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Dossier

Réussir son projet d’informatisation

Normand ARSENAULT 1 • Consultant microfinance

Résumé
Plusieurs institutions de microfinance (IMF) trouvent que leur système d'information (SI) représente un frein
important à leur développement. La mise en place d’un SI n'est pas chose facile et peut être risquée.
Heureusement, il existe des techniques éprouvées pour bien gérer les projets SI. La première partie de l’article
passe en revue, non pas les "meilleures pratiques" mais à l'inverse, les sept pièges à éviter pour les IMF dans
la mise en place de leurs systèmes d’information. La deuxième partie présente les trois facteurs clés de succès
des projets SI. La troisième partie dresse un plan d’actions pour l’informatisation des systèmes d’information
des IMF. La quatrième partie porte sur la nécessité de l’émergence d’une « culture SI » propre aux IMF.

L’information est à la base du fonctionnement d’une L’UEMOA 2 mentionne dans un rapport de 1998 :
institution de microfinance (IMF). Les employés, les « Les performances d'ensemble font ressortir un net
gestionnaires et les élus ne peuvent remplir leurs progrès en termes de prestations de services financiers.
Elles laissent toutefois entrevoir certaines insuffisances
rôles et responsabilités que s’ils disposent d’informations
qui requièrent des actions énergiques pour préserver
appropriées, fiables et à temps. Il est impossible de
la confiance des populations desservies par les systèmes
gérer ce qu’on ne peut mesurer. La viabilité et la financiers décentralisés (SFD). Au rang des mesures
pérennisation des activités ne peuvent être atteintes prioritaires figure notamment l'amélioration du système
sans un système informatique (SI) adéquat. La mise d'information des SFD qui constitue la pierre angulaire
en place d’un SI performant, qui assure la circulation du développement de la microfinance. »
de l’information entre tous les acteurs, est indispensable
Plusieurs intervenants dans le domaine de la micro-
pour la bonne gestion de l’IMF. Le système d’infor- finance croient que la conception et l’implantation
mation, c’est le langage de l’entreprise. Lorsque le d’un SI nécessitent des mois (et même des années)
système d’information est bien conçu, l’entreprise de travail et coûtent une fortune. Cependant, avec
bénéficie d’un langage de qualité. De plus, la diffusion des outils adéquats, la conception et la mise en place
d’une information fiable à destination des différents d’un SI peuvent être réalisées relativement rapidement
dans le cadre d’un budget raisonnable. Les bénéfices
publics est indispensable pour la promotion de l’IMF
tirés de la sélection et de l’implantation d’une solution
et pour son développement. technologique appropriée peuvent être énormes.

1. Normand Arsenault est un consultant spécialisé dans 2. UEMOA: Union Économique et Monétaire Ouest Africaine
l’implantation de systèmes d’information pour IMF, enregistré (huit pays membres : Bénin, Burkina Faso, Côte d’Ivoire,
auprès du Fonds SI CGAP http://www.isfund.org/; Guinée Bissau, Mali, Niger, Sénégal et Togo).
normand.arsenault@sympatico.ca. http://www.uemoa.int.

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Les sept l’institution a tendance à penser que "tout ça, c'est de


pièges à éviter l'informatique", et à confier la prise de décisions et la
surveillance du projet aux seuls experts techniques.
Lorsque la direction de l’organisation n’assume pas
Pièges dans le planning son rôle de «maître d’ouvrage» 4, le «maître d’œuvre»
tend à s’approprier le monopole de la gestion du projet.
Piège n° 1 : L’envergure, la complexité et l’approche
L’expérience démontre que la prééminence de la
tous azimuts
dimension technologique sur la finalité du projet lui-
La cause première des échecs des projets SI est même mène invariablement à des échecs 5.
l’envergure et la complexité. Le temps est le pire
ennemi de tout projet SI : plus un projet s’étire, plus Certains croient que les IMF sont obligées de recruter
les chances de succès diminuent. Selon le Standish parmi leur personnel des experts en technologie de
Group 3, les probabilités de succès d’un projet sont l’information (TI), que ce soient des experts en gestion
inversement proportionnelles à sa durée. Après avoir de réseaux informatiques, en gestion de base de données
étudié des milliers de projets SI, le Standish Group ou en programmation. Pourtant, il existe plusieurs
confirme que les petits projets ont beaucoup plus de logiciels pouvant être utilisés sans avoir à embaucher
chances de réussir que les grands projets et que les des experts en TI. Par exemple, les logiciels CUMIS
mieux réussis ont un calendrier de six mois. Plus (Micro Software Designs), KREDITS (Technical
Évidemment, cela ne signifie pas que la réduction du Development Solutions), LOAN PERFORMER
temps et des ressources d’un important projet va lui (Crystal Clear Software), M2 (Microfinance Manager)
être bénéfique.
(Southern Horizon) et d’autres logiciels disponibles
en français ont été développés spécifiquement à partir
L’approche tous azimuts, par laquelle certaines IMF
des besoins d’institutions de microfinance 6.
tentent de réaliser leur système en bloc pourrait
constituer un piège. Il est conseillé, afin de réduire la 4. Pour plus d’informations sur les rôles et les responsabilités
complexité des projets, de diviser un grand problème du « maître d’ouvrage » et du « maître d’œuvre », vous
en série de petits problèmes qui peuvent être plus pouvez consulter le site Web du «Club des Maîtres d'Ouvrage
des Systèmes d'Information », en particulier la section
efficacement gérés. Ainsi, l’IMF peut graduellement « Lexique du système d’information ». http://www.club
bâtir le système. Chacune des « réussites » motive le moa.asso.fr.
Sommairement, le maître d’ouvrage est responsable de
personnel. Non seulement l’IMF dispose d’un
l’efficacité de son organisation, de ses méthodes de travail
meilleur système une fois l’ensemble des solutions et de son système d’information. Il fait appel à des maîtres
en place, mais elle bénéficie de résultats pratiques d’œuvre pour obtenir les solutions qui lui permettent de
réaliser sa mission. Il leur fournit les spécifications
plus rapidement, réduit de manière significative ses fonctionnelles, et valide la recette fonctionnelle de ces
risques et finalement, réduit les coûts et le temps de solutions. La maîtrise d'ouvrage représente à ce titre les
réalisation comparativement à l’approche tous azimuts. utilisateurs finaux à qui l'ouvrage est destiné. Ainsi, le
maître d'ouvrage est responsable de l'expression fonctionnelle
des besoins mais n'a pas forcément les compétences
Piège n° 2 : Confier la responsabilité du projet techniques liées à la réalisation de l'ouvrage. Le maître
d’automatisation aux seuls experts techniques d’œuvre est garant de la bonne réalisation technique des
solutions conformément aux exigences de la maîtrise
d'ouvrage. Il a un devoir de conseil vis-à-vis du maître
Un mythe tenace dans les IMF est celui qui voudrait d’ouvrage.
que la mise en place d’un logiciel soit une intervention 5. C’est le maître d’ouvrage qui a la responsabilité de
d’ordre purement technique. Les échecs des projets déterminer ce qui peut faire partie ou ne pas faire partie du
système d’information. Il peut être frustrant pour un
d’informatisation se produisent quand la direction de utilisateur de se faire dire quoi faire par un expert technique
qui ne connaît pas l’opération et la gestion d’une IMF.
3. Le Standish Group est reconnu pour la qualité et l’indé- 6. Le site du CGAP http://www.cgap.org/iss_site/ donne
pendance de ses études, analyses et conseils. Ses études des informations sur plus de 32 logiciels disponibles sur le
sont effectuées via des groupes de réflexion, des enquêtes marché pour les IMF. 16 logiciels sont disponibles en français.
et des interviews en profondeur auprès des entreprises. Des rapports d’évaluation en français sur certains logiciels
http://www.standishgroup.com/. sont disponibles sur le site de CAPAF http://www.capaf.org.

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Des fournisseurs de logiciels prétendent que les Pièges dans le choix de la solution
problèmes rencontrés dans la mise en place de leur
logiciel sont dus au manque de compétences Piège n° 4 : Le choix du logiciel
techniques disponibles parmi le personnel de l’IMF.
Le processus de sélection de la solution technologique
Souvent, le logiciel fourni est inapproprié pour
appropriée est délicat. Les IMF peuvent maintenant
l’IMF. Le besoin de ressources techniques hautement choisir parmi une panoplie de logiciels. La plus
qualifiées découle d’un manque d’expérience du grande difficulté sera de réduire la liste des logiciels
fournisseur avec les IMF, leurs domaines d’activités envisageables à un nombre restreint pouvant être
et leur environnement. Quand la direction de l’entreprise géré 8.
confie la totalité des responsabilités du projet d’auto-
matisation aux seuls experts techniques, la tentation La taille
pourrait être forte pour ces derniers de choisir des
Pour les IMF, il est important d’acquérir un logiciel
logiciels sophistiqués et coûteux requérant un support de la bonne taille. Le piège pour les IMF est de
technique important et « pointu » 7. surestimer la taille du logiciel qu'elles doivent acheter.
Certaines IMF acquièrent des logiciels trop complexes
pour leurs besoins à cause d’un manque de connaissance,
Piège dans la méthodologie afin de se sentir « en sécurité », et en raison du
marketing poussé de certains fournisseurs de logiciels.
Piège n°3: Choisir la technologie avant l’identifica- La puissance d’un logiciel n'est pas une qualité en
tion des besoins soi. L’IMF peut payer une somme significative pour
un produit trop complexe que ses ressources internes
peuvent difficilement supporter. En revanche, si
Tout projet débute par l’identification des besoins en l’IMF achète un logiciel trop limité, elle peut ne pas
information de l’IMF. Les besoins conduisent le avoir les fonctionnalités nécessaires pour supporter
choix ou la conception de la technologie, et non sa croissance et son évolution.
l’inverse. Ceci peut sembler évident, mais trop d'IMF
confient le projet dès le départ à des experts Certains fournisseurs de logiciels, qui ont tradition-
nellement fourni des applications sophistiquées à de
techniques avant d’avoir déterminé leurs besoins. La
grandes banques, offrent maintenant des versions
méthode pour identifier les besoins en information
réduites et pré-configurées destinées aux IMF. Leur
est ascendante, commençant par des sondages auprès stratégie a été de simplifier le produit et de tenter de
des utilisateurs. Certains responsables d’IMF supposent réduire les coûts en désactivant certaines fonctionnalités.
qu'ils connaissent les besoins des utilisateurs et que Ces versions de logiciels bancaires peuvent difficilement
cette démarche est superflue. Toutefois, rien ne peut répondre aux besoins des IMF. L'inconvénient pour
remplacer une enquête formelle. Parfois, les gestion- les IMF est souvent le peu de flexibilité du logiciel,
naires d’IMF ont une compréhension limitée des les coûts d'entretien élevés et les exigences en terme
technologies de l’information (IT). De leur côté, les de support. De plus, avec des solutions de type bancaire,
l’IMF peut difficilement innover, car le logiciel est
experts en TI peuvent ne pas connaître les besoins en
trop standardisé. Certaines solutions informatiques
information des IMF. Une façon de procéder appropriée
conçues spécifiquement pour les besoins des IMF
peut fournir un excellent véhicule de communication
entre les gestionnaires des IMF et les experts en TI. 8. La plupart des évaluations de logiciel sont basées
sur le document « Systèmes d’information de
7. Toutefois, il n’est pas question ici du support technique gestion pour les IMF : Cadre d’évaluation »
requis pour la maintenance du matériel informatique et du http://www.capaf.org/Telech/SIG_cadre_evaluation.pdf
réseau. Il est tout à fait normal que les IMF aient besoin de Ce document a été fait par un technicien et porte avant tout
mettre sous contrat un entrepreneur local pour ces services sur la technique et ne couvre que très superficiellement le
de maintenance. côté fonctionnel, pourtant très important.

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permettent aux IMF d’innover dans l’offre de leurs conviennent généralement peu aux IMF. Ils ont été
services. conçus pour répondre aux besoins des banques qui
ont des clientèles, produits, services et pratiques très
Trop d’IMF constatent après coup que la réalité est différents de celles des IMF.
souvent bien en deçà des promesses des fournisseurs ;
les solutions acquises et installées à grands frais ne Selon certains, un logiciel intégré permet d’éviter les
répondent pas à leurs besoins. Parfois, les améliorations erreurs entre le système transactionnel et la comptabilité.
en terme d’efficacité et de volume sont marginales. Ce n’est généralement pas le cas. Il est plus facile
De tels projets sont coûteux à différents niveaux d’identifier des anomalies et de réconcilier le grand
(baisses de moral du personnel et crédibilité). Quand livre avec les différents registres et les relevés bancaires
le système ne répond pas aux attentes de l'utilisateur, lorsque le système de comptabilité et le système
celui-ci crée un système parallèle, plus adapté à ses transactionnel ne sont pas intégrés. De cette façon, le
besoins. Malgré le système en place, les employés contrôle interne peut être facilité de beaucoup. La
doivent souvent compiler et maintenir l’information réconciliation entre le système transactionnel et le
sur leurs propres "systèmes", qu’il s’agisse de dossiers, système comptable est plus facile et sécuritaire. Les
de fichiers ou simplement de morceaux de papier. systèmes de comptabilité inclus dans les systèmes
Parfois, l’employé doit changer ses façons de faire intégrés sont généralement très rudimentaires. Une
afin de s’adapter au système officiel, ralentissant le fois le logiciel implanté, l’IMF réalise qu’elle doit de
service à la clientèle. Ceci engendre des situations où toute façon faire l’acquisition d’un logiciel de
l’employé se retrouve au service du système et non comptabilité 9.
l’inverse.
A titre d’exemple, le logiciel eMerge de Tenemos
Les logiciels intégrés (http://www.dbsbanking.com) est dit « intégré ». Les
Certains prétendent que le système transactionnel, le deux IMF Agro Invest du Montenegro et EKI en
système de comptabilité et le système de reporting Bosnie utilisent eMerge pour leur système transactionnel,
doivent nécessairement être intégrés dans un même mais aussi Sun Systems, un logiciel comptable.
logiciel. En théorie, l’opération d’un logiciel intégré Selon l’évaluation de eMerge effectuée par le CGAP,
semble plus facile. En pratique, c’est tout le contraire. plusieurs utilisateurs interrogés ont indiqué avoir
Regrouper dans un même logiciel des applications de installé un autre logiciel comptable pour l’accès à
natures différentes complexifie l’opération. Généra- d’autres fonctionnalités.
lement, les systèmes intégrés sont utilisés par les
grandes banques qui ont elles-mêmes développé leur Parmi les 55 rapports d’évaluation de PlanetRating
propre système sur plusieurs années. Les banques se disponibles sur le Web, douze IMF ont mérité la note
sont informatisées il y a longtemps, graduellement, « a » pour leur SI. De ces douze IMF, huit (PARTNER,
dans des contextes différents d’aujourd’hui (PC et PRIZMA, MI-BOSPO, Al Amana, AgroInvest,
tableurs n’existaient pas). Leurs logiciels demandent DBACD, Constanta et RWMN) utilisent un système
généralement un support sophistiqué par des ressources comptable distinct du système transactionnel, donc
techniques variées et coûteuses et parfois difficiles à non intégré et pourtant, ils ont aussi reçu la note « a »
trouver et à conserver. Cela ne convient pas aux IMF (les ratings vont de « a » à « d »). Parmi les rapports
qui ont des ressources limitées. de PlanetRating figure EKI, qui utilise eMerge et qui
a reçu le rating « b » pour son système d’information
Les logiciels intégrés imposent de dépendre d’un (évaluation : septembre 2004).
seul fournisseur. Cela peut s’avérer coûteux et frustrant
si ce fournisseur impose des prix élevés pour des Les résultats récents du Prix CGAP de la transparence
modifications au système ou s’il n’a pas les disponi- financière 2004 10 révèlent également des informations
bilités pour répondre aux besoins de l’IMF, surtout
9. Le module de comptabilité de plusieurs logiciels inté-
dans les cas ou les IMF représentent une faible part grés est en réalité un simple registre grand livre et peut ne
de sa clientèle. Les logiciels intégrés de type bancaire pas répondre aux besoins des IMF.

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intéressantes : 41 IMF ont été primées pour la qualité relativement facile. Plusieurs logiciels transactionnels
de l’information financière qui reflète la capacité du permettent de transférer les données électroniquement,
système d’information en place. Parmi elles, quatre quoique plusieurs IMF préfèrent saisir les écritures
IMF (PARTNER et PRIZMA en Bosnie ainsi que comptables manuellement, ce qui leur permet de
KEP et AFK au Kosovo) utilisent un logiciel dit contrôler avec précision toutes les données d’entrée
« non intégré », le logiciel Kredits. http://www.kre dans le système comptable.
dits.net/. De plus, lors d’évaluations effectuées par
PlanetFinance en août 2002 et février 2004, Les coûts
PRIZMA et PARTNER ont reçu le rating global « A » Le « coût du système d’information » comprend :
et le rating « a » pour leur système d’information.
- Coût de l’identification des besoins, de la sélection
L’exigence d’un système dit « intégré » ne paraît
du ou des logiciels (étude comparative), de la
donc pas se justifier.
rédaction des cahiers des charges, du planning et
du budget ;
Les logiciels de comptabilité
- Coût de l’informatique : matériel et logiciels ;
Certains prétendent que les logiciels de comptabilité
- Coût du déploiement (installation, configuration
disponibles sur le marché ne conviennent pas aux
et paramétrage, migration des données historiques,
activités de microfinance. Cet argument ne tient pas
intégration au réseau, liens avec le système comp-
la route car plusieurs IMF utilisent avec succès des
table, mise à jour des politiques en vigueur et des
logiciels de comptabilité disponibles sur le marché.
procédures de travail, revue du contrôle interne,
Le système transactionnel peut être utilisé comme un
adaptation organisationnelle au nouveau système,
sous-registre du système de comptabilité. Comme
documentation, formation des utilisateurs et suivi
tel, le système transactionnel génère des écritures
du projet) ;
comptables sommaires des transactions sur les
comptes d’épargne et de prêts ou à partir des activités - Coût de la mise en réseau ;
qui n’ont aucune incidence sur les mouvements de - Coût de la maintenance et de l’exploitation (support
fonds comme les intérêts courus. aux utilisateurs, coûts des licences, support du
fournisseur de logiciels, mise à niveau/upgrade et
Plusieurs excellents logiciels de comptabilité, peu évolution du SI).
coûteux, complets, éprouvés, comportant de puissantes
fonctionnalités sont disponibles et très appropriés Le « coût de l’informatique » peut représenter en
pour des établissements de microfinance. Plusieurs moyenne 10 % du «coût du système d’information» 11.
IMF disent préférer l’utilisation d’un système de Le poste de coût le plus important est celui consacré
comptabilité développé localement car il est davantage au déploiement. La Société de conseil IDC estime
conforme aux normes et règlements du pays et bénéficie que les coûts d'acquisition de logiciels ne représentent
d’un support local pour l’installation et la maintenance. que 5 % des coûts totaux de possession d'un système
Transférer des données consolidées d’un système informatique. Plusieurs IMF ont constaté bien après
transactionnel à un système de comptabilité est l’achat du logiciel ses coûts réels d’utilisation 12.

10. Environ 150 institutions de microfinance engagées en 11. Les coûts des matériels et logiciels sont en évolution
faveur de plus de transparence provenant de 48 pays ont rapide ; une des plus spectaculaires est celle du coût des
participé au Prix 2004. Parmi elles, 110 ont rempli les PC dont le prix, à qualité constante, diminue de 35 % par
conditions d'admission. Les dossiers des institutions retenues an. Source : http://www.clubmoa.asso.fr/print.php?sid=29.
ont été examinés et évalués selon leur conformité aux De plus, les PC usagés offerts aux IMF par des organisations
standards internationaux de comptabilité et à ceux spéci- bien intentionnées ne sont généralement d’aucune utilité,
fiques au secteur de la microfinance tels qu'énoncés dans car ils ne sont pas suffisamment puissants pour les logiciels
les Directives du CGAP pour la présentation des états courants. De toute façon, le coût du hardware n’est plus
financiers des IMF - le cadre de référence le plus largement un problème.
accepté pour la transparence financière en microfinance. 12. La gratuité de Linux est plus théorique que réelle. En
Selon le CGAP, la mobilisation des IMF ayant participé au fait, l’utilisation de Linux peut être plus onéreuse car
Prix CGAP de la transparence financière est un autre signe l’IMF doit mettre en place son propre service informatique
que la microfinance est en train de se consolider. en embauchant des experts en technologie de l’information.

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Les banques investissent d’énormes sommes pour Piège n°5 : Les tableurs tels MS EXCEL
l’opération de leurs systèmes d’information. Les
montants qu’elles dépensent à cette fin sont difficiles Les tableurs tel MS Excel sont des outils flexibles
à obtenir, car leurs états financiers présentent des qui peuvent servir pour créer un puissant système de
chiffres globaux et le détail des dépenses en informatique reporting. MS Excel est l’outil le plus largement utilisé
et systèmes d’information ne sont généralement pas partout dans le monde par les entreprises de toutes
connus. Tout indique cependant qu’elles représentent catégories pour leur reporting. Les tableurs peuvent
une proportion importante de leurs investissements. être utilisés en complément aux logiciels transactionnels
Il est difficile pour les IMF d’évaluer les investissements et de comptabilité, pour créer des rapports financiers
requis pour leurs systèmes d’information car il et des rapports opérationnels adaptés et utiles. Excel
n’existe pas encore de standards disponibles et peut être un outil essentiel pour la gestion financière
généralement reconnus. C’est pourquoi il peut être et la prise de décisions. Plus tôt, nous avons fait la
parfois difficile de convaincre les bailleurs de fonds distinction entre gestion financière, comptabilité et
sur les niveaux d’investissement requis. système transactionnel. La majorité des logiciels
transactionnels et de comptabilité permettent maintenant
Les dépenses de développement d’un SI étant d’exporter les données vers MS Excel. L’avantage de
considérées comme des frais d’exploitation, le système ce dispositif est que l’utilisateur peut modifier ou
d’information n’apparaît pas au bilan. Toutefois, le créer des rapports sans avoir recours au support d’un
système d’information est pour l’entreprise un actif programmeur ou d’un expert technique. Ce qui
et une ressource vitale. Mesurer la rentabilité d’un expliquerait peut-être pourquoi MS Excel est souvent
système d’information, cela équivaut à mesurer la dénigré par les experts techniques et les vendeurs de
rentabilité d’un langage de qualité et d’une organisation logiciels. La production de rapports à l’aide d’Excel
fonctionnement normalement. Comment mesurer le gain permet aux utilisateurs de bâtir leurs rapports selon
d’efficacité apporté par une meilleure communication leurs propres besoins.
entre les employés et les responsables, un système
comptable fiable réduisant les erreurs de traitement,
Piège n° 6 : Le choix de la technologie
une meilleure gestion du portefeuille de prêts résultant
en une réduction des pertes sur prêts, une meilleure
Certains logiciels utilisent des technologies sophistiquées,
connaissance du marché, un meilleur service aux
par exemple les réseaux client/serveur. Ce type de
clients/membres et une meilleure productivité, une
technologie exige l’embauche d’experts techniques
image de marque auprès de ses clients/membres,
spécialisés et requiert des équipements sophistiqués.
etc. ?
Plusieurs solutions adéquates sans technologie
Il est tout à fait possible pour les IMF de bien contrôler client/serveur sont disponibles pour les IMF.
les coûts. L’étape de l’analyse et de la définition des
besoins est primordiale et peut garantir le contrôle Une idée largement répandue parmi les acteurs de la
des coûts informatiques. Avec un cadre méthodologique microfinance veut qu’il soit nécessaire d’installer
adéquat, cette phase permet d'évaluer les coûts une technologie client-serveur 13 pour traiter un nombre
d'investissements et les coûts d'exploitation. Elle élevé de transactions et de prêts actifs. Cependant,
aide à la définition des attentes des utilisateurs sur ce une technologie basée sur un simple réseau poste à
que l'informatique est capable ou incapable d'apporter poste peut très bien servir les besoins d’une IMF
et à quel coût. L’IMF peut définir clairement quels pour de nombreuses années. De plus, les technologies
sont les domaines devant être informatisés en fonction poste à poste évoluent continuellement et le moment
des priorités métiers, en concentrant les dépenses de passer à une technologie client/serveur peut être
informatiques là où elles sont les plus nécessaires. repoussé, à mesure que les technologies évoluent.
Elle pourra par la suite assurer un meilleur suivi de
13. La technologie « Open source » Linux est par nature
la façon dont le fournisseur de solution répond à ses une technologie client-serveur et de ce fait peut contraindre
besoins dans le respect des coûts et des délais. l’IMF à une forte dépendance aux experts techniques.

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Les avantages d’une technologie basée sur un réseau contiennent plusieurs fonctions inutiles ou non adaptées
poste à poste sont les suivants : aux IMF. Ces fonctions entravent les modifications
- Les licences d’exploitation et la maintenance sont qui pourraient être nécessaires pour répondre aux
beaucoup moins coûteuses. Les fonctionnalités de besoins des IMF. Toute modification demande le
réseau poste à poste sont déjà incluses dans support coûteux d’experts en programmation ou en
Windows 98, ME, 2000, et XP ; donc, il n’y a pas technologie de l’information. De plus, pour l’utilisateur,
de coût additionnel ; le logiciel est moins convivial.
- Une faible dépendance aux experts techniques ;
- Le réseau est simple, facile à installer et à entretenir; Des ordinateurs plus puissants et moins coûteux sont
- Le coût d’acquisition des équipements est offerts sur le marché à chaque année. A mesure que
modeste. l’organisation grandit, elle peut acquérir des ordinateurs
plus performants. Ainsi, l’augmentation de puissance
Il sera possible de faire évoluer un réseau poste à permet généralement de retarder le besoin de migrer
poste vers une technologie client-serveur quand vers des technologies plus complexes. Donc, à
l’organisation en aura besoin et qu’elle aura les mesure que l’organisation se développe, une bonne
capacités financières, techniques et humaines pour le partie des problèmes de performance du système sera
faire. Entre temps, les technologies évoluent. A titre réglée par l’introduction d’ordinateurs plus puissants.
d’exemple, « Grameen Banker » est le logiciel utilisé De plus, il existe des systèmes très simples permettant
par plus de 800 agences de la Grameen Bank au de transmettre les données au moyen de CD ou via le
Bangladesh (plus de 3,4 millions de membres). Ce système téléphonique une fois par semaine ou encore
logiciel fonctionne sur un réseau poste à poste, utilise une fois par mois. Ces modes de fonctionnement
une base de données MS Access et ne requiert pas de peuvent répondre parfaitement aux besoins des IMF
technologie client/serveur. Le logiciel est d’un coût et ce pour plusieurs années.
modeste tout en ayant des caractéristiques multi-usager,
multi-langues et multi-options de génération de Les IMF seraient mieux servies par des outils
rapports. informatiques simples et polyvalents que par des
outils hautement sophistiqués et univalents. Une
La menace de la désuétude conséquence d’un mauvais choix technologique
pourrait être qu’une fois le logiciel installé, d’intermi-
Des fournisseurs de logiciels favorisent des solutions nables et onéreux travaux de programmation par du
technologiques très avancées avec la menace de la personnel interne technique ou par les programmeurs
désuétude. C’est un argument de vente largement du vendeur soient entrepris afin que le système fasse
répandu qui suppose que les technologies plus simples finalement « ce qui doit être fait ».
ne sont pas évolutives 14. Pourtant, il est plus facile
de faire progresser des systèmes simples que
d’implanter dès le départ un système sophistiqué. Piège dans l’implantation de la solution
Des logiciels conçus à l’origine pour des banques
Piège n° 7 : Blâmer les utilisateurs, les responsables
14. En anglais Scalability. L’évolutivité (ou adaptabilité, opérationnels ou les experts techniques pour les
extensibilité) indique la capacité d´un système à évoluer problèmes qui surviennent
en puissance, ce qui permet à une entreprise d´acquérir un
système tout en sachant qu´elle pourra en augmenter les
performances si le besoin s´en fait sentir. L’évolutivité Les échecs des projets SI sont très rarement d’ordre
indique aussi à quel point un système peut s’adapter aux technique. La direction de l’IMF ne peut pas être un
demandes additionnelles (par exemple, un nombre accru acteur passif et doit assumer sa responsabilité devant
de transactions, de nouveaux produits et services, des
changements dans la structure de l’organisation, des l’échec ou le succès d’un projet SI. La direction de
changements dans les opérations, dans le reporting, etc.). l’IMF est responsable de l’établissement de la stratégie,
L’évolutivité ou scalability est une caractéristique importante du plan d’action et de son suivi, en étroite collaboration
des systèmes d’information car elle permet à l’organisation
d’investir dans le système avec confiance, sachant qu’il ne avec les spécialistes des technologies de l’information.
deviendra pas désuet dans un avenir rapproché. À noter que l’établissement de rôles clairs entre le

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« maître d’ouvrage » et le « maître d’œuvre » n’exclut besoins, non d’optimiser les solutions techniques qui
pas la collaboration. devront être examinées ultérieurement.

Afin de s'assurer que les attentes de l’IMF sont explicites


et bien comprises, il est important de rédiger un
Les trois facteurs clé de succès document sommaire décrivant les exigences, les
besoins de l’IMF et les principaux problèmes à
Les trois premières causes de succès des projets SI, résoudre. L’expression des besoins prendra la forme
tel que démontré par les études du Standish Group, d’un texte court, clair et lisible, de trois pages au
sont : plus. On évitera les textes d’une lourde technicité qui
a) l'implication des utilisateurs qui expriment n’ont aucune utilité à ce stade. Le document fera état
clairement leurs objectifs et exigences ; des besoins d’information actuels et futurs et attribuera
b) l'implication des dirigeants dans le soutien au une priorité à chacun. Il devra déterminer les objectifs
projet ; du nouveau système et classer les éléments par ordre
c) l’expression claire et nette des besoins. de priorité. Le document comportera les renseignements
techniques permettant aux responsables de bien
La plupart des échecs proviennent non de l'informatique, communiquer avec le personnel informatique, et
mais de la maîtrise d'ouvrage. Lorsque la direction prendre des décisions judicieuses en ce domaine.
de l’organisation assume son rôle de « maître
d’ouvrage», elle déplace la frontière des responsabilités, Il est toujours difficile pour une IMF de se rendre
ce qui contrarie parfois les informaticiens dans un compte a priori si un produit est susceptible de
premier temps, avant qu’ils n’en voient rapidement répondre à ses besoins et à ses attentes. Les brochures
apparaître les bénéfices. Lorsque la maîtrise d'ouvrage et les démonstrations sont souvent générales. Seule
est de bonne qualité, la maîtrise d'œuvre peut travailler l’utilisation du produit en situation réelle permet de
dans de bonnes conditions. savoir s’il donne satisfaction. Il est vivement
conseillé de vérifier auprès de plusieurs utilisateurs
Facteur de succès n° 1 : L’expression claire et nette actuels du logiciel leur degré de satisfaction.
des besoins
Les investissements effectués dans l’analyse des
L'expression des besoins est la base d’une maîtrise besoins au début d’un projet peuvent être très rentables
d’ouvrage pour amorcer un projet nouveau. Il s’agit pour une IMF. En effet, ils peuvent réduire les coûts
pour les gestionnaires et le personnel de l’IMF de : de plusieurs étapes en aval du projet et surtout ces
- développer et décrire une liste d’attentes réalistes investissements peuvent éviter les erreurs coûteuses
et prioritaires ainsi que les avantages les plus et les mauvaises surprises.
importants que l’IMF espère obtenir du projet SI ;
Le Fonds Système d’Information (SI) du CGAP a
- identifier les critères qui permettront d’évaluer la
pour objectif de soutenir les IMF dans la conduite de
réussite du projet ;
leur projet lié à la mise en œuvre ou à l’optimisation
- identifier les risques, considérer les principales
d’un système d’information automatisé. Le Fonds SI
difficultés, forces, menaces, opportunités de
cofinance des prestations de consultants pour les
l’IMF et s’assurer qu’il n’y a aucun problème
services de préparation, évaluation des besoins,
pressant avant de débuter le projet SI ;
évaluation, sélection ou mise en œuvre d’un logiciel
- obtenir l’accord de tous les intervenants. et optimisation. Le Fonds SI prend en charge 60 %
des coûts de la mission du consultant SI, jusqu’à un
Les attentes des IMF sont parfois exagérées. Les
maximum de 10 000 $ par IMF 15.
IMF ont souvent peu d'expérience avec les outils
informatiques et les résultats qu’ils peuvent générer. 15. Des renseignements peuvent être obtenus sur les site
internet du CGAP ou de CAPAF à l’adresse suivante :
La collecte des besoins appelle une méthode adéquate. http://www.capaf.org/pages/Ressources_thematiques/Fond
L’objectif est de donner une bonne expression des s_SIG.html.

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Facteur de succès n° 2: Une approche par composants exigences vont varier au cours du développement du
afin de favoriser l’implication des dirigeants et des SI. Par la démarche proposée, l’IMF peut s’assurer
utilisateurs tout au long du processus de la participation active et
de la rétroaction continuelle des utilisateurs. Les
Les composants (ou sous-systèmes) d’un SI sont les utilisateurs voient clairement le planning et les
suivants : différentes étapes du projet. Des résultats concrets
a) le système de comptabilité illustrent l’avancée du projet. Une rétroaction rapide
b) le système transactionnel favorise une plus grande assimilation des connaissances.
c) le système de reporting Le travail itératif permet de tirer profit des systèmes
manuels existants. Le patrimoine fonctionnel des
L'idée de départ est simple : subdiviser un problème systèmes existants (règles du métier et données) est
en éléments de plus petits, chacun étudié et résolu important. Il faut être en mesure de l’exploiter et
par étapes. Travailler en itérations courtes de six d’en accompagner la transformation vers les nouvelles
mois ou moins est un élément clé de la réussite du technologies.
projet. Dans l’approche par composants, il est beaucoup
plus facile de passer d’un système entièrement Facteur de succès n° 3: L’embauche d’un responsable
manuel à un système automatisé tout en respectant le SI
rythme d’apprentissage des utilisateurs au contraire
de l’approche traditionnelle de type bancaire qui Le succès de l’automatisation du SI passe par le
préconise l’installation d’un seul logiciel intégrant développement et l’installation graduelle d’une
tous les composants. Pour les IMF qui ont à passer “compétence SI” forte à l’intérieur de l’IMF. Ici une
d’un système entièrement manuel à un système distinction doit être faite entre "système d'information"
automatisé, la marche est trop haute. Les utilisateurs et "système informatique". Le système d'information
doivent intégrer le nouveau système d’un seul coup rassemble les processus de l'entreprise, les informations
tout en maintenant les opérations du système manuel manipulées par ces processus et les fonctions qui
actuel. traitent ces informations. Le système informatique
porte sur les composants techniques (traitements,
En outre, avec l’installation d’un logiciel de type données, matériels) qui supportent le système
bancaire, les étapes d’analyse, de conception et d'information en permettant de l'automatiser.
d’implantation sont réalisées de façon linéaire en une
seule fois. Une erreur d’appréciation en début de Les personnes responsables de l’opération du SI
projet peut se répercuter jusqu’à l’aboutissement du n’ont pas besoin d’être des experts techniques 16,
projet. Cette approche a tendance à masquer les mais plutôt des personnes avec des notions de
risques réels du projet jusqu’à ce qu’il soit trop tard comptabilité et une excellente connaissance pratique
pour s’en occuper efficacement. Dans ce cas, il faut de MS Excel et des fonctions Windows. On recherchera
soit se résoudre à accepter les défauts du système, des personnes préoccupées du détail et disposant de
soit reprendre tout le travail. Cela mène invariablement solides capacités de communication. Des personnes
à des situations tendues où chaque groupe d’intervenants sachant comment faire le suivi des prêts jusqu’aux
se renvoie la responsabilité de l’échec partiel ou derniers détails et qui peuvent comprendre les enjeux
total. En procédant de manière itérative, il est possible opérationnels de leurs travaux.
de découvrir les problèmes et les incompréhensions
La fonction de gestion du SI est aussi essentielle à
plus tôt, d’assurer un retour rapide sur l’action et
l’organisation que les fonctions de comptabilité, de
d’envisager rapidement des aménagements possibles.
crédit ou des opérations. Cette fonction peut difficilement
Enfin, le travail itératif permet à l’équipe de capitaliser
être confiée à l’extérieur et doit être développée à
à chaque cycle les enseignements du cycle précédent.
16. Que ce soit un expert en gestion de réseaux informatiques,
L’approche par composants favorise considérablement un expert en gestion de base de données ou un expert en
l'implication des utilisateurs dont les besoins et programmation.

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l’intérieur même de l’organisation, près des utilisateurs. et stratégie) et de son contexte (produits, marchés,
D’autre part, les compétences en technologies de contraintes, etc.) davantage qu’une expertise technique
l’information peuvent provenir ponctuellement de spécialisée. Par ailleurs, l’agent SI devra acquérir
l’extérieur. Ces compétences évoluent rapidement, graduellement, par la pratique, une connaissance
sont très onéreuses et difficiles à maintenir en l’interne générale des principaux logiciels (outils bureautiques,
pour une organisation qui n’est pas spécialisée en messagerie, navigateur, etc.) et une connaissance des
technologie de l’information. L’organisation pourra conditions d’utilisation de ces outils par les
être en mesure d’aller chercher les meilleures opérationnels. Il devra aussi savoir établir des liens
compétences techniques au moment où elle en aura et les dépendances entre composants de domaines
besoin. fonctionnels distincts (par exemple la comptabilité,
la gestion financière, la gestion du crédit et la gestion
Au départ, l’IMF créera un poste d’agent SI. Une des liquidités). Toutes les prestations devraient être
difficulté est d’assurer la relève sur ce poste-clé. Il élaborées en interne, en collaboration avec les utilisateurs.
faut éviter que l’IMF dépende d’une seule personne Qu'il s'agisse des prestations d'animation ou des
car en cas de départ, l’IMF pourrait se retrouver en prestations documentaires, tout doit pouvoir être fait
difficulté et perdre les investissements mis dans cette avec les ressources et les moyens habituels de l’IMF.
personne. La création de deux postes d’agent SI
pourrait être nécessaire. La mission de l’éventuelle
direction SI serait d’organiser au sein de l’établissement
la collecte et la gestion de l’information. Sa mission Le plan d’actions proposé
d’accompagnement est prioritairement au niveau
fonctionnel mais aussi au niveau technique.
Le plan d’action proposé ci-après est destiné aux
IMF dont le SI est actuellement entièrement manuel.
Les responsabilités de la direction des SI sont la mise
Évidemment, plusieurs IMF sont parvenues à d’autres
en oeuvre du SI, son exploitation, le support aux
stades de réalisation de chacune des étapes. Toutefois,
utilisateurs et l’évolution du SI. Les aptitudes
elles pourront adapter ce plan d’actions selon leur
recherchées pour la direction des SI sont l’intérêt
situation et leurs besoins. Il comprend 7 étapes 17 :
pour l’informatique et pour l’apprentissage, la curiosité
intellectuelle, les facultés de communication, d’écoute,
d’expression, d’explication et de dialogue, l’ouverture Étape 1 Première automatisation du système de
d’esprit et le pragmatisme, l’autonomie, la capacité à reporting
impliquer tous les acteurs dans les choix, la rigueur
Étape 2 Mise en place d’un logiciel de comptabilité
et le sens de la méthode pour assurer la cohérence du
fonctionnement, les aptitudes à rédiger et la facilité Étape 3 Mise en place d’un système de gestion
ainsi que la rapidité d’adaptation. financière

La documentation joue un rôle très important dans la Étape 4 Mise en place d’un réseau informatique
maîtrise de la qualité du système et dans le contrôle local
de l'avancement. Les documents sont structurés de
Étape 5 Mise en place d’un système transactionnel
façon à présenter clairement le contenu et à favoriser
automatisé
l'implication active des utilisateurs. La mise en
œuvre d’un SI demande un gros travail méthodologique Étape 6 Finalisation du système de reporting
et un important travail de clarification et de commu-
nication, qui touche autant l’organisation du travail Étape 7 Mise en place d’un système d’élaboration
que les aspects techniques d’automatisation. budgétaire

17. L’auteur a défini un plan d’actions plus détaillé et le


Le poste d’agent SI exige une connaissance de lecteur qui voudrait en avoir une copie peut s’adresse à
l’organisation (processus, environnement, structure l’adresse suivante : normand.arsenault@sympatico.ca.

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Étape 1 – Première automatisation du système de d’une importance cruciale. Le SI n’offrira d’intérêt


reporting que s’il présente des rapports bien conçus.

Ceci n’est que la première étape de la mise en place


Un système manuel servant un grand nombre de
du reporting. On aura l’occasion de perfectionner le
prêts actifs peut devenir rapidement fastidieux et
système de reporting aux étapes 3 : « Mise en place
ingérable. Les états financiers annuels peuvent ne
d’un système de gestion financière» et 6: «Finalisation
pas être produits à temps pour les autorités régle-
du système de reporting». Il est important de reconnaître
mentaires et les bailleurs de fonds. La production
à ce stade que le système évoluera au fur et à mesure
d’états financiers consolidés peut demander des travaux
que les utilisateurs pourront mieux cerner leurs
colossaux mettant à contribution un grand nombre
besoins.
d’employés et réduisant le temps accordé pour les
services aux clients/membres. La lourdeur d’un système Plusieurs SI d’IMF ont été conçus principalement
manuel peut être un facteur important de démotivation pour les besoins des utilisateurs externes (autorités
pour les employés. réglementaires, bailleurs de fonds et autres partenaires),
ignorant les besoins des utilisateurs internes de
L’utilisation en premier lieu de MS Excel permettrait l’institution. Les rapports produits pour les utilisateurs
d’accélérer considérablement le traitement des données externes répondent rarement aux besoins internes de
et la production des rapports. Les principales fonctions l’organisation 19. Il serait aussi souhaitable que le SI
qui doivent être prises en charge par un système de utilise une terminologie et des ratios conformes aux
reporting sont la collecte des données, le traitement, standards (CGAP et Microbanking Bulletin). Cette
la consolidation, le calcul des indicateurs ou ratios, étape aura pour avantage de permettre aux cadres et
la consultation des informations, l’archivage et aux employés de l’IMF de se familiariser avec
finalement la production des rapports comptables, l’informatique.
opérationnels et des sommaires (ou tableaux de
bord). Un même système peut utiliser à la fois des Étape 2 – Mise en place d’un logiciel de comptabilité
outils manuels et des outils informatisés 18.
Le but de la comptabilité est de saisir et d’enregistrer
une information financière exacte de façon à ce
Si le système comptable fait l'objet de normes reconnues qu’elle soit conservée et présentée. La fiabilité et
qui favorisent une organisation très codifiée de l’exactitude sont des aspects primordiaux du système
l'information, il n'en va pas de même pour le reporting de comptabilité. L’objectif de la comptabilité est
des IMF pour lequel il existe une multitude de normes différent de celui de la gestion financière qui est
et de principes. Ces normes et ces principes varient d’évaluer la performance financière afin de prendre
fortement d’une institution à l’autre, car ils doivent les bonnes décisions.
être adaptés aux procédures de travail, aux produits,
aux opérations, à l’organisation et à la structure en Le système de comptabilité produit des rapports de
réseau de l’institution. C’est pourquoi un logiciel comptabilité (balance de vérification, liste des
peut très bien fonctionner pour une IMF mais ne pas entrées, registres journaliers, etc.) et des états financiers
convenir du tout à une autre IMF. Investir dans la (situation patrimoniale et état de formation du résultat).
structuration de l'information (collecte des données Préalablement à la mise en place du logiciel de
sur le terrain, choix des indicateurs, format des rapports, comptabilité, on devra s’assurer que les politiques et
choix des types de comparaison, etc.) s'avère donc les procédures de comptabilité sont bien documentées
et à jour. L’avantage d’informatiser le système comptable
18. Jacques Pansard, 2000, Réussir son projet système
d’information, Les règles d’or, Éditions d’Organisation, avant le système transactionnel est que le premier est
p. 82 : « La qualité d’une équipe de conception s’apprécie
par sa capacité à identifier les progrès attendus derrière un 19. Les utilisateurs internes incluent les clients/membres,
besoin exprimé, puis d’en déduire ce qui doit être automatisé le personnel assurant la saisie des données, les caissiers,
dans le détail, ce qui peut rester en traitement manuel et ce les agents de crédit, le comptable, l’auditeur interne, les
qui est susceptible d’être géré à l’aide de solutions simplifiées.». cadres et les élus.

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beaucoup plus facile à réaliser. Les responsables des clients (dépôts, retraits, remboursements de
d’IMF pourront ainsi capitaliser les expériences et prêts); la gestion des épargnes (ouverture, modification,
les enseignements de cette étape afin de mieux se fermeture, calcul et versement des intérêts, calcul et
préparer pour l’informatisation, plus tard, du système perception des frais, renouvellement à l'échéance) ; la
transactionnel. gestion des prêts (ouverture, déboursement, modification,
fermeture, recouvrement, calcul et perception des
Étape 3 – Mise en place d’un système de gestion intérêts et des frais) ; la gestion des produits complé-
financière mentaires (dépôt salaire, assurance, calcul et perception
des frais reliés, fonds de prévoyance) ; la production
Les données générées par le logiciel de comptabilité
d'informations statistiques de contrôle sur les opérations.
peuvent être exportées directement vers MS Excel.
Des formats de rapports nouveaux et plus détaillés Préalablement au choix d’un logiciel transactionnel,
peuvent être développés pour la gestion financière. on devra s’assurer que les politiques et procédures
Cette étape permettra à l’employé responsable de sont adéquates, bien comprises et documentées,
l’opération du SI de capitaliser les expériences et les s’assurer d’une définition adéquate des produits
enseignements des deux étapes précédentes. Les d’épargne et de prêts, en particulier les prêts de
utilisateurs, suite aux travaux de la première étape, groupe, et préparer une première liste de logiciels
seront davantage en mesure de préciser leurs disponibles avec les principales caractéristiques.
besoins. On devra s’assurer que les méthodes de
calculs des ratios correspondent aux standards. La méthodologie d’implantation du système inclut :
la revue et l'optimisation maximale des flux d’infor-
Étape 4 – Mise en place d’un réseau informatique mation ; la reprise, la numérisation, la réconciliation
local et la migration des données historiques ; l’installation,
la configuration et le paramétrage de l’application ;
Un réseau relie plusieurs ordinateurs ou plusieurs l’intégration au réseau ; la formation des ressources ;
postes pour leur permettre d'échanger des informations les liens avec le système comptable ; la revue du
et des ressources. La technologie des réseaux contrôle interne ; la mise à jour des politiques et des
informatiques évolue rapidement. Autrefois, pour procédures en vigueur ; l’adaptation organisationnelle
exploiter un réseau, il fallait un logiciel réseau spécial. au nouveau système ;
À présent, les systèmes d'exploitation permettent à
l'utilisateur d'exploiter des réseaux simples sans trop Les critères pour le choix d’un logiciel transactionnel
dépendre d'une assistance technique. Par exemple, il sont : l’interface utilisateur, les renseignements sur
est possible de relier deux ordinateurs, uniquement les clients/membres, la gestion de l’épargne, des
par le biais de Windows 98, ME, 2000, ou XP sans parts sociales, des prêts, les rapports, l’installation/la
coûts additionnels. La mise en place d’un réseau configuration/la formation, les capacités du fournisseur
local informatique permet un partage des ressources (références, support, expérience avec des IMF),
informationnelles et des capacités de traitement et de l’appui technique disponible, les capacités techniques
stockage par les différents services. Pour la maintenance requises pour l’opération de l’application, la sécurité
du réseau et de ses équipements, l’IMF pourra signer et la capacité d’évolution.
un contrat avec un entrepreneur local.
Étape 6 – Finalisation du système de reporting
Étape 5 – Mise en place d’un système transactionnel
automatisé Le système transactionnel produit les rapports
d’opérations (liste journalières des transactions,
Le système transactionnel couvre toutes les opérations impayés, rapport ventilé des prêts en retard par agent
au comptoir ou au guichet ainsi que leur traitement. de crédit, etc.) et les rapports de gestion opérationnels
Les principales fonctions qui doivent être prises en (rapports d’activités, rapports de suivi du porte-
charge sont: la gestion des dossiers clients (ouverture, feuille, de la productivité, etc.). Les données générées
modification, fermeture); le traitement des transactions par le logiciel transactionnel peuvent être exportées

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directement dans MS Excel. De nouveaux tableaux Les banques ont des produits hauts de gammes qui
de bord sommaires seront produits pour les cadres, n’ont rien à voir avec les produits offerts par les IMF.
les élus et les bailleurs de fonds.
Les banques ont commencé à s’informatiser en se
Étape 7 – Mise en place d’un système d’élaboration munissant de mainframe à la fin des années 1960. Le
budgétaire premier ordinateur personnel fut celui d’Apple en
1977. Le premier tableur : VisiCalc est apparu en
Un système d’élaboration et de contrôle budgétaire 1978 (sur Apple Macintosh). Les entreprises et
sert à planifier et projeter l'ensemble des activités organisations ont commencé à utiliser les PC vers
d’une IMF. Un système budgétaire permet d’effectuer 1983 alors que les banques s’étaient munies de
une meilleure allocation des ressources, de mesurer mainframe depuis longtemps. Excel peut être utilisé
les progrès vis-à-vis des objectifs et d’assurer un sur Windows depuis 1987. En fait, à notre connaissance,
meilleur contrôle des coûts. Les budgets peuvent aucune banque n’a commencé avec des PC, avec un
faire perdre un temps précieux en paperasserie tableur ou avec un logiciel comptable disponible sur
inutile, c’est pourquoi il est important de choisir un le marché. Les banques, parce qu’elles ont commencé
système approprié. L’outil le plus largement utilisé tôt à s’informatiser, avaient et ont encore une forte
dans le monde par les IMF est Microfin, qui est un culture « mainframe ». En fait l’industrie bancaire est
modèle de projection relativement sophistiqué, peut-être l’industrie qui utilise le moins Excel à
conçu sous MS Excel, destiné à être utilisé par les cause de son historique et du fait que ce sont des
institutions de microfinance pour planifier et projeter organisations très centralisées. Il ne faut peut-être
l'ensemble de leurs activités de services financiers. pas s’en inspirer pour la microfinance.

Il est vital de définir et d’instaurer une culture «système


L’émergence d’une « culture SI » d’information» propre à l’industrie de la microfinance,
propre aux IMF et non calquer celle des banques. Il existe plusieurs
solutions simples disponibles pour les IMF. Pour les
Les banques ne servent pas les populations rurales et utiliser, il faut sortir de la logique bancaire mainframe.
les populations défavorisées parce qu’il n’ont pas les Par exemple :
systèmes pour le faire. Utiliser leurs systèmes, copier - Les IMF peuvent utiliser des solutions simples
leurs façons de faire surtout par le recours à un système pour qu’une certaine partie du traitement des
de type mainframe 20 relève d’un manque de connais- données soit traitée dans les agences ou caisses.
sances des besoins des IMF. Les banques favorisent le traitement unique à la
centrale, nécessitant des moyens de communication
Certains laissent entendre que le problème dans puissant entre la centrale et les agences.
l’informatisation des IMF est qu’elles ne sont pas - Pour les logiciels adaptés aux besoins des IMF, la
standardisées et ne fonctionnent pas comme les consolidation peut très bien être faite par quelqu’un
banques. Les logiciels bancaires ont été conçus pour qui a de bonnes notions de comptabilité et une
répondre aux besoins des banques. Les IMF ont des excellente connaissance pratique de MS Excel. Il
produits et des pratiques qui sont très différentes. Les serait tout à fait irréaliste pour plusieurs IMF
banques tendent à être plus normalisées. Les IMF ont d’embaucher un informaticien pour faire la
des produits plus variés et des méthodes adaptées consolidation des données.
aux besoins de leur clientèle afin de leur fournir des - Dans les banques, la saisie par lots est la fonction
services de proximité. On peut difficilement demander du centre de traitement uniquement. Dans les
à un client/membre de marcher 10 km ou de payer IMF, la saisie par lots, avec les outils appropriés,
son transport par taxi brousse pour aller faire un peut très bien être faite dans les agences/caisses.
dépôt ou Certains logiciels destinés aux IMF ont des dispositifs
20. Environnement informatique composé d'un système effectuer un
central et de stations clientes (exemple : IBM). Parfois de saisie par lots permettant d’économiser du
appelé « gros système » ou « unité centrale ». paiement. temps pour l’entrée des données. La saisie par lots

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permet la vérification des données avant différentes catégories d’accès avec fonctions
l’enregistrement. La saisie des paiements et des réservées à certains niveaux, emplacement de
déboursements prévus est plus facile et plus sauvegarde des données et coupe-feu. L’approche
rapide. Par exemple, le logiciel produit automati- pour assurer la sécurité des données dans les IMF
quement une liste de tous les paiements prévus est différente de celle utilisée pour les systèmes
pour une semaine. L’utilisateur peut passer en mainframe.
revue la liste, faire des changements aux montants - Le développement de certains logiciels comporte
ou aux dates des transactions prévues et enregistrer des erreurs de conception du fait que les
les montants reçus. Traiter de nombreuses transactions développeurs proviennent de la culture bancaire
peut prendre seulement quelques minutes. mainframe. Par exemple, certains logiciels ont été
- Le besoin d’embaucher des experts en technologie développés principalement pour les besoins des
de l’information relève davantage d’une approche caissiers (ou guichetiers) et les besoins des autres
traditionnelle bancaire qui ne convient pas aux utilisateurs du système d’information ont été
IMF. Avec la venue des PC (ordinateurs personnels), largement ignorés. Autres exemples, des erreurs
les utilisateurs ont pu reprendre le contrôle sur la de conception telles que la nécessité d’un logiciel
prise de décisions et la prise en charge de leurs intégré et l’utilisation en Afrique de stations de
besoins. Pour plusieurs entreprises et organisations, travail équipés uniquement d’un navigateur, qui
ce fut la fin de l’ère du mainframe (haute complexité, peuvent difficilement fonctionner à cause des
rigidité, frein aux changements et à l’innovation, problèmes de télécommunications 23.
coûts élevés souvent impossibles à contrôler,
entretien sophistiqué par des spécialistes ne parlant
pas le langage des utilisateurs et vivant dans une
Conclusion
tour d’ivoire). Espérons que nous ne verrons pas
le retour de cette mentalité dans l’industrie de la
microfinance 21. L'amélioration du système d'information des IMF
constitue la pierre angulaire du développement de la
- Les IMF peuvent difficilement avoir un contrôleur
microfinance. La viabilité et la pérennisation des
interne qui ait des compétences en informatique.
activités ne peuvent être atteintes sans un SI adéquat.
On les imagine mal engager un informaticien pour
Un planning adapté, l’utilisation d’une méthodologie
contrôler les informaticiens embauchés par l’IMF.
appropriée et le choix d’une solution répondant aux
Ceci relève plus d’une culture bancaire mainframe
besoins peuvent assurer le succès d’un projet SI. La
qui ne s’applique pas aux IMF. Plus l’IMF est
conception et la mise en place d’un SI peuvent être
dépendant des experts en TI, plus elle est vulnérable
réalisées relativement rapidement dans le cadre d’un
aux fraudes des informaticiens. Certains logiciels
budget raisonnable.
offerts sur le marché nécessitent peu de dépendance
aux experts techniques et de ce fait sont « plus
Les IMF peuvent profiter de l’expérience acquise
sécuritaires ». Plus le système sera simple,
jusqu’à maintenant par plusieurs IMF ayant mis en
compréhensible et contrôlable par les responsables
place un SI. On peut comprendre l’importance :
des IMF, moins le risque de fraude sera élevé.
- d’effectuer en tout premier lieu une enquête formelle
Certaines technologies client-serveur sophistiquées
des besoins des utilisateurs ;
pourraient comporter des risques de fraudes plus
élevés du fait de leur complexité.
22. Une piste de vérification (audit trail) est un journal
- Les IMF peuvent utiliser plusieurs outils pour électronique qui permet de tenir compte de quelles personnes
assurer la sécurité des données: piste de vérification ont eu accès à des données sensibles, quels changements
ont été apportés aux données et à quel moment précis.
(audit trail) 22, protection des mots de passe, Utilisée adéquatement, cette procédure représente un outil
puissant pour vérifier si la sécurité est compromise ou
21. Certains experts en technologie de l’information semblent pour confirmer si elle l'a été.
voir la technologie client-serveur comme une occasion de 23. Plusieurs banques en Afrique utilisent la télécommunication
retourner à la mentalité du mainframe. par satellite, hors de portée des IMF.

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- d’être bien préparé afin de bien contrôler les dirigeants et des utilisateurs ainsi que l’embauche
coûts ; d’un responsable SI.
- de jeter aux orties le mythe du logiciel intégré ;
- d’être très prudent concernant les recommandations
Finalement, le plan d’action en sept étapes comporte
de certaines technologies, en particulier les
plusieurs avantages pour les IMF qui désirent
recommandations basées sur une expérience des
environnements de type mainframe bancaire ; automatiser leur système d’information. La technologie
- de comprendre et départager les offres des fournisseurs informatique est puissante. Elle permet beaucoup de
potentiels de logiciels et leurs arguments de choses et ses possibilités sont sous-utilisées. Un
vente ; planning adéquat et l’utilisation d’une méthodologie
- d’utiliser efficacement les tableurs tels MS appropriée peuvent aider les gestionnaires d’IMF à
EXCEL ; dresser un plan auquel adhérera le personnel de
- de préparer et de faire approuver des budgets l'organisation et les autres intervenants. Enfin, le SI
suffisants couvrant l’ensemble des coûts d’un pourra constituer une partie importante de la stratégie
projets SI.
d’affaires de l’IMF afin d’assurer sa croissance et sa
Une attention particulière pourra être apportée aux pérennité dans le respect de sa mission, qui est de
trois facteurs clés du succès des projets SI: l’expression servir les populations marginalisées par les circuits
claire et nette des besoins, une approche graduelle formels de financement en leur fournissant des services
par composant afin de favoriser l’implication des financiers de proximité.

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