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Lignes directrices pour l’audit des

systèmes de management
ISO 19011:2011
Objectif :
Au terme de ce cours l’étudiant sera en mesure de :
Connaître les différents types de certification
De participer à un audit de certification
De rédiger un rapport d’audit de certification.

Contenu :

• Le référentiel d’audit 19011 V2011


• Certification et QSE
• Les différents types de certifications volontaires
• La certification des produits industriels et des services
• Comment obtient-on une certification
• Les garanties de crédibilité de la certification
• Les obligations des organismes certificateurs ISO 17021
Domaine d’application
La présente Norme internationale fournit des lignes directrices sur
l’audit de systèmes de management, comprenant:
les principes de l’audit
le management d’un programme d’audit
la réalisation d’audits de systèmes de management
et
Des lignes directrices sur l’évaluation de la compétence des
personnes impliquées dans le processus d’audit:
• responsable du management du programme d’audit
• auditeurs et les équipes d’audit.
Domaine d’application

• Cette norme est applicable à tous les organismes qui doivent


réaliser des audits internes ou externes de systèmes de
management ou manager un programme d’audit.

• La démarche d’audit est universelle; elle s’applique aussi bien à la


qualité qu’à l’environnement, l’hygiène et la sécurité.

• Elle peut s’appliquer aussi à bien d’autres aspects des activités à


maîtriser, telles que la gestion comptable ou financière, le
management social, etc.

• Les méthodes, techniques et règles comportementales sont


identiques ; seuls diffèrent les critères d’audit, c’est-à-dire la nature
des objectifs visés, définis en accord avec le commanditaire de
l’audit.
Termes et définitions
• Audit : Processus méthodique, indépendant et documenté
permettant d'obtenir des preuves et de les évaluer de manière
objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d'audit
sont satisfaits.
• Critères d’audit : ensemble de politiques, procédures ou exigences
utilisées comme référence vis-à-vis de laquelle les preuves d’audit
sont comparées (les critères d’audit sont couramment appelés référentiels d’audit).
• Preuves d’audit : enregistrements, énoncés de faits ou d’autres
informations pertinents pour les critères d’audit et vérifiables ( Les
preuves d’audit peuvent être qualitatives ou quantitatives.) .
• Constatations d’audit: résultats de l’évaluation des preuves d’audit
par rapport aux critères d’audit (Les constatations d’audit indiquent la
conformité ou la non-conformité).
• Conclusions d’audit: résultat d’un audit, après avoir pris en
considération les objectifs de l’audit et toutes les constatations
d’audit.
Termes et définitions
• Client de l’audit : organisme ou personne demandant un audit
(Dans le cas d’un audit interne, le client de l’audit peut également être l’audité (3.7) ou la
personne qui gère le programme d’audit. Les demandes d’audit externe peuvent provenir
de sources telles que des autorités de réglementation, des parties contractantes ou des
clients potentiels.) .
• Audité: organisme qui est audité
• Auditeur: personne qui réalise un audit
• Equipe d’audit: un ou plusieurs auditeurs réalisant un audit,
assistés, si nécessaire, par des experts (Un auditeur de l’équipe d’audit est
nommé responsable de l’équipe d’audit.).

• Dans certains cas l’équipe d’audit comprend aussi :


• Expert technique,
• Observateur,
• Guide
Termes et définitions
• Programme d’audit: dispositions relatives à un ensemble d’un ou
plusieurs audits planifié pour une durée spécifique et dirigé dans un
but spécifique.
• Champ de l’audit: étendue et limites d’un audit ( Le champ de l’audit décrit
généralement les lieux, les unités organisationnelles, les activités et les processus ainsi que
la période de temps couverte).
• Plan d’audit: description des activités et des dispositions
nécessaires pour réaliser un audit
• Risque: effet de l’incertitude sur les objectifs
• Compétence: capacité à appliquer des connaissances et des
aptitudes pour obtenir les résultats escomptés ( La capacité implique la
bonne application des comportements personnels pendant le processus d’audit)
• Non-Conformité: non satisfaction d’une exigence
• Système de management: système permettant d’établir une
politique et des objectifs et d’atteindre ces objectifs
(Le système de management d’un organisme peut inclure différents systèmes de
management, tels qu’un système de management de la qualité, un système de
management financier ou un système de management Environnemental…).
Principes de l’audit
• Déontologie: c’est le fondement du professionnalisme des
auditeurs.
• Tâches réalisées avec honnêteté, diligence et responsabilité,
• Observation et respect de toutes les exigences légales applicables
• Démonstration de leur compétence technique dans l’accomplissement
de leurs tâches
• Réalisation de tâches en toute impartialité
• Ne pas être sensible aux influences pouvant être exercées, par d’autres
parties intéressées, sur leur jugement.

• Présentation impartiale: l’obligation de rendre compte avec :


• objectivité, honnêteté, précision, opportunité, clarté.
• Conscience professionnelle: l’attitude diligente et avisée au cours de
l’audit. Considérer l’importance des tâches qu’ils réalisent et la confiance
que leur ont accordée le client de l’audit
Principes de l’audit
• Confidentialité: sûreté des informations
• Respect des règles de confidentialité et traitement correct des
informations sensibles
• L’information de l’audit doit être utilisée au seul bénéfice de l’auditeur et
de l’audité
• Indépendance: le fondement de l’impartialité de l’audit et de
l’objectivité des conclusions d’audit.
• Conserver un état d’esprit objectif tout au long du processus d’audit
pour s’assurer que les constatations et conclusions sont uniquement
fondées sur les preuves d’audit.
• Approche fondée sur la preuve: la méthode rationnelle pour
parvenir à des conclusions d’audit fiables et reproductibles dans un
processus d’audit systématique
Types & finalités des audits
Types & finalités des audits
• Attention!!!
Différences entres « Audit » vs « Diagnostic »:
Types & finalités des audits
• Audit interne - 1ère partie (audit première partie):
Audit réalisé au sein d’une entité juridique pour le seul
compte de celle-ci.
• Audit externe - 2ème partie (audit seconde partie):
Audit réalisé par un client ou un représentant désigné, chez
un de ses fournisseurs pour le compte du client.
• Audit externe - 3ème partie (audit tierce partie ):
Audit réalisé au sein d’une entité juridique, par un organisme
indépendant de l’entité et de ses clients, pour le compte de
l’entité juridique elle-même et de celui de l’ensemble de ses
partenaires.
Types & finalités des audits

• Audit interne - 1ère partie (audit première partie):


• L'Audit Interne est une activité INDÉPENDANTE et OBJECTIVE qui
donne à une organisation une ASSURANCE sur le degré de maîtrise de
ses opérations, lui apporte ses CONSEILS pour les améliorer et
contribue à créer de la valeur ajoutée.
• Certaines normes de certification ISO imposent des programmes
d'audits internes. Ces audits interviennent dans le principe de
d'amélioration (continue).
• Son objectif majeur est d’améliorer le fonctionnement, la maîtrise
des processus, la sûreté, la sécurité, économiser les moyens et
accroître la confiance en interne.
Types & finalités des audits

• Audit fournisseur (seconde partie)


• Les audits externes sont réalisés dans un cadre qui peut être
contractuel, ou qui peut le devenir, entre le client (ou le futur
client), et l'organisme qui va concourir à la satisfaction du client.
Ainsi, c'est le client qui est initiateur de l'audit ; c'est lui qui va
impulser le processus et encourager l'organisme à accepter l'audit.
Le rapport d'audit sera porté à la connaissance du client, donc en
externe de l'organisme audité.
• Son objectif majeur est de donner confiance au commanditaire :
client, utilisateur, population environnante.
Types & finalités des audits

• Audit externe - 3ème partie (audit tierce partie ):


• Se limite à apprécier le degré d’efficacité des processus et de la démarche
d’amélioration continue, dans l’intérêt des clients.
• Les audits de certification permettent, par un organisme tiers (indépendant
des clients et des organismes), de reconnaître le niveau de maturité et de
lisibilité du système mis en œuvre au sein de l'organisme. Ils sont conduits
par des auditeurs reconnus par les organismes certificateurs.
• La réussite des audits externes est directement liée aux résultats des audits
internes, aux améliorations qui en sont issues, ainsi qu’aux enseignements et
à l’expérience que les audités en retirent.
• Son objectif majeur c’est de prouver à l’ensemble des commanditaires et
partenaires nationaux et internationaux qu’ils peuvent avoir confiance.
Types & finalités des audits

• Audit intégré
•La notion d’audit intégré, jusqu’à présent, n’a pas de définition
normalisée ; elle se rapproche de celle d’« audit combiné » mentionnée
dans la norme internationale NF EN ISO 19011 (§ 3.1 note 3 1 ), laquelle
précise que « lorsqu’un système de management de la qualité et un
système de management environnemental sont audités ensemble, on
parle d’audit combiné ».
•Dans un audit combiné (ou intégré), les deux systèmes de management
coexistent, sans pour autant être nécessairement intégrés.
•La spécificité principale de l’audit intégré est la suivante : une même
équipe d’audit examine les activités et processus d’un organisme sous
plusieurs aspects différents (par exemple, qualité, santé/sécurité, et
environnement), en respectant leur degré d’intégration dans le système
de management.
Audit intégré
Types & finalités des audits
L'audit intégré QSE permet d'effectuer sur
chaque site de production un seul audit. Cela a
pour effet, en particulier, lorsqu'un groupe
industriel est composé de plusieurs sites :
• de diminuer globalement le nombre d'audits ;
• de réduire les coûts des audits ;
• de mobiliser le personnel du site une seule
fois.
• Il présente l'intérêt de gérer une seule
procédure d'audit à la fois.
• Il permet aussi :de vérifier en une seule fois la
réalisation des objectifs de management QSE.
Les résultats obtenus dans les trois systèmes
sont corrélés entre eux.
• Le fait de réaliser les trois audits
simultanément permet d'avoir une vision
globale au même moment.
Management d’un programme d’audit
Management d’un programme d’audit → Généralités

Il convient que le programme d’audit comporte les informations et


ressources nécessaires pour organiser et réaliser ses audits de façon
efficace et effective dans les délais spécifiés. Ce programme peut
également inclure:

0. Pré-audit du SMI

1.Détermination des objectifs du programme d’audit

2.Établissement du programme d’audit

3.Réalisation du programme d’audit

4.Réalisation du suivi d’audit


Management d’un
programme d’audit →
Généralités

Logigramme pour le management


d’un programme d’audit
Management d’un
→ 0. Pré-audit du SMI
programme d’audit

Il s’agit de l’étude du référentiel interne à l’organisme audité et de


l’analyse des résultats sur chacun des aspects (qualité, sécurité,
environnement). Cette analyse poursuit de multiples objectifs :
• acquérir une connaissance préalable de l’organisme à auditer ;
• analyse les résultats du secteur à auditer sur chacun des aspects
qualité, sécurité, environnement et dégager les objectifs du
programme d’audit
• repérer les points forts et les points sensibles, voire faibles
susceptibles de présenter des dysfonctionnements ;
• ajuster le programme et les durées respectives des séquences
d’audit.
• cibler les interlocuteurs ;
Management d’un
→ 0. Pré-audit du SMI
programme d’audit

Suivant le degré d’intégration du système de management à auditer, il


convient, à la lecture des documents d’ensemble fournis par
l’organisme à auditer, de faire le tri entre :
• les parties réellement communes correspondant à une totale
intégration, repérées par le manuel qualité, des procédures
communes et des processus opératoires où les trois aspects sont
effectivement pris en compte :
• les parties spécifiques à chacun des aspects, telles que : les aspects
réglementaires (déclarations, communications, demandes
d’autorisation pour installation classée et décrets d’autorisation
correspondants), les programmes d’actions PAE, PAS, le traitement
des déchets, la maîtrise des situations d’urgence, etc.
Ce tri préalable conduit à la structuration du plan d’audit et de
l’équipe d’audit.
Management d’un
→ 0. Pré-audit du SMI
programme d’audit

Exemple de parties communes aux 3 systèmes, à auditer:

• l'implication de la direction ; • le traitement des actions


• les revues de direction ; d’amélioration;
• les objectifs, les indicateurs • la communication interne ;
• les audits ; • la connaissance et le respect
• l'efficacité de chacun des des exigences contractuelles ;
systèmes ; • la connaissance et le respect
• l'efficacité des formations ; des exigences légales,
• le suivi des sous-traitants et réglementaires ;
des fournisseurs ; • la propreté, le rangement,
• le traitement des l'archivage et la traçabilité.
dysfonctionnements.
Management d’un
→ 0. Pré-audit du SMI
programme d’audit

Exemple de parties spécifiques aux 3 systèmes, à auditer:

• la réglementation est connue et respectée ;


• les éléments importants pour la sécurité et l'environnement ont
été identifiés et qu'ils sont gérés ;
• les demandes de modification sont gérées ;
• des exercices sont réalisés régulièrement pour vérifier la
capacité du personnel à réagir en cas de danger ;
• le matériel est identifié et entretenu ;
• la signalisation du site est conforme à la législation.
Management d’un 1- Détermination des objectifs du

programme d’audit programme d’audit
Il convient que les objectifs du programme d’audit soient cohérents avec la
politique et les objectifs du système de management, et qu’ils y tiennent en
considération. Ces objectifs peuvent prendre en compte :
a) les priorités de la direction;
b) la politique commerciale et/ou d’entreprise;
c) les caractéristiques des processus, produits et projets, ainsi que toutes
modifications de ces derniers;
d) les exigences relatives au(x) système(s) de management;
e) les exigences légales et contractuelles, ainsi que les autres exigences auxquelles
l’organisme doit satisfaire;
f) la nécessité d’évaluer les fournisseurs;
g) les besoins et attentes des parties intéressées, y compris les clients;
h) le niveau de performance de l’audité, par exemple selon l’occurrence de
dysfonctionnements ou d’incidents ou de réclamations des clients;
i) les risques pour l’audité;
j) les résultats d’audits précédents;
k) le niveau de maturité du système de management audité.
Management d’un 1- Détermination des objectifs du

programme d’audit programme d’audit

Des exemples d’objectifs d’un programme d’audit :


• contribuer à l’amélioration d’un système de management et
ses performances;
• satisfaire aux exigences externes, par exemple une
certification selon une norme de système de management;
• vérifier la conformité à des exigences contractuelles;
• obtenir et conserver la confiance dans les capacités d’un
fournisseur;
• déterminer l’efficacité du système de management;
Management d’un
→ 2- Établissement du programme d’audit
programme d’audit

5.3.1 Rôles et responsabilités de la personne responsable du management du


programme d’audit
• établisse l’étendue du programme d’audit;
• identifie et évalue les risques pour le programme d’audit;
• définisse les responsabilités pour l’audit;
• définisse des procédures pour les programmes d’audit;
• détermine les ressources nécessaires;
• assure la mise en œuvre du programme d’audit, y compris en déterminant
les objectifs de l’audit, le champ de l’audit et les critères d’audit pour chaque
audit individuel, en déterminant les méthodes d’audit, en constituant
l’équipe d’audit et en évaluant les auditeurs;
• s’assure que les enregistrements appropriés concernant le programme
d’audit sont gérés et conservés;
• surveille, passe en revue et améliore le programme d’audit.
Management d’un
→ 2- Établissement du programme d’audit
programme d’audit

5.3.2 Compétence de la personne responsable du management du


programme d’audit
Il convient que la personne responsable du management du programme
d’audit dispose de la compétence nécessaire? des connaissances et aptitudes
dans les domaines suivants:

• les principes, procédures et méthodes d’audit;


• les normes de système de management et les documents de référence;
• les activités, produits et processus de l’audité;
• les exigences légales et autres exigences appropriées, liées aux activités et
produits de l’audité;
• Les clients, fournisseurs et autres parties intéressées de l’audité, le cas
échéant.
Management d’un
→ 2- Établissement du programme d’audit
programme d’audit

5.3.3 Détermination de l’étendue du programme d’audit


Les facteurs ayant une incidence sur l’étendue d’un programme d’audit comprennent:
• la taille et de la nature de l’audité,
• la nature, de la fonctionnalité, de la complexité et du niveau de maturité du système
de management à auditer,
• l’objectif, le champ et la durée de chaque audit, ainsi que le nombre d’audits à
réaliser, y compris le suivi d’audit;
• le nombre, l’importance, la complexité, la similitude et la localisation des activités à
auditer;
• les conclusions des audits internes ou externes précédents;
• les résultats d’une revue de programme d’audit précédente;
• les préoccupations des parties intéressées, telles que les réclamations des clients ou
la non-conformité avec les exigences légales;
• les modifications importantes apportées à l’audité ou à son fonctionnement;
Management d’un
→ 2- Établissement du programme d’audit
programme d’audit

5.3.4 Identification et évaluation des risques liés au programme


d’audit
Exemples de risques qui peuvent se présenter:
• la planification, par exemple manquements dans l’établissement d’objectifs
d’audit pertinents et dans la détermination de l’étendue du programme
d’audit;
• les ressources, par exemple délai insuffisant octroyé au développement du
programme d’audit ou à la réalisation d’un audit;
• la constitution de l’équipe d’audit, par exemple l’équipe ne dispose pas de
la compétence collective suffisante pour réaliser les audits de manière
efficace;
• Etc.
Management d’un
→ 2- Établissement du programme d’audit
programme d’audit

5.3.5 Établissement des procédures du programme d’audit


Exemples de procédures à prévoir:
• planification et programmation des audits en tenant compte des
risques liés au programme d’audit;
• garantie de la sécurité et de la confidentialité des informations;
• assurance de la compétence des auditeurs et des responsables
d’équipes d’audit;
• constitution d’équipes d’audit appropriées et attribution des rôles
et responsabilités;
• réalisation d’audits, comprenant l’utilisation de méthodes
d’échantillonnage appropriées;
• réalisation de suivi d’audit, le cas échéant;
• conservation des enregistrements du programme d’audit;
• surveillance et revue du fonctionnement et des risques, et
amélioration de l’efficacité du programme d’audit.
Management d’un
→ 2- Établissement du programme d’audit
programme d’audit

5.3.6 Identification des ressources du programme d’audit


Lors de l’identification des ressources nécessaires pour le programme
d’audit, il convient que de considérer:
• les ressources financières nécessaires pour développer, mettre en
œuvre, manager et améliorer les activités d’audit;
• les méthodes d’audit;
• la disponibilité des auditeurs et des experts techniques possédant
les compétences appropriées pour les objectifs particuliers du
programme d’audit;
• l’étendue du programme d’audit et les risques liés au programme
d’audit;
• les temps et les coûts de transport, l’hébergement et les autres
besoins relatifs à l’audit;
• la disponibilité des technologies d’information et de
communication.
Réalisation de l’audit → 6.2 Réalisation de l’audit

6.2.1 Généralités:
• Une fois l’audit déclenché, la responsabilité de la réalisation de l’audit
incombe au responsable de l’équipe d’audit désigné (voir 5.4.5),
jusqu’à l’achèvement de l’audit (voir 6.6).
• Pour déclencher un audit, il convient de suivre les étapes de la Figure
ci-après, la séquence pouvant cependant être différente selon
l’audité, les processus et les situations particulières de l’audit.
Réalisation de l’audit → 6.2 Réalisation de l’audit

Fig: Activités typiques au cours d’un audit


Réalisation de l’audit → 6.2 Réalisation de l’audit
6.2.2 Établissement du premier contact avec l’audité
Le premier contact avec l’audité concernant la réalisation de l’audit peut être informel ou formel et il
convient qu’il soit effectué par le responsable de l’équipe d’audit. L’objectif du premier contact est:
1. d’établir les circuits de communication avec les représentants de l’audité;
2. de confirmer la légitimité de la réalisation de l’audit;
3. de fournir les informations sur les objectifs, le champ et les méthodes de l’audit, ainsi que la
composition de l’équipe d’audit, y compris les experts techniques;
4. de demander l’accès aux documents et enregistrements pertinents pour les besoins de la
planification;
5. de déterminer les exigences légales et contractuelles applicables, ainsi que les autres
exigences appropriées aux activités et produits de l’audité;
6. de confirmer l’accord obtenu de l’audité concernant l’étendue de la diffusion et le traitement
des informations confidentielles;
7. de prendre des dispositions pour l’audit, y compris la programmation des dates;
8. de déterminer les exigences éventuelles d’accès spécifique au site, de sûreté, de santé et de
sécurité, ou autres exigences spéciales;
9. de se mettre d’accord sur la présence d’observateurs et la nécessité de guides pour l’équipe
d’audit;
10.de déterminer les domaines d’intérêt ou de préoccupation de l’audité par rapport à l’audit
spécifique.
Réalisation de l’audit → 6.2 Réalisation de l’audit

6.2.3 Détermination de la faisabilité de l’audit


Il convient que la détermination de la faisabilité prenne en compte des facteurs
tels que l’existence

• d’informations suffisantes et appropriées pour la planification et la réalisation


de l’audit,
• d’une coopération adéquate de la part de l’audité, et
• des ressources et du temps nécessaires pour réaliser l’audit.

Lorsque l’audit n’est pas faisable, il convient qu’une contre-proposition soit faite
au client de l’audit en concertation avec l’audité.
Réalisation de l’audit → 6.3 Préparation des activités d’audit

6.3.1 Réalisation d’une revue de documents dans la préparation de l’audit


Il convient de passer en revue la documentation du système de management
pertinent de l’audité afin
• de recueillir les informations nécessaires à la préparation des activités d’audit
et des documents de travail applicables (voir 6.3.4) (par exemple informations
concernant les processus, les fonctions), et
• d’obtenir une vue générale de l’étendue de la documentation du système afin
de détecter les lacunes potentielles.

Il convient que la documentation comprenne, le cas échéant, des documents et


des enregistrements du système de management, ainsi que des rapports d’audit
précédents s’il y a lieu.
Il convient que la revue de documents tienne compte de la taille, de la nature et
de la complexité du système de management et de l’organisation de l’audité,
ainsi que des objectifs et du champ de l’audit.
Réalisation de l’audit → 6.3 Préparation des activités d’audit

6.3.2 Préparation du plan d’audit

Il convient que le responsable de l’équipe d’audit prépare un plan sur la base des
informations contenues dans le programme d’audit et de la documentation
fournie par l’audité.
Il convient d’adapter le degré de détail du plan d’audit au champ et à la
complexité de l’audit, ainsi qu’à l’effet
de l’incertitude sur la réalisation des objectifs de ce dernier. Lors de la
préparation du plan d’audit, il convient
que le responsable de l’équipe d’audit soit informé
• des techniques d’échantillonnage appropriées (voir B.5),
• de la composition de l’équipe d’audit et de sa compétence collective, et
• des risques pour l’organisme créés par l’audit.
Réalisation de l’audit → 6.3 Préparation des activités d’audit

6.3.2 Préparation du plan d’audit


Le degré de détail et le contenu du plan d’audit peuvent, par exemple, être
différents entre les audits initiaux et les audits ultérieurs et également entre les
audits internes et externes.
Il convient que le plan d’audit couvre ou fasse référence aux éléments suivants:
a) les objectifs d’audit;
b) le champ de l’audit, y compris l’identification des unités organisationnelles et
fonctionnelles ainsi que des processus à auditer;
c) les critères d’audit et tous les documents de référence;
d) les lieux et les dates, ainsi que l’horaire et la durée prévus des activités d’audit
à mener, y compris les réunions avec la direction de l’audité;
e) les méthodes d’audit à utiliser, y compris la mesure dans laquelle
l’échantillonnage d’audit est nécessaire pour obtenir des preuves d’audit
suffisantes et la conception du programme d’échantillonnage, le cas échéant;
f) les rôles et responsabilités des membres de l’équipe d’audit ainsi que des
guides et des observateurs;
g) la mise à disposition des ressources appropriées pour les domaines critiques
de l’audit.
Réalisation de l’audit → 6.3 Préparation des activités d’audit
6.3.2 Préparation du plan d’audit
Le plan d’audit peut également couvrir, si nécessaire, les éléments suivants:
1. l’identification du représentant de l’audité pour l’audit;
2. la langue de travail et de rapport de l’audit lorsque ce n’est pas celle de
l’auditeur et/ou de l’audité;
3. les rubriques du rapport d’audit;
4. la logistique et les moyens de communication, y compris les dispositions
spécifiques pour les sites à auditer;
5. les mesures spécifiques à prendre pour traiter l’effet de l’incertitude sur la
réalisation des objectifs d’audit;
6. les questions relatives à la confidentialité et à la sûreté des informations;
7. les actions de suivi éventuelles à partir d’un audit précédent;
8. les activités de suivi éventuelles par rapport à l’audit planifié;
9. la coordination avec d’autres activités d’audit, dans le cas d’un audit conjoint.
Le plan d’audit peut être passé en revue et accepté par le client de l’audit. Il
convient par ailleurs de le présenter à l’audité.
Il convient de résoudre toute objection, soulevée par l’audité, entre le
responsable de l’équipe d’audit, l’audité et le client de l’audit.
Réalisation de l’audit → 6.3 Préparation des activités d’audit

6.3.2 Préparation du plan d’audit


Réalisation de l’audit → 6.3 Préparation des activités d’audit

6.3.3 Répartition des tâches au sein de l’équipe d’audit

Il convient que le responsable de l’équipe d’audit, en concertation avec l’équipe


d’audit, attribue à chaque membre de l’équipe la responsabilité d’auditer des
processus, activités, fonctions ou sites spécifiques.
Il convient que cette répartition des tâches tienne compte de l’indépendance et
de la compétence des auditeurs, de l’utilisation efficace des ressources, ainsi que
des divers rôles et responsabilités des auditeurs, des auditeurs en formation et
des experts techniques.
Réalisation de l’audit → 6.3 Préparation des activités d’audit

6.3.4 Préparation des documents de travail

Il convient que les membres de l’équipe d’audit recueillent et passent en revue


les informations pertinentes relatives à leurs tâches d’audit et préparent si
nécessaire les documents de travail servant de références et d’enregistrements
de preuves d’audits. De tels documents de travail peuvent comprendre:
• des listes types ou des guides d’audit;
• des plans d’échantillonnage pour audit;
• des formulaires d’enregistrement des informations, par exemple des preuves
pertinentes, des constatations d’audit et des enregistrements de réunions.
Modèle
Réalisation de l’audit → 6.4 Réalisation des activités d’audit

6.4.2 Conduite de la réunion d’ouverture


La réunion d’ouverture a pour objet
a) de confirmer l’accord de toutes les parties (par exemple l’audité, l’équipe
d’audit) concernant le plan d’audit,
b) de présenter l’équipe d’audit, et
c) de s’assurer que toutes les activités planifiées peuvent être réalisées.
• Il convient de tenir une réunion d’ouverture avec la direction de l’audité et, le
cas échéant, avec les personnes responsables des fonctions ou des processus à
auditer. Il convient que la réunion prévoie une séance de questions.
• Il convient que le niveau de détail soit conforme à la familiarisation de l’audité
avec le processus d’audit.
• Dans de nombreux cas, par exemple audits internes dans un petit organisme, la
réunion d’ouverture peut se borner à annoncer qu’un audit est réalisé et à en
expliquer la nature.
Réalisation de l’audit → 6.4 Réalisation des activités d’audit
6.4.2 Conduite de la réunion d’ouverture (suite)
Dans d’autres situations d’audit, la réunion peut être formelle et il convient dans ce cas de
conserver les enregistrements de présence. Il convient que le responsable de l’équipe d’audit
préside la réunion et que les sujets suivants soient évoqués, selon le cas :
1. la présentation des participants, y compris les observateurs et les guides, et une description
succincte de leurs rôles;
2. la confirmation des objectifs, du champ et des critères de l’audit;
3. la confirmation, avec l’audité, du plan d’audit et des autres dispositions nécessaires, telles
que la date et l’heure de la réunion de clôture, toutes les réunions intermédiaires entre
l’équipe d’audit et la direction de l’audité, ainsi que tout changement de dernière minute;
4. la présentation des méthodes à utiliser pour réaliser l’audit, notamment en informant l’audité
que les preuves d’audit porteront sur un échantillon des informations disponibles;
5. la présentation des méthodes de gestion des risques pour l’organisme susceptibles d’être
engendrés par la présence des membres de l’équipe d’audit;
6. la confirmation des circuits de communication formels entre l’équipe d’audit et l’audité;
7. la confirmation de la langue à pratiquer pendant l’audit;
8. la confirmation du fait que, pendant l’audit, l’audité sera tenu informé de l’avancement de ce
dernier;
Réalisation de l’audit → 6.4 Réalisation des activités d’audit
6.4.2 Conduite de la réunion d’ouverture (suite)
Dans d’autres situations d’audit, la réunion peut être formelle et il convient dans ce cas de
conserver les enregistrements de présence. Il convient que le responsable de l’équipe d’audit
préside la réunion et que les sujets suivants soient évoqués, selon le cas :
9. la confirmation de la disponibilité des ressources et de la logistique nécessaires à l’équipe
d’audit;
10. la confirmation des dispositions relatives à la confidentialité et à la sûreté des informations;
11. la confirmation des procédures relatives à la santé et la sécurité, aux cas d’urgence et à la
sûreté, applicables à l’équipe d’audit;
12. les informations concernant la méthode de compte rendu des constatations d’audit, y
compris tout classement éventuel;
13. les informations sur les conditions dans lesquelles il peut être mis fin à l’audit;
14. les informations sur la réunion de clôture;
15. les informations sur la manière de traiter les constatations éventuelles au cours de l’audit;
16. les informations sur tout système de retour d’information de l’audité sur les constatations
ou les conclusions
17. de l’audit, y compris les réclamations ou les recours.
Réalisation de l’audit → 6.4 Réalisation des activités d’audit

6.4.3 Réalisation d’une revue de documents au cours de l’audit

Il convient de passer en revue la documentation pertinente de l’audité afin de


• déterminer la conformité du système, sur la base de la documentation
disponible, aux critères d’audit, et de
• recueillir les informations nécessaires au soutien des activités d’audit.
• La revue peut être combinée aux autres activités d’audit et peut se poursuivre
tout au long de l’audit, si cela ne porte pas préjudice à l’efficacité de l’audit.
• À défaut de disposer d’une documentation appropriée dans le délai défini dans
le plan d’audit, il convient que le responsable de l’équipe d’audit en informe la
personne responsable du management du programme d’audit et l’audité. En
fonction des objectifs et du champ de l’audit, il convient de prendre une décision
quant à la poursuite de l’audit ou à sa suspension jusqu’à la résolution des
problèmes relatifs à la documentation.
Réalisation de l’audit → 6.4 Réalisation des activités d’audit

6.4.4 Communication pendant l’audit


Il convient que l’équipe d’audit fasse régulièrement le point pour échanger des
informations.
• Pendant l’audit, il convient que le responsable de l’équipe d’audit informe
régulièrement l’audité, et, le cas échéant, le client de l’audit, de l’avancement de
l’audit et de toute difficulté.
• Lorsque les preuves d’audit disponibles indiquent que les objectifs d’audit sont
irréalisables, il convient que le responsable de l’équipe d’audit en rapporte les
raisons au client de l’audit et à l’audité pour déterminer les actions appropriées,
éventuellement modification du plan d’audit, la modification des objectifs ou du
champ de l’audit, ou l’arrêt de l’audit.
• Il convient de passer en revue avec la personne responsable du management du
programme d’audit et de faire approuver par celle-ci et, le cas échéant, l’audité,
tout besoin de modifications du plan d’audit qui pourrait survenir pendant le
déroulement des activités d’audit.
Réalisation de l’audit → 6.4 Réalisation des activités d’audit

6.4.5 Attribution des rôles et responsabilités des guides et des observateurs

• Des guides et des observateurs (par exemple autorité de réglementation ou


autres parties intéressées) peuvent accompagner l’équipe d’audit.
• Il convient que les guides nommés par l’audité assistent l’équipe d’audit et
agissent à la demande du responsable de l’équipe d’audit. Il convient que leurs
responsabilités comprennent ce qui suit:
a) établir les contacts et programmer les entretiens;
b) préparer des visites dans des lieux ou sites particuliers de l’audité;
c) s’assurer que les règles concernant les consignes de sécurité et les procédures
de sûreté sont connues et respectées par les membres de l’équipe d’audit et les
observateurs.
d) être témoin de l’audit pour le compte de l’audité;
e) fournir des clarifications ou aider à recueillir des informations.
Réalisation de l’audit → 6.4 Réalisation des activités d’audit

6.4.6 Recueil et vérification des


informations
Pendant l’audit, il convient de
recueillir, à l’aide d’un échantillonnage
approprié, les informations relatives
aux objectifs, au champ et aux critères
d’audit, y compris les informations
relatives aux interfaces entre les
fonctions, activités et processus, puis
de les vérifier.
Il convient que seules les informations
vérifiables puissent constituer des
preuves d’audit.
Il convient d’enregistrer les preuves
d’audit aboutissant aux constatations
d’audit.
Réalisation de l’audit → 6.4 Réalisation des activités d’audit

6.4.6 Recueil et vérification des


informations
Les méthodes de recueil
d’informations comprennent:
• des entretiens;
• l’observation des activités;
• la revue des documents, y compris
les enregistrements.
Réalisation de l’audit → 6.4 Réalisation des activités d’audit
6.4.7 Production de constatations d’audit

• Il convient d’évaluer les preuves d’audit par rapport aux critères d’audit pour
élaborer les constatations d’audit.
• Les constatations d’audit peuvent indiquer soit une conformité soit une non-
conformité aux critères d’audit.
• il convient que les constatations d’audits individuelles comprennent la
conformité et les bonnes pratiques, ainsi que leurs preuves associées, les
opportunités d’amélioration et les recommandations éventuelles à l’intention
de l’audité.
• Il convient d’enregistrer les non-conformités et les preuves associées d’audit.
• Il convient de procéder à leur revue avec l’audité, afin que les preuves d’audit
soient reconnues exactes et que les non-conformités soient comprises.
• Il convient de tout mettre en œuvre pour résoudre toute divergence d’opinion
relative aux preuves ou aux constatations d’audit, et il convient d’enregistrer les
points non résolus.
Réalisation de l’audit → 6.4 Réalisation des activités d’audit

6.4.8 Préparation des conclusions d’audit

Avant la réunion de clôture, il convient que l’équipe d’audit se concerte pour


a) procéder à une revue des constatations d’audit et de toute autre information
appropriée recueillie pendant l’audit par rapport aux objectifs d’audit,
b) se mettre d’accord sur les conclusions d’audit,
c) préparer les recommandations, si cela est spécifié par le plan d’audit,
d) discuter des modalités du suivi d’audit, le cas échéant.
Réalisation de l’audit → 6.4 Réalisation des activités d’audit

6.4.8 Préparation des conclusions d’audit


Les conclusions d’audit peuvent traiter des questions telles que
• le niveau de conformité et la reconnaissance des atouts du système de
management par rapport aux critères d’audit, y compris l’efficacité dudit
système à satisfaire aux objectifs spécifiés,
• la mise en œuvre, le maintien et l’amélioration efficaces du système de
management,
• l’aptitude du processus de revue de direction à assurer la pertinence,
l’adéquation, l’efficacité et l’amélioration continues du système de
management,
• la réalisation des objectifs de l’audit, la couverture du champ de l’audit et la
satisfaction aux critères de ce dernier,
• les causes profondes des constatations, lorsqu’elles sont intégrées au plan
d’audit,
• les constatations similaires faites dans différents domaines audités pour
Réalisation de l’audit → 6.4 Réalisation des activités d’audit
6.4.9 Conduite de la réunion de clôture

Il convient de tenir une réunion de clôture, présidée par le responsable de l’équipe d’audit,
pour présenter les constatations et les conclusions d’audit.
Au cours de la réunion de clôture, il convient d’expliquer, le cas échéant, les éléments suivants
à l’audité:
• la notification que les preuves d’audit recueillies étaient fondées sur un échantillon des
informations disponibles et de leur méthode de consignation;
• le processus de traitement des constatations d’audit et les éventuelles conséquences;
• la présentation des constatations et conclusions d’audit de sorte que la direction de l’audité
les comprenne
• et les accepte;
• toutes activités post-audit associées (par exemple mise en œuvre des actions correctives,
traitement des réclamations liées à l’audit, processus de recours).
Il convient de discuter de toute opinion divergente entre l’équipe d’audit et l’audité relative aux
constatations ou aux conclusions d’audit et il convient, si possible, de la résoudre. Dans le cas
contraire, il convient d’enregistrer toutes les opinions.
6.5 Préparation et diffusion du rapport
Réalisation de l’audit →
d’audit
6.5.1 Préparation du rapport d’audit
Il convient que le rapport d’audit fournisse un enregistrement complet,
précis, concis et clair de l’audit et qu’il comprenne ou fasse référence aux
éléments suivants:
a) les objectifs d’audit;
b) le champ de l’audit, notamment l’identification des unités
organisationnelles et fonctionnelles ou des processus audités;
c) l’identification du client de l’audit;
d) l’identification de l’équipe d’audit et des participants de l’audité à
l’audit;
e) les dates et les lieux où les activités d’audit ont été réalisées;
f) les critères d’audit;
g) les constatations d’audit et les preuves associées;
h) les conclusions d’audit;
i) une déclaration sur le degré de conformité aux critères d’audit.
6.5 Préparation et diffusion du rapport
Réalisation de l’audit →
d’audit
6.5.1 Préparation du rapport d’audit
Le rapport d’audit peut également comprendre ou faire référence aux éléments
suivants, le cas échéant:
• le plan d’audit, y compris le calendrier;
• un résumé du processus d’audit, y compris les obstacles éventuels rencontrés
susceptibles d’altérer la fiabilité des conclusions d’audit;
• la confirmation que les objectifs d’audit ont été atteints dans le cadre du champ
de l’audit et conformément au plan d’audit;
• les domaines non couverts bien que compris dans le champ de l’audit;
• un résumé couvrant les conclusions d’audit et les principales constatations
d’audit venant les étayer;
• les opinions divergentes non résolues entre l’équipe d’audit et l’audité;
• les opportunités d’amélioration, si cela est spécifié par le plan d’audit;
• les bonnes pratiques identifiées;
• les plans d’action de suivi d’audit, si cela est convenu;
• une déclaration relative à la confidentialité du contenu;
• les implications éventuelles pour le programme d’audit ou les audits ultérieurs;
• la liste de diffusion du rapport d’audit.
6.5 Préparation et diffusion du rapport
Réalisation de l’audit →
d’audit
6.5.2 Diffusion du rapport d’audit

• communiquer à l’audité et à la personne responsable du management


du programme d’audit les motifs du retard.
• Il convient de dater le rapport d’audit, de le soumettre à une revue et de
l’approuver le cas échéant, conformément aux procédures du
programme d’audit.
• Il convient ensuite de diffuser le rapport d’audit aux destinataires comme
défini dans les procédures ou le plan d’audit.
Réalisation de l’audit → 6.6 Clôture de l’audit

• L’audit est fini lorsque toutes les activités décrites dans le plan d’audit
ont été réalisées ou autrement convenues avec le client.
• Il convient de conserver ou de détruire les documents relatifs à l’audit
comme convenu entre les parties participantes et conformément aux
procédures du programme d’audit et aux exigences applicables.
• Sauf exigence légale contraire, il convient que l’équipe d’audit et la
personne responsable du management du programme d’audit ne
divulguent pas le contenu des documents, toute autre information
obtenue lors de l’audit ou le rapport d’audit à toute autre partie sans
l’accord explicite du client de l’audit
Réalisation de l’audit → 6.7 Réalisation du suivi d’audit

• Les conclusions de l’audit peuvent mentionner, selon les objectifs


d’audit, la nécessité de corrections et d’actions correctives, préventives
ou d’amélioration. Ces actions sont généralement décidées et réalisées
par l’audité dans des délais convenus. Le cas échéant, il convient que
l’audité informe la personne responsable du management du
programme d’audit et l’équipe d’audit de l’état d’avancement de ces
actions.
• Il convient de vérifier l’achèvement et l’efficacité des actions entreprises.
Cette vérification peut faire partie intégrante d’un audit ultérieur.