MANUAL DE

FUNCIONES Y
COMPETENCIAS
LABORALES

SECRETARIO DE HACIENDA
 MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACION DEL
EMPLEO
Nivel: TÈCNICO
Denominación del Empleo: TÈCNICO ADMINISTRATIVO
Código: 367
Grado: 4
N° de Cargos: Uno (01)
Dependencia: Secretaria de Hacienda
Jefe Inmediato: Secretario de Hacienda

II. PROPOSITO PRINCIPAL

Asistir y apoyar al Secretario de Hacienda, en la ejecución de los procesos,

actividades y procedimientos para garantizar el cumplimiento de las metas y
objetivos de la dependencia, esencialmente en lo relacionado con recaudos,
presupuesto y tesorería.

III. DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES ESENCIALES

1. Efectuar a través de los módulos de Impuesto Predial e Industria y Comercio

y Otros Ingresos, el recaudo de los valores por conceptos de impuestos,
contribuciones, tasas, aportes y cualquier otro ingreso al tesoro municipal
aplicando estrictamente los valores establecidos en el Código de Rentas
Municipal y demás normas legales; y expedir los correspondiente Recibos
Oficiales de Caja.

2. Efectuar el buen manejo y custodia de los dineros y demás valores recaudados

diariamente, consignándolos a más tardar el día hábil siguiente a su recaudo,
con objeto de salvaguardar el tesoro público.

3. Digitar en el módulo de Tesorería, las consignaciones diarias, y elaborar los

boletines y arqueos diarios de caja.

4. Elaborar y entregar los certificados de paz y salvo de carácter municipal a los

contribuyentes que se encuentren al día en el pago de sus obligaciones con el
tesoro municipal.

5. Elaborar y entregar constancias, certificaciones catastrales, certificaciones de

Industria y comercio y demás documentos relacionados con los tributos
municipales.
6. Mantener actualizada la base de datos del Módulo de Impuesto Predial, de
acuerdo con la base de datos anual con los nuevos avalúos, y con las
Resoluciones emitidas por el Instituto Agustín Codazzi, con el propósito de
proveer de la información requerida para que los contribuyentes efectúen los
pagos de manera oportuna.

7. Mantener actualizada la base de datos del Módulo de Industria y Comercio y

Otros Ingresos, de acuerdo con la matricula mercantil de nuevos comerciantes,
cancelaciones de matrículas por cese de actividades gravables o el cierre de
establecimientos, todo cambio o novedad que se efectúe con relación a la
actividad económica, sujeto pasivo del impuesto, o al establecimiento, tales
como la venta,enajenación, modificación de la razón social, transformación de
las actividades que se desarrollen, cambio de dirección del establecimiento, y
cualquier otra susceptible de modificar los registros.

8. Recepcionar las Declaraciones del Impuesto de Industria y Comercio e

Impuesto complementario de Avisos y Tableros y demás factores indicados en
el formulario prescrito por la Secretaria de Hacienda y revisar su liquidación de
acuerdo con las tarifas establecidos en el Código de Rentas Municipal.

9. Efectuar mensualmente las conciliaciones bancarias en el Módulo de

Tesorería.

10. Mantener actualizado en Modulo de Tesorería, registrando oportunamente la

creación de nuevas cuentas bancarias.

11. Mantener actualizado el Módulo de Presupuesto, registrando oportunamente

el presupuesto inicial, así como sus modificaciones tales como; adiciones,
reducciones, créditos y contra créditos y congelamientos, con base a los actos
administrativos expedidos por el Concejo Municipal o el Alcalde.

12. Registrar en el Modulo de Presupuesto, la ejecución presupuestal, mediante

la elaboración de Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Registros
Presupuestales, con base a los documentos fuente; y generar los respectivos
formatos.

13. Registrar en el Modulo de Tesorería, el pago de las obligaciones a cargo del

 municipio, mediante la elaboración de las órdenes de pago, comprobantes de
egresos y giro de cheques o giros por la banca virtual, con base a los
documentos fuente; generado los respectivos formatos.

14. Preparar mensualmente la Nómina de Empleados, teniendo en cuenta las

novedades reportadas por la Secretaria de Gobierno, con el fin de hacer
efectiva la remuneración mensual de los funcionarios que han prestado sus
servicios al municipio.

15. Elaborar el borrador de la liquidación de las prestaciones sociales y demás

emolumentos salariales a favor de los funcionarios, con base al régimen
prestacional de los empleados públicos, previo cumplimiento de los requisitos
legales.

16. Generar mensualmente la Planilla Integrada para el pago de los aportes

patronales de Salud, Pensión y Riesgos; los aportes parafiscales para las
Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar,
Sena, Esap e Institutos Técnicos Industriales; y los aportes de los empleados
para Salud, Pensión y Aportes al Fondo de Solidaridad Pensional; efectuar en
el Modulo de Presupuesto, el procedimiento Presupuestal, y en el Modulo de
Tesorería, efectuar el procedimiento tesoral, y efectuar el registro para giro por
la banca virtual dentro del término legal, sin incurrir en el pago de sanciones o
intereses por mora.

17. Elaborar mensualmente la relación y liquidación de aportes de Cesantías de

los empleados oficiales afiliados al Fondo Nacional del Ahorro; efectuar en el
Modulo de Presupuesto, el procedimiento Presupuestal, y en el Modulo de
Tesorería, efectuar el procedimiento tesoral, y efectuar el registro para giro por
la banca virtual dentro del término legal, sin incurrir en el pago de sanciones o
intereses por mora.

18. Elaborar anualmente la relación y liquidación de aportes de Cesantías de los

empleados oficiales afiliados a los Fondos Privados de Cesantías; y efectuar
en el Modulo de Presupuesto, el procedimiento Presupuestal, y en el Modulo
de Tesorería, efectuar el procedimiento tesoral, y efectuar el registro para giro
por la banca virtual dentro del término legal, sin incurrir en el pago de
sanciones o intereses por mora.

19. Elaborar anualmente la relación y liquidación de Intereses a las Cesantías de

los empleados oficiales afiliados a los Fondos Privados de Cesantías; y
 efectuar en el Modulo de Presupuesto, el procedimiento Presupuestal, y en el
Modulo de Tesorería, efectuar el procedimiento tesoral, y efectuar el registro
para giro a los funcionarios por la banca virtual dentro del término legal.

20. Generar mensualmente la relación de descuentos efectuados a los

comprobantes de egreso (Acreedores), diligenciar las declaraciones de
retención en la fuente y retención al IVA para la DIAN, estampilla Pro-
Desarrollo para el Departamento, estampilla Pro-Turismo para el Instituto de
Turismo del Meta y el Fondo de Turismo Municipal, la estampilla Pro-Unillanos
para la Universidad de los Llanos; diligenciar las relación de la estampilla Pro-
Adulto Mayor, estampilla Pro-Cultura, la contribución sobre los contratos de
obra pública, la retención de Industria y Comercio para el Municipio, y
libranzas; efectuar el registro de pago en el Modulo de Tesorería por la opción
pago de acreedores, y efectuar el registro de giros por la banca virtual de
manera oportuna para no incurrir en el pago de sanciones e intereses por
mora.

21. Generar trimestralmente la relación de ingresos recaudados por concepto de

la Sobretasa Ambiental con destino a CORMACARENA, efectuar en el Modulo
de Presupuesto, el procedimiento Presupuestal, y en el Modulo de Tesorería,
efectuar el procedimiento tesoral, y efectuar el registro de giro por la banca
virtual dentro del término legal, para no incurrir en el pago de sanciones o
intereses por mora.

22. Generar trimestralmente la relación de ingresos recaudados por concepto de

la Sobretasa Bomberil con destino al Cuerpo de Bomberos Voluntarios de San
Juanito, efectuar en el Modulo de Presupuesto, el procedimiento Presupuestal,
y en el Modulo de Tesorería, efectuar el procedimiento tesoral, y efectuar el
registro para giro por la banca virtual dentro del término legal, para no incurrir
en el pago de sanciones o intereses por mora.

23. Apoyar al Secretario de Hacienda, para digitar en el Modulo de Contabilidad,

la información contable de acuerdo con los principios de la Contaduría General
de la Nación, realizar ajustes por inflación, depreciaciones y las provisiones a
que haya lugar, con el objeto de garantizar la aplicación del Régimen de
Contabilidad Pública, el Plan General de Contabilidad Pública, el Catalogo
General de Cuentas, los procedimientos e instructivos contables.

24. Apoyar al Secretario de Hacienda para generar los estados financieros, y

preparar los informes contables con destino a la Contaduría General de la
 Nación, para su rendición a través del aplicativo CHIP - Categoría Información
Contable Publica, dentro de los términos establecidos; y entregar copia de los
mismos a los demás entes de control que los soliciten.

25. Apoyar al Secretario de Hacienda con la generación de los formularios y

demás documentos concernientes a la presentación de informes a la
Contraloría Departamental del Meta a través del aplicativo SIA; a la Contraloría
General de la Republica a través del aplicativo SIRECI, y la Categoría
Presupuestal a través del aplicativo CHIP; al Departamento Nacional de
Planeación los formularios FUT, Conpes Primera Infancia, Regalías,
Resguardos y SGR a través del aplicativo CHIP; y al Ministerio de Educación
Nacional el Formato PAE a través del aplicativo CHIP, con el ánimo de dar
cumplimiento a las fechas establecidas para el vencimiento de informes según
los instructivos diseñados para ello.

26. Recibir, revisar, registrar, clasificar y organizar la información y

correspondencia de la Secretaria de Hacienda, distribuirla a las dependencias
competentes, cuando sea el caso, proyectar y dar respuesta dentro de los
términos legales, y proteger el registro físico y/o magnético de la
documentación, y adelantar las tareas necesarias para mantener al día el flujo
de la información entre la Secretaria de Hacienda y las demás Dependencias
de la Administración Municipal, así como con los demás organismos
municipales; y con las dependencias de los órdenes departamental y nacional.

27. Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean
solicitados de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos
establecidos con el propósito de aplicar los principios del buen servicio, la calidad y la
eficiencia de la gestión pública.

28. Revisar diariamente el correo institucional, descargar e imprimir los documentos que
deban ser atendidos por el Secretario de Hacienda, preparar las respuestas y dar la
contestación oportuna que deba hacerse por este medio.

29. Llevar un consecutivo numérico y cronológico de los diferentes actos administrativos

emanados por la Secretaria de Hacienda.

30. Hacer el trámite de resoluciones internas, circulares y memorandos, así como a su

respectiva difusión.

31. Digitar de acuerdo a las instrucciones del Secretario de Hacienda, los Proyectos de
Acuerdo y Decretos de asuntos relacionados con la Secretaria.
32. Atender, orientar e informar a los usuarios internos y externos sobre los requisitos para
desarrollar los trámites ante la Secretaria de Hacienda, de conformidad con los
procedimientos establecidos.

33. Preparar, elaborar y presentar los informes relacionados son sus funciones que le sean
solicitados.

34. Tramitar ante el Almacén Municipal, el suministro de los elementos devolutivos y de

consumo necesarios para el funcionamiento de la Secretaria de Hacienda.

35. Organizar y mantener actualizada la normatividad relacionada con las funciones que
desarrolla la Secretaria de Hacienda.

36. Aplicar las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, en
todas las actividades adelantadas en el ejercicio de las funciones de la Secretaria de
Hacienda

37. Aplicar mecanismos del Sistema de Control Interno y del Sistema de Gestión de Calidad,
en todas las actividades adelantadas en el ejercicio de las funciones de la Secretaria de
Hacienda.

38. Ejercer las demás funciones inherentes a su cargo.

IV. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

1. Constitución Política.
2. Sistema Presupuestal Municipal.
3. Código de Rentas Municipal.
4. Sistema General de Participaciones.
5. Sistema General de Regalías.
6. Régimen de Contabilidad Pública.
7. Régimen Prestacional de los empleados públicos.
8. Sistema de Control Interno MECI.
9. Sistema de Gestión de Calidad.
10. Ley General de Archivos.
11. Atención al cliente.
12. Relaciones Humanas
13. Informática y estadística básica.
14. Manejo de aplicativos y plataformas virtuales.
15. Redacción y ortografía.
 V. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
COMUNES
COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA CONDUCTAS
Orientación a resultados
Orientación al usuario y al
ciudadano
COMPETENCIA ASOCIADAS
Realizar las Cumple con oportunidad
funciones y cumplir en función de
los compromisos estándares, objetivos y
organizacionales metas establecidas por la
con eficacia y entidad, las funciones
calidad. que le son asignadas.
Asume la
responsabilidad por
sus resultados.
Compromete recursos y
tiempos para mejorar la
productividad tomando
las medidas necesarias
para minimizar los
riesgos.
Realiza todas las
acciones necesarias
para alcanzar los
objetivos propuestos
enfrentando los
obstáculos que se
presentan.
Dirigir las decisiones Atiende y valora las
y acciones a la necesidades y
satisfacción de las peticiones de los
necesidades e usuarios y de
intereses de los ciudadanos en general.
usuarios internos y Considera las
externos, de necesidades de los
conformidad con las usuarios al diseñar
responsabilidades proyectos o servicios.
 públicas asignadas Da respuesta oportuna a
las necesidades de los
usuarios de conformidad
con el servicio que ofrece
la entidad a la entidad.

Establece diferentes
canales de comunicación
con el usuario para
conocer sus necesidades
y propuestas y responde
a las mismas.
Reconoce la
interdependencia
entre su trabajo y el de
otros.
Hacer uso Proporciona información
responsable y claro veraz, objetiva y basada
de los recursos en hechos.
públicos, eliminando Facilita el acceso a la
cualquier información relacionada
discrecionalidad con sus
indebida en su responsabilidades y con
Transparencia utilización y el servicio a cargo de la
garantizar el acceso a entidad en que labora.
la información
gubernamental Demuestra
imparcialidad en sus
decisiones.
. Ejecuta sus funciones
con base en las normas y
criterios aplicables.
Utiliza los recursos de la
entidad para el desarrollo
de las labores y la
prestación del servicio.

Compromiso con la Alinear el propio Promueve las metas de

Organización comportamiento a las la organización y
necesidades, respeta sus normas.
prioridades y metas
 organizacionales.
Antepone las
necesidades de la
organización a sus
propias necesidades.
Apoya a la organización
en situaciones difíciles.
Demuestra sentido de
pertenencia en todas
sus actuaciones.
POR NIVEL JERARQUICO – TÈCNICO
COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA CONDUCTAS
COMPETENCIA ASOCIADAS
Experticia Técnica Entender y aplicar los Capta y asimila con
conocimientos facilidad conceptos e
técnicos del área de información.
desempeño y
Aplica el conocimiento
mantenerlos
técnico a las actividades
actualizados.
cotidianas.
Analiza la información de
acuerdo con las
necesidades de la
organización.
Comprende los aspectos
técnicos y los aplica al
desarrollo de procesos y
procedimientos en los
que está involucrado.
Resuelve problemas
utilizando sus
conocimientos técnicos
de su especialidad y
garantizando indicadores
y estándares
establecidos.
Trabajo en equipo Trabajar con otros Identifica claramente
para Conseguir los objetivos del grupo
metas comunes. y orienta su trabajo a la
consecución de los
mismos.
 Colabora con otros para
la realización de
actividades y metas
grupales.

Creatividad e Innovación Presentar ideas y Propone y encuentra

métodos novedosos y formas nuevas y
concretarlos en eficaces de hacer las
acciones. cosas.
Es recursivo.

Es práctico.

Busca nuevas
alternativas de solución.
Revisa
permanentemente los
procesos y
procedimientos para
optimizar los resultados.
VI. REQUISITOS DE FORMACIÒN ACADEMICA Y
EXPERIENCIA
ESTUDIOS EXPERIENCIA
Titulo de Tecnólogo o Técnico relacionado con el Dieciocho (18) meses de
cargo. experiencia laboral.
Certificado de Aptitud Ocupacional expedido
por instituciones acreditadas como de “Educación
para el Trabajo y el Desarrollo Humano” relacionado
con el cargo.

ALTERNATIVAS
ESTUDIOS EXPERIENCIA
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad y Doce (12) meses de
curso específico, mínimo de sesenta (60) horas experiencia laboral.
relacionado con las funciones del cargo.