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Management Qualité

PROCEDURE : MAITRISE DES DOCUMENTS ET DES ENREGISTREMENTS


Réf. : SQ_PC_M02_PR01
Version : 1 Page 1 sur 6
Date : 11/12/2008
I - Objet :

Assurer la gestion des documents et des enregistrements nécessaires à l’établissement, la mise


en œuvre et le maintien du système de management de la qualité.
Garantir l’homogénéité des documents et enregistrements des processus du système de
management de la qualité de la société.
Maîtriser les documents d’origine externe.

II - Domaine d’application :
Tous les documents (papier ou électronique) internes et externes relatifs au système de
management de la qualité de la société, à savoir:
• Manuel qualité;
• Processus;
• Procédures;
• Instructions;
• Formulaires et enregistrements;
• Documents d’origine externe.

III - Responsabilités :
L’application de cette procédure est sous la responsabilité du responsable qualité et l’ensemble
du personnel de DEVOCEAN.

IV – Définition et Terminologie
• Voir dictionnaire qualité : SQ_PC_M02_DQ
V – Documents conservés
• Demande de création et de modification des documents : SQ_PC_M02_PR01_F01
• Tableau des Enregistrements : SQ_PC_M02_PR01_F04

VI– Modification

Modifications Version et date Motif de modification

REDACTEUR VERIFICATEUR - APPROBATEUR


NOM S. EL BARZOULI A. SEDRATI
DATE ………………………… …………………………
VISA

VII– Déroulement

VII – 1 : Documents d’origine interne


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Qui ? Quoi ? Comment ?
Identification d’un besoin de créer ou de
Toute . modifier un document et remplissage du
Identification d’un besoin de
personne formulaire « Demande de création ou
création ou de modification d’un
modification d’un document» établi à cet
document.
effet. SQ_PC_M02_F01.
La validation du formulaire est effectuée
Pilote Proces.
Validation du Besoin par le pilote processus.
Rédaction ou modification du document
après validation du formulaire de
« création ou modification d’un document »
Resp. Qualité Rédaction/Modification du Les documents en cours de rédaction ou
document modification sont enregistrés dans le
dossier « Qualite/workspace » l’accès est
limité au responsable qualité.
Vérification de la cohérence et l’adéquation
du document avec les exigences du
Non Vérification et
Validation du
système de management de la qualité.
Resp. Qualité
nouveau document Validation du document modifié ou créé se
fait au niveau du dossier
«Qualite/Documents valides».
Codification du document selon le tableau
d’abréviation ci-dessous.
Des copies des documents PDF créés ou
modifiés sont mis pour consultation à la
disposition de l’ensemble du personnel
Oui
dans le répertoire: «Qualité/Publication»
Sur le serveur devoceandom».
Diffusion et mise en application Les originaux sont conservés dans un
Resp. Qualité des documents nouveaux ou classeur nommé « Manuel des Processus »
modifiés chez le responsable qualité.
Les documents sont révisés chaque année
selon le planning annuel de la revue du
système documentaire ou suite à un audit
Revue Annuelle des Documents interne. SQ_PC_M02_F02.
Resp. Qualité
Pilote Proces. Les documents PDF périmés sont
supprimés du répertoire
« Qualité/Publication » et remplacé par les
nouveaux documents à chaque
modification.
A chaque modification les personnes
Archivage et destruction des concernées sont avisées par e-mail avec
Resp. Qualité documents périmés accusé de réception.
Les originaux sont retirés du dossier
« Qualité/Documents validés » et archivés
dans le dossier « Qualité/Archives» par le
responsable qualité pour éviter leur
utilisation.
La destruction des documents périmés est
sous la responsabilité du RQ.
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II – 2 : Codification des Documents


Intitulé du Document (verdana 12)
Processus Source Du Document (Verdana 10)
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Date :

Verdana 11
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SQ : Documents relatifs au Système Qualité


PC : Processus
M02 :Type du processus + Numéro (voir cartographie des processus)
PR01 : Procédure + Numéro Chronologique

DOCUMENTS
SQ Documents relatifs au Système Qualité
Types des Documents
PC ProCessus
PR PRocédure
FR FoRmulaires.
MO Mode Opératoire.
IN INstruction
MQ Manuel Qualité
IMP IMPrimé
Type des Processus
S Support
M Management
R Réalisation

N° Numéro Chronologique

II – 3 : Types des Documents


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DOCUMENTS

Documents Statiques Formulaires

Réf. 1

Formulaire Formulaire
Papier Informatique
Réf. 2 Réf. 3

Fichier Doc. Papier Enregistrements Gqualité


Electronique Statique

//devoceandom Classeur Doc. Et Enreg.


Classeur Manuel
/qualite Manuel Générés par le
Enregistrement
Processus SI
Doc. Validés
Work space

Publication
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VII – 2 : Documents d’origine externe

Qui ? Quoi ? Comment ?

Réception du document externe et Tout document externe relatif à


identification l’organisation du SMQ est
réceptionné dans un premier lieu
Resp. qualité par la secrétaire puis mis à la
Secrétaire disposition du RQ qui l’identifie
selon le tableau maîtrise des
documents externe.
SQ_PC_M02_F08.
Resp. qualité
Vérifier le type de document :
¾ Nouvelle version
Enregistrement des normative
documents reçus ¾ Document technique
Non
Resp. qualité ¾ Texte réglementaire
¾ Autre document
Reporter dans le document
Scanner les documents reçus « Tableau des documents
Secrétaire externes » les informations sur le
document reçu
Les documents reçus sont
scannés pas la secrétaire puis
Classement

déposer dans le dossier


Diffusion du
« Document Société ».
Non document ?
Oui Une copie est diffusée par e-mail
aux personnes concernées pour
Diffusion
Secrétaire consultation.

S’assurer de l’élimination des


versions périmées sur les lieux
Secrétaire Elimination des versions d’utilisation : Tous les fichiers
Res. Infor périmées informatiques déclarés périmés
sont signalés au service
informatique et aux personnes
concernées par la secrétaire via
un e-mail.
Le service informatique assure
régulièrement la maintenance de
tous les fichiers sur le serveur et
les ordinateurs du réseau.
Utilisation des nouvelles
Resp. qualité versions S’assurer de l’application des
nouvelles versions sur les lieux
d’utilisation.
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VII – 3 : Maîtrise des enregistrements

Qui ? Quoi ? Comment ?

Le responsable qualité vérifie


Resp. qualité Identification des avec chaque pilote processus les
enregistrements enregistrements à maîtriser
relatifs à son processus

Les modalités d’identification, de


Resp. qualité Stockage et Protection des conservation et d’élimination des
Pilote Proces. enregistrements enregistrements sont gérées
selon le tableau maîtrise des
enregistrements.
SQ_PC_M02_F04

Le responsable qualité et les


pilotes de processus déterminent
pour chaque enregistrement, la
durée de sa conservation

Selon le cas la destruction des


enregistrements se fait en
Resp. qualité commun accord avec les
Pilote Proces Elimination des Enregistrements responsables concernées.