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Réussir sa migration vers

Office 365
COMPRENDRE LES FONCTIONNALITES

DEMARRER AVEC LA MIGRATION DE LA MESSAGERIE

DEVELOPPER LES USAGES

REUSSIR L’ADOPTION AVEC LA FORMATION ET L’ACCOMPAGNEMENT


Notre cœur de métier : Proximité :
Messagerie(s), Cloud, Collaboration Sociale Centre (Siège), IDF, Nord

Notre démarche :
Audit, Conseil, Intégration, Conduite du Expertise technique & métier (+20 ans)
changement, Personnalisation, Suivi, Mesure ~25 collaborateurs
Comprendre les services
(fonctionnalités)
d’Office 365
+ Qu’une messagerie
+ De nouveaux usages
NOUVEAUTES

RYTHME DE MAJ

Peu nouveautés messagerie


http://success.office.com/en-us/roadmap
Focus sur les fonctionnalités collaboratives
SKYPE FOR BUSINESS
YAMMER
VIDEO

SITE ROADMAP
Migrer sa messagerie vers
Exchange Online
Détails des fonctionnalités types

Anti spam
Archives
Moteur de recherche
Rétention
COMMENT MIGRER?
Considérations et facteurs de décision
Migration simples et hybrides
Etapes d’un projet de migration
Scénarios gestion des identités
Considérations
Données qui doivent être migrées
Quelles données restent sur-site ?
Qu’est-ce qui n’a
pas besoin d’être
Quoi migrer ?
Est-ce que la plateforme va changer ?
migré ?
Taille de la migration Comptes
Nombre d’utilisateurs, appareils et ressources
Usage actuel des ressources
Mails
Timing de migration
Horaires ? Calendrier
Fenêtre de temps ?

Période de perturbations acceptable ? Contacts


Large ? Petite ? Aucune?

Ressources à disposition pendant la période de migration Documents


Équipe IT, Utilisateurs, Outils
Facteurs de décision des options de
migration
Taille Coexistence Provisioning
• Large • Simple • AADSync
• Moyenne • Riche • Ajout/Import en bloc manuel
• Petite • Automatique

Source Gestion des


identités
• Exchange
IMAP Sur-site
Plan
• •
• Lotus Notes • Authentification Unique
• Google • Dans le Cloud
Projet Office 365 : Quelles étapes ?

Démonstration
Audit de Audit des Audit des pré Conduite du
Début du Pilote de la plateforme
l’infrastructure réseaux requis changement
Les services de
déploiement
Phase analyse et de
migration
Mise en Déplacement des données
Mise en œuvre
Gestion de conformité des du client dans le Cloud,
Migration du tenant de
l’identité , infrastructure on estimation et planification
contenu production
Les services fédération premise nécessaire
de gestion et
de Déploiement / Optimisation
maintenance
Appui de la stratégie IT Suivi de
Délégation Accompagnement Les Projets et solutions
future, conduite du Services de l’evolution des
d’administration, formation des
changement et support Infogérance utilisateurs
pré-requis, mise complémentaires .
personnalisation en conformité Assistance à l’adoption

Post-adoption
Scénarios d’identité clé avec Office 365
Qu’est-ce qu’Azure Active Directory?
Azure AD Free
 Solution complète d'identités et  Fournit un ensemble de
de gestion des accès dans le fonctionnalités avancées en
Cloud. termes de gestion des identités et
des accès :
 Combine des services standards
• Réinitialisation de mot de passe par
d'annuaire, gouvernance des l’utilisateur
identités avancée, gestion de • Personnalisation de la page d’accueil
l'accès, etc. • Droits d’usage du serveur Forefront Identity
Manager
• Etc.
Fédération des identités (ADFS)
CLIENTS DE
MESSAGERIE(S)
Outlook
OWA
Mobile
Skype for Business
Outlook - OWA

• LOOK AND FEEL


• ANTI SPAM, ANTI MALWARE
• EMAIL CALENDRIERS CONTACTS
• DELEGATION
• DECONNECTE
• OWA for IPad, IPhone and Android
De la messagerie instantanée à la
communication unifiée
Office 365
Transformation des usages
Une solution tout en un
Du collaboratif à la collaboration sociale
De la mobilité pour tous
Développer les usages
Exemple d’usages
Office
OneDrive
SharePoint
Yammer
OFFICE
C’est quoi
Travailler depuis n’importe où avec Office
Online
Offline
Mobilité
Détails des fonctionnalités types
Office Online permet à plusieurs
personnes d’être connectées sur un
document pour le visualiser et le
modifier simultanément.

Directement depuis votre


messagerie, vous pouvez ouvrir un
document Office Online.

Lorsqu’une personne modifie un


document en même temps que
vous, le paragraphe sur lequel il
travaille est immédiatement gelé
pour éviter les conflits.
Disponible avec les souscriptions Office 365

Lire, éditer et créer des documents avec Word.


Lire, éditer et créer des feuilles de calcul avec Excel.
Lire, éditer et créer des presentations avec PowerPoint.
Accès a vos documents via OneDrive.

*Office Mobile est disponible dans les plans Office 365 ProPlus, Office 365 Business, Office 365
Business Premium, Office 365 Enterprise E3 and E4, Office 365 Education A3 and A4.
ONEDRIVE
C’est quoi
OneDrive Vs OneDrive Entreprise
Boutons d’action rapide
simples pour créer un
document, en télécharger,
le modifier ou le partager.

Les fichiers sont privés par


défaut

Navigation rapide pour trouver et


accéder aux fichiers récemment utilisés,
partagés avec vous ou que vous suivez.
Visualisation des documents

Prévisualisation

Tâches supplémentaires :
télécharger une copie, suivre un
document, voir qui a les accès au
document…

Effectuez des tâches fréquentes en un


simple clic : modifier, partager, poster
sur Yammer.
Accédez à vos documents où que
vous soyez, les modifications seront
automatiquement chargée dès que la
connexion est disponible.

En un clic, synchronisez un document


sur votre ordinateur local pour l’avoir
hors connexion.

Les flèches vertes


indiquent que les fichiers
sont récemment
synchronisés.
Les documents peuvent être partagés en
utilisant les boutons d’action rapide ou en
faisant un glissé-déposé dans le dossier
« Partagé avec tout le monde »

Vous avez la possibilité


de donner des
autorisations d’accès
spécifiques.

Partagez des documents avec les


autres grâce aux boutons d’action
rapide ou débloquez vos fichiers.
Les documents stockés sur OneDrive Entreprise sont
accessibles depuis la plupart des appareils. Vous pouvez
également rester connecté via les applications mobile
disponible ou les navigateurs
Pour quels usages?
• Pour tous les documents qui ne correspondent à aucun site
d’équipe
• Nouvelle vision et nouveaux usages de mes documents =
sauvegardé, accessible de n’importe où

Quand l’utiliser
Analyser vos documents
Analyse
Migration
• mes documents/Mon site (OneDrive for business) VS Sites d’équipe
• Taille totale - Nombre de fichiers
• Structures des dossiers - Type de fichiers (office,pdf…)
• Dédoublonnage
• Outils : powershell, filechecker…treesize

Migrer les datas


• Utilisation de l’explorateur Windows par l’utilisateur pour glisser
dépose mais les propriétés de création et de modification sont à la
date de l’import
• au préalable provisionner les sites personnels de chaque utilisateur
SHAREPOINT
C’est quoi
OneDrive for Business
PORTAIL VIDEO
Pour qui
Pour quoi
On retient
20% de ce qu’elle entend, POUR FORMER ET ASSISTER
30% de ce qu’elle voit, À l’instant, sur la durée
70% de ce qu’elle voit et entend.

 Collections de sites SharePoint


 Limitation volumétrie 2 giga
Page d’accueil
Un moteur de recherche vidéo
Des canaux = chaines

1
Créer un canal

2
Déposer une
vidéo
Fiche signalétique
Métadonnées
YAMMER
Intégration avec Office Bureautique ( online), SharePoint Online
1 créer un réseau
2 créer des groupes

RH
Espace étudiants ( universités)
Recruter de nouveaux profils
Intégrer des nouveaux arrivants ( parcours)
Former et suivre ( montée en compétences)

Etendre les fonctions


sociales de Yammer à
l’environnement
existant :
Intégration par widgets
(simple => avancé)
Intégration par API
ACCOMPAGNEMENT
Catalogue de services
Administration
Gouvernance
Formation
Accompagnement au changement
Positionnement et
communication
Conduite du changement :
Pilote fonctionnel
• Communication Bilan post-migration
Catalogues des
• Formations Bilan post-formation
usages/métier
Cartographie des usages • Accompagnement Kits de démarrage (solution –
Indicateurs de succès
Box consulting • Coaching problématique – cas d’usages)
• Assistance

VOTRE PROJET D’EVOLUTION ET DE TRANSFORMATION

Etude de cadrage
Intégration
Audit technique Architecture Assistance
• Migration
Schéma Directeur Informatique Sécurité Centre de services
• Formations
Mobilité Développement
Etudes d’impact • Administration
Développements
Architecture • Assistance admin

AVANT LANCEMENT PENDANT POST


Analyse de l’existant Objectifs / roadmap Formations Retours utilisateurs

MOBILISATION

IMPLICATION

CAPITALISATION
CADRAGE

Trajectoire projet et impacts & ROI (présentielles, à distance, (enquête de satisfaction


d’accompagnement Identité du projet ( contenus pédagogiques en ligne)
positionnement, nom …) en ligne, …) Retours acteurs du
(stratégie avant/après) Quoi ?
Communication (lettre Coaching personnalisé changement Sur quoi ?
Acteurs du changement Qui ?
d’information, Cas d’usages métier et Evaluation de Comment ?
Indicateurs de présentation découverte, mise en œuvre de l’accompagnement Où ?
performances ateliers, animation de bonnes pratiques Bilan et restitution
Plan d’accompagnement communautés) Suivi de l’appropriation
au changement Processus d’amélioration
Activation des acteurs du et de la montée en continue
Plan de formation changement (coaching, compétences
lobbying …) Nouveaux métiers (CDO,
Gouvernance du projet Assistance community mgmt, …)

Build / Run / Mesure


VOUS ETES ICI
VOUS ETES ICI
Objectifs : comprendre les enjeux du Cloud pour votre entreprise
Facteurs d’évolution, propriétés, modes de déploiement
Avantages et inconvénients, enjeux, impacts SI, métiers, formation, sécurité

Cibles : Directeurs & Responsables de service, Chef de projet, Commerciaux

Consulting Cloud Maximum 10 personnes

Durée : Intervention d’un consultant de Synergie Informatique sur 2 jours sur votre site

Vous êtes en phase de réflexion , d’interrogation


sur vos usages de communication et de
Atelier
collaboration… pour tous, en mobilité, tout ou Mise en perspective du contexte et de vos pratiques pour identifier les axes
partie externalisé dans le Cloud? d’amélioration selon votre environnement , votre culture, vos contraintes
Prise de conscience des enjeux et des risques liés au Cloud
2500 HT * hors frais de déplacement
Identification des axes d’amélioration et initialisation d’un plan d’action**
**pas de rapport d’audit

AVANT LANCEMENT PENDANT POST


Objectifs : audit fonctionnel de vos pratiques autour de l’email
A quoi sert une messagerie et quelles sont les dérives constatées

Cibles : Directeurs & Responsables de service, Chef de projet, Commerciaux


Consulting Email Maximum 10 personnes

Durée : Intervention d’un consultant de Synergie Informatique sur 2 jours sur votre site

Vous êtes en phase de réflexion , d’interrogation


sur vos usages collaboratifs et plus particulièrement
Atelier
sur votre productivité au travers de l’email Tendances de la collaboration « multi facettes » :
Fonctionnalités : email – partage de document – gestion de projet –
mobilité – Cloud – intranet
2500 HT * hors frais de déplacement Humaines : gestion du temps, urgence /importance, saturation,
productivité
Ou en êtes-vous dans vos pratiques actuelles?
Analyse de cas clients ( profil – problématiques – solutions)
AVANT LANCEMENT PENDANT POST **pas de rapport d’audit
Objectifs : cartographier les usages de communication et de

Cartographie collaboration intra-inter services, avec le management, les partenaires


et les clients

des usages
Cibles : sponsors, référents, collaborateurs, partenaires
Nombre d’ateliers et d’interviews à définir

Durée : 2 consultants de Synergie Informatique -5 jours

Vous êtes en phase d’identification des situations


de collaboration et vous souhaitez les impliquer
Ateliers – interviews - audit
dans le projet de modernisation – transformation Bilan des usages collaboratifs actuels des collaborateurs :
de leur pratiques
Fonctionnalités : email – partage de document – gestion de projet –
Identification des attentes
HT * hors frais de déplacement Situations et contextes
Catalogue de cas d’usages

AVANT LANCEMENT PENDANT POST


Objectifs : créer et animer les premiers espaces d’équipes
A quoi sert un espace ? Comment le construire? Comment l’animer?

Cibles : IT, référents, Administrateur fonctionnel, chef de projet


Starter SharePoint Maximum 5 personnes

Durée : un consultant -5 jours (2 jours ateliers, 3 jours coaching)

Accompagnement technico-fonctionnel pour


comprendre le positionnement et les usages des
Coaching
sites SharePoint Comprendre les fonctionnalités de SharePoint
Détection de 5 cas d’usages lors d’un atelier
Mise en œuvre des premiers sites d’équipe SharePoint Online
HT * hors frais de déplacement Pilotage opérationnel ( bonnes pratiques, indicateurs)
Accompagnement mensuel sur 3 mois
AVANT LANCEMENT PENDANT POST
Objectifs : créer et animer les premières communautés Yammer
A quoi sert une communauté ? Avec qui ? Pour qui ? Comment l’animer?

Cibles : IT, référents, Administrateur fonctionnel, chef de projet


Starter Yammer Maximum 5 personnes

Durée : un consultant de Synergie Informatique -2 jours

Accompagnement technico-fonctionnel pour


comprendre le positionnement et les usages des
Atelier
communautés Yammer Comprendre les fonctionnalités de Yammer et ses interactions avec les autres
services Office 365
Détection de 5 cas d’usages lors d’un atelier
Mise en œuvre des premières communautés
HT * hors frais de déplacement
Formation sur les premiers pas dans Yammer
Accompagnement à l’animation de communautés
AVANT LANCEMENT PENDANT POST Pilotage opérationnel ( bonnes pratiques, indicateurs)
Bilan Objectifs : bilan post-migration de la conduite du projet selon 3 axes
d’analyse : technique, accompagnement , atteintes des objectifs

post-migration
Cibles : IT, RH, COM, chef de projet, utilisateurs

Durée : un consultant technique et un consultant fonctionnel - 8 jours

Vision concrète et objective du déroulé d’un projet


de migration (points positifs et négatifs) Audit – interviews
Mesurer l’adoption aux solutions déployées et Synthèse technique du projet​/Services Office 365 activés
l’atteinte des résultats escomptés​​
Consultation des cibles (VIP, référents …) et rôles des ​Sponsors
Analyse des plans (communication, formation, d’accompagnement )​ et des
6 000 HT * hors frais de déplacement indicateurs
Identification des impacts (management, métiers, …), des manques et risques
1 rapport (incluant des préconisations) + 1 réunion de livraison
AVANT LANCEMENT PENDANT POST
Bilan Objectifs : Mesurer la satisfaction et l’efficacité des utilisateurs dans
leur nouvel environnement collaboratif , proposer des actions

post-formation correctives

Cibles : IT, RH, COM, chef de projet, utilisateurs

Durée : un consultant technique et un consultant fonctionnel – 5 jours

Avoir une vision concrète et objective du déroulé


d’un plan de formation (points positifs et négatifs)​ Atelier - enquête - audit
Mesure de la satisfaction des utilisateurs (outils, communication, formation,
accompagnement au changement, supports en ligne, assistance, …)​
Evaluation de la montée en compétences et l’efficacité à l’utilisation (delta acquis /
apprentissage et réalité)​
4 000 HT * hors frais de déplacement
Analyse budgétaire (assiette de formation vs. efficacité du plan de formation)
1 rapport (incluant des préconisations de remédiation / nouvelles formations) + 1
AVANT LANCEMENT PENDANT POST réunion de livraison
Administration
Console d’administration Office 365
Administration de chaque service
Autres outils d’administration
Administration déléguée
Accès autorisé aux
administrateurs

Possibilité de donner
des rôles
d’administration par
services:
exchange, sharepoint,
yammer etc
Role-based access control
Votre partenaire administre
votre Office 365 depuis son
compte Office 365
Centre d’administration Office 365 Centre d’administration du partenaire
Office 365

L’application Office 365 Admin vous donne la possibilité à vous, en tant qu’administrateur informatique Office 365, de
rester connecté à votre environnement Office 365 lorsque vous êtes en déplacement. Vous pouvez désormais gérer
vos utilisateurs et notamment réinitialiser leur mot de passe. De plus, vous pouvez lire les derniers messages du
Centre de messages, l’emplacement central regroupant les communications relatives au service Office 365, et
consulter les demandes de support de service actives. Par ailleurs, un nouveau tableau de bord vous permet de voir
d’un coup d’œil l’état des services ainsi que d’autres informations utiles.
CDS 0365 Offre d’administration déléguée
Office 365 Business
Oui
Office 365 Entreprise
Oui

Nb max. d’utilisateurs 1 à 300 300 à Illimité

CDS MESSAGERIES
L'administration déléguée de Supervision + gestion + Administration de la
Microsoft Office 365 libère le client et messagerie Exchange Online + Lync Online
3€/mois/boite 2€/mois/boite
ses équipes des tâches d’exploitation
et de gestion de leur compte Incident, via un formulaire avec rappel via
Microsoft Online Services. téléphone ou email ( niveau 2)

Cette offre concerne l’administration OPTION CDS MESSAGERIES


courante des comptes Office 365 Déploiement à distance nouveaux utilisateurs ( 45 €/utilisateur 45 €/utilisateur
après la réalisation des prestations de par 5 utilisateurs mini)
migration. Ajout et gestion nouveau domaine 60 €/domaine 60 €/domaine
Le CDS 0365 couvre des services de :

• Supervision CDS SERVICES COLLABORATIFS


Par service activé ( SharePoint / Yammer)
• Gestion de licences Supervision + gestion + Administration des 2€/mois/ service activé 2€/mois/ service activé
services collaboratifs sur le domaine/ par utilisateur
• Gestion des domaines sur le domaine/ par utilisateur

• Gestion des utilisateurs Incident, via un formulaire avec rappel via


téléphone ou email ( niveau 2)
• Administration des services
OPTION CDS SERVICES COLLABORATIF
Déploiement à distance nouveaux utilisateurs 45 €/utilisateur 45 €/utilisateur
(par 5 utilisateurs mini)

AVANT LANCEMENT PENDANT POST


Standalone Business Entreprise

Vue d’ensemble des offres Exchange


Online Business
Business
Essentials
Business
Premium
ProPlus E1 E3
(Plan1)
Maximum de sièges illimité 300 (pour chaque offre) illimité

Installation de la suite Office jusqu’à 5 PCs Windows ou Macs par utilisateur (Office)
Business Business
(sans Access) (sans Access) Pro Plus Pro Plus
Compatibilité RDS (TSE)  
Office Online – version en ligne de Word, Excel, PowerPoint and OneNote pour collaborer
sur des documents à plusieurs
     
Standards
Services

One Drive Entreprise – 1 To de stockage personnel par utilisateur      


Messagerie - 50 Go de stockage par boîte aux lettres, email, contacts, et calendriers
partagés     

Web conférence audio et vidéo, Messagerie instantanée, indicateurs de disponibilité


   

Projets d’équipe & portails internes, site web public    

Réseau social d’entreprise privé    

Synchronisation sur-site avec Active Directory pour le Single Sign On (SSO)      


Services avancés

Déploiement hybride (Office 365 plus installation on prem)   


Conformité légale & besoin d’archivage pour la messagerie – archivage, eDiscovery, boîte

aux lettres en attente
Protection de l’information – messages cryptés, gestion des droits , prévention contre la

perte de données

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