REPOBLIKAN’I MADAGASIKARA

MINISTERE DE L’EAU
------------

DIRECTION GENERALE
------------

MANUEL PROCEDURES
D’AUDIT
DU PROGRAMME D’ALIMENTATION
EN EAU
POTABLE ET ASSAINISSEMENT EN
MILIEU RURAL
(PAEAR)

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 SOMMAIRE

1. LE CONTROLE INTERNE ______________________________________________ 3

1.1. Définition ______________________________________________________________ 3
1.2. Objectifs du contrôle interne ______________________________________________ 3
1.3. Composantes du contrôle interne ___________________________________________ 4
1.3.1. Environnement de contrôle ______________________________________________________ 4
1.3.2. Activités de contrôle ___________________________________________________________ 4
1.3.3. L'information et la communication ________________________________________________ 5
1.3.4. Pilotage _____________________________________________________________________ 5
1.4. Mise en oeuvre du contrôle interne _________________________________________ 6
1.4.1. Protection physique des actifs et des enregistrements__________________________________ 6
1.4.2. Système de définition des pouvoirs________________________________________________ 7
1.4.3. Plans financiers et budgets ______________________________________________________ 7
1.4.4. Informations et documentation ___________________________________________________ 7
1.4.5. Examen indépendant et contrôle de performance _____________________________________ 8
1.4.6. Séparation des tâches __________________________________________________________ 9
2. L’AUDIT INTERNE ___________________________________________________ 10
2.1. Définitions_____________________________________________________________ 10
2.2. Guide de l’audit ________________________________________________________ 10
2.2.1. Organisation ________________________________________________________________ 10
2.2.2. Obligations légales et fiscales ___________________________________________________ 11
2.2.3. Sécurité ____________________________________________________________________ 11
2.2.4. Ressources humaines__________________________________________________________ 11
2.2.5. Achats _____________________________________________________________________ 12
2.2.6. Fournisseurs ________________________________________________________________ 12
2.2.7. Immobilisations et investissements _______________________________________________ 12
2.2.8. Stocks _____________________________________________________________________ 13
2.2.9. Finance et trésorerie __________________________________________________________ 13
2.2.10. Comptabilité ______________________________________________________________ 14
2.2.11. Frais généraux ____________________________________________________________ 14
2.2.12. Informatique ______________________________________________________________ 14
2.3. 24- Rapport____________________________________________________________ 15
3. 3- L’AUDIT EXTERNE_________________________________________________ 16
3.1. Différents types d’audit externe ___________________________________________ 16
3.2. 32- Audit comptable et Financier __________________________________________ 17
3.2.1. Mise en œuvre de l’audit _______________________________________________________ 17
3.2.2. Rapports ___________________________________________________________________ 18
3.2.3. Recrutement ________________________________________________________________ 18

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Le contrôle interne

1. LE CONTROLE INTERNE

Pour que l'information produite par la comptabilité puisse vérifier les caractéristiques
qualitatives prévues par le cadre conceptuel, le Programme doit mettre en place des
systèmes de contrôle interne efficaces.

1.1. Définition

Le contrôle interne est défini, globalement, comme étant un processus mis en oeuvre
par la direction, la hiérarchie, le personnel d'une entreprise, et destiné à fournir une
assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs ci-dessus énoncés.

1.2. Objectifs du contrôle interne

L'organisation du système de traitement assure l'existence du chemin de révision. A

tout moment, il est possible de reconstituer à partir des pièces justificatives appuyant
les données entrées, les éléments des comptes, états et renseignements soumis à la
vérification, ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver ces
données et les pièces justificatives.

Le système de contrôle interne a pour objectifs de :

promouvoir l'efficience et l'efficacité,

protéger les actifs,

garantir la fiabilité de l'information financière,

assurer la conformité aux dispositions légales et réglementaires.

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Le contrôle interne

1.3. Composantes du contrôle interne

Le contrôle interne comporte quatre composantes :

L'environnement de contrôle,

Les activités de contrôle,

L'information et la communication,

Le pilotage.

1.3.1. Environnement de contrôle

L'environnement de contrôle est un élément très important, dans la mesure où il

détermine le niveau de sensibilisation du personnel au besoin de contrôles. Il
constitue le fondement de tous les autres éléments du contrôle interne en imposant
discipline et organisation.
Les facteurs ayant un impact sur l'environnement de contrôle comprennent :

l'intégrité,

l'éthique

la compétence du personnel,

la philosophie et le style de management des dirigeants,

la capacité des dirigeants à définir les objectifs

la politique de délégation des responsabilités, d'organisation et de formation
du personnel.

1.3.2. Activités de contrôle

Les activités de contrôle peuvent se définir comme étant l'application des normes et
procédures qui contribuent à garantir la mise en oeuvre des orientations émanant du
management. Ces opérations permettent de s'assurer que les mesures nécessaires
sont prises en vue de maîtriser les risques susceptibles d'affecter la réalisation des
objectifs de l'entreprise. Les activités de contrôle sont menées à tous les niveaux

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Le contrôle interne

hiérarchiques et fonctionnels de la structure et comprennent des actions aussi

variées qu'approuver et autoriser, vérifier et rapprocher, apprécier les performances
opérationnelles, la protection des actifs ou la séparation des fonctions.

1.3.3. L'information et la communication

L'information pertinente doit être identifiée, recueillie et diffusée sous une forme et
dans des délais qui permettent à chacun d'assumer ses responsabilités. Les
systèmes d'information produisent, entre autres, des données opérationnelles,
financières ou encore liées au respect des obligations légales et réglementaires, qui
permettent de gérer et de contrôler l'activité. Ces systèmes traitent, non seulement,
des données produites par le Programme, mais également celles émanant de
l'extérieur (événements, marche de l'activité, contexte général..) et qui sont
nécessaires à la prise de décisions en matière de conduite des affaires et de
communication externe.

Il existe également un besoin plus large de communication efficace, communication

à la fois ascendante, descendante et horizontale. Le management doit transmettre
un message clair à l'ensemble du personnel sur l'importance des responsabilités en
matière de contrôle. Les employés doivent comprendre le rôle qu'ils sont appelés à
jouer dans le système de contrôle interne ainsi que la relation existante entre leurs
propres activités et celles des autres membres du personnel. Ils doivent être en
mesure de faire remonter les informations importantes. Par ailleurs, une
communication efficace avec les tiers, tels que ONG, fournisseurs, autorités de
tutelle, Banques, est également nécessaire

1.3.4. Pilotage

Les systèmes de contrôle interne doivent, eux mêmes, être contrôlés afin qu'en
soient évaluées, dans le temps, les performances qualitatives. Pour cela, il convient

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Le contrôle interne

de mettre en place un système de suivi permanent ou de procéder à des évaluations

périodiques, ou encore de combiner les deux méthodes.
Le suivi permanent s'inscrit dans le cadre des activités courantes et comprend des
contrôles réguliers effectués par le management et le personnel d'encadrement, ainsi
que d'autres techniques appliquées par le personnel à l'occasion de ses travaux.
L'étendue et la fréquence des évaluations périodiques dépendront essentiellement
de l'évaluation des risques et de l'efficacité du processus de surveillance
permanente. Les faiblesses de contrôle interne doivent être portées à l'attention de la
hiérarchie. Les lacunes les plus graves devant être signalées au Coordonnateur.

1.4. Mise en oeuvre du contrôle interne

Il incombe au Coordonnateur et aux instances dirigeantes de l'entreprise de mettre
en place les systèmes adéquats de contrôle interne.
Parmi les facteurs d'une importance particulière dans la mise en oeuvre des
systèmes de contrôle interne on retient particulièrement :

la protection physique des actifs et des enregistrements,

le système de définition des pouvoirs,

les plans financiers et les budgets,

l'information et la documentation,

l'examen indépendant et les contrôles de performance, et

la séparation des tâches.

1.4.1. Protection physique des actifs et des enregistrements

Il s'agit de la mise en place d'un système prévoyant des précautions pour empêcher
les pertes, les vols ou le détournement d'actifs et de documents officiels ainsi que les
enregistrements erronés.

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Le contrôle interne

1.4.2. Système de définition des pouvoirs

Il consiste généralement en la tenue d'un "manuel de définition des tâches" qui

permet au Coordonnateur d'attribuer les pouvoirs ou de les restreindre pour
accomplir ou mener des actions ou transactions.
La structure organisationnelle du Programme fournit le cadre général pour la
planification, la direction, l'exécution et le contrôle des activités.
Un système satisfaisant de définition des pouvoirs doit :

couvrir toutes les activités de l'entreprise,

définir clairement les niveaux de pouvoir d'une personne donnée,

correspondre au niveau de responsabilité professionnelle de la personne, et

être mis à jour en tenant compte des changements pertinents.

1.4.3. Plans financiers et budgets

Ils définissent les stratégies et objectifs en termes financiers et servent de point de

départ pour établir les priorités, attribuer les ressources et mesurer les performances.
En raison de la rigueur de son approche, le contrôle budgétaire facilite la détection, à
temps, des écarts par rapport aux plans et des erreurs ou des irrégularités.

1.4.4. Informations et documentation

Pour remplir les objectifs assignés à l'information financière, il convient d'entretenir

un système d’information adéquat capable d'identifier, de classer, d'enregistrer et de
communiquer les données.
Les opérations doivent être correctement enregistrées pour permettre au système
d'information de fournir des rapports fiables.
L'enregistrement des opérations doit se faire de manière correcte en répondant aux
objectifs de contrôle.
Un "enregistrement correct" suppose un certain nombre de caractéristiques clés
(assertions) :

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Le contrôle interne

• Validité : Les transactions font l'objet des autorisations appropriées et sont

reflétées avec sincérité lors de l'enregistrement les concernant. Seules sont
enregistrées les opérations qui se sont réellement produites et susceptibles d'avoir
un impact sur l'entreprise. Des pièces justificatives doivent permettre de vérifier les
opérations.
• Exhaustivité : Toutes les transactions et les effets des événements associés qui
se sont produits pendant la période concernée sont enregistrés.
• Exactitude : Les montants des opérations sont correctement énoncés ou calculés.
Les soldes sont correctement cumulés en termes de valeur, d'exercice comptable et
de classement. Les actifs et les passifs ont été correctement évalués et les montants
exacts imputés aux postes de charges et de produits de l'exercice comptable correct.
• Enregistrement : Les enregistrements sont opérés en temps voulu, rapidement
après la survenance de l'opération, sont rattachés à la bonne période et sont
correctement reflétés dans les livres et documents comptables.

1.4.5. Examen indépendant et contrôle de performance

L'objectif est de vérifier si les contrôles internes fonctionnent correctement.

Les contrôles de performance visent à fournir des retours d'information indépendants
en décelant les erreurs ou les irrégularités. Normalement, ces contrôles font
intervenir le rapprochement et l'examen des enregistrements comptables internes
avec des documents externes, ou la vérification de la concordance des actifs
enregistrés avec les existants réels. Ce type de contrôle peut prendre la forme par
exemple de rapprochements bancaires, de comptages de caisse, d'examen par les
responsables des rapprochements bancaires et des rapports de contrôle, ou des
prises d'inventaire physique.

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Le contrôle interne

1.4.6. Séparation des tâches

Une séparation adéquate des tâches doit permettre de s'assurer que les erreurs sont
décelées et de limiter les risques de dissimulation d'irrégularités.
Il convient d'organiser les tâches de façon que, pour une même opération, une
même personne ne puisse pas être en mesure de commettre des omissions, des
erreurs ou des fraudes et de les dissimuler dans le cours normal des tâches qui lui
sont confiées.

Cette organisation doit éviter l'attribution, à une même personne, de tâches

incompatibles consistant, à la fois, en :

la conservation des actifs,

l'autorisation des transactions liées à ces actifs,

la tenue des enregistrements et comptes y afférents,

l'exécution de la tâche, et

le contrôle.

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L’audit interne

2. L’AUDIT INTERNE

2.1. Définitions

« L'audit interne est une activité indépendante et objective qui donne à une
organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte
ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée. Il aide cette
organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et
méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle, et de
gouvernement d'entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur
efficacité. »

Toutes les activités du Programme doivent faire l’objet d’audit interne. La personne
affectée à ce poste doit être indépendant est rattaché directement au Coordonnateur.

2.2. Guide de l’audit

2.2.1. Organisation
Risques :
• Impossibilité d’atteindre les objectifs fixés
• Manquements aux règles internes
• Contrôle interne inefficient et fraudes potentielles
• Pas de maîtrise du risque tiers
• Méconnaissance et mauvaise exécution des processus
Vérification :
• Organigramme : conformité avec la réalité ; séparation de tâches,
concordance avec les objectifs
• Pouvoirs internes et externes : notes signées, respect
• Description de postes : existence, conformité avec la réalité
• Procédures écrites : inventaire des procédures, application, conformité

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L’audit interne

2.2.2. Obligations légales et fiscales

Risques
• Litige avec l’Etat et le Ministère de tutelle
• Litiges avec les tiers
Vérification
• Obligations dans les relations avec l’Etat : Connaissance des obligations,
respect
• Obligations dans les relations avec les tiers : type de relation, contrat

2.2.3. Sécurité
Risques
• Accidents
• Destructions de patrimoine
• Fraudes et divulgation d’informations confidentielles
Vérification
• Organisation de l’activité sécurité
• Evaluation de la politique de sécurité

2.2.4. Ressources humaines

Risques
• Incompétence du personnel
• Gestion inefficiente des ressources humaines
• Erreur dans la paie et la comptabilité
• Irrégularités

Vérification
• Suivi du personnel
• Traitement de l’information

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L’audit interne

• Suivi des avances et prêts au personnel

2.2.5. Achats
Risques
• Achats réalisés à des conditions défavorables
• Défaut d’optimisation des coûts de revient
• Mauvaise qualité du produit ou de la prestation
• Paiements injustifiés

Vérification
• Organisation de la fonction Achat : existence de responsable, séparation de
tâches
• Processus de la fonction Achat : choix de fournisseurs, processus de
commande, réception, traitement de factures

2.2.6. Fournisseurs
Risques
• Mauvaise appréciation du passif
• Paiements non justifiés
Vérification
• Transactions comptables : enregistrement exhaustif, bon suivi des comptes
• Règlements

2.2.7. Immobilisations et investissements

Risques
• Défaut de maîtrise de l’actif immobilisé
• Comptes comptables inexacts
• Investissements incontrôlés

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L’audit interne

Vérification
• Bon suivi des immobilisations
• Fiabilité des transactions comptables
• Respect de l’approbation et de l’engagement des investissements
• Respect des règles de liquidation d’un investissement

2.2.8. Stocks
Risques
• Fraudes sur les stocks
• Pertes sur stocks
• Données comptables erronées
Vérification
• Maîtrise des flux de stocks : gestion efficiente des approvisionnements, suivi
des stocks, inventaires physiques réguliers, réalisation et exploitation
comptabilité matières
• Transactions comptables : valorisation, provisions

2.2.9. Finance et trésorerie

Risques
• Impossibilité de faire face à ses obligations
• Fraudes
• Données comptables inexactes
Vérification
• Prévisions de trésorerie
• Gestion quotidienne : position de trésorerie, suivi des décaissements,
rapprochement bancaire à jour
• Sécurisation des paiements
• Relations avec les banques
• Gestion de la caisse de dépenses
• Transactions comptables

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L’audit interne

2.2.10. Comptabilité
Risques
• Irrégularités comptables
• Comptabilité non à jour
• Fraudes
• Reporting irréaliste
Vérification
• Contrôles comptables prioritaires
• Analyse des comptes
• Suivi des comptes de consignation et déconsignation
• Bonne tenue des comptes et fiabilité des reporting

2.2.11. Frais généraux

Risques
• Pas de maîtrise des charges
• Dépassement de budget
Vérification
• Existence d’une bonne organisation analytique
• Suivi efficient des frais généraux

2.2.12. Informatique
Risques
• Fraudes
• Divulgation d’informations confidentielles
• Pertes de données
• Arrêt de l’exploitation
Vérification
• Gestion des accès informatiques
• Protection de l’accès aux données informatiques

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L’audit interne

2.3. 24- Rapport

L’auditeur interne doit établir un rapport d’audit faisant état de ses constatations
quant aux anomalies et faiblesses sur le contrôle interne, les risques encourus, les
recommandations pour résoudre les problèmes et les délais d’exécution de ces
recommandations.
Il devra s’assurer par la suite de la réalisation effective de ses recommandations.

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L’audit externe

3. 3- L’AUDIT EXTERNE

3.1. Différents types d’audit externe

Il existe trois types d’audit, réalisés par des consultants externes au Programme :

L’Audit Comptable et Financier : pour vérifier la régularité de la comptabilité,

l’éligibilité des dépenses et le pourcentage de contribution des bénéficiaires, et pour
déterminer si de façon générale, les fonds ont été bien gérés.

L’Audit de Gestion : pour vérifier le respect des termes du manuel de procédures,

en particulier en ce qui concerne les passations de marchés.

L’Audit Technique : pour vérifier que les Programmes et activités ont été bien
réalisés conformément aux normes, selon les règles de l’art et dans un délai
raisonnable et sont de bonne qualité ; qu’il y a une relation satisfaisante entre
réalisation physique et coûts ; et que les Programmes terminés sont fonctionnels.

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L’audit externe

3.2. 32- Audit comptable et Financier

3.2.1. Mise en œuvre de l’audit

L'audit comptable et financier est un examen des états financiers, systèmes

financiers, registres, transactions et opérations de PAEAR, effectué par des cabinets
d’expertise comptable, dans le but d’offrir de la crédibilité aux états financiers et
autres rapports de gestion, identifier les faiblesses du contrôle interne et des
systèmes financiers, et faire des recommandations qui s'imposent en vue de
proposer les amélioration susceptibles d’être apportées dans l’établissement de ces
documents. PAEAR doit tenir des registres et comptes adéquats, conformément aux
pratiques comptables acceptables, qui reflètent les opérations, ressources et
dépenses exécutées dans le cadre du Programme.

Les comptes et les états financiers de PAEAR seront examinés tous les six mois par
un auditeur externe indépendant acceptable par la Banque, conformément aux
principes d'audit généralement admis sur le plan international et aux Directives pour
l'établissement des rapports financiers et la révision des comptes des Programmes
financés par la Banque.

L'auditeur externe doit exprimer clairement son opinion sur le contrôle interne
et sur l'information financière et comptable dans son rapport d'audit.

L'auditeur externe accorde une attention particulière à la vérification de l'existence,

de la régularité et du classement approprié des pièces justificatives des dépenses
figurant sur les états certifiés des dépenses fournis à l'appui des Demandes de
Retrait de Fonds.

PAEAR doit garder toute la documentation pertinente relative à tous les paiements
effectués sur les Comptes Spéciaux pour qu'elle soit régulièrement examinée par les
missions de supervision de la BAD et par les auditeurs externes.

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L’audit externe

3.2.2. Rapports

Le rapport d’audit doit contenir :

l’opinion professionnelle des auditeurs sur les états financiers du Programme ;

l’opinion séparée sur les états certifiés de dépenses relatives à l’exactitude et
l’éligibilité des dépenses ayant donné lieu à des retraits au vu des relevés de
dépenses, ainsi que sur le degré de fiabilité des relevés de dépenses comme
base de décaissement des ressources du crédit ;

l’opinion séparée sur le compte spécial relative à l’utilisation rationnelle des
fonds qui y sont déposés ;

la Lettre à la Direction (ou Management Letter) rendant compte de toutes les
faiblesses du système, évaluant les risques liés à ces défaillances et
proposant des recommandations pertinentes et pratiques avec un
chronogramme de mise en application.

Le Programme fournira deux copies du rapport d'audit à la BAD aussitôt que

disponibles dans un délai ne dépassant pas 5 mois après la clôture de l'année fiscale
(31 décembre).

3.2.3. Recrutement

Le cabinet comptable en charge de cet audit sera sélectionné et recruté selon les
procédures de acceptables par la Banque. Le cabinet d’audit sera sélectionné sur la
base des critères suivants :

le cabinet d’audit doit être impartial et indépendant, ie qu’il doit être

indépendant de toute relation avec l'entité à être contrôlée, et de la personne
(ou des personnes) qui l'aura nommé. En particulier, le cabinet d’audit ne doit
pas être employé ou servir comme directeur(s), ou avoir une relation

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L’audit externe

financière ou une relation d’affaire étroite avec l’entité pendant la période

couverte par l'audit ;

il doit être bien établi et avoir une réputation solide et utiliser des procédures
et méthodes, conformes aux pratiques d'audit généralement admises dans le
pays, et utiliser un personnel adéquat, ayant des qualifications et expérience
professionnelles appropriées ;

il doit également avoir une expérience dans l'audit des comptes de

Programmes ou entités de mêmes envergure et nature et de même
complexité que le travail à entreprendre.

Le Responsable chargé de l’administration et de la gestion financière est le principal

interlocuteur de l'auditeur externe et doit veiller à ce que ce dernier dispose de tous
les documents et informations nécessaires à l'exécution de sa mission.

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