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Procédure de gestion du système documentaire et

des enregistrements

Service Administratif Service QHSE Tous


Diffusion
*

Version Date Nature de Modification


01 24/07/2019 - Création
02 16/06/2020 - Mise à jour

Noms et Prénoms Fonction Date Visa


Rédacteur :
M. BARRY Thierno Ibrahima
29/07/2019
Chargé de missions SSE
Vérificateur :
NELDE Jonathan
16/06/2020

Vérificateur :
Mme Mariama Laye NIANG Responsable Administrative

Approbateur :
Mme DIOP Bitty Gueye Directrice Générale

ADRESSE 20 boulevard Djily MBaye BP 836,


Dakar, Sénégal
TELEPHONE (221) 33 889 08 88
contact@dhisn.com / www.dhisn.com
Date : 16/06/2020

Procédure de gestion du système documentaire Référence : GDE - S01- MASE19

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I) OBJET & DOMAINE D’APPLICATION

Cette procédure a pour objet de définir la méthode d’élaboration, de codification, de


vérification, d’approbation, de diffusion, de mise à jours, de classement et d’archivage de la
documentation relative au système de management SSE basé sur le référentiel MASE (Manuel
d’Amélioration de la Sécurité des Entreprise Version 2014) de la société DHi.

II) REFERENCE
MASE VERSION 2014 : AXE 4 (EFFICACITE DU SYSTEME DE MANAGEMENT)

III) DEFINITION & ABREVIATION :


 Document : un document est un support qui contient et véhicule des données et qui peut
être présenté sous formes : papier, support numérique, photographie, audiovisuel…

 Processus : C’est un ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforment des


éléments d’entrée en éléments de sortie

 Procédure : C’est un document qui décrit la façon de faire les tâches à accomplir pour
réaliser le processus : c’est le mode d’emploi opérationnel

 Modes Opératoire : c’est un document qui décrit au niveau le plus fin les différentes
opérations qui permettent de réaliser la procédure

 Enregistrement : Un enregistrement est la preuve écrite de l’accomplissement des


activités (Comptes rendus – Rapports…). Il permet de conserver, de valider et/ou de
protéger les données relatives à une activité quelle que soit la forme du support (papier,
support numérique…)

IV) RESPONSABILITE
Le Responsable administratif est responsable de la vérification, de l’application, de la gestion
(ANNEXE 4 et 5) et de la mise à jour de la présente procédure. Le chargé de missions SSE est
responsable de la validation des documents SSE (validation sur la forme). Ils sont responsables
de la diffusion et de la mise en place des documents SSE dans les services concernés. Le
responsable administratif se charge de faire le retrait des documents SSE périmés.

V) MAITRISE DES DOCUMENTS INTERNES


 Création de documents
Toute personne peut établir un document et est définie comme étant le rédacteur de celui-ci. La
rédaction et la mise en forme sont sous la responsabilité du rédacteur et consistent à :
 Respecter les règles d’élaboration et de mise en forme définies en interne
 Rédiger le fond du document après avoir consulté les fonctions concernées et s’être
assuré de la pertinence et de la fiabilité des données répertoriées dans le document.
Règles de présentation
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Les règles de présentation s’appliquent aux procédures et aux processus.

La page de garde présente :


 Un cartouche d’identification présentant le logo, le titre, la date d’application, la
codification, la pagination ;
 La date d’application correspond à la date de création ou de dernière modification ;
 Un cartouche de diffusion qui précise la fonction des destinataires ;
 Un cartouche de modification qui permet d’identifier l’ensemble des modifications
du document avec leur version (indice) et leur date d’application ;
 Un cartouche validation qui précise les noms des rédacteurs, vérificateurs et
d’approbateur avec leurs fonctions, date et signature.

Guide rédactionnel pour une procédure ou instruction :


 Objet et domaine d’application : de quoi s’agit-il ? A quoi s’applique-t-il
 Documents de référence : textes de loi, normes, recommandations…
 Définition et abréviation : définition de certains termes
 Rôles et Responsabilité : qui doit l’appliquer ? Sous quelles responsabilités ?
 Les exigences diverses pouvant être liées à cette consigne (équipements, méthodes,
formations, prescriptions...)
Modalités de réalisation
Par convention, les symboles à utiliser pour chaque étape essentielle du logigramme sont :
QUI ? QUOI ? COMMENT ?
Positionner en Positionner les différentes étapes à réaliser. Positionner en face de
face des activités Plusieurs symboles sont utilisés pour la compréhension du chaque étape les documents
ou tâches logigramme : où il faut se référer ou les
correspondantes supports d’enregistrement
les acteurs qui Éléments de début et de fin qui viendront tracer la
interviennent réalisation de cette tâche

Activité, opération, action

Une décision doit être prise.

Ses sorties sont invariablement


« oui » et « non ».

Flux : ces différents symboles sont reliés par des flèches

NB : Tout autre symbole normalisé s’avérant utile peut


être utilisé
NB : des colonnes « où » et « quand » peuvent être insérées lorsque la situation le justifie.

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Règles d’identification
Les procédures, les processus et les enregistrements sont codés de la façon suivante :

NNN - ABB - MASEXX

NNN : représente le nom du document représenté par ces initiales ;


A : représente le nom du processus ;
BB : représente le numéro d’ordre de la procédure.
MASE : Référentiel de certification en cours ;
XX : représente l’année en cours ;

 Approbation
La Direction générale de DHi est l’approbateur des documents après à la confirmation de son
application par le responsable du service concerné et de son adéquation au système. La
confirmation et l’approbation se font par des signatures dans les cases prévues à cet effet situées
dans le cartouche de validation.

NB :
 L’approbation déclenche la diffusion du document et sa mise en application.
 Les documents d’enregistrement ne comportent pas de cartouche d’approbation mais
l’original est signé par le rédacteur et l’approbateur définit.

 Vérification
La vérification des documents est assurée par le Responsable administratif. La vérification des
consignes a pour but de vérifier l’adéquation du document et sa forme vis à vis du système en
place.

 Administration
La gestion administrative des documents est assurée par le Responsable Administratif.

 Diffusion
Les destinataires d’un document sont indiqués sur le document lui-même en termes de service,
fonction ou poste de travail.
NB : La mention « Tous » signifie que l’ensemble de l’entreprise est destinataire du document.

Le destinataire doit prendre connaissance du contenu du document et appliquer les dispositions.

 Modification
Les modifications se font selon les mêmes modalités que la création. Toute modification
entraîne :
 Une nouvelle version du document,
 Une nouvelle date d’application correspondant à la date de mise à jour,
 Une nouvelle diffusion.
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Les règles de vérifications et d’approbations restent les mêmes en cas de modification.


Retirer et détruire l’ancienne version du système documentaire. Conserver l’exemplaire original
du document expiré dans un classeur nommé « Archives ».
NB : Lors de la diffusion d’un document modifié, les destinataires doivent transmettre toute
l’ancienne documentation à la personne désignée pour l’archivage.

VI) MAITRISE DES DOCUMENTS EXTERNES


Les documents d’origine externe et requis pour le système SSE, listés ci-dessous, sont
enregistrés comme suit :
Nature du document externe Responsable enregistrement Processus
Documents émanant des organismes d’état (lois, Responsable Administratif Support (S)
décrets, arrêtés, ordonnances …)

Document émanant des clients (Plan de Responsable Commercial Support (S)


prévention, Document Unique d’Evaluation des Responsable Administratif
Risques et autres liées à la SSE …)
Document émanant des fournisseurs Responsable Administratif Support (S)

 Identification
Les documents d’origine externe sont identifiés par type, intitulé et/ou version.

 Diffusion
Après réception des documents par les destinataires des correspondants, ils les conservent dans
un document nommé « Documents Externes » et ils transmettent une copie au Responsable
Administratif.

 Enregistrement
L’assistante commerciale assure l’enregistrement des documents d’origine externe selon la
codification documentaire exceptionnelle suivante :
1. DEFc : Documents externes fournisseurs locaux,
2. DEFe : Documents externes fournisseurs extérieurs.
Ils sont conservés dans un dossier « Documents Externes SSE » via l’ordinateur en documents
numériques.

 Mise à jour
Une fois par an le Responsable Administratif contrôle ces documents pour s’assurer de leur
validité, actualisation et/ou élimination.

VII) ARCHIVAGES
Tous les documents stockés dans le dossier « Archives » sont considérés comme des documents
obsolètes. Les dossiers physiques sont archivés pour une durée de 10 ans dans l’armoire du

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bureau du Responsable Administratif ou à un endroit désigné à cet effet avec l’apposition de la


date d’archivage.
Pour les dossiers numériques, une base de données est créée comme suit :

Documents Accessibilité Protection Durée de classement Durée d’archivage


Procédures Tous Sous la protection Durée de vie du document Illimité
Modes du profil du jusqu’à l’apparition d’une 10 ans après sa mise
Opératoires responsable nouvelle version en archive

VIII) ELIMINATION – DESTRUCTION


Sauf avis contraire de la Direction, le mode opératoire de destruction des archives physiques
est l’incinération.

IX) IDENTIFICATION DES PROCESSUS

PROCESSUS SYMBOLE
Management M
Réalisation R
Support S

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ANNEXE 01 : Création - Validation et Diffusion des documents

Quoi ?
Qui ? Comment ?

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ANNEXE 02 : Modification - Validation et Diffusion des documents


Quoi ?
Comment ?
Qui ?

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ANNEXES 03 : Documents d’origine externe

Quoi ?

Qui ? Comment ?

ANNEXES 04 : Matrice de la gestion des procédures

PROCESSUS PROCEDURES CODIFICATIONS DATE DE MOTIF DE DATE DE VERSION


CREATION LA REVISION
REVISION

ANNEXES 05 : Matrice de la gestion des fiches

PROCESSUS FICHES CODIFICATIONS DATE DE MOTIF DE LA DATE DE VERSION


CREATION REVISION REVISION

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