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Chapitre II: Améliorer sa capacité d’expression.

II. Améliorer sa capacité d’expression :

Qu’est-ce que la communication ?

Il s’agit de l’ensemble des stratégies mises en place, par une personne ou un groupe de
personnes, pour échanger des ressources et des représentations avec d’autres.

II.1. Les différentes situations de communication


L’assistant(e) de direction est placé(e) au quotidien dans :
 des situations de communication interpersonnelle : mise en relation de deux
personnes ;
Exemples : entretien, accueil en face-à-face ou à distance.
 des situations de communication dans un groupe : mise en relation de plusieurs
personnes.
Exemples : participation ou animation d’une réunion, d’une conférence, d’un séminaire…

II.2. Les différents types de communications et leurs outils

II.2.1. La communication écrite

Toute communication écrite se caractérise par :

 des spécificités rédactionnelles : structuration logique, lisibilité soutenant l’attention


du lecteur, qualité de l’expression écrite ;
 des spécificités liées à la forme : règles de mise en forme, respect d’une charte
graphique d’entreprise, mentions obligatoires sur un document commercial.

Exemples : rédaction de notes de service, lettres, comptes rendus, procès-verbaux, affiches,


journaux d’entreprise; réalisation de l’annuaire de l’entreprise.

II.2.1.1 Produire un message écrit :

Le message orale est accompagnée de nombreuses informations qui le complète : le


ton, l’expression du visage, la gestuelle, l’élocution, le regard, etc. Le message écrit n’est
accompagné d’aucun signe extérieur. Seuls les mots donnent un sens au message. Il doit être
autonome, se suffire à lui même et ne nécessiter aucune explication ou commentaire
complémentaire.

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Chapitre II: Améliorer sa capacité d’expression.

Toute idée doit être décrite de façon précise, journalistique avec une rigueur quasi
scientifique. La solution consiste à préciser pour chaque idée les points suivants : Qui,

Quand, Où, Quoi, Comment, Pourquoi, Combien (Méthode dite du : QQOQCPC).


II.2.1.2 Les type de textes :

Type de texte Fonction Les outils linguistiques Principales caractéristiques Exemple


Récit

Roman
Ce type de texte comprend :
-Temps verbaux de base
• une narration à la 1ère personne ou à la
Raconter une histoire ou sont : le présent; le passé
Narratif 3ème personne; Discours
simple; l’imparfait; le
des événements • un narrateur qui conte l’histoire ou le
passé composé.
récit, • des
imaginaires, réels ou –Vocabulaire riche.
(littéraires) personnages; • des Conte
-Utilisation de verbes
documentaires. événements et des actions • la
d’action (sauter, courir,
présence de repères chronologiques;
manger, etc.).
• des pronoms. Légende

Le texte à dominante Temps verbaux (selon Poème


poétique sert à : l’intention du poète) : - le
• Exprimer des présent; Chanson
La présence de refrains ou de couplets et
Poétique sentiments et des -l’imparfait;
des vers inégaux.
émotions; - le futur simple; Proverbe.
• Jouer avec la langue; -le conditionnel;
• Créer des images. -le passé simple.
Ce type de texte comprend : Portrait
• un sujet ou un thème (l’élément principal à
Le texte à dominante
caractériser); Guide
descriptive sert à : Temps verbaux de base :
• Donner les • des aspects (les idées principales en
Descriptif caractéristiques d’un • le présent;
catégories, en parties ou en subdivisions); Fiche
être, d’une chose, d’un • l’imparfait.
lieu, d’un personnage, • des sous-aspects (détails, propriétés, technique
d’un sentiment;
qualités, précisions liés à chaque aspect
traité). Publicité
Tableau
Modes verbaux de base :
• l’impératif; Ce type de texte comprend : Schéma
Le texte à dominante
Explicatif • l’infinitif; • des représentations visuelles;
explicatif sert à informer
• le futur simple; • des informations condensées. Graphique
• le subjonctif.
plan
Ce type de texte comprend :
Analyse
Le texte à dominante Modes verbaux de base : • • un message, une opinion ou un point de
littéraire
argumentative sert à : le présent; vue; • la présence d’une thèse;
• convaincre; • l’imparfait; • des arguments et des contre-arguments;
Argumentatif Discours
• persuader; • le passé composé; • des exemples;
politique…etc.
• influencer; • le conditionnel; • Présence d’expressions qui indiquent la
• défendre une opinion. • le subjonctif. modélisation (ex. à mon avis, selon moi,
etc.)

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II.2.2. La communication orale

L’expression orale, ou la production orale, est une relation émetteur-destinataire


accompagnée d’une production orale dans un contexte donné de communication.
L’oral implique un travail sur les sons, sur le rythme, sur l’intonation et il s’agit pour
l’apprenant de se familiariser avec ces différents moyens, de se les approprier peu à peu.
L’expression orale peut donc englober le non-verbal (sous forme de gestes, de signes, de
sourires, d’expressions gestuelles diverses adaptées à la situation de communication).
La voix (volume, articulation des sons, débit de la voix ou de l’intonation pour que la
communication soit faite de manière expressive), les pauses, les silences, les regards (pour
vérifier le niveau de la compréhension du message verbal).
L’expression orale, c'est transmettre des messages à l'aide d'un langage en utilisant sa voix et
son corps pour communiquer.
II.2.2.1. Techniques d'expression orale

La préparation de l'exposé
oral

Identifier et formuler l'objectif : Connaître l'auditoire :


C'est préciser la réaction que l'on Savoir à qui l'on s'adresse détermine non
cherche à obtenir chez l'auditoire. seulement l'objectif mais la forme et le contenu
de la communication.
Principales caractéristiques d'un public
(important)
- Composition : public homogène ou hétérogène.
- Age, ancienneté.
- Niveau hiérarchique.
- Qualification.
- Niveau culturel.
- Centres d'intérêts : Professionnels ou
personnels.

II.2.2.1. Le déroulement de l'exposé :


II.2.2.1.1. l'argumentation :
Elle doit être rigoureuse et respecter certains principes :
 énoncer l'idée force, l'argument lui-même,

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 illustrer chacun par des références a des situations, a des faits précis, incontestables, à
des données chiffrées.

II.2.2.1.2. l'adaptation du discours à l'auditoire :

 Utiliser un vocabulaire accessible à tous

Si le langage technique et les abréviations sont utiles entre professionnels, communiquer


avec un public non spécialisé nécessite non seulement de traduire les termes techniques et les
abréviations mais aussi de leur donner du sens.

On distingue traditionnellement trois registres de langue principaux

 le registre familier (avec sa variante populaire) ;


 le registre courant ;
 le registre soutenu (avec sa variante littéraire).

N.B/ Registre : niveau de langue.

 Le langage familier
Le langage familier est une manière de parler avec des mots très simples et parfois
vulgaires. On l'entend dans des conversations entre amis ou copains mais aussi
lorsqu'une personne est en colère.
Exemple : Hé Alex, grouille maint'nant, on est en r'tard J'te l'avais bien dit i sont pas
là. !
Le registre populaire est un langage familier qu'on trouve dans les communications
entre personnes peu instruites ou entre personnes instruites qui emploient
volontairement ce registre de langue.
 La langue est relâchée et non conforme au bon usage.
 Les expressions argotiques y sont très présentes.
 Le registre populaire est généralement très expressif, même s’il y a
absence de toute recherche expressive consciente.

 Le langage courant

Le langage courant est une manière de parler qui est plus soignée et beaucoup mieux
acceptée. Il s'utilise à l'écrit comme à l'oral avec des personnes que l'on ne connaît pas
ou peu (milieu scolaire, professionnel, relations sociales...)

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Exemple : Allez Alexandre, dépêche-toi ou nous serons en retard. Je te l'avais bien dit
qu'ils n'étaient pas chez eux.

 Le langage soutenu (ou littéraire ou châtié)

Le langage soutenu, surtout utilisé à l'écrit, est une manière de s'exprimer avec des
mots rares et savants. On le lit dans les textes littéraires, on l'entend dans des discours,
on l'utilise quand on s'adresse à une personne à qui on accorde beaucoup
d'importance. Il exige une connaissance approfondie des ressources de la langue, mais
aussi met l’accent sur les références littéraires, culturelles, etc.
Dans le dictionnaire, les mots soutenus sont indiqués litt.
Exemple : J'avais la conviction qu'ils étaient absents de leur domicile et je crains fort,
cher Alexandre, que nous ayons désormais quelque retard, aussi hâtons-nous je vous
en prie.

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Courant Soutenu (littéraire)


Caractéristiques Familier (populaire)

vocabulaire simple, vocabulaire riche,


usuel, mots compris recherché, précis ou
Vocabulaire de la vie
par tout le monde, rares, littéraire,
quotidienne, termes familiers,
Vocabulaire qui paraissent " poétique, très précis
parfois argotiques.
neutres " (mots qui n’ont qu’un
Une nana, un mec
Une femme, un seul sens…)
homme Une dame, un monsieur
 Les phrases sont simples.  phrases complexes  Les règles sont
 utilisation d'abréviations simples respectées,
 absence de ne à la négation (coordonnées,  les constructions sont
 utilisation de on à la place relatives, complexes,
subordonnées de ,recherchées, précises
de nous, etc temps, etc.) ou rares.
 phrases juxtaposées, L’enchaînement phrases complexes
 phrases sans verbes des phrases est (expression des
 concordance des temps non soigné. Les règles relations logiques)
réalisée de la grammaire  la concordance des
 Ruptures de constructions, sont respectées, temps est
répétitions, ellipses, utilisation des rigoureusement
 On emploie fréquemment temps simples de appliquée (avec
Syntaxe les gestes et l’intonation l'indicatif, passé emploi du passé
pour compléter le message. composé, plus-que- simple, des subj.
parfait, subjonctif imparfaits et plus-que-
présent. parfaits)
 Les phrases sont  Les phrases sont
bien construites, métaphoriques et
mais sans rythmées.
recherche
stylistique.

 Le registre familier est celui Ton neutre, effets de  phrases plus longues,
d'une parole spontanée style limités. plus complexes
(modèle oral) ;  Figures de style,
 Il dépend par ailleurs de la  recherches d'effets.
connaissance de la langue
du locuteur.
 Hyperboles, périphrases,
Style expressions toutes faites.
 Les phrases sont simples.
On emploie fréquemment
les gestes et l’intonation
pour compléter le message.

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II.2.2.1.3. La prise en compte des réactions de l'auditoire :


Il ne faut pas attendre la fin de l'exposé pour s'intéresser aux réactions de l'auditoire.
Certains indices non-verbaux, certaines réactions au cours de l'exposé nous renseignent sur le
niveau de réception.
Les interventions du public peuvent globalement répondre aux objectifs suivants :
- Demande de précisions, d'informations complémentaires,
- Contestation de certains aspects développés,
-Réfutation d'un aspect de l'argumentation,
- Développement de contre-arguments,
- Evaluation globale du travail présente,
- Opposition de principe.

II.2.2.1.4. L'utilisation de supports :

- Le support visuel appuie et complète la partie orale de l'expose.


- Il est destine en premier lieu à faciliter la compréhension du message et a améliorer la
mémorisation.
- On retient généralement beaucoup mieux ce qui est vu et entendu.
- Le support visuel doit être simple. Ainsi il sera très rapidement assimilable par l'auditoire
qui pourra donc diriger son attention sur ce qui est dit.
Ceux-ci pourront être électroniques (PowerPoint) ou encore papier (polycopié,
illustrations imprimées).

II.2.2.1.5. Les habiletés de communication :


La voix :
Est-elle modulée (faisant appel à des changements de tonalité) ?
- Est-elle confiante et posée (plutôt que tremblante et nerveuse) ?
- Son volume est-il adapté (assez élevé ou encore pas trop élevé) ?
- Son débit est-il adapté (ni trop lent, ni trop rapide, permet la prise de notes) ?
Le regard :
- Est-il distribué à l’ensemble du public ?
- Est-il sincère, communicatif (ni fuyant, ni trop insistant) ?
- Permet-il d’entrer en contact avec l’auditoire (de « toucher les gens du regard ») ?
La posture :
- Est-elle confortable, naturelle (évitant de s’épuiser lors de la communication) ?

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- Est-elle stable (évitant de laisser transparaître un inconfort chez l’orateur/trice) ?


La présence :
- Est-elle adaptée à l’environnement dans lequel a lieu la communication ?
- Les déplacements de l’orateur/trice sont-ils justifiés (appui à la présentation) ?
Les gestes :
- Sont-ils amples et posés (plutôt que timides et/ou nerveux) ?
- Sont-ils coordonnés avec la présentation, le message qui est transmis ?
- Sont-ils adaptés à la situation de communication (appropriés au public visé) ?
II.2.2.1.6. Le trac :
Le trac c'est la peur, l'angoisse que l'on ressent avant d'affronter un public, de subir une
épreuve. Il se dissipe progressivement dans l'action.
II.2.2.1.6.1. Les principales manifestations physiques :(important)
Langue desséchée - crispations- transpiration, moiteur - ballonnements- tremblements -
picotements- sentiment d'oppression - jambes molles- respiration accélérée - crampes- gorge
serrée - nausées- palpitations - houle dans la gorge - froid dans le dos- nœud a l'estomac -
paralysie
II.2.2.1.6.2. Les conséquences du trac sur la prise de parole : (important)
 Les mots ne viennent plus, les phrases s'assemblent mal, les répétitions sont
fréquentes,
 Le débit se ralentit ou s'accélère confusément ;
 Apparaissent les tics verbaux, les mots parasites : (n'est-ce-pas, euh !, je veux dire, si
vous voulez)
 Les gestes parasites s'amplifient.
II.2.2.1.6.2 .3. Les raisons du trac :
 La crainte d'être juge par le public ou l'interlocuteur.
 La peur du décalage entre l'image que je pense donner de moi et l'autre,

II.2.2.1.6.2 .4 . Comment maitriser son trac


On ne peut pas supprimer le trac, mais on peut l'atténuer, le maitriser, rendre ses
manifestations plus facilement supportables.
Quatre principes facilitent la gestion du trac :
1/ Bien se préparer :
- faire un plan,
- rédiger les points forts,

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- préparer quelques phrases introductives et les apprendre par cœur,


- s'entrainer (magnétophone, glace), le travail de répétition est un facteur determinant,
- repérer les lieux,
- ne rien changer a ses habitudes (le trac se nourrit d'imprévu).
2/ Améliorer sa respiration :
Il s'agit de respirer :
- PROFONDEMENT pour ventiler le corps et oxygéner les muscles et le cerveau.
- REGULIEREMENT pour éviter que la machine ne s'emballe.
3/ Se relaxer physiquement :
Avant l'intervention :
- Prendre conscience des muscles inutilement contractes (épaules, cou, nuque, omoplates,
reins, abdomen,
- Les décontracter progressivement.
- Détendre le visage (muscles entourant la bouche, sourcils, joues).
En cours d'intervention :
- Changer de posture si c'est possible (assis-debout).
- Respirer lentement et à fond.
4/ Se relaxer mentalement :
Le principe consiste à projeter sur son écran mental des images associées à des moments
agréables ou a des situations imaginaires, paisibles, rassurantes.

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