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Pratique Comptes IFRS Information Juridique Audit Finance/ Profession

comptable consolidés financière et fiscal


gestion

Accélérer la production des


comptes : le « Fast close »
L’accélération de la production des comptes représente aujourd’hui un enjeu majeur pour les
entreprises, bien au-delà d’un simple effet de communication. En effet, la crise financière a mis
en évidence l’importance de l’information financière dans la prise de décision : elle doit être fiable,
pertinente et disponible le plus rapidement possible.
PAR JEAN-LOUIS MULLENBACH, ET FRANÇOIS GONÇALVES,
A SSOCIÉ BELLOT MULLENB A CH & ASSOCIÉS , CA B INET D’A UDIT ET D’EXP ERTISE BELLOT MULLENB A CH & ASSOCIÉS , RESP ONSA B LE DE LA LIGNE DE

fiNA NCIÈRE SERVICE PERFORM A NCE DE LA FONCTION COM P TA B LE

QU’EST-CE QUE LE « FAST aux analyses de performances et aux diagnostics


financiers.
CLOSE » ?
Objectif poursuivi : gagner en efficacité afin de dégager du temps
Le « Fast close » est un projet qui se définit pour l’analyse et le pilotage de l’entreprise.
comme la capacité d’une entreprise à réaliser
rapidement en central une clôture comptable
(annuelle, semestrielle, trimestrielle ou mensuelle), L’ENJEU POUR L’ENTREPRISE
tout en s’inscrivant dans un processus d’amélio-
ration continue de la qualité des informations L’information financière est primordiale dans la
comptables, financières et de gestion produites. prise de décision : elle doit être fiable, pertinente
et disponible le plus rapidement possible.
Il comporte par conséquent deux volets :
– la réduction des délais de clôture permettant de DANS LES FAITS
faciliter la publication des résultats au plus près de En moyenne, les entreprises françaises mettent plus de 40 jours
la date de clôture ; calendaires pour clôturer leurs comptes sociaux et plus de 70 jours
– l’amélioration de la qualité des informations pour arrêter leurs comptes consolidés, soit deux fois plus de temps
produites (baisse des anomalies, qualité et volume que les entreprises anglo-saxonnes.
des analyses, etc.).
REMARQUE La taille de l’entreprise n’a pas d’influence sur la Une démarche d’accélération et de fiabilisation des
mise en place d’une démarche de « Fast close ». Contrairement processus de clôture correspond aux impératifs
aux idées reçues, un tel projet ne concerne pas exclusivement les suivants.
grands groupes, mais également les sociétés familiales à capital
fermé. Un enjeu d’organisation et de réactivité
Ce processus comprend l’ensemble des étapes, La crise financière a mis en évidence la nécessité
depuis la collecte des données de base jusqu’à la pour les dirigeants d’entreprise de faire preuve
production d’une image à un instant donné d’in- d’une grande réactivité face à des marchés extrê-
formations comptables, financières et de gestion, mement volatils. Ils doivent pour cela disposer
fiables et utilisables par tous les acteurs internes rapidement et avec une périodicité rapprochée
et externes. d’indicateurs financiers et de gestion fiables pour
Les états financiers et le reporting sont ainsi con- prendre leurs décisions. Par ailleurs, une accélé-
sidérés comme des produits finis servant de base ration de la production des comptes permet de

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mieux maîtriser les écarts entre performances Le directeur administratif et financier devra orga-
réelle et prévue, ce qui permet de prendre des niser les responsabilités et les tâches de manière
mesures correctrices plus rapidement. à construire, par exemple, de nouveaux indica-
Accélérer la production des résultats devient donc teurs avancés dédiés au pilotage opérationnel, à
un enjeu majeur en termes d’organisation. l’amélioration du besoin en fonds de roulement,
ou encore à la maîtrise des coûts des processus
Un enjeu de management métiers et transverses.
Un tel projet conduit à mobiliser les équipes sur Industrialiser la production d’information finan-
un thème commun selon une démarche transver- cière et délivrer les analyses adéquates constituent
sale et partagée. Il participe à la valorisation des les véritables enjeux et objectifs des directeurs
compétences du management et surtout de celles administratifs et financiers.
de la fonction comptable. En effet, la réussite d’un
tel projet permet de démontrer que le service LA DÉMARCHE GÉNÉRALE
comptable est capable de dépasser sa vocation
première pour devenir le « noyau dur » du sys- Les grandes orientations de la démarche d’un pro-
tème d’information de l’entreprise. jet de « Fast close » peuvent se présenter comme
suit (voir tableau page suivante).
Un enjeu de communication
Le diagnostic
Dans un environnement national et internatio-
nal concurrentiel, la publication rapide des résul- Tout projet de « Fast close » commence par un
tats constitue évidemment un atout majeur pour diagnostic de situation afin d’identifier :
l’image de la société : clôturer rapidement est – les processus opérationnels clés en appréciant
considéré comme un indicateur de performance l’alimentation de la comptabilité (revenus/clients,
pour les investisseurs. Publier rapidement permet achats/fournisseurs, trésorerie, stocks, investisse-
de mettre en avant la maîtrise de son business et ments/désinvestissements, gestion du personnel,
des contraintes réglementaires (directive « trans- comptes intercompagnies...) ;
parence », intégration des évolutions du réfé- – les facteurs clés de succès ;
rentiel comptable...) vis-à-vis de la communauté – les points de non-qualité et de ralentissement.
financière. Historiquement, les difficultés rencontrées en
période d’arrêté des comptes trouvent leur ori-
Les participants au projet gine principalement au niveau des fonctions inter-
Le « Fast close » est avant tout un projet d’entre- nes, en amont de la comptabilité. Les informations
prise transversal piloté par la direction financière, reçues sont parfois non exploitables en l’état, du
avec comme « sponsor » la direction générale. La fait du non-respect des délais fixés, d’un défaut
direction financière doit être capable de catalyser d’exhaustivité (données provisoires), de contrôle
les potentialités de l’entreprise en intégrant les ou encore de présentation.
contraintes légales et réglementaires de la comp- Fort de ce diagnostic, les axes d’amélioration
tabilité au système de gestion de l’entreprise. seront élaborés.
Par ailleurs, les fonctions supports (directions
financière, juridique, ressources humaines) doivent EN PRATIQUE
adopter une démarche de prestataires de services
Pour conduire ce diagnostic, il peut être utile d’utiliser une grille
vis-à-vis des différents interlocuteurs. d’appréciation des différents domaines clés de la clôture, chacun
Le projet « Fast close » est l’affaire de tous, opé- d’entre eux étant apprécié de la manière suivante :
rationnels, comptables et financiers. L’implication – « clignotant au vert », domaine correctement maîtrisé ;
des différents acteurs est nécessaire au regard : – « clignotant à l’orange », niveau de maîtrise limité ou
– de l’ampleur du projet ; survenance d’anomalies ;
– de la multiplicité des acteurs et des processus – « clignotant au rouge », domaine posant de réelles difficultés.
concernés.

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L’accompagnement des équipes un retour d’expérience utile pour définir les axes
d’amélioration.
Dans cette phase du processus, il convient d’or-
ganiser et de définir les rôles de chacun, de for- Pour tous les groupes, petits ou grands, l’approche
mer les équipes à la nouvelle organisation ainsi générale demeure la même, seule l’ampleur de la
qu’aux nouveaux supports. Enfin, des réunions démarche, notamment dans les domaines où doi-
postclôture(« debriefing ») permettront d’avoir vent porter les efforts, diffère selon leur taille.

Environnement Système d’information Méthodes

Démarche de Fast close


Finances

PRÉPARER DIAGNOSTIQUER PROPOSER METTRE EN ŒUVRE


Gestion
Données

Acteurs
Diagnostic Définition
Analyse Suivi et mise
Lancement et recensement d’un plan d’action
Conso

des processus en œuvre


du projet des axes sur la base
existants des actions
de progrès de scénarios
Comptabilité

Coordonner et gérer le projet

LA MISE EN ŒUVRE Intégrer la comptabilité au système


de gestion
Accélérer sans intégrer : quelles actions ? Un projet authentique d’accélération de publi-
Dans un premier temps, il existe des possibilités cation des comptes se caractérise par l’intégration
techniques permettant de réduire les délais de de la comptabilité au système de management.
production des comptes sans remise en cause des Or, les systèmes comptables mis en place par les
systèmes d’information existants. entreprises françaises sont encore trop souvent
distincts, voire indépendants des systèmes de
Exemples d’actions gestion.
Harmoniser et diffuser les règles et procédures groupe Les inconvénients d’un système de comptabi-
lité indépendant – Le service comptable est alors
Anticiper les problèmes de clôture et « banaliser » le mois de considéré comme une chambre d’enregistrement
décembre
qui ne produit pas d’informations utiles pour
Mettre en place un calendrier précis des opérations de clôture la gestion ; afin de combler le vide ainsi créé, se
Appliquer la notion d’importance relative en adoptant des conven- développe une comptabilité de gestion gérée par
tions de clôture privilégiant l’essentiel à l’accessoire des individus relevant de responsables différents.
Supprimer les points de blocage Par ailleurs, ce système ne permet pas un rap-
Appliquer une méthodologie de préclôture aux arrêtés comptables prochement automatique entre les résultats
« estimés » fournis par les « contrôleurs de
Accélérer l’ajustement des flux intragroupe
gestion », en général sur une base mensuelle et
Anticiper les travaux liés aux retraitements d’homogénéisation dans des délais convenables, et les résultats répu-
Améliorer le système de traitement de la consolidation tés « réels » fournis par les « comptables », sur
une base moins fréquente et dans des délais sensi-
Faire évoluer les relations avec les commissaires aux comptes
blement plus longs.

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De la nécessité d’un système intégré – Les


entreprises ont donc logiquement tout intérêt à
L’ess e nt i e l
passer d’un système d’information « déconnecté »
 Accélérer la production des comptes
à un système « intégré ». est un enjeu majeur pour l’entreprise
en termes d’organisation, de mana-
Comptes Comptes gement et de communication.
sociaux consolidés  En tant que projet transversal, la
Système déconnectés des cumul des comptes mise en place d’un « Fast close »
déconnecté comptes de gestion sociaux + retraite-
ments d’homogénéi- demande l’implication de tous les
sation acteurs de l’entreprise.
 Parmi les avantages procurés par le
Système comptes de gestion Ensemble des
intégré + retraitements de comptes de gestion « Fast close », la maîtrise des écarts
clôture entre performances réelle et estimée
REMARQUE La transition n’est pas toujours aisée à mettre en œuvre, ainsi qu’une perception valorisée
notamment dans certains groupes français où la communication de l’entreprise par les investisseurs
est parfois difficile entre ingénieurs et financiers. constituent des atouts importants.
 Dans la démarche générale du projet,
Caractéristiques du système intégré –
L’intégration du système de comptabilité et de la phase de diagnostic de situation
gestion se caractérise par l’unicité de l’information est prépondérante.
chiffrée circulant à l’intérieur du groupe et servant  Le processus de « Fast close » est

de support à la gestion, sur la base de règles du optimisé lorsque l’entreprise utilise


jeu reconnues par tous et homogènes avec les un système de gestion intégré.
méthodes retenues en comptabilité de consoli-
dation, d’où les équations suivantes :
 Comptabilité de gestion = comptabilité de
consolidation
 Résultat de gestion d’une unité = contribution de
l’unité au résultat consolidé
 Périmètre de gestion = périmètre de consolidation
La comptabilité s’identifie alors à un instrument de
cohérence du système d’information de l’entre-
prise.
Dans un tel système, la comptabilité s’oriente
plus vers l’analyse et la validation de documents de
gestion, réalisés automatiquement à partir de don-
nées entrées en amont par des non-comptables,
voire par des tiers extérieurs à l’entreprise (les
commandes clients, par exemple) dans le cadre
des échanges de données informatisées (EDI).

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