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Projet de Fin d’Etudes

Spécialité Génie Civil

Les étapes clés de la réponse à un appel d’offre


Préparation de l’offre et Relation Etudes/Travaux

Auteur : JANIAK Ludovic


INSA Strasbourg, Spécialité Génie Civil

Tuteur Entreprise : PILIPENKO Gérard


Eiffage Construction Midi-Pyrénées, Directeur d’Agence (PAMIERS)

Tuteur INSA Strasbourg : HOTTIER Jean-Michel


Professeur agrégé de Génie Civil

Mars – Août 2012


Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Remerciements

Je tiens à remercier tout particulièrement Gérard PILIPENKO, Directeur de l’Agence


de Pamiers et tuteur de PFE, qui a su se rendre disponible et à mon écoute tout au
long de mon projet, qui a mis ma disposition tous les moyens nécessaires au bon
déroulement de ce projet et qui m’a fait part de sa riche expérience des Etudes de
Prix.

Je tiens à témoigner ma reconnaissance à Jean-Michel HOTTIER, mon tuteur école,


pour son suivi et ses conseils tout au long de mon PFE.

Je remercie également toute l’équipe du PFE interrégional qui nous a permis de


participer à une expérience particulièrement enrichissante, en particulier Michel
GUERINET, Babak NATTAGH et l’ensemble des tuteurs pour leurs conseils avisés,
ainsi que Ninon DECORNE et Anthony COURBET pour l’organisation des réunions
mensuelles du projet.

Un grand merci à tous les collaborateurs de la région Midi-Pyrénées qui m’ont


accueilli au sein de leurs agences respectives. Ainsi, je remercie tout
particulièrement Richard DAUTAN, Cécile GABARRA et Elizabeth SEVENO avec
qui j’ai eu l’occasion du suivre plusieurs réponses à appels d’offres, Maryse FARGE,
secrétaire du bureau d’études de prix de Toulouse, grâce à qui nous avons pu
mener à bien la réalisation de nouveaux fourreaux de remise d’offre, ainsi que tous
les responsables de services, conducteurs de travaux et chargés d’études de prix
qui ont pris le temps de répondre à mes questions.

Enfin, merci aux dix stagiaires qui m’ont accompagné au cours de ce projet : Zeineb,
Aymeric, Elie-Vincent, Enguerrand, Florian, Giles, Jean-Pierre, Fabien, Romain et
Victor.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Résumé et mots-clés
Eiffage Construction a organisé pour la 5ème année consécutive le PFE transversal
interrégional. Durant ces cinq mois au sein de la région Midi-Pyrénées, j’ai eu
l’occasion de participer à un projet en collaboration avec dix stagiaires répartis dans
les autres directions régionales du groupe. Dans le but d’améliorer l’efficacité du
service Etudes de Prix de l’entreprise, le sujet choisi est « Les étapes clés de la
réponse à un appel d’offres ».
Ma contribution à ce projet concerne deux des sept étapes traitées au cours de ce
projet : la préparation de l’offre ainsi que les relations Etudes-Travaux après
signature des marchés.

Après avoir réalisé un audit au sein des différentes Directions Régionales, un guide
des bonnes pratiques liées aux Etudes de Prix a été rédigé afin d’être diffusé dans
toutes les agences de l’entreprise. La partie concernant la préparation de l’offre aide
principalement les chargés d’études à la rédaction des mémoires techniques. Elle
incite de plus à soigner la présentation des dossiers pour rendre la lecture agréable.
Concernant les relations études-travaux, des check-lists sont proposées afin d’aider
les ingénieurs à préparer les dossiers transfert et à organiser les réunions au cours
desquelles les projets sont présentés au service travaux. Des procédures ont
également été rédigées pour mettre en place des retours d’expériences efficaces.

Enfin, l’étude de la préparation de l’offre m’a amené à concevoir, en collaboration


avec une entreprise de communication, des fourreaux de remise d’offres
personnalisables à chaque projet et respectant la charte graphique du groupe.

Mots-clés

Etudes de Prix – Transversalité – Remise d’offre – Transfert – Retours d’expérience

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Abstract
Eiffage Construction has organized for the 5th time the transversal end of study
project. During five months in the region Midi-Pyrénées, I was given the opportunity
de work with ten other interns spread in the ten other regional poles. In order to
improve the efficiency of its Cost Estimation service, the chosen topic is “The
strategic steps of tenders’ submission”.
I have been asked to work on two steps concerned by this project: the preparation of
tenders’ submission and the relation between Cost Estimation and Work services
after striking the deal.

After auditing all the regional poles, a guide gathering good practices related to cost
estimation has been written in order to be spread in all agencies of the company.
The first part I have studied, which is about preparation of tenders submissions, is
predominantly meant to help engineers writing technical memos. Moreover, it leads
them to take good care of the appearance of the folders in order to make it more
pleasant to read. Concerning the relation between cost estimation and work
services, some check lists are given so that the transfer folder can easily be
prepared and the reunion meant to present the project to the responsible of the
achievement. Some procedures are also given to introduce more efficient feedbacks.

Finally, while studying the preparation of tenders’ submissions, I have also contacted
a communication company which helped me design new folder cases which can be
personalized to each project and respect the group’s color chart.

Key-words

Cost Estimation – Transversality - Tenders submission – Transfer Folder - Feedback

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Sommaire

Remerciements .......................................................................................................................... 2
Résumé et mots-clés .................................................................................................................. 3
Abstract ..................................................................................................................................... 4
Sommaire .................................................................................................................................. 5
Liste des Figures ........................................................................................................................ 7
Liste des Tableaux ..................................................................................................................... 7
Introduction ............................................................................................................................... 8
1.1. EIFFAGE .................................................................................................................... 9
1.1.1. Le groupe................................................................................................................. 9
1.1.2. La politique de développement durable ................................................................ 11
1.2. La filiale EIFFAGE Construction............................................................................. 12
1.2.1. Chiffres clés 2010 .................................................................................................. 12
1.2.2. Les 3 métiers de la filiale Eiffage Construction .................................................... 12
1.2.3. Implantations ......................................................................................................... 13
1.3. EIFFAGE Construction Midi-Pyrénées.................................................................... 15
1.3.1. Organisation ...................................................................................................... 15
1.3.2. Présentation des 3 secteurs .................................................................................... 16
1.3.3 Les différents services ............................................................................................ 17
2. Contexte et présentation du PFE ......................................................................................... 19
2.1. Contexte du PFE........................................................................................................... 19
2.1.1. Le PFE Interrégional Eiffage ................................................................................ 19
2.1.2. Retour sur les stages précédents ............................................................................ 20
2.1.3. Organisation du PFE ............................................................................................. 21
2.1.4. Rédaction du guide ................................................................................................ 22
2.2. Présentation du sujet et objectifs .............................................................................. 24
2.2.1. La présentation de l’offre ...................................................................................... 24
2.2.2. Le Transfert ....................................................................................................... 25
2.2.3. Les retours d’expérience ................................................................................... 25
3. Fonctionnement du service Etudes .................................................................................. 27
3.1. Les relations des études avec les autres services ...................................................... 27
3.2. Déroulement d’une étude .......................................................................................... 28
4. La préparation de l’offre ................................................................................................. 34
4.1. Composition d’un dossier de remise d’offre ............................................................ 34
4.1.1 Dossier de Candidature ..................................................................................... 34
4.1.2 Dossier Marché ................................................................................................. 34
4.2. Ouverture des plis et jugement des offres ................................................................ 35
4.3. La charte graphique .................................................................................................. 36
4.4. Le support ................................................................................................................. 37
4.4.1. Différents supports envisageables ..................................................................... 37
4.4.2. Atelier remise d’offre ........................................................................................ 40
4.5. Le mémoire ............................................................................................................... 46
4.5.1. Démarche et actions réalisées................................................................................ 46
4.5.2. Analyse des mémoires Techniques rédigés par l’entreprise ............................. 47
4.6. Rédaction du guide – Aide à la préparation de l’offre ............................................. 49
4.6.1. Composition du dossier ..................................................................................... 50
4.6.2. Rédaction du Mémoire Technique .................................................................... 51

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

4.6.3. Supports et chartes ............................................................................................ 56


5. Transfert et retours d’expériences ....................................................................................... 57
5.1. Démarche et actions réalisées....................................................................................... 57
5.2. Résultat de l’audit......................................................................................................... 58
5.2.1. Le transfert ............................................................................................................ 58
5.2.2. Les Retours d’Expérience ..................................................................................... 59
5.3. Rédaction du guide – Proposition de processus ........................................................... 60
5.3.1. Le transfert ............................................................................................................ 60
5.3.2. La réunion étude d’exécution ................................................................................ 61
5.3.3. Les retours d’expériences ...................................................................................... 62
Conclusion ............................................................................................................................... 65
Bibliographie ........................................................................................................................... 67
Annexes ................................................................................................................................... 68

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Liste des Figures


Figure 1 : Eiffage et ses différentes filiales [1] ......................................................................... 9
Figure 2 : Ventilation du chiffre d'affaire par métier (en millions d'euros) [2] ....................... 13
Figure 3 : Nature des produits en France [2] ........................................................................... 13
Figure 4 : Implantations d'Eiffage Construction en Europe [www.eiffageconstruction.com] 14
Figure 5 : Répartition du chiffre d'affaires d'Eiffage Construction en Europe [2] .................. 14
Figure 6 : Implantation des agences de Midi-Pyrénées [www.eiffageconstruction.com]....... 15
Figure 7 : Répartition de l'effectif de la région Midi-Pyrénées [Réunion de co-direction du 13
mars 2012] ............................................................................................................................... 16
Figure 8 : Page de couverture du guide ................................................................................... 23
Figure 9 : Services internes en relations avec les études de prix ............................................ 27
Figure 10 : Description de la procédure à suivre pour une étude de prix................................ 29
Figure 11 : Couleurs de l'ancienne charte Eiffage (toujours d'actualité pour le Logo) ........... 36
Figure 12 : Couleur de la nouvelle charte Eiffage Construction ............................................. 37
Figure 13 : Classeurs de remise d'offre ................................................................................... 38
Figure 14 : Rendu informatique (CD-ROM)........................................................................... 39
Figure 15 : Fourreau de remise d'offre en région Loire-Atlantique ........................................ 40
Figure 16 : Démarche suivie pour la réalisation des fourreaux de remise d'offre ................... 41
Figure 17 : Proposition graphique HVA Conseil .................................................................... 44
Figure 18 : Prototype de fourreau (vue de dos) ....................................................................... 45
Figure 19 : Prototype de fourreau (vue de face) ...................................................................... 45
Figure 20 : Démarches réalisées pour l'amélioration des mémoires techniques ..................... 47
Figure 21 : Extrait du guide : objectif de la préparation de l'offre .......................................... 50
Figure 22 : Démarches réalisées pour l'amélioration des relations études travaux ................. 57

Liste des Tableaux


Tableau 1: Répartition des sujets dans les régions [Compte rendu de la réunion du 4 avril
2012]........................................................................................................................................ 20
Tableau 2: Avantages et inconvénients du rendu papier ......................................................... 38
Tableau 3 : Avantages et inconvénients d'un rendu informatique .......................................... 39
Tableau 4 : Avantages et inconvénients d'un rendu dématérialisé .......................................... 40
Tableau 5 : Comparaison des offres reçues pour la réalisation des fourreaux ........................ 43
Tableau 6 : Description de la trame proposée pour un mémoire technique ........................... 53
Tableau 7 : Comparaison des dépenses Etude Transfert / Etude d'Exécution / Réelles .......... 62

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Introduction

Le contexte économique actuel a fortement accru la concurrence entre les différents


acteurs de la construction. De plus, l’évolution du code des marchés publics,
donnant désormais plus d’importance à la valeur technique des offres, rend le travail
des bureaux d’études de prix essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise telle
qu’EIFFAGE Construction qui fait partie des leaders dans ce domaine. Afin de
remplir ses objectifs en termes de chiffre d’affaires, cette entreprise doit mettre
toutes les chances de son côté pour remporter des marchés en étant le plus
concurrentiel possible et en limitant les risques liés à la phase travaux.

EIFFAGE Construction organise pour la 5ème année consécutive le stage


interrégional qui réunit onze stagiaires répartis dans ses différentes régions. Afin
d’améliorer l’efficacité de son service Etudes de Prix, le sujet qui a été choisi est
« Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offres ». Ainsi, c’est au sein de
la région Midi-Pyrénées que j’ai eu l’occasion de participer à la réflexion sur deux
des sept étapes traitées : la préparation de l’offre et les relations Etudes-Travaux
après signature du marcher.

Les objectifs de cette étude sont d’une part d’améliorer la qualité des remises
d’offres en se focalisant sur le choix des supports, l’aspect esthétique permettant de
rendre la lecture agréable et surtout la rédaction du mémoire technique témoignant
de la valeur technique de l’offre, et d’autre part de rendre les phases de transfert et
de retours d’expérience plus efficaces et systématiques. Pour ce faire, j’ai réalisé un
audit au sein de la région Midi-Pyrénées en allant interroger principalement mes
collaborateurs des services Etudes et Travaux de chaque agence ainsi que tous les
services internes du groupe. Cet audit a également été étendu aux autres régions
par grâce à la transversalité offerte par le concept du stage. L’analyse du
fonctionnement des différentes agences et des documents qu’ils produisent m’a
permis de proposer des pistes d’amélioration pour ces deux étapes. Au final, mon
travail sera mis en commun avec celui des dix autres étudiants pour la réalisation
d’un guide destiné aux services études de prix de toutes les agences en France.

Après avoir présenté l’entreprise EIFFAGE Construction puis le contexte de ce PFE,


le fonctionnement des bureaux d’études de prix sera décrit pour ensuite aborder
successivement le travail effectué sur la préparation de l’offre et des relations
Etudes-Travaux.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

1. Présentation générale de l’entreprise

1.1. EIFFAGE
1.1.1. Le groupe

Troisième groupe français et cinquième leader européen du BTP et des


concessions, Eiffage réalise grâce à ses 70 000 collaborateurs un chiffre d’affaires
de 11,3 milliards d’euros sur ses chantiers en France, en Europe et dans le monde,
et de 2 milliards d’euros dans ses concessions et partenariats public-privé.

Le groupe est né de l’union Fougerolle-SAE en 1992.

Eiffage exerce des activités complémentaires - financement, conception,


réalisation et maintenance d'infrastructures et de projets - au travers de ses cinq
branches.

Figure 1 : Eiffage et ses différentes filiales [1]

 Eiffage Construction fédère les activités de bâtiment,


immobilier (et facility management), logements, bureaux,
équipements publics, centres commerciaux, sites
industriels, monuments historiques.

 Eiffage Travaux Publics développe tous les métiers de


terrassement, de route et de génie civil, allant des
travaux neufs et d'entretien à la fabrication d'enrobés et
de liants.

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 Clemessy et Eiffage Énergie, spécialisées dans le


génie électrique, le génie climatique et l'automatisation
des process proposent une offre globale clés en main :
conception, réalisation, exploitation et maintenance
d'installations multitechniques et d'équipements
spécifiques, quel que soit le secteur d'activité.

 Eiffage Construction Métallique déploie son savoir-


faire dans les différentes spécialités de la construction
métallique : ouvrages d'art, façades, bâtiments,
mécanique, offshore, chaudronnerie, maintenance
industrielle, robinetterie et tuyauterie.

 Eiffage Concessions affirme son rôle de constructeur


concessionnaire d'autoroutes et de grands ouvrages
d'infrastructures, d'équipements publics, de bâtiments et
d'aménagements urbains. Elle assure le financement, la
conception, la construction, la maintenance et l'entretien
des ouvrages réalisés. APRR et AREA exploitent les
autoroutes et les ouvrages à péage qui lui ont été
concédés par l'État.
Le savoir faire d’Eiffage dans ces 5 branches lui permet d’être présent sur des
projets de très grande envergure et de s’imposer dans le monde entier,
principalement en Europe et en Afrique. Parmi les plus grands succès récents du
groupe on retrouve :

 Le Viaduc de Millau
 L’autoroute Norscut (Portugal)
 Mise en service de la LGV Perpignan-Figueras
 La reconversion de l’Hôtel-Dieu de Lyon
 Centre Hospitalier Sud-Francilien
 Autoroute A65 Pau-Langon
 Autoroute Dakar-Diamniadio
 Tour Majunga (projet)
 Centrale de Nam-Theum 2 (Laos)

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1.1.2. La politique de développement durable

L’innovation est au cœur des réflexions dans une optique d’améliorations


continue des projets en matière de performances énergétiques et
environnementales. Ainsi, les concepts de logements EcoEco, H2CO et Renovalis
développés par le Groupe, on été déployés récemment et garantissent à la fois la
qualité des produits, le respect des délais l’optimisation des coûts de construction et
d’exploitation. L’entreprise se sert de ces arguments de vente pour séduire ses
clients potentiels en se démarquant des concurrents.

La stratégie de l’entreprise en termes de développement durable se résume


aux 4 cibles suivantes [1] :

1. Déployer le développement durable dans les coeurs de métier


Objectifs :
 Mutualiser les tâches relatives à la veille réglementaire environnement et
développement durable.
 Démultiplier les innovations de développement durable initiées à la holding
(Direction du développement durable) et avec les Directions du
développement durable des branches en créant des outils opérationnels
adaptés aux besoins du terrain.

2. Gérer le « développement durable Corporate »


Objectifs :
 Accroître les performances d’Eiffage dans l’exercice des missions classiques
d’une Direction du développement durable d’entreprise cotée.
 Améliorer la visibilité de la stratégie de développement durable du Groupe.

3. Contribuer aux appels d’offres stratégiques


Objectifs :
 Assister les branches et les directions régionales, via une force d’intervention
rapide apte incrémenter le référentiel Haute.
 Qualité de Vie® d’Eiffage, dans les réponses aux appels d’offres.
 Créer une task force environnementale sur des sujets nouveaux : biodiversité,
bilan carbone® de linéaire, acoustique…

4. Anticiper les conséquences du changement climatique


Objectifs :
 Préparer le Groupe à anticiper les conséquences du changement climatique
dans l’exercice de ses métiers, tant en termes stratégiques qu’en termes
d’innovation et de R&D.
 Œuvrer au sein des cercles les plus avancés sur le sujet.

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1.2. La filiale EIFFAGE Construction

Né en 1999 du regroupement des filiales (anciennement bâtiment des travaux


public) Fougerolle, Quillery et SAE, Eiffage Construction est est la 3ème entreprise
française de construction et contribue pour un quart au chiffre d’affaires du groupe.

1.2.1. Chiffres clés 2010

En 2010, Eiffage Construction comptait 14903 collaborateurs et a réalisé un


chiffre d’affaire de 3,6 milliards d’euros, soit 27% du chiffre d’affaires total du groupe,
avec un résultat opérationnel de 157 millions d’euros, soit 4 ,3% du chiffre d’affaires,
traduisant une bonne maîtrise des risques et des frais généraux. Ces résultats sont
satisfaisants compte tenu d’une conjoncture économique encore peu favorable,
l’activité ayant été stimulée par la montée en puissance de la conception-
construction et la poursuite des grands chantiers menés en partenariat public-privé
(PPP).

1.2.2. Les 3 métiers de la filiale Eiffage Construction

 Le bâtiment

Le groupe conçoit et construit des projets immobiliers pour le compte de donneurs


d’ordre privés ou publics. Il s’agit de construction de bâtiments neufs et de
réhabilitation de bâtiments anciens : logements sociaux ou privés, immeubles de
bureaux, hôpitaux, équipements publics, surfaces commerciales ou industrielles,
hôtellerie, …

 L’immobilier

« Constructeur-Promoteur », sa mission comprend la recherche du foncier, la


conception de l’immeuble, sa réalisation puis sa commercialisation. En général, il
s’agit de logements, de bureaux, de résidences spécialisées, d’hôtels ou
d’aménagement urbain.

 Les travaux services

La maintenance et le facility management complète l’offre issue de la livraison


permettant ainsi l’entretien en continu du patrimoine associé à un ensemble de
services à la personne. Ce sont en règle générale de petits chantiers de
réaménagement et d’entretien d’immeubles de bureaux et de parcs de logements.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

L’activité du bâtiment constitue aujourd’hui le marché qui réalise le plus grand


chiffre d’affaires au sein de la filiale (Figure 1). Elle représente à elle seule 81% du
chiffre d’affaires global.

Figure 2 : Ventilation du chiffre d'affaire par métier (en millions d'euros) [2]

De plus, Eiffage Construction se distingue par son offre globale et maîtrisée.


La complémentarité de ses métiers offre une grande garantie de résultats, que ce
soit dans les secteurs publics ou privés, professionnels ou particuliers. La variété
des produits développés en 2010 témoigne du large éventail de prestations d’Eiffage
Construction. Le logement et les équipements publics sont prépondérants, suivis du
tertiaire et de la réhabilitation (Figure 2).

Figure 3 : Nature des produits en France [2]

1.2.3. Implantations

L’organisation d’Eiffage Construction est fondée sur les principes de proximité


et de souplesse. En France comme en Europe, chacune de ses implantations est
autonome et peut répondre à tout type de demande de construction : équipement
public, logement privé et social, immobilier tertiaire, commerces, industrie, etc.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Ce vaste réseau d'experts en entreprise générale est coordonné par les


services du siège et soutenu par les fonctions supports, notamment pour les projets
complexes, auxquels la synergie entre régions apporte une vraie valeur ajoutée.

Figure 4 : Implantations d'Eiffage Construction en Europe [www.eiffageconstruction.com]

Eiffage Construction est présents dans 7 pays en Europe : Belgique,


Luxembourg, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Slovaquie.
Néanmoins, la plus grande partie de son chiffre d’affaires (78%) s’effectue en
France, principalement dans la région Ile-de-France où le taux s’élève à 21,7% du
chiffre d’affaires total (Figure 4).

Figure 5 : Répartition du chiffre d'affaires d'Eiffage Construction en Europe [2]

Au niveau national, grâce à son puissant maillage d’établissements


régionaux, Eiffage Construction apporte, dans chaque département français, les
services d’un grand constructeur européen, tout en conservant la réactivité d’une
entreprise locale. Cette proximité favorise les relations avec les collectivités
territoriales.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

1.3. EIFFAGE Construction Midi-Pyrénées


1.3.1. Organisation

Eiffage Construction Midi-Pyrénées se décline en trois secteurs, regroupant


chacun plusieurs agences :
 Eiffage Construction Grand Toulouse regroupant les agences : Travaux
neufs et Activités.
 Eiffage Construction Portes de Midi-Pyrénées, regroupant les agences à
l’extérieur de Toulouse à savoir : agence Gascogne, agence Albi, agence
Pamiers .
 Eiffage Construction Tarbes regroupant l'agence de Tarbes et Lourdes.

Figure 6 : Implantation des agences de Midi-Pyrénées [www.eiffageconstruction.com]

Eiffage Construction Midi-Pyrénées, c’est :

 500 collaborateurs
 7 implantations en Midi-Pyrénées
 106 millions d’euros de chiffres d’affaires en 2010

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

1.3.2. Présentation des 3 secteurs

Figure 7 : Répartition de l'effectif de la région Midi-Pyrénées [Réunion de co-direction du 13 mars 2012]

 Portes de Midi-Pyrénées

Cette SNC regroupe 3 agences dont les effectifs sont moindres, comparés à
ceux des agences de Tarbes et de Toulouse. Chacune de ces agences possède
donc un chiffre d’affaire inférieur à 10 millions d’euros, et travaille donc sur des
projets moins importants. Leurs bureaux d’études sont composés d’une ou de deux
personnes, et préparent les dossiers de réponse aux appels d’offre aidé, pour la
partie administrative, du secrétariat qui dans ce cas est assez multifonctionnel. Les
affaires traitées se font souvent en gros-œuvre seul.
L’agence de Condom possède des ateliers de serrurerie et de préfabrication
avec qui ils collaborent, mais qui sont tout de même mis en concurrence avec
d’autres sous-traitants. Certaines entreprises extérieures font également appel à eux
pour sous-traiter ce type de prestations sur leurs chantiers.

 Tarbes

L’agence de Tarbes possède un effectif un peu plus important que les différentes
agences de Portes Midi-Pyrénées. Cela leur permet d’être présents sur des
chantiers plus importants, hissant leur chiffre d’affaires à environ 20 millions d’euros.

L’agence de Lourdes est spécialisée dans les menuiseries. Elle travaille


généralement avec l’agence de Tarbes mais également en tant que sous-traitant
pour des entreprises extérieures.

 Grand Toulouse

Les locaux de Toulouse regroupent la Direction Régionale, ainsi que les agences
Travaux neufs et Activités. Il s’agit bien évidemment de la plus grosse agence de la
région, où sont regroupés tous les services spécifiques. La SNC Grand Toulouse
effectue 50% du chiffre d’affaires de la région en travaillant sur de grands projets
incluant des conception-réalisation et des partenariats public-privé (PPP).

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

1.3.3 Les différents services

Chaque agence possède chacune un service Travaux et un service Etudes.

 Le service Travaux

Ils sont responsables de l’exécution des travaux une fois le dossier traité
commercialement, en maîtrisant notamment le budget, le planning,
l’approvisionnement, la sécurité et l’effectif sur le site.

 Le service Etudes

Principal service concerné par ce projet, son rôle est de chiffrer des opérations à
des prix concurrentiels et en appréhendant les risques qui y sont liés, afin de
décrocher des marchés. Le fonctionnement de ce service sera vu plus en détail dans
la suite de ce rapport.

Les autres services sont communs à toutes la région et basés à l’agence Grand
Toulouse.

 Le service Méthodes

Il intervient en amont, avec le service méthodes sur certains projets complexes,


et en cours de réalisation, avec les travaux, pour faire des choix techniques
particuliers, et préparer l’organisation des chantiers.

 Le service QSE

Ce service intervient au niveau de tous les services, notamment pour améliorer


leur efficacité et cela de deux manières : par retour d’expérience, et par analyse de
risques. Les retours d’expérience se font principalement par diverses réunions
d’évaluation des différents fournisseurs, métreurs ou sous-traitants. Le but du
service Qualité ici et d’obtenir l’avis de toutes les personnes de l’entreprise pour
pouvoir améliorer l’efficacité de leur travail.
Le service se charge également de l’image de marque, par l’intermédiaire
d’affiches et de diverses publicités, ainsi que de l’ensemble des certifications que
possède l’entreprise (BBC, HQE, …).
Enfin, le service se charge de vérifier la qualité du travail de l’ensemble des
services en confrontant les objectifs aux résultats réels.

 Le service Administratif

Il gère principalement la comptabilité et les ressources humaines.

 Le service Juridique

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Il intervient au niveau du processus de réalisation à tous les niveaux :


En amont, avec le bureau d’études, où l’analyse des pièces administratives
permet de quantifier les risques liés à chaque opération,
Pendant la réalisation, où il fait surtout de la gestion contractuelle.
En aval, en collaboration avec le service après vente (SAV), pour la gestion
des réclamations en cas de sinistre et le suivi des ouvrages sur plusieurs années.

 Le service Matériel

Il gère la répartition du matériel de l’entreprise sur les différents chantiers. Il


existe deux dépôts sur la région : l’un se situe près de Toulouse et l’autre près de
Tarbes.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

2. Contexte et présentation du PFE


2.1. Contexte du PFE
2.1.1. Le PFE Interrégional Eiffage

Eiffage Construction organise cette année la 5ème édition du TFE transversal


interrégional. Ce stage regroupe différents acteurs des 11 directions régionales et a
pour but la valorisation des savoir-faire de l’entreprise et le partage des bonnes
pratiques des différentes régions.

Après 4 projets portant plus sur le domaine des travaux et sur la technicité,
Eiffage a décidé cette année de consacrer ce projet particulier aux études de prix.
En effet, compte tenu du contexte économique actuel, Eiffage doit, plus que jamais,
atteindre ses objectifs en termes de chiffre d’affaires et cela dans un milieu ou la
concurrence est de plus en plus rude. La mission des bureaux d’étude devient de
plus en plus compliquée : il faut savoir être concurrentiel tout en prenant le moins de
risques possible au niveau de la phase travaux. Le thème choisi pour cette nouvelle
édition du PFE interrégional est « Les étapes clés de la réponse à un appel
d’offre ».

Le but de ce projet est de réaliser un audit général des différentes agences


d’Eiffage Construction en France pour partager les bonnes pratiques ainsi que les
points sensibles pouvant être améliorés. Le partage de cette réflexion permettra
d’améliorer le fonctionnement des études au niveau national, permettant ainsi à
toutes les agences d’augmenter leurs chances de remporter des marchés.

Puisque toutes les directions régionales sont impliquées dans ce projet, il a


été décidé, lors d’une réunion précédant l’arrivée des stagiaires, que chaque région,
en fonction des opérations qu’elle possède, travaillerait sur deux des sept étapes
clés présentées dans le tableau 1.

Ce travail sera concrétisé par un recueil de bonnes pratiques concernant la


réponse à un appel d’offre destiné à tous les chargés d’études de l’entreprise. Ce
livret sera diffusé via le réseau interne à Eiffage. Le choix du support a été décidé
très en amont afin de faciliter la réflexion des stagiaires. Ils savent dès le départ ce
qu’ils doivent rendre au final, et peuvent ainsi orienter leurs démarches dans ce but
précis.

19
Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Tableau 1: Répartition des sujets dans les régions [Compte rendu de la réunion du 4 avril 2012]

2.1.2. Retour sur les stages précédents

 Thème 2008 : Les Horizontaux

Ce thème fut le premier abordé dans le cadre du TFE interrégional d’Eiffage.


Les échanges effectués n’ont pas pu être diffusés à l’échelle nationale. Néanmoins,
le travail effectué sur le sujet « pathologies des horizontaux » a abouti sur une note
sur les prédalles qui est consultable sur le réseau interne du groupe (Planet’Eiffage).

 Thème 2009 : La géotechnique

Ce projet a permis de mettre au point des fiches de synthèses concernant


diverses techniques de fondations et de soutènements. Cependant, celles-ci n’ont
pas toutes été validées par les professionnels. Ces fiches n’ont donc pas été
diffusées au niveau national pour éviter d’éventuelles mauvaises par les utilisateurs,
d’une part, et aussi parce que ces fiches nécessitaient la présence d’un
géotechnicien chargé d’assurer un relai technique et la maintenance de cet outil.

 Thème 2010 : le SAV (la pathologie des bâtiments)

Ce projet a abouti à des fiches de synthèses concernant les pathologies des


ouvrages de gros-œuvre et de second-œuvre suivant les thèmes listés ci-dessous :

 Sujets gros-oeuvre Sujets second-oeuvre


 Fissuration du béton Choisir & contrôler un sous-traitant (SO)
 Bandes de clavetage dans les radiers et réparation sur les étages au
dessus Peinture

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

 Joints des prémurs / Relevés d'étanchéité en toitures terrasses


 Balcons Carrelage / parquet / sols collés
 Réseaux enterrés Acoustique / thermique
 Parkings Revêtement de façade : enduits
 Infiltrations en infrastructures Infiltrations par menuiseries extérieures
 Infiltrations en superstructures (GO en toiture terrasse) Mur-rideau
 Acrotères Salles de bains (préfabriquées ou non)
 Préfabrication Cloisons plâtre

Ces fiches sont consultables à l’aide du « Navigateur SAV » qui est un outil
informatique disponible sur le réseau Planet’Eiffage. Cet outil fait partie des
innovations nommées dans le cadre des Trophées de l’Innovation (concours interne
Eiffage).

 Thème 2011 : L’amélioration des processus d’exécution

Un guide technique, destiné aux ingénieurs travaux, a été mis au point par les
stagiaires. Celui-ci rassemble un ensemble de préconisations concernant les
processus d’exécution liés à divers thèmes listés ci-dessous :

 La réhabilitation
 Les cabines préfabriquées – HVA Concept ™
 Utilisations des bétons / BBC
 Les gaines techniques
 Mise en œuvre des prémurs
 Etanchéité à l’air en BBC
 Précautions d’emploi sur les BPE
 Temps unitaires des prémurs
 Les verticaux
 Productivité sur les chantiers en hypercentre
 Bétons hautes performances
 Rupteurs thermiques / fissurations
 Pratiques des sous-étaiements
 Domaine d’utilisation des prémurs

Il est ressorti de l’ensemble de ces expériences la nécessité de bien réfléchir


au support de diffusion du travail effectué, sans quoi les retours au niveau des
différentes directions régionales demeure inefficace voire inexistant.

2.1.3. Organisation du PFE

La direction des études de prix, le service recrutement, le pôle scientifique et


les 11 duos tuteur/stagiaire participent à ce projet. La coordination du stage est
assurée par Michel GUERINET (Directeur du pôle scientifique) et Anthony
COURBET (Chargé Développement RH au sein du service recrutement).

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

 Le pôle scientifique, en plus de coordonner l’ensemble du projet, oriente les


participants dans leur analyse du sujet et les conseille dans les choix des
supports de communication.
 Le service recrutement participe également à l’organisation du PFE. Il est
intervenu en amont pour le recrutement et l’intégration des stagiaires. Il est de
plus présent pour conseiller et suivre les participants dans leur projet
professionnel et pour la coordination des candidatures à l’issue du stage.

 Les tuteurs assurent l’encadrement des participants. Ils facilitent leur


intégration au sein des agences de leur région en les orientant vers les
différents interlocuteurs et leur donnent tous les moyens matériels
nécessaires à l’étude de leur sujet. De plus, ces tuteurs ont été choisis pour
leur expérience en étude de prix, qu’ils peuvent partager avec le stagiaire
pour le conseiller dans sa réflexion.

Des réunions sont organisées tous les mois afin de compléter les échanges à
distance et de recadrer les participants dans l’orientation de leur réflexion. Des
réunions entre les stagiaires sont également organisées la veille des réunions
générales afin d’échanger sur les différents sujets et de préparer la présentation du
lendemain. Les premières réunions ont eu lieu au siège d’Eiffage Construction à
Vélizy (78), et les suivantes se tiendront en province, pour pouvoir organiser des
visites de chantier sur des grands projets de l’entreprise, permettant ainsi aux
participants de découvrir ce qu’il se fait dans les différentes régions. Ces réunions
sont à chaque fois organisées par le stagiaire de la région d’accueil.

De plus, les participants des régions Atlantique et Midi-Pyrénées travaillant


sur le même thème, il a été décidé que ceux-ci se réuniront régulièrement (une fois
avant chaque réunion générale) pour comparer leur avancement et échanger sur le
sujet, afin de préparer la rencontre suivante avec les autres stagiaires. Ces réunions
s’effectuent à Condom, agence située à mi-chemin entre les sièges de Bordeaux et
de Toulouse.

Une période d’environ un mois est dédiée à la découverte du fonctionnement


des services études des différentes agences de leur région respective. Ce sera
l’occasion, de suivre une étude du début à la fin et aussi de rencontrer toutes les
personnes à recontacter dans la suite du projet. Ensuite, un audit des différents
intervenants sera effectué, de même qu’une récolte des documents nécessaires à
l’analyse du problème. L’analyse de ces documents et des avis des interlocuteurs
audités permettra de dégager les principaux points positifs et négatifs et des pistes
d’amélioration. Enfin, la synthèse de ce travail permettra d’élaborer le document final
à usage interne destiné aux chargés d’étude d’EIFFAGE CONSTRUCTION.

2.1.4. Rédaction du guide

Une première version provisoire, contenant les principaux résultats des


réflexions de chaque groupe, a d'abord été rédigée par chaque groupe d’étudiants
travaillant sur le même thème. Cette version provisoire a été une première fois
présentée à l’ensemble des participants du stage lors de la réunion qui s’est tenue à

22
Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Nantes le 19 juillet. Des modifications ont encore eu lieu jusqu’à la fin de ma période
de stage pour en arriver à la version qui est disponible en Annexe [1].
Un étudiant (Victor Forray, le stagiaire de la région Ile-de-France), a été désigné
responsable de la mise en forme du guide. Il est en effet un des derniers à terminer
son stage et sa situation géographique est la plus avantageuse pour communiquer
avec les principaux encadrants du PFE. Ayant été un des premiers à démarrer ce
PFE (environ un mois avant la majorité des autres stagiaires), et faisant partie des
premiers à terminer celui-ci, je n’ai pas pu participer à la mise en forme du guide
jusqu’au bout. J’ai rendu, en collaboration avec les autres stagiaires, le contenu brut
concernant notre partie, participé aux réflexions sur la mise en forme avec les autres
étudiants, et ensuite gardé un œil à distance sur la suite des travaux.
La version finale du guide sera présentée à la réunion de clôture du PFE qui se
tiendra les 12 et 13 septembre 2012.

Figure 8 : Page de couverture du guide

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

2.2. Présentation du sujet et objectifs

Les thèmes traités par la région Midi-Pyrénées, faisant l’objet de ce rapport,


sont :

 La présentation de l’offre
 Les relations études travaux : transfert et retour d'expérience

Ces phases ont lieu en fin d’étude mais donnent une image de l’ensemble des
autres étapes. Il est important d’avoir une bonne connaissance de l’ensemble du
processus d’étude pour savoir comment la mettre en valeur et la transférer aux
travaux, sans omettre de détails.

2.2.1. La présentation de l’offre

L’appréciation des dossiers de remise d’offre par les maîtres d’ouvrage se fait
suivant deux critères : le prix et la qualité de mémoire technique. Chacun de ces
critères se voit attribuer une note affectée d’un coefficient déterminé à l’avance et qui
est généralement précisé dans le dossier d’appel d’offre. La note du mémoire
technique peut atteindre jusqu’à 70% de la note totale, d’où l’intérêt de se pencher
sur la qualité de celui-ci lors de la réponse à un appel d’offre.

L’étude d’un projet ne consiste pas simplement à faire correspondre des prix
à un quantitatif et à en faire la somme. L’analyse et la compréhension du dossier
joue également un rôle très important. La majorité des clients apprécie le fait qu’une
entreprise ait montré de l’intérêt à leur projet, et montrent qu’ils ont pris conscience
de l’ensemble des problèmes liés à sa réalisation. La rédaction du mémoire
technique est donc l’occasion pour elle de mettre en avant ses qualités et ses savoir-
faire, de se mettre en valeur. Son but est de séduire le client en se basant à la fois
sur le fond et sur la forme de son dossier de remise d’offre.

L’objectif est donc de rechercher des voies d’amélioration des dossiers de


réponse aux appels d’offre, tant sur la partie administrative que technique et en
particulier en ce qui concerne l’élaboration du mémoire. Pour cela, trois axes
principaux seront étudiés :

 L’organisation et le contenu du mémoire


 Le support
 L’esthétique

Pour ce faire, je vais réaliser un audit des services études et les dossiers de
remise d’offre de certains chantiers réalisés par les différentes agences de la région
seront analysés. Je tenterai également d’interroger certains clients susceptibles de
me répondre pour avoir leur avis sur les dossiers tels qu’ils sont remis par
l’entreprise actuellement. La qualité du mémoire technique sera remise en cause
tout particulièrement.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Un groupe de travail a été mis en place à l’agence de Toulouse pour proposer


un nouveau support pour les remises d’offres. Le service communication d’Eiffage
sera également consulté pour avoir des retours sur les documents issus de ce
groupe de travail.

2.2.2. Le Transfert

La transmission du dossier aux équipes travaux est une étape importante.


Celle-ci s’effectue au cours d’une réunion rassemblant les conducteurs de travaux et
les chefs de chantier en charge de l’exécution des travaux et du responsable de
l’étude en question. Le service méthode peut également être présent si certains
points délicats ont été traités avec eux. Cette réunion est l’occasion d’expliquer aux
personnes qui suivront le chantier par la suite la manière dont l’étude a été
effectuée. Après une description globale du projet, tous les points techniques et
organisationnels sont traités : modes constructifs spécifiques, organisation de
chantier, phasage des travaux, matériaux mis en œuvre,… Un dossier contenant
l’ensemble des éléments ayant permis d’étudier le projet est remis aux conducteurs
de travaux. Ces derniers se basent sur ce dossier pour effectuer leur étude
d’exécution pendant la phase de préparation de travaux. Parfois, ils le mettent
complètement de côté et étudient le projet avec un regard nouveau, en fonction des
méthodes de chacun et du temps qui leur est accordé.

Dans le cadre de ce projet, le contenu et l’organisation des dossiers transfert


seront analysés afin de proposer des voies d’amélioration de cette étape pour
faciliter l’étude d’exécution. Aucune réflexion ne sera faite au niveau de l’esthétique
et du support qui semble déjà adapté (simple classeur).

Pour cela, des dossiers transfert de certains chantiers particuliers seront


analysés, et un lien sera créé entre les services études et travaux pour dégager les
faiblesses et les points positifs liées au déroulement des transferts tels qu’ils se font
actuellement au sein des différentes agences. Des solutions seront ensuite
proposées en ce qui concerne le dossier en lui-même ou le déroulement des
diverses réunions entre les deux services.

2.2.3. Les retours d’expérience

La rencontre des bureaux d’études et des conducteurs de travaux des


agences de Tarbes, Condom et Pamiers (Midi-Pyrénées) ont montré que les retours
d’expériences étaient rarement réalisés. Pourtant, ces retours sont nécessaires au
bon fonctionnement du bureau d’étude, puisqu’ils leur permettent de corriger leurs
temps et prix unitaires, et de connaître les modes constructifs les plus adaptés à
chaque type de chantier. D’où l’intérêt du sujet.

Ici, l’objectif est donc de proposer des solutions pour rendre ces retours
d’expérience plus systématiques et plus efficaces.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Des audits des services travaux et études seront donc réalisés afin de faire un
tour d’horizon de ce qui existe déjà au sein des différentes agences de la région. Les
supports de communication des ces retours d’expérience seront également
analysés.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

3. Fonctionnement du service Etudes

La remise d’une offre doit refléter l’ensemble du travail effectué lors de l’étude.
De plus, les services études de toutes les entreprises ne fonctionnent pas
systématiquement de la même manière. Certains des principaux concurrents
d’Eiffage Construction, par exemple, ont une manière de fonctionner très verticale.
Dans les services études concernés par ce projet, beaucoup plus de responsabilités
sont confiées au chargé d’étude, qui étudie son projet seul (ou en équipe pour des
projets de grande envergure), le plus souvent, en s’appuyant tout de même sur les
savoir-faire des autres services du groupe. L’amélioration des pratiques du service
études, qui est l’objet de ce PFE, nécessite donc de connaître le fonctionnement de
cette entité. En particulier, il faut bien distinguer les différentes étapes du
déroulement d’une étude, avant de réfléchir à la manière dont le mémoire, qui est
sensé mettre en valeur le travail ayant été fait sur le projet, doit être rédigé.

3.1. Les relations des études avec les autres services

Le bureau d’études est en contact permanent avec la totalité des autres


services régionaux de l’entreprise (voir Figure 8). Cela leur permet d’utiliser les
compétences spécifiques de chacun d’entre eux pour répondre de manière précise
aux appels d’offre.

Juridique

Travaux Méthodes

Etudes de Prix

Matériel SAV

Achats QSE

Figure 9 : Services internes en relations avec les études de prix

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Le service fait donc appel :

 Au service Juridique, pour l’analyse des CCAP afin d’identifier pour chaque
projet les clauses pouvant présenter un risque pour l’entreprise. Des
suggestions de précisions à apporter au niveau du mémoire technique sont
alors apportées pour ne pas accepter des articles trop contraignants.
 Au service Méthodes, principalement pour l’élaboration des plans
d’installation de chantier, des plannings et des phasages complexes. Le
responsable méthode peut également les conseiller sur des choix de modes
constructifs plus adaptés et plus économiques.
 Au service Achats, pour avoir une aide au niveau des consultations. Le
service gère notamment les contrats cadres, ce qui leur permet sur certaines
fournitures de bénéficier de prix avantageux.
 Au service Matériel, pour chiffrer des installations de chantier importantes,
notamment lorsque le chantier possède plusieurs grues.
 Au service QSE, pour la rédaction des différentes chartes environnementales.
Les études utilisent également le système de notation des sous-traitants mis
en place par ce service. Ils sont également consultés pour tout ce qui
concerne la sécurité des personnes.
 Au service Travaux, pour avoir des retours sur certains chantiers, des avis
techniques sur certains procédés. Les deux services sont en contact
permanent. Cette relation sera décrite de manière plus précise dans la partie
Transfert/Retours d’expérience.
 Au service SAV, rarement, mais qui est parfois utile pour consulter certaines
archives. En effet, le projet étudié peut par exemple se situer à proximité d’un
bâtiment construit auparavant par l’entreprise, auquel cas il peut être
intéressant de consulter des rapports d’analyse de sols effectués quelques
années plus tôt.

3.2. Déroulement d’une étude

La marche à suivre pour répondre à un appel d’offre classique en TCE est


très systématique et impose au chargé d’étude plusieurs étapes décrites dans le
diagramme ci-dessous.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Figure 10 : Description de la procédure à suivre pour une étude de prix

 Lecture des pièces du DCE

Une des premières choses à faire est la lecture des pièces écrites et des
plans du dossier de consultation. Cela permet d’une part de se familiariser avec le
projet, mais il est aussi important de repérer toutes les éventuelles incohérences ou
les oublis de la maitrise d’œuvre. Des précisions pourront dors et déjà être demandé
à l’architecte pour que le contenu du marché soit clair lors de la signature. Les points
litigieux doivent impérativement être précisés dans le mémoire technique annexé à
l’acte d’engagement.
Les principales pièces à étudier sont :

o Le CCTP
o Le CCAP
o Le règlement de consultation
o Le rapport d’analyse de sols
o Les plans architectes et bureau d’études
o Les éventuelles chartes et analyses techniques présentes dans le dossier
et à prendre en compte dans la remise d’offre :
 Charte environnementale
 Charte chantier à faible nuisance
 Rapport BBC

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

 Rapport amiante
 …

 Métrés

Pour chiffrer un projet, il faut connaître les quantitatifs de chaque lot. La phase
des métrés est donc incontournable. Ceux-ci peuvent être faits en interne, par le
chargé d’étude lui-même ou par un collaborateur en fonction du temps disponible, ou
bien sous-traité à un bureau d’étude extérieur, notamment pour les projets de
grande envergure.

 Visite de site

La visite du site ou sera construit le projet est obligatoire. Cela permet


d’analyser les éventuelles difficultés qui pourraient être rencontrées en phase
travaux, et qu’il faut prendre en compte dès l’étude de prix. Il faut notamment faire
attention aux arrivées d’eau et d’électricité, à la présence d’obstacles (arbres,…) qui
pourraient gêner la grue ou à l’accès au chantier. De plus, lorsqu’il y a de la
démolition ou des ouvrages à rénover, l’estimation du coût des travaux est bien sûr
plus facile après avoir fait un état des lieux. Un exemple de fiche de rapport
d’analyse de site est disponible en dans le document transfert en Annexe 2.

 Consultations de sous-traitant

Lorsqu’Eiffage Construction répond en entreprise générale, elle exécute le


Gros-Œuvre en travaux propre mais sous-traite tous les autres lots pour lesquels il
est nécessaire de connaître le coût des différentes prestations. Si les métrés ont
déjà été effectués, ils peuvent être communiqués aux sous traitant pour faciliter leur
étude mais ceux-ci réétudient en général le projet en se concentrant uniquement sur
le lot qui les concerne. La maîtrise qu’ils ont de leur domaine permet de repérer
d’autres points sensibles du CCTP qui doivent également être précisés lors de la
rédaction du mémoire si aucune autre information n’a pu être obtenue auprès de
l’architecte. Les devis reçus permettent de remplir les CDPGF joints au dossier et
devant faire partie du dossier technique de la remise d’offre. Certaines agences du
groupe travaillent actuellement sur l’élaboration d’outils permettant le chiffrage des
corps d’état secondaires mais rien n’existe encore au niveau national. Les chargés
d’étude savent chiffrer ces corps d’état à l’aide de ratios mais cela prend du temps et
le résultat n’est pas très précis, ce qui constitue un risque pour l’entreprise.

 Chiffrage GO

Une fois les métrés effectués, l’étude gros-œuvre est réalisée à l’aide d’un
logiciel de chiffrage interne à l’entreprise : LOGETEX. A chaque prestation est
associé un prix et un temps unitaires. Le logiciel permet donc, à l’aide d’une
bibliothèque de prix, de déterminer les déboursés GO ainsi que les heures de main
d’œuvre nécessaires à la construction de la structure béton.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

 Plan d’installation de chantier

La lecture des pièces et les observations faites lors de la visite de site


permettent d’élaborer un plan d’installation de chantier simplifié. Celui-ci, en plus de
mettre en avant la réflexion faite concernant la réalisation du projet, aide au calcul
des frais de chantier en faisant figurer une partie du matériel nécessaire au chantier.
Y figurent notamment les grues, les cantonnements, les grilles de chantiers, les
transformateurs,… Un exemple de PIC est disponible en Annexe [3].

 Planning

Le planning du chantier peut être mis au point à partir du nombre d’heures


résultant de l’étude GO, mais on utilise aussi souvent des ratios usuels permettant, à
partir de la SHO et du nombre de grues, de déterminer la durée des différentes
tâches. Sur des petits chantiers, le planning n’a pas besoin d’être très précis mais
lorsque les délais sont courts par rapport aux prestations demandés, il gagne à être
plus précis, pour justifier de la pertinence de l’offre. Lorsque des méthodes
particulières permettent de faire gagner beaucoup de temps, les délais raccourcis de
réalisation du chantier doivent être mis en avant par le biais de ce planning. Enfin, le
planning aide également à l’estimation des frais de chantier au niveau des frais
d’encadrement et des durées de location de matériel. Un exemple de planning est
disponible en Annexe [4].

 Frais de chantier

Comme indiqué précédemment, les frais de chantier sont principalement


calculés à partir du plan d’installation de chantier et du planning en additionnant les
frais d’encadrement et les locations de matériel. A cela viennent s’ajouter toutes les
consommations dues au chantier (eau, électricités, ..) et les besoins nécessaires au
bon fonctionnement du chantier (fournitures, eau, téléphone, etc…). Les frais de
chantier peuvent être calculés sur le logiciel LOGETEX mais certains chargés
d’études utilisent des programmes Excel conçus à cet effet.

 Recherche éventuelle de variantes

Lorsque le règlement de consultation l’autorise, le chargé d’étude peut


proposer des variantes permettant de faire baisser le prix du projet à performances
égales. Les procédés utilisés doivent alors être justifiés et la moins value doit être
calculée à l’aide de LOGETEX. Lorsque de tels choix s’avèrent judicieux, ils doivent
être mis en avant et peuvent permettre de remporter un marcher.

 Feuille de vente

La feuille de vente fait la somme des déboursés et permet de calculer le prix


de vente (voir Annexe [5]). Elle fait apparaître les éléments suivants :

o Travaux propres : il s’agit des déboursés dus aux travaux effectués


par l’entreprise elle-même. Ils sont décomposés en trois types de
charges :

31
Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

 Les proportionnelles, qui comme leur nom l’indique, sont liées


à la quantité de matériaux mis en œuvre. Elles sont le résultat
de l’étude GO faite sous logetex.
 Les temporelles, qui varient en fonction de la durée du chantier
et qui sont donc calculées à partir du planning mis au point
précédemment (location de grue, de bungalows,
encadrement…)
 Les indépendantes, qui contrairement aux temporelles ne sont
comptées qu’à l’unité. C’est le cas de l’installation de chantier ou
du montage d’une grue par exemple.

o Les travaux sous-traités issus des consultations de sous-traitant. Des


coefficients sont souvent appliqués aux offres reçues pour faire baisser
le montant des travaux sous-traités. Ces coefficients sont choisis en
fonction des risques que l’on souhaite prendre sur l’affaire étudiée, et
de la connaissance des stratégies de certains sous-traitants. En effet,
après avoir traité plusieurs fois avec eux, on sait s’ils ont tendance à
être agressifs en étude, auquel cas il ne faut pas trop baisser le
montant de leur offre car la négociation sera difficile puisqu’ils ont déjà
essayé de baisser le prix de leur côté, ou à gonfler légèrement leur prix
pour ne pas perdre trop d’argent lors de la négociation en phase
travaux.

o Les frais généraux, prenant en compte toutes les charges liées au


fonctionnement de l’entreprise (salaires des employés, assurances,…),
qui sont calculés comme un pourcentage des déboursés.

o Le résultat qui est un pourcentage de la somme des déboursés et des


frais généraux.

 Bouclage

Le projet et la feuille et vente sont présentés à la personne chargée de la


signature de l’acte d’engagement. Les aspects commerciaux prennent toute leur
importance lors de cette réunion. Tous les risques liés à l’étude sont exposés, et le
prix de vente final, destiné à être le plus compétitif possible tout en tenant compte
des remarques techniques faites par le chargé d’étude, est alors décidé.

 Préparation du dossier et remise de l’offre

Une fois que toute l’étude est fixée, le dossier de remise d’offre peut alors être
préparé. Le mémoire technique doit être finalisé et toutes les pièces demandées
sont rassemblées, puis signées par le directeur d’agence. Les dossiers préparés
sont ensuite envoyés chez le client ou apportés en main propre (dans le cas d’un
rendu papier ; la discussion sur le choix du support est disponible en partie 4.4).

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

 Transfert

Si l’offre est retenue, le dossier est alors transféré à l’équipe travaux


responsable de la réalisation du projet (voir 5. Transfert). Un document type est
systématiquement rempli pour regrouper toutes les informations liées à l’étude
(Annexe [2]).

33
Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

4. La préparation de l’offre

Une fois l’étude exécutée, le chargé d’étude doit préparer le dossier qu’il
remettra au client. Tout travail a besoin d’être mis en valeur : c’est l’objet de cette
étape. Une étude aura beau être très poussée, cela ne sera pas remarqué si elle
n’est pas mise en valeur. Par ailleurs, lorsque le temps nécessaire ne permet pas
d’optimiser l’offre au maximum, une bonne présentation peut faire penser qu’il y a
tout de même du travail derrière et aider l’offre à être retenue. La réflexion menant à
l’amélioration de la préparation de l’offre concerne trois axes principaux qui sont le
choix du support, l’aspect esthétique lié aux chartes graphiques utilisées et la qualité
du mémoire technique. Mais avant de s’intéresser à cela, il est nécessaire de savoir
comment sont jugées les offres et quels sont les pièces principales que les dossiers
doivent contenir.

4.1. Composition d’un dossier de remise d’offre

Les dossiers de remise d’offre se composent de deux éléments principaux :


. Le dossier de Candidature
. Le dossier Marché

4.1.1 Dossier de Candidature

Ce dossier rassemble les pièces administratives nécessaires pour être retenu


lors de l’ouverture des plis (voir 4.2 Ouverture des plis et jugement des offres). Les
documents demandés dans ce dossier sont mentionnés dans le règlement de
consultation. Parmi ceux-ci, on retrouve généralement :

 Une lettre de candidature


 La déclaration du candidat (exemple disponible en Annexe [6]).
 Certificats de qualification professionnelle (exemple disponible en Annexe
[7]).
 Attestation d’assurance professionnelle décennale pour le lot concerné et
attestation d’assurance responsabilité civile
 Références (exemple disponible en Annexe [8]).

Ce dossier ne contient aucun élément lié au projet dont il est question, on


l’appelle plus couramment « dossier administratif ».

4.1.2 Dossier Marché

Le dossier marcher contient tous les éléments directement lié au projet sujet à
l’appel d’offre. C’est ce dossier qui est jugé lors de l’analyse des offres (voir 4.2
Ouverture des plis et jugement des offres). Les documents demandés sont
également assez récurrents, mais systématiquement mentionnés dans le DCE. On
peut citer :

34
Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

 L’acte d’engament (paraphé et signé) : le candidat doit indiquer entre autre le


montant des travaux qu’il envisage de sous-traiter et par différence avec son
offre le montant maximal de la créance qu’il pourra présenter en
nantissement.
 La décomposition du prix globale et forfaitaire
 Le mémoire technique
 Les éventuelles chartes à respecter signées
 Toute autre précision que le candidat juge utile à l’appréciation de son offre

Alors que le CDPGF justifie la proposition de prix faite au client, le mémoire


technique qui fait partie de ce dossier constitue une annexe à l’acte d’engagement et
permet de mettre en valeur la réflexion faite par l’entreprise sur le projet concerné et
de préciser certains points du dossier. Il est le reflet de la qualité de l’offre remise et
constitue donc un outil important pour mettre en valeur l’entreprise afin que celle-ci
ait le plus de chances possible d’être choisie. Sa rédaction nécessite une attention
particulière, c’est pourquoi cet élément du dossier constitue un élément principal de
la réflexion sur l’amélioration des préparations d’offres.

4.2. Ouverture des plis et jugement des offres

Une fois toutes les offres reçues par le client, l’évaluation de celles-ci
s’effectue suivant plusieurs étapes.
Tout d’abords, une commission d’appel d’offre de réunit pour valider les
différentes candidatures. L’analyse des dossiers administratifs des différentes
entreprises est effectuée en prenant soin de vérifier la présence de toutes les
certifications demandées dans le règlement de consultation. A ce stade, toute
entreprise n’ayant pas fourni tous les documents demandés est dors et déjà mise
hors compétition.
Ensuite, les dossiers techniques des entreprises retenues sont analysés
suivant les critères précisés préalablement dans le règlement de consultation. Des
coefficients d’importance sont attribués notamment au prix proposé et à la qualité du
mémoire technique. Il peut également être précisé qu’une attention particulière sera
portée aux considérations environnementales ou concernant la qualité par exemple.
Il est donc important dès le début de l’étude d’identifier les sujets à aborder en
priorité, en accord avec les spécifications faites dans le règlement de consultation,
sachant que la qualité du mémoire peut représenter jusqu’à 70% de la note globale.
Lors de cette phase d’analyse, des précisions sont généralement demandées aux
entreprises pour avoir confirmation de la prise en compte de certains éléments du
dossier.
Enfin, une fois l’analyse des différentes offres effectuée, une commission
d’attribution se réunit pour retenir l’entreprise à laquelle sera attribué le marché.

Parmi les personnes présentes au sein de ces différentes étapes du jugement


des offres, certaines peuvent avoir des connaissances techniques très avancées sur
le domaine de la construction (architectes, ingénieurs, …) mais d’autres ne sont pas
de ce milieu et leur avis est également important. Afin d’être retenue, l’offre doit donc
satisfaire des juges tous très différents et n’ayant pas les mêmes attentes. Cela doit

35
Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

être pris en compte lors de la préparation de l’offre, et le dossier doit donc aborder
des points techniques pour montrer aux personnes sachantes que les difficultés
techniques liées au projet ont été repérées et que des solutions ont été proposées,
et les clients qui jugent l’offre d’un point de vue complètement différent doivent
également être satisfaits. En plus d’un mémoire technique de qualité, l’offre doit
également plaire de part l’élégance des documents fournis et le choix de supports de
communication choisis. La réflexion sur la qualité des remises d’offres aborde donc
ces différents aspects.

4.3. La charte graphique

Tous les documents fournis par l’entreprise suivent une charte nationale
établie par les responsables communication d’Eiffage Construction. Celle-ci a
beaucoup évolué récemment et les avis la concernant divergent.

En effet, pour beaucoup de personnes, ce qui représente le mieux EIFFAGE,


c’est le logo rouge et blanc connus de tous et qui apparaît à coté du nom de
chacune de ses filiales.
La nouvelle charte est apparue il y a quelques années, attribuant à chaque
filiale une couleur spécifique : les couleurs d’Eiffage Construction sont le jaune et le
vert utilisés pour la présentation de ce rapport. Il y a un an, il a été demandé à toutes
les agences de se mettre à jour au niveau de l’édition de documents, en utilisant une
charte graphique établie spécifiquement pour les réponses aux appels d’offre.
Eiffage Construction se situe donc dans une phase de transition, puisque la
nouvelle charte graphique n’a pas encore été adoptée par la totalité des agences,
malgré les consignes qui leur ont été données. Ces nouvelles couleurs ne sont pas
au goût d’un grand nombre de collaborateurs, et beaucoup d’entre eux pensent que
les personnes extérieures au groupe ne reconnaissent celui-ci qu’à travers la
couleur rouge de son logo.

Figure 11 : Couleurs de l'ancienne charte Eiffage (toujours d'actualité pour le Logo)

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Figure 12 : Couleur de la nouvelle charte Eiffage Construction

La volonté de certaines agences à personnaliser les documents de leur région


les ont poussé à faire appel à des entreprises extérieures de communication pour
l’élaboration graphique des documents qu’ils rendent lors de réponses à appels
d’offre, en ignorant totalement les nouvelles consignes qui leur ont été données et
en préférant le rouge EIFFAGE au jaune récemment mis en place pour la filiale
Construction. Cela leur a pris du temps et leur a couté de l’argent. De plus, alors
qu’ils souhaitent par ce moyen mieux représenter le groupe, cette démarche va à
l’encontre du souhait d’uniformisation nationale de l’image de la filiale puisque
d’autres agences ont déjà adopter la nouvelle charte.
Il semble donc raisonnable de penser que tout le travail qui a été effectué lors
des dernières années ne doit pas être sans cesse remis en question. Si le groupe
souhaite que la filiale Construction soit représentée par la charte jaune/vert partout
en France, toutes les agences doivent l’adopter. L’idée des personnes extérieures
que le groupe EIFFAGE, et donc également de la filiale construction, n’est
représenté que par la couleur rouge ne pourra changer que si toutes les agences
adoptent cette nouvelle charte. La différence est déjà bien faite au niveau de toutes
les publications du groupe et une certaine cohérence doit apparaître au niveau des
éditions et des rendus de chaque agence pour que le changement se fasse
également dans l’image qu’ont les personnes extérieures au groupe.

4.4. Le support

4.4.1. Différents supports envisageables

A moins que cela ne soit imposé dans le règlement de consultation, le choix du


support de remise de l’offre est laissé libre à l’entreprise. Plusieurs formats sont
envisageables ; ils présentent tous certains avantages et inconvénients. Les
observations principalement faites au sein des différentes agences de la région Midi-
Pyrénées ont permis de décrire la liste ci-dessous, non exhaustive :

 Rendu papier

Il s’agit du cas le plus courant. Les documents sont imprimés et rangés dans des
classeurs. Le format et le nombre de classeurs doivent être adaptés à l’ampleur du

37
Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

projet, l’idéal au niveau présentation étant d’avoir un petit classeur pour le dossier de
candidature et un autre classeur plus important pour le dossier technique.

Figure 13 : Classeurs de remise d'offre

Tableau 2: Avantages et inconvénients du rendu papier


Avantages Inconvénients
o Agréable à lire o Beaucoup d’impressions
o L’offre est matérialisée et o Pour des dossiers volumineux, la
directement consultable personne qui juge l’offre peut être
o Un dossier volumineux peut refléter repoussée par la quantité de
l’importance du travail effectué sur le documents
projet

 Rendu informatique

Pour éviter d’imprimer une telle quantité de documents, il est possible de rendre
l’offre sous forma informatique en mettant tous ces documents sur un CD-ROM.
Dans ce cas, il faut prévoir une signature électronique des documents.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Figure 14 : Rendu informatique (CD-ROM)

Tableau 3 : Avantages et inconvénients d'un rendu informatique


Avantages Inconvénients
o Plus compact o Lecture sur écran moins agréable
o Plus facile à dupliquer o Le volume du rendu
o Pas d’impression o Nécessite une signature électronique

 Dématérialisation

La dématérialisation est la possibilité de conclure des marchés par voie


électronique, soit par l’utilisation de la messagerie électronique, soit par l’emploi
d’une plateforme en ligne sur internet. Elle n’a aucun n’effet sur le contenu des
informations : les règles de l’achat public sont donc applicables aux achats effectués
par voie dématérialisée.
Depuis le 1er janvier 2012, l’acheteur public n’a plus le droit de refuser de
recevoir les candidatures et les offres qui lui sont transmises par voie électronique
[4] d’où la question qui se pose : ce support doit-il remplacer les supports
classiques vus précédemment ?

Cet outil n’est pour l’instant pas très apprécié des bureaux d’études car tous
les aspects de confidentialité et la signature électronique ne sont pas encore bien
maitrisés. De plus, ce choix de support accroit fortement l’indépendance des
chargés d’étude à l’outil informatique, le risque étant que le système (que ce soit en
interne ou au niveau de la plateforme qui peut être surchargée) ne fonctionne plus
au moment de la remise d’offre et que le délai soit alors dépassé. La solution serait
alors de s’y prendre plus en avance pour anticiper ce genre de problème mais
l’avantage principal qui est de transmettre le dossier de manière instantanée,
permettant ainsi de gagner un temps précieux pour l’étude, n’est plus profitable.

L’entreprise ne souhaite donc pas pour l’instant se convertir à cet outil.


Cependant, elle sait s’en servir, pour répondre aux appels d’offre pour lesquels le
client l’impose, et se tient prête au cas où ce mode de remise devienne obligatoire.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Tableau 4 : Avantages et inconvénients d'un rendu dématérialisé


Avantages Inconvénients
o Gain de temps au moment de o Lecture sur écran moins agréable
communiquer l’offre au client o Doutes toujours existants au niveau
o Pas d’impression de la sécurité et de la confidentialité
o Risques liés à la surcharge des
serveurs au moment de la remise
o Dépendance à l’informatique accrue

4.4.2. Atelier remise d’offre

Un groupe de travail a été créé à l’agence de Toulouse afin d’améliorer les


supports de remise d’offre. Ce groupe est composé de Frank Ribière, directeur de
l’agence Toulouse Travaux Neuf, Antoine Toledo, chef du service Etude, Maryse
Farge, secrétaire du bureau d’étude, Salima Rossignol, secrétaire de direction. Le
sujet étant directement lié à mon étude, j’ai rejoins ce groupe de travail pour
contribuer à ce projet.
L’objectif de ce groupe de travail est de créer un nouveau support de remise
d’offre inspiré d’un travail déjà effectué en région Loire-Atlantique où des fourreaux
ont été fabriqués dans le but d’offrir au client des dossiers élégants et donnant une
bonne image de l’entreprise (voir Figure 15).

Figure 15 : Fourreau de remise d'offre en région Loire-Atlantique

40
Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

La démarche suivie est représentée par le diagramme suivant :

Création du groupe de travail

Définition des caractéristiques du support

Préparation d’un support de consultation et validation

Recherche d’entreprises
Lancement des consultations

Réception et analyse des devis

Choix d’une entreprise


Lancement de la conception graphique

Validation de la proposition graphique


Fabrication d’un prototype

Validation du prototype

Commande finale des fourreaux

Figure 16 : Démarche suivie pour la réalisation des fourreaux de remise d'offre

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

La première réunion qui a eu lieu le 17 avril 2012 avait pour but de définir les
caractéristiques du support à élaborer. Il a été choisi de créer des fourreaux
personnalisés à la région Midi-Pyrénées, et adaptables à chacun des projets
étudiés.
Tout d’abords, il a été décidé, contrairement à ce qui s’est fait en région Loire-
Atlantique, de suivre la nouvelle charte du groupe, c’est-à-dire en réalisant des
fourreaux à dominante jaune et vert.
Ensuite, une des contraintes importantes lors de cette réflexion a été que le
bureau d’étude ne doit pas être constamment dépendant d’une agence de
communication pour la préparation de chaque offre. En effet, les chargés d’études
se retrouvent souvent dans l’urgence au moment de la remise d’offre, il n’est pas
possible de faire créer ces fourreaux pour chacune des études, de plus cela ne
serait pas intéressant d’un point de vue économique. Il est préférable de fabriquer
ces fourreaux en grande quantité. Pour pouvoir adapter les fourreaux à chaque
projet, il a été décidé d’utiliser un système de stickers, imprimables pas les soins de
la personne chargée de la préparation de l’offre, reprenant le nom de projet et
éventuellement une illustration de celui-ci lorsque l’on en dispose. Ces stickers se
situeront sur la première de couverture et sur la tranche des fourreaux.
Puis, toujours dans un souci de personnalisation des fourreaux à la région, les
secteurs d’activités de la région seront rappelés sur la première de couverture d’une
part, et un montage de photos de certaines réalisation de la région figurera en
troisième de couverture.
Enfin, un sondage a été effectué au niveau des différentes agences de la région
pour savoir combien de fourreaux de ce type chacune d’entre elles seraient
susceptible d’utiliser par an, et quelles tailles de supports devaient être commandées
en fonction de la taille des dossiers généralement rendus. Puisque la taille du
dossier marché varie souvent suivant l’ampleur des projets, deux tailles différentes
ont été retenues, la largeur du classeur du dossier de candidature étant
généralement la même.

Une fois que les caractéristiques de ce support ont été définies, je me suis
proposé de préparer un support de consultation décrivant le projet de l’entreprise le
plus précisément possible destiné aux entreprises qui répondront aux consultations.
Les documents suivants (disponible en Annexe [9]) ont ainsi été créés :
 Dimensions de chaque type de fourreaux.
 Un fichier Word donnant un aperçu de l’attente de l’entreprise concernant la
proposition graphique. Ce fichier a pour but de donner les grandes lignes
directrices aux designers, une idée générale du rendu souhaité.
 Un cadre de réponse décrivant de manière plus précise la qualité des
fourreaux ainsi que les quantités souhaitées.
 La charte graphique des publications Eiffage.
 Le logo Eiffage Construction Midi-Pyrénées

Les photos des réalisations seront choisies ultérieurement et communiqués à


l’entreprise choisie lors du démarrage de la proposition graphique.

Une fois ce support validé, j’ai sélectionné une liste d’entreprises de


communication susceptibles de pouvoir répondre à un tel projet. J’ai choisi de
consulter des entreprises locales, pouvant certainement proposer des prix plus

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

intéressant et avec qui les contacts lors de la conception seront plus faciles, mais
également des entreprises basées sur Paris, afin de voir la différence de prix liés au
transport et également dans l’optique d’étendre ultérieurement ce type de fourreaux
à d’autres régions en travaillant avec la même entreprise. Quatre entreprises ont
répondu favorablement à cette demande :

 HVA Conseil (Toulouse)


 Groupe AFB (Toulouse)
 Les Récréatives (Paris)
 Oswald-ORB (Paris)

Le tableau ci-dessous présente les différentes offres effectuées par ces


entreprises. Les devis fournis sont disponibles en Annexe 10.

Tableau 5 : Comparaison des offres reçues pour la réalisation des fourreaux

La quantité de fourreaux à commander a été beaucoup rediscutée tout au


long de la consultation, c’est pourquoi certaines entreprises n’ont pas répondu sur le
même nombre de fourreaux. Il faut savoir que le prix unitaire baisse fortement en
fonction du nombre d’unités commandées. La production des fourreaux est plus
rentable lorsqu’ils sont fabriqués en grande quantité. Finalement, la quantité
souhaitée est de 100 exemplaires par type de fourreaux. On observe déjà que HVA
Conseil propose un prix très intéressant par rapport aux autres entreprises puisque
le prix unitaire est moins élevé pour une quantité moins importante. De plus, cette
entreprise étant basée sur Toulouse, un rendez-vous a pu être pris avec la personne
chargée de ce projet lors duquel des propositions graphiques ont déjà été faites en
plus du devis. La Figure 17 montre un aperçu de ce qui avait déjà été conçu au
moment de la consultation.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Figure 17 : Proposition graphique HVA Conseil

L’entreprise HVA Conseil s’est avérée être à la fois la plus réactive et la plus
compétitive. De plus, Eiffage Contruction Midi-Pyrénées avait déjà travaillé avec eux
sur certains projets similaires. Cette entreprise les avait déjà aidés pour plusieurs
réponses à appels d’offres afin de réaliser le packaging. Leur sérieux a donc déjà
été prouvé. C’est pour cela que nous avons décidé de continuer ce projet avec eux.
Une réunion (à laquelle j’ai moi-même participé, accompagné des participants
de l’atelier remise d’offre) avec la responsable d’HVA Conseil a eu lieu afin d’affiner
les propositions effectuées par rapport aux attentes de l’entreprise. Un choix a
ensuite été fait parmi 3 autres propositions qui nous sont revenues quelques jours
après cette réunion. La validation du modèle graphique a permis de poursuivre avec
la réalisation d’un prototype présenté en Figure 13 et 15.
La validation de ce prototype par Monsieur Millau, Directeur Régional, permettra
ensuite de lancer la production des 200 fourreaux, très certainement au cours du
mois de septembre.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Figure 18 : Prototype de fourreau (vue de dos)

Figure 19 : Prototype de fourreau (vue de face)

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

4.5. Le mémoire

Le mémoire technique annexé à l’acte d’engagement est un élément essentiel


du dossier marché. Il précise toutes les hypothèses d’étude ainsi que toutes les
propositions faites par l’entreprise pour réaliser le projet dans de bonnes conditions.
L’amélioration de la qualité des mémoires techniques a donc une importance
particulière pour ce projet. Il est important de se rappeler que l’on se place ici dans le
cadre de réponses à des appels d’offres tous corps d’état.

4.5.1. Démarche et actions réalisées

La méthode de travail adoptée est en accord avec l’esprit général du projet


interrégional qui est le partage des bonnes pratiques au sein d’EIFFAGE
Construction. J’ai donc réalisé un audit au sein de ma région durant le premier mois
du PFE, au cours duquel j’ai eu l’occasion de m’entretenir avec des collaborateurs
des bureaux d’études de chaque agence. Cela a été également l’occasion de
récolter un maximum de mémoires techniques rédigés par leurs soins pour des
projets antérieurs. Afin d’avoir une vision plus large de ce qu’il se fait au sein de
l’entreprise, j’ai demandé aux stagiaires des autres régions de se procurer
également quelques mémoires réalisés par leurs collaborateurs afin d’être capable
d’utiliser ce qu’il se fait de mieux au niveau national. Il a été précisé dès le début du
PFE qu’il était important de prendre du recul par rapport à ce qu’il se fait et qu’une
des principales forces des étudiants pour cette analyse était leur point de vue
extérieur. La lecture de tous ces mémoires m’a donc permis de me faire mon propre
avis sur la qualité des documents récoltés dans plusieurs agences, d’en dégager les
points forts à mettre en avant, ainsi que les faiblesses pour lesquelles des
améliorations sont à proposer. La liste des mémoires consultés est disponible en
Annexe 11.

Ensuite, j’ai souhaité avoir un avis extérieur sur la qualité des mémoires
techniques rédigés par les chargés d’études de l’entreprise. En effet, ces documents
étant destinés aux clients, ces derniers paraissent être les mieux placés pour juger si
ce qui leur parvient correspond bien à leurs attentes. Obtenir un tel rendez-vous peut
poser problème à l’entreprise d’un point de vue commercial. Une demande de
rendez-vous avec un client pour discuter de la qualité des offres que l’entreprise lui a
remises peut effectivement être mal vue. Le client peut penser que la manière dont il
juge les offres est remise en cause. L’agence d’architecte JF Martini basée à
Toulouse, avec qui Eiffage a récemment traité deux marchés (la maison d’arrêt de
Rodez et la maison d’arrêt de Villefranche) a donc été contactée en leur expliquant
la démarche du groupe pour s’améliorer dans ce domaine. Puisque le groupe avait
traité deux chantiers avec eux, le contact a été plus facile et l’architecte Pascal
Guichard a bien voulu me recevoir et répondre à mes questions.
Par ailleurs, des audits de l’AFAQ ont eu lieux au sein de certaines agences de la
région au cours du mois de juin. N’ayant pas pu y assister, j’ai tout de même
demandé aux personnes auditées de me faire un retour concernant les remarques
faites sur la rédaction des mémoires, et sur la présentation des offres en général.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Analyse des
mémoires
récoltés

Avis des
Documentation collaborateurs
(BE)

Analyse des
mémoires
techniques

Consultation Entretien
de certains Maitrise
services d’œuvre
régionaux

Remarques
issues d’audits
extérieurs

Figure 20 : Démarches réalisées pour l'amélioration des mémoires techniques

4.5.2. Analyse des mémoires Techniques rédigés par l’entreprise

La lecture et la comparaison des mémoires récoltés, ainsi que la consultation


des collaborateurs de bureau d’études de la région ont permis de remarquer
plusieurs méthodes de rédaction fonctionnant très bien et amenant à des résultats
rendus satisfaisants, mais aussi quelques faiblesses par rapport auxquelles il est
nécessaire de proposer des voies d’amélioration.

Tout d'abord, il est important de se rappeler que, compte tenu du temps


imparti à l’étude de chaque projet, la rédaction du mémoire doit être facilitée et
rendue efficace au maximum. C’est pour cela que les chargés d’étude utilisent des
trames préétablies où ils n’ont parfois qu’à remplir certains textes à trous. Cela ne
doit être que partiellement conservé, car cela mène souvent à des mémoires trop
généraux. Seules certaines parties du mémoire s’y prêtent et seront identifiées.
Parmi les autres bonnes pratiques identifiées, j’ai relevé :

 L’utilisation de bibliothèques de modes opératoires. Les chargés d’études


utilisent une bibliothèque de descriptions de modes opératoires qu’ils insèrent
dans le mémoire pour décrire les éléments particuliers du projet. Cela permet,
à l’aide d’un texte explicatif et d’une illustration, de montrer au client comment

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

l’entreprise compte réaliser les différentes parties de son projet. Cette


description peut être très utile aux personnes qui n’ont aucune connaissance
technique et qui peuvent ainsi découvrir des méthodes de construction grâce
à des documents illustrés, et rassurant auprès des personnes sachantes à qui
sont exposés les savoir-faire de l’entreprise.
 Les précisions administratives, suggérées par la responsable du service
juridique. Ce volet précise toutes les précisions à faire au niveau du CCAP
afin de limiter les risques liés à l’affaire. Puisque les chargés d’études ne sont
pas experts dans le domaine juridique, la lecture du CCAP est confiée au
responsable juridique qui renvoie une note dans laquelle sont précisées
toutes les remarques à insérer dans le mémoire technique.
 Le volet technique qui précise, de la même façon que dans le volet juridique,
les incohérences, oublis ou précisions liés aux CCTP. Cette partie est rédigée
par le chargé d’étude lui-même.
 L’ajout d’un Plan d’Installation de chantier et d’un planning en annexe. Ces
éléments sont récurrents, mais il arrive qu’ils ne figurent pas dans certains
mémoires. Pour que leur présentation soit la plus soignée possible, il est
préférable de les élaborer avec des logiciels adaptés (AutoCAD pour le PIC et
MS Project pour le planning). Lorsque les contraintes du chantier imposent un
phasage particulier, il est également nécessaire d’illustrer celui-ci par des
plans ou par des visualisations 3D, pour des chantiers de réhabilitation
notamment. Le responsable méthode peut apporter son aide pour la réflexion
à ces sujets et la réalisation des documents.

Lors de l’entretien avec Pasqual Guichard, ce dernier a d’ailleurs précisé que ces
trois derniers points étaient ceux auxquels les jugent faisaient le plus attention dans
le mémoire, contrairement à d’autres parties, trop générales, sur lesquelles ils
passent beaucoup moins de temps, voir pas du tout. Ses remarques et l’analyse des
mémoires des différentes régions ont en effet permis de mettre en évidence certains
points à améliorer :

 Les trames sont parfois mal maitrisées et diffèrent totalement entre toutes les
agences. Certaines sont mieux adaptées que d’autres. Mais il est important
dans tous les cas que les différentes remarques faites dans le mémoire soient
bien situées dans le paragraphe concerné.
 Des rendez-vous avec des responsables QSE de plusieurs régions ont
permis de se rendre compte que la description de ce service dans le mémoire
était trop générale, et non adaptée à la politique du groupe. Il faut y aborder
des pratiques qui ne concernent qu’Eiffage, permettant ainsi au groupe de se
différencier de ses concurrents, d’autant plus qu’une telle structure a de bien
meilleurs arguments à présenter que ceux d’ordre général qui pourraient être
mis en avant par n’importe quelle autre PME. De même, des points de
sécurité très élémentaires sont abordés en détail, alors que le groupe a mis
en place des pratiques beaucoup plus intéressantes à mettre en avant.
 Comme cela a été évoqué précédemment, les mémoires ont besoin d’être
personnalisés au projet. Pour cela il faut mettre en avant les sujets sur
lesquels le chargé d’études a particulièrement réfléchi. Certains mémoires
contiennent des informations trop générales, qui n’expliquent pas vraiment
comment l’étude a été menée puisqu’il s’agit souvent seulement de

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

répétitions du CCTP. Lorsque les mémoires sont surchargés de ce type


d’informations, cela a tendance à noyer les points essentiels. Les personnes
qui lisent le mémoire doivent alors chercher les sujets importants dans le
mémoire et peuvent penser qu’il s’agit uniquement de généralités copiées
collées, même si les sujets susceptibles de les intéresser ont été abordés. Il
faut leur faciliter la tâche et rendre leur lecture efficace en allant droit au but.
 Concernant les fiches techniques annexées au mémoire (voir exemple en
annexe 12), il ne faut pas non plus qu’elles soient trop nombreuses, sauf s’il
est précisé dans le CCTP que toutes les fiches produits doivent être
présentées. Cependant, cela peut donner l’impression d’un dossier sérieux
est bien monté. Mais les fiches correspondantes aux produits variantés qui
sont les plus intéressantes ne sont pas mises en avant, et la personne qui lie
le mémoire ne les retrouvera pas au milieu des autres.
 Le dossier de candidature comporte des références du groupe. Certaines
régions ont exprimé leur manque de références concernant des projets très
particuliers au niveau national qu’ils pourraient insérer dans leur dossier pour
montrer que le groupe sait construire différents types d’ouvrages. Un travail
doit être effectué concernant la mise en commun des références du groupe
Eiffage.
 Enfin, les CV des personnes qui réaliseront le chantier commencent à être de
plus en plus demandés. Cette remarque a été faite à l’un des chargés d’étude
audités par un organisme extérieur. Ces renseignements sont très appréciés
des clients qui ils leur permettent de savoir à l’avance à qui ils s’apprêtent à
confier leur chantier. Dans des petites agences, il est facile de désigner le
conducteur de travaux à l’avance. Ce n’est pas le cas dans de plus grosses
structures comme l’agence de Toulouse. Les conducteurs pressentis peuvent
alors être présentés.

4.6. Rédaction du guide – Aide à la préparation de l’offre

Les différentes démarches décrites précédemment ont permis de faire ressortir les
bonnes pratiques des bureaux d’études d’Eiffage Construction au sein de différentes
régions et d’en constater certaines faiblesses en termes de présentation d’offre. La
synthèse de ces informations m’a permis de rédiger, en collaboration avec les
stagiaires des régions Atlantique et Normandie, la partie du guide consacrée à la
préparation de l’offre. L’annexe 1 présente une version non définitive de ce guide.
En effet, ayant quitté Toulouse le 3 août, je ne dispose pour l’instant que d’une
version provisoire qui sera relue par l’ensemble des tuteurs avant la réunion de
clôture du PFE interrégionale les 12 et 13 septembre 2012.
Ce guide a pour but d’aider les chargés d’études lors de la préparation de leurs
offres, en particulier en ce qui concerne la rédaction des mémoires techniques, en
mettant en avant les conseils qu’ils doivent garder en tête tout au long de la
préparation de l’offre et dans chaque volet du mémoire. Ce guide sera
particulièrement utile pour les nouveaux embauchés qui n’auront aucune expérience
et leur permettra de saisir en quelques pages les points clés de la préparation d’une
offre. Cela leur permettra notamment de savoir quelles informations doivent ou ne

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

doivent pas figurer dans le mémoire, lesquelles sont à mettre en avant ou comment
rendre leur offre la plus convaincante possible.
Ce guide est composé de trois parties. La première rappelle la manière dont doit être
constitué le dossier de remise d’offre, la seconde rappelle les conseils essentiels
pour la rédaction du mémoire, et enfin la dernière partie traite l’aspect graphique et
le choix du support à utiliser.

Avant de décrire chaque partie, il me semblait essentiel de rappeler les conseils de


base que tous chargés d’études doivent garder en tête tout au long de la préparation
de l’offre. J’ai choisi de simplement donner le plus de conseils possible par rapport
aux observations qui ont été faites dans les différentes régions plutôt que de
prétendre pouvoir donner une solution unique au problème auquel nous avons
réfléchi. Dès le début du stage, je savais que la chose la plus attendue d’un mémoire
technique (et d’une offre de manière générale) est que celui-ci soit personnalisé au
projet. Il m’était donc impossible de donner une solution unique, permettant de
s’adapter à tous les projets. Ainsi, l’objectif de la préparation de l’offre est clairement
rappelé dans l’introduction de la partie du guide qui y est consacrée :

Figure 21 : Extrait du guide : objectif de la préparation de l'offre

Ceci résume d’après moi la ligne de conduite que doit avoir un chargé d’étude
lorsqu’il prépare son dossier. Tous les conseils donnés dans le guide sont d’ordre
général. Le chargé d’étude doit dans tous les cas suivre en priorité les demandes
formulées par le client dans le dossier de consultation.

4.6.1. Composition du dossier

Cette partie rappelle comment sont constitués les dossiers de remise d’offre. Elle
décrit, comme je l’ai expliqué en partie 4.1, les éléments que l’on retrouve
généralement dans le dossier de candidature et dans le dossier technique.

Deux points de vigilance ont été mis en avant :

 Respecter la liste des documents demandés dans le règlement de


consultation. Cela implique qu’il est impossible de préparer des dossiers de
candidature en avance. La candidature peut être rejetée si certains
documents sont manquants, il faut donc faire très attention aux demandes du
pouvoir adjudicateur, et respecter scrupuleusement la liste figurant dans le
règlement de consultation.
 Adapter les références au type de chantier et aux techniques particulières
utilisées. En effet, il n’est pas nécessaire de mettre en avant tous les projets

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

réalisés par l’entreprise. Par exemple, un client qui veut faire construire un
bâtiment de logements n’a pas envie de savoir si l’entreprise est
particulièrement douée dans la construction de piscines municipales. Il faut
montrer que nous avons l’habitude de projets similaires à celui du client. Par
ailleurs, il peut être intéressant, dans certains cas particuliers, de montrer que
nous avons déjà réalisé des projets utilisant des techniques similaires à celles
mises en œuvre pour son projet (béton blanc, plancher précontraint par post-
tension …).

4.6.2. Rédaction du Mémoire Technique

La rédaction du mémoire technique est l’étape la plus importante puisque c’est sur
ce document particulier que sera appréciée la valeur technique de l’offre.

 La Trame

Ma première réflexion à propos du mémoire concernait la trame que celui-ci doit


adopter. J’avais remarqué qu’elle n’était jamais la même dans tous les mémoires
que j’ai pu analyser. J’ai donc proposé une trame « type » qui me semble être la plus
adaptée, en m’appuyant sur les différents entretiens que j’ai pu avoir avec les
différents chargés d’études de la région Midi-Pyrénées, avec Monsieur Guichard,
architecte au cabinet Martini, et sur les échos que j’ai eus des audits externes
réalisés dans les agences de la région. D’après moi, la trame la plus adaptée est la
suivante :

 Présentation du projet : principales caractéristiques, contraintes liées au site


et documents ayant servi à réaliser l’offre
 Volet Administratif : hypothèses prises par rapport aux documents
administratifs du dossier de consultation
 Précisions Techniques : hypothèses prises par rapport au descriptif du CCTP
 Moyens mis en œuvre (humains et matériel)
 Méthodologie
 Volet QSE
 Volet SAV

Ce schéma permet d’après moi de répondre dans un ordre logique aux questions
suivantes :

 Quelles sont les caractéristiques que nous avons pu dégager du projet ?


 Quelles hypothèses prenons-nous d’un point de vue administratif ?
 Quelles hypothèses prenons-nous d’un point de vue technique ?
 Qu’allons-nous mettre en place pour la réalisation du projet ?
 Comment allons-nous procéder ?
 Quelles précautions sont prises pour réaliser un projet de qualité ?
 Comment le client sera-t-il suivi une que les ouvrages ont été exécutés ?

51
Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Cependant, à la fin de ma période de stage, cette trame n’a pas été validée avec les
autres stagiaires pour diverses raisons. D’après eux :

 Le volet QSE devrait être plus mis en valeur, puisque les clients y portent de
plus en plus attention. Ils souhaitaient le placer en deuxième position, juste
après la présentation du projet. Mais je pense qu’il doit rester à la fin du
mémoire, car il contient beaucoup d’informations décrivant le mode de
fonctionnement de l’entreprise d’une manière générale et ne concerne pas
forcément le projet étudié. Beaucoup de personnes avec qui j’ai pu
m’entretenir, habituées du système d’appréciation des offres, m’ont expliquait
qu’elle n’y portait que peu d’attention, parce qu’elles savent d’une part
qu’elles peuvent faire confiance à une entreprise comme Eiffage
Construction, et d’autre part parce qu’elles sont trop habituées à lire les
mêmes remarques dans la majorité des mémoires. Cependant, il ne faut pas
la négliger, parce qu’elle décrit bien le fonctionnement de l’entreprise en
termes de qualité, de sécurité et d’environnement. De plus, si des points sont
attribués à cette partie dans la grille d’évaluation du mémoire, et que la partie
ne figure pas dans le mémoire, ceux-ci seront perdus.
 Les volets administratif et technique peuvent être considérés (d’après les
autres stagiaires) comme des sujets « fâcheux », pouvant rebuter le client dès
le début du mémoire. Ceux-ci auraient donc plus leur place en fin de
mémoire. Je ne suis pas de cet avis. Je pense qu’il vaut mieux fixer les
hypothèses de notre étude dès le départ et ainsi « crever l’abcès ». Il ne sert
à rien de placer ces informations en fin de mémoire en pensant que la
personne responsable de la notation du mémoire ne passera peut-être pas
dessus. D’ailleurs, lors de mon entretien avec Monsieur Guichard, celui-ci m’a
bien précisé que toutes ces précisions constituaient l’une des parties
auxquelles il faisait le plus attention , car elles montrent de plus que
l’entreprise a étudié le projet dans les moindres détails. Cette partie est selon
moi à mettre en avant.
 Enfin, d’après eux, le volet SAV ne doit pas figurer dans le mémoire technique
pour laisser croire que les projets réalisés par l’entreprise sont toujours
parfaitement réalisés. Mon avis est que cela peut rassurer le client de savoir
que sont ouvrage sera suivi et qu’il aura un interlocuteur à qui s’adresser pour
corriger les éventuels sinistres.

 Description des Volets

Le guide décrit le contenu de chacun des volets et propose des conseils pour
leur rédaction, issus des bonnes pratiques récoltées, ou des propositions faites par
rapport aux points sensibles observés.

52
Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Tableau 6 : Description de la trame proposée pour un mémoire technique


Volet Contenu Conseils particuliers

 Description des caractéristiques principales  La description de l’ouvrage


du projet et des intervenants, qui
était systématiquement
 Description du site. Il faut notamment parler faite dans les mémoires
Présentation du projet

des accès, des branchements (électricité, que j’ai analysés, ne me


eau…), de la pente du terrain, de la végétation semble pas nécessaire
ou des contraintes liées aux environs. puisque ces informations
sont supposées connues
 Pièces ayant servi à l’établissement de du pouvoir adjudicateur.
l’offre. Description des pièces du DCE utilisées
(écrites et graphique) et des éventuelles pièces  La description du site doit
manquantes. Il ne faut pas non plus oublier de être illustrée par des
mentionner les additifs au DCE pour montrer photos prises sur place
qu’ils ont bien été pris en compte. pour montrer que le chargé
d’étude est allé lui-même
sur place constater
d’éventuelles difficultés.

Ce volet contient toutes les remarques issues de Il est fortement conseillé de se


l’analyse des pièces administratives du dossier de rapprocher du service juridique
consultation (principalement le CCAP). En particulier, de l’entreprise pour effectuer
Volet administratif

il est important de préciser que tous les éventuels l’analyse des pièces
surcoûts liés à certains points sombres du dossier ne administratives du marché. Ils
seront pas pris en charge par l’entreprise. C’est ont plus l’habitude de repérer
souvent le cas lorsque l’étude de sol fournie n’est les points sensibles pouvant
pas assez précise. Les pénalités de retard ou la représenter un risque pour
gestion du compte prorata sont également des sujets l’entreprise.
qui peuvent être traités.
Le mémoire technique étant annexé à l’acte
d’engagement, on se met ainsi à couvert de certains
risques pouvant survenir après la signature du
marché.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

 Lors de l’analyse du CCTP, toutes les  Il faut toujours porter


contradictions et les imprécisions doivent être l’attention sur le projet du
relevées. Forcément, des hypothèses sont client : c’est pour lui qu’on
prises pour le chiffrage du projet. Ce volet doit réalise la prestation. En
exposer et justifier toutes ces hypothèses. Il est particulier lorsque l’on fait
préférable de classer toutes ces remarques en des remarques sur le
fonction des lots concernés. descriptif du CCTP, il faut
faire attention à la tournure
 Les variantes, lorsqu’elles sont autorisées, des phrases que l’on
doivent également être exposées dans ce volet. utilise. Des phrases
Il est important d’insister sur les bienfaits de ces commençant par « Pour
variantes en termes de coût, de délais, de votre projet, nous vous
qualité, de sécurité ou d’environnement. proposons… » seront
Précisions techniques

toujours plus appréciées.


 Le CCTP préconise
généralement des produits
à mettre en œuvre. Il est
généralement apprécié
que les fiches techniques
des produits prévus soient
jointes au dossier.
Cependant, il ne faut pas
surcharger le mémoire
avec des fiches décrivant
des produits dont le client
a déjà connaissance. Il est
conseillé de ne joindre que
les fiches produit
correspondant à des
variantes ou à des produits
équivalents à ceux
proposés par le maitre
d’ouvrage pour que ce
dernier n’ait pas à les
chercher dans un tas de
papier trop important.

 Moyens humains :  Lorsque cela est possible,


o Description des services internes de il est préférable de
l’entreprise désigner à l’avance qui
o Encadrement sera responsable du
o Effectif ouvrier chantier et de joindre son
o Politique d’insertion sociale CV en annexe. Le CV ne
o Politique de partenariat local doit faire figurer que
Logistique

o Sous-traitance : Les sous-traitants l’expérience de la


pressentis sont présentés lot par lot. personne et quelques
références de chantier qu’il
 Moyens matériels : On décrit ici les principaux a réalisé. Cela permet au
outils utilisés pour la réalisation du chantier tels client de voir déjà qui sera
que les grues ou le petit matériel. Plus le sans doute son
chantier utilisera des outils spécifiques, plus il interlocuteur en phase
faudra mettre en avant la maitrise de ces outils chantier et de se rassurer
par l’entreprise (par exemple des outils quand à l’expérience de la
spécifiques à la mise en place de fondations personne qui sera
profondes). responsable de son
chantier.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

 Planning (à joindre en Annexe)  Se rapprocher du service


 Phasage : La description du phasage est méthodes suffisamment en
particulièrement importante lorsqu’elle permet amont pour qu’il puisse
de gagner sur les délais. Lorsque cela est contribuer à la réflexion sur
nécessaire (en réhabilitation le plus souvent) un le plan de chantier, du
plan ou une maquette 3D représentant les planning et du phasage. Il
différentes phases du chantier peuvent être pourra également aider le
demandés au service méthode et annexés au chargé d’étude à réaliser
mémoire technique. des documents de qualité.
Méthodologie

 Installation de chantier : Il est nécessaire de  La description des modes


joindre un plan d’installation de chantier (PIC) le opératoire peut se faire
plus complet possible. Une description de celui- rapidement à l’aide d’une
ci dans le mémoire doit présenter les différents bibliothèque adaptée (voir
éléments qu’il contient et les choix effectués Annexe 13)
doivent être justifiés. Il ne faut pas hésiter à se
référer au site existant pour décrire
géographiquement le PIC. Cela évite les
confusions et montre que les contraintes du site
ont bien été prises en compte pour l’élaboration
du plan.
 Modes opératoires : On décrit les différents
modes opératoires en les localisant bien sur le
projet. Les choix qui ont été réalisés doivent
également être justifiés.

Ce volet décrit de manière générale le  Certains points plus


fonctionnement de l’entreprise en termes de qualité, spécifiques au projet
de sécurité et d’environnement. Le stagiaire de la peuvent avoir besoin d’être
région Normandie a rédigé une nouvelle partie QSE abordés. Dans ce cas, il
en prenant en compte les remarques récoltées par est peut être plus adapté
les responsables QSE de plusieurs régions (j’ai moi- de le faire dans la partie
même rencontré mon responsable QSE pour avoir méthodologie en ajoutant
son avis sur ce qu’il se faisait dans les mémoires une section « Mesures
techniques pour aider Florian Rouquet dans sa prises pour
rédaction). l’environnement » par
exemple (la même chose
étant valable pour la
qualité et la sécurité). En
effet, le risque, si on insère
la réflexion propre au
QSE

chantier dans la section


QSE, est que ces
informations, qui sont très
importantes, soient noyées
dans les généralités qui les
précèdent, mais qui restent
tout de même importantes
pour montrer le
fonctionnement de
l’entreprise au client.
 Par ailleurs, le service
QSE peut également être
contacté pour la rédaction
de chartes spécifiques au
chantier qui seront jointes
au dossier (lorsqu’elles
sont demandées).

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

 Remarque sur le copier-coller :

Chaque projet étant unique, le copier-coller est à éviter le plus possible. Le


principal problème que rencontrent les chargés d’études est le manque de temps
pour rédiger un mémoire de qualité, d’où le recours au copier-coller.
D’après moi, le copier-coller peut être utilisé uniquement dans certains volets :
ceux décrivant le fonctionnement de l’entreprise d’une manière générale. On pourra
ainsi avoir toujours la même description des services QSE et SAV et pour le rôle des
différents services et intervenants de l’entreprise dans la partie « Moyens
Humains ». Toutes les autres parties sont censées être rédigées pour chaque projet,
car les remarques qui seront effectuées seront toujours différentes.
Les stagiaires travaillant avec moi sur le sujet avaient décidé de rédiger des
corps de texte sous Word dans lesquels les chargés d’études pourraient venir
piocher pour chaque volet le texte qu’ils mettront dans leur mémoire. Je leur ai
donné mon avis sur cette démarche et leur ai donné mon opinion sur le contenu de
ces textes même si je n’étais pas particulièrement d'accord avec le choix d’une telle
méthode de travail, à part pour les quelques sujets décrits précédemment. La
première remarque faite sur les mémoires techniques d’Eiffage Construction était
que ceux-ci ne sont pas assez personnalisés et le copier-coller en était la cause.
Même si cela peut faire gagner du temps aux chargés d’études, leur recommander
d’utiliser des textes prédéfinis n’est selon moi pas la bonne solution.
Le copier-coller entraine systématiquement un surplus d’informations inutiles
qui rendent la lecture moins agréable. En n’écrivant que les remarques pertinentes,
on facilite le travail du correcteur qui n’aura pas à trier les informations. Les points
particulièrement intéressants sont de plus mis en valeur. Ainsi, les chargés d’étude
doivent certainement s’améliorer dans la gestion de leur planning d’étude pour
prévoir le temps nécessaire (dépendant de l’importance du projet) à la rédaction d’un
mémoire technique de qualité.

4.6.3. Supports et chartes

La dernière partie du guide rappelle simplement que l’aspect visuel a


également de l’importance. Il est rappelé que le règlement de consultation peut
imposer un support pour le rendu de l’offre. Dans ce cas, il faut suivre les
instructions du DCE. Autrement, les supports papier sont préférables, car plus
agréables à lire et plus faciles à consulter. On rappelle également que la charte
graphique du groupe doit être suivie pour que celui-ci soit reconnu dès la réception
de l’offre. Le fourreau que j’ai mis au point au sein de ma région figurera sur cette
page du guide à titre d’exemple, pour inciter les autres agences à personnaliser
leurs documents aux projets pour lesquels ils répondent tout en respectant la charte
du groupe.
Enfin, pour des projets cibles, un exemple de plaquettes résumant l’offre est
également mis en exemple. Cela sert à montrer les bonnes pratiques observées
dans d’autres agences. L’utilisation d’un tel document est cependant délicate, car sa
rédaction nécessite beaucoup de temps, chose très rare dans les bureaux d’études
de prix. La région Loire-Atlantique, qui travaille déjà sur ce type de support, utilise
des logiciels de design (InDesign) qui ne sont pas très accessibles et que peu de
personnes maîtrisent. Il a donc été demandé à l’entreprise de communication avec

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

laquelle nous avons travaillé sur les fourreaux de remise d’offre à Toulouse de créer
un outil sur Word utilisable par tous les chargés d’études et permettant de rédiger de
telles plaquettes de manière plus simple. Ce travail est encore en cours, mais sera
ensuite communiqué aux agences des autres régions pour faciliter leur travail et
améliorer la qualité de leurs offres. Un tel document peut en effet être très apprécié
des clients ne souhaitant pas entrer dans l’analyse détaillée du mémoire, et d’en
connaître rapidement les principaux points forts.

5. Transfert et retours d’expériences


5.1. Démarche et actions réalisées

Elargissement
aux autres
régions

Analyse de la Audit Travaux


Réunion relation
Retour Etudes/Travaux
d’expérience

Avis de
collaborateurs
(BE)

Figure 22 : Démarches réalisées pour l'amélioration des relations études travaux

Lors de mon audit au sein des agences de la région, j’en ai également profité
pour consulter les dossiers transfert de certaines affaires traitées. J’ai tout de suite
remarqué que la structure de ces dossiers était systématiquement la même.
Ces réunions et ces dossiers étant destinés aux personnes de travaux, j'ai
décidé de réaliser également un audit auprès de ce service. Les premières

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

rencontres m’ont permis de comprendre comment fonctionnent le transfert et les


retours d’expériences dans les différentes agences de ma région.
Au niveau du transfert, j’ai remarqué que ceux-ci étaient très codés et se
déroulaient tout le temps de la même manière. Un cadre préétabli (disponible en
Annexe 2) permet de renseigner les informations essentielles sur le projet, et celui-ci
est transmis au conducteur de travaux lors de la réunion. En ce qui concerne le
déroulement de la réunion, on peut noter que certains services (QSE, Méthodes,
Achats…) ne sont pas systématiquement présents.
En ce qui concerne les retours d’expériences, il est apparu que ceux-ci étaient
quasiment inexistants en région Midi-Pyrénées.
L'audit au sein du service travaux m'a également permis de leur demander,
d’une part, quels éléments manquent éventuellement, d’après eux, au dossier
transfert, ainsi que leur avis concernant le déroulement des réunions transfert
(personnes présentes, nombre de réunions…). Par ailleurs, ayant constaté que les
retours d’expérience se faisaient très rares au sein de la région, l’audit avait
également pour but de comprendre la raison de ce manque de retours de la part des
travaux, et quels arrangements permettraient de les rendre plus systématiques.

5.2. Résultat de l’audit

5.2.1. Le transfert

Les audits menés au sein des agences de la région ont fait apparaître que le
transfert de dossier des services études aux services travaux constitue une étape
maîtrisée dans la vie du projet.
D’une manière générale, les dossiers transferts sont complets et similaires
dans chaque agence, de même que dans les autres régions. Ils sont remis lors
d’une réunion entre le chargé d’affaires et le conducteur de travaux. De plus, lors de
toute la durée de l’étude d’exécution, et parfois même après, il y a un libre échange
entre les services travaux et études. Les conducteurs de travaux n’hésitent pas à
s’adresser aux chargés d’études lorsqu’ils ont besoin de précisions.
Néanmoins, même si ces phases de transfert sont plutôt bien gérées,
certaines suggestions ont été formulées par certains chargés d’étude ou conducteur
de travaux :

 Organiser des réunions de prétransfert, n’impliquant que le chargé d’affaires


et le conducteur de travaux. Ce dernier se verrait expliquer rapidement le
projet et aurait ainsi la possibilité d’analyser lui-même les pièces de marchés.
Cela lui permettrait ainsi de participer plus activement à la véritable réunion
transfert.

 Faire participer plus d’intervenants à la réunion transfert, comme les services


achats, matériel, sans oublier le chef de chantier. Le but étant toujours
d’anticiper au maximum les difficultés qui pourraient survenir lors de la
réalisation.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

 Concernant l’historique de l’étude, les divers contacts avec le client sont à


conserver. En revanche, les modifications faites en interne sur la feuille de
vente n’apportent pas grand-chose à l’équipe travaux. Seule la dernière feuille
de vente, correspondant à l’offre rendue finalement.

5.2.2. Les Retours d’Expérience

Les premiers contacts avec les collaborateurs de bureaux d’études de la


région Midi-Pyrénées ont permis de remarquer sur les retours d’expériences en fin
de chantier étaient très rare, voire inexistant. Pourtant, les chargés d’études sont
demandeurs d’information concernant le déroulement des chantiers.
L’audit auprès des travaux a permis de comprendre pourquoi ces retours ne
se font jamais. Deux raisons ont principalement été évoquées par les conducteurs
de travaux :

 Le manque de temps pendant le chantier et au passage d’un chantier à un


autre
 Les retours ne sont pas imposés par leurs supérieurs

Une demande a donc été effectuée auprès des autres régions pour savoir si
des points de fin de chantier étaient effectués de manière plus systématique. Cela
fonctionne apparemment bien en région Centre-Est où une réunion rassemble le
conducteur de travaux, le directeur d’exploitation, le directeur d’agence, le
responsable études, le chargé d’étude et le responsable QSE après chaque
chantier. Cette réunion permet de faire le point sur l’analyse faite par le conducteur
de travaux sur la base d’un rapport qu’il a préalablement rédigé.

Par ailleurs, j’ai pu assister à une réunion retour d’expérience qui a lieu
chaque année à l’agence de Toulouse. En fonction des particularités des chantiers
en cours, plusieurs thèmes sont ciblés. Les conducteurs présentent lors de cette
réunion les avantages et inconvénients des techniques particulières qu’ils utilisent
sur leur chantier en cours. Les diaporamas présentés lors de cette réunion sont
gardés en guise de traces écrites de ces retours. Sont présents à cette réunion :

 Les Conducteurs de travaux


 Le directeur d’exploitation
 Le directeur d’agence
 Le service QSE
 Le service Etudes

L’un des avantages de ce type de réunion est que les expériences des
chantiers ne profitent pas uniquement aux personnes qui y ont contribué (en phase
étude ou travaux). Par ailleurs, il est très important d’insister sur le côté économique
de cette analyse qui intéresse particulièrement les études de prix. Ainsi, il doit être
demandé aux conducteurs de travaux de mettre en avant les économies ou les
pertes liées au thème étudié pour leur retour d’expérience à l’aide de données
chiffrées.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

5.3. Rédaction du guide – Proposition de processus

Pour faciliter la réalisation du transfert et des retours d’expérience, des


processus sont proposés dans le guide qui rassemble ainsi les bonnes pratiques
liées à ces étapes. Toutes les remarques récoltées auprès des différentes agences
ont été prises en compte pour proposer une démarche rendant la communication
entre les services Etudes et Travaux plus efficace. La version quasi définitive de la
partie « Relation Etudes – Travaux » du guide est disponible en Annexe 1. Les
bureaux d’études des différentes régions pourront y retrouver des conseils pour bien
préparer leurs transferts et bénéficier de retours d’expériences de qualité.

5.3.1. Le transfert

 Dossier Transfert

Avant d’organiser la réunion transfert, le chargé d’étude doit tout d'abord réunir
tous les documents permettant de comprendre l’étude dans un même dossier. La
liste des documents a été effectuée à l’aide du document transfert utilisé en région
Midi-Pyrénées (Annexe 2) qui d’après les conducteurs de travaux consultés était très
satisfaisante. Le seul élément que j’estime ne pas être très utile est l’ensemble des
feuilles de vente successivement remplies par le chargé d’étude. Je pense que seule
la dernière feuille de vente, correspondant à l’offre finalement rendue, est suffisante.
Autrement les différences entre toutes ces feuilles de ventes peuvent prêter à
confusion.
Le guide liste ainsi tous les documents nécessaires dans un dossier transfert
en les classant par onglet pour faciliter la recherche dans le dossier (voir annexe 1).

Quelques remarques sur les documents contenus dans le dossier :

 La feuille de réunion Transfert fait apparaître les participants de la réunion


ainsi que les points abordés. Elle sert de compte rendu de la réunion.
 Le contenu du dossier sert de sommaire à l’ensemble du dossier et permet au
responsable du chantier de savoir rapidement de quoi il dispose dans le
dossier, et quels sont les éléments qu’il lui manque.
 Nous avons décidé d’ajouter une description succincte du projet rédigée par
le chargé d’étude. Cela figurait systématiquement dans le mémoire technique
auparavant, mais nous avons conseillé d’enlever cette partie du mémoire
technique (voir partie 4).
 La revue de contrat contient toutes les informations liées au marché. Un
nouvel exemplaire de cette feuille a été mis au point par le stagiaire de la
région Azur. Il est disponible dans le guide (Annexe 1).
 L’onglet « Etude » contient les documents nécessaires pour comprendre
comment a été construit le prix du projet. Les documents liés au déboursé
Gros-Œuvre sont directement issus du logiciel LOGETEX. On joint également
tous les devis reçus des sous-traitants en les classant par lot pour justifier le
déboursé des corps d’état secondaires.

 Déroulement de la réunion transfert

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Le guide décrit ensuite la manière dont doit se dérouler la réunion transfert.


Tout d'abord, nous avons conseillé aux chargés d’études d’organiser cette réunion le
plus tôt possible (dès que l’affaire est pressentie comme remportée) afin de laisser
un maximum de temps au service travaux pour réaliser la préparation de chantier.
Puisque beaucoup de conducteurs de travaux m’ont fait remarquer que les
réunions transfert étaient parfois trop unidirectionnelles, nous leur proposons,
lorsque cela est jugé nécessaire, d’organiser des prétransferts entre le chargé
d’étude et le conducteur de travaux afin de faciliter les échanges lors de la vraie
réunion transfert.
Les participants à la réunion sont ensuite décrits. Les chefs de chantier et les
responsables des services internes, qui n’étaient pas assez sollicités auparavant,
sont également mentionnés.
Ensuite, les principaux points à aborder lors de la réunion sont listés pour
faciliter la préparation de la réunion pour le chargé d’étude. Il s’agit d’une check-list
lui permettant de n’oublier aucun point important.
Enfin, afin d’être capable de diffuser l’information aux éventuels absents, il est
nécessaire de rédiger un compte rendu de cette réunion. La feuille de réunion
transfert où figurent la liste des invités et les points abordés peut servir de compte
rendu. Mais celle-ci doit être complétée si d’autres sujets, non prévus au départ,
viennent à être abordés. Je pense que c’est alors le rôle du responsable de chantier
de compléter cette feuille avant de la diffuser. Cela favorise une écoute active de sa
part, et c’est à lui que serviront ces informations par la suite.

5.3.2. La réunion étude d’exécution

L’objectif principal de la réunion Etudes d’Exécution est de valider l’objectif que


se fixe l’entreprise pour la réalisation des travaux suite à la contre-étude réalisée par
le service Travaux. C’est à partir de cette étude qu’est assurée la gestion financière
du chantier (comptabilité).
Dans le guide, c’est le point de vue des études qui est plus mis en avant. Pour
eux, cette réunion constitue un premier retour. Ils peuvent comparer ce qu’ils ont
chiffré avec l’étude plus précise réalisée par le responsable du chantier. Je pense
également que cette réunion doit être l’occasion de préparer les retours
d’expériences qui ont lieu en fin de chantier. L’un des problèmes relevés lors de
l’audit était la perte de mémoire des chargés d’études au moment du retour
d’expérience. Je propose alors que les différences constatées entre l’étude transfert
(celle réalisée par le chargé d’étude) et l’étude d’exécution (réalisée par le
conducteur de travaux) soient analysées. L’explication des écarts doit être prise en
note au moment de cette réunion. Ainsi, au moment du retour d’expérience, les deux
partis pourront se souvenir des hypothèses qui avaient mené à des études
différentes. La comparaison de ces chiffres avec ce qu’a réellement couté le chantier
permettra de savoir quelle étude se rapprochait le plus de la réalité. Le Tableau 7
permet de repérer les postes où des écarts peuvent être constatés. Une analyse
plus détaillée (des temps unitaires ou du prix des fournitures par exemple) permet de
remplir la colonne (commentaire) qui explique les écarts observés. Le fait de garder
cette analyse par écrit facilitera l’analyse des chiffres réels en fin de chantier.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Tableau 7 : Comparaison des dépenses Etude Transfert / Etude d'Exécution / Réelles

Par ailleurs, cette réunion est l’occasion de déterminer les postes qui
nécessiteront un suivi précis tout au long du chantier afin d’avoir un retour de qualité.
Ceci permet aux études de cibler les postes sur lesquels ils souhaitent avoir des
retours chantier pour faciliter leurs études futurs.

Le temps écoulé entre le transfert et le retour d’expérience constituait un des


principaux problèmes pour l’analyse des chiffres figurant sur le bilan de fin de
chantier. L’utilisation de la réunion d’étude d’exécution que je propose, vue d’un
point de vue études comme une préparation des retours d’expérience, est
totalement nouvelle, et je pense que cela peut les rendre plus efficaces. Plus de
temps aurait été nécessaire cependant pour réaliser des documents simples
permettant de faciliter cette analyse au moment de la réunion.

5.3.3. Les retours d’expériences

La troisième partie du guide « Relation Etudes-Travaux » concerne les retours


d’expérience et propose deux types de réunions :

 Le bilan fin de Chantier

Cette réunion doit avoir lieu pour chaque chantier pour rendre compte de la
réalité du chantier pour que les études puissent en tenir compte dans leurs
chiffrages futurs. Pour que ces retours soient effectués de manière systématique,
nous proposons qu’une personne soit en charge de rappeler au conducteur de
travaux et au chargé d’étude qu’ils doivent se rencontrer, et de fixer avec eux une
date approximative pour que cette réunion ait lieu. Les personnes concernées
devront ensuite convenir d’une date plus précise en fonction de leur disponibilité.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Cette réunion peut avoir lieu soit en fin de chantier, si le temps le permet au
conducteur de travaux (ceux-ci sont souvent en transition entre deux chantiers à ce
moment-là), soit à la fin du gros œuvre. Les travaux propres de l’entreprise sont
alors terminés et l’analyse des dépenses effectuées et des problèmes rencontrés est
déjà possible. De plus, le conducteur de travaux est toujours disponible sur son
chantier, et il a toujours la mémoire de ce qu’il vient de réaliser, des problèmes qu’il
a pu rencontrer et des techniques qui ont bien fonctionné. De plus, en réalisant le
retour d’expérience plus tôt, moins de temps se sera écoulé entre le moment où
l’étude a été réalisée et la date du retour d’expérience. Le chargé d’étude se
souviendra plus facilement du projet.

De ce que j’ai pu constater, la meilleure méthode pour la réalisation des retours


d’expérience est de rédiger un petit mémoire informatisé dont il est possible de
débattre lors de la réunion de retour d’expérience. Un tel mémoire est par exemple
systématiquement rédigé en région Centre-Est. Le fait de fournir un rapport
informatisé facilite l’archivage puisqu’il est alors possible de tous les réunir sur un
même espace collaboratif. Cependant, aucune « méthode » n’existe encore pour la
rédaction de ces mémoires.
Puisque chaque chantier est unique, de même que pour un mémoire
technique, il n’est pas vraiment possible de proposer un mémoire « préécrit » qui
pourrait être réutilisé après chaque chantier. J’ai donc préféré rappeler dans le guide
les points essentiels à aborder pour donner aux conducteurs de travaux des pistes
de réflexion lors de la rédaction de leur mémoire de retour d’expérience. J’ai donc
listé plusieurs thèmes en demandant l’avis des différents responsables de bureaux
d’études de la région pour pouvoir compléter cette liste qui nous semble désormais
être quasi exhaustive. Ainsi, le conducteur de travaux pourra penser à traiter les
sujets suivants :

 Bilan financier
 Bilan Technique
 Bilan Partenaires
 Bilan Main d’œuvre
 Bilan relation client – MOE
 Bilan QSE
 Bilan conception
 Bilan administratif

La description plus détaillée de ces thèmes est faite dans le guide (voir Annexe
1).

 Réunion annuelle de retour d’expérience

Enfin, la forme sous laquelle les retours d’expériences sont effectués à


l’agence de Toulouse me semblait tout de même intéressante (réunion des toutes
les personnes susceptibles d’être intéressées parmi les différents services de
l’entreprise), son plus grand avantage étant de permettre un partage des
connaissances à un grand nombre de personnes. En effet, les réunions « Bilan fin
de chantier » décrites précédemment vont permettre de faire progresser les chargés

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

d’études par rapport aux études qu’ils ont eux-mêmes effectuées, mais ils ne seront
n’auront pas forcément connaissance de certains points traités sur d’autres affaires
et pouvant être également très intéressants (même si les rapports sont consultables
par chacun, ils n’auront certainement pas le temps de s’informer à tous les sujets).
Je pense donc qu’il peut être intéressant de proposer aux différentes agences de
compléter les bilans fin de chantier par des réunions (annuelles par exemple) où un
certain nombre de thèmes remarquables sur les chantiers terminés durant l’année
seraient présentés à un plus grand nombre de personnes pour les mettre au courant
des nouvelles techniques utilisées, bonnes ou mauvaises.
J’ai donc proposé une procédure que les agences peuvent utiliser pour mettre en
place ce genre de réunion dans leurs établissements (voir Annexe 1).

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Conclusion
Ce PFE interrégional s’est concrétisé par la rédaction d’un guide destiné à tous
les bureaux d’études d’EIFFAGE Construction. Ce guide rassemble les bonnes
pratiques observées au sein des différentes agences ainsi qu’un grand nombre de
conseils permettant aux chargés d’études d’être plus efficaces durant les sept
étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offres : analyse du dossier,
conception, mise à prix, préparation de l’offre, négociation, relation études-travaux et
conception après signature.

En ce qui concerne la préparation de l’offre, le principal problème observé au


début de l’étude est que les mémoires techniques rédigés par l’entreprise n’étaient
pas assez personnalisés d’une manière générale. Mais les chargés d’études sont
également contraints par le temps qu’ils ont pour répondre à l’appel d’offre. Ils ont
donc besoin de rédiger leurs mémoires rapidement. C’est pour cela qu’ils avaient
pour habitude de réutiliser d’anciens mémoires sur lesquels ils faisaient beaucoup
de copier-coller. Mais cette pratique n’est d’après moi pas appropriée hormis pour la
description du fonctionnement de l’entreprise en matière de qualité, de sécurité,
d’environnement et de service après-vente. Pour répondre à cette problématique, il a
été décidé de seulement donner un certain nombre de conseils. Ces derniers ont été
réunis dans le guide afin d’aider les chargés d’études dans la rédaction de leurs
documents. Ainsi, d’après moi, la ligne de conduite à tenir devrait être la suivante :
répondre aux attentes du maître d’ouvrage en respectant les critères d’attribution, en
personnalisant le mémoire technique à l’opération du présent appel d’offres et en
soignant la présentation pour rendre la lecture agréable. Une trame type est
suggérée dans le guide et chaque volet est décrit indépendamment afin d’expliciter
les points à aborder.
Par ailleurs, un travail a été réalisé en région Midi-Pyrénées sur les supports de
remise d’offre. En s’inspirant des pratiques observées en région Loire-Atlantique,
des fourreaux de remise d’offre ont été conçus et permettent de rendre des dossiers
élégants et personnalisables à chaque projet à l’aide de stickers autocollants. De
plus, la conception graphique de ces fourreaux suit la charte graphique du groupe.
Ce modèle peut donc facilement être adapté aux autres régions.

L’étude des relations Etudes-Travaux concernait principalement le


fonctionnement du transfert et des retours d’expérience.
Le transfert du dossier est une étape bien maitrisée au sein des différentes
agences de la région Midi-Pyrénées. Des check- listes ont donc été élaborées afin
d’aider les chargés d’études dans la préparation du dossier et de la réunion transfert.
Certaines faiblesses ont pu être mises en avant et corrigées par les
recommandations faites dans le guide : la présence des chefs de chantiers et des
responsables de services internes aux réunions ainsi que l’organisation de réunion
de prétransfert pour permettre plus d’échange lors de la réunion transfert pour des
projets importants.
Par ailleurs, les retours d’expériences étaient presque inexistants dans la
région où j’ai évolué. Le partage des bonnes pratiques au niveau national a permis
de proposer des procédures pour mettre en place des retours d’expérience de

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qualité et plus systématiques. Le guide propose ainsi d’effectuer une réunion de fin
de chantier où sont analysés les thèmes suivants : financier, technique, partenaires,
main d’œuvre, relation client-MOE, QSE, conception et administratif. Le support
utilisé est un mémoire rédigé par le conducteur de travaux qui est archivé sur un
espace collaboratif facilement consultable. Pour compléter ces bilans « fin de
chantier », des réunions peuvent être organisées régulièrement pour présenter les
points les plus intéressants des retours d’expériences effectués tout au long de
l’année. Ceci permet un partage à tous les collaborateurs de l’agence. Enfin, je
propose également de profiter de la réunion d’étude d’exécution afin de préparer
correctement ces retours d’expériences. La comparaison par écrit de l’étude
transfert avec celle réalisée par l’équipe travaux permet de garder la mémoire des
différences observées et de faciliter l’analyse des chiffres réels après chantier. Cette
réunion est également l’occasion pour les chargés d’étude de cibler certains thèmes
qu’ils souhaitent être abordés au moment du retour d’expérience.

Sur le plan personnel, ce PFE m’a surtout permis de développer mon sens
relationnel. En effet, tout au long de l’audit, j’ai dû m’adapter aux fonctionnements de
plusieurs agences et évoluer dans plusieurs équipes. Ce projet m’a rendu beaucoup
plus indépendant dans la gestion de mon planning et de mes nombreux rendez-vous
et déplacements. J’ai également eu l’occasion au sein de l’agence de Toulouse de
travailler dans un groupe de travail pour lequel j’ai eu à me coordonner avec les
autres participants. De même, le principe du PFE interrégional a été très
enrichissant pour moi. J’ai eu à présenter régulièrement l’évolution de mon travail à
des professionnels, très spécialisés dans le domaine des études de prix, et avec qui
j’ai pu discuter des différentes améliorations possibles en justifiant mon point de vue
extérieur différent du leur. Le travail à distance avec les autres stagiaires était aussi
quelque chose de nouveau et j’ai pu m’habituer à cette méthode de travail tout au
long du stage. De plus, les nombreuses discussions auxquelles j’ai pu participer lors
des réunions mensuelles m’ont appris beaucoup de notions sur le domaine des
Etudes de Prix.
Enfin, ayant évolué dans un bureau d’études de prix pendant cinq mois, j’ai eu
l’occasion de participer à plusieurs remises d’offres et d’apprendre les bases de ce
métier. C’est dans ce domaine que je souhaite commencer ma vie d’ingénieur en
Génie Civil et l’occasion m’a été offerte par le groupe au sein de son agence de
Marseille. Toutes les compétences que j’ai acquises lors de ce stage vont me
permettre d’apporter un regard nouveau sur la méthode de travail du bureau où je
devrais évoluer et d’être rapidement opérationnel. L’étude des relations Etudes-
Travaux m’a également permis de me rendre compte de la complémentarité de ces
deux services. Ainsi, je suis conscient d’avoir également besoin d’une expérience en
travaux après avoir mieux appris le métier de chargé d’études de prix, car cela me
semble être un passage obligatoire pour être efficace dans ce domaine.

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Bibliographie
[1] Présentation institutionnel d’Eiffage. Disponible sur le réseau Planet’Eiffage.

[2] Eiffage Construction. Rapport d’Activité 2010. En ligne : www.eiffageconstruction.com

[3] Eiffage Construction. L’essentiel 2011. En ligne : www.eiffageconstruction.com

[4] Direction des Affaires Juridiques. Dématérialisation des marchés publics, Guide Pratique.
En ligne :
http://www.economie.gouv.fr/files/directions_services/daj/marches_publics/conseil_acheteur
s/guides/guide-pratique-dematerialisation-mp.pdf

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Ludovic JANIAK – PFE : Les étapes stratégiques de la réponse à un appel d’offre

Annexes

Annexe 1 : Version provisoire du guide réalisé par l’ensemble des stagiaires

Annexe 2 : Document Transfert ECMP

Annexe 3 : Plan d’installation de chantier des bâtiments B2 et B4 du projet de réhabilitation


Les Fontanelles

Annexe 4 : Exemple de planning : construction d’une maison pluridisciplinaire à Flourance

Annexe 5 : Feuille de vente ECMP

Annexe 6 : Exemple de déclaration de candidat (DC2)

Annexe 7 : Certification ISO 14001 Eiffage Construction Midi-Pyrénées

Annexe 8 : Références commerciales (Parking)

Annexe 9 : Support de consultation pour la création de fourreaux de remise d’offre

Annexe 10 : Devis reçus pour la création de fourreaux de remise d’offre

Annexe 11 : Liste des mémoires récoltés lors de l’audit

Annexe 12 : Fiche Produit : meuble sous évier

Annexe 13 : Exemple de description de modes opératoires

Annexe 14 : Comptes-rendus des réunions mensuelles du stage interrégional

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Annexes

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Annexe 1
Version provisoire du guide réalisé par
l’ensemble des stagiaires

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Annexe 2
Document Transfert ECMP

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Annexe 3
Plan d’installation de chantier des bâtiments
B2 et B4 du projet de réhabilitation Les
Fontanelles

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Annexe 4
: Exemple de planning : construction d’une
maison pluridisciplinaire à Flourance

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Annexe 5
Feuille de vente ECMP

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Annexe 6
Exemple de déclaration de candidat (DC2)

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Annexe 7
Certification ISO 14001 Eiffage Construction
Midi-Pyrénées

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Annexe 8
Références commerciales (Parking)

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Annexe 9
Support de consultation pour la création de
fourreaux de remise d’offre

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Annexe 10
Devis reçus pour la création de fourreaux de
remise d’offre

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Annexe 11
Liste des mémoires récoltés lors de l’audit

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Annexe 12
Fiche Produit : meuble sous évier

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Annexe 13
Exemple de description de modes opératoires

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Annexe 14
Comptes-rendus des réunions mensuelles du
stage interrégional

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