FICHE PROCEDURE : CREATION DE REGIE

Avant de saisir l’habilitation, il est recommandé de subdiviser certains comptes afin de pouvoir
identifier, si nécessaire, les écritures de plusieurs régies.
Si les comptes ont déjà été mouvementés, il ne sera pas possible de les subdiviser. Ces opérations
doivent donc être effectuées préventivement en début d’année civile.
En dépenses : comptes 543 (Régies d’avances), 4723 (Dépenses des régisseurs à vérifier) et 5159
(Trésor – règlements en cours de traitement, si création d’un compte Trésor support d’une carte
bancaire par exemple).
En recettes : comptes 545 (Régies de recettes), 4715 (Recettes des régisseurs à vérifier) et 5151
(Compte Trésor, si création d’un compte Trésor support d’une carte bancaire par exemple).

Création d’une habilitation

1) Dans l’établissement support de l’agence comptable :

Exercice en cours → Module comptabilité générale → Régie → Saisie → Habilitation

2) La page habilitation de régie s’ouvre, puis clic droit « ajouter ».

3) La fenêtre « Saisie d’une habilitation » apparaît.

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- Sélectionner dans la liste déroulante l’établissement dans lequel la régie doit être créée.
- Sélectionner le type de régie (Recettes / Avances / Recettes et Avances).
Selon le type de régie choisi, différents onglets apparaissent sous la dénomination du régisseur
(Général / Régie de recettes / Régie d’avances).
- Saisir le nom du régisseur.

4) Dans l’onglet Général :

- Saisir l’objet de la régie
- Sélectionner la durée de la régie : permanente ou temporaire (dans ce deuxième cas, indiquer le
nombre de jours, inférieur à 6 mois).
- Saisir le grade du régisseur et, le cas échéant, le nom de son suppléant.
Les cases « caution » et « indemnité » ne sont pas accessibles. Elles se rempliront automatiquement
après la saisie des onglets « Régie de recettes » et/ou « Régie d’avances ».

5) Dans l’onglet Régie de recettes :

- Sélectionner dans la liste déroulante le compte d’habilitation (545 subdivisé) ;

- Sélectionner dans la liste déroulante le compte de suivi (4715 subdivisé) ;
- Saisir le montant moyen mensuel des recettes (à déterminer en fonction du projet et de la durée de la
régie) ;
- Saisir le montant de l’encaisse maximum ;
- Saisir si nécessaire le fonds de caisse maximum (quand régie de recettes uniquement) ;
- Saisir la périodicité des justificatifs (au moins une fois par mois, soit 30 jours) ;
- Saisir les moyens de règlement autorisés (clic droit → ajouter – une nouvelle fenêtre apparaît).

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- Sélectionner dans la liste déroulante le compte autorisé.
- Saisir un code et un libellé en rapport avec le compte sélectionné puis valider.
Exemple : compte 5112 / code CHQ / libellé CHEQUES

Renouveler l’opération pour chaque moyen de règlement autorisé.

Attention, la caisse (compte 531) doit toujours être autorisée sinon la validation de la régie est
impossible.
Pour les chèques (compte 5112), sélectionner la case « bordereau » et indiquer le nombre de chèques
par bordereau (maximum 200).

- Saisir la nature des recettes autorisées (clic droit → ajouter – une nouvelle fenêtre apparaît).

- Sélectionner dans la liste déroulante le compte autorisé (classe 4).

- Saisir un code et un libellé en rapport avec le compte sélectionné, puis valider.
Renouveler l’opération pour chaque nature de recettes autorisée.

6) Dans l’onglet Régie d’avances

- Sélectionner dans la liste déroulante le compte d’habilitation (543 subdivisé) ;

- Sélectionner dans la liste déroulante le compte de suivi (4723 subdivisé) ;
- Saisir le montant moyen mensuel des dépenses (estimation selon le type de régie) ;
- Saisir le montant de l’avance ;
- Saisir la périodicité des justificatifs (au moins une fois par mois, soit 30 jours) ;
- Sélectionner dans la liste déroulante le service autorisé (exemples : tous les services pour une régie
permanente destinée au gestionnaire ; service Activités pédagogiques pour une régie temporaire
relative à un voyage scolaire).

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- Saisir les moyens de règlement autorisés (clic droit → ajouter – une nouvelle fenêtre apparaît).

- Sélectionner dans la liste déroulante le compte autorisé.

- Saisir un code et un libellé en rapport avec le compte sélectionné puis valider.
Renouveler l’opération pour chaque moyen de règlement autorisé.
Attention, la caisse (compte 531) doit toujours être autorisée sinon la validation de la régie est
impossible.

- Saisir la nature des dépenses autorisées (clic droit → ajouter – une nouvelle fenêtre apparaît).

- Sélectionner dans la liste déroulante le compte autorisé (classe 6).

- Saisir un code et un libellé en rapport avec le compte sélectionné, puis valider.
Le montant maximum autorisé apparaît à 1 500,00 €, tel que fixé par la réglementation. Il peut être
modifié pour être ramené au montant de l’avance consentie au régisseur.

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Renouveler l’opération pour chaque nature de dépenses autorisée.

Une fois toute la saisie effectuée, cliquer sur OK.

7) Edition des documents

Comptabilité Générale → Régie → Documents

L’écran suivant apparaît :

- Sélectionner dans la liste déroulante l’établissement concerné et le régisseur ; l’arrêté de création de

régie à éditer se coche automatiquement.
Clic droit → Editer

Le logiciel affiche un message vous informant que l’habilitation doit être jointe à cet arrêté.
Pour éditer ce document :
Module comptabilité générale → Régie → Saisie → Habilitation
Sélectionner l’établissement concerné, puis la régie souhaitée et faire clic droit → imprimer.
L’arrêté de nomination du régisseur doit également être édité.

8) Transfert de l’habilitation

Comptabilité générale → Régie → Document

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- Sélectionner dans la liste déroulante l’établissement concerné et le régisseur ; Clic droit → transférer
habilitation.
- Sélectionner le dossier de transfert et valider.

Pour information, dans l’établissement rattaché :

- Dans le module administration d’implantation de la régie

Administration → Etablissement → Gestion des établissements
clic droit → Modifier : cocher Régie, Régisseur : clic droit → Ajouter et entrer le nom du Régisseur
tel que défini dans l’habilitation de régie par l’agent comptable

- Dans le module régie

Régie → Habilitation : réception de l’habilitation de régie

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