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UNIVERSITE D’ANTANANARIVO

FACULTE DE DROIT, D’ECONOMIE, DE


GESTION ET DE SOCIOLOGIE

DEPARTEMENT GESTION

MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION

OPTION : FINANCES ET COMPTABILITE

AMELIORATION DU TAUX DE RECOUVREMENT


DE CREANCES :
CAS SOMAREC
Présentée par : RASOAMAHAVONJY Fenosoa

Sous l’encadrement de :

Encadreur pédagogique : Encadreur professionnel :

Monsieur Olivier Origène ANDRIAMASIMANANA Madame Haingo


RABEZANDRINA

Maître de conférence

Chef de Département Gestion

Année universitaire : 2006 – 2007

Session : 13 Décembre 2007


REMERCIEMENTS
« Aucun travail ne s’accomplit dans la solitude »

Aussi, j’aimerais remercier tous ceux qui ont contribué à m’aider de près ou de loin
à la réalisation de ce mémoire.

Je voudrais tout d’abord rendre hommage à Dieu pour tout ce qu’Il a fait pour moi.

Puis, j’adresse mes sincères remerciements à :

- Monsieur Adolphe Wilson RAJERISON, Professeur Titulaire, Président


de l’université d’Antananarivo ;

- Monsieur Andriamaro RANOVONA, Maître de conférence, Doyen de la Faculté


de Droit, d’Economie, de Gestion et de Sociologie ;

- Monsieur Olivier Origène ANDRIAMASIMANANA, Maître de conférence, Chef


de département Gestion, Responsable de l’option Finances et Comptabilité,
encadreur pédagogique de m’accorder son temps pour me donner ses précieux
conseils ;

- Madame Farasoa RAVALITERA, Enseignante, Directeur du Centre d’étude


et de recherche en gestion ;
Ensuite, je tiens à exprimer également ma reconnaissance envers :

- Monsieur Louvet PASCAL, Gérant de SOMAREC de sa gentillesse de m’avoir


permis d’effectuer ce stage au sein de la société. J’ai acquis beaucoup
de connaissances qui resteront un bagage utile pour mon avenir ;

- Madame Haingo RABEZANDRINA Responsable de recouvrement de créances,


encadreur professionnel pour sa bonne volonté d’avoir consacré beaucoup de son
temps pour m’encadrer en dépit de ses nombreuses occupations ;

- Tout le personnel du SOMAREC de m’avoir procuré les informations


qui m’étaient nécessaires et de m’avoir considéré comme faisant partie de
l’équipe tout au long de mon stage ;

Enfin, je voudrais aussi manifester toute ma gratitude à l’endroit de toute ma famille


et mes amis. Grâce à vous, je n’étais pas seule, vous m’avez donné tout ce dont j’ai
besoin.

Que toutes vos peines soient récompensées.


SOMMAIRE

Introduction générale

PARTIE I – PRESENTATION GENERALE DE SOMAREC

Chapitre I – Présentation de la société


Section 1 - Généralités sur la société
Section 2 – Activités et mission

Chapitre II – Rappel théorique sur le recouvrement de créances


Section 1 – Les principes du recouvrement de créances
Section 2 – Recouvrement amiable de créances sur le compte d’autrui

PARTIE II - IDENTIFICATION ET FORMULATION DES PROBLEMES

Chapitre I - Problèmes liés à l’organisation interne


Section 1 – Absence d’un manuel de procédure interne
Section 2 – Insuffisance de matériels de travail
Section 3 – Manque de communication

Chapitre II – Problèmes rencontrés lors du traitement de dossiers


de créances
Section 1 – Existence des débiteurs douteux
Section 2 – Problèmes de motivation des employés

PARTIE III – PROPOSITION DE SOLUTIONS

Chapitre I – Solutions liées à l’organisation interne


Section 1 – Mise en place d’un manuel des procédures interne
Section 2 – Utilisation de matériels de travail adéquats
Section 3 – Amélioration de communication

Chapitre II – Solutions apportées pour améliorer le traitement des dossiers


Section 1 – Réduction du nombre des débiteurs douteux
Section 2 – Amélioration de la motivation des employés

Chapitre III - Solutions retenues et résultats attendus


Section 1 – Solutions retenues
Section 2 – Résultat attendus et recommandations générales

Conclusion générale

Annexes

Bibliographie
INTRODUCTION

Les clients sont la raison d'être des entreprises et ils constituent


une grande part de leur richesse. Suite à l’accroissement illimité de leurs
demandes sur le marché, et pour pouvoir les aider à réaliser leurs rêves, la
plupart des entreprises insèrent une autre branche d’activité : le service crédit.
Ce service permet d’accorder une avance de fonds aux personnes s’engageant
à rembourser avec intérêts et commissions dans un délai déterminé.

De nos jours, l’emprunt constitue l’une des possibilités de financement


moderne. Tous ceux qui offrent des crédits espèrent être payés à temps. Mais,
suite à toutes sortes d’aléas qui peuvent se produire, certains clients
se transforment en mauvais payeurs. Ces mêmes clients deviennent des
acteurs conduisant l’entreprise à sa perte.

Quand les impayés s’accumulent, l'entreprise peut être mise en péril.


Comment faire face à ces problèmes ? Pour y remédier, la société, en cas
d’absence de service de recouvrement interne a la possibilité de s’adresser
au service externe.

SOMAREC (Société Malgache de Recouvrement de Créances)


l’une des sociétés existantes à Madagascar, est spécialisée dans le
recouvrement de créances. La plupart des grandes sociétés ayant
des factures impayées collaborent avec SOMAREC afin de recouvrer leurs
créances. Ainsi le grand souci du créancier est de récupérer la majorité de
leurs créances. C'est la raison pour la quelle nous avons orienté notre
thème vers : “ L’AMELIORATION DU TAUX DE RECOUVREMENT DE
CREANCES ”; cas du SOMAREC.

En effet, faire du recouvrement nécessite une bonne structure


et procédures adéquates aux stratégies, ainsi qu’un sens de responsabilités
et une parfaite maîtrise de travail.
Alors, pour y parvenir, nous avons adopté comme méthodologie
d’approche :

 L’entretien direct et les mini- questionnaires adressés à


tout le personnel de la société

 L’observation des faits

 La recherche documentaire

 La recherche sur Internet

 La consultation d'ouvrages littéraires et autres


documents bibliographiques.

Pour un exposé clair, nous serons amenée à adopter le plan suivant :

 La première partie sera axée sur la présentation


générale de la société à travers son historique,
ses missions et ses activités, sa structure
organisationnelle et le rappel théorique sur le
recouvrement de créances,

 La deuxième partie portera sur l’analyse et


l’identification des problèmes au niveau
de l’organisation existante et lors du traitement
des dossiers de créances,

 La troisième partie essaiera de dégager des solutions


et recommandations afférentes aux problèmes.
PARTIE I - PRESENTATION GENERALE
Pour commencer le travail et avoir une connaissance de base, nous avons
axé cette première partie sur la présentation générale de la société et quelque
rappel théorique sur le recouvrement de créances.

CHAPITRE I- PRESENTATION DE LA SOCIETE

Pour pouvoir bien fonder la recherche et l’analyse, il est indispensable


d’avoir au moins une connaissance générale de la société. Dans ce chapitre
nous allons voir l’historique, la structure organisationnelle ainsi que les activités et
la mission du SOMAREC.

Section1- Généralités sur la société

1.1 -Historique

SOMAREC a été créée en 2005. C'est une société à responsabilité limitée


(SARL) au capital de 12 000 000 MGA.

Son siège social se trouve à Behoririka, Rue du Dr Zamenhof, Lot IVD 20


Ter.

La société a pour maison mère la SOGECOR, une des plus grandes


sociétés de recouvrement de créance existant en France.

1.2-Structure organisationnelle
La structure est l’agencement particulier d’un ensemble d’éléments
qui concourent à un même but1. Elle montre une vue globale de l’organisation
de l’entreprise. Sa raison d’être permet aux personnels de mieux connaître la
nature et l’étendue de leurs rôles respectifs face à des objectifs bien
déterminés.

1 Source : fr.wikipedia.org/wiki/structure
Elle indique les moyens mis à leur disposition pour réaliser ces objectifs.
La structure doit être décrite dans un organigramme et est accompagnée d’une
description des tâches.

1.2.1- Organigramme

L’organigramme est une représentation schématique des liens


fonctionnels, organisationnels et hiérarchiques d’un organisme2.

Un organigramme permet d’avoir une connaissance exacte des


composantes de l’entreprise. Il donne une image précise des
différents services existants ainsi que les liens organiques qui les
unissent. Il définit les rangs hiérarchiques et les
responsabilités fonctionnelles.

C’est la meilleure façon de préciser les attributions et les pouvoirs de


chaque responsable. Il contribue à la constatation des anomalies d’organisation
existante, et facilite la détection des erreurs et les lacunes qui pourraient
survenir.

En deux années d'existence, la société a un organigramme provisoire qui


se présente schématiquement comme suit:

2 : Source : fr.wikipedia.org/wiki/organigramme
Figure n°01 : Organigramme du SOMAREC

Source : Somarec (Février 2007)


Pour avoir une idée complète de la structure, il faut que chaque poste identifié
dans l’organigramme soit éclairé par la description des tâches.

1.2.2-Description des attributions

1.2.2.1 - GERANT

Le gérant a pour rôle de veiller au bon fonctionnement de la société


(planifier, organiser, diriger, coordonner et contrôler)

Il est chargé de :

- Définir la stratégie

- Mettre en œuvre la stratégie

- Gérer des relations humaines internes

- Suivre la gestion administrative du personnel (contrats de


travail)

- Gérer la société sur le plan financier

- Faire des prospections

- Maintenir et traiter les relations avec les clients

- Signer les chèques, contrats, factures

- Superviser les dossiers à problèmes

1.2.2.2 - RESPONSABLE DES AGENT DE


RECOUVREMENT

Comme son nom l’indique le responsable des agents de recouvrement a


sous sa responsabilité tous les agents de recouvrement

Elle a pour attribution de :

- conseiller les agents


- repartir les nouveaux dossiers entre les agents

- établir les différentes relances selon la situation

- recevoir les débiteurs au bureau

- encaisser, établir les reçus, enregistrer sur logiciel

- relancer au téléphone les débiteurs récalcitrants

- faire le rapport hebdomadaire avec les agents

- établir les états récapitulatifs de chaque client pour la direction


(hebdomadaires, mensuels)

- faire le rapport mensuel pour les clients (pour en savoir plus sur
la situation des dossiers)

- établir les certificats d’irresponsabilité ou d’intraitabilité

- traiter les relances

- établir l’état récapitulatif mensuel des échéanciers normaux et


à difficultés pour faciliter le suivi de paiement

- rendre compte du travail et des résultats des autres agents auprès


de la direction

1.2.2.3 - ASSISTANTE DE DIRECTION

Elle assure toutes les fonctions administratives de la société.

Elle est chargée de :

- gérer l’administration : elle est responsable de la paie, de


la tenue de compte, et de la tenue de la petite caisse)

- vérifier les chèques (positionnés ou non, impayés ou non)

- élaborer/modifier les contrats en cas de nécessité


- établir les factures dès réception de nouveaux dossiers

- faire l’état récapitulatif des recouvrements journaliers en


deux exemplaires :

 l’un pour la direction et

 l’autre pour la secrétaire afin de mettre à jour le


site ainsi que des états récapitulatifs des
recouvrements mensuels pour la direction

- établir les relevés du client à chaque fin du mois

- établir la facture de commission sur les montants


recouvrés

1.2.2.4 -AGENT DE RECOUVREMENT PROVINCIAL

Il s’occupe de tous les dossiers en dehors de Tana. Chaque province est visitée
au moins deux fois dans l’année

Ses attributions sont :

- classer les nouveaux dossiers

- établir les différentes relances selon les cas (lettres


d’engagement avec calendrier paiement, lettres de mise en
demeure, lettres de rappel, convocations)

- recevoir les débiteurs au bureau

- encaisser, établir les reçus, enregistrer sur logiciel

- relancer au téléphone les éléments récalcitrants en cas de


retard de paiement

- procéder à des enquêtes et visites domiciliaires

- faire le rapport hebdomadaire ou mensuel pour le client


- traiter les relances

- établir les états récapitulatifs mensuels des échéanciers


normaux et à difficultés pour faciliter la suivie de
paiement

- établir le certificat d’irrecouvrabilité ou d’intraitabilité

1.2.2.5 - AGENT DE RECOUVREMENT DU CENTRE


VILLE ET DES PERIPHERIES

Son rôle est d’assurer le recouvrement de créances au centre ville


et périphérique.

Elle est chargée de :

- classer les nouveaux dossiers

- établir les différentes relances suivant


la situation

- recevoir les débiteurs au bureau

- encaisser, d’établir les reçus,


d’enregistrer sur logiciel

- organiser des visites domiciliaires

- procéder à des relances téléphoniques


des débiteurs en cas de non
paiement ou de non respect des lettres
d’engagement

- établir le certificat d’irrecouvrabilité ou


d’intraitabilité

- traiter les relances


- établir les états récapitulatifs mensuels
des échéanciers normaux ou à difficultés pour
faciliter le suivi de paiement

1.2.2.6 - SECRETAIRE

Secrétaire de l’assistante de direction, elle aide à assurer la bonne marche


de l’administration.

Ses attributions sont :

- faire la saisie, enregistrer les nouveaux dossiers de créances

- payer les factures extérieures (IGR, JIRAMA,…..)

- chercher le registre de commerce du débiteur (auprès du


ministère)

- imprimer l’emploi du temps

- tenir les cahiers d’échéanciers et assurer sa mise à jour

- se charger des archives

- s’occuper du SITE et de sa mise à jour

1.2.2.7 - COURSIER INTERNE

Il a pour rôle d’assurer l’expédition des courriers.

Il est chargé de :

- distribuer tout les différents courriers :

- distribuer les factures

- établir les certificats de non résidents auprès du fokontany


pour les débiteurs introuvables ou ayant déménagé

- récupérer les chèques de commissions chez les clients


- veiller sur le versement des cheques auprès des
banque

Section 2- Activités et missions

2.1- Mission

La société a pour principale mission:le recouvrement des créances. Il existe


deux phases de recouvrement de créances et utilisées par notre société, à savoir :

- le recouvrement amiable

- le recouvrement judiciaire

2.2 – Activités

Plusieurs sociétés confient les recouvrements de leurs créances à


SOMAREC. Afin de satisfaire les besoins de ses clientèles, la
société a comme activités :

- la recherche et l’identification des débiteurs,

- L’enquête et la localisation efficace des débiteurs,

- L’utilisation des procédures judiciaires les mieux adaptées,

- L’étude de solvabilité rapide des débiteurs.

Voici le schéma de traitement des dossiers :

Dès réception, l’établissement de la facture est confié à l’assistante


de direction,

La répartition des dossiers par agent est assurée par le responsable


des agents,

La saisie des dossiers dans le logiciel Magic est confiée à la secrétaire,


Après la saisie chaque agent aura chacun ses dossiers et entame
les classement.

En dernier lieu, les agents envoient les relances.

La relance se différencie selon le cas :

La première lettre à envoyer au débiteur est la lettre de mise en demeure.


Le but de cette lettre est d’informer les débiteurs sur leurs arriérés, et qu’ils doivent
payer. Cette première relance consiste à convoquer le débiteur au bureau
(chez SOMAREC) pour paiement du premier acompte ou pour solde de la dette.

Quand le débiteur reconnaît et accepte de payer la créance, l’agent établit


la lettre d’engagement et définit avec le débiteur le calendrier de paiement.

Lors du règlement de la dette le débiteur peut payer :

-- Par chèque

- En espèce

- Par virement

- Par mandat poste

- Par traite

- Par lettre de change

Pour faire respecter l’engagement, l’agent responsable du dossier effectue


des relances téléphoniques, par courrier et des visites domiciliaires.

En cas de contestation du débiteur, la société pourra entamer la phase


judiciaire avec l’accord du client. Pour cette phase, c’est l’avocat de la société
qui prend en main le dossier. Il est à souligner que tous les frais sont à la charge
du client.

Le courrier qui correspond à cette phase est l’avis de procédure puis l’avis
de remise à huissier de justice.
On dit que le dossier est soldé si toutes les créances sont récupérées
ou payées. Par contre, un dossier est clos sur l’ordre du client, ce qui entraîne
la fermeture totale du traitement de dossier sans avoir recouvré la créance.

2.3- Les moyens mis à la disposition

Pour pouvoir compléter la réalisation de ses activités, la société dispose


différentes ressources.

2.3.1- Ressources financières

La société a pour ressources financières :

- Frais des dossiers

- Commission sur le montant recouvré

SOMAREC est titulaire d’un compte bancaire subdivisé en :

- compte client : pour le versement de tout ce qui a été recouvré


mensuellement et pour le paiement des clients à chaque fin du mois.

- Compte d’exploitation : pour les versements des commissions


et les frais de dossiers et pour paiement des charges de la
société. La société décide d’engager une société externe pour les travaux
comptables.

2.3.2- Ressources humaines

Actuellement, sept employés apportent toutes leurs énergies et leur savoir-


faire pour faire fonctionner la société à savoir:
- Un gérant

- Un responsable des agents

- Deux agents de recouvrement

- Une assistante de direction

- Une secrétaire

- Un coursier interne
2.3.3- Ressources matérielles

Pour ses activités, la société possède des matériels informatiques comme


des ordinateurs, une photocopieuse, et une imprimante.

- Elle met en place d'une plate-forme informatique client:réseau de matériel


informatique connecté avec Internet

- elle utilise un LOGICIEL très spécialisé appelé Magic, qui assure


l'automatisation complète du suivi des dossiers

Afin d’aider les clients à la prise de décision sur l’éventuel débiteur la


société a décidé de créer un SITE de renseignement qui est disponible à
tout moment. Ce site est mis à jour à chaque fin de semaine pour que les
informations soient fiables. Pour mieux distinguer les débiteurs, la société utilise un
système de code couleurs indiquant la situation du débiteur.

Rouge : le débiteur est introuvable, il ne reconnaît pas sa dette, ou refuse


de la payer.

Orange : le débiteur reconnaît sa dette et, est en phase d’apurement


par un système d’échéance.

Vert : le débiteur a soldé sa dette ou la société n’a pas de dossier sur cette
personne.
CHAPITRE II : RAPPEL THEORIQUE SUR“ Le recouvrement de créances ”

Il existe plusieurs façons pour une entreprise de recouvrer une créance.

- L’entreprise gère elle –même le recouvrement de ses impayés, par exemple


dans un service contentieux, elle peut éventuellement s’appuyer
sur des sociétés spécialisées, souvent des sociétés de recouvrement, qui lui
fourniront des services tels que des modèles de documents à en tête etc.
Elle peut aussi initier une action en justice, par l’intermédiaire d’huissiers
de justice. En cas de non paiement, la société créancière peut décider
d’abandonner la créance.

- L’entreprise peut faire appel à des sociétés de recouvrement, alors


mandatées, qui s’occupent simplement de poursuivre la démarche initiale
de recouvrement, et éventuellement s’occupe des démarches judiciaires.

- L’entreprise peut faire appel à une société de recouvrement, alors


mandatée, qui lui rachète la créance, moyennant un rabais. Dans ce
cas, c’est cette société de recouvrement qui gère le risque de défaut de
paiement. On appelle ces sociétés, des sociétés d’affacturage.

Section 1 – Les principes du recouvrement des créances

1.1 - Définition du recouvrement de créances

Un recouvrement c’est une activité réglementée consistant à utiliser


tous les moyens de droit (amiables et judiciaires) pour obtenir le paiement
de la créance due au créancier.3

1.2 – Les différentes phases de recouvrement

3 Source : http://www.dicodunet.com/definitions/economie/recouvrement-creances.htm
Selon la définition, le recouvrement de créance prend sous deux formes :

1.2.1 - Le recouvrement amiable

 Mode du recouvrement amiable

Deux procédés peuvent être mis en œuvre :

1.2.1.1 - La relance

Cette relance permet aux créanciers de s’adapter au profil du débiteur


et aux relations établies avec lui.

La relance peut être à la fois : orale et/ou écrite

1.2.1.1.1 - La relance par téléphone

Dans un premier temps, il est recommandé de procéder au rappel de


l’impayé par téléphone. Assurément, c’est le moyen le moins coûteux, en
temps et en argent.

1.2.1.1.2 - La relance par courrier

Dans un second temps ou parallèlement on peut passer à une étape


plus formelle en procédant à l’envoi d’un courrier. L’intérêt de ce type de relance
est de constituer la preuve de l’absence de paiement du débiteur, à la date
initialement prévue.

En pratique, le premier envoi s’effectue après un retard de paiement


de huit jours. Passé ce délai, une seconde et dernière lettre peut être envoyée
au débiteur, en faisant mention de la première.

La seconde lettre s’effectue quinze jours après la date d’échéance. Si


malgré toutes ces tentatives, le débiteur ne procède pas au paiement, une mise en
demeure s’impose.
1.2.1.2 - La mise en demeure

La mise en demeure s’effectue soit par sommation, c'est-à-dire au moyen


d’un acte délivré par un huissier, soit par lettre avec accusé de réception.

La mise en demeure doit permettre d’identifier la facture impayée,


tout en précisant son montant et celui des intérêts de retard.

Le modelé de la lettre de mise en demeure se trouvera en annexe.

Intérêt de la mise en demeure

Quel que soit la mise en forme retenue, ce procédé est essentiel pour différentes
raisons :

- Il atteste de la volonté du créancier d’être payé

- Il permet d’établir la carence du débiteur

- Il fait courir les intérêts moratoires

- Il est préalablement nécessaire à toute demande en justice

1.2.2 - Le recouvrement judiciaire

Toutefois, en matière d’impayés, il existe quatre qui échappent à ces procédés :

- Le certificat de non paiement,

- Le référé provision,

- L’injonction de payer

- La saisie conservatoire

1.2.2.1 - Le certificat de non paiement

Lorsqu’un chèque revient impayé pour défaut de provision, il est recommandé


d’utiliser le mécanisme du certificat de non paiement.
1.2.2.1.1 - La délivrance du certificat de non
paiement

Si, dans un délai de trente jours après sa première présentation, le chèque


demeure impayé, le bénéficiaire peut demander au banquier de lui délivrer un
certificat de non paiement.

Ce certificat peut alors être transmis à l’huissier de justice au domicile


du débiteur pour signification. Sans régularisation sous quinze jours, cette
signification devient titre exécutoire et permet, sans avoir à prendre de jugement, de
saisir les biens dudit débiteur.

1.2.2.2.2 - Points importants :

- la rédaction du titre exécutoire se fait sans intervention du


tribunal

- les frais et honoraires de l’huissier sont à la charge du débiteur.

1.2.2.2 - Le référé provision

Cette procédure permet d’obtenir du juge une ordonnance exécutoire


dès son prononcé, à condition que la créance ne soit pas sérieusement
contestable.

1.2.2.2.1 - Le déroulement de la procédure.

Il faut, dans un premier temps, procéder à la saisie du juge par voie


d’assignation et en conséquence, déposer un projet d’assignation au greffe
du tribunal compétent.

En pratique, ce dépôt doit s’effectuer au moins 48 heures avant la date


de l’audience.
Le projet d’assignation doit contenir tous les éléments justifiant la réalité
de la créance : contrat, condition générales des ventes, lettre de relance et de
mise en demeure.

Dans un second temps, l’assignation doit être délivrée au débiteur par huissier.

1.2.2.3 - Injonction de payer

L’injonction de payer est une procédure judiciaire rapide, qui permet


à un créancier de contraindre son débiteur à honorer ses engagements.

1.2.2.3.1 - Conditions préalables

L’injonction de payer ne concerne que certaines catégories de créances :

- les créances nées d’un contrat,


- les créances statutaires,
- les créances issues de l’acceptation ou du tirage d’une lettre
de change.
1.2.2.3.2 - Comment saisir le tribunal ?

La saisine du tribunal s’effectue par une requête du créancier qui doit


obligatoirement contenir les informations suivantes :

- l’identité du parti : nom, prénoms, profession, domicile ;

- l’indication précise du montant de la somme réclamée


avec le décompte des différents éléments de la créance ainsi
que le fondement de celle-ci ;

- le rappel du principe des intérêts légaux si des intérêts


conventionnels sont revus, il convient de justifier leur existence
et de préciser leur taux et leur point de départ.

La requête doit ensuite être déposée ou adressée au secrétariat du greffe


du tribunal et y être enregistrée. Il est important de noter que son coût
est réglementé et que les frais sont à la charge du débiteur.
1.2.2.4 - Saisie conservatoire

1.2.2.4.1 - Définition

La saisie conservatoire est une saisie de caractère provisoire portant


sur les biens mobiliers d’un débiteur et ayant simplement pour effet d’empêcher
ce dernier de s’en dessaisir pour se rendre insolvable.

1.2.2.4.2 - Dépôt de requête au juge de


l’exécution

Un créancier, dont la créance apparaît fondée dans son principe et qui


ne dispose pas d’un titre exécutoire, peut adresser une requête au juge
de l’exécution du tribunal de grande instance.

Sa requête doit mentionner la nature de l’obligation de son débiteur,


le montant de la créance et la nature des biens sur lesquels la saisie
conservatoire porte.

Ensuite, le juge rend une ordonnance dans laquelle il autorise ou refuse


la mesure conservatoire demandée.

1.2.2.4.3 - Dépôt d’une demande à huissier

Si le créancier dispose un titre exécutoire, une lettre de change accepté


un billet à ordre ou un contrat de bail écrit, il peut s’adresser directement
à un huissier de justice du lieu de résidence de son débiteur. L'huissier pourra
procéder à la mesure conservatoire demandée et dressera l'acte de saisie.

1.2.2.4.4 - Notification de l’acte de saisie

L'acte de saisie doit être notifié au débiteur et doit mentionner :

- l'ordonnance d'autorisation du juge ou le titre exécutoire


justifiant la saisie,
- la description des biens saisis,

- que les biens sont rendus indisponibles sous peine


de sanctions,

- la possibilité pour demander la suspension de la saisie.

1.2.2.4.5 - Obligations du créancier

Lorsque le créancier est autorisé à faire une saisie conservatoire, il doit :

- procéder à la saisie conservatoire dans un délai de


trois mois à partir de la date de l'ordonnance,

- assigner son débiteur en paiement dans le mois


de la saisie,

- envoyer l'assignation en paiement à la personne


chargée de l'exécution de la mesure (banque, tiers
détenteur des biens), sous huit jours.

Section 2 - Recouvrement amiable de créances pour le compte d’autrui

2.1 – Principe

Un créancier peut s’adresser à une personne physique ou morale chargée

du recouvrement amiable des créances pour qu’elle se charge de réclamer

la créance à son débiteur. Ces personnes font l’objet d’un règlement précis,

elles doivent :

- Etre couverte par une assurance professionnelle

- Justifier être titulaires d’un compte dans un établissement affecté

à l’encaissement des fonds pour le compte d’autrui.


2.2 - Modalités d’application

Pour pouvoir procéder au recouvrement des créances, il est nécessaire


de conclure une convention écrite avec le créancier, précisant :

- le fondement de la créance ; le détail des sommes dues :


principal, intérêts prévus dans le contrat de prêt ou exigibles
du fait d’une mise en demeure, et accessoire, les conditions
de détermination de la rémunération à la charge du créancier,

- les conditions de recouvrement des fonds encaissés pour


le compte de créancier
- les conditions de détermination de la rémunération à la
charge du créancier,

- les conditions de recouvrement des fonds encaissés pour


le compte de créancier

2.3 - Déroulement de la procédure

La personne chargée du recouvrement doit adresser au débiteur une lettre


contenant obligatoirement les mentions suivantes :

- son nom, son adresse et le fait qu’elle exerce une activité


de recouvrement amiable,

- le nom et l’adresse du créancier,

- le fondement et le montant de la créance en principal, intérêts


et accessoires

- l’indication d’avoir à payer la somme due et les modalités


de paiement de la dette,

- la précision que les frais de recouvrement entrepris sans titre


exécutoire incombe

- au créancier, sauf s’ils concernent un acte dont l’exécution


est prévu par la loi.

Le non respect de ces obligations est sanctionné d’une amende issue

du recouvrement de la dette.

La société de recouvrement doit remettre au débiteur une quittance pour

tout paiement effectué. Elle doit informer le créancier du paiement, même partiel,

de la part du débiteur.
Les fonds reçus doivent être reversés au créancier dans le délai d’un mois

à compter de l’encaissement effectif, sauf convention contraire.

2.4 - Intérêt du recouvrement amiable

Il présente, avant tout, l’avantage de préserver les relations commerciales.

C’est aussi un moyen efficace pour comprendre les raisons de l’absence

de paiement et pour instaurer un dialogue constructif avec le débiteur.

Le recouvrement amiable est rapide et peu coûteux. Cependant, son efficacité

est parfois limitée ; il est alors nécessaire d’entamer une procédure contentieuse.

En résumé, c’était la première partie de notre travail qui nous a parlé

de la généralité sur la société, nous avons commencé par la présentation à l’aide

de son historique, sa structure, ainsi que sa mission et ses activités. Ensuite,

nous rappelons la théorie sur le recouvrement de créance car notre travail est basé

sur ce domaine. Enfin, avant d’entrer dans la plus grande partie de notre travail,

nous avons résumé les étapes de recouvrement de créances par un graphe.

Figure 2- Les étapes du recouvrement de créance


Source : www.sefairepayer.com
PARTIE II – IDENTIFICATION ET

FORMULATION DES PROBLEMES


Après la présentation générale de la société et le rappel des cours,

nous allons entamer la deuxième partie qui consiste à analyser les problèmes

existants qui sont de nature à empêcher la bonne marche des activités

de la société. Cette partie essaie de détecter les lacunes au niveau

de l’organisation actuelle ainsi que lors du traitement des dossiers de créances.

CHAPITRE I- Problèmes liés à l’organisation interne

Le principe de l’organisation est de regrouper les activités nécessaires

à la réalisation d’objectifs, de confier chaque groupe d’activités à un cadre

possédant une autorité suffisante pour coordonner et réaliser leur exécution.

Aussi, la structure d’une organisation doit-elle être conçue de manière à

identifier les éléments fondamentaux de chacune des fonctions

pour que des individus qui oeuvrent au sein de l’organisation puissent

connaître :

- La nature et l’étendue de leurs rôles respectifs et qu’ils soient

en mesure de déterminer les objectifs qui leur auront été

assignés ;

- Les moyens qu’ils ont à leur possession;

- La marge de manœuvre dont ils disposent pour réaliser les

objectifs fixés.

L’organisation occupe une place très importante dans une entreprise,


celle-ci peut être à la fois source de succès ou de défaite.

La société a sa propre organisation, concernant aussi bien

les informations, les activités et, le temps, les hommes, les capitaux

et les matériels. L’organisation peut se définir comme l’aménagement optimal

des ressources disponibles ou susceptibles d’être obtenues au service

d’enjeux divers (économiques, technologiques ou humains). Donc, il est

avantageux de bien s’organiser pour obtenir une meilleure efficacité

des moyens matériels (outils) et des ressources humaines (personnel). Lors du

stage, nous avons constaté que l’organisation de la société n’est pas très

bien conçue car la description des tâches n’est pas très claire

et les matériels sont insuffisants.

Section 1- Absence d’un manuel de procédure

Dans une entreprise, chaque activité a sa propre procédure. Pour

mieux différencier ces procédures et éviter toute confusion, il est préférable

que chacune d’elle soit consignée par écrit et rassemblée dans un manuel.

Le plus souvent un manuel rassemble :

- la description détaillée de chaque tâche et

le responsable ;

- la procédure de la réalisation et les moyens mis

en oeuvre ;

- le circuit à suivre ;
- le contrôle nécessaire.

Donc, l’absence d’un manuel de procédure a pour effet une description

défectueuse des tâches entraînant leur confusion des tâches et l’absence

des procédures très précise.

1.1- Description vague des tâches

La non conformité de la description avec des tâches à entreprendre pose

des problèmes vis-à-vis du personnel lors de l’accomplissement du travail.

La description des tâches un peu floue ne permet pas aux employés de connaître

leur vraie fonction, et il est difficile pour eux de bien situer leurs responsabilités,

ce qui entraîne la confusion des tâches. D’après notre analyse, c’est l’absence

d’un manuel de procédure interne qui en est la cause.

Depuis son existence jusqu’à notre passage, la société n’a pas établi son

manuel de procédure interne. Alors, cette absence engendre des

problèmes. Dans certains cas, quelques employés doutent de ce qu’il fallait faire

et se voient obligés de demander à quelqu’un d’autre. Parfois, ce

dernier lui -même ignore la vraie procédure et se contente de transmettre le peu

qu’il connaît. Par conséquent, certaines tâches sont traitées de façon erronée car

les employés n’ont d’autre choix que d’utiliser les connaissances qui sont en leur

possession. Ce cas se présente par exemple lors de la demande de

congé. En effet, toute sorte de changement de procédure pourrait en

découler. Ceci pourrait entraîner un risque de négligence ou d’ignorance de

certaine tâche et la question « qui fait quoi » se pose toujours.


1.2 – Risque de confusion des tâches

Cependant, nous tenons à signaler que pendant notre stage, nous n’avons

remarqué aucune confusion des tâches malgré l’absence d’un manuel de

procédure. Mais cette situation pourrait survenir au cas où la société ne décide pas

de l’établir. En outre, l’absence d’un manuel de procédure entraîne le déséquilibre

des tâches car, il existe des tâches qu’un employé considère comme faisant

partie de son occupation ; mais après la redéfinition de chaque

poste, cette tâche appartient effectivement à quelqu’un d’autre. Donc, les travaux

ne sont pas bien définis. Par conséquent, il existe des employés qui

travaillent plus par rapport aux autres.

1.3- Mauvaise gestion de matériel

Dans cette sous-section, nous allons parler particulièrement des

responsabilités personnelles vis-à-vis des matériels. D’après ce que nous avons vu

durant notre stage, la société dispose de tous les matériels nécessaires à la

réalisation des tâches, mais il y a un certain problème d’organisation.

Ce que nous avons inventorié ici est souvent considéré comme de peu

d’importance. Cependant ce problème peut engendrer l’alourdissement

des opérations. En tant que société de recouvrement, elle possède

plusieurs documents de créances nécessitant un minimum de sécurité.

Pour le classement, il est à signaler qu’elle dispose de différentes sortes

de classeurs où sont réunis tous les dossiers de chaque client. Les échéanciers
ainsi que les dossiers soldés sont classés séparément.

Il y a des moments où tout le personnel de l’entreprise essaie de ranger

son propre bureau. Cependant, quand l’agent est débordé de travail, le bureau

se trouve surchargé. Ce qui entraîne le désordre ou le mauvais rangement

de certains dossiers, occasionnant une perte de temps lors de la recherche.

Lorsqu’il y a plusieurs pertes de temps, l’activité se trouve ralentie et de ce fait,

les résultats vont s’affaiblir.

1.4 -Absence de procédures précises quant à

l’approvisionnement

Comme toute entreprise, SOMAREC a ses besoins concernant les matières


consommables. Lorsque la société se spécialise dans le recouvrement des
créances, elle utilise une grande quantité des papiers et des enveloppes pour
relancer les débiteurs. Pendant notre stage nous avons pu constater
que toutes les demandes d’achat sont faites d’une façon verbale et c’est la facture
seule qui justifie l’existence de l’opération. Mais il est à souligner que
faire un approvisionnement signifie décaissement ; ce qui nécessite une grande
responsabilité de la part de chacun .D’où, il est nécessaire d’élaborer les
procédures d’approvisionnement et toute demande d’achat doit être faite par écrit
afin d’éviter les risques de détournement de fonds.

Section 2 – Insuffisance de matériels de travail

Actuellement, la plupart des entreprises adoptent la nouvelle technologie.


Pour moderniser, accélérer et faciliter l’accomplissement du travail, il s’avère
essentiel d’avoir des matériels informatiques de base. Donc, le fait d’avoir
des matériels insuffisants ne fait que retarder la réalisation du travail. D’après ce
que nous avons vu, la société dispose des matériels suivants.

Tableau n°01 – Tableau récapitulatif des matériels de travail

Matériels Nombres
Ordinateurs 4
Téléphones 5
Fax 1
Machines à calculer 5
Photocopieuse 1
Imprimante 1

Source : SOMAREC

Ce tableau récapitule les matériels existants chez SOMAREC. Après l’analyse,

nous avons pu constater l’insuffisance du nombre d’ordinateurs par rapport

au nombre du personnel. En outre, la photocopieuse est en panne ; cela engendre

du retard dans les activités et crée des dépenses supplémentaires.

2.1 – Problème concernant les matériels informatiques

On sait que l’utilisation des matériels informatiques est primordiale

dans une société qui se veut moderne. Il faut donc que leur nombre soit suffisant

et qu’ils soient en parfait état de marche.

2.1.1 – Nombre insuffisant d’ordinateurs

D’après le tableau ci-dessus, il n’y a que quatre ordinateurs pour six

employés qui se subdivisent comme suit : un pour la direction, un pour

l’administration et deux pour les agents de recouvrement ainsi que la secrétaire.

Mais, ce nombre est suffisant pour traiter le travail à condition que


les employés sachent gérer leur temps. Toutefois, lorsque les débiteurs sont assez

nombreux, certains agents sont obligés de les recevoir mais les

encaissements dans le logiciel ne se fait pas au même moment que

l’établissement de reçus et du paiement proprement dit. Alors, la mise à jour des

commentaires et des statuts n’est pas régulière et des omissions sur

l’encaissement peuvent survenir.

2.1.1.1 – Non mise à jour des statuts

Pour faciliter le suivi des dossiers, la société a mis en place un statut pour

chaque situation de débiteur. Il est donc obligatoire de mettre à jour certains

statuts suivant l’évolution de chaque dossier. Mais, à cause de l’insuffisance

d’ordinateurs, les agents de recouvrement ne se sentent pas libres pour

accomplir leurs tâches, et une fois devant la machine ils mettent en

priorité l’encaissement et la mise à jour des statuts est négligée.

Quelquefois, le statut et l’état de dossier se différencient. Ce cas se

présente fréquemment lors de l’évolution des dossiers en cours vers les

échéanciers et /ou les échéanciers vers les soldés. Toutefois, dans le

logiciel, les commentaires affirment qu’un débiteur est en position d’échéancier

mais son statut reste en cours. En effet, certaines informations ne sont pas fiables

et par conséquent, ne sont pas valables pour le suivi. Alors quand le statut n’est

pas régulier, les agents sont confrontés à beaucoup de difficultés

car la plupart des suivis sont basés sur ces statuts.


2.1.1.2 – Risque d’omissions sur encaissement

Pour les règlements faits par les débiteurs, la société utilise un logiciel ainsi

qu’un cahier de recouvrement journalier pour encaisser, enregistrer l’opération

et pour faciliter les contrôles. Au cas où les débiteurs sont assez nombreux pour

payer, certains agents enregistrent seulement l’opération sur le cahier

de recouvrement au moment du règlement, à cause de l’insuffisance

d’ordinateurs. Envisageons le cas où ces agents ne se souviennent pas

d’encaisser le paiement dans le logiciel le jour même de l’opération. Nous pouvons

constater que le lendemain de l’opération, après le

rapprochement de deux sommes (dans le logiciel et sur le cahier) le

responsable détecte un certain écart risquant de poser des problèmes. Il est

urgent de trouver la source de cet écart. En effet, l’omission sur encaissement ne

fait qu’alourdir les tâches au moment de vérification puisque de toute

évidence, les deux sommes doivent être égales.

Il est donc nécessaire d’augmenter le nombre d’ordinateurs et de mettre

en réseau pour faciliter les tâches des agents d’autant plus que le nombre

des sociétés avec les quelles SOMAREC passe des contrats va certainement

augmenter d’ici peu.

2.1.2 – Non réparation de la photocopieuse

Le tableau nous montre également que la société dispose

d’une photocopieuse mais elle n’est pas en état de marche. Chaque jour,
des documents doivent être dupliqués ; ce qui oblige les employés à faire

les photocopies à l’extérieur. Il y a donc des coûts supplémentaires, de la fatigue

et la perte de temps lors des déplacements.

2.2 – Retard et surcoût

L’insuffisance d’ordinateurs et la non réparation de la photocopieuse

produisent des effets négatifs car, on ne peut pas avancer dans le travail et

améliorer les rendements. Faire exécuter les photocopies à

l’extérieur nécessite un certain temps qui occasionne un surplus de travail.

Concernant la perte de temps dû au déplacement nous allons la

récapituler comme suit :

Tableau n°02 – Tableau récapitulant les temps perdus

Nombre de déplacements Temps


nécessaires
Une fois [10 -15 mn]

5 fois/jour [50 -75 mn]


25 fois/semaine [04 - 06 h]
100 fois/ mois [16 -25 h]
1200 fois/an [200-300 h]

Ce tableau résume le temps perdu pendant le déplacement. En un mois

le déplacement nécessite 16 heures et plus, ce qui nous montre que certains

travaux ne sont pas finis en temps voulu et se trouvent au second plan. Donc il

faut trouver des moyens pour réduire le temps dû au déplacement.


Section 3 – Manque de communication

La communication est le processus d’échange d’informations.

La communication peut donc être considérée comme un processus pour la mise

en commun d’informations et de connaissances. Il existe différentes sortes

de communication dans l’entreprise ; mais pour notre cas, il s’agit

de la communication institutionnelle étant donné que notre société existe depuis

deux ans. Pour mieux s’imposer dans son environnement, la société doit

se consacrer à sa propre promotion ; les relations publiques, le parrainage

et la publicité sont autant des moyens qui lui permettent de renforcer son image

et de susciter autour d’elle un climat de confiance et de sympathie favorable

au développement de ses affaires. Durant notre stage nous avons pu constater

que la communication chez SOMAREC parait insuffisante car la plupart des

entreprises et particuliers qui peuvent avoir son service ne connaissent pas

l’existence et la raison d’être de la société. Malgré cela, elle

fonctionne normalement. Il est cependant évident que son

rendement s’améliorera si le système de communication est

considéré comme activité principale. Ainsi, la communication doit occuper une

place très importante dans la société.

3.1- Méconnaissance de l’existence de la société

A Madagascar, le système de prêt est assez sensiblement développé dans

les domaines les plus divers au cours de ces dernières années. Apparemment,

nous avons l’impression que toutes les catégories socioprofessionnelles sont en


mesure de procéder à des emprunts ou de bénéficier de formes de prêt :

fonctionnaires, agriculteurs, commerçants, ceux qui exercent des professions

libérales. Cependant, un grand nombre de créditeurs rencontrent des

difficultés dans la mesure où, il leur est impossible de récupérer son argent

dans un délai imparti ou même de les perdre définitivement, faute de pouvoir les

récupérer d’une façon ou d’une autre.

Fréquemment, ces créditeurs ont tendance à collaborer avec des avocats

pour pouvoir récupérer leur argent. Mais outre cette collaboration, il existe

également des sociétés qui s’occupent exclusivement de la récupération

de tels fonds. SOMAREC fonctionne depuis deux ans chez nous pour se

spécialiser sur le recouvrement de créances, mais, par

rapport au nombre des sociétés, existant à Madagascar et qui font

crédit, peu nombreuses sont les sociétés qui demandent leurs services. A

l’étranger, ces genres de société existent à profusion et la plupart des créditeurs

font appel à elles et à leurs compétences.

En plus, le recouvrement de créances souffre d’une désaffection

dans le fonctionnement de l’entreprise. En effet, il est souvent considéré comme

une activité secondaire. Parfois, certaines sociétés ne sont pas au courant de ce

qui se déroule lors du recouvrement des créances et de ce fait, elles risquent de

perdre une bonne partie de leurs fonds. Mais, sa pratique en tant que moyen de

sécurisation de paiement doit, entrer dans les mœurs et doit de ce fait, bénéficier

de toute l’attention des dirigeants des entreprises. Ainsi, il appartient à tout à un

chacun de se mettre au courant de l’utilité d’un service de recouvrement,

ne serait- ce que pour améliorer ses résultats.


Une enquête sommaire nous permet de conclure que les statuts et rôles

de SOMAREC sont quasiment ignorés par les milieux qui pratiquent le crédit.
3.2 – Insuffisance de publicité

La publicité fait partie des meilleurs moyens de communication. D’après

la définition, la publicité comprend l’ensemble des techniques et moyens mis

en œuvre pour faire connaître et/ou promouvoir un bien, un service, un homme,

une entreprise, une cause. Cette information destinée à faire connaître

est argumentée afin de promouvoir et de convaincre s’exprime dans un espace

publicitaire.4

Cependant, la publicité peut chercher, non pas à faire valoir directement

les produits, mais les entreprises qui les inventent en faisant connaître ce qu’elles

sont et ce qu’elles font. On appelle cette publicité : la publicité institutionnelle.

Cette publicité est très importante pour les entreprises qui viennent de s’implanter.

A titre de rappel, les objectifs de la publicité institutionnelle peuvent être regroupés

en cinq catégories principales.

- la publicité institutionnelle sert à favoriser l’insertion de

l’entreprise dans son environnement,

- la publicité institutionnelle peut être un outil du marketing,

- la publicité institutionnelle peut être un instrument de

cohésion de l’image des différentes activités de

l’entreprise,

- la publicité institutionnelle peut servir à la communication

interne,

4 : M H Westphalen : La communication externe de l’entreprise p 26 : DUNOD


- la publicité institutionnelle peut avoir un

objectif commercial.
Pour faire connaître son existence et sa raison d’être, SOMAREC a mis une

technique de publicité mais son étendue est très limitée, c’est la raison pour la quelle

nous avons proposé un renforcement de la publicité.

3.3 – Nombre des clients assez restreint

La raison d’existence des sociétés est les clients. A présent, SOMAREC

travaille avec environ 30 entreprises et elle a entre ses mains près de 2000 dossiers

de créances à traiter. A noter que ces derniers sont implantés dans la Capitale.

Par rapport au nombre total d’entreprises existant à Madagascar, ces trente

inscrites chez SOMAREC représentent peu de chose. Nous avons pu affirmer que

jusqu'à présent, une proportion infime d’entreprises fait appel au service de la

société et en obtient satisfaction. En effet, il reste encore une grande

partie d’entreprises qui ne connaissent pas le rôle et l’importance d’une

société de recouvrement. Une telle situation nous fait penser à la nécessité

d’améliorer l’usage de la publicité pour donner de l’impulsion à une telle

société et pour favoriser son développement.


CHAPITRE II – Problèmes rencontrés lors du traitement du dossier de créances

Auparavant, les opérations commerciales étaient payées au comptant, et l’on

n’accorde pas de crédit. Aujourd’hui, l’emprunt est l’une des modalités ou de

possibilités de financement moderne. Une entreprise qui accorde le crédit ne peut

espérer être payée dans le temps imparti.

Malheureusement, il arrive souvent que l’entreprise ne revoit jamais la couleur

(et la valeur) de son argent et ses impayés sont devenus source de défaillance.

Pour pouvoir récupérer ses créances, le seul recours pour l’entreprise est de

collaborer avec des sociétés de recouvrement ou de s’adresser au bureau

des avocats et huissiers.

A Madagascar, la plupart des grandes sociétés regroupées dans des secteurs

de la banque, de la téléphonie, du pétrole, de l’élevage et de l’alimentation confient

les recouvrements de leurs créances à SOMAREC.

Dès que les contrats sont conclus et les dossiers sont entre les mains de la

société, celle-ci commence à les traiter. Après distribution et saisie assurées par

chaque responsable, les agents commencent à envoyer la première relance qui est la

lettre de mise en demeure, consistant à :

- informer les débiteurs (personne physique ou morale) qu’il existe

encore des impayés envers une telle société et qu’ils doivent payer

dans un délai de huit jours.


- Convoquer les débiteurs au bureau pour connaître la raison de

non paiement, donner des conseils et trouver un commun accord afin

de définir le calendrier de paiement et établir l’engagement. C’est

le recouvrement amiable.

Le calendrier de paiement n’excède pas 12 mois, mais pour des montants

minimes le paiement se fait en une seule fois.

Ainsi le paiement se fait à chaque fin de mois avec un montant toujours

déterminé.

Après envoi de la lettre de mise en demeure, trois cas peuvent se présenter :

- le débiteur est décelé, s’engage à payer

- la lettre est retournée suivants les cas :

o Le débiteur refuse le courrier ou,

o Le débiteur a déménagé ou,

o L’adresse est incomplète

- le débiteur reçoit la lettre mais il ne se manifeste pas.

Le tableau ci –après nous montre les effectifs globaux de chaque catégorie

des débiteurs depuis l’existence de la société.


Tableau n°03 –Tableau des effectifs de différentes sortes des débiteurs

Situations Effectifs
Bon payeur 70 %

Payeur négligent / 20 %

mauvais payeur
Insolvable 10 %

Source : SOMAREC

Pour les débiteurs qui s’engagent à payer, 70 % honorent leur engagement,

20% ne respectent pas leur engagement, 10% ne paient pas ou n’ont jamais

payé.

– le bon payeur : celui qui honore son engagement et paie à date d’échéance

– le payeur négligent : qui attend toujours d’être relancé par téléphone ou par

visite domiciliaire

– le mauvais payeur : qui a le moyens de payer mais ne veut le faire que le plus

tard possible. Il utilise l’argent pour son profit d’abord.

- L’insolvable : il n’aurait jamais la possibilité de payer à cause de ses

propres difficultés financières.

Pendant le traitement des dossiers de créances, toutes sortes de ces


débiteurs apparaissent.

Pour bien fonder notre analyse, nous prenons un cas concret de l’un des

principaux clients de SOMAREC.

Tableau n°04 – tableau récapitulatif des situations des débiteurs

Situations Nombres des Montanten ariary Taux


débiteurs
Echéanciers 166 239 182 166.25 31,80 %

En cours 155 334 211 041 .70 29,70 %

Soldés 25 16 490 025.45 4,78 %

Litigieux 99 353 943 547 .59 18,96 %

Introuvables 76 91 589 279 .90 14,55 %

Clos 1 1 453 581 .81 0,19 %

Créances globales 522 1 036 869 640.69

Source : SOMAREC (période mois de juin)

Ce tableau nous montre l’état récapitulatif des situations des dossiers traités

depuis la création. Nous avons vu d’après ce tableau que parmi les 522 dossiers

31,80 % sont à l’échéance c'est-à-dire que le débiteur signe un engagement et

accepte de payer suivant le calendrier de paiement;

- 29,70 % sont en cours et en voie d’expéditions des relances

et en attente des accords avec les débiteurs ;

- 4,78 % sont soldés c’est –à- dire que le débiteur s’est acquitté de la

totalité de ses dettes (recouvrées) ;


- 18,96 % sont litigieux où les débiteurs contestent l’existence de la

dette et qui nécessite une vérification auprès du client pour

pouvoir arrêter le traitement,

- 14,55 % sont introuvables ou ont déménagé (ce cas est justifié par

l’existence de certificat de non résident demandé auprès du

fokontany) ; plus un certificat d’irrecouvrabilité établi par les agents.

- 0,19 % est clos c'est-à-dire suite à la demande du client le dossier

est clôturé (non encore soldé).

Par rapport au nombre des échéanciers le nombre des dossiers en attente

est élevé car ils représentent 48,66% c’est à dire (18,96 %+29,70 %). Nous

avons classé comme dossier en attente les dossiers litigieux et ceux en cours car

la récupération de ces créances est incertaine.

Quand le nombre des mauvais payeurs et des introuvables s’accroît, le taux

de recouvrement mensuel de la société est en baisse entraînant également une

baisse commissions.

Section 1 – Existence des débiteurs douteux

On entend par débiteur douteux, tout débiteur dont le remboursement

est incertain. L’ensemble de débiteurs litigieux et ceux ayant des dossiers en cours

sont classés comme douteux. Pour mieux éclaircir notre travail, nous avons basé

notre analyse sur le tableau ci-dessous :


Tableau n°05 – situation des débiteurs douteux

Nombre Taux
En cours 155 29,70 %

Litigieux 99 18,96 %
TOTAL 254 48,66%

Selon le tableau, le nombre des débiteurs douteux représente 48,66 % des

cas. Ce résultat nous montre que le taux est très élevé et un risque de

décroissement des résultats attendus pourra se produire.

1.1 – Augmentation de nombre des dossiers en attente

L’ensemble des dossiers en cours et litigieux sont des dossiers en attente.

Ce cas mérite d’être analysé car son existence pose des problèmes pour la

société.

1.1.1 Nombre élevé des dossiers en

cours

Le tableau ci- dessus nous montre que le nombre de dossiers en cours

est très important car il représente 155 dossiers parmi les 522 dossiers de

créances, ce qui nous donne en pourcentage 29,70. Nous rappelons que les

dossiers en cours font partie des dossiers en attente car, après l’envoi de

différentes relances, les débiteurs ne se manifestent pas et la société

est en attente de leurs réactions.


La situation des dossiers reste en état d’ouverture ou en cours pour deux

raisons. Le premier facteur est le décès du débiteur. En cas du décès c’est la

famille qui reçoit les relances et n’y accorde pas beaucoup d’importance.

Dans le deuxième cas le débiteur existe et reçoit la lettre mais il ne veut se

manifester car d’une part, il n’a pas les moyens de payer à cause de l’insuffisance

de sa trésorerie, c'est-à-dire les actifs disponibles ne sont pas insuffisants pour

couvrir les passifs exigibles. Ce cas se présente fréquemment pour les débiteurs

qui travaillent dans les entreprises franches ; d’autre part, il y en a qui ne veut pas

payer par mauvaise foi. Dans ce cas, le problème se pose concernant le

temps de la récupération ; rappelons que l’objectif de la société est de récupérer

les créances dans une durée très courte. Alors, le grand souci de la société est la

date à la quelle ces débiteurs en question règlent leurs dettes.

1.1.2 – Nombre important des dossiers litigieux

Quant aux dossiers litigieux, ce sont les débiteurs qui contestent

l’existence des dettes. Le cas de ces dossiers se présente sous différentes

formes : par exemple le dossier est suspendu par le client et la société

arrête le traitement .Pour pouvoir arrêter le traitement de ces dossiers, il faut avoir

la vérification de leurs contestations auprès du client (est- ce qu’il a déjà fait un

paiement ou une autre raison pour qu’il conteste d’où la nécessité d’un

état de rapprochement). Parfois le débiteur refuse le courrier, ou il accepte de le

recevoir et fait une reconnaissance de sa dette mais après il ne se manifeste plus.

La société classe aussi comme litigieux tous les dossiers qui ont des adresses

incomplètes (exemple : auparavant l’adresse du débiteur est dans le lieu où il


travaille mais non pas son adresse domiciliaire alors que pour le moment il ne

travaille plus la bas), ou incertaines. Selon les cas, les dossiers litigieux

représentent 18,96%.

Après notre analyse, l’existence abondante des dossiers en cours et

litigieuse n’est pas bénéfique pour la société car la récupération de ces créances

(impayées) est incertaine. Donc, il est évident que les résultats attendus ne

pourront plus évoluer.

1.2 - Existence de mauvais payeurs et de

retardataires

1.2.1- Les mauvais payeurs

A part des dossiers en cours et litigieux, il existe des échéanciers. Ce

sont les débiteurs qui acceptent de régler leurs dettes à l’échéance suivant

le calendrier de paiement et qui signent un engagement. Parmi ces

échéanciers il y a des mauvais payeurs.

C’est normal que, quand on signe un engagement ; on doive le respecter.

Parfois, il existe des débiteurs de mauvaise foi qui ne respectent pas leur

engagement. Ce sont les mauvais payeurs. Ce sont des débiteurs qui ont pour

habitude de ne pas payer leurs dettes à temps voulu, sans pour autant être en

difficultés financières.

Un mauvais payeur est un débiteur qui a les moyens de payer, mais qui

ne veut le faire que le plus tard possible pour pouvoir en profiter5 .

5 : Source : WWW .sefairepayer.com


Ces débiteurs sont des débiteurs récalcitrants. En effet, la présence des

débiteurs mauvais payeurs assez nombreux ne fait qu’alourdir la procédure de la

récupération.

1.2.2- Les retardataires

Outre ces mauvais payeurs, il existe aussi des débiteurs qui ne

respectent pas le calendrier de paiement, ce sont les retardataires. Un retardataire

est celui qui après son engagement n’arrive pas à payer à l’échéance et demande

de reporter le paiement de la somme à l’échéance suivante. Pour ces débiteurs

deux cas peuvent se présenter. Soit, le débiteur réussit à s’acquitter de la totalité

de sa dette au terme de son échéance, soit il reste encore redevable auprès de

SOMAREC. Dans ce cas, les agents prennent des mesures selon

l’importance de la dette restante. Si le montant est minime, le paiement se fait en

une seule fois, dans le cas contraire les agents doivent établir à nouveau un

calendrier de paiement d’où la durée de la récupération se prolonge. Il est à

signaler que pour élaborer un calendrier de paiement la société a mis une

fourchette en temps et en valeur.

Le temps est très souvent un facteur sous estimé. Plus on attend, plus il

est difficile de recouvrer une créance car tout au long de la durée beaucoup

d’évènements peuvent se produire. En effet, une dévaluation pourra survenir à

cause de l’inflation, ce qui entraîne une perte de valeur pour la société

c’est- à dire la valeur de créance dans l’année précédente peut diminuer l’année

suivante selon les événements.


Ainsi, pour les visites de ces débiteurs ; les travaux ne cesseront tant que

les créances ne sont pas totalement épuisées. Même si les agents font des

descentes sur terrain, ils utilisent toujours le téléphone et le courrier en

complément.

Or les retards trop nombreux et très longs seront la source de diminution

des résultats.

En résumé, la présence de ces facteurs entraîne un risque de diminution

des résultats mensuel pour la société et conduisent à un décroissement des

résultats futurs.

Section 2 – Problèmes de motivation des employés

La finalité ultime de tous dirigeants d’entreprises c’est de faire produire à

sa firme des résultats économiques importants pour que celle –ci vive, voire se

développer et devenir prospère. Mais l’action ne peut avancer que si chacun en fait

son affaire et participe activement à sa réalisation. De ce fait, la motivation des

hommes au travail représente un facteur capital de la réussite des entreprises.

Motiver les hommes autour d’une tâche doit être une préoccupation majeure. Il faut

donc trouver l’énergie interne nécessaire en mobilisant ces acteurs pour agir. Pour

SOMAREC, après analyse nous avons constaté quelques manques, qui

empêchent les employés à mieux se comporter sur son travail.

2.1 – Manque de formation

Selon la définition, la formation est l’ensemble d’actions, de moyens, de

méthodes et de support a l’aide duquel les travailleurs sont incités à améliorer


leurs connaissances, leur comportement leurs attitudes et leurs capacités

mentales nécessaires pour atteindre les objectifs de l’organisation et ce qui leur est

personnel, sans oublier l’accomplissement adéquat de leurs fonctions actuelles6

Au sein de notre société, la formation existe déjà mais elle est consacrée

uniquement au responsable des agents.

Ce qui pose un problème car les agents de recouvrement ont autant besoin

de formation que le responsable cadre pour mener a bien l’accomplissement de

leur travail. A cause du manque de la formation, les employés ne peuvent pas

évoluer, leurs connaissances deviennent de plus en plus limitées alors que les

conditions du travail et des compétences nécessaires ont profondément évolué et

évoluent encore. Ce qui les empêche d’avancer dans leur travail et leur conduite.

D’où la diminution des résultats (non atteinte des objectifs fixés). Alors, il sera

nécessaire de former les agents pour pouvoir développer leurs connaissances, afin

de les rendre plus actifs pour qu’ils puissent améliorer les méthodes de travail

voire efficacité des résultats, car la motivation et l’efficacité sont indissociables.

2.2- Problème relatifs au paiement des commissions

Le montant de la commission est généralement fonction de l’importance


de l’affaire traitée. Pour le cas de SOMAREC, à part des salaires de bases,
les agents de recouvrements reçoivent des commissions sur le montant recouvré.
Mais nous avons pu constater que les agents ne sont pas motivés par ce système
car le paiement de ces commissions parait assez long (par trimestre) ce qui les
rend inactifs c'est-à-dire que les agents n’ont pas d’objectif personnel mais juste
comme une obligation. Le travail perd sa valeur et par la même occasion la
motivation à le faire s’affaiblit ce qui entraîne la diminution des résultats.

6 Monsieur RAHAJARIZAKA Richard : Cours Gestion des ressources Humaines en Quatrième


Année
Rappelons toujours que SOMAREC est une société qui se spécialise sur

le recouvrement de créance. Pourtant il éprouve quelques difficultés en ce sens. D’une

part la société rencontre des problèmes au niveau de son organisation à cause de

l’inexistence d’un manuel de procédure et l’insuffisance des matériels de travail. En plus

son système de communication est insuffisant.

D’autre part les problèmes lors du traitement de dossier persistent à cause

de l’existence des débiteurs douteux et la manque de motivation du personnel.

Face à ces problèmes nous allons donc apporter quelques propositions de solution.
PARTIE III – PROPOSITION DE SOLUTIONS
La troisième partie est caractérisée par la proposition de solutions concernant
les problèmes évoqués dans la partie précédente. Cette partie sera composée de
trois chapitres dont :

• Les solutions liées à l’organisation interne

• Les solutions apportées pour améliorer le traitement des dossiers

• Les solutions retenues et les résultats attendus

CHAPITRE I – Solutions liées à l’organisation interne

Nous avons constaté dans la deuxième partie que l’organisation actuelle


rencontre plusieurs problèmes. En apprenant que l’organisation est l’établissement
d’un système d’activité différenciée et coordonnée à partir d’éléments humains, de
ressources naturelles, financières et matérielles en vue de résoudre un
problème7.Cette constatation nous permet de proposer l’élaboration d’un manuel de
procédure interne et de rendre adéquat le matériels de travail car la bonne
organisation de la société lui permettra de progresser.

Section 1- Mise en place d’un manuel de procédure interne

Après l’analyse des problèmes existant dans l’organisation actuelle de la


société, il sera mieux d’élaborer un manuel de procédure pour résoudre ces
problèmes. Ce manuel des procédures décrira d’une manière très détaillée la nature
et le contenu des tâches qui doivent être exécutées pour chaque opération. Cette
description très précise permet à chaque employé de bien assumer sa responsabilité.
Ainsi, l’existence d’un manuel de procédure permettra à la société de faciliter le
contrôle pour avoir une gestion saine et efficace.

7 :
Monsieur RAVONJIHARISON Cousin Germain, Cours Organisation d’entreprise en
Première Année
Donc, ce manuel a pour objectif :

- d’assurer la régularité des traitements des opérations

- d’améliorer la productivité

- d’augmenter la fiabilité des informations produites

- de faciliter la formation de nouvelles recrues.

1.1– Bien préciser les tâches de chacun

Nous avons évoqué dans la partie problématique que la description des

tâches est non satisfaisante car certains employés hésitent sur ce qu’ils fallaient

faire dans certains cas. Pour échapper à ce problème, nous avons proposé une

redéfinition de chaque tâche c'est-à-dire, étudier la vraie occupation de chaque

employé d’une manière très détaillée et très précise.

Pour faciliter cette étude, il faut que tous les employés de la société

participent à cette réalisation. Pour y parvenir, voici la démarche :

1- la direction devrait aviser les employés sur le programme de redéfinition

des tâches

2- parmi ces employés, elle devra désigner une personne pour s’occuper de

la conservation des informations.

3- chaque employé devrait noter sur une feuille son poste et son travail

actuel et le remet à la personne désignée


4 – lorsque toutes les informations seront groupées, tout le personnel de la

société se rassemble pour revoir de concert les tâches de chacun, les répartir à

nouveau d’une manière précise, très détaillée et équilibrée, en discuter et en

décider. Ce rassemblement aussi permettra aux employés de

s’exprimer ; ce qui leur donne le droit à la parole. Cette nouvelle

répartition aidera les employés à mieux connaître leur vraie occupation.

1.2 - Eviter toutes confusions des tâches

Quand la nouvelle répartition des tâches sera acceptée par tout le

personnel, il faut la noter par écrit pour mémorisation ainsi que pour mieux

distinguer les tâches de l’un et de l’autre. En outre, ce document permettra

de faciliter le contrôle et toutes sortes de confusion des tâches seront évitées.

Ce manuel de procédure permet de :

- faire connaître à l'ensemble du personnel les

différentes étapes à franchir pour effectuer

une opération dans un cycle,

- faciliter le suivi c'est à dire répondre à la question

à quel stade se situe un document ou une

opération, et le contrôle des opérations,

- améliorer les performances :

• Gagner du temps car on sait exactement

qui devra- t-on contacter, quel document

doit-on remplir, que doit- on- faire ?


• Eviter des dépenses inutiles : les

documents sont déjà pre-imprimés et ne

nécessitent pas d'autre interventions

des machines.

1.3 - Amélioration de l’organisation de matériels

Un bureau en ordre et rangé aide à structurer sa pensée et donc à faire

avancer plus vite le travail. C’est aussi le plus sûr moyen pour se retrouver.

Pour bien organiser le bureau, voici quelques règles à suivre :

- mettre chaque chose à sa place

• adopter une méthode de classement efficace et


quotidienne

• Chemise cartonnée, tiroirs.

- Mettre des codes couleurs dans le classement afin d’avoir des repères
visuels

- ranger les documents selon la fréquence d’utilisation

On ne doit trouver sur la table de travail que les dossiers en cours et les dossiers
en attente. Les dossiers dont on se sert très souvent doivent être à portée des
mains, et ceux dont on se sert le moins doivent être rangés dans les armoires ou
tiroirs.

Tous les manuels, dictionnaire ou autres documents que l’on utilise tous les jours
doivent être disposés sur un rayonnage à proximité du bureau.

- Changer le comportement
Une fois l’organisation du bureau et la méthode de classement établies, rester
régulier et adopter de bons réflexes. Remettre systématiquement à leur place

les documents, après utilisation.

Conserver dix minutes tous les soirs au rangement des dossiers, vous constatez
plus vite le plaisir de retrouver chaque matin un bureau net.

Une fois que toutes les règles citées ci –dessus sont respectées, on aura les
avantages suivants :

• Gain de temps

• Garantie de la confidentialité des documents

• Renforcement de l’efficacité et de la productivité,

• diminution du stress.

Par ailleurs, en cas d’absence ou de maladie, les autres employés pourront

prendre le relais sur certains dossiers sans perte de temps.

1.4– Amélioration de la technique d’approvisionnement

Nous avons vu dans la partie précédente que la procédure

d’approvisionnement est un peu floue. C’est la raison pour laquelle nous avons

proposé une amélioration de cette procédure. L’existence d’une procédure

d’approvisionnement très précise permet de faciliter le contrôle de décaissement,

de se protéger contre toute sortes de détournement de fonds et d’avoir une

gestion saine.

Voici la procédure d’approvisionnement à mettre en place.


V isa du responsable
En cas d’insuffisance des fournitures consommables (papiers, enveloppes) :

D E M A N D E D ’A CH A T

1- toutes demandes d’achat doivent être faites par écrit et signées par
Du (date)
le demandeur. Cela a pour but de vérifier la validité de demande.

quantit?
Exemple de la demande
D ?signation

Signature du demandeur,

2- cette demande doit être vérifiée par le responsable financier et est

visée par le gérant pour approbation. C’est après l’acceptation de


ce dernier qu’on pourra décaisser.
3- Ce document doit être agrafé avec la facture pour faciliter le

contrôle.

4- la demande doit être mis en deux exemplaires

En outre, il sera mieux si la société fait des stocks des matières

consommables pour éviter l’arrêt au milieu de travail et pour faciliter la gestion des

approvisionnements.

Section 2- Utilisation de matériels de travail adéquats

2.1- Règlement des problèmes matériels

A part les facteurs humains, les matériaux occupent une grande part

de la production de la richesse dans une entreprise. C ‘est grâce à la performance

des matériaux que la société pourrait atteindre facilement l ‘objectif fixé.

Pour régler les problèmes matériels évoqués dans le chapitre précédent, il

sera mieux d’ajouter le nombre d’ordinateurs et de réparer la photocopieuse

2.1.1 - Ajouter le nombre d’ordinateurs

Un matériel complet permet à l’entreprise de mieux fonctionner et d’avancer

plus vite. C’est aussi un moyen pour motiver le personnel. Pour SOMAREC, il

sera préférable d’augmenter le nombre d’ordinateurs pour pouvoir respecter la


mise à jour des statuts et éviter les omissions sur encaissement.

2.1.1.1 –Respect de la mise à jour des

statuts

La non mise à jour des statuts empêche la bonne continuité de la procédure

de traitement car beaucoup d’erreurs peuvent surgir. Alors, la mise à la disposition

de chaque agent d’un ordinateur permettra d’assurer le respect de la mise à jour

des statuts et, toutes les informations seront fiables. Ce qui, facilitera les suivis

des dossiers et rendre régulier les traitements.

2.1.1.2 – Eviter toutes sortes d’omissions

Pour éviter les omissions, il faut que chaque employé possède un

ordinateur. Cette technique permettra aux agents d’encaisser directement sur le

logiciel les versements effectués par les débiteurs.

Il faut avoir au moins un ordinateur pour chaque agent. Ainsi, la mise

à la disposition de ce matériel permettra à chaque employé de mieux se

comporter sur son travail, ce qui pourra améliorer les résultats. Tous les

travaux seront finis à temps et la mise à jour des opérations sera

respectée, les commentaires seront enregistrés au jour le jour. Chaque employé

deviendra responsable de ses actes et il y aura plus de garantie sur son

travail car l’ordinateur n’est pas utilisé par d’autres personnes. Cela facilite le

contrôle et diminue les erreurs.

2.1.2 – Réparation de la photocopieuse

Pour éviter les temps perdus dus au déplacement à l’extérieur, il sera mieux
de réparer la photocopieuse. D’après l’analyse, un employé perd 75 minutes de

son temps dans une journée pour faire la photocopie à l’extérieur, ce qui entraîne

un recul dans son travail. Mais si on répare la photocopieuse, le temps perdu sera

réduit et l’employé retrouve son temps pour mieux traiter d’autres dossiers.

2.2 – Augmentation de la productivité

Plus le nombre des ordinateurs augmente ; plus la productivité s’accélère

et le résultat s’améliore. La réparation de la photocopieuse aidera les employés

à faciliter leurs travaux. Le système informatique permet des gains de productivité

et améliore considérablement l’efficacité des méthodes utilisées.

Section 3 – Amélioration de communication

La communication joue un rôle primordial pour améliorer la collaboration

avec les autres sociétés, faire connaître son existence ainsi que sa raison d’être.

Pour y parvenir, nous allons adopter les solutions suivantes :

- organiser des journées de porte- ouverte

- améliorer la publicité

- augmenter le nombre des clients

3.1- Organisation de porte- ouverte

L’organisation de porte- ouverte est l’une des meilleures techniques utilisées

par les entreprises actuelles pour mieux faire connaître aux différentes entreprises

et aux particuliers leur existence et les différents services offerts par


S OM A R E C
l’entreprise.
(Soci?t? Malgache de Recouvrement de cr?ance)

L ot I V D 20 T erPour
rue le Dcas
r. Zde SOMAREC,
amenhof nous avons
B ehoririk a utilisé cette technique pour mieux
B P 8772 101 Antananarivo
Tel: 22 213approcher les entreprises et les particuliers s’intéressant à nos services. Pour ce
41/24 374 00
E -mail : S omarec @ wanadoo.m g
faire, nous allons consacrer deux jours consécutifs (samedi, dimanche) pour

assurer
? Celui la continuité
qui paie ses dettes s’enrichitdu? travail au sein de ladite société. L’exposition

aura lieu au siège social pour éviter les dépenses sur la location de salle.

La première journée sera consacrée au public et la deuxième sera destinée

aux entreprises professionnelles intéressées. Tout le personnel dans la société

doit participer à cette exposition et il doit être capable de persuader et inciter les

visiteurs.

3.2 – Amélioration de la publicité

La publicité comprend l’ensemble des techniques et moyens mise en œuvre

pour faire connaître et/ ou promouvoir un bien, un service, un homme, une

entreprise, une cause. Cette information argumentée s’exprime dans un espace

publicitaire. Pour notre société, nos allons procéder à la distribution des prospectus

auprès de nos clients cibles à savoir les entreprises de crédit, les institutions

financière et les micro- finances.

Modèle de prospectus

Au recto
NOTRE METIER :

recherche et identification des d?biteurs


enqu?te et localisation efficace des d?biteurs
utilisation des proc?dures judiciaires les mieux adapt?es
solvabilit? rapide des d?biteurs

Au verso

3.3 – Augmentation du nombre des clients

Une fois que les cibles prennent connaissance de l’existence et de la raison

d’être de la société par le biais de la porte- ouverte et la publicité, il sera facile

de persuader les entreprises pour devenir nos clients potentiels.


Chapitre II – Solutions apportées pour améliorer le traitement des dossiers

de créances

Quand on améliore le traitement des dossiers de créances, on espère avoir

une augmentation des résultats.

La commission est l’une des principales ressources financières de

SOMAREC. Plus les montants recouvrés accroissent, plus la commission

augmente aussi.

Les objectifs de la plupart des entreprises sont d’accroître leurs chiffres

d’affaires ainsi que de donner une belle image vis-à-vis de leurs clients. Pour qu’on

puisse gagner la confiance des clients, il faut savoir les convaincre en montrant

ses capacités et ses qualités. Pour être capable, il faut maîtriser toutes les

méthodes de travail. SOMAREC en se spécialisant sur le recouvrement de

créances, essayer de trouver tous les moyens pour récupérer le maximum des

impayés. Malgré tous ses efforts il y a des cas où la société rencontre des

difficultés. Pour éviter de supporter beaucoup de risques, il faut renforcer les

méthodes de travail et donner de l’importance à chaque étape d’opérations.

Section 1- Réduction du nombre des débiteurs douteux

Pour réussir à la réduction le nombre des débiteurs douteux, il faut diminuer

le nombre des dossiers en attente et trouver les moyens pour inciter les agents à

être plus compétitifs.


1.1 – Diminution du nombre des dossiers en attente

En cours, litigieux et en retard, toutes les créances appartenant à ces

débiteurs restent toujours impayées. L’accroissement de nombre de ces dossiers

ne fait qu’affaiblir le montant recouvrer par mois. Mais l’objectif principal de la

société est l’augmentation mensuelle des créances recouvrées voire

l’augmentation de chiffres d’affaires mensuelle. Alors pour atteindre cet objectif,

nous proposons quelques solutions comme l’accélération des visites domiciliaires

et l’augmentation de nombre des agents de recouvrement.

1.1.1– Accélération des visites domiciliaires

La plupart du temps, les agents vont faire des visites domiciliaires. Ces

visites ont pour but de faire connaître à ces débiteurs qu’ils restent encore des

impayés qui doivent être réglés le plus tôt possible, ou mieux encore, de procéder

au règlement immédiat de la totalité de la dette. Ce que nous allons proposer

c’est l’amélioration du temps de la visite. Il ne faut pas attendre l’effet de la

première lettre (lettre de mise en demeure), mais il faut faire des visites dès le

lendemain de l’opération .Ces visites ont pour but de vérifier si le débiteur a bien

reçu la lettre et s’il sait ce qu’il faut faire, d’avancer le contact communication pour

avertir les débiteurs la suite des procédures à engager en cas de refus. Cette

méthode permet de minimiser le temps de recouvrement.


En outre, pour bien maîtriser le traitement des dossiers et avoir les suivis

réguliers, il faut délimiter le nombre de dossiers à traiter pour chaque agent.

Actuellement, la société traite plus de 2000 dossiers de créances et emploie trois

agents de recouvrement. D’ après notre analyse, ce nombre n’est pas

proportionnel car chaque agent doit s’occuper d’environ 700 dossiers, ce qui paraît

lourd. Alors, pour nous il sera préférable que la société recrute des nouveaux

agents pour mieux répartir les dossiers de créances.

1.1.1 – Recrutement des nouveaux agents

Notre but est de réduire le nombre des dossiers en attente. A part

l’accélération des visites domiciliaires, il sera mieux de limiter le nombre des

dossiers traité par chaque agent pour pouvoir bien maîtriser l’état des dossiers et

améliorer leurs suivis. Nous estimons que pour ces 2000 dossiers, il faut avoir

cinq agents de recouvrement c'est-à-dire 400 dossiers par agent donc, il faut

recruter au moins deux agents.

A titre de rappel, le recrutement est un ensemble d’actions utilisées par

l’organisation pour attirer les candidats qui possèdent les compétences et

aptitudes nécessaires pour occuper un poste vacant8

8 : Monsieur RAHAJARIZAKA Richard : Cours Gestion des Ressources Humaines en


Quatrième Année Gestion
Le problème qui se pose lors du recrutement est d’assurer les meilleures

adéquations entre les aptitudes individuelles et le besoin d’un poste. Pour pouvoir

réussir le recrutement c'est-à-dire trouver une personne adéquate pour combler le

poste, les étapes suivantes sont à respecter :

 définition du poste

 définition de profil du candidat

 identification des sources de recrutement

 mise en place des moyens de recrutement

 campagne de recrutement

 sélection des candidatures

 décision d’embauche

 intégration

Lors des recrutement de ces agents afin d’assurer les meilleures

adéquations entre les aptitudes individuelles et le besoin de poste, l’évaluation se

porte sur le profil suivant :

Formation : être titulaire du diplôme de maîtrise en Droit ou en Gestion

au minimum. D’une part, en Droit car le recouvrement des créances nécessitent

une parfaite connaissance des lois et des règlements sur le recouvrement d’autre

part en Gestion car il faut savoir gérer une créance.


Expérience : réussie au moins deux années d’expériences sur le domaine

de recouvrement pour ne pas perdre du temps à la formation des nouveaux venus.

Age : entre 23 à 40 ans puisqu’il s’agit d’un agent de recouvrement c'est-à-

dire être censé sur terrain (besoin de force).

1.2 – Amélioration de méthode de travail

La réduction du nombre des débiteurs douteux ne suffit pas pour accroître

les montants recouvrés, il faut améliorer aussi la méthode de travail. Nous avons

proposé la mise en place d’un tableau des écarts mensuels pour pousser les

agents à mieux réaliser leur travail, ainsi qu’un renforcement de la méthodologie.

1.2.1– Mise en place d’un tableau des écarts mensuel

Ce tableau est un outil de communication interne, établi dans un délai le

plus bref. Il permet de définir rapidement des activités correctives. Ce tableau

récapitule la prévision mensuelle, la réalisation et les écarts. L’utilisation de ce

tableau incite les agents à devenir plus compétitifs car, en se referant aux résultats

des autres agents, ceux qui ont des résultats inférieurs concourent à améliorer leur

méthode de travail pour pouvoir augmenter le résultat. Ainsi, la présence de ce

tableau permet de mesurer la performance de chaque agent.


Le tableau se présente comme suit :

Tableau n°07- Tableau des écarts

Période Prévision Réalisation Ecart


C Janvier
L
I
E
T
Février
.
.
Décembre

Comment remplir ce tableau ?

Prévision : à chaque début de la situation

Réalisation et écart : à chaque clôture de la situation.

En outre, ce tableau permet de faciliter d’une part, les études statistiques de

la société et d’autre part, les calculs des commissions des agents car, il suffit de

consulter ce tableau.

1.2.2 – Renforcement de la méthodologie

Les retards de règlement grèvent lourdement le processus de traitement

des dossiers. Pour réduire le retard ou le non- paiement à l’échéance, il faut être
très strict au niveau du respect du calendrier de paiement.

1.2.2.1 – Pour les retardataires

Dès le lendemain de l’échéance, il faut les relancer par téléphone et/ou par

courrier sans relâche, à une cadence rapide et en faisant monter graduellement

la pression jusqu’au paiement. Il faut que les relances par courrier se différencient

suivant les types de débiteurs, le montant et l’importance du retard. Devant les

débiteurs, les agents doivent rester courtois mais fermes. L’objectif est de mettre la

pression sur les débiteurs d’une manière intensive et concentrée de telle sorte que

ceux – ci se sentent acculés au paiement .Donc la méthodologie doit répondre à

ces trois critères : célérité et rigueur alliés à une certaine patience sagement

limitée.

1.2.2.2 – pour les mauvais payeurs

Eviter de donner des prolongations sur le paiement, proposer au client la

procédure judiciaire pour les débiteurs récalcitrants.

1.2.2.3 – Pour les insolvables

Faire monter la pression s’il s’agit d’une petite somme sinon obtenir

rapidement un paiement partiel et tenter de mettre en place un échelonnement.

Pour faciliter les suivis de chaque état de dossier, nous avons proposé un

tableau récapitulatif de chaque situation.

Ce tableau se présente comme suit :


Tableau n° 07- Tableau de bord mensuel

Période
Janvier Février Mars Décembre
réf Nom et prénom Montant

N° Ma 2 000 01 02 06

Pour remplir ce tableau, les agents utilisent le code de statut. Comment

utilise-t-on ce tableau. Nous prenons un exemple pour l’expliquer ;

Cas du débiteur MA :

 le mois de janvier, la société commence à envoyer une relance

c’est à dire le dossier est en cours donc il faut remplir la première

ligne / quatrième colonne par le code des encours : 01

 le mois de février, le débiteur accepte de régler sa dette et signe un

engagement ; on met dans la 1 ère ligne/ 5 ème colonne le code

des échéanciers : 02

 le mois suivant, le débiteur n’arrive pas à respecter la date

d’échéance c’est à dire il est en retard, on remplit la 1 ère ligne / 6

ème colonne. : 06, le remplissage se fait un jour après la date de

clôture de la situation.

- le rappel des échéanciers ne dépasse pas 5


jours avant la clôture de la situation

- ce tableau ce fait à chaque vague de

dossier et par client.

Pour ne pas commettre une erreur lors du remplissage, il est important aux

agents de maîtriser les codes de statut.

Section 2 - Amélioration de la motivation des employés

La motivation est une condition de réussite, c’est le moteur de l’action. La

motivation c’est la fonction exercée par un responsable d’obtenir des subordonnés

soient plus actifs dans leur travail et qui déploient plus d’énergie. Il est donc

nécessaire d’avoir des salariés motivés et réactifs pour pouvoir atteindre des

objectifs fixés.

On peut motiver les personnels selon différentes techniques à savoir :

- la formation pour améliorer la compétence et l’image de soi

- la réorganisation du travail en élaborant des procédures légères

mais comprenant le nécessaire

- la promotion de la communication en favorisant le droit à la

parole, à l’expression, la communication sur le travail

Mais nous avons orienté vers le renforcement de la formation des employés

et l’amélioration du système de commission.

2.1- Renforcement de la formation

La formation c’est l’art de développer les connaissances, les attitudes et les

capacités des employés. Nous avons vu que, le manque de formation entraîne la

démotivation des salariés voire réduction des résultats, donc pour éviter que ce
cas ne se produise, il faut recourir à la formation des agents de recouvrement.

Pour y parvenir, la formation se déroulera comme suit :

2.1.1- Base de la formation

La formation sera basée sur la loi et le règlement de recouvrement amiable

ainsi que judiciaire pour pouvoir renforcer les connaissances des agents. Ensuite,

elle se porte sur les comportements adoptés par des agents face aux différents

sortes de débiteurs afin d’influencer ces derniers pour que la conversation soit

efficace (ton de la parole, mot clés). Enfin, elle concerne l’apprentissage des

différentes tactiques mises en œuvre face à différentes situations d’impayés pour

mieux gérer la créance (différentes situations du débiteur, personne physique ou

morale, les modes de paiement, comment gérer les délais de paiement, quelles

garanties pour couvrir ces risques. En un mot, la réussite de recouvrement dépend

des trois facteurs suivants :

- la maîtrise des lois et règlement

- la maîtrise des différentes techniques adaptées

- la maîtrise des gestions des créances

2.1.2 – Méthode de la formation

Cette formation se tiendra à l’intérieur même de la société d’une durée de

une semaine et à chaque après midi. D’une part, pour ne pas supporter beaucoup

des coûts sur l’action car le coût de la formation interne ne comprend que : les

rémunérations et les frais de transport des formateurs. Ainsi, toutes les actions

sont sous surveillance de la direction de la société. D’autre part, cela ne rompt pas

le cycle de travail productif.


Cette formation a pour avantage, la motivation de la personne en

améliorant les connaissances et sa capacité ; ce qui la pousse à améliorer sa

méthode de travail pour pouvoir accroître les résultats.

2.2 – Avancement du paiement de commissions.

La tâche de tout cadre consiste à obtenir de ses collaborateurs productivité

et qualité maximale. Ceci suppose des compétences adéquates, une organisation

optimale et la motivation de tout. Pour motiver les agents de recouvrement de

SOMAREC afin d’avoir des meilleurs résultats, nous avons proposé l’avancement

des paiements de la commission à chaque fin de mois. Cette technique pousse

les agents à être plus actifs, car chaque mois, ils attendent avoir un surplus de

son salaire. Ceci la pousse aussi à avoir des objectifs comme augmenter le

montant recouvrer pour avoir plus de commission, décider de faire un effort pour

l’atteindre (amélioration des méthodes de travail), persévérer dans cet effort

jusqu’à ce que ce but soit atteint. Par conséquent, l’amélioration de la méthode de

travail engendre l’augmentation des résultats.


CHAPITRE III - Solutions retenues et résultats attendus

Dans ce dernier chapitre, nous allons essayer d'exposer les solutions à retenir
à partir de celles que nous avons proposées, ensuite nous mentionnons aussi les
résultats attendus, enfin nous donnerons une recommandation générale avant de
conclure notre travail.

Section 1- Solutions retenues

Plusieurs solutions ont été apportées pour augmenter le taux de recouvrement


de créances du SOMAREC. Mais nous allons mettre en exergue la mise en place
d'une procédure de traitement des dossiers très précise en proposant quelques
modèles.

1.1 - Proposition d'un modèle de procédures de traitement des


dossiers de créances

Pour faciliter la réalisation et la compréhension de cette procédure, nous allons


le représenter sous forme de schéma en utilisant le diagramme de circulation des
documents (D C D).

1.1.1 - Définition

Un D C D est une représentation graphique d'une suite d'opération dans


laquelle les différents documents, de poste de travail, de décisions, de responsabilité,
d'opérations sont représentés par des symboles réunis les uns aux autres suivant
l'organisation administrative de l'entreprise9

1.1.2 - Principe de présentation

Un diagramme détaillé comprend généralement les colonnes suivantes:

1ère colonne: brevet description narrative des procédures

2ème colonne: rappel du personnel intervenant

9 - Monsieur RALISON Roger : Cours d’Audit Général en Quatrième Année Gestion


3ème colonne et la suivante: pour chaque service concerné, schématisation du
processus par le biais des symboles.

1.1.3 - symboles utilisés

Le langage informatique adapté à l’audit est l'origine des symboles du DCD. Il


existe autant de tables de symboles qu'il y a d'auteurs.

Le choix n'est pas primordial, mis il est souhaitable que dans un même groupe
de travail un e seule table soit adoptée par tous.

Les symboles représentent donc un langage commun.

Trois catégories de symboles sont utilisées dans le DCD:

- symbole de base: pour représenter les documents comptables et les


opérations effectuées

- symbole de liaison : pour marquer les liens entre les étapes ou les liens entre
les documents
- symboles informatiques: pour indiquer des traitements informatiques et des
matériels informatiques

---- cas d'un diagramme détaillé

Les symboles de base

DOCUMENT

Livre, grand livre, livre d’inventaire, tout livre relié.

Opération administrative effectuée : description brève


NB : Ne pas multiplier à l’excès ce symbole sur le diagramme
Approbation autorisation

Classement définitif

Classement temporaire

Préparation, création d’un document

Liasse de document Le chiffre indique le nombre d’exemplaires

Les symboles de liaison

Début ou fin d’un circuit de documents

Regroupement de deux ou plusieurs documents : joindre, coller, agrafer,


attacher, etc.

Renvoie à une autre page ou à un symbole identique portant la même


lettre

ALTRNATIVE, DECISION

NON
Destruction

Mouvement physique d’un document

Transfert d’information

N : Numérique
A : Alphabétique
D : Chronologique
S : Souche

1.1.4 - Présentation

Un meilleur ordonnancement du processus de fabrication peut avoir un important


impact tant sur la productivité que sur la motivation des travailleurs.
Nous allons voir successivement :
 La procédure d’élaboration des factures ;
 La procédure de traitement des dossiers des créances
 La procédure du règlement
Tableau n°08 - La procédure d’élaboration des factures

V ?rification
Personnel Service administratif

1 - Etablissement de la Assistante
facture

2 - vérification, tempos

Gérant
3- vérification, signature

Assistante
4- Reprise et remise au
coursier

Coursier
5- Répartition
- Original
- Copie

6- Remise de la décharge

Assistante
7- Classement
Tableau n°09 - Procédure de traitement des dossiers de créances après
élaboration de facture
personnel Service administratif

1) Transfert des dossiers vers le Assistante


responsable

2) Répartition Responsable du recouvrement

3) Transfert de dossiers vers la


secrétaire

4) saisie et enregistrement Secrétaire

5) Répartition et transfert des


dossiers vers les agents

6) Vérification Agent de recouvrement

7) Classement de dossier
8) préparation lettre de mise
en demeure (L M D)

9) signature

10) distribution des lettres Coursier

11) réception de la lettre par


le débiteur

12) si le débiteur se manifeste

13) si non, préparation de la


deuxième lettre

14) établissement de la lettre Agent de recouvrement


d’engagement et du
calendrier de paiement

15) répartition : original pour


le débiteur
- la copie pour la
société

16) classement
Tableau n° 10 - La procédure lors du règlement des débiteurs
Personnel Service administratif

1) Accueil débiteur Agent

2) Vérification des sommes


perçues

3) Préparation reçus

4) Répartition
- Original pour le débiteur
- Souche pour la société

5) Encaissement dans magic

6) Enregistrement sur le cahier


de recouvrement et la fiche

7) Transfert d’argent vers Assistante


l’assistante
8) décompte

9) Préparation état de
recouvrement journalière

10) Contrôle et vérification Gérant

Assistante
11) Classement fiche de
recouvrement
1.2 - Application des procédures

L'application des procédures nécessite certaines conditions à savoir:

- Les procédures doivent être connues et comprises par tous;

- Les procédures sont établies dans un but de faciliter le travail de chacun;

- Les procédures sont adaptées aux exigences de l'organisation;

- Un système de contrôle adapté et adaptable est utilisé en permanence

pour suivre sa bonne application;

- Une sanction adéquate acceptée par tous pour tout manquement.

La bonne application des procédures dépend surtout de l'attitude des

personnes travaillant dans l'organisation .C'est pourquoi, il est très utile de

procéder à une politique de communication et de formation du personnel avant

toute intervention.

En effet, le but de toute procédure est de faciliter le travail et non de la

rendre plus stressant. C'est la meilleure manière de rendre les opérations

uniformes et ainsi de faciliter leurs évaluations tant au niveau des coûts de

fonctionnement qu'au niveau de l'efficacité administrative.

Section 2 - Résultat attendu et recommandations générales

Quand on veut modifier ou améliorer quelque méthode de travail, on en

attendra des bons résultats. Dans cette deuxième section nous allons voir

successivement les résultats attendus et donner quelques recommandations

générales.
2.1 - Résultat attendus

Les résultats portent sur trois points: le résultat financier, social et

économique.

2.1.1 - Résultat financier

Après la proposition des solutions mentionnées dans le chapitre précédent,

la société peut s'attendre à un résultat financier positif. L’amélioration de parc

informatique permet à la société de produire un peu plus, d’avancer son travail ;

ce qui engendre l’augmentation de la productivité c'est-à-dire l’augmentation des

résultats. Toute amélioration de méthode de travail enrichit aussi la productivité.

2.1.2 – Résultat social

Une parfaite connaissance des procédures à suivre évite au personnel

le problème de stress. En effet, quand on sait où on va et que faire, à qui

s’adresser, il est facile de réussir et d’éviter des erreurs qui sont souvent

sources de sanctions. Des sanctions qui peuvent marquer profondément la

situation de l’employé (son dossier personnel, son comportement et son attitude

face au travail et vis-à-vis de ses collaborations,...) Ainsi, le

recrutement de personnel réduit le nombre des chômeurs et améliore la situation

de la personne concernée.

2.1.3 – Résultat économique

Une fois que l’activité de SOMAREC s’améliore en terme d’augmentation

de valeurs ajoutées, elle devient performante. L’amélioration des performances de


la société va se ressentir sur l’économie de notre pays. En effet, le taux de

croissance globale augmente par la contribution des certaines entreprise

développées opérant dans notre pays.

La valeur ajoutée formée par chaque entreprise favorise l’augmentation

des recettes fiscales pour l’Etat et la croissance du P I B (produit intérieur brut).

2.2 – Recommandations générales

Nous avons basé la recommandation générale sur deux points distincts :

- Instauration de fonction de contrôle interne

- Implantation des agences en province

2.2.1 Instauration de fonction de contrôle interne

Pour être plus performant, il sera mieux à la société d’insérer un service

de contrôle interne pour pouvoir mieux vérifier et mieux veiller sur ses activités.

Ce service à pour objectifs d’une part de veiller à ce que les actes de gestion ou

de réalisation des opérations ainsi que les comportements des collaborateurs

s’inscrivent dans le cadre défini par les orientations données aux activité de la

société, par la loi et, règlements applicables, et par les normes et règles internes

dans la société ; et d’autre part de vérifier si les informations comptables,

financières reflètent avec sincérité l’activité et la situation de la société.

La mise en place de ce système de contrôle permet à la société de détecter

facilement les erreurs et les corriger à temps, de réduire le coût de ces erreurs.
2.2.2 – Implantation des agences en province

Une nécessité, d’ores et déjà, s’impose : l’implantation d’agences dans

les régions ; et plus nombreuses sont ces agences, meilleur sera le rendement de

la société.

En effet, il faut partir des considérations suivantes :

D’abord, l’agent responsable n’est en mesure d’accomplir que deux

missions par région par an. Ce qui se relève nettement insuffisant. Ainsi,

la société se voit obliger de traiter tous les dossiers aussi bien ceux du siège que

ceux des provinces ; ce qui, manifestement occasionne des surcharges dans le

travail.

Il en ressort une inégalité dans le traitement des dossiers ville/ province, ce

qui est préjudiciable à l’équilibre du fonctionnement même de la société.

Il en découle également l’insuffisance du suivi des dossiers étant donné

qu’on a naturellement tendance à s’occuper en priorité de ce qui tombe

sous la main ou dont la demande du client se fait plus pressante vu la proximité.

Enfin, le plus souvent, il y a méconnaissance voire ignorance de la vraie

situation du débiteur. Une telle situation engendre un certain flottement quant à la

mesure à prendre à son endroit.

Ainsi, à notre sens, il s’avère nécessaire de procéder à l’ouverture

d’agences dans toute localité où le volume d’impayés reste important. De ce fait,

on a tout intérêt et toute latitude d’approfondir la connaissance de la situation

de chaque débiteur.

Il va de soi que cela, non seulement va faciliter le travail des employés,


mais encore et surtout accroître le rendement de la société pour plus de célérité

et d’efficacité dans le travail.

Par ailleurs, tous les dossiers auront les mêmes traitements et se verront

honorés de la même manière, ce qui offre plus d’unité dans la façon de travailler,

gage de plus de confiance de la part des clients, ce qui, du même coup

augmentera la réputation de la société.

Bref, la décentralisation par implantation d’agences là où cela est

nécessaire, améliorera les montants recouvrés et partant, facilitera de manière

sensible leur récupération.


CONCLUSION GENERALE

Tel est donc le fruit de notre recherche et les propositions que nous avons
avancées ne sont pas forcement infaillibles, mais c’est tout simplement une
modeste contribution de notre part ;

A rappeler que nous avons choisi le thème « Amélioration du taux de


recouvrement de créances », l’objet et l’intérêt de notre thème ont été d’augmenter
le rendement de la société afin de maintenir son exploitation et de la développer
sur le marché.

Rappelons que nous avons pu déceler et poser des problèmes qui tournent
autour de l’organisation interne, de la procédure de traitements de recouvrement
de créances, ainsi que de l’insuffisance de la communication publicitaire.

Les solutions que nous avons apportées aux problèmes évoqués ont alors
pour objectifs de faciliter l’exécution des travaux de la société et aussi et surtout
d’augmenter le nombre des clients.

Avant de clore définitivement notre travail, nous tenons à rappeler que nous
pouvons attendre de cette société une création d’emploi et une amélioration
des conditions sociales de travail, ainsi, que sa contribution à la formation du
produit national brut.

Comme nous avons déjà énoncé ci-dessus, ce n’est qu’une contribution sans
prétention de notre part, mais nous tenons à assurer qu’un bel avenir attend la
société à qui nous adressons nos sincères remerciements, car un stage au sein
d’une entreprise est très fructueux pour un étudiant.

Les différents sujets étudiés, traités ont été mis en application. Ainsi, plusieurs
matières floues en classe sont éclaircies dans la pratique. Ce stage initie l’étudiant
à sa future carrière.
Nous souhaitons que d’autres recherches plus approfondies soient entreprises
concernant le thème que nous avons choisi car il est bénéfique pour les sociétés
en général et SOMAREC en particulier.

ANNEXES ET BIBLIOGRAPHIE
ANNEXE 1
SOCIETE MALGACHE DE RECOUVREMENT
SOMAREC
Siège social : Lot IVD 20 Ter Behoririka BP 8772
101 ANTANANARIVO
SARL au capital de 12 000 000 MGA
-STAT n° 657932- RCS n° 2004B759- NIF n° 31918113

NOM ET PRENOMS DU DEBITEUR


ADRESSE

101 ANTANANARIVO

Antananarivo, Le 30 Novembre 2007

LETTRE DE MISE EN DEMEURE

REFERENCES A RAPPELER SUR TOUTE CORRESPONDANCE

Références de votre créancier : CLIENT

Impayé : 000000.00 MGA

Madame, Monsieur,

En notre qualité de Mandataire de la société (nom du client)


Et malgré les différents rappels qui vous ont été envoyés par notre client, il apparaît qu’aucun règlement
n’a été, depuis lors, enregistré sur votre compte.

Vous restez à ce jour redevable auprès de la société (nom du cliet)


la somme de : 000000.00 MGA au titre des factures impayées.

FAUTE DE RÈGLEMENT SOUS HUIT JOURS NOUS INTENTERONS À VOTRE ENCONTRE UNE
PROCÉDURE JUDICIAIRE.

Il vous appartient donc, dès maintenant d'adresser votre paiement - Espèces, Chèque - libellé à l'ordre
de SOMAREC accompagné de la référence suivante (ref du débiteur)
Si vous n’êtes pas en mesure de nous adresser la totalité, veuillez nous adresser un acompte
accompagné de votre proposition de règlement.
Dans l'attente d'une régularisation immédiate, veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos
sentiments distingués.

TEL : 020 22 213 41 / 020 24 374 00

SEUL UN RÈGLEMENT GLOBAL LIBELLÉ À L'ORDRE DE SOMAREC SUSPENDRA LA


PROCÉDURE

Source : SOMAREC
ANNEXE 2
SOCIETE MALGACHE DE RECOUVREMENT
SOMAREC
Siège social : Lot IVD 20 Ter Behoririka BP 8772
101 ANTANANARIVO
SARL au capital de 12 000 000 MGA
-STAT n° 657932- RCS n° 2004B759- NIF n° 31918113

NOM ET PRENOMS DU DEBITEUR


ADRESSE

101 ANTANANARIVO

SERVICE JURIDIQUE

TEL : 22-21-34-1 - Antananarivo, Le 30 Novembre 2007


FAX : 22-67-97-0 -

REFERENCES A RAPPELER SUR TOUTE CORRESPONDANCE

AFFAIRE : CLIENT
AVIS DE PROCEDURE

Impayé 00000.00 MGA

Madame, Monsieur,

Nous constatons que vous n’avez pas respecté l’échéancier qui vous a été établi par nos soins.

A défaut de recevoir votre règlement sous 72 heures, l’action judiciaire momentanément


suspendue reprendra effet et la totalité de la dette sera exigée autres les dépens et les articles de
loi.

Nous transmettrons votre dossier à notre huissier territorialement compétent, afin qu’il procède
conformément à la loi, à toutes les mesures de saisie.

Nous vous invitons à être présent à l’adresse citée, aux dates et heures qui vous seront fixées par notre
Huissier.

En votre absence une copie sera déposée en MAIRIE.


Recevez, Madame, Monsieur, nos salutations.

SERVICE JURIDIQUE

Source : SOMAREC
ANNEXE 3
SOCIETE MALGACHE DE RECOUVREMENT
SOMAREC
Siège social : Lot IVD 20 Ter Behoririka BP 8772
101 ANTANANARIVO
SARL au capital de 12 000 000 MGA
-STAT n° 657932- RCS n° 2004B759- NIF n° 31918113

NOM ET PRENOMS DU DEBITEUR


ADRESSE

101 ANTANANARIVO

SERVICE JURIDIQUE Antananarivo, Le 30 Novembre 2007

TEL : 020 24 374 00 / 020 22 494 75

REFERENCES A RAPPELER SUR TOUTE CORRESPONDANCE :

AFFAIRE : NOM DU CLIENT


AVIS DE REMISE A HUISSIER DE JUSTICE

Impayé : 000000.00 MGA

Madame, Monsieur,

Nous vous informons par la présente que la PROCEDURE JUDICIAIRE DEPOSEE AUPRES DU
TRIBUNAL COMPETENT EST EN COURS.

Dès l’obtention du titre exécutoire, Monsieur le juge de l’exécution autorisera notre Huissier
territorialement compétent à faire procéder à :

Saisie-arrêt sur revenu


Saisie attribution sur comptes bancaires
Saisie conservatoire biens et effets mobiliers.

Nous sollicitons, dans le cadre de la procédure judiciaire, votre condamnation au titre des dépens et des
articles de loi.

Sans réaction de votre part à réception de la présente, la procédure suivra son cours sans autre avis.

Recevez, Madame, Monsieur, nos salutations.

SERVICE JURIDIQUE

Source : SOMAREC
LISTE DES ANNEXES

ANNEXE 1 - Modèle première lettre de mise en demeure

ANNEXE 2 – Modèle deuxième lettre : avis de procédure

ANNEXE 3 – Modèle troisième lettre : avis de remise à huissier de justice


LISTE DES TABLEAUX

Tableau n° 01 - Tableau récapitulatif de matériel de travail..................................32


Tableau n°02 – Récapitulation des temps perdus..................................................35
Tableau n°03 – Les effectifs de différentes sortes des débiteurs.......................... 41
Tableau n °04 – Récapitulation des situations des débiteurs................................ 43
Tableau n °05 - Situation des débiteurs douteux.................................................. 45
Tableau n° 06 -Tableau des écarts mensuel.........................................................68
Tableau n°08 – Tableau de bord mensuel............................................................. 70
Tableau n°08 – La procédure d’élaboration des factures......................................78
Tableau n° 09 – La procédure de traitement des dossiers de créance..................79
Tableau n°10 - La procédure lors du règlement des débiteurs.............................. 81

LISTES DES FIGURES

Figure n°01 – Organigramme du SOMAREC.........................................................6


Figure n°02 - Les étapes du recouvrement de créance......................................... 25
TABLE DES MATIERES

Introduction générale 1
Partie I – Présentation générale de SOMAREC 3
Chapitre I – Présentation de la société 4
Section 1 - Généralités sur la société 4
1.1– Historique 4
1.2– Structure organisationnelle 4
1.2.1– Organigramme 5
1.2.2– Description des attributions 7
1.2.2.1– Gérant 7
1.2.2.2 – Responsable des agents 7
1.2.2.3 – Assistante de direction 8
1.2.2.4 – Agent de recouvrement provincial 9
1.2.2.5 – Agent de recouvrement du centre ville et des
périphéries 10
1.2.2.6 – Secrétaire 10
1.2.2.7 – Coursier interne 11
Section 2 – Activités et mission 11
2.1 – Mission 11
2.2 – Activités 12
2.3 – Les moyens mis à la disposition 13
2.3.1- Ressources financières 14
2.3.2 – Ressources humaines 14
2.3.3 – Ressources matérielles 15
Chapitre II – Rappel théorique sur le recouvrement de créances 15
Section 1 – Les principes du recouvrement de créances 16
1.1- Définition du recouvrement de créances 16
1.2 Les différentes phases du recouvrement 16
1.2.1– Le recouvrement amiable 16
1.2.1.1– La relance 17
1.2.1.2– La mise en demeure 17
1.2.2 - Le recouvrement judiciaire 18
1.2.2.1 - Le certificat de non paiement 18
1.2.2.2- Le référé provision 19
1.2.2.3– L’injonction de payer 20
1.2.2.4– Saisie conservatoire 21
Section 2 – Recouvrement amiable de créance sur le compte d’autrui 22
2.1 – Principe 22
2.2 – Modalités d’application 23
2.3 – Déroulement de la procédure 23
2.4 – Intérêt du recouvrement amiable 24
Partie II - Identification et formulation de problèmes 26
Chapitre I - Problèmes liés à l’organisation interne 27
Section 1 – Absence d’un manuel de procédure interne 28
1.1- Description vague des tâches 29
1.2– Risque de confusion des tâches 30
1.3– Mauvaise gestion de matériel 30
1.4– Absence des procédures précises quant à l’approvisionnement
31
Section 2 – Insuffisance de matériels de travail 31
2.1 – Problème concernant les matériels informatiques 32
2.1.1 – Nombre insuffisant d’ordinateur 32
2.1.1.1 – Non mise à jour des statuts 33
2.1.1.2 – Risque d’omissions sur encaissement 34
2.1.2 – Non réparation de la photocopieuse 34
2.2 – Retard et surcoût 35
Section 3 – Manque de communication 36
3.1 – Méconnaissance de l’existence de la société 36
3.2 – Insuffisance de publicité 38
3.3 – Nombre des clients assez restreint 39
Chapitre II – Problèmes rencontrés lors du traitement de dossiers de créance 39
Section 1 – Existence des débiteurs douteux 44
1.1– Augmentation de nombre des dossiers en attente 45
1.1.1– Nombre élevé des dossiers en cours 45
1.1.2– Nombre important des dossiers litigieux 46
1.2- Existence de mauvais payeurs et de retardataires 47
1.2.1– Les mauvais payeurs 47
1.2.2– Les retardataires 48
Section 2 – Problèmes de motivation des employés 49
2.1 – Manque de formation 49
2.2 – Problème relatif au paiement des commissions 50
Partie III – Proposition de solutions 52
Chapitre I – Solution liées à l’organisation interne 53
Section 1 – Mise en place d’un manuel des procédures interne 53
1.1– Bien préciser les tâches de chacun 54
1.2–Eviter toutes confusion des tâches 55
1.3– Amélioration de l’organisation de matériel 56
1.4– Amélioration de la technique l’approvisionnement 57
Section 2 - Utilisation de matériels de travail adéquats 59
2.1 – Règlement du problème des matériels informatiques 59
2.1.1- Ajouter le nombre d’ordinateurs 59
2.1.1.1 – Respect de la mise à jour des
statuts
60
2.1.1.2 – Eviter toutes sortes d’omissions 60
2.1.2 – Réparation de la photocopieuse 60
2.2 – Augmentation de la productivité 61
Section 3 – Amélioration de communication 61
3.1 – Organisation de porte ouverte 61
3.2 – Amélioration de la publicité 62
3.3 – Augmentation du nombre des clients 63
Chapitre II – Solutions apportées pour améliorer le traitement des dossiers de créances
63
Section 1 – Réduction du nombre des débiteurs douteux 64
1.1– Diminution de nombre des dossiers en attente 64
1.1.1 – Accélération des visites domiciliaires 65
1.1.2 – Recrutement des nouveaux agents 65
1.2 - Amélioration de méthode de travail 67
1.2.1 – Mise en place de tableau des écarts
Mensuel 68
1.2.2 – Renforcement de la méthodologie 69
1.2.2.1 – Pour les retardataires 69
1.2.2.2 – Pour les mauvais payeurs 69
1.2.2.3 – Pour les insolvables 69

Section 2 – Amélioration de la motivation des employés 71


2.1 – Renforcement de la formation 71
2.1.1 – Base de la formation 72
2.1.2 – Méthode de la formation 72
2.2 - Avancement du paiement des commissions 73
Chapitre III - Solutions retenues et résultats attendus 73
Section 1 – Solutions retenues 74
1.1Proposition d’un modèle de procédures de
traitement 74
1.1.1– Définition d’un diagramme de circulation de
document 74
1.1.2– Principe de présentation 74
1.1.3– Symboles utilisés 75
1.1.4– Présentation 77
1.2 Application des procédures 82
Section 2 – Résultat attendus et recommandations générales 82
2.1– Résultat attendus 83
2.1.1 – Résultat financier 83
2.1.2 – Résultat social 83
2.1.3– Résultat économique 83
2.2 – Recommandations générales 84
2.2.1 – Instauration de fonction
de contrôle interne 84
2.2.2 – Implantation des agences
en province 85
Conclusion générale 87
Annexes
Bibliographie
BIBLIOGRAPHIE

 B et F GRANDGUILLOT : Gestion administrative et commerciale – Edition CLET


– Paris – 1990

 FRANCOIS A. R : Manuel d’organisation – Tome 1 – édition d’organisation –


Paris – 1996

 Gabriel Guery : Prévenir les impayés et recouvrer ses créances - 2 ème Edition
CLET - 1991 – 211 p

 H MATHE, D. TIXIER : La logistique – Paris PUF – 1991 – 127 p

 GELINIER : Stratégie de l’entreprise et motivation des hommes – Edition


Hommes et techniques – 1986 – 311 p

 R MONIE : de l’évaluation du personnel au bilan annuel – Edition d’organisation –


1986

 Y. ENZEGE : Précis de gestion sociale – Edition d’organisation – Paris 1993 –


336 p

COURS

 ANDRIANALY Saholy & RAVONJIHARISON Cousin Germain : Cours


d’organisation d’entreprise en première année

 RAHAJARIZAKA Richard : Cours Gestion des Ressources Humaines en


Quatrième année gestion

 RAJAONARISOA Yves : Cours marketing en deuxième année en gestion

SITE WEB

 WWW.sefairepayer.com

 WWW.recouvrement.com

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