ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

Aguachica - Cesar, 15 de octubre de 2020

CON FUNDAMENTO EN EL DECRETO 1082 DE 2015 – SECCIÓN II DE LA

ESTRUCTURA Y DOCUMENTOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN -
SUBSECCIÓN 5 MÍNIMA CUANTÍA -ARTÍCULO 2.2.1.2.1.5.1 ESTUDIOS Y
DOCUMENTOS PREVIOS Y EN DESARROLLO DE LO SEÑALADO EN LA LEY
80 DE 1993 EN EL NUMERAL 7 Y 12 DEL ARTÍCULO 25, ESTE ULTIMO
MODIFICADO POR EL ARTICULO 87 DE LA LEY 1474 DE 2011, ASÍ COMO EL
PARÁGRAFO 1 DEL ARTICULO 2 DE LA LEY 1150 DE 2007, se realiza el presente
Estudio Previo para la Contratación de Mínima Cuantía, los cuales sirven de soporte
para la elaboración del contrato, de manera que los proponentes o el eventual
contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance de lo
requerido por la entidad así como la distribución de riesgos que la misma propone.

Los estudios y documentos previos deberán contener, como mínimo, los siguientes
elementos:

1. La Descripción sucinta de la necesidad que se pretende satisfacer.

2. La Descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del
Clasificador de Bienes y servicios.

3. Condiciones técnicas exigidas.

4. Valor estimado del contrato y su justificación.
5. El plazo de ejecución del contrato.
6. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación

De acuerdo a lo consagrado en los artículos 286, 287 y 311 de la Constitución

Política de Colombia, el Instituto Municipal de Deporte, Recreación y Cultura -
IMDREC, es una entidad descentralizada del orden territorial con autonomía
presupuestal y administrativa, a la cual como entidad descentralizada por servicios le
corresponde velar por el mejoramiento social y cultural de los habitantes de
Aguachica-Cesar y cumplir las demás funciones que le otorguen los Acuerdos,
Ordenanzas, la Ley y la Constitución.

(Numeral 1, articulo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015)

1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

La Constitución Política de Colombia entendida como norma suprema fundamental

de la que se desprende toda normatividad jurídica aplicable en todo el territorio
Nacional ha establecido como fin esencial del Estado “servir a la comunidad,
promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios de
derechos y deberes”.
En cumplimiento de lo ordenado por los numerales 7 y 12 del art. 25 de la ley 80 de
1993, reglamentados por la ley 1150 de 2007, por la ley 1474 de 2011 art. 94, el
decreto 0019 del 10 de enero de 2012 y el decreto 0734 del 13 de Abril de 2012
capítulo V art. 3.5.2º y s.s.; el Instituto, procede a analizar la conveniencia y la
oportunidad de realizar las actuaciones administrativas necesarias para la presente
contratación. Y a continuación procede a realizar el estudio técnico para mínima
cuantía: El IMDREC requiere para el desarrollo de los proyectos de promoción y
divulgación de las manifestaciones culturales dentro del Municipio de Aguachica,
adelantar el “MANTENIMIENTO DE LOS INSTRUMENTOS MUSICALES
PERTENECIENTES A LA ESCUELA DE MÚSICA Y BANDA SINFÓNICA
INFANTIL Y JUVENIL DEL INSTITUTO MUNICIPAL DE DEPORTE,
RECREACIÓN Y CULTURA – IMDREC DE AGUACHICA – CESAR”.
Las expresiones artísticas y culturales son reconocidos como Derechos sociales y
hacen parte del gasto público, generan obligaciones y oportunidades para la gestión
pública, orientada a garantizar estos Derechos basándonos en el numeral 12 del
artículo 74 de la ley 715 de 2001, que dicta normas orgánicas en materia de recursos
y competencias estipulo que será función desarrollar programas y actividades que
permitan fomentar la práctica de expresiones del deporte, la recreación y el
aprovechamiento del tiempo libre en el territorio. Que dentro de las labores del
Instituto Municipal de Deportes, Recreación y Cultura – IMDREC, se encuentra
fomentar, tutelar, garantizar y propiciar la práctica del deporte y la recreación en sus
diferentes manifestaciones contribuyendo así no solo al fomento de las prácticas
deportivas sino a generar espacios y oportunidades de recreación, sano
esparcimiento y buen uso del tiempo libre que conllevaran de manera eficaz a la
prevención de conductas delictivas en los niños y jóvenes.

Que EL IMDREC goza de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio

independiente para el desarrollo del objeto que le es propio, motivo por el cual se
encuentra facultado para adelantar toda la contratación que resulte necesaria para la
adquisición de bienes y servicios que se requieran para la ejecución de sus
programas y proyectos.
El proyecto consiste en el mantenimiento de los instrumentos pertenecientes a la
escuela de música y banda sinfónica infantil y juvenil del Instituto Municipal de
Deporte, Recreación y Cultura – IMDREC de Aguachica – Cesar; por medio de la
cual al tener un banco de instrumentos musicales que fomente la formación en niños
y jóvenes, por lo largo y ancho de nuestra región, para favorecer las diversas
expresiones de la identidad cultural, incrementando valores de solidaridad,
contribución del rescate y difusión de la paz.
Al tener este banco de instrumentos en buen estado, se puede lograr la
implementación de políticas culturales expuestas por el ministerio de cultura en plan
de música para la convivencia; que conlleven a espacios de diálogo cultural,
promoviendo el espacio de participación ciudadana, y cualificando la creación
cultural.
 La reparación de estos instrumentos musicales es importante porque ellos hacen
parte del acervo cultural del municipio, por cuanto de su conservación y del estado
que se encuentren, depende la calidad de lo que se enseña a través de ellos.

Con los instrumentos musicales en buen estado, es posible que la escuela municipal
de AGUACHICA este contribuyendo para que niños, jóvenes y demás personas de la
población, adquieran una formación musical que les permitan elevar el talento
artístico, humano y musical.

De otro lado el proyecto es fundamental porque facilitara la difusión ante diversos

públicos la riqueza musical de este municipio en pro de alcanzar éxitos para el
mañana.
Por otra parte conocemos la violencia constante, la violación de los derechos
humanos en niños y jóvenes, que conservan un alto porcentaje de la población local.
Esto hace proponer nuevas alternativas, en donde la posibilidad de reformar un
aspecto cultural se visibilicen procesos de convivencia, en donde desde la vida
misma se manifiesten los deberes y derechos ciudadanos, construyendo a lo largo
una plaza de músicos, comprometidos con su entorno, contexto y la región.

El IMDREC no cuenta en su planta de personal con el recurso humano necesario

para que cumpla con estas funciones y necesidades por lo anterior se requiere la
Contratar una persona natural o jurídica que pueda prestar el servicio de
mantenimiento de los instrumentos musicales pertenecientes a la escuela de música
del instituto municipal de deporte, recreación y cultura de Aguachica – Cesar, que
garanticen el desarrollo, masificación y optimización de las actividades artísticas y
musicales encaminadas a brindar alternativas para el buen y adecuado uso
constructivo del Tiempo Libre, la solución de problemas existentes y el mejoramiento
de la calidad de vida de las personas.

Los niños y jóvenes del municipio de AGUACHICA Cesar en lo inherente en la

educación musical y de convivencia. Pues, el buen estado de estos instrumentos se
verá reflejado el regocijo de que todas las personas del municipio y los que puedan
utilizar de forma agradable los implementos musicales que la escuela de música
brinda para el sano esparcimiento de todos.

NOMBRE DEL PROYECTO

“MANTENIMIENTO DE LOS INSTRUMENTOS MUSICALES PERTENECIENTES A LA

ESCUELA DE MÚSICA Y BANDA SINFONICA INFANTIL Y JUVENIL DEL INSTITUTO
MUNICIPAL DE DEPORTE, RECREACIÓN Y CULTURA – IMDREC, DE AGUACHICA –
CESAR”.

2. OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES:

“MANTENIMIENTO DE LOS INSTRUMENTOS MUSICALES

PERTENECIENTES A LA ESCUELA DE MÚSICA Y BANDA
OBJETO SINFONICA INFANTIL Y JUVENIL DEL INSTITUTO MUNICIPAL DE
DEPORTE, RECREACIÓN Y CULTURA – IMDREC, DE AGUACHICA
- CESAR”.
 Especificaciones técnicas, alcance y actividades:

MANTENIMIENTO CORRECTIVO INSTRUMENTOS DE VIENTOS

VALOR
VALOR UN. VALOR VALOR
UN.
ITEM CANTIDAD DETALLE DESCRIPCIÓN
OFERTA OFERTA
PROMEDIO TOTAL
1 2
Flautas Lavado,
1 2 traversas nivelación $540.000 $500.000 $520.000 $1.040.000
Yamaha enzapatillado
Corchos de
empate,
limpieza,
2 Clarinetes corhcos de $500.000 $515.000 $2.060.000
4 $530.000
Yamaha nivelación,
enzapatillado
Corchos de
Sax. alto empate,
3 limpieza,
3 Yamaha
corhcos de $550.000 $555.000 $1.665.000
$560.000
nivelación,
enzapatillado
Corchos de
empate,
limpieza,
4 Sax. tenor corhcos de $680.000 $650.000 $665.000 $1.330.000
2
Yamaha nivelación,
enzapatillado
Lavado engrase,
cambio de
5 Trompetas fieltros, cambiar $400.000
4 $300.000 $350.000 $1.400.000
Yamaha corhcos,
soldaduras.
Lavado engrase,
cambio de
fieltros, cambiar
6 Trombones corhcos,
3 $400.000 $350.000 $375.000 $1.125.000
tenor soldaduras,
nivelación de
varas.
Lavado engrase,
cambio de
7 Bombardino fieltros, cambiar
2 $420.000 $300.000 $360.000 $720.000
Yamaha corhcos,
soldaduras.
Lavado engrase,
cambio de
8 fieltros, cambiar
1 Tuba Yamaha corhcos, $450.000 $400.000 $425.000 $425.000
soldaduras.
 Lavado engrase,
Sausófono cambio de
1 fieltros, cambiar $480.000 $400.00 $440.000 $440.000
9 Yamaha
corhcos,
soldaduras.
Ajuste general y
1 Glockenspiel $310.000 $300.000 $305.000 $305.000
10 afinación
11 2 Bajo eléctrico Nivelación $280.000 $250.000 $265.000 $530.000
Batería
1 Reparación $610.000 $600.000
12 Yamaha $605.000 $605.000
13 2 Amplificadores Reparación $350.000 $300.000 $325.000 $650.000
Piano
1 Mantenimiento $380.000 $350.000
14 Yamaha $365.000 $365.000
Cambio de
Juegos de
6 parches, cuñas y $100.000 $65.000 $82.500 $495.000
Tambora
15 lazos.
Limpieza de
1 Limpieza $600.000 $500.000
16 forros $550.000 $550.000

TOTAL $14.570.000 $12.840.000

$13.705.000

2.1 FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE

SELECCIÓN:

Atendiendo la cuantía, el objeto a contratar y de conformidad con lo señalado en la

ley 80 de 1993, el literal b del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en la
Subsección 5 del Decreto 1082 de 2015, esta contratación debe llevarse a cabo por
el procedimiento de SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA.

Podrán participar en esta invitación pública, todas las personas naturales o jurídicas
con capacidad para contratar, que reúnan las condiciones y requisitos establecidos
en los pliegos de condiciones.

(Numeral 3°, Articulo 2.2.1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015)

3. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS:

Ver Anexo técnico y presupuesto.

(Numeral 4°, Articulo 2.2.1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015).

4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACIÓN:

El presupuesto oficial se determina en la suma de TRECE MILLONES

SETECIENTOS CINCO MIL PESOS ($13.705.000 M/TE).
 MANTENIMIENTO CORRECTIVO INSTRUMENTOS DE VIENTOS

VALOR VALOR
VALOR VALOR
ITEM UN. UN.
CANTIDAD DETALLE DESCRIPCIÓN
OFERTA OFERTA
PROMEDIO TOTAL
1 2
Flautas Lavado,
1 2 traversas nivelación $540.000 $500.000 $520.000 $1.040.000
Yamaha enzapatillado
Corchos de
empate,
limpieza,
2 Clarinetes corhcos de $500.000 $515.000 $2.060.000
4 $530.000
Yamaha nivelación,
enzapatillado
Corchos de
Sax. alto empate,
3 limpieza,
3 Yamaha
corhcos de $550.000 $555.000 $1.665.000
$560.000
nivelación,
enzapatillado
Corchos de
empate,
limpieza,
4 Sax. tenor corhcos de $680.000 $650.000 $665.000 $1.330.000
2
Yamaha nivelación,
enzapatillado
Lavado engrase,
cambio de
5 Trompetas fieltros, cambiar $400.000
4 $300.000 $350.000 $1.400.000
Yamaha corhcos,
soldaduras.
Lavado engrase,
cambio de
fieltros, cambiar
6
Trombones corhcos, $350.000 $375.000 $1.125.000
3 soldaduras, $400.000
tenor
nivelación de
varas.
Lavado engrase,
cambio de
7 Bombardino fieltros, cambiar
2 $420.000 $300.000 $360.000 $720.000
Yamaha corhcos,
soldaduras.
Lavado engrase,
cambio de
8 fieltros, cambiar
1 Tuba Yamaha corhcos, $450.000 $400.000 $425.000 $425.000
soldaduras.
 Lavado engrase,
Sausófono cambio de
1 fieltros, cambiar $480.000 $400.00 $440.000 $440.000
9 Yamaha
corhcos,
soldaduras.
Ajuste general y
1 Glockenspiel $310.000 $300.000 $305.000 $305.000
10 afinación
11 2 Bajo eléctrico Nivelación $280.000 $250.000 $265.000 $530.000
Batería
1 Reparación $610.000 $600.000
12 Yamaha $605.000 $605.000
13 2 Amplificadores Reparación $350.000 $300.000 $325.000 $650.000
Piano
1 Mantenimiento $380.000 $350.000
14 Yamaha $365.000 $365.000
Cambio de
Juegos de
6 parches, cuñas y $100.000 $65.000 $82.500 $495.000
Tambora
15 lazos.
Limpieza de
1 Limpieza $600.000 $500.000
16 forros $550.000 $550.000

TOTAL $14.570.000 $12.840.000

$13.705.000

El análisis de Mercado, a efectos de conocer y establecer un valor proyectado para la

presente contratación y como punto de referencia, se adelantó el estudio de mercado
soportado en cotización sobre costos de obras similares, de acuerdo a la cantidad
requeridas, y determinar el valor de la futura contratación; estableciendo
expresamente que esta no genera compromiso u obligación por parte del INSTITUTO
MUNICIPAL DE DEPORTE, RECREACIÓN Y CULTURA DE AGUACHICA - CESAR,
pues no corresponden a un procedimiento de selección.

4.1 SOPORTE JURÍDICO: La señora Directora del IMDREC cuenta con facultades
para contratar en virtud del Decreto N. º 011 del 08 de Enero de 2020.

(Numeral 5°, Articulo 2.2.1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015)

5. EL PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO:

Un (01) mes contados a partir del acta de inicio

(Numeral 6°, Articulo 2.2.1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015)

6. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA

CONTRATACIÓN:

Dentro del Presupuesto General de Rentas y Gastos del INSTITUTO MUNICIPAL DE

DEPORTE, RECREACIÓN Y CULTURA - IMDREC, vigencia fiscal 2020, existen los
recursos necesarios para cubrir el gasto de acuerdo al Certificado de Disponibilidad
Presupuestal N°: 147 del 08 de octubre de 2020, por un valor de $13.705.000, de los
Rubros N°: 2214214 denominado: “CONSTRUCCIÓN, MANTENIMIENTO Y
ADECUACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA ARTÍSTICA Y CULTURAL”, por un valor
de $4.000.000 y 2225142 denominado: “ADQUISICIÓN DE INSTRUMENTOS Y
ELEMENTOS MUSICALES Y OTROS GASTOS DE EJECUCIÓN DE PROGRAMAS Y
ACTIVIDADES DE LAS BANDAS MUSICALES”, por un valor de $9.705.000.

7. GENERALIDADES DEL CONTRATO:

Se proyecta para el futuro un contrato con las siguientes condiciones:

7.1 TIPOLOGÍA DEL CONTRATO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS

7.2 MODO DE CONTRATACIÓN: Contratación de Mínima Cuantía.

7.4 LUGAR DE EJECUCIÓN: Municipio de Aguachica – Cesar.

7.5 FORMA DE PAGO: El Instituto Municipal de Deporte, Recreación y Cultura –

IMDREC, pagará al CONTRATISTA, en un solo pago a contra entrega, factura
debidamente legalizada y/o cuenta de cobro previa, seguridad social actualizada y la
certificación del supervisor del cumplimiento del objeto contratado.

7.6 SUPERVISIÓN: La supervisión será ejercida por el Coordinador de Juventudes

y Cultura del IMDREC, quien velará por la correcta ejecución del Contrato y las
atribuciones y responsabilidades consagradas en el inciso 2° del artículo 83 y el
artículo 84 de la ley 1474 de 2011.

8. CUMPLIMIENTO DE METAS DEL PLAN DE DESARROLLO:

Con el presente proceso de contratación se busca satisfacer las metas del plan de
desarrollo que se relacionan a continuación:

1. Numero de infraestructura cultural intervenida .

9. GARANTÍAS DEL CONTRATO: El CONTRATISTA deberá constituir a favor del

Instituto la Garantía Única otorgada a través de una entidad bancaria, o
aseguradora, cuya póliza matriz, este aprobada por la Superintendencia Bancaria,
que ampare los siguientes riesgos: 1). Cumplimiento del contrato equivalente al diez
(10%) del valor total del contrato, cuya vigencia será igual a la duración del contrato
y cuatro (4) meses más, contados a partir de la fecha de perfeccionamiento. 2).
Calidad del servicio suministrado, por una cuantía equivalente al 10% del valor total
del contrato y se deberá mantener vigente durante el plazo de ejecución del contrato
y un (1) año más.
10. CONCLUSIÓN:

Con la presentación de este estudio queda evidenciada la necesidad del servicio a

contratar, resultando entonces imprescindible adelantar el respectivo proceso de
contratación tendiente a cumplir con los propósitos establecidos para la buena
marcha y efectivo cumplimiento de los cometidos de la entidad, por consiguiente, es
viable, urgente y pertinente adelantar el proceso contractual respectivo y su
perfeccionamiento.

Atentamente,

( ORIGINAL FIRMADO)
ARIEL GOMEZ CHOGO
Coordinador de Juventudes y Cultura IMDREC

Vo. Bo Componente jurídico YURITH ALEXANDER SALCEDO ALMANZA.

Abogado Asesor Asuntos Contractual