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Comité Editorial

ARTIES
Association des Responsables Techniques
Immobiliers de l’Enseignement Supérieur

Rédaction
Commission «Tableau de bord»

Mise en page et suivi de fabrication


Dedale Editions
www.dedale-editions.fr
Association des Responsables Techniques Immobiliers de l’Enseignement Supérieur

LES CAHIERS D’ARTIES

INDICATEURS DE PILOTAGE
POUR LE PATRIMOINE IMMOBILIER

des Etablissements d’Enseignement Supérieur

Tableau de bord

CAHIER N° 5
MAI 2007
Ce cahier a été élaboré par :
Robert AYALA : Université de Toulouse 2 - Le Mirail - Commission
Jacques AZAM : INPT/ENSIACET - Commission
Michel BOISSON : Université de Nantes
Jean-Marc CERMELLI : Ecole Normale Supérieure de Lyon - Commission
André DAVID : Université Lumière Lyon 2
Guy DIDIER : Institut National Polytechnique de Lorraine - Commission
Jean DUBOURG : Université Bordeaux 1 - Commission
Philippe GADONNEIX : Université d'Auvergne Clermont 1 - Commission
Nicolas GAILLARD : Institut National des Sciences Appliquées de Lyon - Commission
Jean-Pierre MANCEAU : Université Michel de Montaigne Bordeaux 3 - Commission
Jean-Claude ROMAN : Université Nice Sophia Antipolis - Commission
Olivier TIXADOR : Université Denis Diderot Paris 7
Jean-François VAILLANT : Grenoble Universités - Président de la Commission
Sophie VAILLANT : Université Joseph Fourrier Grenoble 1 - Commission

Maquette et ordonnancement réalisés par :


Sonia CABRITA et Gérard NIOULOU : Université Jean Moulin Lyon 3

Site Web :
Ce cahier peut être téléchargé à partir du site de l’association : www.arties.fr
AVANT-PROPOS

L'Association des Responsables Techniques Immobiliers de l'Enseignement Supérieur - ARTIES a déjà


rédigé quatre cahiers dédiés à la fonction technique immobilière. Les thèmes suivants ont été traités :
• le référentiel de la fonction technique immobilière,
• le partage des responsabilités entre fonction technique immobilière et fonction hygiène et sécu-
rité,
• les logiciels de gestion du patrimoine immobilier,
• les formations nécessaires au bon accomplissement de la fonction technique immobilière.

Pour ce cinquième cahier, il nous est apparu que la communauté universitaire était confrontée à des
interrogations apparemment simples auxquelles il nous tenait de répondre :
• Que me coûte réellement aujourd’hui mon patrimoine immobilier ?
• Quels sont les coûts de remise à niveau et de mise en sécurité de ce patrimoine ?
• Ce patrimoine est-il conforme aux nouvelles normes et adapté aux nouveaux besoins ? Quels sont
les coûts éventuels pour y parvenir ?
• Quel est le niveau de satisfaction des usagers ?
• Est-ce que mon organisation interne répond aux besoins et aux attentes des usagers ?

Et enfin :
• A qui sont destinées ces informations ?

Ces questions et leurs réponses doivent servir de base à l’élaboration des indicateurs de pilotage de la
politique immobilière de l’établissement d’enseignement supérieur. Le présent document s’est donc
fixé pour objectif de proposer des méthodes simples mais fiables pour y répondre rapidement.

Une commission au sein de l’ARTIES a été créée afin de mener une réflexion sur ce sujet. Des experts
et spécialistes ont été consultés au sein d’APOGEE et du CSTB, comme l’a été Jean Pascal Foucault,
chercheur à l’UTC de Compiègne. Notre démarche s’est également appuyée sur un certain nombre
d’ouvrages et en particulier le Tableau de bord MAESTRO de Jean-Pascal Foucault, le guide de la main-
tenance du Moniteur et le guide de la gestion immobilière du CSTB.

Ce travail a abouti à la réalisation du présent document qui permettra de formuler les réponses sous
la forme de paramètres de base qui, relativisés et combinés entre eux constitueront les indicateurs
recherchés. Dans un second temps, à l’aide de ces indicateurs, une démarche d’analyse comparative
(Benchmarking) pourra être menée. L’idée maîtresse fût donc de régler la totalité des problèmes de
façon macroscopique sans jamais céder à la tentation d'utiliser des évaluations détaillées. Par
exemple, est-il nécessaire de connaître pièce par pièce les locaux qui sont à repeindre ou bien est-il
plus facile de définir une démarche globale qui consiste à dire que x% du bâtiment sont à repeindre.
LES CAHIERS D’ARTIES • N° 5

Cette démarche pourra, pour certains, manquer de rigueur. Il nous apparaît néanmoins nécessaire de
dire qu'une vision macroscopique en phase d'étude peut ensuite être affinée en phase opérationnel-
le. Elle doit permettre aux responsables de nos établissements d'apprécier l'opportunité d'une dépen-
se en fonction de l'urgence. On dispose alors d’un outil d'aide à la décision qui, dans ce cadre,
n’atteint pas une précision extrême mais dont la mise à jour est facile. La méthode que nous
proposons commence par une évaluation en quatre points à un instant t : déficit de maintenance,
besoins, qualité d’usage et coût financier.

Cette méthode suppose l’adhésion et l’implication de l'ensemble des personnels du service technique
immobilier. En effet, chacun à sa place connaît son établissement : les personnels de secrétariat ont
des remontées régulières d'informations sur la qualité des locaux utilisés, les personnels de terrain ont
une idée exacte des défauts, des pannes à répétitions et des solutions nécessaires pour y remédier et
nos adjoints en maîtrisent le chiffrage. Cette démarche est de ce fait l’occasion de créer un esprit de
groupe et d’associer les personnels des services techniques immobiliers à une démarche collective.

Ce cahier propose donc une méthode, des objectifs et des outils. Il permet aussi bien de rédiger un
cahier des charges de consultation de bureaux d'études en vue de l'élaboration du tableau de bord et
des indicateurs ou d'offrir à chacun la possibilité d'appliquer la méthode proposée sans assistance
externe. Il pourra également servir de base aux discussions avec les services financiers dans le cadre
de la mise en place d’une comptabilité analytique.

Jean-Pierre MANCEAU Nicolas GAILLARD

Président de l’ARTIES Président de l’ARTIES


de 1996 à 2006 depuis 2006

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LES CAHIERS D’ARTIES • N°5

SOMMAIRE

CHAPITRE A : CHAPITRE C : LES INDICATEURS ................. 15


RAPPELS ET DÉFINITIONS ............................. 5
1 LES PARAMÈTRES DE RÉFÉRENCE ...................... 15
1 LE TABLEAU DE BORD ......................................... 5
2 LES PARAMÈTRES DE BASE ................................. 15

2 LES INDICATEURS ................................................ 5


3 LES INDICATEURS DE BASE ................................ 15
3.1 L'indice de vétusté .......................................... 15
3 LA LOLF ................................................................. 6
3.2 L'indice de surface ........................................... 16
3.3 L'indice de fonctionnalité ................................ 16
4 LA DÉMARCHE D’ÉVALUATION EN 4 POINTS ... 6
3.4 Le déficit fonctionnel ....................................... 16
4.1 Le déficit de maintenance ............................... 7
3.5 La qualité des locaux et du service rendu ......... 16
4.2 L’évaluation des besoins .................................. 7
4 INDICATEURS COMPLÉMENTAIRES .................... 17
4.3 L’évaluation de la qualité d’usage .................... 7 4.1 Les coûts de fonctionnement ...................... 17

4.4 Le coût financier ............................................. 7 4.1.1 Consommation énergétique ..................... 17


4.1.2 Prestation de nettoyage ........................... 17
CHAPITRE B : 4.1.3 Réparations entretien .............................. 17
LA DÉMARCHE POINT PAR POINT ............ 8 4.1.4 Vérifications techniques réglementaires ... 18
1 ÉVALUATION DU DEFICIT DE MAINTENANCE PAR 4.1.5 Sûreté et gardiennage .............................. 18
L’ÉLABORATION D’UN CARNET DE SANTÉ
DU PATRIMOINE IMMOBILIER ............................ 8 4.1.6 Travaux d’investissement
(hors constructions neuves) .............................. 18
1.1 Principe du carnet de santé 4.1.7 Charges de personnel ............................... 18
du patrimoine immobilier ................................ 8
CONCLUSION ...................................................... 19
1.2 Méthode d’élaboration du carnet de santé
du patrimoine immobilier ................................ 9 ANNEXE A
La Valeur Financière de Remplacement (VFR) ....... 20
ANNEXE B
2 L’ÉVALUATION DES BESOINS .............................. 10 La classification UNIFORMAT II ............................. 21

2.1 Les objectifs recherchés ................................... 10 ANNEXE C


Carnet de santé du patrimoine immobilier.
Exemple d’un bâtiment de 18 351 m2 SHON
2.2 L’évaluation des surfaces ................................. 11 de l’ENS de LYON .................................................. 23

2.3 Le déficit fonctionnel ....................................... 11 ANNEXE D


Décomposition analytique des dépenses ............... 25
ANNEXE E
3 QUALITÉ D’USAGE Exemple de sondage élaboré par
Jean Pascal Foucault et le STI de
3.1 Qualité des locaux ........................................... 12 l’Université Bordeaux 3 ......................................... 26
ANNEXE F
3.2 Qualité de service ............................................ 13 Tableau de déficit fonctionnel ............................... 30
4 BILAN FINANCIER ................................................ 13 REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES ............................. 32

Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5 • page 3


LES CAHIERS D’ARTIES • N°5

CHAPITRE A - RAPPELS ET DÉFINITIONS

1 - LE TABLEAU DE BORD

Qu’est-ce qu’un tableau de bord ? :

Ce n'est pas un outil de contrôle... : censé faciliter le suivi des activités placées sous l'autorité d'un res-
ponsable, il est le plus couramment exploité pour le contrôle des subordonnés.
Utilisé ainsi, il peut produire des jugements sommaires, félicitations ou blâmes, mais il ne répond pas à un
objectif d’amélioration.

Ce n'est pas un outil d'animation des réunions... : il est très courant d'attacher plus d'attention à l'es-
thétique de la présentation qu'à sa pertinence, la qualité des données présentées passe alors au second plan !
Ce type d'utilisation permet souvent de sauver les apparences lors de présentations mais demeure totalement
inutile sur le plan de la prise de décision.

C'est un instrument d'aide à la décision : N'oublions pas que nous ne pilotons que ce que nous
mesurons !

Le tableau de bord présente en quelques vues simples, explicites et structurées, les indicateurs clés de l'utili-
sateur. Il permet de suivre et d'anticiper le fonctionnement de l'établissement dans sa politique immobilière.
Les indicateurs présentent généralement le résultat en fonction d'un objectif fixé.
Un tableau de bord comporte aussi des vues de détail pour mieux comprendre la situation, et des vues de pros-
pective pour anticiper.

2 - LES INDICATEURS

Quatre critères définissent un bon indicateur :

Un indicateur est nécessairement associé à un objectif précis : Il n'est vraiment pas nécessaire et c'est
un euphémisme, de disposer d'indicateurs sans relation directe avec les orientations locales et personnelles.
L'indicateur doit être en relation étroite avec les directions sélectionnées pour canaliser aux mieux les actions.

Un indicateur entraîne toujours une décision : À la lecture d'un indicateur, le décideur réagit. Cette réac-
tion peut être de ne rien faire, mais il s'agit cependant d'une démarche active. Si le décideur ou l'équipe ne
dispose pas des moyens d'action ou ne se sent pas préoccupé par l'indicateur, il ne vaut mieux pas l'inclure
dans le tableau de bord.

La précision de l'indicateur est toute relative : La rapidité est essentielle au succès. Il n'est quelquefois
pas possible d'attendre des résultats complets et exhaustifs pour décider en connaissance de cause. Il faut
alors prendre un minimum de risques en se contentant d'un résultat partiel.

Un indicateur appartient à celui qui l'utilise : Il est important que le décideur ait foi dans les indicateurs
présentés. Ils seront donc choisis par leurs utilisateurs. Le choix de leur présentation, qui ne doit rien au hasard
non plus, sera sélectionné en tenant compte de la nature de l'information et des préférences des utilisateurs.

Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5 • page 5


LES CAHIERS D’ARTIES • N° 5

3 - LA LOLF

La Loi Organique relative aux Lois de Finances (LOLF) vient bouleverser la façon de gérer nos établissements.
Même si les chapitres budgétaires de l’Etat restent inchangés, cette nouvelle organisation du budget de l’Etat
par missions, programmes et actions, va modifier considérablement notre façon de travailler.

Rappelons quelques définitions :

La mission, ministérielle ou interministérielle, est «un ensemble de programmes concourant à une politique
définie».

Les programmes sont les regroupements de "crédits destinés à mettre en œuvre une action ou un ensemble
d'actions relevant d'un même ministère auxquels sont associés des objectifs précis, définis en fonction de
finalités d'intérêt général, ainsi que des résultats attendus et faisant l'objet d'une évaluation".

Les actions décrivent le contenu du programme et regroupent des crédits ayant la même finalité.

La gestion du patrimoine immobilier fait l’objet d’une action spécifique (N°14) attachée au programme
N°150 dénommé « Formation supérieure et recherche universitaire », lui-même faisant partie de la mission
interministérielle recherche et enseignement supérieur.
L’action 14 se décline ensuite, pour les budgets des opérateurs, en sous-destinations et sous-sous-destinations :

14 - 1 - 1 - Construction CPER
14 - 1 - 2 - 1er équipement CPER
14 - 2 - 1 - Construction, restructuration hors CPER
14 - 2 - 2 - 1er équipement hors CPER
14 - 3 - 1 - Maintenance
14 - 3 - 2 - Fonctionnement courant
14 - 4 - Mise en sécurité

Pour les établissements gérant des restaurants ou résidences universitaires, l’ensemble des opérations immo-
bilières relatives à ces activités relève du programme N°231 dénommé « Vie étudiante » et de l’action N°2
« aides indirectes » non spécifique aux dépenses immobilières. La LOLF nécessitera une meilleure évaluation
de nos programmes de travaux comme la mise en sécurité, les restructurations, ou encore les opérations CPER.
Nous avons donc besoin de nous doter d’un guide méthodologique permettant l’élaboration d’un système
d’évaluation constitué d’indicateurs qui soient, dans un premier temps, macroscopiques.

4 - LA DÉMARCHE D’EVALUATION EN 4 POINTS

La démarche retenue propose une évaluation du patrimoine en quatre points constituant autant de notions
qu’il convient de définir précisément :

• l’évaluation du déficit de maintenance,


• l’évaluation des besoins,
• l’évaluation de la qualité d’usage,
• l’évaluation du coût financier.

(voir graphique à la fin de la rubrique 4 - page 8)

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LES CAHIERS D’ARTIES • N°5

4.1 - Le déficit de maintenance

Le déficit de maintenance englobe les travaux qui doivent être entrepris afin de ramener le patrimoine
existant dans son état initial, sans aucune adaptation fonctionnelle. Cela nécessite un chiffrage des
besoins de maintenance par bâtiment, en fonction d’une méthode normalisée de définition des éléments
structuraux d’un bâtiment, par exemple la méthode américaine UNIFORMAT II. Ce chiffrage sera complé-
té d’un échéancier de programmation souhaitable des travaux :

• à faire immédiatement
• à faire dans un délai inférieur à 2 ans, c’est dire au plus tard sur le prochain budget
• à faire dans un délai de 3 à 5 ans, c’est à dire à inscrire au prochain contrat quadriennal
• à faire au-delà de 5 ans

4.2 - L’évaluation des besoins

L’évaluation des besoins renvoie à deux notions : le besoin en surface et le déficit fonctionnel.

L’évaluation des besoins en surfaces peut se traduire soit en déficit, soit en excédent par rapport aux
surfaces disponibles. Elle sera appréciée selon la méthode de calcul rapide proposée dans le référentiel des
constructions universitaires de 1997.

L’évaluation des besoins fonctionnels traduit l’écart entre le niveau de fonctionnalité requis par les
usagers du fait de l’évolution des fonctions et des standards internationaux et celui qu’offrent les locaux
mis à leur disposition. Il aura pour base la typologie des locaux et les fiches de programmation définies
dans le référentiel de 1997 et sera estimé sur la base du coût de restructuration et d’équipements nou-
veaux. Les délais de réalisation des travaux seront fonction des obligations pédagogiques ou de fonction-
nement des services. Cette évaluation sera le plus souvent négative ; on quantifiera donc un déficit fonc-
tionnel.

Remarque : il est indispensable de rappeler que sont exclus des deux évaluations précédentes, les besoins
en sécurité sèche, c'est à dire ceux liés aux avis et recommandations des commissions de sécurité et exclu-
sivement liés à la sécurité des personnes vis-à-vis du risque incendie dans les ERP.
Cependant cette évaluation peut être conduite selon le même principe d’évaluation que le déficit de
maintenance (en décomposition UNIFORMAT II) permettant une compilation rapide des besoins de mise
à niveau et de mise en sécurité.

4.3 - L’évaluation de la qualité d’usage

La qualité d’usage constitue l’approche qualitative du ressenti des usagers et qui fait appel à deux notions :
• La qualité des locaux,
• La qualité des prestations fournies par les services techniques immobiliers.

Cette mesure des qualités d’usage fera l’objet d’un sondage auprès d’un échantillon représentatif d’utili-
sateurs.
(voir annexe E)

4.4 - Le coût financier

Ce bilan financier doit permettre de faire ressortir un certain nombre de paramètres portant sur les coûts
consolidés d’investissement et d’exploitation/maintenance de l’établissement. Ces différents paramètres
serviront par la suite à définir des indicateurs.

Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5 • page 7


LES CAHIERS D’ARTIES • N° 5

Coût
Déficit fonctionnel
Evaluation
des besoins
Besoin en surfaces
)
rem pla cem ent (annexe A
cière de
Coût de la Valeur finan
construction
Courbe de détérioration d Déficit de
u pat
rim
o ine maintenance

Temps

Principe d’évaluation à l’instant t.

CHAPITRE B : LA DEMARCHE POINT PAR POINT

1 - ÉVALUATION DU DÉFICIT DE MAINTENANCE PAR L’ÉLABORATION D’UN


CARNET DE SANTÉ DU PATRIMOINE IMMOBILIER
Le responsable technique immobilier doit avoir une vision globale de l’état du patrimoine de son établisse-
ment et ainsi évaluer, sous forme d’un schéma directeur de maintenance, le besoin en financement des pres-
tations de maintenance et de remise à niveau.
L’élaboration de ce schéma directeur et sa mise à jour (annuelle, biennale, ou quadriennale, suivant l’organi-
sation interne de chaque établissement et le besoin en planification) doivent pouvoir être effectuées, en se
dotant de méthodes et d'outils simples, par les personnels du service technique immobilier et limiter l’appel
à des prestataires externes.

1.1 - Principe du carnet de santé du


patrimoine immobilier

Le carnet de santé du patrimoine est une méthode d’évaluation du déficit de maintenance. Il permet de
formaliser de manière simple et synthétique les résultats issus de l’évaluation du patrimoine de chaque
établissement.
L’évaluation caractérise, de manière qualitative et quantitative l’état de chaque élément, issu d’une
décomposition systémique du bâtiment. Il répond donc parfaitement aux besoins de l'institution d’avoir
une vision globale de l’état de son patrimoine.

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LES CAHIERS D’ARTIES • N°5

L’évaluation qualitative consiste à estimer, par l’utilisation d’un code de couleurs, la durée admissible avant
traitement d’un dysfonctionnement affectant l’un des différents systèmes composant le bâtiment :

• Rouge : Le système subit une perte totale de fonctionnalité, ou sa fonctionnalité est fortement
altérée. Il requiert une intervention immédiate
• Orange : Le système subit une perte totale de fonctionnalité, ou sa fonctionnalité est fortement
altérée. Il requiert une intervention rapide dans un délai inférieur à 2 ans.
• Jaune : La fonctionnalité du système est diminuée. Il requiert une intervention dans un délai
compris entre 3 et 5 ans.
• Vert : Le système est dans un état qui ne laisse pas présager un dysfonctionnement dans les 5
ans à venir.
L’évaluation quantitative consiste à déterminer le coût des interventions à réaliser dans un délai de cinq
ans permettant à chaque système du bâtiment de conserver sa fonctionnalité ou de répondre à sa desti-
nation.

Le coût total des interventions par bâtiment détermine le déficit de maintenance.

Le carnet de santé du patrimoine immobilier permet, par cette double approche (visuelle et analytique)
de fixer des priorités dans les interventions de maintenance, ou de remises à niveau, et donc de proposer
une stratégie de financement adaptée.

1.2 - Méthode d’élaboration du carnet de


santé du patrimoine immobilier

Cette méthode s’appuie sur la décomposition des corps d’état du bâtiment en systèmes synthétiques pré-
sentant un nombre limité d’items. Dans la mesure où, ni en France, ni en Europe, les décompositions glo-
bales et forfaitaires de prix de nouvelles constructions ne s’articulent autour de normes, il est proposé de
prendre, comme support, la décomposition des corps d’états de bâtiments définie par la classification
UNIFORMAT II qui est un standard de décomposition américain normé (ASTM E-1557-05 intitulée
Standard Classification for Building Elements and related sitework-Uniformat II).
(voir annexe B)

Uniformat II correspond à un regroupement majeur d’éléments du bâtiment pouvant se repartir au


besoin en plusieurs subdivisions toutes liées les unes aux autres. Chaque groupe et sous-groupe est tribu-
taire des éléments inclus et exclus liés à la classification.

La classification incorpore 3 niveaux hiérarchiques :

• Niveau 1 : groupe principal d’éléments (codé par une lettre)


• Niveau 2 : groupe d’éléments (codé par 1 lettre et 2 chiffres)
• Niveau 3 : élément individuel (codé par 1 lettre et 4 chiffres)

L’exemple donné en annexe C illustre le carnet de santé d’un bâtiment de 18 351 m2 de SHON.

Les analyses qualitatives et quantitatives conduisant à l’élaboration du carnet de santé du patrimoine


immobilier peuvent être réalisées par les personnels du service technique immobilier sous forme de
réunions, d’entretiens et de visites sur le terrain intéressant l’ensemble du service.
L’objectif est d'arriver à un niveau de précision suffisant pour permettre l’obtention rapide de données
sans avoir recours à des ressources extérieures. Il est recommandé de rester au niveau macroscopique
pour cette démarche, la précision viendra en phase opérationnelle (étude et réalisation du cahier des
charges). L’utilisation du code de couleur permet une vision qualitative synthétique de l’état de santé du
bâtiment (dominante de vert, de jaune, présence d’orange et rouge).

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LES CAHIERS D’ARTIES • N° 5

Les éléments individuels, au sens de la norme, qui n’ont pas d’application dans le bâtiment concerné peu-
vent être grisés.
La décomposition suivant les 79 éléments individuels d’Uniformat II permet une approche quantitative
dont le niveau de détail est cohérent avec l’objectif fixé, qui est de cerner le déficit de maintenance du
bien concerné par l’étude.

L’analyse quantitative du carnet de santé du patrimoine immobilier est basée sur des données chiffrées
qui peuvent prendre en compte l’ensemble des paramètres que l’on souhaite vouloir superviser.

Signalons que l’intégration des incidences issues de l’application de nouvelles normes et règlements tels
que les aménagements à réaliser en matière d’accessibilité pour les personnes handicapés, la sûreté des
personnes, ou encore la mise en œuvre des NTIC1 et des TICE2 , sont prises en compte dans l’évaluation
des besoins.

Il est également possible de regrouper d’une manière synthétique l’ensemble des paramètres (y compris
les thèmes cités ci-avant) sur le même document. De même il pourra être fait une «feuille» par thème
afin de pouvoir bien distinguer les différentes destinations de l’action LOLF.

Le carnet de santé du patrimoine immobilier tel que présenté apporte une vision synthétique du bâti-
ment qui peut être transposable à l’ensemble du site. De ce fait, il peut donc devenir la composante main-
tenance et remise à niveau du schéma directeur d’évolution du patrimoine.
La priorité des travaux ou interventions à réaliser peut se faire, pour l’ensemble du site, par bâtiment, ou
par groupe d’éléments (selon Uniformat II).
Ainsi, chaque responsable technique immobilier pourra faire ressortir les zones critiques du patrimoine de
son établissement

2 - L’EVALUATION DES BESOINS

Les établissements de l'Enseignement Supérieur ont des besoins liés à leurs missions (enseignement,
recherche…) et à leurs domaines d'activités (lettres, sciences sociales, sciences de la nature…).

2.1 - Les objectifs recherchés

Ces besoins sont quantitatifs (m2) et qualitatifs (typologie des locaux, services…). Ils sont en constante
évolution, compte tenu :

• des technologies utilisées (WIFI, GTC3, recherche et simulations informatiques …)


• de l’évolution des réglementations et des normes (sécurité incendie, code du travail, code de la
construction, label HQE4…)
• des objectifs recherchés (par exemple : structuration de l'enseignement en LMD5, volonté d’aug-
menter le niveau de confort des usagers…)

Ces quelques exemples ne sont pas exhaustifs, mais démontrent que l’adéquation entre besoins et exis-
tant est constamment à redéfinir.

Pour un établissement, les objectifs recherchés sont de pouvoir quantifier et chiffrer, à un instant t :

• le déficit (ou l'excédent) des surfaces nécessaires pour mener à bien ses différentes missions
• le déficit fonctionnel des surfaces mises à sa disposition.
1
NTIC : Nouvelles technologies de l’information et de la communication
2
TICE : Technologies de l'information et de la communication à l'enseignement
3
GTC : Gestion technique centralisée
4
HQE : Haute qualité environnementale
5
LMD : Licence, mastère, doctorat

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LES CAHIERS D’ARTIES • N°5

2.2 - L’évaluation des surfaces

En ce qui concerne l'évaluation des surfaces, trois méthodes (analytique, statistique ou paramétrée) sont
proposées dans le Référentiel des Constructions Universitaires6 :

• Evaluation analytique : réalisée à partir des données organisationnelles et fonctionnelles de


l'établissement et de ratios de surface pour chaque type d'espace.

• Evaluation statistique : réalisée à partir de ratio de surface nécessaire par étudiant et fondée
sur la notion de «moyenne nationale». Cette méthode présente des limites évidentes :
- une remise à jour régulière serait nécessaire afin d'intégrer les nouveaux besoins ;
- les projets universitaires spécifiques ne sont pas pris en compte ;
- les formations professionnalisées non plus.

• Evaluation paramétrée : évaluation des surfaces par étudiant faisant clairement ressortir les
données prises par défaut et offrant la possibilité de les remplacer par les valeurs réelles corres-
pondant à la situation étudiée.

Le seuil d'application semble pouvoir se situer à 2000 étudiants ; en dessous de ce seuil, seule l'approche
analytique est capable de proposer une juste appréciation des surfaces.
La recherche et l’enseignement très spécialisé utilisant des halles technologiques sont exclus de cette
approche, seuls sont pris en compte les bureaux affectés à ces activités.

Dans son introduction (page 10 : « Les méthodes et outils proposés doivent permettre le développement
d’un raisonnement logique qui est le meilleur gage d’actualisation et d’adaptation permanente à l’évolu-
tion des besoins ; elle ne doit pas être utilisée comme une norme opposable dont la rigidité serait antino-
mique avec l’objectif souhaité »), le Référentiel des Constructions Universitaires indique ses limites d’uti-
lisation. Par expérience, nous constatons effectivement qu’il n’est pas adapté à bien des situations parti-
culières. Il sera donc nécessaire d’utiliser une démarche spécifique dont il sera nécessaire d’expliciter les
critères.

Cette évaluation des surfaces peut donner quatre types de résultat :

• des surfaces en adéquation avec les besoins

• des déficits de surface. La solution passe par une opération d'extension ou de construction
neuve à chiffrer selon le cas avec une méthode adaptée

• des déficits relatifs. La surface globale est suffisante, mais ne correspond pas au besoin :
Exemple, il existe 4 salles de 100 places, alors que le besoin serait de 8 salles de 50 places. Cela
peut conduire à une opération de restructuration à chiffrer comme tel (chiffrage spécifique fondé
sur un diagnostic précédemment réalisé)

• des excédents de surface.

2.3 - Le déficit fonctionnel

Le déficit fonctionnel correspond, à un instant t, à la différence entre la nature des locaux nécessaires à
l'établissement, et le niveau de fonctionnalité de l'existant. La valorisation de ce déficit devra être fait
d’une manière homogène par chaque établissement. L’établissement devra le quantifier par rapport à une
situation «idéale» (par exemple des standards internationaux) ou par rapport à des standards propres qui
prendront en compte des contraintes ou des objectifs internes (par exemple les moyens financiers ou une
politique de développement durable).

6
Référentiel des Constructions Universitaires - septembre 1997 - Ministère de l’Education Nationale, de la Recherche et de la
Technologie

Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5 • page 11


LES CAHIERS D’ARTIES • N° 5

La connaissance de cette différence émane :


• soit des usagers des locaux,
• soit de la Fonction Technique Immobilière (FTI).

Les premiers exprimeront avant tout un déficit lié à l’évolution des fonctions (par exemple la mise en
place du LMD), et éventuellement des problèmes d’inconfort ; leur approche est qualitative et nécessite-
ra probablement des scénarii avant chiffrage. La FTI maîtrise quant à elle davantage les besoins de mise
aux standards internationaux en termes de niveau de fonctionnalité (distribution électrique, déploiement
du Wifi) ou en termes de confort d’ambiance (la mise en place de rideaux extérieurs sur une façade orien-
tée au Sud).

Ce déficit fonctionnel aura pour base la typologie des locaux définie dans le Référentiel de 1997 et les
fiches de programmation des locaux de ce même référentiel. Cependant, ces données ont évolué depuis
1997 et doivent être incrémentées par la prise en compte :

• de critères Haute Qualité Environnementale (HQE),


• de besoins spécifiques liés aux handicaps moteurs, sensoriels et cognitifs,
• des Voiries et Réseaux Divers (VRD) et les réseaux Voix-Données-Images (VDI) dédiés au bâtiment.

L’évaluation qualitative du déficit fonctionnel compilera l’expression des besoins des utilisateurs et ceux
déterminés par les personnes en charge du patrimoine immobilier. Elle nécessite de planifier les besoins,
par l'utilisation d'un code de couleurs (identique au carnet de santé du patrimoine immobilier).

L'évaluation quantitative de ce déficit fonctionnel consiste à déterminer le coût de mise à niveau sur la
base de travaux à réaliser dans des délais souhaités pour satisfaire aux obligations pédagogiques ou de
fonctionnement des services et laboratoires. Pour cela, la référence UNIFORMAT II serra complétée par
une méthode identique à celle qui a permis l’élaboration du carnet de santé (cf. chapitre 1.2.1).

Le tableau du bilan de déficit fonctionnel ci-joint (annexe F) est renseigné par bâtiment selon les para-
mètres indiqués précédemment.

3 - QUALITÉ D’USAGE

La démarche proposée doit fournir des paramètres exprimant la manière dont les usagers perçoivent leur
environnement de travail. Cette approche purement qualitative permettra d’évaluer un ressenti d’usagers
souvent très subjectif et relatif.

La méthode que nous proposons pour évaluer cette qualité d’usage, distingue la qualité des locaux et la qua-
lité du service rendu par le service technique immobilier. Elle est basée sur un sondage réalisé auprès d’un
échantillonnage représentatif d’usagers. Un exemple de questionnaire, élaboré par Jean-Pierre Manceau,
Université Montaigne Bordeaux 3, en collaboration avec Jean-Pascal Foucault, est fourni en annexe E. Celui-ci
peut servir de base et être adapté à de nombreux établissements. Mais rappelons que le nombre de questions
doit rester limité pour en alléger l’analyse et respecter l’approche macroscopique souhaitée pour l’ensemble
de la démarche.

3.1 - Qualité des locaux

La première partie du document décrit la méthode d’évaluation des déficits de maintenance et de besoins
et en particulier le déficit fonctionnel et le déficit de surface. Cette seconde partie propose une approche
qualitative de la qualité des locaux qui complète la première approche et prolonge la réflexion du res-
ponsable technique, afin de pallier des oublis ou des biais introduits lors de l’évaluation des déficits.

Page 12 • Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5


LES CAHIERS D’ARTIES • N°5

Le questionnaire doit donc porter sur l’ensemble des éléments de confort, même si certains ont pu être
précédemment évalués comme le manque de surfaces ou de fonctionnalités, l’ergonomie, le confort ther-
mique.

3.2 - Qualité de service

Nous approchons ici un domaine sensible qui touche directement le service technique immobilier et la
façon dont il est apprécié par l’ensemble de la communauté universitaire.
Nous devons donc être prudents sur la nature des questions posées et clairs quant aux objectifs recher-
chés vis-à-vis du personnels du service technique immobilier qui pourrait considérer les réponses aux
questions comme autant d’agression et source de démobilisation. Le but est en effet de connaître la per-
ception qu’ont les usagers du service afin de mieux appréhender ses points forts et points faibles. Cette
démarche, accompagnée d’un effort de communication doit au final permettre la mobilisation des agents
sur des objectifs précis et compris par tous.

Le contenu du questionnaire doit permettre d'évaluer en particulier :

• l’intégration du service technique immobilier dans l’établissement et son rôle,


• le déficit de formation des personnels,
• le manque de personnels,
• le manque d’organisation du service du patrimoine,
• l'adéquation entre les missions et les moyens.

4 - BILAN FINANCIER

Il s’agit d’estimer les coûts consolidés consacrés à la fonction immobilière. Le coût de l’immobilier se décom-
pose en :

• exploitation / maintenance
• travaux d’investissement

La compilation de ces deux familles de dépenses nécessite la mise en place d’une comptabilité analytique
dans un environnement contraint par la comptabilité publique, la LOLF et la capacité des outils de traitement
de ces données (logiciel comptable). De son côté, la comptabilité publique détaille ou synthétise tous les mou-
vements financiers qu’elle classe "par nature" (immobilisations, charges et produits) d'après un plan comp-
table national à caractère obligatoire.
Par ailleurs, la comptabilité analytique permet l'affectation "par destination" de budgets spécifiques que les
gestionnaires ont besoin de suivre précisément. Ensemble, la comptabilité générale et la comptabilité analy-
tique permettent la mise en oeuvre d'un processus de suivi et de maîtrise des coûts.

Ce type de système d'information répond tant aux besoins des gestionnaires immobiliers qu'à ceux des
contrôleurs de gestion, en établissant clairement le lien entre la comptabilité publique et l’analyse comparati-
ve (ou benchmarking) en matière immobilière. Ceci nous permettra par ailleurs de répondre aux obligations
de la LOLF en matière de justification des demandes de crédits et de la rationalisation de leurs dépenses.

Pour ce faire, nous proposons la démarche suivante :

1. S’interroger sur le niveau de décomposition analytique souhaitable en examinant les différentes


familles de dépenses.
2. Approfondir la connaissance de la gestion immobilière en proposant une liste de comptes déve-
loppés au niveau le plus fin et une définition succincte appliquée au contexte de l’exploitation
des bâtiments puis une ventilation de ces comptes par destination.

Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5 • page 13


LES CAHIERS D’ARTIES • N° 5

En effet, la qualité de l’exploitation des informations est directement liée à cette phase de structuration.
L’affectation par destination correspond à une ventilation par famille de dépenses (non consolidée). L’annexe D
propose une décomposition possible en différentes familles de dépenses.

Le plan comptable général prévoit une répartition des comptes d'imputations autour de 7 classes. La classe 8
«Engagement hors bilan» complète le dispositif. Les opérations comptables sont enregistrées et affectées dans
des comptes d'imputation. Chaque compte est subdivisé en sous-comptes, qui sont eux-mêmes des comptes
d'imputation d'un niveau de détail plus fin. Les sous-comptes sont adaptés à l'activité de chaque établisse-
ment. Les comptes visent toutes les activités de l'établissement, dont la gestion immobilière. Des suffixes peu-
vent être utilisés à un niveau de détail encore plus précis, correspondant au plan comptable de l'université.
Par exemple, dans le compte 6061, nous pouvons créer un compte spécifique à l'énergie électricité, 60611, car-
burant et lubrifiant, 60612 ...

La gestion de l’exploitation des bâtiments utilise principalement les comptes d’investissement (classe 2) et de
fonctionnement (classe 6 et 7). Ces comptes regroupent des coûts par nature, du point de vue de la compta-
bilité générale.
Ainsi, les contrats de maintenance pour un ascenseur, une chaudière, un groupe électrogène figurent selon le
plan comptable général dans le compte 6156 «travaux d’entretien et de réparation – maintenance», sans autre
distinction. Pourtant ces contrats ne sont pas de même nature du point de vue d’un gestionnaire immobilier.
Cette différence sera exprimée et prise en compte au niveau de la définition des destinations. L’analyse des
comptes imputés à une destination doit aussi permettre au gestionnaire de patrimoine de différencier la natu-
re des travaux qu’il engage et de compléter l’analyse qu’il en fait (par exemple s’ils ont été réalisés en inter-
ne ou en externe).

Dans cette démarche analytique, la dimension «géographique» de la dépense, c’est à dire la capacité d’esti-
mer la dépense au niveau d’un site, voire d’un bâtiment, ou la dimension «typologique» du patrimoine n’ont
pas été intégrées. Elles peuvent être obtenues à partir de codes analytiques ou éventuellement de sous-
ensembles budgétaires tels que les centres de responsabilité (CR) de NABUCO, dans le but de pouvoir dispo-
ser d’un tableau complété si possible par bâtiment. Suivant les cas nous pourrons introduire uniquement les
sommes de niveau 1, voire de niveaux 2 ou 3 suivant le type d’information que nous pourrons recueillir. Si ces
éléments ne sont pas répertoriés par bâtiment, il sera commode de rentrer directement la somme globale cor-
respondant à la totalité de l'établissement.
Il sera sans doute nécessaire pour chacun de définir de façon claire ce qu’il intègre dans les différents codes
analytiques.

Des éléments pourront être supprimés, d’autres ajoutés. Ainsi, par exemple, le service technique immobilier
n'a pas forcément la responsabilité de la sûreté ou du gardiennage. Il pourra donc ignorer cet élément ou bien
s'il le souhaite récupérer ces chiffres auprès de l'agence comptable.
Il semble important de rajouter à ce tableau, pour ceux qui le souhaitent, les charges de personnel du service
technique immobilier. Cet élément peut être utile pour valider ou non l'externalisation de certains travaux. Le
suivi annuel de ces éléments peut donner une idée de l’évolution de notre activité.

Page 14 • Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5


LES CAHIERS D’ARTIES • N°5

CHAPITRE C : LES INDICATEURS

En premier lieu, il est important de rappeler que notre méthode est macroscopique et doit être facile à mettre à jour
et à exploiter. Il est donc recommandé de limiter le nombre d’indicateurs.

À plus long terme, un observatoire de suivi de ces indicateurs pourrait être mis en place sur l’ensemble des établisse-
ments afin de les suivre et de les adapter aux différents fonctionnements et aux différentes typologies de locaux.

1 - LES PARAMÈTRES DE RÉFÉRENCE

Un indicateur est généralement sans dimension ou bien relatif, de manière à permettre l’analyse comparati-
ve. Pour définir nos indicateurs, il est donc nécessaire de définir des paramètres de référence ; les plus perti-
nents semblent être :

- les surfaces SHON ou SHOB,


- la valeur financière de remplacement (VFR) du patrimoine immobilier (annexe A).

2 - LES PARAMÈTRES DE BASE

L’évaluation du patrimoine proposée permet de définir nos paramètres de base, à savoir :

- le déficit de maintenance,
- le déficit ou l'excédent de surfaces,
- le déficit fonctionnel,
- la qualité des locaux utilisés,
- la qualité du service rendu.

Ces cinq paramètres sont les plus significatifs. Comme nous l’avons précédemment évoqué, ils doivent être
établis par bâtiment ou du moins par entité géographique cohérente et homogène. A cette échelle, les trois
premiers paramètres peuvent être utilisés en valeur absolue, et constituer autant d’indicateurs très pertinents
de l’évolution de ce bâtiment. La qualité du service rendu sera sans doute évaluée à l’échelle de l'établisse-
ment.

3 - LES INDICATEURS DE BASE

Comme cela vient d’être rappelé, les paramètres de bases peuvent être considérés à l’échelle du bâtiment
comme des indicateurs de base pertinents de son état et de son évolution. Dans ce paragraphe, les paramètres
de bases seront donc proposés tels quels comme indicateur ou bien combinés à des paramètres de référence
afin d’obtenir des indicateurs permettant une analyse comparative.

3.1 - L’indice de vétusté

- Le déficit de maintenance tiré du carnet de santé nous permet de connaître le montant des sommes
à engager pour remettre le patrimoine à niveau et donner des échéances. Ce paramètre est indispensable
aux instances dirigeantes de nos établissements pour la préparation du budget. Cependant, pour appré-
cier le niveau de détérioration et leurs permettre de fixer des priorités, il est nécessaire de relativiser cette
valeur, en pondérant ce paramètre par la valeur financière de remplacement (VFR) du patrimoine (définie
en annexe A). Nous définissons ainsi l’indice de vétusté exprimé en % :

- Indice de vétusté = (déficit de maintenance / VFR) X 100

Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5 • page 15


LES CAHIERS D’ARTIES • N° 5

Il mesure l'effort financier nécessaire pour améliorer la maintenance du patrimoine. Il est à remarquer
que si les sommes portées au crédit de la maintenance ne sont pas suffisantes, le déficit de mainte-
nance continuera à croître malgré les sommes engagées. Si les sommes engagées sont suffisantes
la valeur de l’indice de vétusté diminuera.

Rappelons que lors du colloque de la CPU de juin 2005, le pourcentage de 2 ou 3 % de la valeur financiè-
re de remplacement a été donné pour estimer le niveau d’effort de maintenance nécessaire, ce qui cor-
respond très souvent à environ dix fois la dotation du contrat quadriennal.

Nota bene : Le déficit de maintenance établi selon Uniformat II intègre les aménagements extérieurs et
les raccordements aux réseaux communs. La VFR calculée d’après le référentiel des constructions univer-
sitaires exclut ces éléments qui peuvent représenter 5% du montant des travaux.

3.2 - L’indice de surface

- Le déficit de surface peut être traduit en coût d'investissement afin de fournir une première enve-
loppe financière dans l’hypothèse d’une construction neuve ou d’une restructuration lourde, ainsi
qu’une prévision de crédits de fonctionnement nécessaires à l'exploitation de celle-ci.

- L'excédent de surface : même s'il est exceptionnel, il est important de le connaître. Si les universités
avaient le droit d'aliénation, cela leur permettrait d'affecter le produit de la vente de ces surfaces à la
remise à niveau de leur patrimoine.

- L’indice de surface = (déficit ou excédent de surface / surface totale) X 100 permettra de fixer
les priorités entre les différentes composantes pouvant revendiquer des extensions. Il peut également
justifier de réaffectations de surfaces au profit de composantes en déficit.

3.3 - L’indice de fonctionnalité

- L’indice de fonctionnalité = (déficit fonctionnel / VFR) X 100. Il exprimera l’adéquation du patri-


moine avec les missions à assurer.

3.4 - Le déficit fonctionnel

- Le déficit fonctionnel permettra aux équipes dirigeantes de planifier la restructuration de certains


locaux afin de les adapter à de nouvelles contraintes pédagogiques et d'en mesurer les coûts d'investis-
sement et d'exploitation ultérieure. Cette démarche peut également faire apparaître l’opportunité de
relocaliser une activité.

3.5 - La qualité des locaux et du


service rendu

- La qualité des locaux et du service rendu ont une influence non négligeable sur la «productivité»
des personnels et des structures. Il est donc nécessaire de prévoir les restructurations afin que les locaux
soient mieux adaptés aux besoins des personnels et des étudiants, et de doter la FTI des moyens néces-
saires à l’accomplissement de ses missions. Présentés sous la forme d’une note, ils constituent un indi-
cateur.

Page 16 • Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5


LES CAHIERS D’ARTIES • N°5

4 - INDICATEURS COMPLÉMENTAIRES

Nous avons cherché dans ce document à mettre en évidence des indicateurs macroscopiques qui puissent
nous servir régulièrement.
Si nous nous sommes jusqu’à présent limités à des indicateurs de base macroscopique, il appartient cepen-
dant à chacun de se construire ses propres indicateurs à partir des paramètres de base. On peut, en effet,
prendre d'autres paramètres de référence comme le nombre d'étudiants, la dotation globale de fonctionne-
ment, les crédits de maintenance, ou encore le montant du budget total de l'université.

Par ailleurs, d’autres variables peuvent être étudiées telles que le nombre de bons de travaux émis ou le
délai moyen d’intervention. Ces éléments peuvent constituer des indicateurs performants dans la mesu-
re où ils permettent de vérifier l’adéquation entre l’effectif en personnel du service technique immobilier et
le nombre de bons de travaux exécutés. Cela suppose d'avoir un système performant de prise en compte des
demandes de travaux avec la date de la demande, la date de la réalisation et un historique permettant de faire
une analyse plus fine si on le souhaite.

4.1 - Les coûts de fonctionnement

Les indicateurs suivants seront directement quantifiés à l’aide des valeurs entrées dans le tableau des
codes analytiques figurant en annexe D et identifiés par le code correspondant (par exemple 1.1.1 pour
énergie).

4.1.1 • Consommation énergétique

Deux indicateurs peuvent être rapidement mis en place : il s’agit de la consommation énergétique par
m2/SHON et de la consommation d'eau par m2/SHON. Ces deux indicateurs seront directement quan-
tifiés à l’aide des valeurs entrées dans le tableau des codes analytiques (annexe D).

• Consommation énergie = (1.1.1) / surface SHON (€ HT/m2/an)

• Consommation eau = (1.1.2) / surface SHON (€ HT/m2/an)

4.1.2 • Prestation de nettoyage

La totalité des prestations réalisées par des entreprises extérieures, le prix des produits utilisés et ainsi
que les charges de personnel (salaires, charges sociales, etc.) doivent être incluses.

• Prestations de nettoyage = (1.2) / surface SHON (€ HT/m2/an)

4.1.3 • Réparations entretien

On devra choisir d’avoir une vision globale (vision macroscopique au sens de ce document) ou une
vision détaillée (il est alors nécessaire de s’interroger sur sa pertinence). Dans le premier cas on ne s'oc-
cupera que du code analytique (1.3), dans le second cas on utilisera ses subdivisions analytiques (1.3.1),
(1.3.2), (1.3.3), (1.3.4).

• Réparations entretien = (1.3) / surface SHON (€ HT/m2/an)

Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5 • page 17


LES CAHIERS D’ARTIES • N° 5

4.1.4 • Vérifications Techniques


Réglementaires (VTR)

Cet indicateur est important car il conditionne le coût au mètre carré de toute vérification technique
réglementaire obligatoire. On utilisera donc l'indicateur VTR par m2 SHON.

• VTR = (1.4.2.1) / surface SHON (€ HT/m2/an)

4.1.5 • Sûreté et gardiennage

L’indicateur sûreté et gardiennage par m2 SHON sera utilisé soit par le service technique immobilier,
s'il est en charge de la sûreté, soit par le service intérieur.

• Sûreté = (1.4.2.2) / surface SHON (€ HT/m2/an)

4.1.6 • Travaux d'investissement


(hors constructions neuves)

À l'intérieur de ce chapitre 2 sont regroupées trois classes de dépenses :

• le gros entretien programmable


• l'amélioration et les transformations
• les travaux de mise en sécurité

Les deux premières peuvent être pondérées par la surface SHON. Il est préférable d'exprimer les tra-
vaux de mise en sécurité en pourcentage exécutés du schéma directeur de mise en sécurité

• Gros entretien programmable = (2.1) / surface SHON (€ HT/m2/an)


• Améliorations et transformations = (2.2) / surface SHON (€ HT/m2/an)

4.1.7 • Charges de personnel

Dans le cas de consolidation du coût des travaux avec les charges des personnels, il peut être intéres-
sant de les ramener au coût au m2. Il serait aussi opportun de comparer les charges de ces personnels
à la charge totale des personnels hors enseignants de l’établissement. Une dernière analyse s'impose,
le coût des formations des personnels des services techniques immobiliers rapporté au coût total des
formations des personnels hors enseignants. Cela peut avoir une incidence sur la qualité des travaux
exécutés par les personnels du service technique immobilier. En effet, un personnel formé travaillera
mieux et plus vite qu'un personnel non formé.

personnel du STI) / surface SHON (€ HT/m2/an)


- Charges personnels = (Charges de formation des personnels STI + Salaires et charges de

- Formation STI = (Charges de formation des personnels STI / Charges de formation des per-
sonnels hors Enseignants) X 100 (%)

- Charges personnel = (Salaires et charges de personnel du STI / Salaire et charges total des
personnels hors enseignants) X 100 (%)

Page 18 • Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5


LES CAHIERS D’ARTIES • N°5

CONCLUSION

Le Tableau de bord ARTIES répond à trois objectifs : rapidité, simplicité, exhaustivité. Certains pourront criti-
quer le manque de précision dans l’approche proposée, mais cela ne doit faire oublier l’enjeu de fournir rapi-
dement aux équipes dirigeantes des données globalement fiables et jusqu’à présent inaccessibles mais indis-
pensable à la justification de toute prise de décisions. La précision viendra naturellement en phase projet.

La méthode préposée permet de fédérer l’ensemble des personnels du service technique autour d’un projet
commun et de les mobiliser sur des objectifs partagés. Par cette démarche participative, chacun à son niveau
contribue à la connaissance du patrimoine et à sa gestion. Cette simple écoute valorise le travail des person-
nels exécutants, et leur permet de matérialiser leur connaissance des lieux, par ailleurs indispensable au bon
aboutissement de ce projet.

Cependant, un soin particulier devra être apporté à l’évaluation de la qualité du service. Elle peut se révéler
délicate, s'agissant d'évaluer le travail effectué, sa rapidité, ainsi que les rapports humains entre les person-
nels du service technique immobilier et leur environnement. Les personnels techniques doivent être associés
à la préparation de cette démarche, afin d’appréhender au mieux les objectifs recherchés, à savoir la mise en
évidence de dysfonctionnements, sans pour autant remettre en cause leur travail. L’origine d’un dysfonction-
nement peut être un déficit de moyens financiers ou humains, un problème d’organisation ou toute autre
cause. Cette information devra remonter aux instances dirigeantes de nos établissements dont le soutien est
nécessaire avant d'envisager une solution.

L’analyse des coûts de fonctionnement reste à traiter. Pour ce faire, Il est nécessaire d’initier un dialogue entre
différents acteurs et décideurs de l’établissement (présidence, secrétaire général, services financiers…) afin
de mettre en place une structure budgétaire adaptée au mieux à la gestion du patrimoine immobilier. Comme
pour l’ensemble de la démarche, il faudra savoir résister au désir de précision au profit de la pertinence et de
la simplicité. En effet, l’imputation des dépenses de fonctionnement étant réalisée par de multiples opéra-
teurs, la simplification de la structure budgétaire sera un gage de fiabilité, et inversement sa complexification
une source d’erreur d’imputation.

Si cette démarche d’évaluation propose une bonne vision du patrimoine immobilier à un instant donné, les
différentes itérations de celle-ci permettront de juger de son évolution et de l’impact des décisions prises. Cela
constituera la première phase de l’analyse comparative, c’est à dire la comparaison à soi-même. Dans une
seconde phase, les indices obtenus pourront alimenter une base de données nationale du patrimoine immo-
bilier de l’enseignement supérieur et ainsi permettre une analyse comparative à plus grande échelle.

Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5 • page 19


LES CAHIERS D’ARTIES • N° 4

ANNEXE A
LA VALEUR FINANCIÈRE DE REMPLACEMENT (VFR)

La valeur financière de remplacement d’un bâtiment est le montant d’opération nécessaire actuellement à la
construction à l’identique de l’ouvrage (hors coût de démolition, d’acquisition du foncier, d’aménagements exté-
rieurs et de raccordements aux réseaux communs) au même niveau de fonctionnalité que lors de sa conception.

Pour estimer cette valeur nous utilisons le référentiel des constructions universitaires de 1997 et sa mise à jour
de 2004 (qui n'a toujours pas été officialisée), mais en prenant également compte notre expérience personnel-
le.

TTC (999,7 €) par m2 SHON, valeur mars 1997 avec une TVA à 20,6 % et un BT01 de 539,7, à cette date.
Le référentiel de 1997 donnait comme valeur du coût de construction (coût travaux) du patrimoine 6 605 F

La formule de révision tenait compte du fait que cet indice n’intégrait pas les gains de productivité, seul 75 % de
l’évolution calculée étaient affectés. Le prix élémentaire Pn de l’année était donc :

Pn= P97 x (0,25 + 0,75 (BT01(m) / BT01 (03/97))

au m2 était fixé à 1 670 € TTC (coût travaux) avec une valeur de l’indice BT 01 de 636,7 valeurs septembre 2003.
Le projet de référentiel de 2004, prenait d'autres éléments en compte. En particulier le coût de construction

Pour les mêmes raisons que précédemment la formule de révision de prix comportait une partie fixe (de 0,15 au
lieu de 0,25) :

Pn = P03 x (0,15 + 0,85 (BT01(m) / BT 01 (09/03))

Nous pensons qu’il n'est pas souhaitable de tenir compte de l’élément fixe et donc qu’il faut supprimer ce coef-
ficient afin de retomber sur une formule classique :

Pn= P03 x BT01 (m) / BT01 (m0)

L’indice BT 01 valeur janvier 2006 est de 707,2

1 855 € TTC soit un coût d’opération de (X 1,25) de 2300 € TTC/m2. Les valeurs observées, suivant la complexité
Une remise à jour au 1er janvier 2006 sans tenir compte de la partie fixe nous amènerait à un coût travaux de

des chantiers, se situent entre 2 000 et 2 500 € TTC (valeur 2005-2006).

Page 20 • Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5


LES CAHIERS D’ARTIES • N°4

ANNEXE B
LA CLASSIFICATION UNIFORMAT II

Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3


Groupe principaux d’éléments Groupe d’éléments Eléments individuels
A1010 Fondations standard
A - INFRASTRUCTURE A10 Fondations A1020 Fondations spéciales
A1030 Dalle inférieure

A2010 Excavation sous-sol


A20 Construction sous-sol
B - SUPERSTRUCTURE A2020 Murs sous-sol
ET ENVELOPPE B10 Superstructure B1010 Construction de plancher
B1020 Construction de toiture

B2010 Murs extérieurs


B20 Enveloppe extérieure B2020 Fenêtres extérieures
B2030 Porte extérieures
B3010 Couverture
B30 Toit
B3020 Ouvertures de toit

C1010 Cloisons
C - AMENAGEMENT C10 Construction intérieure C1020 Porte intérieures
INTERIEUR C1030 Accessoires intégrés

C2010 Construction d’escaliers


C20 Escaliers
C2020 Finitions d’escaliers

C3010 Finitions de mur


C30 Finitions intérieures C3020 Finitions de plancher
C3030 Finitions de plafond

D1010 Ascenseurs et monte-charges


D10 Moyens de transport D1020 Escaliers mécaniques et trottoirs roulants
D1090 Autres systèmes de transport
D2010 Appareils de plomberie
D2020 Réseau d’eau domestique
D20 Plomberie D2030 Réseau de drainage sanitaire
D2040 Réseau de drainage pluvial
D2090 Autre système de plomberie

D3010 Source d’énergie


D3020 Système de production de chaleur
D3030 Système de production de froid
D30 Chauffage, ventilation
D3040 Distribution de CVCA
et conditionnement
D - SERVICES D3050 Unités autonomes ou monoblocs
d’air (CVCA)
D3060 Régulation et instrumentation
D3070 Essai et réglage des systèmes
D3090 Autres systèmes ou équipement de CVCA

D4010 Gicleurs
D4020 Canalisations et robinets d’incendie
D40 Protection incendie
D4030 Accessoires de protection incendie
D4090 Autres systèmes de protection incendie

D5010 Service et distribution électrique


D5020 Eclairage et distribution secondaire
D50 Electricité
D5030 Communication et sécurité
D5090 Autres systèmes électriques

Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5 • page 21


LES CAHIERS D’ARTIES • N° 5

Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3


Groupe principaux d’éléments Groupe d’éléments Eléments individuels

E1010 Equipement commercial


E1020 Equipement institutionnel
E10 Equipement E1030 Equipement pour véhicules
E - EQUIPEMENT E1090 Autre équipement
ET AMEUBLEMENT
E20 Ameublement et E2010 Ameublement et décoration fixes
décoration E2020 Ameublement et décoration mobiles

F1010 Structure spéciale


F1020 Sous-ensembles intégrés
F10 Construction spéciale F1030 Système spécial de construction
F - CONSTRUCTION F1040 Installation spéciale
SPECIALE F1050 Instrumentation et régulation spéciales
ET DEMOLITION
F20 Démolition sélective de F2010 Démantèlement d’éléments de bâtiment
bâtiment F2020 Elimination de produits dangereux

G1010 Déblaiement d’emplacement


G10 Préparation G1020 Déplacements et démolition sur l’emplacement
d’emplacement G1030 Terrassement d’emplacement
G1040 Décontamination d’emplacement

G2010 Chaussée
G2020 Aire de stationnement
G20 Amélioration G2030 Surface piétonnière
d’emplacement G2040 Aménagement d’emplacement
G2050 Aménagement paysager

G3010 Alimentation en eau


G3020 Egout sanitaire
G - AMENAGEMENT G3030 Egout pluvial
D’EMPLACEMENT G30 Services de mécanique sur
G3040 Distribution chauffage
l’emplacement
G3050 Distribution de refroidissement
G3060 Distribution de combustible
G3090 Autres services de mécanique sur l’emplacement

G4010 Distribution d’électricité


G40 Service d’électricité sur G4020 Eclairage d’emplacement
l’emplacement G4030 Communication et sécurité sur l’emplacement
G4090 Autres services d’électricité sur l’emplacement

G90 Autre construction sur G9010 Tunnels piétonniers et de service


l’emplacement G9020 Autres systèmes sur l’emplacement

Page 22 • Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5


LES CAHIERS D’ARTIES • N°5

ANNEXE D
DÉCOMPOSITION ANALYTIQUE DES DÉPENSES

Codes analytiques
Libellés
Niv.1 Niv.2 Niv.3 Niv.4
1 Fonctionnement courant
1.1 Consommations d’Energie et eau
1.1.1 Energie
1.1.2 Eau
1.2 Prestation de nettoyage
1.3 Réparation et entretien
1.3.1 Chauffage, climatisation, ventilation, plomberie, sanitaires
1.3.1.1 Chauffage, climatisation, ventilation
1.3.1.2 Plomberie, sanitaire
1.3.2 Installations électriques
1.3.3 Ascenseurs et monte charge
1.3.4 Autres équipements et ouvrages
1.4 Accueil, sécurité, sûreté, gardiennage
1.4.1 Accueil
1.4.2 Sécurité, sûreté et gardiennage
1.4.2.1 Sécurité (VTR)
1.4.2.2 Sûreté et gardiennage
1.4.3 Santé et environnement
1.5 Espaces extérieurs
1.6 Dépenses générales
1.6.1 Assurances immobilières
1.6.2 Taxes immobilières
1.6.2.1 Taxe foncière et taxe sur les ordures ménagères
1.6.2.2 Taxe sur les bureaux
1.6.2.3 Taxe sur les déchets
1.6.3 Gestion comptable et administrative
1.6.4 Gestion technique
2 Travaux d'investissement
2.1 Gros entretien programmable
2.2 Améliorations et transformations
2.2.1 Travaux de première installation
2.2.2 Travaux de recloisonnement
2.2.3 Autres travaux d'investissement
2.3 Travaux de mise en sécurité
3 Services communs
3.1 Service courrier
3.2 Téléphone, voix, données, image
3.2.1 Matériel de téléphonie, voix, données, images
3.2.2 Personnel de standard
3.3 Service photocopie
4 Loyers
5 Taxe professionnelle
6 Salaires et charges de personnel du STI
7 Salaires et charges total des personnes hors enseignants
8 Charges de formation des personnels STI
9 Charges de formation des perssonnels hors enseignants

Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5 • page 25


LES CAHIERS D’ARTIES • N° 5

ANNEXE E
EXEMPLE DE SONDAGE
ÉLABORÉ PAR JEAN-PASCAL FOUCAULT ET JEAN-PIERRE MANCEAU, CHEF DU SERVICE DE
GESTION DU PATRIMOINE DE L'UNIVERSITÉ MICHEL DE MONTAIGNE BORDEAUX 3

Commentaire sur le sondage de la qualité d’usage

Le présent sondage en 10 questions a pour but d'évaluer d'une part la qualité des locaux que vous utilisez et d'autre
part la qualité des services rendus par le service technique immobilier.

Pour ces questions il vous est demandé de noter de 0 à 10. Si vous pensez que cette notation n'est pas suffisante
pour identifier un problème particulier une zone de commentaire est réservée à cet usage.

Qualité des locaux

Confort des locaux


Parmi les éléments proposés nous souhaitons connaître votre appréciation qualitative sur le chauffage, l'éclai-
rage, la peinture, etc. de vos bureaux.

Disposition des locaux


Nous entendons par disposition des locaux leurs organisations les uns par rapport aux autres et les difficultés
que vous rencontrez dans vos relations de service ou avec les étudiants.

Réglementation en vigueur
Vous n'avez sans doute pas une bonne connaissance des différentes réglementations concernant la sécurité
incendie, les règles d'hygiène et sécurité, etc. néanmoins vous pouvez vous sentir en sécurité dans les locaux ou
pas. Nous vous demandons une appréciation pour les différents domaines cités.

Mobiliers utilisés
L'idée de cette question est de savoir si vos bureaux, vos sièges de bureau, vos différents mobiliers vous sem-
blent adaptés au travail que vous exécutez.

Attente des étudiants


Les étudiants doivent vous indiquer s’ils sont contents ou non de l'organisation, de la qualité des locaux qu'ils
utilisent. Il en est ainsi des salles de cours, des circulations, des installations sanitaires, etc. nous souhaitons avoir
une remontée d’informations sur ce qu’ils vous rapportent

Qualité de service

Demandes de travaux
Les demandes de travaux sont-elles simples à réaliser, au niveau : des interlocuteurs, des moyens mis en place
(papier libre, Internet, etc.).

Délais de traitement de vos demandes


Lorsqu'une demande est faite le problème est-il résolu rapidement.

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LES CAHIERS D’ARTIES • N°5

Qualité des rapports avec les personnels du service technique


Les personnels techniques sont-ils à l’écoute de vos problèmes. Font-ils un effort pour les comprendre.

Professionnalisme des personnels techniques


Nous souhaitons savoir si vous avez l’impression que les personnels techniques sont qualifiés ou pas pour le tra-
vail qui leur est confié.

Notation en fonction des problèmes rencontrés


Pour différents problèmes que vous rencontrez régulièrement nous voulons savoir comment vous appréciez leur
résolution. Ceci nous permettra d’améliorer l’adéquation entre le problème posé et l’intervenant. L’amélioration
du service peut se faire par une formation des personnels.

Sondage sur la qualité d’usage

UFR, Département ou Service :

Nom (facultatif ) :.............................................................................................................................

Vous êtes : • Enseignant q


• Personnel q
• Etudiant q

Qualité des locaux

1. - De façon générale, êtes vous satisfait du confort des locaux ?

• Chauffage..............................................................................................................Note/20 :
• Confort d’été.........................................................................................................Note/20 :
• Etat de l’éclairage ..................................................................................................Note/20 :
• Etat des peintures .................................................................................................Note/20 :
• Etat des sols ..........................................................................................................Note/20 :
• Etat des menuiseries .............................................................................................Note/20 :

Commentaires

2. - De façon générale, êtes vous satisfait de la disposition des locaux ? ..............Note/20 :

Commentaires

Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5 • page 27


LES CAHIERS D’ARTIES • N° 5

3. - Pensez vous que vos locaux répondent aux critères suivants ?


• Sécurité du travail ...........................................................................................................Note/20 :
• Sécurité incendie.............................................................................................................Note/20 :
• Sécurité contre le vol.......................................................................................................Note/20 :

Commentaires

4. - Les mobiliers que vous utilisez répondent-ils à vos attentes ?..........................Note/20 :

Commentaires

5. - Les locaux sont-ils conformes à l’attente des étudiants ?...................................Note/20 :

Commentaires

Qualité de service

6. - Vos demandes de travaux sont-elles faciles à établir ? ......................................Note/20 :

Commentaires

Page 28 • Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5


LES CAHIERS D’ARTIES • N°5

7. - Les délais de traitement de vos demandes sont-il satisfaisants ? .....................Note/20 :

Commentaires

8.Notez la qualité des rapports avec les personnels du service technique ?.........Note/20 :

Commentaires

9. - Comment noteriez-vous le professionnalisme des personnels techniques ? ...Note/20 :

Commentaires

10. - Quelle note donneriez-vous en fonction des problèmes rencontrés ?

• Chauffage/Climatisation ..............................................................................Note/20 :
• Electricité....................................................................................................Note/20 :
• Téléphone ...................................................................................................Note/20 :
• Plomberie/Sanitaire.....................................................................................Note/20 :
• Menuiserie - serrures ...................................................................................Note/20 :
• Vitrerie ........................................................................................................Note/20 :

Commentaires

Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5 • page 29


LES CAHIERS D’ARTIES • N° 5

ANNEXE F
TABLEAU DE DÉFICIT FONCTIONNEL

CARNET DES DEFICITS FONCTIONNELS (VERSION ARTIES)


ETABLISSEMENT :
SITE :
BATIMENT :

Déficit fonctionnel Déficit fonctionnel Déficit fonctionnel


immédiat < 2 ans 3-5 ans Montant
TYPE(S) TYPOLOGIE DE total
Libellé montant Libellé montant Libellé montant
D'ACTIVITE LOCAUX

AMPHITHEATRE

SALLES DE COURS
BANALISEES
ENSEIGNEMENT
SALLES DE T.P.

LOCAUX DE TYPE
INDUSTRIEL

BUREAU

SALLE DE REUNION
RECHERCHE
LABORATOIRES

LOCAUX ASSOCIES

BUREAU

SALLE DE REUNION

ADMINISTRATION ARCHIVES

REPROGRAPHIE

LOCAUX DE TYPE
INDUSTRIEL

DETENTE - CAFETERIA

VIE SOCIALE LOCAUX ASSOCIATIFS

LOCAUX DE FRANCHISE

Page 30 • Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5


LES CAHIERS D’ARTIES • N°5

Déficit fonctionnel Déficit fonctionnel Déficit fonctionnel


immédiat < 2 ans 3-5 ans Montant
TYPE(S) TYPOLOGIE DE total
Libellé montant Libellé montant Libellé montant
D'ACTIVITE LOCAUX

ESPACES D'ACCUEIL

ESPACES DE
CONSULTATION
BIBLIOTHEQUE
MAGASINS

ESPACES DE TRAVAIL DU
PERSONNEL

SALLE A MANGER
RESTAURANT
UNIVERSITAIRE CUISINES ET
LOCAUX ASSOCIES

HALL D’ACCUEIL

LOCAUX
LOCAUX TECHNIQUES
COMPLEMENTAIRES

SANITAIRES

HORIZONTALES
CIRCULATIONS
VERTICALES

ESPACES SPORTIFS
COUVERTS

INSTALLATIONS TERRAINS DE SPORTS


SPORTIVES EXTERIEURS

PISCINE

VRD DEDIÉS

PERSONNES
HANDICAPÉES

ECO-CONSTRUCTION

ECO-GESTION
HQE
CONFORT

SANTE

Sous-total Sous-total Sous-total

Tableau de bord de la fonction technique immobilière - cahier n°5 • page 31


LES CAHIERS D’ARTIES • N° 5

Références bibliographiques

n LE TABLEAU DE BORD MAESTRO POUR LA GESTION DES INSTALLATIONS - troisième édition, FOU-
CAULT J-P. et LECLERC G., (avril 2003), Presse Internationale de Polytechnique, Montréal, Québec (Canada).
www.polymtl.ca/pub/doc.php?id=6891&l=fre - en Europe, www.lavoisier.fr

n LA MAINTENANCE DES BÂTIMENTS en 250 fiches, Jean-René Albano, Editions le Moniteur

n GESTION DE PATRIMOINE IMMOBILIER - les activités de référence, Régis Bonetto et Gérard Sauce,
CSTB / Université de Savoie

n GUIDE PRATIQUE DE LA GESTION DES BÂTIMENTS : de la comptabilité au benchmarking, sous la


direction de Marc Moro, Editions Eyrolles.

n RÉFÉRENTIEL DES CONSTRUCTIONS UNIVERSITAIRES, septembre 1997, Direction Générale des


Enseignements Supérieurs, Ministère de l’Education Nationale de la Recherche et de la Technologie
.

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