
DAO et Avis Partic
Publication Avis
Particulier
"On-line" dans UNDB
(obligatoire pour ICB) 1.5 2
a)
Presse nationale
(UNDB encouragé 1.5 2
pour AON)
Soumission Appel
d'offres
Pour AOI (durée
6 12
obligatoire)
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017
PLANIFICATION DE LA PASSATION DES MARCHES
Durée pour chaque étape de la passation de marché
BIENS ET TRAVAUX
(Sans Présélection)
NOMBRE DE SEMAINES Total jours
Minimum Maximum
Pour AON (durée
6 8
adéquate)
Pour consultation
(nationale ou 1 3
internationale)
Préparation Rapport
Evaluation par
l'Emprunteur
AOI 1.5 2
Si complexe 1.5 3
AON 1.5 2
Si complexe 1.5 3
Consultation
(nationale ou 0.5 1
internationale)
Non-objection Projet
de rapport
AOI 1
Si complexe 1.5
AON 1
Si complexe 1.5
Attribution du Marché
AOI 1
Si complexe 1
AON 1 1
Si complexe 1 1
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017
PLANIFICATION DE LA PASSATION DES MARCHES
Durée pour chaque étape de la passation de marché
BIENS ET TRAVAUX
(Sans Présélection)
NOMBRE DE SEMAINES Total jours
Minimum Maximum
Signature Marché
(AOI &AON 1.5 3
simple/complexe)
a) DAO doit être disponible à partir de la date de l'annonce "on-line" ou dans la presse nationale, la dernière des deux dates
12 b)
étant retenue
b) Le nombre de semaines entre la soumission des offres et la signature du marché ne doit pas dépasser 90 jours ou
12 semaines,
c.a.d. ne dépassant pas la
période de la validité des
offres.
PRIERE NOTER: Le plan
de la passation des Legende
marchés : Vert représente la durée minimale AON Marché simple: 15 semaines
commence au stade de la
soumission des dossiers. Rouge représente la durée maximale AON Marché complexe:18 semaines
Avant d'arriver à ce
point, il faut prendre en
compte AOI Marché simple: 22 semaines
la préparation de ces
dossiers (entre 15 à 45
jours selon la
complexité) AOI Marché complexe: 24 semaines
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

3.11.4.2. Délais de passation des marchés-Services Consultants

PLANIFICATION DE LA PASSSATION DES MARCHES


Durée pour chaque étape de la passation de marché
APRES DIRECTIVES du MAI 2002
Consultants
(Principalement pour les sélections ou le prix est pris en compte, comme "QCBS", Au Moindre Coût et Budget Déterminé)
Total
NOMBRE DE SEMAINES
Sem
M M
in ax
Avis général de passation de marchés
Convenu lors des négociations
Publié après négociations ou approbation par le Conseil d'administration dans le UNDB
SEMA 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
1 2 3 4 5 6 7 8 9
INES 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 2 3 4 5 6 7 8
Soumis
Projet
1.
DdP, 3
5
TdR et
Md'I
Soumis
TdR
(dessou 1 1
s exam
préal.)
Non-
0.
objecti 1
5
on TdR
Annonc
e Md'I
pour
prép
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017
PLANIFICATION DE LA PASSSATION DES MARCHES
Durée pour chaque étape de la passation de marché
APRES DIRECTIVES du MAI 2002
Consultants
(Principalement pour les sélections ou le prix est pris en compte, comme "QCBS", Au Moindre Coût et Budget Déterminé)
Total
NOMBRE DE SEMAINES
Sem
M M
in ax
liste
restr.
"On-
line"
UNDB
1.
(oblig. 2
5
>
US$20
0,000)
Presse
1.
nationa 2
5
le a)
Manife
station
Intérêt 2 2
Consult
ants
Soumis
sion
liste
2 2
restr. à
la
Banque
Non-
objecti 1 2
on liste
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017
PLANIFICATION DE LA PASSSATION DES MARCHES
Durée pour chaque étape de la passation de marché
APRES DIRECTIVES du MAI 2002
Consultants
(Principalement pour les sélections ou le prix est pris en compte, comme "QCBS", Au Moindre Coût et Budget Déterminé)
Total
NOMBRE DE SEMAINES
Sem
M M
in ax
restrein
te et DP
Soumis
sion
Proposi
4 12
tions
Consult
ants
Prép.
Rapp.
Eval
Techn. 2 2
Par
Empunt
.
Si
comple 2 3
xe
Non-
objecti
on
0.
Rapp. 1
5
Eval.
Techni
que
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PLANIFICATION DE LA PASSSATION DES MARCHES
Durée pour chaque étape de la passation de marché
APRES DIRECTIVES du MAI 2002
Consultants
(Principalement pour les sélections ou le prix est pris en compte, comme "QCBS", Au Moindre Coût et Budget Déterminé)
Total
NOMBRE DE SEMAINES
Sem
M M
in ax
Si
comple 1 2
xe
Invitati
on
Ouvert
ure
2 2
Prop.
Fin.
Empru
nt.
Si
comple 2 2
xe
Prép.
Rapp.
Eval T
et F 1 2
comb.
Empru
nt.
Négoci
ations- 2 3
Simple
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PLANIFICATION DE LA PASSSATION DES MARCHES
Durée pour chaque étape de la passation de marché
APRES DIRECTIVES du MAI 2002
Consultants
(Principalement pour les sélections ou le prix est pris en compte, comme "QCBS", Au Moindre Coût et Budget Déterminé)
Total
NOMBRE DE SEMAINES
Sem
M M
in ax

Comple 2 2
xe
Soumis
sion
Projet 1 2
Contrat
négocié
Non-
objecti
on
1 1
contrat
(Simple
)

Comple 1 2
xe
Signatu
re
Marché 1 1
(Simple
)

Comple 1 3
xe
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PLANIFICATION DE LA PASSSATION DES MARCHES
Durée pour chaque étape de la passation de marché
APRES DIRECTIVES du MAI 2002
Consultants
(Principalement pour les sélections ou le prix est pris en compte, comme "QCBS", Au Moindre Coût et Budget Déterminé)
Total
NOMBRE DE SEMAINES
Sem
M M
in ax
a) Durée soumission pour Manifestation d'Intérêt est à partir de l'Annonce dans la presse 12
nationale. b)
b) Le nombre de semaines entre la soumission des propositions et la signature du marché ne doit pas dépasser 90 jours ou 12 semaines,
pour rester
dans la
période de
la validité
Legende: Vert représente la durée minimale Durée minimale de la sélection du Consultant: 26 semaines
Rouge représente la durée maximale Durée maximale de la sélection du Consultant: 38 semaines

PRIERE NOTER: Le plan de la passation des marchés Avant d'arriver à ce point, il faut prendre en compte
commence au stade de la soumission des dossiers. la préparation de ces dossiers (entre 15 à 45 jours
selon la complexité)
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3.11.4.3. Conditions de recours à la revue préalable

Sélection de consultants

Seuils pour la
Méthode
revue
N° compétitive/Consultations Observations
préalable (US$
(Cabinet de consultants)
équivalent
Tous les contrats d’une valeur équivalente
≥ 200 000 soit ou supérieure à $200,000, les premiers
Méthode
un équivalent contrats à exécuter pour chaque méthode
1 compétitive/Consultations
de 100 000 000 de sélection indépendamment du montant,
(Cabinet consultants)
F CFA les contrats d’audit, ainsi que tout contrat
identifié dans le PPM
≥ 100 000 soit Tous les contrats d’une valeur équivalente
Méthode
un équivalent ou supérieure à $100,000 le premier
2 compétitive/Consultations
de 50 000 000 contrat, les contrats d’audit, et tout autre
(Cabinet individuel)
F CFA contrat identifié dans le PPM
3 Entente directe Tous Tous les contrats

3.11.4.4. Marchés fournitures, travaux et services (autres que prestations intellectuelles)

Seuils pour la revue


Méthodes de passation des
N° préalable (US$ Observations
Marchés
équivalent)
Appel d’offres international ≥ 500,000 Tous les contrats d’une valeur
1 (Fournitures et Services non Soit un équivalent de équivalente ou supérieure à US$
intellectuels) 250 000 000 F CFA 500,000
≥ 50,000 et < 500,000
Appel d’offres national
Soit un équivalent Le premier contrat, et tout autre
2 (Fournitures et Services non
≥ 25 000 000 et < 250 contrat identifié dans le PPM
intellectuels)
000 00 F CFA
Consultation de fournisseurs < 50,000
3 (Fournitures et Services non Soit un équivalent Revue à posteriori
intellectuels) 25 000 000 F CFA
4 Entente directe Toutes Tous les contrats

152
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Gestion des délais moyens de paiement des factures

Activités critiques Délais critiques


Délais de transmission des factures de 48 heures au niveau des instances fiduciaires
prestataires pour paiement à la CAA : 48 heures au niveau de la coordination.
Délai de traitement des demandes de
30 jours
paiement par la CAA
3 jours pour les traitements du Spécialiste de la
Délais de transmission des demandes de
Passation des Marchés
non objection à la Banque Mondiale
2 jours pour le coordonnateur.
Délai d’émission des non objection par
15 jours
la Banque Mondiale
Délais de partage des informations
reçues au niveau de la coordination avec
24 heures.
l’unité fiduciaire et les responsables
d’exécution
Tout courrier reçu au secrétariat du coordonnateur doit
avoir été traité et transmis effectivement à l’unité
Délais de traitement du courrier reçu
compétente de préférence dans la journée et au
maximum dans les 48 heures

153
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CHAPITRE IV : PROCEDURES DE
GESTION FINANCIERE

154
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1. Généralités

Les ressources de la Banque Mondiale et du Gouvernement sont mobilisées pour financer le


règlement des dépenses approuvées par celles-ci ; ces besoins sont exprimés par le projet à travers la
CAA qui sert d’interface entre les deux parties.

L’accord de crédit indique de manière précise, la source de financement de chacune des activités
du Projet (Etat ou bailleur).

Les paiements du Projet à ses fournisseurs sont faits soit directement par le bailleur, soit par
prélèvement sur un compte ouvert localement et approvisionné par le bailleur par prélèvement sur la
ligne de crédit.

D’une manière générale, les méthodes de décaissement de la Banque Mondiale sont : le


remboursement à l’Etat, l’avance de fonds en compte désigné, le Paiement direct au fournisseur, la
garantie de remboursement à une banque commerciale.

Les conditions de fonctionnement de ce compte sont précisées dans l’accord de financement


dans le document dénommé « Lettre de Décaissement ».

De même, la contribution de l’Etat est mobilisée dans un compte de contrepartie également géré
par la CAA.
Tous les paiements quels qu’ils soient, se font à travers la CAA qui doit, à la demande du Projet,
ouvrir des comptes appropriés pour domicilier les fonds par source de financement.

Sur l’Organisation des comptes bancaires, deux (2) comptes de PRODEL sont ouverts dans une
banque commerciale par la CAA. L’un reçoit les fonds de contrepartie et l’autre les fonds du bailleur.

Il s’agit notamment des comptes bancaires :

 Des fonds de contrepartie de l’Etat ;


 Des fonds du bailleur déposé dans une banque commerciale locale.

2. Mobilisation des ressources

2.1. Mobilisation des Fonds IDA accordés par la Banque Mondiale

Les ressources de l’IDA sont mobilisées pour couvrir les dépenses éligibles du PRODEL.

A cet effet, l’on distingue trois (03) modes de mobilisation des fonds :

 Approvisionnement Initial du Compte Désigné ;


 Reconstitution (ou Réapprovisionnement) du Compte Désigné ;
 Remboursement des dépenses préfinancées.

155
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2.1.1. Approvisionnement initial du compte désigné

Dès l’entrée en vigueur du projet, la CAA ouvre dans une banque commerciale du Cameroun,
un compte au nom du Projet appelé « Compte Désigné », communique son numéro et les spécimens de
signatures à la Banque Mondiale.

L’avance initiale du Compte Désigné correspond à une estimation des besoins en fonds pour
quatre mois d’activité.

La première demande de retrait de fonds pour le dépôt initial de la Banque sur le Compte Désigné
est faite par la CAA. Le montant de ce dépôt initial est indiqué dans la Lettre de Décaissement.

2.1.2. Approvisionnement initial du compte désigné

Le réapprovisionnement du Compte Désigné est effectué de la manière suivante :

A fur et à mesure que les fonds sont utilisés, la CAA se charge de leur reconstitution auprès de
la Banque Mondiale, sur la base des demandes formulées par la coordination du projet sous forme de
« Demande de Retrait de Fonds » (DRF) accompagnées des relevés de compte de la période concernée
et de l’état de reconstitution du compte.

La dépense n’est faite que dans le cadre des dépenses autorisées par la Banque. L’UCNP
demande la reconstitution de fonds en remboursement des dépenses effectuées sur la base :

 Des relevés ou états certifiés de dépenses classées par catégorie ;


 D’états d’opérations justifiées individuellement classées par catégorie ;
 L’extrait bancaire de la période concernée.

La procédure de Relevés de dépenses par catégorie concerne :


 Les fournitures des biens obtenues au titre des marchés d’un montant inférieur à la contre-
valeur de US $ 500.000 chacun ;
 Les services de consultant obtenus au titre de contrats d’un montant inférieur à la contre-
valeur de US $ 200.000 chacun pour les entreprises, et inférieur à la contre-valeur de 100.000
US $ chacun pour les contrats de consultant et toutes les dépenses relatives au
fonctionnement et à la formation.

Les demandes de remboursement de fonds sont préparées et envoyées une fois par mois. Elles
doivent être accompagnées :
 De l’état de rapprochement du Compte Désigné ;
 Du relevé bancaire ;
 De l’état certifié des dépenses ;
 Du formulaire électronique 2380-f dûment signé par les personnes habilitées

156
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2..1.3. Le remboursement des dépenses

Les dépenses supportées localement par prélèvement sur le compte local recevant les fonds du
bailleur, font l’objet de demande de remboursement (reconstitution du compte) dans les conditions
définies dans l’accord de financement. A cet effet, le Projet transmet au bailleur à travers la CAA, une
demande de remboursement constituée des éléments suivants :

 Une demande de remboursement ;


 Le relevé du compte pour les avances en sous-compte ou compte auxiliaire ;
 L’état certifié des dépenses par catégorie, chaque dépense devant être répertoriée sur le
relevé bancaire ;
 Le tableau récapitulatif des dépenses par catégorie accompagné des pièces comptables
originales (bons de commande, factures timbrées et liquidées…) ;
 L’état de rapprochement du compte bancaire.

En cas de rejet des paiements par la CAA, les dossiers sont complétés ou reconstitués par le
Projet en se référant aux motifs et soumis à nouveau à la CAA pour suite de procédures.

2.1.4. Remboursement des dépenses préfinancées

La Demande de Remboursement est une méthode de décaissement permettant à l’emprunteur de


se faire rembourser les dépenses éligibles qu’elle aura préalablement financées par des sources de
financement autres que celles de l’IDA.

2.2. Mobilisation des fonds de contrepartie

Dès l’entrée en vigueur du Projet, la CAA sur demande de la Coordination Nationale du Projet,
ouvre dans une banque commerciale du Cameroun, un compte au nom du Projet appelé « Compte de
Fonds de Contrepartie », communique son numéro et les spécimens de signatures aux administrations
compétentes.

Chaque année, sur la base du PTBA accepté par la Banque Mondiale et approuvé par le Comité
de Pilotage, le Coordonnateur National adresse au MINEPIA une demande de fonds nécessaires à la
couverture des dépenses des activités financées sur fonds de contrepartie.

Le MINEPIA inscrit les fonds demandés dans son budget global avant son insertion dans le
budget global de l’Etat. Une fois ce budget adopté, une demande de fonds correspondant au montant
inscrit dans le PTBA est adressée au MINEPIA pour mobilisation des fonds de contrepartie de l’année.
Ces fonds sont déposés dans le compte ouvert pour la circonstance par la CAA.

Tout au long de l’année budgétaire considérée, seules les dépenses correspondant aux activités
inscrites au PTBA sont payées sur ce compte par la CAA.

Le processus d’utilisation de ces fonds est le même que celui décrit ci-dessus pour les fonds de
l’IDA.

157
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2.3. Décaissements et justifications de l’utilisation des fonds

2.3.1. Décaissements

Toutes les dépenses du Projet seront réglées à partir des comptes bancaires et accessoirement en
espèces. L’UCNP devra s’assurer que tous les décaissements sont exécutés conformément aux
procédures prescrites dans le manuel de procédures du Projet. Elle aura l’entière responsabilité de la
présentation des états financiers annuels.

Les pièces justificatives, concernant les marchés passés dans le cadre du Projet, doivent être
regroupées et classées de manière appropriée par l’UCNP. Les pièces seront classées par types de
marché (véhicules, matériel et mobilier, fournitures, travaux et consultants) et par méthodes de sélection
(AOI, AON, CF) et incluront toutes les pièces nécessaires à la justification des choix effectués.

Les pièces justificatives devront être accessibles pour toute la durée du Projet aux missions
périodiques de supervision des bailleurs, aux auditeurs externes et à l'audit interne des comptes pour
révision.

D’une manière générale les décaissements effectués par le projet respectent le cadre des dépenses
autorisées telles que décrites dans le document d’évaluation du projet et les accords de financement

Pour besoin de traçabilité, tous les paiements sont faits soit par chèque soit par virement.
L’utilisation des espèces étant l’exception dûment approuvée dans l’accord de financement.

Tous les décaissements sont effectués soit à partir du Compte Spécial (Paiement Direct), soit à
partir des Comptes Désignés (Paiement via la CAA :

2.3.1.1. Paiement direct

Il y a paiement direct lorsque le Projet transmet au bailleur de fonds à travers la CAA, un


ordre de paiement au profit de l’un de ses fournisseurs ou prestataires de service dans les conditions
définies dans l’accord de financement. Dans ce cas, le projet constitue un dossier qu’il transmet à la
CAA composé des éléments essentiels suivants :

 Une demande de paiement direct ;


 La non-objection du bailleur de fonds pour l’engagement de la dépense ;
 Deux exemplaires du contrat, de la lettre-commande ou du bon de commande dont un
original dûment enregistré. Un exemplaire est transmis au bailleur de fonds et l’autre est
conservé par la CAA pour exploitation et archivage ;
 Trois exemplaires de la facture ou du décompte dont un original timbré ;
 L’ordre de service et/ou la notification du contrat ;
 Le RIB du bénéficiaire ;
 Les annexes prévues ou les garanties diverses.

Sur la base de ces éléments, la CAA finalise le dossier et le transmet au bailleur pour exécution.

158
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2 . 3 . 1 . 2 . Engagement spécial

Ce procédé permet de faire payer les fournisseurs pour les biens et services importés au
moyen d’une "lettre de crédit" exigeant des garanties de retrait de fonds. Cette méthode est généralement
utilisée pour l’importation des biens à l’étranger. Dans ce cas, le Projet fait recours à une banque
commerciale aux fins d’émettre une lettre de crédit pour couvrir les acquisitions. Cette banque
commerciale n’acceptera pas de régler le fournisseur étranger si elle n’est pas elle-même couverte,
d’où la garantie du bailleur de fonds de couvrir l’opération après dénouement. A cet effet, le bailleur de
fonds prendra l’engagement de rembourser la banque commerciale directement lors du dénouement de
l’opération.

Le site de la Banque Mondiale « Client Connection » dispose des outils (formulaire électronique :
e-Form et Signature électronique : e-Signature) pour aider les utilisateurs à remplir et transmettre le
formulaire électronique de demande de retrait. Afin de faciliter les demandes de retrait, l’UCNP, en
concertation avec la Banque Mondiale et le CAA doit créer un compte sur « Client Connection ».

Les intervenants du processus de demande de retrait des fonds tel que décrit dans les tableaux
ci-après de la présente section doivent suivant leurs responsabilités :

 remplir le formulaire sur le site ;


 joindre à la demande les pièces justificatives ;
 signer leur demande de décaissement par voie électronique et l’envoyer à la Banque
Mondiale.

Le tableau ci-dessous résume les étapes relatives à la gestion financière

a) Approvisionnement du compte désigné

Documents Contrôles
Etapes Description Intervenants
Utilisés effectués
Préparer une demande de prélèvement sur le
compte de crédit qui sera déposé sur le Demande de
1 RAF
Compte Désigné ; cette demande est prélèvement
adressée à la Banque Mondiale.
Préparer une demande, la soumettre à la
-RAF
2 signature de la CAA puis la transmettre à la
-Coordonnateur
Banque Mondiale
Etablir chaque mois, une demande de
réapprovisionnement pour reconstituer le
compte désigné. Cet état récapitule les
factures ayant fait l’objet de décaissement
sur le Compte Désigné :
L’état comprend les rubriques suivantes :
-en-tête :
-Coordonnateur -Demande
3 La date d’établissement et le numéro de la
-RAF -Factures
demande ;
Le numéro de l’état récapitulatif
Le numéro de la catégorie ou la composante
Le numéro du crédit IDA

-et le récapitulatif des informations


suivantes :

159
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Documents Contrôles
Etapes Description Intervenants
Utilisés effectués
Le numéro d’ordre
Les noms et adresses du fournisseur ;
Les numéros du bon de commande ou du
contrat
La description sommaire des fournisseurs,
travaux ou services ;
La monnaie et le montant total du marché ;
La monnaie et le montant total du marché ;
Le montant total des factures couvertes par
la demande (A) ;
Le pourcentage (%) éligible
Le montant total des factures dont le
financement est autorisé (B) ;
Le montant payé au moyen du Compte
Désigné (le cas échéant) (C) ;
Le total des colonnes (A), (B), et (C) ;
Les dates et références de la non-objection
de la Banque Mondiale
La date de règlement
La date et références de la non-objection de
la Banque Mondiale relative à l’attribution
du marché
La date de règlement
Dresser un état consolidé faisant ressortir
(état de reconstitution) :
Le solde du Compte Désigné du mois
précédent ;
4 RAF
Le total des décaissements du mois (égal au
montant total de la demande) ;
Le solde du Compte Désigné à la fin du
mois
Obtenir de la CAA mensuellement l’état de -Relevé
reconstitution et une copie des documents bancaire
RAF
suivants :
5 - Demande de
Les copies des relevés bancaires ;
CAA réapprovisionne
La demande de réapprovisionnement du
compte désigné ment
Vérifier la cohérence des informations -DRF établie
figurant sur les documents reçus de la CAA par l’UCNP Contrôle de
avec les ordres de paiement de Demandes de la
6 RAF
paiement Direct établis par la Coordination mobilisation
-Relevé des fonds
du Projet bancaire
Tenir des réunions de réconciliations des
-RAF
7 opérations effectuées avec la CAA au moins
-CAA
une fois par trimestre
Faire classer une copie des documents reçus
8 de la CAA au secrétariat de l’UCNP et à la Comptable
comptabilité du Projet

160
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b) Décaissement sur le compte désigné

Etapes Description Intervenants Documents Utilisés Les contrôles


Préparation de la demande de paiement

Ressortir suivant les instructions du coordonnateur les factures /décomptes à régler des
dossiers « INSTANCE FACTURES NON REGLEES »
Préparer une demande de paiement, en cas de règlement sur le compte désigné, et y porter
les références du contrat, référence de la non-objection IDA, la désignation des -Demande de
fournitures, date et référence de la facture, le montant à régler, l’identité du fournisseur paiement Vérifier la cohérence
-RAF
Il faut noter que le dossier de demande de paiement doit comprendre le "Bon à payer" ou -Contrat contrat, facture et
1
" Bon de réception" du responsable d'exécution. -Facture liquidation de la
-Comptable
-Ordre de paiement prestation
Transmettre la demande de paiement renseignée, la liasse de documents justifiant le
-Liasse
paiement au coordonnateur
S’assurer que l’ensemble des pièces justificatives est présent dans la liasse
Vérifier que les informations inscrites sur l’ordre de paiement sont conformes au montant
de la facture, au montant à payer selon le bon de commande ou le contrat et au %
d’éligibilité de la dépense dans l’accord de crédit
-Demande de
Signature de la demande de paiement
paiement
2 Viser la demande de paiement Coordonnateur -Liasse de
Transmettre, la demande de paiement, accompagnée de la liasse de documents justifiant le documents
paiement à la CAA
justificatifs
Comptabilisation et archivage : -Copie de la Vérifier paiement de
-RAF
Obtenir de la CAA, les ordres de paiement adressés aux banques pour comptabilisation de tous les demande la demande et Ordres
3 -Comptable
règlements effectués par elle ; - ordre de paiement de Paiement de la
Faire classer une copie de la demande dans le dossier du fournisseur -CAA
reçu de la CAA CAA
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c) Paiements directs

Documents
Etapes Description Intervenants Les contrôles
Utilisés
Vérifier la cohérence
Lettres
Contrat
DPD
1 Préparation de la demande RAF Facture
Contrat
Liquidation des
Factures
prestations
2 Signature de la demande CAA

Les fonds mis à disposition du Projet par la Banque Mondiale sur le Compte Désigné ne sont
utilisés que pour financer les biens et services définis dans l’accord de crédit et ses documents annexes.
Toute modification de cette liste sera subordonnée à l’approbation préalable de la Banque.

2.3.2. Justification de l’utilisation des fonds

Les ressources du Projet quelle que soit leur nature, doivent être utilisées uniquement pour le
financement des activités du Projet. Chaque utilisation de fonds doit être supportée par des pièces
justificatives dont les principales sont :
 la facture du fournisseur ou du prestataire de service ;
 le contrat, la lettre commande ou le bon de commande dûment enregistré ;
 le bon de livraison ou de réception approuvé par les représentants du Projet et le
fournisseur ou le prestataire de service

Tout décaissement effectué à l’absence de l’un de ces trois documents est nul et de nul effet.
La justification de l’utilisation des ressources du projet doit respecter cette règle fondamentale.

2.3.2.1. Mise à disposition pour une avance de fonds

Il y a mise à disposition lorsque pour une activité spécifique (organisation d’un atelier par
exemple), le Projet décaisse de manière prévisionnelle des fonds au profit d’un organisme ou d’un
responsable clairement identifié sous réserve de production des pièces justificatives des dépenses à
l’issue de l’activité.

Dans ce cas, les conditions de déblocage de fonds sont les suivantes :


 Activité planifiée et inscrite dans le PTBA ;
 Budget de l’activité clairement établi et approuvé par le bailleur de fonds ;
 Contrat passé avec l’organisme si tel est le cas dûment enregistré ;
 Gestionnaire des fonds clairement identifiés.

Dans les trois jours suivants la réalisation de l’activité, le gestionnaire des fonds doit produire
un état récapitulatif des utilisations de fonds auquel sont jointes toutes les pièces justificatives des
dépenses.

Toute dépense non justifiée ou inéligible est imputable au gestionnaire de fonds. Au cas où le
gestionnaire est fonctionnaire, le ministère de tutelle sera saisi et en cas de non réaction positive, la
dépense sera considérée par le bailleur comme non éligible avec toutes les conséquences qui pourront
s’en suivre.

162
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2.4. Gestion de la trésorerie

La gestion de la trésorerie du Projet concerne le suivi et le contrôle des ressources du projet dont
notamment la ligne de crédit et les comptes bancaires.

2.4.1. Contrôle des dépenses du projet

Ces contrôles consistent à s’assurer avant la mise en paiement des dépenses et avant la demande
de réapprovisionnement du compte bancaire local que :
 Les dépenses en causes sont effectivement éligibles au Projet ;
 Chacune d’elle est affectée dans la composante et la catégorie appropriée ;
 Elles se rapportent aux marchés passés conformément aux règles et procédures en
vigueur ;
 Elles correspondent aux travaux, biens et services effectivement réalisés ou fournis ;
 Les quantités et prix unitaires sont conformes et les calculs sont corrects ;
 Les pièces justificatives sont complètes, conformes et à jour ;
 Elles sont revêtues des signatures autorisées.

2.4.2. Suivi et contrôle des comptes

Le suivi et le contrôle de ces comptes doivent permettre d’obtenir des informations financières
et comptables fiables, complètes et à temps. Ces informations sont destinées à informer les tiers sur la
situation comptable et financière.

A cet effet, l’UCNP doit s’assurer mensuellement que :


 Tous les prélèvements (décaissements) de la ligne de crédit ou du don sont enregistrés au
débit du compte couvert à cet effet ;
 Son solde (en devises) correspond au solde du compte tenu dans ses livres ;
 Aucune dépense n’a été émise au titre d’une catégorie épuisée et/ou s’il n’y a pas la
nécessité de demander une révision des catégories par rapport à l’affectation initiale ;
 Aucun décaissement n’a été demandé au titre d’un contrat entièrement payé et/ou s’il n’y
a pas nécessité de demander la révision de la valeur d’un contrat ;
 Tous les éléments de l’actif et du passif du Projet ont été enregistrés dans les comptes
appropriés et pour les montants exacts.

Le Projet a par ailleurs la responsabilité de contrôler l’exactitude et la conformité des opérations


passées dans les comptes bancaires quelle que soit l’origine des fonds.

A cette fin, il doit :


 Conserver un double de toutes les pièces comptables dont les originaux ont été transmis à la
CAA pour paiement ;
 Recevoir sinon réclamer mensuellement à la CAA les relevés du compte de crédit ou du
don et de tous les comptes bancaires ainsi que l’ensemble des pièces justificatives des
écritures initiées dans les comptes par la banque (tickets d’agios, avis de débit, avis de
crédit, etc.) ;
 Procéder au rapprochement de soldes.

163
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2.4.3. Rapprochement des comptes de trésorerie

Afin de s’assurer de la cohérence et de la conformité des opérations du Projet avec le bailleur de


fonds et les banques commerciales, un rapprochement des comptes de trésorerie est nécessaire à
la fin de chaque mois dès réception des extraits d’opérations des différents partenaires.

Ainsi, le solde du compte de crédit ou de don tenu par le bailleur sera rapproché à celui tenu par
le Projet. De même, le solde de chacun des comptes bancaires recevant localement les fonds, sera
rapproché à celui indiqué sur l’extrait du compte concerné.

2.4.4. Ouverture et gestion des comptes dans des banques locales

2.4.4.1. Ouverture et approvisionnement des comptes bancaires

L’UCNP adresse à la CAA, une demande d’ouverture des comptes dans les banques locales
dont le nombre varie en fonction du nombre de bailleur et des exigences spécifiques liées à la mise en
œuvre du Projet. En général, un ou plusieurs comptes bancaires doivent être ouverts l’un pour recevoir
les fonds du bailleur et l’autre pour recevoir les fonds de contrepartie.

Ces comptes sont approvisionnés suivant les méthodes de mobilisation des ressources décrites
ci-dessus.

24.4.2. Les paiements sur comptes bancaires

Les paiements sont faits sur ordre de la CAA sur la base des demandes émises par le projet. Les
principales demandes traitées par la CAA sont présentées ci-dessous.

a) Demande de Paiement des salaires

La demande de paiement du premier salaire est constituée des éléments suivants :


 La lettre de demande sur papier à entête du projet comportant : le bailleur de fonds
concerné, le N° du Projet et l'adresse du Projet, la date, le numéro de référence de la demande,
l'objet de la demande, le code budgétaire, le numéro et l'intitulé du compte à débiter , le nom
et prénoms du bénéficiaire, sa fonction, le numéro de la facture et le détail du paiement
(montant TTC, montant à régler sur fonds du bailleur, la TVA, l'IR et le montant net à payer
au bénéficiaire), le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire, la signature du
coordonnateur et le cachet du Projet ;
 La facture timbrée du personnel concerné comportant : le nom, prénoms et fonction, le
numéro de la carte de contribuable, le lieu et la date d'établissement de la facture, le numéro
de la facture, le nom et l'adresse du débiteur (le Projet), la période de facturation concernée,
les références du contrat de travail, les conditions de paiement, le mode de paiement et le
RIB, le détail du paiement (Montant HT, l'IR, la TVA, le net à payer, le montant TTC) et la
signature ;
 L'attestation de présence effective établie sur papier à entête du Projet et signée par le
Coordonnateur. L'attestation de présence effective du Coordonnateur est signée par le
Ministre de tutelle ou son représentant ;
 La non-objection du bailleur de fonds ;
 Un exemplaire du contrat liant le salarié au Projet signé par les parties et dûment
enregistré.

164
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La demande de paiement des salaires suivants comporte tous les documents ci-dessus à
l'exception de l'exemplaire du contrat dont les éléments caractéristiques sont introduits dans le système
dès le premier salaire.

b) Demandes de paiement dans le cadre d’un marché de prestation de services

Le paiement intégral relatif à un marché comporte les étapes suivantes : paiement de l’avance
de démarrage, paiement partiel ou final.

La demande de paiement de la facture d'avance de démarrage d'une prestation de services est


constituée des éléments suivants :
 La lettre de demande sur papier à entête du projet comportant : le bailleur de fonds concerné,
le nom du et l'adresse du Projet, la date, le numéro de référence de la demande, l'objet de la
dépense, le code budgétaire, la catégorie de la dépense, le numéro et l'intitulé du compte à
débiter , le nom et prénoms ou raison sociale du bénéficiaire, le numéro de la facture et le
détail du paiement (montant TTC, montant à régler sur fonds du bailleur, la TVA, l'IR et le
montant net à payer au bénéficiaire), le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire, la
signature du coordonnateur et le cachet du Projet ;
 La facture timbrée du prestataire de services comportant : le nom, prénoms ou raison sociale
du prestataire, le numéro de la carte de contribuable, le lieu et la date d'établissement de la
facture, le numéro de la facture, le nom et l'adresse du débiteur ;
 (Le Projet), la tranche de facturation concernée, les références du contrat de service, les
conditions de paiement, le mode de paiement et le RIB, le détail du paiement (Montant HT,
l'IR, la TVA, le net à payer, le montant TTC) et la signature ;
 La caution de garantie suivant les termes du contrat de services ;
 Le dossier administratif comportant : la copie de la patente, la copie du registre de
commerce, la copie de la carte de contribuable ;
 La non-objection du bailleur ;
 Un exemplaire du contrat de services liant le prestataire au projet visé selon le cas par le
Ministère des Marchés Publics, signé par les deux parties et dûment enregistré.

Les éléments caractéristiques du contrat et du dossier administratif sont introduits dans le


système dès le premier traitement par la CAA.

La demande de paiement d'une facture partielle ou finale d'une prestation de services est
constituée des éléments suivants :

 La lettre de demande sur papier à entête du Projet comportant : le bailleur de fonds


concerné, le nom du et l'adresse du Projet, la date, le numéro de référence de la demande,
l'objet de la dépense, le code budgétaire, la catégorie de la dépense, le numéro et l'intitulé du
compte à débiter, le nom et prénoms ou raison sociale du bénéficiaire, le numéro de la facture
et le détail du paiement (montant TTC, montant à régler sur fonds du bailleur, la TVA, l'IR
et le montant net à payer au bénéficiaire), le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire,
la signature du coordonnateur et le cachet du Projet ;
 La facture timbrée et liquidée du prestataire de services comportant : le nom, prénoms ou
raison sociale du prestataire, le numéro de la carte de contribuable, le lieu et la date
d'établissement de la facture, le numéro de la facture, le nom et l'adresse du débiteur (le
projet), la tranche de facturation concernée, les références du contrat de service, les

165
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

conditions de paiement, le mode de paiement et le RIB, le détail du paiement (Montant HT,


l'IR, la TVA, le net à payer, le montant TTC) et la signature ;
 Le procès-verbal de réception des services réalisés ou tout autre document en tenant lieu.

c) Demande de paiement des factures de livraison des fournitures ou matériels acquis

La demande de paiement de la facture de livraison des fournitures ou matériels est constituée


des éléments suivants :
 La lettre de demande sur papier à entête du Projet comportant : le bailleur de fonds
concerné, le nom du et l'adresse du Projet, la date, le numéro de référence de la demande,
l'objet de la dépense, le code budgétaire, la catégorie de la dépense, le numéro et l'intitulé du
compte à débiter, le nom et prénoms ou raison sociale du bénéficiaire, le numéro de la facture
et le détail du paiement (montant TTC, montant à régler sur fonds du bailleur, la TVA, l'IR
et le montant net à payer au bénéficiaire), le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire,
la signature du coordonnateur et le cachet du Projet ;
 La facture timbrée du fournisseur comportant : le nom, prénoms ou raison sociale du
fournisseur, le numéro de la carte de contribuable, le lieu et la date d'établissement de la
facture, le numéro de la facture, le nom et l'adresse du débiteur (le projet), les références (du
marché, du bon de commande ou de la lettre commande), les conditions de paiement, le mode
de paiement et le RIB, le détail du paiement (Montant HT, l'IR, la TVA, le net à payer, le
montant TTC) et la signature ;
 La caution de garantie suivant les termes du contrat ;
 Le dossier administratif comportant : la copie de la patente, la copie du registre de
commerce, la copie de la carte de contribuable ;
 La non-objection du bailleur de fonds ;
 Un exemplaire du marché/bon de commande/lettre commande liant le fournisseur au
Projet visé selon le cas par le Ministère des Marchés Publics, signé par les deux parties et
dûment enregistré ;
 Le procès-verbal/bon de réception de réception ou tout autre document en tenant lieu.

d) Demande de paiement des travaux

Dans le cadre des travaux, on distingue : le paiement de l’avance de démarrage et le paiement


des décomptes.

La demande de paiement de la facture d'avance de démarrage des travaux est constituée des
éléments suivants :

 La lettre de demande sur papier à entête du Projet comportant : le bailleur de fonds


concerné, le nom du et l'adresse du Projet, la date, le numéro de référence de la demande,
l'objet de la dépense, le code budgétaire, la catégorie de la dépense, le numéro et l'intitulé du
compte à débiter, le nom et prénoms ou raison sociale du bénéficiaire, le numéro de la facture
et le détail du paiement (montant TTC, montant à régler sur fonds du bailleur, la TVA, l'IR
et le montant net à payer au bénéficiaire), le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire,
la signature du coordonnateur et le cachet du Projet ;
 La facture timbrée du prestataire de services comportant : le nom, prénoms ou raison
sociale du prestataire, le numéro de la carte de contribuable, le lieu et la date d'établissement
de la facture, le numéro de la facture, le nom et l'adresse du débiteur (le projet), la tranche
de facturation concernée, les références du contrat de service, les conditions de paiement, le

166
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

mode de paiement et le RIB, le détail du paiement (Montant HT, l'IR, la TVA, le net à payer,
le montant TTC) et la signature ;
 La caution de garantie suivant les termes du contrat de travaux ;
 Le dossier administratif comportant : la copie de la patente, la copie du registre de
commerce, la copie de la carte de contribuable ;
 La non-objection du bailleur de fonds ;
 Un exemplaire du contrat de services liant le prestataire au Projet visé par le Ministère des
Marchés Publics, signé par les deux parties et dûment enregistré.

Les éléments caractéristiques du contrat et du dossier administratif sont introduits dans le


système dès le premier traitement par la CAA.

La demande de paiement d'un décompte de travaux est constituée des éléments suivants :
 La lettre de demande sur papier à entête du Projet comportant : le bailleur de fonds
concerné, le nom du et l'adresse du Projet, la date, le numéro de référence de la demande,
l'objet de la dépense, le code budgétaire, la catégorie de la dépense, le numéro et l'intitulé du
compte à débiter, le nom et prénoms ou raison sociale du bénéficiaire, le numéro de la facture
et le détail du paiement (montant TTC, montant à régler sur fonds du bailleur, la TVA, l'IR
et le montant net à payer au bénéficiaire), le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire,
la signature du coordonnateur et le cachet du Projet ;
 Le décompte timbré et liquidé du prestataire de travaux comportant : le nom, prénoms ou
raison sociale du prestataire, le numéro de la carte de contribuable, le lieu et la date
d'établissement de la facture, le numéro de la facture, le nom et l'adresse du débiteur (le
projet), la tranche de facturation concernée, les références du contrat de service, les
conditions de paiement, le mode de paiement et le RIB, le détail du paiement (Montant HT,
l'IR, la TVA, le net à payer, le montant TTC) et la signature ;
 Le procès-verbal de réception des travaux réalisés ou tout autre document en tenant lieu.

e) Demande de paiement des frais de mission

La demande de paiement des frais de mission doit comprendre les éléments suivants ;
 La lettre de demande sur papier à entête du projet comportant : le bailleur de fonds
concerné, le nom du et l'adresse du Projet, la date, le numéro de référence de la demande,
l'objet de la dépense, le code budgétaire, la catégorie de la dépense, le numéro et l'intitulé
du compte à débiter, le nom et prénoms du bénéficiaire, le montant à payer et son
décompte (intitulé de chaque dépense à engager, l'unité, la quantité, le taux unitaire, le
montant), le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire, la signature du coordonnateur
et le cachet du Projet ;
 L'ordre de mission dûment signé et approuvé par l'autorité compétente si nécessaire ;
 La non-objection du bailleur de fonds si nécessaire.

f) Demande de paiement des frais d'atelier

La demande de paiement des frais d'atelier doit comprendre les éléments suivants :
 La lettre de demande sur papier à entête du Projet comportant : le bailleur de fonds
concerné, le nom du et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande,
l'objet de la dépense, le code budgétaire, la catégorie de la dépense, le numéro et l'intitulé
du compte à débiter, le nom et prénoms du bénéficiaire, le montant à payer et le budget

167
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

de l'atelier, le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire si paiement par virement, la


signature du coordonnateur et le cachet du Projet ;
 L'approbation de l'atelier par l'autorité compétente si nécessaire ;
 La non-objection du bailleur de fonds si nécessaire.

2.4.4.3. Processus d’établissement d’une demande de paiement

L’Assistante (Secrétaire) du Coordonnateur reçoit les factures du fournisseur ou autres


documents quottés par le Coordonnateur National, recherche des différentes sources et y joint les autres
pièces justificatives du dossier fournisseur notamment :
 Contrat enregistré et la Quittance d’enregistrement auprès de l’administration fiscale ;
 Bulletin d’émission pour des personnes physiques ;
 Facture proforma ;
 Dossier administratif du fournisseur ;
 Facture timbrée de la prestation effectuée ;
 Bon à payer" ou " Bon de réception" du responsable d'exécution.

Après constitution des documents pertinents pour règlement du fournisseur, l’assistant du


Coordonnateur le transmet au RAF qui procède à une première vérification afin de s’assurer que toutes
les pièces sont annexées.

Le RAF envoie les documents reçus au comptable pour traitement comptable et préparation du
bordereau de transmission à la CAA, d’un état des sommes dues (ESD) et de la demande de paiement
de la facture du fournisseur.

La demande de paiement de la facture du fournisseur accompagné d’un état des sommes dues
(ESD) et tous les autres documents du dossier sont transmis au RAF qui le contrôle, le vise et renvoie
au Coordonnateur.

Le Coordonnateur vérifie l’authenticité et la conformité de ces documents par rapport au marché


passé avec le fournisseur et par rapport aux procédures de facturation. Il s’assure également que le
dossier de demande de paiement comprend le "Bon à payer" ou " Bon de réception" du responsable
d'exécution.

Après vérification, le coordonnateur signe pour approuver le paiement et transmet le dossier


complet à la secrétaire/Assistante

L'assistante
 Renseigne le registre de transmission et remet l’ensemble au chauffeur pour dépôt à la CAA.

Le Chauffeur
 Dépose la demande à la CAA et fait visé le second exemplaire ainsi que le registre de
transmission pour décharge ;
 Au retour à l’UCNP, remet le registre et l’exemplaire de la demande avec décharge à
l’assistante.

L’assistante
 Prend une copie de la demande déchargée par la CAA et classe dans son registre courrier
sorti ;

168
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

 Transmet l’original au comptable pour comptabilisation et classement.

Ce dossier doit se composer des éléments suivants :

 La demande de paiement de la facture du fournisseur


 Facture timbrée de la prestation effectuée
 Décompte des prestations effectuées ou bordereau de réception ou bon de livraison
 Facture proforma
 Contrat enregistré et la quittance d’enregistrement
 Bulletin d’émission pour des personnes physiques
 Dossier administratif du fournisseur
 Bon à payer" ou " bon de réception" du responsable d'exécution

2.4.5. Retrait des titres de paiement

A la réception des pièces justificatives des dépenses la CAA établit les titres de paiement. Ces
titres de paiement peuvent être des ordres de virement, des chèques ou des lettres de mise à disposition.

Les ordres de virements et les lettres de mise à disposition sont déposés à la banque pour
exécution, une copie de chacun de ces documents est transmise à la coordination du Projet. Les chèques
sont transmis au Projet pour distribution aux fournisseurs concernés.

L’ensemble de ces documents est retiré par le RAF qui renseigne à chaque retrait, le registre
ouvert à cet effet.

Le registre des retraits comporte les mentions suivantes :


 La date ;
 Le libellé de l’opération ;
 La nature du règlement ;
 Le montant ;
 Le bénéficiaire ;
 Suivant le cas le n° du chèque et la banque tirée, le n° de l’ordre de virement, la banque et le
compte du bénéficiaire, les références de la mise à disposition.

A la fin de chaque mois le comptable prend attache avec la CAA pour obtenir les relevés des
comptes désignés ainsi que les avis de débit des opérations initiées par la banque (agios, commission
de tenue de compte, etc.)

2.4.6. Distribution des titres de paiement

Le Responsable Administratif et Financier reporte dans un registre ouvert à cet effet les
références des titres de paiement retirés auprès de la CAA.

Il classe les photocopies dans un Chrono intitulé « Compte Désigné ». Il invite ensuite les
fournisseurs bénéficiaires à passer les retirer à l’UCNP contre identification et décharge dans le registre
ci-dessus.

169
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PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

A la fin de chaque semaine, le comptable dresse et présente au Coordonnateur, l’état de retrait


et de distribution des titres de paiement. Le délai de remise du titre de paiement (ou de sa notification)
à son bénéficiaire est de 48 heures à compter de la date de son retrait à la CAA.

2.4.7. Gestion de la petite caisse

La petite caisse est utilisée pour couvrir les petites dépenses qui sont requises pour le
fonctionnement du Projet où il est difficile, voire impossible, de procéder au règlement par chèque. Il
s’agit principalement des factures d’électricité et des factures de téléphone et internet.

Sous la supervision du RAF, la gestion de la petite caisse est placée sous la responsabilité de
l’Agent administratif.

La petite caisse est constituée d’un montant plafond de 1 000 000 F CFA au niveau de l’UCNP
et cinq cent mille (500 000) F CFA au niveau de l’UCR qui est renouvelé régulièrement lorsque le solde
atteint un minimum de 300 000 CFA.

L’alimentation matérielle de la petite caisse est faite au moyen d’une demande de


réapprovisionnement formulée auprès de la CAA suivant les procédures de mise à disposition.

Pour effectuer un retrait de fonds de la petite caisse, l’Agent administratif constate l’éligibilité
de la dépense au vu des factures à payer, vérifie les pièces justificatives et renseigne une fiche de petite
caisse. Cette fiche remplie lisiblement, porte la date, le nom du bénéficiaire, une description claire et
précise l’objet de la dépense pour laquelle la sortie de fonds est requise.
La fiche de la petite caisse ainsi que les pièces justificatives est alors transmise d’abord au RAF
pour son visa après vérification et ensuite au Coordonnateur pour approbation.

Une fois la dépense approuvée, l’Agent administratif procède au paiement et estampille la fiche
du Petty cash et la facture du tampon « Payé » et de la date du jour.

Pour chaque opération, une copie de la fiche de la petite caisse, des factures et reçus de paiement
sont transmis au comptable pour enregistrement comptable et budgétaire.

FICHE DE LA PETITE CAISSE N°____________

DATE : BENEFICIAIRE

OBJET

MONTANT

Préparée par l’Agent administratif Contrôlée par le RAF Approuvée par le


Coordonnateur

170
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

2.5. Procédures de suivi des comptes de transactions au niveau régional

A la mise en vigueur du Projet, et après ouverture des comptes bancaires au niveau des régions,
le RAF établit en fonction des prévisions budgétaires, l’ordre de virement pour approvisionnement des
comptes régionaux qu’il soumet à la signature du Coordonnateur.

Le Coordonnateur vérifie et signe l’ordre de virement que le RAF transmet à la CAA pour
exécution.

A chaque paiement, le comptable régional vérifie le niveau du solde du compte banque.

Lorsque le niveau de réapprovisionnement est atteint ou une fois par mois, il prépare la demande
de réapprovisionnement qu’il adresse au Coordonnateur National comprenant :
 la demande indiquant le montant sollicité ;
 l’état de rapprochement bancaire ;
 l’extrait bancaire ;
 les pièces justificatives des dépenses.

Sur la base de ces éléments, et après vérification d’usage et corrections, le RAF prépare une
demande de réapprovisionnement qu’il soumet à la signature du Coordonnateur National. Après
signature, il transmet la demande à la CAA pour exécution.

NB : Il est important de préciser que les fonds du Projet (Fonds IDA et fonds de
Contrepartie) ne sont destinés qu’au financement des activités du Projet issues de l’accord de
crédit et inscrites dans le PTBA. Toute dépense en dehors de ce cadre est réputée inéligible. Ces
sont les fonds de l’IDA et ceux de la contrepartie qui constituent les ressources du Projet.

2.6. La gestion des relations entre le projet et la CAA

La CAA est l’organisme camerounais qui gère les mouvements de fonds convenus entre les
bailleurs et l’Etat du Cameroun. A ce titre tous les paiements du Projet à ses fournisseurs transitent soit
directement soit indirectement par la CAA. Il en résulte un échange important de documents et
d’information entre ces deux parties. D’où l’importance d’une gestion efficace de ces relations afin de
faciliter les opérations du projet.

Dans le cadre de ses relations avec la CAA, le Projet devrait :


 Connaître précisément son point focal à la CAA ;
 Obtenir de ce point focal la liste exacte des pièces à joindre à chaque type de demande de
paiement ;
 Informer ce point focal des états de paiement à transmettre ;
 Remettre au point focal les références de dépôt de chaque paiement sollicité ;
 Téléphoner ou joindre le point focal par messagerie électronique afin d’obtenir les
informations sur l’avancement de tout dossier introduit ;
 Pour les demandes de paiement ou de remboursement, transmettre une version électronique
au point focal pour observations, commentaires et propositions de corrections avant
l’impression de la version papier à introduire.

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PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

ETAT MENSUEL DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE - MOIS: ………

Nom de la Banque : …………………………………….Code :…………………………

Compte Banque tenu


Relevé Bancaire
par le Projet
DATE LIBELLE
Débit Crédit Débit Crédit
:
S o l d e a v a n t r a p p r o c h e me n t

T o t a ux ( s o l d e + c u mu l mo u ve m e n t s )

Solde après rapprochement :

NB : Joindre une note explicative des écarts constatés

Pré pa ré pa r le Co mp t a ble V érif ié pa r le R AF Ap pro uv é pa r le Co o r d o nna t eu r


( no m & sig na t ure) ( no m & sig na t ure) (no m & s ig na tu re)

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PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

PROJET DE …………………..
CREDIT N°………

TABLEAU N°……. Utilisation des fonds par composantes et activités durant la période du 1 er Janvier au 31 Mars N
(en CFA)
Budget DOC
EFFECTIF PREVU ECART Taux d’exécution
disponible EVAL
Budget révisé
Composantes Dépense Durée du
Trimestre Cumul à Trimestre Cumul à ce Trimestre Cumul à du crédit
réel/budget projet
en-cours ce jour en-cours jour en-cours ce jour
disponible
I-

II-

X-
Dépenses totales du projet

Taux de change :
*Cette colonne est basée sur la réévaluation du coût du Projet
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

SOURCES ET UTILISATION DES FONDS


Trimestre allant du 1er Janvier au 31 Mars N

Libellé Trimestre Cumul

Encaissements
IDA (Compte désigné)
Etat
Demandes de paiement direct
Autres types de demandes de paiement
Intérêt créditeur
Financement total
Virements en cours
Dépenses
Total des dépenses
Encaissements moins dépenses
Evolution nette de l’encaisse
Solde d’ouverture de l’encaisse
Solde d’ouverture compte désigné
Total de l’encaisse d’ouverture
Encaisse nette disponible
Encaisse nette disponible
Solde de clôture du compte désigné
Solde total de clôture de l’encaisse

174
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PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

CREDIT n°…………………….
Tableau……………Tableau des ressources et des emplois
Période du …………………. Au ………………………………
en francs CFA
Trimestre Cumulatif
Fonds Reçus
Fonds BM
Fonds Projet

Total des Fonds reçus

1 INVESTISSEMENT

2 FONCTIONNEMENT

Total des emplois


Excédent des fonds reçus sur les emplois
Solde d’ouverture
Compte en Banque BM
Fonds en Banque Projet

Montant net de l’encaisse disponible


Composition
Compte en Banque BM Solde 31/03/N
Compte en Banque Fonds Projet solde 31/03/N

Total

Tableau de suivi de l’épuisement du crédit

Trimestre allant du ……………… au ……………………

Libellé Trimestre Cumul


Enveloppe du crédit disponible au début du
trimestre
Demandes de remboursement émises au cours du
trimestre
Demandes de paiement direct émises au cours du
trimestre
Demandes rejetées par la Banque (1)
Enveloppe de crédit disponible en fin de
trimestre
(1) Certaines demandes peuvent être honorées partiellement.

175
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PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

CHAPITRE V : PROCEDURES DE
GESTION DES ACTIVITES/SOUS-
PROJETS

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République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

1. Généralités

Les activités du PRODEL s’organisent autour de trois composantes opérationnelles qui sont :
 Composante 1 : Amélioration de l’accès et de la fourniture des services d’élevage ;
 Composante 2 : Amélioration de la productivité des systèmes de production pastorale, de
l’accès au marché et de la résilience des communautés pastorales ;
 Composante 3 : Appui au développement des chaînes de valeurs.

Les procédures de mise en œuvre de ces différentes activités seront conformes au MEP du Projet.
Ainsi :

En ce qui concerne la Composante 1, elle sera mise en œuvre à travers les principales activités
résumées ci-après :
 Renforcement des capacités d'intervention des services vétérinaires (public et privé) ;
 Appui aux activités de surveillance et de contrôle des maladies animales ;
 Appui au développement et à la mise en œuvre de la stratégie de fourniture de matériel
génétique amélioré ;
 Appui à la fourniture des aliments de qualité ;
 Elaboration et financement d’un plan de formation à court, moyen et long termes ;
 Développement et mise en œuvre d’un plan de communication sur l’élevage en général et les
chaînes de valeurs ciblées ;
 Amélioration des normes de sécurité sanitaire des produits d’origine animale ;
 Appui aux 10 maisons régionales d’éleveurs ;
 Développement des plans de riposte aux crises et situations d’urgences éligibles dans le sous-
secteur de l’élevage ;
 Gestion des crises et réponse aux situations d’urgence.

Dans le cadre du renforcement des capacités d'intervention des services vétérinaires, le Projet :
 Signera une convention entre le PRODEL et les institutions spécialisées identifiées dans le
PAD et le MEP en vue du développement d’un système d’information sur la santé animale à
la Direction des Services Vétérinaires, de l’organisation des enquêtes épidémiologiques et
de l’appui au réseau de surveillance des maladies animales majeures ;
 Appuiera les vétérinaires privés à travers : (i) l’élaboration de la cartographie du mandat
sanitaire en vue du maillage du territoire ; (ii) l’identification et la sélection des vétérinaires
candidats ; (iii) l’analyse détaillée et le cofinancement de leurs sous-projets pour un montant
ne dépassant pas dix (10) millions de F CFA ;
 Appuiera les organisations de producteurs à vocation sanitaire en fournissant un kit de
médicaments de premières nécessités en vue du démarrage de leurs activités de veille
sanitaire (un cahier des charges sera signé entre la DSV et les OP bénéficiaires à ce sujet) ;
 Mobilisera des expertises pour appuyer le MINEPIA à l’élaboration ou à la mise à jour des
plans de contingence contre les principales maladies animales du réseau d’épidémio-
surveillance, notamment la PPR, la PPCB, la MNC, la FA, la Grippe Aviaire et la PPA/PPC.

177
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

En ce qui concerne l’appui au développement et à la mise en œuvre de la stratégie de


fourniture de matériel génétique amélioré et des aliments de qualité , le Projet assistera le MINEPIA
dans l'élaboration d'une stratégie visant à renforcer l'offre en ressources génétiques animales dans le
pays et d'un plan d'investissement connexe, et contribuera à son financement notamment par l’appui à
cinq stations d’élevage pré-identifiées au cours de la préparation (Kounden pour le porc, Louguere et
Dogba pour les petits ruminants et les cultures fourragères, Wakwa pour les cultures fourragères et les
bovins et une cinquième à déterminer) en vue d’assurer l'approvisionnement en géniteurs de race et
semences fourragères améliorées aux OP. A cet effet, le Projet fera appel à une assistance technique
court terme.

En matière de renforcement des capacités institutionnelles, le Projet appuiera le MINEPIA à


l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan de formation à court, moyen et long termes et d’un plan de
communication sur l’élevage en général et les chaines de valeurs ciblées.

Afin de constituer des interlocuteurs compétents à même de porter véritablement les initiatives
du PRODEL, le Projet s’engagera dans un processus de structuration des acteurs des chaînes de valeurs
ciblées en encourageant le regroupement des acteurs des différentes filières et leurs organisations au
sein des structures faitières fortes et professionnelles, notamment à travers l’appui à la mise en place et
à l’opérationnalisation de dix (10) maisons régionales d’éleveurs.

En matière de gestion des crises et de réponses aux situations d’urgence éligibles dans le sous-
secteur de l’élevage, le Projet appuiera le MINEPIA à élaborer et tester des plans de riposte par la
mobilisation des services de consultants. Les ressources proviendront des réallocations ou ré-
catégorisation des ressources du Projet ou des ressources additionnelles.

La composante 2 sera mise en œuvre à travers les principales activités ci-après :


 Développement participatif et mise en œuvre des plans de gestion des ressources pastorales
(PGRP) ;
 Amélioration des pratiques de production suivant des modèles développés par des partenaires
dans les zones cibles ;
 Renforcement et ou appui à la mise en place des plateformes de dialogue entre les différentes
parties prenantes impliquées dans la gestion des marchés municipaux et la commercialisation
des animaux ;
 Renforcement des capacités des éleveurs et des associations d'éleveurs pour la
commercialisation et le marketing de leurs produits ;
 Amélioration de l’information du marché en mettant l’accent sur l’accès des pasteurs aux
informations pertinentes du marché des produits d’élevage ;
 Amélioration de la résilience des pauvres et communautés affectées par des conflits.

En ce qui concerne le développement participatif et la mise en œuvre des plans de gestion des
ressources pastorales (PGRP), les activités seront exécutées au niveau de trente (30) communes
sélectionnées suivant des critères définies dans le MEP du Projet. Le Projet mobilisera à cet effet des
consultants/cabinets et autres prestataires de services compétents. Le PRODEL utilisera l’approche
développée dans le cadre de la mise en œuvre du PNDP III. La mise en œuvre des PGRP consistera au
cofinancement des investissements y relatifs présentés sous la forme des sous-projets. A cet effet, les
communes bénéficieront d’une subvention du PRODEL à hauteur de 90 pour cent du montant total ; le
reste constituera leur apport (en nature et cash).

178
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

Dans le cadre de l’amélioration des pratiques de production, du renforcement et/ou de l’appui à


la mise en place des plateformes de dialogue entre les différentes parties prenantes impliquées dans la
gestion des marchés municipaux, ainsi que du renforcement des capacités de commercialisation des
éleveurs et de leurs associations, le Projet recrutera par appel d’offres des conseillers et des
consultants/cabinets pour accompagner les services compétents du MINEPIA et des mairies.

La rémunération des conseillers, à négocier, sera fonction de leurs catégories définies ainsi qu’il
suit :
 Catégorie A (au moins Bac + 3) : les Conseillers en Gestion des Exploitations et Pastoralisme
(CGEP), les Conseillers en Développement Organisationnel (CDO) et les Conseillers en
AgriBusiness (CAB) ;
 Catégorie B (niveau BEPC ou plus) : les Conseillers en Animation Pastorale et
Développement Communautaire (CADC).

En ce qui concerne l’amélioration de l’information du marché des produits d’élevage, l’activité


nécessitera le recrutement par le Projet de consultants spécialisés.

Les activités en matière d’amélioration de la résilience des pauvres et communautés affectées


par des conflits s’effectueront dans les régions du Nord et de l'Extrême-nord du pays conformément au
document de mise en œuvre des activités de la sous-composante 2.3. Le Projet envisage appuyer environ
4500 ménages pauvres avec des actifs productifs.

Le Projet appuiera également des groupes de femmes à travers le financement des activités
génératrices de revenus tels que le petit élevage (petits ruminants, volailles villageoises avec des
poulaillers améliorés, lapins, …), la distribution des foyers améliorés et la construction de bio digesteurs
pour minimiser les activités de déforestation, la distribution des intrants alimentaires (farine de soja
notamment) pour réduire les cas de malnutrition des enfants, la distribution des porte-tout et autres
équipements pour réduire la charge de travail ,les dotations en cash d’un montant ne dépassant pas
100 000 F CFA/bénéficiaire pour le petit commerce, etc.

Pour ce qui est de la composante 3, les principales activités comprennent :


 Amélioration de la connaissance de l'offre et de la demande des produits des chaînes de
valeurs ciblées ;
 Mise en relation de la demande et de l’offre ;
 Appui à la préparation des Plans d'Affaires et à la mise en œuvre des sous-projets (SP) des
organisations des producteurs ;
 Mobilisation des institutions financières ;
 Collaboration avec la SFI ;
 Financement des sous-projets/Plans d’Affaires des OP.

Les activités d’amélioration de la connaissance de l'offre et de la demande des produits des


chaînes de valeurs ciblées ainsi que de mise en relation de la demande et de l’offre seront réalisées par
des consultants recrutés par le Projet.

Pour ce qui est de l’appui à la préparation et à la mise en œuvre des plans d'affaires, les
Conseillers (CGEP et CAB) accompagneront les producteurs et les OP porteurs éligibles.

Dans le cadre de la mobilisation des institutions financières, les activités du Projet


comprendront: (i) l'appui aux IFP pour le développement des services et produits financiers adaptés à
l'élevage, permettant d'améliorer leurs systèmes de gestion de l'information et de mettre au point une

179
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

évaluation des risques et des outils de gestion; (ii) la facilitation des relations d'affaires entre les
promoteurs des SP/BP et les IFP; et (iii) la formation des IFP dans le domaine de la production
animale/la valeur ajoutée/l’évaluation de la solvabilité et l’analyse des risques. Une convention de
collaboration sera négociée avec ces IFP.

Les activités de renforcement des capacités des OP liées aux compétences commerciales et
administratives seront menées en partenariat avec la collaboration de la SFI à travers ses partenaires du
« Business Edge ». En effet, le système de formation « Business Edge » a permis à la SFI de se doter
d'une équipe de formateurs locaux et d’un réseau d'entreprises de formation. Le Projet passera un contrat
avec eux pour le renforcement des capacités susmentionnées.

Financement des sous-projets/Plans d’Affaires des OP

En ce qui concerne le financement des sous-projets/plans d’affaires (PA)


Il s’agit de financer les sous-projets (plans d'affaires) des OP développés dans le cadre des
partenariats productifs établis dans la sous-composante 3.1, qui expriment la demande et qui sont
sélectionnés suivant des critères définis, en vue de renforcer leurs capacités à accroitre la productivité
et la production des produits de l'élevage sélectionnés dans les chaînes de valeurs des filières ciblées.

Les procédures de cofinancement des PA comprennent :


 La préparation et la soumission à l’UCR de la requête de cofinancement des PA adressées au
président du CRP ;
 L’évaluation Ex-Anté des requêtes de cofinancement par les UCR (recours à des
compétences externes en cas de nécessité) ;
 La saisine des CRP par le Coordonnateur Régional ;
 L’analyse, la sélection et l’approbation des requêtes de cofinancement par le CRP ;
 La signature de la convention de cofinancement entre l’OP et le Projet.

Pour les porteurs de PA ne sollicitant pas de crédit auprès des IFP (c-à-d l’OP mobilise au moins
40% du coût d’investissement sur fonds propres), la sélection finale desdits PA est du ressort du CRP.

Pour les OP sollicitant un crédit (maximum 30%), la validation finale des PA se fera par les
comités de crédit des IFP après sélection préalable du CRP.

Le financement des PA se fera par tranche et conformément au plan d’investissement retenu et


validé.

Le mécanisme de financement des PA prévoit deux cas de figures :


 Lorsque l’OP fait recours au crédit, la subvention du PRODEL (d’un maximum de 60% de
la valeur du sous projet et sans être supérieur à 150 000 US$) sera déposée dans l’IFP où le
bénéficiaire (OP) aura ouvert un compte intitulé « OP/PRODEL ». Ce compte doit être
préalablement approvisionné par l’apport personnel de l’OP d’un montant minimum de 10
% du coût global du PA, en fonction de la subvention reçue et du crédit accordé par l’IFP ne
dépassant pas 30 % du coût global du PA. L’IFP formalisera ensuite un contrat avec l’OP et
procèdera au virement de la totalité du crédit dans le compte selon les termes du contrat ;
 Lorsque l’OP ne fait pas recours au crédit pour le financement de son PA, la subvention du
PRODEL est débloquée et déposée en une seule tranche dans le compte conjoint
OP/PRODEL et décaissé suivant le plan d’investissement. Chaque déblocage de fonds est
conditionné par un rapport technico-financier validé par l’UCR sur l’état d’avancement des
travaux. Comme dans le premier cas de figure, la subvention du PRODEL ne dépasse pas 60

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République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

% du coût global du PA et est plafonnée à 150 000 USD. L’apport personnel de l’OP est d’au
moins 40%.

2. Mécanismes de décaissement et Suivi Financier des sous-projets

2.1. Mécanisme de Gestion des flux de fonds des sous-projets

Pour ce qui est des sous-projets/PA


Le mécanisme de gestion des flux de fonds décrit d’une part, les mouvements des fonds entre
l’OP et l’IFP, d’autre part entre le PRODEL et l’OP, et enfin les mouvements de dépenses de la
coopérative.

Une fois la convention conclue, l’OP procède à l’ouverture d’un compte bancaire Conjoint
(OP/PRODEL) dans les livres de la Banque partenaire.
 Elle y procède au dépôt de sa quote part d’investissement en numéraire de 10% ;
 L’IFP procède de son côté au décaissement de sa quote part de 30% ;
 Au vu du récépissé de dépôt des 10% de l’OP, le PRODEL procède au virement dans le
Compte Désigné de la subvention de 60% du montant approuvé du PA plafonné à 150 000
US$.

Pour le premier décaissement, l’OP bénéficiaire adressera à l’Unité de Coordination Régionale


du Projet une demande en rapport avec le plan d’investissement.

Pour les décaissements suivants, l’OP saisira l’UCR pour solliciter une évaluation technico-
financière de la phase précédente. L’UCR procédera alors à une évaluation conjointe OP/UCR et l’IFP
si nécessaire. Le décaissement sera fait sur la base de l’évaluation technico-financière positive des
pièces justificatives de la phase concernée.

Afin de s’assurer que les fonds virés dans les comptes bancaires des OP/coopératives sont
utilisés au financement des investissements inscrits dans le PA, les mouvements de fonds sur ledit
compte se feront de manière conjointe entre le Responsable de la structure (ex. Directeur pour les
Coopératives), son Trésorier (ou toute autre personne habilitée) et le Coordonnateur Régional du
PRODEL.

Après la clôture de la convention de cofinancement, l’OP bénéficiaire de la subvention du


PRODEL est libre de la gestion de ses fonds.

2.2. Suivi Technique et Financier des sous-projets

En ce qui concerne les sous-projets/PA

Les sous-projets seront exécutés par l’OP. Elle devra établir, avec l’appui du conseiller, des
rapports d’activités selon une fréquence mensuelle précisée dans la convention.

Les Rapports des activités mensuels, trimestriels, semestriels et annuels seront transmis à l’Unité
de Coordination Régionale. Cette dernière les transmettra trimestriellement à l’Unité de Coordination
du Projet après recoupement, compilation et validation des informations contenues dans lesdits rapports.
Par ailleurs, les UCR élaborent et mettent à jour mensuellement un tableau de bord de suivi de la mise
en œuvre des PA.

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République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

Le personnel technique et financier de l’UCR peut être sollicité à tout moment par le
Coordonnateur Régional, pour procéder à la vérification de l'état d'avancement de la mise en œuvre du
PA.

Une mission de supervision conjointe (Auditeur interne, Comptable National) aura lieu une fois
par trimestre en vue d’évaluer l’environnement du contrôle interne de l’OP/coopérative, ainsi que la
qualité de la gestion financière de l’organisation.

En fin d’exercice, une opinion sera donnée sur les comptes de l’OP/coopérative par un
Commissaire aux comptes agréé.

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CHAPITRE VI : PROCEDURES DE
GESTION COMPTABLE

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Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

1. Organisation comptable

1.1. Configuration comptable

La comptabilité du PRODEL est tenue par l’Unité de Coordination Nationale du Projet.

Le Service Comptable de l’UCNP est responsable de la tenue des comptes relatifs aux opérations
du projet

Cette responsabilité implique :

 L’imputation des pièces comptables


 L’enregistrement des pièces comptables après imputation
 La tenue des livres comptables
 La production et la diffusion des états financiers
 L’exécution des contrôles comptables
 Le classement des documents et pièces comptables

La comptabilité du PRODEL sera tenue dans un système de gestion intégrée. Pour ce faire, un
logiciel de gestion intégrée de la comptabilité des projets en License multi-sites avec la version
consolidation est conseillé.

La comptabilité du PRODEL est tenue par l’Unité de Coordination Nationale du Projet et les
Unités de Coordination Régionales. Ainsi, le Service en charge de la comptabilité de l’UCNP (RAF et
Comptables) est responsable de la tenue des comptes relatifs aux opérations du Projet. Les comptabilités
des UCR sont consolidées au niveau central (UCNP).

L’organisation comptable est centralisée au niveau du site de l’UCNP (siège). L’exercice


comptable va du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.

Les comptabilités des UCR font l’objet de consolidation mensuelle au niveau de l’UCNP.

Préalablement à la consolidation des comptabilités au niveau de l’UCNP, les comptables des


UCR devront tous les mois, au plus tard le 10 du mois N+1, envoyer à l’UCNP les éléments suivant :
 Exportation des mouvements des opérations mensuelles ;
 Exportation des marchés saisis dans le système ;
 L’état de rapprochement du compte bancaire du mois n établi par le comptable et approuvé
par le coordonnateur régional et le RAF au quel sera joint l’extrait bancaire correspondant ;
 L’état récapitulatif des paiements du mois ainsi que les pièces justificatives correspondantes.

1.2. Système comptable

Le système retenu est celui d’une comptabilité d’engagements permettant de constater les
créances et les dettes dès leur naissance.

Le système comptable du PRODEL devrait être basé sur l’utilisation d’un programme
informatique doté de modules intégrés et comprenant :

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Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

 La comptabilité analytique et budgétaire ;


 La gestion des immobilisations ;
 La gestion des marchés ;
 La gestion du personnel ;
 La comptabilité financière.

L’organisation comptable est centralisée au niveau du site de l’UCNP (siège).

La comptabilité du Projet sera tenue selon le système comptable OHADA auquel des adaptations
ont été apportées pour le rendre conforme à la comptabilité de Projet non générateur de revenus.

2. Règles comptables

2.1. Concept d’image fidèle

Les comptes annuels doivent être sincères et réguliers afin de donner une image fidèle du
patrimoine, de la situation financière et des activités du Projet.

2.1.1. Sincérité

Les comptes doivent refléter la réalité du fonctionnement du PRODEL. Par conséquent, ils
seront établis de bonne foi, sans intention, de tromper le lecteur des états financiers.

2.1.2 Régularité

La comptabilité du PRODEL sera tenue en conformité avec les dispositions réglementaires et


en particulier :
 L’accord de crédit ;
 Les normes Comptables.

2.2. Principes comptables

Les principes comptables retenus sont les suivants :

2.2.1. Continuité du projet

Les états financiers du PRODEL sont établis en supposant que le Projet poursuivra normalement
ses activités sans intention de les stopper ou de les réduire de manière significative sur la durée
contractuelle.

Le PRODEL a une durée de six (6) ans renouvelable.

2.2.2. Permanence des méthodes comptables

Les états financiers seront établis d'un exercice à l'autre sans changement ni dans l’application
des principes comptables initialement adoptés, ni dans les modes d'évaluation retenues.

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Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

2.2.3. Principe du coût historique

Les biens acquis à titre onéreux sont comptabilisés à leur coût d'acquisition à leur date d’entrée
dans le patrimoine du Projet.

2.2.4. Principe de prudence

Les comptes seront tenus dans le respect des règles suivantes :


 Réalité et sincérité des pièces comptables,
 Soutien de chaque inscription comptable par une documentation acceptable,
 Evaluation correcte des différentes rubriques des états financiers.

2.2.5. Principe d’importance relative

D’après ce principe, les états financiers doivent révéler toutes les opérations dont l’importance
peut affecter les évaluations et les décisions. L’état annexé doit comporter toutes les informations
d’importance significative.

2.2.6. Principe de non compensation

Aucune compensation ne peut être opérée entre les postes d’actif et de passif du bilan ou entre
les postes de charges et de produits.

2.2.7. Principe de bonne information

Ce principe correspond à l’idée de ‘sincérité objective’ proche des notions anglo-saxonnes de


‘fairness’, de ‘relevant’ et de ‘reliability’. Il souligne l’importance des informations qui doivent figurer
dans l’état annexé dont, en particulier, la description des méthodes utilisées qui dérogeraient au droit
commun.

3. Pièces et documents comptables

3.1. Pièces comptables

1. Les pièces comptables sont les supports de base destinés à soutenir juridiquement les
transactions effectuées par le PRODEL.

Elles sont constituées des éléments suivants :


 Les contrats signés avec d'autres partenaires
 Les bordereaux de versement à la banque
 Les extraits de compte bancaire
 Les justificatifs de dépenses en numéraires
 Les justificatifs des paiements des honoraires
 Les factures d’honoraires
 Les factures fournisseurs
 Les doubles de DRF ou de DPD
 Les états d’inventaire.

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Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

2. La Fiche d’Imputation Comptable (F.I.C), également dénommée Pièce d’Imputation


Comptable (PIC).

La P.I.C. est systématiquement servie à partir des documents énumérés ci-dessus. Elle sert
ensuite de support à la saisie informatique des données comptables et financières.

3. Chaque enregistrement comptable doit être supporté par une F.I.C. à laquelle sont agrafées
les pièces comptables subséquentes.

4. Après enregistrement, la F.I.C. et les documents annexés sont classés par type de journal.

5. Le classement, se fait selon le mode chronologique inversé, la pièce la plus ancienne au fonds
du classeur, et la plus récente en surface. Les documents sont séparés par des intercalaires permettant le
regroupement mensuel des pièces.

6. Toute pièce justificative de dépense doit faire l’objet de contrôles de réalité, de sincérité, et
de conformité avant comptabilisation puis paiement. Sans être exhaustifs, ces contrôles porteront sur :
 L’existence d’un contrat ou d’une commande ;
 La conformité de la pièce au contrat ou au bon de commande ;
 La vérification que la livraison est faite ou que le service est rendu ;
 Le contrôle arithmétique de la pièce ;
 La vérification de la prévision budgétaire ;
 Le contrôle de l’éligibilité de la dépense.

7. Le RAF doit s’assurer que les contrôles ci-dessus ont été exercés par le comptable, faute de
quoi il prend l’initiative de lui faire retourner les documents.
8. Les factures reçues des fournisseurs font l’objet d’une numérotation interne en continue. Les
originaux sont classés dans le dossier individuel du fournisseur. Une copie est classée comme pièce
justificative dans le classeur des pièces comptables d’achat, la deuxième copie sert de support à la
justification de la DRF émise.
9. Après toute imputation sur la P.I.C par le comptable (qui marque son visa), le RAF se charge
de vérifier que l’imputation respecte les règles de l’art et appose son visa, pour approuver l’imputation
faite par le comptable.
10. Lors du contrôle de l’imputation, le RAF devra veiller à ce que les points suivants ont été
remplis : (N° auxiliaire, Code activité, Poste budgétaire, Code financier et catégorie, Débit, Crédit).

3.2. Journaux comptables

Les journaux comptables retracent les écritures enregistrées. Chacune de celles-ci doit
comporter :
 La date de l'opération
 Les numéros des comptes utilisés
 Le numéro de pièce comptable
 Un libellé explicatif
 Les imputations budgétaire, analytique, financière et géographique (unité ou entité
d’exécution)
 le montant inscrit au débit ou au crédit.

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Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

3.2.1. Journal des achats

Il reçoit les opérations relatives à la constatation des dépenses de fonctionnement ou


d’investissement.

Les principales factures remises par les fournisseurs portent sur les acquisitions suivantes :

 Achats de fournitures, de carburant…


 Achats d'immobilisations
 Dépenses de fonctionnement telles que loyers, téléphone, électricité, assurance, entretien,
fournitures diverses.

3.2.2. Journal des opérations diverses

Il enregistre les écritures correctives ainsi que les opérations spécifiques.

3.2.3. Journal de banque

Il répertorie par compte bancaire, toutes les opérations financières passées par la banque pour le
compte du Projet.
Il distingue d’une part, les décaissements tels que les paiements faits par l’UCNP en règlement
des factures fournisseurs, les frais de mission, les frais financiers ou les frais de gestion prélevés par la
banque.
Il enregistre également les encaissements tels que ceux en provenance des bailleurs, les produits
financiers etc.
Il est ouvert un journal de banque par compte bancaire

3.2.4. Journal de demandes de paiement

Il est chargé de répertorier toutes les demandes de paiement établies par la coordination et
transmise à la CAA dans le cadre du projet.

Il permettra de détecter les demandes de paiement déjà approuvées par la CAA et les demandes
de paiement en attente d’approbation.

3.3. Les livres comptables

Les livres comptables à tenir par la coordination du PRODEL sont essentiellement les livres
comptables obligatoires. La tenue de livres particuliers peut être demandée par la Banque Mondiale.

Les livres dont la tenue est rendue obligatoire par le droit comptable sont :

 le livre - journal, dans lequel sont inscrits chronologiquement les mouvements enregistrés en
comptabilité ;
 le grand - livre, constitué par l’ensemble des comptes ouverts, où sont reportés
simultanément au journal, compte par compte les différents mouvements de la période ;
 le livre d’inventaire, sur lequel sont transcrits le Bilan et les opérations d’inventaire ;

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Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

 la balance générale des comptes, état récapitulatif faisant apparaître, à la clôture d’une
période, pour chaque compte, le solde d’ouverture (débiteur ou créditeur), le cumul des
mouvements débit et des mouvements crédit de la période et le solde de clôture (débiteur ou
créditeur) à la date considérée ;

4. Planning des travaux comptables

La comptabilité du PRODEL est tenue en temps réel, de manière à disposer instantanément des
informations nécessaires à la prise de décision. Comme l’exige le droit comptable OHADA, les
traitements des opérations comptables doit être informatisé. Ainsi, le même système de traitement des
données doit être installé au niveau national et au niveau des régions.

4.1. Travaux quotidiens

Ils consisteront pour l’essentiel à la gestion et au suivi de la trésorerie du Projet, le suivi du


compte désigné, du suivi des achats et des prestations de services.

Ces travaux sont pour l’essentiel effectués par le comptable aux niveau national et régional, sous
la supervision du RAF et consistent :

 À l’Imputation des transactions bancaires (chèques, ordres de virement, bordereaux de


versements, avis de débit et crédit, remises des chèques) ;
 Au Contrôle des imputations ;
 À la Saisie des transactions bancaires.

Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivant :

 Position journalière de trésorerie bancaire ;


 Etat journalier de chèques reçus.

4.1.1. Pour les achats

 Imputation des factures ;


 Contrôle des imputations ;
 Saisie des factures.

Ces travaux donnent lieu à la mise à jour de la situation des engagements liquidés.

4.2. Production des éléments du tableau de bord mensuel

Les éléments du tableau de bord en relation avec la comptabilité dont la production mensuelle
est obligatoire sont les suivants :

1. Grand livre, balances générale et auxiliaire ;


2. Situation de trésorerie (banques et caisse) ;
3. Etat mensuel des DRF et DPD ;
4. Etat mensuel de l’exécution budgétaire ;
5. Etat des engagements de dépenses.

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Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

A cet effet, les Comptables Régionaux transmettent sur supports électroniques leurs données
mensuelles à la coordination nationale pour consolidation.

Soit M la fin d’un mois d’activité. Le planning d’exécution des travaux à conduire est le suivant :

TRAVAUX MENSUELS PAR DELAI (J)


- Edition des grands livres, journaux balances RAF & Compta M+3
- Etats de rapprochement des banques RAF & Compta M+5
- Ecritures d’ajustement RAF & Compta M+7
- Edition des documents mensuels (Demande de Retrait des Fonds) RAF & Compta M+8
et présentation au Coordonnateur du projet
- Elaboration des documents de synthèse des DRF, DPD…. RAF & Compta M+10
- Examen par le Coordonnateur du projet et transmission aux UCNP M+11
partenaires.

Le RAF est tenu au respect du planning ci-dessus afin de satisfaire les exigences de la BM.
Le Coordonnateur du Projet est informé de toute difficulté d’exécution. En cas de nécessité,
celui-ci prendra des décisions appropriées pour que ce calendrier soit respecté.

Les principaux travaux mensuels sont résumés ci-dessous.

4.2.1. Trésorerie : Suivi du Compte Désigné et des fonds de contrepartie

Ces tâches seront effectuées par le comptable et supervisées par le RAF.

 Collecte des relevés et avis d’opérations bancaires ;


 Comptabilisation des frais bancaires ;
 Edition des journaux de banques et rapprochement avec la comptabilité générale ;
 Contrôle des saisies du mois ;
 Etablissement des états de rapprochement bancaire et analyse ;
 Vérification de la cohérence du solde du compte de crédit, rapprochement avec le solde
annoncé par la Banque Mondiale ;
 Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation ;
 Edition des journaux de banque définitifs et contrôle de la cohérence avec la comptabilité
générale ;
 Vérification du classement des pièces et documents de banque (relevés de banque, avis de
crédit et de débit, ordres de virement) ;
 Suivi des opérations de trésorerie non dénouées (opérations de virement en attente, chèques
ou documents réceptionnés mais non transmis).

Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :

 Position de trésorerie bancaire ;


 Situation des flux de trésorerie de la période ;
 Encaissements ;
 Décaissements ;
 Flux nets ;

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Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

 Suivi des réalisations de la trésorerie ;


 Actualisation du budget de trésorerie ;
 Etat de suivi des chèques reçus.

4.2.2. Achats

Effectué par le comptable et supervisé par le RAF :

 Edition du journal d’achats ;


 Contrôle de la saisie ;
 Rapprochement des documents informatiques pour cohérence ;
 Justification des soldes fournisseurs et analyse ;
 Classement des pièces justificatives ;
 Vérification du classement correct des pièces justificatives.

Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :

 Balance fournisseurs ;
 Etat des engagements liquidés.

4.2.3. Stocks

Il consiste à :
 Inventaire des stocks ;
 Saisie de Bon d’entrée et Bon de sortie ;
 Mise à jour des fiches des stocks ;

Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :

 Etat des entrées en stocks ;


 Etat des sorties des stocks ;
 Etat de rapprochement comptabilité/gestion des stocks.

4.2.4. Financement Bailleur de fonds

Il est effectué par le RAF et comprend :

 Etablissement de l’état de reconstitution du Compte Désigné du Projet ;


 Collecte des relevés mensuels des décaissements du bailleur de fonds ;
 Edition du journal des demandes de retrait de fonds et rapprochement avec la comptabilité
générale ;
 Edition du journal des demandes de paiement direct et rapprochement avec la comptabilité
générale ;
 Justification du solde des comptes du suivi des demandes de retrait de fonds et de paiement
direct (compte d’actif et de passif) et rapprochement avec le registre de suivi des demandes
de retrait des fonds ;

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Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

 Justification du solde des comptes du crédit et contrôle de la cohérence du solde avec les
informations figurant sur les relevés mensuels des décaissements du bailleur de fonds ;
 Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation.

Ces travaux donnent lieu à la production de documents suivants :

 Etat de reconstitution de Compte Désigné ;


 Synthèse mensuelle des décaissements de l’IDA ;
 Synthèse mensuelle des demandes de paiement direct et de leur suivi ;
 Synthèse mensuelle des demandes de retrait de fonds et de leur suivi.

4.2.5. Paiement des honoraires de consultants

Cette tâche est effectuée par le RAF, assisté du comptable. Elle consiste en :
 Préparation des éléments de paie des consultants ;
 Saisie de ces éléments ;
 Préparation des demandes de paiement à envoyer à la CAA ;
 Préparation de la fiche récapitulative mensuelle ;
 Centralisation ;
 Saisie des écritures comptables ;
 Classement des doubles des justificatifs de paiement ;
 Saisie des écritures comptables de centralisation ;
 Edition du journal de paiement des honoraires ;
 Rapprochement entre ce journal et la comptabilité générale.

Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :

 Etat des honoraires ;


 Justificatif de paie des honoraires ;
 Etat des retenues sur honoraires ;
 Etat des avances et des acomptes sur honoraires.

4.2.6. Immobilisations

Les activités relatives au suivi des immobilisations incombent au RAF et consiste entre autres
en :
 Mise à jour des états d’immobilisations après les nouvelles acquisitions ;
 Etablissement ou édition des fiches d’immobilisations relatives aux acquisitions du mois et
rapprochement avec les pièces justificatives.

Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :

Etat détaillé des immobilisations après rapprochement entre Grand Livre /Fiches/Listing.

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Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

4.2.7. Travaux de synthèse

Ces tâches sont du ressort du RAF et consistent en :


 Edition de la balance générale ;
 Edition du Grand Livre général (à titre exceptionnel) ;
 Edition des documents de synthèse (bilan, grand livre, compte de résultat, tableau emplois-
ressources, état récapitulatif, rapprochement bancaire, annexes) ;
 Edition des états de reporting ;
 Edition des états de suivi analytique ;
 Edition des états de trésorerie ;
 Edition des états de suivi budgétaire ;
 Comparaison des réalisations de la période avec le budget et explication des écarts ;
 Les rapports de suivi financier (RSF).

Les principes qui gouvernent les rapports de suivi financier (RSF) sont les suivants :

Ces rapports doivent contenir des informations utiles pour l’emprunteur tout en fournissant à la
Banque Mondiale ou à tout autre bailleur de fonds des indications suffisantes pour déterminer :
 Si les fonds décaissés servent aux fins pour lesquelles, ils ont été fournis ;
 Si l’exécution du Projet est en bonne voie, et ;
 Si les coûts budgétaires ne seront pas dépassés.

Les données financières doivent être liées aux renseignements concernant l’avancement
physique des activités et la passation des marchés pour permettre de vérifier la cohérence entre
l’évolution de la situation financière et les progrès au plan physique. Le suivi des dépenses par rapport
au déroulement des opérations est un élément clé pour s’assurer de la maîtrise financière de Projet.

Le RSF comprend :

 Un rapport financier ;
 Un rapport sur l’avancement physique des activités ;
 Un rapport sur la passation des marchés.

La périodicité de présentation des rapports de suivi financier à la Banque Mondiale est de trois
(03) mois. Par ailleurs, les RSF doivent être soumis à la BM dans un délai de quarante-cinq (45) jours
suivant la fin du trimestre.

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Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

4.3. Planning d’arrêté des comptes annuels

1. Soit N la date de clôture des comptes annuels, celle-ci correspondant au 31 Décembre,


2. Le planning d’arrêter des comptes de fin d’exercice du PRODEL est le suivant :

TRAVAUX MENSUELS PAR DELAI (J)


-Inventaire de caisse, des immobilisations, et des stocks RAF & Compta N
-Rapprochements entre inventaires et inscriptions Comptables RAF & Compta N+5
-Etats de rapprochement bancaire, situation des DRF & DPD RAF & Compta N+20
-Edition du récapitulatif annuel des honoraires de consultants RAF & Compta N+25
-Edition et analyse des grand-livres, balances RAF & Compta N+35
-Ecritures d’inventaires et de régularisation. Production des grand- RAF & Compta N+40
livres et balances analysés
-Examen des documents par le Coordonnateur du projet et la préparation UCNP N+45
des éléments de son rapport
-Production des états de synthèse et éléments définitifs du tableau de RAF & Compta N+60
bord. RAF & Compta N+65
-Transmission des états de synthèse au Coordonnateur UCNP N+80
-Transmission des documents à l’auditeur. Rapport financier et rapport
de synthèse Auditeur N+150
-Rapport des auditeurs

Les travaux annuels consistent pour l’essentiel aux travaux de fin d’exercice notamment :

4.3.1. Travaux d’inventaires

Ces travaux sont de la responsabilité du RAF et il peut être assisté des membres du comité
d’inventaire. Ils concernent entre autres :

 Inventaires physiques (Bons de carburant, Fournitures, Immobilisations et autres biens du


Projet) en présence de l’auditeur externe ;
 Inventaires des engagements non liquidés auprès de fournisseurs.

Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :

 Situation de trésorerie ;
 Etat d’inventaire des stocks de carburant ;
 Etat d’inventaire des immobilisations ;
 Etat d’inventaires des fournitures.
 Etat des engagements non liquidés

4.3.2. Etat de suivi des paiements d’honoraires de consultants

Ces travaux sont effectués par le RAF, et ils donnent lieu à la production des documents
suivants :

 Edition de l’état récapitulatif annuel des honoraires par consultant ;

194
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 Edition de l’état récapitulatif annuel des retenues d’impôts et des charges sociales sur
honoraires.

4.3.3. Travaux de suivi des immobilisations

Ces travaux sont de la responsabilité du RAF, et ils donnent lieu à :

 Inventaire physique des immobilisations du Projet ;


 Edition des tableaux des immobilisations et rapprochement avec les pièces justificatives et
la comptabilité générale ;
 Edition du tableau de la balance de contrôle Comptabilité Générale/Etat des immobilisations
(Module de gestion comptable des immobilisations)/Fichier des immobilisations (Gestion
physique des immobilisations) ;
 Présenter les plans comptables analytique et budgétaire spécifiques envisagés dans le cadre
du Projet.

4.3.4. Etablissement des états comptables et financiers

Les états comptables et financiers suivants doivent être produits par l’Unité de Coordination
Nationale du Projet :
 Etat des DRF produits mensuellement ;
 Rapport de suivi financier annuel avec un délai de quarante-cinq (45) jours à compter de la
fin de l’exercice ;
 Etats financiers : Chaque fin d’année ;
 Rapport d’audits : Chaque année avec un délai de six (06) mois suivant la clôture de
l’exercice.

Contenu du rapport de suivi financier (RSF)

Le rapport de suivi financier doit contenir les informations suivantes :

1. L’introduction.
2. L’examen de l’état d’avancement du Projet.
3. Le tableau des recettes et des paiements par source de financement en distinguant la partie
concernant la période du rapport et la partie cumulée.
4. Le tableau des emplois des fonds du Projet par activités avec un comparatif entre le
prévisionnel et le réalisé, le tableau des recettes et des paiements pourra servir en appui.
5. Le rapport sur l’avancement des activités en comparant l’avancement physique au taux
d’utilisation des fonds budgétaires.
6. Le rapport sur la passation des marchés en ressortant les points significatifs.

5. Schémas d’écritures comptables

5.1. Méthodes de comptabilisation

 Les opérations sont enregistrées chronologiquement et sans retard de manière à disposer de


données comptables actualisées en temps réel.
 La performance de l’organisation comptable est mesurée à partir des critères suivants :

195
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- exhaustivité : toutes les opérations font l’objet d’un enregistrement comptable,


- réalité : tout enregistrement est justifié par une opération,
- exactitude : il n’y a pas d’erreur dans la comptabilisation des montants,
- bonne période : chaque opération est enregistrée dans la période à laquelle elle se rattache.

5.2. Les opérations courantes

5.2.1. Fonds de dotation initiale

Le comptable :
 Reçoit les preuves du dépôt initial des fonds en banque ;
 Procède aux imputations comptables ;
 Remplit la FIC selon le schéma suivant :

Compte N° Code Poste Code financier


Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie

Dépôt initial
52
X
Fonds de
10 X
dotation

5.2.2. Acquisition d’investissement et achats de biens ou services

Le Comptable :
 Reçoit les pièces Comptables et effectue le contrôle de cohérence adéquat ;
 Procède aux imputations dans le respect des plans comptables conçus ;
 Remplit la FIC selon le schéma ci-dessous :
Compte N° Code Poste Code financier
Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie
2 ou 6 Intitulé de X
l’achat
445 TVA X
récupérable
401 Nom du X
fournisseur

196
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5.2.3. Règlement des factures

1. Le règlement de la dette envers les fournisseurs se fait par chèque ou virement.

2. Les références du paiement sont portées sur la facture et l’écriture suivante est passée dans le
journal de banque correspondant.

Compte N° Code Poste Code financier


Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie

Nom du
fournisseur
401
+ réf facture

X
Chèque N°
Ou
52 X
ordre de
virement N°

5.2.4 Versement d’une avance de démarrage

La comptabilisation de l’avance de démarrage obtenue d’un attributaire de marché ayant produit


une caution bancaire en garantie de l’avance à percevoir est traitée comme suit :

Compte N° Code Poste Code financier


Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie
409 Avance de X
démarrage

52 Chèque N° X

Le compte 409 positionné à l’actif du bilan constate la créance du Projet sur le fournisseur durant
toute la période d’exécution du contrat.

5.2.4. Encaissement par le PRODEL des avances de fonds

A la réception des avances de fonds dans le compte désigné, l’écriture suivante est passée dans
le journal de banque correspondant :

Compte N° Code Poste Code financier


Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie
52 Chèque ou X
virement N°

1021 Avance de
fonds IDA X

197
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5.2.5. Comptabilisation des frais de mission

La comptabilisation des frais de mission se fait en deux étapes :

 Lors du paiement de l’avance sur frais de mission : Le montant de l’avance est comptabilisé
au débit d’un compte de tiers « personnel désigné en mission » par le crédit d’un compte de
trésorerie ;
 De retour de mission, le personnel désigné en mission établit (sous 3 jours) un rapport de
mission comprenant les diverses pièces relatives à la mission. Les documents sont transmis
au RAF pour traitement comptable. L’analyse du rapport permettra de passer les opérations
suivantes :
 Débiter le compte de charge « frais de mission » pour la partie des frais effectivement
dépensés ;
 Débiter un compte de trésorerie pour le reliquat des frais reversés (non dépensés) par le
personnel désigné en mission ;
 Créditer le compte du tiers (personnel désigné en mission) du montant total des avances
de frais

5.3. Comptabilisation de la Demande de Remboursement des Fonds (DRF)

5.3.1. Emission de la DRF

Avant l’émission de la DRF, il convient de faire le point sur la répartition des sommes utilisées
par catégories de dépenses. Ce travail conduit à passer l’écriture suivante sur le journal d’opérations
diverses :

Compte N° Code Poste Code financier


Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie

4581 DRF N°… émise X

Dotation compl.
1022 X

5.3.2. Paiement de la DRF par l’IDA

A la réception de l’avis de crédit de la banque attestant du remboursement effectif des fonds par
l’IDA, l’écriture suivante est enregistrée :

Compte N° Code Poste Code financier


Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie
52 Avis de crédit X

4581 DRF N°….. X


encaissé

198
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5.4. Comptabilisation de la demande de paiement directe (DPD)

5.4.1. Emission de la DPD

Avant l’émission de la DPD, il convient de faire le point sur la répartition des sommes utilisées
entre celles relatives aux investissements et celles concernant le fonctionnement. Ce travail conduit à
passer l’écriture suivante sur le journal d’opérations diverses :

Compte N° Code Poste Code financier


Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie

4583 DPD N°… X


émise

1028 Autres dotations X


(DPD)

5.4.2. Paiement de la DPD par l’IDA

A la réception de l’avis de la banque confirmant le paiement direct du fournisseur par l’IDA,


l’écriture suivante est comptabilisée sur le journal d’opérations diverses. :

Compte N° Code Poste Code financier


Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie

401 Avis de débit N° X

4583 DPD N° ... X


réglée

199
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5.5. Comptabilisation des honoraires des consultants

5.5.1. Comptabilisation des honoraires

A la fin de chaque mois, les états des honoraires sont établis ainsi qu’un état récapitulatif des
sommes précomptées.

Les écritures relatives à ces opérations sont comptabilisées comme suit dans le journal
d’opérations diverses :
Compte N° Code Poste Code financier
Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie
6324 Honoraires X

6612 Primes X

4013 Honoraires dus X

5.5.2. Paiement des honoraires

Les chèques émis en paiement des honoraires des consultants sont comptabilisés dans le journal
de banque approprié.

Compte N° Code Poste Code financier


Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie

4013 Honoraires dus X

52 X

5.6. Opérations particulières

5.6.1. Opérations sur immobilisations

Il s’agit d’opérations portant sur la mise au rebut, le vol ou la destruction d’un bien durable.

REFORME D’UN MATERIEL DE TRANSPORT

Compte N° Code Poste Code financier


Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie

812000 VCN X

284500 Amortissement X

245100 Mat de transport X

200
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L’écriture ci-dessus constate la sortie de l’actif du bien reformé

L’encaissement du prix de cession est comptabilisé ainsi :

Compte N° Code Poste Code financier


Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie

521 Banque X

822 Produit de cession X

5.6.2. Ajustements bancaires

A la suite de l’établissement des états de rapprochement bancaire, certains ajustements


comptables sont nécessaires afin de tenir compte par exemple des prélèvements opérés par la banque au
titre des agios et frais de services bancaires non connus ou de mouvements financiers divers en cours
de mois.

Les schémas d’écritures présentés ne sont pas exhaustifs mais indiquent les opérations les plus
couramment décelées après établissement des états de rapprochement bancaire.

5.6.2.1. Agios bancaires

Compte N° Code Poste Code financier


Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie

67 Intérêts X

521 1000 Banque X

5.6.2.2. Services bancaires divers

Compte N° Code Poste Code financier


Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie

63 800 Commissions X
bancaires

521 1000 Banque X

201
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5.6.2.3. Transfert financier reçu mais non comptabilisé

Il peut s’agir par exemple, de la réception de fonds d’une DRF dont le comptable n’a pas reçu
l’avis de crédit avant les travaux d’inventaire.

Compte N° Code Poste Code financier


Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie

521100 Banque X

458 100 DRF émise X

5.6.3. ANALYSE DES COMPTES DE TIERS

Les comptes de tiers (classe 4) retracent les opérations non encore dénouées.
Les soldes de comptes doivent être analysés et expliqués individuellement.
Le mode opératoire est le suivant :
 Edition du grand livre auxiliaire des comptes de tiers,
 Rapprochement entre les écritures du débit et celles du crédit,
 Confection et utilisation d’une feuille de travail expliquant le solde du compte en indiquant
les références des pièces justificatives de chaque élément constituant ce solde
 Identification et correction comptables des erreurs et anomalies telles que les reclassements
comme indiqués dans les schémas ci-dessous :

5.6.3.1. Reclassement

Compte N° Code Poste Code financier


Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie

401 XX Fournisseur X

401 YY Fournisseur X

Les erreurs d’imputation peuvent également porter sur les codes budgétaires, bailleurs etc.

5.6.3.2. Double règlement de fournisseur

Une telle situation doit être rarissime dans la mesure où :


 Seule la facture originale du fournisseur a été comptabilisée
 Le paiement du fournisseur est effectué au vu de cet original.

202
République du Cameroun
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Après mise en œuvre de la procédure de restitution par le fournisseur du second paiement,


l’écriture suivante est comptabilisée :

Compte N° Code Poste Code financier


Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie

521 100 Encaiss double X


règlement
401 Fournisseur X

FICHE D’ANALYSE DE COMPTE DE BANQUE

Banque :…………………..

Compte n° :…………………………

Mois de : ……………………

Libellé Débit Crédit Date de Observations


l’opération
Solde comptable

Justification des corrections :

Solde de la banque

Le Comptable Date :

203
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5.7. Comptabilisation des opérations d’inventaire

5.7.1. Inventaire de caisse

 Le solde du compte de caisse doit être ramené à son solde physique déterminé à la suite de
l’inventaire.
 L’inventaire de caisse aboutit à deux situations possibles :
- Le solde physique est conforme au solde du brouillard de caisse : dans cette hypothèse
aucune écriture n’est à enregistrer
- Le solde physique est inférieur ou supérieur au solde du brouillard : le comptable
recherche l’origine de l’écart puis enregistre l’une ou l’autre des écritures d’ajustement
selon qu’il s’agisse d’un déficit non recouvrable ou d’un excédent inexpliqué.

5.7.2. Comptabilisation des stocks

 Les stocks (fournitures, médicaments, consommables, carburants, etc.) font l’objet de prises
d’inventaires périodiques (cf. procédures de gestion du patrimoine) ;
 Les stocks font ensuite l’objet d’une valorisation au coût d’achat ;
 Ce coût est éventuellement ajusté au cours du jour chaque fois qu’une dépréciation est
constatée ;
 Les écritures d’enregistrement de l’inventaire des stocks ne font pas l’objet d’imputation
budgétaire, financière et analytique ;
 Les principaux schémas comptables sont les suivants :

5.7.2.1. Annulation du stock initial

Compte N° Code Poste Code financier


Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie

603 Variation de stock X

33 Stock X

Cette écriture est passée pour chaque type de stock

5.7.2.2. Comptabilisation du stock final

Compte N° Code Poste Code financier


Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie

33 Stock X

603 Variation de stock X

Cette écriture est également enregistrée pour chaque type de stock.

204
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5.7.2.3. Comptabilisation des dépréciations de stocks

Compte N° Code Poste Code financier


Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie
659 Dotation prov X

39 Dépréciation de
stock X

Cette écriture est passée pour chaque catégorie de stocks

5.7.2.4. Constatation de la disparition de stocks

Compte N° Code Poste Code financier


Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie

831 X

33 X

5.7.3. Rattachement des charges et des produits à l’exercice d’origine

Les charges et les produits nés au cours d’un exercice donné doivent être rattachés à cet exercice
et ne doivent pas être transférés sur l’exercice suivant.

Les principaux schémas d’écritures de rattachement sont les suivant :


Frais de mission, de séminaires, de formation en cours

Le Comptable :
1. Recense les dépenses relatives aux missions, aux formations et autres activités ayant fait
l’objet de versement d’avances à régulariser ;
2. Il examine les ordres de mission ainsi que les autres supports de justification des dépenses
afin de déterminer la durée de l’activité réputée chevaucher sur deux exercices comptables ;
3. Il évalue au prorata temporis, la partie imputable à l’exercice dont les comptes doivent être
arrêtés et comptabilise les sommes appropriées selon le schéma suivant :
Compte N° Code Poste Code financier
Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire et catégorie
605 300 Carburant X

627 720 Perdiems X

638 400 Hôtels X

6324 Honoraires X

408 Four. Factures non X


parvenues

205
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6. ETATS FINANCIERS

Ci-dessous les différents états devant être produits par l’Unité de Coordination Nationale du
Projet :

 Le bilan, le compte de résultat et l’état annexé ;


 Les états certifiés de dépenses ;
 Le tableau des emplois et ressources ;
 L’état d’exécution budgétaire ;
 Le suivi de l’utilisation des crédits ;
 Le Rapport de Suivi Financier.

La séquence applicable à leur élaboration est la suivante :

1. Saisie des pièces comptables dans les journaux auxiliaires


2. Centralisation au journal général ;
3. Etablissement du grand-livre ;
4. Etablissement de la balance générale et des balances auxiliaires ;
5. Analyses des comptes et passation des écritures correctives ;
6. Comptabilisation des écritures d’inventaires ;
7. Elaboration des états financiers.

Les modèles des différents états financiers sont joints en annexe.

7. ETATS FINANCIERS ET SYSTEME DE REPORTING

7.1. Généralités

Les Unités de Coordination Régionales (UCR) et l’Unité de Coordination Nationale du


PRODEL arrêtent la comptabilité chaque année au 31 décembre. Les travaux effectués ont pour objet :

 D’établir les documents comptables de fin d’exercice à transmettre aux bailleurs de fonds ;
 De clôturer l’exercice comptable ;
 De permettre la réalisation de l’audit des comptes annuels.

Un arrêté intérimaire est effectué à la fin du 1er semestre, soit le 30 Juin de chaque année.

En outre, l’Unité de Coordination Nationale du PROJET (UCNP) doit soumettre les comptes
consolidés du PRODEL à l’IDA à la fin de chaque trimestre.

7.2. Système et obligations de reporting

L’objectif principal du reporting est une harmonisation des normes de rapports du coordonnateur
avec les Unités de Coordination Régionales.

Le principe d’une consolidation des informations techniques et financières est la base des
obligations de reporting, selon le schéma suivant :

206
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- Consolidation PRODEL Bailleurs


- Reporting UCNP Gouvernement
Autres tiers
Coordonnateur
- saisie et
UCR3 Traitement
Opérations
de base
- reporting
UCR1 UCR2 UCR

7.2.1. Les obligations de reporting de L’UNITÉ DE COORDINATION NATIONALE DU


PROJET (UCNP) (via le Coordonnateur du PRODEL)

Les obligations de reporting du coordonnateur/L’UNITÉ DE COORDINATION NATIONALE


DU PROJET (UCNP) du PRODEL sont de deux ordres :

 Les obligations vis-à-vis de l’IDA à travers la procédure officielle décrites dans les directives
pour le financement axé sur la performance. Elles sont résumées dans le tableau présenté à
la page suivante ;
 Les obligations de reporting internes nécessaire pour le bon fonctionnement et un bon suivi
des activités du projet.

Ces rapports seront présentés mensuellement, trimestriellement et annuellement :

 Les sources et emplois des fonds du Projet, tant cumulativement que pour la période couverte
par le rapport en indiquant séparément les fonds accordés au titre de la subvention et
expliquer les écarts entre les ressources et emplois prévisionnels et effectifs ;
 L’état des immobilisations corporelles et incorporelles du PRODEL ;
 L’avancement matériel de l’exécution du Projet cumulativement et pour la période couverte
par le rapport et expliquer les écarts entre le budget et les résultats obtenus dans le cadre du
Projet ;
 L’état d’avancement de la passation des marchés du Projet à la fin de la période couverte par
le rapport.

Les rapports d’avancement annuel technique et financier reprendront les documents élaborés à
des fins d’usage tant externe qu’interne. Ce sont :

 Les Etats financiers annuels ;


 Le Rapport portant sur les activités réalisées ;
 Les audits financiers ;

Tous les états mensuels (UCR, UCNP et consolidés) sont destinés exclusivement aux besoins
internes de suivi du projet. Seuls les états trimestriels sont transmis à l’IDA.

207
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

OBLIGATIONS DE REPORTING PERIODIQUE DU L’UNITÉ DE COORDINATION


NATIONALE DU PROJET (UCNP)

DATE LIMITE DE
N° ETAT DESCRIPTION PERIODICITE RESPONSABLE
TRANSMISSION
RAF L’UNITÉ DE
Etats financiers COORDINATION
trimestriels non audités DU NATIONALE
PROJET (UCNP)
Etat cumulatif de
l’avancement matériel Trimestre Coordonnateur
Rapport de de l’exécution du Projet + 45 jours
Projet
suivi avec comparaison au
financier du budget
1 PRODEL Spécialiste de la
Trimestriel
passation des
marchés L’UNITÉ
Etat d’avancement de la Trimestriel
+ 45 jours DE
passation des marchés
COORDINATION
NATIONALE DU
PROJET (UCNP)
Rapport
Informations du suivi du Coordonnateur
technique du
programme national du Projet
PRODEL
Coordonnateur
Rapport Etats financiers annuels Année + 6 mois Projet
d’avancement audités mois avec RAF
2 annuel Rapport d’activités Annuel L’UNITÉ DE
technique et réalisées Année COORDINATION
financier du Rapport de suivi du + 6 mois NATIONALE DU
PRODEL programme PROJET (UCNP)

7.2.2. Les obligations de reporting d’une UCR

Les obligations de reporting de chaque Unité de Coordination Régionale tournent


essentiellement autour du Plan de Travail et de Budget Annuel (PTBA) adopté en début d’année. Ils
sont l’état des indicateurs de résultats du Plan d’Action.

Le reporting des URC et de l’UCNP comprendra des rapports mensuels, trimestriels et annuels
suivants :

 Etat cumulatif présentant les ressources et les emplois de fonds de l’UCR ;


 Etat cumulatif de l’avancement matériel de l’exécution du Projet avec comparaison au
PTBA ;
 Informations programmatiques.

208
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

Dès l’achèvement du Plan de travail, l’UCR doit établir un rapport présentant l’avancement
matériel de l’exécution du Plan de travail et expliquer les écarts entre les objectifs prévus et les résultats
obtenus dans le cadre du Projet.

Le tableau de la page suivante résume les rapports et leur périodicité.

OBLIGATIONS DE REPORTING PERIODIQUE D’UNE URC

DATE LIMITE DE
N° ETAT DESCRIPTION PERIODICITE RESPONSABLE
TRANSMISSION
Etat cumulatif des
ressources et des
emplois de fonds
Rapport de Etat cumulatif de
suivi l’avancement
Comptable
financier de matériel de
régional
1 l’UCR l’exécution du Mensuel Mois +15 jours
Coordonnateur
Projet avec
Régional
comparaison au
PTBA (i)
Rapport
Informations sur
technique
le suivi du Projet
UCR
Etat cumulatif des
ressources et des
emplois de fonds
Rapport de Etat cumulatif de
suivi l’avancement
Comptable
financier de matériel de
régional
2 l’UCR l’exécution du Trimestriel Trimestre +15 jours
Coordonnateur
Projet avec
Régional
comparaison au
PTBA (i)
Rapport
Informations -
technique
suivi programme
UCR
Etats financiers
annuels
Rapport Rapport - Comptable
d’avancement d’activités régional
annuel réalisées
3 Annuel Année + 15 jours
technique et Rapport de suivi - Coordonnateur
financier et de du Projet et Plan Régional
l’UCR actualisé de - SPM
Passation des
marchés

(i) Plan de travail et Budget Annuel (PTBA)

209
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

7.3. Etablissement des comptes annuels des UCR

7.3.1. Présentation générale

7.3.1.1. Définitions

Les comptes annuels comprennent le tableau emplois-ressources (TER), le tableau des


immobilisations, le compte de résultat et une annexe. Ils forment un tout indissociable :

 Le TER décrit séparément, à la clôture de l’exercice, les éléments actifs et passifs du


PRODEL et fait apparaître de façon distincte les ressources ;
 Le compte de résultat récapitule les produits et les charges de l’exercice, sans qu’il soit tenu
compte de la date de paiement. Il fait apparaître par différence un résultat nul ;
 L’annexe complète et commente l’information donnée par le TER et le compte de résultat.

7.3.1.2. Règles d’établissement des comptes annuels

Les comptes annuels doivent être réguliers, sincères, et présenter une image fidèle du patrimoine,
de la situation financière du Projet.

Il convient de noter :

 Que les comptes annuels doivent mettre en évidence tout fait pouvant avoir une influence sur
le jugement que les destinataires peuvent porter sur le patrimoine et la situation financière
du Projet ;
 Qu’ils sont établis à la clôture de l’exercice, au vu de l’inventaire ;
 Qu’ils doivent être prêts, au plus tard, le 31 mars de l’exercice suivant pour permettre la
réalisation de l’audit annuel des comptes.

Pour s’assurer que les états financiers du Projet respectent le principe de séparation des
exercices, il est nécessaire d’enregistrer les charges à payer et les charges comptabilisées d’avance dans
les livres comptables à la clôture de chaque exercice.

7.3.1.3. Elaboration des comptes annuels au niveau de l’UCR

Le propos de ce chapitre est de décrire, de la façon la plus structurée et la plus claire possible,
les règles, méthodes et différentes étapes d’établissement des états financiers à la clôture de l’exercice.
Les contrôles préliminaires, les opérations d’inventaire ainsi que les contrôles effectués après montage
du premier projet de compte seront précisés ; ils peuvent conduire à des rectifications des comptes.

L’établissement des comptes annuels ainsi que les contrôles sont placés sous la responsabilité
du RAF de l’UCNP. Ils sont réalisés par le comptable.

210
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

La démarche comprend les étapes suivantes :

 Balance avant inventaire


 Opérations d’inventaire
 Confection des comptes annuels
 Projet de comptes annuels
 Examen critique des comptes annuels

Les écritures d’inventaire sont enregistrées dans le journal des opérations diverses.

Le comptable peut être amené à préparer un ou plusieurs projets de comptes annuels.

Dans ce cas, une attention particulière devra être portée sur l’identification des projets successifs
qui peuvent être préparés.

L’expérience montre que c’est à l’occasion de ces modifications successives que sont commises
des erreurs matérielles significatives.

Les balances intermédiaires ayant permis d’établir les projets successifs doivent être
soigneusement conservées.

7.3.2. Synthèse des travaux d’arrêté des comptes annuels

7.3.2.1. Objectif

L’objectif de ces travaux est de permettre au Projet de déterminer, en fin d’exercice, sa situation
financière, le résultat des opérations effectuées, ainsi que le tableau des ressources et emplois, en somme
d’établir des états financiers fiables. La réalisation de cet objectif requiert l’accomplissement d’un
certain nombre de tâches importantes dans le cadre de l’arrêté des comptes annuels du Projet. Cette
mission incombe principalement au RAF au comptable national et au comptable de chaque UCR, mais
requiert l’entière collaboration de l’ensemble des acteurs de l’UCR.

7.3.2.2. Travaux préliminaires exécutés par le comptable de l’UCR

 Inventaire physique et valorisation des stocks,


 Inventaire physique des immobilisations,
 Enregistrement des pièces comptables en interne,
 Confirmation des soldes des comptes de tiers.

7.3.2.3. Tâches spécifiques du comptable de l’UCR

a) Immobilisations

 Réconciliation des résultats d’inventaire physique avec le fichier des immobilisations et


investigation des écarts,
 Investigation et prise en compte des éventuelles acquisitions, cessions ou réformes non
comptabilisées durant l’exercice considéré,

211
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

 Analyse des comptes d’immobilisations en cours et vérification de l’état d’avancement des


travaux éventuels sur le terrain, en vue du transfert des immobilisations mises en service,
 Mise à jour du fichier des immobilisations. Cette mise à jour ne prend pas en compte
l’amortissement des immobilisations du PRODEL. En effet, le caractère non commercial des
projets de développement implique l’inutilité de la constatation des amortissements
aboutissant à une création de résultat,
 Ajustement des soldes des comptes d’immobilisations figurant à la balance générale.

b) Stocks

Il n’y a pas d’activité du Projet justifiant un suivi des stocks. Il s’agit ici simplement pour les
petites fournitures de bureau :

 D’inventorier le stock à la clôture de l’exercice,


 De revoir la valeur des stocks de petites fournitures inventoriés,
 D’apprécier la nécessité du transfert de la valeur de ce stock sur l’exercice suivant.

c) Débiteurs et créditeurs divers-Fournisseurs

 Réconciliation comptabilité auxiliaire fournisseurs/comptabilité générale,


 Exploitation des réponses aux confirmations de soldes fournisseurs,
 Réconciliation des réponses reçues du personnel-consultant avec les soldes comptables et
correction d’éventuelles anomalies relevées,
 Analyse critique des soldes des autres comptes de tiers.

d) Comptes de régularisation Actif et Passif

 Vérification exhaustive du respect du principe de la séparation des exercices sur tous les
comptes. La vérification exhaustive des charges à payer et factures à recevoir devrait être
faite en liaison avec les comptes de charges et de tiers concernés ;
 Identification, appréciation et retraitement si nécessaire des charges et produits constatés
d’avance et/ou charges à payer (loyers, électricité, eau, téléphone, congés, ... à payer, biens
et services reçus non facturés, produits à recevoir, …).

e) Comptes financiers

 Établissement des états de rapprochement bancaires,


 Apurement des états de rapprochement,
 Analyse par justification des comptes éventuels de virements internes,

f) Comptes de charges et de produits

Il s’agira de la réalisation des travaux suivants :

 Vérification de la constatation exhaustive des charges et des produits de l’exercice ;


 Contrôle du respect des méthodes d’enregistrement des charges et produits conformément au
plan des comptes ;
 Les principales tâches devant être effectuées en vue de l’arrêté des comptes portent sur :

212
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

 La revue par sondage de l’adéquation des imputations,


 La vérification de la séparation des exercices (s’assurer que les dernières factures ont
été reçues et enregistrées, et que, si nécessaire, les provisions adéquates de charges ont
été constituées).

Charges à payer

A la clôture de chaque exercice, le comptable examine tous les comptes de la classe 6 afin
d’identifier les charges d’abonnements, c’est à dire celles qui n’incluent pas la totalité des charges se
rapportant à l’exercice.
Il s’agit de rattacher à chaque exercice ses propres charges.

Ce sont les charges du personnel/consultant ou tout autre non encore enregistrée, etc.

Suite à cette revue, il prépare une liste des comptes ou des charges afférentes à l’exercice restant
à enregistrer. Il porte sur cet état les données suivantes :
 N° du compte concerné ;
 Intitulé ;
 Période restant à comptabiliser.

A partir de la liste, il entreprend les recherches pour identifier les montants à comptabiliser. Ces
montants peuvent être déterminés sur les bases suivantes :

 Les factures reçues après la clôture de l’exercice mais non comptabilisées dans l’exercice en
cours ; ces factures doivent être revues pour s’assurer qu’elles n’incluent pas des frais relatifs
à l’exercice qui vient d’être clôturé ;
 Des estimations fondées sur des dépenses réelles de la période correspondante de l’exercice
précédent.

La liste est alors complétée :

 Des estimations proportionnelles fondées sur les dépenses réelles connues de l’exercice à
clôturer ;
 Des montants à comptabiliser ;
 De la description de la méthode retenue pour estimer chaque montant.

Charges comptabilisées d’avance

Le comptable de l’UCR doit également, lors de l’examen des comptes de la classe 6, identifier
des charges qui ont été comptabilisées dans l’exercice en cours mais qui concernent l’exercice à venir.

A partir de cette revue, il établit une liste des charges comptabilisées d’avance qui comporte les
informations suivantes :

 N° du compte concerné ;
 Intitulé ;
 Période comptabilisée d’avance ;
 Montant comptabilisé d’avance ;
 Description de la méthode retenue pour déterminer le montant comptabilisé d’avance ;

213
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

7.3.3. Confection et édition des états financiers de l’UCR

Après avoir passé les écritures de corrections nécessaires identifiées lors de l’arrêté des comptes,
une édition détaillée des comptes du projet doit être faite pour analyser les données provisoires de la
comptabilité générale du projet afin d’identifier :

 d’éventuels événements nouveaux,


 les anomalies significatives que comporteraient ces données provisoires et d’en proposer les
modalités de correction.

Cette analyse est faite par le RAF avec l’appui du comptable National et des comptables
régionaux.

A l’issue de la prise en compte de ces corrections, une balance définitive avant audit est alors
éditée. Cette balance servira de base à la confection des états financiers avant audit à soumettre à
l’auditeur externe du PRODEL.

7.4. Modèle d’états financiers et de reporting

Voir annexe

8. CONSOLIDATION

8.1. Principe et schéma de consolidation

8.1.1. Principe

Chaque UCR tient sa comptabilité sur site et produit ses états financiers périodiques requis par
la gestion du Projet (voir 4.3.3).

Toutefois, pour le reporting de l’ensemble du Projet, les comptes de toutes les UCR et de
l’UCNP doivent être consolidés par le Coordonnateur et le RAF du L’UNITÉ DE COORDINATION
NATIONALE DU PROJET (UCNP) pour diffusion aux concernés.

214
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

8.1.2. Le schéma de consolidation est le suivant :

Etats financiers
PRODEL Etats financiers
ADAMAOUA-
NORD ET
EXTREME NORD

Etats financiers
Etats financiers CENTRE SUD
UCNP EST

Etats financiers
UCR LITTORAL-
SUD OUEST
UCR OUEST et
8.1.3. Règles de consolidation

Dans les opérations comptables du PRODEL, il n’y a pas de prestation réciproque entre les
Unités de coordination régionales.

Aussi, la consolidation proprement dite sera une simple addition des états financiers des quatre
UCR et de l’UCNP. Il n’y aura aucun retraitement à faire dans le cadre de la consolidation.

8.2. Traitement réalisé par TOMPRO ou autre logiciel en ligne

Le système à mettre en place permettra un transfert automatique des données des journaux des
UCR et de l’UCNP vers la comptabilité PRODEL tenue par l’équipe dédiée de L’UNITÉ DE
COORDINATION NATIONALE DU PROJET (UCNP).

Le plan comptable étant le même pour toutes les UCR et l’UCNP, il n’y aura, au niveau de la
coordination, aucune écriture à passer. En effet, après chaque clôture mensuelle (au plus tard le 10 du
mois M + 1) les Comptables régionaux transmettent la version électronique de la balance générale au
RAF du L’UNITÉ DE COORDINATION NATIONALE DU PROJET (UCNP) par e-mail (avec copie
au coordonnateur et au Comptable National) ou dans un CD. Parallèlement, la version papier de ladite
balance sera transmise par courrier du Coordonnateur Régional au Coordonnateur National.

Le Coordonnateur National, le RAF et le Comptable National de L’UNITÉ DE


COORDINATION NATIONALE DU PROJET (UCNP) disposeront automatiquement d’une balance
et des états budgétaires et analytiques, intégrant toutes les données du PRODEL.

8.3. Travaux à réaliser par le coordonnateur National et le RAF de L’UNITÉ DE


COORDINATION NATIONALE DU PROJET (UCNP)

Le Coordonnateur et le RAF de L’UNITÉ DE COORDINATION NATIONALE DU PROJET


(UCNP) n’auront que les états financiers à préparer.

215
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

Les travaux d’analyse et de justificatif des comptes ont été réalisés par les UCR. Le
Coordonnateur et le RAF de L’UNITÉ DE COORDINATION NATIONALE DU PROJET (UCNP)
récupéreront auprès de chaque UCR les analyses de comptes et les justificatifs dont ils ont besoin.

8.4. Mode et format de transmission des états consolidés

Après la confection des états consolidés, ceux-ci seront transmis par le Coordonnateur National
au chargé du Projet de la Banque Mondiale (par e-mail avec copie au RAF et aux Coordonnateurs
Régionaux). La version papier sera ensuite transmise au Représentant de l’IDA par courrier du Ministère
de l’Elevage, des Pêches et des Industries Animales avec ampliation au MINEPAT.

216
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

CHAPITRE VII : AUDIT ET


REVISION DES COMPTES

217
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures 18 avril 2014

1. Planification et coordination des missions de contrôle, d'audit et de supervision

Le Projet est soumis aux contrôles externes ainsi qu’à la supervision de l’IDA et du Ministère
de l’Elevage, des Pêches et des Industries Animales.

L’Unité de Coordination du Projet est chargée de la préparation, de la planification et de la


coordination des différentes missions de supervision, d'évaluation et d'audit.

L’UCNP se chargera de la rédaction des TDR, et en concertation avec la commission de


passation des marchés, procédera au recrutement d’une firme comptable indépendante, avec l’accord
de l’IDA et du Gouvernement afin de procéder à l’audit des états financiers du Projet. Le Coordonnateur
aura la responsabilité de produire une lettre d’affirmation au cabinet d’audit retenu.

La vérification portera sur les états financiers (état des dépenses et ressources, bilan), l’état de
justification du Compte Désigné et des comptes d’avances, l’état des relevés de dépenses et tous autres
rapports requis par l’IDA et devra être menée conformément aux normes internationales d’audit. Le
cabinet comptable en charge de cet audit sera sélectionné et recruté selon les procédures acceptables par
l’IDA. Le cabinet d’audit sera sélectionné sur la base des critères suivants :
 Le cabinet d’audit doit être impartial et indépendant de toute relation avec l'entité à auditer,
et de la personne (ou des personnes) qui l’aura (ont) nommé ;
 il doit être bien établi et avoir une réputation solide et utiliser des procédures et méthodes,
conformes aux pratiques d'audit généralement admises dans le pays, et utiliser un personnel
adéquat, ayant des qualifications et expérience professionnelles appropriées ;
 il doit également avoir une expérience dans l'audit des comptes de projets ou entités de
mêmes envergure et nature et de même complexité que le travail à entreprendre.

Un rapport d’audit sur les états financiers et un rapport sur le contrôle interne sont transmis à
l’IDA dans un délai maximum de 6 mois après la clôture de l’exercice auquel il se rapporte.

L’UCNP veillera également à archiver, au moins pour un (1) an, à compter de la date de remise
du rapport d’audit à l’IDA, pour l’année fiscale au cours de laquelle le dernier décaissement du Compte
du Crédit ou du règlement du Compte Désigné a été fait, tous les documents (contrats, commandes,
factures, reçus et autres documents) pouvant servir de preuves à ces dépenses afin de permettre aux
représentants de l'IDA d'examiner ces documents ; et s'assurer que ces documents et comptes sont inclus
dans l'audit annuel et que le rapport d'un tel audit contient :

 l’opinion unique et professionnelle des auditeurs sur :


 les états financiers du Projet ;
 les états certifiés de dépenses relatives à l’exactitude et l’éligibilité des dépenses ayant
donné lieu à des retraits au vu des relevés de dépenses, ainsi que sur le degré de fiabilité
des relevés de dépenses comme base de décaissement des ressources du crédit ;
 le Compte Désigné relatif à l’utilisation rationnelle des fonds qui y sont déposés ;
 la Lettre à la Direction (ou Management Letter) rendant compte de toutes les faiblesses du
système, évaluant les risques liés à ces défaillances et proposant des recommandations
pertinentes et pratiques avec un chronogramme de mise en application.

218
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures 18 avril 2014

2. Exécution des missions d'audit et de supervision

Les comptes et les états financiers du Projet tenus et préparés par l’UCNP, sont examinés une
fois par an par un auditeur externe indépendant acceptable par la Banque Mondiale, conformément aux
principes d'audit généralement admis sur le plan international et aux Directives pour l'établissement des
rapports financiers et la révision des comptes des Projets financés par la Banque Mondiale.

L'auditeur externe doit exprimer clairement son opinion sur le contrôle interne et sur
l'information financière et comptable dans son rapport d'audit. Le rapport d’audit comprend également
son opinion sur les opérations effectuées avec les banques commerciales.

L'auditeur externe accorde une attention particulière à la vérification de l'existence, de la


régularité et du classement approprié des pièces justificatives des dépenses figurant sur les états certifiés
des dépenses fournis à l'appui des Demandes de Retrait de Fonds.

Le Responsable Administratif et Financier est le principal interlocuteur de l'auditeur externe et


doit veiller à ce que ce dernier dispose de tous les documents et informations nécessaires à l'exécution
de sa mission.

Cet audit a pour but de vérifier que les états financiers sont sincères, exacts et présentés
conformément aux normes comptables requises pour les projets financés par l’IDA et aux principes
généralement admis. L'auditeur doit également vérifier que les fonds du prêt ont été utilisés
exclusivement pour la réalisation des objectifs du Projet et dans le respect des règles et procédures en
vigueur au sein du Projet et des Directives de la Banque Mondiale.

Le rapport d’audit est transmis à la Banque Mondiale par le Projet dans un délai maximum de
six mois après la clôture de l’exercice financier auquel il se rapporte.

Les Termes de Références de l’audit sont rédigés par l’Unité de Coordination Nationale du
Projet et approuvés par la Banque Mondiale et le mode de recrutement de l'auditeur conforme aux
directives de la Banque Mondiale en matière d'emploi de consultants.

3. Audit interne

L’auditeur interne assure la mise en place et le fonctionnement du dispositif de contrôle interne.


A ce titre, il s’assure que :
 Les différents manuels de procédures en vigueur au sein du PRODEL sont respectés y
compris les procédures de passation des marchés ;
 La structure du système de contrôle interne est efficace, c’est-à-dire que l’ensemble des
dispositifs de contrôle et de sauvegarde est capable de prévenir, au besoin de corriger à temps
tout risque de dérapage dans la gestion des ressources et l’atteinte des objectifs de
développement du Projet ;
 La gestion des contrats conclus entre le PRODEL et les différents consultants est efficiente ;
 L’exécution du Projet est conforme aux termes de l’Accord de Crédit.

Au cas où le dispositif de mise en œuvre du projet prévoit l’audit interne, une Charte de
l’Audit interne doit être définie en précisant clairement :

Sa mission, sa structuration et son positionnement au sein du Projet.

219
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures 18 avril 2014

Les principes de son fonctionnement :


 Indépendance ;
 Responsabilité ;
 Pouvoirs.

Les modalités d’intervention de l’audit interne


 Principe ;
 Objectifs des missions ;
 Travaux à effectuer lors des missions ;
 Programmation des missions ;
 Méthodologie de conduite des missions d’audit interne ;
 Rapports de mission ;
 Suivi des plans d’action.

Les principes régissant les relations entre les auditeurs et les audités
 Responsabilité des audités ;
 Principe de collaboration ;
 Accès aux locaux, aux biens et à l’information ;
 Diligences particulières.

Les qualités morales et professionnelles requises pour les auditeurs


 Règles applicables ;
 Professionnalisme ;
 Compétence professionnelle ;
 Confidentialité ;
 Objectivité ;
 Intégrité.

Le Projet mettra en place un dispositif de sauvegarde permettant de s’assurer que les décisions
prises à quelque niveau que ce soit sont conformes à l’atteinte des objectifs du Projet. Ce dispositif
comprend :
 la mise en pratique effective du présent manuel de procédures et des manuels au niveau
régional ;
 les diverses notes de service émises par la coordination ;
 les lois et règlements du Cameroun ;
 la séparation des tâches au sein du Projet ;
 la bonne circulation de l’information du bas vers le haut ;
 l’audit interne.

L’auditeur interne est chargé de s’assurer que le dispositif de contrôle interne fonctionne
efficacement et est mis à jour périodiquement.

Avant chaque début de l’exercice, l’Auditeur interne élaborera et soumettra à la validation du


Coordonnateur, un plan d’audit annuel assorti d’un budget y afférant et assurera sa mise en œuvre.

220
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures 18 avril 2014

A la fin de chaque trimestre, l’Auditeur interne devra produire et soumettre à l’approbation du


GST avec copie au Coordonnateur du Projet, un rapport sur l’état du Projet.

Un rapport annuel d’audit interne sera également produit suivant le même format et transmis au
Comité de pilotage.

L’audit interne sera réalisé conformément aux normes internationales d’audit interne de
l’Institute of Internal Auditors (IIA) et donnera lieu à toutes les vérifications et contrôles que l’auditeur
jugera nécessaire.

4. Suivi de recommandations des contrôles

La diffusion des rapports des audits et contrôles est de la responsabilité du Coordonnateur qui
devra veiller à la bonne transmission à tous les responsables et services intéressés notamment au
MINEPIA, au COPIL et à la Banque Mondiale.

Pour chaque rapport, le Coordonnateur remet aux responsables d’actions un tableau de suivi
dont le modèle ci-dessous

Ce tableau comporte les informations suivantes :

 le N° des recommandations : Figurant dans le rapport ou affecté par l’audité ;


 le libellé des recommandations : Tel que formulé dans le rapport ;
 le(s) responsable(s) d’action : Désigné par le Coordonnateur ou indiqué dans le rapport ;
 la date limite de prise d’action : Définie par l’audité ou indiquée dans le rapport ;
 les observations : Commentaires du responsable d’action en cas de nécessité.

En fonction du timing des actions, le Coordonnateur organise les séances de travail avec les
responsables d’action. En particulier il inscrit le point « Follow-up des recommandations en instance »
à l’ordre du jour des réunions périodiques de coordination.

Au cours de ces séances de travail chaque responsable d’action indique :

 le niveau d’avancement de ses actions par rapport au planning ;


 les difficultés rencontrées ;
 les besoins ou moyens nécessaires ;
 les nouveaux engagements (nouveaux délais, nouvelles dispositions etc.)

5. Opérations de clôture du Projet

La date de clôture du projet est la date de fin définitive des engagements. Avant l’arrivée du
terme de cette date, tous les services, prestations et livraisons doivent être effectués. De plus, toutes les
dépenses doivent avoir été justifiées avant la date limite de décaissement, soit dans les 4 mois de la date
de clôture du Projet.

Les principales étapes de la procédure de clôture du Projet sont les suivantes :

 La suspension des engagements de dépenses : dans les 6 derniers mois de la clôture du


projet, les engagements de dépenses sont suspendus ;

221
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures 18 avril 2014

 Le recouvrement des comptes désignés : le recouvrement commence habituellement à


moins de 6 mois de la date de clôture du Projet ; son objet consiste à réduire progressivement
les dépôts dans le compte désigné, de telle sorte qu’il soit complètement épuisé à la date de
clôture du prêt, ou au plus tard au dernier délai de la réception des demandes de retrait et des
pièces justificatives requises ;
 L’évaluation du Projet par le bailleur de fonds : une équipe de la Banque Mondiale
chargée d’évaluer les opérations recueille les résultats obtenus :
 Les problèmes rencontrés ;
 Les leçons tirées par le Gouvernement et la Banque Mondiale ;
 Les connaissances et l’expérience acquises durant la mise en œuvre du Projet.

Ces données sont mentionnées dans un rapport d’évaluation de l’exécution et des résultats. Le
rapport décrit et évalue les résultats effectifs du Projet qui sont ensuite comparés aux résultats
escomptés.

En outre, l’équipe chargée de l’évaluation examine si les politiques opérationnelles de la Banque


Mondiale ont été respectées durant la mise en œuvre du Projet et rend compte de l’utilisation des
ressources de la Banque. Les enseignements tirés de cette évaluation peuvent être mis à profit par la
suite dans le cadre de projets similaires ;

 L’établissement d’un rapport technique de clôture du Projet : à la date de clôture du


projet, un rapport technique de clôture est élaboré. Le RAF de chaque agence d’exécution
s’assure que tous les engagements du Projet sont liquidés, puis le RAF de la coordination
MINEE établit les états financiers de clôture, procède à la fermeture des comptes bancaires en
association avec la CAA et les autorités étatiques ;
 Le paiement des dernières dépenses : un délai de 4 mois est prévu pour le paiement des
dernières dépenses à partir d’un compte séquestre ; ce délai est fixé pour la réception des
dernières DRF en ligne et des pièces justificatives des dépenses engagées et exécutées avant
la date de clôture, excepté le dernier audit ;
 La réalisation d’un audit financier de clôture du Projet : un audit des états financiers de
clôture du Projet est réalisé par un auditeur indépendant dans les 3 mois suivant la date de
fin du Projet ; l’auditeur établit un rapport d’audit qui est validé par les responsables du Projet
et transmis à la Banque Mondiale ; pour être éligible au paiement, le contrat de l’auditeur
indépendant doit être signé avant la date de clôture du Projet ;
 L’archivage des documents du Projet : les documents et études du Projet sont archivés et
conservés auprès du ministère de tutelle ;
 La réalisation d’un inventaire de clôture : un inventaire de clôture est réalisé par une
équipe composée du personnel fiduciaire du Projet, du personnel du Ministère de tutelle et
du personnel du MINEPAT ;
 L’affectation du patrimoine du Projet à l’Etat : une décision conjointe est prise entre le
ministère de tutelle du Projet et le MINEPAT sur l’affectation du patrimoine du Projet à
l’Etat. Cette décision est ensuite envoyée par les autorités camerounaises aux représentants
de la Banque Mondiale.

222
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures 18 avril 2014

Ces opérations se résument comme il suit :

N° OPERATIONS DELAI RESPONSABLE


Etablissement du dernier PTBA ne
retenant pour le bailleur que les
1 Début exercice UCNP
activités pouvant être entièrement
réalisées et réceptionnées

Inventaire général du patrimoine du


Fin période de
2 Projet et établissement de la liste des UCNP
clôture
biens à transférer à l’Etat

Elaboration des états financiers de


3 Fin période de clôture UCNP/RAF
clôture du Projet
Préparation du rapport de clôture du
4 Fin période de clôture UCNP
Projet
Dans les deux mois
Réalisation de la dernière mission
5 suivant la date de Auditeur externe
d’audit et présentation du rapport
clôture
Justification des soldes des comptes
bancaires et transfert au bailleur de A l’issue de la mission
6 UCNP
fonds des reliquats non utilisés d’audit
localement

Evaluation des acquis et émission du Après réception du Bailleur de


7
rapport final de réalisation du Projet dernier rapport d’audit fonds/Gouvernement

7 Transmission des biens et des archives Après évaluation des


UCNP
8 du Projet au Gouvernement acquis du Projet

Après émission du
Suivi des retenues de garantie jusqu’à
9 rapport de clôture du Gouvernement
leur échéance
Projet
Gouvernement ou bailleur
A tout moment après la
10 Evaluation des impacts du Projet avec l’accord du
clôture
Gouvernement

Les états financiers de clôture du Projet doivent intégrer comme charges à payer :
 L’ensemble des livraisons intervenues avant la clôture mais non encore payées ;
 Les honoraires de l’auditeur externe dont le rapport est attendu dans les deux mois suivant
la clôture du Projet.

Le bailleur doit être informé de l’existence de ces charges à payer afin de doter des provisions
de trésorerie avant la clôture des décaissements.

Toute livraison de biens ou services intervenue après la date de clôture n’est éligible sur
financement du bailleur.

223
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures 18 avril 2014

Il est important de relever que la clôture du Projet ne signifie pas la fin de l’action de
développement de l’entreprise. S’agissant d’un programme du gouvernement, il devrait
normalement capitaliser les acquis du Projet en continuant sur ses fonds propres, les actions
entreprises dans le cadre du Projet.

Modèle du tableau de suivi des recommandations ;

FOLLOW-UP DES RECOMMADATIONS.


Titre du Contrôle : …………………………………………………………………….

Référence du Rapport : …………………………………….Date : ……………………

Recommandations Actions Observations


N° Libellé Responsable Délai

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République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

ANNEXES

225
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Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

PLAN DES COMPTES

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Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

CODE LIBELLE
1 COMPTE DES RESSORCES DURABLES
10 Capital par dotation
102110 Avance Initiale IDA
102111 Dotation initiale Etat

14 Subvention d'investissement & fonction


141110 Subvention d'investissement IDA
141111 Subvention d'investissement Etat
141210 Subvention d’exploitation IDA
141211 Subvention d’exploitation Etat
149800 Subvention rapportée au résultat

16 Emprunt et dettes assimilés


162000 Emprunt et dettes /Ets de crédit
168000 Autres emprunts et dettes assimilés

18 Comptes de liaison
180 000 Compte de liaison coordination nationale
181 000 Compte de liaison Centre
182 000 Compte de liaison Sud
183 000 Compte de liaison Littoral
184 000 Compte de liaison Ouest
185 000 Compte de liaison Nord

2 COMPTE D'ACTIFS IMMOBILISES


20 Charges immobilisées
201100 Charges immobilisées

21 Immobilisations incorporelles
213100 Logiciel Coordination
218000 Autres immobilisations incorporelles
219000 immobilisations incorporelles en cours

227
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Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

CODE LIBELLE
23 Bâtiment, installations et aménagements
231000 Bâtiments administratifs sur sol propre
232000 Bâtiments administratifs sur sol autrui
232300 Construction
234000 Installations techniques
235000 Aménagement de bureau
238000 Autres installations et aménagements
239000 Bâtiments et installations en-cours

24 Matériels et outillage
244100 Matériel de Bureau
244200 Matériel Informatique
244300 Matériel Bureautique
244400 Mobilier de Bureau
245100 Matériel Automobile
245800 Autres Matériels de Transport
247000 Aménagement et Agencement Matériel
249000 Matériel en cours

25 Avances et acomptes verses


251100 Avances et acomptes verse/imm corp
252100 Avances et acomptes verse/imm inc

27 Autres immobilisations financières


275100 Dépôt pour loyer d'avance
275200 Dépôt pour électricité
275300 Dépôt pour eau
275500 Dépôt téléphone et télex
278000 Autres immobilisations financières

228
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CODE LIBELLE

28 Amortissements
281300 Amortissement logiciel
283230 Amortissement de construction
283400 Amortissement des installations techniques
283500 Amortissement aménagement de bureau
284200 Amortissement des outillages techniques
284400 Amortissement de mat&mobilier de bureau
284500 Amortissement mat de transport
284700 Amortissement agmt amgmt matériel
284800 Amortissement des autres matériels

3 COMPTES DE STOCKS
33 Stocks
334100 Fourniture de bureau
338000 Autres mat et approv

4 COMPTES DE TIERS
40 Fournisseurs & compte rattache
401100 Fournisseurs ordinaires
401200 Fournisseurs étrangers
401310 Consultants nationaux
401320 Consultants internationaux
408100 Fournisseurs factures non parvenues
409100 Fournisseurs avce et acpte versés

229
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Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

CODE LIBELLE
44 Etats et collectivités Publiques
442100 Impôts et Taxes d'Etat
447100 Impôts sur traitements et salaires
447200 Taxe de logement
447300 Contribution forfait
447310 Taxe de formation professionnelle
448700 Produits à recevoir
449300 Etat fonds de dotation à recevoir
449400 Etat subvention investissement à recevoir
449500 Etat subvention exploitation à recevoir
449800 Etat Demandes de subvention
449810 Etat subvention à recevoir

45 Organismes internationaux
458110 DRF émises IDA
458210 DRF à recevoir IDA
458310 DPD émise IDA
458410 DPD IDA à recevoir
458510 DRF à émettre IDA
458910 Charges à payer IDA

230
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CODE LIBELLE

47 Débiteurs et créditeurs divers


471100 Débiteurs divers
471110 Avance sur Mission
471200 Crédits divers
471300 Subvention à régulariser
471310 Subvention à régulariser IDA
471320 Subvention à régulariser.
476000 Charges constatées d'avance
477000 Produits constatés d'avance

48 Créances et dettes HAO


481100 Frais imm inc
481200 Frais imm corp
481800 Facture non parvenue
481900 Retenue de garantie
485000 Créances sur cessions d’immobilisations

49 Dépréciation & risque provisionnés

5 COMPTES DE TRESORERIE
51 Valeurs à l'encaissement
513000 Cheque à encaisser

52 Banque
521110 Compte spécial IDA
521111 Compte Projet Etat
521120 Compte Désigné PPF
521130 Compte Désigné projet
53 Etablissements financiers & Assimilés

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CODE LIBELLE

6 COMPTES DE CHARGES ORDINAIRES


60 Achats et variation de stocks
601100 Innovation et Diffusion des IT
601200 Amélioration des Performances
601300 Accès au Financement
601400 Infrastructures Commerciales
603300 Variation de stock fourniture de bureau
603800 Variation autres fournitures de bureau
604300 produit d'entretien
604700 Fourniture de bureau
605100 Consommation électricité
605200 Carburant et lubrifiant pièces
605400 Fourniture entretien non stock
605500 Fourniture de bureau non stockée
605600 Petit outillage
605800 Petits travaux
608300 Emballages

232
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

CODE LIBELLE
61 Transport
614000 Transport du personnel
616100 Frais postaux
616200 Courriers express
618000 Autres frais de transport
618100 Voyages et déplacement
62 Services extérieurs A
622100 Location de terrain
622200 Location de bâtiment
622300 Location Matériel et Outillage
622800 Location salles
622810 Location Véhicule
624100 Entretien/réparation des biens immobiliers
624200 Entretien/Réparation des biens Mob.
624220 Entretien et réparation de véhicules
624300 Maintenance
624800 Autres entretiens et réparations
625200 Assur. Matériel de transport
625800 Autres Primes d'assurances
626100 Etudes et Recherches
626500 Documentation Générale
626600 documentation Tech
627100 Annonces Insert
627200 Frais catall. Imprim. Publi
627710 frais d'organisation. Séminaires ateliers.

233
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Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

CODE LIBELLE
627800 Autres charges de publicité
628100 Frais de téléphone
628200 Frais de télex
628800 Abonnement. Internet
63 Services extérieurs B
631800 Frais bancaires
631850 Agios
632300 Rémunération des Transit.
632410 Honoraires assistance technique expatrié
632420 Honoraires assistance technique local
632430 Honoraires comptables
632500 Frais d'acte et contentieux
632800 Divers frais
637100 Gardiennage
637110 Service Entretien/Nettoyage Bureau.
638210 Frais de déménagement charges assimilées
638300 Réceptions
638400 Frais de mission et perdiem
64 Impôts et taxes
641110 Taxes de logement
641310 Contribution Forfaitaire
641510. Taxes de formation profess
646000 Droit d'enregistrement
646200 Timbres Fiscaux
646400 Vignettes
646800 Autres droits

234
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

CODE LIBELLE
647000 Amendes et Pénalités. Fiscales
647800 Autres amendes
648000 Autres Impôts et Taxes
65 Autres charges
658100 Jetons de présence
658800 Caisse Mission
658900 Réalimentation caisse menues dépenses

67 Frais financiers et charges assimilées


674000 Autres Intérêts
68 Dotation aux Amortissements
681200 Dotation aux amort .Immob. Incorporelles
681300 Dotations aux amort Immob. Corporelles
69 Dotation aux provisions

235
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Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

CODE LIBELLE
7 PRODUIT DES ACTIVITES
71 Subvention d'exploitation
718100 Subvention d'exploitation IDA
718200 Subvention d'exploitation Etat
75 Autres produits
758000 Produits divers
77 Revenus financiers et produits assimilés
778000 Intérêts reçus
78 Transfert des charges d'exploitation
781100 Transfert de charges
79 Reprise des provisions
8 AUTRES CHARGES ET AUTRES PRODT
81 VCN des cessions immobilisations
811000 VCN des Imm incorp
812000 VCN Immobilisations corporelles
82 Produits des cessions d'immobilisations
821000 Produits Cess Immobilisations Incorporelles
822000 Produits des cess° Immobilisations corporelles
83 Charges HAO
831000 Charges hors activités ordinaires.
84 Produit IRPP HAO
841000 Produit IRPP HAO
86 Reprise HAO
865000 Reprise Subvention investissement

236
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

PLAN ANALYTIQUE ET BUDGETAIRE

237
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

A-Généralités

Une fois le compte du plan comptable général affecté, le logiciel ouvre de manière automatique
une boîte de dialogue présentant la liste des catégories de dépenses prévues pour le projet. L’opérateur
choisit la catégorie appropriée pour la dépense concernée et valide.

La validation de la catégorie de dépenses entraîne l’ouverture d’une seconde boîte de dialogue


présentant la liste des sections analytiques (UNITES, ENTITES, AGENCES) prévues pour la
ventilation. Le choix de la section doit déclancher l’ouverture d’une troisième boîte de dialogue qui est
la copie du plan budgétaire ci-dessous présenté.

Le logiciel paramétré doit faire une ventilation automatique des données générales et analytiques
dans les différents postes budgétaires.

A la fin du parcours, nous devons être capable de tirer les états par :
 catégorie de dépenses ;
 composante ;
 sous-composante ;
 activités et
 sous activités.

B-Classement des dépenses par catégorie d’après l’accord de prêt

Catégorie Intitulé

Biens, travaux, services autres que les services de consultation, consultants, formation,
1
ateliers et coût opérationnels

2 Fonds de préparation du projet

C- Plan budgétaire par catégorie de dépenses

CODE/CATEGORIE ELEMENT

1 Mise en vigueur PRODEL

1.1 Travaux

1.2 Biens et Equipements

1.3 Fournitures des services non consultants

1.4 Services de Consultants

1.5 Formation

1.6 Ateliers/Séminaires

1.7 Frais de fonctionnement

2 Fonds de Préparation du Projet (PPF)

238
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

D- Plan analytique par composante

CODE INTITULE

A Composante A :
A.1 Sous-composante A.1 :
A.1.1 Activités 1:
A.1.2 Activités 2:
A.1.3 Activités 3 :
A.1.4 Activités 4 :

A.1.5 Activités 5 :
A.1.6 Activités 6 :
A.1.7 Activités 7 :
A.2 Sous-composante A.2 :
A.2.1 Activités 1:
A2.1.1 Tâches 1 :

A2.1.2 Tâches 2 :
A2.1.3 Tâches 3 :
A2.1.4 Tâches 4 :
A.2.2 Activités 2:
A2.2.1 Tâches 1
A2.2.2 Tâches 2 :

A2.2.3 Tâches 3 :
A.2.3 Activités 3:
A2.3.1 Tâches 1 :
A2.3.2 Tâches 2 :
A.2.4 Activités 4:
A2.4.1 Tâches 1 :

A2.4.2 Tâches 2 :
A2.4.3 Tâches 3
A2.4.4 Tâches 4 :
A.2.5 Activités 5:
A2.5.1 Tâches 1 :
A2.5.2 Tâches 2 :

A2.5.3 Tâches 3 :

A.3 Sous-composante A.3 :


A.3.1 Activités 1:
A3.1.1 Tâches 1 :
A3.1.2 Tâches 2 :
A.3.2 Activités 2:

239
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

CODE INTITULE

A3.2.1 Tâches 1 :
A3.2.2 Tâches 2 :
A3.2.3 Tâches 3 :

B Composante B :
B.1 Sous-composante B.1 :
B.1.1 Activités 1:

B.1.2 Activités 2:
B.1.3 Activités 3:
B.1.4 Activités 4:
B.2 Sous-composante B.2 :
B.2.1 Activités 1:
B.2.2 Activités 2:

B.3 Sous-composante B.3 :


B.3.1 Activités 1:
B.3.2 Activités 2:
B.3.3 Activités 3:
B.3.4 Activités 4:
B.4 Sous-composante B.4 :

B.4.1 Activités 1:

B.4.2 Activités 2:
B.4.3 Activités 3:
B.4.4 Activités 4:
C Composante C :
C.1 Sous-composante C.1:

C.1.1 Activités 1:
C.1.2 Activités 2:
C.1.3 Activités 3:
C.1.4 Activités 4:
C.2 Sous-composante C.2:
C.2.1 Activités 1:

C.2.2 Activités 2:

240
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

MODELE ETATS FINANCIERS ET ANNEXES

241
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Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

Période du 01/01/…..au 31/12/…..


BILAN-ACTIF (1/2)

Bilan arrêté au 31/12/……


Exercice en cours Exercice précédent
LIBELLE
Brut Amort Net Net

ACTIF IMMOBILISE
CHARGES IMMOBILISEES
Comptes réfléchis Coordination
IMMOBILISATIONS INCORPORELLES
Brevets, Licences & Logiciels
Autres Immobilisations Incorporelles
IMMOBILISATIONS CORPORELLES
Bâtiments Coordination
Installation Agencement Technique
Matériels & Mobiliers
Matériels de Transport
*** TOTAL ACTIF IMMOBILISE ***
ACTIF CIRCULANT
Stocks de Fournitures
Fournisseurs Avances Versées
Créance/Bailleurs
Autres Créances
*** TOTAL ACTIF CIRCULANT ***
TRESORERIE
Banques, Chèques Postaux & Caisse
*** TOTAL TRESORERIE ***

Total Général Actif

242
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

Période du 01/01/…..au 31/12/…..


BILAN-PASSIF (2/2)
Bilan arrêté au 31/12/……
Exercice
LIBELLE Exercice Précédent
en cours

CAPITAUX PROPRES & RESSOURCES ASSIMILEES


INVESTISSEMENTS
Avance Initiale IDA
Dotation État
Dotation IDA
Résultat de l'Exercice
Subvention d'investissement IDA
Subvention d'investissement État
Autres Subvention d'investissement
Subvention à régulariser
*** TOTAL CAPITAUX PROPRES & RESSOURCES ASSIMILEES
PASSIF CIRCULANT
Dettes Fournisseurs
Dettes fiscales et Sociale
Autres Dettes
*** TOTAL PASSIF CIRCULANT ***
TRESORERIE PASSIF
Banque Crédit de Trésorerie
*** TOTAL TRESORERIE PASSIF ***

Total Général Passif

243
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

Période du 01/01/…..au 31/12/…..


COMPTE D’EQUILIBRE DES CHARGES ET PRODUITS (1/2)

au 31/12/……
Exercice
CHARGES Exercice précédent
en cours

CHARGES

CHARGES DE FONCTIONNEMENT COORDINATION


Autres Chats & Variation Stock
Transports
Services Extérieurs
Impôts et Taxes
Autres Charges
Charge du Personnel
Frais Financiers
Dotation aux Amortissement

*** TOTAL CHARGES DE FONCTIONNEMENT ***

Valeur Nette Comptable/Cession Immobilisation


Charges HAO
TOTAL CHARGES HAO
***** Déséquilibre positif *****

Total Général

244
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Période du 01/01/…..au 31/12/…..

COMPTE D’EQUILIBRE DES CHARGES ET PRODUITS (2/2)


au 31/12/……
Exercice
PRODUITS Exercice précédent
en cours

PRODUIT

SUBVENTION D'EXPLOITATION

Subvention d'exploitation IDA

Subvention d'exploitation État

Autres Subvention d'exploitation

AUTRES PRODUITS

Produit financiers

Reprise subventions d'investissement

*** TOTAL PRODUIT ***

***** Déséquilibre négatif *****

Total Général

245
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

TABLEAU DES EMPLOIS DE FONDS DU TRIMESTRE PAR ACTIVITE

REALISATIONS PREVISIONS ECART PAD /ii


ACTIVITES DU PROGRAMME /i Trimestre Cumul Cumul Trimestre Cumul Cumul Trimestre Cumul Cumul Durée du
considéré annuel total considéré annuel total considéré annuel total Programme

1. Travaux
1.1
1.2
1.3
2. Equipements et véhicules
2.1
2.2
2.3
3. Consultants et Etudes
3.1 Formation
3.2 Séminaires
3.3 Appui technique
3.4 Etc…..
4. Fonctionnement
4.1 Carburant et lubrifiants
4.2 Personnel
4.3 Frais de mission
4.4 Etc…
TOTAL DEPENSES

Notes: /i Les éléments de cette colonne devront correspondre aux activités du Projet qui auront été convenues à l’évaluation du Projet notamment dans le PAD (Project Appraisal Document-Rapport d’évaluation du Programme)
/ii Les chiffres indiqués dans cette colonne sont tirés du PAD, y compris toute modification éventuelle qui surviendrait. En cas de fluctuation importante de la devise, le cours à la fin du trimestre écoulé sera utilisé pour les calcul
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Normes de budgétisation du PRODEL pour les frais de mission et le


fonctionnement des bureaux
RUBRIQUES UNITES TAUX (F CFA)
Missions et Déplacements a/

1. Personnel de L'UCNP

Déplacements à l'intérieur du Cameroun (ville à pouvoir d'achats élévé: DlA, Limbé, Kribi)

CN Homme/Jour 110 000


RNF, -SSA, SDPAGQ, SGDRPA, SDCVPP, SSE, AI, SCMRP, RAF,
Homme/Jour 100 000
SPM, SES, SFRAB, CONA
Autres Resp. de l'UCNP : SJPM, ASS/PROJET N°1 Homme/Jour 80 000
ACONA, ADM Homme/Jour 60 000
Autres Agents d'appui de l'UCNP (Chauffeurs, Secrétaire, autres) Homme/Jour 45 000

Déplacements à l'intérieur du Cameroun (Autres villes)


CN Homme/Jour 90 000
RNF, -SSA, SDPAGQ, SGDRPA, SDCVPP, SSE, AI, SCMRP, RAF,
Homme/Jour 70 000
SPM, SES, SFRAB, CONA
Autres Resp. de l'UCNP : SJPM, ASS/PROJET N°1 Homme/Jour 50 000
ACONA, ADM Homme/Jour 45 000
Autres Agents d'appui de l'UCNP (Chauffeurs, Secrétaire, autres) Homme/Jour 35 000
Déplacements hors du Cameroun
Les normes applicables sont celles des Nations Unies (v. UN ICSC)
2. Personnel des UCR
Déplacements à l'intérieur de sa Région
CR Homme/Jour 60 000
Cadres UCR : -SRSA, SRDPAGQ, SRGDRPA, SRDCVPP,
Homme/Jour 45 000
SRSECM, SES, CORE
Assist. Comptable Secrétaire Homme/Jour 30 000
Autres agents d'appui de l'UCR (PFD, Chauffeurs, Agents
Homme/Jour 20 000
d'entretiens)
Déplacements à l'intérieur du Cameroun mais hors de sa région
CR Homme/Jour 70 000
Cadres UCR : SRSA, SRDPAGQ, SRGDRPA, SRDCVPP, SRSECM,
Homme/Jour 50 000
SES, CORE
Assist. Comptable Secrétaire Homme/Jour 40 000
Autres agents d'appui de l'UCR (PFD, Chauffeurs, Agents
Homme/Jour 30 000
d'entretiens)
Déplacements à l'étranger
Les normes applicables sont celles des Nations Unies (v. UN ICSC)
3. Dotation carburant
Dotation au 100 Km de Mission 15L au 100 km et 650F/L 9 750
4. Déplacements à l'étranger
Les normes applicables sont celles des Nations Unies (v. UN ICSC)

247
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Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

RUBRIQUES UNITES TAUX (F CFA)


Fonctionnement UCNP et UCR
Dotation carburant
CN mois 250 000
RNF, -SSA, SDPAGQ, SGDRPA, SDCVPP, SSE, AI, SCMRP, RAF,
mois 150 000
SPM, SES, SFRAB, CONA
Autres Resp. de l'UCNP : SJPM, ASS/PROJET N°1 mois 100 000
ACONA, ADM mois 70 000
Autres Agents d'appui de l'UCNP (Chauffeurs, Secrétaire, autres) mois 30 000
CR mois 150 000
Cadres UCR : SRSA, SRDPAGQ, SRGDRPA, SRDCVPP, SRSECM,
mois 100 000
SES, CORE
Assist. Comptable Secrétaire mois 60 000
Autres agents d'appui de l'UCR (PFD, Chauffeurs, Agents
mois 30 000
d'entretiens)
Véhicules UCNP mois 250 000
Véhicules UCR mois 250 000
Missions coordination UCNP mois 550 000
Missions coordination mois 450 000
Forfait téléphone
CN mois 200 000
RNF, -SSA, SDPAGQ, SGDRPA, SDCVPP, SSE, AI, SCMRP, RAF,
mois 100 000
SPM, SES, SFRAB, CONA
Autres Resp. de l'UCNP : SJPM, ASS/PROJET N°1 mois 70 000
ACONA, ADM mois 40 000

CR mois 100 000


Cadres UCR : SRSA, SRDPAGQ, SRGDRPA, SRDCVPP, SRSECM,
mois 70 000
SES, CORE
Assist. Comptable Secrétaire mois 50 000
Autres agents d'appui de l'UCR (PFD, Chauffeurs, Agents
mois 40 000
d'entretiens)
Forfait internet
CN mois 40 000
RNF, -SSA, SDPAGQ, SGDRPA, SDCVPP, SSE, AI, SCMRP, RAF,
mois 24 000
SPM, SES, SFRAB, CONA
Autres Resp. de l'UCNP : SJPM, ASS/PROJET N°1 mois 24 000
ACONA, ADM mois 24 000

CR mois 24 000
Cadres UCR : SRSA, SRDPAGQ, SRGDRPA, SRDCVPP, SRSECM,
mois 24 000
SES, CORE
Assist. Comptable Secrétaire mois 24 000
Autres agents d'appui de l'UCR (PFD, Chauffeurs, Agents
mois 24 000
d'entretiens)

Source : PCFC ET REDD+

248
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

CADRE D’ÉLABORATION DU PROGRAMME DU TRAVAIL ET DU BUDGET ANNUEL (PTBA)


Travail (Activités/Opérations) Budgétisation
Observations
Budget
Ref. Description (Composante/Sous- Engagements &
Structures/ Indicateur Programmatio Budget de Disponible
Budg. composante/Activités/Tâches) Niveau Résultats antérieurs en Commentaire
Responsables s de Début fin n IDA (Période l'exercice Fin de
d'exécution attendus début l'exercice s PTBA
d'exécution résultat Projet) d'activités l'exercice
d'activités
d'activités

A Composante A :

A.1 Sous-composante A.1 :

A.1.1 Activités 1

A.1.2 Activités 2:

A.1.3 Activités 3 :

A.1.4 Activités 4 :

A.1.5 Activités 5 :

A.1.6 Activités 6 :

A.1.7 Activités 7 :

A.2 Sous-composante A.2 :

A.2.1 Activités 1

A2.1.1 Tâches 1

A2.1.2 Tâches 2 :

A2.1.3 Tâches 3 :

A2.1.4 Tâches 4 :

A.2.2 Activités 2:

A2.2.1 Tâches 1 :

A2.2.2 Tâches 2 :

A2.2.3 Tâches 3

A.2.3 Activités 3:

A2.3.1 Tâches 1 :

A2.3.2 Tâches 2 :

249
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

Travail (Activités/Opérations) Budgétisation


Observations
Budget
Ref. Description (Composante/Sous- Engagements &
Structures/ Indicateur Programmatio Budget de Disponible
Budg. composante/Activités/Tâches) Niveau Résultats antérieurs en Commentaire
Responsables s de Début fin n IDA (Période l'exercice Fin de
d'exécution attendus début l'exercice s PTBA
d'exécution résultat Projet) d'activités l'exercice
d'activités
d'activités

A.2.4 Activités 4:

A2.4.1 Tâches 1 :

A2.4.2 Tâches 2

A2.4.3 Tâches 3 :

A2.4.4 Tâches 4 :

A.2.5 Activités 5:

A2.5.1 Tâches 1 :)

A2.5.2 Tâches 2 :

A2.5.3 Tâches 3 :

A.3 Sous-composante A.3 :

A.3.1 Activités 1:

A3.1.1 Tâches 1 :

A3.1.2 Tâches 2 :

A.3.2 Activités 2:

A3.2.1 Tâches 1 :

A3.2.2 Tâches 2 :

A3.2.3 Tâches 3

B Composante B

B.1 Sous-composante B.1 :

B.1.1 Activités 1:

B.1.2 Activités 2:

B.1.3 Activités 3: n

B.1.4 Activités 4:

B.2 Sous-composante B.2 :

B.2.1 Activités 1:

250
République du Cameroun
Projet PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

Travail (Activités/Opérations) Budgétisation


Observations
Budget
Ref. Description (Composante/Sous- Engagements &
Structures/ Indicateur Programmatio Budget de Disponible
Budg. composante/Activités/Tâches) Niveau Résultats antérieurs en Commentaire
Responsables s de Début fin n IDA (Période l'exercice Fin de
d'exécution attendus début l'exercice s PTBA
d'exécution résultat Projet) d'activités l'exercice
d'activités
d'activités

B.2.2 Activités 2

B.3 Sous-composante B.3 :

B.3.1 Activités 1:

B.3.2 Activités 2:

B.3.3 Activités 3:)

B.3.4 Activités 4:

B.4 Sous-composante B.4 :

B.4.1 Activités 1:

B.4.2 Activités 2:

B.4.3 Activités 3:

B.4.4 Activités 4:

C Composante C : Gestion et suivi évaluation du projet

C.1 Sous-composante C.1: La coordination du Projet

C.1.1 Activités 1: Rémunérations Personnel UCNP

C.1.2 Activités 2: Ateliers/Séminaires/Formation

C.1.3 Activités 3: Réunions


Activités 4: Acquisitions des biens et services de
C.1.4
fonctionnement
Sous-composante C.2: le suivi et évaluation de
C.2
l’exécution du projet
C.2.1 Activités 1: Audits (technique et financier)

C.2.2 Activités 2: Evaluations (mi-parcours et finale)

251