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Ficha técnica
AUTORIA
Fundação Bradesco
COLABORADORES
Departamento Escola Virtual - Fundação Bradesco
PUBLICAÇÃO: 2010
APRESENTAÇÃO
3
SUMÁRIO
1. ACESSANDO O OUTLOOK 7.0 ....................................................................................9
5
6.13 Aumentando ou diminuindo a visualização da mensagem ................................53
6.14 Localizando e substituindo textos ...................................................................53
6.14.1 Localizando texto ................................................................................54
6.14.2 Localizando e realçando um texto na tela ..............................................54
6.14.3 Localizando e substituindo texto ...........................................................55
6.14.4 Indo para um ponto específico .............................................................56
6.14.5 Selecionando textos, objetos e formatações ..........................................56
6
INTRODUÇÃO
7
1. Acessando o Outlook 7.0
Há várias formas de acessar o Outlook. A mais utilizada é clicar no botão Iniciar, Todos
os programas, Microsoft Office, Microsoft Office Outlook 2007. Observe a figura abaixo:
Figura 1
Figura 2
9
Barra de Menus – Exibe os menus do Outlook (figura 3). Clicando sobre cada um
deles, temos acesso a seus comandos.
Figura 3
Figura 4
Figura 5
10
Painel de Navegação – Permite navegar entre as pastas do Outlook (figura 6).
Figura 6
Figura 7
Figura 8
11
Barra de Tarefas Pendentes – Mostra as tarefas pendentes (figura 9), que também
são exibidas em Tarefas e na lista de tarefas diárias do Calendário.
Figura 9
Figura 10
Figura 11
12
3. Utilizando a ajuda do Outlook
Precisa de ajuda? É só clicar no botão Ajuda, localizado na Barra de Ferramentas
Padrão, ou pressionar a tecla F1. Abrir-se-á, então, uma janela, como mostra a figura 12.
Figura 12
Objeto Função
13
Objeto Função
Conteúdo pesquisado
Curiosidade!
Quando você abrir a janela de Ajuda, o Outlook tentará conectar-se ao Office Online
automaticamente. Isso acontece, pois o conteúdo online é mais completo e atualizado.
Contudo, se você quiser usar o Conteúdo Offline, instalado junto com o Office, sem a
necessidade de estar conectado à Internet, basta clicar no botão Conectado ao Office
Online (figura 13) e na opção Mostre conteúdo apenas deste computador.
14
Figura 13
4. Faixa de opções
Você encontrará a Faixa de Opções ao criar ou modificar emails, itens do calendário,
contatos, tarefas ou entradas do diário.
Esse sistema foi adotado após várias pesquisas da Microsoft sobre como as pessoas
usam os comandos do Outlook. Com base nessas pesquisas, os comandos tornaram-se
mais organizados, de modo a serem exibidos e agrupados facilitando sua localização e
uso.
Se você já usou o Microsoft Office Word 2007, a Faixa de Opções do Outlook lhe
será familiar. Isso acontece porque o editor do Outlook 2007 é baseado no Word 2007.
Figura 14
15
2 Grupos – Cada guia tem vários grupos que mostram os itens relacionados em
conjunto. Texto Básico é um grupo.
Figura 15
Uma nova mensagem mostra as guias Mensagem e Opções, com grupos e comandos
que você usa ao redigir e enviar uma mensagem.
Um novo contato mostra uma guia Contato, com grupos e comandos para ajudá-lo
a manter atualizadas as informações do contato.
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5.1 Estrutura do email (endereço eletrônico)
Assim como precisamos informar nosso endereço correto e completo para receber
correspondências pelo correio, também precisamos informar nosso endereço eletrônico
de forma correta e completa para receber emails (mensagens pela Internet). Para criar
corretamente um email, observe o exemplo abaixo:
jcsouza@hotmail.com onde:
Símbolo utilizado em endereços de email para indicar em que provedor está a conta
@ (arroba)
de email.
Embora não tenha feito parte do exemplo anterior, em alguns casos, você poderá
encontrar emails com a sigla do país do provedor (.br – Brasil, .pt – Portugal, .uk –
Inglaterra). Por exemplo, ...@yahoo.com.br.
Você também pode selecionar essa opção no menu Arquivo (figura 16).
Figura 16
2. Será exibida uma tela semelhante à da figura 17 solicitando sua senha. A diferença
ocorre por conta de seu provedor de email.
17
Figura 17
3. Após ter digitado a senha, aparecerá uma nova janela com várias opções (figura 18).
Figura 18
Figura 19
18
Caso a opção de envio e recebimento automático não esteja ativada (padrão), as
mensagens ficam armazenadas na Caixa de Saída, até que você clique no
botão , na barra de ferramentas Padrão.
Figura 20
2. Na guia Mensagem, grupo Inserir, clique no botão Anexar Arquivo (figura 21).
Figura 21
19
3. Aparecerá uma tela (figura 22) solicitando o nome do arquivo a ser anexado.
Figura 22
Onde:
2 Arquivo desejado.
Observe que o campo Anexado, não visualizado antes, aparece com o(s) arquivo(s)
selecionado(s) (figura 23).
Figura 23
20
5.3 Salvando uma mensagem para envio posterior
Figura 24
Figura 25
21
Figura 26
5. Quando você quiser enviar essa mensagem, basta dar um clique duplo nela, concluí-
la e clicar no botão Enviar (figura 27).
Figura 27
Assim que você acessar o Outlook e digitar sua senha, as mensagens serão migradas do
servidor de email para a sua Caixa de Entrada, localizada no Painel de Navegação.
2. Do lado direito da janela, são exibidos os títulos das mensagens. Para lê-las,
escolha um dos títulos, clique sobre ele e visualize o texto (figura 28).
22
Figura 28
Figura 29
Para não deixar sua caixa de entrada cheia com mensagens que não lhe interessam
mais, você poderá excluí-las de forma rápida e fácil. Para isso:
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Figura 30
Caso você apague uma mensagem por engano, não se preocupe, pois mensagens
excluídas são movidas para a pasta Itens Excluídos, no Painel de Navegação (figura
31), e poderão ser recuperadas, clicando-se sobre elas e arrastando-as até a pasta
específica para armazená-las, ou mesmo para a Caixa de entrada.
Figura 31
24
Figura 32
Dica!
Tanto para mover, como para apagar ou encaminhar a outro destinatário, você poderá
selecionar mais de uma mensagem ao mesmo tempo. Como?
Figura 33
Figura 33
Existem algumas diferenças entre enviar uma mensagem e responder a ela. Para
responder a uma mensagem, proceda da seguinte forma:
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2. Clique no botão Responder para responder apenas ao remetente principal,
ou em Responder a Todos , caso haja destinatários em cópia (Cc), na barra de
ferramentas Padrão (figura 35), ou selecione uma dessas opções no menu Ações.
Figura 35
Figura 36
Figura 37
26
5. Clique no botão Enviar.
Você pode configurar seu Outlook para envio e recebimento automático de mensagens
(tópico a ser visto posteriormente). Caso contrário, a resposta ficará na Caixa de Saída,
até que você clique no botão , na barra de ferramentas Padrão, ou
pressione a tecla F9.
Figura 38
Como uma assinatura em uma carta, uma assinatura de email é adicionada ao final
da mensagem. O elemento mais conhecido de uma assinatura é o encerramento cordial,
como, por exemplo, “Atenciosamente,” “São os mais sinceros votos” ou “Obrigado(a)”. O
que você usa depende do tom de sua mensagem.
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Além de um encerramento cordial, sua assinatura pode conter informações sobre
você. Muitos profissionais gostam de incluir informações de contato comercial, para que
clientes e parceiros de negócios possam entrar em contato facilmente.
Uma assinatura também pode incluir uma mensagem de marketing ou até mesmo
uma citação favorita para expressar humor ou valores pessoais.
Figura 39
Além desses elementos, você pode adicionar à assinatura outros mais sofisticados,
como o logotipo da empresa, uma imagem ou um hiperlink por exemplo.
Dicas!
Imagens, fotos e clip-arts podem atrasar a entrega dos emails. Se possível, mantenha o
tamanho do arquivo abaixo de 100KB.
Ao definir o que sua assinatura poderá conter, lembre-se de que é melhor optar pela
simplicidade, para que as informações importantes sejam reconhecidas facilmente. Além
disso, considere cuidadosamente o seu público-alvo antes de divulgar qualquer informação
confidencial, como endereço comercial e número de telefone.
A criação de uma assinatura é simples e você pode ter acesso aos comandos
necessários a partir de qualquer mensagem.
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Figura 40
4. Na caixa de diálogo que será aberta na guia Assinatura de Email, clique no botão
Novo e dê um nome à assinatura, preenchendo a caixa de texto (figura 41).
Figura 41
Figura 42
29
Para dar um pouco de sofisticação, você pode usar formatações diferentes para linhas
diferentes de sua assinatura. Por exemplo, aplicamos ao nome de CARLOS DE ANDRADE
uma cor diferente do restante do texto.
6. Observe que, tão logo você clique em Salvar, o nome da assinatura será inserido
na caixa de opções Novas Mensagens (figura 43).
Figura 43
Figura 44
Depois de criar uma assinatura, é fácil modificá-la. Se desejar fazer alteração apenas
uma vez para uma mensagem específica, basta modificar a assinatura diretamente na
mensagem.
Caso você queira excluir uma assinatura, precisará retornar à caixa de diálogo
Assinaturas e Papel de Carta, refazendo os passos de 1 a 3, descritos no item 5.7.1.
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Figura 45
Lembre-se de que, para criar uma assinatura, você deve seguir os passos do item
5.7.1. E, para modificá-la, os passos do item 5.7.2.
Figura 46
31
• Imagem – Permite inserir uma imagem como assinatura. Após clicar no botão
correspondente , selecione a imagem desejada e clique em Inserir.
Figura 47
• Hiperlink – Permite inserir um link como assinatura. Após clicar no botão Inserir
hiperlink, preencha os campos conforme modelo abaixo (figura 48):
Figura 48
Onde:
Quando você cria sua primeira assinatura, o Outlook a define como a assinatura
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padrão e a aplica a todas as novas mensagens automaticamente. Portanto, para usar a
nova assinatura, basta começar a criar mensagens e você verá essa nova assinatura em
cada mensagem criada.
Se você criou mais de uma assinatura, é possível inserir qualquer uma delas
automaticamente. Para isso, faça o seguinte:
Figura 49
Depois de criar uma assinatura e começar a usá-la, você poderá se perguntar: será
que todos os destinatários a veem da mesma maneira? Provavelmente, não. Como um
destinatário vê a sua assinatura depende do programa que ele usa para ler email e de
como o configura. A seguir, são apresentados dois exemplos de situações em que aquilo
que você envia pode ser diferente daquilo que seu destinatário vê:
• O destinatário não tem a fonte que você usou em sua assinatura – As fontes
não são incorporadas em sua mensagem. Isso significa que, para ver a fonte que você
usou, o destinatário precisará tê-la instalada no computador. Como você não sabe que
fontes seu destinatário tem instaladas em seu computador, é uma prática recomendada
usar apenas o conjunto principal de fontes incluído no Microsoft Windows, como Arial,
Verdana, Times New Roman e Courier.
Na guia Papel de carta pessoal, você poderá escolher um tema de fundo para suas
mensagens. Para isso:
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2. Na guia Mensagem, clique na seta do botão Assinatura do grupo Incluir.
Figura 50
5. Clique em todos os temas e escolha o que mais lhe agradar. Em seguida, clique
em OK.
A partir dessa definição, todas as mensagens serão criadas com esse tema de fundo
(figura 51).
Figura 51
Nessa guia, você também poderá definir o tipo de fonte a ser utilizado para enviar
mensagens e responder a elas.
1. Clique no botão Fonte e faça suas escolhas quanto a tipo, tamanho, cor etc.
(figura 52).
34
Figura 52
Figura 53
3. A seguinte tela será visualizada (figura 54). Defina as opções desejadas e clique
em OK, para que a mensagem seja impressa.
Figura 54
35
6. Editando uma mensagem
SETA PARA CIMA OU SETA PARA BAIXO Avançar ou retroceder uma linha.
CTRL+SHIFT+SETA PARA A
Selecionar ou desmarcar uma palavra à esquerda do cursor.
ESQUERDA
CTRL+SHIFT+SETA PARA A
Selecionar ou desmarcar uma palavra à direita do cursor.
DIREITA
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Alguns comandos podem ser realizados com o mouse, caso você prefira:
Clique no local de início e arraste o mouse até a posição final. Selecionar trechos de textos.
Para inserir texto da mensagem (uma letra, uma palavra, um parágrafo, uma página
etc.), basta posicionar o cursor no local desejado e digitar os dados a serem inseridos.
Vale lembrar que a inserção ocorrerá à esquerda do cursor.
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6.5 Formatando caracteres e parágrafos
Utilizaremos o grupo Fonte, da guia Formatar Texto, para trabalhar com caracteres
e textos.
Para poder fazer as alterações desejadas, é necessário que o texto esteja selecionado
(ver comandos de seleção no item 6.2).
Figura 55
38
Figura 56
Figura 57
Procedimento idêntico deverá ser feito para alterar a cor do realce do texto, que, por
padrão, não apresenta cor; e também a cor da fonte, que, por padrão, é preta. Para os
demais comandos, o efeito só será visualizado depois de executado.
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Objeto Função
Dica!
Quando você seleciona um texto e passa o mouse sobre ele, aparece uma “caixa de
ferramentas”, com algumas opções de formatação, para tornar seu trabalho mais rápido
(figura 58).
Figura 58
40
6.5.2 Alterando alinhamento de linhas ou parágrafos
Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na próxima sexta-feira, no salão
de festas do meu prédio.
Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na próxima sexta-feira, no salão
de festas do meu prédio.
Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na próxima sexta-feira, no salão
de festas do meu prédio.
Figura 59
41
Espaçamento simples – Espaçamento padrão, ou seja, uma linha.
Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na próxima sexta-feira, no salão de
festas do meu prédio.
Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na próxima sexta-feira, no salão de
festas do meu prédio.
Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na próxima sexta-feira, no salão de
Todos os comandos vistos até agora poderão ser efetuados clicando-se na opção
Parágrafo ou no Iniciador de Caixa de Diálogo do grupo Parágrafo (figura 60).
Figura 60
42
6.6 Trabalhando com listas, numeradores e
marcadores
1. Mercúrio • Mercúrio
2. Vênus • Vênus
3. Terra • Terra
4. Marte • Marte
Se você tiver uma sequência de informações, uma lista numerada será essencial para
fornecer rapidamente o número de itens.
As listas podem apresentar um nível único ou vários níveis. Na lista de nível único,
todos os itens terão a mesma hierarquia e o mesmo recuo. Já a lista de vários níveis
significa que há uma lista dentro de outra lista. Veja, abaixo, a diferença entre elas:
• Mercúrio • Mercúrio
• Vênus • Vênus
• Terra • Terra
• Marte Lua
• Marte
Fobos
Deimos
Há mais de uma maneira de iniciar uma lista. Uma das mais utilizadas é criá-la
automaticamente, enquanto os dados são digitados.
Se você precisar de uma lista com marcadores, basta digitar um asterisco (*) seguido
de um espaço: o asterisco se transforma em marcador e a lista é iniciada. Quando terminar
de digitar o primeiro item, pressione ENTER, que um novo marcador aparecerá na linha
seguinte.
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Há vários símbolos que você pode usar para iniciar uma lista. O marcador padrão é
o bollet •. Ao abrir a caixa de diálogo Marcadores, você poderá utilizar um marcador
existente ou Definir Novo Marcador (figura 61-A).
Figura 61-A
Figura 61-B
44
Figura 62-A Figura 62-B
Podemos criar listas de vários níveis automaticamente. Para isso, basta pressionar o
botão Lista de Vários Níveis e selecionar o modelo desejado (figura 63).
Figura 63
45
Para que os subníveis apareçam, basta clicar no botão Aumentar recuo . Veja o
exemplo abaixo:
1. VITAMINAS
1.1 Complexo B
1.1.1. B1
1.1.2. B2
1.1.3. B12
2. SAIS MINERAIS
Caso você avance um recuo a mais do desejado, basta clicar no botão Diminuir
recuo .
A maneira mais fácil de interromper a criação de uma lista é pressionar a tecla ENTER
duas vezes. Com isso, você estará pronto para iniciar um novo parágrafo em uma nova
linha.
Se você estiver no meio de uma lista e precisar digitar algum texto abaixo do marcador
no mesmo nível do texto acima, use a tecla BACKSPACE. Isso removerá o marcador,
mas manterá o recuo de texto.
Para alinhar o novo texto abaixo do próprio marcador, e não do texto acima, pressione
a tecla BACKSPACE duas vezes. Por fim, para eliminar o recuo de lista, pressione a tecla
BACKSPACE três vezes.
Se você quiser mudar o tipo de lista, ou tiver iniciado sua lista com marcadores e
achar que números seriam mais adequados ou vice-versa, não se preocupe. É fácil fazer a
troca. Basta clicar em qualquer lugar da lista e, em seguida, no botão Marcadores ou
Numeração , no grupo Parágrafo, na guia Formatar Texto.
Curiosidade!
Esses dois botões registram o tipo de lista utilizado pela última vez . Assim, quando você
clicar neles novamente, esse mesmo tipo de lista será acessado.
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Dica!
Para classificar uma lista após criá-la em ordem alfabética por exemplo, selecione-a
e use o botão Classificar. Tenha em mente que, ao classificar uma lista numerada,
somente os itens serão classificados. A ordem numérica permanecerá a mesma.
Para dar destaque a palavras, parágrafos, imagens e células (tabelas), entre outros
objetos, o Outlook dispõe do recurso de borda e de sombreamento.
Figura 64
Figura 65
47
Essa opção possibilita trabalhar com o seguinte:
Figura 66
Figura 67
Figura 68
48
6.8 Visualizando marcas de parágrafos e símbolos de
formatação ocultos
Pode ser que existam caracteres ocultos em seu documento. Para visualizá-los, clique
no botão Mostrar Tudo . Observe a figura 69.
Figura 69
Imagine que você trocou o tipo, a cor e o tamanho da fonte, inseriu borda e/ou
sombreamento e quer repetir isso em um novo parágrafo ou parte da mensagem. Será
preciso fazer tudo novamente? Não!
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Veja o exemplo abaixo, em que a formatação da palavra ANIVERSÁRIO foi copiada
para o restante da frase (da Ana).
Você não precisa excluir a frase e digitá-la novamente. Em vez disso, mova-a,
realizando uma operação de recortar e colar: recorte a frase para excluí-la do local atual
e, em seguida, cole-a no novo local.
Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na próxima sexta-feira, no
salão de festas do meu prédio.
Na próxima sexta-feira, no salão de festas do meu prédio, vamos preparar uma festa
surpresa para nossa colega Ana.
Dica!
Um atalho de teclado para recortar é CTRL+X e para colar é CTRL+V.
Quando você começar a editar o documento com frequencia, verá como esse atalho é
rápido e conveniente.
50
Os itens recortados ou copiados permanecem na Área de transferência, até que
você saia de todos os programas do Office ou os exclua, clicando no item desejado e, em
seguida, em Excluir ou em Limpar tudo (figura 70).
Figura 70
Cada uma das garotas deverá trazer um prato de salgado ou doce e os rapazes serão
responsáveis pelas bebidas (nada de álcool, hein!).
Cada uma das garotas deverá trazer um prato de salgado ou doce e os rapazes serão
responsáveis pelas bebidas (nada de álcool, hein!).
Em seguida, mova o cursor para o fim do último parágrafo, onde deseja que a frase
apareça e, no grupo Área de Transferência, clique em Colar . Observe que o
texto foi duplicado (figura 71).
51
Figura 71
Dica!
Um atalho do teclado para copiar é CTRL+C e para colar é CTRL+V.
Figura 72
O botão Alterar Estilos permite a você selecionar estilos rápidos para todo o
documento e não apenas para a área selecionada (figura 73).
52
Figura 73
Figura 74
Você pode optar por uma das porcentagens preestabelecidas (75%, 100% e 200%)
ou selecionar outro valor na caixa de texto Porcentagem.
Imagine que, em uma mensagem, você tivesse que procurar ou substituir uma palavra
que aparece várias vezes, em diferentes pontos do texto. Isso levaria bastante tempo,
não é mesmo?
53
6.14.1 Localizando texto
Figura 75
Figura 76
54
Figura 77
É possível substituir automaticamente uma palavra ou frase por outra. Por exemplo,
é possível substituir prédio por edifício.
Figura 78
55
Na caixa de diálogo Localizar, digite o texto que deseja pesquisar e, na Substituir
por, digite o texto de substituição (figura 79).
Figura 79
Ao clicar nas opções Localizar ou Substituir, você terá acesso à guia Ir para, que,
como o título sugere, permite que você vá diretamente a um ponto do documento, que
pode ser uma página, seção, linha etc. (figura 80).
Figura 80
No grupo Edição, ainda temos a opção Selecionar (figura 81), que permite Selecionar
Tudo (seleciona todo o documento), Selecionar Objetos (imagens, gráficos etc.) e
Selecionar texto com formatação semelhante (mesma fonte, cor, tamanho etc.).
56
Figura 81
Para selecionar texto com formatação semelhante, selecione uma das ocorrências
com a formatação desejada e clique na opção correspondente.
Saber por que criar pastas não é o bastante. Para utilizá-las, é preciso saber criá-las.
Felizmente, esse processo é simples.
Para criar uma pasta em sua caixa de correio, siga os passos abaixo:
Figura 82
57
2. Em seguida, digite o nome da nova pasta e clique em OK (figura 83).
Figura 83
Observe que a nova pasta foi criada como subpasta da Caixa de Entrada (figura 84).
Figura 84
1. Para mover uma mensagem, basta clicar sobre ela, arrastá-la e soltá-la sobre a
pasta de destino (figura 85).
Figura 85
58
2. Clique na pasta de destino e verifique que a mensagem está lá e não mais na
Caixa de Entrada (figura 86).
Figura 86
O método de arrastar mensagens de uma pasta para outra que acabamos de utilizar
é rápido. Entretanto, ele tem um inconveniente: é possível "soltar" as mensagens,
acidentalmente, em pasta errada.
Um método mais seguro é utilizar o comando Mover para Pasta. Veja o que você
deve fazer:
Figura 87
59
4. Na tela que se abrirá, Mover Itens, selecione o nome da pasta desejada e clique
em OK (figura 88).
Figura 88
Quando começar a arquivar suas mensagens de email em pastas, você perceberá que
algumas delas são usadas com mais frequência do que outras. Para acelerar a localização
e o arquivamento de mensagens, mova essas pastas para as Pastas Favoritas.
Figura 89
Figura 90
60
Para incluir uma pasta no grupo Pastas Favoritas, arraste-a do grupo Pastas de
Email para ele (figura 91).
Figura 91
Dica!
As pastas permanecem nos locais originais em sua caixa de correio. A área Pastas
Favoritas, simplesmente, fornece uma maneira rápida e fácil de acessá-las.
Nossas preferências mudam com o tempo. Quando uma pasta favorita perder a
utilidade, é possível removê-la do grupo Pastas Favoritas. Para isso, clique nela com o
botão direito do mouse e em Remover das Pastas Favoritas (figura 92).
Figura 92
61
Atenção!
Não use o comando Excluir para remover uma pasta do grupo Pastas Favoritas. Isso
excluirá definitivamente a pasta e todo o seu conteúdo.
Para excluir uma pasta e todo o seu conteúdo de uma vez, faça o seguinte:
Figura 93
2. Será solicitada uma confirmação. Caso a pasta realmente deva ser excluída, clique
em Sim (figura 94). Caso contrário, clique em Não.
Figura 94
62
8. Catálogo de endereços
Provavelmente, você tem em casa vários catálogos perto do telefone. Por exemplo, uma
lista telefônica residencial ou comercial de sua cidade, que foi fornecida pela companhia
telefônica. Você também pode ter algumas listas de telefones menores e pessoais, que
você mesmo criou.
Dependendo do tipo de servidor de email que você usa e de como o Outlook está
configurado, seu Catálogo de Endereços pode conter um destes tipos de diretórios:
Por exemplo, se a sua empresa usa o Microsoft Exchange Server, é provável que seu
catálogo de endereços possua uma Lista de Endereços Global. Se você recebe seus
emails por meio de provedor de serviços de Internet (Hotmail, Yahoo, UOL, IG etc.), ele
pode permitir que você acesse um protocolo LDAP (Lightweight Directory Access
Protocol), que é uma forma complicada de dizer “Lista de Assinantes da Internet”, além
dos endereços de terceiros (clientes, fornecedores, prestadores de serviços etc.)
63
• Catálogo Particular de Endereços – Opção incluída no Microsoft Office Outlook
2007, principalmente, para compatibilidade com versões anteriores do Outlook. Como
é possível fazer muito mais com Contatos, recomendamos que, caso ainda não tenha
feito, converta suas entradas existentes do Catálogo Particular de Endereços para
Contatos.
Você também pode selecionar essa opção no menu Ferramentas (figura 95).
Figura 95
Figura 96
Figura 97
64
Nota!
Catálogo de Endereços do Outlook – Esse catálogo é criado automaticamente e contém
os contatos cujos endereços de email ou números de fax estão listados em sua pasta
Contatos. Eles são exibidos, quando você clica em Contatos.
Figura 98
Observe que, à medida que as informações são inseridas, elas vão aparecendo no
canto superior direito da tela, abaixo da faixa de opções.
Você observou a foto inserida no contato do João Carlos? É muito simples fazer isso:
65
Figura 99
Figura 100
66
Figura 101
Figura 102
Figura 103
67
8.5 Criando listas de distribuição
Imagine que você tenha que enviar emails com informações atualizadas cinco vezes
por dia para 50 fornecedores. Já imaginou ter que selecionar os contatos 250 vezes por
dia? E se você possui um grupo de trabalho de escola e precisa enviar vários emails a seus
amigos para discussão sobre as atividades a serem realizadas?
Para tornar essa atividade mais fácil e evitar que você envie mensagem a alguém
que não deve recebê-la, você pode criar uma lista de distribuição. Dessa forma, basta
selecioná-la no momento de enviar a mensagem, que todos a receberão.
Figura 104
Vale lembrar que os nomes das listas devem favorecer a identificação de seus
membros, como, por exemplo, Fornecedores, Grupo-Trabalho etc.
Figura 105
68
4. Em seguida, clique no botão Selecionar Membros para inserir os contatos
que deverão fazer parte da lista. A cada membro selecionado, seu nome aparecerá na
caixa Participantes (figura 106).
Figura 106
Figura 107
Figura 108
69
9. Usando o Outlook para definir ações
Quando você lê uma mensagem de email, ela frequentemente o
leva a executar algum tipo de ação. Essa ação tanto pode ser responder
imediatamente, como adotar algum procedimento secundário, por
exemplo, organizar uma reunião.
Figura 109
É importante lembrar que, ao arrastar uma mensagem, um novo item será criado,
mas a mensagem não será removida de sua Caixa de Entrada. Caberá a você excluí-la,
quando se tornar desnecessária.
70
9.1 Utilizando o calendário
Antes de mais nada, para consultar o calendário, é preciso saber como localizá-lo.
Estas são duas maneiras rápidas de exibi-lo:
Figura 110
Figura 111
Quando seu calendário estiver sendo exibido, será possível usar os botões na parte
superior da janela para navegar e mostrar ou ocultar detalhes (figura 112):
Figura 112
71
1 Clique em Dia, Semana ou Mês para alternar rapidamente os modos de exibição.
Figura 113
4 Tarefa – É uma atividade que envolve apenas você e não requer um horário agendado.
Uma novidade do Outlook 2007 é uma área nos modos de exibição Dia e Semana do
calendário mostrando tarefas.
72
9.1.3 Apenas você? Insira um compromisso
Use um compromisso quando souber que estará ocupado, mas não haverá mais
ninguém envolvido. Também é possível inserir um compromisso em seu calendário para
bloquear o horário, reservando-o para pesquisar um projeto, redigir um relatório ou
executar alguma tarefa externa ao final do expediente.
Observe a figura 114, que ilustra uma maneira rápida de inserir um compromisso ou
qualquer outro tipo de entrada no calendário. Para isso, faça o seguinte:
Figura 114
1 Digite os detalhes.
2 Se for necessário mais tempo para o compromisso, arraste a alça para aumentar sua
duração.
Anotar um item em um calendário é fácil. Mas e se for algo que deve ocorrer no
primeiro dia de cada mês, durante o próximo ano? Seria preciso gravar as mesmas
informações doze vezes. Já não parece tão fácil, não é mesmo? Entretanto, você pode
criar essa entrada apenas uma vez e deixar que o Outlook a aplique a todas as outras
ocasiões.
73
Figura 115
Figura 116
Onde:
Caso haja necessidade de editar uma entrada recorrente, dê um clique duplo sobre
ela para ver seus detalhes ou fazer alterações. Ao fazer isso, surgirá uma mensagem
como a da figura abaixo, que oferece duas opções:
74
Figura 117
• Abrir esta ocorrência – Selecione essa opção quando quiser ver ou modificar a
ocorrência selecionada e não a série inteira. Por exemplo, você pode querer começar os
exercícios meia hora mais tarde em um dia específico, sem alterar o horário habitual.
• Abrir a série – Escolha essa opção, quando quiser ver ou modificar toda a série.
Por exemplo, se você decidir adiar em meia hora todas as ocorrências do compromisso
Exercícios.
Depois de abrir a série, para alterar seu padrão de recorrência, clique no botão
Recorrência , no grupo Opções da guia Compromisso.
Dica!
Não exclua uma entrada recorrente. Em vez disso, altere a data Termina em. Assim,
você terá um registro das ocorrências passadas.
Figura 118
75
Uma reunião no Outlook é configurada com a ajuda de uma solicitação de reunião,
que é enviada aos participantes por email.
Seu calendário exibirá tanto as reuniões criadas por você, como aquelas para as quais
você foi convidado.
Figura 119
76
Figura 120
4 Data e horário
5 Local
6 Opções de resposta
Figura 121
Figura 122
77
• Para recusar participar da reunião, clique em .
Figura 123
Se você optar por editar a resposta antes de enviá-la a quem o convocou para a
reunião, basta digitar o texto desejado e clicar no botão Enviar .
Figura 124
Figura 125 - A
78
Caso julgue necessário, digite uma justificativa e clique no botão Enviar
(figura 125-B).
Figura 125 - B
Caso queira ver seu calendário para visualizar seus compromissos antes de aceitar ou
recusar a convocação (figura 126), clique no botão .
Figura 126
Figura 127
79
9.1.6 Agendando um evento
Um evento é usado para registrar atividades que duram o dia todo. Os eventos
não conflitam com outros compromissos em seu calendário e são visualizados como
faixas na parte superior da data estabelecida. Por exemplo, na figura 128, o Congresso
Internacional e-Learning Brasil é um evento com dois dias de duração e o Workshop –
Melhores práticas é um evento de apenas um dia.
Figura 128
Figura 129
No caso de eventos, você é avisado com 18 horas de antecedência e não pode alterar
essa configuração.
80
Alterando a configuração de um lembrete
Figura 130
3. Para alterar o som emitido, quando o lembrete é acionado, clique na opção Som.
Procure o som desejado e clique em OK (figura 131).
Figura 131
81
Figura 132
1 Navegador de data
Figura 133
Onde:
1 Menu Exibir
82
Figura 134
Figura 135
83
Personalizando a visualização da Barra de Tarefas Pendentes
Figura 136
Figura 137
84
Figura 138
Onde:
1 Com base na data de início e término da tarefa, o Outlook calcula o número de dias
previstos para sua conclusão.
Você deve ter observado que uma nova guia apareceu na faixa de opções, Tarefa
(figura 139).
Figura 139
85
Caso seja necessário atribuir a tarefa à outra pessoa, clique no botão Atribuir
Tarefa e a envie ao responsável.
Figura 140
Figura 141
Uma maneira mais rápida de fazer isso é clicar no sinalizador ao lado do item (figura 142).
Figura 142
Note que a tarefa concluída passa a aparecer riscada na lista. Essa é uma excelente
maneira de manter um registro das tarefas concluídas.
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