Accounting Information Systems, 6th edition

James A. Hall

COPYRIGHT © 2009 South-Western, a division of Cengage Learning. Cengage Learning and South-Western
are trademarks used herein under license
 Objectives for Chapter 7
y Elements and procedures of a traditional production 
process
y Data flows and procedures in a traditional cost accounting 
system
y Accounting controls in a traditional environment
y Principles, operating features, and technologies of lean 
manufacturing
y Shortcomings of traditional accounting methods in the 
world‐class environment
y Key features of activity based costing and value stream 
accounting
y Information systems of lean manufacturing and world‐
class companies
The Conversion Cycle
y Transforms input resources, raw materials, 
labor, and overhead into finished products 
or services for sale
y Consists of two subsystems:
y Physical activities – the production system 
y Information activities – the cost accounting 
system
 Conversion Cycle in Relation to Other Cycles

Marketing
System

Sales
Forecast

Purchase Requisitions
Revenue Cycle Sales Orders
Conversion Expenditure
Cycle Cycle
Labor Usage

Work
Finished
In
Goods
Process

General Ledger
and Financial
Reporting System
Production System
y Involves the planning, scheduling, and control of 
the physical product through the manufacturing 
process
y determining raw materials requirements
y authorizing the release of raw materials into 
production
y authorizing work to be conducted in the 
production process
y directing the movement of work through the 
various stages of production
 Production Methods
y Continuous Processing creates a homogeneous 
product through a continuous series of standard 
procedures.
y Batch Processing produces discrete groups 
(batches) of products. 
y Make‐to‐Order Processing involves the fabrication 
of discrete products in accordance with customer 
specifications.
Overview: Traditional Batch 
Production Model…
y consists of four basic processes:
y plan and control production 
y perform production operations 
y maintain inventory control 
y perform cost accounting
 Batch Production System 
y Production Planning and Control
y Materials and operations requirements 
y Production scheduling
y Materials and Operations Requirements 
y Materials requirement – the difference between what is 
needed and what is available in inventory
y Operations requirements – the assembly and/or 
manufacturing activities to be applied to the product
Batch Production System 
y Production Scheduling
y Coordinates the production of multiple batches 
y Influenced by time constraints, batch size, and 
other specifications
y Work Centers and Storekeeping
y Production operations begin when work centers 
obtain raw materials from storekeeping.
y It ends with the completed product being sent to 
the finished goods (FG) warehouse .
Batch Production System 
y Inventory Control
y Objective: minimize total inventory cost while 
ensuring that adequate inventories exist of 
production demand
y Provides production planning and control with 
status of finished goods and raw materials inventory 
y Continually updates the raw material inventory 
during production process 
y Upon completion of production, updates finished 
goods inventory
EOQ Inventory Model
y Very simple too use, but assumptions are not always 
valid
y demand is known and constant
y ordering lead time is known and constant
y total cost per year of placing orders decreases as the 
order quantities increase
y carrying costs of inventory increases as quantity of 
orders increases
y no quantity discounts
 EOQ Inventory Model
INVENTORY LEVEL

Inventory Cycle Daily Demand

EOQ

Reorder
Point

Lead Time Time (days)

Information: Documents in 
the Batch Production System 
y Sales Forecast ‐ expected demand for the 
finished goods
y Production Schedule ‐ production plan 
and authorization to produce
y Bill of Materials (BOM) ‐ specifies the 
types and quantities of the raw materials 
and subassemblies used to produce a single 
finished good unit
Information: Documents in 
the Batch Production System 
y Route Sheet ‐ details the production path a 
particular batch will take in the manufacturing 
process
y sequence of operations
y time allotted at each station
y Work Order ‐ uses the BOM and route sheet 
to specify the exact materials and production 
processes for each batch
Information: Documents in 
the Batch Production System 
y Move Ticket ‐ records work done in each 
work center and authorizes the movement 
of the batch
y Materials Requisition ‐ authorizes the 
inventory warehouse to release raw 
materials for use in the production process
 Production Planning and Control
Sales Forecast
Raw Materials Requirements
Inventory Status Report (Purchase Requisitions)

Engineering Specifications
BOM and Route Sheets Operations Requirements

Production Scheduling
Work Orders
Move Tickets
Materials Requisitions
Open Work Orders
Work Centers
Job Tickets Cost Accounting
Time Cards Payroll
Completed Move Tickets Prod. Plan. and Control
 Upon Completion of the Production Process…
Finished Product Finished Goods Warehouse
and Closed Work Order

Closed Work Order

Inventory Control
Status Report of Raw Materials
and Finished Goods Prod. Plan. and Control

Journal Voucher General Ledger

Cost Accounting System
y Records the financial effects of the events 
occurring in the production process
y Initiated by the work order
y Cost accounting clerk creates a new cost 
record for the batch and files in WIP file
y The records are updated as materials and 
labor are used
Elements of the Cost Accounting System

Inventory Control Work Centers

materials requisitions job tickets
completed move tickets

COST ACCOUNTANTS
Update WIP accounts
STANDARDS DL
DM
Mfg. OH.
Compute Variances
Cost Accounting System
y Receipt of last move ticket signals 
completion of the production process
y clerk removes the cost sheet from WIP 
file
y prepares a journal voucher to transfer 
balance to a finished goods inventory 
account  and forwards to the General 
Ledger department
Summary of Internal Controls
Internal Controls
y Transaction authorizations
y work orders – reflect a legitimate need 
based on sales forecast and the finished 
goods on hand
y move tickets – signatures from each work 
station authorize the movement of the batch 
through the work centers
y materials requisitions – authorize the 
warehouse to release materials to the work 
centers
Internal Controls 
y Segregation of duties
y production planning and control 
department is separate from the work 
centers
y inventory control is separate from materials 
storeroom and finished goods warehouse
y cost accounting function accounts for WIP 
and should be separate from the work 
centers in the production process
Internal Controls 
y Supervision
y work center supervisors oversee the usage of 
raw materials to ensure that all released 
materials are used in production and waste 
is minimized
y employee time cards and job tickets are 
checked for accuracy
Internal Controls
y Access control
y direct access to assets
y controlled access to storerooms, production 
work centers, and finished goods warehouses 
y quantities in excess of standard amounts 
require approval
y indirect access to assets
y controlled use of materials requisitions, excess 
materials requisitions, and employee time 
cards
Internal Controls
y Accounting records 
y pre‐numbered documents
y work orders
y cost sheets 
y move tickets
y job tickets
y material requisitions
y WIP and finished goods files
 Internal Controls
y Independent verification
y cost accounting reconciles material usage (material 
requisitions) and labor usage (job tickets) with 
standards 
y variances are investigated

y GL dept. verifies movement from WIP to FG by 
reconciling journal vouchers from cost accounting and 
inventory subsidiary ledgers from inventory control 
y internal and external auditors periodically verify the 
raw materials and FGs inventories through a physical 
count
World‐Class Companies…
y continuously pursue improvements in all 
aspects of their operations, including 
manufacturing procedures
y are highly customer oriented
y have undergone fundamental changes from 
the traditional production model
y often adopt a lean manufacturing model
Principles of Lean Manufacturing
y Pull Processing – products are pulled from the 
consumer end (demand), not pushed from the 
production end (supply)
y Perfect Quality –pull processing requires zero defects 
in raw material, WIP, and FG inventories
y Waste Minimization – activities that do not add value 
or maximize the use of scarce resources are 
eliminated
y Inventory Reduction – hallmark of lean manufacturing
y Inventories cost money
y Inventories can mask production problems
y Inventories can precipitate overproduction
Principles of Lean Manufacturing
y Production Flexibility – reduce setup time to a 
minimum, allowing for a greater diversity of products, 
without sacrificing efficiency
y Established Supplier Relations – late deliveries, 
defective raw materials, or incorrect orders will shut 
down production since there are  no inventory 
reserves
y Team Attitude – each employee must be vigilant of 
problems that threaten the continuous flow of the 
production line
Lean Manufacturing Model
y Achieve production flexibility by means of:
y Changes in the physical organization of 
production facilities
y Employment of automated technologies
y CIM, AS/RS, robotics, CAD, and CAM
y Use of alternative accounting models 
y ABC and value stream accounting
y Use of advanced information systems
y MRP, MRPII, ERP, and EDI
 Physical Reorganization of the 
Production Facilities
y Inefficiencies in traditional plant layouts increase 
handling costs, conversion time, and excess 
inventories.  
y Employees tend to feel ownership over their stations, 
contrary to the team concept.
y Reorganization is based on flows through cells which 
shorten the physical distance between activities.
y This reduces setup and processing time, handling costs, 
and inventories.
 Progression of Automation in 
the Manufacturing Process

Traditional Islands of Computer

Technology Integrated
Manufacturing

Progression of Automation toward World-Class Status

Automating Manufacturing
y Traditional Approach to Automation
y Consists of many different types of 
machines which require a lot of setup time
y Machines and operators are organized in 
functional departments
y WIP follows a circuitous route through the 
different operations
Automating Manufacturing
y Islands of Technology
y Stand alone islands which employ computer numerical 
controlled (CNC) machines that can perform multiple 
operations with less human involvement
y Computer Numerical Controlled (CNC ) Machines
y Reduce the complexity of the physical layout
y Arranged in groups and  in cells to produce an entire part 
from start to finish
y Need less set‐up time
Automating Manufacturing
y Computer Integrated Manufacturing (CIM)
y A completely automated environment which 
employs automated storage and retrieval systems 
(AS/RS) and robotics
y Automated Storage and Retrieval Systems 
(AS/RS)
y Replaces traditional forklifts and their human 
operators with computer‐controlled conveyor 
systems 
y Reduce errors, improved inventory control, and 
lower storage costs
Computer‐Integrated 
Manufacturing (CIM) System
Automating Manufacturing
y Robotics
y Use special CNC machines that are useful in 
performing hazardous, difficult, and monotonous 
tasks
y Computer‐Aided Design (CAD)
y Increases engineers’ productivity
y Improves accuracy
y Allows firms to be more responsive to market 
demands
y Interfaces with CAM and MRPII systems
Automating Manufacturing
y Computer Aided Manufacturing 
(CAM)
y Uses computers to control the physical 
manufacturing process
y Provides greater precision, speed, and 
control than human production processes
Achieving World‐Class Status
y The world‐class firm needs new accounting 
methods and new information systems that:
y show what matters to its customers
y identify profitable products
y identify profitable customers
y identify opportunities for improving operations and 
products
y encourage the adoption of value‐added activities and 
processes and identify those that do not add value
y efficiently support multiple users with both financial 
and nonfinancial information
What’s Wrong with Traditional 
Accounting Information?
y Inaccurate cost allocations – automation changes 
the relationship between direct labor, direct 
materials, and overhead cost
y Promotes nonlean behavior – incentives to produce 
large batches and inventories, and conceal waste in 
overhead allocations
y Time lag – data lag due to assumption that control 
can be applied after the fact to correct errors
y Financial orientation – dollars as the standard unit 
of measure
Activity Based Costing (ABC)…
y is an information system that provides managers 
with information about activities and cost 
objects
y assumes that activities cause costs and that 
products (and other cost objects) create a 
demand for activities
y is different from traditional accounting system 
since ABC has multiple activity drivers, whereas 
traditional accounting has only one, e.g. 
machine hours
ABC – Pros and Cons
y Advantages
y More accurate costing of products/services, customers, and 
distribution channels
y Identifying the most and least profitable products and customers
y Accurately tracking costs of activities and processes
y Equipping managers with cost intelligence to drive continuous 
improvements
y Facilitating better marketing mix
y Identifying waste and non‐value‐added activities
y Disadvantages
y Too time‐consuming and complicated to be practical
y Promotes complex bureaucracies in conflict with lean 
manufacturing philosophy
Value Stream Accounting
y Value stream – all the steps in a process that are 
essential to producing a product
y Value streams cut across functions and departments
y Captures costs by value stream rather than by 
department or activity
y Simpler than ABC accounting
y Makes no distinction between direct and indirect 
costs
y Including labor costs
 Cost Assignment to Value Stream

Sales Product Warehousing Manufacturing Shipping

Planning

Production Production Cell

Materials Labor Machines

Value Stream Product Family A

Marketing and Product Support Facilities Rent &

Design Labor Distribution Expenses
Selling Expenses Maintenance

Value Stream Product Family B

Production Production Cell

Materials Labor Machines
 Information Systems that Support 
Lean Manufacturing
y Manufacturing Resources Planning (MRP)
y Ensures adequate raw materials for production process
y Maintains the lowest possible level of inventory on hand
y Produce production and purchasing schedules and other 
information needed to control production
y MRP II
y An extension of MRP
y More than inventory management and production 
scheduling – it is a system for coordinating  the 
activities of the entire firm
Information Systems that 
Support Lean Manufacturing
y Enterprise Resource Planning (ERP) Systems
y Huge commercial software packages that support the 
information needs of the entire organization, not just 
the manufacturing functions
y Automates all business functions along with full 
financial and managerial reporting capability
y Electronic Data Interchange (EDI)
y External communications with its customers and 
suppliers via Internet or direct connection